LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS
LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS
DOCUMENTO DE CONDICIONES DEFINITIVAS
INVITACIÓN ABIERTA No. 002 – 2022
“SERVICIO DE AUDITORÍA DE CUENTAS (MÉDICA, DOCUMENTAL, TÉCNICO, JURIDICO, ADMINISTRATIVO) DE INDEMNIZACIONES SOAT Y ACCIDENTES PERSONALES”
BOGOTÁ D.C. ENERO DE 2022
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1 OBJETO
LA PREVISORA S.A. pone a disposición de los interesados el documento de condiciones definitivas del proceso de invitación abierta que tiene por objeto:
“LA PREVISORA S.A. requiere contratar la auditoría concurrente, médica, técnica, documental y jurídica de los reclamos presentados a nivel nacional, tanto por personas naturales como jurídicas, que afecten los amparos de las pólizas de los xxxxx de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito – SOAT y Accidentes Personales, expedidas por la Compañía.”
1.2. APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO
La apertura del presente proceso de selección se da con la publicación en la página web de LA PREVISORA
S.A. xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx del presente documento de condiciones definitivas y se cerrará el día señalado en el numeral 1.20 CRONOGRAMA DEL PROCESO, fecha en la cual las propuestas deberán ser enviadas vía correo electrónico entre las 8:00 am y la 1:00 p.m.
1.3. FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO OFICIAL
La fuente de financiación para la ejecución del contrato se hará con recursos propios de LA PREVISORA S.A., y cuyo presupuesto estimado, de acuerdo con el estudio realizado tiene un valor de TREINTA MIL CIENTO UN MILLONES OCHOCIENTOS CATORCE MIL TRESCIENTOS VENTISEIS PESOS M/CTE. (00.000.000.000,00) Incluido IVA.
Para llevar a cabo la contratación, LA PREVISORA S.A. cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) número 2022000258 de fecha 21 de enero de 2022 expedido por la Gerencia de Planeación Financiera.
1.4. FORMA DE PAGO DEL CONTRATO
LA PREVISORA S.A. pagará el valor de los servicios prestados en la modalidad de mes vencido, de acuerdo con los servicios de acciones para la prevención, detección y mitigación del fraude, auditoría concurrente, auditoría médica (documental), técnica, telefónica, jurídica y realización de depuraciones de cartera y reuniones de aclaración de cuentas, descritos en este documento, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
• Auditoría integral de las reclamaciones: Dentro del proceso de auditoría integral de las reclamaciones de SOAT y Accidentes Personales, el cual contempla todos los servicios descritos dentro de esta invitación, se reconocerá máximo por cuenta nueva* por una única vez el valor de VEINTICINCO MIL TRESCIENTOS CUARENTA Y NUEVE PESOS ($25.349) incluido IVA.
Adicionalmente en consideración de lo indicado en la numeral 3.3.3 CONDICIONES OBLIGATORIAS,
4. AUDITORÍA MÉDICA, TÉCNICA Y JURÍDICA, 2.4. Validación monto reclamado (segmentación), la tarifa será diferencial entre las reclamaciones menores a $500.000 (exprés) y reclamaciones iguales o mayores a $500.000, no debiendo ser la tarifa de reclamaciones menores a $500.000 más del 80% del total de la tarifa.
* Cuenta nueva: Son las reclamaciones avisadas por primera vez a la compañía y pueden corresponder a una primera cuenta, segunda u otras.
• Proceso de auditoría concurrente: Respecto al proceso de auditoría concurrente el cual se describe en detalle dentro de esta invitación, mínimo se deben realizar 3.528 horas durante el mes, por un valor hora de SESENTA MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y CINCO PESOS ($60.695) incluye IVA.
• Costos por integraciones, migración, desarrollo y cualquier otra actividad requerida para el inicio del proceso en caso de ser seleccionado, será máximo de DOSCIENTOS TREINTA OCHO MILLONES DE PESOS ($238.000.000) incluido con IVA.
El valor de las tarifas señaladas en la invitación, tendrán un incremento anual del IPC correspondiente a los últimos doce (12) meses de ejecución certificado por el DANE. Este incremento en el valor se calculará para las reclamaciones que sean recibidas por LA PREVISORA S.A. a partir del mes uno (1) del siguiente año de vigencia del contrato.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA FACTURA:
Los pagos se harán dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, previa entrega del informe de las actividades realizadas en el mes o en el período previsto por parte de EL PROPONENTE y LA PREVISORA S.A., y una vez se suscriba el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato de LA PREVISORA S.A.
Radicar la factura de acuerdo con la normatividad vigente que regule el tema. Adicionalmente, ésta debe venir con especificación del valor por las actividades realizadas, y adicionalmente debe aportarse lo siguiente:
1. Certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su Representante Legal, en el que conste que se encuentra x xxx y salvo por concepto de pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social (Salud, Pensión, y ARL) de sus empleados y aportes parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA) de acuerdo con la normatividad vigente, durante los últimos 6 meses conforme con lo indicado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
2. Certificación y actas de conciliación de servicios contratados, emitida por el área que ejerce el control de ejecución del contrato.
Si la factura no es acompañada por los documentos solicitados, el término mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten. Dicha demora no generará a EL PROPONENTE seleccionado el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna.
En cada reclamación, EL PROPONENTE seleccionado deberá incluir los descuentos realizados por la aplicación de la tabla de correctivos contenidos en el ANEXO #2 – TABLA DE CORRECTIVOS. EL PROPONENTE deberá manifestar por escrito en su propuesta, el conocimiento y aceptación de dichos correctivos.
LA PREVISORA S.A. únicamente realiza sus pagos a través de transferencia electrónica, para lo cual se requerirá cumplir con las políticas establecidas por LA PREVISORA S.A. para tal fin, no es posible efectuar el pago a través de cheque o cualquier otro medio de pago.
El proveedor solo enviará a LA PREVISORA S.A., la factura para el trámite de pago, previa aprobación de las áreas supervisoras del contrato.
Las facturas deben estar acompañadas por una certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra x xxx y salvo por concepto de pago de parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA) y de Seguridad Social en Salud, Pensión, y ARL de sus empleados durante los últimos seis (6) meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de 2002.
Si la factura no es correctamente elaborada y no es posible su corrección por parte de la empresa o no es acompañada por los documentos solicitados, el término de treinta (30) días mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten en su totalidad. Dicha demora no generará a EL PROVEEDOR el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna.
La modalidad de pago de las facturas por parte de LA PREVISORA S.A. se realiza únicamente por medio de transferencia electrónica, para lo cual se requerirá de los documentos necesarios para dicho fin. No es posible efectuar el pago a través de cheque o cualquier otro medio de pago.
Impuestos, Tasas y Contribuciones
EL PROPONENTE deberá tener en cuenta todos los impuestos que hayan de causarse para la celebración y ejecución del contrato, los cuales corren por cuenta de EL PROPONENTE favorecido y no dará lugar a ningún pago adicional de los precios pactados.
Con relación a la retención en la fuente por renta, LA PREVISORA S.A. procederá de conformidad con la normatividad tributaria vigente dependiendo del objeto del contrato y en caso de que no haya lugar a ello, deberá indicarse la norma que lo excluye o le otorga exención.
En todo caso, corresponde a EL PROVEEDOR sufragar todos los impuestos que le correspondan de conformidad con la normativa vigente.
EL PROPONENTE al confeccionar su propuesta económica deberá incluir en la misma todos los impuestos para la celebración y ejecución del contrato, valores que se entenderán siempre incluidos en el valor total del contrato que se suscriba y por tanto no habrá lugar a ningún pago adicional por estos conceptos.
1.5. GARANTÍAS DEL CONTRATO
Para legalizar el contrato respectivo, el oferente que resulte seleccionado deberá constituir una póliza A FAVOR DE ENTIDADES PUBLICAS CON REGIMEN PRIVADO, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, en favor de LA PREVISORA S.A., NIT. 860.002.400-2. La garantía deberá cubrir los siguientes amparos así:
Amparo | Valor / Porcentaje | Vigencia | Justificación |
CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO | Veinte por ciento (20%) del valor del contrato | Debe estar vigente por el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. | Garantiza los perjuicios derivados de cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del proveedor |
CALIDAD DEL SERVICIO | Veinte por ciento (20%) del valor del contrato. | Debe estar vigente por el plazo de ejecución del contrato y un (1) mes más. | Cubre a LA PREVISORA S.A. contra los perjuicios imputables al proveedor, derivados de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato |
SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES | Cinco por ciento (5%) del valor del contrato. | La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato y tres (3) años más. | El amparo de pagos de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado El Proveedor garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional. |
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTU AL | Veinte por ciento (20%) del valor del contrato | La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato y un (01) mes más | La exigencia de este amparo procede a efectos de cubrir los perjuicios que puede sufrir LA PREVISORA S.A. derivados de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista o de sus subcontratistas. LA PREVISORA S.A. debe estar en la póliza como asegurada y beneficiaria. Esta doble calidad le permite a LA PREVISORA S.A. tener protección cuando un tercero presenta una reclamación por responsabilidad en su contrato (asegurada) o cuando la misma entidad sufra un daño por un hecho, conducta u omisión del contratista y deba reclamar como víctima la indemnización correspondiente (beneficiaria). |
Cuando haya lugar a la modificación de la vigencia de los amparos y/o a la modificación del valor asegurado, EL PROVEEDOR deberá tramitar dichas modificaciones y entregar a LA PREVISORA S.A. los respectivos certificados de modificación y los recibos de pago correspondientes si a ello hubo lugar.
La constitución de las pólizas de que trata este numeral, no exime en ningún caso al EL PROVEEDOR de responder por las pérdidas o detrimentos patrimoniales o de cualquier índole relacionados o derivados de las actividades de ejecución del contrato.
1.6. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato a celebrar será de tres (03) años, contados a partir del acta de inicio, previa aprobación de las garantías requeridas en el contrato.
1.6.1 ETAPA DE EMPALME
EL PROPONENTE en su propuesta deberá considerar, un período de empalme entre el proveedor seleccionado y el proveedor actual del servicio, con el fin de conocer los procedimientos internos de los procesos contratados.
El objetivo de esta etapa es planear anticipadamente la implementación, para lo que es necesario realizar como mínimo las siguientes actividades:
1. Levantamiento de información
2. Divulgación de procedimientos y protocolos
3. Entrega / migración de información histórica
4. Desarrollos tecnológicos mínimos requeridos para iniciar la operación
5. Pruebas y ajustes
Se debe emplear una metodología y logística que minimice el impacto sobre las operaciones normales de
LA PREVISORA S.A.
Si EL PROPONENTE considera que se tienen que incluir otras actividades en esta fase, se solicita relacionar éstas con su correspondiente descripción.
La duración de esta etapa será contada a partir del día de suscripción del contrato y hasta por TRES (03) MESES.
LA PREVISORA S.A. no realizará pagos durante esta etapa por ningún concepto, los costos que se originen en este período deben ser asumidos por el proveedor seleccionado.
1.6.2. ETAPA DE OPERACIÓN
La etapa de operación iniciará una vez se surta la etapa de empalme y se suscriba el acta de inicio para iniciar la etapa de operación hasta por tres (3) años; durante esta etapa se desarrollará la prestación del servicio contratado.
1.7. SUPERVISIÓN.
LA PREVISORA S.A., designará para la supervisión a de la Subgerencia de Indemnizaciones de SOAT, Vida y AP, quien garantizará el cumplimiento del contrato y el alcance de los objetivos que busca la entidad con el contrato que se celebre.
1.8. DOMICILIO CONTRACTUAL Y LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
Para todos los efectos legales y administrativos se entiende que el lugar de ejecución es la ciudad de Bogotá D.C.
1.9. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE A ESTE PROCESO
El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de 2007. Al proceso se le aplicarán conforme lo expuesto, las disposiciones civiles y comerciales que le sean pertinentes, así como el Manual Interno de Contratación de LA PREVISORA S.A. el cual deberá conocer EL PROPONENTE y que se encuentra publicado en la página web de LA PREVISORA S.A.
1.10. CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS
LA PREVISORA S.A. invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer veeduría y que se encuentren conformadas de acuerdo con la ley, para que realicen el control social a los procesos contractuales de la entidad. Para lo anterior, sugerimos consultar la información contenida en esta página web o en cada una de sus oficinas, donde estará a disposición, la documentación soporte de cada uno de los procesos contractuales.
Conforme al desarrollo de las actividades señaladas en el cronograma de este proceso, cualquier solicitud la pueden presentar a los correos:
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
1.11. MODIFICACION Y/O ACLARACION DEL DOCUMENTO DE CONDICIONES DEFINITIVAS
El presente documento de condiciones definitivas se podrá modificar y/o aclarar mediante ADENDAS suscritas por el funcionario competente para el efecto, lo que sucederá cuando LA PREVISORA S.A. lo estime conveniente o necesario. Las ADENDAS serán publicadas en la página WEB de la compañía.
PUBLICIDAD DEL PROCESO: Todos los documentos del proceso serán publicados en la página web de la compañía.
1.12. SUSPENSIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, xx xxxxxxx, de fuerza mayor, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o cualquiera otra que a juicio de LA PREVISORA S.A. hagan inconveniente o innecesario continuar con el proceso de selección, el ordenador del gasto podrá suspender, cancelar o modificar el proceso de selección en cualquiera de sus etapas.
La decisión tomada deberá ser motivada e informada a los interesados y/o proponentes, sin que por ello haya lugar a reclamación alguna, condición que aceptan los proponentes con el sólo hecho de presentar oferta, liberando a LA PREVISORA S.A. de cualquier responsabilidad.
1.13. RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES
LA PREVISORA S.A. recibirá las observaciones y/o preguntas y/o solicitudes de aclaración frente al contenido del documento de condiciones definitivas y de la matriz de riesgos previsibles, durante el plazo establecido para ello en el cronograma del proceso, en las siguientes direcciones de correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
Las solicitudes en general deberán enviarse sin excepción a los correos anteriormente citados.
Las respuestas de la entidad se publicarán en la página web xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx.
1.14. SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA.
EL PROPONENTE con la sola presentación de su propuesta declara que ha recibido toda la información necesaria y suficiente para elaborar su oferta y que asume las consecuencias negativas que puedan generarse, por el hecho de no haber solicitado información complementaria en las oportunidades señaladas en esta invitación. Esta declaración se entiende efectuada por el solo hecho de presentar la respectiva oferta.
1.15. PLAZO DE LA INVITACIÓN ABIERTA Y ENTREGA DE PROPUESTAS
Por plazo de la INVITACIÓN ABIERTA debe entenderse como el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se publican los documentos de condiciones definitivas y hasta la fecha de adjudicación establecida en el cronograma. Las propuestas deberán entregarse únicamente en la fecha, hora y lugar o medio determinado por LA PREVISORA S.A. para la entrega de estas.
1.16. CIERRE DEL PROCESO, PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS, ENTREGA/RECEPCION DE LAS PROPUESTAS Y AUDIENCIA DE CIERRE
1.16.1. CIERRE DEL PROCESO Y PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
El presente proceso se cerrará el día señalado para el efecto en el numeral 1.20 CRONOGRAMA DEL PROCESO y las propuestas deberán ser presentadas o enviadas vía email a las siguientes direcciones de correo electrónico:
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
1.16.2. ENTREGA Y RECEPCION DE LAS PROPUESTAS
Las propuestas deberán entregarse únicamente en la fecha y durante las horas aquí establecidas, de manera que las propuestas que sean radicadas en las oficinas de LA PREVISORA S.A. en días u horarios diferentes al definido para la entrega digital no serán tenidas en cuenta para el presente proceso contractual.
Las propuestas entregadas o remitidas antes o después de la fecha y horas indicadas, no serán tenidas en cuenta en este proceso. Esto quiere decir que, al remitir su propuesta, EL PROPONENTE debe asegurarse y cerciorarse de que LA PREVISORA S.A. recibió la totalidad de la propuesta dentro del horario dispuesto para la entrega.
NOTA: Las anteriores disposiciones obedecen a la declaratoria de emergencia sanitaria y las medidas anunciadas por el Gobierno Nacional para proteger la salud de los colombianos ante la pandemia del COVID19, pues todos debemos establecer medidas preventivas para mitigar la propagación de esta enfermedad respiratoria.
1.16.3 AUDIENCIA DE CIERRE
En la misma fecha establecida para el cierre del proceso a las 3:00 pm se realizará la AUDIENCIA DE CIERRE,
en un evento en vivo usando la herramienta Microsoft Teams.
LA PREVISORA S.A. enviará la invitación a cada uno de los correos electrónicos desde los cuales se recibieron las propuestas en término, indicando el link de ingreso al evento (en vivo) con el fin de que los proponentes conozcan la información relevante de las propuestas recibidas digitalmente, la revelación de la contraseña correspondiente del archivo de aspectos calificables por parte de cada uno de los proponentes, el valor de la oferta económica, las condiciones de la póliza de seriedad de la propuesta y demás observaciones que a juicio del comité evaluador designado para el proceso y asistente a la audiencia se consideren necesarias.
En el evento en que uno de los proponentes no se pueda conectar, no será óbice para el rechazo de su propuesta, sin embargo, se dará por entendido que EL PROPONENTE asistió a la Audiencia de Cierre y que conoce la información allí revelada.
De esta audiencia se levantará un acta en la que se dejará constancia de las propuestas presentadas y se consignarán los siguientes datos, así:
1) Número y fecha del proceso
2) Número de folios
3) Nombre de los oferentes
4) Valor de la propuesta económica
5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta
6) Demás observaciones a que haya lugar.
El acta se publicará en la página web de LA PREVISORA.
1.17. EVALUACIÓN Procedimiento:
En dicho período LA PREVISORA S.A., podrá solicitar a los proponentes la aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello conforme a las fechas establecidas en el cronograma del proceso.
EL PROPONENTE deberá dar respuesta a las solicitudes de aclaración requeridas por LA PREVISORA S.A., dentro del término establecido en el documento de condiciones definitivas, so pena de ser rechazada la oferta de EL PROPONENTE.
De acuerdo con las observaciones planteadas por los proponentes en el traslado de la evaluación, LA PREVISORA S.A. tendrá la potestad de ajustar su evaluación si es necesario y/o solicitar las subsanaciones a que haya lugar.
Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito a los correos electrónicos:
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
Las respuestas a dichas observaciones se darán a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de selección o de declaratoria de fallida, que igualmente será publicada en la página web xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx.
1.18. RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN
La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes.
Una vez publicada la evaluación del proceso se permitirá la revisión de las propuestas, previa solicitud de EL PROPONENTE interesado, en la fecha y hora estipulada en el cronograma para ello (las propuestas serán enviadas a través de correo electrónico) y se procederá con la etapa de observaciones a la evaluación.
1.19. SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
La adjudicación del proceso se realizará mediante acta, la cual será publicada en la página web
El proceso, terminará con la declaratoria de fallida o la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el documento de condiciones definitivas y obtenga la mayor calificación.
1.20 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ABIERTA
ACTIVIDAD | PLAZO |
Publicación del documento de condiciones definitivas en la página Web y apertura del proceso de contratación. | 00 xx xxxxxxx 0000 |
Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al documento de condiciones definitivas | 00 xx xxxxxxx 0000 |
Respuestas de observaciones y preguntas con relación al documento de condiciones definitivas | 00 xx xxxxxxx 0000 |
Entrega de propuestas | 17 de febrero de 2022 A partir de las 8:00am y hasta la 1:00pm, vía correo electrónico |
Audiencia de Cierre de la invitación abierta | 17 de febrero de 2022 a las 3:00 pm mediante evento en vivo en la herramienta Microsoft Teams |
Término para evaluación y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas | 00 xx xxxxxxx 0000 |
Visita a los proponentes* | 24 al 00 xx xxxxxxx 0000 |
Publicación del Informe de Requisitos Habilitantes | 00 xx xxxxx 0000 |
Publicación del informe de evaluación | 00 xx xxxxx 0000 |
Xxxxxx de observaciones a las evaluaciones | 00 xx xxxxx 0000 |
Resultado del proceso | 00 xx xxxxx 0000 |
Nota: En caso de que los proponentes requieran revisar las ofertas, lo podrán hacer previa solicitud vía mail dentro del término previsto para realizar observaciones a las evaluaciones.
* LA PREVISORA S.A. realizará visitas a las instalaciones de LOS PROPONENTES, con el fin de validar:
1. Instalaciones físicas
2. Módulos de software ofrecido
3. Datacenter
4. Datacenter alterno
5. Herramienta web
6. Otros aspectos relevantes del proceso
NOTA: Si de la visita se concluye que no cumple con alguno de los numerales detallados anteriormente y con los requerimientos técnicos y tecnológicos, LA PREVISORA S.A se reserva la facultad de rechazar la oferta
CAPÍTULO II
DE LAS PROPUESTAS
2.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Las propuestas deben enviarse vía email o correo electrónico a la dirección de correo ya informado, en forma digital en dos (2) archivos en formato PDF así:
1.- El primer archivo deberá contener los documentos habilitantes, debidamente foliado y con su respectiva tabla de contenido y
2.- El segundo archivo deberá contener los aspectos calificables y una contraseña para su acceso, la cual será revelada por parte de EL PROPONENTE únicamente en la audiencia de cierre.
En caso de que las propuestas no se presenten debidamente numeradas, este riesgo será asumido por EL PROPONENTE, ya que LA PREVISORA S.A. en ningún caso procederá a la numeración respectiva
Debe tenerse en cuenta que, si el tamaño de los archivos no permite su envío, EL PROPONENTE podrá remitir a través del correo electrónico los documentos PDF debidamente comprimidos o relacionar el Link de un repositorio en la nube con los accesos necesarios para acceder a los dos (2) documentos PDF que contengan la propuesta.
En caso de que se reciban varios correos del mismo proponente con la propuesta adjunta, solo se tendrá en cuenta la información contenida en el primer correo recibido.
Se recomienda validar que la información enviada sea totalmente accesible y descargable. Será responsabilidad del EL PROPONENTE, cualquier error o denegación de acceso que se presente al abrir el documento o los links de repositorio en la nube.
El idioma del presente proceso será el español y, por lo tanto, se solicita que todos los documentos y certificaciones a los que se refiere al documento de condiciones definitivas, emitidos en idioma diferente al
español, sean presentados en su idioma original y en traducción simple (salvo que se exija expresamente su traducción oficial) al español.
2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Cada paquete digital deberá presentarse con el siguiente rótulo:
⮚ LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS.
⮚ INVITACIÓN ABIERTA No. 002-2022
⮚ Nombre o Razón Social del oferente.
⮚ Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente.
⮚ Dirección del oferente.
⮚ Teléfono, Correo Electrónico.
En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado.
Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda.
2.3 CONTENIDO DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá contener todos los documentos señalados en el documento de condiciones definitivas para la acreditación de los requisitos habilitantes y la obtención de puntaje so pena de las consecuencias anunciadas en cada caso.
Para organizar el contenido de su propuesta, EL PROPONENTE debe leer en su integridad el documento de condiciones definitivas. Revisar con especial atención a la información contenida en los capítulos de anexos y formatos, así como diligenciar estos últimos, los cuales deben venir firmados por el representante legal del proponente.
2.4. CORRESPONDENCIA
La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
Indicando en el asunto: INVITACIÓN ABIERTA No. 002-2022
2.5. VIGENCIA DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación abierta.
2.6. NO SE ACEPTAN PROPUESTAS PARCIALES NI PROPUESTAS CONDICIONADAS
Las Propuestas deberán presentarse para el objeto del presente proceso de selección, establecido en este documento de condiciones definitivas.
Las propuestas no pueden ser parciales en ningún sentido y deben formularse para todo el período de tiempo de prestación del servicio dispuesto en el presente documento de condiciones definitivas. LA PREVISORA S.A., no aceptará propuestas parciales, esto es, las presentadas por una parte del objeto o del alcance del contrato o sus obligaciones. Las propuestas parciales no serán admisibles.
Las propuestas deben ajustarse en todo su contenido a lo dispuesto en el presente documento de condiciones definitivas y no pueden estar condicionadas en ningún sentido.
LA PREVISORA S.A. no aceptará propuestas condicionadas, ni que impliquen algún costo adicional para
LA PREVISORA S.A.
En caso de que se presente una propuesta parcial y/o condicionada y/o que represente costos adicionales, la misma no será tenida en cuenta, será RECHAZADA y por lo tanto no será evaluada.
CAPÍTULO III REQUISITOS HABILITANTES
Los requisitos habilitantes miden la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, técnica, organizacional y su experiencia. El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que solo se evaluarán las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.
3.1. CAPACIDAD JURÍDICA
Se deberá presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa oferente dentro del plazo y en el sitio fijado para su entrega. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento.
El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir, ejecutar y liquidar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla.
Las propuestas deberán presentarse en razón al objeto establecido en el presente documento de condiciones definitivas y ajustarse en todos los puntos a los anexos y a las condiciones estipuladas.
3.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Aportar la carta de presentación de la propuesta, ANEXO No. 1“Carta de presentación de la propuesta”
del presente documento de condiciones definitivas.
La carta de presentación deberá ser firmada por el representante legal del proponente o su apoderado cuando a ello haya lugar.
Cuando la propuesta sea presentada por un Consorcio, Unión temporal o cualquier otra forma asociativa, la carta de presentación deberá igualmente ser firmada por el representante legal de la forma asociativa o el apoderado de ésta y se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente:
Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la “Carta de presentación de la propuesta” tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que, con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente.
3.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos:
a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato, un (1) año más y su liquidación.
b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al
Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación.
c. Acreditar que el objeto social de la sociedad se encuentra relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.
d. La empresa deberá tener un tiempo mínimo de constitución de cinco (5) años, en caso de ser menor se tendrá en cuenta la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica.
NOTA: En caso de que EL PROPONENTE no presente el certificado anterior o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización del documento dentro del término establecido para este efecto.
Las personas jurídicas integrantes de un Consorcio, Unión temporal, deberán acreditar su existencia y representación legal de manera independiente.
3.1.3 PAZ Y SALVO POR CONCEPTO DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES
EL PROPONENTE deberá aportar con su propuesta, certificación en donde conste que la firma o sociedad se encuentra x xxx y salvo por concepto de aportes parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y de aportes al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensión y Riesgos Laborales), de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, realizados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de facturación, expedida por el Revisor Fiscal de la empresa o por el Representante Legal de la misma, cuando por disposición legal la firma no esté obligada a tener Revisor Fiscal, la cual deberá ser expedida con fecha no mayor de treinta (30) días calendario a la fecha de cierre. En caso de Unión temporal y/o Consorcio deberán presentar la mencionada certificación, por cada uno de sus integrantes.
Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Riesgos Laborales, Pensiones) y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.
3.1.4 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
EL PROPONENTE deberá presentar junto con la propuesta una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A. con NIT. 860.002.400-2, por una compañía de seguros legalmente habilitada para ello, A FAVOR DE ENTIDADES PUBLICAS CON REGIMEN PRIVADO en las siguientes condiciones:
BENEFICIARIO | LA PREVISORA S.A. NIT. 860.002.400-2 |
AFIANZADO | En el cuerpo de la póliza deberá señalarse el nombre o razón social de la persona jurídica, tal y como figura en el certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la autoridad competente, así como su número de identificación. En el caso de las formas asociativas proponentes deberá indicarse, además, el nombre y NIT de cada uno de sus miembros, tal y como figura(n) en el certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la autoridad competente. |
VIGENCIA | Sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre del proceso. |
CUANTÍA | Por un valor mínimo equivalente al 10% del valor total del presupuesto oficial. |
AMPARO | El texto de la garantía deberá indicar textualmente el número, año y objeto del proceso que respalda. |
FIRMAS | Deberá estar firmado por quien expide la garantía y por el representante legal de EL PROPONENTE. |
Con la póliza se deberá aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la compañía aseguradora. La no presentación de la póliza junto con la propuesta o del recibo de pago con fecha de recaudo anterior al de la audiencia de cierre, será causal de rechazo.
En caso de requerirse la ampliación de la vigencia de la propuesta, la vigencia de la garantía deberá ser igualmente ampliada.
3.1.5 DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE LA FORMA ASOCIATIVA PROPONENTE
Cuando el proponente sea un Consorcio, Unión Temporal u otra forma asociativa, deberá adjuntar a la propuesta el documento de constitución en el cual se deben señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de los miembros en la propuesta y la ejecución del contrato y en el cual se deben evidenciar como mínimo los siguientes aspectos:
➢ La facultad (de no contar con ella) con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión
temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: INVITACIÓN ABIERTA No. 002 - 2022.
➢ El objeto del Consorcio o Unión temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación).
➢ La duración del Consorcio o Unión temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación.
➢ Se debe indicar el porcentaje de participación de los miembros del Consorcio o Unión temporal. El acuerdo también deberá incluir las actividades que cada miembro desarrollará, o las actividades de las cuales se responsabilizará cada miembro frente a LA PREVISORA S.A., si el acuerdo de Unión temporal no indica cuales son las actividades frente a las cuales es responsable cada integrante, se presume que todos los integrantes responden solidariamente en caso de incumplimiento.
➢ La designación de un representante principal, quien deberá estar facultado para actuar en nombre y en representación del Consorcio o Unión temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal.
➢ Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión temporal u otra forma asociativa proponente.
➢ La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso.
➢En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión temporal o presentar propuestas alternativas.
3.1.6 RUT
EL PROPONENTE deberá presentar fotocopia del RUT con el fin de acreditar la actividad de la empresa. En caso de Unión temporal y/o Consorcio deberán presentar el mencionado documento, por cada uno de sus integrantes
3.1.7 DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE
EL PROPONENTE deberá aportar junto con la oferta, fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del representante legal o quien haga sus veces. Si EL PROPONENTE se presenta Consorcio o Unión temporal, deberá aportar junto con su propuesta, fotocopia de la cédula de ciudadanía de cada uno de los representantes legales de los integrantes de la figura asociativa.
3.1.8 VERIFICACIÓN DE NO INCLUSIÓN EN EL BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES
EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, deberá aportar junto con su propuesta el certificado que acredite que NO ESTA incluido en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República con un término no mayor a treinta
(30) días calendarios anteriores al cierre del proceso, teniendo en cuenta que se constituye como un requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado. LA PREVISORA S.A. verificará su autenticidad.
3.1.9 VERIFICACIÓN DE NO INCLUSIÓN EN EL BOLETÍN DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, deberá aportar junto con su propuesta el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, con un término no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores al cierre del proceso, teniendo en cuenta que se constituye como un requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado. LA PREVISORA S.A. verificará su autenticidad.
3.1.10 VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES JUDICIALES DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL –
POLICÍA NACIONAL
De conformidad con lo previsto en el artículo 94 del Decreto Ley 0019 de 2013 y con el fin de verificar los antecedentes judiciales del proponente (representante legal de persona jurídica), EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal deberá aportar el certificado de consulta de los antecedentes judiciales expedidos por la página web de la Policía Nacional, con un término no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores al cierre del proceso el cual será verificado por LA PREVISORA S.A.
En caso de que el representante legal de la persona jurídica o el representante legal de alguno de los integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, registre antecedentes judiciales consistentes en sentencia judicial condenatoria con pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas, la propuesta será rechazada.
3.1.11 CERTIFICADO DEL SISTEMA REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS – POLICIA NACIONAL
EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, deberá aportar el certificado de la consulta del Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas realizada a través de la página Web de la Policía Nacional de Colombia – Portal de Servicio al Ciudadano, expedido por la Policía Nacional de Colombia con un término no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores al cierre del proceso para verificar si existen multas en xxxx dentro de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre, impuestas por virtud del artículo 183 del Código Nacional de Policía, Ley 1801 de 2016. El certificado será verificado por LA PREVISORA S.A.
En caso de que el representante legal de la persona jurídica o de alguno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal registre multas, la propuesta será rechazada.
3.1.12 LISTA RESTRICTIVA XX XXXXXX DE ACTIVOS
El representante legal del oferente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, deberá aportar certificación, donde manifieste bajo gravedad de juramento que ni él ni la persona jurídica que representa, se encuentran incluidos en ninguna de las listas restrictivas xx xxxxxx de activos.
3.1.13 SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Junto con su propuesta, EL PROPONENTE y los integrantes o miembros de las formas asociativas proponentes deberán presentar los siguientes documentos:
1. Una certificación firmada por el Representante Legal de EL PROPONENTE o de cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, en la que se indique que cuenta con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con los criterios de valoración dispuestos en la Resolución No. 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, la que lo modifique o sustituya.
2. Un certificado de afiliación emitido por la ARL, que relacione la clase de riesgo a la que se encuentra expuesto EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, de acuerdo con su actividad económica y los centros de trabajo.
3. Carta de designación del responsable del SG-SST firmada por el Representante Legal de EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal.
4. Copia de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo firmada por el Gerente o Representante Legal de EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal.
3.1.14 CERTIFICADO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Conforme con lo establecido en la ley 2014 de 2019 y las demás normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, el representante legal de EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, deberá aportar certificación debidamente firmada, donde manifieste bajo gravedad de juramento que:
a) Ni él, ni la persona jurídica que representa, ni el grupo empresarial al que pertenezca (si es el caso), ni los miembros de junta directiva o de socios controlantes, ni sus matrices o subordinadas (si es el caso), los han declarado responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la Administración Pública, o de cualquiera de los delitos o faltas contempladas por la Ley 1474 de 2011 y sus normas modificatorias o de cualquiera de las conductas delictivas contempladas por las convenciones o tratados de lucha contra la corrupción suscritos y ratificados por Colombia, de igual forma que tampoco fueron declarados responsables administrativamente por la conducta de soborno transnacional, cuando la conducta delictiva haya sido parte de una política del grupo.
b) No se han beneficiado con la aplicación de un principio de oportunidad por cualquier delito contra la administración pública o el patrimonio del Estado.
c) Acepta las condiciones establecidas en la ley 2014 de 2019 respecto de las inhabilidades sobrevinientes, tanto en el proceso de selección, como en la ejecución del contrato
3.1.15 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en LA PREVISORA S.A se debe reportar el hecho a través de alguno de los siguientes medios: mail xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx, sitio web Línea Ética – Reporte Virtual
3.1.16 TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal, deberá aportar un documento firmado por su representante legal, en el cual declare lo siguiente:
a. Que cumple con todas las obligaciones legales en cuanto al tratamiento y protección de datos personales, particularmente el haber establecido políticas y procesos internos en la materia, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
b. Que autoriza, en nombre propio o en representación de EL PROPONENTE a LA PREVISORA
S.A. para realizar el tratamiento de los datos personales compartidos en la presente invitación, dentro de los que se incluyen datos de identificación, datos de contacto, datos financieros, así como datos biométricos, autorización que tendrá las siguientes finalidades: i) Verificar la información suministrada durante el proceso de estudio y contratación, sean estas públicas y privadas de considerarse pertinente, con el fin de comprobar su experiencia y cumplimiento de obligaciones pecuniarias y contractuales; ii) Registrar la información en las bases de datos internas de LA PREVISORA S.A.; iii) Contactar vía correo electrónico, correo postal, mensajes de texto MMS/SMS o telefónicamente como actividad propia de la presente invitación, así como para futuras invitaciones para la prestación de mis servicios y/o adquisición de bienes; iv) Enviar correos electrónicos, correo postal, mensajes de texto MMS/SMS o contactar telefónicamente en desarrollo de actividades de mercadeo de LA PREVISORA S.A.; v) Cumplimiento de obligaciones legales de LA PREVISORA S.A.; vi) Atender requerimientos de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones; vii) Atender sus peticiones, quejas y reclamos; viii) Conservar la información para fines estadísticos e históricos; ix) Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento y reporte de información a las Centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas, referentes a su comportamiento crediticio, financiero y comercial. x) Cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere. xi) Compartirla con las personas naturales y/o jurídicas que en nombre de LA PREVISORA S.A. realizan actividades, durante y después de terminada la relación contractual.
c. Que conoce la política de privacidad de LA PREVISORA S.A. publicada en la página web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, y que, como titular de la información podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal de las bases de datos de LA PREVISORA S.A., esto último, siempre y cuando no se tenga una relación contractual u obligación legal con LA PREVISORA S.A., además de solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales, revocar dicho consentimiento, conocer el uso que se le da a su información, y acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento al menos una vez al mes por medio de la inclusión de los canales de contacto establecidos.
d. Que cuenta con todas las autorizaciones necesarias para compartir la información personal de las personas que conforman su equipo de trabajo.
e. Que en caso de no ser aprobada su propuesta, y no sea solicitada la documentación transcurridos dos (2) meses desde su presentación, LA PREVISORA S.A. podrá eliminar y/o destruir en forma total la información recibida.
3.1.17 INSCRIPCIÓN SARLAFT LA PREVISORA S.A.
EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal deberá diligenciar el Anexo No. 8 FORMATO CONOCIMIENTO CLIENTE y adjuntarlo a su propuesta.
3. 1.18. FIRMA DIGITAL
EL PROPONENTE y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión temporal deberá aportar un documento firmado por su representante legal en el que acepte que todos los documentos que deban llevar firma, así como la posterior suscripción del contrato, deben realizarse a través del mecanismo de firma digital. La firma digital deberá cumplir con todas las características y disposiciones señaladas en la normativa vigente, para darle plena validez a la misma.
3.2 CAPACIDAD FINANCIERA
3.2.1. ESTADOS FINANCIEROS
Para efectos de constatar la capacidad financiera, EL PROPONENTE deberá presentar Estado de Situación Financiera y Estado de Resultado Integral con corte a 31 de diciembre de 2020 comparado con la información a 31 de diciembre de 2019, debidamente certificados y dictaminados, con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Estado de Situación Financiera deberá discriminarse el Activo corriente, Pasivo Corriente y en el Estado de Resultado Integral se deberá discriminar la Utilidad Operacional.
Adicionalmente, EL PROPONENTE deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados.
LOS PROPONENTE deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos. Para la conversión a pesos colombianos se debe tener en cuenta la tasa representativa xxx xxxxxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha xx xxxxx de los estados financieros.
Si EL PROPONENTE presenta la información financiera en la forma exigida y cuenta con los indicadores financieros requeridos, CUMPLE y estará habilitado financieramente. En el caso que EL PROPONENTE presente información que no sea clara o no allegara la documentación exigida completa, la entidad podrá solicitarla para que sean aportadas dentro de la oportunidad legal.
Para los proponentes de sociedades extranjeras, se evaluará la capacidad financiera teniendo en cuenta los periodos de preparación de información financiera de acuerdo con la normatividad de cada país de origen. En el caso de sucursales, se tendrá en cuenta la información de la Casa Matriz. Para realizar la evaluación, deberán remitir la información con corte al último mes disponible de 2020 y comparado con el mismo
período de 2019. Las entidades que cuenten con la información actualizada al 2021 deberán enviarla comparativa con el mismo periodo del año anterior. En caso tal que los estados financieros tengan un corte diferente al anual se deberá anexar certificación por parte del Contador confirmando los períodos de presentación de la información. Para verificar la información aportada, las entidades extranjeras podrán enviar adicionalmente el RUP actualizado.
3.2.2. INDICADORES QUE SE DEBEN ACREDITAR
Para efectos de constatar la capacidad financiera, EL PROPONENTE deberá presentar Estado de Situación Financiera y Estado de Resultado Integral con corte a 31 de diciembre de 2020 comparado con la información a 31 de diciembre de 2019, debidamente certificados y dictaminados, con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Estado de Situación Financiera deberá discriminarse el Activo corriente, Pasivo Corriente y en el Estado de Resultado Integral se deberá discriminar la Utilidad Operacional.
Adicionalmente, EL PROPONENTE deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados.
LOS PROPONENTE deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos. Para la conversión a pesos colombianos se debe tener en cuenta la tasa representativa xxx xxxxxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha xx xxxxx de los estados financieros.
Si EL PROPONENTE presenta la información financiera en la forma exigida y cuenta con los indicadores financieros requeridos, CUMPLE y estará habilitado financieramente. En el caso que EL PROPONENTE presente información que no sea clara o no allegara la documentación exigida completa, la entidad podrá solicitarla para que sean aportadas dentro de la oportunidad legal.
Para los proponentes de sociedades extranjeras, se evaluará la capacidad financiera teniendo en cuenta los períodos de preparación de información financiera de acuerdo con la normatividad de cada país de origen. En el caso de sucursales, se tendrá en cuenta la información de la Casa Matriz. Para realizar la evaluación, deberán remitir la información con corte al último mes disponible de 2020 y comparado con el mismo período de 2019. Las entidades que cuenten con la información actualizada al 2021 deberán enviarla comparativa con el mismo periodo del año anterior. En caso tal que los estados financieros tengan un corte diferente al anual se deberá anexar certificación por parte del Contador confirmando los periodos de presentación de la información. Para verificar la información aportada, las entidades extranjeras podrán enviar adicionalmente el RUP actualizado.
Indicadores que se deben acreditar
Para participar en el proceso de selección, EL PROPONENTE deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de diciembre de 2020. Adicionalmente, para entidades extranjeras se tendrá en cuenta la información disponible al último periodo de 2020, de acuerdo con los cortes de presentación de información del país de
origen. Las entidades extranjeras que cuenten con la información actualizada al 2021 deberán presentar esta información.
1. Capital de Trabajo (Activo corriente – Pasivo corriente): Mayor o igual al 10% del presupuesto oficial de la contratación.
2. Nivel de Endeudamiento (Pasivo Total/Activo Total): Menor o igual al 75%.
3. Patrimonio Total: Mayor o igual al 10% del presupuesto oficial de la contratación.
4. Índice de Liquidez (Activo corriente/Pasivo corriente): Mayor o igual a 1.3.
Para los proveedores que tengan contratos vigentes con Previsora, la evaluación de los indicadores deberá cumplir los siguientes requisitos:
1. Capital de Trabajo (Activo corriente – Pasivo corriente): Mayor o igual al 10% del resultado de la sumatoria del presupuesto oficial de la contratación, más el valor del contrato o los contratos vigentes con LA PREVISORA S.A., para la vigencia fiscal actual.
2. Nivel de Endeudamiento (Pasivo Total/Activo Total): Menor o igual al 75%.
3. Patrimonio Total: Mayor o igual al 10% del resultado de la sumatoria del presupuesto oficial de la contratación más el valor del contrato o los contratos vigentes con Previsora, para la vigencia fiscal actual.
4. Índice de Liquidez (Activo corriente/Pasivo corriente): Mayor o igual a 1.3
La información del valor de los contratos en curso será suministrada por la Gerencia de Contratación de LA PREVISORA S.A., previo a la etapa de evaluación de las propuestas. El valor correspondiente a la vigencia fiscal actual corresponde al valor del contrato estimado para el año 2022.
Se considera que EL PROPONENTE CUMPLE con la capacidad financiera solicitada por LA PREVISORA S.A. y que está habilitado para continuar en el proceso, si obtiene en cada indicador los márgenes anteriormente establecidos.
En caso de que la propuesta sea presentada por consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso.
3.2.3. SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL
Cuando LA PREVISORA S.A. en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la aclaración de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por LA PREVISORA S.A..
En caso de que EL PROPONENTE no presente las notas aclaratorias, fotocopia de las tarjetas profesionales y los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación de los mismos dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta.
3.3 CAPACIDAD TÉCNICA
Todos los servicios y requerimientos descritos en el presente numeral son de obligatorio cumplimiento para la prestación del servicio. La verificación de la capacidad técnica no otorgará puntaje alguno, solamente determinará si la propuesta CUMPLE O NO CUMPLE con lo requerido en el documento de condiciones definitivas y por consiguiente queda habilitado.
LOS PROPONENTE aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes documento de condiciones definitivas, sus adendas o aclaraciones, documentos que formarán parte integral del contrato a celebrar.
De todas maneras, aunque EL PROPONENTE haya hecho en su propuesta la manifestación de aceptar íntegramente las condiciones y obligaciones del documento de condiciones definitivas, si de la lectura de su propuesta se desprende que hay condicionamientos, o que su propuesta está condicionada, se le rechazará de plano.
Para determinar si EL PROPONENTE CUMPLE O NO CUMPLE, deberá seguir las instrucciones otorgadas en el presente numeral y aportar las manifestaciones de cumplimiento o de compromiso, cuando le sean solicitadas.
3.3.1. EXPERIENCIA TÉCNICA HABILITANTE DEL PROPONENTE
EL PROPONENTE deberá presentar máximo tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución donde se acredite por lo menos diez (10) años de experiencia específica en la atención de reclamaciones de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales a la fecha de cierre del proceso. Si algún contrato se encuentra en ejecución, el tiempo mínimo de ejecución deberá ser de tres (3) años.
En caso tal que EL PROPONENTEallegue más de tres (3) certificaciones en la propuesta, LA PREVISORA
S.A tendrá en cuenta para su evaluación las tres (03) primeras certificaciones foliadas en orden ascendente. En caso de que estas no cumplan con los requisitos antes señalados o presenten inconsistencias de forma o de fondo, se solicitará aclaración al proponente, quien deberá responder dentro de los términos fijados para tal fin.
Las certificaciones deben cumplir con las siguientes condiciones:
1. Las tres (3) certificaciones deben ser de compañías de seguros.
2. Su objeto debe ser el de auditoría de cuentas de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales contener las actividades indicadas las cuales deben referir servicios objeto de este contrato.
3. La ejecución de cada contrato certificado incluidas sus prorrogas no puede ser inferior a El plazo de ejecución de cada uno de los contratos certificados no puede ser inferior a tres (3) años.
4. No se aceptarán certificaciones expedidas por el mismo PROPONENTE.
5. El valor de cada uno de los contratos certificados debe superar el 50% del presupuesto oficial destinado para este proceso.
6. La sumatoria de los valores totales de las certificaciones a acreditar debe ser igual o superior al valor del presupuesto del presente proceso. En caso de contratos en ejecución, el valor que se tomará será el correspondiente a la prorrata del tiempo de ejecución de este.
Para que una certificación se considere valida deberá cumplir con las siguientes condiciones:
• Cada certificación debe contener el nombre de la entidad contratante y ser expedida únicamente por dicha entidad y debe estar firmada por la persona competente o autorizada para el efecto (representante legal, gerente o quien haga sus veces, supervisor o quien tuvo a su cargo el control de ejecución del contrato de parte del cliente).
• Indicar expresamente el objeto contratado.
• Cada certificación debe indicar expresamente la fecha de inicio y fecha de terminación del contrato.
• En caso de que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal, en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes y sólo se tendrá en cuenta la experiencia de quien presente la propuesta a este proceso.
El valor total del contrato. Este podrá estar expresado en moneda legal colombiana o en moneda extranjera, indicando si incluye impuestos o no, los valores serán objeto de conversión por parte de la compañía a pesos colombianos de acuerdo con los siguientes parámetros:
Cuando el valor esté dado en dólares de los Estados Unidos de América ($USD) se convertirá a pesos colombianos utilizando para esa conversión la Tasa de Cambio Representativa xxx Xxxxxxx (TCRM) Promedio Anual correspondiente al año de ejecución, para lo cual la compañía tomará la publicada por el Banco de la República para el año correspondiente en el link xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxx_xx_xxx.xxx#0000
Cuando el valor esté dado en moneda extranjera diferente a dólar de los Estados Unidos de América, se realizará su conversión a dólares estadounidenses de acuerdo con las tasas de cambio estadísticas diarias publicadas por el Banco de la República. Luego se procederá a su conversión de los $USD resultantes a
pesos colombianos, de conformidad con la Tasa de Cambio Representativa xxx Xxxxxxx (TCRM) Promedio Anual correspondiente al año de ejecución para lo cual se procederá como se indicó en el párrafo anterior, en el enlace allí indicado. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando en el contenido de estas, se pueda certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos.
Las certificaciones sólo podrán ser reemplazadas por la respectiva acta de liquidación siempre que dicha acta contenga la información solicitada en el presente documento de condiciones definitivas. El contrato como tal puede adjuntarse para complementar información, pero no sirve para reemplazar la certificación ni el acta de liquidación.
NOTA: EL PROPONENTE deberá suministrar los datos de contacto respecto de las certificaciones entregadas. Así como, acreditar la calidad del servicio de los contratos certificados, ya sea dentro de la misma certificación o en un documento anexo como el acta de liquidación, o cualquier otro en el que se evidencie el mismo.
PARAGRAFO: LA PREVISORA S.A. se reserva el derecho de confirmar la veracidad de las certificaciones aportadas en la propuesta y cuando sea necesario podrá solicitar por una única vez y con plazo perentorio EL PROPONENTE que aporte otras certificaciones que cumplan con este documento de condiciones definitivas.
Si la certificación incluye varios contratos, EL PROPONENTE deberá indicar en forma precisa si son adiciones al principal o si son contratos diferentes, caso en el cual, deberá informar claramente con cuáles de los contratos contenidos en esa certificación pretende acreditar la experiencia mínima habilitante. Si la certificación incluye el contrato principal con su adición, prórrogas y otros-sí, se entenderá como un solo contrato certificado.
LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de las certificaciones o la presentación de los documentos que conduzcan a ello. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. No se aceptarán certificaciones expedida por el mismo proponente.
En caso de que la certificación presente inconsistencias de forma y no de fondo, se solicitará aclaración al proponente el cual debe responder dentro de los términos fijados para tal fin.
En caso de que EL PROPONENTE presente certificación de experiencia en Consorcios o Uniones temporales, sólo se tendrá en cuenta la experiencia de quien presente la propuesta a este proceso, de acuerdo con su participación en dicho Consorcio o Unión temporal.
Si algún contrato de los aportados como experiencia fue ejecutado bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal u otra forma asociativa, el valor facturado que debe informar EL PROPONENTE será el correspondiente al porcentaje de participación que hubiere tenido en los mismos, el cual deberá estar relacionado en la certificación expedida por la entidad contratante.
Si una de las certificaciones presentadas para acreditar la experiencia mínima habilitante exigida se refiere a un contrato ejecutado por un consorcio, unión temporal u otra forma asociativa, sólo se tendrá en cuenta para efecto de la sumatoria de los valores para alcanzar el 100% del presupuesto oficial que se exige en este proceso, el valor correspondiente al porcentaje de participación respectivo certificado, de manera que dicho
porcentaje debe figurar en la certificación aportada o en su defecto en el documento de constitución de la forma asociativa, el cual se podrá anexar como complementario.
En caso de presentación de propuestas de manera conjunta (consorcios o uniones temporales) La experiencia corresponderá a la suma de la experiencia que acredite cada uno de los integrantes del proponente plural.
3.3.2 RECURSO HUMANO MÍNIMO REQUERIDO PARA EL CONTRATO
EL PROPONENTE seleccionado deberá asignar los recursos y perfiles necesarios para cumplir con el objeto contractual, sin embargo, deberá adjuntar con su propuesta las hojas de vida y las certificaciones de experiencia de los recursos humanos mínimos con los cuales ejecutará el contrato y que se relacionan en el ANEXO NO 9.
EL PROPONENTE debe aportar las hojas de vida con soportes completos del gerente del proyecto, directores y/o coordinadores, con relación a los demás profesionales y personal, deberá adjuntar un listado en el que se indique nombre, profesión o título y cargo en el que se desempeñará, todos los perfiles anteriormente descritos se avalaran para que cumplan con el perfil solicitado, al inicio y durante la vigencia del contrato.
Una vez aprobados los perfiles, no se podrán realizar movimientos sin previo aviso de quien ejerza el control de ejecución del contrato Si llegase a presentar un cambio, se deberá reemplazar por una persona que tenga igual o superior perfil, para garantizar que cumpla con las actividades para la cual fue aceptado y para tal efecto se debe suministrar la documentación respectiva en un periodo no mayor a cinco (5) días hábiles a LA PREVISORA S.A., con el gin de verificar el cumplimiento del perfil solicitado.
Los recursos que se destinen para la ejecución del contrato deberán tener vinculación laboral o por prestación de servicios con EL PROPONENTE.
Durante el desarrollo total de las actividades objeto del contrato, y en consideración del volumen actual de operación, el personal mínimo requerido es el que se relaciona en EL ANEXO 9 – PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO.
Para la verificación de la experiencia de los perfiles anteriores, EL PROPONENTE debe presentar una certificación firmada por el representante legal en donde se comprometa a cumplir con el perfil mínimo solicitado por LA PREVISORA S.A.
No obstante, para los cargos de director/gerente de proyecto, director médico, jurídico, de tecnología y en general los cargos de coordinación del proceso, EL PROPONENTE debe adjuntar en su propuesta los documentos que se mencionan a continuación:
• Hoja de vida del personal
• Certificaciones que acrediten la experiencia
• Certificación de estudios (diplomas y/o acta de grado y tarjeta profesional cuando requiera ejercer)
Para que una certificación de experiencia se considere válida, deberá cumplir las siguientes condiciones:
• Nombre y NIT de la empresa contratante
• Fecha de inicio del contrato
• Fecha de terminación del contrato.
• Cargo y funciones desarrolladas. En caso de que las funciones no hayan sido desarrolladas directamente para la empresa que expide la certificación (por ejemplo, una certificación de una empresa mediante la cual el profesional prestó sus servicios a una compañía cliente), debe incluirse la relación de los contratos en los que se participó, incluyendo la compañía, cliente, objeto del contrato, dedicación porcentual y fechas de inicio y fin de la participación*
• Deberá estar firmada por el representante legal, gerente o director de recursos humanos o quien haga sus veces o funcionario competente, supervisor del contrato.
* En caso de que las funciones no se encuentren inmersas en la certificación, podrá acreditarlas mediante otro documento válido para el efecto, como el contrato, acta de liquidación, anexo de la certificación.
LA PREVISORA S.A., podrá solicitar a LOS PROPONENTES aclaración de las certificaciones o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el documento de condiciones definitivas. En ejercicio de esta facultad, LOS PROPONENTES no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
Estos documentos son subsanables en cuanto a su contenido, sin embargo, si EL PROPONENTE no acredita toda la información que permita evaluar la experiencia exigida, la oferta será RECHAZADA.
LA PREVISORA S.A., se reserva el derecho de verificar, cuando lo considere necesario, la información que suministren LOS PROPONENTES sobre el personal requerido.
CONDICIONES GENERALES SOBRE EL PERSONAL REQUERIDO
• La disponibilidad del recurso deberá ser acordada con LA PREVISORA S.A., al inicio del contrato, la cual en todo caso deberá estar acorde con sus necesidades, y ser la suficiente para soportar y atender la operación del proceso contratado.
• En considerando de la evolución del contrato, respecto al volumen de solicitudes de indemnización de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales que sean recibidas por LA PREVISORA S.A., se podrá de manera concertada con EL PROPONENTE seleccionado ajustar la cantidad de personal dedicado a la operación.
• EL PROPONENTE debe permitir realizar los cambios de personal que LA PREVISORA S.A., por intermedio del supervisor del contrato de manera motivada le solicite, en ejercicio de esta facultad se reserva el derecho de exigir el reemplazo de cualquier persona vinculada al proyecto objeto del contrato.
• En el caso de requerirse durante la ejecución del contrato cambios de personal, éstos deberán ser reemplazados en un término no superior a cinco (5) días calendario, por personas que cumplan con los mismos requisitos exigidos o superiores. El gerente/director encargado de la cuenta deberá
presentar para aprobación de LA PREVISORA S.A., un plan de transición con recursos, responsabilidades y fechas, encaminado a recuperar el avance esperado de las tareas a cargo del personal que se retira.
• La totalidad del recurso humano puesto a disposición para el desarrollo del contrato a celebrar o cualquier otra persona vinculada con EL PROPONENTE para el desarrollo de las actividades propias del contrato, no tendrán ningún tipo de vinculación laboral con LA PREVISORA S.A., y los costos que genere la relación laboral deberán ser asumidos en su totalidad por EL PROPONENTE seleccionado.
Requisitos de contratación y administración de personal a cargo de EL PROPONENTE
El personal deberá estar contratado directamente por EL PROPONENTE, conforme a la Ley Laboral y civil vigente y a su vez responderá por la experiencia y calificación de sus contratados.
Las personas designadas en cada uno de los servicios requeridos, o cualquier otra persona vinculada con EL PROPONENTE para el desarrollo de las actividades propias de la ejecución del contrato, no tendrán ningún tipo de vinculación laboral con LA PREVISORA S.A., y sus costos deberán ser asumidos por EL PROPONENTE, quien asume la responsabilidad por las obligaciones que contraiga con el personal empleado para la prestación de los servicios y la realización de los trabajos y todo aspecto relacionado con la relación contractual correrá a cargo de EL PROPONENTE.
Para los perfiles anteriormente descritos se evaluarán las hojas de vida del personal suministrado que cumplan con el perfil solicitado, al inicio y durante la vigencia del contrato.
Una vez aprobados los perfiles, no se podrán realizar movimientos sin previo aviso de quien ejerza el control de ejecución del contrato.
En el caso de requerirse durante la ejecución del contrato cambios de personal, éstos deberán ser reemplazados en un término no superior a cinco (5) días hábiles, por personas que cumplan con los mismos requisitos exigidos o superiores; El director encargado de la cuenta, deberá presentar para aprobación de LA PREVISORA S.A. la documentación respectiva del personal.
EL PROPONENTE debe permitir realizar los cambios de personal que LA PREVISORA S.A., por intermedio del supervisor del contrato de manera motivada le solicite, en ejercicio de esta facultad se reserva el derecho de exigir el reemplazo de cualquier persona vinculada a proyecto objeto del contrato.
LA PREVISORA S.A. verificará que la documentación presentada por EL PROPONENTE se ajuste a lo exigido en el documento de condiciones definitivas y su forma de evaluar es CUMPLE o NO CUMPLE, además se reserva el derecho de confirmar la veracidad de dichas certificaciones.
Los recursos que se destinen para la ejecución del contrato deberán tener vinculación laboral o por prestación de servicios con el proponente.
3.3.3 CONDICIONES TÉCNICAS OBLIGATORIAS MÍNIMAS
A continuación, se describen los aspectos técnicos mínimos que deberá contener la propuesta presentada por EL PROPONENTE considerando el objeto del documento de condiciones definitivas EL PROPONENTE deberá tener claro que en la ejecución del contrato la prestación de los servicios será conforme a lo solicitado por LA PREVISORA S.A. en cada uno de sus requerimientos técnicos todos los servicios y requerimientos descritos en el presente numeral son de obligatorio cumplimiento para la prestación del servicio y no generarán costos adicionales a LA PREVISORA S.A. Las propuestas que no cumplan con la totalidad de los requerimientos, no se tendrán en cuenta en el proceso de selección. LOS PROPONENTE aceptan íntegramente con la presentación de su propuesta las condiciones y obligaciones establecidas en el presente proceso, sus adendas o aclaraciones formarán parte integrante del contrato a celebrar.
Se debe indicar de manera expresa por parte de EL PROPONENTE en su propuesta, una manifestación sobre su cumplimiento (cumple/no cumple) para cada uno de los siguientes requerimientos técnicos:
CONDICIONES TÉCNICAS OBLIGATORIAS
Todos los servicios y requerimientos descritos en el presente numeral son de obligatorio cumplimiento para la prestación del servicio, las propuestas que no cumplan con la totalidad de los requerimientos, así como las que no cumplan con la experiencia y el perfil de personal requerido, no se tendrán en cuenta en el proceso de selección, por lo tanto, no serán calificadas.
EL PROPONENTE con la presentación de su propuesta se obligará a cumplir con los parámetros establecidos en dentro de este documento y sus anexos.
A continuación, se describe gráficamente el modelo de atención que la compañía requiere contratar para realizar todo el proceso de análisis y definición de las reclamaciones que son presentadas a LA PREVISORA
S.A. y que pretenden afectar los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales.
Imagen # 1 – Representación gráfica del proceso de auditoría de cuentas – SOAT y AP
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla Descripción generada automáticamente) removed ..>
3.3.4 PROCESO DE INTEGRACIÓN/CONEXIÓN AVISOS SIRAS
De acuerdo con la reglamentación que tiene particularmente el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito – SOAT, los prestadores de servicios de salud deben avisar la reclamación a través del SIRAS (Sistema de Información de Reporte de Atenciones en Salud a víctimas de accidentes de tránsito), sistema que permite a los prestadores de servicios de salud (inscritos en el REPS) y a los Centros Reguladores de Urgencias, Emergencias y Desastres – CRUE, reportar la atención en salud brindada a las víctimas de accidentes de tránsito y la información del transporte al primer sitio de atención, respectivamente, y a los otros actores del sistema consultar el estado de dichos reportes, en cumplimiento de la Resolución 311 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementarias, es importante utilizar esta información inicial para direccionar, particularmente la auditoría concurrente, según sea la selección y el esquema escogido para llevar a cabo esta actividad.
Es importante indicar que si bien es cierto es obligación reportar dichas atenciones dentro de las 24 horas siguientes a la prestación del servicio (servicios médicos) y 72 horas (atención prehospitalaria y transporte asistencial), el hecho de no realizar este reporte no genera ninguna consecuencia en la definición de las reclamaciones de SOAT.
Adicionalmente dentro de la información reportada no se especifica ninguna información que permita establecer el diagnóstico inicial de dicha atención. Los campos que trae el SIRAS son los siguientes:
1. Información del prestador
2. Datos de la víctima
3. Tipo de ingreso a los servicios de salud
4. Información del servicio de transporte al primer sitio de atención (incluye CRUE)
5. Datos del accidente
6. Datos del conductor
7. Información de quien reporta
No obstante lo anterior, este aviso de siniestro debe activar el proceso de auditoría concurrente y de la política de prevención, detección y tratamiento de reclamaciones atípicas - fraude, según sea la IPS que se haya seleccionado para realizar ésta.
Es por ello por lo que se solicita a EL PROPONENTE que indique/establezca en detalle cuál sería el proceso para llevar a cabo esta actividad, la cual es fundamental dentro del todo el proceso de auditoría integral de las reclamaciones. Describiendo si cuenta con integraciones entre SIRAS y la herramienta de gestión de auditoría integral con que cuenta EL PROPONENTE.
3.3.5 AUDITORÍA CONCURRENTE / PRESENCIAL
La auditoría concurrente/presencial debe estar encaminada a realizar el control del gasto médico, desde el mismo ente generador de éste (IPS), evaluando objetivamente la racionalidad técnico–científica, desde el punto de vista médico, administrativo y financiero, utilizando para esto sus conocimientos como profesional de la salud y mediante la revisión sistemática de las historias clínicas y demás documentos que permitan optimizar la auditoría concurrente.
De acuerdo con un análisis previo desarrollado por LA PREVISORA S.A., fueron seleccionadas unas IPS para realizar la auditoría concurrente. Para esta selección se tuvieron en cuenta los siguientes factores:
1. IPS con señales de alerta de fraude de acuerdo con la información generada dentro de la implementación de la política de prevención, detección y tratamiento de reclamaciones atípicas.
2. IPS con mayores costos medios por víctima, información obtenida del análisis histórico del costo médico por víctima tanto de LA PREVISORA S.A. como del gremio.
3. IPS con mayores valores cobrados por material de osteosíntesis y medicamentos.
Considerando lo anterior a continuación se relacionada las IPS y los volúmenes de reclamaciones promedio mensuales recibidas de éstas de enero a noviembre de 2021.
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla, Excel Descripción generada automáticamente) removed ..>
EL PROPONENTE debe al momento de la entrega de la oferta, suministrar la planeación de la auditoría concurrente por IPS con el control de visitas a realizarse durante el primer bimestre de ejecución del contrato con base en la anterior información y el comportamiento de avisos en SIRAS. Posterior a este período el nuevo plan será presentado al área supervisora del contrato.
La bolsa mínima de horas de auditoría concurrente será de 3.528 y corresponderá a la cantidad de horas mínimas de auditoría concurrente con que se iniciará la ejecución del contrato, la cual podrá modificarse en su estructura (IPS) en cualquier momento de ejecución de este, previo aval de área supervisora del contrato. Es decir, se podrá trasladar horas de auditoría concurrente de una IPS a otra, de acuerdo con las necesidades del control del gasto médico presentadas.
EL PROPONENTE dentro de su propuesta debe indicar como se podría realizar este proceso tomando como insumo inicial los casos reportados en el SIRAS.
Para realizar la auditoría concurrente los parámetros que debe seguir son los siguientes:
1. De acuerdo con lo que se ilustra en la Imagen # 1 – Representación gráfica del proceso de auditoría de cuentas – SOAT y AP, es necesario verificar si existen avisos SIRAS de las IPS dentro del esquema anteriormente mencionado para realizar auditorías concurrentes.
2. Una vez el aviso de SIRAS se procederá a realizar el desplazamiento correspondiente a la IPS con el fin de realizar las siguientes actividades:
a. Verificar que las lesiones reportadas en la historia clínica correspondan a las lesiones encontradas en el paciente.
b. Verificar que existe coherencia cronológica en la atención y pertinencia en el tratamiento.
c. Verificar la coherencia entre el diagnóstico inicial y las pruebas realizadas.
d. Establecer la correspondencia entre las actividades ordenadas, realizadas y facturadas, tomando como base la orden de referencia o de servicio, la historia clínica, la cuenta de cobro y la pertinencia.
e. Evaluar la pertinencia médica y administrativa, para reconocerla, evitando desviaciones frente a los protocolos y guías de manejo de la IPS respectiva, o en su defecto a protocolos aceptados por las sociedades científicas, así como de acuerdo con las reglas de la profesión (profesional de la salud), aplicando siempre la sana lógica, teniendo como punto de referencia las reglas o normas médicas aplicables.
f. Evaluar la pertinencia financiera, mediante el cumplimiento de las normas de tarifación aplicables a cada ramo y amparo.
g. Verificar que el especialista tratante asignado, sea el responsable de la atención integral del paciente, o en su defecto los diferentes médicos tratantes dentro de la institución.
h. Verificar que el suministro de los medicamentos prescritos sea completo y oportuno y pertinente.
i. Administrar la información de los tutores externos utilizados en la rehabilitación de los pacientes de las pólizas de SOAT de LA PREVISORA S.A., describiendo fechas de colocación y retiro, manteniendo un inventario actualizado, por paciente e IPS y que efectivamente hayan sido utilizados en los pacientes.
j. Verificar con la utilización de las normas actuales en el Sistema General de Seguridad Social en Salud vigente en nuestro país, todo lo que afecten la facturación, y no reconocer lo contrario a estas normas.
k. La auditoría concurrente/presencial debe estar conectada con la auditoría documental con el fin de realizar la retroalimentación permanente en la toma de decisiones.
l. Realizar reuniones periódicas con el área encargada de la supervisión del contrato, tendientes a proporcionar apoyo en los aspectos que éstas requieran en su relación con las IPS.
m. Debe existir una permanente supervisión del coordinador técnico-médico, en las IPS donde se requiera de la auditoría concurrente/presencial.
n. La verificación de la prefacturación, antes de la presentación de las facturas definitivas a la aseguradora, debe promover la integralidad de la presentación en éstas, en el cobro de las actividades, procedimientos e intervenciones realizadas al paciente, correspondientes a la estancia a cobrar, evitando el fraccionamiento de la facturación.
o. Verificación de la autenticidad pólizas de SOAT y Accidentes Personales, mediante el mecanismo asignado por LA PREVISORA S.A.
p. Debe interrelacionarse con las labores de los investigadores de SOAT, mediante el mecanismo que asigne LA PREVISORA S.A.
EL PROPONENTE deberá incluir en su propuesta el detalle del proceso de auditoría concurrente que se implementaría en caso de ser seleccionado para cumplir con lo indicado en este documento.
3.3.6 RECEPCIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS RECLAMACIONES
Una vez finalizada la atención por parte de los prestadores de servicios de salud para el amparo de gastos médicos y las personas naturales (otros amparos), proceden a presentar la reclamación a la compañía a través de los diferentes canales dispuestos para ello. El proveedor de gestión documental contratado por LA PREVISORA S.A. para tal fin desarrollará esta parte del proceso, así:
1. Recepción de reclamaciones
La recepción de las reclamaciones de los xxxxx SOAT y Accidentes Personales tanto de personas jurídicas como naturales se realizan a través de los siguientes medios:
• URL y herramienta que permite registrar las reclamaciones en línea.
• Correo electrónico (exclusivo para personas naturales).
• Reclamaciones físicas.
Dentro de las actividades que se desarrollan para el proceso de recepción se encuentran:
• Sellar los documentos junto con las copias de recibido del reclamante con la fecha de recepción.
• Generar el radicado de correspondencia en OnBase a través del webservice que tiene establecido LA PREVISORA S.A.
• Clasificar las reclamaciones por ramo (SOAT y Accidentes personales) y por tipo de cuenta (nueva, reconsideración, conciliación y aceptación).
• Capturar información básica de la reclamación (NIT), y generar un número de identificación único a cada reclamación recibida.
2. Digitalización SOAT y AP
Para la realizar la digitalización de los documentos, éstos se organizan de acuerdo con la instrucción generada para ello y se valida la calidad del documento físico: si es original o copia, si es ilegible, si está deteriorado o si está roto.
Se digitalizan los documentos revisando que todos los folios carguen correctamente. En caso de que existan imágenes ilegibles se realiza el proceso de re-digitalización.
3. Envío de imágenes de las reclamaciones al proveedor de auditoría de cuentas
Una vez realizado el proceso de cargue de imágenes en el software del proveedor de gestión documental, se da inicio al proceso de envío de imágenes al proveedor de auditoría de cuentas a través de publicación de información en la ruta establecida para tal fin con el objetivo de dar inicio al proceso de auditoría de cuentas.
4. Indexación SOAT y AP y cargue de tipos documentales en OnBase
Con la definición de la reclamación cuando ya cuentan con todas las llaves del siniestro, se realiza el cargue en OnBase a través de un dip previamente establecido que contiene las llaves documentales definidas para los tipos documentales.
5. Notificación de objeciones (totales o parciales)
Con la definición de las reclamaciones, automáticamente el proveedor de auditoría de cuentas genera una planilla (relación de las reclamaciones) para el proceso de notificación de las objeciones (totales y parciales) creando las planillas de objeción.
Generada la planilla de objeciones, se realiza un proceso de impresión de las cartas de objeción y liquidaciones (en PDF y físicas) de acuerdo con el número de copias establecidas por la aseguradora para entrega al proveedor de gestión documental.
Con la fecha de envío de las liquidaciones y objeciones, el proveedor de gestión documental generará el radicado de correspondencia de salida de OnBase a través del web service establecido y realizará la composición e impresión de las comunicaciones remisorias.
Con la información impresa se realiza el alistamiento, en donde la carta remisoria con el radicado de correspondencia agrupa las objeciones totales, parciales y ratificaciones de las reclamaciones definidas para una misma entidad para entregar al proveedor de mensajería, quien realizará la distribución de las objeciones a los reclamantes.
Dentro de este proceso se implementará lo correspondiente a las notificaciones a través de correo electrónico certificado. Lo cual una vez implementado se revisará con junto con EL PROPONENTE seleccionado.
3.3.7 GESTIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Para el proceso de auditoría el proveedor de auditoría de cuentas deberá extraer de la plataforma de factura electrónica, la representación gráfica y el XML correspondiente a través del proceso integración (Web Service) que se tiene habilitado para ello; esto con el fin de contar con información para el registro de la de las reclamaciones.
Para lo anterior, EL PROPONENTE deberá remitir dentro de su propuesta como se podría llevar a cabo este proceso y como se integra la información de la factura electrónica dentro del proceso de auditoría integral.
3.3.8 GESTIÓN DE PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y TRATAMIENTO ANTIFRAUDE
De acuerdo con la implementación de la política y el proceso de prevención, detección y tratamiento de aquellas reclamaciones que presentan atipicidades – fraude en las reclamaciones de SOAT y Accidentes Personales y cuyo principal propósito es evitar, minimizar, detectar y denunciar aquellas conductas que puedan constituir fraude, se deben aplicar todas las señales de alerta establecidas desde el aviso de la reclamación.
EL PROPONENTE debe contar con un módulo de gestión de todo el proceso de detección y tratamiento de las señales de alerta que se tiene definidas dentro de la política de prevención e igual otras que pueden ir surgiendo dentro de la operación. Se debe describir dentro de la propuesta en detalle este módulo.
3.3.9 AUDITORÍA MÉDICA, TÉCNICA Y JURÍDICA
Es el procedimiento mediante el cual se realiza la revisión sistemática de los procesos que involucran la prestación de los servicios de salud en función de los siguientes parámetros: oportunidad, calidad, accesibilidad, racionalidad, correlación técnico – científica, eficiencia; así mismo los mecanismos de verificación de las reclamaciones de incapacidad permanente, muerte y gastos funerarios y gastos de
transporte xxx xxxx de SOAT y aquellos que se puedan contratar a través de las pólizas de Accidentes Personales, todos los cuales deben estar adecuados al marco legal y contractual establecido para ello. Dicha auditoría debe comprender como mínimo:
1. Radicación de las reclamaciones: Una vez realizado todo el proceso de gestión documental antes descrito por el proveedor de gestión documental contratado por LA PREVISORA S.A., es necesario como se ilustra la Imagen # 1 – Representación gráfica del proceso de auditoría de cuentas – SOAT y AP, iniciar el proceso de radicación de las reclamaciones para lo que se requiere utilizar las herramientas de automatización aprovechando que actualmente el 85% de las reclamaciones recibidas son en medios digitales e igualmente aprovechando el proceso de facturación electrónica antes descrito.
Es necesario que EL PROPONENTE describa con que herramientas cuenta para la realización de esto proceso a través de RPA (Automatización Robótica de Proceso), lectores de documentos, entre otras herramientas. Esto con el fin de hacer más eficiente del proceso de radicación, lo que permite disminuir tiempos y costos en la operación, desde el inicio de ésta.
2. Validación documental (completitud y consistencia con los diferentes documentos aportados): Una vez radicada la reclamación de acuerdo con el proceso que tenga EL PROPONENTE se debe realizar la respectiva validación documental de las reclamaciones, la cual debe comprender tanto la completitud de los documentos obligatorios y/o los del contrato de seguro, según sea el ramo, como la consistencia de la información reportada dentro de los diferentes documentos.
Dentro de este proceso también se debe contemplar la utilización de herramientas de RPA (Automatización Robótica de Proceso) que permitan hacer un proceso más expedito.
Se requiere que EL PROPONENTE realice la descripción de cómo se desarrollaría dicho proceso.
2.4. Validación monto reclamado (segmentación): Realizando un estudio al interior de LA PREVISORA S.A. se pudo establecer que aproximadamente el 57% de todas las reclamaciones recibidas/radicadas (cantidad) desde el 2019 hasta septiembre de 2021 su monto reclamado es menor a QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000), y que dichas reclamaciones en cuanto al valor reclamado representan aproximadamente el 5% del total reclamado, LA PREVISORA S.A. encuentra una gran posibilidad de agilizar el proceso de definición e igualmente de reducir los costos de la operación, utilizando todas las herramientas de RPA y analítica de datos, si se realiza una segmentación por montos que permita tener dos proceso de auditoría de cuentas diferenciados.
Es importante indicar que dentro de todo el proceso sin importar el monto, se debe aplicar los procesos que se establezcan para la detección de reclamaciones con atipicidades, es decir la aplicación de la política de prevención, detección y tratamiento de reclamaciones con atipicidades – fraude.
Con base en lo anterior LA PREVISORA S.A. requiere que se desarrolle un modelo de auditoría diferenciado así:
1. Auditoría Exprés
Dentro de este segmento se realizará el proceso de auditoría de las reclamaciones cuyo monto reclamado es menor de QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000). EL PROPONENTE deberá describir como se desarrollaría dicho proceso incluyendo la automatización de éste, la aplicación de la política antifraude, la validación de auditoría concurrente (si la hubiere), el análisis técnico, en donde se validan los documentos soporte del siniestro para así determinar si es o no un hecho cubierto por la póliza de SOAT o AP de acuerdo con la reglamentación vigente y/o el contrato de seguro, así mismo el análisis médico validando la información aportada en la reclamación para así aprobar parcial o totalmente los valores facturados de acuerdo con procedimientos, medicamentos y suministros el cual está determinado por el análisis de pertinencia médica y normatividad vigente (aplicación manual tarifario).
2. Auditoría integral
Dentro de este segmento se incluirán todas las reclamaciones cuyos montos reclamados seas iguales o mayores a QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000). Para este tipo de reclamaciones adicional a los procesos a realizar en la auditoría exprés se debe desarrollar las siguientes actividades:
1. Auditoría telefónica: son las llamadas telefónicas que permiten validar la información que es suministrada por los reclamantes dentro de los documentos soporte de la reclamación, estas llamadas se realizarán a la víctima y al tomador/asegurado de la póliza. Este proceso permite identificar posibles inconsistencias dentro de dichas reclamaciones y evitar el pago de lo no debido. Se debe efectuar su registro diario en el software correspondiente.
EL PROPONENTE debe describir claramente los elementos que servirán como base para determinar los siniestros/reclamaciones a los cuales se les efectuará este tipo de auditoría e igualmente como se lleva a cabo este proceso.
2. Analítica de datos: Considerando el gran volumen de información con la que cuenta LA PREVISORA S.A. y el gremio en general, respecto al comportamiento histórico de las reclamaciones de SOAT, es necesario que se cuente como parte del análisis por parte del equipo que realiza esta labor, de una herramienta de analítica de datos que le permita validar tendencias por departamentos, ciudades, IPS, procedimientos (MAOS, Medicamentos, otros) e incluso generar información de Siniestro-tipo (este se genera de acuerdo con el análisis global de las principales lesiones en SOAT), de manera que se pueda hacer más eficiente el proceso e igualmente un mayor control del gasto.
EL PROPONENTE debe describir claramente como se lleva a cabo este proceso.
3. Auditoría técnica especializada
Adicional a la auditoría técnica inicial, puede ser necesario realizar un análisis técnico especializado a las reclamaciones que presentan mayor grado de complejidad por situaciones tales como: correcciones xx xxxxxx, modificación a datos sensibles del siniestro, anulaciones en el sistema, alguna información de las pólizas, entre otros temas.
En este proceso el técnico especializado deberá revisar que el análisis técnico inicial se haya realizado correctamente, además, el técnico especializado en su análisis deberá tener en cuenta los soportes de informes de tránsito, denuncias aportadas por la entidad donde se aclare o ratifique la versión de los hechos en el accidente de tránsito y si es necesario realizar una auditoría telefónica para aclarar los acontecimientos de no ser clara la información aportada.
EL PROPONENTE debe describir claramente como se lleva a cabo este proceso.
4. Auditoría médica especializada
Validar la información aportada en la reclamación para así aprobar parcial o totalmente los valores facturados de acuerdo con procedimientos, medicamentos y suministros el cual está determinado por el análisis de pertinencia médica y normatividad vigente. Igualmente se auditan las reclamaciones de mayor complejidad o de mayor cuantía.
EL PROPONENTE debe describir claramente como se lleva a cabo este proceso.
5. Investigaciones / calificación pérdida de capacidad laboral
Dentro del proceso se debe integrar toda la información que se recopile con ocasión de las investigaciones que se realicen por parte de las firmas de investigación contratadas por LA PREVISORA S.A., siendo éstas un insumo dentro del proceso de definición de las reclamaciones.
Por otra parte, deberá igualmente integrarse al proceso las calificaciones de pérdida de capacidad laboral que es realizado por la firma contratada por LA PREVISORA S.A. para tal fin, lo cual se llevará a cabo de acuerdo con lo definido por la compañía y que será entregado al proveedor seleccionado.
EL PROPONENTE debe describir claramente como se lleva a cabo este proceso de integración entre las investigaciones y pérdidas de capacidad laboral que sean realizadas por las firmas autorizadas para ello por parte de LA PREVISORA S.A. y la firma de auditoría.
4. Auditoría de procedimientos y liquidación de cuentas: revisión metódica y sistemática de todas las cuentas desde el punto de vista médico, técnico, documental y jurídico y su pertinencia. Incluye la liquidación de cuentas médicas como procedimiento de revisión administrativa, financiera y jurídica de todas las reclamaciones presentadas por las diferentes coberturas que amparan las pólizas de SOAT y AP. La auditoría de cuentas incluye el control administrativo mediante la valoración y verificación total de los soportes y otros controles que permita el estudio del cobro realizado.
Para realizar esta labor como mínimo se requiere lo siguiente:
1. Manejo integral de la atención de indemnizaciones
El manejo integral de la atención de las indemnizaciones comprende los procedimientos y tiempo de respuesta, los cuales deben ser descritos claramente en el documento como sustento a cada una de las operaciones que se mencionan.
Procedimientos: descripción clara de los pasos encaminados a realizar de manera oportuna y adecuada el manejo de las reclamaciones presentadas a LA PREVISORA S.A., que como mínimo deben comprender las siguientes etapas:
- Cargue de pólizas vigentes.
- Auditoría concurrente y/o presencial.
- Radicación y clasificación de reclamaciones.
- Segmentación de reclamaciones por montos.
- Análisis técnico, revisión de existencia de la póliza, verificación de amparos, cobertura, vigencia y otros.
- Constitución, ajustes y mantenimiento de la reserva evitando subestimación o
sobreestimaciones de ésta.
- Auditoría telefónica.
- Liquidación de facturas.
- Generación, impresión digital (PDF) o física y envío de objeciones totales y parciales y pagos totales a LA PREVISORA S.A. y/o a quien esta última establezca.
- Depuraciones de listados de cartera y realización de reuniones de aclaración de cuentas con
Instituciones Prestadoras de Salud, Profesionales de Salud y Ambulancias y generación de estados de cartera de acuerdo con las necesidades actuales de la compañía.
- Liquidación de los pagos.
- Proceso de análisis y definición de segundas cuentas.
- Generación de datos para intercambio de información con LA PREVISORA S.A.
- Generación de estadísticas, informes, indicadores.
- Análisis médico el cual debe incluir como mínimo, diagnóstico y pertinencia de los procedimientos.
- Contacto con las Instituciones Prestadoras de Salud, Profesionales de Salud y paciente para aclarar los procedimientos efectuados.
- Administración de RIPS.
- Controles definidos dentro del proceso y cada uno de los subprocesos.
2. Tiempos de respuesta: como mínimo se deben cumplir los siguientes tiempos en los procesos descritos a continuación:
i) Radicación de siniestros: EL PROPONENTE tendrá máximo cinco (5) días calendario para creación, constitución y ajuste de la reserva. Este tiempo contará a partir de la fecha en que LA PREVISORA S.A. entregó la reclamación para iniciar proceso de auditoría y/o la recepción de la reclamación, según sea el caso.
Los tiempos antes indicados se reducirán en los últimos cinco (5) días hábiles del mes a un (1) día calendario, esto para garantizar que antes del cierre de mes queden todas las cuentas debidamente radicadas en el sistema de LA PREVISORA S.A.
ii) Validación documental: EL PROPONENTE tendrá máximo siete (7) días calendario para realizar la correspondiente validación de completitud y consistencia documental de las reclamaciones. Este tiempo contará a partir de la fecha en que LA PREVISORA S.A. entregó la reclamación para iniciar proceso de auditoría y/o la recepción de la reclamación, según sea el caso.
iii) Auditoría de procedimientos y liquidación de cuentas:
1. Auditoría exprés
12 días calendario en SISE
13 días calendario en ONBASE
2. Auditoría integral
19 días calendario en SISE
20 días calendario en ONBASE
iv) Atención de requerimientos para dar respuesta a entes de control internos o externos
Tutelas: cuatro (4) horas hábiles laborales.
Derechos de petición y otros requerimientos: tres (3) días calendario. Defensor del cliente: un (1) día hábil.
Procesos Jurídicos: Para los procesos de mínima cuantía (hasta 100 SMLMV) un (1) día hábil y para los procesos de menor y mayor cuantía tres (3) días hábiles.
v) Proceso de depuración de listados de cartera, reuniones de aclaración de cuentas con entidades reclamantes / profesionales de la salud y reconocimiento de acuerdos.
Depuración: Se requiere por día depurar como mínimo 2.400 reclamaciones (facturas). Esto de acuerdo con las solicitudes que se realicen por los reclamantes.
Reuniones de aclaración de cuentas: Considerando la complejidad de este proceso se requiere contar con los recursos necesarios para atender las reuniones de acuerdo con la evolución de la operación (cantidad de objeciones), la complejidad de las causales de objeciones (totales y parciales) y la entidad reclamante. Actualmente se deben programar como mínimo 120 reuniones con igual número de IPS, las cuales pueden tener una o varias sesiones.
Reconocimiento de acuerdos con las entidades reclamantes: Una vez recibidas las reclamaciones que contienen las actas de acuerdo, se tendrá como máximo diecinueve
(19) días calendario para dejarlas a disposición de LA PREVISORA S.A., con el fin de generar el pago.
vi) Generación y remisión de estadísticas, informes e indicadores: dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del mes.
vii) Tiempos de integración y empalme
Se debe definir claramente los tiempos de integración y empalme.
3. Infraestructura
La auditoría integral de acuerdo con los servicios definidos en esta invitación se debe efectuar por profesionales de la salud, preferiblemente médicos con especializaciones o postgrados en auditoría médica, en gerencia de salud, o en servicios de salud, así como la auditoría técnica y/o jurídica, deberá realizarse por profesionales en carreras correlacionadas con los temas a auditar: abogados, administradores, otros profesionales de salud, entre otros. Esto de acuerdo con lo indicado en el ítem II – REQUISITOS HABILITANTES, numeral 3.3.3 CAPACIDAD TÉCNICA, 3.3.2 PERFIL DEL PERSONAL
REQUERIDO de este documento.
Se debe describir claramente en el documento:
• Número de reclamaciones auditadas en el último año de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales.
• Número de reclamaciones de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales que está en capacidad de atender mensualmente.
4. Sistema de información
EL PROPONENTE debe contar con un software especializado en auditoría médica que incluya entre otros aspectos los procedimientos descritos en el Manual Tarifario de SOAT Decreto 2423 de 1996, e igualmente tener la capacidad de homologar los valores del Manual Tarifario SOAT a CUPS. Esto considerando que es habitual que los prestadores de servicio de salud presente sus reclamaciones en CUPS y no en Tarifa SOAT por lo que es necesaria la homologación.
Se debe entregar una descripción detallada de los procesos que a continuación se mencionan como sustento a las operaciones que se desarrollan.
- Validación automática de cobertura.
- Registrar la información del siniestro desde el aviso.
- Registrar avisos de auditoría concurrente y/o avisos de las IPS.
- Registro transaccional e histórico de cada una de las operaciones.
- Registro de procedimientos aplicados y sus resultados (texto, imagen, sonido).
- Registro detallado de facturas.
- Verificación automática de valores facturados vs. tabla de referencia y habilitación de entidades hospitalarias o profesionales de la salud y prestadores de servicios de transporte.
- Registro detallado de valores objetados total y parcialmente, reliquidados y/o a pagar.
- Liquidación del pago.
- Generación automática de transacciones en archivos planos y otras estructuras.
- Control y administración de la reserva por amparo.
- Control y administración de cúmulos por límite por amparo.
- Generación de informes y/o indicadores acordes con la necesidad de LA PREVISORA S.A.
- Acceso de consulta al sistema vía Web.
- Sistema para autogestión por parte de los reclamantes (generación automática de depuraciones de cartera, agendamiento de reuniones, descargue de información de pagos, objeciones, entre otros).
- Garantizar recuperación del sistema en un tiempo no mayor a una (1) hora mediante infraestructura de contingencia.
- Disponer de mecanismos tecnológicos de seguridad que garanticen el acceso de los usuarios a la información acorde con su perfil y compañía a la que pertenezca.
- Disponibilidad de infraestructura de comunicaciones flexible para ajustarse a las necesidades de LA PREVISORA S.A.
- Alto grado de parametrización del sistema frente a cambios exigidos por la ley o necesidades del negocio.
5. Administración de los RIPS
EL PROPONENTE deberá realizar la administración de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) de cada una de las Instituciones Prestadoras de Salud que presenten reclamaciones con ocasión de la atención por los siniestros que se generen de las pólizas de los xxxxx de SOAT y AP, suscritas por LA PREVISORA S.A.
Esta labor incluye:
1. Recibir mensualmente la información de los RIPS en medio magnético.
2. Verificar y validar los RIPS, de acuerdo con la normatividad vigente.
3. Validar los RIPS corregidos por las IPS y aquellos de notificación del Ministerio de Salud y Protección Social.
4. Consolidar la información de los RIPS como Empresas Administradoras de Planes de Beneficios
– EAPB, teniendo en cuenta que las aseguradoras están enmarcadas en este grupo. Validar el archivo en la herramienta dispuesta por el Ministerio de Salud y Protección Social para el cargue definitivo de la información (PISIS).
5. Toda la información deberá ser notificada a LA PREVISORA S.A. dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cierre del mes, con el fin de ser firmado y cargado por LA PREVISORA S.A.
6. Proceso de atención solicitudes IPS
Con relación al proceso de atención de las solicitudes de los prestadores de servicios de salud, en donde se busca mantener y optimizar el proceso de autogestión que pueden realizar éstos, a continuación, en la Imagen #2 – Proceso de aclaración de cuentas, se ilustra el modelo actual y las optimizaciones que se requiere tenga EL PROPONENTE.
Imagen # 2 – Proceso de aclaración de cuentas
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla, Excel Descripción generada automáticamente) removed ..>
De acuerdo con lo que se describe en la anterior imagen se puede evidenciar algunas actividades que actualmente se realizan y otras que se requiere sean implementadas dentro del nuevo modelo a contratar.
Con el fin de definir claramente cuál es el procedimiento que deben seguir tanto las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y/o Profesionales en Salud, como la compañía y la firma de auditoría de cuentas contratada para realizar este proceso, a continuación, se indica a nivel general las actividades que se realizan con el fin de poder realizar reuniones de aclaración de cuentas con las IPS.
1. Revisión/depuración de reclamaciones que de acuerdo con las IPS la compañía les adeuda
Se define la depuración/revisión de listados de reclamaciones con saldos pendientes, como el proceso mediante el cual se realiza un análisis detallado del listado remitido por un reclamante, identificando el estado actual de éstas y su respectivo saldo. Se parte del supuesto que las reclamaciones han sido previamente presentadas a la compañía y que éstas corresponden a atenciones prestadas a pacientes que han sufrido accidentes de tránsito o accidentes personales con cargo a una póliza expedida por la compañía.
No obstante lo anterior, dentro de los listados remitidos por los reclamantes, en ocasiones se incluye reclamaciones que no han sido radicadas en la compañía, lo cual igualmente deberá ser informado en los listados que se generen con las observaciones.
Dentro de estos listados remitidos por las entidades y/o reclamantes se pueden presentar reclamaciones con las siguientes situaciones:
• Saldo por objeciones parciales.
• Objeciones totales no subsanables o subsanables.
• Reclamaciones pendientes por definir (pago u objeción) por parte de la compañía por encontrarse en proceso de análisis.
• Pagos realizados no descargados por parte de las entidades hospitalarias y/o reclamantes.
Actualmente estas solicitudes pueden ingresar a través de los siguientes medios:
a) Comunicados por correo certificado
b) Correo electrónico xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
c) Derecho de petición
d) Comunicación de cobro pre jurídico o cobro jurídico
e) PQR’s ante la Superintendencia Financiera o Superintendencia Nacional de Salud o directamente ante la compañía
f) Audiencia de conciliación prejudicial
Los archivos enviados por las entidades y/o reclamantes deben contener la siguiente información para así dar trámite a la solicitud:
1. Ramo (SOAT – AP)
2. Número póliza
3. Número de factura
4. Fecha de factura
5. Fecha de radicado
6. Fecha de siniestro
7. Total factura
8. Saldo factura
9. Identificación de la víctima
10. Nombre de la víctima
11. Fecha de atención
12. Fecha egreso de la atención
Una vez recibida las solicitudes de las IPS, sin importar el medio a través del cual lleguen a la compañía son recibidas por el Grupo de Atención a IPS de la Subgerencia de Indemnizaciones SOAT, Vida y AP. El funcionario encargado, diligencia inmediatamente el documento de control, con el fin de tener todo el inventario consolidado de solicitudes realizadas por parte de los reclamantes y así llevar un seguimiento a la respuesta de éstos.
EL PROPONENTE dentro de las actividades a realizar debe efectuar estas depuraciones de reclamaciones, las cuales como mínimo de acuerdo con la estadística histórica por día deben ser 2.400 reclamaciones depuradas.
El resultado de esta revisión es enviado a las IPS para su respectiva validación y descargue de la cartera que de acuerdo con éstos la compañía le adeuda.
No obstante, como parte de las optimizaciones que se requieren traiga el nuevo proceso en la presente invitación, como se indica en la imagen #2, es que las IPS puedan generar una solicitud y generación automática de estas depuraciones de cuentas. EL PROPONENTE deberá indicar como se realizaría esta automatización, la cual generaría una evidente disminución de la operatividad e igualmente de los tiempos de respuesta hacia las IPS.
2. Programación de reuniones de aclaración de cuenta
Una vez recibida la información por parte de las IPS con sus observaciones y quedando únicamente las reclamaciones en duda por concepto de objeciones por pertinencia médica, la firma de auditoría programará la fecha de reunión con la entidad de acuerdo con la cantidad de reclamaciones reportadas en el estado de cuenta que según la IPS le adeuda la compañía. Los días asignados para la reunión se notificarán mediante correo electrónico, de manera que quede el soporte de dicha programación y la correspondiente confirmación de la entidad. Se deben generar al mes mínimo 120 reuniones.
En esta parte del proceso, dentro de la optimización esperada en esta invitación de acuerdo con lo que se ilustra en la imagen #2, se busca que la IPS puede agendar a través de la página de la compañía dichas reuniones. EL PROPONENTE deberá indicar como se realizaría esta automatización del agendamiento.
3. Alistamiento de actas de reuniones de aclaración de cuentas
Con el fin de contar con la información exacta del estado de cuenta a revisar previo al notificado por la IPS, un día antes de la reunión se realizará la actualización de éste por parte del técnico de xxxxxxx de la firma de auditoría, quien a su vez genera el acta de la reunión, con el fin de ser entregada al profesional médico con los valores y las observaciones que harán parte del proceso de revisión.
Estas actas deben quedar incluidas dentro del sistema del proveedor de auditoría de cuentas para que una vez finalizada la reunión y formalizada los resultados de éstas, dicha información esté lista para ser gestionada y no sea necesaria su transcripción.
4. Realización reuniones de aclaración de cuentas
Una vez la entidad asiste a las instalaciones de la firma de auditoría de cuentas o realiza la conexión vía internet se procede a solicitar a la directora médica de la firma de auditoría de cuentas, la asignación del profesional que llevará a cabo la reunión.
Al profesional asignado se le remite el acta de la reunión en donde deben quedar registradas todas las observaciones y valores de las facturas revisadas dentro de la reunión.
Al finalizar el proceso, el Departamento de Cartera de la firma de auditoría de cuentas, procederá en primera instancia a verificar la precisión de valores, recopilar las firmas y direccionar el acta con sus soportes para el trámite correspondiente.
Las actas deben ser debidamente formalizadas a través de las firmas de todos los participantes en esta reunión y por parte de LA PREVISORA S,A,, es decir, representante legal o persona autorizada de la IPS, la firma de auditoría (director médico y auditor que participa en la reunión) y LA PREVISORA S.A. Una vez realizada dicha formalización, se debe iniciar el proceso de gestión de dichas actas.
Respecto a todo el proceso de atención de IPS se requiere que EL PROPONENTE describa en detalle el proceso a realizar.
3.3.10 INDICADORES DE GESTIÓN
No obstante, LA PREVISORA S.A. cuenta con una serie de indicadores estratégicos, operativos, de fraude, entre otros, la estructura y contenidos de estos podrán ser modificados en cualquier momento, previo aviso a EL PROPONENTE seleccionado no menor a tres (3) días hábiles. Las modificaciones se deberán aplicar a partir del primer día hábil del mes siguiente a la solicitud.
EL PROPONENTE deberá incluir con que indicadores cuenta dentro de su proceso, los cuales deben ser diferenciados entre estratégicos, de operación, de detección de fraude, entre otros.
El incumplimiento en la entrega de la información de los indicadores ameritará la aplicación de las sanciones contenidas en la tabla de correctivos ANEXO #2 – TABLA DE CORRECTIVOS.
3.3.11 OTRAS CONSIDERACIONES OPERATIVAS
EL PROPONENTE debe garantizar, que los resultados de las auditorías (concurrente, médica, documental, técnica y jurídica) sean concordantes con las normas, políticas y procedimientos actuales y que a futuro sean expedidas por los entes reguladores, de vigilancia y control (Superintendencia Financiera, Ministerio de Salud y Protección Social, Superintendencia de Salud, entre otras) que afecten las indemnizaciones de los seguros de SOAT o de Accidentes Personales.
EL PROPONENTE debe desarrollar e implementar los indicadores, rendir informes periódicos y cualquier otro tipo de información que se requiera durante la ejecución del contrato, utilizando la información capturada en su sistema de información, cumpliendo con los términos definidos para tal fin.
Para ello se debe contar con un módulo/herramienta que permita realizar el seguimiento en tiempo real de la operación, el cual como ejemplo debe incluir lo siguiente:
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Histograma Descripción generada automáticamente) removed ..>
Así mismo, debe cumplir con la revisión médica, documental y presencial, técnica y jurídica de las reclamaciones de los amparos de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales sin importar como comercialmente se denominen los amparos y sin limitar su cantidad.
<.. image(Interfaz de usuario gráfica Descripción generada automáticamente) removed ..><.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla, Excel Descripción generada automáticamente) removed ..>
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente) removed ..>
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla, Excel Descripción generada automáticamente) removed ..>
<.. image(Interfaz de usuario gráfica Descripción generada automáticamente con confianza media) removed ..>
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente) removed ..>
EL PROPONENTE deberá presentar las estrategias de corto, mediano y largo plazo que garanticen el control de los indicadores de gestión, de proceso y/o operación y siniestralidad y la homogenización de éstos, resultado del análisis de la labor de las auditorías (médica documental y presencial, técnica y jurídica).
De igual forma, deberá realizar seguimiento para la administración del riesgo a los negocios por las pólizas suscritas por LA PREVISORA S.A., remitiendo conclusiones, sugerencias y recomendaciones garantizando el control del gasto de los reclamos de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales de LA PREVISORA S.A., mediante la utilización de herramientas y procedimientos dinámicos, de inteligencia artificial, RPA (automatización robótica de procesos), entre otros, que permitan crear y ajustar los indicadores técnicos de gestión e incrementar la eficiencia del proceso de análisis de las reclamaciones.
Se debe contar una herramienta de analítica de datos que permita ser insumo para la revisión, análisis y definición que realiza EL PROPONENTE en cada una de las etapas del proceso.
Adicional a lo anteriormente ilustrado en las imágenes presentadas, dentro de esta herramienta como mínimo se debe contar con información de:
- Costos promedios cobrados, pagados, objetado de material de osteosíntesis, medicamentos, insumos. Todos estos procedimientos que no están incluidos dentro del manual tarifario SOAT, Decreto 2423 de 1996, por lo que se hace necesario tener información de éstos para poder al momento de la revisión de las reclamaciones identificar sobre costos, por zonas, IPS, procedimientos, entre otros aspectos.
- A través de analítica de datos se debe construir un siniestro tipo que permita realizar un proceso de análisis más eficiente y sirva para una mayor contención del gasto, permitiendo identificar las reclamaciones a nivel de procedimiento médico.
Un ejemplo podría ser:
LA PREVISORA S.A. dispondrá en caso de ser necesario, de un espacio físico, equivalente a un puesto de trabajo en la Subgerencia de Indemnizaciones SOAT y AP, previo análisis de la disponibilidad de este; los aspectos de equipo de cómputo, licencias y toda la infraestructura administrativa estarán a cargo de EL PROPONENTE.
EL PROPONENTE debe realizar, levantar y documentar el mapa, proceso y procedimientos de la auditoría de cuentas y de los servicios a su cargo.
EL PROPONENTE seleccionado deberá contemplar desde el inicio de la ejecución del contrato integraciones a través de web services u otros métodos que permita alimentar o recibir información desde sus aplicativos
al sistema CORE (SISE) o herramienta de gestión documental (ONBASE) u otras herramientas que participen en el proceso.
Como mínimo se requiere desde el inicio de la operación los siguientes reportes, los cuales son básicos para el control de la operación, cumplimiento de las órdenes administrativas de la Superintendencia Financiera, cumplimiento de requerimientos de otros entes de control y del gremio.
1. Reporte de reclamaciones, formato mensual TXT DSE Salud: Reporte de las reclamaciones (en trámite y si se han generado objeciones a las mismas) que se encuentran al cierre de mes y que se debe remitir a la Superintendencia Financiera. Periodicidad mensual.
2. Objeciones / Saldo de cartera: Reporte que contiene el estado de cartera de todas las reclamaciones que se encuentran objetadas y que a la fecha no se encuentran prescritas. Periodicidad mensual.
3. Pendiente aseguradora: Reporte en el que se registran reclamaciones que deben ser reportadas a la aseguradora para definiciones puntuales de la misma para que el proveedor pueda continuar con el proceso de auditoría. Periodicidad diario y mensual.
4. Producto no conforme: Reporte en el que se generan registros de reclamaciones que presentan inconsistencias. Se reporta información entregada por el proveedor de Gestión documental. Periodicidad diario y mensual.
5. Reclamaciones recibidas: Reporte de reclamaciones recibidas en el proceso de auditoría de cuentas. Periodicidad diario y mensual.
6. Reporte sin información de tomador: Reporte de información de tomadores que no cuentan con la información completa para la remisión del mensaje de texto de los siniestros presentados. Periodicidad diario y mensual.
7. Reporte notificación de tomador: Reporte de la información del accidente presentado por primera vez con la información del tomador para poder realizar el envío del mensaje de texto al mismo para confirmación del accidente de tránsito. Periodicidad diario y mensual.
8. Informe de usuarios de herramientas de consulta: Reporte de usabilidad de la herramienta de consulta que permite identificar los reclamantes que hacen uso de esta. Periodicidad semanal.
9. Auditoría telefónica: Reporte que incluye las reclamaciones definidas que tuvieron auditoría telefónica. Periodicidad mensual.
10. Cargue de archivos de control: Reporte del cargue de los archivos de control: Pólizas, solicitudes y órdenes de pago. Periodicidad diaria.
11. Informe de conciliación para pago: Reporte de las reclamaciones definidas por el proveedor para realizar el proceso de pago del servicio. Periodicidad mensual.
12. Reporte de información cruce SASS: Reporte a la aseguradora que solicita información puntual derivada xxx xxxxx de información SASS. Periodicidad diaria.
13. Censo de auditoría presencial: Reporte con el censo de los pacientes vistos en el proceso de auditoría concurrente. Periodicidad diaria.
14. Reporte SIRAS Circular 10 de 2017: Reporte que se debe remitir a la Superintendencia de Salud. Periodicidad mensual y trimestral.
15. Reporte circular 15 de 2016: Reporte de siniestros / víctima y que se debe reportar a la Superintendencia de Salud. Periodicidad anual.
16. Reporte de programación de reuniones de aclaración de cuentas: Reporte en el que se registra la información de la programación y ejecución de las reuniones de aclaración de cuentas programadas. Periodicidad semanal y mensual.
17. Reporte de RIPS, Resolución 3374 de 2000: Reporte consolidado y validado de los RIPS remitidos por las IPS para la transmisión al Ministerio de Salud. Periodicidad mensual.
18. Objeciones NO Subsanables: Reporte para Fasecolda de las objeciones no subsanables generadas en el proceso de atención. Periodicidad mensual.
19. PRACI: Reporte para Fasecolda de información relacionada con el amparo de incapacidad permanente en SOAT. Periodicidad mensual.
3.3.12 INTERACCIÓN CON INVESTIGADORES
El investigador, es la firma responsable de la verificación e investigación de los casos asignados; debe garantizar que los resultados de las investigaciones sean concordantes con las normas, políticas y procedimientos que a futuro sean expedidas por los entes reguladores, de vigilancia y control (Superintendencia Financiera, Ministerio de Salud, Superintendencia de Salud, entre otras) que afecten las indemnizaciones, así como las políticas internas de LA PREVISORA S.A.
El investigador en desarrollo de su labor deberá desplegar todas las actividades necesarias tendientes a determinar de manera fehaciente las circunstancias reales en las cuales se materializaron los hechos y pérdidas reclamadas, así como la veracidad y legalidad de las manifestaciones y documentos aportados.
La ejecución de la labor de investigación asignada deberá efectuarse dentro de los siguientes parámetros:
1. Guardar la debida confidencialidad en la labor encomendada.
2. Una vez sea asignado el caso al investigador, éste deberá iniciar la labor investigativa a más tardar al día siguiente de su designación.
3. El investigador deberá acogerse a iniciar, desarrollar y terminar a plena satisfacción de LA PREVISORA
S.A. los servicios ofrecidos conforme a las especificaciones, indicaciones, parámetros, y necesidades establecidas.
4. Disponer durante todo el término de duración de esta labor, del personal debidamente capacitado, profesional, idóneo, y calificado.
5. Xxxxxxx toda clase de dudas y preguntas que LA PREVISORA S.A. le realice en relación con la atención de la labor asignada e igualmente suministrar oportunamente cualquier información que la misma le solicite sobre el tema.
6. Acogerse a los tiempos de respuesta establecidos por LA PREVISORA S.A. para presentar el informe de investigación.
7. No aceptar, ni ofrecer tratamientos preferenciales directa o indirectamente de funcionarios de LA PREVISORA S.A., que representen beneficios personales para dichos funcionarios.
8. No aceptar ni ofrecer tratamientos preferenciales directa o indirectamente del asegurado, beneficiario, tercero y/o aliados estratégicos, que puedan comprometer su imparcialidad y transparencia.
9. En la medida que tengan contacto con el asegurado, beneficiario, tercero y/o aliado estratégico, deberá poner en conocimiento del mismo que su función es eminentemente de auxiliares dentro del proceso de atención de la reclamación.
10. En los casos en que el investigador determine que es necesario solicitar información al asegurado, beneficiario, tercero y/o aliado estratégico, deberá suministrar a LA PREVISORA S.A. copia de cada una de las comunicaciones remitidas con ocasión de esta solicitud.
11. En desarrollo de la labor encomendada no podrá adquirir en nombre de LA PREVISORA S.A. ninguna clase de compromisos, acordar pagos con el asegurado, beneficiario, tercero y/o aliado estratégico, así como tampoco hacer manifestaciones a estos últimos respecto de la cobertura.
12. Realizar la labor de verificación de las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos.
13. Desarrollar la investigación de campo que permita la inspección al lugar de los hechos, constatando con los mecanismos y reportes requeridos la veracidad de los hechos.
14. Definir de acuerdo con los hallazgos la cobertura o no del caso, presentando la documentación necesaria para dejar fundada la causal de no cobertura.
15. Generar y entregar los informes de resultados de las investigaciones con la estructura y calidad definida y en los tiempos establecidos.
16. Garantizar la idoneidad de las personas que desarrollen la labor de investigación.
17. Cumplir con la prestación del servicio en los términos contractuales establecidos.
LA PREVISORA S.A. establecerá al inicio del contrato por escrito los mecanismos y los lineamientos que definen la metodología de interacción entre los investigadores y EL PROPONENTE seleccionado.
3.3.13 REUNIONES DE SEGUIMIENTO
Durante la ejecución del contrato, EL PROPONENTE seleccionado deberá reunirse periódicamente con el supervisor del contrato de acuerdo con lo que se defina de manera conjunta. Estas reuniones tienen el objeto de presentar los informes administrativos y de gestión, retroalimentar a la Gerencia sobre los diferentes aspectos inherentes a la ejecución de este, hacer seguimiento a la labor realizada por el contratista, evaluar los resultados, plantear inquietudes, requerimientos y la toma de medidas preventivas y correctivas en beneficio de los intereses de LA PREVISORA S.A., estableciendo compromisos de mejoramiento en las situaciones a que haya lugar.
Adicionalmente, LA PREVISORA S.A. a través del supervisor del contrato, podrá requerir en cualquier momento de la vigencia del contrato, la realización de reuniones extraordinarias.
Para la formalización de estas reuniones se deberá levantar un acta firmada por los asistentes. El contratista deberá entregar copia de éstas en el informe mensual.
3.3.14 MECANISMOS DE INFORMACIÓN Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
LA PREVISORA S.A., realizará sus solicitudes al contratista por escrito, indicando la situación presentada, el requerimiento específico y la fecha de cumplimiento. El contratista podrá solicitar por una única vez que dichas fechas sean prorrogadas, siempre y cuando lo haga con dos (2) días hábiles de anticipación al vencimiento y con los argumentos que sustenten la solicitud.
En caso de que llegada la fecha no se haya dado respuesta al requerimiento, o no se haya cumplido lo solicitado, LA PREVISORA S.A. podrá hacer uso de la tabla de correctivos ANEXO #2.
3.4 REQUISITOS TECNOLÓGICOS MÍNIMOS
3.4.1 ASPECTOS GENERALES
EL PROPONENTE seleccionado deberá poner en disposición toda la infraestructura tecnológica (hardware, software, licenciamiento) necesaria en su centro de datos y/o centro de operación y/o LA PREVISORA S.A., para cumplir con la prestación del servicio objeto de la presente contratación y en el cual debe tener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Permitir interactuar con los motores de las bases de datos que actualmente tiene la Compañía: SQL/SERVER, SYBASE.
2. Permitir la actualización de la herramienta sin que esto origine problemas y cambios no contemplados en los aplicativos que se hayan creado en ese ambiente.
3. El software debe permitir una administración y control centralizado.
Cualquier tipo de modificación que sea realizado en su sistema, no debe afectar en ningún momento la funcionalidad y el cumplimiento de los servicios ofrecidos en la presente invitación.
El sistema de información debe suministrar a todos los actores del proceso, herramientas para la toma de decisiones a nivel administrativo, técnico y médico, lo cual deberá ajustarse al objeto del contrato, así como a sus requerimientos y a las normas vigentes tanto internas como externas, para los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales, con el fin de establecer metas a corto, mediano y largo plazo, del comportamiento del control del gasto.
Aspectos generales para interfaces y herramienta de gestión:
1. Capacitación: Diseñar un cronograma de capacitación y asesoría para los funcionarios de LA PREVISORA S.A. Los costos locativos de equipos y materiales serán a cargo de EL PROPONENTE seleccionado.
2. Instalación y puesta en servicio: Garantizar la instalación, pruebas, y puesta en marcha de la solución ofrecida de acuerdo con el plan que se elaborará en conjunto con las Gerencias de Indemnizaciones y de Tecnología de la Información.
3. Garantías: Garantizar el suministro de las actualizaciones del software liberadas por el fabricante durante la vigencia del contrato.
4. Plan de contingencia: Debe presentar un plan de contingencia para el manejo de imprevistos en el proceso de implementación, debe incluir requerimientos básicos para asegurar integridad, confidencialidad, seguridad y respaldo y recuperación de la información procesada y almacenada, incluidos los procesos de reinstalación y retroceso.
5. Licenciamiento: EL PROPONENTE seleccionado es el responsable de las licencias que sean requeridas para su operación. En caso de que sea necesario el suministro de licencias al personal de LA PREVISORA S.A., éstas estarán a cargo de la firma seleccionada y deberá enviarse autorización a LA PREVISORA S.A. para su uso.
6. Mantenimiento: La firma se encargará del mantenimiento preventivo y correctivo de la herramienta suministrada con el fin de cumplir con el objeto del contrato, para el mantenimiento correctivo debe ajustarse a los ANS estipulados para el proceso.
7. Backups: Por requerimientos de seguridad, la firma deberá respaldar en forma diaria la información que soporte la prestación del servicio y que se encuentre en cualquier medio electrónico (base de datos, repositorios documentales, entre otros) y tener copias de dicha información, en un lugar externo a su sitio de trabajo.
8. Documentación: La documentación técnica del sistema y de usuario debe ser actualizada en forma permanente de acuerdo con los ajustes y/o adiciones que vayan realizando. Por lo tanto, EL PROPONENTE seleccionado debe contar con manuales técnicos y de usuarios, escritos y en medio magnético. El manual de usuario debe explicar claramente cada uno de los procesos que se realizan.
EL PROPONENTE seleccionado deberá administrar la base de datos histórica de auditoría integral anteriormente realizada (concurrente, técnica, médica, documental, jurídica, telefónica). Al inicio del contrato EL PROPONENTE seleccionado deberá cargar la información histórica de LA PREVISORA S.A., en la herramienta tecnológica que dispondrá para cumplir con el objeto del contrato. EL PROPONENTE seleccionado debe administrar y cargar en su sistema esta información con el fin de dar continuidad a la atención de las reclamaciones anteriores y que estén en curso.
Con la terminación del contrato, EL PROPONENTE seleccionado deberá devolver la información de LA PREVISORA S.A. que haya recopilado durante la ejecución del contrato, esta información debe ser devuelta de acuerdo con las siguientes características:
1. Debe ser compatible con la base de datos de LA PREVISORA S.A.
2. Para cada archivo y/o tabla de la base de datos se solicita la descripción del registro, así:
a) Nombre del campo
b) Tipo de campo
c) Longitud
d) Descripción del campo
e) Identificar si es llave (primaria, secundaria, única)
f) Integridad referencial
3. Los datos deben venir en archivo plano y/o bcp’s de acuerdo con la descripción de registros y con
separador xx xxxxxx y de filas que las partes definan.
4. Cantidad de registros de cada archivo y/o tabla.
Para la entrega de la información EL PROPONENTE seleccionado deberá:
1. Realizar inventario sobre documentos físicos y otros, así:
• Reclamaciones pendientes de trámite.
• Reclamaciones en físico validadas y que están pendientes de envío a LA PREVISORA S.A. para pago u objeción.
• Solicitudes de estados de cartera, reuniones de aclaración de cuentas con IPS pendientes y/o cualquier solicitud por tramitar de cartera.
• Físicos o PDF de las actas de acuerdos realizadas por el proveedor con los reclamantes, desde que empezó el proceso. Éstas deben estar firmadas por las partes.
• Estados de cartera en Excel y/o PDF.
• Otras comunicaciones solicitando información de cualquier tipo.
• Cualquier otro documento en poder de la auditoría y que pertenezca a LA PREVISORA S.A.
2. Realizar inventario sobre la información que se encuentra en base de datos, así como de los procesos de cartera realizados (estados de cartera y reuniones de aclaración de cuentas).
3. Destruir cualquier papelería o elemento que contenga la razón social de LA PREVISORA S.A.
4. Elaborar un acta de entrega que será firmada por las partes que suscribieron el contrato o quien haga sus veces, así como las personas que realicen la entrega y recibo de la información.
5. Realizar la entrega de todo lo anterior en las instalaciones de LA PREVISORA S.A.
La selección de esta información será concertada entre LA PREVISORA S.A. (Xxxxxxxx/subgerencia de Indemnizaciones) y EL PROPONENTE seleccionado.
El diseño de dicha base de datos podrá ser utilizado libremente, sin restricción alguna, y sin costo para LA PREVISORA S.A., al finalizar este contrato, aplicando las directrices establecidas por las Gerencias de Indemnizaciones y de Tecnología, concerniente a la estructura, tiempos de entrega y soporte necesarios para su implementación.
Después de realizar el traspaso de la información que repose en las bases de datos de EL PROPONENTE seleccionado, memorias USB, discos duros internos y externos u otro medio de almacenamiento de información, ésta debe ser eliminada por EL PROPONENTE seleccionado y, se designará una persona de LA PREVISORA S.A. para que verifique y levante un acta en la cual conste la destrucción de la información por parte de EL PROPONENTE seleccionado.
3.4.2 LICENCIAMIENTO Y DERECHOS DE AUTOR
EL PROPONENTE seleccionado se compromete a que todo el software que suministrará y utilizará para el cumplimiento de la presente contratación, se encuentra debidamente licenciado, garantizando la inviolabilidad de los derechos de autor y propiedad intelectual de los bienes utilizados, siendo responsable de todas las acciones y sanciones penales y/o administrativas a las que haya lugar.
3.4.3 CANAL DE COMUNICACIONES
EL PROPONENTE seleccionado deberá suministrar el canal de comunicaciones con su respectivo Back-up entre LA PREVISORA S.A. y su centro de operación, así:
Se requieren los canales de comunicación relacionados a continuación (líneas naranjas), los cuales deben tener como mínimo las siguientes características, con el fin de asegurar el proceso de PCN y DRP con LA PREVISORA S.A.:
<.. image(Diagrama Descripción generada automáticamente) removed ..>
• Canal dedicado encriptado desde 20MB entre el datacenter principal de LA PREVISORA S.A. (Triara) y la sede principal del proveedor de auditoría de cuentas.
• Canal dedicado encriptado desde 10MB entre el datacenter principal de LA PREVISORA S.A. (Triara) y la sede principal del proveedor de auditoría de cuentas que servirá como backup.
• Canal dedicado encriptado de 10 MB entre el datacenter alterno de LA PREVISORA S.A. (GTD poblado) y la sede alterna del proveedor de auditoría de cuentas.
• Servicio de réplica entre el proveedor de auditoría de cuentas datacenter principal y su sede alterna.
• Para el servicio de Disaster Recovery Plan (DRP), el proveedor de auditoría de cuentas debe cumplir con los siguientes indicadores:
o RPO: 4 Horas máximo.
o RTO: 4 Horas máximo.
Nota importante: Se validó el consumo del canal actual y se detectó un máximo de consumo de 14MB. Por tal razón esto, se toma de referencia para el esquema futuro.
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word Descripción generada automáticamente) removed ..>
3.4.4 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los requerimientos de seguridad de la información con los que debe cumplir la firma de auditoría de cuentas son los siguientes:
• EL PROPONENTE debe gestionar la seguridad de la información y la ciberseguridad de acuerdo con las mejores prácticas y controles de manejo de la información, para lo cual podrá tener como referencia los estándares ISO 27001 – ISO 27032, o el que lo sustituya. Así mismo debe conocer leyes, regulaciones y requisitos que sean regidas por LA PREVISORA S.A. en temas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad. EL PROPONENTE debe identificar y conocer los riesgos que
puedan presentarse en su entorno y minimizar estos riesgos y las vulnerabilidades que puedan aparecer en un escenario determinado en cuanto a SI y CS.
• Toda la información que gestione EL PROPONENTE en el marco del contrato con LA PREVISORA
S.A. es de propiedad de LA PREVISORA S.A. y debe solamente ser usada para el propósito establecido en el contrato.
• EL PROPONENTE debe realizar la entrega de toda la información manejada durante la ejecución
del contrato y destruir la misma una vez finalizado el servicio.
• LA PREVISORA S.A. podrá revisar los procesos que lleva a cabo el proveedor o sus subcontratistas en cualquier momento a fin de verificar los controles de seguridad implementados.
• Cualquier incidente de seguridad de la información que afecte a LA PREVISORA S.A. o que involucre la información de LA PREVISORA S.A. o de sus clientes, debe ser reportado inmediatamente al supervisor del contrato.
• EL PROPONENTE debe seguir los lineamientos establecidos por la compañía para la gestión de accesos a sistemas de información, bases de datos, aplicaciones, áreas seguras, entre otras.
• La información transferida desde y hacia EL PROPONENTE debe hacerse de manera segura, utilizando para ello canales y protocolos de comunicación dedicados con controles de seguridad implementados en los casos en que el servicio proveído así lo requiera (encriptación y cifrado de contenido, entre otros).
• EL PROPONENTE debe disponer que el envío de información confidencial de LA PREVISORA S.A., se haga en condiciones de seguridad. Cuando dicha información se envíe como parte de, o adjunta a un correo electrónico, mensajería e instantánea o cualquier otra modalidad de comunicación electrónica, esta debe estar cifrada.
EL PROPONENTE debe implementar controles de seguridad para la información privada de LA PREVISORA S.A., que se maneja sus equipos y redes, para lo cual debe dotar a sus terminales o equipos de cómputo de los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de los clientes de LA PREVISORA S.A., deben contar con un sistema de antivirus actualizado y todos los aplicativos instalados en los mismos deben ser licenciados.
• EL PROPONENTE debe garantizar que toda información sea en producción o en repos que maneje
de LA PREVISORA S.A. o de sus clientes, se encuentre segura basándose en los tres pilares de Seguridad de la Información: Integridad: garantiza que los datos no sean modificados desde su creación sin autorización y que ningún intruso pueda capturar y modificar los datos en tránsito, Confidencialidad: garantiza que la información, almacenada en el sistema informático o transmitida por la red, solamente va a estar disponible para aquellas personas autorizadas a accederla y Disponibilidad: garantiza el correcto funcionamiento de los sistemas de información y su disponibilidad en todo momento para los usuarios autorizados.
Requisitos para Sistemas de Información:
• EL PROPONENTE debe dar garantía de que los requisitos de seguridad de la información se tuvieron en cuenta antes, durante y después de la puesta en producción del sistema de información.
• EL PROPONENTE debe definir la matriz de roles y perfiles del sistema de información a proveer a
LA PREVISORA S.A.
• El sistema de información debe surtir el proceso de pruebas de Ethical Hacking en la fase de pruebas y producción.
• El sistema de información debe cumplir con los requisitos de OWASP (Para aplicaciones web).
• El sistema de información debe generar trazabilidad de los eventos que se generen ya sea a nivel de aplicación o por los usuarios de la aplicación.
• Mantener documentada y actualizada, al menos, la siguiente información: parámetros de los sistemas donde operan las aplicaciones en producción, incluido el ambiente de comunicaciones; versión de los programas y aplicativos en uso; soportes de las pruebas realizadas a los sistemas de información; y procedimientos de instalación del software.
• Implementar los algoritmos y protocolos necesarios para brindar una comunicación segura.
• Cuando se realicen cambios en la plataforma que afecten la seguridad del aplicativo, EL PROPONENTE deberá realizar una prueba de ethical hacking y remediar las vulnerabilidades evidenciadas, antes del paso a producción; el supervisor del contrato validará el cumplimiento de este requisito cuando lo considere necesario.
• Configurar 15 minutos como tiempo máximo de inactividad, después del cual se deberá dar por cancelada la sesión, exigiendo un nuevo proceso de autenticación para realizar otras operaciones.
• EL PROPONENTE debe proteger las claves de acceso a los sistemas de información. Se debe evitar el uso de claves compartidas, genéricas o para grupos. La identificación y autenticación en los dispositivos y sistemas de cómputo debe ser única y personalizada.
• Para el acceso a las aplicaciones, EL PROPONENTE deberá garantizar contraseñas robustas de
mínimo 8 caracteres incluyendo mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. Se debe tener política de contraseñas o de control de usuarios establecida para los diferentes sistemas que se manejarán dentro del contrato.
• Implementar mecanismos que permitan a LA PREVISORA S.A. verificar constantemente que no
sean modificados los enlaces (links) de su sitio Web, ni suplantados sus certificados digitales, ni modificada indebidamente la resolución de sus DNS.
• Contar con procedimientos y controles para el paso de programas a producción. El software en
operación deberá estar catalogado.
• Contar con interfaz para los usuarios que cumplan con los criterios de seguridad y calidad, de tal manera que puedan hacer uso de ellas de una forma simple e intuitiva.
• Si dentro del servicio adquirido se incluye algún aspecto como: Aplicación y/o Sitio Web, Base de datos, Sistema operativo, Motor Web, Configuraciones de RED, se debe validar el cumplimiento del documento: Lista Verificación Cumplimiento Lineamientos de Seguridad.xlsx
• LA PREVISORA S.A. realizará un Hacking Ético / análisis de vulnerabilidad sobre la plataforma publicada y sobre web services en los que se interactúe y se entregará el debido reporte de resultados a EL PROPONENTE. En caso de identificar vulnerabilidades, éstas deben ser remediadas por EL PROPONENTE con la mayor celeridad posible, sin que esto genere costos adicionales al contrato.
• Como parte del proceso de actualización y correcto funcionamiento de los servicios, EL PROPONENTE deberá garantizar que los servidores propios cuenten con todo el registro de parches y actualizaciones de seguridad.
3.4.5 ENTREGA DE INFORMACIÓN E IMÁGENES PROCESADAS POR EL PROVEEDOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL – BPO.
Actualmente se cuenta con una estructura definida para la entrega de la información de imágenes y data, recibida y procesada por el BPO de la compañía, la cual se describe a continuación y debe ser mantenida por el EL PROPONENTE con el fin de asegurar el proceso.
1. PROCESO INTEGRACIÓNES ONBASE PERSONA JURIDICA CU01 – Radicación correspondencia de entrada
ID | CU01 |
Actor(es) | Proveedor auditoría de cuentas OnBase |
Caso de Uso Relacionados | CU02 |
Descripción
Creación de radicado de entrada para paquetes de reclamaciones de SOAT y Accidentes Personales recibidos en las instalaciones del proveedor auditoría de cuentas.
Requisitos previos y suposiciones
1. El servicio web expuesto por parte de OnBase debe estar disponible.
2. Se debe garantizar que el proveedor auditoría de cuentas tenga comunicación hasta el web service de OnBase.
Condiciones previas
1. Se recibió un paquete de documentos físicos de reclamaciones de SOAT-AP por parte del proveedor auditoría de cuentas.
Condiciones posteriores
1. Se genera el radicado de correspondencia de entrada.
2. El formulario de radicación de entrada queda por fuera del flujo de correspondencia.
Secuencia básica de eventos
3. El usuario del proveedor auditoría de cuentas recibe un paquete de documentos de reclamaciones de SOAT y AP y determina que deben ser radicados como correspondencia de entrada.
4. La aplicación del proveedor auditoría de cuentas realiza un consumo de radicación de correspondencia entrante al servicio web ECM de OnBase.
5. OnBase recibe la solicitud y crea un formulario de radicación de correspondencia entrante.
6. OnBase genera el consecutivo de radicación de correspondencia entrante para el formulario creado.
7. OnBase retira del flujo de correspondencia el formulario de correspondencia para que no tenga trámite.
8. OnBase responde a la aplicación del proveedor auditoría de cuentas con el Document Handle del formulario nuevo.
9. La aplicación del proveedor auditoría de cuentas realiza un segundo consumo para obtener el número de radicado generado utilizando el Document Handle.
10. OnBase responde a aplicación del proveedor auditoría de cuentas con el radicado de correspondencia y la fecha/hora de radicación.
Requerimiento de datos
<!-- Peticion formulario correspondencia entrada -->
<Request>
<Type>CreateUnityForm</Type>
<UnityFormId>132</UnityFormId>
<Keywords>
<keyword name="asunto correspondencia">Tramite SOAT/AP
</Keyword>
<keyword name="Fecha del documento">29/10/2019 </Keyword>
<keyword name="Observaciones">Texto de observacion
</Keyword>
<keyword name="Medio de recepción">Fisico
</Keyword>
<keyword name="asunto grupo">INDEMNIZACION
</Keyword>
<Keyword name="remitente externo">Dato
</keyword>
<Keyword name="Municipio Origen">dato
</keyword>
<keyword name="Numero identificacion">dato
</keyword>
<keyword name="Area Destino">Proveedor Auditoria de Cuentas
</Keyword>
<Keyword name="Destinatario Interno">Proveedor Auditoria de Cuentas
</keyword>
</Keywords>
</Request>
<!--trama consulta radicado-->
<Request>
<Type>DocumentQuery</Type>
<Query>
<DocumentHandle>123456</DocumentHandle>
<KeywordsFilter>
<KeywordFilterName>Radicado Correspondencia</KeywordFilterName>
<KeywordFilterName>Fecha de radicado</KeywordFilterName>
</KeywordsFilter>
</Query>
</Request>
Los datos resaltados son los datos variables en los consumos.
El dato que puede cambiar en el paso a producción es el “UnityFormID”
Nota: Las tramas definidas pueden variar con el paso a producción por cambios en los identificadores de un ambiente a otro.
Reglas de negocio
1. El asunto enviado para las radicaciones de correspondencia siempre debe ser “Tramite SOAT-AP”.
2. Las radicaciones recibidas para este proceso no deben tener flujo de correspondencia.
3. En caso de indisponibilidad de OnBase la fecha de radicado será la que se genere en el momento en que el sistema vuelva a estar disponible y se realice la radicación como se indica en el presente caso de uso.
4. Los errores del webservice van a ser por estructura de los campos y no por validaciones de la información contenida en el mismo.
CU02 –Creación de proveedores
ID | CU02 |
Actor(es) | Proveedor de auditoría de cuentas Aplicación del proveedor auditoría de cuentas SISE OnBase |
Caso de Uso Relacionados | CU01 |
Descripción
Al hacer una radicación de una reclamación la aplicación del proveedor auditoría de cuentas envía la solicitud de creación de proveedor para proveedores no existentes.
Requisitos previos y suposiciones
1. El servicio web expuesto por parte de OnBase debe estar disponible.
2. Se debe garantizar que el proveedor auditoría de cuentas tenga comunicación hasta el web service de OnBase.
Condiciones Previas
1. La aplicación del proveedor auditoría de cuentas valida la existencia del proveedor y determina que no existe en SISE.
Condiciones posteriores
1. Se generó el formulario de creación de proveedores.
2. El formulario de creación de proveedores quedo en el flujo para que se gestione la creación.
Secuencia básica de eventos
Creación del formulario de creación de proveedores
1. El usuario del proveedor auditoría de cuentas recibe un paquete de documentos de reclamaciones de SOAT y AP y determina que deben ser radicados como correspondencia de entrada.
2. La aplicación del proveedor auditoría de cuentas realiza la validación de la existencia del proveedor en SISE.
3. En caso de no existir la aplicación del proveedor auditoría de cuentas envía un request para la generación del formulario de creación de proveedor.
4. OnBase recibe la solicitud y genera un formulario de creación de proveedores.
5. OnBase incluye el formulario en el flujo de creación de proveedores.
6. OnBase envía una notificación de solicitud de creación de proveedores.
7. OnBase responde a la aplicación del proveedor auditoría de cuentas con el Document Handle del formulario nuevo.
Confirmar creación de proveedores
1. El usuario de creación de proveedores ingresa a OnBase a la cola de trabajo de creación de proveedores.
2. OnBase presenta las solicitudes de creación de proveedor que no han sido atendidas.
3. El usuario de creación de proveedores selecciona una de las solicitudes de creación de proveedor.
4. El usuario de creación de proveedores gestiona la creación del proveedor en SISE.
5. El usuario de creación de proveedores selecciona la solicitud dentro de OnBase del proveedor que fue creado.
6. El usuario de creación de proveedores ejecuta la tarea de “confirmar creación de proveedor”.
7. El sistema solicita confirmar la acción.
8. El usuario de creación de proveedores confirma la acción.
9. OnBase retira el formulario del flujo de creación de proveedores.
Requerimiento de datos
La trama de creación de proveedores es la siguiente:
<Request>
<Type>Create Html Forms</Type>
<Document>
<DocumentTypeName>APRIL-F.E PROVEEDOR</DocumentTypeName>
<FileFormat>Electronic Form</FileFormat>
<Keywords>
<Keyword name="NIT">2014000068</Keyword>
</Keywords>
</Document>
</Request>
Reglas de negocio
1. OnBase no debe crear más de una solicitud con los mismos datos del proveedor.
2. OnBase no debe crear una solicitud sin el número de NIT.
3. El servicio web de OnBase generará error si no se cumple con la estructura del consumo detallado en el requerimiento de datos.
CU03-DIP (Enviar Documentos)
ID | CU03 |
Actor(es) | Proveedor auditoría de cuentas OnBase |
Caso de Uso Relacionados | CU04 CU05 |
Descripción
El proveedor auditoría de cuenta envía los documentos de una reclamación de SOAT o AP a OnBase a través de un proceso DIP.
Requisitos previos y suposiciones
1. Debe existir una ruta compartida para el cargue DIP.
2. El proveedor auditoría de cuentas tiene acceso a la ruta de cargue del DIP.
3. OnBase tiene acceso a la ruta del cargue del DIP.
4. Se encuentra configurado el proceso DIP en OnBase
Condiciones previas
1. Se han recibido documentos de reclamaciones SOAT o AP y se han digitalizado.
Condiciones posteriores
1. Los documentos han sido cargados a OnBase y ubicados en el expediente electrónico al que corresponde.
Secuencia básica de eventos
1. Luego de digitalizadas el proveedor auditoría de cuentas ubica las imágenes en una ruta compartida junto con su archivo de índices.
2. OnBase ejecuta periódicamente un barrido a la ruta compartida para identificar imágenes nuevas.
3. OnBase detecta un lote de imágenes nuevas.
4. OnBase toma la información del archivo de índices indexando las imágenes con la información provista y cargando las imágenes conforme a lo descrito en el plano de índices.
5. OnBase crea el reporte de verificación del proceso de cargue ejecutado.
6. OnBase incluye los documentos creados a partir del cargue en el flujo de documentos de SOAT.
7. La ejecución de los casos de uso continúa con la ejecución del caso de uso CU04.
Requerimiento de datos
1. El tipo documental SAN-Glosa Medica cambiara a SAN-liquidacion.
2. El tipo documental SAJ-Glosa Medica cambiara a SAJ-liquidacion.
3. Son obligatorios para el envío de los documentos los datos base para la organización del expediente de indemnizaciones SOAT (siniestro, año, sucursal, ramo, id reclamante, numero de factura, amparo y radicado SISE).
4. Los datos de clasificación documental son datos fijos que se especifican en el archivo de especificación para el cargue.
5. La definición de los campos a enviar para cada tipo documental es como se encuentra en el siguiente archivo ANEXO 11:
Estructura DIP.xlsx
Reglas de negocio
1. Para la validación del cargue de las imágenes el proveedor auditoría de cuentas enviará un identificador único de cada documento, que no se debe repetir en cargues posteriores.
2. Al cargar los documentos se enviarán con los keywords de clasificación documental a menos de que no se haya generado siniestro en SISE, dicha validación será realizada por el proveedor auditoría de cuentas.
3. Como soporte para validación del cargue se genera un listado de documentos cargados exitosamente (Ver caso de uso CU04) y el reporte de verificación de cargue DIP de OnBase (Verification report).
4. El proceso de cargue puede enviar un documento con más de un valor en la misma llave de indexación.
5. Se pueden cargar documentos de la misma reclamación en diferentes momentos a través del DIP.
6. OnBase recibe cualquier tipo de archivo, siempre que en el segundo campo del DIP se envíe el código correcto para el tipo de archivo.
CU04-Radicación correspondencia de salida
ID | CU06 |
Actor(es) | Proveedor de auditoría de cuentas Aplicación del proveedor auditoría de cuentas OnBase |
Caso de Uso Relacionados | NA |
Descripción
Creación de radicado de salida para comunicaciones de respuesta enviadas por el proveedor auditoría de cuentas.
Requisitos previos y suposiciones
1. El servicio web expuesto por parte de OnBase debe estar disponible.
2. Se debe garantizar que el proveedor auditoría de cuenta tenga comunicación hasta el web service de OnBase.
Condiciones previas
1. Se define una reclamación y se genera una comunicación para el envío, para notificar al reclamante desde el proveedor auditoría de cuentas.
Condiciones posteriores
1. Se genera el radicado de correspondencia de salida.
2. El formulario de radicación de salida queda por fuera del flujo de correspondencia.
Secuencia básica de eventos
1. La aplicación del proveedor auditoría de cuenta realiza un consumo de radicación de correspondencia saliente al servicio web ECM de OnBase.
2. OnBase recibe la solicitud y crea un formulario de radicación de correspondencia saliente.
3. OnBase genera el consecutivo de radicación de correspondencia saliente para el formulario creado.
4. OnBase retira del flujo de correspondencia el formulario de correspondencia para que no tenga trámite.
5. OnBase responde a la aplicación del proveedor auditoría de cuentas con el Document Handle del formulario nuevo.
6. La aplicación del proveedor auditoría de cuentas realiza un segundo consumo para obtener el número de radicado generado utilizando el Document Handle.
7. OnBase responde a la aplicación del proveedor auditoría de cuentas con el radicado de correspondencia saliente y la fecha/hora de radicación.
Requerimiento de datos
<!-- Peticion formulario correspondencia salida -->
<Request>
<Type>CreateUnityForm</Type>
<UnityFormId>133</UnityFormId>
<Keywords>
<keyword name="Anexos">dato
</keyword>
<keyword name="Medio de envio">Fisico
</keyword>
<keyword name="Observaciones">dato
</keyword>
<keyword name="remitente interno">Proveedor Auditoria de Cuentas
</keyword>
<keyword name="Area Origen">Proveedor Auditoria de Cuentas
</keyword>
<keyword name="Municipio Origen">Bogotá
</keyword>
<keyword name="Destinatario externo">dato
</keyword>
<keyword name="Municipio Destino">dato
</keyword>
</Keywords>
</Request>
<!--trama consulta radicado--> <Request> <Type>DocumentQuery</Type> <Query>
<DocumentHandle>123456</DocumentHandle> <KeywordsFilter> <KeywordFilterName>Radicado Correspondencia</KeywordFilterName> </KeywordsFilter> </Query> </Request>
Nota: Las tramas definidas pueden variar con el paso a producción por cambios en los identificadores de un ambiente a otro.
Reglas de negocio
1. El remitente enviado para las radicaciones de correspondencia siempre debe ser “Proveedor Auditoría de Cuentas”.
2. El municipio de origen siempre debe ser Bogotá, dato fijo.
3. Las radicaciones recibidas para este proceso no deben tener flujo de correspondencia.
20. PROCESO INTEGRACIÓNES ONBASE PERSONA NATURALES CU05 – Enviar trámite a Aplicación del Proveedor Auditoria de Cuentas
ID | CU03 |
Actor(es) | OnBase |
Descripción
OnBase realiza el envío del trámite a Aplicación del proveedor auditoría de cuentas a través del servicio web dispuesto por el proveedor auditoría de cuentas para este fin.
Requisitos previos y suposiciones
1. El servidor de aplicaciones de OnBase tiene acceso al servicio web.
2. El servicio web de Aplicación proveedor auditoría de cuentas está activo.
3. El usuario de acceso al servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas tiene acceso a enviar la información.
Condiciones previas
1. Se generó el trámite de SOAT-AP y el usuario del front completó la información.
2. Se generó un consecutivo de trámite para la información ingresada.
Condiciones posteriores
1. Se envió la información del trámite de SOAT-AP a través de un servicio web a Aplicación del proveedor auditoría de cuentas.
Secuencia básica de eventos Envío inicial
1. Luego de que el usuario del front completa la información y se genera el consecutivo de trámite de SOAT-AP, OnBase envía el trámite a una cola de trabajo del sistema en donde se hace la transferencia de los trámites por web service.
2. OnBase procesa los trámites que llegaron a esta cola de trabajo cada 5 minutos.
3. OnBase genera el consumo del servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas enviando la creación de un trámite de SOAT-AP.
4. El servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas responde al consumo con un código de respuesta.
5. OnBase registra el historial de respuesta del web service.
6. Si el código de respuesta es exitoso, OnBase transita el trámite a la cola de trabajo de definición de AP con estado CREADO si es un trámite de accidentes personales. Si es un trámite de SOAT OnBase lo transita a la cola de trabajo de espera definición con estado CREADO.
7. Si la respuesta es fallida OnBase registra el fallo e intenta de nuevo la transmisión en el barrido que hace cada 5 minutos.
Envío de las imágenes
1. Luego de enviar el trámite con éxito, OnBase hace un segundo consumo para el envío de los anexos del trámite, buscando uno a uno los documentos que estén en el tipo documental SAN- Factura/Cuenta de Cobro y SAN-Documentos soportados en medio magnéticos con el mismo número de trámite. Por cada documento realiza un consumo diferente, enviando los documentos a través del servicio web.
2. OnBase procesa el envío de los anexos cada 5 minutos.
3. OnBase genera el consumo del servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas enviando cada archivo en un consumo.
4. El servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas responde al consumo con un código de respuesta.
5. OnBase registra el historial de respuesta del web service.
6. Si el código de respuesta es exitoso OnBase retira el archivo de los pendientes por enviar.
7. Si la respuesta es fallida OnBase registra el fallo e intenta de nuevo la transmisión en el barrido que hace cada 5 minutos.
Envío de actualización
1. Para los trámites de AP, al enviar un trámite a auditoría médica del PROVEEDOR o al ingresar el resultado de la definición, se envía una actualización del trámite a Aplicación del proveedor auditoría de cuentas.
2. OnBase genera el consumo del servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas enviando la actualización de un trámite de AP.
3. El servicio web de Aplicación del proveedor auditoría de cuentas responde al consumo con un código de respuesta.
4. OnBase registra el historial de respuesta del web service.
5. Si la respuesta es fallida OnBase registra el fallo e intenta de nuevo la transmisión en el barrido que hace cada 5 minutos.
Requerimiento de datos
1. Se utilizará el siguiente método de autenticación para cada interacción que se vaya a realizar: Método para la creación del token y poder realizar las diferentes peticiones.
Username XXXXXX
Password XXXXX
Example Request
curl --location --request POST 'xxxx://XXXXXXX/xxx/x0/xxxxx' \
--form 'username=XXXXXXXX' \
--form 'password=XXXXXXX'
Example Response
{
"token": "eyJhbGciOiJIUzI1NiIsInR5cCI6IkpXVCJ9.eyJuYW1lIjoiVXN1YXJpbyBQcmV2aXNvcmEiLCJhZG1pbiI6ZmFsc2 UsImV4cCI6MTU5NjAzNzA3MX0.9LP9IcX7MdmFMecMZLmUhyuCIwTUz_P7GK2rsYwoZ30"
}
En la creación del trámite se enviarán los siguientes datos:
CAMPO | INFORMACION |
NRO. RADICADO DE CORRESPONDENCIA | Alfanumérico (23) |
USUARIO | Alfanumérico (30) |
SUCURSAL RECLAMO | Alfanumérico (150) |
RAMO | Alfanumérico (60) |
IDENTIFICACION RECLAMANTE: | Alfanumérico (30) |
NOMBRE RECLAMANTE: | Alfanumérico (150) |
FECHA DE RECEPCIÓN | Fecha y hora |
CLASE DE LOTE: | Alfanumérico (20) |
FECHA REGISTRO | Fecha y hora |
No. de trámite | Numérico (9) |
Cantidad de anexos | Numérico (9) |
El consumo de creación de trámite de SOAT-AP es el siguiente (enviando número de anexos):
Example Request
curl --location --request POST 'xxxx://XXXXXXX/xxx/x0/xxxxxxxx' \
--data-raw '{ "no_tramite": 1,
"nro_radicado": "31654987", "usuario": "XXXXXXX.XXXXXX",
"sucursal_reclamo": "9989798",
"ramo": "1",
"identificacion_reclamante": "0000000", "nombre_reclamante": "Xxxxx X", "fecha_recepcion": "2020-07-24T15:54:23.607049Z", "clase_lote":"N",
"cantidad_archivos":3,
"fecha_registro":"2020-07-30T22:54:23.607049Z"}'
Example Response 201 Created
{
"success": true,
"message": "Tramite creado correctamente", "object": {
"cantidad_archivos": 3, "clase_lote": "N",
"fecha_recepcion": "2020-07-24T15:54:23.607049Z", "fecha_registro": "2020-07-30T22:54:23.607049Z",
"no_tramite": 1,
"identificacion_reclamante": "0000000", "nombre_reclamante": "Xxxxx X", "nro_radicado": "31654987",
"ramo": "1",
"sucursal_reclamo": "9989798", "usuario": "XXXXXXX.XXXXXX"
}
}
Para el envío de los archivos de los anexos se enviarán los siguientes datos:
CAMPO | INFORMACION |
NRO. RADICADO DE CORRESPONDENCIA | Alfanumérico (23) |
Itemnum | Numérico (20) |
Tipo documental | Alfanumérico (150) |
No. de trámite | Numérico (9) |
Archivo anexo |
El consumo para el envío de los archivos correspondientes a anexos es el siguiente:
Example Request CrearArchivoTramite Actualizacion archivo
curl --location --request POST 'xxxx://XXXXXXXX/xxx/x0/xxxxxxxx-xxxxxxxx' \
--data-raw '{ "no_tramite": 2,
"id_archivo": 2,
"tipo_documental": "SAJ-Informe Investigacion", "nombre_archivo": "otherfile.pdf",
"extension": "pdf",
"data_archivo":"JVBERi0xLjMKJbrfrOAKMyAwIG9iago8PC9UeXBlIC9QYWdlCi9QYXJlbnQgMSAwIFIKL1Jlc291 cmNlcyAyIDAgUgovTWVkaWFCb3ggWzAgMCA2MTIuMDAgNzkyLjAwXQovQ29udGVudHMgNCAwIFIKPj4 KZW5kb2JqCjQgMCBvYmoKPDwvTGVuZ3RoIDEzMj4+CnN0cmVhbQowLjU3TUgcmcKMjY0LjMxIDc2My42 NSBUZAooRmFjdHVyYSAjMSkgVGoKRVQKZW5kc3RyZWFtCmVuZG9iagoxIDAgb2JqCjw8L1R5cGUgL1BhZ 2VzCi9LaWRzIFszIDAgUiBdCi9Db3VudCAxCj4+ + F0KPj4Kc3RhcnR4cmVmCjE2NDA3MwolJUVPRg=="}'
Example response 200 ok
{
"success": true,
"message": "El archivo ya existe y, fue actualizado correctamente", "object": {
"id_archivo_tramite": 4,
"no_tramite": 2,
"id_archivo": 2,
"tipo_documental": "SAJ-Informe Investigacion", "nombre_archivo": "otherfile.pdf",
"extension": "pdf", "data_archivo":
"JVBERi0xLjMKJbrfrOAKMyAwIG9iago8PC9UeXBlIC9QYWdlCi9QYXJlbnQgMSAwIFIKL1Jlc291c ==", "FechaRegistro": "2020-07-29T10:39:14.403837Z"
}}
Example Request CrearArchivoTramite Creación archivo
curl --location --request POST 'xxxx://XXXXXX/xxx/x0/xxxxxxxx-xxxxxxxx' \
--data-raw '{ "no_tramite": 2,
"id_archivo": 3,
"tipo_documental": "SAJ-Informe Investigacion",
"nombre_archivo": "file.pdf", "extension": "pdf",
"data_archivo":"JVBERi0xLjMKJbrfrlJUVPRg=="
}'
Example response 201 Created
{
"success": true,
"message": "Archivo del tramite creado correctamente", "object": {
"id_archivo_tramite": 5,
"no_tramite": 2,
"id_archivo": 3,
"tipo_documental": "SAJ-Informe Investigacion", "nombre_archivo": "file.pdf",
"extension": "pdf",
"data_archivo": "JVBERi0xLjMKJbrfrOAKMyAwIG9iago8PC9UUVPRg==", "FechaRegistro": "2020-07-29T10:40:26.469591Z"
}
}
Para la actualización del trámite se enviarán los siguientes datos:
CAMPO | INFORMACION |
NÚMERO DE TRÁMITE | Numérico (9) |
RADICADO SISE | Alfanumérico (40) |
AMPARO | Alfanumérico (150) |
SINIESTRO | Alfanumérico (30) |
SUCURSAL DE LA POLIZA | Alfanumérico (150) |
AÑO DE EJERCICIO | Numérico (9) |
IDENTIFICACION DE LA VICTIMA | Alfanumérico (30) |
NOMBRE DE LA VICTIMA | Alfanumérico (150) |
IDENTIFICACIO BENEFICIARIO | Alfanumérico (30) |
NOMBRE DEL BENEFICIARIO | Alfanumérico (150) |
DEFINICION | Alfanumérico (20) OBJETADO, PAGO PARCIAL, PAGO TOTAL, AUDITORIA MÉDICA, ANULADO |
El consumo para actualización de trámite de AP es el siguiente:
Example Request
curl --location --request PUT 'xxxx://XXXXXXX/xxx/x0/xxxxxxxx/0' \
--data-raw '{
"no_tramite": 1,
"radicado_sise": "ksafhasfhf888484",
"amparo": "Gastos Médicos",
"siniestro": "algo", "sucursal_poliza": "Manizales",
"anio_ejercicio": 2020,
"idendificacion_victima": "123456987", "nombre_victima": "Xxxxxx Xxxxxxxx", "identificacion_beneficiario": "000000000", "nombre_beneficiario": "Xxxxx Xxxxxxxx ", "definicion": "PAGO PARCIAL"
}'
Example Response
{
"success": true,
"message": "La reclamación se encuentra ahora en trámite", "object": {
"no_tramite": 1, "nro_radicado": "31231ffff", "usuario": "XXXX.XXXXXXX",
"sucursal_reclamo": "1077477566",
"ramo": "1",
"identificacion_reclamante": "0000000", "nombre_reclamante": "Xxxxx X", "fecha_recepcion": "2020-07-24T15:54:23.607049Z", "clase_lote": "1",
"cantidad_archivos": 4,
"fecha_registro": "2020-07-27T08:37:36.912269Z",
"radicado_sise": "ksafhasfhf888484", "amparo": "Gastos Médicos", "siniestro": "algo",
"sucursal_poliza": "Manizales", "anio_ejercicio": 2020,
"idendificacion_victima": "123456987", "nombre_victima": "Xxxxxx Xxxxxxxx", "identificacion_beneficiario": "000000000", "nombre_beneficiario": "Xxxxx Xxxxxxxx ", "definicion": "PAGO PARCIAL"
}}
Los códigos de respuesta del servicio web son los siguientes:
<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente) removed ..>
VER ANEXO 12 – DETALLE SERVICIOS ONBASE
ECM Web ServicesV2.doc
ANEXOS 13, 14 Y 15 – CÓDIGO XX XXXXXX COMUNICACIONES
ESTRUCTURA CÓDIGO XX XXXXXX.d
ENTRADA.pdf SALIDA.pdf
21. REPOSITORIO DE ARCHIVOS
Para la transmisión de archivos entre el BPO, LA PREVISORA S.A. y el proveedor de auditoría de cuentas, actualmente tiene un repositorio compartido ubicado en la infraestructura de LA PREVISORA S.A., en la ruta \\172.16.12.171\Int_Indemnizaciones o la ruta que la compañía defina, el cual debe mantener el proveedor de auditoría de cuentas, con el fin de asegurar el proceso, de acuerdo con los procedimientos definidos para este fin.
3.4.6 INTEGRACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EL PROPONENTE deberá adelantar todas las integraciones con el proveedor de recepción de la facturación electrónica o con las plataformas que se requieran para su funcionamiento adecuado.
3.4.7 INTEGRACIÓN WS SISE y APLICATIVO DEL PROVEEDOR DE AUDITORÍA DE CUENTAS
En la actualidad LA PREVISORA S.A. cuenta con un software administrativo Manejador de Documentos Sistema de Información llamado – SISE, que le permite el control sobre las reclamaciones originadas en los siniestros presentados a LA PREVISORA S.A., para los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales; permitiendo establecer su ubicación en los diferentes estados tales como: radicación, evaluación, auditoría médica, envío a línea de pago, fin línea de pagos, entre otros.
Por lo anterior, es necesario que EL PROPONENTE desarrolle las interfases requeridas (entrega de documentos para desarrollo de la auditoría de cuentas/recepción de documentos una vez definidas las
reclamaciones/transmisión de datos e imágenes), que le permitan a éste la interacción entre su software y LA PREVISORA S.A., de acuerdo con lo que sea establecido por ésta última y que será indicado de manera detallada en el contrato una vez EL PROPONENTE sea seleccionado.
No obstante lo anterior, para la integración vía WS entre los aplicativos SISE y el aplicativo de EL PROPONENTE, se tienen implementados diferentes métodos, los cuales se describen en los documentos de especificación funcional de interfaces que se adjuntan a este documento y que debe mantener como mínimo EL PROPONENTE con el fin de asegurar el proceso. La documentación de los métodos de integración, se encuentran detallados en varios documentos que serán entregados al inicio del contrato.
1. Interfaz web para capturar la información correspondiente a Lote / Detalle de Lote / Radicado / Información de Siniestros y grabar esta información en las estructuras correspondientes en SISE 2G.
Las especificaciones se encuentran detalladas en los documentos:
Interfaz captura información Lote, detalle lote, radicado, siniestro.pdf. ANEXO 16
CO_INT_SISE_PREVG_
EF_REQ_F10.pdf
• Contrato Contract ClaimRadicated.xlsx ANEXO 17
Contract ClaimRadicated.xlsx
• AMClaimRadicated_request.xml. ANEXO 18
AMClaimRadicated_r equest.xml
• WSDL: APRILPRV.wsdl. ANEXO 19
APRILPRV.wsdl
2. Interfaz web para la recepción de la información correspondiente a los archivos RAD’s 2, 3 y 4:
Interfaz Web recepción de archivos Rad 2,3 y4.pdf. ANEXO 20
CO_INT_SISE_PREVG_
EF_REQ_F14.pdf
• Contrato: Contract RADsLoad.xlsx. ANEXO 21
Contract RADsLoad.xlsx
• Request: AMRADsLoad_request.xml. ANEXO 22
AMRADsLoad_reques t.xml
• Diccionario Estructuras Rad 1, 2, 3 y 4. ANEXO 23
3. Generación reportes de control
• Generación Reportes de control.pdf ANEXO 24
3.4.8 INTEGRACIÓN WS SUP
Para agilizar y generar controles en lo correspondiente a la creación de personas dentro del proceso de radicación, se tiene implementado un método de consulta de personas a SISE, que debe mantener como mínimo EL PROPONENTE con el fin de asegurar el proceso.
1. Descripción del método de consulta
A continuación, se explica brevemente el consumo y uso del servicio SearchPeople del SUP, el cual permite realizar búsquedas por diferentes criterios en la base de datos xxx XXXX.
Servicio. xxxx://Xxxxxxxx/Xxxxx/XxxxXxxXxxxxxxx/XXX/XXXXXX.xxxx
PARÁMETROS DE AUTENTICACIÓN DEL SERVICIO
Autenticación: AuthenticationSup
Propiedad del servicio | Propiedades |
AuthenticationSupValue | • IdAplication: Obligatorio • KeyAplication: Obligatorio |
Parámetros de entrada (RequestSearch) Método: SearchPerson | ||||
No | Campo | Tipo | Longitud | Descripción |
1 | Cod_rol | Texto | 50 | código interno dentro xxx xxxx para cualquier rol |
2 | idRol | Numérico | 2 | código interno del SUP que identifica el Rol ver tabla roles |
3 | tipo_doc | Numérico | 2 | código tipo documento dentro xxx xxxx ver tabla tipo documento |
4 | nro_documento | Texto | 20 | número del documento o nit a buscar |
5 | name | Texto | 50 | Nombre o razón social a buscar |
6 | ID_user | Texto | 20 | código del usuario que realiza la consulta |
Respuesta (ResponseSearch[]) Metodo: SearchPerson | ||||
N o | Campo | Tipo | Longitud | Descripción |
1 | Identity | Numérico | 2 | Contador de respuesta |
2 | idRol | Numérico | 2 | código interno del SUP que identifica el Rol ver tabla roles |
3 | Rol | Texto | 25 | Nombre de Rol |
4 | Codigo | Texto | 25 | Código del Rol dentro xxx xxxx |
5 | IdPersona | Numérico | 12 | Código Interno sise de la persona |
6 | TipoDoc | Texto | 50 | Nombre del tipo de documento según sise |
7 | Documento | Texto | 20 | número del documento o nit a buscar |
Respuesta (ResponseSearch[]) Metodo: SearchPerson | ||||
N o | Campo | Tipo | Longitud | Descripción |
8 | NombreRS | Texto | 50 | Nombre o razón social a buscar |
9 | TipoPersona | Texto | 1 | F: Física J: Jurídica |
10 | CodAbona | Numérico | 2 | Código interno xxx Xxxx según rol |
11 | CodTipoDoc | Numérico | 2 | Código del tipo documento según sise |
12 | Activo | Texto | 15 | ACTIVO, INACTIVO |
13 | Message | Texto | 300 | Mensaje de la consulta |
14 | Apellido1 | Texto | 150 | Primer Apellido de la persona |
15 | Apellido2 | Texto | 150 | Segundo Apellido de la persona |
16 | Nombre | Texto | 150 | Nombre o Razón Social en el SISE |
17 | CodigoCiiu | Numérico | 6 | Código Ciiu de la persona |
18 | ID_user | Texto | 20 | código del usuario que realiza la consulta |
2. Observaciones
A continuación, se detallan datos paramétricos utilizados como parámetro de entrada del servicio.
ROLES SUP | ||
1 | ASEGURADO | ASEGURADO |
2 | ABOGADO | ABOGADO |
3 | BENEFICIARIO | BENEFICIARIO |
4 | CESIONARIO | CESIONARIO |
5 | DIRECTOR NACIONAL | DIRECTOR NACIONAL |
6 | DIRECTOR COMERCIAL | DIRECTOR COMERCIAL |
7 | ASISTENTE TECNICO | ASISTENTE TECNICO |
8 | EMPLEADO | EMPLEADO |
9 | INTERMEDIARIO | INTERMEDIARIO |
10 | PROVEEDOR | PROVEEDOR |
11 | TERCERO | TERCERO |
12 | USUARIO | USUARIO |
Tipo Documento | ||
1 | CC | CEDULA DE CIUDADANIA |
2 | NIT | NIT |
3 | CE | CEDULA DE EXTRANJERIA |
4 | TI | TARJETA DE IDENTIDAD |
5 | NUI | No. UNICO IDENTIFICACION TRIBU |
6 | RC | REGISTRO CIVIL |
11 | SOC | SF |
99 | CV | CONVERSION |
Además, al inicio del contrato se entregan los siguientes archivos del esquema de entrada y salida:
• 6. RequestSearch.xsd
• 6. ResponseSearch.xsd
3.4.9 MÓDULO DE SEGURIDAD
Los requerimientos mínimos de niveles de seguridad que EL PROPONENTE debe cumplir serán definidos y establecidos en detalle dentro del contrato, por LA PREVISORA S.A.
N° | DESCRIPCION | ASPECTO |
1 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR CONFIGURAR PERFILES Y ROLES DE USUARIOS | OBLIGATORIO |
2 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR LA DEFINICION ESPECIFICA DE PERMISOS A USUARIOS | OBLIGATORIO |
3 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR ADMINISTRAR NIVELES DE SEGURIDAD POR GRUPOS O PERFILES | OBLIGATORIO |
4 | EL APLICATIVO DEBE SOPORTAR CONEXIONES A TRAVÉS DE HTTPS, SI ES WEB | OBLIGATORIO |
5 | EL APLICATIVO DEBE ADMINISTRAR CONTRASEÑAS ENCRIPTADAS | OPCIONAL |
6 | EL APLICATIVO DEBE SOPORTAR SEGURIDAD A TRAVÉS DE SIPOSITIVOS FISICOS | OPCIONAL |
7 | EL APLICATIVO DEBE CONTAR CON BLOQUEO AUTOMATICO DE USUARIOS POR INTENTOS FALLIDOS | OBLIGATORIO |
8 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR EL CONTROL DE ACCESO | OBLIGATORIO |
9 | EL APLICATIVO DEBE CONTAR CON HERRAMIENTAS ESPECIFICAS DE AUDITORIA Y PROPORCIONAR LOG´S DE AUDITORIA | OBLIGATORIO |
10 | EL APLICATIVO DEBE PODER PROPORCIONAR UN RASTRO DE AUDITORIA SOBRE LAS TRANSACCIONES EJECUTADAS POR CADA USUARIO | OBLIGATORIO |
11 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR LA ADMINISTRACION DE USUARIO, PERFILES O GRUPO Y LA CONTRASEÑA PARA CADA USUARIO | OBLIGATORIO |
12 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR CONFIGURAR Y ADMINISTRAR LA VIGENCIA DE CLAVES | OBLIGATORIO |
13 | EL APLICATIVO DEBE PERMITIR ESTABLECER LA CONFIGURACION QUE OBLIGUE AL CAMBIO DE CLAVES DE USUARIO PERIODICAMENTE | OBLIGATORIO |
LOGS DE AUDITORIA
EL PROPONENTE deberá activar y configurar loslogs de auditoría para todos los procesos parametrizables que maneje el aplicativo y de manera que permita realizar controles a los diferentes procesos administrados desde el aplicativo. También se deberán activar y configurar los logs que permitan dejar registro de los intentos y accesos a la solución.
INTERFACES DE INFORMACIÓN APLICATIVO CORE
En la actualidad LA PREVISORA S.A. cuenta con un software administrativo Manejador de Documentos Sistema de Información llamado SISE que le permite el control sobre las reclamaciones originadas en los reclamos presentados a la compañía, para los xxxxx de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito y Accidentes Personales; permitiendo establecer su ubicación en los diferentes estados tales como: radicación, evaluación, auditoría médica, y envío a línea de pago.
Por lo anterior se hace necesario que EL PROPONENTE cuente las interfaces necesarias que le permitan interacción con su software y el de LA PREVISORA S.A.:
a) Interface de entrega de documentos
En acuerdo con LA PREVISORA S.A. EL PROPONENTE deberá establecer los datos necesarios que requiere para llevar a cabo el proceso de auditoría integral y en su propuesta debe presentar la información de los campos necesarios, con su respectiva descripción.
Los datos de salida del software administrador de documentos hacia EL PROPONENTE son: RAD1 Reclamaciones nuevas:
Los anteriores datos son obligatorios y separados por TAB. RAD1 contestaciones
Aclaraciones:
La estructura de RAD1 anterior debe ser utilizada en los envíos que contienen RECONSIDERACIONES, ACEPTACIONES Y/O REUNIONES DE ACLARACIÓN DE CUENTAS. Su estructura y campos son los mismos.
Casos Especiales
RAD1 Casos de Reconsideración Técnica y/o Migración
LA PREVISORA S.A. envía el RAD1 con la misma estructura de Envíos de Contestaciones, con la única particularidad que al final de cada registro (Fila) se adicionan los siguientes CINCO campos (columnas)
CAMPO EN MANEJADOR | TIPO | LONGITUD | CARACTERISTICAS |
IDENTIFICACION DEL RECLAMANTE | ALFANUMERICO | 11 | CORRESPONDE AL NIT PARA PERSONAS JURÍDICAS Y AL NÚMERO DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN SI ES UNA PERSONA NATURAL. |
FECHA DEL SINIESTRO | FECHA | (dd/mm/aaaa) | CAMPO UBICADO EN EL MÓDULO DE SINIESTROS SUBMÓDULO CARACTERÍSTICAS. |
VALOR RESERVA POR SINIESTRO | VALOR | 12 | CAMPO UBICADO EN EL MÓDULO DE SINIESTROS SUBMÓDULO CARACTERÍSTICAS. |
VIGENCIA DESDE | FECHA | 16 | CAMPO UBICADO EN EL MÓDULO DE SINIESTROS MENÚ CARACTERÍSTICAS. |
VIGENCIA HASTA | FECHA | 16 | CAMPO UBICADO EN EL MÓDULO DE SINIESTROS SUBMÓDULO CARACTERÍSTICAS. |
b) Interface de Recepción de Documentos
EL PROPONENTE debe desarrollar el procedimiento que le permita generar una interface para la devolución por el sistema de LA PREVISORA S.A. de las cuentas (facturas) junto con la información pertinente de las objeciones y los hallazgos del proceso de auditoría integral.
Al igual debe crear mecanismos en LA PREVISORA S.A., que le permita extraer e importar archivos de su software.
Se deben enviar tres archivos por envío, el primero con los datos de la factura, el segundo con el detalle de los ítems de cada factura y el tercero con el detalle de las objeciones (totales o parciales) por factura. Los nombres de los archivos son: (Rad2, Rad3, Rad4). La estructura de estas interfaces son las mismas para los envíos de facturas Nuevas, Envíos de Reconsideraciones, Aceptaciones, contestaciones y reuniones de aclaración de cuentas.
Los datos que debe devolver EL PROPONENTE en sus interfaces son los siguientes: Rad2:
Es importante que la EL PROPONENTE seleccionado tenga en cuenta lo siguiente:
El Campo "Valor del Documento de Cobro" del RAD2: es el mismo Valor a Reconsiderar, y el cual es enviado originalmente por LA PREVISORA S.A. en el RAD1.
Lo anterior no implica desarrollos para las partes. Rad3:
Rad 4:
CAMPO | TIPO | LONGITUD |
CODIGO DE RADICACION | ALFANUMERICO | 20 |
NUMERO ITEM DOCUMENTO DE COBRO | NUMERICO | 4 |
CODIGO OBJECION MEDICA | NUMERICO | 12 |
VALOR TOTAL OBJECION MEDICA ITEM | NUMERICO | 12 |
CONCEPTO DE OBJECION MEDICA (AUDITOR) | TEXTO | 255 |
OBSERVACION A LA OBJECION MEDICA (AUDITOR) | TEXTO | 255 |
OBSERVACION A LA RECONSIDERACION (AUDITOR) | TEXTO | 255 |
TOTAL PACIENTES POR CODIGO DE OBJECION MEDICA | NUMERICO | 6 |
Para el adecuado funcionamiento de las interfaces se requiere que la información anterior se maneje en forma parametrizada, actualizada y vigente en todo lo que se refiere a normas que regulen el tema.
Para que la información coincida con nuestra base de datos EL PROPONENTE deberá entregar con la invitación y en medio magnético, los códigos de objeciones que posea, con el fin de unificar la información en todo lo referente a la auditoría integral.
EL PROPONENTE seleccionado y LA PREVISORA S.A. desarrollarán en conjunto un cronograma de actividades en donde se incluya un plan de pruebas y donde se garantice la transferencia de datos, la cual debe ser coordinada posterior a la adjudicación.
HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LA PREVISORA S.A. cuenta actualmente con una herramienta de gestión documental, cuyo aplicativo se llama OnBase, con este aplicativo se soportan todos los procesos de indemnizaciones de los xxxxx de SOAT y Accidentes Personales y todo su flujo documental. Para iniciar el análisis de las reclamaciones se requiere que se haya surtido este proceso porque no se realiza ningún análisis con físicos, todo se realiza a través de imágenes a las cuales se accede a OnBase.
EL PROPONENTE seleccionado deberá contemplar durante la ejecución del contrato integraciones a través de web services u otros métodos que permita alimentar o recibir información desde sus aplicativos al sistema core o herramienta de gestión documental de LA PREVISORA S.A., de acuerdo con lo que sea establecido
por ésta última y que será indicado de manera detallada en el contrato una vez EL PROPONENTE sea seleccionado.
PÁGINA WEB
EL PROPONENTE deberá contar con una página Web que suministrará a los actores del proceso (LA PREVISORA S.A., IPS, auditores, investigadores), la información de auditoría integral necesaria para otorgar información inherente al presente contrato. Esta página WEB solo debe servir para consulta y debe estar actualizada de acuerdo con los ANS establecidos para el proceso.
Es necesario que EL PROPONENTE desarrolle las interfaces requeridas, que permitan la interacción entre la página y los sistemas de LA PREVISORA S.A., de acuerdo con lo que sea establecido por ésta última y que será indicado de manera detallada en el contrato una vez EL PROPONENTE sea seleccionado.
La página web debe garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos consultados por los diferentes actores del proceso.
3.4.10 SOFTWARE DE AUDITORIA INTEGRAL DE CUENTAS
LA PREVISORA S.A. realizará visitas a las instalaciones de LOS PROPONENTES, con el fin de validar:
1. Instalaciones físicas
2. Módulos de software ofrecido
3. Datacenter
4. Datacenter alterno
5. Herramienta web
6. Otros aspectos relevantes del proceso
Para garantizar la operación, EL PROPONENTE seleccionado debe contar con un software de auditoría médica especializado en sus oficinas y que como mínimo permita la administración de todos los servicios objeto de esta contratación de manera integrada. El software debe contener como mínimo los siguientes módulos, y así mismo tener la flexibilidad de permitir la creación de módulos adicionales de ser necesario.
NOTA: Si de la visita se concluye que no cumple con alguno de los numerales detallados anteriormente y con los requerimientos técnicos y tecnológicos, LA PREVISORA S.A se reserva la facultad de rechazar la oferta
1. MÓDULO DE AVISO DE SINIESTROS (AVISOS SIRAS Y OTROS)
Dentro de este módulo se debe incluir la información que es extraída desde SIRAS de manera que sirva para llevar un control de las atenciones que son avisadas a través de este mecanismo e igualmente poder generar reportes frente a dichos avisos que permitan validar una vez son presentadas estas reclamaciones que IPS reportan y cuáles no.
Igualmente, desde este módulo se debe activar la auditoría concurrente según sean las IPS seleccionadas.
2. MÓDULO AUDITORÍA CONCURRENTE
El módulo de auditoría concurrente, el cual debe estar conectado/integrado con el módulo de avisos SIRAS, debe capturar la información de los pacientes auditados presencialmente en tiempo real (máximo una hora después de realizada la auditoría concurrente, la información debe estar disponible para LA PREVISORA S.A.), las actividades, procedimientos e intervenciones, observaciones del profesional de salud en relación con la pertinencia y su justificación o argumentación y un resumen de los aspectos relevantes de la atención del paciente. Este módulo debe interactuar con la auditoría documental y manejar la información histórica para la toma de decisiones relacionadas con los pacientes auditados. A continuación se describen otras funcionalidades:
a) El seguimiento y control a la auditoría concurrente que permita verificar el cumplimiento de las horas contratadas y las IPS auditadas.
b) La identificación de los pacientes que tuvieron auditoría concurrente.
c) El control y consulta de la información histórica de los pacientes, teniendo en cuenta la definición del censo, y la interacción entre la información recolectada de la auditoría concurrente y la documental por IPS.
d) La captura y consulta de la información de los pacientes reconocidos en la auditoría médica concurrente.
e) La programación de las visitas a realizar a las IPS de acuerdo con las horas establecidas en este documento.
f) La parametrización de las normas (decreto 2423, garantía y calidad, etc.), protocolos y guías de manejo.
g) Seguimiento a la labor realizada por cada uno de los médicos auditores que realizaron la labor, permitiendo generar estadística que permitan medir su labor.
h) Otras funcionalidades que se consideren importantes por parte de EL PROPONENTE de acuerdo con su experiencia.
3. MÓDULO APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE POLÍTICA DE PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y TRATAMIENTO DE FRAUDE
Dentro de la política de prevención, detección y tratamiento de reclamaciones atípicas se tiene un procedimiento establecido desde la generación de una serie de señales de alerta que deben estar integrados desde el mismo aviso de siniestro (SIRAS).
Luego de la identificación de cada riesgo se debe evaluar el diseño y la implementación del control. Los controles antifraude deberán estar implícitos en el sistema de control interno del proceso; todos los proveedores involucrados en este proceso, así como los funcionarios son responsables de dichos controles y deben asegurar su cumplimiento.
Para cada control se debe evaluar si el diseño de éste es adecuado para la mitigación del riesgo. En caso de presentarse deficiencias en el diseño o la operatividad de los controles asociados a un riesgo de fraude, debe evaluarse si el conjunto de controles tal y como están diseñados u operando mitigan efectivamente el
respectivo riesgo. Si se concluye que el conjunto no está siendo efectivo, los responsables de los controles deberán establecer controles adicionales o controles alternos que efectivamente mitiguen el riesgo.
EL PROPONENTE deberá presentar el detalle del módulo diseñado para realizar todo este proceso.
4. MÓDULO AUDITORÍA DOCUMENTAL, TÉCNICA, MÉDICA Y JURÍDICA
EL PROPONENTE debe describir el módulo en donde se registra la reclamación desde el momento que es presentada a LA PREVISORA S.A por el reclamante. Este debe tener controles automáticos para las diferentes etapas del proceso como vigencia de la póliza en la fecha del siniestro, dobles cobros, segundas cuentas de un mismo siniestro, límites de cobertura por amparo, tarifas de servicios según manual tarifario y controles de reserva; en este se deben registrar todas las observaciones de los usuarios que intervienen en el proceso de auditoría de las reclamaciones.
En este módulo se debe registrar todos los movimientos de la reclamación y hacer seguimiento a cada movimiento desde la recepción hasta que la definición, incluyendo la remisión de dichas definiciones.
Se debe contar con una plataforma a la cual se permita ingresar a través de una URL, el acceso a los diferentes módulos y herramientas debe estar dado de acuerdo con el perfil del usuario.
EL PROPONENTE debe describir claramente dentro de este módulo como son utilizadas las diferentes herramientas de RPA, utilización de la información digital, factura electrónica y demás aspectos que permitirán hacer más eficiente la operación.
EL PROPONENTE debe contar con software para la captura, validación y consolidación de los RIPS. Esto de acuerdo con lo descrito respecto al tema en este documento.
El módulo debe contener todo lo relacionado con la generación de cartas de objeciones (totales o parciales) de acuerdo con lo que se establezca para tal fin.
Igualmente, el módulo debe estar parametrizado; debe contar las tablas que permitan ejercer el control administrativo de la auditoría de las reclamaciones y tomar la información contenida en ellas como punto de referencia para realizar la auditoría médica:
a) Administrativas:
1. Auditores concurrentes por zona
2. Auditores documentales
3. Analistas de cuentas
4. Analistas de señales de alerta (política antifraude)
4. Evaluadores de control de calidad
b) Médica - Técnica:
1. Objeciones (técnicas y médicas)
2. Tarifas Decreto 2423 (Manual tarifario SOAT) años 1996, 2008 a 2014 y siguientes
3. Material de Osteosíntesis, medicamentos e insumos y comportamiento
4. Tarifas de transporte interinstitucional.
5. Tabla de convenios de LA PREVISORA S.A. para el ramo de Accidentes Personales.
6. Siniestros tipo
Así mismo, el módulo entre otros aspectos deberá:
a) Interactuar con la información capturada en los módulos de avisos (SIRAS), auditoría concurrente, control de fraude, entre otros; para la toma de decisiones.
b) Controlar la información histórica por paciente, incluyendo todas y cada una de sus reclamaciones, ya sea de información recopilada durante la labor de auditoría.
c) Generar alertas que permitan evaluar la coherencia de los diagnósticos, procedimientos, tablas, etc., con el fin de tomar la decisión más adecuada.
d) Contar con filtros de información (póliza, tomador, amparos) para el ramo de accidentes personales.
e) Información/grabaciones de las auditorías telefónicas realizadas a las reclamaciones.
f) Toda la información que sea requerida para contar con la trazabilidad de las reclamaciones.
5. MÓDULO DE ATENCIÓN SOLICITUDES A IPS
Este módulo debe contener/permitir la captura, consulta, control y seguimiento administrativo de las reuniones de aclaración de cuentas médicas y su resultado; es decir, recibir la información para el proceso de atención de las solicitudes de las IPS de acuerdo con lo descrito es este documento relacionado con el tema.
EL PROPONENTE de realizar la descripción detallada de este módulo, incluyendo lo que se describe en el modelo de atención solicitado por LA PREVISORA S.A. relacionado con los procesos de autogestión a través de la página de la compañía que se requiere implementar con los reclamantes como son: consulta de reclamaciones (pagos, objeciones, aceptaciones), generación automática de depuraciones de cartera, generación automática de agendamiento de reuniones, generación automática de certificados de agotamiento de cobertura, entre otras funcionalidades.
6. MÓDULO DE GESTIÓN
EL PROPONENTE deberá contar con un módulo de gestión que permita la administración y seguimiento de la información de los pacientes y facturas auditadas, la generación de los reportes, indicadores y demás información requerida para la ejecución del presente contrato.
Para las consultas que realice LA PREVISORA S.A. el módulo debe permitir la parametrización de las consultas y los reportes por fechas, xxxxx, zonas, reclamantes, amparos, identificación de pacientes.
Las consultas y reportes del módulo de gestión podrán ser modificados por LA PREVISORA S.A. en cualquier momento previo aviso a EL PROPONENTE seleccionado. Las modificaciones empezarán a aplicar a partir del primer día hábil del mes siguiente a la solicitud. Los usuarios que deben tener acceso a este módulo serán definidos por LA PREVISORA S.A.
Dentro de este módulo se debe incluir toda la información respecto a la analítica de datos que realiza EL PROPONENTE y con la cual cuentan las diferentes líneas del proceso para su gestión diaria. Se debe desarrollar todo lo indicado dentro de este documento relacionado con analítica de datos, incluyendo la generación de información de siniestro tipo.
3.4.11 OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR
1. INFRAESTRUCTURA EQUIPOS DE CÓMPUTO DE LA PREVISORA S.A.
EL PROPONENTE seleccionado en el evento de que necesite para prestar el servicio contratado instalar o dar acceso al (los) aplicativos en la infraestructura de PREVISORA S.A. debe tener en cuenta la compatibilidad que defina previamente ésta.
Todo elemento que se conecte a la red de PREVISORA S.A. debe poderse configurar con protocolo 802.1x.
2. CONTROL DE CALIDAD AL PROVEEDOR
LA PREVISORA S.A. se reserva el derecho en cualquier momento de la vigencia, a hacer control de calidad y seguimiento a las actividades realizadas por EL PROPONENTE para el cabal cumplimiento de este contrato.
Para ello, el área que realice el control de ejecución del contrato destinará a quien estime conveniente, para que lleve a cabo el control de las obligaciones, la verificación de la estructura humana y tecnológica, los procesos y los resultados obtenidos, con el fin de solicitar los ajustes que garanticen el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades especificadas en el presente documento, en la propuesta, en el contrato y en las actas que se suscriban.
3.4.12 OBLIGACIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO
Además de las señaladas en la Ley, EL PROPONENTE seleccionado estará obligado a:
1. Prestar los servicios a que se refiera al contrato celebrado con LA PREVISORA S.A. con la máxima diligencia exigible a un profesional calificado, contando para ello con la estructura operativa ofrecida por EL PROPONENTE seleccionado en la oferta de servicios y/o la que se requiera para el cabal cumplimiento del contrato con LA PREVISORA S.A. y un personal debidamente calificado, entrenado, contratado y pagado por EL PROPONENTE seleccionado, para realizar las tareas necesarias durante el desarrollo del objeto del contrato.
2. EL PROVEEDOR deberá que los resultados de la auditoría concurrente, médica, técnica, documental y jurídica, sean concordantes con las normas, políticas y procedimientos actuales y que a futuro sean expedidas por los entes reguladores de vigilancia y control (Superintendencia Financiera, Ministerio de Salud y Protección Social, Superintendencia de Salud, entre otras) que afecten las indemnizaciones
de los seguros de Accidentes Personales o de SOAT, y conforme a los procedimientos definidos para ello y que se encuentran contenidos en los manuales respectivos que será entregado por LA PREVISORA S.A. a EL PROPONENTE seleccionado y que harán parte integral de contrato.
3. Cumplir con todas las obligaciones que consten en la propuesta y las que señale la persona que ejerza la supervisión del contrato, inherentes al objeto de este y/o para su mejoramiento, siempre y cuando dichos cambios no afecten el valor de la propuesta ni vayan en contra del objeto del contrato.
4. Disponer para la ejecución del contrato el uso del software de seguimiento con que cuenta EL PROPONENTE seleccionado, que permita el registro de los documentos y el control de éstos en cada una de las etapas del proceso.
5. Adelantar las adecuaciones tecnológicas que sean requeridas bien sea para la optimización y/o modificación del proceso o para el cumplimiento normativo que pueda surgir durante el desarrollo del contrato de manera conjunta con LA PREVISORA S.A. Para tal fin EL PROPONENTE seleccionado se compromete a realizar los mantenimientos y las actualizaciones xx xxx o propias del software que el aplicativo presente durante la vigencia del contrato sin costo adicional. No obstante lo anterior, en los casos en que dichas adecuaciones tecnológicas requieran desarrollos sobre el software de EL PROPONENTE seleccionado, éstos deberán ser acordados por las partes incluyendo los tiempos requeridos y los costos en los que hubiere lugar, los cuales serán a cargo de LA PREVISORA S.A.
6. Agotar para cada reclamación el procedimiento contratado de acuerdo con las definiciones y políticas de LA PREVISORA S.A. Este proceso deberá hacerse dentro del plazo máximo definido en la invitación y en la propuesta de servicios.
7. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía presentada o detectada en relación con los servicios de salud prestados por las entidades a los accidentados y/o situaciones inconsistentes recurrentes que hagan pensar que las Instituciones Hospitalarias y/o Personas Naturales puedan estar incurriendo en conductas que van en contra de las normas que las rigen. Este reporte se debe realizar a la persona que ejerza la supervisión del contrato.
8. Programar en coordinación con LA PREVISORA S.A., las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato.
9. Abstenerse de elaborar sin autorización de LA PREVISORA S.A. cualquier comunicación o documento dirigido a alguna IPS o persona reclamante. De tal forma, se compromete a generar las comunicaciones, las cuales canalizará directamente a LA PREVISORA S.A. con toda la información y documentación recibida, para que sea ésta quien firme las comunicaciones a que haya lugar, garantizando que lo allí solicitado corresponde a la reclamación, de acuerdo con el procedimiento que sea definido para ello. Igualmente, teniendo en cuenta las implicaciones legales que conlleva la generación de cualquier comunicación dirigida a los reclamantes, EL PROPONENTE seleccionado y por extensión sus funcionarios, se abstendrán de suscribir en nombre propio cualquier tipo de pronunciamiento en relación con la definición de la indemnización pretendida, ya que esto corresponde exclusivamente a LA PREVISORA S.A., conforme los lineamientos que en tal sentido ha proferido la Superintendencia Financiera.
10. Llevar registro diario de las instituciones y/o entidades consultadas telefónicamente, así como de lesionados, conductores, asegurados, entre otros, tomando los datos del siniestro como: centro asistencial, diagnóstico, tratamiento y si hubo o no hospitalización, siempre y cuando esta información sea suministrada por la institución y/o persona consultada, cuando no sea así, dejar registro del hecho. Todo lo anterior deberá quedar registrado en el sistema de información de EL PROPONENTE seleccionado.
11. Enviar a LA PREVISORA S.A. los informes previamente acordados garantizando la calidad y consistencia de la información contenida en éstos, hasta tanto LA PREVISORA S.A. pueda obtener
dichos reportes, directamente del DATAWAREHOUSE o la herramienta tecnológica que se defina para tal fin.
12. Mantener permanentemente actualizado el software de seguimiento EL PROPONENTE seleccionado, incluyendo todo el histórico de la reclamación para consulta permanente de los funcionarios de LA PREVISORA S.A., dejando evidencia de la justificación de cualquier cambio que se hubiese realizado en el histórico de ésta, al igual que el funcionario que lo ejecutó.
13. Definir de común acuerdo con LA PREVISORA S.A., las políticas y reglamentos que delimitarán la frecuencia de las reuniones y convocatoria, así como los atributos y competencias que deberá seguir el Comité de Operación conformado por las Partes, cuyos propósitos principales serán propender por la debida ejecución y desarrollo del contrato y la efectiva resolución de inconsistencias que se presenten durante la ejecución de este.
14. Permitir a los auditores internos y externos de LA PREVISORA S.A., realizar sus funciones de control y vigilancia en forma adecuada, así como otros órganos externos reguladores; esto incluye, la obligación de entregar a LA PREVISORA S.A. cualquier información que ella requiera, siempre y cuando esté relacionada con el contrato y las responsabilidades impuestas por la Superintendencia Financiera de Colombia o cualquier otra autoridad. En los casos en los que dicha información o documentación tenga el carácter de confidencial, EL PROPONENTE seleccionado manifestará esta situación y de común acuerdo entre las partes se validarán los mecanismos probatorios alternativos, que permitan obtener el resultado de la auditoría sin vulnerar la limitación de reserva.
15. Mantener en todo momento la calidad del servicio contratado obligándose a solucionar de manera inmediata los hechos propios o de terceros que desmejoren la calidad del mismo tales como, hurto o daños a los bienes y equipos utilizados, conflictos laborales al interior de su empresa, desvinculación masiva de empleados, obsolescencia de sus equipos, cambios regulatorios en materia del Seguro Obligatorio de Accidente de Tránsito – SOAT, entre otros, casos en los cuales EL PROPONENTE seleccionado deberá responder por perjuicios derivados de sus errores u omisiones.
16. Apoyar a LA PREVISORA S.A. cuando así se requiera en el estudio que deba ser realizado para la generación/actualización de convenios con las IPS, su administración y mantenimiento. Estos convenios son necesarios para la adecuada atención de los asegurados de LA PREVISORA S.A. en las pólizas de Accidentes Personales.
17. Apoyar a LA PREVISORA S.A. cuando sea necesario contar con expertos médicos como testigos en procesos jurídicos en contra de ésta, con ocasión del proceso de definición de las reclamaciones de los xxxxx de SOAT y AP, sin que por esta razón se entienda como vinculado o responsable en el desarrollo y resultado de los diferentes procesos judiciales.
18. Prestar el servicio, administración y operación del proceso de auditoría integral de acuerdo con lo que se describe en detalle en este documento.
19. Guardar total reserva de la información que le sea confiada por razón del presente documento y en desarrollo del contrato, ya que la misma es de propiedad de LA PREVISORA S.A.
20. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta LA PREVISORA S.A. por conducto de la persona que ejerza la supervisión.
21. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales (pre-contractual, contractual y post- contractual), evitando dilaciones.
22. Constituir a su xxxxx la(s) póliza(s) con la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato y mantenerla(s) vigente(s) en los términos de este.
23. Cumplir con el pago de sus obligaciones tributarias, derivadas de la ejecución del contrato, y efectuar los pagos correspondientes a impuestos que se generen con el contrato, dentro de los términos xx xxx.
24. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa con que se cuenta para el cumplimiento del objeto contractual, desarrollar todas las obligaciones que sean necesarias e inherentes para su cabal ejecución.
25. Asegurar a LA PREVISORA S.A. que el objeto contratado se cumplirá con la mejor calidad y dentro de los plazos, tiempos y/o términos acordados y establecidos con LA PREVISORA S.A.
26. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a LA PREVISORA S.A. a través de la persona que ejerza la supervisión acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.
27. Dar cumplimiento a las obligaciones con el Sistema General de Seguridad Social, (salud, pensiones y riesgos laborales) y parafiscales, tales como ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar, de conformidad con lo establecido en la Ley 789 de 2002.
28. Radicar las facturas del servicio prestado, de acuerdo con lo establecido en el contrato y dentro de los plazos convenidos.
29. Al acceder a los sistemas o software de LA PREVISORA S.A. y/o a recopilar, conocer, almacenar y/o administrar información personal privada y sensible de los funcionarios, clientes, terceros y usuarios en general de LA PREVISORA S.A., EL PROPONENTE seleccionado se obliga a: a) Mantenerla bajo especiales condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, utilizándola exclusivamente para las finalidades establecidas en el contrato y/o las autorizadas por el titular de la información con el fin de cumplir con el objeto del presente contrato.
b) Cumplir con todas las obligaciones en materia de protección de datos personales en su calidad de encargado del tratamiento de estos datos, particularmente estableciendo políticas y procesos en la materia, y cumplir con la política de privacidad de LA PREVISORA S.A. c) Garantizar el adecuado manejo de la información confidencial de los clientes de LA PREVISORA S.A. y que la información suministrada a ésta sea cierta, fidedigna y actualizada y que corresponda a la realidad de los datos.
30. Reportar inmediatamente al supervisor del contrato, cualquier evento/incidente de seguridad de la información que vulnere la integridad, disponibilidad y/o confidencialidad de la información que le ha entregado LA PREVISORA S.A. para el desarrollo del contrato. EL PROPONENTE seleccionado entregará un informe detallado en el que se indiquen los antecedentes del evento, la descripción de los hechos, el análisis y acciones que se tomaron para contener la situación y evitar posibles perjuicios. Igualmente deberá, si se considera necesario, realizar el reporte del accidente a las autoridades, de acuerdo con las leyes y regulaciones existentes y aplicables, el cual entregará al supervisor del contrato como prueba de su gestión.
31. Autorizar a LA PREVISORA S.A. a realizar auditorías de monitoreo de la correcta ejecución del objeto del contrato y el cumplimiento de lo establecido, así como la ejecución de pruebas de seguridad, cuando esto sea requerido.
32. Autorizar a LA PREVISORA S.A. realizar la evaluación y auditoría del cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio, con el fin de verificar el cumplimiento de estos.
33. Las demás obligaciones inherentes y necesarias para la ejecución a cabalidad del objeto del contrato, incluidas las que se relacionan en la propuesta presentada EL PROPONENTE seleccionado.
3.4.13 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
EL PROPONENTE seleccionado se compromete con LA PREVISORA S.A. a dar cumplimiento a la legislación ambiental vigente, que tenga relación directa con el objeto del contrato, asumiendo cualquier responsabilidad que se derive del incumplimiento de estos requisitos. EL PROPONENTE seleccionado se compromete con LA PREVISORA S.A. a realizar una correcta segregación, almacenamiento, aprovechamiento y/o disposición final de los residuos del bien o servicio provisto. Los residuos generados serán clasificados según sus características, teniendo en cuenta la legislación ambiental vigente emitida por el Gobierno Nacional. EL PROPONENTE seleccionado se compromete a realizar sus actividades velando por el ahorro y uso eficiente de los recursos.
3.4.14 PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
EL PROPONENTE deberá certificar y detallar la información relevante sobre su plan de continuidad de negocio (BCP Y DRP), especificando ubicación, puestos de atención, infraestructura alternativa, entre otros, respaldo de los sistemas de energía, comunicación y tecnológico, tiempos estimados de reinicio de operación en caso de presentarse un evento catastrófico que conlleve la suspensión total de servicios en la ciudad de Bogotá. LA PREVISORA S.A., solicitará soportes anualmente de las pruebas que debe realizar el proveedor donde se evidencien la efectividad de este.
EL PROPONENTE deberá garantizar la implementación de Planes de Contingencia y Continuidad aplicables a los servicios prestados a LA PREVISORA S.A., los cuales deberán estar debidamente documentados y probados. Tanto el RTO como el RPO del servicio suministrado por el proveedor, deben estar acordes con los establecidos en el BIA del proceso.
Los planes de continuidad del negocio deben cubrir por lo menos los siguientes aspectos:
• Identificación de los riesgos que pueden afectar la operación
• Análisis de Impacto al Negocio (BIA), especificando RTO y RPO
• Actividades a realizar cuando se presentan fallas
• Alternativas de operación y regreso a la actividad normal
EL PROPONENTE debe tener la capacidad de reemplazar el software o hardware puesto por ellos que falle en un tiempo no mayor a cuatro (4) horas calendario. Para equipos y software de auditores y operadores el tiempo xx xxxxx no puede ser mayor a cuatro (4) horas.
LA PREVISORA S.A. verificará que los planes, en lo que corresponden a los servicios convenidos, funcionen en las condiciones pactadas.
Así mismo, LA PREVISORA S.A. participará en las pruebas integrales de continuidad que realice EL PROPONENTE y/o invitará a éste a participar en las pruebas internas que realice.
El Plan de Continuidad de Xxxxxxx podrá ser ajustado durante la ejecución del proyecto de ser necesario, previo acuerdo entre las partes, y deberá mantenerse actualizado por EL PROPONENTE durante la fase de operación si surgen cambios tecnológicos que así lo ameriten.
En caso de que el Plan de Continuidad del Negocio de EL PROPONENTE seleccionado tenga carácter de confidencial, se deberá anexar carta firmada por el representante legal donde se manifieste que cuentan
con un Plan de Continuidad del Negocio y que éste tiene la clasificación de Confidencial e indicar el número de ejercicios contemplados y ejecutados.
EL PROPONENTE debe tener en cuenta que LA PREVISORA S.A., durante la ejecución del contrato podrá solicitar certificaciones de las pruebas que se realicen sobre el Plan de Continuidad del Negocio.
3.4.15 PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES (DRP)
Teniendo en cuenta que EL PROPONENTE proporcionará la infraestructura central que soporta el aplicativo de auditoría y la funcionalidad de la página web, éste deberá contar con los protocolos del Plan de Recuperación de Desastres (DRP) y tendrá que adjuntarlos dentro de la propuesta presentada.
El Plan de Recuperación de Desastres (DRP) podrá ser ajustado durante la fase de ejecución del proyecto de ser necesario, previo acuerdo entre las partes, y deberá mantenerse actualizado por EL PROPONENTE durante la fase de operación si surgen cambios tecnológicos que así lo ameriten.
En caso de que el Plan de Recuperación de Desastres (DRP) de EL PROPONENTE seleccionado tenga carácter de confidencial, se deberá anexar carta firmada por el representante legal donde se manifieste que cuentan con un Plan de Recuperación de Desastres (DRP) y que éste tiene la clasificación de Confidencial e indicar el número de simulacros contemplados y ejecutados.
EL PROPONENTE debe tener en cuenta que LA PREVISORA S.A., durante la ejecución del contrato podrá solicitar certificaciones de las pruebas que se realicen sobre el Plan de Recuperación de Desastres (DRP).
3.4.16 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO GENERALES
EL PROPONENTE acepta y se acoge a la tabla de acuerdos de niveles de servicio descritos en el ANEXO #2
– TABLA DE CORRECTIVOS.
El incumplimiento por parte de EL PROPONENTE seleccionado relacionado con todas las actividades descritas en el presente documento de condiciones definitivas dará aplicación a la tabla de correctivos.
CAPÍTULO IV ASPECTOS CALIFICABLES
Sólo se calificarán las propuestas que después de ser evaluadas en su integridad queden habilitadas, es decir, que aun cuando se haya solicitado la subsanación de los requerimientos éstos hayan cumplido con lo solicitado en el documento de condiciones definitivas.
Entre las propuestas habilitadas se realizará la selección de la propuesta más favorable para la compañía que será aquella que obtenga el mayor puntaje de acuerdo con lo siguiente