CONVOCATORIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SEGUROS DE DEUDORES Y BIENES PROPIOS DE BANCÓLDEX (Segunda Convocatoria) Proceso de contratación No. 894
Bogotá D.C. 8 de septiembre de 2023
CONVOCATORIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN CORREDOR DE SEGUROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SEGUROS DE DEUDORES Y BIENES PROPIOS DE BANCÓLDEX (Segunda Convocatoria)
Proceso de contratación No. 894
Se informa a todos los interesados que se recibieron inquietudes de los siguientes Corredores de Seguros:
Xxxxxx Xxxxx S.A. Los Corredores De Seguros,
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Colombia Corredores De Seguros S.A.,
Aon Risk Services Colombia S.A. Corredores de Seguros,
Jargú S.A. Corredores de Seguros
En este documento, se están resolviendo las inquietudes que fueron presentadas por los Corredores siguiendo los tiempos establecidos en los Términos de Referencia.
Consolidado de preguntas y respuestas a las inquietudes enviadas por los corredores dentro del término establecido en el cronograma
Aclaraciones relacionadas con el subnumeral 2.1.3. del numeral 2. Instrucciones para los oferentes
Dado que el subnumeral 2.1.3. permite la opción de enviar la oferta a través de correo electrónico, por favor indicar la capacidad máxima xx xxxxx para el envío de la oferta a través de tal opción.
Respuesta: La capacidad del correo electrónico es de 30 Mb.
Aclaraciones relacionadas con el numeral 2.2. Quienes pueden ser oferentes
Precisar que el numeral 2.2.2. “Contar con un mínimo de existencia a la fecha de presentación de la oferta" se acredita con los años de constitución de la sociedad, para lo cual se verificará en el certificado de existencia y representación legal.
Respuesta: Se aclara que la existencia de la sociedad corredora se verificará con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
Precisar que el numeral 2.2.3. “Acreditar cinco (5) años de experiencia comprobada como corredor de seguros en cada uno de los xxxxx objeto de intermediación" se acredita mediante carta suscrita por el representante legal, en la que conste una experiencia mínima de cinco (5) años en la actividad de intermediación de seguros, tal como lo indica en el subnumeral 3.1.1.
Respuesta: Se aclara que dicho requisito se entiende cumplido con la carta suscrita por Representante Legal según el numeral 3.1.2. de acuerdo con establecido en los Términos de Referencia.
Precisar que en el numeral 4.5.1. Experiencia acreditada con clientes del sector financiero que establece “Se aclara que la existencia se podrá certificar con el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio” se podrá demostrar con el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Superintendencia Financiera
Respuesta: La existencia se verificará con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Adicionalmente, y de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia la representación legal se verificará con el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Superintendencia Financiera de Colombia de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Aclaraciones relacionadas con el numeral 2.8. Obligaciones mínimas xxx Xxxxxxxx
Precisar el alcance de la obligación contenida en el numeral 2.8.13. relacionada con la presentación de reclamaciones y procurar obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones, toda vez que la obligación xxx xxxxxxxx es de medio y no de resultados.
Respuesta: Se considera que no es necesario ajustar la redacción en tanto es claro el alcance de las obligaciones de los Corredores de Seguros.
Solicita eliminar la obligación contenida en el numeral 2.8.16. y que se permita que la atención de la cuenta de la persona se haga desde las instalaciones xxx xxxxxxxx.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Precisar que las obligaciones 2.8.13 y 2.8.17 son frente a las pólizas objeto de intermediación.
Respuesta: Se aclara que las obligaciones xxx xxxxxxxx contenidas en los numerales 2.8.13 y 2.8.17 se refieren a las pólizas objeto de intermediación.
Se solicita estudiar la posibilidad de que el funcionario xxx xxxxxxxx al que se refiere el subnumeral 2.8.24, no tenga que estar tiempo completo en las instalaciones de Bancóldex, si bien la persona tendrá dedicación completa.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Confirmar que el anexo 5 y los soportes son únicamente para el inhouse requerido, para los demás sólo hoja de vida en formato xxx Xxxxxxxx, con las indicaciones señaladas en el numeral 3.1.12.1.
Respuesta: Se confirma que el Anexo 5 con soportes es requerido para el funcionario designado como Inhouse.
Solicitamos amablemente al banco ratificar que la persona dispuesta para el desarrollo de la obligación número 2.8.16 se trata de la misma requerida en la obligación 2.8.24
Respuesta: Se confirma que la persona que deberá asignar el corredor en los términos del numeral 2.8.16 para el manejo de los seguros objeto de intermediación es la misma a la que hace referencia el numeral 2.8.24.
Aclaraciones relacionadas con el numeral 3.1. Contenido de la oferta
El subnumeral 3.1.7. dispone que las certificaciones deben indicar el valor de las primas anuales. Dado que varias empresas contratan programas de seguros por periodos superiores a una anualidad, se solicita permitir presentar certificaciones con vigencias superiores a un año y en la asignación del puntaje, se tomen las primas a prorrata de la anualidad.
Respuesta: Se acepta la solicitud y para efectos de calificación con el fin de hacer comparativa la información, se tomarán a prorrata de la anualidad aquellos programas de seguros que tengan vigencia superior.
Frente a la certificación de reclamaciones definida en el numeral 3.1.10., precisar que corresponde a los seguros indicados en el Anexo 9.
Respuesta: Se aclara que la certificación definida en el numeral 3.1.10. corresponde al Anexo 9 denominado “Certificado de Reclamaciones” en la que deberán certificarse las reclamaciones tramitadas por el corredor en cada uno de los xxxxx indicados en el referido anexo.
Frente a la certificación de reclamaciones definida en el numeral 3.1.10. aclarar si por cuantía de reclamos se entiende el valor indemnizado o el reclamado.
Respuesta: Se aclara que la cuantía de reclamaciones atendidas a la que se refiere la certificación corresponde al valor del reclamo.
Se solicita eliminar de los formatos Anexo 7 “Certificado de Experiencia”, Anexo 8 “Certificado de Ingresos” y Anexo 9 “Certificado de Reclamaciones” el ramo de Dineros y Títulos Valores, toda vez que corresponde a un amparo incluido dentro xxx xxxx manejo Global.
Respuesta: El ramo de Dineros y Títulos Valores hace parte de la póliza de manejo.
Se solicita eliminar de los formatos Anexo 7 “Certificado de Experiencia”, Anexo 8 “Certificado de Ingresos” y Anexo 9 “Certificado de Reclamaciones” el ramo de maquinaria y equipo, toda vez que pocas veces se contrata de forma independiente al encontrarse incluido como un amparo de la póliza de TRDM.
Respuesta: El ramo de maquinaria y equipo hace parte de la póliza de todo riesgo daño material.
Precisar en los subnumerales del numeral 3.1.12. Acuerdos de nivel de servicios la expresión “En este punto deberá especificarse el tiempo completo que toman las siguientes actividades”.
Respuesta: El numeral 3.1.12. señala: “3.1.12. Detallar el Acuerdo de Niveles de Servicio para cada uno de los siguientes procesos: Se reitera la necesidad que se expresen los tiempos en días hábiles y cómo se hacen. En caso de que se exprese en otra denominación de tiempo, se presumirá que el número indicado corresponde a días hábiles.”
En ese sentido se requiere que por cada una de las actividades de los procesos señalados, se exprese el tiempo en días hábiles. Por ejemplo, en el proceso de inclusiones, el tiempo completo que toma el proceso a partir de la notificación de la novedad, y no el detalle de los pasos que sigue el corredor para lograrlo.
Con respecto al numeral 3.1.11. frente a la póliza de errores y omisiones solicitan precisar que la póliza no debe contemplar la aplicación de ningún tipo de deducible.
Respuesta: Se transcribe lo que se mencionó en los términos de referencia en donde no se hace ninguna mención acerca de los deducibles:
3.1.11. Fotocopias de las pólizas de Infidelidad y Riesgos Financieros y Responsabilidad Civil Profesional (Errores y Omisiones), tomada por el corredor de seguros, conforme a las normas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, si a ello hubiere lugar.
Con respecto al numeral 3.1.12.1. solicitan precisar que las hojas de vida que se solicitan en este numeral corresponden a las mismas personas solicitadas en el numeral 4.4.1.
Respuesta: En el numeral 0.0.00.0.xx se determina la entrega de hojas de vida, el numeral hace referencia a los tiempos de las actividades correspondientes al proceso de colocación.
Se solicita eliminar del numeral 4. que Bancóldex seleccionará al oferente cuya propuesta se estime más favorable o ratificar que esto se decantará del oferente que haya obtenido mayor puntaje, desestimando cualquier indicio de subjetividad.
Respuesta: Los términos de referencia contienen los criterios de evaluación y el puntaje asignado a cada factor, de modo que la selección xxx xxxxxxxx dependerá del resultado de la evaluación realizada a cada una de las propuestas.
Aclaraciones relacionadas con el numeral 4.4. Criterio de Servicio
Solicita eliminar la forma de calificación contemplada en el numeral 0.0.0.: “El equipo de trabajo se evaluará, así: obtendrá el mayor puntaje el corredor que acredite el mayor tiempo de experiencia del equipo de trabajo, para lo cual se hará la sumatoria de la experiencia de los cargos 1, 2 y 3 señalados en la tabla anterior”, toda vez que no garantiza la competitividad entre corredores. Xxxxxxxx conceder el puntaje de forma separada a quien acredite en cada perfil 10 años de experiencia.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Para el cargo de Vicepresidente Comercial, solicita disminuir el número de años de experiencia en posiciones de segundo nivel, permitiendo que se presente un vicepresidente con 4 años de experiencia ya que estos años también garantizan una atención oportuna y eficiente a Bancóldex.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Aclarar si el profesional (Vicepresidente Comercial) propuesto puede acreditar un posgrado diferente a seguros.
Respuesta: De acuerdo con lo definido en el perfil, el Vicepresidente Comercial deberá tener estudios de posgrado, deseable especialización en seguros.
Conceder un puntaje a quien acredite nivel de maestría.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Solicita eliminar la forma de calificación del numeral 4.4.2. Presentación de la propuesta por quienes atenderían la cuenta.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Solicita eliminar la forma de calificación de los puntos 4.4.3. Servicios ofrecidos/ 4.4.4. Valores agregados/ 4.5.1. Experiencia acreditada con clientes del sector financiero ya que no serían comparables entre los distintos corredores. Para el caso de la experiencia, el método de calificación no proporciona competitividad. En caso de negativa aclarar el método de calificación pues no es claro si el puntaje se otorgará al que más servicios ofrezca o al que menos tiempo ofrezca. Así mismo incluir que a los demás se les calificará en regla de tres inversa.
Respuesta: No resulta viable eliminar los numerales 4.4.3., 4.4.4. y 4.5.1., como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia. En efecto, en cada uno de los numerales se indica el método de evaluación como se señala a continuación:
“4.4.3. Servicios ofrecidos
(…)
Obtendrá el mayor porcentaje el Corredor que ofrezca el mayor número de servicios en el menor tiempo. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.”
“4.4.4. Valores Agregados
(…)
Tendrá una mayor calificación el Oferente que en la sumatoria tenga el valor más alto. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.”
“4.5.1. Experiencia acreditada con clientes del sector financiero
(…)
Obtendrá el mayor puntaje el corredor que acredite el mayor número de clientes, los demás proveedores serán calificados por regla de tres inversa, quienes tengan menos de tres certificaciones serán evaluados con un puntaje xx xxxx.”
Solicita precisar el puntaje a asignar a los proponentes que acrediten menor número de servicios en el menor tiempo, para lo cual se sugiere utilizar regla de tres inversa como en otros factores de evaluación.
Respuesta: De acuerdo con lo definido en el numeral 4.4.4., el oferente deberá presentar valores agregados que no se encuentren dentro de los servicios descritos en los numerales 2.8. y 3.1.12. Para efectos de la calificación del factor, el mismo numeral señala que “Tendrá una mayor calificación el Oferente que en la sumatoria tenga el valor más alto. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.”
Indicar el puntaje a asignar para cada perfil en el numeral 4.4.1.
Respuesta: De acuerdo con lo contemplado en el numeral 4.4.1., el equipo de trabajo se evaluará, así: obtendrá el mayor puntaje el corredor que acredite el mayor tiempo de experiencia del equipo de trabajo, para lo cual se hará la sumatoria de la experiencia de los cargos 1, 2 y 3 señalados en la tabla anterior.
Aclaraciones relacionadas con el numeral 4.5. Criterio de Experiencia
Se solicita eliminar el tipo de calificación contenida en los numerales 4.5.2. Acreditación de ingresos anuales por comisiones (numeral 3.1.9.)/0.0.0. Número de reclamaciones atendidas (numeral 3.1.10), toda vez que destina el puntaje y la posible adjudicación a un único corredor, eliminando de tajo la posibilidad de competir y desvirtuando la finalidad de publicar una invitación pública.
Respuesta: No resulta viable acceder a lo solicitado, como quiera que los criterios de evaluación ya se encuentran definidos en los términos de referencia.
Aclarar que la experiencia en deudores empleados puede ser acreditada con certificaciones que incluyan deudores en general, sin hacer la distinción entre clientes y empleados.
Respuesta: Si, se aclara que la experiencia xxx xxxxxxxx es en el manejo de seguros de deudores en general.
Otras observaciones
Solicita aclarar en el numeral 4.4.2. la fecha de presentación de la propuesta.
Respuesta: Se aclara que la fecha de presentación de la propuesta será el 14 de septiembre de 2023 entre las 3:30 pm y las 5:00 pm como se señala en el cronograma. Se realiza ajuste mediante adenda.
Informar el valor prima del programa de seguros de Bancóldex de la vigencia anual tanto para el periodo 2022-2023, así como del 2023-2024.
Respuesta: Esta información se encuentra contenida en el Anexo 10 de los Términos de Referencia publicados, así:
Periodo 2022-2023
Periodo 2023-2024
Solicita aclarar que Bancóldex cancelará las pólizas de incendio por cuanto las mismas no pueden ser asumidas por el deudor conforme a las disposiciones de la Superintendencia Financiera.
Respuesta: Dentro de los términos de referencia se indica que uno de los factores a evaluar, es el correspondiente al factor económico, para lo cual el corredor deberá indicar en su propuesta el valor de la comisión por el servicio de intermediación. Así mismo se indica que obtendrá mayor puntaje el corredor que presente el menor valor por el servicio.
Aclarar cuál es el porcentaje de comisión que pagan actualmente las aseguradoras al corredor.
Respuesta: Esta información no es necesaria para presentar las propuestas, el Banco espera con este concurso contar con propuestas técnica y económica atractivas que le permitan seleccionar la que mejor atienda sus intereses.
Nombre de miembros de Junta Directiva, representantes legales y funcionarios del comité evaluador para verificar causales de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés.
Respuesta: En el siguiente enlace podrán consultar el nombre de los miembros de la Junta Directiva y directivos de Bancóldex:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxx/xxxxxxx-xxxxxx-0000
No se ha conformado un comité evaluador para este proceso.
Con el fin de delimitar las obligaciones de las partes, solicitan incluir en la minuta de contrato de corretaje una serie de cláusulas corporativas para dar cumplimiento a requerimientos de la casa matriz.
Respuesta: Hacen parte del contrato, los términos de referencia, la Oferta, las pólizas y los demás documentos que, a juicio del Banco se consideren pertinentes.
El proceso de invitación termina con la aceptación por parte del Banco de la Oferta. A partir de ese momento, los términos de referencia y la Oferta presentada por el Oferente seleccionado constituirán el contrato sin que sea requerido la suscripción de un contrato distinto.
Se determinará con el corredor seleccionado la necesidad de suscribir un anexo adicional o la necesidad de suscribir una minuta.
Solicitan incluir en la minuta de contrato de corretaje una cláusula relacionada con la protección de información y datos personales.
Respuesta: Hacen parte del contrato, los términos de referencia, la Oferta, las pólizas y los demás documentos que, a juicio del Banco se consideren pertinentes.
El proceso de invitación termina con la aceptación por parte del Banco de la Oferta. A partir de ese momento, los términos de referencia y la Oferta presentada por el Oferente seleccionado constituirán el contrato sin que sea requerido la suscripción de un contrato distinto.
Se determinará con el corredor seleccionado la necesidad de suscribir un anexo adicional o la necesidad de suscribir una minuta.
Solicitan incluir un anexo al contrato de corretaje relacionado con la Unidad Externa de Apoyo
Respuesta: Hacen parte del contrato, los términos de referencia, la Oferta, las pólizas y los demás documentos que, a juicio del Banco se consideren pertinentes.
El proceso de invitación termina con la aceptación por parte del Banco de la Oferta. A partir de ese momento, los términos de referencia y la Oferta presentada por el Oferente seleccionado constituirán el contrato sin que sea requerido la suscripción de un contrato distinto.
Se determinará con el corredor seleccionado la necesidad de suscribir un anexo adicional o la necesidad de suscribir una minuta.
Solicitan se comparta la minuta contractual que aplicaría a la invitación, así como validar la inclusión de una serie de cláusulas corporativas.
Respuesta: Hacen parte del contrato, los términos de referencia, la Oferta, las pólizas y los demás documentos que, a juicio del Banco se consideren pertinentes.
El proceso de invitación termina con la aceptación por parte del Banco de la Oferta. A partir de ese momento, los términos de referencia y la Oferta presentada por el Oferente seleccionado constituirán el contrato sin que sea requerido la suscripción de un contrato distinto.
Se determinará con el corredor seleccionado la necesidad de suscribir un anexo adicional o la necesidad de suscribir un contrato.
