Procedimiento Venta Productos Convenios y Grandes Facturadores Código: SF- PR-078
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Procedimiento
Venta Productos Convenios y Grandes Facturadores |
Código: SF-PR-078 |
Versión: 4 |
1. OBJETIVO
Facilitar a los clientes el acceso a los diferentes productos y servicios que conforman Convenios de Recaudo Masivos y de impacto nacional como Convenio de Recaudo PILA y Convenios con Grandes Facturadores que se ofrece de una forma segura y confiable.
2. ALCANCE
Aplica a nivel de Dirección Nacional.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
3.1 Convenio de Xxxxxxx Xxxxxx y de Impacto a Nivel nacional: Es un servicio que permite al cliente recibir a través de los Puntos de servicio de Bancoomeva, los recaudos que por concepto de convenios masivos que se desarrollen y que tengan impacto nacional por el volumen del recaudo.
3.2 Operador de Información Bancoomeva: Persona jurídica responsable de administrar el sistema basado en tecnologías de información, que permite a los aportantes realizar la liquidación y pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales PILA, establecer la conexión con sistemas de pago, y prestar los servicios de información a los Aportantes y Administradoras del Sistema. Bancoomeva prestará el servicio de Operador de Información contratando el Servicio Operativo de Información – SOI de ACH COLOMBIA que actúa como Proveedor de Tecnología.
3.3 Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA: Mecanismo mediante el cual los aportantes del sistema de seguridad social podrán autoliquidar y pagar los aportes de manera unificada utilizando para ello, la planilla electrónica o la planilla asistida.
3.4 Planilla PILA Modalidad Asistida: Modalidad establecida en el Decreto 1931 de 2006 para la liquidación y pago de los aportes al Sistema de la Protección Social, servicio dirigido a empresas con menos de 30 empleados o trabajadores independientes.
3.5. Planilla PILA Modalidad Electrónica: Modalidad establecida en el Decreto 1931 de 2006 para la liquidación y pago de los aportes al Sistema de la Protección Social, servicio dirigido a empresas con más de 30 empleados.
3.6. Proveedor de Tecnología SOI: Unidad de Negocios de ACH Colombia que es la encargada de manejar el software de PILA con el cual se hace el proceso de liquidación y dispersión de los recursos recibidos por parte de los Aportantes para el sistema de la Seguridad Social.
3.7. Sistema de Transferencia de la Información STI: Servicio de tecnología Web dirigido a las Entidades Administradoras del sistema de la Protección Social registradas con los Operadores de Información el cual permite la visualización y descarga de los registros de información recibidos.
3.8. Sistema de Visualización de recaudos vía Internet: Servicio de tecnología Web el cual es permitido a las empresas Grandes Facturadores con el fin de poder hacer el descargue de los archivos de recaudos masivos a través de Internet en una dirección especial creada para tal fin.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1 Documentos Externos
No aplica
4.2 Documentos Internos
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2 Sellos
No aplica
5.1 CONVENIO DE RECAUDO
5.1.1 Para solicitar Convenio de Recaudo de carácter masivo con altos volúmenes y de impacto nacional, bien sea para persona natural o jurídica, el cliente será contactado por el Director Nacional de Convenios y grandes facturadores, Director Regional, Gerente de Oficina quien identificará las siguientes condiciones para realizar la venta del producto:
Con que entidad maneja el convenio de recaudo actualmente.
Cantidad de cupones a recibir al mes, semestre, año.
Periodicidad del recaudo: Mensual, semestral y anual.
En qué condiciones tiene el convenio actual :
Cobro de cada cupón recaudado
Tipo de formato utilizado:
Formato manual
Formato con Código xx Xxxxxx
Reciprocidad exigida del convenio actual
Nota: El modelo de negocio del recaudo estará definido por el volumen de los ingresos por comisiones que genere el nuevo convenio a nivel nacional menos el costo por la prestación del servicio en las oficinas financiera.
5.1.2 Para formalizar el Convenio acordado con la Dirección Nacional de Convenios y Grandes facturadores, Director Regional, Gerente de Oficina debe enviar la siguiente documentación al Director Nacional de Convenios y Grandes Facturadores para su trámite:
Formato especificaciones técnicas y operativas convenio de recaudo SF-FT-352 (si se requiere).
Contrato Convenio de Recaudo: firmado por el cliente o el representante legal de la empresa asociada, con sus anexos de tarifas, infraestructura tecnológica, prestación de servicios, acuerdo de confidencialidad
Formato para el recaudo:
Puede ser el Cupón definido por Bancoomeva “Comprobante Recaudo PATE” SF-FT-379.
O el cupón propio que maneje la empresa con el cual se registrará la transacción. En este caso se deben realizar pruebas para poder cumplir con las especificaciones definidas por el sistema. Este formato debe tener sólo el logo de la organizacion en un tamaño más pequeño que el logo de la empresa asociada. Por ningún motivo a este formato propio se debe incluir el sello del VIGILADO Superintendencia Financiera de Colombia.
Cuando el recaudo se realiza a través del código xx xxxxxx, se debe adjuntar:
El certificado de la IAC ó EAN con la estructura del código.
Estructura del archivo plano para visualizar los recaudos, que puede ser Xxxxxxxxxxx 0000 o la que particularmente maneje el usuario.
Certificado xx Xxxxxx y Comercio vigente, con fecha de expedición no mayor a 30 días.
Fotocopia de la cédula del Representante legal.
Solicitud de Afiliación Oficina Virtual Empresarial SF-FT-342 (si no la tiene) para realizar la consulta del recaudo diariamente por Internet.
5.1.3 Una vez formalizado el convenio se debe proceder por parte del Director Nacional de Convenios y grandes facturadores, Director Regional, Gerente de Oficina asesorar sobre como el modo de visualización de los recaudos recibidos el día anterior, para ello el cliente debe tener su clave de Oficina Virtual activa y con los permisos en el sistema de consulta de saldos para el caso de Persona Jurídica con la utilización de Oficina Virtual Empresarial.
5.1.4 La captura de los cupones de recaudo se podrá realizar de dos maneras: Manual o a través de Código xx Xxxxxx. En ambos casos los formatos son suministrados por el cliente con la información para su captura y posterior consulta.
5.1.5 Cuando el recaudo masivo y de impacto nacional se realiza a través del código xx xxxxxx, se debe enviar a la Dirección Nacional de Convenios:
El certificado de la IAC o EAN con la estructura del código
Estructura del archivo plano que puede ser Xxxxxxxxxxx 0000 o la que particularmente maneje el usuario.
5.1.6 Los movimientos de los Convenios de Recaudo se consultan a través de Oficina Virtual y se visualizan dependiendo del tipo de clave de Oficina Virtual a que corresponda:
Oficina Virtual Empresarial: Los movimientos de los Convenios de Recaudo se pueden visualizar a través de la opción consulta de saldos (para cuenta de ahorros o para cuenta corriente). Dicha opción debe ser autorizada a cada usuario en el formato “Solicitud Afiliación Oficina Virtual Empresarial” SF-FT-494.
Oficina Virtual Personal: Para el caso de Persona natural la consulta de los movimientos del Convenio de Recaudo es solo del cliente que tiene su clave, personal e intransferible.
Las oficinas excepcionalmente y por contingencia entregarán al usuario la información sobre los recaudos recibidos por las opciones definidas en cada perfil de usuario.
S.T.I: Para el Convenio de Recaudo PILA como Operador de Información las Administradoras con las cuales Bancoomeva tenga convenio se conectarán al sistema STI implementado por el proveedor de tecnología SOI y allí visualizan la información del recaudo diario.
5.1.7 El servicio de Convenio de Recaudo se brindará a los clientes que se encuentren en estado activo en el sistema BUC (Base Única de Usuarios).
5.1.8 Las condiciones de tarifas y reciprocidad del convenio, serán definidos por el Gerente Nacional Comercial y el Director Nacional de Convenios y Grandes Facturadores y su cumplimiento será verificado mensualmente con la evaluación de los resultados por ingresos en comisiones en el estado de resultados.
5.1.9 La vigencia del convenio es de plazo indefinido. No obstante la organización o el cliente podrían dar por terminado el contrato en cualquier tiempo, informando por escrito a la otra parte en un tiempo no menos de 60 días calendario de anticipación a la fecha en la que se hará efectiva la terminación.
5.1.10 Si se presentan modificaciones en las especificaciones inicialmente pactadas entre el cliente y la organización, se deben remitir a la Dirección Nacional de Convenios y Grandes Facturadores, los formatos “Especificaciones técnicas y operativas convenio de recaudo” SF-FT-352 y la solicitud de la entidad manifestando el cambio requerido o en su defecto una aclaración en el Convenio firmado.
5.1.11 Es responsabilidad del Director Nacional de Convenios y Grandes Facturadores, verificar que la documentación esté completa y correctamente diligenciada.
En caso de presentarse inconsistencias se devolverá la solicitud a la oficina remitente, de lo contrario, se remitirán los documentos a la Gerencia de Operaciones para el respectivo trámite o modificación en el sistema.
Posterior a este proceso, se devuelven los documentos a la Dirección Nacional de Convenios y Grandes Facturadores para tramitar su firma y archivo.
5.1.12 Para los convenios de recaudo con la Banca Oficial (Empresas públicas, grandes facturadores o de Economía mixta) se deben tener en cuenta las siguientes normas:
Se debe iniciar el convenio con el acercamiento al usuario manifestándole cuanto tiempo va a estar el dinero en la cuenta de ahorros.
Convenir con la Gerencia Nacional Comercial la tasa de interés que se le va a pagar a esa cuenta de ahorros.
Establecer con la Gerencia Nacional Comercial los rangos de promedios con los cuales se fijará la tasa de interés que se pagará en la cuenta de ahorros.
Diligenciar el Formato “Especificaciones Técnicas y Operativas Convenio de Recaudo” SF-FT-352 y anexar tres formatos de códigos xx xxxxxx de la empresa. Estos documentos se requieren para realizar las pruebas en el aplicativo de Convenios, sobre la lectura del código y la generación del archivo de consulta de los recaudos.
Solicitar a la entidad con la cual se va a hacer el convenio la estructura en la cual reciben los extractos del recaudo, puede ser una estructura Xxxxxxxxxxx 0000, Xxxxxxxxxxx 0000 o la que tenga la empresa o en el definido en el STI o en el archivo publicado en la Web especializado.
Solicitar a la Dirección Nacional de Mercadeo la realización del plan de medios para la divulgación del convenio a nivel nacional.
Si el convenio se va a divulgar a todo el público en general de la ciudad correspondiente, se estudiaría la viabilidad del convenio teniendo Centro de Pagos.
5.2 OPERADOR DE INFORMACIÓN
5.2.1 El proceso de venta del producto se hace con cada cliente persona natural o jurídica, indicándole que realice su pago de Aportes Parafiscales en las oficinas de Bancoomeva enunciando los siguientes beneficios:
Para los Usuarios
Planilla Electrónica:
Ahorro de tiempo y de recursos al realizar la liquidación y pago de aportes en un solo proceso.
Disminución de trámites, al evitar el diligenciamiento de un formulario para cada administradora, así como el pago individual a cada Administradora,
Pago de aportes de manera ágil, cómoda y segura ofrecido por el canal electrónico.
Confirmación en línea de la transacción realizada.
Disminución de costos por la eliminación del uso de cheques.
Ahorro de tiempo de los funcionarios encargados de recoger los formularios en cada una de las Administradoras y de realizar las filas en bancos para realizar el pago.
Seguridad y confidencialidad en la información de la empresa y de sus empleados.
Planilla Asistida:
Oportunidad en la información al Aportante y a las Administradoras.
Comodidad al realizar la liquidación de aportes a través del teléfono.
Unificación de los procesos de presentación y pago al sistema de seguridad social.
Contar con una variedad xx xxxxxxx de pago.
Disminución en procesos operativos para el Aportante.
Mitigación de errores en el proceso de autoliquidación.
Un único pago para todos los subsistemas de la seguridad social.
Asesoría al Aportante en el proceso de presentación y pago.
Para las Administradoras
Facilita el trámite mensual de recepción de información.
Evita la digitalización y cuadre manual de planillas.
Facilita la administración y conciliación de forma automática de sus cuentas de recaudo.
Garantiza que la información enviada corresponde a los pagos realizados exitosamente.
Ofrece seguridad y confidencialidad en la información de sus Aportantes.
Disminución de procesos operativos.
Información oportuna.
5.2.2 Proceso de Liquidación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA – Modalidad Asistida
Para la recepción, validación y liquidación de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA a través de las Oficinas Financieras, Internet y Contac Center, deben regirse de acuerdo a lo contenido en el Instructivo “Convenio Recaudo Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA” SF-IN-134.
Para la liquidación de la planilla asistida a través del capturador deben regirse de acuerdo a lo contenido en el documento “Guía Aplicativo de Liquidación- PILA” SF-DC-136.
Para el pago de las planillas liquidadas se debe utilizar el formato Registro Transacciones Caja SF-FT-511.
Para realizar el pago de las planillas liquidadas en las Oficinas de Bancoomeva, deben regirse de acuerdo a lo contenido en el instructivo “Recaudo Planilla Integrada de Aportes - PILA” SF-IN-148.
6. Descripción del proceso
Flujograma y matriz de controles - Realizar Convenio
Flujograma y matriz de controles - Liquidación y pago de Pila
7. Controles y Riesgos del Procedimiento
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción Cambios Realizados |
Fecha de Actualización |
Versión |
Cambio de logo a Bancoomeva |
Abril de 2011 |
V2 |
En el punto 5.1.2: Se cambia el nombre de Director Nacional Banca Electrónica y Medios de Pago por Director Nacional Convenios y Grandes facturadores. En el punto 5.1.4: Se elimina el formato SF-FT-379 que ya se encuentra en obsoleto. Se actualizan los planes de control calidad y riesgos separando las actividades de Convenios Grandes Facturadores y Recaudo PILA. |
Agosto de 2011 |
V3 |
Se incluye el flujograma del proceso |
Diciembre de 2013 |
V4 |
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COPIA CONTROLADA