Contract
4.2 PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA POR
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Describir los criterios y actividades para realizar adquisiciones por modalidad de compra por Contrato Abierto, en el marco de la normativa aplicable.
2. MARCO NORMATIVO:
x. Xxx de Contrataciones del Estado y su Reglamento
x. Xxx Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
x. Xxx del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
d. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
x. Xxx Contra la Corrupción
f. Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas
x. Xxxx de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra
h. Reglamento Orgánico Interno del MSPAS, Acuerdo Gubernativo número 115-99.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No. | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
1. | Elabora “Solicitud de Pedido” y traslada a Sección de Compras de la Unidad Ejecutora, adjuntando la “Requisición Despacho xx Xxxxxxx” que fue sellada y firmada por el Encargado/Auxiliar xx Xxxxxxx, como comprobante de la verificación de existencias en almacén. Nota: En el caso de medicamentos, material médico quirúrgico y fórmulas sucedáneas también debe adjuntar a la “Solicitud de Pedido” el “Dictamen Técnico Comité de Farmacoterapia”, según formato establecido. | Unidad solicitante |
2. | Revisa solicitud y establece cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: devuelve a la Unidad solicitante para que complete la misma, o elabore una nueva solicitud de ser necesario. Nota: El Encargado/Asistente/Analista de Compras debe publicar en el Sistema Guatecompras la programación cuatrimestral de las adquisiciones de medicamentos, dispositivos médicos, gases médicos, fórmulas infantiles, material de diagnóstico por imágenes y formulas sucedáneas de la leche materno, cuando aplique según lo establecido en las bases del evento de contrato abierto. Sí: verifica que los bienes y suministros requeridos se encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) y continúa en paso número 4; de no estar incluidos informa al Jefe de la Unidad solicitante, continúa en paso número 3. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
3. | Elabora justificación de la compra, actualización del PAAC y gestiona la autorización del Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Gerente Administrativo Financiero en las Unidades Ejecutoras. Entrega la justificación en la Sección de Compras de la | Jefe de la Unidad solicitante |
No. | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
Unidad Ejecutora para continuar con el proceso. | ||
4. | Solicita verificación de disponibilidad presupuestaria al Encargado de Presupuesto. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
5. | Verifica disponibilidad presupuestaria en el sistema de control interno. ¿Existe disponibilidad presupuestaria? No: notifica la falta de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central/Gerente Administrativo Financiero en Unidades Ejecutoras para la autorización de la modificación presupuestaria, de acuerdo al procedimiento de “Reprogramación de Subproductos”. Sí: anota la (s) partida (s) presupuestaria (s) correspondiente (s) y el renglón del gasto en la “Solicitud de Pedido” y devuelve al Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx. | Encargado de Presupuesto |
6. | Verifica por medio de la página Web de Guatecompras, si el bien o suministro solicitado aparece en el listado de productos y proveedores en Contrato Abierto. (Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 25, literal “e” primer párrafo y literal “o”). ¿Existe el bien o suministro solicitado en contrato abierto? No: Inicia procedimientos de adquisiciones, de acuerdo al monto de la compra. (“Compra Directa”, “Compras por Cotización” o “Compras por Licitación”). Sí: verifica con los proveedores la existencia para garantizar las cantidades totales requeridas del bien o suministro. NOTA: En el caso que un solo proveedor no cuente con la existencia suficiente para cumplir con las cantidades requeridas, el Encargado/Asistente/Analista de Compras puede realizar la compra a más de un proveedor, siempre y cuando existan varios | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
No. | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
proveedores para el mismo bien o suministro. | ||
7. | Selecciona el proveedor (en el caso de existir más de un proveedor), en caso contrario adjudica la compra al proveedor que aparece en el listado de productos en Contrato Abierto. Traslada “Solicitud de Pedido” al Encargado de Presupuesto. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
8. | Establece modalidad de pago y devuelve “Solicitud de Pedido” al Encargado/Asistente/Analista de Compras. | Encargado de Presupuesto Unidad Ejecutora |
9. | Recibe solicitud de pedido e identifica modalidad de pago. a) Pago por fondo rotativo: Continúa procedimiento en paso No. 13. b) Acreditamiento en Cuenta: Traslada “Solicitud de Pedido” al Responsable del Centro de Costo y continua procedimiento. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
10. | Elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx. | Responsable de Centro de Costo |
11. | Realiza consolidación de pre órdenes de compra en el SIGES. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
12. | Crea, registra y autoriza “Orden de Compra” en el Sistema de Gestión (SIGES), para que el Encargado de Presupuesto realice las actividades según procedimiento “Registro de Compromiso, Devengado y Pagado a través de SIGES”. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
13. | Notifica en el SIGES la “Orden de Compra”, la imprime y firma, solicita la firma de aprobación del Jefe de Compras y Jefe del Departamento Administrativo de la Gerencia General Administrativa Financiera en Planta Central y en las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero y Director. Cuando corresponda gestiona Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF- y adjunta al expediente. | |
14. | Notifica al proveedor, indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. En el caso de acreditamiento en cuenta además entrega copia electrónica de la orden de compra. | Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx |
No. | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
15. | Traslada copia de la “Solicitud de Pedido y la “Orden de Compra” al Encargado / Auxiliar xx Xxxxxxx. | Encargado/Asistente/Analista de Compras |
16. | Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Almacenamiento de Materiales, Suministros, Mobiliario y Equipo”. Si el proveedor no cumplió con la entrega total del producto en el tiempo que establece el contrato, notifica al Gerente Administrativo y al Encargado/Asistente/Analista de compras. Nota: Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Encargado/Asistente/Analista de Compras o la persona designada para el efecto. | Encargado/Auxiliar xx Xxxxxxx |
17. | Traslada al Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx o la persona designada para el efecto, la factura (en original), formulario Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H en original (firmado por el Encargado xx Xxxxxxx en caso de ser solamente suministros, y por el Encargado de Inventario en el caso de bienes fijos). | Encargado/Auxiliar xx Xxxxxxx |
18. | Conforma el expediente, de la manera siguiente: • “Solicitud de Pedido” • Factura razonada por la persona responsable de autorizar la compra • “Orden de Compra” del Sistema de Gestión (SIGES) • Formulario “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H” (cuando aplique) • “Certificación de Inventario” y copia de programación de equipo (en caso de bienes inventariables) • “Constancia de Satisfacción del Servicio” (en el caso de servicios contratados y recibidos) • Documentos probatorios que se generaron durante el proceso de compra por contrato abierto referidos en este procedimiento y que cumplan con los requisitos legales (Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento) y técnicos para justificar o respaldar la compra. | Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx |
19. | Traslada expediente debidamente conformado a la Sección de Contabilidad para gestionar el pago, según | Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx |
No. | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
procedimiento “Registro de Compromiso, Devengado y Pagado a través de SIGES”. | ||
20. | Recibe la constancia de recepción del expediente con sello de recibido y archiva copia del expediente. | Encargado/Asistente/Analista de Xxxxxxx |
4. ANEXOS
Incumplimiento en la entrega y variación de las condiciones contratadas Denuncia por incumplimiento de entrega
1) Oficio notificando el incumplimiento de entrega y/o variación de las condiciones contratadas, dirigido a la autoridad administrativa superior (Director) o a quien designe, notificando el incumplimiento; debiendo de adjuntar:
2) Fotocopia de la orden de compra de SIGES o pedido de los productos que notifica, acompañando la constancia de recibido por el contratista o indicar el nombre de la persona que confirmó la recepción de la orden de compra de SIGES, enviada por cualquier medio lo cual debe hacer constar en acta correspondiente;
3) Nota de justificación del Contratista, firmada por el propietario, Representante Legal o Mandatario de la persona individual o jurídica, en la cual indique la razón del incumplimiento, o en su defecto, certificación de acta elaborada y firmada por el Director Ejecutivo, Gerente Administrativo Financiero, Jefe de Compras y Encargado xxx Xxxxxxx ó Jefe xx Xxxxxxx de la Unidad Ejecutora que notifica, en la que haga contar que el contratista no justificó el incumplimiento; debe suscribirse el día hábil siguiente de vencido el plazo de entrega del cien por ciento (100%) del producto; (11 días para Material Médico Quirúrgico y 21 días para Productos Medicinales y Farmacéuticos).
4) Cuando se establezca que existe incumplimiento de entrega del producto, el Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora con el Visto Bueno del Director, debe elaborar la denuncia y hacerla llegar al Departamento de Adquisición y Mantenimiento – DAM-, el que debe de contener petición concreta formulando solicitud de la No Objeción, para realizar la compra del producto objeto de la denuncia por otra modalidad de adquisición siempre y cuando no exista otro proveedor en contrato abierto, posteriormente, el DAM, debe dar curso a la misma si procede, previo al análisis que permita la depuración y consolidación de la información y de haber corrido audiencia por dos (2) días hábiles, a la empresa que no haya incumplido, posteriormente, trasladar el expediente a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE), para que aplique la sanción que corresponda de conformidad con la Ley.
Denuncia por sospecha de incumplimientos de calidad
1) Cuando se tenga duda de incumplimiento de calidad de los productos, reacción adversa o falla terapéutica, se tendrá que formar el expediente debidamente documentado con reportes recibidos de los distintos servicios que fundamenten la veracidad y objetividad del problema;
2) El jefe inmediato del servicio de la Unidad Ejecutora, lo eleva al Comité de Terapéutica, o su equivalente, donde lo discuten, documentan y complementan el expediente con acta; este expediente es trasladado a la autoridad administrativa superior (Director) de las dependencias requirentes o quien esta designe, a fin que se efectúe el análisis correspondiente que permita la depuración y consolidación de la información;
3) El Gerente Administrativo Financiero, con el Visto Bueno de la autoridad administrativa superior (Director), traslada la denuncia y la documentación de respaldo con oficio al Jefe del Departamento de Regulación y Control de Productos Farmacéuticos y Afines, para que se realice la investigación y/o muestreo correspondiente para el análisis respectivo;
Posteriormente el Departamento de Regulación y Control de Productos Farmacéuticos y Afines, si procede, traslada el expediente a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE), para que aplique la sanción que corresponda de conformidad con la ley;
4) Para formar el expediente de la denuncia por incumplimiento de calidad, se deberá de cumplir con los requisitos indicados en el Formulario de Presentación de Denuncia por Incumplimiento de Calidad, el cual deberá ser adjunta a la circular;
5) Se deberá de enviar fotocopia del expediente al Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento –DAM- para poder tener el control de las denuncias por incumplimientos de calidad.
Excepciones
Si se trata de bienes y suministros, la Autoridad Superior (Ministro) no debe autorizar el pago de adquisiciones hechas por otro sistema si los precios son iguales o superiores a los que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados en Contrato Abierto. (Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 25, literal “n” primer párrafo).
Para el caso de Productos Medicinales y Farmacéuticos, Dispositivos Médicos, Gases Médicos, Fórmulas Infantiles, Material de Diagnóstico por Imágenes, y Formulas Sucedáneas de la leche materna, por la naturaleza de los mismos, los documentos de Contrato Abierto deben incluir la prohibición de adquirir tales bienes fuera de los contratos abiertos que se hubieran celebrado para el efecto. (Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 25, literal “n” segundo párrafo).
5. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COTIZACIÓN
Encargado/Asistente/Analista de Compras Encargado de Centro de Costo Encargado/Auxiliar xx
Xxxxxxx
1
Recibe solicitud de
pedido
Fondo rotativo
Identifica modalidad
de pago
Acreditamiento en cuenta
Notifica al proveedor
Traslada solicitud de
pedido
Elabora pre orden de
compra y traslada
Traslada documentación, según aplique al Encargado/ Auxiliar xx Xxxxxxx
Realiza consolidación de pre órdenes de compra en SIGES
Crea, registra y autoriza
Orden de compra en SIGES
Notifica en el SIGES la orden de compra, imprime y firma, gestiona firma de aprobación
Realiza recepción de insumos y traslada documentos de respaldo
Conforma expediente y gestiona pago. Archiva expediente
FIN