ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE FOTOCOPIAS PARA EL NORMAL DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO
República de Colombia
- Gestión Administrativa -
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE FOTOCOPIAS PARA EL NORMAL DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEPARTAMENTAL XX XXXXXX
En cumplimiento de lo establecido en el Parágrafo 1 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto 2516 de 2011, el Departamento xx Xxxxxx procede a documentar los estudios que ha realizado para determinar la necesidad, conveniencia y oportunidad de adelantar el procedimiento de INVITACIÓN PUBLICA para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes que no superen el 10% de la menor cuantía.
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
El artículo 67 de la Constitución Nacional expresa que la educación es un derecho fundamental y un servicio público con función social. A su vez el artículo 2º de nuestra Constitución Política, señala, que dentro de los fines esenciales del Estado, está el de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la misma Constitución.
El artículo 298 de la norma de normas, indica que los Departamentos tienen autonomía para la administración de los asuntos seccionales y la planificación y la promoción del desarrollo económico y social dentro del respectivo territorio. En esa línea jurídica la ley 115 de 1994 en su artículo 147 señala que la administración de los servicios educativos estatales corresponde a la Nación y a las entidades territoriales, y en correlación con ello el artículo 151 establece que es competencia del Departamento a través de la Secretaría de Educación Departamental organizar el servicio público esencial de la educación.
Entre otras herramientas con que cuenta la administración para cometer sus objetivos, constitucionales, legales e institucionales, según la normatividad anterior, está la prestación del servicio administrativo regular, donde para funcionar de manera normal es necesario la reproducción de documentación oficial, por medio de fotocopia, insumo esencial que produce diversos bienes propios del servicio y que hoy día es un elemento básico del funcionamiento.
Al inicio de la vigencia 2012, y cuando el servicio que administra la Secretaria de Educación no ha cesado, es pertinente que de manera inmediata se contrate el suministro de fotocopias, como se dijo en aras de alcanzar sus objetivos, constitucionales, legales e institucionales.
2. OBJETO
El DEPARTAMENTO XX XXXXXX – SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL
XX XXXXXX, requiere contratar el suministro de fotocopias para el normal desarrollo de actividades de la Secretaría de Educación y Cultura Departamental xx Xxxxxx, ubicada en la Xxxxxxx 00X Xx. 00x 00 de esta ciudad, para ello invita a toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, ya sea en forma individual o en Consorcio o Unión Temporal, que dentro de su objeto social pueda suministrar este servicio.
Contratar la prestación del servicio de fotocopias de conformidad con las siguientes especificaciones descritas a continuación:
SERVICIO INTEGRAL DE FOTOCOPIADO
1 | DESCRIPCION | El servicio integral de fotocopiado, corresponde la reproducción de copias |
2 | LUGAR DE PRESTACION DEL SERVICIO: | El servicio de fotocopiado se prestará en las instalaciones de la Secretaría de Educación Departamental xx Xxxxxx, ubicado actualmente en la Carrera 42B No. 18A 85 de esta ciudad. |
La Secretaría de Educación Departamental xx Xxxxxx, facilitará los espacios necesarios para desarrollar la actividad a contratar. | ||
3 | OPERARIO | Para la prestación de este servicio, se requiere de un operario con experiencia especifica superior a un año en la atención de centros de copiado y en la operación de equipos de fotocopiado. |
4 | HORARIO: | El horario para la prestación del servicio de fotocopias será de Lunes a Viernes de 8. a. m a 12 m y de 2 p.m. a 6 p. m. incluidas las eventuales extensiones de jornada con el fin de evitar traumatismos en la prestación del servicio. Esto se hará previa solicitud del Supervisor del contrato designado por la Secretaría de Educación Departamental xx Xxxxxx. |
5 | COMUNICACIÓN | El contratista se compromete a informar con un mínimo de dos (2) días la ausencia del operario y suplirlo rápidamente a fin de evitar detener la prestación del servicio. |
6 | EQUIPO REQUERIDO | Para la prestación del servicio se requiere de un equipo de fotocopiado con las siguientes características: |
.- Velocidad de copiado. 60 copias por minuto o superior. | ||
.- El equipo debe estar provisto de alimentador y compaginador automático | ||
.- Capacidad de ampliación o reducción. | ||
.- El equipo ofrecido debe ser como mínimo modelo 2008 | ||
7 | CARACTERISTICAS DEL SERVICIO | .- La calidad de la copia (Blanco y negro), debe ser óptima, sin manchas, ni rayas y bien legibles en papel bond de 75 grs de alta blancura, tamaño carta y/o oficio. |
.- Se requiere por parte del contratista absoluta confidencialidad, reserva y seguridad del contenido e información de los documentos durante la prestación del servicio. | ||
.- El contratista deberá contar con planes de contingencia en el evento en que se presenten daños de energía, daños en equipos o cualquier otra situación que altere la prestación oportuna y eficaz del servicio. | ||
8 | MANTENIMIENTO | .- El contratista deberá hacer mantenimiento a la fotocopiadora por lo menos una vez cada dos meses, o cuando esta lo requiera, con el fin de evitar traumatismos en la prestación del servicio. |
9 | CONDICIÓN ESPECIAL | .- El contratista deberá autorizar la deducción de la suma de $ 450.000 mensuales, por concepto de consumo de energía eléctrica necesaria para la prestación del servicio y la prestación a particulares del servicio, los cuales serán compensados con el suministro del fotocopiado. |
La Secretaría de Educación Departamental xx Xxxxxx, NO aceptará propuestas parciales para la prestación del servicio de fotocopias descritos en este análisis técnico, en consecuencia, adjudicara totalmente los servicios descritos siempre y cuando, cumplan con las características técnicas determinadas, su oferta se encuentre dentro del
presupuesto establecido por la Entidad, y acredite el cumplimiento de los requisitos habilitantes determinados en la presente Invitación Pública.
3. PRESUPUESTO OFICIAL:
El valor del contrato estipulado en el presente estudio es por TREINTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MDA. CTE. ($33.200.000), los cuales se
imputarán al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 173 de 2012, expedido por la Profesional Universitaria de la Oficina Financiera de la Secretaría de Educación Departamental xx Xxxxxx.
Este presupuesto se ajustó de una parte a la ponderación promediada de número de copias utilizadas en el año inmediatamente anterior, (2011) en la administración educativa departamental en numero de 43.100 copias mensuales; equiparadas al precio promedio de conformidad con tres cotizaciones a establecimientos de comercio dedicadas a las actividades comerciales de servicio de Fotocopiado, determinando así un precio por $ 70 pesos, del cual se extrae el rubro correspondiente.
4. REQUISITOS HABILITANTES
Los proponentes deberán acreditar los siguientes requisitos habilitantes, los cuales solo serán verificados respecto al proponente oferte el precio más bajo.
CAPACIDAD JURÍDICA
Se acreditará con el cumplimiento y presentación de los siguientes requisitos y documentos:
a) Carta de Presentación de la Oferta suscrita conforme el Anexo 1 de la presente invitación.
b) Copia Documento de identificación de la persona natural o del representante legal de la persona jurídica.
c) Certificado de existencia y representación legal vigente (en caso que el proponente sea persona jurídica), donde conste el objeto social y las actividades de la persona jurídica, dentro de las cuales debe comprenderse el objeto de la presente invitación; el termino de duración de la persona jurídica, las facultades para contratar del representante legal o de la persona competente para ello. Si la información del certificado es insuficiente, el proponente deberá anexar los documentos idóneos para la verificación que debe realizar LA SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL, como por ejemplo los estatutos de la persona jurídica.
d) Para el caso de personas naturales, dedicadas a una actividad comercial, deberán adjuntar el registro mercantil vigente.
e) En caso que el proponente sea consorcio o unión temporal, el documento de constitución.
f) Registro Único Tributario – RUT
g) No reportar antecedentes disciplinarios que afecten la capacidad para contratar, para lo cual el Comité Evaluador verificará este requisito consultando el Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente.
h) No reportar antecedentes fiscales que afecten la capacidad para contratar, para lo cual el Comité Evaluador verificará este requisito consultando el Certificado de Antecedentes Fiscales vigente.
i) No reportar antecedentes judiciales que afecten la capacidad para contratar, para lo cual el Comité Evaluador verificará este requisito consultando el Certificado de Antecedentes Judiciales vigente.
j) Certificación de estar x Xxx y salvo con los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales de los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso o de la no obligación del pago de parafiscales.
5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
La evaluación de requisitos habilitantes se realizará por parte del Comité Evaluador de la SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL dentro de la Audiencia de apertura de ofertas, evaluación del precio más bajo y verificación de requisitos habilitantes.
La verificación de los requisitos habilitantes, se hará exclusivamente en relación con el proponente con la oferta del precio más bajo, para lo cual, se tendrá en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, a la luz de los conceptos emitidos al respecto por el Consejo de Estado.
En caso de que éste no cumpla con los mismos, se dará traslado al informe de verificación de requisitos otorgándole un (1) día hábil para que subsane; en caso contrario, se procederá a la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar, a quien en caso de ser necesario se le otorgará el mismo plazo para subsanar; y así sucesivamente con el tercer, cuarto y demás lugares hasta llegar a un proponente habilitado con el cual el Comité Evaluador recomendará la contratación. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.
La presentación de observaciones a la evaluación de la oferta con el menor precio, se podrá hacer conforme al plazo establecido en el cronograma, que corresponde a un (1) día hábil.
La respuesta a las observaciones se publicará en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxxx.xxx.xx, simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
La Contratación se seguirá conforme a lo dispuesto en el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto 2516 de 2011 y lo señalado en el Decreto 2474 de 2008, y demás normas concordantes.
Conforme a la cuantía, y tipo de objeto de contratar, se seguirá el proceso de Invitación Pública que no superen el 10% del valor de la menor cuantía, de conformidad con lo determinado en la Ley 1150 del 2007, numeral 5 adicionado por la Ley 1474 de 2011 y los Decretos 2474 del 2008 y 2516 de 2011.
7. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
El contrato se ejecutará hasta el 31 de Diciembre de 2012, o hasta que los recursos económicos se agoten, a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo, cualquiera de las dos circunstancias que ocurra primero.
8. FORMA DE PAGO:
La Secretaría de Educación Departamental xx Xxxxxx, cancelará los servicios de fotocopias prestados a la Entidad, en períodos mensuales previa presentación de factura o cuenta de cobro, los cuales se irán descontando del valor general asignado al contrato, previo cumplimiento del objeto del mismo, mediante Acta Suscrita por el Profesional Universitario coordinador de la Oficina Gestión Administrativa de la Secretaría de
Educación y Cultura xx Xxxxxx, según certificado de cumplimiento a satisfacción que expida el mismo funcionario.
9. GARANTÍA ÚNICA Y RIESGOS DE LA CONTRATACION: La administración observa que en este caso no existen riesgos determinables de la contratación.
Ahora bien, la administración considera necesaria la exigencia de la GARANTÍA ÚNICA al contratista que ampare el Cumplimiento del objeto contractual, equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del contrato y cuatro meses más.
10. SUPERVISION DEL CONTRATO
La supervisión del contrato resultante del presente proceso de selección será ejercida por el Subsecretario Administrativo y Financiero de LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL, o quien se designe por escrito, previo informe de la oficina de Gestión Administrativa.
(ORIGINAL FIRMADO) XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
SECRETARIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA XX XXXXXX
Revisó: XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXX
Profesional Universitario Asuntos Legales
Revisó: XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX
Profesional Universitario de Contratación
XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX
Subsecretario Administrativo y Financiero
Proyectó: XXXX XXXXX XXXXXXX
Técnico Operativo de Servicios Generales