MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPACÓN CUNDINAMARCA

El presente Manual tiene como objetivo servir como herramienta de trabajo con la finalidad de establecer las pautas, criterios y describir los trámites esenciales a ser adelantados por las personas naturales o jurídicas que ejercen las labores o cumplen obligaciones de Supervisión e Interventoría de los diferentes contratos y convenios celebrados en la Alcaldía Municipal de Zipacón Cundinamarca.

2. Alcance.

El presente manual de supervisión e interventoría tiene como alcance la Alcaldía Municipal de Zipacón Cundinamarca, para servir de herramienta de trabajo a las personas naturales o jurídicas que ejercen las labores de supervisión e interventoría de los diferentes contratos o convenios suscritos.

3. Principios orientadores de la Supervisión e Interventoría.

 ECONOMÍA: Los procedimientos deben adelantarse en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos.

 CELERIDAD: Las autoridades tendrán el impulso directo de los procedimientos, suprimiendo trámites innecesarios y utilizando formularios para actuaciones en serie, entre otras herramientas que permitan agilizar los trámites.

 EFICACIA: Los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo los obstáculos formales e innecesarios.

 IMPARCIALIDAD: Las autoridades deberán actuar con el fin de asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación; en los procedimientos se debe otorgar igualdad de tratamiento y respeto al orden en que actúen.

 PUBLICIDAD: Las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que sean necesarias.

Este Manual comprende además pautas relativas a las actividades generales a realizarse en desarrollo de la ejecución del contrato o convenio estatal y debe aplicarse por parte de los funcionarios, contratistas y personas que sean designadas como Supervisores o Interventores.

4. Definiciones.

4.1. Supervisión.

La Supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados.

De acuerdo con el principio de responsabilidad los funcionarios y contratistas de la entidad, que intervengan en cualquier etapa del proceso de Supervisión, responderán por sus actuaciones u omisiones.

4.2. Interventoría.

La Interventoría consistirá en el seguimiento en esencia técnico que sobre el cumplimiento del contrato o convenio realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato o convenio, las funciones de supervisión e Interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de Interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del Interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del Supervisor.

La contratación de Interventoría será obligatoria para cierta clase de contratos, por ejemplo, en los contratos de obra resultantes de procesos de licitación, y en otros, aun cuando la Ley no exige contratar un Interventor, la Entidad puede considerar necesario hacerlo.

De acuerdo con el principio de responsabilidad, todos los funcionarios y contratistas de la entidad, que intervengan en cualquier etapa del proceso de Supervisión, responderán por sus actuaciones u omisiones.

5. Designación del Supervisor o contratación de la Interventoría.

El Supervisor o Interventor se harán constar en los estudios previos, debidamente suscritos por el ordenador del gasto y el titular de la cartera de cuyo origen se

desprenda la necesidad, y se comunicará por parte del Despacho xxx Xxxxxxx al designado.

Como se menciona en el párrafo anterior, el supervisor o interventor deben estar mencionados en los estudios previos de cada proceso contractual. Debe hacerse de forma genérica mencionando solo el cargo que tendrá las funciones de supervisor.

Para la designación del supervisor, el ordenador del gasto deberá tener en cuenta que la persona cuente con la idoneidad y experiencia necesaria, para desarrollar de manera responsable, eficaz y eficiente la función encomendada, para lo cual deberá verificar el manual de funciones, a fin de establecer que dicha función puede ser ejercida por el funcionario.

5.1. Duración de la función del Supervisor o de las obligaciones de la Interventoría.

Teniendo en cuenta que la supervisión recae sobre el cargo situado en una dependencia y no en la persona, en el evento en que se presente la ausencia de quien lo ocupa, la Supervisión recaerá en el funcionario que sea encargado de las funciones de su cargo, en los casos en que se realice dicho encargo o en la persona que designe el ordenador del gasto para dicho fin.

En cualquiera de los anteriores eventos, el ordenador del gasto comunicará de manera inmediata tal situación a quien corresponda.

Para el ejercicio de la Interventoría, el contrato debe estar suscrito, y cumplidos todos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución y su inicio se contará a partir de la firma del acta de inicio respectiva, salvo que los estudios previos estipulen otra circunstancia.

En todos los casos, el Supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante el tiempo de su ejecución y vigencia. Esta función sólo cesará una vez expiren los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015.

Dicha obligación se predica también del interventor, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.2.3.1.15.del Decreto 1082 de 2015, por el cual se da cumplimiento al parágrafo del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, en los contratos de interventoría la vigencia xxx xxxxxx de la calidad del servicio, debe ser igual al

plazo de la garantía de estabilidad de la obra del contrato principal, efecto para el cual, la dependencia de la cual nació la necesidad, informará con anterioridad la fecha de vencimiento del término de la garantía de estabilidad de la obra al interventor, para que proceda a realizar el cierre del expediente contractual, previa realización de las verificaciones técnicas respectivas.

6. Facultades específicas de la Supervisión o de la Interventoría.

La Supervisión e Interventoría, implican una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato o convenio y en la toma de decisiones, deben ser consecuentes con sus objetivos principales:

Absolver: En cuanto a este objetivo y en virtud del principio de inmediación, la Supervisión e Interventoría son las encargadas de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos.

Colaborar: La Supervisión e Interventoría y el contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero.

Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del desarrollo del contrato si la ejecución se ajusta a lo pactado.

Exigir: En la medida que la función de la Supervisión e Interventoría encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción de lo prometido.

Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato.

Informar: El supervisor/Interventor tiene el deber de informar al funcionario competente de la Entidad Contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner en riesgo el cumplimento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

6.1. Lineamientos esenciales.

El Supervisor o Interventor es el interlocutor válido y actúa como conducto regular de las relaciones entre la Entidad y el contratista.

Las comunicaciones que se surtan entre la entidad, el Supervisor y/o Interventor y el contratista durante la etapa de ejecución y liquidación del contrato o convenio son absolutamente formales y deberán siempre constar por escrito y hacer parte del expediente o carpeta de supervisión y/o Interventoría.

Todos los documentos que se generen durante la etapa de ejecución y liquidación del contrato o convenio deben estar numerados, fechados, foliados y con cada uno de sus anexos y soportes.

Las actas que surjan en desarrollo del contrato serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento, para lo cual el supervisor/interventor deberá conformar una carpeta que contenga dichos documentos, que se generen única y exclusivamente en la etapa de ejecución y liquidación.

El Supervisor y/o Interventor revisará que los bienes, obras o servicios objeto del contrato, correspondan a los ejecutados y en ningún caso podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato, cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato.

No obstante, lo anterior el Supervisor y/o Interventor debe justificar o motivar de manera amplia y suficiente estos cambios para ante el Ordenador del Gasto y/o funcionario competente para dicho tipo de modificaciones contractuales.

7. Responsabilidades, funciones y obligaciones del supervisor y/o del interventor.

7.1. Responsabilidades.

El Supervisor y/o el Interventor son los representantes de la entidad ante el contratista y son responsables ante la Administración por el estricto seguimiento y control para lograr el cumplimiento del objeto y las obligaciones pactadas en el contrato. No tienen facultades para exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones contractuales. En ningún caso podrán avalar actividades del contratista diferentes al objeto y obligaciones del contrato.

El Supervisor e Interventor responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos o convenios sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de Supervisión o Interventoría.

El Supervisor e Interventor deberán responder por el contrato o convenio hasta el cierre del expediente contractual, en el sentido de garantizar el cumplimiento del objeto contratado y de todas las obligaciones que deba asumir el contratista. Igualmente, serán responsables de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

Responsabilidad Contractual.

Los Interventores y Supervisores mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar a incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto pasivo de las acciones resarcitorias originadas de su actuación y su conducta.

Responsabilidad Penal.

Se presenta cuando los Interventores y Supervisores han realizado una conducta que se tiene tipificada como delito en el código penal, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusión, el cohecho, la celebración indebida de contratos, el tráfico de influencias, el enriquecimiento ilícito, el prevaricato, los abusos de autoridad, entre otras.

Responsabilidad Disciplinaria.

Este tipo de responsabilidad enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad de la falta.

Responsabilidad Fiscal.

Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestión fiscal.

Responsabilidad Civil.

Consiste en la obligación de asumir y reparar los daños causados como resultado xx xxxxxx en la ejecución de su actividad de supervisión y/o Interventoría. El

Supervisor o Interventor responderán aún con su propio patrimonio en virtud de la presente responsabilidad.

7.2. Funciones por parte de los funcionarios u Obligaciones por parte de los contratistas encargados del apoyo a la supervisión o la interventoría misma.

Para velar por el buen desarrollo del contrato, las funciones u obligaciones específicas que deben cumplir la Supervisión e Interventoría se clasifican y organizan según su carácter en cuatro (4) grupos, así:

- Administrativas.

- Técnico y ambientales.

- Financieras y Contables.

- Legales.

Igualmente, las funciones del Supervisor e Interventor se clasifican, según las etapas de ejecución de los contratos, dentro de los grupos, así:

- Generales.

- En la etapa previa y coordinación.

De carácter administrativo.

- Conocer y dar aplicación al Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad y cumplir con los procedimientos en ella estipulados, en los diversos eventos que llegasen a presentarse y hacer las sugerencias pertinentes para mejorarla.

- Conocer plenamente los documentos base para el ejercicio de sus obligaciones.

- Mantener informado al Ordenador del Gasto, sobre la ejecución del contrato.

- Medición del impacto logrado en la satisfacción de la necesidad con la ejecución del objeto contractual.

- Dar respuesta a las quejas, reclamos, solicitudes, peticiones, de entes de control

, particulares o solicitudes internas asignados en relación al contrato al cual se hace seguimiento.

- Elaborar el proceso de empalme con un nuevo supervisor, en el evento que se presente dicha situación.

De Carácter Técnico.

- Conocer los aspectos y exigencias técnicas de la etapa pre contractual, según corresponda, así como el ofrecimiento plasmado en la propuesta del contratista.

- Velar porque la ejecución del contrato se haga de acuerdo con las especificaciones técnicas contenidas en los estudios previos, establecidas en el pliego de condiciones, la propuesta y el respectivo contrato.

- Elaborar el acta de liquidación del contrato objeto de la supervisión.

De carácter financiero.

- Conocer los aspectos y exigencias financieras de los pliegos de condiciones, así como los aspectos de esta naturaleza presentados por el contratista en su propuesta.

- Velar por la adecuada inversión del pago anticipado cuando aplique.

- Hacer seguimiento a la ejecución financiera del contrato velando porque se mantengan las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la celebración del contrato.

- Autorizar los pagos al contratista, previa revisión del cumplimiento de requisitos.

De carácter legal.

- Para efecto del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato o convenio, es decir, para dar inicio al mismo, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en salud, pensiones y aportes parafiscales, si a ello hay lugar. Además de verificar las coberturas de la garantía, de acuerdo con lo pactado en el contrato y solicitar los ajustes a la misma, si a ello hay lugar.

- Realizar la revisión del contrato y que cumpla con las exigencias técnicas conforme a la normatividad vigente.

- Suscribir el acta de inicio de ejecución del contrato objeto de interventoría

- Suscribir con el contratista las actas necesarias durante la vigencia del contrato

- Velar porque las garantías exigidas permanezcan vigentes o conserven su extensión de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.

7.3. Instrucciones del Supervisor o Interventor.

Todas las instrucciones, órdenes y autorizaciones técnicas que se den al Supervisor o al Interventor, deberán ser impartidas por escrito. Igualmente, las órdenes e instrucciones del Supervisor o Interventor al contratista siempre deben constar por escrito, así como, las respuestas, informes o solicitudes del contratista.

Igualmente, toda nota remitida por el Supervisor o Interventor deberá ser contestada en tiempo oportuno, para lo cual se tendrán en cuenta las implicaciones del silencio administrativo positivo.

8. Documentos de la Supervisión e Interventoría.

Los documentos que se produzcan durante la ejecución del contrato o convenio.

8.1. Informes de Supervisión o Interventoría.

El Supervisor e Interventor deberán elaborar, durante la ejecución del contrato, informes que muestren el avance y demás aspectos relevantes del desarrollo del contrato; tanto los informes como las actas, cuando se requieran, deberán llevar numeración consecutiva, o por lo menos indicar la fecha de su emisión o suscripción. Entre los informes a cargo del Supervisor e Interventor se destacan los señalados a continuación los cuales durante todo el plazo de ejecución del contrato deberán reposar en la carpeta de Supervisión o Interventoría:

 Informe mensual, periódico o parcial: En todos los contratos cuyo plazo de ejecución sea superior a un (1) mes, el Supervisor o Interventor deberán elaborar para cada pago éste informe, en el que se consigne la fecha de expedición y como mínimo: Aspectos generales del contrato. Número del contrato; nombre del contratista; objeto; plazo de ejecución; fecha de iniciación, fecha de terminación, valor y período evaluado. Estado financiero del contrato y la Información detallada sobre el avance del contrato.

 Informe final: El Supervisor o Interventor deberá dejar constancia específica del cumplimiento total de las obligaciones del contratista o cooperante.

9. Medidas de Prevención para tener en cuenta por parte de los Supervisores e Interventores.

 Modificar las condiciones contractuales inicialmente pactadas en el contrato o convenio, a través de documento formal (modificatorio) debidamente suscrito por las partes; el supervisor o interventor deberá abstenerse de suscribir documentos o dar órdenes verbales al contratista, que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio.

 Realizar por escrito y dejar constancia de las recomendaciones, instrucciones, sugerencias y/o requerimientos relacionados con el cumplimiento del objeto contractual, que el supervisor o interventor le haga al contratista, Las órdenes verbales impartidas y acatadas por el contratista serán de exclusiva responsabilidad del supervisor o interventor

 Responder oportunamente las solicitudes que el contratista realice, para evitar la ocurrencia del Silencio Administrativo Positivo.

 Diligenciar correctamente los formatos dispuestos por la Entidad en el ejercicio de las labores de seguimiento y control de los contratos o convenios.

 Solicitar asesoría en las diferentes dependencias de la entidad en caso de necesitar apoyo jurídico, financiero, técnico, ambiental entre otros.

 Brindar información clara y oportuna al contratista, para lo cual debe conocer los procedimientos existentes en la entidad.

 Verificar permanentemente los términos del contrato en lo relacionado con plazo, valor, para evitar el vencimiento del contrato y garantizar que el valor ejecutado no sobrepase el pactado en el contrato, e igualmente que siempre estén cubiertos por las garantías respectivas.

 Solicitar con la debida anticipación de acuerdo a lo establecido en los procedimientos e instructivos, cualquier modificación que se requiera.

10. EN LA ETAPA CONTRACTUAL.

El Supervisor o Interventor es el responsable de la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, con el fin de asegurar que las obligaciones contractuales se cumplan. Para tales efectos deberá conocer plenamente y previamente el alcance del mismo, los documentos y antecedentes del contrato, derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

10.1. Inicio actividades de supervisión e Interventoría.

El Supervisor o Interventor iniciará su actividad una vez le sea comunicado por Alcalde Municipal de Zipacón a través de medio escrito, que el contrato o convenio

objeto de la Supervisión e Interventoría se encuentra debidamente suscrito y legalizado.

Con ello se debe remitir copia de los estudios previos con sus anexos, contrato, CDP y los documentos referentes a su legalización. En el evento de requerirse de otros documentos para el ejercicio de las actividades de Supervisión o Interventoría, serán obtenidos directamente por la persona designada para la ejecución de las citadas actividades.

10.2. Conformación del expediente o carpeta de supervisión e Interventoría.

Recibida la comunicación anterior, procederá a conformar el expediente o carpeta de supervisión o Interventoría con los documentos recibidos y con los que en lo sucesivo se produzcan durante la etapa de ejecución y liquidación del contrato La confidencialidad de la información y la custodia de los documentos que se surta durante de la ejecución y liquidación del contrato, estará a cargo del Supervisor o Interventor según corresponda.

10.3. Suscripción del acta de inicio.

Efectuado lo anterior, procederá a verificar en el contrato o convenio, los requisitos y documentos necesarios para el inicio del mismo cuando así se pacte en el contrato o convenio; hecho lo anterior se comunica con el contratista, con el fin de acordar la fecha de elaboración y suscripción del acta de inicio, teniendo en cuenta el plazo previsto para tales efectos en el contrato o convenio.

10.4. Verificación del cumplimiento de las obligaciones del contrato o convenio durante el periodo.

Cuando el contrato o convenio incluya el cumplimiento de obligaciones periódicas o se pacten cronogramas de entrega de la obra, bien o servicio, deberá verificar su cumplimiento durante el respectivo periodo.

Para tales efectos deberá elaborar el acta de recibo a satisfacción de la obra bien o servicio contratado. En los contratos de obra pública, de consultoría y los demás en los que el contratista requiera de personal profesional, técnico, operativo y administrativo para la ejecución del contrato, deberá verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas ofertadas, referentes a la idoneidad y experiencia del recurso humano propuesto; así como del cumplimiento de las condiciones técnicas propuestas.

En el evento en que durante el periodo verificado se requiera cambio de equipo humano, el Supervisor y/o Interventor, exigirá su remplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro del plazo que disponga el contrato o en su defecto el Supervisor o Interventor, procurando siempre la ejecución oportuna del objeto contratado.

10.5. Verificación de requisitos para el pago del valor del contrato o convenio durante el periodo.

Los Supervisores o Interventores deben verificar el plan de pagos del contrato y velar porque las solicitudes de desembolso se ajusten a lo programado en el Plan Anual Mensual de Caja PAC, que el valor ejecutado del contrato no exceda el valor del mismo.

Verificado el cumplimiento del objeto del contrato en el correspondiente periodo, revisará el cumplimiento de los requisitos exigidos en el contrato o convenio para el pago parcial del valor del contrato, tales como informes con sus respectivos soportes que acrediten el cumplimiento de las obligaciones pactadas, acta de entrega parcial con recibo a satisfacción y de ingreso al almacén, factura o cuenta de cobro los soportes de los pagos correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral y los demás documentos requeridos o exigidos para el pago, pudiendo devolver para su modificación, las facturas, cuentas de cobro o actas de avance del contrato, presentadas por el contratista.

Sí se trata de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión, o de servicios artísticos o de Consultorías, además de lo anterior, el Supervisor debe verificar que la cotización al sistema integral de seguridad social se aplique sobre el IBC correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente y en condición de trabajador independiente o contratista persona jurídica.

El Supervisor o Interventor deberá revisar y verificar que los informes de los contratistas contengan como mínimo:

 Nombre completo del contratista.

 Número del contrato.

 Fecha de inicio del contrato.

 Fecha de terminación del contrato de acuerdo con la cláusula de plazo del contrato.

 Periodo del informe: día, mes y año de inicio y de terminación del periodo.

 Objeto del contrato, tal y como se indicó textualmente en el contrato.

 Obligaciones pactadas y cumplidas en el periodo del informe, refiriéndose una a una a las obligaciones pactadas y cumplidas durante el periodo del informe, resumiendo para cada una, la gestión realizada, soportándola cuando a ello hubiere lugar, con la indicación delos documentos, archivos y/o gestión, resultado de las actividades desarrolladas.

 Anexar los soportes que acrediten el cumplimiento de las actividades descritas, cuando a ello haya lugar, así como los soportes de los pagos correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral, los cuales deberán ser verificados por el Supervisor del contrato.

 Nombre y firma del contratista.

10.6. Novedades durante la ejecución del contrato o convenio.

Durante la ejecución del contrato se pueden presentar situaciones que afecten alguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, en este caso el Supervisor o Interventor deberá solicitar con la debida justificación, por tratarse de situaciones excepcionales al normal desarrollo del contrato o convenio, y con la debida oportunidad a la entidad, la suspensión, adición, prórroga, modificación o cesión, con un término mínimo de anticipación de cinco (5) días hábiles a la fecha en que se pretende que se realice la modificación del contrato según el caso.

Antes de elaborar la solicitud, el Supervisor o Interventor deberá tener en cuenta que la adición, prórroga, modificación o cesión, no puede modificar el objeto inicial del contrato de forma tal que se termine convirtiendo en un nuevo contrato.

10.7. Suspensión del contrato o convenio.

La suspensión el contrato puede originarse por solicitud del contratista o de la entidad.

 Cuando la solicitud de suspensión del contrato sea presentada por el contratista, el Supervisor o Interventor deberá evaluar las razones expuestas por el contratista junto con los soportes allegados, si la citada suspensión afecta o no la ejecución del contrato, si se genera perjuicio para la entidad, verificar el plazo de ejecución del contrato, el termino de suspensión, el porcentaje de ejecución a la fecha de la

solicitud presentada, los pagos realizados al contratista, las garantías constituidas, los informes presentados y en general el estado de ejecución del mismo.

 Una vez suscrita el acta de suspensión del contrato por el ordenador del gasto, se remite dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, se debe enviar el documento de suspensión al supervisor y/o interventor del contrato, quien le hará entrega de una copia del documento al contratista, indicándole que debe informar de tal situación a la compañía de seguros, garante del contrato.

 Cuando la solicitud de suspensión del contrato se solicite de oficio por la entidad, el Supervisor o Interventor elaborará y justificará las razones de la suspensión del contrato y aporta los soportes que justifican la suspensión, analizar si la citada suspensión afecta o no la ejecución del contrato, si se genera perjuicio para la entidad, verificar el plazo de ejecución del contrato, el termino de suspensión, el porcentaje de ejecución a la fecha de la solicitud presentada, los pagos realizados al contratista, las garantías constituidas, los informes presentados y en general el estado de ejecución del mismo.

 Efectuado el análisis anterior, deberá solicitarle por escrito al contratista, su aceptación para la suspensión del contrato, indicándole los motivos del mismo, las condiciones de la suspensión, las implicaciones de orden jurídico y económico de la misma.

 Si el contratista acepta o no acepta deberá manifestarlo por escrito, indicando en todo caso los motivos de su no aceptación.

 En cualquier caso la Secretaria de Despacho del Interior a través de su equipo jurídico deberá revisar las solicitudes realizadas y dar su visto bueno o no.

10.8. Reinicio del contrato o convenio.

Una vez cesen las causales que originaron la suspensión del contrato el Supervisor o Interventor del contrato, procederá a verificar la procedencia del reinicio del contrato.

 De proceder su reinicio, se comunica con el contratista, con el fin de acordar la fecha de elaboración y suscripción del acta de reinicio del contrato, teniendo en cuenta el plazo previsto para tales efectos en el acta de suspensión del contrato.

Posteriormente, procederá a la elaboración del acta de reinicio, a la suscripción de la misma en conjunto con el contratista indicándole que debe solicitar ante la compañía de seguros garante de la ejecución del contrato, la extensión de las

garantías inicialmente constituidas y a remitir junto con la póliza los anteriores documentos a la entidad, para efectos del control de legalidad.

 Realizado lo anterior, se debe proceder a la firma del ordenador del gasto previo visto bueno del abogado del grupo jurídico de la entidad. De no encontrarse ajustado, se devuelve sin el visto bueno para los ajustes correspondientes. Una vez suscrita el acta de reinicio por el ordenador del gasto, se remite al Supervisor o Interventor informándole que debe hacer entrega de la copia de la misma al contratista.

 De NO proceder su reinicio, según las manifestaciones efectuadas por el contratista o la justificación alegada por la entidad, se procede a prorrogar el término de suspensión, para lo cual se deberá adelantar idéntico trámite al inicialmente dispuesto para la suspensión.

10.9. Adición al valor del contrato.

Debe responder, en principio, a causas exógenas a la Administración que la obligan a incrementar el valor del contrato por razones del servicio o de la imprevisibilidad y no, a omisiones en los estudios respectivos a cargo de la entidad, tal circunstancia debe valorarse y justificarse, presentando los soportes respectivos, previamente por el Supervisor o Interventor del contrato. Adicionalmente, debe tenerse presente lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, referido al contenido del Contrato Estatal al establecer que: “Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales”.

Lo anterior sin perjuicio del evento previsto por el inciso primero del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, que señala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de Supervisión y vigilancia, el contrato de Interventoría podrá ajustarse sin que resulte aplicable la limitación prevista por la citada norma.

De igual forma aquellos contratos que se suscriban en virtud de la Ley 1508 de 2012, o la que la modifique o sustituya, por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, las adiciones no podrán superar el veinte por ciento (20%) del valor del contrato originalmente pactado. (Artículo 13).

En relación con la prórroga del plazo del contrato o convenio, esta es procedente para lograr los fines propios de la contratación estatal y en este sentido, la ampliación del plazo no puede ocurrir por causa del incumplimiento del contratista, sólo se podrá realizar durante la ejecución del contrato y antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado, se autorizará por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o

cuando a juicio de la entidad, se requiera en atención a los fines estatales. Tanto la adición como la prórroga del contrato o convenio darán lugar a la modificación de la vigencia y cuantía de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato.

10.10. Cesión del contrato o convenio.

La cesión del contrato podrá solicitarse cuando medien circunstancias de conveniencia, para satisfacción de los intereses de las partes o para la oportuna, eficaz y completa ejecución del objeto, en concordancia con los principios de economía, celeridad y eficacia de la labor administrativa contractual, lo cual podrá acordarse o convenirse por las partes.

La entidad debe evaluar las capacidades del nuevo contratista que se propone como cesionario y decidir libremente si la acepta o no lo anterior, de acuerdo con el principio de la autonomía de la voluntad aplicable a los contratos estatales según el inciso primero del artículo 32 y el inciso segundo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, por lo que la autorización de la cesión del contrato no es obligatoria para la entidad estatal, puesto que como parte del contrato debe analizar si la cesión es procedente jurídicamente, si le conviene a la entidad pública y si cumple con los fines de la contratación estatal.

 El contratista podrá presentar solicitud de cesión del contrato en cuyo evento el Supervisor o Interventor deberá evaluar las razones expuestas por el contratista junto con los soportes allegados y las causas por las que le es imposible ejecutar el contrato, si la citada cesión afecta o no la ejecución del contrato, si se genera perjuicio para la entidad, verificar el plazo de ejecución del contrato, los pagos realizados al contratista, las garantías constituidas, los informes presentados y en general el estado de ejecución del mismo.

 De igual forma, evaluadas las circunstancias anteriores, deberá proceder al análisis de la hoja de vida del cesionario propuesto por el contratista cedente, o bien por la entidad, con el fin de verificar si el cesionario cumple con los requisitos inicialmente previstos y exigidos en su oportunidad al cedente.

 La entidad, en caso que el cesionario propuesto no cumpla los requisitos previstos y exigidos inicialmente al contratista cedente, podrá dar por terminado anticipadamente el contrato, siempre que con ello no se genere perjuicio a la entidad, en este caso deberá insistirse por parte del supervisor o interventor en que el contratista finalice la ejecución del contrato, de no lograrse se procederá a dar por terminado el contrato de manera anticipada de mutuo acuerdo o unilateralmente, según la consulta de las necesidades y afectación del servicio.

 En el evento en que el cesionario del contrato sea propuesto por el cedente y de considerarlo procedente por encontrarse justificada la solicitud de cesión del contrato se realizará la cesión.

 Recibidos los documentos, previo el control de los mismos realizado por el área de origen de donde se estableció la necesidad, y de encontrarse ajustado al cumplimiento de los requisitos de orden jurídico, se asigna abogado del grupo jurídico de la entidad a efectos de que elabore en documento de cesión del contrato para firma de las partes previo visto bueno suyo

 Una vez suscrito el documento cesión del contrato por el ordenador del gasto, se remite nuevamente el documento al Supervisor o Interventor para que le haga entrega de una copia de la cesión al contratista y le indique los requisitos xx xxxxxx de los riesgos del contrato inicial.

Esta garantía se somete a aprobación de la entidad, tal como lo establece el artículo 41 de la Ley 80 de 1993. La cesión del contrato no tiene efectos presupuestales, pues de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el contrato se ampara y respalda por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal del contrato inicial. Esto significa que no es necesario expedir nuevos CDP’s ni realizar un nuevo registro.

 El cesionario debe hacer entrega de las garantías exigidas para su aprobación. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos de la garantía , se remite documento de legalización de la cesión al Supervisor del contrato para su conocimiento, control de ejecución y archivo.

 Recibidos los documentos por el Supervisor o Interventor, deberá elaborar y suscribir el acta de inicio de la cesión del contrato en conjunto con el cesionario y continuar con las actividades propias de la Supervisión o Interventoría previstas en este documento.

10.11. Terminación anticipada del contrato o convenio.

El contrato o convenio puede darse por terminado de manera anticipada por acuerdo entre las partes. En dicho evento corresponde al Supervisor y/o al Interventor realizar las siguientes actividades:

 En el caso en que la terminación anticipada sea solicitada por el contratista o cooperante, el Supervisor o Interventor deberá revisar y analizar la viabilidad de la solicitud presentada y, en tal sentido, le corresponde pronunciarse mediante escrito que contenga un estudio de los aspectos económicos, presupuestales, técnicos,

así como una evaluación de la posible afectación del servicio prestado y, por último su concepto favorable o desfavorable ante la solicitud efectuada.

 Efectuado el análisis anterior y de considerarlo procedente por encontrarse justificada la solicitud de terminación anticipada del contrato, el Supervisor o Interventor, procederá a diligenciar la terminación, lo suscribe junto con el contratista y lo remite para la firma del ordenador del gasto de la entidad previo visto bueno del abogado de grupo jurídico de la entidad.

 Una vez suscrita el acta de terminación del contrato por el ordenador del gasto, se remite al supervisor y/o interventor, indicándole que debe entregar copia de la misma al contratista

 En el caso de que la iniciativa de la terminación anticipada se genere por parte de la entidad, corresponde al Supervisor e Interventor elaborar por escrito una justificación que incluya el análisis de la necesidad de dicha terminación anticipada, los aspectos económicos, presupuestales, técnicos, así como una evaluación de la posible afectación del servicio prestado al producirse la terminación anticipada.

 Efectuado el análisis anterior, deberá solicitarle por escrito al contratista, su aceptación para la terminación anticipada, indicándole los motivos del mismo, las condiciones de la terminación, las implicaciones de orden jurídico y económico de la misma.

 Si el contratista acepta o no acepta deberá manifestarlo por escrito, indicando en todo caso los motivos de su no aceptación.

10.12. Sanciones durante la ejecución o a la terminación del contrato o convenio.

Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto los Supervisores y/o Interventores observarán el procedimiento establecido por la entidad y en la Ley 1474 de 2011, o norma que la modifique o adicione, respetando siempre el debido proceso y el derecho de defensa del contratista o cooperante a fin de garantizar sus derechos fundamentales y las disposiciones contractuales.

11. EN LA ETAPA POSCONTRACTUAL.

Liquidación del Contrato: El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, establece tres formas de liquidación de los contratos estatales: (1) por mutuo acuerdo entre las partes, (2) unilateralmente por la entidad estatal y (3) por vía judicial. Para los presentes efectos nos referiremos para los eventos descritos en los numerales 1 y 2, respectivamente.

11.1. Liquidación por mutuo acuerdo entre las partes: La Alcaldía Municipal de Zipacón y el/la Contratista.

La liquidación del contrato se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.

Para tales efectos el Interventor o Supervisor del contrato, allegará el informe final, certificando claramente el cumplimiento del objeto contractual y de los aportes parafiscales efectuados por el contratista durante la ejecución del contrato de conformidad con lo señalado en la Ley 789 de 2002, de igual forma se incluirá el balance económico del contrato, solicitará al contratista la extensión de la póliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobación por parte de la entidad y elaborará el proyecto de acta de liquidación del contrato de común acuerdo entre las partes. El Supervisor o Interventor del contrato gestionará lo pertinente con el fin de obtener las firmas de las partes.

Si la misma se encuentra conforme, la entidad aprueba el acta de liquidación y remite para firma del ordenador del gasto previo visto bueno del abogado del grupo jurídico de la entidad para finalmente remitir copia del acta al Supervisor y/o Interventor del contrato, este último remite copia al contratista para su conocimiento.

11.2. Liquidación unilateral del contrato o convenio por la Alcaldía Municipal de Zipacón Cundinamarca.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma

unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes o en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del termino anterior.

Para tales efectos el Interventor o Supervisor del contrato, elaborará informe en el que se consigne la inasistencia o falta de presencia del contratista para la suscripción del acta de liquidación del contrato, o la falta de acuerdo entre las partes sobre su contenido, acompañado en todo caso de las constancias, actas, certificaciones y demás documentos que acrediten la anterior causal de liquidación unilateral del contrato.

Previas las revisiones y aprobaciones del caso, después de aprobado el documento, se remite para la firma del ordenador del gasto que corresponda, en donde se numera, fecha y se realiza la citación para notificación personal al contratista. Una vez numerada, fechada, notificada y ejecutoriada la Resolución de Liquidación unilateral, se remite a la dependencia de origen para su seguimiento.

Si el contratista presenta recurso de reposición, este se tramitará y resolverá para firma del ordenador del gasto con visto bueno jurídico respectivo en la oportunidad establecida en la Ley 1437 de 20112.

De no presentarse recurso o habiéndose resuelto el recurso presentado, se expedirá para firma del ordenador del gasto la respectiva constancia de ejecutoria, hecho del cual comunicará el ordenador del gasto al Supervisor o Interventor del contrato.

11.3. Contratos que no requieren liquidación.

De conformidad con lo señalado en el Artículo 217 de Decreto Ley 019 de 2012, en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la liquidación no es obligatoria, razón por la cual, los Supervisores no realizarán la liquidación del mismo a menos que se pacte en el contrato. Aún así les corresponde elaborar y allegar a la a la carpeta contractual informe final, certificando claramente el cumplimiento del objeto contractual y de los aportes parafiscales efectuados por el contratista durante la ejecución del contrato de conformidad con lo señalado en la Ley 789 de 2002, de igual forma se incluirá el balance económico del contrato.

11.4. Revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, dejando constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

Una vez liquidado el contrato, los supervisores, directores o jefes de áreas de origen de la contratación, deberán velar porque se adelanten las revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, según lo pactado en el contrato y de acuerdo con las garantías que amparen los riesgos posteriores a la ejecución propiamente dicha, como calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio suministrado; estabilidad de obra; pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; la responsabilidad civil; la provisión de repuestos y accesorios, entre otros.

En el caso de la Supervisión que es ejercida por un funcionario de planta, sus obligaciones no terminan con la liquidación; deberán efectuar las revisiones periódicas (cada 6 meses) por el término de vigencia de las garantías, cuando éste último se retira de la entidad o se traslada del área que originó la contratación, el Ordenador del Gasto, designará un servidor público para que adelante las revisiones periódicas e informará a Secretaría del Interior de tal hecho.

Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías y se deberán promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Finalmente, el supervisor o interventor del contrato, emitirá el cierre del expediente del proceso de contratación.

11.5. Aplicación de las reglas del Modelo Estándar de Control Interno o Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

Es relevante que se adopten y mantengan cada uno de los aspectos relativos con lo exigido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, y lo concerniente a control interno, entre otros:

 Demostrar compromiso con la integridad y valores éticos.

 Ejercer la responsabilidad de supervisión.

 Establecer estructura, autoridad y responsabilidad.

 Demostrar compromiso con la competencia

 Cumplir con la rendición de cuentas.

 Objetivos específicos adecuados.

 Identificar y analizar riesgos.

 Evaluar riesgos de fraude significativos.

 Seleccionar y desarrollar actividades de control.

 Seleccionar y desarrollar controles generales de TI.

 Desplegar a través de políticas y procedimientos.

 Usar información relevante

 Comunicar internamente.

 Comunicar externamente.

 Realizar Evaluación continua.

 Evaluar y comunicas las deficiencias”.

11.6. Aplicación del Secop II.

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente - como ente rector del Sistema de Compra Pública, y el Archivo General de la Nación Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx como ente rector de la política archivística, establecen las siguientes directrices para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación en el SECOP

El Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- está conformado por varias plataformas electrónicas. El SECOP II hace parte del SECOP y es la plataforma transaccional para los Procesos de Contratación de las Entidades Estatales. El SECOP II beneficia a compradores públicos y a proveedores, reduce los costos asociados a la impresión, fotocopias y desplazamientos, permite la presentación en línea de las ofertas, hace más fácil el seguimiento a los Procesos de Contratación, el control disciplinario y fiscal, y la solución de controversias, pues permite seguir el detalle en tiempo real de las etapas del proceso de compra pública.

Es necesario ser usuario y tener una contraseña para tener acceso al SECOP II. La Entidad Estatal está habilitada para crear usuarios, definir perfiles y otorgar permisos para ver, editar, modificar y aprobar documentos electrónicos. Para el caso de la Alcaldía Municipal de Zipacón es el Alcalde Municipal quien define los perfiles y otorga permisos para el efecto.

El público en general puede ver los Documentos del Proceso y el detalle de los Procesos de Contratación. El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación. El expediente electrónico del SECOP II cumple con los criterios para crear, conformar, organizar, controlar y consultar los expedientes de archivo del Proceso de Contratación de acuerdo con el Capítulo 111 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación.

Particularmente, cumple con los requisitos del proceso de gestión documental: producción, gestión y trámite, organización documental (clasificación, ordenación, descripción), transferencias documentales y preservación a largo plazo y las condiciones para la aplicación de los criterios de disposición final.

Los expedientes electrónicos de los Procesos de Contratación que genera el SECOP II están conformados por documentos electrónicos: formularios o plantillas generados a partir de la información diligenciada por la Entidad Estatal o el proveedor e imágenes digitales de documentos producidos originalmente en físico que la Entidad Estatal o el proveedor cargan o publican en el SECOP II.

Los expedientes electrónicos de los Procesos de Contratación que genera el SECOP II hacen que no sea necesario tener un expediente físico adicional. En los casos en los que el documento original haya sido producido en físico, la Entidad Estatal debe conservar su original por el tiempo que indiquen sus Tablas de Retención Documental e incorporar una copia electrónica del mismo al expediente electrónico.

El expediente electrónico es generado en el SECOP II así:

(a) Los documentos electrónicos elaborados en el SECOP II por las Entidades Estatales y los proveedores conforman el expediente electrónico del Proceso de Contratación.

(b) El SECOP II organiza los documentos electrónicos en el expediente electrónico a medida que avanza el Proceso de Contratación.

(d) Los documentos electrónicos que conforman el expediente electrónico en el SECOP II tienen contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalente funcional en cumplimiento del artículo 2.8.2.7.2 del Decreto 1080 de 2015.

(e) El expediente electrónico en el SECOP II cumple con los requisitos establecidos en el artículo 9 del Acuerdo 3 de 2015, puesto que el expediente está conformado por documentos electrónicos, foliados electrónicamente, contiene un índice electrónico y en el detalle de cada documento están sus metadatos. Los documentos electrónicos del SECOP II están firmados electrónicamente de forma confiable, en los términos del artículo 2.2.2.47.4. del Decreto 1074 de 2015.

(f) El SECOP II mantiene la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fidelidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos que son parte del Proceso de Contratación y están en el expediente electrónico.

Custodia, conservación y preservación de los expedientes electrónicos generados en SECOP II

La Entidad Estatal es responsable de la administración de los documentos y expedientes electrónicos de sus Procesos de Contratación adelantados en el SECOP II.

En consecuencia, la Entidad Estatal es responsable de la completitud y calidad de la información del expediente electrónico. Colombia Compra Eficiente debe custodiar, conservar y preservar a largo plazo los documentos electrónicos, datos y metadatos que conforman los expedientes electrónicos de los Procesos de Contratación adelantados en el SECOP II, teniendo en cuenta el principio de neutralidad tecnológica. Colombia Compra Eficiente es responsable de conservar los documentos electrónicos de los expedientes electrónicos generados en SECOP II desde su creación y hasta por 20 años contados a partir de la terminación del plazo del contrato o de su liquidación cuando esta es obligatoria. En consecuencia, debe asegurar la no sustracción, destrucción u ocultamiento de estos. Las Entidades Estatales son responsables de la disposición final de los expedientes electrónicos de los Procesos de Contratación, de acuerdo con sus Tablas de Retención, luego de cumplido el plazo de retención de 20 años.

Acceso a la información, protección de datos e interoperabilidad con otras plataformas

El SECOP II cumple con la normativa aplicable de transparencia y derecho de acceso a la información pública y ofrece la información en formato de datos abiertos de acuerdo con la normativa aplicable. Cumplir con las normas de protección de datos de carácter personal es responsabilidad de la Entidad Estatal que adelanta el Proceso de Contratación. El SECOP II permite la interoperabilidad con otros sistemas de información a través de servicios web. En cada caso particular, Colombia Compra Eficiente y la Entidad Estatal administradora de los sistemas de información deben acordar los servicios web y los desarrollos requeridos para la interoperabilidad de las plataformas.

Valor legal y probatorio de los documentos electrónicos

La normativa colombiana de forma expresa permite que "la sustentación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual y la "publicación de tales actos" esté en el SECOP. En consecuencia, los documentos electrónicos que conforman el expediente electrónico del SECOP II son válidos y tienen valor probatorio de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y con el Código General del Proceso.

A través de Colombia Compra Eficiente la entidad podrá acceder a la guía correspondiente a la Modalidad de contratación en el SECOP II.

La plataforma transaccional SECOP II debe utilizarse por la entidad de forma paulatina mientras no sea obligatorio su uso para la entidad, hasta tanto podrá hacerse uso de la plataforma SECOP I.

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MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPACÓN CUNDINAMARCA

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