Manual de uso del SECOP II Entidades Estatales

Está dirigido a la publicación de la información de la contratación con dineros públicos que adelanten las entidades del Estado o contrataciones que no están sometidas a la Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias, y que no se adelantan bajo ninguna de sus modalidades de selección.

II. Diagrama fases del proceso

Elaboración - publicación Proyecto

Elaboración contrato

Publicación del Contrato

Consulta del Proceso

Firma de

contrato

Ilustración 1. Diagrama Fases del Proceso – Régimen especial

III. Creación Del Proceso

Para crear un proceso el usuario debe acceder a “Tipos de procesos”. Hay 3 formas de llegar a esta sección:

(I) Acceder a “Procesos” en la barra de inicio y posteriormente hacer clic en “Tipos de proceso”.

(II) Desplegar el menú “Ir a” de la barra de inicio y hacer clic en “Crear Proceso”.

(III) Acceder a “Procesos” en la barra de inicio, luego hacer clic en “Procesos de la Entidad Estatal”, y posteriormente en “Crear nuevo proceso”.

Ilustración 2 - Pasos creación de proceso 1

Ilustración 3 - Pasos creación de proceso 2

Cualquiera de las tres opciones lleva al usuario a una pantalla en la que aparecen todos los tipos de procesos contemplados en la normatividad. El usuario debe seleccionar el tipo de proceso que desee utilizar y hacer clic en “Crear”. Es una buena práctica comprobar que el tipo de proceso ya tenga un equipo definido. Para ello el usuario debe hacer clic “Equipo de Proceso” y seguir las instrucciones de la Sección VIIIH. Del manual de usuario.

Ilustración 4 - Tipos de proceso

Al hacer clic en “Crear”, el SECOP II muestra un formulario con los datos básicos del proceso, seguido de lo cual el usuario debe hacer clic en “Confirmar”.

Ilustración 5 - Menú emergente Crear Proceso

A continuación el SECOP II indica que los datos han sido guardados correctamente y abre una pantalla con un formulario dividido en 6 secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta. La edición de las secciones de Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta sólo es habilitada por el SECOP II si el usuario ha diligenciado la Sección de Información general.

Ilustración 6 - Secciones Creación de proceso

1. Información general

En esta sección del formulario el usuario debe indicar la siguiente información:

Ilustración 7 - Información General

Aclaraciones sobre las secciones del formulario anterior:

“Información General”. Datos Básicos del Proceso.

• Proceso. El usuario debe seleccionar el proceso al cual la entidad está obligado a publicar según el manual de contratación.

• Número del proceso. El usuario debe asignar un numero con el que tenga referencia del proceso

Ilustración 8 - Numero del proceso

• “Nombre”. El usuario debe Indicar un resumen muy corto del objeto contractual.

Ilustración 9 - Nombre del proceso

• “Descripción”. El usuario debe escribir en este campo el objeto contractual.

Ilustración 10 - Descripción del proceso

• “Relacionar con otro proceso”. El usuario puede elegir un proceso que esté relacionado con el que está creando (e.j. la licitación para una interventoría está relacionada con la licitación que haya hecho la Entidad Estatal para la construcción de una obra de infraestructura). Al consultar el proceso en cuestión, los demás usuarios del SECOP II también pueden ver los documentos del proceso relacionado.

Ilustración 11 - Relacionar proceso

“Clasificación del bien o servicio”. Sistema de Codificación de las Naciones Unidas, a través del cual se estandarizan productos Bienes y Servicios.

• “Código UNSPSC”. El usuario seleccionara a través el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas, seleccionando el grupo, segmento, familia, clase y producto.

Ilustración 12 - Clasificador de las Naciones Unidas

“Información del contrato”. Dependiendo del tipo de proceso, el SECOP II puede solicitar, además de los campos mostrados en la imagen anterior, una justificación de la modalidad de contratación.

• “Tipo”. El usuario deberá seleccionar el tipo de contrato que se celebrara con el proceso.

Ilustración 13 - Tipo de contrato

• “Duración estimada del contrato”. El usuario colocara en días, horas, meses, semanas o años la duración del contrato.

Ilustración 14 - Duración estimada del contrato

“Dirección de notificaciones”. Datos de dirección de Notificaciones de la Entidad Estatal.

• “Utilizar la misma dirección de la unidad de contratación”. Si el usuario no selecciona la opción, podrá especificar la dirección de notificación que desee o incluir direcciones adicionales en el campo “Ubicaciones adicionales”.

Ilustración 15 - Dirección de notificaciones

“Acuerdos comerciales”: Si el usuario tiene un proceso para el que aplican acuerdos comerciales, debe hacer clic en “Sí” y luego en “Agregar acuerdo comercial”.

Ilustración 16 - Acuerdos Comerciales

A continuación, el SECOP II despliega una lista de los países con los cuales Colombia tiene acuerdos comerciales. El usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda del país de su elección y luego hacer clic en “Agregar”.

Ilustración 17 - Acuerdos comerciales

“Documentos internos”. Sólo son visibles para la Entidad Estatal y pueden cargarse desde el computador del usuario o desde la biblioteca de documentos de la Entidad Estatal.

Ilustración 18 - Documentos internos

2. Configuración

Los elementos a configurar para este proceso son los siguientes:

• Cronograma. En el cronograma el usuario establece las fechas correspondientes a los diferentes hitos del proceso. Los hitos para cada tipo de proceso son los contemplados en la normatividad de contratación pública.

Ilustración 19 - Cronograma

• Lotes: Son segmentos en los que se divide un objeto contractual. Cada uno corresponde a un grupo de bienes o servicios que hacen parte de ese objeto contractual. Los oferentes pueden presentar ofertas para uno o varios lotes y resultar adjudicados para uno o varios de ellos. Los criterios para definir los lotes son fijados por la Entidad Estatal. La Entidad Estatal puede fijar lotes, por ejemplo: por región del país (e.j. el Acuerdo Marco de Servicios de Aseo y Cafetería tenía lotes para cada cubrir 18 regiones de Colombia –cada región tenía un conjunto de municipios asociados); o por tipo de bien o servicio (e.j. el Acuerdo Marco de Precios de Dotaciones se licitó en cuatro lotes: calzado para dama, ropa para dama, calzado para caballero y ropa para caballero).

Ilustración 20 - Lotes

Información presupuestal. En esta sección el usuario debe definir: (i) el destino del gasto (i.e. inversión o funcionamiento); (ii) el origen de los recursos (i.e. recursos propios, presupuesto nacional/territorial, regalías, recursos de crédito, sistema general de participaciones SGP); (iii) si la Entidad Estatal está registrada en el SIIF; y si corresponde (iv) los códigos de CDP / Vigencias futuras.

El SECOP II tiene interoperabilidad con el SIIF. Al ingresar el CDP, la plataforma hace dos verificaciones: i) que el CDP exista; y ii) que el valor del CDP no exceda el valor total del proceso estimado por la Entidad Estatal.

Ilustración 21 - Información presupuestal

• Configuraciones avanzadas. Si el usuario activa esta opción el SECOP II ofrece un menú desplegable para establecer el número de decimales que deben usar los Proveedores en sus propuestas de precios.

Ilustración 22 - Configuraciones Avanzadas

3. Cuestionario

En esta parte del cuestionario, la Entidad Estatal ingresa la propuesta económica que quiere que los Proveedores observen como parte de la oferta.

Para crear el cuestionario el usuario debe utilizar una pantalla específica dividida en tres partes. En el área 1 se encuentra el menú con todos los tipos de preguntas posibles. En el área 2 aparecen las preguntas creadas por la Entidad Estatal agrupadas en secciones. En el área 3 están los botones que permiten crear o borrar las secciones y sus preguntas, así como generar plantillas con los cuestionarios creados para reutilizarlos posteriormente o guardarlos en formato PDF.

Ilustración 23 - Cuestionario

Por defecto la plataforma trae la pregunta Lista de precios precargada en la plataforma, pero si esta no xxxxx a estar cargada, la forma de crearla es de la siguiente manera:

En la sección 3 se debe ubicar el botón “Agregar pregunta” donde la plataforma va a traer una ventana emergente con todas la preguntas posibles a realizar a los proveedores, para esta modalidad solo se utilizara el tipo de pregunta llamado “Lista de Precios”.

Ilustración 24 – Selección pregunta Lista de precios

Esta pregunta sirve para que los Proveedores conozcan el precio techo para cada uno de los bienes y servicios que quiere adquirir la Entidad Estatal. El usuario debe indicar cuántas líneas quiere en la pregunta, es decir, para cuántos bienes o servicios quiere recibir propuesta de precios por parte de los Proveedores.

Ilustración 25 - Pregunta Lista de precios

Después de hacer clic en “Confirmar” el SECOP II despliega una lista de artículos. El usuario de la Entidad Estatal debe editar la referencia, descripción, cantidad que quiere adquirir y el precio unitario estimado con el fin de que los Proveedores hagan sus propuestas de precio para cada ítem.

Ilustración 26 - Lista de artículos

El SECOP II habilita máximo 20 líneas para ingresar bienes o servicios. Si la compra de la Entidad Estatal abarca más de 20 bienes o servicios, el usuario debe seleccionar “1” en el campo “Número de líneas” y hacer clic en “Opciones”, “Exportar desde Excel” para descargar la plantilla de lista de precios del SECOP II.

Ilustración 27 - Exportar desde Excel Lista de precios

A continuación el SECOP II descarga automáticamente un formato. El campo Nivel debe permanecer siempre en cero.

Una vez diligenciada la plantilla, el usuario debe hacer clic en “Importar desde Excel”. El SECOP II convertirá automáticamente la plantilla en una lista de precios por líneas, como la que se mostró anteriormente.

4. Documentos del proceso

En esta parte del formulario la Entidad Estatal indica los documentos y aclaraciones para presentar las ofertas al proceso, además todos los documentos que considere necesarios para que los Proveedores entiendan el proceso, así como para darle una publicidad adecuada al mismo.

Al ubicarse en esta sección, la Entidad Estatal puede incluir un comentario general y elegir si adjunta un documento tipo, o un documento de la biblioteca de documentos o si anexa uno desde su computador.

Ilustración 28 - Documentos del proceso

IV. Publicación Del Proceso

Después de que se guarde el proceso el SECOP II muestra la siguiente pantalla informando que el proceso ha sido guardado con éxito. Para publicarlo nos habilitara el botón “ir a publicar”.

Ilustración 29 - Ir a publicar

Luego la plataforma va a solicitar confirmación de la publicación y se debe realizar haciendo clic en el botón “publicar”

Ilustración 30 - Publicar

La plataforma informa que el proceso fue publicado con éxito mostrando en la parte superior de la pantalla el mensaje “Publicado” en color verde.

Ilustración 31 - Confirmación de proceso publicado

Ya publicado el proceso se espera el tiempo programado para que los proveedores lleven las ofertas físicas, y parar que la Entidad Estatal realice su revisión documental, evaluación y selección respectiva para obtener el adjudicado del proceso.

Al tener esta información en las fechas previstas la entidad debe ingresar nuevamente a la plataforma Secop II para iniciar la realización del contrato.

Lo primero que debe realizar el usuario es ubicar el proceso e ingresar al área de trabajo del mismo, al estar en el área de trabajo del proceso se debe desplazar bajo la sección “Línea de Tiempo” al botón llamado “Finalizar”, en el cual el usuario debe dar clic en el momento que tenga el adjudicatario del proceso para iniciar él envió del contrato a este proveedor seleccionado.

Ilustración 32 - Finalizar

V. Contrato

En relación con la gestión contractual, el SECOP II ofrece diferentes funcionalidades. En primer lugar, para la elaboración de los contratos, la plataforma importa directamente los datos almacenados en la creación del Proceso (e.j. bienes y servicios a contratar, condiciones de la oferta adjudicada, etc.); y permite el envío del contrato al adjudicatario para la firma electrónica del mismo. En segundo lugar, a través del SECOP II es posible hacer modificaciones al contrato (e.j adiciones y prórrogas) -incluyendo suspensiones o terminaciones del mismo- y publicarlas. Finalmente, brinda a la Entidades Estatales la posibilidad de hacer seguimiento al avance del contrato, ingresar la información de facturación y asignar códigos a las facturas correspondientes en caso de ser necesario.

Si la Entidad Estatal tiene flujos de aprobación asociados a la creación o modificación de un contrato, o a la aceptación de garantías de los contratos, estos flujos deben ser configurados al crear los equipos de Proceso.

X. Xxxxx un contrato

Para generar este documento el usuario debe ingresar a la sección “Contratos” del área de trabajo del proceso y dar clic en el botón “Crear”. En ella el SECOP II crea el o los contratos (en caso de que sean varios los adjudicatarios) que deben generarse para la adjudicación y su respectivo diligenciamiento.

Ilustración 33 - Sección Contratos - Crear

Al hacer clic en la referencia del contrato el SECOP II presenta un formulario con las siguientes secciones:

Ilustración 34 - Secciones contrato

Durante cualquier momento de la edición del contrato el usuario puede hacer clic sobre el botón “Guardar”. Esto garantiza que la información que ha cargado en el SECOP II sea almacenada y que el mismo usuario u otro con acceso al contrato puedan seguir configurándolo más adelante.

Ilustración 35 – Guardar

1. Información general

Parte de la información a diligenciar en esta sección es diligenciada automáticamente por el SECOP II a partir de los datos guardados de la Entidad Estatal en la elaboración y adjudicación del proceso.

Si la Entidad Estatal ve que algunos de los datos relacionados con el formulario del contrato (e.j. su fecha exacta de inicio y terminación), xxxxxxx debe dejar todas las aclaraciones en la minuta firmada del contrato por ambas partes en la sección Documentos del contrato.

• Identificación del contrato.

En este apartado el usuario debe indicar: (i) el objeto del contrato,; (ii) si el contrato está asociado a otro, y en caso de que sea así si la relación es de tipo supervisión o intermediación y con qué contrato o contratos está relacionado; (iii) fechas de inicio y finalización del contrato; (iv) definir si el contrato tiene liquidación y las fechas de inicio y finalización correspondientes; (v) indicar si el contrato tiene obligaciones ambientales y las fechas de inicio y finalización de estas obligaciones; (vi) definir si el contrato tiene obligaciones post consumo y las fechas correspondientes; y (vii) establecer si el contrato tiene reversión y en qué fechas.

Ilustración 36. Identificación del contrato

En el caso de que el usuario desee asociar el contrato a otro, debe hacer clic en el link “Agregar”. El SECOP II abre entonces una ventana con la lista de los contratos de la Entidad Estatal. El usuario tiene que activar la casilla a la derecha del o de los contratos que quiere asociar, y hacer clic en “Confirmar”.

Ilustración 37. Contrato(s) Asociado(s)

Para anular la asociación de un contrato el usuario debe hacer clic en el icono “x” que aparece a la derecha de la identificación del contrato:

Ilustración 38. Anular asociación de un contrato

• Información de la Entidad Estatal contratante y del Proveedor contratista.

En esta sección el Secop II muestra la identidad de la Entidad Estatal contratante, pero el proveedor contratista debe estar registrado en la plataforma Secop II, para que así la Entidad Estatal lo pueda seleccionar en esta sección, y que este ya tenga una interacción en la plataforma.

Lo primero que debe realizar el usuario es dar clic en el botón Seleccionar el cual lleva a una ventana emergente de búsqueda.

Ilustración 39. Información Contratante y contratista

Al aparecer la ventana emergente de búsqueda el usuario designado de la Entidad Estatal debe digitar el Nombre o el Nit del proveedor adjudicado y hacer clic en el botón “Buscar”.

Ilustración 40 – Ventana emergente de búsqueda

La plataforma realiza una búsqueda en el directorio del Secop II y trae el o los proveedores relacionados con el texto digitado en el campo de búsqueda, al identificar exactamente cuál es el proveedor adjudicado el usuario debe seleccionarlo al lado izquierdo del nombre del proveedor.

Para que el seleccionado de la ventana emergente de búsqueda quede agregado a la sección “Información del Proveedor contratista” se hace clic en el botón “Agregar”.

Al realizar esto la plataforma va a traer del directorio Secop II la información y perfil del proveedor contratista.

Ilustración 41 – Información Proveedor Contratista

• Cuenta bancaria del Proveedor.

Si el o los Proveedores adjudicatarios tienen sus datos bancarios diligenciados en su perfil del SECOP II, la plataforma asocia por defecto al contrato esa información. Sin embargo la Entidad Estatal puede cambiar estos datos si es necesario o, incluirlos en caso de que el Proveedor no los haya indicado antes. Para actualizar la información el usuario debe hacer clic en “Editar información”.

Ilustración 42. Cuenta bancaria Proveedor.

El SECOP II muestra entonces un formulario en el que indicar los datos de la cuenta deseada.

Ilustración 43. Edición datos cuenta bancaria.

Si el adjudicatario es un proponente plural el SECOP permite definir una única cuenta para la el mismo o una para cada Proveedor que lo integra.

Ilustración 44. Cuenta bancaria proponente plural.

• Información del contrato.

Estos datos son cargados automáticamente por el SECOP II a partir de la información del Proceso y la oferta.

Ilustración 45. Información del contrato.

Al terminar de diligenciar esta sección, el usuario debe hacer clic en “Guardar” y luego en “>”.

Ilustración 46. Guardar y seguir sección dl contrato

2. Condiciones

En esta sección el usuario debe indicar las condiciones de los bienes y servicios adquiridos, las condiciones financieras del contrato y las condiciones de entrega.

• Condiciones de ejecución y entrega.

En este apartado el responsable del contrato puede indicar las condiciones de entrega, las fechas de inicio y terminación de ejecución del contrato, si el contrato puede ser prorrogado o no, y si corresponde la fecha en que debe notificarse la prórroga.

Ilustración 47. Condiciones de ejecución y entrega

• Configuración financiera.

Esta sección de la configuración está dividida en diferentes apartados en los que el usuario puede:

i. Establecer si para el contrato requiere la emisión de códigos de autorización para la facturación. Esta condición es opcional y por defecto está desactivada. En caso de ser activada en la grilla de facturas del “Paso 6 – Ejecución del contrato” (ver sección XI A 2 Ejecución del contrato), para cada hito de facturación el SECOP II ofrecerá la opción de generar este código y solo tras su emisión el Proveedor podrá registrar la factura correspondiente. Es importante tener en cuenta que esta configuración solo puede ser realizada en la creación del contrato, después no podrá ser cambiada.

ii. Consultar la información de las garantías, que el SECOP II carga automáticamente de los datos del Proceso de contratación. Únicamente es posible modificar las fechas asociadas a las garantías establecidas. Además, si el adjudicatario presentó la garantía de “Seriedad de oferta”, aparecerá una grilla desde la que el usuario puede consultar su detalle y descargar los documentos asociados.

iii. Consultar si el contrato tiene anticipos y, en su caso, su configuración. Esta información viene definida desde el Proceso de contratación, pero en la creación del contrato el usuario puede editar el porcentaje del anticipo y los hitos de amortización.

Ilustración 48. Configuración financiera.

• Condiciones de facturación y pago.

En este apartado el usuario puede establecer la forma y plazo de pago de la o las facturas asociadas al contrato. Para ello el SECOP II ofrece dos campos desplegables en los que es posible definir las opciones deseadas.

Ilustración 49. Condiciones de facturación y pago

• Información presupuestal.

Aunque el SECOP II carga automáticamente esta información de la indicada en el formulario de creación del Proceso, el usuario puede actualizarla. En esta sección el usuario puede definir: (i) el destino del gasto (i.e. inversión o funcionamiento); (ii) el origen de los recursos (i.e. recursos propios, presupuesto nacional/territorial, regalías, recursos de crédito, sistema general de participaciones SGP); (iii) si la Entidad Estatal está registrada en el SIIF; y si corresponde (iv) los códigos de CDP / Vigencias futuras.

Ilustración 50. Información presupuestal

• Compromiso presupuestal de gastos.

En esta sección el usuario puede consultar la disponibilidad presupuestal a partir del código de compromiso (es decir certificado de disponibilidad CDP o vigencia futura).

Para ello el usuario debe hacer clic en “Agregar código de compromiso”

Ilustración 51. Compromiso presupuestal de gastos

El SECOP II abre entonces un formulario para indicar: (i) CDP o vigencia futura; (ii) el código de compromiso notificado a la Entidad Estatal por el Ministerio de Hacienda; (iii) el valor realmente comprometido en el contrato; y (iv) el código presupuestario correspondiente.

Ilustración 52. Código del compromiso

En caso de que el usuario se equivoque o desee eliminar un código de compromiso, deberá seleccionar la casilla a su izquierda y hacer clic en borrar.

Si el código es correcto y la Entidad está registrada en SIIF, el tras diligenciar el formulario el usuario debe hacer clic en “Consulta SIIF” y una vez recibida la información del Ministerio, hacer clic en “Validar”. Esto comprueba que el valor comprometido es menor al disponible.

Ilustración 53. Consulta con SIIF

• Comentarios.

Esta sección permite anexar comentarios al contrato que el usuario considere oportunos.

Ilustración 54. Comentarios al contrato

• Anexos al contrato.

El SECOP II permite que en este apartado que se adjunten al contrato los documentos relacionados con las condiciones de entrega o las condiciones financieras que corresponda. Pueden tomarse tanto del equipo del usuario como desde la biblioteca de documentos de la Entidad Estatal (ver sección VIIJ. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.). Esta sección es opcional y no se refiere l anexo con la minuta del contrato, el cual debe ser adjuntado en la sección 5.Documentos del contrato, que será explicada posteriormente.

Ilustración 55. Anexos del contrato

• Dirección de notificaciones.

El SECOP II carga automáticamente esta información a partir de la indicada por el Proveedor en su ficha. Pero el usuario puede actualizarla. Para ello debe hacer clic en el botón “Editar dirección” con lo que accede a un formulario de actualización.

Ilustración 56. Dirección de notificaciones

• Direcciones adicionales.

En este apartado el usuario puede añadir direcciones de comunicación adicionales a la principal. Para ello debe hacer clic en el botón “Agregar ubicación”, con lo que el SECOP II abre un formulario en el que buscar la dirección deseada entre las guardadas por la Entidad Estatal, o crear una nueva.

También puede consultar el detalle de la o las direcciones adicionales establecidas (para lo que debe hacer clic en “Detalle”. Asimismo puede eliminarla seleccionando el check que aparece a la izquierda de la dirección y haciendo clic en el botón “Borrar seleccionado”.

Ilustración 57. Direcciones adicionales

3. Bienes y servicios

En esta sección el SECOP II muestra la información de la lista de bienes o servicios a proveer como parte del contrato y sus precios estimados, el usuario delegado por la Entidad Estatal deberá diligenciar el campo de precio unitario si este llegase a cambiar por alguna evaluación de precios realizada o si fuera el mismo estimado se digita en este campo designado de conformación.

Ilustración 58. Bienes y servicios

4. Documentos del Proveedor

En esta sección el SECOP II muestra los documentos que la Entidad Estatal le pidió al Proveedor para entregar con el contrato. Los documentos aparecen marcados con verde.

Además el usuario puede añadir nuevos documentos activando la casilla que aparece a la derecha de su denominación, o escribiendo su descripción si no está en la lista.

Ilustración 59. Documentos Proveedor

Tras la selección de la lista de documentos, el usuario debe definir el plazo máximo en que el Proveedor puede entregar los documentos. En todo caso en el SECOP II este plazo es indicativo ya que la plataforma no bloquea el envío de los documentos por parte del Proveedor aunque haya pasado la fecha límite. Es decisión de la Entidad Estatal aceptarlos o no.

Ilustración 60. Configuración documentos del Proveedor

Cuando el Proveedor entregue los documentos, el SECOP II asumirá automáticamente esa fecha como la de entrega y la almacenará en la información del contrato.

5. Documentos del contrato

Este paso permite al usuario de la Entidad Estatal anexar el documento con el texto completo del contrato o crearlo a partir de un documento tipo.

Además el usuario podrá establecer si los documentos del contrato deben ser ambas partes o no y en caso de que así sea, la fecha de la firma.

Ilustración 61. Documentos del contrato

6. Ejecución del contrato

En esta sección los responsables de la Entidad Estatal pueden planificar los hitos asociados a la ejecución del contrato, y realizar el seguimiento del cumplimiento de ese plan.

• Ejecución del contrato.

Este apartado corresponde permite crear el plan de proyecto. Para ello el SECOP II ofrece dos alternativas: plan de entrega (cuando el usuario define la ejecución con base en la entrega de bienes y servicios por parte del Proveedor) o plan de avance (si la ejecución del contrato se mide por porcentaje de avance).

Ilustración 62. Ejecución del contrato por porcentaje

▪ Planificación por porcentaje.

Para acceder a este tipo de planificación el usuario debe seleccionar la opción “Porcentaje” y en el formulario que aparece hacer clic sobre “Crear plan”.

Ilustración 63. Crear plan

El SECOP II muestra un formulario en el que el usuario debe indicar (i) una referencia o identificación para el hito; (ii) la fecha prevista de ejecución; (iii) el porcentaje de ejecución del proyecto previsto para ese hito; y (iv) las observaciones que sean oportunas. Por último el responsable de la creación del plan debe hacer clic en “Guardar”.

Ilustración 64. Detalles del plan

El usuario debe repetir este proceso las veces necesarias para completar la planificación con los diferentes hitos deseados.

Para cancelar alguno de los hitos el usuario debe seleccionar r la casilla que aparece a la izquierda de ese hito y hacer clic en “Cancelar plan”.

Ilustración 65. Cancelar Plan

▪ Planificación por recepción de artículos.

Para acceder a este tipo de planificación el usuario debe seleccionar la opción “Recepción de artículos”. El SECOP II muestra entonces por defecto el entorno de planificación basado en artículos. Para añadir una entrega de artículos el usuario debe hacer clic en “Crear plan”.

Ilustración 66. Ejecución del contrato por recepción de artículos

El SECOP II muestra un formulario en el que el usuario debe: (i) indicar la fecha prevista de entrega;

(ii) escribir las observaciones que considere oportunas y (iii) hacer clic en “Añadir artículo”.

Ilustración 67. Crear Plan

Al seleccionar añadir artículo aparece otro formulario en el que el responsable del contrato tiene que seleccionar el bien o servicio del contrato a que corresponde la entrega, indicar la cantidad prevista, y hacer clic en “Guardar”:

Ilustración 68. Añadir Artículo

Por último el usuario debe hacer clic en “Guardar”.

Ilustración 69. Guardar Plan

El usuario debe repetir el procedimiento indicado tantas veces como sea necesario para completar el plan de hitos de entrega.

Para cancelar algún hito cargado por error el responsable del contrato puede seleccionar la casilla que aparece a la izquierda de cada hito a eliminar y hacer clic en “Cancelar”; o, hacer clic en el link “Cancelar plan” que aparece a la derecha del hito a eliminar.

Ilustración 70. Cancelar Plan

El SECOP II ofrece también al usuario la posibilidad de modificar la interfaz de la planificación por artículos. Para ello el usuario debe hacer clic sobre el link “Vista de planes”:

Ilustración 71. Modificar plan

Como resultado aparece un entorno de planificación con un diseño similar a la de la planificación por porcentajes descrito en la sección anterior (ver el apartado Planificación por porcentaje).

Ilustración 72. Vista de artículos

Para volver a la vista por defecto el usuario debe hacer clic en “Vista artículos”.

• Factura del contrato.

Partiendo de la información establecida en la configuración financiera del contrato respecto al pago de anticipos, el SECOP II muestra la información asociada a las facturas planificadas.

En el caso de que la Entidad Estatal haya establecido en las condiciones generales (ver sección XI A 2 ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.) que es preciso contar con un código de acturación, el SECOP II ofrece un enlace “Generar” junto a cada factura planificada. Al hacer clic en este enlace es creado el código de facturación para el Proveedor.

Ilustración 73. Facturas planificadas - Generar

Si el responsable del contrato no ha indicado la necesidad de los códigos de facturación, las facturas quedan en estado de “Pendiente de registro”.

Ilustración 74. Facturas planificadas - Pendiente registro

• Balance de pagos y Balance de entregas.

Esta sección ofrece a los usuarios información sobre la planificación del contrato y su estado actual.

Ilustración 75. Balance de pagos y de entregas

• Documentos de ejecución del contrato.

En el momento de la configuración del contrato, este apartado no muestra ninguna información. Aquí será posible cargar los documentos correspondientes al seguimiento del avance de contrato (por ejemplo los informes de interventoría o de entrega de los entregables del contrato).

Ilustración 76. Documentos de ejecución del contrato

7. Modificaciones del contrato

Durante la creación del contrato esta sección está bloqueada, por lo que no es posible acceder a ella. Está descrita en el apartado. Modificación de contratos .

B. Aceptación del contrato por el Proveedor y la Entidad Estatal

Esta sección permite a la Entidad Estatal enviar al Proveedor el contrato para su aceptación y firma del contrato.

1. Confirmación del contrato por la Entidad Estatal

Tras completar los pasos correspondientes a la creación del contrato, el usuario debe hacer clic en “Confirmar contrato.

Ilustración 77. Aceptación del contrato

Si no hay flujo de aprobación el contrato queda aprobado automáticamente y a la espera de su envío al Proveedor. Si existe flujo de aprobación, el contrato debe ser aprobado por el responsable de esa tarea antes de ser enviado al Proveedor.

2. Envío del contrato al Proveedor

Cuando la Entidad Estatal hace clic en “Enviar al Proveedor”, el contrato es enviado para que el Proveedor lo lea y lo apruebe.

Ilustración 78. Enviar al proveedor

Al enviarlo el estado del contrato cambia de estado a “En revisión del Proveedor”.

Ilustración 79. Cambio de estado Contrato en revisión proveedor

3. Aprobación del contrato por la Entidad Estatal

Una vez que el Proveedor aprueba el contrato y anexa la versión firmada en la sección de contratos, el SECOP II habilita el contrato para aprobación de la Entidad Estatal.

Ilustración 80. Cambio de estado Contrato en pendiente aprobación

El responsable de la Entidad Estatal debe aprobar el contrato y, si lo considera oportuno, consultarlo de nuevo junto con los documentos que haya añadido el Proveedor (por ejemplo el contrato firmado).

A continuación debe hacer clic en la referencia del contrato y luego, su hay flujo de aprobación, hacer clic en “Enviar para aprobación.

Si no hay flujo en esta tarea el SECOP II habilita entonces las opciones “Rechazar contrato” y “Aprobar contrato”.

Tras revisar el contrato el responsable de la Entidad Estatal debe hacer clic en la opción que corresponda.

• Aprobación del contrato.

El usuario debe acceder a la sección “Documentos del contrato”. Ahí puede cargar la documentación que considere oportuna (por ejemplo el contrato firmado por la Entidad Estatal) y que estará también accesible para el Proveedor y los usuarios que consulten el contrato.

Además debe activar la opción “Los documentos del Proceso están firmados por la Entidad Estatal y el Proveedor” e indicar la fecha de firma.

Ilustración 81. Fecha máxima de la firma

Por último debe hacer clic en “Aprobar contrato”, con lo que el estado de éste pasa a “En ejecución”.

Ilustración 82. Cambio de estado Contrato en ejecución.

También se activan las opciones de modificación del contrato.

Ilustración 83. Botón modificar contrato

• Rechazar el contrato.

En caso de que el responsable de la Entidad Estatal rechace el contrato, éste vuelve a quedar en modo edición para que el usuario realice todas las modificaciones que considere oportunas.

En caso de que la Entidad Estatal haya establecido un flujo para la aprobación de contratos, esta tarea no la realizará el usuario creador del contrato, sino el responsable que esté establecido en el flujo.

C. Gestión de las garantías del Proveedor

El Proveedor puede remitir las garantías exigidas en el contrato de forma conjunta o por separado. Cada vez que envíe una el SECOP II envía una alerta por correo electrónico al responsable de la Entidad Estatal.

A fin de revisar la garantía el usuario de la Entidad Estatal debe ingresar en el contrato, lo que puede hacer por dos caminos:

• Acceder a los Procesos de la Entidad y luego al contrato del Proceso deseado (ver sección

XII A ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

• Entrar en la sección de Contratos de la Entidad Estatal y en ella seleccionar el contrato que vaya a ser gestionado (ver apartado XII C ¡Error! No se encuentra el origen de la eferencia.).

Dentro del contrato es preciso ir a la sección “Condiciones” (ver apartado ¡Error! No se encuentra l origen de la referencia.).

Ilustración 84. Formularios contrato - Condiciones

Dentro de este apartado, en la sección “Configuración financiera – Garantías” aparece una grilla en que el SECOP II muestra las garantías presentadas por el Proveedor. Como parte de la información de la grilla aparece el estado de la garantía (si ha sido aprobada o no por la Entidad Estatal).

Ilustración 85. Garantías del proveedor

Además cada garantía cuenta con un link “Detalle” que permite a los usuarios consultar la información pormenorizada de esa garantía.

Ilustración 86. Detalles Garantía - Aprobación

En el caso de que las garantías estén pendientes de aprobación en la ficha detallada aparece un botón “Enviar para aprobación”. Si el usuario hace clic sobre el botón aparece un formulario que en la parte superior incluye las opciones “Aprobar” y “Rechazar” y el botón “Confirmar”. El responsable de la Entidad Estatal debe activar la opción adecuada y, si rechaza la garantía indicar la justificación en el campo que aparece.

En el caso de que la Entidad Estatal haya definido un flujo para esta tarea, será el responsable de la misma el que realice la aprobación de las garantías.

El SECOP II envía un correo electrónico al Proveedor para indicarle si la garantía ha sido aprobada o no.

Ilustración 87. Rechazar Garantía

D. Seguimiento de la ejecución del contrato

El SECOP II incluye funcionalidades para realizar el seguimiento de la ejecución del contrato. Para acceder a ellas el responsable de la Entidad Estatal puede seguir dos caminos:

• Acceder a los Procesos de la Entidad al contrato del Proceso deseado (ver sección XII A

¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

• Entrar en la sección de Contratos de la Entidad Estatal y en ella seleccionar el contrato que vaya a ser gestionado.

Una vez haya accedido al contrato el usuario debe seleccionar la sección “Ejecución del contrato”

Ilustración 88. Formularios contrato – Ejecución del contrato

• Cumplimiento del plan de ejecución.

En el apartado “Ejecución del contrato” el usuario puede hacer un seguimiento del plan de ejecución del contrato ya sea por entrega de bienes o servicios o por porcentaje de ejecución.

Ilustración 89. Ejecución del contrato

A la derecha de cada referencia del plan el SECOP II ofrece dos enlaces:

▪ “Ver”: lleva a una pantalla con la información detallada del punto de la planificación. Además aparece un botón “Editar”, que muestra un formulario para actualizar la información del hito.

Ilustración 90. Editar plan

▪ Confirmar: al hacer clic en esta opción aparece un formulario en el que el usuario puede indicar la fecha real del cumplimiento del hito (que puede ser diferente de la planificada), el avance del mismo, y las observaciones que considere pertinentes. Tras ello debe hacer clic en “Guardar”.

Ilustración 91. Confirmar plan

Dado que el cumplimiento del contrato puede no corresponderse con el plan que la Entidad Estatal ha establecido inicialmente, el SECOP II ofrece la funcionalidad “Recepción no planificada”. Mediante la misma ella es posible incluir hitos no previstos para ajustar el plan a la realidad.

Después de hacer clic en “Recepción no planificada” aparece un formulario en el que el usuario debe diligenciar la fecha, el avance del contrato y las observaciones necesarias.

Ilustración 92. Recepción no planeada

Una vez diligenciada la Recepción no planeada, su información aparece junto a las demás recepciones o entregas del contrato.

Ilustración 93. Entregas del contrato

• Factura del contrato.

En esta sección del SECOP II el usuario puede gestionar la facturación asociada al contrato.

Para ello muestra los diferentes hitos de facturación establecidos. Además, en el caso de los contratos para los que está establecido que es preciso generar códigos de autorización para las facturas, un link “Generar” permite al responsable de la Entidad Estatal crear dicho código. Una vez generado aparece otro link “Cancelar” que sirve para que eliminar el código creado.

Ilustración 94. Cancelación de código de facturas generado

Cuando el usuario genera un código de facturación, el SECOP II envía una alerta por correo al Proveedor.

El Proveedor debe entonces registrar la factura en el SECOP II, que enviará un correo de notificación al responsable de la Entidad Estatal.

Aparece entonces en esta sección la información de la factura registrada junto con los links para consultar el detalle de la factura y aceptarla o rechazarla.

Ilustración 95. Aceptar o rechazar factura

Al hacer clic en el link deseado el SECOP II abre una ventana con la información detallada de la factura y muestra un formulario para incluir la fecha de recepción de la factura, la fecha estimada de pago, el compromiso presupuestal asociado y el plan de recepción asociado. El usuario también puede el documento asociado a la factura. En el caso de rechazar la factura debe indicar la razón.

Por último el usuario debe hacer clic en “Confirmar”. El SECOP II envía entonces un correo al Proveedor notificándole la aceptación o rechazo de la factura.

Ilustración 96. Información detallada de la factura

Tras aprobar la factura, el SECOP II actualiza la información mostrada y el estado de la factura a “Aprobada”. Muestra también un enlace “Marcar como pagado” que abre un formulario en el que el usuario puede indicar la fecha en que efectivamente es realizado el pago al Proveedor. El SECOP II envía una alerta al Proveedor con la notificación del pago.

Ilustración 97. Marcar como pagada la factura

Una vez confirmado el pago, el estado de la factura pasa a “Pagado”.

• Balance de pagos y entregas.

El SECOP II va modifica automáticamente esta sección conforme los responsables del contrato actualicen la información de la facturación y ejecución.

Ilustración 98. Balance de pagos y entregas

• Documentos de ejecución del contrato.

En esta sección los responsables del contrato pueden cargar documentos relacionados con la ejecución del mismo. Estos documentos estarán disponibles tanto para la Entidad Estatal como para el Proveedor, que también puede cargar documentos en esta sección desde su cuenta.

Ilustración 99. Documentos de ejecución del contrato

E. Modificación de contratos

El SECOP II permite realizar la modificación de los contratos generados en esta plataforma de forma rápida.

Estas modificaciones son responsabilidad de la Entidad Estatal, pero su información es pública ya que queda un registro de ellas. Además, cuando una Entidad Estatal realiza una modificación, ésta es comunicada automáticamente por correo electrónico al los Proveedores afectados.

1. Acceso al menú de modificaciones.

Para acceder al entorno de gestión de las modificaciones el usuario debe hacer clic en el botón “Modificar” que aparece en todas las páginas de la gestión del contrato tras haber sido aprobado.

Ilustración 100. Botón modificar

El SECOP II muestra una página que incluye:

1. Los elementos del contrato a modificar. Una vez que el usuario seleccione un tipo de modificación únicamente serán accesibles aquellos pasos que correspondan según la le tipo de modificación a realizar, los demás estarán marcados con un candado.

2. Tipos de modificación disponibles.

3. Botones para finalizar, guardar o borrar la modificación,

4. Área de texto en la que el usuario debe indicar la justificación de la modificación que realice.

5. Un sistema para cargar archivos asociados a la modificación.

Ilustración 101. Modificación de un contrato

2. Tipos de modificaciones.

El SECOP II ofrece la posibilidad de realizar los siguientes tipos de modificación:

• Suspensión de contrato. Con esta modificación el SECOP II detiene la ejecución del contrato. Durante ese periodo únicamente será posible añadir y registrar facturas.

• Reactivar el contrato. Modificación con la que un contrato suspendido vuelve a entrar en vigencia.

• Interpretación y modificación del contrato. Este tipo de modificación permite actualizar la mayoría de las condiciones del contrato salvo los bienes y servicios. Esta modificación se realiza por la Entidad Estatal sin que el Proveedor pueda participar (por ejemplo, la Entidad Estatal puede subir un nuevo contrato y el Proveedor no puede aceptarlo ni firmarlo).

• Adición en valor al contrato. Modificación que únicamente permite modificar las condiciones y los bienes y servicios del contrato añadiendo nuevos artículos o nuevas cantidades (pero no precios unitarios). Es importante tener en cuenta que cuando la Entidad Estatal realiza esta modificación el Proveedor tiene que actualizar las garantías presentadas.

• Reducción del valor del contrato. Modificación orientada a disminuir el valor del contrato.

• Cesión de contrato. Esta modificación permite ceder el contrato de un Proveedor a otro. Al realizarla el SECOP II genera un contrato para el nuevo Proveedor y solo permite al primer Proveedor consultar el estado del contrato hasta su cesión.

• Prórroga de tiempo del contrato. Corresponde a la modificación de contrato a utilizar en los casos de ampliación de su duración.

• Terminar el contrato. Corresponde al cierre anormal del contrato. Dado que para cerrar un contrato el SECOP II exige que el responsable de la Entidad Estatal haya evaluado al Proveedor, en caso de que la evaluación no haya sido realizada el SECOP II muestra e formulario de evaluación antes del de modificación (ver sección XI.G.¡Error! No se ncuentra el origen de la referencia.),

• Caducar el contrato. Es el cierre del contrato que tiene lugar cuando las fechas del mismo han vencido (independientemente de si la ejecución ha sido completada).

• Cerrar contrato. Esta modificación debe aplicarse para proceder al cierre de un contrato una vez cumplido su alcance. Es importante tener en cuenta que para realizar el cierre es preciso que estén cumplidas todas las fechas asociadas. Si no es así será preciso modificar esas fechas para poder cerrar el contrato. Además, dado que para cerrar un contrato el SECOP II también exige que el responsable de la Entidad Estatal haya evaluado al Proveedor, en caso de que la evaluación no haya sido realizada el SECOP II muestra e formulario de evaluación antes del de la modificación (ver sección XI.G.¡Error! No se ncuentra el origen de la referencia.).

3. Realización de una modificación.

Para realizar una modificación el usuario debe acceder a la interfaz de modificaciones y hacer clic sobre el tipo que desea. Al hacerlo el SECOP II mostrará una ventana de solicitud de confirmación.

Ilustración 102. Confirmación de modificación

El usuario tiene entonces que hacer clic sobre “Confirmar”.

Según el tipo de modificación a realizar el SECOP II genera diferentes formularios descritos más adelante.

Tras diligenciar la información el SECOP II muestra un aviso de que la modificación será aplicada después de que sea publicada por el usuario.

Ilustración 103. Aviso de modificación

El SECOP II muestra además los siguientes botones:

• Borrar modificación: anula la modificación que está realizando el usuario, pero guarda el registro de la misma de forma que puede ser consultado.

• Guardar modificación: guarda los cambios realizados, pero no aplica la modificación. El usuario puede salir del SECOP II y volver a la edición de la modificación más adelante. Para hacerlo tiene que acceder al contrato y hacer clic en el séptimo paso del menú de gestión del contrato.

• Finalizar modificación: activa el flujo de publicación de la modificación si la Entidad Estatal lo ha definido. Una vez autorizada esta modificación el usuario debe hacer clic en el botón “Publicar modificación”.

Ilustración 104. Publicación de modificación

NOTA: Si el contrato modificado está asociado a otro, cuando el usuario publica la modificación el SECOP II muestra una alerta para que confirme si el cambio realizado implica que debe realizarse también una modificación en el otro contrato.

Ilustración 105. Alerta de modificación

Cuando el usuario publica la modificación el SECOP II envía una notificación por correo electrónico al Proveedor afectado.

4. Formularios de modificación.

Según el tipo de modificación a realizar el SECOP II genera diferentes formularios:

• Suspensión de contrato.

En este caso el SECOP II únicamente solicita la confirmación de que el usuario desea realizar la modificación.

Ilustración 106. Confirmación de modificación suspensión

• Reactivar el contrato.

Como en el caso de la suspensión el SECOP II únicamente solicita la confirmación del usuario de que desea realizar esa modificación.

Ilustración 107. Confirmación de modificación Reactivar

• Interpretación y modificación del contrato.

Cuando el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificación el SECOP II desbloquea la edición de las secciones del contrato: (i) Información general; (ii) Condiciones; (iii) Documentos del Proveedor; y (iv) Documentos del contrato.

Ilustración 108. Formularios del contrato desbloqueados

Las posibilidades de edición son las mismas que en el momento de la creación del contrato

• Adición en valor al contrato.

Cuando el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificación el SECOP II desbloquea la edición de las secciones del contrato: (i) Condiciones; (ii) Bienes y servicios; y (iii) Documentos del contrato.

Ilustración 109. Formularios desbloqueados - Adición

Las posibilidades de edición son las mismas que en el momento de la creación del contrato salvo en el apartado de Condiciones en que solo es posible actualizar las condiciones de entrega y las fechas de vigencia de las garantías.

• Reducción del valor del contrato.

Ilustración 110. Formularios desbloqueados - Reducción

Las posibilidades de edición son las mismas que en el momento de la creación del salvo en el apartado de Condiciones en que solo es posible actualizar las condiciones de entrega y las fechas de vigencia de las garantías.

• Cesión de contrato.

Después de que el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificación el SECOP II muestra un formulario para indicar el nuevo Proveedor.

Ilustración 111. Cesión de contrato – Nuevo proveedor

Al hacer clic sobre la lupa el SECOP II abre una ventana flotante en la que el usuario debe realizar la búsqueda del nuevo Proveedor y hacer clic en “Agregar”.

Ilustración 112. Buscar entidad para seleccionar

• Prórroga de tiempo del contrato.

Después de que el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificación el SECOP II muestra un formulario con todas las fechas asociadas al contrato para que sean actualizadas.

Ilustración 113. Programación de contrato

• Terminar el contrato.

Después de que el usuario confirma que desea realizar este tipo de modificación el SECOP II muestra un formulario con todas las fechas asociadas al plan de pagos y las garantías para que sean actualizadas. Además el responsable de la Entidad Estatal debe anexar el acta de liquidación del contrato.

Ilustración 114. Programación de la identificación del contrato

• Caducar el contrato.

El SECOP II activa a posibilidad de realizar este tipo de modificación cuando se supera la fecha establecida de finalización del contrato.

Al seleccionar el usuario esta modificación el SECOP II muestra el formulario de valoración del Proveedor si todavía no fue realizada,

El SECOP II también muestra un formulario en el que el usuario tiene que indicar la fecha de fin de liquidación, y si corresponde, de finalización de las obligaciones pendientes, anexar el documento del acta de liquidación, y pulsar en el botón “Confirmar”.

Ilustración 115. Terminar el contrato

El SECOP II activa entonces la sección de “Condiciones” que pueden ser editadas de la misma forma que al crear el contrato (ver sección ¡Error! No se encuentra el origen de la eferencia.)

Ilustración 116. Ilustración 117. Formularios desbloqueados - Terminación

• Cerrar contrato.

Ilustración 118. Programación de la identificación del contrato

5. Consulta de modificaciones.

Para consultar el historial de modificaciones realizadas en el contrato, el usuario debe hacer clic en el séptimo paso del menú de gestión de contratos: “Modificación del contrato”.

Ilustración 119. Formularios contrato – Modificaciones del contrato

El SECOP II muestra entonces la lista de las modificaciones incluidas las anuladas antes de ser aplicadas. Para cada una muestra su código, tipo, fechas de creación y aprobación, estado, versiones, y los cambios realizados.

Ilustración 120. Modificación del contrato

En el caso de las modificaciones aprobadas a la derecha tienen un link “Detalle” que lleva a una información más detallada. Para las modificaciones que han sido guardadas pero no publicadas aparece a la derecha un link “Editar” que lleva al entorno de edición de las modificaciones.

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Manual de uso del SECOP II Entidades Estatales

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