MANUAL DE Fecha de

MANUAL DE CONTRATACION

Octubre de 2016

Versión: V1

MANUAL DE Fecha de

CONTRATACIÓN aprobación:

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“ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA SUBRED SUR OCCIDENTE ESE, SU IMPRESIÓN SE CONSIDERARA UNA COPIA NO CONTROLADA DEL MISMO, NO SE AUTORIZA SU REPRODUCCION."

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MANUAL DE CONTRATACIÓN

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. JUSTIFICACIÒN

4. MARCO CONCEPTUAL

5. DEFINICIONES

6. DESARROLLO DEL MANUAL

7. BIBLIOGRAFÍA

8. ANEXOS

9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL MANUAL

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos internos que se desarrollaran en las diferentes etapas del proceso de contratación para la adquisición de los bienes y servicios que requiera la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E. S. E. para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales .Así mismo, fijar las pautas, criterios y responsabilidades para el ejercicio de la supervisión contractual y el trámite de los procesos sancionatorios contra contratistas en eventos de incumplimiento contractual.

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.1.1. Obtener bienes y servicios de manera oportuna para que el servicio de salud a cargo de la Subred se preste de manera continua e ininterrumpida.

1.1.2. Obtener bienes y servicios con una relación costo – beneficio favorable a la Subred.

1.1.3. Facilitar a los interesados en contratar con la Subred, la libre y sana competencia.

1.1.4. Estandarizar procedimientos y establecer procesos contractuales uniformes acordes con las normas legales vigentes al interior de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E.

2. ALCANCE

El presente Manual incluye los propósitos, objetivos y normatividad legal, bajo la cual deben llevarse a cabo el procedimiento de contratación de bienes y servicios en sus diferentes fases (Precontractual, Contractual y Post-contractual) y que tiene como fin dar cumplimiento de los objetivos institucionales y la continua y eficiente prestación de los servicios de salud en la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E, siendo una herramienta de trabajo para los colaboradores de las diferentes áreas que participan en las diferentes etapas.

3. JUSTIFICACIÒN

El numeral 6º del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, establece que las Empresas Sociales del Estado se someterán al régimen contractual del derecho privado, pero discrecionalmente pueden utilizar las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratación Pública.

De acuerdo a los cambios en la normatividad y a la evolución en materia contractual se hace necesario modificar y actualizar el manual y los procedimientos para la contratación plasmándolos en un documento que sirva de guía para todos los actores internos y externos de la Sur Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E, que tengan relación con esta actividad.

4. MARCO CONCEPTUAL

Las Empresas Sociales del Estado constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas por la ley o por las Asambleas o Concejos, según el caso, sometidas al régimen jurídico previsto en el Capítulo III, Título II del Libro II de la Ley 100 de 1993 y sus modificaciones contenidas en las Leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011.

Conforme al numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral, en concordancia con el artículo 16 del Decreto 1876 de 1994, en virtud del cual se reglamentó la Ley 100 de 1993, y se determinó que las Empresas Sociales del Estado se rigen en materia de contratación por el derecho privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia, pudiendo discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, por la cual se Introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos, consagró que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicaran en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

La Constitución Política de Colombia en su artículo 209 establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, adoptado por la Ley 1437 de 2011, define en su artículo 3o, el alcance de tales principios.

Adicionalmente y en relación con la moralidad, el artículo 3o del Decreto-ley número 019 de 2012 determina que “la actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.

Por su parte, el artículo 5o del mencionado Decreto-ley preceptúa que “(…) los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas (…) no deben exigir más documentos y copias de los estrictamente necesarios, ni autenticaciones, ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa o tratándose de poderes especiales. En tal virtud las autoridades deberán proceder con

austeridad y eficiencia, y optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad de sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.

El artículo 76 de la Ley 1438 de 2011 estableció que las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado deberán adoptar un estatuto de contratación de acuerdo con los lineamientos que defina el Ministerio de la Protección Social, hoy de Salud y Protección Social.

De conformidad con la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, la actividad contractual de la Empresa Social del Estado, debe contemplar lo contenido en el capítulo VII: Disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública.

La Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, fijó los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual y el articulo 16 definió como termino para adopción de estos lineamientos, dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la Resolución.

El acuerdo Nº. 641 de 2016 del Consejo de Bogotá D. C. “Por el cual se efectúa la reorganización del sector salud de Bogotá, Distrito Capital, se modifica el acuerdo 257 del 2006 y se expiden otras disposiciones”, determinan en el artículo segundo la fusión de las Empresas Sociales del Estado en cuatro Sub Redes entre ellas la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E.

Que por Acuerdos 003 xx xxxx 03, 005 del 27 xx xxxx y 15 del 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 xx Xxxxx Directiva de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E adopto el Estatuto de Contratación donde se determinan las normas, procedimientos y tramites que garantizan racionalidad en los recursos, eficiencia en la atención de sus responsabilidades y trasparencia en sus actuaciones

5. DEFINICIONES

ACTA. - Documento en el que se deja constancia de lo tratado en una reunión o visita anotando los compromisos pactados indicando el responsable y el plazo para cumplirlos. Constancia de un acto contractual de mutuo acuerdo o unilateral.

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL. - Documento en el que consta la entrega de los bienes, obras o servicios contratados y recibo a satisfacción. Se determinan en ella la cantidad, calidad de lo recibido de acuerdo al objeto contratado.

ACTA DE INICIO. - Documento que suscriben el Supervisor y/o Interventor y el Contratista en el cual consta tanto la fecha de ejecución del contrato como la fecha última de entrega de lo contratado.

ACTA DE LIQUIDACION. - Documento suscrito por el Contratista, y el Ordenador del Gasto en el que constan todos los aspectos jurídicos y financieros necesarios para que las partes se declaren x xxx y salvo. Deben incluirse el valor inicial, el valor final ejecutado, los acuerdos, conciliaciones, transacciones, plazos prórrogas, adiciones, actas tramitadas, pólizas o garantías suscritas por los mismos.

ACTA DE REINICIO. - Documento firmado por el Supervisor, el Contratista y el Ordenador del Gasto por medio del cual se legaliza la determinación del parte de dar por terminada la suspensión del contrato y reiniciar la ejecución, previa modificación de la vigencia de las pólizas a cargo del Contratista.

ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONTRATO. - Documento suscrito por el Supervisor y/o Interventor, el Contratista y los demás participantes en las reuniones del contrato, las evaluaciones o visitas de verificación a la ejecución del contrato, dejando constancia de los compromisos acordados y el responsable de darles cumplimiento.

ACTA DE SUSPENSION. - Documento firmado por el Supervisor, el Contratista y el Ordenador del Gasto por el cual se legaliza el acuerdo de suspender el plazo y vigencia de la ejecución del contrato por circunstancias que deberán quedar expresamente plasmadas.

ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifican, aclarar o se da respuesta a un aspecto referido en los Términos de Condiciones, o solicitud de oferta dentro de un proceso contractual.

ADICIÓN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato.

ADJUDICAR: Es el acto administrativo motivado por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación, observación de las evaluaciones o comité de compras o el que haga sus veces o de culminación de la audiencia de subasta inversa, la entidad manifiesta que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la oferta más favorable para la ESE.

ANTICIPO: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del objeto del contrato, bajo la vigilancia del supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato.

AMPLIACIÓN: Implica la prolongación en el tiempo del plazo establecido para la ejecución de un contrato.

AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una entidad, o una persona jurídica o natural, para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.

AMORTIZACION DEL ANTICIPO. - Porcentaje que se descuenta de cada Factura, cuenta de cobro o documento equivalente, presentado por el Contratista que tiene como finalidad devolver a la Entidad el valor que le ha sido cancelado por concepto de anticipo.

ARRENDAMIENTO. - Contrato suscrito entre dos partes en la que una concede el uso o goce temporal de una cosa y la otra paga por ese uso o goce un precio cierto

BIENES INMUEBLES. - Tienen esta consideración todos aquellos bienes que son imposibles de trasladar sin ocasionar daños a los mismos, como casas o fincas, porque forman parte de un terreno o están anclados a él.

BIENES MUEBLES. - Por oposición a los bienes inmuebles, son todos aquellos bienes personales depositados en estancias que son transportables, pero que uno no suele llevar consigo y los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior

CADUCIDAD. - Cláusula Exorbitante que el Estado interpone ante el incumplimiento de las obligaciones del contratista. Se entiende como un castigo de la entidad estatal al contratista por dicho incumplimiento.

CAPACIDAD RESIDUAL: La capacidad residual se obtendrá de sustraer de la capacidad de contratación, el saldo del valor de los contratos en ejecución. La capacidad de contratación se deberá calcular mediante la evaluación de los siguientes factores: Experiencia (E), Capacidad Financiera (CF), Capacidad Técnica (CT), y Capacidad de Organización (CO). Para los· efectos de la evaluación de los factores mencionados en el inciso anterior, por ningún motivo, ni bajo ninguna circunstancia se podrán tener en cuenta la rentabilidad y las utilidades.

CESIÓN DEL CONTRATO: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita de la entidad.

CERTIFICADO DE DISPONSIBILIDAD PRESUPUESTAL.- El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL. - Todos los compromisos adquiridos por la ESE deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de los contratos

CLÁUSULA: Estipulación contractual que hace referencia a los compromisos y acuerdos a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado.

CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.

En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que la ESE pueda interponerlas

CONTRATANTE. - Será la ESE cuando actúa como pagador del bien o servicio contratado, con cargo a recursos públicos.

CONTRATISTA. - Es la persona natural o jurídica que es contratada por la ESE para la prestación de un servicio o entrega de un bien.

CONTRATO. - Acuerdo de voluntades mediante el cual las partes convienes unas prestaciones permitidas por la ley, y contraen unas obligaciones mutuas de obligatorio cumplimiento, pues este acto es una Ley para las partes. Son elementos integrantes del mismo la fijación del objeto del contrato, las condiciones de ejecución del mismo, valores, cantidades, calidades, derechos y obligaciones de las partes, término de duración, plazo de ejecución, liquidación, etc.

Cuando una de las partes es una persona de derecho privado o público, estaremos frente a un contrato si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter-administrativo.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION. - Aquel en el que la

persona contratada realiza actividades predominantemente materiales y no calificadas, a fin de atender las necesidades propias de la ESE.

COMODATO: Contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.

DAÑO. - Detrimento, perjuicio o menoscabo que una persona natural o jurídica sufre a consecuencia de la acción u omisión de otra, y que afecta a sus bienes, derechos o intereses.

DAÑO ANTIJURIDICO. - Es aquella lesión patrimonial o extra patrimonial, causada en forma lícita o ilícita y que el perjudicado no está en el deber jurídico de soportar.

DAÑO PATRIMONIAL.- Lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público.

DECLARACIÓN DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso.

Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por adenda y/o acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

DEROGAR: Xxxxxx, suprimir, dejar sin vida una norma.

ENTIDAD PUBLICA. - Son entidades públicas la Nación, las entidades territoriales, los establecimientos públicos, las empresas industriales o comerciales y las sociedades de economía mixta sujetas al régimen previsto para las empresas industriales del estado, las empresas sociales del estado del orden nacional, departamental, distrital o municipal cualquiera que sea su nivel, ya sea del sector central o descentralizado.

FACTURA. - Titulo valor originado por el Contratista que contiene la descripción del bien o servicio a pagar, así como los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones que por ley sean necesarios y que respalda el cobro de lo prestado y el pago por parte de la Secretaría y/o Fondo.

GARANTIA UNICA. - El contratista prestará el respectivo documento lega avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado.

Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias, otras.

INFORME DE SUPERVISION: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta al Hospital sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Estos están destinados a servir de medios de prueba para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante, así como a transacciones o solución de conflictos.

INTERPRETACION UNILATERAL. - Cláusula exorbitante que el Estado (Secretaría y/o Fondo) interpone cuando existan discrepancias en la interpretación de una disposición del contrato durante la ejecución del mismo.

INTERVENTORÍA consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la ESE, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

MINUTA: Documento contentivo de acuerdos entre las partes.

MULTA: Sanción impuesta al contratista cuando este incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enérgico llamado de atención, con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado.

MODIFICACION DEL CONTRATO. - Acuerdo escrito que, a través de un Otrosí al contrato, suscriben el Ordenador del Gasto y el Contratista para variar las condiciones del contrato, previa solicitud y/o visto bueno del Supervisor.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: La ESE deberá elaborar un plan anual de adquisiciones, que podrá actualizar de acuerdo a sus necesidades, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir durante el año, acorde con las necesidades de la institución y los recursos presupuestales con que se cuente. Este plan y sus actualizaciones deben ser publicados en la página WEB de la ESE y en el sistema electrónico de contratación pública SECOP o el que haga sus veces.

PLAZO DE EJECUCION. - Término o periodo de tiempo que se fija en el contrato para que el Contratista dé cumplimiento al objeto contractual y las demás obligaciones pactadas

PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que presenta una oferta o propuesta a efecto de aspirar celebrar contratos con la ESE.

PRORROGA: Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecución de un contrato, debiendo existir para el efecto presupuesto y necesidad del servicio o bien.

PROVEEDOR. - Persona Natural o Jurídica con capacidad legal para celebrar contratos de suministro de mercancías, materiales, insumos, equipos y demás bienes o servicios.

PUBLICACION DEL CONTRATO. - Requisito que garantiza la transparencia de la contratación en la ESE.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del mismo.

RUBRO PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto de la ESE que se afecta específicamente para el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los términos dispuesto por la Ley Orgánica de Presupuesto.

SECOP. - Sistema Electrónico para la Contratación Pública creado como un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control. Tiene como objetivo dar uniformidad a la información sobre la contratación pública.

SERVIDOR PÚBLICO. - Persona Natural que presta sus servicios al Estado, como empleado público, vinculado por una situación legal y reglamentaria, o como trabajador oficial a través de contrato de trabajo.

SUPERVISION consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la ESE cuando no requieren conocimientos especializados, y para la cual el mismo podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

TERMINACION UNILATERAL. - Cláusula Exorbitante que el Estado interpone para la finalización anticipada del contrato. La ley ha dispuesto que esta cláusula sea efectiva en los siguientes casos:

➢ Cuando las exigencias del servicio público objeto del contrato lo requieran.

➢ Cuando las circunstancias de alteración del orden público obliguen a ello.

➢ Por muerte o incapacidad física permanente del contratista- persona natural.

➢ Por disolución de la personería jurídica, cuando el contratista tenga esta calidad.

➢ Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.

➢ Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista, que afecten gravemente el cumplimiento del contrato.

UNION TEMPORAL. - Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas que presentan en conjunto una misma propuesta para la selección, celebración y ejecución de un contrato. Cada uno de sus integrantes responde solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato, pero las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato se imponen de acuerdo con la participación de cada uno de los miembros de la Unión Temporal. No obstante, lo anterior en el documento de conformación de la Unión Temporal sus integrantes designarán un representante del mismo

VALOR FINAL DEL CONTRATO. - Es el producto de la suma de valor inicial del contrato, sus modificaciones, deducciones en valor y adiciones en valor y deberá constar en el Acta de Liquidación Final del Contrato.

VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN: Establecidas conforme la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso

de contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y la documentación pertinente que no aparezca publicada en la página Web de la Entidad.

6. DESARROLLO DEL MANUAL

6.1 GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN

6.1.1 NATURALEZA JURIDICA Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E. S. E., fue creada por el Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xx. 000 xx 0000 xxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, xx una empresa cuya función principal es la prestación de servicios de salud entendida como un servicio público a cargo del Estado que integra el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

De conformidad con las previsiones del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, la Subred, por tratarse de una categoría especial de entidad pública descentralizada, cuenta con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, y se rige en materia contractual por las normas del derecho privado, pudiendo establecer de manera discrecional la aplicación de las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública.

6.1.2. FINES DE LA CONTRATACIÓN

Los contratos que celebre la Empresa Social del Estado estarán encaminados al cumplimiento de los fines estatales a su cargo, es decir, a la continua y eficaz prestación del servicio público de Salud y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines.

6.1.3 RÉGIMEN JURIDICO APLICABLE

Los contratos que realice la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E. S. E., de conformidad con lo establecido en el artículo 195 de la Ley 100 de 1993, se sujetarán a las normas del derecho privado, a aquellas de que trata el Estatuto de Contratación de la empresa previsto en el Acuerdo 003y 05 de 2016, y discrecionalmente podrán incluir las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015y demás normas que las modifiquen, adicionen o reformen.

Así mismo la Empresa, en su gestión contractual, deberá aplicar los principios de la función administrativa y de sostenibilidad fiscal contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artículo 13 de la Ley1150 de 2007, la Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, y demás normas que las modifiquen o adicionen.

6.1.4 DELEGACIÓN

El Gerente podrá delegar en funcionarios del nivel Directivo, la suscripción de contratos hasta la suma equivalente a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes, mediante acto administrativo debidamente motivado, conservando la facultad de modificar la delegación o reasumir dicha función en cualquier momento.

6.1.5 CONTROL SOCIAL:

La Empresa, en aras de posibilitar y facilitar la participación de la comunidad, invitará a las Veedurías Ciudadanas, Grupos de Interés, etc., para que participen en las audiencias que se realicen en desarrollo de los procesos contractuales, mediante la publicación de avisos en las carteleras Institucionales y en la página Web.

6.2 COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN

La Empresa Social del Estado contará con un Comité Asesor de Contratación, que será una instancia conformada según lo establecido en el Estatuto de Contratación de la empresa, tendrá la responsabilidad de participar en toda la gestión contractual de la empresa, en especial en lo relativo a la elaboración del plan anual de adquisiciones, así como en el estudio, evaluación y recomendación de la oferta más favorable para la Empresa, de acuerdo con los términos de condiciones de los procesos de convocatoria pública, subasta inversa y todos aquellos procesos en los que así lo requiera el Gerente, atendiendo siempre el interés de la entidad y contemplando los principios fundamentales de la contratación administrativa, como son, entre otros, la eficiencia, eficacia y efectividad.

Su funcionamiento y conformación se establece en el acto administrativo de su constitución

6.3 ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

6.3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

Comprende desde la identificación de la necesidad de adquirir un bien o servicio para la Empresa hasta la suscripción del contrato y comprende a su vez dos sub fases: Planeación y selección.

6.3.1.1. Fase de planeación

Comprende los estudios y documentos previos, los términos de condiciones o invitaciones.

6.3.1.1.1. Plan Anual de Adquisiciones

El plan anual de adquisiciones es una herramienta que busca (i) facilitar a la empresa la identificación, registro, programación y divulgación de sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) Permitir a la empresa el diseño de estrategias de contratación basadas en la agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

En el plan anual de adquisiciones, la empresa debe señalar la necesidad y el bien o servicio que satisface esa necesidad utilizando el clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas, adoptado por Colombia Compra Eficiente, e indicar el valor estimado, las cantidades aproximadas, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la cual se iniciará el proceso de contratación.

6.3. 1.1.1.1 Funcionario Responsable

El (La) Subgerente Administrativo (a) es el encargado del plan anual de adquisiciones y es responsable de:

• Organizar un cronograma para la elaboración y actualización del plan anual de adquisiciones.

• Obtener la Información necesaria para diligenciar el plan anual de adquisiciones por parte de los encargados de todos los procesos de la empresa.

• Diligenciar el Documento y presentarlo al Comité Asesor de Contratación para su consolidación, el cual estará encargado de presentarlo ante la Gerencia.

• Publicar el plan anual de adquisiciones en la página web de la entidad y en el Sistema Electrónico de Contratación Pública- SECOP.

• Revisar y presentar las actualizaciones al Comité Asesor de Contratación del plan anual de adquisiciones, en los eventos en que ello sea necesario.

6.3.1.1.1.2. Elaboración

El plan anual de adquisiciones se elaborará y actualizará de acuerdo al procedimiento interno establecido dentro de la empresa, a la normatividad vigente y a los lineamientos y recomendaciones de Colombia Compra Eficiente.

Para su elaboración, se procederá así:

• El (La) Subgerente Administrativo (a) solicitará a todas las áreas de la Empresa la definición de los requerimientos de los bienes, productos o servicios necesarios para la ejecución de los fines y objetivos institucionales que le competen.

• Una vez recibidas las solicitudes, El (La) Subgerente Administrativo (a) deberá elaborar el proyecto del plan anual de adquisiciones, el cual deberá ser presentado ante el Comité Asesor de Contratación.

• El Comité Asesor de Contratación ajustará el plan anual de adquisiciones al presupuesto proyectado para la vigencia.

• Una vez consolidado el plan anual de adquisiciones por el Comité Asesor de Contratación, el presidente del Comité entregará a la Gerencia el documento, para su aprobación.

• Aprobado el plan anual de adquisiciones por parte de la Gerencia de la empresa, será responsabilidad del El (La) Subgerente Administrativo (a) hacer las publicaciones previstas en el numeral anterior.

• Las actualizaciones y modificaciones deberán surtir el mismo procedimiento establecido para la elaboración del plan.

6.3.1.1.1.3. Contenido del plan anual de adquisiciones

El plan anual de adquisiciones debe identificar los bienes, compras o servicios siguiendo los parámetros de Colombia Compra Eficiente.

6.3.1.1.1.4. Aprobación y Adopción

El plan anual de adquisiciones propuesto será aprobado y adoptado por la Gerencia de la Empresa.

6.3.1.1.1.5. Divulgación

Una vez adoptado el plan este será remitido por la El (La) Subgerente Administrativo (a) a las diferentes dependencias de la entidad.

6.3.1.1.1.6. Publicación

El plan anual de adquisiciones y sus actualizaciones serán publicados en el SECOP y en la página WEB de la empresa a más tardar el 31 de Enero de cada vigencia Fiscal.

6.3.1.1.1.7. Actualización y/o modificación

El plan anual de adquisiciones debe actualizarse cuando: (i) Se realicen ajustes en los cronogramas de adquisición, valores o modalidad de selección; (ii) sea necesario incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;

(iii) se requiera excluir, obras, bienes o servicios.

6.3.1.1. 1 .8. Ejecución, evaluación y seguimiento

El Asesor de Planeación será responsable de la ejecución de la contratación que fue aprobada en el plan anual de adquisiciones y deberá presentar informes trimestrales al Comité Asesor de Contratación, quien supervisará su ejecución.

6.3.1.1.2. Estudios y documentos previos en el proceso de selección del contratista

Son el soporte para tramitar los procesos de contratación de la empresa de acuerdo al formato de estudios previos, los cuales deberán contener los siguientes elementos además de los especiales para cada modalidad de selección.

6.3.1.1.2.1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación y su justificación:

Es la expresión escrita y detallada de las razones que justifican el que, el por qué y el para qué de la contratación.

Cada líder de proyecto, subdirector o director deberá consignar el por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación, con el fin de justificar y soportar la inversión de los recursos.

6.3.1.1.2.2. Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato lo requiera, diseño y construcción técnica para el desarrollo del proyecto. Para el desarrollo de este elemento se debe especificar:

Definición y alcance del objeto a contratar, el cual debe establecerse de manera concreta, clara y detallada, indicando la duración, el lugar y la cantidad de bienes, o el servicio a contratar y demás condiciones de tiempo y modo en el que se desarrollará el objeto contractual.

Las especificaciones técnicas con claridad, entre las que se deben incluir, entre otras:

• Posibilidades futuras de actualización de los bienes, vida útil, coherencia con las herramientas antes adquiridas, calidad del personal que debe prestar los servicios y las demás que se requieran.

• Los compromisos, declaraciones y acreditaciones que deban efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante durante el periodo de evaluación de la propuesta.

• Los servicios conexos, es decir los que se derivan del cumplimiento del contrato como las capacitaciones, los mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, la entrega de insumos o equipos para apoyo tecnológico, entrega de manuales ,instalación, transporte, etc.

Si se trata de un proceso de selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, según el formato de estudios previos se debe especificar:

• Denominación del bien o servicio, la clasificación de acuerdo con el clasificador de Bienes y Servicios, la identificación adicional requerida, la unidad de medida, calidad mínima y los patrones de desempeño mínimos.

• Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos. Además se deberá dejar constancia de los requisitos que deba reunir tanto la empresa como el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.

Si el contrato incluye diseño y construcción se deberán adjuntar documentos técnicos como cálculo, planos, entre otros.

• Codificación del objeto a contratar según el clasificador de bienes y servicios de las Naciones Unidas siguiendo la GUÍA PARA CODIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE ACUERDO CON EL CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS, sus modificaciones, actualizaciones o el documento que la remplace según las indicaciones de Colombia compra eficiente.

• Relacionar el lugar de ejecución del contrato.

• Finalmente, se deberán establecer de forma genérica las obligaciones de las partes.

6.3.1.1.2.3. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo

Se deberá definir el costo económico que tendrá el bien o servicio del contrato a celebrar en el que justifique con base en que parámetros estableció el valor.

Así mismo deberá describir la forma de pago, el tiempo de entrega y la garantía del producto o servicio ofrecido.

6.3.1.1.2.4. Criterios para seleccionar la oferta

En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, el área responsable deberá señalar los requisitos técnicos habilitantes y sugerir los criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales podrán permitir escoger el ofrecimiento más favorable para la empresa teniendo en cuenta los fines que esta busca con la contratación.

6.3.1.1.2.5. Análisis del riesgo

En los estudios previos, la empresa deberá tipificar y estimar los riesgos que puedan afectar la ejecución del contrato a celebrar, con el fin de asignarlos en los términos de condiciones y las invitaciones de manera previa al proceso de contratación y garantizar que quienes se presenten al proceso contractual conozcan anticipadamente las obligaciones y cargas a asumir durante el mismo.

6.3.1.1.2.6. Otros

En los estudios previos deberá dejarse constancia, además de lo reseñado en los numerales anteriores, de lo siguiente:

• Indicar si el contratista es el proveedor único o tiene exclusividad en la distribución del bien.

• Señalar y justificar si es necesaria, la contratación de un tercero que ejerza la vigilancia técnica de la ejecución contractual.

6.3.1.1.3. Definición del proceso de selección

Una vez radicados los estudios de necesidades en la Subgerencia Administrativa, dicha dependencia deberá determinar la modalidad de selección del contratista.

6.3.1.1.4. Términos de condiciones

En los casos de convocatoria pública y subasta inversa siempre se requerirá la elaboración de los términos de condiciones, en los cuales se deberá incluir como mínimo la siguiente información, la cual debe corresponder a su vez a los estudios y documentos previos:

a. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.

b. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

c. Los criterios mínimos habilitantes y de selección, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.

d. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los requisitos que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán y las reglas de desempate, así como las reglas para la adjudicación del contrato.

e. Los criterios de desempate de las ofertas.

f. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.

g. El valor del contrato, el plazo, la forma de pago y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

h. El certificado de disponibilidad presupuestal

i. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

j. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones, las cuales podrán ser:

• Contrato de Seguro contenido en una póliza.

• Patrimonio autónomo.

• Garantía Bancaria.

• Títulos Valores

Los amparos que se exijan por parte de la Empresa Social del Estado deben corresponder a los siguientes:

• De Seriedad de la oferta: En las ofertas cuya cuantía sea igual o superior a 150 S.M.M.L.V., el oferente deberá constituir esta garantía, para precaver los perjuicios que se presenten en caso de que el seleccionado no se allane a la celebración del respectivo contrato. Su cuantía corresponderá a la que en cada caso se determine, la cual no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de la propuesta y tendrá una duración iguala la del plazo máximo previsto para la aceptación o suscripción del contrato y cuatro (4) meses más.

• Del Cumplimiento del Contrato: En los contratos cuya cuantía naturaleza o complejidad así lo exija, el contratista deberá constituir esta garantía, para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales, independiente de las multas y la cláusula penal que se pacte en el contrato. Su cuantía corresponderá a la que en cada caso se determine, la cual no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del contrato y una duración igual a la del plazo máximo previsto al momento de la suscripción del contrato y tres (3) meses más.

• De Correcto Manejo, Buena Inversión y Reintegro de Anticipo en el Contrato u orden: En todos los contratos u órdenes en que la Empresa Social del Estado pacte la entrega de anticipo, el contratista deberá constituir esta garantía para proteger a la Empresa Social del Estado de la apropiación o la destinación indebida de los dineros entregados al contratista como anticipo del contrato. Su cuantía deberá corresponder al cien por ciento (100%) de la suma entregada a título de anticipo dentro del contrato y su vigencia será igual a la requerida para su total amortización. Su aprobación será requisito previo para el desembolso del anticipo al contratista.

• De la Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes: En los contratos cuya cuya cuantía naturaleza o complejidad así lo exija, el contratista deberá constituir esta garantía, para precaver las futuras eventualidades en que uno o varios bienes de los contratados no reúnan las especificaciones o calidades exigidas para la contratación o que no sean aptos para los fines para los cuales fueron adquiridos, así como para precaver también los vicios de fabricación y la calidad de los materiales o componentes. Su cuantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del contrato y su vigencia será igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.

• De Estabilidad de la Obra: En los contratos de obra pública el contratista deberá constituir esta garantía para precaver que durante el periodo acordado la obra contratada, en condiciones normales de uso, no sufrirá deterioros imputables al contratista. Su cuantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del monto del contrato y su vigencia será de cinco (5) años a partir de la aceptación o recibo final de la obra.

• De Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: En los contratos de prestación de servicios a que haya lugar, el contratista deberá constituir esta garantía para precaver los eventos en que incurra en el no pago de las obligaciones laborales respecto de los trabajadores relacionados con la ejecución del respectivo contrato. Su cuantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del contrato y su vigencia será de tres (3) años.

• De Responsabilidad Civil Extracontractual: En los contratos a que haya lugar el contratista deberá constituir esta garantía para asegurar el pago de los perjuicios que el contratista ocasione a terceros por razón de la ejecución del contrato. Su cuantía no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del monto del contrato y su vigencia será igual al plazo del contrato y tres (3) meses más.

• Del Seguro de Manejo de Recursos Públicos para Particulares: En los contratos a que haya lugar, independientemente del monto, el contratista deberá constituir esta garantía, para precaver la

Empresa Social del Estado contra la comisión de delitos como hurto, abuso de confianza, falsedad, estafa de acuerdo con su definición legal, cometidos por el afianzado o personal que ejecuta el contrato en perjuicio de la Empresa Social del Estado. Su cuantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del contrato y su vigencia será igual a la del plazo pactado en el contrato y cuatro (4) meses más.

• De la provisión de repuestos, accesorios y correcto funcionamiento de equipos: Para prevenir el incumplimiento de la provisión de repuestos y accesorios necesarios para los equipos o bienes adquiridos, su cuantía no será inferior al 5% del valor estimado de los repuestos o del valor del contrato y su plazo será durante la ejecución del contrato o un (1) año desde la entrega del repuesto o accesorio.

k. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

l. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

m. El plazo dentro del cual la Empresa Social del Estado puede expedir adendas.

n. El cronograma, el cual debe contener las fechas, horas, plazos para las actividades propias del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato, suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.

x. Xxxxx físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de condiciones, estudios y documentos previos.

p. El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.

q. La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Administración Pública.

r. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.

En los términos de condiciones en los procesos de selección por subasta inversa, se requerirá, que, además de los requisitos previstos en el numeral anterior, se establezca lo siguiente:

a) Fecha, hora de inicio de la subasta.

b) Forma de efectuar los lances

c) Periodicidad de los lances

d) Margen de mejoramiento de la oferta.

PARÁGRAFO: Los términos de condiciones deberán ser publicados en la página web de la empresa así como en el Sistema de Contratación Pública

Para la contratación directa se establecerá dentro de la invitación a cotizar los siguientes:

• La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.

• La modalidad del proceso de selección y su justificación.

• Los criterios mínimos habilitantes, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.

• El valor del contrato, el plazo y la forma de pago.

• El certificado de disponibilidad presupuestal.

• Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones, de ser necesario.

• El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.

• Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.

6.3.1.2. Fase de Selección y Adjudicación

Esta etapa comprende desde la radicación de los estudios y documentos previos, hasta la resolución de adjudicación expedida por el Gerente de la Empresa, en los casos que se requiera según su naturaleza y cuantía.

6.3.1.2.1. Modalidades de selección

La empresa, con base en los estudios y documentos previos, determinará el proceso precontractual utilizando una de las siguientes modalidades de selección:

a) Convocatoria Pública

b) Subasta inversa

c) Contratación directa

d) Otros mecanismos de selección

• Procesos de Negociación Conjunta

• Bolsas de Productos

• Contratación por medios electrónicos

6.3.1.2.1.1. Convocatoria pública

Es el procedimiento a través del cual la Empresa invita públicamente a personas naturales o jurídicas, para que en igualdad de oportunidades, formulen ofertas acerca de las obras, bienes y servicios que requiera la empresa y selecciona la oferta más favorable de acuerdo a los criterios establecidos en los términos de condiciones en los cuales se señalarán las reglas claras, los plazos y criterios de evaluación a los cuales se sujetará el proceso de contratación.

Se utilizará esta forma de contratación cuando el objeto de la contratación no corresponda a ninguna de las causales de contratación directa señaladas en el estatuto de contratación de la empresa y cuya cuantía supere el 0.2% y hasta por el 2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred, en cuyo caso NO será necesaria la autorización de la Junta Directiva.

Cuando la cuantía del objeto a contratar exceda del 2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred, se requerirá de la autorización de la Junta Directiva de la Subred, con antelación al inicio del proceso.

6.3. 1. 2. 1. 1.1. Procedimiento de la convocatoria pública

Surtidos y agotados los requisitos que señalan en la fase de planeación contractual prevista en el Estatuto de contratación y en el presente manual, la Empresa:

• ¡Expedirá la respectiva disponibilidad presupuestal, de acuerdo al valor estimado para la Convocatoria!

• Publicará en la página WEB y en el SECOP de manera previa a la apertura del proceso, con un término mínimo de tres (03) días de antelación, un aviso de convocatoria, en el cual se expresará como mínimo:

a. Objeto a contratar

b. Fecha de la apertura del proceso

c. Personas que se pueden presentar

d. Forma de consultar los términos de referencia

e. Valor del presupuesto oficial

• El plazo de la convocatoria, entendido como el comprendido entre la apertura y el cierre de la convocatoria será el que se considere necesario según la naturaleza, cuantía y el objeto a contratar. El plazo fijado se podrá prorrogar por la Empresa antes de su vencimiento.

• Desde la apertura del proceso de selección y hasta antes del cierre, según los términos definidos en cada convocatoria, los proponentes podrán presentar observaciones a los términos de condiciones, a los cuales se dará respuesta por parte de la administración. En caso de que la respuesta a las observaciones modifique los términos de condiciones se expedirá y publicará la adenda respectiva. En todo caso, no se podrán expedir adendas en un término inferior a veinticuatro (24) horas antes de la fecha y hora de cierre de la convocatoria.

• El día y hora señalados para el cierre del proceso de selección, en audiencia pública, se abrirán las propuestas y se levantará un acta suscrita por el (La)Subgerente Administrativo (a) o quien haga sus veces, quien lo presidirá, un integrante de la Oficina de Control Interno, uno de los demás integrantes del Comité Asesor de Contratación y los Asistentes a la Audiencia, donde conste nombre del proponente, número de folios de la propuesta y valor de la misma.

• Cerrada la convocatoria el Comité de Evaluación, designado por la Gerencia, realizará calificación desde el punto de vista jurídico, técnico, financiero y económico de conformidad con los términos de condiciones. El plazo de calificación será el estipulado en los términos de condiciones.

• Una vez se entregue el informe de evaluación por el Comité Evaluador, este se publicará y pondrá a disposición de los oferentes por un término determinado en los términos de condiciones.

• El Comité Evaluador dará respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes, en caso de ser necesario modificará el informe preliminar de evaluación, el cual deberá ser publicado en los términos que se establezcan en los términos de condiciones. Una vez en firme la evaluación, el Comité Asesor de Contratación, recomendará al gerente de la Empresa con quien contratar de acuerdo con la calificación obtenida y con los criterios de adjudicación señalados en los términos de condiciones.

• Los plazos para la adjudicación y firma del contrato se señalarán en los respectivos términos de condiciones. El gerente de la Empresa podrá prorrogar estos plazos. La Empresa adjudicará el contrato por medio de acto administrativo debidamente motivado.

• Adjudicado el contrato se enviará la documentación del mismo a la oficina correspondiente para que se elabore y legalice el respectivo contrato.

• La empresa podrá declarar desierto total o parcialmente la convocatoria cuando:

o No se presente proponente alguno a la convocatoria.

o En alguno de los ítems o grupos no exista proponente

o Ningún proponente cumpla los requisitos de habilitación.

o En alguno de los ítems o grupos ningún proponente sea hábil.

6.3. 1. 2. 1. 2. Subasta Inversa

Es el procedimiento mediante el cual la Empresa convoca públicamente a personas naturales o jurídicas, en igualdad de condiciones, para que presenten sus ofertas o propuestas en una puja dinámica efectuada en forma presencial, mediante la reducción sucesiva de precios.

Este procedimiento de selección deI contratista podrá ser utilizado para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización sin importar la cuantía de la contratación.

6.3. 1. 2. 1. 2. 1. Procedimiento de la subasta inversa

Surtidos y agotados los requisitos que señalan en la fase de planeación contractual prevista en el Estatuto de contratación y en el presente manual, la Empresa:

1. Expedirá la respectiva disponibilidad presupuestal de acuerdo al valor estimado para la Subasta Inversa.

2. Publicará de manera previa a la apertura del proceso, con un término mínimo de tres (03) días de antelación, un aviso de convocatoria en la página WEB y en SECOP, en el cual se expresará como mínimo:

a. Objeto a contratar

b. Fecha de la apertura del proceso

c. Personas que se pueden presentar

d. Forma de consultar los términos de condiciones

e. Valor del presupuesto oficial

3. El gerente de la Empresa ordenará la apertura de este proceso de selección, por medio de acto administrativo motivado.

4. El plazo de la subasta, entendido como el comprendido entre la apertura y el cierre del proceso de selección, será el que se considere necesario según la naturaleza, cuantía y el objeto a contratar. El plazo fijado se podrá prorrogar por la Empresa antes de su vencimiento.

5. Desde la apertura del proceso de selección y hasta antes del cierre, según los términos definidos en cada subasta inversa, los proponentes podrán presentar observaciones a los términos de condiciones, a los cuales se dará respuesta por parte de la administración. En caso de que la respuesta a las observaciones modifique los términos de condiciones se expedirá y publicará la adenda respectiva. En todo caso, no se podrán expedir adendas en un término inferior a veinticuatro (24) horas antes de la fecha y hora de cierre de la subasta.

6. El día y hora señalados para el cierre del proceso, en audiencia pública, se abrirán las propuestas, las cuales deberán contener dos partes: la primera, en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y el cumplimiento de los requisitos habilitantes definidos en la ficha técnica; la segunda, en la cual se establezca el precio inicial propuesto.

7. De dicha audiencia se levantará un acta suscrita por Xx (La)Subgerente Administrativo (a) y un integrante de la Oficina de Control Interno, uno de los demás integrantes del Comité Asesor de Contratación y los Asistentes, donde conste nombre del proponente, número de folios de la propuesta y valor de la misma.

8. Cerrada la radicación de propuestas dentro del proceso de subasta inversa, el Comité Evaluador, designado por la Gerencia realizará la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero de conformidad con los términos de condiciones. El plazo de verificación será el estipulado en los términos de condiciones.

9. Una vez se entregue el informe de evaluación por el Comité de Evaluación, este se publicará y pondrá a disposición de los oferentes por un término determinado en los Términos de condiciones.

10. El Comité Evaluador dará respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes, en caso de ser necesario modificará el informe preliminar de evaluación, el cual deberá ser publicado en los términos que se establezcan en los términos de condiciones. Una vez en firme la evaluación, se procederá a realizar la subasta, siempre que haya mínimo dos (2) oferentes habilitados que cumplan con los requisitos técnicos de los bienes y/o servicios requeridos.

11. Si solo se presenta un oferente al proceso de contratación, la Empresa podrá adjudicarle siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes y el valor de la oferta sea igual o menor al presupuesto estimado. Así mismo, podrá adjudicarse el contrato en los eventos en los que, pese a que exista pluralidad de oferentes, solo uno cumple con los requisitos habilitantes y el valor de la oferta sea igual o menor al presupuesto estimado.

12. La subasta será dirigida por el Comité Asesor de Contratación con participación del responsable del área desde la cual provino la necesidad.

13. La empresa estructurará la subasta inversa de manera que antes de su realización, los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que las presenta.

14. La subasta debe empezar con el precio más bajo indicado por los proponentes y solo se valdrán los lances efectuados en la subasta y que mejoren el margen mínimo establecido.

15. Si no se presentan lances durante la subasta, la Empresa adjudicará a quien haya presentado el precio inicial más bajo.

16. El contrato podrá ser adjudicado al proponente que haya presentado el precio inicial más bajo, así no se hubiese presentado a la audiencia de subasta inversa.

17. Al terminar la presentación de cada lance la empresa informará cual es el lance más bajo.

18. El Comité Asesor de Contratación evaluará y solicitará al contratista, dentro de la audiencia de la subasta inversa, justificación que soporte la oferta en los casos de valores que se estimen artificialmente bajos.

19. Los lances se harán en sobre cerrado y serán leídos, una vez vencido el tiempo establecido para el lance.

20. La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances o propuestas adicionales durante el período de tiempo definido para la presentación de lances. La Empresa adjudicará el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo e indicará, en el acto de adjudicación, que será expedido por el

Gerente mediante acto administrativo motivado, el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos.

21. Si al término de la subasta, existe empate entre dos o más proponentes, la Empresa adjudicará al oferente que presentó el menor valor inicial. En caso de persistir el empate, la Empresa debe aplicar las reglas contenidas en los términos de condiciones.

22. Una vez terminada la subasta, el Comité Asesor de Contratación deberá elevar un acta en la cual se indique la mejor oferta presentada y se recomiende a la Gerencia la adjudicación, la cual se hará mediante acto administrativo motivado

23. Adjudicado el contrato se enviará la documentación del mismo a la oficina correspondiente para que se elabore y legalice el respectivo conrato.

24. En caso de no presentarse ningún proponente al proceso de selección o que ningún proponente sea hábil o conveniente para la contratación, el proceso de subasta se declarará desierto a través de acto administrativo motivado, previa recomendación del Comité Asesor de Contratación.

25. Los plazos para la adjudicación y firma del contrato se señalarán en los respectivos términos de condiciones. El gerente de la Empresa podrá prorrogar estos plazos.

6.3. 1. 2. 1. 3. Contratación directa:

Es el procedimiento a través de cual la Empresa hace conocer su necesidad de realizar una obra, adquirir un bien o un servicio y las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan, con el fin de obtener sus propuestas. Solo se podrá contratar directamente en los siguientes casos:

a. Por la Cuantía

A partir de la expedición del presente Manual, la contratación de la Subred, se realizará en cumplimiento de las siguientes modalidades y cuantías.

MODALIDAD	DENOMINACION	CUANTIA	VALOR
CONTRATACIO N DIRECTA	INVITACION A COTIZAR	Cuando la contratacion directa y la cuantia no supere el 0.2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred Integrada de Servicios de Salud	Hasta $ 908.951.674
	ORDENES	procesos que no superen la cuantia de los 12. S.M.M.L.V	Hasta $ 8,273,448
CONVOCATORI A PUBLICA	CON TERMINOS DE CONDICION SIN AUTORIZACION DE JUNTA DIRECTIVA	Cuando la cuantia supere el 0.2% y hasta el 2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la respectiva Subred Integrada de Servicios de	Mayor a $ 908.951.674 hasta $ 9.089.516.742

		Salud
	CON TERMINOS DE CONDICION CON AUTORIZACION DE JUNTA DIRECTIVA	Cuando la cuantia supere el 2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la respectiva Subred Integrada de Servicios de Salud, se requiere autorizacion de Junta Directiva previamente al inicio del proceso precontractual	Mayor a $ 9.089.516.742
ADICIONES SEGÚN ACUERDO No. 015 DEL 22 DE SEPTIEMBRE DE 2016	MODIFICA ART 9.2.4 Y EL ART 18 DEL ACUERDO 03 DEL 3 XX XXXX DE 2016 QUE ADOPTO EL ESTATUTO DE CONTRATACION DE LA SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOSD E SALUD SUR OCCIDENTE	Ctos adquisicion de bienes y servicios cuyo valor inicial sea inferior al 0.2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la respectiva Subred Integrada de Servicios de Salud, la GERENCIA podra realizar adiciones hasta que alcancen dicho porcentaje	Contratos valor inicial hasta $ 908,951,674 igual valor hasta que se alcance dicho porcentaje 0.2%
		Ctos adquisicion de bienes y servicios cuyo valorsupera el 0.2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la respectiva Subred Integrada de Servicios de Salud, la GERENCIA podra realizar adiciones hasta por el 100% de su valor	Contratos valor inicial Superior $ 908,951,674 hasta el 100% de su valor. Si la necesidad del servicio lo exige, la GERENCIA podra adicionar sumas adicionales siempre y cuando, cuente con la previa autorizacion de la Junta Directiva
CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y ASISTENCIALES
ADICIONES SEGÚN ACUERDO No. 015 DEL 22 DE SEPTIEMBRE DE 2016	MODIFICA ART 9.2.4 Y EL ART 18 DEL ACUERDO 03 DEL 3 XX XXXX DE 2016 QUE ADOPTO EL ESTATUTO DE	El GERENTE DE LA ESE queda facultado para contratar SITUACIONES EXCEPCIONALES por fuera de la Tabla de	SITUACIONES EXCEPCIONALES FUERA DE LA TABLA DE HONORARIOS Y SERVICIOS

	CONTRATACION DE	Honorarios y servicios;
	LA SUBRED	siempre que se justifiquen
	INTEGRADA DE	los cambios realizados,
	SERVICIOSD E	argumentando apertura de
	SALUD SUR	servicios, contratos intiutio
	OCCIDENTE	persona. Situaciones
		Presentadas a la Junta
		Directiva en la siguiente
		sesion ordinaria al Inicio
		del aejecucion del
		contrato PARA su
		conocimiento
		Los contratos de
		prestacion de servicios
		personales o de apoyo a
		la gestion podran
		adicinarse cuantas veces	ADICION LAS VECES
		sea necesario, dentro de	NECESARIAS DENTRO DE LA
		la misma vigencia	MISMA VIGENCIA
		presupuestal, siempre y	PRESUPUESTAL SIEMPRE Y
		cuando el objeto del	CUANDO EL OBJETO DEL
		contrato y el valor	CONTRATO Y EL VALOR
		mensual de los	MENSUAL DE LOS
		honorarios,no sean	HONORARIOS NO SEA
		modificados	MODIFICADO

Los compromisos que adquiera la Empresa Social del Estado cuya cuantía no supere doce (12) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes, se denominarán ORDENES y deberán contener como mínimo el objeto del contrato, obligaciones del contratista, el precio, el plazo para lo cual establecerá un formato de manejo sencillo para la Empresa Social del Estado y deberán llevar la firma del gerente y del contratista.

Cuando se trate de contratos cuyo valor sea igual o inferior al 0,2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITA para la SUBRED cualquiera que sea su naturaleza o en los eventos en que haya sido declarada desierta la convocatoria o subasta inversa. En estos casos siempre se hará conocer a mínimo tres (3) oferentes que estén en las condiciones de ofertar los servicios o bienes requeridos dentro de los precios xxx xxxxxxx. En estos casos se seguirá el siguiente procedimiento:

• Expedirá la respectiva disponibilidad presupuestal, de acuerdo al valor estimado para la contratación directa.

• Se dará a conocer, por la vía más expedita, a los posibles oferentes, la invitación a cotizar, y se publicará en la página WEB y del SECOP.

• Recibidas las ofertas, las áreas responsables realizarán la evaluación de los requisitos mínimos desde el punto de vista jurídico y técnico. Una vez entregadas las evaluaciones, la Subgerencia Administrativa realizará la comparación económica de las propuestas que hayan sido habilitadas.

• Una vez terminado el proceso de evaluación, la Subgerencia Administrativa elaborará un informe a la Gerencia con el resultado del proceso de selección.

b. Por la Naturaleza

En los siguientes contratos, sin importar la cuantía, para los que solo será necesario dar a conocer a un (1) oferente:

a) Cuando a pesar de haberse verificado la entrega a sus destinatarios de invitaciones formales a proponer después de haber solicitado las cotizaciones o apertura la convocatoria pública, no se hubiere recibido cotización u ofrecimiento alguno.

b) Cuando se hubiere declarado desierta una convocatoria pública.

c) Cuando se trate de urgencia manifiesta.

d) Contratos interadministrativos o convenios.

e) Contratos de Comodato o apoyo tecnológico y los insumos que se requieran para su funcionamiento.

f) Contratos complementarios o accesorios a los contratos de concesión suscritos por la Empresa Social del Estado.

g) Convenios docencia servicios.

h) Los contratos que se suscriban con proponentes seleccionados en negociación conjunta.

i) Contratos para la adquisición de bienes o servicios para el cumplimiento de fallo de tutela de manera inmediata

j) Contratos de servicios públicos o que tengan regulación de tarifas por el Estado.

k) Contratos para la adquisición de moléculas originales previo concepto del comité de farmacia.

l) Arrendamiento y enajenación de bienes inmuebles.

m) Cuando exista un proveedor exclusivo del producto.

En estos casos se seguirá el siguiente procedimiento:

• Expedirá la respectiva disponibilidad presupuestal, de acuerdo al valor estimado para la contratación directa.

• Se dará a conocer, por la vía más expedita, al posible oferente, la invitación a contratar

• Recibida la oferta, las áreas responsables realizarán la verificación de los requisitos mínimos desde el punto de vista jurídico, técnico y económico.

• Una vez terminado el proceso de evaluación, el área responsable elaborará un informe a la Gerencia con el resultado del proceso de selección.

6.3.1.2.2. Adjudicación del contrato

La adjudicación del contrato se hará, en la modalidad de selección de convocatoria pública y de subasta inversa, mediante acto administrativo motivado proferido por el Gerente de la Empresa.

La adjudicación es irrevocable y obliga a la Empresa y al adjudicatario. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, en calidad de sanción, quedará a favor de la Empresa, el valor de la garantía de seriedad, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al

reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. En este evento, la E.

S. E., podrá optar por adjudicar el contrato al proponente ubicado en el segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la entidad o realizar contratación directa.

6.3.1.2.1.4. PROCESOS DE NEGOCIACIÓN CONJUNTA

Con el fin de imprimir celeridad a los procesos de contratación de la Empresa Social del Estado, cuando se trate de la compra o suministro de bienes o servicios necesarios para el cumplimento de la misión, con el fin de buscar economías de escala, calidad, oportunidad y eficiencia en sus compras. Se podrán adquirir estos bienes o servicios directamente a los proveedores seleccionados dentro del proceso de negociación conjunta en los cuales haya participado y que se haya adelantado en asociación con otras Empresas Sociales del Estado u otras entidades, siempre que los precios ofrecidos y/o la calidad de los insumos sean favorables para la Empresa Social del Estado.

Dichas asociaciones deben estar precedidas de estudios técnicos que las justifiquen.

6.3.1.2.1.5. BOLSAS DE PRODUCTOS:

Una vez se estandarice, tipifique, elabore y actualice un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, la Empresa Social del Estado podrá adquirir los bienes o servicios a través de la bolsa de productos.

En los casos de bolsas de productos cuyo objeto de contratación sea bienes o servicios de características técnicas uniformes, y de común utilización, independiente de la cuantía, la Empresa Social del Estado podrá hacer uso de este mecanismo de contratación, de conformidad con lo establecido en los términos de condiciones.

6.3.1.2.1.6. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR MECANISMOS ELECTRÓNICOS:

Es aquel que se realiza mediante la utilización de algún elemento electrónico cuando este tiene, o puede tener una incidencia real y directa sobre la presentación de la oferta, la formación de la voluntad o interpretación futura del acuerdo.

Los contratos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen plena validez de acuerdo a las normas vigentes. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.

6.3.2. ETAPA CONTRACTUAL

6.3.2 1. Suscripción, perfeccionamiento y legalización del contrato/orden

6.3.2.1.1. Suscripción

Una vez adjudicado el contrato, se procederá a su suscripción, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:

• En aquellos contratos en los que no se requieran garantías y en los que no superen los12 SMLV, se procederá a emitir una orden de compra o servicio, salvo que por la naturaleza del objeto a contratar sea necesario celebrar un contrato formal.

• En los demás casos, se elaborará el contrato por parte de la Oficina Asesora Jurídica, el cual requerirá estar suscrito por las partes.

La estandarización de las minutas y su actualización estará a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.

6.3. 2.1. 2. Perfeccionamiento y legalización

6. 3.2.1.2.1. Órdenes de compra o servicio

Agotada la etapa precontractual de acuerdo a la modalidad de selección escogida, se elaborará la orden de compra o servicio de acuerdo al siguiente procedimiento:

1. Se elaborará orden de compra de conformidad con el formato establecido para tal fin, en la cual se incluirán las especificaciones de trabajo a realizar, el objeto con especificaciones técnicas claras y precisas, tiempo de entrega, forma de pago, valores unitarios, valor total, plazo de ejecución y reversión automática del presupuesto asignado, una vez vencido el plazo, en caso de que no se hubiese ejecutado o presente ejecución.

2. El formato de orden de compra o servicio junto con la oferta seleccionada constituyen el contrato.

3. Se remitirá la Orden de compra o servicio para la Subgerencia Administrativa, para su respectiva aprobación.

4. Surtido lo anterior será remitida a la Gerencia de la Empresa, junto con sus respectivos Anexos, entre los que deberán estar los estudios de necesidades, los términos de condiciones, las solicitudes de ofertas, las propuestas y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para su firma.

5. Una vez firmada la orden de compra por la Gerencia, el contrato se entiende perfeccionado.

6.3. 2.1.2.2. Contratos formales

Agotada la etapa precontractual de acuerdo a la modalidad de selección escogida, la Oficina Jurídica elaborará contrato formal, de acuerdo al siguiente procedimiento:

• La Oficina Asesora Jurídica recibirá la documentación remitida por la Subgerencia Administrativa y verificará que contenga las especificaciones mínimas del contrato: objeto, tiempo de entrega, forma de pago y los respectivos valores discriminados y su valor total.

• Elaborada la minuta de contrato se someterá a revisión previa por parte del área solicitante.

• Después de revisada la minuta contractual por parte del área solicitante, el contrato pasará a firmas por parte del contratista y del gerente de la Empresa.

• Se solicitarán las respectivas garantías que incluyan el respectivo valor porcentual determinado en la minuta del contrato. Antes de iniciar la ejecución del contrato, la Oficina Asesora Jurídica, aprobará la garantía mediante firma de la Póliza, siempre y cuando reúna todos los requisitos y condiciones legales y reglamentarias, así como su respectivo amparo, valor asegurado y vigencia establecida para cada caso.

6.3.2.1.3. Remisión de documentos al Supervisor y a las Dependencias Involucradas

Una vez perfeccionado el contrato o la orden de compra o suministro, se remitirá copia del documento a la Dirección Financiera quien deberá realizar el respectivo registro presupuestal de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin.

Surtido lo anterior, se notificará al supervisor de la orden o servicio o del contrato que será el líder de proyecto, director o subdirector del área de donde surgió la necesidad de contratación o el funcionario de planta, la persona natural y/o jurídica que sea designada por el Gerente, conforme sus competencias.

6.3.2.2. Interventoría y/o supervisión de los Contratos

La Supervisión atañe al encargo que hace la Empresa a los supervisores e interventores de gestionar los aspectos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos del contrato.

La supervisión será ejercida por un servidor público y/o un colaborador de la Empresa y la interventoría por persona natural o jurídica que se contrate para esta finalidad, cuando la vigilancia del contrato exija conocimientos especializados y la Empresa no cuente dentro de su planta de personal con un perfil idóneo para ejercer la supervisión del contrato.

Por regla general será supervisor del contrato, el líder o Responsables de proyecto o proceso, del área de donde surgió la necesidad de contratación.

No podrán concurrir en un mismo contrato la función de supervisión e interventoría. Sin embargo, atendiendo la naturaleza del objeto contractual, la Empresa podrá dividir la vigilancia del contrato, precisando cuáles serán las actividades a cargo del interventor y cuales a cargo del supervisor.

6.3. 2. 2. 1. Fines de la supervisión y la interventoría

Los fines de la Supervisión o interventoría serán los siguientes:

• Velar porque las partes intervinientes en el contrato cumplan con los requisitos de orden legal o reglamentario establecidos para iniciar la ejecución contractual.

• Asegurar que los bienes o servicios contratados, cumplan con las condiciones de calidad solicitadas por la Empresa.

• Proteger la moralidad administrativa, la transparencia de la actividad contractual y el patrimonio de la empresa.

3. 2. 2. 2. Funciones de la supervisión y la interventoría

De acuerdo con el objeto del contrato, las funciones se clasifican en:

Funciones Técnicas: Tienen la finalidad de determinar si las obras, bienes o servicios, cumplen con las especificaciones en cantidades, calidades y precios establecidos en los términos de condiciones, en la oferta y en el contrato. Tratándose del contrato de obra, si el objeto contractual se ejecuta de acuerdo a los diseños y planos aprobados previamente.

Funciones Administrativas: Consiste en verificar que el contratista cumpla con los trámites que la naturaleza del contrato le imponga ejecutar.

Funciones Financieras: Encaminadas a controlar el buen manejo y ejecución de los recursos monetarios de acuerdo con los términos del contrato.

Funciones Legales: Actividades de vigilancia encaminadas a verificar que la conducta delas partes durante la ejecución del contrato se ajuste a la normatividad

a) Funciones generales:

1. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, así como los establecidos en las diferentes actas que se causen en la ejecución del contrato.

2. Suscribir la respectiva acta de inicio del contrato en los casos requeridos para su ejecución.

3. Vigilar el cumplimiento de los plazos y vigencia del contrato.

4. Efectuar seguimiento al cronograma de actividades.

5. Efectuar al contratista las observaciones o recomendaciones que considere pertinentes para la mejor ejecución del objeto contractual, de las cuales deberá dejar constancia por escrito.

6. Reportar oportunamente al gerente de la Empresa o a la Oficina Asesora Jurídica los retrasos o incumplimientos parciales o totales de las obligaciones contractuales, así como las irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato o convenio, para que se adopten las medidas pertinentes.

7. Presentar periódicamente y a la finalización del contrato, informes detallados de la ejecución del contrato, en los que se describa como mínimo el comportamiento del contratista con respecto a las obligaciones establecidas en el contrato, la ejecución financiera del mismo y en el caso del informe final, las obligaciones pendientes a desarrollarse en la etapa postcontractual.

8. Remitir el informe de ejecución con sus respectivos soportes a la Oficina Asesora Jurídica, demanera oportuna para efectos de la liquidación del contrato.

b) Funciones Técnicas:

1. Corroborar la existencia de permisos y licencias antes de iniciar las obras o la prestación de los servicios.

2. Verificar, cuando se trate de contratos de obra pública, que los planos y estudios técnicos requeridos se encuentren actualizados.

3. Comprobar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, calidad, normas técnicas y garantías de bienes, servicios y obras públicas pactadas.

4. Corroborar la información del contratista en lo referente a la experiencia, perfil, pago de honorarios y salarios, de acuerdo con lo pactado.

5. Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable de acuerdo a la naturaleza del objeto en los temas laboral, ambiental, tributario, seguridad y las normas especiales acordes con la naturaleza del bien, servicio, u obra pública a ejecutar.

6. Corroborar el cumplimiento de requerimientos fitosanitarios en los bienes importados

7. Elaborar las actas de ejecución, de recibo a satisfacción y emitir concepto desde el aspecto técnico de las modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones y demás circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.

8. Verificar que los equipos técnicos y maquinaria requeridos, correspondan con los exigidos y operen con la calidad esperada.

9. Informar oportunamente sobre la calidad de los bienes, servicios y obras hasta el vencimiento de las garantías poscontractuales.

10. Tramitar, reportar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la etapa deEjecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.

c) Funciones administrativas y financieras

1. Corroborar el cumplimiento de los aspectos administrativos y financieros que rigen el contrato.

2. Gestionar los pagos, recibos a satisfacción, y verificar que los valores cobrados correspondan a los precios pactados en el contrato.

3. Certificar oportunamente el cumplimiento del objeto contratado para el pago respectivo.

4. Verificar la presentación de los informes periódicos en los términos pactados en el contrato.

5. Convocar al contratista a las reuniones pertinentes para lograr la debida ejecución del contrato y elaborar las actas que resulten de estas reuniones.

6. Documentar con evidencia las irregularidades, que se presenten en la ejecución del contrato.

7. En el evento de ser requeridos, rendir informes administrativos y financieros a los organismos de control.

8. Resolver oportunamente las consultas administrativas y financieras que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.

9. Verificar la entrega del anticipo, su amortización periódica y el reintegro de los rendimientos financieros cuando aplique así:

a) Verificar la existencia del Plan de inversión del anticipo por parte del contratista al iniciar el contrato.

b) Verificar la cuenta de cobro presentada por el contratista.

c) Verificar y registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.

d) Verificar la devolución de los rendimientos financieros de los recursos desembolsados.

e) Verificar la existencia de disponibilidad presupuesta!.

f) Tramitar los pagos pactados, previo recibo a satisfacción y verificación xxx xxx y salvo con el sistema de seguridad social integral.

g) Verificar que los valores facturados correspondan a los precios pactados, con sus respectivos impuestos y deducciones.

h) Verificar que los anticipos sean amortizados en cada factura de forma proporcional a lo establecido.

d) Funciones Legales:

1. Brindar acompañamiento en los procedimientos sancionatorios que se adelanten, en contra del contratista.

2. Verificar el cumplimiento del plazo de ejecución del contrato y la vigencia de las garantías y solicitar su prórroga cuando sea necesario.

3. Hacer seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual.

4. Hacer seguimiento al cumplimiento por parte del Contratista de sus obligaciones respecto al sistema de seguridad social integral y a los aportes parafiscales, si es del caso.

5. Corroborar el cumplimiento de derechos y obligaciones de las partes.

6. Verificar la suficiencia de las garantías de acuerdo con las exigencias pactadas en el contrato y sus modificaciones.

PROHIBICIONES AL SUPERVISOR

a) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

d) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

g) Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato.

h) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

6.3.2.3. Reformas a las cláusulas del contrato

6.3.2.3.1. Modificaciones a los contratos

Consiste en el cambio de condiciones estipuladas inicialmente en el contrato. Solamente podrán ser modificadas las cláusulas que no alteren la esencia o naturaleza del contrato y se realizarán por escrito.

6.3. 2. 3. 1. 1. Documentos necesarios para la modificación

Para proceder a la modificación del contrato se requieren los siguientes documentos:

• Manifestación por escrito del supervisor o interventor a través de la cual conste su concepto con referencia a la modificación con los soportes respectivos.

• Si la solicitud de modificación proviene del contratista, deberá mediar petición de su parte, elevada por escrito al respecto, en la que consten las razones que justifican la modificación.

6.3.2.3.2. Adición

Consiste en agregar una suma adicional de dinero al contrato, con la finalidad de garantizar la existencia de recursos para cumplir con el objeto requerido.

Los contratos de prestación de servicios personales o de apoyo a la gestión podrán adicionarse cuantas veces sea necesario, dentro de la misma vigencia presupuestal, siempre y cuando el objeto del contrato y el valor mensual de los honorarios, no sean modificados.

En los contratos para la adquisición de bienes y servicios cuyo valor inicial sea inferior al 0,2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente, la Gerencia podrá realizar adiciones hasta que alcancen dicho porcentaje.

Respecto de los contratos para la adquisición de bienes y servicios cuya cuantía sea superior al 0,2% del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente, la Gerencia podrá adicionarlos hasta por el ciento por ciento (100%) de su valor.

En éste último caso, si las necesidades del servicio así lo exigen, la Gerencia podrá adicionar sumas adicionales, siempre y cuando, cuente con la previa autorización de la Junta Directiva.

6.3. 2. 3. 2.1. Documentos necesarios para la adición

Para la adición se requerirá de los siguientes documentos:

• Manifestación escrita del supervisor o interventor del contrato en donde justifica la adición.

• Certificado de Disponibilidad presupuestal que respalde la adición de recursos.

• Histórico del contrato en donde se registre la información sobre la ejecución contractual, en especial en lo referido a ejecución y saldo restante del valor del mismo.

6.3.2.3.3. Reversión

Consiste en reducir una suma de dinero al contrato, con la finalidad de liberar parte del presupuesto asignado al contrato, que se estima no se ejecutará.

6.3. 2. 3. 3.1. Documentos necesarios para la reversión

Para la reversión se requerirá de los siguientes documentos:

• Manifestación escrita del supervisor o interventor del contrato en donde justifica la reversión.

• Histórico del contrato en donde se registre la información sobre la ejecución contractual, en especial en lo referido a ejecución y saldo restante del valor del mismo.

• Aceptación del contratista, la cual deberá constar por escrito.

6.3.2.3-4. Prorroga

Consiste en la ampliación en el tiempo acordado para la ejecución del contrato.

6.3. 2. 3. 4.1. Documentos generales para la prórroga

Para la prórroga se requerirá de los siguientes documentos:

• Manifestación escrita del contratista a través de la cual solicite la prórroga y las causas sobre las cuales se sustenta esta petición, de ser el caso.

• Manifestación escrita del supervisor en la cual conceptúa sobre la procedencia de la prórroga, en los eventos en que esta haya sido solicitada por el contratista, o justificación de la necesidad de la prórroga en los casos en que la necesidad provenga de la empresa.

• Los demás documentos que soporten la prórroga.

6.3.2.3.5. Suspensión

Cuando se presente alguna circunstancia que impida seguir con la ejecución temporal del objeto contratado, las partes de mutuo acuerdo podrán suspender su ejecución. La suspensión del contrato se hará constar por las partes en un Acta, con indicación de los motivos que llevaron a la misma y en ella se dejará constancia de la fecha de reanudación del contrato. En ningún caso la suspensión del contrato podrá ser indefinida.

6.3.2.3.6. Procedimiento para las modificaciones, adiciones, prórrogas y suspensiones

Para proceder a la suscripción de cualquiera de las actas mencionadas en los numerales anteriores, se realizará el siguiente procedimiento:

• En el caso de modificaciones al contrato, el supervisor del contrato presentará el caso con sus respectivos soportes y recomendará al Gerente de la Empresa la realización de la respectiva modificación, señalando la conveniencia de la misma.

• En los demás casos, el supervisor del contrato deberá presentar el caso con sus respectivos soportes ante la Gerencia para su aprobación.

• Una vez sea aprobada por el Gerente, será remitida a la Oficina Asesora Jurídica para la Proyección del acta y para que se surta el trámite de legalización de la misma por las partes.

• Una vez formalizada el acta de suspensión del contrato, el contratista deberá informar a la aseguradora garante del contrato, de tal situación, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios a las garantías.

• En los casos de suspensión del contrato, en el evento en que sea necesario ampliar el plazo de la suspensión, el supervisor del contrato deberá remitir a la Oficina Asesora Jurídica informe en el que señale la justificación y la nueva fecha de reinicio del contrato, caso en el cual se proyectará el acta correspondiente.

6.3.2.3.7. Cesión

Los contratos no podrán cederse sino con expresa autorización de la Empresa. La Cesión se ajustará al siguiente procedimiento:

• El contratista presentará la solicitud en la que exprese las razones por las cuales considera que se debe efectuar la cesión.

• El supervisor o interventor del contrato presentará informe detallado de la ejecución del contrato al Comité Asesor de Contratación, en el cual expresará además su concepto técnico en relación con la viabilidad de la cesión y verificará que el cesionario cumpla con los mismos requisitos técnicos que el contratista cedente.

• El Comité Asesor de Contratación analizará el caso de cesión y verificará que el cesionario cumpla con los requisitos jurídicos y financieros exigidos al contratista cedente, así como la conveniencia de la cesión.

• Una vez realizada dicha verificación, el Comité Asesor de Contratación efectuará recomendación al gerente de la institución sobre su procedencia, la cual constará en Acta.

• Si es recomendada la cesión, se procederá a suscribir la respectiva acta de cesión del contrato en la cual constará el estado del contrato.

• El cesionario del contrato tramitará las garantías que amparen sus obligaciones cedidas en los mismos términos en los que fueron establecidas en el contrato.

• El cesionario pagará los impuestos que correspondan por la ejecución del contrato cedido.

• Legalizada la cesión del contrato, se efectuarán las mismas publicaciones previstas y realizadas en el contrato original.

• Se notificará a la Dirección Financiera para efectos de que se incluya la novedad en el sistema de información contable y presupuestal.

• Se notificará al supervisor o interventor del contrato de la existencia de la cesión y sus obligaciones con respecto al cesionario.

6.3.2.4. Cláusulas excepcionales

La empresa podrá, discrecionalmente, establecer cláusulas excepcionales a la contratación; previstas en el Estatuto General de Contratación Pública, caso en el cual, para su definición y trámite, se aplicarán las disposiciones previstas en la Ley 80 de 1993 y demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan.

6.3.2.5. Solución de controversias contractuales

La empresa, procurará la solución de las controversias que surjan con los contratistas con ocasión de la ejecución de la actividad contractual, de manera ágil, rápida y directa, para lo cual podrá utilizar mecanismos de solución de controversias como la conciliación, amigable composición, transacción y arbitraje.

6.3.2.6. Multas y Sanciones

Para efectos de lograr los fines de la contratación y evitar la afectación de la prestación de los servicios de salud, la empresa podrá establecer en sus contratos tres (3) modalidades de sanciones contractuales a saber:

6.3.2.6.1. Multa

Tienen la finalidad de apremiar al contratista para que cumpla de manera adecuada y oportuna las obligaciones contractuales. Se aplicaran en los casos de incumplimiento parcial x xxxx del contratista.

6.3.2.6.2. Cláusula penal

Es la estipulación en virtud de la cual, las partes del contrato de manera anticipada pactan el valor de la indemnización correspondiente, al incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

6.3.2.6.3. Caducidad

Estipulación en virtud de la cual, en caso de presentarse alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento por parte del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a la paralización del servicio, la empresa está facultada para que por medio de acto administrativo de por terminado el contrato y ordene su liquidación.

6.3.2.6.4. Del debido proceso en la imposición de sanciones

Las sanciones antes mencionadas podrán ser impuestas por la Empresa dentro del ejercicio de sus funciones de vigilancia y control de los contratos que suscriba, con la finalidad de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones y para su imposición se seguirá el siguiente procedimiento.

1. Dentro de las actividades de vigilancia permanente del contrato, el supervisor o interventor deberá advertir los hechos constitutivos de incumplimiento por parte del contratista y elaborar informe detallado de los mismos, el cual deberá presentar de manera inmediata ante la Oficina Asesora Jurídica.

2. Con fundamento en el informe remitido por el supervisor o interventor, la Oficina Asesora Xxxxxxxx iniciará la actuación administrativa tendiente a declarar el incumplimiento del contratista para lo cual se dará apertura por medio de acto motivado proferido por el Gerente de la Empresa a través del cual se ordenará:

• Dar apertura a la actuación administrativa tendiente a demostrar el presunto incumplimiento del contratista, indicando la identificación del contrato incumplido, el nombre del contratista, su representante legal, la compañía aseguradora del contrato, el objeto y la cuantía.

• Requerir por escrito al contratista, haciéndole entrega personal del requerimiento o remitiéndoselo por el medio autorizado por este para recibir notificaciones, indicándole que tiene 2 días para rendir los respectivos descargos frente a hechos constitutivos de incumplimiento que se le imputan, indicándole que es la oportunidad para solicitar o aportar las pruebas que soportan sus dichos.

• Remitir copia del Anterior requerimiento a la Aseguradora, en el caso en que la garantía del contrato consista en póliza.

3. El requerimiento que se efectúe al contratista deberá contener de manera detallada los hechos que lo soportan y deberá estar acompañando del informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación. Se le enunciarán las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

4. En el caso en que el contratista se allane por completo a los cargos, se procederá de inmediato a citar a audiencia en la que se declarará el incumplimiento y la imposición de sanción. Esta audiencia deberá tener lugar dentro de los 5días siguientes al recibo de los descargos por parte del contratista. La Oficina Asesora Jurídica proyectará el Acto administrativo respectivo.

5. En el caso en el que el contratista presente descargos, se deberán remitir al supervisor o interventor del contrato para que sobre estos emita concepto técnico en un término no superior a dos (2) días hábiles.

6. Recibido el concepto por parte de la supervisión o interventoría, se valorará junto con las pruebas allegadas por las partes a la actuación, si de la valoración en conjunto se determina que no existe incumplimiento por parte del contratista se procederá al archivo de las diligencias.

7. Si por el contrario, se encuentra mérito para continuar con el trámite, se citará al contratista y al garante a audiencia para la imposición de la respectiva sanción.

8. La Audiencia será instalada por el Gerente de la Empresa y seguirá el siguiente orden:

• Verificación de la representación legal o capacidad de los asistentes para actuar en la diligencia.

• Se dará lectura del requerimiento y los descargos que presentó el contratista.

• En caso de no hacerse presente el contratista o su delegado se verificará que la citación se hubiera realizado en debida forma de lo cual se dejará constancia y se continuará con la diligencia, con los que concurrieron a la misma.

• Acto seguido se concederá el uso de la palabra a los intervinientes en la diligencia, para que presenten sus alegatos si así lo consideran en el siguiente orden, supervisor del contrato, contratista y, finalmente al garante.

9. El Gerente, escuchadas las partes decidirá sobre la procedencia de la imposición o no de la sanción y

anunciará el sentido de la decisión en ese momento.

10. De lo surtido en la diligencia se levantará acta en la cual se consignará el desarrollo de la diligencia, la procedencia o no de la sanción, en el caso de tratarse de caducidad se indicará cual es la causal que la motiva, se terminará la diligencia y se suscribirá por los intervinientes.

11. En desarrollo de la audiencia, el Gerente de la Empresa, por razón debidamente sustentada, podrá suspender la audiencia de oficio o a petición de parte. Al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

12. De manera inmediata se remitirán las diligencias a la Oficina Asesora Jurídica en donde se proyectará el respectivo acto administrativo y se tramitará la firma del gerente.

13. El Acto administrativo que declare el incumplimiento deberá ser notificado al contratista y la aseguradora en los términos del artículo 66 del C.P.A.C.A. o de las normas que lo modifiquen o deroguen.

14. Los recursos impuestos se decidirán conforme a las normas del C.P.A.C.A.

15. Una vez ejecutoriada la decisión, se ordenará la publicación en el SECOP, se comunicará a la Cámara de Comercio en donde se encuentre inscrito el contratista y a la Procuraduría General de la Nación. En todo caso, la entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

16. En todo caso, para que se puedan imponer multas a los contratistas, será necesario que el contrato se encuentre vigente y que la Empresa no se encuentre en xxxx en el cumplimiento de las obligaciones a su cargo.

6.3.2.7. Terminación del contrato

6.3.2.7.1. Causas Normales

Los contratos que celebre la empresa se terminarán, normalmente, por las causas previstas dentro de los mismos.

6.3.2.7.2. Causas anormales

6.3. 2. 7.2. 1. Terminación anticipada

Consiste en la manifestación de las partes de dar por terminado el contrato antes del vencimiento del plazo establecido en el mismo.

Para efectos de terminar anticipadamente el contrato se seguirá el siguiente procedimiento:

• Se deberá realizar solicitud de terminación del contrato por parte del contratista o del supervisor en la cual se sustenten las razones que hacen necesaria la aplicación de esta figura.

• En caso de que la solicitud no provenga del supervisor del contrato, este deberá realizar un informe en el cual analice la viabilidad de la terminación y señale de manera detallada el estado de ejecución del contrato.

• La solicitud de terminación del contrato se presentará al Comité Asesor de Contratación, cuando éste haya intervenido en la etapa precontractual, quien analizará la situación expuesta y recomendará al Gerente de la Empresa lo pertinente.

• Si el Comité recomienda la terminación anticipada se remitirá la documentación a la Oficina Asesora Jurídica para la elaboración de la respectiva acta de terminación.

• Proyectada el acta de terminación anticipada del contrato, esta deberá ser suscrita por las partes, y en ella se ordenará a la Dirección Financiera la reversión del presupuesto registrado para el contrato que no haya sido ejecutado, de ser el caso.

6.3.3. ETAPA POSCONTRACTUAL

6.3.3.1. Liquidación del contrato

El supervisor o interventor del contrato remitirá informe final de supervisión con sus respectivos soportes, en un plazo de dos (02) meses después del vencimiento del término del contrato, el informe de ejecución de pagos remitido por la Tesorería de la Subred, la extensión de las garantías para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, si a ello hubiere lugar, la certificación de cumplimiento de los aportes parafiscales y de seguridad social de conformidad con lo señalado en la Ley 789 de 2002 y el proyecto de acta de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica para que allí sea revisada y corregida..

La Oficina Asesora Jurídica verificará el cumplimiento de los requisitos del informe y lo devolverá al supervisor o interventor si presenta deficiencias.

En el Acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las discrepancias presentadas y declararse x Xxx y Salvo.

Una vez proyectada el Acta de Liquidación se remitirá al Supervisor del contrato para su aprobación.

Aprobada por el supervisor se requerirá al contratista para su suscripción, si transcurridos dos (02) meses el contratista no comparece, se procederá a efectuar liquidación unilateral a través de acto administrativo motivado que deberá notificarse personalmente o por aviso al contratista en los términos del CPACA.

La liquidación de los contratos se realizará dentro del término fijado en el término de condiciones o sus equivalentes, si no se establece tal término, se liquidará dentro del término fijado por las partes en el contrato. Si no se estableció tal término, la liquidación bilateral deberá realizarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordena la terminación.

La liquidación en los contratos suscritos por la Subred se hará automáticamente cuando se ejecute totalmente el valor contratado, no obstante, deberá existir informe técnico, administrativo y financiero del Supervisor y/o Interventor del contrato con las respectivas órdenes de pago que así lo soporten.

En este orden de ideas, sólo serán objeto de liquidación, los contratos que de acuerdo al informe técnico, administrativo y financiero del supervisor y/o interventor, presenten un saldo al momento de la terminación del contrato. Se exceptúan los contratos de obra, los convenios interadministrativos y aquellos que por el objeto se considere importante realizar la liquidación de los mismos

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo.

6.3.3.1.1. Liquidación por mutuo acuerdo y Unilateral

La liquidación puede efectuarse de manera bilateral, caso en el cual el contratista podrá dejarlas observaciones o salvedades que no pudieron conciliar las partes. La liquidación unilateral procederá solamente respecto de los aspectos que no se lograron conciliar.

En el caso en que el contratista no se presente a la liquidación, previo requerimiento, dentro del término previsto en el quinto inciso del presente artículo, o en el evento en que las partes no logren conciliar el contenido de la liquidación, la Empresa efectuará liquidación unilateral del contrato.

6.3.3.1.2. Obligaciones Posteriores a la liquidación.

Como obligación posterior a la liquidación, se debe realizar el cierre del expediente del proceso de contratación, una vez se encuentren vencidos los términos de las garantías establecidas dentro del contrato.

Dicha constancia se efectuará diligenciando el acta de cierre del expediente.

6.4 ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES

Se archivara de acuerdo a la normatividad de gestión documental definida por la Empresa.

Corresponde a la Oficina Asesora Jurídica, dar respuesta a las inquietudes que sobre la aplicación y disposiciones del Estatuto y del presente manual, surjan para todos los que intervienen dentro del proceso de contratación de la empresa.

7. BIBLIOGRAFIA

No aplica

8. ANEXOS

No genera anexos

9. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL MANUAL

Seguimiento	Responsable	Mecanismos de seguimiento	Periodicidad
Autocontrol	Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx – Líder Contratación	Revisión interna adherencia manual de contratación	Según necesidades instituciones
Auditoría interna	Oficina de Control Interno	Programa de auditoría de control Interno	De acurdo a lo programado por control interno
El presente documento está sujeto a verificaciones externas

Indicadores

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

No FECHA CAMBIO

REGISTROS ASOCIADOS AL DOCUMENTO

Modelos y Minutas

CAMPO DE APLICACIÒN

Lugar y tiempo de Archivo: Según lo definido en TRD (Tabla de retención documental) Disposición final: Archivo central

	ELABORÒ	REVISÒ	AVAL DE CALIDAD	APROBÒ
Nombre y Apellidos:	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx	Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Cargo y/o actividad:	Asesor Jurídico Externo	Asesora Jurídica
Fecha :	00 xx xxxxxxx xx	00 xx xxxxxxx de 2016
Firmas:

Indicaciones de diligenciamiento del formato

Encabezado: El encabezado se encuentra en la parte superior del documento

En la casilla en blanco se coloca el tipo de documento y el Nombre del mismo Ejemplo: Manual de Toma de Muestra, Manual de Bioseguridad...

En la casilla de versión: colocar el número de la versión del procedimiento; la versión inicial del documento empieza con el número 1, y esta cambia por cada ajuste aprobado que se le realice al mismo, el orden del número de las versiones es consecutivo (1, 2, 3 ...)

Fecha de aprobación: Colocar la fecha de aprobación del documento de la siguiente manera dd-mm-aaaa Código: Colocar el código del documento conforme a la codificación aprobada en la Subred

1. Objetivo: indique el propósito general del documento, debe responder a la pregunta ¿Para qué?, debe ser medible y coherente, con el alcance del documento, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción (ar, er, ir)

2. Alcance: Describa de manera general los límites del documento, definiendo desde donde inicia su aplicación y hasta donde finaliza

3. Justificación: En forma expresa, indique por qué se requiere documentar en el Manual y que beneficios al desarrollo del proceso o la organización, trae su aplicación

4. Marco conceptual: Escriba en forma concreta la sustentación teórica y legal que acompaña el desarrollo del Manual, que le sirve de fundamento. Incluya revisión teórica, antecedentes y normatividad vigente que le aplique, según corresponda, en esta parte incluya la introducción del tema

5. Definiciones: Se deben enunciar las definiciones que permitan el entendimiento del documento o que requiere de alguna aclaración para comprender el contexto del documento, la palabra a definir se marca en negrilla, y se colocan en orden alfabético.

6. Desarrollo del manual: en este espacio diligencie la información que se quiere transmitir en el manual, haga uso de imágenes o tablas, según se requiera para dar un mejor entendimiento de la información. Si dentro de este contenido requiere referirse a otro documento tal como procedimiento, manual instructivo, etc, por favor refiera el nombre y código de identificación del mismo

7. Bibliografía: La bibliografía es el listado completo de los materiales consultados por la persona que elaboro el documento para documentar su trabajo, En caso de no aplicar bibliografía por favor coloque en este espacio no aplica.

Las bibliografías se escriben según el modelo (la entrada principal será el autor. Se escribe primero los APELLIDOS en mayúsculas fijas, nombre son mayúscula inicial. Titulo, ciudad de edición, editorial, año de publicación y número de páginas).

A continuación se describe la forma en que se debe mencionar la bibliografía conforme al tipo de documento consultado:

• Libros: APELLIDO (S), Nombre. Titulo: Subtitulo. Número de edición (diferente a la primera). Ciudad de publicación: editorial, año de publicación. Paginación (serie)

• Artículo de Periódico: APELLIDO (S), Nombre. Nombre del artículo. En: nombre del periódico. Ciudad: (fecha de publicación), Pagina.

• Web: APELLIDO, Nombre. Titulo. {En línea}. Fecha. {Fecha de consulta}. Disponible en….

• Tesis: APELLIDO, Nombre. Titulo. Ciudad, año, páginas. Trabajo de grado (titulo). Universidad. Facultad.

• Articulo de revista: APELLIDO, Nombre. Título del artículo. En: Nombre de la revista. Vol., No (mes abreviado, año); Pág.

• En caso de tomar como referencia documentos de la Secretaria Distrital de Salud, del Ministerio de la Protección Social u otro documento indicar si el texto

se “adopto” y/o se “adapto” si aplica

8. Anexos: Relacione los anexos que se requieran para conocimiento y fortalecimiento del manual, de no requerirse, referirse en este ítem la palabra “No aplica”.

9. Seguimiento y evaluación del manual: en esta parte se registra como se llevará a cabo el seguimiento y la evaluación al cumplimiento del objetivo para lo cual fue construido el documento. El seguimiento se realizara a nivel interno (calidad y control interno), por autocontrol (líder del proceso, referente de la Subred o un colaborador) y a nivel externo cualquier entidad que tenga interés en el desarrollo del documento

10. Tabla de control de cambios: en esta parte se describe los cambios realizados en cada versión del documento, lo anterior permite el control y trazabilidad del mismo; para ello deberá colocar por cada versión la fecha de aprobación de cada una formato (dd-mm-aaaa) y en la descripción detalle de manera simplificada las modificaciones realizadas

11. Registros asociados al documento: relacione los registros que se generan en el desarrollo del documento, identifíquelos con el nombre y código

12. Campo de aplicación del documento: Señale claramente en qué proceso(s) está indicada la utilización del presente manual, a qué equipo de trabajo va dirigido y la relación existente con otros documentos

13. Aprobación del documento:

Coloque el nombre y apellidos de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento junto con su cargo o actividad desempeñada y las fechas en que realizaron estas actividades; el aval de calidad corresponde al colaborador de la oficina de calidad de la Subred que reviso el documento