Contract

Con el fin de evaluar permanentemente la gestión de ejecución del objeto y obligaciones contractuales entre la entidad que soporta el servicio de apoyo asistencial o administrativo y la Clínica xxx Xxxxx, se establecen las siguientes políticas de control y seguimiento, cuya aplicabilidad será de obligatorio cumplimiento una vez el contrato haya sido suscrito, durante su ejecución y hasta su terminación.

I. Compromisos.

Todo contrato celebrado entre la Clínica y cualquier otra entidad, deberá contener una cláusula compromisoria donde se garantice que el contratista conocerá y estará sujeto a las directrices y demás aspectos consignados en el PR-DFG1-5 Procedimiento institucional de Interventoría y supervisión de contratos.

II. Responsabilidades de vigilancia, control y seguimiento.

o Existirá un grupo interventor por cada contrato, el cual estará constituido por:

A. Un interventor principal designado única y exclusivamente por la Gerencia de la Clínica xxx Xxxxx, quien será notificado formalmente a través de oficio de asignación una vez se haya establecido el acuerdo contractual y en un lapso no mayor a siete días hábiles. El interventor principal será el encargado de garantizar el adecuado desarrollo del proceso.

B. Un interventor estratégico: Funcionario del área de gestión de calidad, quien se encargará de realizar seguimiento al cumplimiento de los requerimientos específicos de dicha área que hayan sido determinados en el acuerdo y que correspondan a la Normatividad legal aplicable, se encargará de garantizar la presentación por parte de todo el grupo, de informes necesarios que reflejen el avance y demás aspectos relevantes.

C. Un interventor operativo en salud ocupacional: Será el jefe de salud ocupacional, quien se encargará de realizar seguimiento al cumplimiento de los requerimientos específicos de dicha área y que correspondan a la Normatividad legal aplicable.

D. Un profesional de apoyo quien realizará supervisión específica de áreas de acuerdo con la necesidad de intervención.

o Una vez se establezca el acuerdo contractual el grupo interventor deberá realizar:

A. Acta de iniciación y

B. Acta de aceptación de pruebas del contrato que corresponderá con la Matriz de requisitos de contratación que hace parte integral del procedimiento institucional de interventoría y supervisión.

o La evaluación de cada contrato se realizará de acuerdo con el instructivo de F-DFG1-8, no podrá utilizarse ningún otro instrumento de evaluación.

o El informe de seguimiento a cada contrato será presentado a la gerencia y a la dirección médica o administrativa según corresponda únicamente en el formato institucional establecido y durante los siguientes 7 días calendario a la evaluación realizada.

o En caso de que se detecte incumplimiento o no conformidad respecto a las obligaciones contractuales, el grupo interventor deberá realizar un requerimiento al contratista en el formato de acta establecido, el cual será presentado formalmente en un tiempo no mayor a los siete días calendario una vez se detecte el hallazgo.

o Únicamente la Gerencia de la clínica podrá determinar cambio de interventor principal, quien deberá ser notificado formalmente a través de “Acta de cambio de interventor”.

o En toda terminación del contrato independientemente de su razón, el grupo interventor deberá realizar un “Acta de recibo definitivo del contrato” y otra de “Liquidación total del contrato”.

o Toda acta e informe a presentar se realizará únicamente en el formato institucional contenido en el documento PR-DFG1-5 Procedimiento institucional de Interventoría y supervisión de contratos.

III. Funciones, obligaciones y prohibiciones del interventor. Se determina como funciones y obligaciones del interventor aquellas estipuladas en el Procedimiento institucional de interventoría y supervisión de contratos.

IV. Periodicidad.

La periodicidad de evaluación ordinaria corresponderá a seis o doce meses, de acuerdo con la criticidad del servicio o producto establecido en el manual institucional de contratistas.