Contract

1. OBJETIVO

Asegurar contra todo riesgo los bienes muebles e inmuebles, el patrimonio y servidores públicos de la entidad mediante la adquisición de pólizas de seguros con el fin de protegerla de perjuicios y obtener el reconocimiento de un siniestro.

2. ALCANCE

Inicia con el proceso de contratación del intermediario de seguros, continúa con la estructuración del programa de seguros y como producto de este proceso el contratista procede con la expedición de las pólizas, finaliza con el archivo del soporte de pago del siniestro.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica a los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil o su Fondo Rotatorio y todos aquellos que se encuentren bajo la responsabilidad de la Entidad y para los servidores del nivel central y desconcentrado.

4. BASE DOCUMENTAL

 Estudios Previos GCFL03.

 Pólizas originales firmadas.

 Orden de gasto GRFT07.

 Formato Matriz de equipos sustituidos por siniestros (bienes muebles) GRFT02.

 Comprobante de Alta de inventario.

 Certificación de recibo a satisfacción del bien / servicio.

 Comprobante de pago o Soporte de pago.

5. BASE LEGAL

Norma (número y fecha)	Directriz legal
Ley No. 16 de 1988. Diario Oficial No. 38.193 de 29 de enero de 1988. “Por la cual se establece el seguro de vida para los funcionarios de la Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx y del Ministerio Público, se confiere una autorización y se dictan otras disposiciones”.	Aplica en su totalidad.
Ley No. 45 de 1990 “Por la cual se expiden normas en materia de intermediación financiera, se regula la actividad aseguradora, se conceden unas facultades y se dictan otras disposiciones.”	Artículo 62. “Aseguramiento de los bienes oficiales. El artículo 244., del Decreto-ley 222 de 1983, quedará así: "Todos los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de las entidades públicas y de los bienes pertenecientes a las mismas, o de los cuales sean legalmente responsables, se contratarán con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país". "Los representantes legales, las juntas y consejos directivos de las entidades oficiales serán responsables de que la contratación se efectúe con entidades aseguradoras que ofrezcan adecuadas condiciones en materia de solvencia, coberturas y precios".
Ley No. 42 de 1993 Diario Oficial No. 40.732, de 27 de enero de 1993 – “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.	Art. 101. “Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes (…) teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida” ……” Art. 107 “Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”.

Ley No. 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.
Principios Rectores. Derechos, Deberes, Prohibiciones, Incompatibilidades, Impedimentos, Inhabilidades y Conflicto de intereses del servidor público. Descripción xx Xxxxxx, clasificación y clasificación y límite de Sanciones, arts. 1 a 47. Descripción de las faltas en particular, clasificación xx xxxxxx gravísimas, graves y leves, arts. 48 a 51.
El artículo 34, numeral 4 “Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos”-
Art. 34, Num. 21. “Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados”.
Art. 48, Num. 3. Es falta gravísima “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales”.
Art. 48, Num. 63. Es falta gravísima igualmente “No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes”.

Decreto No. 410 de 1971 “Por el cual se expide el Código de Comercio”.	Título V. del contrato de seguro. Capítulo I. Principios comunes a los seguros terrestres. Capítulo II. Seguros de daños. Sección I. Principios comunes a los seguros de daños. Sección II. Seguro de incendio. Sección III. Seguro de transporte. Sección iv. Seguro de responsabilidad. Sección v. Reaseguro. Capítulo III. Seguros de personas. Sección I. Principios comunes a los seguros de personas- sección II. Seguro de vida. Título XIV. Del corretaje. Sección I. Corredores en general. Sección II. Corredores de seguros.
Decreto No. 1010 de 2000 “Por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias se define la naturaleza jurídica del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones.”	El artículo 43. Son funciones de la Dirección Administrativa: (…) 6. Manejar y llevar el control de los inventarios y de los seguros de los bienes de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Decreto No. 232 del 12 de febrero de 2016. “Por el cual se fijan las escalas de asignaciones básicas de la Registradora Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”.	Aplica en su totalidad.

Circular No. 155 de 2012 “Política de administración, conservación, custodia y responsabilidad de los bienes al servicio de la Entidad”.	Aplica en su totalidad
Xxxxxxxx Xx. 000 xxx 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000. “Procedimiento en caso de siniestro a puestos de votación, sitios de escrutinios, sedes propias, en arriendo y comodato”.	Aplica en su totalidad.

6. DEFINICIONES

Póliza: Es el documento contentivo del contrato de seguro y que sirve como prueba de la existencia del mismo. Este documento deberá redactarse en castellano, firmarse por el asegurador y entregarse, al tomador, dentro de los quince días siguientes a su celebración.

Siniestro: Se denomina siniestro la realización del riesgo asegurado.

Reclamación: Es la solicitud de pagos de una persona a una compañía aseguradora por una pérdida cubierta por una póliza.

Patrimonio: Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona.

Bienes muebles: Aquellos que pueden transportarse de un lugar a otro sin alterarse ni destruirse.

Bienes inmuebles: Aquellos que no pueden moverse o trasladarse sin sufrir deterioro o destruirse

Deducible: Es el monto o porcentaje del daño indemnizable que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que, por lo tanto, siempre queda a cargo del asegurado.

Demerito por uso: Es el monto o porcentaje del daño indemnizable que se deduce del pago de la indemnización por concepto de uso del bien asegurado.

Riesgo: El artículo 1054 del código de comercio, define el riesgo como el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, del asegurado o del beneficiario, y cuya realización de origen a la obligación del asegurador.

Los hechos ciertos, salvo la muerte, y los físicamente imposible, no constituyen riesgos y son, por lo tanto, extraños al contrato de seguro. Tampoco constituye riesgo la incertidumbre subjetiva respecto de determinado hecho que haya tenido o no cumplimiento.

Cobertura / Amparo: eventos por los cuales la aseguradora será responsable en caso de realizarse.

Intermediario de seguros: Es la persona intermediaria entre los aseguradores y los reaseguradores y obtienen su ingreso por las comisiones pagadas por el reasegurador.

Ajustador: Profesional independiente que estima y evalúa el monto de los daños en un siniestro asegurado. Investiga adicionalmente las posibles causas de la pérdida con el objeto de informar a la aseguradora para que indemnice a los beneficiarios de la póliza.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Cada dos meses la Coordinación xx Xxxxxxx e Inventarios deberá presentar un informe vía correo electrónico a la Coordinación de Recursos Físicos sobre las altas y bajas en los inventarios de la Entidad con el fin de actualizar la información ante la compañía de seguros.

2. La póliza Responsabilidad Civil Servidores Públicos aplicara únicamente para los cargos contenidos en la Póliza.

3. La póliza de Vida tendrá cobertura para los funcionarios de planta, libre nombramiento y remoción, provisionales y supernumerarios de la RNEC y CNE.

4. En caso que se presente siniestro en alguna sede de la Entidad a nivel municipal, el Registrador Municipal deberá comunicar y allegar la documentación requerida a los Delegados Departamentales o a la Registraduria Distrital para el caso de Bogotá y estos a

su vez a la Coordinación de Recursos Físicos, si se presenta en la Delegación Departamental o Registraduría Distrital de igual forma deberán allegar los documentos a la citada Coordinación.

5. En los eventos electorales todos los bienes que sean entregados a la Entidad para el desarrollo de los procesos electorales, en caso que se presente siniestro en alguno de ellos, deberá reportarse a la Delegación Departamental y/o Registraduría Distrital según corresponda, quien a su vez reportara a la Coordinación de Recursos Físicos.

6. El Informe del funcionario responsable de la custodia y uso del bien deberá incluir las circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos, deberá identificar plenamente (placa y características del bien) el bien objeto de siniestro y adjuntar registro fotográfico. En caso de pérdida o hurto de bienes PMT se deberá incluir en el informe del funcionario, el número de placa de la empresa contratista.

7. Cuando se genera daño del bien, el concepto técnico debe ser suscrito por un funcionario idóneo donde se especifique los daños ocasionados, causas y concepto si es inservible o hay lugar a reparación.

8. En caso de siniestro en una sede que cuente con el servicio de vigilancia, se deberá realizar la reclamación inicialmente ante la empresa de vigilancia por parte de los supervisores del contrato según corresponda.

9. En el proceso de contratación del programa de seguros, se deberá contemplar una partida presupuestal para atender el valor de las futuras inclusiones en las pólizas de la Entidad.

10. Al inicio de cada vigencia, se deberá solicitar a la Dirección Financiera, la asignación de recursos con el fin de atender el valor de los deducibles o demerito por uso que la Entidad deba asumir, según condiciones pactadas en la Póliza.

11. En caso que una Delegación Departamental, Registraduria Distrital, Especial Municipal o Auxiliar reciba bienes muebles en calidad xx xxxxxxxx por un tiempo determinado por parte de autoridades departamentales, distritales o locales, deberá presentarse solicitud a la Coordinación de Recursos Físicos el aseguramiento de los bienes muebles recibidos.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	SOLICITAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL INTERMEDIARIO DE SEGUROS
1.	Se elaboran los estudios previos con el objeto de contratar el intermediario de seguros a través del proceso de contratación correspondiente. (Ver proceso Gestión Contractual).	Dos meses	Profesional del Grupo Recursos Físicos		Estudios Previos GCFL03
	ESTRUCTURAR EL PROGRAMA DE SEGUROS
2.	La Entidad con el intermediario de seguros, deberán identificar las pólizas que se deben contratar para integrar el programa de seguro de la Entidad, entre ellas:  Todo Riesgo daños materiales: Contratar los seguros requeridos para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de su propiedad y de aquellos por los cuales son legalmente responsables la Entidad, en el territorio Nacional y en los consulados; así como de aquellos por los que llegaren a ser legalmente responsables.  Responsabilidad Civil Servidores Públicos: Contratar el seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, para amparar el patrimonio de la Entidad, con motivo de las reclamaciones en contra de sus funcionarios, vinculados en nómina de la Entidad, incluyendo los costos y gastos de defensa.  Responsabilidad Civil Extracontractual: Amparar todo riesgo de responsabilidad civil que sea imputable al asegurado, incluyendo la responsabilidad civil	Cuatro meses	Profesional del Grupo Recursos Físicos Corredor de Seguros contratado		Circular de la Superintendencia Financiera

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	extracontractual generada por equipos de propiedad de la Entidad o entregados o recibidos en comodato, arriendo o administración u operación del asegurado o de terceros, que sea imputable al asegurado, en desarrollo de su objeto social, así como los prejuicios patrimoniales y extra patrimoniales que sufra el asegurado con motivo de la responsabilidad civil extracontractual, incluido el lucro cesante, daño moral daño en la vida de relación, costas y gastos de proceso, originada dentro y/o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios donde sean ejecutadas dentro y/o fuera del territorio nacional.  Manejo: Amparar los riesgos que impliquen menos cabo de fondos o bienes de la Entidad, causados por acciones y omisiones de sus servidores que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado  Vida Funcionarios: proteger a los funcionarios de la entidad contra el riesgo por muerte violenta con ocasión del desempeño de sus funciones, hasta un valor equivalente a cuarenta y ocho (48) veces la asignación básica mensual percibida por empleado al momento de su fallecimiento, en cumplimiento a lo previsto en el Decreto No. 201 de 2014 en su artículo 15.  Magistrados: Amparar a los magistrados del Consejo Nacional Electoral de la Registraduria Nacional del Estado Civil - el Fondo de la Registraduria Nacional del

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	Estado Civil por causa o por ocasión del ejercicio de sus funciones pierdan la vida en hechos violentos, contra los riesgos establecidos en la Ley 16 de 1988.  Automóviles: Amparar los daños o perdidas que sufran los vehículos de propiedad, bajo tenencia o custodia, los vehículos donados, en comodato o arriendo o administración u operados por el asegurado o por terceros entregados o recibidos o por los que sea legalmente responsable la Entidad, o los perjuicios patrimoniales o extramatrimoniales por daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen.  SOAT: Amparar los daños corporales que se cause a cualquier persona en accidente de tránsito, ya sean: peatones, pasajeros o conductores, de conformidad con lo establecido en el Artículo 192 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en concordancia con lo indicado en el Artículo 1º del Decreto 1032 de 1991.  Transporte de Valores: amparar las perdidas y los daños materiales causados como consecuencia de los eventos que constituyen los amparos mencionados, por el transporte de dinero en efectivo, títulos valores, cheques, comprobantes de tarjeta de crédito y cualquier otro documento de propiedad del asegurado o bajo su responsabilidad incautados y puestos a disposición de la Entidad que pueda ser convertido fácilmente en dinero en efectivo, incluyendo las movilizaciones de dinero en efectivo realizadas por los funcionarios delegados del manejo xx xxxxx menores y recaudos de entradas y demás títulos valores por los que la entidad sea responsable.  Infidelidad de Riesgos Financieros: amparar las

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	pérdidas, daños y/o gastos en que tenga que incurrir la Registraduria Nacional del Estado Civil, su Fondo Rotatorio y/o su Fondo Social de Vivienda, a consecuencia de los riesgos a que este expuesto en el giro de su actividad, causados por empleados, terceros o en complicidad con éstos. Se podrán incluir otras pólizas que no estén aquí identificadas y que se requieran para proteger a la Entidad de los diferentes riesgos que se puedan presentar o excluir alguna(s) identificada (s) que no sean necesarias.
3.	SOLICITAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS Elaborar los estudios previos para la contratación del programa de seguros de la Entidad con el apoyo del intermediario de seguros. (Ver proceso Gestión Contractual)	Cuatro meses	Profesional del Grupo Recursos Físicos Corredor de Seguros contratado		Estudios previos GCFL03
4	RECIBIR LAS PÓLIZAS El intermediario de seguros recibe las pólizas de parte del contratista, quien realizará la revisión y aprobación de las mismas. Una vez revisadas las pólizas serán allegadas al profesional de la Coordinación de Recursos Físicos para su revisión.	Quince días	Intermediario de seguros	Verificación de la póliza conforme lo contratado	Recibo a satisfacción del Intermediario de Seguros y Supervisor del Contrato
5	¿Las pólizas se encuentran correctas? Si: Ir a la actividad No. 6 No: Devolverlas al intermediario de seguros para gestionar los ajustes necesarios ante las aseguradoras e iniciar en la

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	actividad No. 4
	GESTIONAR LA FIRMA DE LAS PÓLIZAS CONTRATADAS
6	El profesional de la Coordinación de Recursos Físicos gestiona la firma del ordenador del gasto en las pólizas originales expedidas.	Diez días	Profesional de la Coordinación de Recursos Físicos		Pólizas originales firmadas
	Una vez firmadas, se remiten mediante oficio a la Oficina Jurídica.
7	¿Se presentó siniestro? SI: Ir a la Actividad No. 8 No. Termina el procedimiento
	INFORMAR LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO		Delegado Departamental, Registrador Distrital, o Funcionario responsable del bien para el caso de Oficinas Centrales
	Según la causa del siniestro se deben allegar los siguientes
	documentos:
8	 Pérdida o Hurto bienes muebles de propiedad de la Entidad o bajo su responsabilidad: Informe del funcionario responsable de la custodia y uso del bien,	Según ocurrencia del siniestro		Verificación de la documentación allegada	Documentos requisito para la reclamación
	denuncia instaurada ante las entidades competentes
	y copia de la reclamación y respuesta de la
	compañía de vigilancia (si existe el servicio

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	contratado).  Daños a equipos de propiedad de la entidad o bajo su responsabilidad: Informe del funcionario responsable de la custodia y uso del bien, concepto técnico suscrito por el funcionario idóneo, si hay lugar a reparación se debe adjuntar dos cotizaciones de reparación.  Daños a inmueble (disturbio, asonada, eventos de la naturaleza) de propiedad de la Entidad o bajo su responsabilidad (contrato de comodatos arrendamiento): Informe del funcionario responsable de la custodia y uso del bien, denuncia (caso de disturbio o asonada), reporte del organismo ambiental y/o meteorológico (en caso de evento de la naturaleza), copia del contrato de comodato o arrendamiento según sea el caso y una cotización de reparación del inmueble discriminando materiales y mano de obra.  Daños a inmuebles o hurto de equipos donde se desarrolle un proceso electoral: Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos presentados por el responsable del bien o del equipo, registro fotográfico, carta de reclamación dirigida a la Entidad.

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	En caso de hurto de equipos, se requieren además de los documentos antes descritos, las facturas de adquisición, ingreso u otros documentos que evidencien la existencia de los bienes objeto de siniestro.  Perdida o hurto de documentos - Registro civil e Identificación. En la comunicación de notificación del siniestro se deberá informar las cantidades exactas por tipo de documento, acompañado de los soportes que evidencien la existencia de los documentos, y denuncia instaurada ante las autoridades competentes.  Daño de documentos - Registro civil e Identificación. En la comunicación de notificación del siniestro se deberá informar las cantidades exactas por tipo de documento, acompañado de los soportes que evidencien la existencia de los documentos. NOTA 1: Tener en cuenta lo descrito en las políticas de operación 4 y 5.
9	La documentación se recibió correcta y completa SI: Ir a la Actividad No. 10

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	NO: Se solicita la remisión de la documentación faltante o ajuste de la misma por correo electrónico.
10	REMITIR AL INTERMEDIARIO DE SEGUROS LA DOCUMENTACIÓN ALLEGADA Se remite por correo electrónico la documentación allegada al Intermediario de Seguros, con el fin que este inicie el trámite de reclamación ante la compañía de seguros. En los casos que no se solicite cotizaciones, el profesional de la Coordinación de Recursos Físicos realizará y remitirá al Intermediario de seguros, una cotización.	Una semana	Profesional de la Coordinación de Recursos Físicos		Correo electrónico
	LIQUIDAR Y NOTIFICAR APROBACIÓN DEL SINIESTRO La compañía de seguros realiza la liquidación del siniestro	Dos semanas	Profesional de la Coordinación de Recursos Físicos		Correo Electrónico
	teniendo en cuenta la documentación allegada. En caso que
	la compañía designe ajustador para el siniestro, se deberá
11	realizar la revisión de la documentación conjuntamente con
	dicho ajustador.
	El intermediario de seguros notifica la aprobación y
	liquidación del siniestro a la Entidad por correo electrónico.
	Posteriormente se informa al proveedor por correo
	electrónico la autorización para el suministro del bien o

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	servicio. En caso que a la Entidad le corresponda asumir un deducible o demerito por uso, se debe gestionar el pago de dicho deducible a través de orden de gasto suscrita por el Director Administrativo, junto con el alta de inventario o certificación de recibo a satisfacción del servicio según sea el caso y copia de la solicitud de CDP. (Ver procedimiento Gestión de Pago GFPD04) una vez se reciba el bien o servicio. En caso que el proveedor no este registrado en la aseguradora, se deberá remitir a la Aseguradora la fotocopia de la cédula, formularios requeridos por la misma, copia del RUT, certificado xx xxxxxx y comercio.
12	RECIBIR EL BIEN EN REPOSICIÓN POR SINIESTRO El proveedor del bien (s) mueble (s) producto de reposición realizara la entrega del mismo en el sitio donde ocurre el siniestro. Se deberá diligenciar y entregar a la Coordinación xx Xxxxxxx e Inventarios, si es en Sede Central o al Almacenista o al servidor con funciones de almacenista de	Un mes	Profesional de la Coordinación de Recursos Físicos Servidor público de la Coordinación xx Xxxxxxx e Inventarios	Verificar el bien entregado en reposición por siniestro y la cotización aprobada.	Alta de inventario o certificación de recibo a satisfacción del servicio según sea el caso

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	la Delegación Departamental o Registraduría Distrital según sea el caso, el formato Matriz de equipos sustituidos por siniestros, junto con la factura y copia de los documentos del siniestro. (Ver procedimiento GRPD01 Administración y Control de bienes muebles).
	GESTIONAR EL PAGO DEL SINIESTRO
	Para gestionar el pago al proveedor, se debe suscribir por
	parte del ordenador del gasto, con visto bueno del Director
13	Administrativo y Coordinador de Recursos Físicos el documento de reconocimiento de cobertura de siniestro remitido por la aseguradora, junto con la factura y alta de inventario o certificación de recibo a satisfacción del servicio	Ocho días	Profesional de la Coordinación de Recursos Físicos
	según sea el caso.
	Estos documentos son remitidos en original al intermediario		Intermediario de seguros
	de seguros para el trámite de pago ante la compañía de
	seguros.
14	SOLICITAR EL SOPORTE DE PAGO DEL SINIESTRO Y/O DEDUCIBLE	Ocho días			Comprobante de

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	Se deberá solicitar a la Coordinación de Pagaduría o al intermediario de seguros allegar por correo electrónico el comprobante de pago o soporte que evidencia la		Profesional de la Coordinación de Recursos Físicos		pago o Soporte de pago
	cancelación de la obligación.
	Esta documentación será archivada en el expediente del
	siniestro (Ver procedimiento GDPD02 Administración de
	archivo).

9. FLUJOGRAMA

2

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1

10. ANÁLISIS DE GESTIÓN

Tiempo promedio en solicitar el proceso de contratación del intermediario de seguros	Dos Meses
Estructurar el programa de seguros	Cuatro meses
Solicitar el proceso de contratación del programa de seguros	Cuatro meses.
Recepción de las Pólizas	Quince días
Gestionar firma de las pólizas	Diez días
Informar ocurrencia del siniestro	Según ocurrencia del siniestro
Remitir al intermediario de seguros la documentación allegada	Una semana
Liquidar y notificar aprobación del siniestro	Dos Semanas
Recibir el bien en reposición por siniestro	Un mes
Gestionar el pago del siniestro	Ocho días
Solicitar el soporte de pago del siniestro	Ocho días

11. ANEXO

N.A.

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO	RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO	FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA	VERSIÓN
Nuevo procedimiento	Gerente Administrativo y Financiero	N.I.	0

Adopción a la nueva metodología.	Gerente Administrativo y Financiero	01/08/2016	1
Ajuste de redacción en políticas de operación y en actividades del procedimiento.	Gerente Administrativo y Financiero	15/11/2017	2
Inclusión de la Circular No. 139 de 2016 en la Base Legal, ajuste en la redacción de las actividades No.2, 5,8,9,10 y 12 e inclusión de la política de operación No. 11.	Gerente Administrativo y Financiero	07/10/2019	3

ELABORÓ: Xxxxxxx Xxxxxx Coordinador Recursos Físicos Xxxxx Xxxxxx Xxx Profesional Coordinación de Recursos Físicos	REVISÓ: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Director Administrativo	APROBÓ: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Gerente Administrativo y Financiero
	REVISIÓN TÉCNICA: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx Profesional Especializado Oficina de Planeación	APROBACIÓN TÉCNICA: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Jefe Oficina de Planeación
FECHA: 19/09/2019	FECHA: 01/10/2019	FECHA: 07/10/2019