GUÍA PARA COMPRAR EN LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO (TVEC) A TRAVÉS DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE NUBE PÚBLICA IV

La presente guía busca ayudar a las Entidades Estatales en el proceso de Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), en la generación IV.

Los términos empleados en esta guía obedecen a los definidos en el proceso licitatorio CCENEG-047-01-2021 los cuales podrán ser consultados en el siguiente enlace: Ver Documentos del proceso en la página web de Colombia Compra Eficiente., o consultando directamente con el número del proceso en el buscador público del SECOP II.

La adquisición de bienes y servicios al amparo de un Acuerdo Xxxxx es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de cotización cuando en la Operación Secundaria hay lugar a cotización o con la Orden de compra cuando no hay lugar a cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan, por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco, los manuales, ver los videos, utilizar los simuladores disponibles y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y Órdenes de compra excepcionalmente.

Antes de adelantar el proceso de Acuerdo Marco de precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco al que se va a vincular, el cual corresponde al número CCE-241-AMP-2021.

En el siguiente enlace encontrará el minisitio del Acuerdo Marco de precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV: Ver Minisitio

Nota 1: La Entidad Estatal al vincularse a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, acepta conocer los términos establecidos en el contrato del Acuerdo Marco y las condiciones bajo las cuales se vinculará al mismo, así como la forma de operación del mismo y que estos elementos obedecen a bienes de características técnicas uniformes y de común utilización.

Nota 2: Se le informa a las Entidades Compradoras que el funcionamiento de la plataforma Tienda Virtual del Estado Colombiano esta soportado para todos los navegadores web (Chrome, Mozilla, Edge, etc) exceptuando INTERNET EXPLORER, en esa medida, tenga en cuenta al momento de presentar cualquier error en la plataforma, que no se esté trabajando sobre un equipo con navegador web Internet Explorer.

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL ACUERDO XXXXX

1.1. Número del proceso de selección en SECOP II

Proceso de selección por licitación pública No. CCENEG-047-1-2021

adelantado a través de la plataforma del SECOP II.

1.2. Objeto del Acuerdo Marco

El objeto del Acuerdo Marco es establecer: (i) Las condiciones para la prestación de Servicios de Nube Pública por parte de los Proveedores. (ii) Las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Acuerdo Marco y adquieren los Servicios de Nube Pública (iii) Las condiciones para el pago de los Servicios de Nube Pública por parte de las Entidades Compradoras.

1.2.1.Alcance del Objeto

Los Proveedores se obligan a prestar a las Entidades Compradoras los Servicios de Nube Pública IV de acuerdo con las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones, las fichas técnicas y las Ofertas presentadas a Colombia Compra Eficiente en la licitación pública CCENEG-047-01-2021.

1.3. Cobertura del Acuerdo Marco

La cobertura del acuerdo marco de precios es a nivel nacional.

1.4. Plazo del Acuerdo Marco

El Acuerdo Marco de Precios tendrá plazo de tres (3) años contados a partir de la puesta en funcionamiento de este en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, término prorrogable hasta por un (1) año adicional si la necesidad lo requiere. Colombia Compra Eficiente debe notificar la intención de prórroga de los segmentos que considere viable, por lo menos treinta (30) días calendario antes del vencimiento del plazo del Acuerdo Marco de Precios. A falta de notificación de interés de prorrogar el plazo del Acuerdo Marco de Precios, este terminará al vencimiento de su plazo inicialmente establecido. Noviembre 9, 2021 hasta Noviembre 9, 2024

El Proveedor puede manifestar dentro del mismo plazo su intención de no permanecer en el Acuerdo Marco de Precios durante la prórroga. Si menos de 2

Proveedores por cada segmento aceptan la prórroga del Acuerdo Marco de Precios, Colombia Compra Eficiente deshabilitara del Catálogo el Segmento.

Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante el plazo de duración del Acuerdo Marco y su prórroga, en caso de que ocurra. Las Entidades Compradoras podrán colocar Órdenes de Compra por un término mayor al del plazo del Acuerdo Marco, siempre que el plazo adicional sea igual o menor a un (1) año, en todo caso la colocación de la Orden de Compra deberá realizarse antes de la terminación del plazo del Acuerdo Marco.

En caso de que las Entidades Compradoras cuenten con vigencias futuras, podrán colocar Órdenes de Compra por un término mayor al del plazo del Acuerdo Marco, caso en el cual la colocación de la orden de compra deberá estar acompañada del instrumento jurídico y financiero que aprueba las vigencias futuras.

En todos los casos, el Proveedor deberá ampliar la vigencia y valor de los amparos consignados en la garantía de cumplimiento por el término definido como plazo de ejecución de la Orden de Compra, de conformidad con lo establecido en la minuta del Acuerdo Marco.

En caso de que una Entidad Compradora solicite al Proveedor la adquisición de los servicios con un plazo adicional a la vigencia del Acuerdo Marco de Precios, todas las condiciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios se entenderán extendidas hasta la fecha de vencimiento de la Orden de Compra. De igual forma, la entidad podrá prorrogar y/o adicionar las órdenes de compra de acuerdo con la legislación aplicable al respecto, así como emplear vigencias futuras para las órdenes de compra.

Colombia Compra Eficiente puede terminar de manera anticipada un segmento del Acuerdo Marco de Precios si menos de dos (2) Proveedores del segmento están en capacidad de prestar los servicios de Nube Pública definidos para ese segmento.

1.5. Fecha máxima de generación de órdenes de compra

Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante el plazo del Acuerdo Marco y su prórroga, en caso de que ocurra. Estas Órdenes de Compra pueden expedirse con un término superior a la del Acuerdo Marco de Precios de Servicios de Nube Pública siempre que el plazo adicional sea menor y que el Proveedor haya ampliado la vigencia de la garantía de cumplimiento por el término de ejecución de la Orden de Compra y ampliar la garantía de

cumplimiento por un año adicional al de la vigencia del Acuerdo Marco de Precios y el valor de conformidad con lo establecido en el numeral de garantías.

En caso de que una Entidad Compradora solicite al Proveedor la adquisición de los bienes o servicios que trata el acuerdo, con un plazo adicional a la vigencia del Acuerdo Marco, todas las condiciones establecidas en el Acuerdo Xxxxx se entenderán extendidas hasta la fecha de vencimiento de la Orden de Compra. De igual forma, la entidad podrá prorrogar y/o adicionar las órdenes de compra de acuerdo con la legislación aplicable al respecto, así como emplear vigencias futuras para las órdenes de compra.

La fecha máxima para la generación de órdenes de compra para el Acuerdo Marco de precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV es el 9 de noviembre de 2024 y la vigencia máxima para ejecutarlas es el 9 de noviembre de 2025.

1.6. Tiempos máximos de prestación del servicio

La Entidad Compradora deberá contemplar los plazos de entrega que se relacionan en las condiciones transversales de los Servicios de Nube Pública definidos en el Anexo 2- Condiciones transversales. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la aprobación de la garantía de cumplimiento por parte de la entidad compradora, la Entidad Compradora y el Proveedor deben definir en el acta de inicio los detalles de los tiempos de la prestación del servicio y todas las demás particularidades de la operación.

1.7. Particularidades del Catálogo y el AMP

El acuerdo marco de precios se encuentra dividido en cuatro (4) Segmentos que corresponden a cada uno de los CSP (Cloud Service Providers) autorizados:

• Microsoft Azure

• Google Cloud Platform

• Amazon Web Servicies

• Oracle Cloud Infrastructure

Las entidades estatales podrán realizar órdenes de Compra por segmento y la cobertura del AMP será de nivel nacional.

2. REGISTRO DE USUARIO – INGRESO A LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO

Las Entidades Estatales para el registro de usuarios o información relacionada con el ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano podrán consultar la Guía General de los Acuerdos Marco que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace, o el que se encuentre vigente en la página web: Guía General de los Acuerdos Marco de precios.

3. SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI)

En el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV es obligación realizar previamente la solicitud de información (RFI) en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, debido a que es una cláusula obligatoria del Instrumento en mención. Por lo tanto, se debe realizar a través las siguientes plantillas:

Para crear la solicitud de información -RFI- la Entidad Compradora debe utilizar las plantillas descritas en la siguiente tabla, dependiendo del segmento en el cual desea contratar los servicios de Nube Pública.

Tabla 1 – No. xx Xxxxxxxxxx de RFI

Tipo	# de plantilla	Nombre
RFI	153574	RFI - Nube Pública IV – Todos lós segmentos
RFI	119298	RFI - Nube Pública IV - Amazon Web Services
RFI	119300	RFI - Nube Pública IV - Google Cloud Platform
RFI	119302	RFI - Nube Pública IV - Oracle Cloud Infrastructure
RFI	119305	RFI - Nube Pública IV - Microsoft Azure

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El formato RFI es un archivo en formato Word donde la Entidad Compradora describe la solución que desea implementar y solicita información a los proveedores acerca de los servicios que debe adquirir para la implementación de esa solución. La solicitud de información es un paso obligatorio para las Entidades Compradoras antes de pasar a la solicitud de cotización.

Para crear la solicitud de información, la Entidad Compradora debe ingresar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, hacer clic en el botón “Cotización” y luego en el botón “Crear un evento”.

Ilustración 1 – Crear evento de solicitud de información.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

La Entidad Compradora debe ingresar el número de la plantilla que desea utilizar, la plataforma le mostrará las opciones disponibles, la Entidad Compradora debe escoger la opción deseada y hacer clic en el botón “Crear”.

Ilustración 2 – Ingresar el No. de plantilla.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

La plataforma abrirá la solitud de información asignándole un número único de identificación. Este número debe ser ingresado en la solicitud de cotización con el fin de contar con la trazabilidad del proceso de contratación.

Ilustración 3 – Registro de información del evento de solicitud

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

En el botón “Tiempo” la Entidad Compradora debe configurar el plazo de respuesta que le va a dar a los Proveedores de conformidad con lo descrito en la cláusula 6 de la minuta del presente proceso, haciendo clic en la opción “Fecha/hora especifica”. Las entidades compradoras definen un tiempo de respuesta no menor a siete (7) días hábiles contados a partir del día siguiente en el que fue colocada la solicitud de información.

Ilustración 4 – Tiempo que dura el RFI

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

En el botón “Detalles” la Entidad Compradora debe anexar el formato RFI diligenciado, haciendo clic en el botón “Agregar adjunto” y luego en el botón “Archivo”.

Ilustración 5 – Cague de documentos al evento.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Una vez agregue el formato RFI diligenciado, la Entidad Compradora debe hacer

clic en el botón “Preview Event” en la parte inferior derecha de la página.

Ilustración 6 – Evento a producción

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Al hacer esto la plataforma abrirá un cuadro de mensaje en donde la Entidad Compradora puede escribir el mensaje que considere necesario a los Proveedores. Para terminar el proceso y enviar la solicitud de información, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón “Enviar el evento” en la parte inferior derecha de la página.

Ilustración 7 - Enviar evento

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Al terminar el plazo de respuesta, la Entidad Compradora debe descargar las respuestas enviadas por los proveedores para su análisis. Para esto, dentro de la solicitud de información debe hacer clic en el botón “Respuestas” e ingresar a cada una de las respuestas.

Ilustración 8 – Ofertas enviadas por los proveedores.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Al ingresar a cada respuesta, la plataforma abrirá una página en donde la Entidad compradora podrá descargar el archivo de respuesta enviado por el Proveedor.

Ilustración 9 – Revisión de Ofertas.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

4. PROCESO DE ADQUISICIÓN ACUERDO MARCO DE PRECIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE NUBE PÚBLICA IV

El Acuerdo Marco de Precios establece que para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV debe realizarse por medio de una Solicitud de Cotización a los Proveedores que se encuentren vinculados en la operación secundaria.

5. SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Las Entidades Compradoras deben cumplir las condiciones y los pasos descritos a continuación: Diligenciar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el formato de Solicitud de Cotización para la contratación de las prendas de dotación de vestuario xx xxxxx y enviarlo a los proveedores adjudicado al Acuerdo Xxxxx a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Compradora debe dar un plazo de Cotización de cinco (5) días hábiles.

5.1. Simulador para estructurar la compra.

El formato de solicitud de cotización es manejado a través de un «simulador web» el cual se encuentra en la página web del minisitio del Acuerdo Marco de precios de Nube Publica IV, en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxx- colombiano/tecnologia/servicios-de-nube-publica-iv , el cual establece los pasos necesarios para que las Entidades Compradoras puedan realizar las solicitudes de cotización y la adquisición de los Servicios de Nube Publica, el cual es sustentado producto de la etapa previa de planeación de la Entidad, a continuación se presentan los pasos para realizar la descarga:

Ingrese al sitio web de Colombia Compra Eficiente. En la parte superior, ingrese a la Tienda Virtual, en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxx

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Ilustración 10 - Tienda virtual (TVEC).

Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Una vez allí, en la lista desplegable “Categoría” escoja la opción “Tecnología” y “Servicios de Nube Publica IV” o por productos seleccione “Servicios de Nube Publica IV”

Ilustración 11 – Selección del AMP o IAD

Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Se abrirá una ventana redireccionará al minisitio en donde usted verá el Acuerdo Marco de “Servicios de Nube Publica” y evidenciará el simulador WEB, catalogo, fichas técnicas, guía de compra y documentos relacionados con el Acuerdo o Instrumento. La Entidad Compradora debe ingresar al «simulador web» a través del URL que se encuentra en el minisitio del Acuerdo Xxxxx para las Entidades Compradoras.

La Entidad Compradora debe ingresar al «simulador web» a través del URL que se encuentra en el minisitio del Acuerdo Xxxxx para las Entidades Compradoras.

Ilustración 12 – Enlace para iniciar la simulación.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Nota: La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente informa que el simulador para estructurar los eventos de cotización dentro de los Acuerdos Marco de precios es una herramienta que deben utilizar las entidades para plasmar su necesidad de adquirir bienes o servicios. Ahora bien, esta herramienta no es un mecanismo para que las entidades definan el presupuesto, pues los precios techo no tienen en cuenta el contexto y situación específica de la Entidad Compradora. Según la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector (cce-eicp-gi-18._gees_v.2_2.pdf (xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx), las entidades estatales pueden utilizar información histórica de compras realizadas previamente con el fin de que logren estimar las cantidades y presupuesto adecuado para la adquisición de bienes y servicios.

Los precios dados por el simulador corresponden a precios techo del catálogo presentado por los proveedores durante la operación principal, y en ningún momento corresponden a precios de órdenes de compra o de contratos realizados.

Finalmente, cabe aclarar que para la colocación de la orden de compra deberán tenerse en cuenta solo los precios efectivamente cotizados por los proveedores durante los eventos de cotización, que son los precios a los que realmente se obligan los proveedores a mantener al momento de generación de las órdenes de compra.

5.2. Diligenciamiento del Simulador.

La Entidad Compradora deberá tener identificados los bienes que desea adquirir a través del Acuerdo Marco y que efectivamente estos obedezcan al Acuerdo Marco de precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV.

De igual forma, la entidad deberá tener claramente identificados los productos y/o servicios que hacen parte del catálogo.

Para iniciar el proceso de solicitud de cotización, el usuario debe ingresar al siguiente enlace: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/ . Allí encontrará una página de autenticación en la cual debe ingresar el NIT de la Entidad Compradora a la que pertenece, sin dígito de verificación, y hacer clic en el botón “Buscar entidades”.

5.2.1.Cómo realizar la Solicitud de Cotización

Surtido el proceso de solicitud de información, la Entidad Compradora tendrá claros los servicios que debe contratar para satisfacer su necesidad. Para escoger y estimar el costo de los servicios de nube pública suministrados directamente por el Cloud Service Provider – CSP-, debe hacer uso de la herramienta de estimación de costos suministrada por cada CSP en su portal:

Tabla 2. - Herramientas de estimación de costos de los CSP

Segmento	Enlace
Amazon Web Services	xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/#/
Google Cloud Platform	xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx/
Oracle Cloud Infrastructure	xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xx_XX/xxxx-xxxxxxxxx
Microsoft Azure	xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx/

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez la estimación de costos esté finalizada, la entidad debe generar la URL a dicha estimación (esta URL) le permite a los Proveedores del Acuerdo Xxxxx acceder a la estimación de costos realizada por la Entidad Compradora con el fin de estudiarla y ofrecer descuentos en su oferta). Cada portal de los CSP tiene un procedimiento diferente para generar la URL de la estimación de costos, por esta razón Colombia Compra Eficiente le recomienda a las Entidades Estatales solicitar este proceso durante la fase de RFI. La URL será solicitada por el simulador web en un paso posterior.

Para iniciar el proceso de solicitud de cotización, el usuario debe ingresar al siguiente enlace: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/. Allí

encontrará una página de autenticación en la cual debe ingresar el NIT de la Entidad Compradora a la que pertenece, sin dígito de verificación, y hacer clic en el botón “Buscar entidades”.

Ilustración 13 – Búsqueda de entidad a través del NIT.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al hacer esto, aparecerá una lista desplegable con las posibles Entidades Compradoras. De esta lista, el usuario debe escoger la Entidad Compradora a la que pertenece, como se muestra a continuación:

Ilustración 14 – Escogencia de la entidad a través de lista desplegable.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Y hacer clic en el botón “Buscar usuarios”.

Ilustración 15 – Búsqueda de usuarios.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al hacer esto, aparecerá una lista desplegable con los usuarios compradores registrados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) a nombre de la Entidad Compradora escogida en el paso anterior. El usuario debe escoger el que efectivamente corresponde y hacer clic en el botón “Solicitar correo de autenticación”.

Ilustración 16 – Solicitud de correo de autenticación.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El sistema enviará un correo al usuario comprador desde la cuenta NOTIFICACIONES TVEC CCE (xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx). Dentro del cuerpo del correo el usuario comprador encontrará un enlace que lo llevará directamente al ambiente de simulaciones.

Ilustración 17 – Confirmación de ambiente de simulaciones.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

En este ambiente, encontrará varias opciones a través de los botones Simulaciones, Simuladores, Direcciones, Supervisores y Usuario.

El botón “Usuario” le permite cerrar la sesión.

Ilustración 18 – Botón usuario, cerrar sesión.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

El botón “Supervisores” muestra los supervisores configurados en la TVEC para el usuario comprador y permite adicionar y/o editar de acuerdo con la necesidad de la Entidad Compradora.

Ilustración 19 – Botón de supervisores.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al hacer clic en el botón “Insertar supervisor” se desplegará una ventana emergente, la cual debe ser diligenciada con los datos del supervisor: nombres, apellidos, correo electrónico y teléfono de contacto. Una vez creado el supervisor se muestran las opciones de edición y eliminación.

Ilustración 20 – Insertar supervisor

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Ilustración 21 – Diligenciamiento de nuevos supervisores.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El usuario puede editar un supervisor ya creado, haciendo clic en el botón de edición mostrado a continuación.

Ilustración 22 – Edición de supervisores existentes.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El botón “Direcciones” muestra las direcciones creadas por el usuario.

Ilustración 23 – Botón direcciones.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

En el botón “Insertar dirección” el usuario puede ingresar la información correspondiente a la ubicación a la cual deben ser enviados los insumos y/o productos.

Ilustración 24 – Botón insertar dirección.

Ilustración 25 – Inclusión de dirección.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El botón “Simuladores” muestra los simuladores disponibles.

Ilustración 26 – Imagen de referencia de los simuladores web disponibles.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

El botón “Simulaciones” es el que permite la creación de solicitudes de cotización. Una vez allí, el usuario comprador debe hacer clic en el botón “Insertar simulación”

Ilustración 27 – Botón simulaciones e insertar simulación.

Se abrirá una ventana con una lista desplegable de la cual debe escoger la opción

“Nube Pública IV”

Ilustración 28 – Selección del simulador web del acuerdo.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Esto abrirá las opciones de configuración de la simulación:

• Zona (ver sección 1.2 xxx xxxxxx de condiciones)

• Nube o segmento

• TRM (ver cláusula 8 de la minuta)

• URL de la estimación de los servicios del portal del CSP

• Tasa de intermediación. Si la Entidad Compradora desea gestionar los servicios de nube pública del portal del CSP, debe escoger la opción “Servicios autogestionados”. Si la Entidad Compradora desea que el Proveedor gestione los servicios de nube pública del portal del CSP, debe escoger la opción “Servicios gestionados por el proveedor”.

• Precio en dólares de la estimación de los servicios de nube pública del portal del CSP

• Número del RFI

Ilustración 29 - Información de CSP

Luego de llenar todos los campos, el usuario comprador debe hacer clic en el botón “Insertar”

Ilustración 30 – Clic en insertar

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al insertar la simulación, el sistema mostrará una ventana que contiene la línea de tiempo de la solicitud de cotización, los botones para modificar la solicitud de cotización y la información ingresada en la ventana anterior.

Ilustración 31 Línea de tiempo

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Ilustración 32 – Ventana de la simulación

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

En el botón “Editar datos de simulación” el usuario puede cambiar los datos de la simulación.

Ilustración 33 – Editar los datos anteriores

Fuente: Colombia Compra Eficiente

En el botón “Insertar ítem” el usuario puede agregar los servicios complementarios a la solicitud de cotización. Allí debe escoger de la lista desplegable el servicio complementario que desea, la cantidad de tiempo de prestación del servicio y la cantidad de unidades del servicio.

Ilustración 34 – Insertar ítem de servicios

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Luego hacer clic en el botón “Insertar”

Ilustración 35 – Cantidad de profesional

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

En la parte inferior de la pantalla se muestran los servicios complementarios insertados por el usuario.

Ilustración 36 – Servicios diligenciados por la entidad compradora

Fuente: Colombia Compra Eficiente

En caso de que la Entidad Compradora quiera agregar un gravamen a la solicitud de cotización, el usuario debe hacer clic en el botón “Insertar gravamen”.

Ilustración 37 – Insertar gravamen

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Esto abrirá una ventana en donde el usuario debe ingresar el nombre del gravamen y su valor. Luego hacerclic en el botón “Insertar”

Ilustración 38 – Insertar gravamen y el porcentaje

Fuente: Colombia Compra Eficiente

La información del gravamen insertado se muestra en la pantalla principal.

Ilustración 39 – Información de gravamen

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El botón “Insertar archivo” le permite al usuario adjuntar archivos a la solicitud de cotización.

Ilustración 40 – Icono para insertar documentos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al hacer clic en este botón, el sistema mostrará una ventana emergente en la Entidad Compradora puede adjuntar archivos, como el CDP y estudios previos o documentos que puedan aportar conocimiento al proveedor respecto la necesidad de la Entidad Compradora.

Ilustración 41 – Insertar documentos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez haga clic en el botón “Insertar”, en la parte inferior de la pantalla el

usuario puede consultar los archivos agregados a la solicitud de cotización.

Ilustración 42 - Archivos adjuntos‌

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez insertados los servicios, los gravámenes adicionales (para las entidades que les aplica) y los archivos que soportan la cotización (estudios previos, etc.), la solicitud de cotización ya está lista para enviar a producción. En la parte inferior de la pantalla aparecen las opciones:

• Ítems: muestra los ítems insertados en la solicitud de cotización.

• Simulaciones válidas: muestra los proveedores que están habilitados para generar una oferta dentro de la solicitud de cotización que se está estructurando. Así mismo, también indica un precio de referencia por proveedor correspondientes a la suma de los servicios insertados.

• Logs: muestra el historial de pasos hechos por el usuario dentro de la solicitud de cotización.

Para finalizar la solicitud de cotización y enviarla a producción, el usuario deberá hacer clic en el botón “Validar simulación proveedores” ubicado en la parte superior de la pantalla.

Ilustración 43 – Validar simulación proveedores

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Este botón tiene la función de actualizar la información del evento de cotización, mostrará una ventana emergente en la cual el usuario debe hacer clic en el botón “Validar simulación”.

Ilustración 44 – Clic para validar simulación

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Ilustración 45 – Solicitar simulaciones

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso seguido, el usuario debe hacer clic en el botón “Solicitar cotización”. Al realizar clic sobre este botón seabre una ventana emergente donde se presenta la información final para lanzar el evento de cotización a producción.

• Fecha cierre de cotización: La Entidad Compradora debe dar cinco (5) días hábiles de cotización, el plazo de cotización inicia a partir del día hábil siguiente a la Solicitud de Cotización y termina a las 5:00 pm del día de finalización de esta

• Dirección: Aparece el nombre mediante el cual la Entidad Compradora guardó la Dirección.

• Supervisor: Se podrá seleccionar la persona quien supervisará esta orden de compra. Tener en cuenta que el supervisor debió ser creado antes como se explicó.

• Destinación del Gasto: La Entidad Compradora podrá escoger entre Inversión o Funcionamiento.

• Origen de los Recursos: En esta opción la Entidad Compradora podrá escoger entre: Recursos propios, Pto. Nacional / Territorial, Regalías, Recurso de Crédito o SGP.

• Necesidad del Bien o Servicio: En esta opción deberá realizar una descripción de la necesidad de adquirir el bien o servicio.

Finalmente, y una vez diligenciados los campos mencionados anteriormente, el usuario debe hacer clic en el botón “Solicitar simulaciones”. El estado d la solicitud de cotización pasará se BORRADOR a SOLICITUD COTIZACIÓN. A partir de ese momento, empieza a correr el cronometro para que los proveedores generen oferta.

5.2.2.Mensajes

Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los Proveedores acerca de la Solicitud de Cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original.

Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” del simulador WEB, cualquier comunicación por fuera del simulador WEB no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización, debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación y generando el acto administrativo que la soporte.

Ilustración 46 – Mensajes

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Los Proveedores envían las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor envía una respuesta de cotización, le llega un mensaje al

Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de cotización una vez el evento haya concluido.

Las Entidades Estatales pueden ajustar los eventos de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de Solicitud de Cotización corregido.

5.2.3.Editar un evento de cotización

Si después de enviar el evento a producción la Entidad Compradora requiere hacer cambios por errores o cualquier otra razón, la entidad debe editar el evento antes de la finalización del plazo para recibir respuestas así:

Paso 1: La Entidad Compradora debe reiniciar los tiempos de la simulación.

Ilustración 47 - La entidad desea reiniciar simulación

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 2: La Entidad Compradora debe confirmar que desea editar la solicitud de

cotización haciendo clic en el botón “Confirmar”.

Ilustración 48 - Confirmar reiniciar el simulador

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al hacer esto, tendrá acceso a todos los botones mencionados en la sección

5.2.1 y podrá hacer los cambios que requiera siguiendo los pasos explicados en la misma sección.

5.2.4.Finalizar el Evento de Cotización.

La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Xxxxx, Solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado Cotización, y

(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a los Proveedores a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, solicitando confirmación de que estas Cotizaciones son definitivas, y ha recibido respuesta afirmativa de todos los Proveedores.

Para finalizar el Evento de Cotización, debe hacer clic en “Fin del evento”.

5.2.5.Análisis de las cotizaciones de los Proveedores.

Una vez se confirme el cierra del proceso de cotización, se habilitarán 3 botones:

• Abrir ofertas.

• Ampliación de tiempo.

• Cancelar proceso.

Una vez de clic en cerrar proceso de cotización, cambiará el estado del proceso

de simulación de “Solicitud de cotizaciones” a “Abrir ofertas”.

Ilustración 49 - Etapa de Abrir ofertas

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez cumplido el tiempo de la solicitud de cotización la entidad procederá a dar clic en el botón “Abrir ofertas”, el cual es el paso para realizar el proceso de adjudicación.

Ilustración 50 - Abrir Ofertas

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez la entidad de clic en el botón “abrir ofertas” aparecerá el siguiente

mensaje:

Ilustración 51 - Mensaje para confirmar "Abrir cotizaciones"

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Cuando los Proveedores han dado respuesta a la solicitud de cotización, la Entidad identificará esta condición de forma gráfica, ya que se identificarán con un doble visto bueno:

Ilustración 52 - Doble visto bueno.

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad Compradora puede consultar las Cotizaciones en su correo electrónico o a través del simulador WEB en el menú inferior en la pestaña de “Cotizaciones”.

Ilustración 53 - Ofertas de los proveedores

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

La plataforma de forma automática ordena los Proveedores del menor al mayor valor. La Entidad a través del botón azul con una “i” podrá verificar y validar el detalle de los ofrecimientos realizados por cada uno de los Proveedores, así como la verificación de la oferta completa, la verificación del valor del valor del IVA ingresado y la verificación de presuntos precios artificialmente bajos; así como las situaciones de posible empate entre dos o más proveedores.

Nota: Si el proveedor no cotiza la totalidad de los ítems se convertirá en una oferta rechazable y la entidad deberá comunicarle al proveedor por la ventana de mensajes el motivo del rechazo y deberá evaluar el proponente con el segundo menor valor ofertado.

Durante el proceso de evaluación de las ofertas la entidad puede ampliar el tiempo del evento, cuando se evidencie alguna falla en la plataforma, dando clic en el botón “Ampliación de tiempo”.

Nota: este botón solo estará habilitado si no se ha ejecutado el proceso de “abrir ofertas”.

El sistema mostrará automáticamente un listado con los proveedores y su respectiva cotización. La Entidad estatal debe hacer clic en el botón azul para poder ingresar a la cotización del Proveedor y descargarla.

Ilustración 54 - Ampliación de Tiempo

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

En esta instancia la entidad deberá exponer las razones por las cuales se adoptó esta decisión y deberá así mismo cargar los soportes correspondientes.

Ilustración 55 - Justificación para ampliación de plazo

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Si la entidad no va a realizar la adjudicación del evento de cotización deberá justificarlo en debida forma, pues puso en operación el Acuerdo Marco y el sistema de presentación de cotizaciones.

La Entidad Compradora debe justificar el cierre del evento de cotización a través de un Acto Administrativo motivado el cual debe ser notificado a todos los proveedores por la ventana de mensaje y exponer las razones por las cuales se adoptó esta decisión y deberá así mismo cargar los soportes correspondientes en el botón de “Cancelar proceso”.

Ilustración 56 - Cancelar Proceso

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Ilustración 57 - Justificar Cancelación del Proceso

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez la Entidad ha agotado estas instancias procederá a seleccionar el Proveedor que cotizó el menor valor, dando clic en la imagen de la mano, para lo cual aparecerá el siguiente diálogo:

Ilustración 58 - Confirmación de selección de cotización

Fuente: Colombia Compra Eficiente

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5.2.6.Aclaraciones durante el proceso de cotización

El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de Cotización de forma responsable y diligente.

Después de revisadas las cotizaciones, la Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio. En caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración por medio del correo electrónico al Proveedor o Proveedores, como cuando la cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar.

El Proveedor en la aclaración debe referirse exclusivamente a los ítems sobre los cuales la Entidad Compradora haya manifestado la duda y ser consiente que en ningún caso su aclaración puede representar mejora de los precios cotizados.

La Entidad Compradora puede consultar el correo de los Proveedores en el evento de cotización en la siguiente tabla:

Tabla 3 – Información de los Proveedores

Proponente	Segmento	Persona de contacto	Email
INFORMACIÓN LOCALIZADA SAS	Google Cloud Platform	Xxxxxx Xxxx	xxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx xxxxx.xxx
UT OnecoludSowIG	Amazon Web Services	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx	xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx m
CNID SAS	Amazon Web Services	Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx	xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx
High Tech Software SAS	Amazon Web Services	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx
UT Xxxxx ETB & TIVIT	Amazon Web Services	Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx	xxxx.xxxxxxx@etb.com.x x

Proponente	Segmento	Persona de contacto	Email
COMWARE SA	Oracle Cloud Infrastructure	Xxxxx Xxxxx	xxxxxx.xxxxx@comware.c xx.xx
UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN INTEGRAL NUBE 4	Google Cloud Platform	Xxxxx Xxxxxxxxxx	deysi_piedrahita@coins xxx.xxx
IFX NETWORKS COLOMBIA SAS	Microsoft Azure	Xxxxxxx Xxxxx Reyes	xxxxxx@xxxxxxx.xxx
CONTROLES EMPRESARIALES S.A.S	Microsoft Azure	Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx	xxxxxxxx@xxxx.xx
Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP BIC	Microsoft Azure	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx	xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx xx.xxx
Soluciones Orión Sucursal Colombia	Amazon Web Services	Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx obal
COMCEL S.A.	Amazon Web Services	Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	xxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx x.xx
UNION TEMPORAL SOAIN THINK IT	Oracle Cloud Infrastructure	Xxxxx Xxxxxxx Xxxx Medellín	contabil.colombia@soai xx.xxx
UNIÓN TEMPORAL TIGO- BEXT 2021	Amazon Web Services	Xxxxxxx Xxxxxxx Pulido	xxxxxxx.Xxxxxxx@xxxx.xx x.xx
SKG Tecnología SAS	Google Cloud Platform	Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx	direccioncomercial@skg xxxxxxxxxx.xxx
BUSINESSMIND COLOMBIA SA	Oracle Cloud Infrastructure	Xxxxx Xxxxx	xxxxx.xxxxx@xxxxx.xx m
Unión Temporal Nube Pública IT	Oracle Cloud Infrastructure	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx	xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx xx.xxx

Fuente: Colombia Compra Eficiente

5.2.7.Selección del Proveedor

La Entidad Compradora debe elegir la Cotización que cumpla con las características solicitadas, y que haya cotizado el menor precio relacionado. Para realizar la selección del proveedor la Entidad Compradora deberá seleccionar el botón VERDE sobre el Proveedor elegido, luego hacer clic en “CONFIRMAR”.

Ilustración 59 – Seleccionar cotización

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al finalizar el proceso en el simulador web, el sistema genera un “Número de solicitud de compra Coupa”, que es en adelante el número que identifica el proceso para el desarrollo final en la plataforma TVEC.

Ilustración 60 – Proveedor seleccionado

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

Al hacer clic sobre el número de solicitud de orden de compra, la plantilla redireccionará al usuario directamente a la TVEC para que ingrese con usuario y contraseña. Seguido al paso anterior, aparecerá la solicitud de orden de compra para que la Entidad Compradora termine de diligenciar el formulario.

5.3. Cancelar el Evento de Cotización

La solicitud de cotización es el inicio de la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios en los que hay lugar a ella; la Entidad Estatal está obligada a planear la forma como ejecuta su presupuesto y, en consecuencia, cuando hace una solicitud de cotización es porque requiere satisfacer una necesidad que el Acuerdo Marco de Precios suple por tratarse de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización. La cotización no obliga a la Entidad Estatal a colocar la Orden de Compra, pero no hacerlo muestra posibles falencias en su planeación.

La mayoría de los Acuerdos Xxxxx establecen en las cláusulas relativas a las acciones a cargo de la Entidad Compradora o a la Operación Secundaria, el deber de la Entidad Compradora de colocar la Orden de Compra al Proveedor que presentó el precio más bajo en su cotización. Este es un deber de la Entidad Compradora que surge del Acuerdo Marco.

Si la Entidad Compradora no puede, o no debe colocar la Orden de compra por algún motivo, deberá justificarlo en debida forma, pues puso en operación el Acuerdo Marco y el sistema de presentación de cotizaciones. La Entidad Compradora debe justificar el cierre del evento de cotización a través de un Acto Administrativo motivado el cual debe ser notificado a todos los proveedores por la ventana de mensaje y por correo electrónico y cargar los soportes en el botón de “Cancelar proceso” Ilustración 57 - Justificar Cancelación del Proceso X

5.4. Publicidad de las Órdenes de Compra

Las Entidades Estatales cumplen con la obligación establecida en la Ley 1150 de 2007, Decreto Ley 019 de 2012, y Decreto 1082 de 2015, de publicar en el SECOP II la actividad contractual en la que se ejecutan recursos públicos una vez colocan la Orden de Compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La Tienda Virtual del Estado Colombiano hace parte integral del Sistema Electrónico de Contratación Pública y es la plataforma a través de la cual se gestionan las adquisiciones de las Entidades Estatales al amparo del Acuerdo Marco de Precios y otros Instrumentos de Agregación de Demanda, así como la adquisición de bienes en Grandes Almacenes. Así, las operaciones que se realizan a través de la Tienda virtual del Estado colombiano cumplen con el principio de publicidad al quedar registradas en la página web de Colombia Compra Eficiente, en el enlace: Órdenes de compra | Colombia Compra Eficiente

| Agencia Nacional de Contratación Pública en consecuencia, la Entidad Compradora no debe publicar nuevamente la Orden de Compra como un contrato independiente en el SECOP II, pues estaría duplicando el registro y afectando la calidad de la información del sistema de compra y contratación pública.

La numeración del contrato es la dada por la Tienda Virtual del Estado Colombiano a la Orden de Compra y es la única referencia que debe ser empelada por la Entidad Compradora respecto de la gestión y ejecución del contrato.

La Entidad Compradora podrá asignar un número interno de seguimiento documental o archivo, de manera que sea identificable respecto de sus demás Procesos de Contratación, sin que esto implique que sea necesario publicar esta numeración interna nuevamente en el SECOP II.

6. SOLICITUD DE COMPRA

El detalle para poder realizar las solicitudes de compra se encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco de precios que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en la sección de guías y manuales de la página web oficial de la Entidad, en el siguiente enlace: Guía General de los Acuerdos Marco de precios.

7. VERIFICACIÓN DE INHABILIDADES, MULTAS, SANCIONES E INCOMPATIBILIDADES DEL PROVEEDOR

La Entidad Compradora es responsable de realizar la verificación de las inhabilidades, multas, sanciones e incompatibilidades en que pueda estar en curso el proveedor que presento la oferta más económica antes del momento de la adjudicación de la Orden de Compra, para lo cual se sugiere revisar la información consignada en el aplicativo RÚES, sin que ello sea la única fuente de verificación.

En ese sentido, en caso tal de identificar que se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la legislación vigente, deberá informarlo de inmediato a la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente para el trámite respectivo y tomar las acciones que se consideren necesarias por la Entidad Compradora.

8. ORDEN DE COMPRA

El detalle para las órdenes de compra se encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco de precios que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace: Guía General de los Acuerdos Marco de precios.

9. FACTURACIÓN Y PAGO

El Proveedor debe facturar los Servicios de Nube Pública efectivamente prestados al precio definido de acuerdo con la Clausula 8. Un Servicio de Nube Pública es efectivamente prestado cuando el Proveedor lo pone a disposición de la Entidad Compradora, aun si la Entidad Compradora no usa el servicio.

El Proveedor puede facturar los Servicios de Nube Pública de la siguiente manera: i) Mensualmente o, ii) De contado, dependiendo de las condiciones del Servicio de Nube Pública en los términos señalados en el Catálogo. Para las dos formas de pago descritas, el Proveedor deberá facturar los Servicios de Nube

Pública de conformidad con el consumo prestado o las obligaciones monetarias adquiridos en el período.

* En ese sentido, si la entidad compradora está adquiriendo únicamente servicios de nube pública, y la orden de compra no contempla servicios complementarios, es posible acudir a la segunda forma de pago, de modo que la ejecución del contrato ocurra durante 2024, vigencia en la que ocurrirá la compraventa de los servicios, sin perjuicio de que estos sean prestados por un lapso más largo.

También es necesario tener en cuenta que el Proveedor deberá ampliar la vigencia y valor de los amparos consignados en la garantía de cumplimiento por el término definido como plazo de ejecución de la Orden de Compra, de conformidad con lo establecido en la minuta del Acuerdo Marco.

De igual forma, la entidad podrá prorrogar y/o adicionar las órdenes de compra de acuerdo con la legislación aplicable al respecto, así como emplear vigencias futuras para las órdenes de compra.” Al respecto es necesario tener en cuenta que el período al que se refiere la extensión de garantías es la ejecución dela orden de compra y no el tiempo total de consumo de los servicios basados en la infraestructura del proveedor de servicios de nube.

El Proveedor debe facturar en pesos colombianos e incluir los gravámenes adicionales (estampillas) aplicables a los Procesos de Contratación que la Entidad Compradora haya informado en la Solicitud de Cotización y presentar las facturas en la dirección indicada para el efecto por la Entidad Compradora y publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

El Proveedor debe presentar a la Entidad Compradora para el pago un certificado suscrito por su representante legal o revisor fiscal en el cual manifieste que el Proveedor está x xxx y salvo con sus obligaciones laborales frente al sistema de seguridad social integral y demás aportes relacionados con sus obligaciones laborales de conformidad al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquellas que la modifiquen. El Proveedor debe publicar copia de estos documentos en la Tienda Virtual del Estado Colombiano máximo dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la factura.

El detalle para la Facturación y pago se encontrará en la Minuta del Acuerdo Xxxxx en la Cláusula 10 en el siguiente enlace: Ver Minuta AMP .

Si la entidad requiere realizar cambios en el aprobador de facturas, puede realizar esta solicitud a través de la mesa de servicio de Colombia Compra Eficiente, creando un caso por formulario de soporte (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx) y anexando a la solicitud una carta indicando el nuevo usuario aprobador y si se requiere, indicar las facturas en las cuales se debe establecer, esta carta debe venir firmada por el ordenador del gasto registrado en la TVEC

*Si la entidad requiere que haya más de un usuario aprobador de facturas, debe realizar el proceso antes descrito indicando los usuarios que desea establecer como aprobadores.

*El aprobador o los aprobadores que la entidad deseé establecer, para el momento de la solicitud deben estar creados en la TVEC, de lo contrario debe realizar primero el registro de los usuarios en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxx- colombiano/instrumentos

10. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS ADICIONALES EN LAS ÓRDENES DE COMPRA

El detalle para la publicación de documentos adicionales en las órdenes de compra se encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace: Guía General de los Acuerdos Marco de precios.

11. MODIFICACIONES, ACLARACIONES, TERMINACIÓN O LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

El detalle para las Modificaciones, aclaraciones, terminación o liquidación de la Orden de Compra se encontrará en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxx-xx- compra-entidad donde encontrará material de apoyo para realizar este procedimiento.

Ilustración 61 - Modificaciones, aclaraciones, terminación o liquidación de la Orden de Compra

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nota: Las Órdenes de Compra son contratos estatales en los términos del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, debido a que son actos jurídicos generadores de obligaciones, que constan por escrito.

Por lo anterior, las Órdenes de Compra de tracto sucesivo, aquellas cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser objeto de liquidación (artículo 60 de la Ley 80 de 1993), por el contrario, las Órdenes de Compra que no cumplan con esta condición y que solo tengan una entrega, no deben ser liquidadas. La liquidación es un procedimiento a partir del cual el contrato finaliza, y mediante el cual las partes del contrato, o eventualmente un juez, se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones, y sobre las circunstancias presentadas durante la ejecución del objeto contractual.

La liquidación de una Orden de Compra respecto de la cual no se ejecutó la totalidad del valor y la posterior liberación del compromiso presupuestal, debe hacerse de la misma manera que cualquier otro contrato, esto es, de acuerdo con las normas presupuestales para tal efecto y los procedimientos internos definidos por la Entidad Estatal.

Independientemente de que aplique o no la liquidación para las Órdenes de Compra, todas deben ser cerradas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, por lo anterior, la Entidad Compradora debe diligenciar el formato de modificación, aclaración, terminación o liquidación de Orden de Compra una vez ejecutada la Orden de Compra, y enviarlo junto con el formato adicional que diligencie la Entidad Compradora (este formato solo aplica para las Órdenes de Compra que deben ser liquidadas) a Colombia Compra Eficiente, para que esta pueda dejar cerrada y liquidada la Orden de Compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Tenga en cuenta que para poder liquidar la Orden de Compra no puede hacer facturas en estado (i)“pendiente de aprobación”, (ii) “rechazada” o (iii) “en borrador” en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Si hay alguna factura de la Orden de Compra en alguno de esos estados, la Entidad debe realizar el siguiente procedimiento según corresponda:

(i) Pendiente de aprobación: aprobar o rechazar la factura.

(ii) Rechazada: registrar el caso a través del formulario de soporte (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx, en la opción “Crear caso - soporte Técnico”), adjuntando un documento de solicitud de anulación firmado por el Supervisor de la Orden de Compra. Documento en el cual debe indicar el número de la Orden de Compra y los números de las facturas en estado rechazado que deben ser anuladas.

(iii) Borrador: solicitar al Proveedor que elimine la factura.

Solo cuando la Entidad esté segura de que todas las facturas de la Orden de Compra estén aprobadas o anuladas, debe enviar a Colombia Compra Eficiente el formato para publicar la liquidación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

12. FACTORES PONDERABLES DE INTERÉS DE LAS ENTIDADES COMPRADORAS (CRITERIOS DE SOSTENIBILIDAD)

Mantener durante la vigencia del Acuerdo Marco y de las Órdenes de Compra las condiciones con las cuales adquirió puntaje técnico adicional, y que requieran verificación en la operación secundaria a saber: (i) Tecnologías de la Información Sostenibles (ii) Ancho xx xxxxx y velocidad de transferencia(iii) Tiempo de Aprovisionamiento (iv) Mi primer empleo,

(v) Empleo Joven.

12.1. Primer Empleo

Colombia Compra Eficiente otorgó puntaje a los Proponentes que acreditaron la contratación de personal que cumpliera con las siguientes condiciones:

• Jóvenes entre 18 y 28 años

• Que tuvieran título de profesional, bachiller, técnico o tecnólogo

• Que no hubieran iniciado etapa productiva y/o laboral, o que tuvieran título profesional y no tuvieran experiencia profesional relacionada.

Colombia Compra Eficiente otorgó le otorgó 2 puntos a los Proponentes que se comprometieron a contratar máximo 12 meses después de firmado el Acuerdo Xxxxx a jóvenes entre 18 y 28 años en su primer empleo, así:

Tabla 4 – Cantidad de trabajadores en Primer Empleo

Número total de trabajadores en la planta del Proponente	Número mínimo de trabajadores en su primer empleo exigido
Entre 1 y 20	1
Entre 21 y 40	2
Entre 41 y 60	3
Entre 61 y 80	4
Entre 81 y 100	5
Más de 100	6

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Para todos los efectos la vinculación contractual puede ser mediante contrato laboral o contrato de prestación de servicios. Si el Proponente es una figura asociativa, Colombia Compra Eficiente tiene en cuenta la vinculación del personal de uno de los integrantes.

12.2. Empleo Joven

Colombia Compra Eficiente otorgó puntaje a los Proponentes que acreditaron la contratación de personal que cumpliera con las siguientes condiciones:

• Jóvenes entre 18 y 28 años diferentes a los presentados en el numeral anterior

• Que tengan título de profesional, bachiller, técnico o tecnólogo.

Colombia Compra Eficiente otorgó 2 puntos a los Proponentes que se comprometieron a contratar máximo 12 meses después de firmado el Acuerdo Xxxxx a jóvenes entre 18 y 28 años, así:

Tabla 5 - Cantidad de trabajadores en Empleo Joven

Número total de trabajadores en la planta del Proponente	Número mínimo de trabajadores en su primer empleo exigido
Entre 1 y 20	1
Entre 21 y 40	2
Entre 41 y 60	3
Entre 61 y 80	4

Entre 81 y 100	5
Más de 100	6

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Para todos los efectos la vinculación contractual podrá ser mediante contrato laboral o contrato de prestación de servicios. Si el Proponente es una figura asociativa, Colombia Compra Eficiente tendrá en cuenta la vinculación del personal de uno de los integrantes.

Colombia Compra Eficiente en ningún caso otorgó simultáneamente el puntaje por el criterio de primer empleo y por empleo joven, con la acreditación de una misma persona con las características descritas.

13. CRITERIOS DE DESEMPATE DE LOS PROVEEDORES EN SUS PROPUESTAS

Teniendo en cuenta que la Ley 2069 de 2020 fue promulgada y publicada el 31 de diciembre de 2020 y que la misma comprende criterios de desempate a ser observados al momento de decidir la colocación de órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios. Es preciso señalar a las Entidades Compradoras que con el fin de identificar y establecer cuáles son los criterios aplicables a cada Acuerdo Marco, deberán remitirse a los documentos del proceso y a la minuta toda vez que allí se definen tales criterios y la forma en que deben ser acreditados por parte de los proveedores que resulten adjudicados.

Nota: La Entidad Compradora deberá tener en cuenta que estos factores fueron presentados en el desarrollo de la licitación pública mediante la cual se adjudicó el acuerdo marco de precios, no obstante, es responsabilidad de la Entidad Compradora requerirlos en caso de presentarse situaciones de empate, y esto obedece a una relación de la operación principal, sin embargo, pueden presentarse situaciones cambiantes de estas condiciones en el transcurso del tiempo.

14. PREGUNTAS FRECUENTES REFERENTE AL AMP

I. ¿El acuerdo xxxxx xx Xxxx Publica IV cuenta con modelos alternativos de venta de servicios, como el Licenciamiento Enterprise Agreement en el segmento Microsoft?

El Acuerdo Marco de servicios de Nube Pública contempla la prestación de servicios de nube, sin que sea posible diferenciar modelos específicos de licenciamiento de cada CSP, en el entendido de que el objeto de las

órdenes de compra derivadas del acuerdo marco es la prestación de servicios de nube, y las distinciones de modelo de licenciamiento no alteran la naturaleza de los servicios prestados. En el estudio del sector del Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente no evidenció que los servicios prestados dentro de un Enterprise Agreement tuvieran diferencias con los servicios de nube prestados bajo otras modalidades de licenciamiento, correspondiendo estas diferencias a otros elementos externos a dichos servicios.

En este sentido, las Entidades Compradoras deben identificar las diferencias entre la oferta comercial del proveedor y asignarles un valor económico. Por ejemplo, si el modelo alterno de venta de los servicios incluye la migración y horas de soporte, la entidad puede agregar estos dos elementos a la orden de compra para que los proveedores tengan en cuenta las tareas que deben realizar para competir en igualdad de condiciones con los proveedores que ofrezcan dichos elementos adicionales.

II. ¿Cuánto tiempo debe dar la entidad Compradora para que los proveedores coticen?

La Entidad Compradora debe dar un plazo mínimo de Cotización de cinco

(5) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de la creación del evento de solicitud de Cotización en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Compradora deberá programar la hora de cierre de los eventos de Solicitud de Cotización a las 5:00 p.m. del último día hábil.

III. ¿Cuál es el objeto del Acuerdo Xxxxx?

15. FICHA TÉCNICA DE DOCUMENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN
Título del documento:	Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) a través del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV
Fecha de aprobación:	11/12/2024
Área / Dependencia de autoría:	Subdirección de Negocios
Resumen / Objetivo de contenido:	Orientar a las Entidades Estatales en el proceso de compra, a través del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Servicios de Nube Pública IV.
Código de estandarización:	CCE-GAD-GI-45
Categoría / Tipo de documento:	Guía
Aprobación por:	Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx - subdirector de Negocios
Información adicional:	NA
Serie documental según TRD	034. Guías para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano
Enlace de ubicación original del documento (especifique donde se aloja o reposa el documento)	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx- estado-colombiano/tecnologia/servicios-de-nube-publica- iv

2. AUTORES Y RESPONSABLES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

ACCIÓN

NOMBRE

CARGO/ PERFIL

FECHA

FIRMA

Elaboró

Xxxxxx Xxxxxx

Contratista

3/12/2024

Revisó

Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Gestor T1-15 Analista T2-02

3/12/2024

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Aprobó

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx

Subdirector de Negocios

11/12/2024

Nota: Si la aprobación se realizó mediante acta de alguno de los comités internos considerados en la resolución número 173 de 2020 por favor especificar acta y mes del desarrollo de esta.

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
VERSIÓN	AJUSTES	FECHA	VERSIÓN VIGENTE DEL DOCUMENTO		04
01	Creación Guía	10/11/2022	Elaboró	Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx	Contratista- Subdirección de Negocios Contratista- Subdirección de Negocios
			Revisó	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx	Gestor T1-15 Técnico O1-12
			Aprobó	Xxxxxx Xxxx	Gestor T1-15
02	actualización cuadro directivos, 5 solicitudes de cotización simuladores web	22/12/2022	Elaboró	Xxxxxxx Xxxxxx	Analista T2-02
			Revisó	Xxxxxx Xxxx	Gestor T1-15
			Aprobó	Xxxxxx Xxxx	Gestor T1-15
03	Modificación punto 3. Solicitud de información (RFI), Actualización punto 9 facturación y pago		Elaboró	Xxxxxx Xxxxxx	Administradora Contratista
			Revisó	Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx	Gestor T1-15 Analista T2-02
			Aprobó	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx	subdirectora de Xxxxxxxx (E)
04	Se realiza la modificación del punto 9 facturación y pago y del punto 12 criterios de sostenibilidad.	11/12/2024	Elaboró	Xxxxxx Xxxxxx	Administradora Contratista
			Revisó	Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx	Gestor T1-15 Analista T2-02
			Aprobó	Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx	Subdirector de Negocios

Nota: El control de cambios en el documento, se refiere a cualquier ajuste que se efectúe sobre el documento que describe ficha técnica del presente documento.

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GUÍA PARA COMPRAR EN LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO (TVEC) A TRAVÉS DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE NUBE PÚBLICA IV

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