Contract

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Fecha: 28 de febrero de 2019

1.2 Valor Total: Seis Millones Seiscientos Sesenta y Ocho Mil Setecientos Cincuenta pesos ($6.668.750) IVA incluido.

1.3 Tipo de Contrato: Mínima cuantía

1.4 Objeto: Prestar el servicio de área protegida para la atención de urgencias y emergencias médicas para los funcionarios, usuarios, y público general que se encuentren dentro de las instalaciones del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

1.5 Plazo: Desde el acta de inicio hasta el 31 de diciembre de 2019.

Nota: El plazo establecido no podrá superar la vigencia fiscal 2019, de conformidad con el principio de anualidad estatuto orgánico de presupuesto.

2. NECESIDAD

2.1 Descripción de la necesidad. (qué se necesita)

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia es una entidad descentralizada del orden departamental, creada mediante Decreto Ordenanzal No. 0494 de 2011 modificado por los Decretos Ordenanzales 02120 y 02132 de 2011, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente; que tiene por objeto fomentar y estimular la cultura en todos sus procesos, ámbitos, expresiones y manifestaciones, en especial las artes, las letras, el folclor y estimular la creación y el desarrollo regional y nacional, las bibliotecas, los centros de documentación, los museos, los centros culturales, las áreas artísticas, los archivos históricos y la conservación del patrimonio cultural tangible e intangible, en todo el territorio del departamento de Antioquia, ante lo cual debe garantizar el apoyo logístico, técnico y administrativo para la prestación de los servicios y el logro de los objetivos de las subdirecciones que lo integran.

Actualmente cuenta con una planta autorizada de 51 funcionarios y aproximadamente 40 contratistas, sus instalaciones dado el carácter patrimonial e histórico son visitadas permanentemente por turistas. Como ente encargado del fomento a la cultura, realiza exposiciones de diversos artistas del Departamento de Antioquia, teniendo concurrencia de público en las fechas señaladas para cada exposición. De otra parte la Subdirección Administrativa y Financiera, tiene a su cargo como uno de los procesos el de Gestión Humana, mediante el cual en esta materia se deben establecer políticas institucionales en salud ocupacional, garantizando condiciones de salud y seguridad para los funcionarios, esto acorde con el plan estratégico del Instituto, por lo que resulta indispensable protegerlos en caso de presentarse una urgencia o emergencia.

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia adoptó la política de Seguridad y Salud en el trabajo bajo la resolución N° 541 del 21 de diciembre de 2018 en la cual se compromete con la prevención de

riesgos laborales, como xxxxx importante en la gestión y ejecución de sus actividades de arte y cultura, en aras de proporcionar un ambiente de trabajo seguro, saludable y reducir razonablemente la probabilidad de incidentes, accidentes y enfermedades relacionadas con la actividad desarrollada. En consecuencia establece dentro de su prioridad la implementación, desarrollo y mejora continua del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo como xxxxx importante en la ejecución y cumplimiento de su misión Institucional, incorporando estrategias eficaces en la gestión del riesgo mediante la articulación de planes de prevención, preparación y respuesta a emergencias, encaminado al fortalecimiento de la capacidad de respuesta frente a los eventos que puedan poner en peligro la integridad física de las personas, los bienes y la comunidad en general, contribuyendo a la conservación de la vida de las personas y la seguridad de la Entidad.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley, en especial el decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015, en su libro 2, parte 2, Título 4, Capitulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Articulo 2.2.4.6.25 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias: “El empleador o contratante debe implementar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes”.

En aras de consolidar la implementación y puesta en marcha del sistema de gestión y seguridad en el trabajo y contribuir al logro de los objetivos, los planes de emergencias están orientados al fortalecimiento del capital humano, preparación y capacitación del comité y brigada en la atención a determinadas emergencias, sin embardo la Entidad no cuenta con el personal calificado ni con los equipos o herramientas que permitan brindar una adecuada atención pre hospitalaria. De conformidad con lo anterior se hace necesario contratar los servicios de una firma especializada que atienda oportunamente los casos de emergencia y/o urgencias que pueda presentar, además de velar por la atención preventiva, oportuna y eficaz de los servicios de emergencias y urgencias médicas, en los casos en los que se presenten situaciones que pongan en riesgo las vidas tanto de funcionarios, contratistas y de visitantes en general, por lo que se determina que es de suma importancia estar en capacidad de atender posibles urgencias y emergencias médicas que se puedan presentar en las instalaciones de la entidad. El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, actualmente no cuenta con las garantías suficientes para atender urgencias o emergencias eventuales que se presenten respecto al personal que ingresa a las instalaciones, por lo que debe velar por la atención preventiva, oportuna y eficaz de casos donde se pone en riesgo la vida de cada persona que se encuentra dentro del Instituto, salvaguardando la vida humana.

Teniendo en cuenta, lo anteriormente mencionado, la Subdirección Administrativa y Financiera a través del área xx xxxxxxx humano, en busca de fortalecer el capital humano y velar por la atención preventiva, oportuna y eficaz de los servicios de emergencias y urgencias médicas, en los casos en los que se presenten situaciones que pongan en riesgo la vida tanto de funcionarios, contratistas y de visitantes en general se determina que es de suma importancia estar en capacidad de atender posibles urgencias y emergencias médicas que se puedan presentar en las instalaciones de la entidad. El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, actualmente no cuenta con las garantías suficientes para atender urgencias o emergencias eventuales que se presenten respecto al personal que ingresa a las instalaciones, por lo que debe velar por la atención preventiva, oportuna y eficaz de

casos donde se pone en riesgo la vida de cada persona que se encuentra dentro del Instituto, salvaguardando la vida humana.

Por lo anterior es necesario contratar los servicios médicos y paramédicos, en la modalidad de área protegida con el cubrimiento señalado, con el fin de recibir atención médica cubriendo la atención de emergencias y urgencias de forma rápida y efectiva, incluyendo el servicio de traslado bajo las condiciones técnicas y científicas que aseguren la estabilidad del paciente hasta llegar al centro hospitalario, en los casos que esto lo amerite.

2.2 Forma de satisfacer la necesidad (cómo).

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia requiere la contratación de los servicios médicos y paramédicos, en la modalidad de área protegida para la atención de urgencias y emergencias de cualquier persona que se encuentre en el inmueble a través de la suscripción de un contrato de prestación de servicios.

Nota: Es importante señalar que la contratación para el presente proceso se encuentra contemplada en el Plan Anual de Adquisidores del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia para la vigencia 2019

3. CONDICIONES DEL CONTRATO

3.1 Objeto: Prestación del servicio de área protegida para la atención de urgencias y emergencias médicas para los funcionarios, usuarios, y público general que se encuentren dentro de las instalaciones del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

3.2 Lugar de Ejecución: carrera 51 No. 52-03 Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”.

3.3 Duración o Plazo de Ejecución: a partir de la suscripción del acta de inicio. Hasta el 31 de diciembre de 2019.

Nota: El plazo establecido no podrá superar la vigencia fiscal 2019, de conformidad con el principio de anualidad estatuto orgánico de presupuesto.

3.4 Fondos y apropiaciones presupuestales

L.E.

PROGRAMA

PROYECTO

FUT

CENTRO DE

COSTO

FONDO

CODIGO

NOMBRE

EQUIDAD Y MOVILIDA

D SOCIAL

FUNCIONAMIENTO

0000124

Gastos de salud social y bineastar ocupacional

1.2.4

1255100

0-1010

3.5 Especificaciones técnicas (Productos)

Las especificaciones técnicas que se requieren para la prestación de servicios de área protegida que atienda las urgencias y emergencias médicas son las siguientes:

1. Prestar el servicio de Área Protegida para la atención de urgencias y emergencias médicas a todo el personal en general que se encuentre dentro de las instalaciones del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, en forma inmediata las 24 horas del día, cubriendo la atención de emergencias y urgencias, no contempla la atención de situaciones que puedan ser resueltas mediante consultas médicas, como: Amigdalitis, Bronquitis. Infecciones del oído, cuadros gripales, este comprende:

 Atención de emergencias: Son aquellas situaciones de salud que requieren de atención inmediata puesto que existe riesgo inminente para la vida, como ejemplos representativos podríamos citar: Infarto agudo del miocardio, insuficiencia respiratoria aguda, Accidente cerebro vascular y traumatismos graves, entre otros diagnósticos médicos.

 Tiempo de respuesta de emergencias: 15 minutos promedio.

 Atención de urgencias: Son aquellos problemas de salud sin riesgo inminente para la vida, pero que requieren de atención médica oportuna. Como ejemplos representativos están: Apendicitis aguda, cólico renal, crisis asmática, fracturas simples, entre otros.

 Tiempo de respuesta para urgencias: 45 Minutos promedio.

2. Contar con una Línea de orientación médica que funcione las 24 horas del día durante el tiempo de vigencia del contrato, atendida por personal médico altamente calificado y entrenado para suministrar las orientaciones requeridas de acuerdo a cada situación.

3. Trasladar al paciente al centro asistencial (Traslados asistidos: como consecuencia de la atención médica de los profesionales que atienden el área protegida en los casos que se requiera), en unidades de terapia intensiva móvil dotadas de equipos de alta tecnología para atender cualquier tipo de emergencia, apoyadas por un recurso humano conformado por un médico y auxiliar de enfermería, con entrenamiento en emergencias, soporte avanzado de trauma y cardiovascular, como técnicas de reanimación cardiopulmonar. En estos casos entrega del paciente de médico a médico.

Para la prestación del servicio de traslados asistidos, el contratista garantiza proporcionar lo siguiente:

Recurso físico: Unidades de terapia intensiva móvil dotadas de equipos de alta tecnología para atender cualquier tipo de emergencia.

Recurso Humano: El oferente debe garantizar que las unidades de terapia intensiva móvil cuentan con recurso humano conformado por un (1) médico y Un (1) auxiliar de enfermería, con entrenamiento en emergencias, soporte avanzado de trauma y cardiovascular, como técnicas de reanimación cardiopulmonar. En estos casos entrega del paciente de médico a médico.

4. Ejecutar las actividades contratadas sin generar riesgo alguno para la salud humana, la seguridad o el medio ambiente.

5. El contratista se compromete y responsabiliza del aseguramiento de los riesgos laborales del personal que asigne para la prestación del servicio, ante una administradora de Riesgos Laborales.

3.6 Codificación del bien, obra o servicio

Para el presente proceso la clasificación del Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas UNSPSC 14.0801, implementada con la entrada en vigencia del Decreto 1082 de 2015, es la siguiente:

Grupo	F	Servicios
Segmento	85000000	Servicios de Salud
Familia	85100000	Servicios Integrales de Salud
Clase	85101700	Servicio de Administración en salud
Producto	85101706	Servicio Tradicionales de la atención de salud

3.7 Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos

El proponente debe ACREDITAR la condición de habilitación de transporte básico APH, e igualmente aportar el Acto Administrativo de habilitación para la prestación del servicio de Área protegida expedida por la autoridad competente.

3.8 Obligaciones del contratista

 Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas anteriormente.

 Prestar los servicios para el cumplimiento del objeto contractual, de acuerdo con las características y especificaciones técnicas establecidas en los estudios previos.

 Suministrar toda la información que se requiera con el fin de verificar tanto el cumplimiento de los requisitos y compromisos contractuales como los legales a que haya lugar en razón del contrato.

 La entrega de los servicios debe ser oportuna y de acuerdo con la oferta presentada por el contratista.

 Prestar los servicios con responsabilidad, idoneidad, celeridad y calidad.

 Atender los requerimientos de la supervisión.

 Cancelar los gastos de perfeccionamiento, ejecución e impuestos que se generen en razón del contrato.

 Facilitar la labor de supervisión dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen.

 Informar oportunamente al contratante cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución y la ley.

 Realizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato las gestiones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato así como de sus modificaciones, adiciones o prorrogas y asumir los costos de éstas.

 Realizar los pagos correspondientes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales de las personas al servicio del contratista que ejecutaran las actividades del contrato.

3.9 Obligaciones del contratante

 Designar un supervisor y/o interventor para que realice las funciones de control, supervisión y vigilancia del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

 Vigilar y verificar el cumplimiento, por parte del contratista, de sus obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1150 de 2007.

 Pagar oportunamente el valor del contrato de acuerdo con la forma de pago estipulada.

 Suministrar la información y elementos necesarios relacionados con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas.

 Prestar apoyo en las actividades, eventos y servicios organizados en desarrollo del objeto contractual.

3.10 Supervisión y/o interventoría

Una vez legalizado el contrato, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia designará un supervisor para el mismo, quien ejercerá, conforme al artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

Cuando el seguimiento del contrato requiera conocimientos especializados, o cuando la complejidad o extensión lo justifiquen, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia contratará una persona natural o jurídica para que actúe como interventor del mismo.

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN, SU JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURIDICOS

Acorde con la cuantía del proceso, procede la modalidad de selección de mínima cuantía, consagrada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y señala:

Artículo 94. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil;

c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas;

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. (…)

Decreto 1082 de 2015: Artículo 2.2.1.2.1.5.2. Procedimiento para la contratación de mínima cuantía. Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía de la Entidad Estatal, independientemente de su objeto:

1. La Entidad Estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.

2. La Entidad Estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la Entidad Estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente.

3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la Entidad Estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

4. La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

5. La Entidad Estatal debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.

6. La Entidad Estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la Entidad Estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.

7. En caso de empate, la Entidad Estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

8. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

Para el cabal cumplimiento de las políticas de la entidad en Salud Ocupacional, así como en Cumplimiento de las normas legales vigentes en esta materia y especialmente las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, se requiere contratar los servicios médicos en la modalidad de área protegida para la atención de urgencias y emergencias los que se encuentran inmersos en el sistema para la Gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la entidad, teniendo en cuenta lo previsto en las siguientes normas:

1. Resolución N°0312 de 2019 “Por la cual se define los estándares mínimos del sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).”

2. Resolución 1111 de 2017, en la cual se establecen los estándares mínimos para implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

3. Decreto 1295 de 1994, con el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos profesionales.

4. Ley 1562 del 11 de julio de 2012, por la cual se modifica el Sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional

5. Resolución 1016 xx xxxxx 31 de 1989, por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país, expedida por el otrora Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en Salud y especialmente en sus artículos 4° y 1° numeral 7° “Organizar e implementar un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios”

6. Ley 9 del 24 de enero de 1979 Artículo 127. “Todo lugar de trabajo tendrá las facilidades y los recursos necesarios para la prestación de primeros auxilios a los trabajadores”.

7. Resolución Reglamentaria 2400 xx xxxx 22 de 1979. Artículo 3. Numeral e). Acatar las indicaciones de los servicios de medicina preventiva y seguridad industrial de la empresa y en caso necesario de utilizar prontamente los servicios de primeros auxilios.

8. Resolución 1016 de 31 xx xxxxx de 1989 Artículo 10 Numeral 7. Organizar e implantar un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios.

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, considera procedente realizar la contratación indicada en los presentes estudios previos, de conformidad con lo indicado en el numeral 5° del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 adicionado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y Decreto 1082 de 2015 artículos 2.2.1.2.1.5.1 y siguientes, como un proceso de selección de mínima cuantía dado que el valor a contratar no excede del 10 por ciento de la menor cuantía del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia independientemente de su objeto

Dicha modalidad de contratación se encuentra reglamentada en el Capítulo V artículo 3.5.1 del Decreto 734 de 2012.

Lo anterior, dando cumplimiento al numeral 3° del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN

5.1 Análisis del Sector

Para la elaboración del estudio xx xxxxxxx o análisis económico, se utilizó una estimación de precios a través de la consulta de precios xx xxxxxxx, soportadas en cotizaciones de distintos proveedores, las cuales reposan en la carpeta del proceso de conformidad con los requerimientos para el suministro del servicio de área protegida atención de urgencias y emergencias médicas requeridos con sus respectivas especificaciones técnicas.

5.2 Presupuesto oficial:

Se establece el siguiente cuadro donde se refleja el precio promedio del servicio a adquirir:

DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

DENOMINACI ÓN TÉCNICA DEL BIEN O SERVICIO

UNIDAD DE MEDIDA

CANT

EMPRESA 1

EMPRESA 2

PRECIO PROMEDIO UNITARIO IVA INCLUIDO

VALOR TOTAL IVA INCLUIDO

PRECIO

UNITARIO CON IVA

PRECIO

UNITARIO CON IVA

Prestación del servicio de área protegida para la atención de urgencias y emergencias médicas para los funcionarios, usuarios, y público general que se encuentren dentro de

las instalaciones del Instituto de Cultura Y Patrimonio de Antioquia.

Área protegida xxx Xxxxxxx de la Cultura

Mes

10.

$ 895.238

$ 375.000

$ 666.875

$ 6.668.750

TOTAL GENERAL

$ 6.668.750

En razón a lo anterior el valor estimado del presupuesto del presente proceso es Seis Millones Seiscientos Sesenta y Ocho Mil Setecientos Cincuenta pesos ($6.668.750) IVA incluido.

5.3 Forma de pago o desembolso de los recursos

Los pagos se realizarán de forma mensual previa presentación de la factura con el lleno de los requisitos legales y aprobada por parte del supervisor del contrato.

La factura o cuenta de cobro debe expedirse a nombre del INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA, NIT 900.425.129-0 y cumplir con todos los requisitos de facturación establecidos en el Estatuto Tributario, así como en la Ley 1231 de 2008. El pago se realizara previo recibo a entera satisfacción por parte del supervisor y/o interventor del contrato y presentación de la factura o cuenta de cobro por parte del contratista.

De las cuentas de cobro o facturas que se originen en el presente contrato, al CONTRATISTA se le harán todas las deducciones establecidas por la ley.

Además, para el pago el contratista debe acreditar que se encuentra al día con el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales, de conformidad con el inciso segundo y el parágrafo 1 del artículo 41 de la Ley 80 y según lo establecido en el Artículo 50 de la ley 789 de 2002

6. CRITERIOS DE SELECCIÓN

6.1 Criterios habilitantes

6.1.1 Capacidad jurídica.

Se entiende por capacidad jurídica la concordancia entre el objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural, y el objeto de la presente convocatoria.

Las personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio.

En el presente proceso de selección podrán participar todas aquellas personas naturales o jurídicas, consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, que no tengan las incompatibilidades o inhabilidades para contratar de las que trata la Constitución, los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, los artículos 6 y 18 de la Ley 1150 de 2007 y demás consagradas legalmente.

Acorde con el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015, se verificará la capacidad jurídica del proponente para contratar el suministro de bienes a que se refiere el presente proceso, bajo los siguientes criterios:

 El objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural para efectos de verificar que esté autorizada para cumplir con el objeto del contrato.

 La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal.

 Las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la oferta.

 La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona natural o jurídica, para contratar.

Documentos de verificación

 Certificado de existencia y representación legal: Las personas jurídicas, uniones temporales y consorcios deben presentar certificado expedido por la autoridad competente, con fecha no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha límite para la presentación de propuestas. En caso de consorcio y unión temporal cada uno de sus miembros debe aportar el respectivo certificado.

Los proponentes extranjeros sin domicilio en Colombia deben presentar el documento equivalente del país de origen.

Los proponentes personas jurídicas y cada uno de los miembros personas jurídicas de consorcios y uniones temporales, deben acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más.

En caso de prórroga del proceso de selección, este certificado tendrá validez con la primera fecha establecida para la entrega de propuestas.

 Cédula de ciudadanía vigente: Las personas naturales, el representante legal de las personas jurídicas y el representante designado por los consorcios y uniones temporales, según el caso, deben aportar copia de su cédula de ciudadanía. Las personas naturales extranjeras, deben presentar fotocopia de su cédula de extranjería o pasaporte.

 Autorización para contratar: Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, en razón a la cuantía o naturaleza del negocio, debe adjuntar el documento de autorización expresa del órgano societario competente donde se acredite su autorización para participar en el proceso de Mínima Cuantía, firmar la propuesta y suscribir el contrato en el evento de ser seleccionado.

 Apoderado de personas jurídicas extranjeras no domiciliadas en Colombia: Las personas naturales y jurídicas extranjeras podrán estar representadas por el mandatario y/o representante de su sucursal (cuando se tenga en Colombia) o por un tercero, caso en el cual éste deberá ser abogado inscrito de conformidad con el artículo 35 del Decreto 196 de 1971, y estar debidamente facultado para presentar la propuesta, celebrar el contrato, así como representarla judicial y extrajudicialmente.

Xxxx presentarse el documento que acredite la condición de mandatario.

 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (Formato No. 1)

El formato de carta de presentación de la propuesta entregado por la entidad debe estar suscrito por el representante legal del proponente, de conformidad con el anexo de la invitación pública.

 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)

Documento expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. En caso de Consorcio y/o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá aportar el respectivo registro o el de la correspondiente forma asociativa en caso de contar con él.

La Identificación Tributaria por medio del RUT (Registro Único Tributario), debidamente actualizado.

 APORTES PARAFISCALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL (Formato No. 3)

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, cuando se trate de personas jurídicas, se deberá certificar que se han efectuado el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, riesgos laborales), y aportes parafiscales en las cuantías xx xxx, dentro de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha límite para la entrega de propuestas, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o el representante legal en aquellos casos que por ley no tenga revisor fiscal.

Los documentos y certificaciones que deban suscribir el contador público o revisor fiscal, según corresponda, deberán acompañarse de copia de la tarjeta profesional y de la certificación expedida por la Junta Central de Contadores sobre su vigencia.

El proponente persona natural debe acreditar el pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia tendrá la obligación de verificación de lo anterior, en virtud de lo consagrado por el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002.

 CERTIFICACIÓN DE NO SANCIONES O INCUMPLIMIENTO (Formato No. 4)

El proponente, bajo la gravedad de juramento deberá certificar sobre la existencia de multas y/o sanciones de que haya sido objeto, por incumplimiento de sus obligaciones contractuales, frente a entidades públicas o privadas cualquiera que sea su denominación, en los últimos tres (3) años, contados con anterioridad a la fecha prevista para la entrega de las ofertas, para lo cual diligenciará el Formato No. 5.

 CERTIFICACIÓN DE NO INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES (Formato No. 5)

El proponente deberá acreditar con la presentación del Formato No. 5 debidamente suscrito por el representante legal, el representante designado por el consorcio, unión temporal o forma de asociación, o la persona natural, que no está incurso en ninguna incompatibilidad o inhabilidad para contratar de las que trata la Constitución, los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, los artículos 6 y 18 de la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y demás consagradas legalmente.

 CERTIFICADO DEL BOLETIN DE RESPONSABILIDAD FISCAL.

De conformidad con lo consagrado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, ningún proponente ni los integrantes de Consorcios o Uniones Temporales, ni Persona Jurídica de derecho privado, podrán estar registrados en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección. Igual requisito deberá acreditar el representante legal de la persona jurídica, o el representante legal de los consorcios o uniones temporales.

Dicho certificado podrá ser acreditado por el oferente en su propuesta, y será verificado por el Comité Asesor y Evaluador del presente proceso de selección.

Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia, deberán declarar que no son responsables fiscales por actividades ejercidas en Colombia en el pasado, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y que no tienen sanciones vigentes en Colombia que implique inhabilidad para contratar con el Estado.

 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS.

El proponente no deberá presentar antecedentes disciplinarios de conformidad con lo consagrado en el Artículo 174 de la Ley 734 de 2002; en consonancia del articulo 38 numeral 4 del mismo compilado; situación que será verificada por el Departamento de Antioquia, o podrá ser acreditada por el oferente en su propuesta.

Igual requisito deberá acreditar el representante legal de las personas jurídicas, o el representante de los consorcios o uniones temporales.

En caso de que en el certificado conste que el proponente o el representante legal de las personas jurídicas, o el representante de los Consorcios, Uniones Temporales, presentan antecedentes disciplinarios vigentes, que impliquen inhabilidad para contratar con el Estado, no se tendrá en cuenta su propuesta para la evaluación y posterior adjudicación.

Dicho certificado podrá ser acreditado por el oferente en su propuesta, y será consultado por el Comité Asesor y Evaluador del presente proceso de selección. Ver Ley 1238 de 2008.

 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DE POLICIA.

Xxxxxx proponente, ni los integrantes de Consorcios, Uniones Temporales, podrán presentar Antecedentes Judiciales vigentes que impliquen inhabilidad para contratar con el Estado.

 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DE MEDIDAS CORRECTIVAS DEL REPRESENTANTE LEGAL.

Xxxxxx proponente, ni los integrantes de Consorcios, Uniones Temporales, podrán presentar Antecedentes de medidas correctivas que impliquen inhabilidad para contratar con el Estado.

6.1.2 EXPERIENCIA MINIMA

Se entenderá por experiencia mínima la ejecución de 3 contratos cuyo objeto sea igual o similar al del presente proceso.

Documentos de verificación

El oferente deberá acreditar la experiencia mínima con los documentos que se indican en las siguientes opciones:

- Copia de los contratos debidamente suscritos y su respectiva acta de liquidación o terminación,

- o certificación de la ejecución.

En ambos casos la documentación aportada deberá constar en papel membretado de la entidad contratante y dar cuenta de la experiencia requerida y el valor de los contratos ejecutados.

6.1.3 HABILITACIÓN DE TRANSPORTE BÁSICO APH Y ACTO ADMINISTRATIVO DE HABILITACION:

6.1.4 DOCUMENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Formato 7)

Debe presentarse como parte de la propuesta, un documento que contenga las especificaciones técnicas necesarias para la ejecución del contrato, indicadas en el numeral 1.3. de la presente invitación.

Criterios de calificación: Como único criterio de calificación se tendrá la propuesta económica con el menor precio.

7 ANÁLISIS DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLOS

De acuerdo con los artículos 2.2.1.1.1.6.3. y 2.2.1.2.5.2 del Decreto 1082 de 2015, la evaluación del riesgo se hará de acuerdo con el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, expedido por Colombia Compra Eficiente, para todas las modalidades de selección.

Para la columna identificada como “Prioridad” se establece un orden de acuerdo a los siguientes literales:

a. Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el Riesgo o busca alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación.

b. Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas

el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras.

c. Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso el Riesgo se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo.

d. Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores.

e. Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.

Para el presente proceso de selección la evaluación del riesgo se hace en los siguientes términos:

Matriz de Riesgos

N°

Clase

Fuente

Etapa

Tipo

Descripción del riesgo (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir)

Causa

(Origen del riesgo o del suceso)

Consecuencia de la ocurrencia del evento

Probabilidad

Impacto

Calificación total

Prioridad

General

Interno

Planeación

Operacional

Deficiencias en la planeación y construcción de estudios previos para el desarrollo de procesos contractuales

Falta de una secuencia lógica de controles en la etapa de planeación

No satisfacción de la necesidad real de la entidad, durante la ejecución del contrato.

d,e

General

Externo

Planeació n

Operacion al

Documentación incompleta o con contenido deficiente

Errores cometidos por el contratista en la presentación de documentos, falta de documentos

Posible hallazgo organismo de control.

por

General

Externo

Ejecución

Operacional

Incumplimiento o cumplimiento deficiente de las especificaciones técnicas y obligaciones establecidas en el contrato.

Dificultades contrato

ejecución

del

b: No satisfacción de la necesidad de la entidad, impactando negativamente la ejecución de los programas y proyectos.

Retraso o incumplimiento de las metas establecidas en el

Plan de Acción de la Entidad.

b,d

General

Interno

Ejecución

Operacional

Posible incumplimiento contractual o posible entrega deficiente de los productos requeridos por la entidad.

Falta de seguimiento o seguimiento deficiente al cumplimiento de las obligaciones y especificaciones del contrato.

Omisión en la notificación oportuna, al presentarse incumplimiento por parte del contratista o de hechos que constituyan faltas disciplinarias y/o

delitos.

No satisfacción de la necesidad de la entidad, impactando negativamente la ejecución de los programas y proyectos.

Retraso o incumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción de la Entidad.

N°

¿A quién se le asigna?

Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

¿Afecta el equilibrio económico del

contrato?

Persona responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada en que se inicia el tratamiento

Fecha estimada en que se completa el tratamiento

Monitoreo y revisión

Probabil idad

Impacto

Calificac ión total

¿Cómo se realiza el monitor eo?

Periodici dad

¿Cuánd o?

Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia

Revisión técnica, jurídica y financiera de los procesos, antes de su aprobación en comité técnico y de contratación.

Seguimiento continuo a la ejecución contractual a través

de la supervisiòn.

Subdirector Administrativo y Financiero

15/02/2019

28/02/2019

Verificación del Documento de Estudios previos por el Comité Técnico y Comité de Contratación.

Anual

Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia

Lista de chequeo y verificación de los documentos que componen la misma por parte del equipo de contratación, controlando vigencia, contenido y calidad de cada documento. Revisión completa de la documentación en comité técnico y de contratación.

Equipo de

Contratación y

Comité de contratación.

01/03/2019

Verificación, foliación y lleno de la lista de chequeo como procedimiento de obligatorio cumplimiento para proceder a su análisis en comité técnico y de contratación.

Anual

Contratista

Supervisión y/o interventoría permanente a la ejecución de las obligaciones del contrato. Constituir pólizas de cumplimiento

Supervisor y/o Interventor designado

05/03/2019

31/12/2019

Seguimiento y monitoreo permanente del cumplimiento de las especificaciones técnicas y obligaciones del contrato, lo cual se refleja en el balance parcial de supervisión

y/o interventoría

Mensual

Designar un supervisor y/o interventor idóneo para realizar el seguimiento adecuado al contrato.

Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia

Realizar una evaluación permanente a la labor de supervisión y/o interventoría de los contratos.

Realizar jornadas de capacitación o reinducción sobre contratación,

interventoría y código único disciplinario.

Subdirector responsable del área y supervisor y/o interventor designado

05/03/2019

Seguimiento y monitoreo permanente de la labor del supervisor y/o interventor designado

Trimestral

8 GARANTÍAS EXIGIDAS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015, el cual expresamente señala:

“GARANTÍAS. La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies.”

No se solicitarán garantías para el presente proceso, teniendo en cuenta el tipo de servicio que se pretende contratar.

9 APLICACIÓN DE ACUERDO COMERCIAL

El Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación indica que en el portal de Colombia Compra Eficiente se informan los valores en pesos colombianos a partir de los cuales aplican los acuerdos comerciales a los procesos de contratación.

Realizada la respectiva consulta se determinó que el presente proceso de contratación está excluido de la aplicación de los acuerdos comerciales vigente, por tener una cuantía inferior a la requerida para la aplicación.

(ORIGINAL FIRMADO)

XXXX XXXXX XXXXX XXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX

Subdirector Administrativo y Financiero P.U Líder Talento Humano y Dllo. Organizacional Responsable Necesidad Responsable Necesidad

XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX

Contratista - Apoyo Financiero Contratista – Xxxxx Xxxxxxxx

Responsable Revisión Financiera Responsable Revisión Jurídica

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