Pliego de prescripciones técnicas del Contrato de Asistencia Técnica para la elaboración de una aplicación informática de gestión, seguimiento y control del Programa Operativo del Fondo Social Europeo de las Illes Balears para el período 2007-2013....
Pliego de prescripciones técnicas del Contrato de Asistencia Técnica para la elaboración de una aplicación informática de gestión, seguimiento y control del Programa Operativo del Fondo Social Europeo de las Xxxxx Balears para el período 2007-2013. (Exp. CONTR/2009/15182)
1 OBJETO
El objeto del presente contrato es el diseño, elaboración e implementación de una aplicación informática o sistema informático, que permita el registro y almacenamiento de datos, para la gestión y control informatizados así como para el intercambio de datos por un lado entre los organismos colaboradores y el Organismo Intermedio (Secretaría General de la Consejería de Trabajo y Formación) y la Autoridad de Gestión (Subdirección General de la Unidad Administradora del Fondos Social Europeo, dependiente de la Secretaría General de Empleo del Ministerio de Trabajo e Inmigración), relativos a la ejecución del Programa Operativo del Fondo Social Europeo de las Xxxxx Balears para el período 2007-2013.
También es objeto de este contrato la asistencia técnica consistente en:
1. Plan de formación orientado a los distintos tipos de usuarios, con distintos perfiles.
2. Elaboración de un manual detallado para el despliegue de la instalación y la puesta en marcha de la aplicación.
3. Carga automatizada en la aplicación de gestión y control de los datos de las operaciones que ya figuran en la aplicación FSE2007 del Ministerio de Trabajo e Inmigración correspondientes a la certificación núm. 1, y obtenidos mediante descargas de dicha aplicación.
2 CONTENIDO DE LOS TRABAJOS A REALIZAR
La herramienta diseñada debe ser flexible en el sentido de incorporar aquella información no prevista inicialmente y que permita al Organismo Intermedio mejorar la eficacia de sus procedimientos de gestión, control y certificación de las operaciones realizadas con financiación comunitaria incluida en el Programa Operativo.
2.1 APLICACIÓN INFORMÁTICA
El sistema debe permitir la gestión integral de todas las actuaciones cofinanciadas por el FSE que garantice la disponibilidad de la información necesaria para la emisión de los certificados de gasto a la Autoridad de Certificación (AC), así como
de los indicadores de seguimiento físicos y financieros necesarios para la emisión del Informe de ejecución anual y del informe de ejecución final.
Dado que actualmente todavía no está del todo desarrollada la aplicación FSE2007 de la Autoridad de Gestión y muchos aspectos de la misma todavía se encuentran pendientes de concreción, el desarrollo planeado debe ser lo suficientemente flexible para permitir su adaptación a la información que vaya siendo suministrada por ésta. Esta flexibilidad debe ir acompañada de una estrecha colaboración entre la empresa adjudicataria y la Consejería de Trabajo y Formación en el diseño de los módulos necesarios para el completo funcionamiento de la misma.
La herramienta a desarrollar deberá ser capaz de:
Cargar automáticamente en el sistema de ficheros externos las Operaciones, Verificaciones y Gastos de los organismos colaboradores con gran volumen de datos, a través de un sistema de importación de datos compatibles con la Aplicación, pudiéndose tratar de ficheros procedentes del sistema contable del Gobierno de las Xxxxx Balears (SAP/3), permitiendo la recopilación de los datos sobre su ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación, permitiendo y garantizando la existencia de una pista de auditoría adecuada. La herramienta permitirá asignar los datos así cargados a los ejes, temas prioritarios y certificaciones.
Cargar manualmente los ficheros de Operaciones, Verificaciones y Gastos por los organismos colaboradores que no dispongan de datos informatizados.
Importar y/o alimentar manualmente los indicadores de ejecución física por parte de los organismos colaboradores.
Validar los datos incorporados por los Organismos colaboradores una vez que se realicen las verificaciones del art. 13 del Reglamento (CE) 1828/2006 por parte del Organismo Intermedio.
Garantizar que la transmisión de la información con FSE2007 se realiza a través de una conexión segura. La aplicación no actúa sobre las conexiones.
Garantizar el almacenamiento separado, en su seno, de toda la información y datos históricos suministrados al Sistema FSE2007 a través de un archivo digital.
Garantizar que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado para todas las transacciones relacionadas con las operaciones con financiación comunitaria o, al menos, cuentan con una codificación contable adecuada que permita identificar claramente dichas transacciones, debiendo
distinguir las partidas presupuestarias de la contabilidad nacional y comunitaria, todo ello sin perjuicio de la contabilidad nacional.
Garantizar que el Organismo Intermedio cuenta con un sistema equivalente de contabilidad separada o de codificación contable diferenciada.
Responder adecuadamente a todas aquellas necesidades de información que por el OI se requieran para la eficacia de sus procedimientos de gestión, seguimiento, control y certificación de las operaciones.
Generar los informes en formato Microsoft Office y PDF, a determinar por la Consejería de Trabajo y Formación. Debe existir la posibilidad de definir los informes por parte del usuario final. Todos los documentos e informes se deberán generar automáticamente a partir de los datos cargados en el sistema por el Organismo Intermedio y los organismos colaboradores. Los informes mínimos que deberán poderse generar son los indicados en el Reglamento (CE) 1828/2006 y 1083/2006; entre otros, los siguientes:
Informe de ejecución financiera (acumulada, por certificación, por gestor, por tema prioritario, etc.)
Informe de indicadores de realización física (acumulados, por certificación, por gestor, por tema prioritario, etc.)
Informe de indicadores de resultado (acumulados, por certificación, por gestor, por tema prioritario, etc.).
2.2 PLAN DE FORMACIÓN
El Plan formativo deberá desarrollarse en varios cursos con una duración media de 5 horas por curso, dirigidos a colectivos de usuarios según su mayor o menor participación en los procedimientos de gestión y control del Programa Operativo.
Habrán de incluir los siguientes aspectos:
Cursos para formar a los usuarios finales de la aplicación del organismo intermedio. Este curso se divide en dos sesiones separadas en el tiempo:
En la primera se ofrecerá una visión general de la aplicación y del sistema de información. Se examinarán las distintas opciones de la aplicación y se entrará más en detalle en el apartado de configuración y parametrización del sistema. Esta sesión tendrá una duración aproximada de 5 horas. Al finalizar la misma, el asistente ha de ser capaz de de introducir los datos de configuración del programa operativo, la información de los organismos colaboradores, la asignación a las distintas medidas.
Una vez configurado el sistema, se procederá a impartir la segunda sesión de formación a los usuarios del organismo intermedio, en la que se les mostrará
la funcionalidad de los procesos de gestión y se resolverán las dudas que pudieran haber surgido en el uso de la aplicación y no hayan sido resueltas.
Xxxxxx para formar al personal técnico informático de apoyo designado por la Administración contratante.
Curso para formar a los operadores de la aplicación. En grupos máximos de 12 personas, con un máximo de dos persones por organismo colaborador, se realizarán las distintas sesiones de formación para este tipo de usuarios. Una vez finalizada la formación, este tipo de usuarios debe ser capaz de introducir y asignar los diferentes tipos de gastos cofinanciados, clasificarlos en operaciones e informar de los indicadores así como conocer los distintos tipos de transmisión de la información resultante.
Como complemento a la formación se elaborarán los manuales de usuario que habrán de incorporarse a la aplicación para su consulta en línea.
En función de su especialización y de unas mayores exigencias de manejo de la aplicación, se precisará una segunda fase de formación avanzada para determinado tipo de usuarios.
2.3 MANUAL DE LA APLICACIÓN
El Manual de la aplicación se elaborará al final de todo el proceso de diseño e implementación y deberá incorporar todas las funcionalidades incorporadas a la aplicación de manera que esté completamente adaptado a la aplicación y tenga en cuenta todas sus peculiaridades.
Se entregará una copia en papel, tamaño DIN A4, letra LegacySanITBoo, tamaño 12.
También se entregará una copia en formato Microsoft Word 2007 para permitir su posterior actualización por parte del Organismo Intermedio.
2.4 RECUPERACIÓN DE LOS DATOS DE FSE2007
Recuperación y carga de los datos de las operaciones incluidas en la certificación núm. 1 ya cargada en FSE2007.
3 REQUISITOS DEL SISTEMA
3.1 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SISTEMA
La base tecnológica del sistema informática se basará en una arquitectura cliente/servidor, desarrollada con Microsoft Visual Studio o similar.
La base de datos será centralizada, con asignación de permisos a usuarios y fases de los documentos. Se utilizará la base de datos institucional Oracle para el almacenamiento de la información.
Concretamente el sistema soporta a partir de la versión 8i de Oracle sobre cualquier plataforma (Windows o Linux). La conexión de los clientes a la base de datos ser realizará mediante el driver OLEDB proporcionado por Oracle.
La administración de la base de datos corre a cargo de la Dirección General de Tecnología y Comunicaciones, comprometiéndose el adjudicatario a proporcionar los scripts a ejecutar y el correspondiente cuaderno de carga en la puesta en funcionamiento de la aplicación y cualquier cambio de la aplicación que requiera modificar la estructura de la BD.
La aplicación informática deberá cumplir los requisitos de seguridad establecidos por el Gobierno de las Xxxxx Balears a través de la Dirección General de Tecnología y Comunicaciones.
En cuanto al cliente, los requisitos del sistema son a partir de Pentium IV – 3Ghz con 2Gb de RAM y SO Windows XP o superior.
3.2 SEGURIDAD DEL SISTEMA
El sistema deberá establecer mecanismos que garanticen la seguridad e integridad tanto de los datos como funcionalmente y deberá asegurar un sistema de permisos en el que sólo los usuarios validados puedan acceder a los datos y funciones que tienen permitidos, resultando el usuario final un cliente personalizado en función de las tareas de gestión y control que lleva a cabo.
La empresa adjudicataria está obligada a tener implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativa necesarias, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal o cualquier otra información sensible y eviten su alteración, pérdida o tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1720/2007, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
La herramienta, en su diseño, deberá prever, la incorporación en el futuro de la firma electrónica por los distintos tipos de usuarios en función de las tareas que tengan asignadas.
3.3 PAUTAS DE DISEÑO
Para el diseño y desarrollo de la herramienta se abordarán las siguientes actividades:
3.3.1 Actividades de análisis
Se incluyen las actividades de análisis de requerimientos funcionales y técnicos, identificando las necesidades a cubrir por la herramienta a desarrollar, así como el
diseño de la solución aportada. El diseño de la solución incluirá la documentación necesaria para su implementación. Dicha documentación deberá adaptarse a las metodologías de gestión de proyectos y desarrollo de aplicaciones establecidas por la Dirección General de Tecnología y Comunicaciones de la Consejería de Economía, Hacienda e Innovación del Gobierno de las Xxxxx Balears.
3.3.2 Actividades de desarrollo e implantación
Se incluyen los servicios de adaptación y configuración de las diferentes funcionalidades de la solución adoptada a las necesidades detectadas, la realización de prototipos y la introducción de los datos básicos para la validación funcional de éstos. Se incluye también la realización de pruebas encaminadas a asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación en su totalidad, tanto en las diferentes configuraciones parciales como de desarrollo, integración con otras herramientas, adaptación a los sistemas del Gobierno de las Xxxxx Balears.
Una vez implantada la aplicación y durante el plazo de garantía de la misma, se desarrollarán actividades de asistencia técnica y funcional que resulten necesarias para asegurar la estabilidad de los desarrollos y las funcionalidades puestas en producción. Estas actividades pueden ser requeridas tanto de manera presencial como remota.
3.4 CONTENIDOS Y FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN
3.4.1 Parametrización del sistema
La aplicación deberá permitir la parametrización, como mínimo, de los siguientes elementos:
Definición de períodos, anualidades, tipos o grupos de indicadores y los indicadores de cada uno de los temas prioritarios.
Ejes y temas prioritarios, etc., en organización jerárquica, permitiendo un elevado número de niveles de agrupamiento.
Los distintos organismos colaboradores que intervienen en la gestión del programa operativo y la asignación de los distintos temas prioritarios que cada uno de ellos gestiona.
Introducción al Plan financiero inicial
Indicadores previstos inicialmente por eje y tema prioritario.
3.4.2 Módulos operativos del sistema
La aplicación de gestión y control informatizado deberá contar, al menos, con los siguientes módulos:
Administración de usuarios Gestión
Certificación
Control
Intercambio de datos con la aplicación FSE2007
3.4.2.1 Módulo de administración de usuarios
La función principal de este módulo debe ser el mantenimiento de toda la funcionalidad referente a los diferentes organismos que gestionan las distintas operaciones y de los distintos tipos de de entidades que se manejan en el sistema. Deberá registrar altas, bajas, modificaciones y demás acciones que se realizan con las distintas tablas del sistema, así como del mantenimiento de las relaciones con otras tablas. Aquí se establecerán distintos roles y perfiles de usuario.
3.4.2.2 Módulo de gestión
Este módulo abarcará las siguientes funcionalidades: carga de datos de la Programación del Programa operativo, de Operaciones, de Gastos, de Indicadores de realización físico y de datos relativos a Verificaciones Administrativas y Verificaciones in situ.
Deberá permitir la definición de la operación, además de los atributos generales de la misma, el seguimiento de las distintas fases por las que va pasando, en forma de documentos de gasto asociados, indicadores y listas de comprobación (check-list) emitidos por los organismos colaboradores y/o organismo intermedio.
Igualmente, deberá permitir la incorporación de posibles reprogramaciones que se vayan sucediendo a lo largo del período de programación, la simulación con planes financieros tipo borrador y el almacenamiento de planes financieros históricos. Para cada uno de los ejes y temas prioritarios existirá una asignación que se utilizará a la hora de generar la financiación de las operaciones.
A partir de la información gestionada por este módulo se obtendrá la mayor parte de la información que integra los informes de seguimiento y que permite evaluar el grado de ejecución del programa operativo, de cada eje, de cada tema prioritario, etc. tanto desde el punto de vista financiero como desde el punto de vista del cumplimiento de los indicadores físicos.
3.4.2.3 Módulo de certificación
Este módulo permitirá la realización de certificaciones de gastos pagados de cada programa a una determinada fecha y tanto provisionales o en test, como definitivos. Igualmente, permitirá la realización tanto de certificaciones positivas de gastos como negativas (descertificaciones). En las certificaciones deberá poder reflejarse desde el nivel más desagregado posible (cada gasto por operación) hasta el más agregado (programa), pasando por eje y tema prioritario. A partir de estas certificaciones o descertificaciones se deberán obtener los distintos informes de seguimiento, modelos oficiales de ejecución, etc.
Además, el módulo permitirá obtener la información de seguimiento de indicadores físicos.
Toda esta información permitirá la generación de informes que deberán poder exportarse a los formatos informáticos más extendidos, como mínimo Word y PDF.
3.4.2.4 Módulo de control
Mediante este módulo deberá llevarse a cabo una gestión de las actividades de verificación, control y auditoría realizadas, así como de las recomendaciones que resulten de las mismas, en especial de las posibles retiradas y descertificaciones de gasto. Se facilitará el seguimiento y control de toda la documentación y de las actividades en curso o finalizadas a través de una “trazabilidad” del sistema que proporcione la pista de auditoría que exige la Comisión Europea, de manera que se pueda llegar al mayor detalle posible en cada actuación.
3.4.2.5 Módulo de intercambio de datos
Además de la exportación al sistema FSE2007 de la UAFSE, deberá existir un módulo especial para la importación de la información de la base de datos de la contabilidad institucional del Gobierno de las Xxxxx Balears (SAP/3 o el que le sustituya) y otro módulo de importación manual en formato estándar (Excel).
La información correspondiente a la contabilidad institucional del Gobierno de las Xxxxx Balears será facilitada por la Intervención de la CAIB o el órgano que se designe.
4 PRODUCTOS A OBTENER
Como consecuencia de este contrato de asistencia técnica, el resultado final a obtener por parte del Gobierno de las Xxxxx Balears a través de la Secretaría General de la Consejería de Trabajo y Formación será:
Fuentes. La última versión del código fuente de la aplicación suministrado por la empresa adjudicataria libre de errores, así como las bases de datos necesarias para la implantación de la aplicación
Otra documentación. Deberá facilitarse también la siguiente documentación en formato electrónico y papel:
Documentación técnica del proceso de desarrollo del sistema, de acuerdo a la metodología propuesta de Gestión y Desarrollo.
Documentación técnica y operativa de explotación para usuarios finales y administradores del sistema.
Manual detallado para el despliegue de la instalación y para la puesta en marcha de la misma.
5 OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA
La empresa adjudicataria se obliga a realizar los trabajos necesarios y a aportar toda la documentación indicada en los apartados anteriores así como a la colaboración en el desarrollo y buena ejecución de los trabajos necesarios para conseguir la implantación efectiva y óptima de la aplicación informática de gestión, seguimiento y control del programa operativo del Fondo Social Europeo.
También se obliga la empresa adjudicataria al cumplimiento de las exigencias y prevenciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal y normativa de desarrollo. En particular, la empresa adjudicataria y sus trabajadores, se obligan a mantener la más absoluta confidencialidad sobre cualquier dato al que pudiera tener acceso como consecuencia o derivado de la ejecución de este contrato.
La empresa adjudicataria no podrá hacer uso en ningún caso ni divulgar la información y la documentación a la que acceda durante la ejecución de este contrato sin la autorización expresa y por escrito del director del contrato.
A todos los efectos, los resultados de los servicios y productos objeto del contrato y la documentación inherente serán propiedad exclusiva del Gobierno de las Xxxxx Balears.
6 SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN DEL TRABAJO
Para el seguimiento y la coordinación de los trabajos de este contrato la Secretaría General de la Consejería de Trabajo y Formación designa como director del contrato al jefe del Servicio de Gestión de Fondos Europeos.
La empresa adjudicataria deberá designar, una vez se le haya comunicado la adjudicación provisional del contrato la persona o personas responsables por parte de la misma que serán los únicos interlocutores válidos en este contrato.
7 PLAZOS
La ejecución del objeto del contrato se llevará a cabo en el plazo de 4 meses a partir de la fecha de formalización del contrato.
8 IMPORTE Y FORMA DE PAGO
El importe total de la prestación asciende a la cantidad de 25.862,07 € sin IVA más 4.137,93 € en concepto de IVA, lo cual hacer un total de 30.000,00 €.
El 100 % del importe del contrato mediante la presentación de la factura, una vez la aplicación informática esté plenamente operativa, previa conformidad del responsable del contrato.
9 FINANCIACIÓN Y PUBLICIDAD
Este contrato está cofinanciado en un 50% por la Consejería de Trabajo y Formación y por el Fondo Social Europeo a través del programa operativo de las Xxxxx Balears para el período 2007-2013, dentro del Eje 5, tema prioritario 85.
La empresa adjudicataria acepta su inclusión en la lista de beneficiarios que se publicará de conformidad con lo establecido en el artículo 7.2.d) del Reglamento (CE) 1828/2006. En toda la documentación relativa al mismo deberá figurar el logo del Fondo Social Europeo y el lema “El FSE invierte en tu futuro”.
Palma, 15 de diciembre de 2009
La Consejera de Trabajo y Formación, PD
(Resolución de 16/11/2009, BOIB núm. 170 EXT.), Conforme,
el Secretario General, El adjudicatario
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