MANUAL DE CONTRATACIÓN

MANUAL DE CONTRATACIÓN

DOCUMENTO PRELIMINAR PARA ESTUDIO, ANÁLISIS Y COMPLEMENTO DE LA ENTIDAD

ALCALDÍA MUNICIPAL XX XXXXX

XXXXXXXXXXXX

El Estatuto General de la Contratación Pública (Ley 80 de 1993 modificada por la Ley 1150 de 2007), exige a las entidades estatales sometidas a sus disposiciones, la reglamentación e institucionalización de los procedimientos internos que han de tenerse en cuenta para adelantar todas las actividades concernientes a la adquisición de los bienes y servicios que requieren para el cabal cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas.

Con el propósito de cumplir con la exigencia legal y de brindar una herramienta que formalice y unifique los procedimientos que actualmente se surten al interior de la (ENTIDAD), se expide el presente manual de contratación. Este documento contiene procedimientos del orden legal y la manera como los funcionarios los realizará en el ámbito interno, los funcionarios intervinientes y los procedimientos adoptados por la entidad para el desarrollo de la vigilancia y control.

(ENTIDAD) pretende ofrecer a contratistas, funcionarios y ciudadanía en general un instrumento de fácil consulta que les permita conocer los procedimientos internos que desarrolla en materia de contratación, lo cual contribuye a la aplicación de los principios esenciales de la contratación: la transparencia, la economía, la responsabilidad y la selección objetiva, además de los principios que rigen la función administrativa.

TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO I.

DEL OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

1. COMPETENCIA PARA CONTRATAR

1.1. COMPETENCIA PARA CONTRATAR DELEGACIÓN DE FUNCIONES

1.2. DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES

1.3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN

1.3.1. INTEGRACIÓN

1.3.2. SESIONES

1.3.3. FUNCIONES

1.3.4. SECRETARÍA

CAPITULO II

2.1. ACTOS, DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNES A TODAS LA MODALIDADES DE SELECCIÓN

2.1.1.ESTUDIO PREVIO

2.1.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CAPITULO III

3.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL CONTRATISTA

3.1.1. DIFERENTES MODALIDADES DE SELECCIÓN

3.1.2. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA, EL

CONCURSO DE MÉRITOS Y LA SELECCIÓN ABREVIADA

CAPITULO IV

4.1. PROCEDIMIENTOS PARA CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN

4.1.1. LICITACION PÚBLICA

4.1.1.1. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS PARA LA LICITACIÓN PÚBLICA

4.1.1.2. PROCEDIMIENTO

4.1.1.3. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN

4.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

4.1.2.1. ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS CON CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN POR PARTE DE LAS ENTIDADES

4.1.2.2. CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA

4.1.2.3. MÍNIMA CUANTÍA

4.1.2.4. COMPRA EN “GRAN ALMACÉN”

4.1.2.5. CONTRATACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

4.1.3. CONCURSO DE MERITOS

4.1.3.1. DOCUMENTOS APLICABLES AL CONCURSO DE MÉRITOS

4.1.3.2. PROCEDIMIENTOS

4.1.4. CONTRATACION DIRECTA

4.1.4.1. CAUSALES DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA

4.1.4.1.1. CAUSALES QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN

4.1.4.1.2. CAUSALES QUE NO REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN

CAPITULO V

5.1. CONSIDERACIONES ESPECIALES EN LA CONTRATACIÓN

5.1.1. PUBLICIDAD DE DOCUMENTOS EN EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN – SECOP POR MODALIDADES DE SELECCIÓN (Artículo 8 del decreto 2474 de 2008)

5.1.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA

5.1.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

5.1.1.3. CONCURSO DE MERITOS

5.1.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA

5.1.1.5. PLAZO PARA LA PUBLICACIÓN

5.1.1.6. PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS (Art. 84 del decreto 2474 de 2008)

5.1.1.7. REGISTRO DE CONTRATOS EN EL SICE (Art. 13 del decreto 3512 de 2003 – Art. 86 del

decreto 2474 de 2008)

5.1.1.8. REMISIÓN DE RELACIÓN DE CONTRATOS – IMPRENTA NACIONAL (Art. 61 de la Ley

190 de 1995, art. 6 del decreto 1477 de 1995)

5.1.1.9. ACREDITACIÓN DE APORTES PARAFISCALES RELATIVOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD

SOCIAL INTEGRAL, ASÍ COMO LOS PROPIOS XXX XXXX, ICBF Y CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

5.1.2. CONTENIDO DE LOS CONTRATOS

5.1.2.1. CONTENIDO DE LOS CONTRATOS Y ÓRDENES DE SERVICIO / COMPRA

5.1.3. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

5.1.4. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

5.1.5. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

5.1.6. CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE

EJECUCIÓN DEL CONTRATO

5.1.7. REGISTRO DEL DERECHO DE TURNO DE PAGO

CAPITULO VI

6.1. OTROS PROCEDIMIENTOS

6.1.1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

6.1.1.1. PROCEDIMIENTO

6.1.2. DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO

6.1.3. IMPOSICIÓN DE MULTAS

6.1.4. CONTRATOS ADICIONALES

6.1.5. COORDINADOR O INTERVENTOR INTERNO

6.1.6. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

6.1.7. TERMINACIÓN NORMAL

6.1.8. CAUSAS DE TERMINACIÓN ANORMAL

6.1.8.1. IMPOSIBILIDAD DE CUMPLIMIENTO

6.1.8.2. TERMINACIÓN UNILATERAL

6.1.8.3. CADUCIDAD

6.1.8.4. NULIDAD ABSOLUTA Y RESCISIÓN

6.1.8.5. TERMINACIÓN DE MUTUO ACUERDO

6.1.8.6. TERMINACIÓN POR EXCESO EN MODIFICACIÓN UNILATERAL

6.1.8.7. CESIÓN

6.1.8. DOCUMENTOS INTEGRANTES DEL CONTRATO

6.1.9. DOMICILIO CONTRACTUAL

6.1.10. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

6.1.11. DOMICILIO CONTRACTUAL

CAPITULO VII

7.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA GESTION CONTRACTUAL

7.1.1. CONTROL DISCIPLINARIO

7.1.2. CONTROL FISCAL

7.1.3. CONTROL PREVIO ADMINISTRATIVO

7.1.3.1. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL PREVIO ADMINISTRATIVO DE LOS

CONTRATOS

7.1.3.2. HOJA XX XXXX PARA EL CONTROL

7.1.4. CONTROL JUDICIAL

7.1.4.1. PENAL

7.1.5. CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

7.1.6. CONTROL SOCIAL

CAPITULO VIII

8.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

8.1.1. INTERVENTORÍA

8.1.1.1. DEFINICIÓN

8.1.1.2. PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

CAPITULO IX

9.1. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL -SICE-

9.1.1. OBLIGACIONES DE LA ALCALDÍA

ANEXOS

 MODELO RESOLUCION CREACION DE COMITÉ ASESOR EN CONTRATACION

 MODELO DE ESTUDIO PREVIO

 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES RELATIVOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

 REGISTRO DEL DERECHO DE TURNO DE PAGO

 FLUGROGRAMAS POR MODALIDAD DE SELECCIÓN

 REGLAMENTO AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN

 ACTO DE DELEGACIÓN

 GLOSARIO DE TERMINOS BASICOS

 MODELO MINUTAS

 MANUAL DE INTERVENTORIA

CUADROS DE CONSULTA

MODALIDADES DE SELECCIÓN SEGÚN PRESUPUESTO INFORMES QUE DEBE PRESENTAR LA ENTIDAD GARANTÍA ÚNICA

HOJA XX XXXX PERSONA NATURAL HOJA XX XXXX PERSONA JURIDICA

CAPITULO I

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

El presente Manual de Contratación contiene los procedimientos que deberán surtirse para los procesos de contratación y la celebración de los contratos que requiera La Entidad para el desarrollo de las funciones y competencias que la ley y los reglamentos le atribuye.

En consecuencia, incorpora y desarrolla los principios de la función administrativa contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, el artículo 3 de la ley 489 de 1998, la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, y lo contemplado en el decreto

2474 de 2008.

1.2. COMPETENCIA PARA CONTRATAR

De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la ley 80 de 1993, La competencia para celebrar contratos se encuentra en cabeza xxx Xxxxxxx municipal, en su condición de representante legal de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx.

No obstante, podrá delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, así como desconcentrar el procedimiento para cualquiera de las modalidades de selección, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

1.3. DELEGACIÓN DE FUNCIONES:

La delegación de funciones en los funcionarios del nivel directivo y asesor, podrá hacerse en los términos establecidos en los artículos 9 y siguientes de la ley 489 de 1998, que exigen lo siguiente:

- El funcionario delegatario debe pertenecer al nivel directivo o asesor.

- El Alcalde se informará en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones que hayan otorgado e impartirá orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas.

- El Alcalde podrá reasumir en cualquier tiempo la competencia delegada, y podrá revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

- En todo caso relacionado con la contratación, el acto de la firma expresamente delegada, no exime de la responsabilidad legal civil y penal al agente principal.

1.4. DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES:

La realización de todos los trámites de la contratación de La Entidad, estará desconcentrada en LA DEPENDENCIA, la cual será el área responsable de surtir los procedimientos establecidos en la ley y sus reglamentos, así como los contenidos en el presente manual de contratación.

1.5. COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

La Alcaldía Municipal xx Xxxxx contará con un comité de contratación, Anexo Nº 1, como un órgano colegiado encargado de prestar funciones de asesoría en la actividad contractual. Este se regirá en su integración y funcionamiento, por las siguientes reglas:

1.5.1. INTEGRACIÓN:

El Comité de Contratación estará integrado por los siguientes funcionarios a saber:

 El Alcalde o su delegado, quien lo presidirá.

 El Secretario General o su delegado.

 El Secretario de Vías, Infraestructura y Vivienda o su delegado.

 El Secretario de Gobierno o su delegado.

 El Secretario Jurídico o su delegado. quien tendrá a su cargo llevar la secretaría del comité.

El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces asistirá por derecho propio a las sesiones del Comité y tendrá voz pero no voto.

Igualmente, podrán ser invitados, con voz pero sin voto, los demás funcionarios de La Entidad que estén relacionados con el proceso de contratación en la etapa de

planeación o evaluación, o que por su experiencia y conocimiento puedan contribuir en el desarrollo de las funciones asignadas al comité.

1.5.2. SESIONES:

El Comité de Contratación deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros con voto y las decisiones se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes.

1.5.3. FUNCIONES:

El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

 Revisar y analizar los estudios previos y los proyectos de pliegos de condiciones para las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de meritos, y remitir a la instancia competente las recomendaciones, sugerencias y comentarios que consideren pertinentes.

 Emitir concepto sobre las estrategias y procedimientos de contratación que impliquen la realización de licitaciones públicas, selecciones abreviadas y concursos de méritos, antes de su iniciación por parte de LA DEPENDENCIA.

 Examinar las evaluaciones e informes presentados por los comités evaluadores de las propuestas que se presenten en desarrollo de las licitaciones públicas, concursos de méritos y selecciones abreviadas que adelante La Entidad, y efectuar las recomendaciones que estimen pertinentes. Se precisa que el ejercicio de esta función no exime de responsabilidad a los evaluadores en relación con el contenido de sus conceptos, ni implica responsabilidad de los integrantes del comité en relación con dicho contenido.

 Xxxxxxx, analizar y estudiar los proyectos de respuestas que se tengan a las observaciones que se formulen a los informes de evaluación, antes de la expedición del acto de adjudicación.

1.5.4. SECRETARÍA:

El Secretario del Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

 Convocar a las reuniones del Comité, de manera semanal o antes, si las circunstancias así lo exigen. Para tal efecto, deberá remitir el orden del día y la documentación correspondiente a cada integrante del Comité, con el fin de que sean estudiadas y analizadas antes de la sesión correspondiente.

 Levantar el acta correspondiente a cada sesión del Comité, cuyo contenido deberá ser validado por todos los integrantes en la sesión inmediatamente siguiente. Igualmente responderá por el archivo y la custodia de dichas actas.

CAPITULO II

2.1. ACTOS, DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNES A TODAS LA MODALIDADES DE SELECCIÓN

2.1.1. ESTUDIO PREVIO

De conformidad con la normatividad legal vigente, los contratos que celebre la Entidad estarán precedidos de un estudio previo realizado por la dependencia que solicita la contratación, dicho estudio servirá de soporte para todos los procesos de contratación y para la celebración de todos los contratos que suscriba La Entidad. Este documento hará parte integral del contrato. Para el efecto dicho estudio se realizará bajo el formato establecido en el Anexo Nº 2.

El estudio previo, los procesos de selección, la suscripción y la ejecución de los contratos deben realizarse en cronogramas de tiempo razonables, de tal forma que entre los precios propuestos y el valor final de los contratos no se presenten diferencias que generen mayores costos o reclamaciones de los contratistas por rompimiento del equilibrio económico del contrato.

El Estudio Previo contendrá como mínimo, lo siguiente:

 La descripción de la necesidad que La Entidad pretende satisfacer con la contratación. (implica la relación detallada de los propósitos estatales asociados a la celebración del contrato; su registro será la base para establecer el resultado obtenido con la ejecución del contrato y el impacto alcanzado).

 La descripción clara, detallada y precisa del objeto a contratar, de los bienes o servicios que requiere la Entidad, con sus elementos esenciales, con características técnicas y de calidad que permita individualizar el bien o servicio con el cual se satisface las necesidades de la Entidad, además de la identificación del contrato a celebrar. El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible.

 La precisión de las obligaciones contractuales que debe cumplir el contratista y los productos que debe entregar a la Entidad. Para determinarlas puede usarse verbos rectores, tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.

 La precisión de las obligaciones correlativas que nacen para la Entidad con la suscripción del contrato, tales como realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales, etc.

 Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, para lo cual deberá hacerse la expresa remisión a la disposición de este Manual que soporte el procedimiento de contratación solicitado, así como las circunstancias de orden fáctico que sustentan la aplicación del mismo

 El análisis que soporta el valor estimado del contrato, en este caso se deberán indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para La Entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. Los precios estimados deben soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.

 Es obligatorio hacer la consulta en el Sistema de Información para la Contratación Estatal –SICE y en el evento de que este sistema registre precios indicativos debe adelantarse una comparación entre éstos y los del estudio de precios y condiciones xx xxxxxxx realizado, para efectos de determinar el valor estimado del contrato. Si el sistema SICE no registra precios indicativos no será necesario hacer la comparación, pero se dejará constancia escrita de esta circunstancia, mediante la certificación de consulta que arroja el SICE. Si el valor estimado se toma del estudio de precios y condiciones xx xxxxxxx, deberá aportarse el estudio comparativo realizado.

El estudio de precios y condiciones xx xxxxxxx podrá realizarse a través de la obtención de cotizaciones escritas de los potenciales proponentes. El funcionario o funcionarios que realicen el estudio responderán por la veracidad de la información contenida en dicho estudio. El valor estimado del contrato debe contemplar todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato, tales como: honorarios; viáticos; variaciones de tasa de cambio; inflación; impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o municipal; costos de importación o exportación; seguros y garantías; costos de transporte y de instalación; utilidades, administración e imprevistos y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales.

 Las modalidades de pago, para el efecto se deberá tener en cuenta los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos. Igualmente debe tenerse en cuenta que los pagos anticipados se encuentran restringidos, salvo que exista una causa justificada (Directiva Presidencial 12 de 2002). En caso de que se den los presupuestos legales para el pago de anticipos o pagos anticipados debe tenerse presente que éstos no pueden exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto al cumplimiento de requisitos claramente definidos.

 La determinación del tiempo necesario para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones contractuales. Debe ser razonable y posible de cumplir. Se debe determinar también el lugar o sede principal donde se desarrollarán las actividades necesarias para la ejecución del contrato, señalando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la Entidad o fuera de ella y si debe desplazarse a otras ciudades.

 Análisis de los riesgos de la contratación. Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución de ahí la importancia de cómo parte del estudio previo se efectúe un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos, como por ejemplo: la identificación de la parte que asume los riesgos sobre fluctuación xxx xxxxx, los reajustes que deben efectuarse para mantener el equilibrio económico del contrato, las normas de calidad que deben cumplir los bienes o servicios que se van a adquirir, la obligación del contratista de mantener indemne a la Entidad por daños y perjuicios que aquél le cause a terceros en el desarrollo de actividades propias de la ejecución del contrato, las medidas contingentes que es necesario tomar para la protección de

los bienes, la salud y el medio ambiente, según el caso, etc. Así mismo, se deben señalar todos los riesgos que requieren estar amparados por la garantía única exigida por las disposiciones legales vigentes, su cuantía y vigencia, señalando además aquellos riesgos excepcionales que deben estar cubiertos con una garantía o estipulación especial.

 Los factores de selección que se constituyen en las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista. Dichos criterios son básicamente los señalados en el artículo 29 de la Ley 80 de 1993. En cada caso, según las necesidades establecidas y los resultados a obtener, se podrán considerar aspectos técnicos adicionales. Teniendo en cuenta el tipo de contratación, deberá analizarse la conveniencia de verificar la capacidad financiera y la experiencia que deben acreditar los proponentes, de conformidad con el artículo 12 del decreto 2474 de 2008, para efectos de la identificación de los factores de selección deberán tenerse en cuenta las siguientes reglas:

 El criterio de selección será el menor precio cuando se trate de la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización.

 En el concurso de méritos el precio no será factor de calificación o evaluación.

 En la licitación pública y la selección abreviada de menor cuantía deberán considerarse las siguientes alternativas:

 Ponderación de elementos de calidad y precio para lo cual deberán diseñarse las fórmulas correspondientes.

 Ponderación de elementos de calidad y precios que representen la mejor relación costo beneficio para LA ENTIDAD. En estos casos el pliego de condiciones debe contener:

 Condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

 Condiciones técnicas adicionales que para LA ENTIDAD reflejan ventajas de calidad o de funcionamiento.

 Condiciones económicas adicionales que para LA ENTIDAD representan ventajas cuantificables en términos monetarios.

 Valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional de manera que sea posible la comparación de las ofertas presentadas.

 El análisis de los riesgos que pueden presentarse durante la vigencia del contrato, así como las correspondientes conclusiones del mismo.

 El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

 El contenido del estudio previo podrá ser ajustado por La ENTIDAD con posterioridad a la apertura del proceso de selección, siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar.

En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, La ENTIDAD, con fundamento en el numeral 2º del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

2.1.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El certificado de disponibilidad es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos.

Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades.

El CDP debe corresponder al presupuesto oficial estimado, el cual incluirá además, la partida que se debe destinar para el ajuste si hubiere lugar al mismo, así mismo debe corresponder al objeto del proceso contractual que adelanta la Entidad.

CAPITULO III

3.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL CONTRATISTA

3.1.1. DIFERENTES MODALIDADES DE SELECCIÓN:

Los procedimientos que habrán de utilizarse para escoger los contratistas de la Entidad, de conformidad con la legislación vigente, son los siguientes:

 Licitación Pública: Por regla general, esto es, cuando no exista otro procedimiento específico en la ley y el presente Manual, la escogencia del contratista se hará por licitación pública, salvo cuando se trate de los procesos de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

 Selección abreviada: Procederá únicamente en los siguientes eventos:

1. Adquisición de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización – Subasta inversa. Los bienes y servicios con características técnicas uniformes, son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Los bienes y servicios de común utilización, son aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere.

2. Menor cuantía. (Ver ANEXO CUANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN)

3. Contratos para la prestación de servicios de salud

4. Declaratoria de desierta de la licitación, siempre que el proceso se inicie dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la ejecutoria de dicha declaratoria.

5. Enajenación de bienes de la Alcaldía.

6. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.

 Concurso de meritos: Esta modalidad procederá para la selección de consultores o proyectos, bajo los siguientes sistemas:

 Con precalificación.

 Lista corta.

 Lista Multiusos.

 Para la escogencia de intermediarios de seguros.

 Concurso abierto.

 Contratación directa: procederá en los siguientes casos:

 Causales que requieren acto administrativo de justificación de la contratación directa:

 Urgencia manifiesta, caso en el cual el acto administrativo que la declara hará las veces de justificación.

 Contratos interadministrativos, salvo cuando correspondan a contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública, y cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras, caso en el cual procederá la licitación pública o la selección abreviada.

 Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

 Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

 Causales que no requieren acto administrativo de justificación de la contratación directa:

 Urgencia Manifiesta. El acto administrativo mediante el cual se declara, hará las veces del acto referido en este numeral.

 Empréstitos

 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

3.1.2. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA, EL CONCURSO DE MÉRITOS Y LA SELECCIÓN ABREVIADA:

Los documentos y actuaciones relacionados a continuación son aplicables a los procesos de selección que se desarrollen a través de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos:

a. CONVOCATORIA PÚBLICA

En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública, la cual deberá publicarse en el SECOP y deberá contener la información necesaria mediante la cual La Entidad dará a conocer:

- El objeto a contratar.

- La modalidad de selección que utilizará.

- El presupuesto oficial del contrato.

- Los estudios y documentos previos.

- El lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto xx xxxxxx de condiciones.

b. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El Alcalde o su delegado expedirá un acto administrativo de carácter general, por medio del cual ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada o concurso de méritos, el cual por lo menos deberá contener:

- El objeto de la contratación a realizar.

- La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

- El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

- El lugar físico en el que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarán disponibles a partir de la fecha de expedición del acto administrativo.

- Convocatoria para veedurías ciudadanas.

- Certificado de disponibilidad presupuestal.

x. XXXXXX DE CONDICIONES

El pliego de condiciones es un documento elaborado por La Entidad, que señala los factores de escogencia y calificación, a los cuales debe sujetarse el proceso de selección

y la posterior relación contractual, es el documento en el cual se consigna además el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la Entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales y demás formas asociativas permitidas por la Ley) deban acreditar junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso.

En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos.

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, el pliego de condiciones deberá contener por lo menos lo siguiente:

- Un anexo técnico que contendrá la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

- Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

- Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

- Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

- El Cronograma del proceso de selección, de manera que se consignen las siguientes fechas:

 Acto administrativo de apertura.

 Publicación de avisos.

 Fecha de apertura.

 Fecha de cierre.

 Período para la consulta de pliegos.

 Plazo para solicitar aclaraciones a los pliegos de condiciones.

 Término de evaluación de ofertas.

 Xxxxx para el traslado de los documentos de evaluación a los proponentes.

 Plazo de adjudicación.

 Suscripción y perfeccionamiento del contrato así como cumplimiento de requisitos de ejecución.

- Los aspectos técnicos, financieros y económicos que se tendrán en cuenta en la evaluación de propuestas y posterior adjudicación del contrato; los documentos que deben ser presentados por los proponentes en sus ofertas, así como los anexos y formatos que correspondan.

- Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

- La información relacionada con la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes exigidos.

- Los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, que permita determinar la oferta más favorable para La Entidad.

- Anexo del proyecto de minuta del contrato a celebrarse.

- Todos los demás documentos que La Entidad considere necesarios.

d. AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DE PLIEGOS Y REVISIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES Y DISTRIBUCIÓN DEFINITIVA

La Entidad podrá celebrar una audiencia con el propósito de aclarar el alcance de la contratación, de los documentos que le sirven de soporte y de resolver las inquietudes a que haya lugar, audiencia de la que se levantara un acta que se dará a conocer a todos aquellos que tengan interés en el procedimiento de selección, adicionalmente los interesados podrán solicitar aclaraciones para despejar cualquier aspecto dudoso, ambiguo o impreciso xxx xxxxxx de condiciones. El plazo máximo para solicitar aclaraciones se deberán fijar en el mencionado pliego. La respuesta a la solicitud de aclaración deberá hacerse por escrito y deberá darse a conocer a todos los interesados.

Las modificaciones de los documentos base de la contratación ha que hubiere lugar, se realizara mediante adenda que será firmada por el funcionario que ostente la competencia para el procedimiento de selección.

De otra parte, en la planeación de cada proceso de contratación, La Entidad deberá adelantar el estudio de los riesgos, para lo cual deberá dar aplicación a lo dispuesto en el presente capítulo.

Se aclara que el análisis de cada riesgo, corresponde a la oficina que requiera el trámite de contratación, para lo cual, junto con los demás soportes exigidos en el presente manual, deberá allegar junto con la solicitud correspondiente a LA DEPENDENCIA, el formato de ANALISIS DE RIESGOS.

Para tal efecto deberá tener en cuenta las siguientes definiciones:

RIESGO: Es todo evento potencial que impacte el normal desarrollo del contrato y pueda afectar los propósitos que determinaron su celebración.

ANÁLISIS DE RIESGO: Es el proceso a cargo del área solicitante del trámite de contratación y el contrato, según el cual analiza, identifica y cuantifica los riesgos previsibles que puedan ocurrir durante la vigencia del mismo y que puedan afectar el equilibrio económico; igualmente comprende la identificación y diseño de los controles necesarios con el fin de prevenir su ocurrencia e identificar los amparos que se deben constituir para proteger a La Entidad de la ocurrencia de los mismos.

El análisis de riesgo comprende las siguientes etapas:

A. IDENTIFICACIÓN: Obedece a las siguientes preguntas:

¿Qué puede suceder? (Confección de listado con eventos posibles y previsibles, independientemente de que estén bajo el control o no de La Entidad)

¿Por qué podría suceder? (Identificación de las causas de cada evento registrado)

¿Cómo impactaría este evento el normal desarrollo del contrato, el cumplimiento de los propósitos que determinaron su celebración, así como el equilibrio económico? (Identificación de las posibles consecuencias en las personas, los bienes, la prestación de servicios o realización de funciones, el medio ambiente, el ciudadano).

¿Qué tan probable es su ocurrencia? (debe calificarse el riesgo en función de la probabilidad de ocurrencia en muy bajo (1), bajo (2), medio (3), alto (4), y, muy alto (5)).

B. MITIGACIÓN: Frente a cada uno de los riesgos que se identifican de acuerdo con el literal anterior, deben consignarse las posibles medidas de mitigación.

C. EVALUACIÓN: 1. Para cada una de las consecuencias identificadas debe identificarse el grado de impacto que puede generar. Dicho impacto deberá calificarse en muy leve (1), leve (2), medio (3), grave (4) y muy grave (5). 2. La calificación del riesgo será la sumatoria entre la probabilidad y el impacto asignados. 3. Esta calificación servirá para lo siguiente: (i) Identificar acciones para disminuir su ocurrencia; (ii) Decidir si La Entidad asume, elimina o mitiga el riesgo, así como las acciones para el efecto. (iii) la asignación de los riesgos entre las partes; (iv) los amparos a constituir por parte del contratista o la entidad;

D. CONCLUSIÓN: El resultado del análisis del riesgo deberá ser consignado en el proyecto xx xxxxxx de condiciones que LA DEPENDENCIA publique de conformidad con lo establecido en el presente Manual. Igualmente deberá ser presentado a los interesados en la audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones, tal y como se consigna en el numeral de este Manual.

De igual manera, deberá ser considerado para la identificación de las cuantías y amparos que deberá constituir el contratista a favor de La Entidad.

Aunado a lo anterior se sugiere a la Dependencia Solicitante tener en cuenta lo dispuesto por el Departamento Nacional de Planeación en el documento Conpes 3107 de 2001, en el cual se determina la Política de Manejo de Riesgo Contractual del Estado para Procesos de Participación Privada en Infraestructura.

De lo anterior, se levantará un acta donde se dejará constancia de lo ocurrido en la la citada diligencia.

e. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN

De la diligencia de cierre de la licitación, selección abreviada o concurso de méritos, se levantará un acta que será suscrita por quienes en ella intervinieron y contendrá los siguientes aspectos:

- Nombre de los proponentes.

- Fecha y hora de presentación de las propuestas.

- Número de libros y folios de la propuesta principal, así como el número de copias presentadas.

- El precio propuesto, cuando proceda.

- Número, valor y vigencia de la garantía de seriedad.

f. EVALUACION DE LAS OFERTAS Y/O PROPUESTAS

El procedimiento de selección seguirá con la etapa de evaluación sea cual fuere el numero de ofertas y/o propuestas recibidas por la Entidad, en desarrollo de esta etapa la Entidad verificara el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de participación exigidos en el pliego de condiciones.

La evaluación deber realizarse teniendo en cuenta los requisitos, los factores, su ponderación y el procedimiento establecido en pliego de condiciones, y dentro del plazo señalado en el mismo, el cual la Entidad podrá ampliar cuando estime necesario, siempre que las propuestas se mantuvieren vigentes.

Durante el periodo de evaluación la Entidad podrá requerir los documentos, certificados y aclaraciones que estime pertinentes con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al proponente, que, luego de la verificación correspondiente, considerare necesarios, con ocasión de lo anterior no se podrá variar la identidad del proponente.

Serán subsanables, antes de la decisión de celebrar un contrato con un proponente determinado, los aspectos de forma de las propuestas (tales como autenticaciones, apostille, idioma, errores en la garantía de seriedad o fallas en la misma respecto de lo exigido, entre otros) o la omisión en ella de la acreditación de condiciones

preexistentes a la hora de presentación de la propuesta y que por lo tanto pueda ser objeto de verificación (tales como certificaciones, calidades del personal ofrecidos, entre otros) y en general todos aquello aspectos que permitan realizar la comparación objetiva de la propuestas recibidas, sin que afecte la asignación de puntaje conforme a lo señalado en el pliego de condiciones.

g. TRASLADO INFORME DE EVALUACIÓN:

De la evaluación de las propuestas realizadas por el comité designado por LA DEPENDENCIA, se originará un informe de evaluación el cual, junto con las propuestas correspondientes, deberá permanecer disponible para su consulta por un término que se contará desde el día siguiente en que se publique el informe de evaluación, y que será de por lo menos cinco (5) días hábiles, en el caso de licitación publica, tres (3) días hábiles para el concurso de meritos y un (1) día hábil para la selección abreviada. Este plazo tiene como propósito permitir a los oferentes que presenten observaciones al informe de evaluación.

En ejercicio de esta facultad los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar y/o mejorar sus propuestas, la Entidad deberá pronunciarse sobre las observaciones formuladas por los proponentes antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado, o en su defecto, en el documento que contenga dicha decisión.

h. ACTO DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTA:

La Entidad realizará la adjudicación mediante acto administrativo motivado, el cual será irrevocable y obliga tanto a La Entidad como al adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

La Entidad, de encontrarlo procedente, por la existencia de motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista, podrá declarar desierto el proceso mediante resolución motivada, en la que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que llevaron a tomar esta decisión. Este acto administrativo será susceptible

de recurso de reposición que deberá presentarse en las condiciones y términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo.

CAPITULO IV

4.1. PROCEDIMIENTOS PARA CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN

4.1.1. LICITACION PÚBLICA

Los siguientes documentos y actuaciones serán de obligatorio cumplimiento en las licitaciones públicas, sin perjuicio de lo dispuesto en el capítulo anterior.

4.1.1.1. Documentos específicos para la Licitación Pública

a. Información x Xxxxxx de Comercio

LA DEPENDENCIA deberá enviar electrónicamente a la Cámara de Comercio del municipio, con antelación a la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, con el fin de integrar el boletín mensual, la información general sobre las licitaciones públicas que La Entidad pretenda abrir. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de La Entidad de dar curso al mismo. La Entidad publicará con el proyecto xx xxxxxx de condiciones, la constancia de envío de la información a la Cámara de Comercio, con lo cual se entenderá cumplido el trámite de publicación.

b. Avisos de prensa

La finalidad de estos avisos es dar a conocer a la comunidad en general, con la debida antelación, el interés que tiene La Entidad en celebrar un determinado contrato, para que quienes resulten interesados, puedan presentar sus ofertas.

Se publicarán hasta tres (3) avisos dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación, en un diario de amplia circulación, con intervalos entre dos (2) a cinco (5) días calendario.

El número de avisos y el intervalo de tiempo en que serán publicados dependerán de la naturaleza e importancia de la licitación, lo cual será determinado por LA DEPENDENCIA.

El aviso de prensa debe contener:

- Entidad contratante.

- Objeto y número de la licitación.

- Fechas estimadas de apertura y cierre de la licitación.

- Plazo de la licitación (Término para presentar ofertas).

- Fecha estimada de la audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones y la revisión de la asignación y distribución de riesgos.

- Visita al sitio de ejecución del objeto del contrato a celebrar (si es del caso).

- Plazo para solicitar aclaraciones sobre el pliego de condiciones.

- Requisitos habilitantes y factores de escogencia y calificación.

- Indicación del lugar donde pueden ser consultados los pliegos de condiciones y los estudios previos.

c. Acta de audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos y la revisión de la asignación y distribución de riesgos

Dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio de presentación de propuestas, se llevará a cabo esta audiencia. De la realización de la misma se dejará constancia en un acta, de las observaciones y aclaraciones formuladas por los proponentes respecto al contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones, así como en relación con la asignación y distribución de riesgos.

4.1.1.2. Procedimiento

LA DEPENDENCIA será la encargada de adelantar todos los trámites previos a la apertura y cierre de las licitaciones que adelante La Entidad, gestión que

desarrollará en coordinación con las dependencias que por sus conocimientos jurídicos, financieros y técnicos xxxxx xxxxxxx su apoyo en el proceso licitatorio. El procedimiento se describe a continuación: (Ver tabla)

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área Usuaria		Define la necesidad.	NA
2.	Dependencia		Informa a la Cámara de Comercio la intención de contratar.	Antes de la apertura.
3.	Área Usuaria		Elabora los estudios previos.	NA
4.	Secretario de Hacienda	Secretaría de Hacienda	Expide certificado de disponibilidad presupuestal.	NA
5.		Área Usuaria y Dependencia	Elabora el proyecto xx xxxxxx de condiciones.	NA
6.			Elabora y publica en el SECOP el aviso de convocatoria pública.	NA
7.			Elabora y envía para su respectiva publicación los avisos en prensa.	10 a 20 días hábiles antes de la apertura.
8.	Comité de Contratación		Revisa y analiza los proyectos de pliegos de condiciones y remite al área usuaria y a LA DEPENDENCIA las recomendaciones, sugerencias y comentarios que consideren pertinentes.	10 a 20 días hábiles antes de la apertura.
9.	Dependencia		Publica el proyecto xx xxxxxx de condiciones.	10 días hábiles antes de la apertura.
10.	Dependencia		Recibe las observaciones al	El asignado

			proyecto xx xxxxxx de condiciones.
11.	Área Usuaria y Dependencia		Responde las observaciones.	El asignado
12.	Dependencia		Elabora los pliegos de condiciones definitivos.	El asignado
13.	Dependencia		Proyecta el acto administrativo de apertura.	El asignado
14.	Alcalde o delegado	Despacho xxx Xxxxxxx	Revisa y suscribe el acto administrativo de apertura.	El asignado
15.	Alcalde		Ordena la apertura de la licitación.	NA
16.	Dependencia		Publica los pliegos de condiciones definitivos.	El lapso comprendido entre la apertura y el cierre
17.	Dependencia		Preside la audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones y revisión de la asignación y distribución de riesgos.	El asignado
18.	Dependencia		Levanta el acta de la audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones y revisión de la asignación y distribución de riesgos.	El asignado
19.	Dependencia		Recibe las propuestas.	El asignado
20.	Dependencia		Adelanta el acto de cierre de la licitación y levanta el acta correspondiente.	El asignado

21.	Comité evaluador		Realiza la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de factores de escogencia.	El asignado
22.	Comité evaluador		Elabora el informe de evaluación.	El asignado
23.	Dependencia		Publica el informe de evaluación y da traslado del mismo a los proponentes.	5 días hábiles.
24.	Dependencia		Recibe las observaciones al informe de evaluación y da traslado de las mismas al comité evaluador.	El asignado
25.	Comité evaluador		Proyecta las respuestas a las observaciones formuladas al informe de evaluación.	El asignado
26.	Comité de Contratación		Examina el proyecto de respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación	El asignado
27.	Dependencia		Adelanta la audiencia de adjudicación conforme al reglamento contenido en el presente Manual, dando a conocer el contenido de las respuestas a las observaciones formuladas al informe de evaluación.	El asignado
28.	Alcalde o su delegado		Adjudica el contrato al proponente que presentó la oferta más	El asignado

			favorable para La Entidad, o declara desierta la licitación.
29.	Dependencia		Notifica en la audiencia la decisión al proponente adjudicatario o surte el proceso de notificación de la declaratoria de desierta.	El asignado

4.1.1.3. Declaratoria de desierta de la licitación

En el evento que se declare desierto un proceso de licitación pública y siga existiendo la necesidad de contratar, se adelantará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía.

En este caso se podrán modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido, sin que se llegue a modificar el objeto esencial de la contratación.

4.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

4.1.2.1. Adquisición o suministro de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades:

a. Procedimiento

 Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

 Cuando el valor del proceso para la adquisición no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, La Entidad podrá optar por adquirirlos a través del procedimiento establecido en el presente manual para la mínima cuantía.

b. Documentos aplicables

 Ficha Técnica

Se deberá realizar una ficha técnica por cada bien o servicio, cuya elaboración será responsabilidad del área solicitante, la cual deberá incluir sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad y contener como mínimo:

 Denominación de bien o servicio.

 Denominación técnica del bien o servicio.

 Unidad de medida.

 Descripción general.

 Sobres y formularios para la presentación de los lances por parte de los proponentes:

Antes de iniciar la subasta, LA DEPENDENCIA entregará a los proponentes para la presentación de sus lances los sobres y formularios, en los que se deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

 Certificación sobre la infraestructura tecnológica

Para efecto de la realización de la subasta inversa presencial, el representante legal de La Entidad o su delegado, deberá certificar que no cuenta con la infraestructura tecnológica para realizar una subasta electrónica, sin perjuicio de las verificaciones que al respecto efectúe el Ministerio de Comunicaciones.

c. Modalidades de Subasta inversa

Subasta Inversa presencial:

Es una puja dinámica efectuada presencial, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones.

En las subastas inversas se tendrá como único criterio de evaluación el precio.

Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos éstos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. En este último caso el contrato se adjudicará a quien presente el menor precio consolidado.

Procedimiento para la Subasta Inversa presencial:

La Entidad realizará la subasta inversa presencial en audiencia pública, con un mínimo de dos (2) proponentes habilitados para presentar lances de precios. LA DEPENDENCIA antes de iniciar la subasta, entregará a los proponentes los sobres y formularios que utilizarán para la presentación de sus lances, conforme se señala en el literal b) del numeral 6.3.1.2 de este Manual.

En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final. (tabla)

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria.		Define la necesidad.	NA
2.	Área usuaria.		Elabora los estudios previos.	NA
3.	Secretario de Hacienda	Secretaría de Hacienda	Expide certificado de disponibilidad presupuestal.	NA
4.	Dependencia.		Elabora y publica en el SECOP el aviso de convocatoria pública.	NA
5.	Dependencia.		Elabora el proyecto xx xxxxxx de condiciones	NA
6.	Comité de Contratación		Revisa y analiza los proyectos de pliegos de condiciones y remite al	10 a 5 días hábiles antes de la

			área usuaria y a LA DEPENDENCIA las recomendaciones, sugerencias y comentarios que consideren pertinentes.	apertura.
7.	Dependencia.		Publica el proyecto xx xxxxxx de condiciones	5 días hábiles antes de la apertura.
8.	Dependencia.		Recibe las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones.	El asignado
9.	Área usuaria y Dependencia.		Responde las observaciones.	El asignado
10.	Dependencia.		Elabora los pliego de condiciones definitivos.	El asignado
11.	Dependencia.		Proyecta el acto administrativo de apertura.	El asignado
12.	Alcalde o su delegado.		Revisa y suscribe el acto administrativo de apertura.	El asignado
13.	Dependencia.		Ordena la apertura del proceso.	NA
14.	Dependencia.		Publica los pliegos de condiciones definitivos.	Desde la apertura hasta el cierre
15.	Dependencia.		Adelanta el acto de cierre del proceso y levanta el acta correspondiente.	El asignado
16.	Dependencia.		Recibe las propuestas, cuyo contenido deberá incorporar la información sobre	El asignado

			capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y la propuesta inicial de precio.
17.	Comité Evaluador		Realiza la verificación de requisitos habilitantes.	El asignado
18.	Comité Evaluador		Elabora el informe de verificación de requisitos habilitantes.	El asignado
19.	Dependencia		Publica en el SECOP el informe de verificación de requisitos, señalando únicamente los proponentes no habilitados, y da traslado del mismo a los proponentes para que presenten sus observaciones.	El asignado
20.	Dependencia		Señalará los proponentes que no se consideran habilitados y se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas.	El asignado
21.	Comité Evaluador		Verifica que se hayan subsanados los requisitos habilitantes.	El asignado

22.	Dependencia		Si el número de los habilitados es inferior a dos (2), ampliará el plazo para que los proponentes alleguen los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio. Igualmente, en este plazo podrán proponer otras personas que inicialmente no presentaron su oferta.	El indicado en los pliegos de condiciones, el cual no podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto.
23.	Alcalde o su delegado		Si una vez vencido el nuevo plazo para presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, no se alcanza un número plural de proponentes habilitados, adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones.	El asignado.
24.	Dependencia		Una vez verificado que se encuentren habilitados por lo menos dos (2) proponentes para la presentación de lances de precios en la subasta, procederá a llevar a cabo la subasta, para lo cual asignará	El asignado.

			una contraseña a cada uno de los proponentes habilitados, de manera que durante la subasta no sea divulgada su identidad.
25.	Dependencia		Abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas.	El asignado.
26.	Dependencia		Entregará los sobres y formularios a los proponentes para que realicen los lances de mejora de precios.	El asignado.
27.	Dependencia		Xxxxxxxx a los proponentes un término para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio	El asignado.
28.	Dependencia		Recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.	NA
29.	Dependencia		Registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.	El asignado.
30.	Dependencia		Repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea	El asignado.

			necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior
31.	Alcalde o su delegado		Adjudicará al proponente que haya ofrecido el menor precio en la puja. Una vez adjudicado el contrato, hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.	El asignado.
32.	Dependencia		Notifica en la audiencia el acto de adjudicación al proponente seleccionado.	NA

Subasta inversa electrónica:

Es aquella que deberá llevarse en línea a través del uso de recursos tecnológicos.

Procedimiento de subasta inversa electrónica:

La subasta inversa electrónica se iniciará en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, previa autorización del jefe de LA DEPENDENCIA, para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos.

Para el desarrollo de las subastas electrónicas inversas, La Entidad podrá utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el SECOP o contratar con terceros su realización, de no contar con una propia, que en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En los dos últimos casos, la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por el administrador del SECOP.

En caso de ocurrir fallas técnicas en el desarrollo de la subasta inversa electrónica imputables al SECOP o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, ésta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si La Entidad pierde conexión con el SECOP o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la misma, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus lances normalmente. Si ocurren fallas técnicas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, o éste perdiera la conexión con el SECOP o con el operador tecnológico de la subasta, ésta no se cancelará y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del certamen.

LA DEPENDENCIA tendrá una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el desarrollo de la misma.

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria.		Define la necesidad.	NA
2.	Área usuaria.		Elabora los estudios previos.	NA
3.	Secretario de Hacienda	Secretaría de Hacienda	Expide certificado de disponibilidad presupuestal.	NA
4.	Dependencia		Elabora y publica en el SECOP el aviso de convocatoria pública.	NA
5.	Área usuaria y dependencia.		Elabora el proyecto xx xxxxxx de condiciones	NA
6.	Dependencia		Publica el proyecto xx xxxxxx de condiciones	5 días hábiles antes de la apertura.
7.	Dependencia		Recibe las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones.	El asignado
8.	Área usuaria y		Responde las observaciones.	El asignado

	dependencia.
9.	Dependencia		Elabora los pliego de condiciones definitivos.	El asignado
10.	Dependencia		Proyecta el acto administrativo de apertura.	El asignado
11.	Dependencia		Revisa y suscribe el acto administrativo de apertura.	El asignado
12.	Dependencia		Ordena la apertura del proceso.	NA
13.	Dependencia		Publica los pliegos de condiciones definitivos.	Desde la apertura hasta el cierre
14.	Dependencia		Adelanta el acto de cierre del proceso y levanta el acta correspondiente.	El asignado
15.	Dependencia		Recibe las propuestas, cuyo contenido deberá incorporar la información sobre capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y la propuesta inicial de precio.	NA
16.	Comité Evaluador		Realiza la verificación de requisitos habilitantes.	El asignado
17.	Comité Evaluador		Elabora el informe de verificación de requisitos habilitantes.	El asignado
18.	Dependencia		Publica en el SECOP el informe de verificación de requisitos, señalando	El asignado

			únicamente los proponentes no habilitados, y da traslado del mismo a los proponentes para que presenten sus observaciones.
19.	Dependencia		Señalará los proponentes que no se consideran habilitados y se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas.	El asignado
20.	Comité Evaluador		Verifica que se hayan subsanados los requisitos habilitantes.	El asignado
21.	Dependencia		Si el número de los habilitados es inferior a dos (2), ampliará el plazo para que los proponentes alleguen los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio. Igualmente, en este plazo podrán proponer otras personas que inicialmente no presentaron su oferta.	El asignado
22.	Alcalde o su delegado		Si una vez vencido el nuevo plazo para presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de	El asignado

			precio, no se alcanza un número plural de proponentes habilitados, adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones.
23.	Dependencia		Una vez verificado que se encuentren habilitados por lo menos dos (2) proponentes para la presentación de lances de precios en la subasta, procederá a llevar a cabo la subasta	El asignado
24.	Dependencia		Establecerá como precio de arranque el menor precio de las propuestas iniciales de precio ofrecido	NA
25.	Dependencia		Verificará los lances realizados por los oferentes y en caso que dos o más proponentes hayan presentado una postura del mismo valor, registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar.	El asignado.
26.	Dependencia		Informará a los proponentes a través del Sistema o del operador tecnológico que brinde servicios de subasta, de	El asignado.

			la recepción de sus lances y la confirmación de su valor, y la ubicación de su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que mantendrá sobre la identidad de los proponentes.
27.	Dependencia		Repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.	El asignado.
28..	Alcalde o su delegado.		Adjudicará al proponente que haya ofrecido el menor precio en la puja. Una vez adjudicado el contrato, hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.	NA
29..	Dependencia		Notifica en la audiencia el acto de adjudicación al proponente seleccionado.	NA

d. Bolsas de productos

Para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización, a través de bolsas de productos, la Alcaldía aplicará las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y los reglamentos de éstas.

En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

e. Documentos aplicables a la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización, a través de bolsas de productos

 Estudios previos

Adicionalmente a los requisitos establecidos por la Ley para estos estudios, cuando La Entidad necesite adquirir bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos, estos estudios deberán contener lo siguiente:

 El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

 El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa

Para determinar los precios máximos de la comisión y de compra de los bienes y/o servicios, la entidad deberá consultar el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR.

 Certificado de disponibilidad presupuestal

La Entidad, para determinar el valor del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, que soporte el presupuesto oficial de la adquisición, deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya realizar la negociación.

No se podrá celebrar el respectivo contrato de comisión sin la acreditación por parte de la entidad estatal comitente de la existencia del respectivo certificado

de disponibilidad presupuestal que ampare los valores señalados en el presente artículo.

El certificado de disponibilidad presupuestal aportado por la entidad para respaldar la operación no será considerado como garantía.

 Inscripción en el SICE y registro de precios en el RUPR

Los comisionistas de bolsas de productos que deseen actuar como tales por cuenta de la entidad, deberán registrarse previamente en el SICE, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2002. Así mismo, deberán registrar en el RUPR el valor estimado de la comisión que cobrarán por sus servicios, de conformidad con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 598 de 2000 y el literal b) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003.

Los comitentes vendedores y sus comisionistas en operaciones que se realicen por cuenta de la entidad a través de bolsas de productos, no estarán obligados a registrarse en el SICE.

 Garantía única a favor de la entidad

Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de La Entidad la garantía única de cumplimiento de conformidad con el artículo 7° de la ley 1150 de 2007 y las normas que lo reglamenten, en relación con el valor de la comisión que se pagará al comisionista por sus servicios.

 Garantía de cumplimiento por parte de La Entidad.

La Entidad constituirá a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada. Dichas garantías podrán constituirse mediante póliza de seguros, depósitos en efectivo, fiducia en garantía y/o títulos valores de alta liquidez endosados en propiedad al organismo de compensación de la bolsa de que se trate.

En todo caso, durante la vigencia de las operaciones, el organismo de compensación podrá exigir garantías adicionales con el fin de mantener la

idoneidad de la misma, de conformidad con las reglas que regulan las bolsas de productos. Al momento de pago, las garantías líquidas con sus rendimientos, podrán aplicarse al mismo. En todo caso los rendimientos, si los hubiere, pertenecerán a La Entidad.

 Garantías a cargo del comitente vendedor

El comitente vendedor de La Entidad deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las garantías establecidas en sus reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales adquiere bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

La Entidad podrá exigir al comitente vendedor la constitución de garantías a su favor, adicionales a las señaladas anteriormente, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

f. Selección objetiva de comisionistas

La selección objetiva de los comisionistas, previa solicitud a la bolsa formulada por la entidad, se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo basado en el precio, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa.

Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas serán únicamente los contenidos en el presente manual y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo.

La seriedad de las posturas presentadas durante el proceso de selección de comisionistas será respaldada en la forma como las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos y los reglamentos de éstas dispongan para el efecto.

En la selección de comisionistas será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del Estatuto General de Contratación, Asimismo les será aplicable a los compradores, comisionistas vendedores y comitentes vendedores que negocien bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización con la entidad a través de bolsas de productos.

g. Procedimiento de negociación

En las negociaciones realizadas en bolsas de productos, el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio.

La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos de éstas dispongan para el efecto.

h. Supervisión e interventoría del cumplimiento de la operación

La Entidad adelantará la supervisión e interventoría sobre la ejecución de las operaciones que por su cuenta se realicen en las bolsas de productos, a través del funcionario que designe el área solicitante, el cual deberá cumplir con las obligaciones establecidas en el manual de interventoría, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 42 del decreto 2474 de 2008 o la norma que lo sustituya.

4.1.2.2. Contratación de menor cuantía.

Se entiende por menor cuantía, todo contrato cuyo monto se encuentre comprendido entre veintiocho (28) SMLMV y doscientos ochenta (280) SMLMV.

a. Documentos aplicables a la menor cuantía

 Acta de sorteo

Cuando La Entidad decida realizar sorteo entre quienes manifestaron interés en participar en número superior a diez (10), se llevará a cabo una audiencia que se celebrará dentro del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

De lo anterior, La Entidad deberá dejar constancia escrita en acta que será publicada en el SECOP.

 Procedimiento menor cuantía

Actividad	Dependencia	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria		Define la necesidad.	NA
2.	Área usuaria		Elabora los estudios previos.	NA
3.	Secretario de Hacienda	Secretaría de Hacienda	Expide certificado de disponibilidad presupuestal.	NA
4.	Dependencia		Elabora y publica en el SECOP el aviso de convocatoria pública.	NA
5.	Dependencia		Elabora el proyecto xx xxxxxx de condiciones	NA
6.	Dependencia		Publica el proyecto xx xxxxxx de condiciones	5 días hábiles antes de la apertura.
7.	Dependencia		Recibe las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones.	El asignado
8.	Área Usuaria y Dependencia		Responde las observaciones.	El asignado
9.	Dependencia		Elabora los pliego de condiciones definitivos.	El asignado
10.	Dependencia		Proyecta el acto administrativo de apertura.	El asignado
11.	Alcalde o su delegado		Ordena la apertura al proceso.	NA
12.	Dependencia		Publica los pliegos de condiciones definitivos.	Desde la apertura hasta el cierre
13.	Área usuaria		Recibe las	Dentro de

			manifestaciones de interés, realizadas a través del mecanismo señalado en los pliegos de condiciones.	los 3 días hábiles siguientes a la apertura
14.	Área usuaria		Coordinará la realización del sorteo de consolidación de oferentes en caso que La Entidad decida realizarlo.	A partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés.
15.	Área usuaria		Atiende la diligencia de cierre y levanta el acta correspondiente.	El asignado
16.	Área usuaria		Recibe las propuestas.	Min. 5 días hab.
17.	Comité Evaluador		Realiza la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de factores de escogencia	No podrá ser mayor que el señalado para la presentación de las mismas., salvo que mediante acto motivado, la Alcaldía lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.
18.	Comité Evaluador		Elabora el informe de evaluación.	El asignado

19.	Dependencia		Publicará del informe de evaluación.	El asignado.
20.	Dependencia		Xxxx traslado a los proponentes del informe de evaluación, para que presenten las observaciones que correspondan.	1 día hábil
21.			En caso de declararlo desierto se inicia el nuevo proceso en el paso 11.
22.	Alcalde o su delegado		Adjudica el contrato.	NA
23.	Dependencia		Comunica la decisión con respecto al proceso de selección a todos los oferentes que participaron en él.	NA

4.1.2.3. Mínima Cuantía

Es aquella que procede cuando el valor del contrato por celebrar es igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

 Procedimiento mínima cuantía general

Actividad	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria.	Define la necesidad	El asignado
2.	Área usuaria.	Realiza los estudios xx xxxxxxx	El asignado
3.	Área usuaria.	Elabora los estudios previos	El asignado
4.	Presupuesto.	Expide certificado de disponibilidad presupuestal	El asignado
5.	Dependencia	Solicita propuesta cuando sea del caso	El asignado
6.	Dependencia	Recibe propuesta	NA

7.	Comité Evaluador	Evalúa la propuesta	El asignado
8.	Dependencia	Descarta la propuesta no favorable. Comunica al proponente y se inicia el proceso desde el paso 5.	NA
9.	Alcalde o su delegado y dependencia	Considera la propuesta favorable, Comunica al proponente.	NA

4.1.2.5. Compra en “Gran almacén”

Es un procedimiento que aplica cuando la Entidad adquiera bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Actividad	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria	Define la necesidad	El asignado
2.	Área usuaria	Realiza estudios xx xxxxxxx	El asignado
3.	Área usuaria	Elabora el estudio previo	El asignado
4.	Presupuesto	Expide certificado de disponibilidad presupuestal	El asignado
5.	Dependencia	Adelanta la compra ante el almacén.	El asignado

4.1.2.5. Contratación para la prestación de servicios de salud

Cuando se requiera la prestación de servicios de salud, la Entidad celebrará los contratos, tomando como única consideración las condiciones xxx xxxxxxx, teniendo en cuenta que las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios estén inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de 1990.

 Procedimiento

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria		Define la necesidad	El asignado

3.	Área usuaria			Elabora los estudios previos.		El asignado
4.	Secretario hacienda	de	Secretaría de Hacienda	Expide certificado de disponibilidad presupuestal		El asignado
5.	Dependencia			Solicita propuesta		El asignado
6.	Dependencia			Recibe propuesta
7.	Comité Evaluador			Evalúa la propuesta
8.	Dependencia			Descarta la propuesta no favorable. Comunica al proponente y se inicia el proceso desde el paso 4.
9.	Alcalde o delegado dependencia	su y		Considera propuesta favorable, Comunica proponente	la al

4.1.3. CONCURSO DE MERITOS

A través de esta modalidad de selección, La Entidad contratará los servicios de consultoría para la realización estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnostico prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, las interventorías, asesorías, gerencias de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Son modalidades del concurso de meritos las siguientes:

a. Sistema de concurso abierto: Aplica para la selección de consultores

b. Sistema de concurso con precalificación: Aplica para la selección de consultores utilizando la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos.

c. Sistema de concurso abierto por medio de jurados: Aplica para la selección de proyectos de arquitectura

Parágrafo: Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía, se podrá seleccionar al consultor o al proyecto haciendo uso del procedimiento de contratación directa, lista corta o lista multiusos, en los términos establecidos en el presente manual.

En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección. Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo, sin perjuicio de la evaluación que La Entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos, de manera que se obtenga la propuesta más favorable.

d. Concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros

La selección de intermediario de seguros deberá realizarse en forma previa a la escogencia de La Entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamente justificados por La Entidad, podrá efectuar esta selección de manera concomitante.

4.1.3.3. Documentos aplicables al Concurso de Méritos

a. Requerimientos Técnicos.

La Entidad deberá anexar en el pliego de condiciones los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar, con base en la información del área usuaria. Estos deben contener cuando menos lo siguiente:

 Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

 La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

 El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.

 El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

 La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.

b. Solicitud de expresiones de interés para la precalificación

 LA DEPENDENCIA realizará una convocatoria pública a través del SECOP con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos. Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria y acompañarán la manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado.

El aviso de convocatoria incluirá la siguiente información:

 La fecha límite para presentar la expresión de interés.

 Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes.

 La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.

 La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.

c. Lista corta

Es una lista que se conformará verificando el cumplimiento de los requisitos habilitantes, valorando la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de La Entidad.

Se conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni xx xxxx (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.

Cuando no se logre integrar la lista con al menos dos (2) interesados, se revisarán las condiciones establecidas y se harán los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación, para una nueva convocatoria.

En el evento que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, y satisfaga los requerimientos contenidos en la convocatoria.

d. Lista multiusos

Es aquella que resulta de la precalificación que haga La Entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). Esta lista tendrá una vigencia de máximo seis (6) meses, y deberá contener un mínimo de veinticinco

(25) integrantes.

Para conformarla, se hará una convocatoria pública a través del SECOP, en la que señalará las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en la misma.

e. Acta de conformación del comité asesor y evaluador.

Para la escogencia de contratista a través de concurso de meritos, LA DEPENDENCIA conformará un comité evaluador, el cual estará integrado por un número plural e impar de expertos en el área a contratar. Este comité asesorará a La Entidad durante el proceso de selección, para lo cual, entre otras responsabilidades, validará el contenido de los requerimientos técnicos, tendrá a su cargo la conformación de la lista corta, y evaluará y calificará las ofertas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones, previa reunión en la que unificará su entendimiento sobre los criterios de evaluación para minimizar las posibles diferencias de criterio individual con que cada factor debe evaluarse. Así mismo, verificará la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.

Parágrafo: En caso de no contar con personal idóneo para el efecto, La Entidad podrá celebrar contratos de prestación de servicios especializados para integrar el mencionado comité.

f. Tipos de propuestas técnicas

Para la selección de consultores o de proyectos, La Entidad indicará en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Propuesta técnica simplificada (PTS)

Aplicará en la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos, cuando La Entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría y el plan y cargas de trabajo para la misma.

2. Propuesta técnica detallada (PTD)

Aplicará solamente para la selección por el sistema de precalificación con lista corta, cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías.

4.1.3.4. Procedimientos

a. Sistema de Concurso abierto

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria		Define la necesidad	NA
2.	Área usuaria		Elabora los estudios previos	NA
3.	Secretario de Hacienda	Secretaría de hacienda	Expide Certificado de disponibilidad presupuestal	NA
4.	Dependencia		Realiza la convocatoria pública	NA
5.	Área usuaria y dependencia.		Elabora los requerimientos técnicos	NA
6.	Dependencia.		Elabora el proyecto xx xxxxxx de condiciones	NA
7.	Dependencia.		Publica el proyecto de	5 días hábiles

			pliego de condiciones con los requerimientos técnicos	(PTS) / 10 días hábiles (PTD) anteriores a la apertura
8.	Dependencia.		Recibe las observaciones al proyecto xx xxxxxx	El asignado
9.	Área usuaria y dependencia.		Responde las observaciones	El asignado
10.	Dependencia.		Elabora el pliego de condiciones definitivo	El asignado
11.	Dependencia.		Proyecta el acto administrativo de apertura	El asignado
12.	Alcalde o su delegado		Xxxxxx y suscribe el acto administrativo de apertura	El asignado
13.	Dependencia.		Ordena la apertura del proceso.	NA
14.	Dependencia.		Publica los pliegos de condiciones definitivos	Desde la apertura hasta el cierre
15.	Dependencia.		Atiende la diligencia de cierre y elabora el acta correspondiente.	NA
17.	Comité evaluador		Realizan la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de la propuesta técnica valorando el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones	El asignado
17.	Dependencia.		Xxxxxxxx un termino a	El asignado

			los proponentes para que subsanen los requisitos habilitantes
18.	Comité Evaluador		Verifica que se hayan subsanados los requisitos habilitantes. En caso de que un proponente no subsane los documentos requeridos se rechazará la propuesta.	El asignado
19.	Comité Evaluador		Elaboran el informe de evaluación el cual contendrá el análisis efectuado y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto y deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del comité.	El asignado
20.	Dependencia		Publicará del informe de evaluación.	NA
21.	Dependencia		Dará traslado al informe de evaluación	No superior a 3 días hábiles
22.			En caso de declararlo desierto se inicia el nuevo proceso en el paso 10
23.	Dependencia		Preside la audiencia pública para dar a conocer el orden de calificación de los proponentes	NA
24.	Dependencia		Realiza la apertura de los sobres que	El asignado

			contienen la propuesta económica del primer elegible
25.	Comité Evaluador		Verifican la consistencia de la propuesta económica	El asignado
26.	Alcalde o su delegado		Adjudica el contrato	NA
27.	Dependencia		Notifica el acto de adjudicación a los proponentes	NA

b. Procedimiento concurso de meritos con precalificación

Actividad	Responsable		Dependencia		Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria				Define la necesidad	NA
2.	Área usuaria				Elabora los estudios previos	NA
3.	Secretario Hacienda	de	Secretaría Hacienda	de	Expide Certificado de disponibilidad presupuestal	NA
4.	Dependencia				Realiza la convocatoria pública	NA
5.	Área usuaria dependencia	y			Elabora los requerimientos técnicos	NA
6.	Dependencia				Solicita las expresiones de interés con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos	NA
7.	Dependencia				Recibe las expresiones de interés	El asignado
8.	Comité evaluador				Verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes	El asignado
9.	Dependencia				Conforma la lista corta	NA

				o lista multiusos
10.	Área usuaria dependencia	y		Elabora el pliego de condiciones definitivo	NA
11.	Dependencia			Proyecta el administrativo apertura	acto de	NA
12.	Alcalde o delegado	su		Revisa y suscribe el acto administrativo de apertura	NA
13.	Dependencia			Ordena la apertura del proceso	NA
14.	Dependencia			Publica los pliegos de condiciones definitivos	Desde apertura el cierre	la hasta
15.	Dependencia			Envía a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, una carta de invitación a presentar propuestas	NA
16.	Dependencia			Atiende la Diligencia de cierre y levanta el acta correspondiente.	El asignado
17.	Dependencia			Recibe las propuestas	Se inicia desde la fecha del acto de apertura
18.	Comité evaluador			Realizan la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de la propuesta técnica valorando el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones	El asignado

19.	Comité evaluador		Xxxxxxxx un término a los proponentes para que subsanen los requisitos habilitantes.	El asignado
20.	Comité evaluador		Verifica que se hayan subsanados los requisitos habilitantes. En caso de que un proponente no subsane los documentos requeridos se rechazará la propuesta.	El asignado
21.	Comité evaluador		Elaboran el informe de evaluación el cual contendrá el análisis efectuado y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto y deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del comité.	El asignado
22.	Dependencia		Publicará del informe de evaluación.	El asignado
23.	Dependencia		Dará traslado al informe de evaluación	No superior a 3 días hábiles
24.			En caso de declararlo desierto se inicia el nuevo proceso en el paso 10
25.	Dependencia		Preside la audiencia pública para dar a conocer el orden de calificación de los proponentes	El asignado
26.	Dependencia		Realiza la apertura de	El asignado

			los sobres que contienen la propuesta económica del proponente ubicado en el primer orden de elegibilidad.
27.	Comité evaluador		Verifican la consistencia de la propuesta económica.	El asignado
28.	Alcalde o su delegado		Adjudica el contrato.	NA

c. Procedimiento de concurso de meritos para escogencia de intermediarios de seguros

La selección de intermediarios de seguros se realizará por concurso de méritos de conformidad con el procedimiento señalado en el presente manual. La aplicación de los criterios de evaluación incluidos en los pliegos de condiciones seguirá las siguientes reglas:

 La valoración de la experiencia específica se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares, el manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por La Entidad, detallando los xxxxx y las primas.

 La valoración de la propuesta metodológica y plan y cargas de para la ejecución de la Consultoría, se valorará teniendo en cuenta el plan de administración de riesgos, el cual comprenderá tanto el análisis de los riesgos como la propuesta para el manejo de los mismos, teniendo en cuenta los siguientes factores:

 Propuesta de cobertura y condiciones. Esta contemplará el plan de trabajo a desarrollar para estructurar los pliegos de condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con la cual la Alcaldía contratará su programa de seguros, incluyendo en éste los criterios técnicos generales que se utilizarán para la estructuración del programa de seguros.

 La Entidad no solicitará en ningún caso dentro xxx xxxxxx de condiciones la descripción de coberturas, límites, deducibles, cláusulas adicionales, el procedimiento para atención de siniestros, etc.

 Programa de prevención de pérdidas. El proponente deberá ofrecer el programa de prevención de pérdidas que permita disminuir los riesgos de La Entidad, entendido éste como las actividades y recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por una póliza de seguro. Este programa contemplará la propuesta para minimizar los factores de riesgo y el cronograma de actividades.

 La valoración de la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo, deberá incluir el tiempo y clase de dedicación del personal al servicio de La Entidad, expresada en horas/hombre/mes (permanente, compartida, exclusiva).

 Oferta de soporte técnico. Comprende el conjunto de recursos, distintos al humano, que el corredor ofrece tener al servicio de La Entidad en función directa del objeto del contrato.

 No se exigirá como condición o no se tendrá como criterio para la evaluación de las propuestas la entrega de equipos y la instalación en comodato de los mismos, la realización de cursos de capacitación, la asignación de personal en las oficinas de La Entidad u otros aspectos o actividades que no correspondan al objeto directo de la selección.

 La Entidad adjudicará a un sólo intermediario de seguros el manejo integral de plan de seguros. No obstante, si sus necesidades así lo ameritan, podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o un grupo xx xxxxx de seguros requeridos. En el pliego de condiciones del concurso deberá consignar esta posibilidad expresamente. En ningún evento habrá más de dos intermediarios en La Entidad.

 La vinculación del intermediario con La Entidad se podrá prolongar hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención dentro de un mismo proceso de selección, sin perjuicio de que la entidad contratante, con el cumplimiento previo de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación.

d. Procedimiento conformación y utilización lista multiusos

Paso	Dependencia	Actividad	Tiempos
1.	Dependencia	Determina los concursos de meritos que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS)	NA
2.	Dependencia	Realiza la convocatoria pública a través del SECOP, en la que se señalarán las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas	NA
3.	Dependencia	Solicita las expresiones de interés con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista multiusos	El asignado
4.	Dependencia	Recepciona las expresiones de interés	El asignado
5.	Comité Evaluador	Verifica el cumplimento de los requisitos habilitantes	El asignado
6.	Comité evaluador	Valora la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de La Entidad y los fines de la contratación.	El asignado
7.	Alcalde o su delegado	Conforma la lista multiusos con mínimo 25 integrantes y una vigencia de seis meses	El asignado
9.		Cuando se trate de concursos de meritos que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS), enviará invitación a	NA

		presentar propuesta a todos los integrantes de la lista.
10.		Para el caso de la selección de consultores cuando se trata de propuesta técnica simplificada y el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de la Entidad, podrá enviar invitación a dos (2) integrantes de la lista multiusos para que presenten sus propuestas	NA

e. Procedimiento para la selección de consultores cuando se trate de propuesta técnica simplificada y el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de La Entidad, con la utilización de la lista multiusos

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria		Define la necesidad	NA
2.	Área usuaria		Elabora los estudios previos	NA
3.	Presupuesto		Expide Certificado de disponibilidad presupuestal	NA
4.	Área usuaria y dependencia		Elabora los requerimientos técnicos y pliegos de condiciones	NA
5.			Envía a dos (2) integrantes de la lista multiusos, una carta de invitación a presentar propuestas junto con el pliego de condiciones	NA
7.	Dependencia		Recibe las propuestas	El

				asignado
8.	Dependencia		Atiende la Diligencia de cierre y levanta el acta de cierre	El asignado
10.	Comité Evaluador		Evalúan la propuesta técnica valorando el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en la invitación el pliego de condiciones	El asignado
11.	Comité evaluador		Xxxxxx un término a los proponentes para que subsanen los requisitos habilitantes.	NA
12.	Comité evaluador		Verifica que se hayan subsanados los requisitos habilitantes. En caso de que un proponente no subsane los documentos requeridos se rechazará la propuesta.	El asignado.
14.	Comité evaluador		Xxxxxxx el informe de evaluación el cual contendrá el análisis efectuado y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto y deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del comité.	El asignado
15.	Dependencia		Publica el informe de evaluación. Y da traslado a los proponentes	3 días hábiles.
17.			En caso de declararlo desierto se inicia el nuevo proceso en el paso 3

18.	Dependencia		Realiza la apertura de los sobres que contienen la propuesta económica del primer elegible	NA
19.	Comité evaluador		Verifican la consistencia de la propuesta económica	El asignado
20.	Alcalde o su delegado		Adjudica el contrato	NA
21.	Dependencia		Notifica el acto de adjudicación.	NA

f. Procedimiento para la selección de consultores cuando se trate de propuesta técnica detallada y el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de La Entidad.

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria		Define la necesidad	NA
2.	Área usuaria		Elabora los estudios previos	NA
3.	Secretario de Hacienda	Secretaría de Hacienda	Expide Certificado de disponibilidad presupuestal	NA
4.	Área usuaria y dependencia		Elabora los requerimientos técnicos	NA
5.			Invita presentar propuestas a mínimo (2) proponentes.	NA
7.	Dependencia		Recibe las propuestas	El asignado
8.	Dependencia		Atiende la Diligencia de cierre y levanta el acta de cierre	El asignado
10.	Comité Evaluador		Evalúan la propuesta técnica valorando el mérito de cada una de	El asignado

			las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en la invitación
11.	Comité evaluador		Xxxxxx un término a los proponentes para que subsanen los requisitos habilitantes.	NA
12.	Comité evaluador		Verifica que se hayan subsanados los requisitos habilitantes. En caso de que un proponente no subsane los documentos requeridos se rechazará la propuesta.	El asignado.
14.	Comité evaluador		Xxxxxxx el informe de evaluación el cual contendrá el análisis efectuado y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto y deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del comité.	El asignado
15.	Dependencia		Publica el informe de evaluación. Y da traslado a los proponentes	3 días hábiles.
17.			En caso de declararlo desierto se inicia el nuevo proceso en el

			paso 3
18.	Dependencia		Realiza la apertura de los sobres que contienen la propuesta económica del primer elegible	NA
19.	Comité evaluador		Verifican la consistencia de la propuesta económica	El asignado
20.	Alcalde o su delegado		Adjudica el contrato	NA
21.	Dependencia		Notifica el acto de adjudicación.	NA

4.1.4. CONTRATACION DIRECTA

La contratación directa es la facultad que tiene el Representante legal de La Entidad o su delegado, para seleccionar o escoger en forma directa al contratista, de tal manera que la contratación se realice con mayor prontitud y eficiencia.

4.1.4.1. Causales de la contratación directa

4.1.4.1.2. Causales que requieren acto administrativo de justificación

a. Contratos interadministrativos.

La Entidad podrá celebrar contratos con las entidades señaladas en el artículo 2 de la ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos, tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.

Cuando se trate de contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública con instituciones públicas de educación superior, éstas lo podrán ejecutar siempre y cuando se sometan a los procesos de licitación pública o de selección abreviada, que La Entidad adelante para su escogencia.

b. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

c. Cuando no exista pluralidad de oferentes. Se entenderá que hay pluralidad de oferentes cuando:

 No exista más de una persona inscrita en el registro de proponentes, en el evento que el contrato que se proyecta celebrar requiera de esta inscripción.

 Solamente una persona, natural o jurídica, se encuentra en capacidad de realizar el objeto contractual que requiere La Entidad, por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

d. Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Para la venta y adquisición de inmuebles La Entidad requerirá un avalúo del Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx. Este avalúo servirá como base de la negociación.

Estos avalúos también pueden ser adelantados por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, siempre que se encuentre registrada y autorizada para realizarlos por la lonja de propiedad raíz del lugar donde esté ubicado el bien. En este caso la respectiva lonja determina quien debe adelantar el xxxxxx (Xxxxxxx 0000 de 1995 art. 27).

Parágrafo: Cuando La Entidad haga uso de la modalidad de selección de contratación directa, deberá expedir un acto administrativo de justificación, el cual deberá contener:

 El señalamiento de la causal que se invoca.

 La determinación del objeto a contratar.

 El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

 La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

4.1.4.1.2. Causales que no requieren acto administrativo de justificación

a. Urgencia manifiesta.

La Entidad utilizará está figura, para aquellos casos en que los contratos deban celebrarse de manera inmediata en razón a la presencia de circunstancias excepcionales que ameritan celeridad y agilidad con la contratación, por ejemplo estar frente a una inminente parálisis del servicio, hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o situaciones de desastre. El acto administrativo que la declara, hará las veces de acto de justificación. (VER CUADRO DE CONSULTA)

b. Contratos de empréstitos

c. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. La Entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el Alcalde o su delegado, deberá dejar constancia escrita.

Procedimiento para la contratación directa

Actividad	Responsable	Dependencia	Descripción	Tiempos
1.	Área usuaria		Define la necesidad	NA
2.	Área usuaria		Elabora los estudios previos	NA
3.	Secretario de Hacienda	Secretaría de Hacienda	Expide certificado de disponibilidad presupuestal	NA
4.	Dependencia		Solicita y recibe la propuesta	El asignado
5.	Comité Evaluador		Evalúa la propuesta	El asignado
6.	Dependencia		Descarta la propuesta no	NA

			favorable. Comunica al proponente y se inicia el proceso desde el paso 4.
7.			Considera la propuesta favorable, Xxxxxxxx al proponente	NA

CAPITULO V

5.1. CONSIDERACIONES ESPECIALES EN LA CONTRATACIÓN

Las siguientes consideraciones deberán ser tenidas en cuenta por LA DEPENDENCIA en el desarrollo de las diferentes actividades de cada modalidad de selección que adelanten y para la celebración de contratos y órdenes de servicio o compra:

5.1.1. PUBLICIDAD DE DOCUMENTOS EN EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN – SECOP POR MODALIDADES DE SELECCIÓN (Artículo 8 del decreto 2474 de 2008)

5.1.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA

 Aviso de convocatoria

 Estudio previo - Proyecto xx xxxxxx de condiciones

 Las observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx

 Respuesta a las observaciones al proyecto xx xxxxxx. (Documentos que contengan las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas )

 Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección).

 Pliego de Condiciones Definitivo – Constancia de envió de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública.

 El acta de la audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

 Acta de Audiencia de la asignación de riesgos previsibles.

 Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique)

 Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)

 Las adendas al pliego de condiciones

 El informe de evaluación

 El informe de verificación de los requisitos habilitantes que correspondan en la conformación dinámica de la oferta. (cuando aplique)

 El acto administrativo de adjudicación del contrato - El acta de la audiencia pública de adjudicación

 El acto de declaratoria de desierta de la licitación. (cuando aplique)

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

5.1.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

a. PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN – PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA

 Aviso de convocatoria

 Estudio previo – Anexo ficha técnica del bien o servicio - Proyecto xx xxxxxx de condiciones

 Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones.

 Respuesta a las observaciones al proyecto xx xxxxxx. (Documentos que contengan las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas )

 Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección).

 Pliego de Condiciones Definitivo

 El acta de la audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

 Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique)

 Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)

 Las adendas al pliego de condiciones

 El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la Subasta Inversa.

 El acto administrativo de adjudicación del contrato.

 El acto de declaratoria de desierta de la Selección Abreviada. (cuando aplique)

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

b. SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA

 Aviso de convocatoria

 Estudio previo – Proyecto xx xxxxxx de condiciones

 Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones.

 Respuesta a las observaciones al proyecto xx xxxxxx. (Documentos que contengan las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas )

 Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección).

 Pliego de Condiciones Definitivo

 El acta de la audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

 Acta de audiencia del sorteo. (cuando aplique)

 Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique)

 Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)

 Las adendas al pliego de condiciones

 El acto administrativo de adjudicación del contrato.

 El acto de declaratoria de desierta de la Selección Abreviada. (cuando aplique)

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

5.1.1.3. CONCURSO DE MERITOS Concurso con Precalificación

 Aviso de convocatoria

 Estudio previo –Proyecto xx xxxxxx de condiciones

 Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones.

 Respuesta a las observaciones al proyecto xx xxxxxx. (Documentos que contengan las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas )

 Lista corta o lista multiusos

 Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección).

 Pliego de Condiciones Definitivo

 Invitación a ofertar que se formula a los integrantes de la lista corta o multiusos.

 El acta de la audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

 Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique)

 Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)

 Las adendas al pliego de condiciones

 El informe de evaluación de la propuesta técnica

 El acto administrativo de adjudicación del contrato.

 El acto de declaratoria de desierta del Concurso de Méritos. (cuando aplique)

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

Concurso Abierto

 Aviso de convocatoria

 Estudio previo –Proyecto xx xxxxxx de condiciones

 Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones.

 Respuesta a las observaciones al proyecto xx xxxxxx. (Documentos que contengan las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas )

 Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección).

 Pliego de Condiciones Definitivo

 El acta de la audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

 Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique)

 Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)

 Las adendas al pliego de condiciones

 El informe de evaluación.

 El acto administrativo de adjudicación del contrato.

 El acto de declaratoria de desierta del Concurso de Méritos. (cuando aplique)

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

5.1.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA

 Acto de justificación de la contratación directa. (cuando se requiera). Art 77 del decreto 2474 de 2008.

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

a. CONTRATACIÓN DIRECTA (ART. 82 DECRETO 2474/08 – PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN)

 El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

 El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

5.1.1.5. PLAZO PARA LA PUBLICACIÓN

De acuerdo a lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 8 de decreto 2474 de 2008, la publicación electrónica de los actos y documentos deberá hacerse en el fecha de sus expedición o a más tardar dentro de los tres (3)días hábiles siguientes.

El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años después de la fecha de liquidación del contrato o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta, según corresponda.

NOTA 1:

No se harán las publicaciones de los documentos y la información correspondiente a los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía.

NOTA 2:

En caso de no encontrarse disponible el SECOP, en el día en que deba realizarse la publicación el aviso de convocatoria para la contratación, la entidad publicará para cada proceso de licitación, selección abreviada y de concurso de méritos un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal según el caso, o a falta de estos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto xx xxxxxx de condiciones como la versión definitiva del mismo y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso (Inciso 4, Art. 8 del decreto 2474 de 2008).

5.1.1.6. PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS (Art. 84 del decreto 2474 de 2008)

Se deben publicar, en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a

los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebren la entidad cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Sin embargo, no se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales.

5.1.1.7. REGISTRO DE CONTRATOS EN EL SICE (Art. 13 del decreto 3512 de 2003 – Art. 86 del decreto 2474 de 2008)

Se deben registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea igual o superior al 10% de la menor cuantía.

5.1.1.8. REMISIÓN DE RELACIÓN DE CONTRATOS – IMPRENTA NACIONAL (Art. 61 de la Ley 190 de 1995, art. 6 del decreto 1477 de 1995)

La entidad debe remitir dentro de los diez primeros días de cada mes a la Imprenta Nacional de Colombia, una relación de los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, que superen el 50% de su menor cuantía.

Para el efecto, debe diligenciar el formato de Extracto Único de Publicación diseñado por la Imprenta Nacional.

5.1.1.9. ACREDITACIÓN DE APORTES PARAFISCALES RELATIVOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, ASÍ COMO LOS PROPIOS XXX XXXX, ICBF Y CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Los proponentes y contratistas deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

Este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. (Formato Certificación Persona Jurídica Ver Anexo Nº 3)

5.1.2. Contenido de los contratos

5.1.2.1. Contenido de los contratos y órdenes de servicio / compra

Independientemente que el contratista deba ser seleccionado mediante licitación pública, selección abreviada, concurso de meritos, o que pueda ser escogido por contratación directa, los contratos requieren:

 Contrato escrito en el que se incluyan todas las cláusulas comunes y excepcionales de acuerdo a lo establecido en la Ley 80/93. Lo anterior, con excepción de los contratos de mínima cuantía, cuya formalidad se reglamenta en el siguiente numeral.

 Cuando se trate de órdenes de servicio o compra, la Entidad podrá adoptar un modelo abreviado de contrato, en el que se consignen los elementos esenciales y naturales del vínculo contractual que se genera.

 Certificado de Disponibilidad presupuestal y posteriormente, el registro presupuestal.

 Constitución y aprobación de la garantía única cuando el valor del contrato exceda el 10% de la menor cuantía o cuando no exceda esta cuantía pero la Alcaldía considere que ésta debe ser constituida.

 Publicación en la Gaceta Municipal, cuando el valor del contrato exceda el 10% de la menor cuantía.

 Publicación en el SECOP cuando el valor del contrato exceda el 10% de la menor cuantía

 Pago impuesto de timbre cuando sea el caso, de acuerdo a la reglamentación vigente.

 El oferente debe manifestar que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de que trata la ley 80 de 1993.

 La Entidad deberá verificar los antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios del proponente, para lo cual podrá: 1. Exigir la presentación de los correspondientes

certificados emitidos por las autoridades competentes. 2. Solicitar al oferente que declare bajo la gravedad de juramento que no tiene responsabilidades de tipo penal, fiscal y/o disciplinario que le impidan contratar con el Estado, pudiendo constatar posteriormente dicha afirmación mediante el uso de medios electrónicos o de cualquier otra índole. 3. Realizar la consulta directamente en las páginas electrónicas de la procuraduría y contraloría, así como en la del DAS cuando esté habilitada dicha aplicación; en este último caso, mientras no esté disponible la aplicación correspondiente, dará cumplimiento a lo estipulado en el D. 2150 de 1995, art. 17

5.1.3. Contrato de arrendamiento

 Propuesta formal por parte del arrendador la cual incluirá la dirección del inmueble, las características del mismo, el valor del canon mensual de arrendamiento y las demás condiciones generales del negocio (forma de pago, entrega, plazo, etc).

 Revisión de las condiciones comerciales y jurídicas por parte de la Oficina Asesora Jurídica de La Entidad.

 Certificado de disponibilidad presupuestal o de compromiso de vigencias futuras, previo el trámite que corresponda de acuerdo con las normas presupuestales.

 El arrendador deberá anexar los siguientes documentos:

 Copia de la escritura pública de adquisición del inmueble, salvo que se trate de un poseedor, una sucesión o un tercero debidamente acreditado para la celebración del contrato.

 Certificado de matricula inmobiliaria (certificado de libertad), con fecha de expedición no superior a dos (2) meses.

 Si el contrato se suscribe con una persona jurídica se debe solicitar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario.

 Si el contrato se celebra con una tercera persona, que no es dueña del inmueble, será necesario adjuntar el poder legalmente otorgado por el

propietario del inmueble para suscribir el respectivo contrato. Si el inmueble se encuentra consignado en una agencia de finca raíz, deberá anexar el respectivo contrato de mandato y certificado de existencia y representación de aquélla.

 Cuando se trate de prórrogas del contrato de arrendamiento se podrá suscribir un contrato adicional en donde se concreten el precio y el plazo de la respectiva prórroga, sin perjuicio de que pueda operar la prórroga automática de que trata la legislación civil.

5.1.4. Contratos de prestación de servicios

 La Entidad formulará solicitud escrita de la oferta, la que deberá contener la información básica sobre las características generales y particulares de los servicios requeridos, condiciones de pago, término para su presentación y demás aspectos que se estimen den claridad al proponente sobre el servicio que se pretende contratar.

 La oferta deberá constar por escrito.

 El proponente deberá anexar las respectivas certificaciones y documentos que acrediten su experiencia e idoneidad.

 La propuesta deberá constar por escrito y deberá ser radicada en LA DEPENDENCIA, antes de la fecha máxima que para el efecto se le informe al proponente.

 Se debe precisar la vigencia de la propuesta.

5.1.5. Contratos Interadministrativos

 Se suscribirán en forma directa con cualquier otra entidad estatal, exceptuando los de seguro, encargo fiduciario y fiducia pública.

 Se prescindirá de la utilización de las cláusulas excepcionales.

 Se podrá prescindir, si así se determina, de la constitución de garantía única o de otros medios de cobertura de riesgo.

5.1.6. CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La celebración de los contratos como consecuencia de cualquiera de las modalidades de selección establecidas en el presente manual, deberá estar precedida de los requisitos de orden presupuestal previstos en la ley.

El perfeccionamiento del contrato se producirá cuanto éste se eleve a escrito y se logre el acuerdo respecto de las contraprestaciones

Para su ejecución requerirá que se cumpla con:

 Realización del registro presupuestal.

 Aprobación de las garantías exigidas.

 Verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social por parte del contratista.

Adicionalmente, se podrán pactar otros requisitos de ejecución, dependiendo del tipo de contrato, tales como:

 Entrega de anticipo

 Suscripción de acta de inicio

 Publicación en la Gaceta Distrital.

 Pago del impuesto de timbre, cuando proceda.

 Entrega de documentos, dependiendo de la naturaleza del contrato

5.1.7. REGISTRO DEL DERECHO DE TURNO DE PAGO

La entidad llevará un registro público del derecho de turno de pago de cada uno de los contratos, registro que, conforme a lo señalado por la Ley, única y exclusivamente podrá ser modificado por razones de interés público por el jefe de la entidad mediante acto que justifique dichas razones y del cual se dejará constancia.

En el registro del derecho de turno se consignará la fecha en la que los contratistas presentaron los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de la

ejecución de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno consagrado en el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007. (Formato Ver Anexo Nº 4)

CAPITULO VI

6.1. OTROS PROCEDIMIENTOS

6.1.1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el mismo; de no haberse pactado plazo para el efecto, ésta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término fijado o en su defecto del término de los primeros cuatro (4) meses referidos en el inciso anterior; la liquidación realizada en esta forma se hará por medio de acto administrativo motivado. El contratista podrá interponer recurso de reposición contra la Resolución que contenga la liquidación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

En todo caso el acto de liquidación unilateral deberá ser proyectado por la Asesoría Jurídica Externa de la Entidad y ser proferida por el Alcalde o su delegado, y en el

evento de resultar sumas de dinero a favor de La Entidad y a cargo del contratista, este documento prestará mérito ejecutivo.

6.1.1.1. Procedimiento

a. Liquidación de contratos

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto.

De no haber fijado la Entidad el término para la liquidación, ésta se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

b. Liquidación Unilateral

Para liquidar unilateralmente un contrato se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Paso	Responsable	Dependencia	Actividad	Tiempos
1.	Interventor/oficina Jurídica		Prepararan el proyecto de acta de liquidación
2.		Asesoría Jurídica	Comunica al contratista el proyecto de acta de liquidación haciéndole saber que tiene 8 días hábiles para su suscripción definitiva o para que presente las observaciones que estime pertinentes

3.			No firma el acta de liquidación por no haber acuerdo respecto a las observaciones
3.1		Asesoría Jurídica	Proyecta la Resolución liquidando el contrato unilateralmente, indicando las razones y soportes que servirán de base para tal decisión.	Hasta dos (2) meses
3.2		Asesoría Jurídica	Notifica al contratista el acto administrativo por medio del cual se liquida unilateralmente el contrato en los términos previstos en el Código Contencioso Administrativo.
3.3	Contratista		Interpone recurso contar el acto administrativo
3.4.		Asesoría Jurídica	Proyecta acto administrativo por medio del cual se resuelve el recurso
3.5.			Revisa el acto administrativo y firma
3.6			Notifica al proponente, quedando ejecutoriado el acto administrativo
4	Contratista		No presenta recurso
4.1			Queda ejecutoriado el acto administrativo
			FIN

c. Liquidación Bilateral

Procedimiento para la liquidación

Paso Responsable Dependencia Actividad Tiempos

1.	Interventor/Asesoría Jurídica		Prepararan el proyecto de acta de liquidación
2.	Contratista/interventor/Asesoría Jurídica		Se reúnen para realizar una revisión conjunta de lo ejecutado
3.	Contratista		Aporta dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones o en el contrato, los documentos que se requieran para el trámite de la liquidación
4.	Contratista		Envía el resumen de las peticiones insolutas en el transcurso del contrato y de manera particular las que tenga relación con el equilibrio contractual, para ser estudiadas en forma definitiva por la administración
5.			Encuentran todo ajustado a lo pactado en el contrato
6.			Proceden a levantar el acta de liquidación, la cual debe contener una descripción detallada de lo ejecutado, las cantidades y calidades, además de los valores pagados, los pendientes de cancelar y en general todo lo relacionado con la sumas de dinero que se deben, a fin de finiquitar en debida forma el contrato
7.			Suscriben el acta sin salvedad alguna, dando por

terminado el contrato y el paz y salvo en su cumplimiento

FIN

6.1.2. Declaratoria de Incumplimiento

Cuando el contratista incumple totalmente con la ejecución del contrato, vencido el plazo de ejecución, a instancias del interventor y/o la persona encargada de seguimiento y control, se seguirá el siguiente procedimiento:

Paso	Responsable	Dependencia	Actividad	Tiempos
1.	Interventor		Informa a Asesoría Jurídica respecto del incumplimiento del contratista
2.	Asesoría jurídica		Requiere al contratista con el fin de que presente los descargos respectivos y las explicaciones a que haya lugar, de tal manera que se le garantice el derecho al debido proceso
3.	Contratista		Presenta descargos
3.1			Analiza los descargos presentados por el contratista
3.2			No son satisfactorios los descargos
3.3			Declarara el incumplimiento del contrato con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato
3.4		Asesoría Jurídica	Proyecta acto administrativo que declara el incumplimiento
			FIN

6.1.3. Imposición de Multas

Cuando durante el desarrollo de un contrato se observen incumplimientos parciales en su ejecución o demoras en el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, a instancias del interventor y/o la persona encargada de seguimiento y control, se seguirá el siguiente procedimiento:

Paso	Responsable	Dependencia	Actividad	Tiempos
1.	Interventor		Realiza con copia a la Oficina Jurídica, hasta dos (2) requerimientos al contratista para que corrija las falencias y proceda a dar estricto cumplimiento al contrato. Si fuere posible debe precisarse el plazo o condiciones en las cuales se deben hacer los correctivos que fueren necesarios y retomar la programación que rige el respectivo contrato
2.	Contratista		Hace caso omiso de los requerimientos, lo cual genera que se sigan presentando los hechos que dan origen al incumplimiento
3.			Inicia el tramite de imposición de multas de acuerdo a lo pactado en el contrato
4.			Requiere al contratista con el fin de que presente los descargos respectivos y las explicaciones a que haya lugar, de tal manera que se le garantice el derecho al debido proceso
5.	Contratista		Presenta descargos
5.1			Analiza los descargos presentados por el contratista
5.2			No son satisfactorios los descargos

5.3			Declarara el incumplimiento del contrato con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato
5.4		Asesoría Jurídica	Proyecta acto administrativo que impone la multa
			FIN

6.1.4. Contratos adicionales

Los contratos adicionales pueden consistir en aclaraciones, modificaciones o adiciones propiamente dichas que pueden ser prorrogas de plazo del contrato o incremento en cantidades de objeto contractual que impliquen mayores valores al inicialmente señalado.

La adición del contrato debe ser autorizada por el Alcalde, según el caso, previo estudio de las razones o motivos que justifican la adición, efectuados por los funcionarios encargados del seguimiento del contrato.

Cualquiera que sea la adición que se realice, esto es, en tiempo o en valor la Entidad debe:

a. Hacer constar el hecho por escrito, esto es la suscripción de un contrato adicional, que forma parte del contrato principal y que se enumerará en forma cronológica ascendente.

b. Si la adición se refiere a incremento del valor, debe tenerse en cuenta además lo siguiente:

 Se debe obtener el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y posterior registro presupuestal.

 Si se requiere tener en cuenta vigencias futuras, se realizarán las exigencias ya mencionadas en este manual.

 Incremento proporcional del valor de la garantía única

En todo caso, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial expresado en salarios mínimos de la época en que fue suscrito.

c. Si se trata de ampliación del plazo de ejecución del contrato:

 Este tipo de adición no tiene límite legal alguno, pero en caso de comportar adición en el valor, esta última fijará el límite a la adición en plazo.

 La prorroga de la garantía única en el tiempo en que aquel se adiciones.

Las pólizas debidamente ampliadas deben ser aprobadas por el representante del municipio o el delegado para contratar.

La adición de plazo o valor requerirá, además, del cumplimiento de los requisitos observados para el contrato principal, el pago de impuesto de timbre, la publicación en el diario oficial y la publicación en el SECOP.

6.1.5. Coordinador o Interventor Interno

En los contratos que suscriba la Entidad se deberá pactar la cláusula de Interventoría, entendiéndose esta como el control, la vigilancia, supervisión o coordinación que deberá realizarse durante la ejecución del contrato con el ánimo de que éste se cumpla a cabalidad o por el contrario se tomen las acciones que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

En la disposición contractual respectiva deberá señalar en forma expresa quien deberá cumplir con dicha obligación (Nombre del Cargo y/o Dependencia), así como las funciones y atribuciones que tendrá.

Como regla general para lograr una adecuada supervisión e interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico.

El control administrativo deberá llevarse a cabo teniendo en cuenta entre otros, los siguientes aspectos:

 Velar por el cumplimiento de las obligaciones del contratista.

 Proyectar la correspondencia que resulte conveniente habida consideración a los requerimientos del servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones.

 Realizar un seguimiento a la ejecución del contrato.

 Recepcionar la correspondencia del contratista y hacer las observaciones que estime convenientes, remitirla a la dependencia correspondiente para el trámite de respuesta.

 Exigir el cumplimiento de los términos y plazos estipulados en el contrato.

 Informar a la Oficina jurídica respecto de incumplimientos o demoras en el cumplimiento de las obligaciones del contratista.

 Informar a la Asesoría jurídica respecto del incumplimiento de los plazos otorgados

 Requerir al contratista sobre el cumplimiento y obligaciones en los términos estipulados en el contrato.

 Suscribir las actas de iniciación y terminación, cuando sea del caso.

 Expedir los certificados de recibo a satisfacción de bienes, obras o servicios, los cuales serán soporte para efectuar los respectivos pagos.

 Proyectar para firma xxx Xxxxxxx o quien éste delegue según sea el caso, el acta de liquidación del contrato cuando así se requiera.

 Recomendar al Alcalde o a quien éste delegue, según el caso, la suscripción de contratos adicionales o modificatorios, previa la debida y detallada sustentación.

 Determinar, según el tipo de contrato, la necesidad de que se autoricen las mayores o menores cantidades de objeto contractual.

 En caso que presenten situaciones en que se requieran conceptos técnicos o jurídicos especializados, de los cuales no tenga el suficiente conocimiento, así lo hará saber a la dependencia responsable, y/o consultará a las dependencias que dieron origen al contrato, con miras a lograr la mejor decisión para las partes.

 Proyectar el acta de liquidación.

El control financiero deberá llevarse a cabo teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

 Controlar los pagos que se deban efectuar por parte de la Entidad de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula.

 Velar por la entrega oportuna del anticipo o pago anticipado, si a ello hubiere lugar.

 Aplicar las fórmulas de reajustes de precios que fueron pactadas en el respectivo contrato.

 Verificar la viabilidad de revisión de precios determinando en tales casos las causales y justificaciones que dan lugar a ello.

 Coordinar con la Coordinación del Grupo de Finanzas el soporte presupuestal necesario para cubrir compromisos que se deriven de contratos adicionales o modificatorios y en general cuando sea necesario reestablecer el equilibrio económico del contrato.

El control Técnico deberá llevarse a cabo teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

 Velar y verificar por que el contratista cumpla con las especificaciones técnicas y de calidad del objeto contractual

 Exigir la reposición o cumplimiento a satisfacción del objeto contractual entregado cuando este sea defectuoso, deficiente o no cumpla con las especificaciones y condiciones de calidad pactadas.

 Estudiar y conceptuar sobre la viabilidad de aceptar la modificación de las especificaciones técnicas del objeto contractual, siempre y cuando dicha modificación sea conveniente para la Entidad y que no altere al valor del contrato.

 Estudiar las situaciones particulares e imprevistas que se presenten en desarrollo del contrato, conceptuar sobre su desarrollo general y los requerimientos para su mejor ejecución, manteniendo siempre el equilibrio contractual.

 Supervisar que las solicitudes del contratista estén debidamente sustentadas. De no ser así rechazará las peticiones.

6.1.6. Solución de Controversias

Esta disposición contractual debe estipularse en los contratos con el fin de prever que en caso de presentarse controversias o diferencias respecto a aspectos financieros, técnicos o administrativos, la Entidad deberán acudir a los mecanismos directos de solución de controversias y agotarlos antes de recurrir a otras instancias como la intervención de conciliadores, amigables componedores, tribunales de arbitramento o la instancia contencioso administrativa. Para tal efecto, utilizará los mecanismos de mutuo acuerdo, amigable composición, transacción, conciliación, dependiendo siempre de la naturaleza y características del contrato.

6.1.7. TERMINACIÓN NORMAL

El contrato terminará en forma normal por cumplimiento del objeto contractual, vencimiento del término, o cumplimiento de la condición.

Culminado el contrato de tracto sucesivo éste deberá liquidarse de mutuo acuerdo dentro del término señalado en el contrato o en su defecto dentro de los cuatro (4) meses siguientes al hecho que genera su terminación. Vencido este plazo, procederá la liquidación unilateral en la forma prevista en la ley.

6.1.8. CAUSAS DE TERMINACIÓN ANORMAL

El contrato podrá terminar en forma anormal en las siguientes circunstancias.

6.1.8.1. Imposibilidad de Cumplimiento

Siempre que ocurran circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o imposibles físicos que imposibiliten la culminación o ejecución del contrato, éste se dará por terminado de mutuo acuerdo entre las partes, mediante la suscripción de un acta, en la cual se estipulará la liquidación del contrato en donde se expliquen las causales, se reúnan las sumas debidas por las partes y se efectúe el respectivo paz y salvo entre éstos.

6.1.8.2. Terminación Unilateral

La terminación se efectuará mediante Resolución motivada, en donde consten las causales de terminación, un resumen del contrato y su ejecución, las cargas pendientes de las partes, los acuerdos logrados con el contratista, si los hubiese, por la terminación anticipada y se ordenará la liquidación del contrato, de conformidad con la información existente al momento de la terminación.

6.1.8.3. Caducidad

Declarada la caducidad del contrato por el grave incumplimiento de las obligaciones del contratista, se procederá de conformidad con lo dicho anteriormente en este Manual.

En la resolución de caducidad se ordenará la liquidación del contrato y se tomarán las determinaciones que más convengan al servicio.

6.1.8.4. Nulidad Absoluta y Rescisión

La nulidad absoluta y por ende la terminación unilateral anticipada del contrato se decretará en los siguientes casos (Art.44 de la Ley 80).

 Si se celebran con personas incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o la Ley.

 En los celebrados contra expresa prohibición constitucional o legal.

 Los que se celebren con abuso o desviación de poder.

 Si se declaran nulos los actos administrativos en que se fundamenten.

En estos eventos "... El jefe o representante legal de la Entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado y ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre" (Art.45).

6.1.8.5. Terminación de Mutuo Acuerdo

Cuando resultare conveniente para las partes la terminación del contrato, procederá a darse por terminado y a liquidarse en el mismo acto, en donde se precisarán los motivos de su terminación, las cargas de las partes y el paz y salvo entre las mismas.

6.1.8.6. Terminación por exceso en Modificación Unilateral

En el evento que por las modificaciones unilaterales del contrato, su cuantía sobrepasaré o disminuyere en más del veinte por ciento (20%) de su valor originalmente pactado a precios básicos, (Art.16, inc. 2 de la Ley 80 de 1993) y el contratista solicitare su terminación anticipada, la administración procederá a hacerlo, para lo cual se levantará un acta entre las partes, en donde se expresen la causal y solicitud expresa del contratista, las cargas existentes entre las partes, las medidas conducentes para la menor afectación que se pueda causar al servicio y el paz y salvo entre las partes.

Una vez suscrita la respectiva acta de liquidación y/o terminación anticipada, la Asesoría Jurídica de la Entidad procederá a iniciar un nuevo proceso de escogencia del contratista en relación con la obra o servicio requerido, con la inclusión de las modificaciones efectuadas, para lo cual iniciará el proceso de selección aplicable.

En el evento de que ante la terminación anticipada se ocasionare grave deterioro o perjuicio al servicio público, a juicio xxx Xxxxxxx, según sea, y por causales objetivas, podrán el Alcalde iniciar el procedimiento contemplado en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993 (Contratación por urgencia manifiesta)

6.1.8.7. Cesión

En los eventos en que la Alcaldía haya autorizado la cesión del contrato, se procederá a suscribir un acta en donde conste tal hecho y en ella se ordenará la liquidación del contrato original con el fin de que las partes se declaren x xxx y salvo. Posteriormente se procederá a suscribir un nuevo contrato con el cesionario.

6.1.8. Documentos integrantes del contrato

En esta disposición contractual se deben detallar todos los documentos que entran a formar parte integral del contrato.

6.1.9. Domicilio contractual

En esta disposición se señalará que para todos los efectos legales, el domicilio contractual del contrato será el de la Entidad.

6.1.10. Solución de Controversias

Esta disposición contractual debe estipularse en los contratos con el fin de prever que en caso de presentarse controversias o diferencias respecto a aspectos financieros, técnicos o administrativos, la Entidad deberán acudir a los mecanismos directos de solución de controversias y agotarlos antes de recurrir a la instancia contencioso administrativa. Para tal efecto, utilizará los mecanismos de mutuo acuerdo, amigable composición, transacción, conciliación, constitución de tribunales de arbitramento, dependiendo siempre de la naturaleza y características del contrato.

6.1.11. Domicilio contractual

En esta disposición se señalará que para todos los efectos legales, el domicilio contractual del contrato será el de la Entidad.

CAPITULO VII

7.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA GESTION CONTRACTUAL

Las actuaciones y gestiones de índole contractual que adelante la Entidad son controladas por diferentes organismos, que tienen como fin garantizar una buena gestión, transparente y responsable por parte de las entidades del estado. De ahí que existan actividades de control desarrolladas por los siguientes órganos:

7.1.1. Control disciplinario

Es el ejercido por el Ministerio Público (Procuraduría General de la Nación) y de la entidad por parte del Grupo de Control Disciplinario.

Consiste en la vigilancia de la función administrativa desarrollada por los servidores públicos, de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política.

Lo anterior significa que la función administrativa debe ser desarrollada con fundamento en los principios de eficiencia, economía, moralidad, imparcialidad, igualdad, celeridad y publicidad.

La responsabilidad disciplinaria prescribe a los cinco (5) años de ocurridos los hechos que dan lugar a ella. (Ley 200 /95 Artículo 34)

7.1.2. Control Fiscal

Es el ejercido por la Contraloría General de la República. Consiste en una vigilancia o revisión financiera, de gestión y de resultados de las actividades adelantadas por la entidad en materia contractual, el cual se hace en forma posterior, es decir sobre contratos o gestiones contractuales ya realizadas. X.xx. que el contrato tenga los registros presupuestales de rigor, que el gasto corresponda a lo efectivamente contratado, que los reconocimientos al equilibrio contractual tengan asidero legal y que la liquidación del contrato corresponda a lo efectivamente realizado y ejecutado. Adicionalmente, con el objeto de ejercer la vigilancia de la gestión fiscal se creó el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal el cual está constituido por los subsistemas, métodos, principios, instrumentos y demás aspectos que garanticen el ejercicio del control fiscal de acuerdo a la reglamentación expedida por el Contralor General de la República (ley 598 de 2000). Adicionalmente, los procesos de responsabilidad fiscal se adelantarán conforme a lo previsto en la Ley 610 de 2000.

Esta responsabilidad prescribe a los 20 años de ocurridos los hechos que dan lugar a ella (Ley 80 art. 55)

7.1.3. Control Previo Administrativo

Es el realizado por la oficina de Control Interno de la Entidad, tal como en forma expresa lo ordena el artículo 65, inciso tercero de la Ley 80 de 1.993. Mediante este control se verificará el eficaz desarrollo de la gestión contractual de la entidad y el cumplimiento de normas legales, así como de lo dispuesto en el presente manual.

7.1.3.1. Aspectos fundamentales del control previo administrativo de los contratos

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 65 (Inc. 3) de la Ley 80 de 1993, la Oficina de Control Interno debe realizar entre otras siguientes actividades de verificación para ejercer un adecuado control previo administrativo de los contratos:

 Cotizaciones u ofertas que sirvan de soporte para el estudio xx xxxxxxx.(cuando se requiera)

 Cuadros comparativos de ofertas.

 Estudio previo de la contratación que servirá de soporte para la elaboración xxx xxxxxx de condiciones o la celebración del contrato. (según el caso).

 Disponibilidad presupuestal (fecha, cuantía)

 Existencia previa xx xxxxxx de condiciones

 Actas de comité de compras y adquisiciones, según sea el caso.

 Minuta de contrato (clausulado mínimo según el tipo de contrato).

 Cuando se trate de contratación directa, tener en cuenta los artículos 77 y ss, del Decreto 2474 de 2008.

 Acto administrativo de apertura

 Acto administrativo de justificación de la contratación directa.

 Aviso de convocatoria

 Publicaciones en el SECOP

 Publicaciones en prensa

 Información x Xxxxxx de comercio

Normas

 Ley 80 de 1993.

 Ley 1150 de 2007

 Ley 87 de 1993

 Decretos reglamentarios de la Ley 80 y 1150 de 2007;

 Decretos de delegaciones.

 Manual de procedimientos para la contratación.

7.1.3.2. Hoja xx Xxxx para el Control

Para cada proceso y contrato se diseñara una hoja xx xxxx que le permitirá al Sistema de Control Interno realizar la vigilancia y el control administrativo previo de todos los procesos contractuales. Modelo de Hoja xx Xxxx

7.1.4. Control Judicial

7.1.4.1. Penal

En lo correspondiente a la responsabilidad penal que pueda acarrear la gestión contractual, le compete a la Fiscalía General de la Nación. Dicha gestión consiste en la investigación de los delitos que se cometan con ocasión de la actividad contractual, de conformidad con el código penal y los artículos 67 y 58 de la ley 190 de 1995.

Esta responsabilidad prescribe a los veinte (20) años de ocurridos los hechos que dan lugar a ella (Ley 80 de 1993, art. 55)

7.1.5. Contencioso Administrativo:

Por acciones contenciosas administrativas derivadas de:

 Demandas que pretendan la declaratoria de nulidad del contrato por las causales previstas en el artículo 44 del C.C.A.

 Xxxxxxxx que pretendan la declaratoria de incumplimiento contractual y/o el reconocimiento de indemnizaciones con ocasión de la ejecución del contrato estatal, de conformidad con las normas del Código Contencioso Administrativo.

 Demandas de nulidad y restablecimiento del derecho contra los actos de adjudicación o declaratorio de desierta de la licitación.

 Demandas ejecutivas o coactivas, cuando en virtud de la declaratoria de caducidad, terminación unilateral, liquidación unilateral y multas, se liquiden sumas a favor de la Entidad.

7.1.6. Control Social

Es el ejercido por la comunidad, a través de las veedurías ciudadanas, las asociaciones cívicas, sindicales, etc. Es un control creado por la Constitución Política de 1991, que permite la participación ciudadana en las gestiones de las entidades del estado, particularmente el control de las actividades de índole contractual (art.103 y 270 C.P.; art.48 al 51 de la Ley 190 de 1995).

Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 51 de la ley 190, el Municipio publicará, mensualmente, una relación de contratos suscritos en dicho período indicando el objeto, nombre del contratista, valor y plazo de ejecución.

Sumado a lo anterior se deberá hacer la publicación de los contratos en el SECOP, el día de su suscripción o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

Lo anterior con el fin de que las entidades representativas de la sociedad y ciudadanos en general que expresen representar tales intereses, pueda solicitar su participación en la actividad contractual de la Entidad. La entidad empleará todos los medios a su alcance con miras a lograr una adecuada participación de control contractual de tales entidades o personas, siempre que aquellas tengan como finalidad los objetivos de servicios públicos buscados por la Entidad. Esta participación se hará, entre otras, efectiva en los siguientes aspectos:

 Se estudiarán detenidamente sus inquietudes en la elaboración de los pliegos de condiciones.

 Se estudiarán y discutirán sus apreciaciones sobre las capacidades de oferentes.

 Se realizará audiencia pública en todos los casos en que ésta se solicite o cuando de oficio así se determine.

 Se pondrán a disposición de los solicitantes los documentos contractuales que se requieran, y que no constituyan reserva legal.

 Se estudiarán las demás peticiones que se realicen en la actividad de la ejecución contractual y se procurarán los medios que estén al alcance de la Entidad para que se ejerza un efectivo control sobre la ejecución del contrato.

CAPITULO VIII

8.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

La Entidad para ejercer la vigilancia y control de la ejecución contractual, dará aplicación al manual de Interventoría, contenido en los anexos del presente manual de contratación, con el fin de implementar y reglamentar todos los controles y actividades que debe desempeñar el Interventor a quien se le delegue el control técnico, administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato durante su ejecución.

8.1.1. INTERVENTORÍA

8.1.1.1. Definición

Se entiende por interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, dentro de los términos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las cláusulas estipuladas en el contrato.

La interventoría comprende la programación, control, evaluación y seguimiento de los contratos de la Entidad, garantizando el buen desarrollo y ejecución de los contratos suscritos.

8.1.1.2. Procedimientos y Responsabilidades

Los procedimientos relacionados con la interventoría se encuentran contenidos en el Manual de interventoría.

CAPITULO IX

9.1. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL -SICE-

9.1.1. OBLIGACIONES DE LA ALCALDÍA

Son obligaciones de la entidad frente al SICE, las siguientes

 Inscripción. La Alcaldía

 Elaboración del registro y plan de compras

 Exigencia del certificado de registro

 Consulta de CUBS y precios indicativos

 Registro de contratos