EDUBAR S.A.

El presente Manual de Contratación tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que necesita EDUBAR S.A. para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales.

Las directrices establecidas tienen como objetivo hacer realidad los principios de la función pública previstos en la Constitución Política y en la ley, lograr el cumplimiento de los fines estatales y la continua y eficiente prestación de los servicios a nivel distrital y, regional.

En todos los procesos de contratación que adelante EDUBAR S.A. deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en el estatuto de la contratación estatal contenido en la ley 80 de 1.993, modificada por la ley 1150 de 2.007 y el Decreto 1082 de 2015.

Como medida de prevención del daño antijurídico en materia contractual, se hace especial énfasis en la planeación de los procesos contractuales de la Entidad, a fin de eliminar, en lo posible, o mitigar y controlar los riesgos que de la contratación puede originar para la Entidad, para contratistas y para terceros.

El Manual se complementa con procedimientos que trazan las rutas a seguir en los procesos de contratación a través de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa, así como procedimientos para modificar y liquidar los contratos.

1. XXXXX XXXXX Y REGIMEN DE CONTRATACIÓN

De conformidad con el artículo 150 de la Constitución Política, compete al Congreso de la República “expedir el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en especial de la Administración Nacional”.

El Congreso de la República expidió un estatuto general contenido en la ley 80 de 1.993, la cual se convirtió en el marco normativo de la actividad estatal en cuanto atañe a la contratación y por ende, su estructura se caracterizó por definir y consagrar en forma sistematizada y ordenada las reglas y principios básicos que deben encaminar la realización y ejecución de todo contrato que celebre el Estado. Con posterioridad el Congreso de la República expidió el 16 de julio de 2.007, la ley 1150 de 2.007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia de la contratación estatal, y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos; así como la Ley 1474 de 2011, conocido como estatuto anticorrupción que introduce modificaciones en materia de contratación pública.

Decreto 1082 de 2015, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación.

La EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE BARRANQUILLA Y LA REGION

CARIBE S.A. EDUBAR S.A. es una sociedad de economía mixta clasificada como una entidad descentralizada de nacionalidad colombiana, perteneciente al orden distrital, vinculada al Distrito Especial, Industrial y Portuario de Barranquilla, de conformidad con lo autorizado por el Concejo de Barranquilla, mediante el Acuerdo No. 004 expedido el 28 de febrero de 1.990, cuyo objetivo fundamental es la ejecución de planes integrales y específicos de renovación urbana, de tal manera que sus actividades se ciñan a las políticas generales del Distrito y a sus planes de desarrollo y renovación urbana.

En virtud de lo señalado por el artículo 2º de la ley 80 de 1.993 y artículo 14 de la ley 1150 de 2.007, que establecen que las sociedades de economía mixta, en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, en lo que respecta al marco legal de la contratación de Edubar se encuentra sometida a estas reglas.

En los contratos que se celebren podrán incluirse las modalidades, condiciones, y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta ley y los de la buena administración.

Es importante tener presente que el Decreto 111 de 1995, las leyes de presupuesto, las relacionadas con la distribución del presupuesto, en EDUBAR S.A. forman parte del marco legal de la contratación de la Entidad.

Según lo establecido en el artículo 13 de la ley 80 de 1.993 modificada por la ley 1150 de 2.007:

 Los disposiciones de los contratos que celebre EDUBAR S.A. serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la Ley 80 de 1.993, modificada por la ley 1150 de 2.007, correspondan a su esencia y naturaleza.

 Los contratos que se celebren en el exterior se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a menos que deban cumplirse en Colombia.

 Los contratos que se celebren en Colombia y deban ejecutarse o cumplirse en el extranjero podrán someterse a la ley extranjera. Mediante sentencia C- 249 del 16 xx xxxxx de 2.004, la Corte Constitucional, declaró que debe entenderse que tanto la celebración como la parte de la ejecución que se haga en Colombia se someten a la ley colombiana.

 Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1.993. Los recursos de contrapartidas vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento. Mediante sentencia C-249 del 16 xx xxxxx de 2004 la Corte Constitucional declaró que la discrecionalidad prevista en el inciso 4º del artículo 13 de la Ley 80 de 1993 sólo puede ejercerse válidamente en relación

con contratos financiados con recursos recibidos de entes u organismos internacionales, esto es, con relación a contratos de empréstitos, donación, asistencia técnica o cooperación celebrados por las respectivas entidades estatales con entes u organismos internacionales.

De conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse, entre otras, las siguientes reglas:

 En las estipulaciones de los contratos estatales, se tendrá en consideración los fines y principios previstos en la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2.007, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre las prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos (artículo 28 de la Ley 80 de 1.993 y artículos 13 y 83 de la Constitución Política).

 Los contratos celebrados por las entidades estatales se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, éste acuerdo se eleve a escrito. Para la ejecución del contrato se requerirá de la aprobación de la garantía, y de la existencia de las disponibilidades presupuestales, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto (artículo 41 de la Ley 80 de 1993).

 Los contratos estatales son intuito personae y no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante. (artículo 41 ley 80 de 1.993)

 Las entidades estatales podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales.

 En todo contrato se entenderán incorporadas las leyes vigentes al tiempo de su celebración (artículo 38 de la Ley 153 de 1.887)

 Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo de las partes o por causas legales (Artículo 1602 del Código Civil).

 Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Les son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

2. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

2.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD

Con el propósito de adelantar una gestión eficiente y transparente, EDUBAR S.A. en cumplimiento de las metas definidas en el Plan de Desarrollo del Distrito de Barranquilla, establece el Plan Estratégico a ejecutar a corto, mediano y largo plazo.

Enmarcado en el Plan Estratégico, se define el Plan Anual de Adquisiciones, precisando por dependencia los proyectos a ejecutar, el objetivo de cada proyecto, las metas, el indicador de medición, las acciones principales, la fecha de iniciación y finalización de cada proyecto, la fuente de financiación y el presupuesto asignado, si se requiere, lo mismo se incluirán las metas operativas institucionales e individuales.

El Plan Anual de Gestión para su elaboración y consolidación contará con la participación del nivel directivo y de los funcionarios de cada una de éstas, liderados por la Gerencia General. Para ejecutar el Plan Anual de Gestión, cada área define su plan de acción anual, donde especifica de manera detallada como va a gestionar los objetivos planteados y la adquisición de bienes y servicios que sean necesarios para el cumplimiento de las metas.

2.1.1. Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios

Describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales y para el buen funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal.

Corresponde a cada dependencia realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos previstos en el Plan Anual de Gestión.

Los jefes de las dependencias remitirán a más tardar el 15 de diciembre de cada año a la Secretaría General, cuando se trate de contratos financiados con presupuesto de funcionamiento y a la Gerencia General, cuando se trate de contratos financiados con presupuesto de inversión, la información sobre las

contrataciones que son necesarias para llevar a cabo los proyectos formulados en el Plan Anual de Gestión de la siguiente vigencia fiscal, acorde con los recursos presupuestales.

La Gerencia General consolidará la contratación con cargo a recursos de inversión y la remitirá a la Secretaría General para su incorporación al Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios.

La consolidación del Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios estará a cargo de la Secretaría General y necesita de la aprobación de la Gerencia General en relación con los contratos financiados con Presupuesto de funcionamiento, quien tiene la facultad de introducir modificaciones durante su ejecución.

Cuando la modificación del Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios afecte el objeto y los recursos de inversión asignados a un proyecto, la Secretaría General deberá validar dicha modificación de conformidad con las instrucciones que dicte el Gerente General.

Sólo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios.

El Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios, desde el punto de vista presupuestal tiene dos componentes:

A. Adquisición de bienes y servicios con cargo al presupuesto de funcionamiento.

Su objetivo es satisfacer las necesidades relacionadas con bienes (papelería y elementos de oficina, etc.) y servicios (tales como: vigilancia, aseo, cafetería, servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de los trabajos artísticos, entre otros).

La Contratación de servicios con personas naturales y/o jurídicas para apoyo a la gestión de la Entidad, los que sólo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar (artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2.015).

B. Adquisición de bienes y servicios con cargo al presupuesto de inversión.

Con cargo a los recursos del presupuesto de inversión se podrán adquirir bienes y servicios que estén contemplados en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios y en los montos preestablecidos en el presupuesto de la entidad, según el esquema de programación previamente diligenciado ante la Gerencia General.

2.2. ESTUDIOS PREVIOS

Con anterioridad a la apertura de los procesos de selección correspondientes, y caso de contratación directa antes de la celebración del contrato, el área que genera la necesidad, deberá diligenciar el formato de los estudios previos que justifican la contratación. Estos estudios estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la misma propone.

Para la elaboración de los estudios previos, se requiere de un análisis serio y completo de la necesidad y la conveniencia para el logro de los objetivos institucionales. Deberá contener la identificación del objeto a contratar, el proceso legal requerido para la contratación, los aspectos técnicos y financieros y demás requisitos, los cuales serán incluidos en el formato de estudios previos aprobado en su última versión, y firmado por la secretaría general quien se hace responsable con su firma, de la calidad de la información plasmada y de su coincidencia con la realidad.

Nota: La responsabilidad de los estudios y documentos previos recae única y exclusivamente sobre el titular de la dependencia generadora de la necesidad que los elabora.

El objetivo fundamental del estudio previo es analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de selección, los contratos y su futura ejecución, dando cumplimiento de esta manera a los principios que rigen la función administrativa, la gestión fiscal, de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, y los propios de la contratación estatal.

Los estudios previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones, cuando la modalidad de contratación así lo exija o con la Invitación en caso de mínima cuantía.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado con posterioridad a la apertura del proceso de selección de que se trate. Lo anterior en razón a las observaciones presentadas o a revisiones internas que realice la entidad, para lo cual el área solicitante deberá remitir el estudio previo ajustado destacando de manera clara y precisa las modificaciones introducidas con el fin de que se puedan publicar en el SECOP.

En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, el Gerente, en aras de proteger el interés público o social, revocará el acto administrativo de apertura del proceso de selección que corresponda de conformidad con las disposiciones establecidas en el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

2.2.1. Contenido de los Estudios Previos

El estudio previo debe contener:

a. La descripción de la necesidad que la empresa pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

Hace referencia a las causas, carencias, utilidades o provechos que determinan a la entidad contratar el bien, obra o servicio, así como las razones que sustentan la contratación del mismo, el cual, a su vez debe corresponder a la satisfacción del interés general observando los postulados que rigen la función administrativa.

De igual manera el bien, obra o servicio a contratar debe encontrarse previsto en el Plan Anual de Adquisiciones o el documento que haga sus veces y tener relación con el proyecto de inversión o rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos señalando el fin que apunta dentro del plan de desarrollo cuando se trate de recursos de inversión.

Dentro de la descripción de la necesidad, debe precisarse de manera puntual por qué se requiere la contratación del bien, obra o servicio, indicando el soporte técnico y/o normativo a que haya lugar.

De igual manera, en los estudios y documentos previos se deberá dejar constancia del análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de Análisis del Riesgo.

Para describir con claridad la necesidad que se desea satisfacer, puede responderse a las preguntas: Que necesito; para que lo necesito y porque lo necesito, haciendo mención de las posibles opciones existentes para el logro del objetivo, explicando las razones que conllevan a determinar que la escogida es la mejor, la más conveniente.

Cuando se trate de un proceso de selección abreviada para contratar una obra, el estudio previo deberá señalar si se requiere de interventoría externa para la verificación del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En caso que se requiera, de manera simultánea con el estudio previo que justifica la escogencia del contratista para la ejecución de la obra deberá enviarse la solicitud para la selección del interventor.

Cada vez que se pretenda justificar la ejecución de una obra, la dependencia generadora de la necesidad deberá entregar los estudios previos junto con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.

b. Descripción del Objeto a Contratar

Hace referencia a la descripción general de las actividades y/o servicios que se deben ejecutar y/o de los productos que se deban suministrar con ocasión de la contratación. Debe precisarse el alcance del contrato a celebrar.

c. Objeto del Contrato

Corresponde a la descripción, detallada y precisa de los bienes, obras o servicios que se requieren contratar. Se sugiere tener en cuenta los siguientes parámetros para su estructuración:

 Debe iniciar con un verbo.

 Identificar el tipo de contrato a celebrar.

 No debe ser demasiado extenso.

 Debe coincidir con el registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

 No debe incluir las obligaciones contractuales.

 No debe ser demasiado específico. Esto previendo posibles modificaciones al contrato.

 El objeto del contrato, una vez pactado, es inmodificable, es por ello que debe redactarse de manera clara y resumida.

d. Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio a Contratar

Corresponde a los requerimientos desde el punto de vista técnico, tales como, descripción técnica detallada, cantidades, unidad de medida, colores, definiciones, especificaciones entre otras, que debe cumplir el bien, obra o servicio que se pretende contratar. Debe explicarse las calidades, especificaciones y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras o los servicios, cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual según el caso deberá incluir también la elaboración de diseños, planos, análisis técnicos entre otros.

Dentro de las especificaciones técnicas, la dependencia solicitante de la contratación deberá indicar si aplica lo siguiente:

 Servicios conexos: Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc. Cuando el cumplimiento del objeto del contrato implique la satisfacción de estas actividades o servicios conexos, podrá preverse en los pliegos de condiciones o en la invitación, los diferentes plazos que tiene el contrato y la manifestación clara de que se liquidará una vez se cumpla con la obligación o actividad principal, dejándose la salvedad entre las partes sobre las actividades u obligaciones pendientes a cargo del contratista.

El supervisor o interventor del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a cabalidad.

e. Identificación de autorizaciones, licencias y permisos requeridos para la ejecución del contrato

Como parte de los estudios previos, la dependencia que requiera el bien, obra o servicio a contratar deberá efectuar los análisis necesarios para determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos, y en caso de ser necesario tramitarlas ante las instancias correspondientes. En el evento que el bien, obra o servicio a contratar requiera de autorizaciones, licencias permisos ambientales o de curadurías urbanas, la dependencia solicitante deberá tramitarlos de manera previa a la radicación de la solicitud para contratar bienes y servicios y dejar constancia del cumplimiento de dicho trámite en los estudios y documentos previos.

En caso de que la necesidad que se justifica corresponda a contrato de obra, el estudio previo y el presupuesto estimado, deberán ser revisados previamente y contar con el visto bueno de la secretaría general.

f. Obligaciones del contratista

Deben establecerse las obligaciones a desarrollar, los productos a entregar a EDUBAR S.A., de acuerdo al objeto a contratar. Para construir las obligaciones del contratista, debe tenerse en cuenta el objetivo que se pretende lograr con la contratación, con la finalidad de determinar cuáles son aquellas actividades puntuales o específicas que debe realizar el contratista en cumplimiento del objeto pactado en el contrato. Cuando se trate de tales obligaciones (específicas) deben señalarse y relacionarse de manera taxativa en el estudio previo con el fin de que el futuro contratista puede elaborar su propuesta y que el supervisor o interventor pueda reclamar su ejecución.

Existen obligaciones generales para todos los contratos, que por disposición del presente manual son exigibles a todos los contratistas como son: Cumplir de buena fe el objeto contratado, ejecutar el objeto contractual de acuerdo con el contenido de la propuesta y en el plazo establecido, pagar los impuestos a que haya lugar,

constituir la garantía (en caso de requerirse), y en caso de adicionarse el contrato o de prorrogarse, actualizar las garantías, estar al día con los aportes parafiscales, cotizando los montos legalmente establecidos, presentar informe(s) de gestión en los periodos de tiempo que corresponda según el plazo del contrato; y obligaciones específicas destinadas al cumplimiento satisfactorio del (los) objetivo(s) propuesto(s) y sin las cuales sería imposible cumplir el fin de la contratación. Las obligaciones específicas deben ser relacionadas en los estudios previos, luego consignadas en los pliegos de condiciones y finalmente podrán quedar incluidas dentro del texto contractual, o hacer remisión a los estudios previos.

Los encargados de diligenciar los estudios previos deben tener en cuenta que las obligaciones varían de acuerdo a la naturaleza, modalidad y características propias del objeto a celebrar en cada caso, teniendo especial cuidado en su determinación pues se constituyen en herramienta fundamental que le permite a EDUBAR S.A. a través de su supervisor verificar objetivamente la ejecución idónea y oportuna del contrato o exigir al contratista su cumplimiento.

g. Obligaciones de EDUBAR S.A.

De acuerdo con la naturaleza del contrato, deberá detallarse las obligaciones que adquiere EDUBAR S.A. con la suscripción del contrato, dentro de las cuales se cuenta: pagar al contratista en la forma y términos establecidos en el contrato, suministrar oportunamente la información que requiere el contratista para el cumplimento de sus obligaciones contractuales, realizar la supervisión y/o interventoría del contrato. Igualmente deberá describirse aquellas obligaciones puntuales que correspondan de acuerdo con el objeto contractual.

h. Plazo de ejecución del contrato

Es la estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto y obligaciones pactadas. Debe ser razonable y posible de cumplir. Se estimará en meses, días hábiles, días calendario o estableciendo una fecha concreta para su terminación.

Este plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias.

En el caso de entrega de productos, en contratos de consultoría, deberá incluirse los plazos para la revisión por parte del supervisor o interventor, y el de la realización de los ajustes a que haya lugar por parte del consultor.

En la determinación del plazo de ejecución, la dependencia solicitante en la realización de los estudios técnicos de la contratación deberá tener en cuenta los tiempos administrativos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal y el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). De igual manera debe considerarse que previamente deberá surtirse el proceso de contratación correspondiente, por lo que no será posible establecer como punto xx xxxxxxx de ejecución del contrato la fecha en la que se elabora el estudio previo.

El plazo que se determine para la ejecución del contrato, debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea o de tracto sucesivo) y con la forma de pago; igualmente deberá tenerse en cuenta las limitaciones establecidas en materia presupuestal.

El plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias.

Cuando exista en un mismo contrato actividades principales y otras conexas, se deberá dejar claro en el estudio previo los plazos de ejecución de cada una de ellas y a partir de qué momento inician.

i. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

Corresponde a las razones o argumentos legales que justifican la adopción de determinada modalidad de selección y de los elementos que componen el estudio previo. Los fundamentos jurídicos de la contratación de la modalidad de selección a adelantar serán los establecidos por la normatividad vigente.

j. Descripción del cargo /funcionario que ejercerá la supervisión del contrato.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por EDUBAR S.A. a través del funcionario que se designa para tal fin, cuando para el efecto no se requiere conocimientos especializados. Para la supervisión, EDUBAR S.A., podrá contratar personal de apoyo de la actividad del supervisor, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, pero en todo caso las decisiones, autorizaciones y recibidos a satisfacción deberán ser suscritos por el funcionario de planta designado como supervisor.

En el estudio previo se determinará con precisión el cargo, funcionario que ejercerá la supervisión del contrato, el cual debe contar con perfil o experiencia que le permita valorar y verificar la ejecución del mismo. En el caso de requerirse interventoría externa deberá señalarse expresamente tal condición. Se recomienda que el supervisor del contrato independiente de la denominación del cargo sea una persona idónea en el entendido que posea los conocimientos necesarios para vigilar eficientemente el cumplimiento del mismo. En caso de cambios en la supervisión el nuevo supervisor debe tener iguales o superiores características que su antecesor.

k. Valor estimado del Contrato

Corresponde al análisis económico que soporta el valor estimado del contrato a suscribir, teniendo en cuenta entre otros costos, los siguientes: Honorarios de años anteriores, variaciones de tasas de cambio, impuestos, contribuciones y pagos parafiscales, seguros y garantías, costos de transporte e instalación, utilidad, administración e imprevistos y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del contrato.

Es función de la dependencia solicitante, de acuerdo con el estudio xx xxxxxxx y análisis del sector realizado, determinar el monto del presupuesto. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, EDUBAR S.A. deberá incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuestos en la estimación de aquellos.

Tratándose de concursos de méritos, no se deberá publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en cuanto a los concursos en materia de arquitectura se deberá tener en cuenta lo señalado en el Decreto 2326 de 1995.

Si el contrato es de concesión, no se deberá publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración, tal como lo señala la ley.

El valor estimado debe anotarse en pesos colombianos, discriminando el IVA, el cual por disposición del presente manual se entiende incluido en el valor del contrato. En caso contrario, deberá hacerse la salvedad, para que sea tenida en cuenta al momento de expedir la disponibilidad y registro presupuestal por parte de la coordinación de presupuesto.

Previamente, la dependencia que genera la necesidad, debe haber realizado consulta a la coordinación de presupuesto, sobre la disponibilidad de recursos presupuestales para amparar la obligación que se pretende contraer con la celebración del contrato y los rubros que la componen; actividad que se demuestra anexando al estudio previo, el certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la coordinación de presupuesto, de acuerdo con la solicitud y con el diligenciamiento del siguiente recuadro, que detalla la información extraída de la certificación.

Item

Capitulo/ Articulo

Descripción del capitulo/artic ulo

Dep

Tipo Fuente

Valor

TOTAL

Los contratos que no requieren certificado de disponibilidad presupuestal son aquellos sobre los cuales EDUBAR S.A. no causa erogación alguna en su presupuesto tales como: los convenios que celebre en los que reciba dinero, los contratos de arrendamiento en los que actué en calidad de arrendador, los comodatos, usufructo, entre otros.

l. Variables Consideradas para Calcular el Presupuesto (Estudios Xx Xxxxxxx/ Estudios Del Sector)

Para estimar el valor del contrato, se hace necesario indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calculó para establecer el presupuesto y soportar los cálculos para su estimación.

El funcionario responsable, se contactará directamente con la coordinación de compras y logística o remitirá por correo electrónico las especificaciones del bien o servicio que requiera estudio xx xxxxxxx, con la finalidad de obtener el apoyo necesario para la realización de actividades tendientes a calcular el presupuesto, previo análisis del sector correspondiente.

Lo anterior en aras de establecer los costos y valores unitarios que a precios xx xxxxxxx reales, podría demandar la celebración y ejecución del contrato, consultando precios, especificaciones, cantidad de bienes, obras y servicios etc.

Deberá detallarse claramente las especificaciones técnicas de los bienes o características de los servicios a contratar con la finalidad de permitir la correcta realización del estudio xx xxxxxxx. La calidad de la información plasmada en el estudio xx xxxxxxx y el análisis del sector será responsabilidad de la coordinación de compras y logística, así como del funcionario que suscribe el estudio previo, motivo por el cual deberán trabajar mancomunadamente para que el resultado se ajuste a la realidad con el menor margen de diferencia posible.

m. Forma de pago del valor del contrato.

De acuerdo con la naturaleza de la contratación y los lineamientos presupuestales de EDUBAR S.A., la forma de pago definida debe mantener las condiciones económicas existentes al momento de la suscripción del contrato y facilitar su ejecución al contratista.

Por regla general, sólo se establecerán pagos contra servicio prestado, bien o producto entregado, recibido a satisfacción por el supervisor o interventor del contrato y acreditación de estar al día en la seguridad social y parafiscales. Cuando

se trate de contratos de obra pública el último pago podrá ser contra acta de liquidación del contrato.

Para cada pago pactado deberá establecerse el porcentaje o valor y los requisitos de tramitar el mismo.

En los estudios previos se deberá señalar:

 El monto del anticipo o pago anticipado si lo hubiere, que no podrá exceder del 50% del valor total del contrato.

 El porcentaje de amortización, que se efectuará preferiblemente en los primeros pagos del contrato.

 La constitución de la garantía que debe otorgar el contratista con el fin de amparar el buen manejo y correcta ejecución del anticipo o en caso de pago anticipado la garantía de devolución del mismo.

Con el fin de salvaguardar los recursos de EDUBAR S.A., se efectúan dos (2) recomendaciones:

 No supeditar el inicio del plazo de ejecución de los contratos al giro de los recursos pactados en calidad de anticipo o pago anticipado, toda vez que, dentro del proceso de selección correspondiente, se efectúan exigencias y revisiones orientadas a verificar la solvencia económica y técnica del contratista que lo capacitan para iniciar la ejecución del objeto contractual sin condicionamientos económicos.

 En todo caso, el giro de recursos en cualquier modalidad deberá efectuarse hasta tanto se haya verificado el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato.

Dentro de las distintas formas de pago que pueden llegar a pactarse en los contratos se encuentran:

 Precios unitarios: Cuando el objeto del contrato se desagrega en capítulos o ítems de obra y en el precio unitario de cada ítem de obra.

 Administración delegada: Se presenta cuando se convienen unos procedimientos para que se reembolsen los verdaderos costos de ejecución del objeto contratado y se pacta un porcentaje a título de honorarios a favor del contratista.

 Reembolsos de gastos y honorarios: Cuando se establece una metodología para que el contratista financie la obra con sus propios recursos, pero donde el contratante, periódicamente, le reembolsa los gastos efectuados y le reconoce unos honorarios, generalmente porcentaje sobre costos.

 Precio Global: el valor establecido en la cláusula de valor es vinculante y genera, por lo mismo, obligaciones mutuas pues señala la contraprestación a que tiene derecho el contratista por su trabajo pero, a su vez, señala para él la obligación de ejecutar la totalidad de la obra por ese precio. Es por lo mismo, una cláusula que señala el verdadero valor total del contrato, pues el contrato se celebró a precio determinado.

 Honorarios: Se entiende por honorarios la remuneración por servicios que una persona presta a otra persona natural o jurídica, en la cual predomina el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico. Por lo general, este tipo de servicios es prestado por personas con un título profesional, o con una gran experiencia y habilidad en un área específica de conocimiento. La realización de este tipo de servicios es propia de Profesiones liberales.

 Por porcentajes: Se entiende por tales cuando el 100 por ciento del valor del contrato se divide por porcentajes.

Para los casos de contratos de obra, concesión, salud y los que se deban adjudicar previo proceso de licitación pública deberá establecerse en el estudio previo la obligatoriedad del contratista de constituir fiducia o patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de recursos que constituyen el anticipo del contrato.

Cuando por necesidad del servicio, se requiera pactar cláusula de transporte terrestre o aéreo, en el estudio previo se realizará el correspondiente análisis y justificación sobre su pertinencia y procedencia.

n. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable

Consiste en la explicación de los motivos por los cuales la entidad hace uso de los criterios de selección existentes, los cuales servirán de base para elegir al contratista con el cual se llevará a cabo la contratación, estos a su vez dependen de la modalidad de selección escogida y se encuentran plenamente identificados en

la Ley para cada caso en particular. En términos generales corresponde a las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de calificación y que en últimas determinarán la escogencia del proponente; soportados en factores técnicos y económicos objetivos a efectos de obtener la propuesta más favorable para la entidad, de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una.

Para su determinación se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 Definir claramente la forma como se obtienen los puntos y/o porcentajes en cada criterio, como se obtienen los máximos y los mínimos y/o como se acumulan.

 La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y organizacional de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes, por lo cual no se les otorgará puntaje.

o. Requisitos Habilitantes: capacidad jurídica, capacidad financiera, condiciones de experiencia. (Capacidad residual solo para obra)

Son aquellos requisitos de orden jurídico, financiero o de experiencia, que debe ostentar y demostrar el oferente al momento de presentar la propuesta y que permiten que la misma pueda ser objeto de evaluación. Se determinan teniendo en cuenta el riesgo del proceso de contratación, el valor estimado para el contrato, el análisis del sector económico y de los proveedores. Generalmente se verifican a través de documentos tales como: cédula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal, autorización para contratar conferida por el órgano de administración respectivo en caso que sea requerido, del registro único de proponentes en caso que sea permitida su exigencia, certificado de cumplimiento de aportes parafiscales, estados financieros, registro único tributario, certificaciones de experiencia, entre otros. La Capacidad financiera debe consultar en todo caso las condiciones del objeto a contratar y estar acorde para cada tipo de contratos y a los lineamientos que sobre el particular expida Colombia Compra Eficiente o entidad que por ley tenga la competencia de reglamentar la materia.

De manera previa a la publicación de los pliegos definitivos en los procesos que se lleven a cabo a través de la modalidad de licitación pública, o aquellos que superen la menor cuantía de la entidad (subastas, concursos), tanto los requisitos

habilitantes como los criterios de puntuación de propuestas, deberán haber sido puestos en consideración del comité de contratación, en los casos señalados, pudiendo sus miembros realizar recomendaciones al respecto, partiendo entre otras de las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos; no obstante la determinación de estos, será de responsabilidad conjunta entre el funcionario que elabora el estudio previo y el gerente general. En lo que respecta a la capacidad residual cuando el proceso a adelantar sea la contratación de una obra, (excepto en la mínima cuantía) será deber de la entidad fijar la capacidad residual de conformidad con las normas que regulan la materia, la cual además deberá tener en cuenta la existencia o no de anticipos.

p. Factores de escogencia y calificación

Estos factores se determinan de acuerdo con la modalidad de contratación aplicable, a manera de ejemplo se enuncian:

Licitación pública La ponderación de los elementos de Calidad

(técnico) y precio (económico) soportados en puntajes o fórmulas.

La ponderación de los elementos de calidad (técnico) y precio (económico) que representen la menor relación de costo-beneficio para la EDUBAR S.A.

Concurso de méritos La oferta más favorable a la entidad será aquella

que presente la mejor calidad (idoneidad del proponente, idoneidad del equipo de trabajo y metodología), con independencia del precio.

Selección abreviada – Menor Cuantía

La ponderación de los elementos de Calidad (técnico) y precio (económico) soportados en puntajes o fórmulas.

La ponderación de los elementos de calidad (técnico) y precio (económico) que representen la

Selección abreviada – Subasta Inversa

menor relación de costo-beneficio para EDUBAR S.A.

Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje).

Mínima Cuantía Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje). Contratación Directa No se necesita la presentación de varias ofertas.

Se suscribe el contrato con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el contrato, de acuerdo con las causales consagradas en la ley para esta modalidad de selección.

El establecimiento de dichos requisitos debe guardar proporción con el alcance del objeto a contratar, la cuantía y la responsabilidad que asumirá el contratista que sea elegido.

En caso de empate entre las ofertas presentadas se deberá tener en cuenta el mayor puntaje obtenido en los factores de escogencia en los términos xxx xxxxxx de condiciones conforme a lo señalado por las normas que regulen la materia o aquellas que los modifiquen.

Como método aleatorio para seleccionar el oferente frente a la presencia del empate se deberá acudir al mecanismo de balotas. Antes de la realización del sorteo, deberá explicarse a los asistentes las condiciones para la realización del mismo.

q. El análisis de riesgo de la contratación y la forma de mitigarlo

Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución de ahí la importancia que dentro de los estudios previos se efectúe un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos, como por ejemplo: la identificación de la parte que asume los riesgos, los reajustes que deben efectuarse para mantener el equilibrio económico del contrato, las normas de calidad que deben cumplir los bienes o servicios que se van a adquirir, la obligación del

contratista de mantener indemne a EDUBAR S.A., por daños y perjuicios que aquél le cause a terceros en el desarrollo de actividades propias de la ejecución del contrato, las medidas contingentes que es necesario tomar para la protección de los bienes, la salud y el medio ambiente, según el caso, etc.

De este modo, se entienden como riesgos involucrados en la contratación, todas aquellas circunstancias previsibles, que se presentan durante el desarrollo y ejecución del contrato, y que pueden alterar el equilibrio financiero del mismo.

El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

La tipificación, estimación y asignación, del riesgo previsible corresponde al análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto del mismo, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos.

Entre los factores a considerar se incluyen: los riesgos que afectan el equilibrio contractual directamente, riesgos colaterales al contrato, los riesgos del proceso, barreras de capacidad: económicas, operacionales y administrativas que pueda presentar el contratista.

La Estimación corresponde a la valoración del riesgo sopesando la probabilidad (frecuencia histórica, lapso de ocurrencia, opinión de expertos) vs. la consecuencia apreciable en términos económicos.

Para efectos de la tipificación, asignación y estimación de riesgos se deberá tener en cuenta las directrices que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente o entidad que la sustituya y a su vez se diligenciará la matriz de riesgo correspondiente.

Así mismo, se deben señalar todos los riesgos que requieren estar amparados por la garantía única exigida por las disposiciones legales vigentes, su cuantía y vigencia, señalando además aquellos riesgos excepcionales que deben estar cubiertos con una garantía o estipulación especial (Articulo 4º de la Ley 1150 de 2007).

Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista , en favor de EDUBAR S.A. o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o

subcontratistas; y (iv) los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.

El mecanismo de cobertura del riesgo es por regla general indivisible, y sólo en los eventos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.1.3 del decreto 1082 de 2015 o norma que lo modifique, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales.

3. PRINCIPIOS VIGENTES DE LA CONTRATACION

En las actuaciones contractuales se desarrollarán con arreglo a los principios vigentes para la contratación estatal. Igualmente se aplicarán las mismas normas que regulan la conducta de los servidores públicos.

Tales principios son:

 Principio de la Transparencia

 Principio de Convocatoria Pública (Titulo I De la Eficiencia y de la Transparencia, Artículo 2 numeral 4, parágrafo 2, numeral 2.

 Principio Selección Objetiva

 Principio de la Economía

 Principio de Buena Fe

 Principio de la Eficacia

 Principio de la Responsabilidad

 Principio de la Ecuación Contractual

 Principio de la Eficiencia

 Principios de la Función Administrativa (Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad)

 Principio de Publicidad

4. MODALIDADES DE SELECCIÓN

De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificada por la Ley 1474 de 2011, las entidades escogerán a los contratistas a través de las siguientes modalidades de selección:

Licitación Pública Selección Abreviada Concurso de méritos y, Contratación Directa.

Contratación Mínima Cuantía

4.1. LICITACIÓN PÚBLICA.

Es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula amplia y públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas. (Artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

Por regla general la escogencia del contratista se efectuará a través de licitación pública, salvo los casos de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa (numerales 2, 3, y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que la adicionan o complementan).

4.2. SELECCIÓN ABREVIADA.

Este procedimiento de contratación corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficacia de la gestión contractual, procede en los casos previstos en el Artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los demás casos que expresamente señalen las disposiciones legales vigentes.

4.2.1 Causales para selección abreviada

- La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

- La contratación de menor cuantía.

- Contratos para la prestación de servicios de salud.

- Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

- La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.

- Productos de origen o destinación agropecuarios.

- Actos y contratos que tengan por objeto directo actividades comerciales e industriales del Estado y de las sociedades de economía mixta (SEM) con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la ley 80 de 1.993 (obra, consultoría, prestación de servicios, concesión y encargo fiduciario).

- Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas.

- La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

4.3. CONCURSO DE MÉRITOS.

Es el procedimiento para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes entre otros.

4.3.1 Clases de Concursos de Méritos

 Concurso de Méritos Abierto.

 Concurso de Méritos con Precalificación.

 Concurso de Méritos para la escogencia de intermediario de seguros.

4.3.1.1 Causales para Concurso de Mérito Abierto

 Cuando se trate de seleccionar proyectos de arquitectura (Decreto 1082 de 2015), por medio de jurados.

4.3.1.2 Causales para Concurso de Mérito con Precalificación

 Para seleccionar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2º del artículo 32 de la ley 80 de 1.993 (aquellos referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación , control y supervisión, así como también la interventoría, asesoría, gerencia de obras o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos).

Las labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión referidas en el párrafo anterior, debe entenderse por aquellas llevadas a cabo con ocasión de la construcción, mantenimiento, y la administración de construcciones , de edificios y viviendas de toda índole, xx xxxxxxx

, presas, muelles , canales, puertos, xxxxxxxxxx, xxxx xxxxxxx x xxxxxxx, xxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxx, teleféricos, acueductos , alcantarillado, riegos , drenajes, y pavimentos, oleoductos, gasoductos , poliductos , líneas de conducción y transporte de hidrocarburos y líneas de transmisión eléctricas, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2º de la ley 842 de 2.003. (Parágrafo 1º, Art. 2.2.1.2.1.3.1 Decreto 1082 de 2.015).

Excepción: Si el objeto contractual es de tipo complejo, esto es, involucra además del servicio de interventoría, otras prestaciones, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la selección deberá adelantarse mediante licitación pública o selección abreviada.

 En los contratos interadministrativos que tengan por objeto la consultoría. Excepción: No se aplicará esta regla cuando el contrato interadministrativo se celebre por el FONADE.

4.3.1.3 Causales para el concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros.

 Cuando se trate de seleccionar uno o varios intermediarios de seguros y deberá realizarse en forma previa a la escogencia de entidad aseguradora. En casos excepcionales y debidamente justificados se podrá efectuarse esta selección de manera concomitante.

4.4. CONTRATACIÓN DIRECTA.

Este procedimiento de contratación procede en casos que se señalan a continuación, previstos en el Artículo 2 numeral 4 de la Ley 1150 de 2007, y en los demás casos que expresamente señalen las disposiciones legales vigentes.

4.4.1 Causales para la contratación directa

a) Urgencia manifiesta.

b) Contratación de empréstitos.

c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

d) Contratación de bienes y servicios en el sector defensa que necesiten reserva para su adquisición.

e) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

f) Contratos de encargo fiduciario.

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

h) Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

4.5. CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA

Se entiende por contratos de mínima cuantía cuando el contrato a celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía fijada para EDUBAR S.A. en la cual se deberá aplicar el siguiente procedimiento

4.5.1. MARCO LEGAL

Ley 1474 de 2011, artículo 94, que adiciona el numeral 5 al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 1082 de 2015, que reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto.

4.5.1.1. Procedimiento para la selección de contratista cuyo objeto sea la adquisición de bienes y servicios cuyo valor no exceda el 10% de la Menor Cuantía de EDUBAR S.A.

El procedimiento que aquí se trata se refiere a la adquisición de bienes, servicios y obras, diferentes a los profesionales o de apoyo a la gestión. Cuando se vaya a celebrar este tipo de contrato cuya cuantía no exceda del 10% de la menor cuantía establecida en EDUBAR S.A, deberá adelantarse el siguiente procedimiento:

A. Estudios Previos. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

B. Tramitar ante la Gerencia la respectiva autorización para dar inicio al procedimiento.

C. Solicitar la expedición del respectivo Certificado de Disponibilidad presupuestal ante el Jefe de Presupuesto.

D. Invitación Pública. La entidad formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - Secop, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberá incluir la siguiente información:

1. El objeto.

2. Plazo de ejecución.

3. Forma de pago.

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999.

7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la

capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

Parágrafo: En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7º del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el Decreto 1082 de 2015. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

E. Procedimiento de Selección y Publicidad a través del Secop. El procedimiento se llevará de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015.

Todos los actos y documentos se publicarán en el Secop incluidos la invitación pública, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados en el numeral 7º del artículo 3 del presente decreto y la comunicación de aceptación de la oferta.

Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal, para lo cual, las entidades adoptarán las medidas pertinentes para ajustar sus procedimientos financieros.

Parágrafo 1º: En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

Parágrafo 2º. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

Parágrafo 3º. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el gerente general sin que se requiera de pluralidad alguna. Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

F. Comunicación de aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta. Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

Nota: En este procedimiento no será necesario estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta.

5. ETAPA PRECONTRACTUAL

Una vez distribuido el presupuesto al interior de la Entidad en cada vigencia fiscal, la Dirección Jurídica elaborará y dará a conocer a las demás dependencias de EDUBAR S.A., la Resolución por medio de la cual se fijan las cuantías para determinar los procedimientos de contratación a seguir según dichas cuantías.

De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía y tipo de contrato a celebrar, las dependencias de EDUBAR S.A., darán inicio al proceso de contratación y/o elaboración del contrato, previa verificación de la existencia de mínimo los siguientes requisitos:

a. Estudios previos con sus correspondientes soportes.

b. Certificado de Disponibilidad presupuestal.

c. Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones

La Secretaría General y la Oficina Jurídica, o quien haga sus veces en EDUBAR S.A., no iniciará el trámite del respectivo proceso de contratación hasta tanto no se cumplan los anteriores requisitos.

5.1. LICITACION PÚBLICA

La licitación se efectuará conforme a las siguientes reglas:

 Informar electrónicamente a la Cámara de Comercio con antelación a la publicación del Proyecto de Pliegos sobre la licitación que se pretende abrir.

 Estudios previos de conformidad con el contenido mínimo establecido en el numeral 2.2.1.1 del presente manual.

 Disponibilidad presupuestal

 El aviso de la convocatoria pública de conformidad con el numeral 3º del artículo 30 de la ley 80 de 1.993

 Elaboración de los proyectos de pliegos de condiciones con el contenido mínimo señalado en el Decreto 1082 de 2015.

 Las observaciones y sugerencias a los proyectos de pliegos y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

 El acto que dispone la apertura del proceso de selección el cual señalará la información contenida en el Decreto 1082 de 2.015.

 Los pliegos de condiciones definitivos

 El acta de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 30 de la ley 80 de 1993.

 El acta de audiencia de distribución de riesgos previsibles de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015.

 Las adendas a los pliegos de condiciones

 El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la ley 80 de 1.993.

 El acto de adjudicación y el acta de audiencia pública de adjudicación.

 El acta de declaratoria de desierta, en caso de que ocurra.

5.2. SELECCIÓN ABREVIADA

5.2.1. Adquisición o suministro de bienes y servicios

a) Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de diseño, o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos (Dotación de vestidos y calzado, mobiliario, insumos de oficina y papelería).

b) Adquisición o suministro de bienes y servicios de común utilización: Son aquellos generalmente requeridos para las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado en condiciones equivalente para quien los solicite en término de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere. Sin tener en cuenta la cuantía se pueden adquirir bienes y servicios de la siguiente manera:

 Subasta Inversa: Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 1082 de 2015 y en los respectivos pliegos de condiciones.

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 Subasta inversa presencial

 Subasta inversa electrónica

 Compra por Acuerdo Marco de Precios

 Adquisición a través de bolsas de productos

Modalidades

La subasta inversa tiene las siguientes condiciones generales:

I. Preparación de estudios y documentos previos, que tendrá una ficha técnica que deberá contener:

 Denominación del bien o servicio.

 Denominación técnica del bien o servicio.

 Unidad de medida.

 Descripción General.

II. Único criterio de evaluación: El Precio.

PARAGRAFO: Cuando el valor del contrato no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá optar por adquirirlos en los términos del Decreto 1082 de 2015, haciendo uso del procedimiento allí señalado.

Los procedimientos a seguir para esta modalidad de contratación (SUBASTA INVERSA) serán los establecidos por la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, es el siguiente:

a) La subasta inversa presencial: se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:

 La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas;

 La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;

 Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados;

 Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;

 La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;

 Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta;

 La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;

 Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

Parágrafo. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

b) La Subasta inversa electrónica:

 La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la entidad para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos.

 El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el menor de las propuestas iniciales de precio a que se refiere el Decreto 1082 de 2015.

 Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en los pliegos de condiciones.

 Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

 Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes.

 Para la suscripción del contrato por medios electrónicos, el representante legal o apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al Secop y a la entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en los pliegos de condiciones. En este caso, la remisión del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico que la entidad haya señalado en los pliegos de condiciones.

Parágrafo. La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte.

Conforme avanza la subasta el proponente será informado por parte del Sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

5.2.2. Contratación de menor cuantía

El procedimiento para la contratación de menor cuantía se efectuará conforme a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 y de acuerdo a las siguientes reglas:

 Estudios previos de conformidad con el contenido mínimo establecido en el numeral 2.2.1.1 del presente manual.

 Disponibilidad presupuestal

 El aviso de la convocatoria pública en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del portal Único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su Administrador.

 Elaboración de los proyectos de pliegos de condiciones con el contenido mínimo señalado en el Decreto 1082 de 2015.

 Las observaciones y sugerencias a los proyectos de pliegos y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

 El acto que dispone la apertura del proceso de selección el cual señalará la información contenida en el Decreto 1082 de 2015.

 La publicación de los pliegos de condiciones definitivos por un término no inferior a 5 días hábiles.

 Conformación de la lista de posibles oferentes dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso.

 Cuando el número de interesados sea superior a 10, el jefe de la entidad o su delegado escogerá a través del sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a 10, que se adelantará de conformidad con lo previsto en el Decreto 1082 de 2015.

 Las adendas a los pliegos de condiciones

 El informe de evaluación

 Publicación de la evaluación durante tres (3) días hábiles, término para presentar observaciones.

 El acto de adjudicación debidamente motivado.

 El acta de declaratoria de desierta, en caso de que ocurra.

5.3. CONCURSO DE MÉRITOS

Este procedimiento se efectuará conforme a las siguientes reglas:

 Preparación de estudios y documentos previos.

 Preparación de los requerimientos técnicos como parte xxx xxxxxx de condiciones.

 El acto que dispone la apertura del proceso de selección el cual señalará la información contenida en el Decreto 1082 de 2015.

 Convocatoria pública para la presentación de expresiones de interés, la cual no podrá ser de menos xx xxxx (10) días hábiles.

 Precalificación y conformación de la lista corta.

 Invitación a presentar propuestas, la cual no podrá ser menor de veinte

(20) días hábiles calendarios.

 Presentación y evaluación de propuestas técnicas.

 Elaboración del informe de evaluación.

 Apertura de la propuesta económica, definición del alcance de los servicios y del contrato.

 Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

5.4. CONTRATACIÓN DIRECTA.

Este procedimiento se efectuará conforme a las siguientes reglas:

1. Expedición del acto administrativo por parte del representante legal de la empresa que justifique la contratación directa y que contenga:

 El señalamiento de la causal que se invoca.

 La determinación del objeto a contratar.

 El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

 La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

EXCEPCIONES: a) En el evento previsto en el literal d) del numeral 4 del Artículo 2 de la ley 1150 de 2007 (contratación de empréstitos y la contratación de bienes y servicios en el sector defensa.) no se requiere de acto administrativo alguno, y los estudios que soportan la contratación, no serán públicos. b) En el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, no será necesario el acto administrativo (Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015). c) En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el presente artículo y no requerirá de estudios previos

2. Los estudios previos que deberán contener únicamente lo referido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015. Los estudios previos constarán en el expediente de la respectiva contratación.

5.4.1 Contrato para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

 Con base en los establecido en el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, la entidad puede contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.

 Tan solo se requiere la elaboración de los estudios previos que deberán contener de manera obligatoria lo siguiente:

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar.

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

 Este estudio previo no requiere publicación en el SECOP.

 Este tipo de contrato no requiere la expedición del acto administrativo que lo justifique.

5.4.2. CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTÍA

A. Estudios Previos. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:

1- La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

B. Tramitar ante la Gerencia la respectiva autorización para dar inicio al procedimiento.

C. Solicitar la expedición del respectivo Certificado de Disponibilidad presupuestal ante el Jefe de Presupuesto.

artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberá incluir la siguiente información:

1. El objeto

2. Plazo de ejecución

3. Forma de pago

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999.

Parágrafo: En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7º del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el Decreto 1082 de 2015. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

La comunicación de aceptación y la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal, para lo cual, las entidades adoptarán las medidas pertinentes para ajustar sus procedimientos financieros.

Parágrafo 1º: En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

Parágrafo 2º. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

Parágrafo 3º. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el gerente general sin que se requiera de pluralidad alguna. Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la

recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

Nota: En este procedimiento no será necesario estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta.

5.5. PROYECTOS XX XXXXXX DE CONDICIONES

En el caso de licitación, selección abreviada, y concurso de méritos, el proyecto xx xxxxxx de condiciones será elaborado por la dependencia solicitante, con base en los estudios previos y criterios técnicos formulados, utilizando las guías o modelos aprobados por el Comité Asesor y Evaluador de la entidad y el gerente general.

5.6. PUBLICACIÓN DE LOS PROYECTOS XX XXXXXX DE CONDICIONES.

Los proyectos de pliegos de condiciones serán publicados de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, en hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación con excepción de los contratos de mínima cuantía que se publicarán en la página web de EDUBAR S.A. ; con el objeto de proporcionarle amplia publicidad y divulgación ante los interesados en participar y recibir las observaciones que estimen pertinentes en procura de ajustar y perfeccionar las reglas que regularán el proceso

de contratación. La entidad analizará las sugerencias recibidas, acogerá las que estime conducentes y las consignará en el pliego de condiciones definitivo.

Las entidades estatales publicarán los proyectos de pliegos de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos. Esta publicación aplica para las modalidades de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada. En el caso de la causal de selección abreviada de menor cuantía se exceptúan los procesos cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la misma.

El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos, y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

Las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones deben ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior, según sea el caso. Los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

5.7. PLIEGO DE CONDICIONES.

Es el documento en el cual EDUBAR S.A., consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales y demás formas asociativas permitidas por la Ley) deban acreditar junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso licitatorio, selección abreviada o concurso de méritos.

En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten

declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos.

5.7.1 Contenido mínimo xxx xxxxxx de condiciones

De conformidad con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, y sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:

 La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes, según sea el caso,

 Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

 Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

 Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, distribución de los riesgos, mecanismos de cobertura del riesgo y demás asuntos relativos al mismo.

El detalle y descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas se presentarán siempre en documento separable xxx xxxxxx de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

La modificación xxx xxxxxx de condiciones se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o en caso de falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus

propuestas a las modificaciones realizadas, Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la prórroga del plazo en la licitación pública, en ningún otro caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

Las adendas no podrán expedirse dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de las adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y en horarios laborales

6. ETAPA CONTRACTUAL

6.1. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO:

Los contratos se suscribirán dentro los términos señalados en el pliego de condiciones, de lo contrario EDUBAR S.A., hará efectiva la garantía constituida para garantizar la seriedad de la propuesta.

La garantía de seriedad de la oferta deberá exigirse en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

Perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar ante EDUBAR S.A., dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones o en el contrato mismo, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y necesarios para su ejecución. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato.

6.2. SUPERVISIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

El objetivo principal de la supervisión consiste en velar porque el objeto y las obligaciones del contrato se cumplan en las condiciones de tiempo, modo y lugar

pactado, durante el término del mismo y mientras subsistan obligaciones a cargo del contratista, con el fin de obtener los resultados esperados por EDUBAR S.A. al contratar la adquisición de bienes, obras o servicios para garantizar el cumplimiento de los fines del contrato.

La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un Supervisor o Administrador o Interventor Externo, según el caso, quienes deberán cumplir las funciones fijadas por las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos.

6.2.1. Definición de supervisión

Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la secretaría general o por funcionarios de entidades adscritas o vinculadas al ente territorial cuando por la naturaleza de las mismas cumplan una función que tiene relación directa con el contrato a celebrar y que no requiere conocimientos especializados.

Para apoyar la función de supervisión de los funcionarios, EDUBAR S.A. podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. En todo caso el responsable de la labor de supervisión será el funcionario de planta designado.

Las actividades concernientes a la supervisión deberán ser ejercidas desde el momento de la designación formal hasta la liquidación del contrato o convenio, o hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o hasta el cierre del expediente del proceso contractual, bajo la observancia de los principios que rigen la función administrativa, la contratación pública y demás disposiciones legales y reglamentarias.

6.2.2. Facultades de la supervisión

El supervisor está facultado para actuar conforme con lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado en el presente Manual. Compete al supervisor:

 Exigir al Contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en las leyes, decretos y normas que le apliquen.

 Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al Contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.

 Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

 Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta serán por escrito y de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.

 Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

 Exigir al Contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidación del contrato, así como mantener vigentes las garantías contractuales y post contractuales indicadas contractual mente, en valor y vigencia.

 Solicitar la imposición de las sanciones previstas en el contrato, por el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.

6.2.3. Obligaciones generales de los supervisores

 Constatar que el contratista haya cumplido con la totalidad de los requisitos de ejecución y de los otros requisitos previos a la iniciación de la ejecución del objeto contractual.

 Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia objeto de contrato.

 Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas, especificaciones, ofrecimientos presentados a la entidad, procedimientos y demás condiciones contratadas.

 Controlar las etapas del desarrollo contractual y certificar la prestación del servicio y/o la entrega de bienes o productos.

 Controlar que el contratista cumpla oportunamente con las obligaciones contraídas en desarrollo del contrato.

 Formular las recomendaciones tendientes a la debida ejecución contractual que fueren del caso.

 Sustentar las decisiones que adopte o sugiera durante el ejercicio de sus actividades.

 Dejar constancia escrita de sus actuaciones.

 Guardar plena reserva con respecto a la información que conozca en ejercicio de las actividades a su cargo.

 Informar, de manera inmediata y oportuna, al gerente general cuando se produzcan incumplimientos parciales o totales de las obligaciones derivadas del contrato o de mala calidad de los bienes, productos o servicios entregados, o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato.

 Remitir a la secretaria general los informes en los términos y plazos establecidos en el contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que ante cualquier situación anormal en la ejecución, se informe de manera oportuna.

 Realizar el análisis general que sustente las solicitudes para la imposición de sanciones por incumplimiento.

 Estudiar y analizar las reclamaciones presentadas por el contratista y realizar las recomendaciones a que haya lugar con sujeción a las previsiones del respectivo contrato.

 Informar al gerente general hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.

Las demás que se requieran para procurar la debida, cumplida y oportuna ejecución del objeto contractual.

6.3. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS.

Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, por lo cual, el supervisor, administrador o interventor deberá solicitar oportunamente a la Gerencia General y al Grupo de Contratos y Adquisiciones, la aprobación del mismo, para que se proceda a la elaboración de la modificación o adición respectiva señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio que EDUBAR S.A., obtendrá con la misma e indicar el valor y/o el tiempo a adicionar, si fuere el caso.

Las modificaciones a los contratos pueden consistir en aclaraciones, adiciones, suspensiones, prórrogas o variaciones del contenido original en materia de obligaciones, condiciones, plazo, valor, alcance de las obligaciones, o de cualquier otra de las estipulaciones del contrato original, sin que en uso de esta facultad de modificación unilateral o bilateral del contrato, pueda llegar a modificarse el objeto contractual.

La modificación del contrato debe ser solicitada por el supervisor e interventor y autorizada por el responsable de la Secretaría o Dependencia solicitante del contrato, previo estudio de las razones o motivos que justifican tal modificación, el cual deberá venir suscrito por el interventor o supervisor del contrato.

En todo caso para que surta efecto, deberá suscribirse entre contratista y el gerente general el respectivo documento en el que conste la modificación autorizada por la administración.

6.3.1. Adiciones.

Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal. El supervisor, administrador o interventor deberá presentar la solicitud de adición con su respectiva justificación antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

La adición en valor no podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato, expresado en salarios mínimos mensuales legales (artículo 40 de la Ley 80 de 1993).

Si la adición se refiere a incremento del valor, debe tenerse en cuenta además lo siguiente:

a) Se debe contar con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal.

b) Se debe exigir al contratista el pago de los impuestos y contribuciones en caso que apliquen, así como el incremento que corresponda en el valor o la vigencia asegurada. c) Una vez suscrito el documento de adición debe enviarse oportunamente a la coordinación de presupuesto para la expedición del Registro Presupuestal correspondiente. d) Se deberá exigir al contratista la correspondiente ampliación de la garantía en la que se ampare el nuevo valor a asegurar. e) Los

contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento del valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes. f) Para el caso de adiciones en valor de los contratos de concesión, deberán tenerse en cuenta los montos, plazos y porcentajes que en materia de contratos de asociación público privada establece la ley.

La restricción del 50% no aplica para cuando se trate de mayores cantidades de obra ni para los contratos de interventoría cuando se requiera su adición para garantizar la adecuada vigilancia del contrato objeto de la misma. No obstante, en el primer caso deberá producirse un acta que formalice la autorización para la ejecución de las mayores cantidades, debidamente suscrita por el interventor así como por el Secretario de infraestructura pública, previa la obtención de la disponibilidad presupuestal que ampare el compromiso que se asume.

6.3.2. Otras modificaciones.

Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas.

6.3.3. Suspensión de los contratos.

La suspensión del contrato como medida excepcional, está encaminada a reconocer la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del objeto contractual pactado, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición. Por lo tanto, la suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad,

sujeta a un término o condición, período este durante el cual las obligaciones contenidas en el contrato no se ejecutan, pero sin que se impute ese tiempo al plazo pactado inicialmente por las partes. Para que proceda la suspensión del contrato, el supervisor deberá suscribir un acta con indicación de los motivos que llevaron a la suspensión del contrato, la aprobación y las razones que tuvo para autorizar o aprobar la suspensión, fecha del inicio de la suspensión, así como la fecha de la reanudación de la ejecución del contrato, la obligación que le nace al contratista para que mediante anexo, haga que la compañía de Seguros que expidió la póliza del contrato realice los ajustes a las vigencias de los riesgos amparados, conforme a su contenido. Dicho escrito servirá de soporte para solicitar lo pertinente a la compañía de seguros, y los demás aspectos que se consideren relevantes. El acta deberá ser suscrita por el supervisor o interventor y el contratista.

Una vez suscrita el acta, será obligación del supervisor o interventor remitir un original a la secretaria general a más tardar dentro de los dos (2) días siguientes a su suscripción, a fin de que en el expediente contractual repose el documento; así mismo acreditará de manera concomitante copia del oficio en que se le comunique a la aseguradora acerca de la ocurrencia de la suspensión con indicación expresa del número de la póliza o garantía.

6.3.4. Cesión de los contratos.

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante transfieren a otra u otras personas, total o parcialmente sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. La cesión requiere la previa aprobación del gerente general (Artículo 41, inciso 3, Ley 80 de 1993).

En los eventos en que EDUBAR S.A. a través de la gerencia general, autorice la cesión de un contrato, deberá enviarse a la coordinación del presupuesto el documento de cesión con la finalidad de que se actualice la información en el registro presupuestal, de acuerdo con las condiciones económicas pactadas en el contrato de cesión autorizado.

Cuando se trate de cesión de contrato, adjudicado en proceso de selección, el cesionario aportará la documentación requerida para la evaluación en el pliego de condiciones, a fin de que el comité evaluador que se conformó para el proceso, proceda a verificar que cumple con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones, verificados inicialmente al cedente.

En los casos de cesión de contrato de prestación de servicios, se requiere que previamente el supervisor del contrato certifique la idoneidad del contratista, anexando los documentos requeridos para tal fin. Será idóneo quien cuente con preparación y experiencia similar o superior a la del cedente, exigida en el estudio previo que dio origen al contrato de prestación de servicios. De igual manera deberá aportarse los documentos para contratos de prestación de servicios profesionales.

En todos los casos en que se acepte la cesión del contrato, será obligación del nuevo contratista actualizar las pólizas en relación al tomador cuando a ello hubiere lugar.

En el caso que se pretenda hacer modificación en el personal que fue presentado en la propuesta, el interventor y supervisor del contrato deberán analizar que el nuevo o nuevos profesionales cumplan con las mismas calidades o superiores de experiencia, idoneidad, estudios y demás aspectos que fueron requeridos en el pliego de condiciones para poder avalar los cambios.

6.3.5 Reinicio del Contrato

Una vez se superen las circunstancias por las cuales se produjo la suspensión, el supervisor o interventor y el contratista suscribirán un acta dejando constancia de tal situación y se reanudará la ejecución; es deber del contratista dar aviso sobre el reinicio a la aseguradora y el supervisor deberá velar por el cumplimiento de esta obligación. Es necesario que se realice el reinicio para que la ejecución del contrato se pueda dar, ya que durante la suspensión no hay lugar a realizar actividad alguna.

Una vez suscrita el acta, será obligación del supervisor o interventor remitir un original a la Secretaria General del acta de reinicio a más tardar dentro de los dos

(2) días siguientes a su suscripción, a fin de que en el expediente contractual repose el documento; así mismo acreditará de manera concomitante copia del oficio en que se le comunique a la aseguradora acerca de la ocurrencia del reinicio con indicación expresa del número de la póliza o garantía.

6.4. GARANTÍAS

Los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Los proponentes presentarán garantías de seriedad de los ofrecimientos hechos. (Art 7 Ley 1150 de 2.007)

 No obligatoriedad de la Garantía

 Contrato de Mínima Cuantía

 Contrato de Empréstitos

 Contrato de Seguros

 Contratos Interadministrativos

6.5. TERMINACION DE LOS CONTRATOS

Se entiende terminado el contrato, una vez se haya cumplido la totalidad de las obligaciones pactadas o se halla vencido el plazo establecido para la ejecución del mismo.

Formas de terminación de los contratos:

a) Normalmente, cuando se cumple totalmente el objeto contratado o cuando se termina el plazo, lo que ocurra primero. b) Anormalmente, por caducidad, terminación anticipada, por acuerdo entre las partes, por terminación unilateral.

Con la terminación del contrato, surge la obligación de liquidación en los contratos de tracto sucesivo o en los que se haya considerado necesario pactar tal condición.

No será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

Los contratos de obra y los convenios que se suscriban en nombre de EDUBAR S.A., como requisito previo a su liquidación requerirán de acta de recibo final, en el que conste el recibido a satisfacción del objeto del contrato y la discriminación de las evidencias aportadas, así como los ajustes, reparaciones o modificaciones que deba hacer el contratista en el plazo que para el efecto se disponga. El acta deberá ser suscrita a la fecha de terminación por el contratista, el interventor y/o supervisor y el jefe de la dependencia solicitante del contrato.

El acta de recibo final, junto con los anexos que dan cuenta de la total ejecución del contrato será el insumo requerido para que el gerente general pueda proceder a suscribir el acta de Liquidación.

El gerente general, deberá verificar el contenido del acta de liquidación y los soportes aportados por el supervisor- y/o interventor y el contratista para proceder a la suscripción de la misma.

6.5.1. Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes.

Los contratos se liquidarán por mutuo acuerdo de las partes dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o del que acuerden las partes para el efecto. Si este término no se contempló, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. (Inciso 1 del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007).

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

Esta liquidación debe hacerse durante el tiempo establecido en el pliego de condiciones o dentro del término que acuerden las partes en el contrato. De no existir tal disposición deberá realizarse la liquidación dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

El contratista deberá presentarse a la liquidación en la fecha indicada por la administración a través de la convocatoria que para tal fin le haga el interventor o supervisor del contrato, a la dirección que repose en el expediente contractual. Copia de dicha citación deberá enviarse a la Secretaria General para el correspondiente archivo.

6.5.2. Unilateral.

Si no es posible realizar la liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que le haga Edubar S.A., o las partes no lleguen a ningún acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo, mediante acto administrativo motivado de conformidad con lo dispuesto en el C.P.C.A. (artículo 11 de la Ley 1150 de 2007).

Para liquidar unilateralmente un contrato se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) El supervisor del contrato, preparará el proyecto de acta de liquidación. Dicha acta deberá ser revisada por la Secretaria General. b) El Supervisor procederá a comunicarle al contratista dicho proyecto, haciéndole saber que tiene cinco (5) días hábiles para su suscripción definitiva o para que presente las observaciones que estime pertinentes. c) En el evento de no existir acuerdo respecto a las observaciones o el contratista se negare a firmar el acta, el gerente general proyectará la resolución de liquidación unilateral, indicando las razones y soportes que servirán de base para tal decisión. d) Una vez proferido el acto administro suscrito por el funcionario delegado para la liquidación se notificará al contratista en los términos previstos en el Código de Procedimiento y Contencioso Administrativo, advirtiéndole que contra éste procede el recurso de reposición de acuerdo con lo establecido en la citada norma. e) Ejecutoriado el acto administrativo de liquidación unilateral, prestará mérito ejecutivo respecto de las sumas que allí se registren a favor de EDUBAR S.A., para lo cual corresponderá al área competente adelantar las acciones que correspondan.

6.6. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES

El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.

El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede ser total o parcial. Es obligación del supervisor, administrador o interventor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactas e informar al gerente general cuando los

requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción o en forma oportuna con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de sanciones de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato.

6.6.1. Multas.

En desarrollo de lo anterior y del deber del control y vigilancia de los contratos celebrados, EDUBAR tendrá la facultad de imponer multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá precedida de “Audiencia del Afectado” que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista.

Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. Podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al Contratista sin perjuicio de que pueda imponer y cobrar la cláusula penal pecuniaria, hacer efectivas las garantías y declarar la caducidad, según el caso. (Art 17 de la Ley 1150 de 2007).

 Cláusula penal pecuniaria. En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, éste deberá pagar a Edubar S.A., a título xx xxxx, la suma establecida en el contrato y su valor se imputará al pago de los perjuicios causados. Edubar S.A. podrá descontar el valor de la cláusula penal directamente de los saldos que se adeuden al contratista, o de la garantía constituida, y si no fuere posible hará efectivo su cobro por vía judicial.

 Caducidad. La declaratoria de la caducidad administrativa de los contratos puede declararse cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, afecta de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que se puede llegar a paralizar la ejecución del mismo (artículo 18 de la Ley 80 de 1993). En caso de declaratoria de caducidad, no habrá lugar a indemnización para el contratista, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la Ley 80 de 1993. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.

7. ETAPA DE LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El período de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados a la entidad y se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar x xxx y salvo. No todos los contratos deben ser liquidados. Se liquidan aquellos cuya ejecución se prolonga en el tiempo e implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran (artículo 60 de la Ley 80 de 1993, subrogado por la Ley 1150 de 2007)

En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el Acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que legaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.

Para la liquidación se le exigirá al contratista la extensión o ampliación de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio suministrado, o la provisión de repuesto y accesorio, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la entidad, ésta deberá adelantar las correspondientes acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada caso.

8. FORMAS DEL CONTRATO

8.1. CON FORMALIDADES PLENAS

Habrá lugar a la celebración de contratos escritos cuando supere la mínima cuantía establecida en EDUBAR S.A. No requerirán ser elevados a escritura pública con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad.

9. PARTE COMPLEMENTARIA

9.1. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA, EL CONCURSO DE MÉRITOS Y LA SELECCIÓN ABREVIADA

Los documentos y actuaciones relacionados a continuación, son aplicables a los procesos de selección que se desarrollen a través de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos:

9.1.1. Aviso de convocatoria

En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública, la cual deberá publicarse en el SECOP y en la página Web de la entidad por parte de la dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación y deberá contener la información necesaria mediante la cual EDUBAR S.A. dará a conocer:

 El nombre y dirección de la Entidad Estatal.

 La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación. o El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

 La modalidad de selección del contratista.

 El plazo estimado del contrato.

 La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

 El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

 Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

 Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a MYPIMES.

 Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

 Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

 El Cronograma.

 La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

9.1.2. Acto administrativo de apertura del proceso de selección

El gerente general expedirá el acto administrativo, por medio del cual ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada o concurso de méritos, el cual deberá contener:

 El objeto de la contratación a realizar.

 La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

 El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

 El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

 La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

 El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. o Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección. (Ejemplo: señalar si es proceso fue limitado a MYPIMES)

9.1.3. Pliego de condiciones

El pliego de condiciones debe contener los requisitos que se enuncian a continuación. Adicionalmente deberá tenerse en cuenta para su configuración las condiciones especiales aplicables a las modalidades de licitación, selección abreviada y concurso de méritos en los términos del artículo 40, numeral 1 artículo 41, y el 2.2.1.2.2.1.6 del decreto 1082 de 2015. De igual manera se podrá tener en cuenta los pliegos tipo que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

El pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta.

 La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

 La modalidad del proceso de selección y su justificación.

 Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

 Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

 Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato. o Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

 El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

 Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

 Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

 La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial. o Los términos, condiciones y minuta del contrato.

 Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

 El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.

 El Cronograma.

9.1.4. Xxxxxxx y formularios de respuesta a observaciones

Las modificaciones a los pliegos de condiciones se realizarán mediante adendas, las cuales deberán ser suscritas por el gerente general y con explicación necesaria del motivo de la modificación. Las respuestas a las observaciones formuladas al pliego de condiciones que no impliquen modificación a su contenido, serán consignadas en formularios de respuestas.

Las adendas deberán expedirse hasta un día hábil anterior a la fecha y hora del cierre. Para el caso de licitación pública, no podrá expedirse dentro de los tres (3) días hábiles anteriores a la fecha del cierre. Para tal efecto, será deber de la dependencia competente resolver los asuntos planteados en las observaciones e inmediatamente comunicar al gerente general su recomendación, a efectos de que éste pueda expedir y publicar la adenda y/o el formulario de respuestas a las

observaciones dentro de los términos previstos en la normatividad vigente y en el pliego de condiciones, su publicación solo será posible entre las 7 am y las 7 pm.

En caso de ser necesario, como consecuencia del contenido de la adenda, deberá hacerse el ajuste al estudio previo y su correspondiente publicación.

9.1.5. Acta de diligencia de cierre del proceso de selección

La diligencia de cierre de la licitación, selección abreviada o concurso de méritos, (Mínima cuantía) se registrará en un acta que será suscrita por el profesional encargado del trámite del proceso, y por los proponentes que estén interesados. El formato de esta acta de cierre deberá permitir consignar como mínimo los siguientes aspectos:

 Nombre de los proponentes e integrantes en caso de consorcios, uniones temporales.

 Fecha y hora de presentación de las propuestas.

 Número de libros y folios de la propuesta. En caso que las propuestas no estén foliadas, será obligación del profesional encargado del trámite del proceso, su foliación durante el acto de cierre del proceso, de lo cual se dejará constancia.

 El precio propuesto, (cuando proceda.)

 Número, valor, compañía aseguradora y vigencia de la garantía de seriedad. (cuando aplique)

 Identificación de los documentos de cada propuesta que cuentan con reserva legal.

La entidad no proporcionará información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deben entregarse en sobres cerrados a la entidad y solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejará constancia en el acta de cierre. Lo anterior, sin perjuicio de las reglas particulares sobre la subasta inversa, el concurso de méritos y la mínima cuantía. Cuando se soliciten copias de las propuestas las mismas se expedirán siempre y cuando se cancelen previamente las mismas y publicado el informe de evaluación, ya que antes de ello, las ofertas están repartidas al comité evaluador para lo propio.

La entidad dejará constancia en el acta de cierre de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas en el inciso anterior, así como, si alguna de ellas hubiera sido abierta con anterioridad al cierre. Así mismo si hay lugar a refoliación.

9.1.6. Informe de evaluación

La evaluación de las propuestas estará a cargo del Comité evaluador, quien tendrá a su cargo la verificación de los requisitos habilitantes y de ponderación de las propuestas recibidas en desarrollo del proceso de contratación. Como resultado de la consolidación de la evaluación realizada a cada requisito, de tipo jurídico, técnico o de ponderación, se estructurará el informe de evaluación.

Cada informe deberá permanecer junto con las propuestas evaluadas, disponible para su consulta por el término que indique la ley, a efectos de que los proponentes puedan presentar observaciones a su contenido.

En los eventos en que los proponentes soliciten copia de las demás propuestas, previamente el solicitante deberá haber consignado el valor de la copia en los términos del acto administrativo que así lo establezca.

9.1.7. Conformación del comité asesor o evaluador

Cada proceso de contratación tendrá un comité evaluador, designado mediante acto administrativo, el cual estará integrado por un número plural e impar de miembros así:

a) Jefe de la Oficina jurídica o quien haga sus veces. b) Asesor Financiero. c) Jefe

(s) de la dependencia (s) que requiera el contrato, y/o funcionario o contratista. d) Secretaría general e) Coordinación de compras y logística.

El profesional encargado de la evaluación será designado por el Jefe de cada una de las dependencias citadas, en función de la especialidad, experiencia y conocimiento de cada funcionario, quien tendrá las siguientes responsabilidades:

A. Jefe de la Oficina jurídica o quien haga sus veces

a) Adelantar la evaluación de los requisitos habilitantes de naturaleza jurídica, de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones. b) Xxxxxx a los demás integrantes del comité evaluador en la interpretación y aplicación de las

disposiciones xxx xxxxxx de condiciones. c) Preparar las solicitudes de aclaración de las propuestas a los correspondientes proponentes. d) Apoyar la consolidación del informe de evaluación. e) Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación y apoyar la consolidación del informe final de evaluación.

f) Asistir a la audiencia de adjudicación. g) Sustentar ante la gerencia general las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación. h) Apoyar la interpretación y aplicación de las reglas relativas al puntaje de las propuestas.

B. Asesor Financiero

a) Adelantar la evaluación de la capacidad financiera de los proponentes, de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones. b) Preparar las solicitudes de aclaración de sus propuestas a los proponentes. c) Apoyar la consolidación del informe de evaluación. d) Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación y apoyar la consolidación del informe final de evaluación. e) Asistir a la audiencia de adjudicación. f) Sustentar ante el gerente general las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación. g) Efectuar la revisión aritmética de los ofrecimientos económicos

C. Jefe de la dependencia que requiera el contrato

a) Adelantar la evaluación de los aspectos técnicos y económicos de los ofrecimientos, de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones. b) Efectuar la revisión aritmética de los ofrecimientos económicos. c) Preparar las solicitudes de aclaración de sus propuestas a los proponentes. d) Apoyar la consolidación del informe de evaluación. e) Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación y apoyar la consolidación del informe final de evaluación. f) Asistir a la audiencia de adjudicación. g) Sustentar ante el gerente general las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación. h) Asignar el puntaje a las propuestas hábiles de acuerdo con lo dispuesto en el pliego de condiciones, y recomendar el orden de elegibilidad o la declaratoria de desierta.

D.

a) Consolidar el resultado de las evaluaciones realizadas por los distintos integrantes del comité Asesor o Evaluador b) Verificar la aplicación estricta de las condiciones xxx xxxxxx en la evaluación efectuada por los integrantes del comité e informar al gerente general sobre el resultado de la misma, antes de su publicación.

c) Consolidar las solicitudes de aclaración de propuestas a los proponentes. d) Consolidar la respuesta a observaciones formuladas al informe de evaluación. e)

Asistir a la audiencia de adjudicación. f) Sustentar ante la gerencia general las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación.

E. Coordinación de compras y logística

a) Verificará que el contenido económico de las ofertas se ajuste a los precios xx xxxxxxx consultados y de este aspecto dejará constancia en el informe de evaluación. b) Apoyo en la verificación del cumplimiento de los requisitos de contenido técnico en las propuestas presentadas.

Cada integrante del comité evaluador será responsable ante la gerencia general por las recomendaciones que formule en relación con la evaluación y calificación de las propuestas. En caso de existir desacuerdo entre los integrantes del comité evaluador, será el gerente general quien tome la decisión de forma motivada de acuerdo con sus propios análisis y conclusiones. En caso que lo estime pertinente podrá solicitar apoyo de la Oficina Jurídica o del comité de contratación y compras.

Además de las responsabilidades relacionadas en este parágrafo, son obligaciones de los funcionarios evaluadores, las siguientes:

a) Xxxxxse en su proceder a lo dispuesto en la ley y el pliego de condiciones y atendiendo los plazos fijados en el pliego. En caso que se requiera alguna aclaración del contenido de la oferta, deberá informar con la debida anticipación al funcionario de tramitar el proceso de contratación, a fin de que se tomen las medidas que correspondan. b) Guardar estricta reserva y confidencialidad de toda la labor que adelanten, así como de las conclusiones que surjan como resultado de su actividad. c) Informar cualquier anomalía detectada durante el desarrollo de los procesos de contratación. d) Abstenerse de establecer cualquier tipo de contacto con alguno de los proponentes que participe del correspondiente proceso de contratación, o de recibir dádivas, obsequios o favores de cualquier índole o naturaleza. e) Sustentar el informe de evaluación ante el gerente general. f) Documentar debidamente todo el proceso de evaluación de manera que se pueda verificar y constatar la labor desarrollada y entregar toda la información a la dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación, para su correspondiente archivo y custodia. g) Xxxxx por la integridad de las propuestas sin mutilarlas o afectarlas de tal manera que se comprometa su contenido. h) Responder de manera motivada y sustentada cada una de las observaciones que competan al área que representa, presentadas por los proponentes al informe de evaluación, así como todas y cada una de las razones que se esgriman para soportar el reproche o desacuerdo. En todo caso las respuestas de carácter técnico

deberán ser respondidas por el área que generó la necesidad y sometidas a consideración del gerente general. i) De acuerdo con el resultado de la evaluación, recomendar al gerente general, la propuesta más conveniente para efectos de la adjudicación, o la declaratoria de desierta.

9.1.8. Acto de adjudicación o declaratoria de desierta

En el proceso de Licitación Pública, en la fecha y hora establecida en el cronograma, el gerente general realizará la audiencia de adjudicación mediante acto administrativo motivado, de carácter irrevocable y obligatorio tanto para EDUBAR

S.A. como para el adjudicatario, sin perjuicio de la revocatoria a que se hace referencia en el artículo 9 de la ley 1150 de 2007 y de la aplicación del inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. En la audiencia se deberá dar respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación y será deber de los miembros del comité estar presentes en la audiencia.

El gerente general, por la existencia de motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista, podrá dentro del mismo término de adjudicación, declarar desierto el proceso mediante resolución motivada, en la que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que llevaron a tomar esta decisión. Este acto administrativo será susceptible de recurso de reposición, el cual deberá presentarse en las condiciones y términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y se entenderá notificado en la audiencia en que se adopte la decisión respecto de los proponentes asistentes, o en su defecto, cuando se surtan los trámites de notificación definidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

En los procesos de Selección abreviada de Menor cuantía la adjudicación se realizará en la fecha y hora establecida en el cronograma, mediante acto administrativo motivado y se publicaran junto con las respuestas al informe de evaluación.

En los casos de subasta y concurso de méritos la adjudicación se realizará una vez cumplidos los trámites pertinentes.

9.1.9. Recurso de reposición

Contra el acto de declaratoria de desierto del proceso de selección procede el recurso de reposición que debe ser interpuesto y resuelto en los términos de la ley 1437 de 2011.

El recurso, deberá interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso, ante el gerente general o que profiera la decisión.

El recurso deberá interponerse por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo presenta ha sido reconocido en la actuación.

El recurso deberá reunir, además, los siguientes requisitos:

 Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.

 Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.

 Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer.

 Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio.

Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados. Si el recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar la calidad de abogado en ejercicio, y prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de dos (2) meses. Si no hay ratificación se hará efectiva la caución y se archivará el expediente.

Si el escrito con el cual se formula el recurso no se presenta con los requisitos previstos anteriormente, el funcionario competente deberá rechazarlo.

El recurso se tramitará en el efecto suspensivo.

Los recursos de reposición y de apelación deberán resolverse de plano, a no ser que al interponerlos se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario decretarlas de oficio.

Cuando con un recurso se presenten pruebas, si se trata de un trámite en el que interviene más de una parte, deberá darse traslado a las demás por el término de cinco (5) días. Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello un término no mayor de treinta (30) días. Los términos inferiores podrán prorrogarse por una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días.

En el acto que decrete la práctica de pruebas se indicará el día en que vence el término probatorio.

Vencido el período probatorio, si a ello hubiere lugar, y sin necesidad de acto que así lo declare, deberá proferirse la decisión motivada que resuelva el recurso.

La decisión resolverá todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas y las que surjan con motivo del recurso.

De los recursos podrá desistirse en cualquier tiempo.

9.10. Notificación del contenido del acto administrativo de declaratoria desierta del proceso de selección

El acto administrativo de declaratoria desierto del proceso deberá notificarse personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.

En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, de la procedencia del recurso de reposición, la autoridad ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo.

El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.

La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:

 Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.

 En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos.

Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se utilizará la citación para notificación personal, de este modo se le enviará una citación a la dirección, al

número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente contentivo de la propuesta, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.

Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente contentivo de la propuesta, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, la procedencia del recurso de reposición, la autoridad ante quien deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.

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