TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN(A) AUXILIAR LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO NIVEL 1 PARA LA OFICINA TERRITORIAL BUENAVENTURA, VALLE DEL CAUCA DEL SERVICIO JESUITA A REFUGIADOS COLOMBIA JRS/COL
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN(A) AUXILIAR LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO NIVEL 1 PARA LA OFICINA TERRITORIAL XXXXXXXXXXXX, XXXXX DEL CAUCA DEL SERVICIO JESUITA A REFUGIADOS COLOMBIA JRS/COL
PROCESO ABIERTO VDC 004-24
LEER COMPLETO Y SEGUIR INDICACIONES
DURACIÓN | Cinco meses aproximadamente. Renovación según desempeño y disponibilidad de fondos. |
FECHA DE INICIO Y TERMINACIÓN | Febrero al 30 xx xxxxx de 2024 |
SEDE DE TRABAJO | Oficina Xxxxxxxxxxxx, Xxxxx del Cauca |
ÁREA DE COBERTURA | Posiblemente con salidas a municipios y/o zonas rurales en la región. |
DISPONIBILIDAD | Deberá tener disponibilidad para realizar viajes mensuales y desarrollar actividades en fines de semana. |
TIPO DE CONTRATO | Contrato laboral a término fijo |
SALARIO BÁSICO MENSUAL | $ 2.325.000 COP (con prestaciones sociales) + IPC 2024 |
FECHA LÍMITE PARA RECEPCIÓN DE HOJAS DE XXXX | Xxxxxxx 21 de enero de 2024 |
NUESTRA MISIÓN
El JRS/COL como parte del cuerpo apostólico de la Provincia colombiana de la Compañía de Xxxxx, acompaña, sirve y defiende a las personas en situación de refugio, migración, desplazamiento, confinamiento, a aquellas en riesgo de afrontar otras formas de movilidad humana forzada y a las comunidades receptoras, por medio de procesos de protección, educación, integración comunitaria e incidencia en una apuesta sostenible por la protección, la reconciliación y la hospitalidad, para la construcción de una civilización del amor.
Nuestra misión se desarrolla en 7 territorios del país: el Xxxxx del Cauca, con sede en Buenaventura y Palmira; Xxxxxxxxx Medio, con sede en Barrancabermeja y Santa Xxxx del Sur; Bucaramanga; frontera colombo- venezolana en Norte xx Xxxxxxxxx, con sede en Cúcuta y Tibú; Nariño con sede en Pasto e Ipiales, Centro del país, con sedes en Soacha, Ibagué, Pereira y Bogotá; y en la Xxxxx Caribe con sede en Cartagena.
Si la persona no es cristiana creyente y practicante, se pide al menos capacidad de comprensión y respeto de la perspectiva de fe que da sentido a la misión del JRS y de las experiencias religiosas de las poblaciones que acompañamos.
OBJETIVO DEL CARGO
El cargo ofertado se inserta dentro del área administrativa y financiera de la organización con el fin de:
✓ Ejecutar y apoyar las labores administrativas y logísticas propias del equipo de campo a nivel territorial.
✓ Efectuar las labores logísticas vinculadas al desarrollo de las actividades del equipo de campo y de acuerdo con los proyectos en ejecución.
✓ Desempeñar las labores administrativas relacionadas con el cargo según los parámetros y procedimientos establecidos acordes con la reglamentación nacional vigente.
PERFIL PROFESIONAL
• Tecnólogo, técnico o recién egresado de contabilidad, administración de empresas y/o disciplinas afines.
• Preferiblemente con 1 a 2 años de experiencia específica en el área administrativa y financiera de entidades públicas o privadas, deseable en sector humanitario.
CONOCIMIENTOS
• Conocimiento en la digitación de información contable y en el uso de paquetes de contabilidad.
• Control presupuestal, preparación y presentación de informes de legalización de gastos.
• Conocimiento en manejo de temas tributarios y de recursos humanos.
• Conocimiento básico sobre requerimientos y procedimientos de compra de bienes y servicios, operación logística, transporte, cadena de suministros, entre otros.
• Interés por el sector de las organizaciones humanitarias.
• Conocimiento y experiencia en manejo de archivo.
HABILIDADES
• Excelente manejo del paquete de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point).
• Capacidad de escucha y sensibilidad al trabajo con población en movilidad humana forzada (Personas con necesidad de protección internacional, refugiados, migrantes, desplazados internos, etc.) y víctimas del conflicto armado interno.
• Habilidad para el trabajo autónomo.
• Capacidad de adaptación.
• Responsabilidad y puntualidad en la entrega de productos y compromisos.
• Manejo prudente y confidencial de la información preservando el principio de confidencialidad.
• Excelente nivel de redacción.
• Habilidad para la elaboración de reportes, informes y documentos técnicos.
• Manejo y ejecución de recursos y procesos administrativos.
• Demuestra en su actuar como profesional altas sensibilidades éticas y sociales que permitan enriquecer sus actuaciones y la convivencia social.
COMPETENCIAS
• Capacidad de análisis
• Comunicación asertiva
• Tolerancia a la presión
• Planificación y organización
• Iniciativa
• Autocuidado
• Compromiso social
• Liderazgo
• Trabajo en equipo
FUNCIONES DEL CARGO
• Apoyar la revisión de los soportes de gastos de tal forma que cumplan con todos los requisitos legales y con los procedimientos administrativos y contables de la institución.
• Realizar la adecuada gestión documental del manejo de actas de entrega, revisión y cruce de facturas de ventas de proveedores, escaneo de documentación y su respectivo archivo.
• Apoyar el proceso de legalización de gastos y la revisión de los soportes correspondientes.
• Apoyar la respuesta de las solicitudes administrativas emitidas por la sede nacional u oficinas territoriales.
• Realizar las compras que se requieren de acuerdo con las solicitudes, para lo cual deberá tener en cuenta el procedimiento establecido, las políticas y directrices de la institución.
• Escanear los documentos contables antes de que sean enviados a la administración central.
• Organización logística de transporte, hospedaje y alimentación para salidas a terreno, visitas a las comunidades, familias y otros aspectos logísticos claves según el área programática.
• Apoyar la gestión del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST y brindar asistencia a las reuniones cuando se le sea requerido.
• Llevar a cabo el control y manejo de la correspondencia.
• Enviar la correspondencia a la oficina Nacional bajo el manual de procedimientos.
• Movilizar dentro del distrito y ciudades cercanas si es necesario para la cotización y compra de artículos para el cumplimiento de los diferentes procesos, al igual que diálogos directos con nuevos futuros proveedores.
• Manejar y mantener actualizado el inventario (Kardex).
• Dar cumplimiento y seguimiento a las diferentes políticas, protocolos y manuales de procedimientos institucionales en el desarrollo de su cargo. (ej. Protocolo de Seguridad y Protección, Política de Salvaguarda Infantil, Manual Administrativo, entre otros).
RESPONSABILIDADES
Por documentos:
• Elaborar la correspondencia requerida dentro de las dinámicas de cada proyecto, responder por el consecutivo de la correspondencia enviada y recibida.
• En caso de ser necesario llevar el control de los bancos, elaborar cheques para los pagos a proveedores de acuerdo con la ejecución de los proyectos, previa autorización y visto bueno del jefe inmediato.
Por información:
• Colaborar eficientemente con los registros contables y administrativos de las diferentes operaciones que se adelanten en el JRS, garantizando la confiabilidad de la información.
• Gestión adecuada de la información a través de la plataforma Office 365 y documentos magnéticos.
Por presupuesto:
• No responde directamente por el presupuesto, pero apoya y asiste su ejecución dando cumplimiento a los estándares y procedimientos administrativos.
Por elementos y equipos:
• Responder por el manejo del archivo físico y magnético teniendo en cuenta las técnicas generales de archivo y las exigencias de las diferentes agencias y entidades financiadoras.
• En caso de ser requerido controlar el préstamo del equipo de campo, teniendo en cuenta el procedimiento establecido.
• Todos los trabajadores sin distinción alguna, poseen la responsabilidad de velar por el correcto estado y manejo de sus implementos de dotación, entre estos se encuentran: elementos de representación institucional (camisetas, chalecos, gorras, carné, etc.), computadores, GPS, Tablet, entre otros.
• Apoyar el proceso de inventario de los bienes muebles e inmuebles que tenga a su cargo la oficina regional.
Por el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo:
• Procurar el cuidado integral de su salud.
• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
• Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización.
• Informar oportunamente al líder inmediato acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
• Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SG–SST.
• Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Las demás funciones y responsabilidades acordadas con el/la líder inmediato(a), que sean afines al cargo y consientes con la organización, contando con la debida validación institucional.
SALARIO
✓ El JRS Colombia pagará laboralmente la suma mensual de $ 2.325.000 más IPC 2024
✓ El JRS Colombia cubrirá todas las obligaciones laborales referidas a prestaciones sociales y parafiscales, en los términos de la ley pertinente.
✓ El candidato/a debe tener en cuenta que, por ley, un porcentaje de los pagos a seguridad social (afiliación a salud y pensión) le corresponden al empleado y se deducen de su salario mensual (8% xxx xxxxxxx).
GASTOS DE TRANSPORTE Y ALIMENTACIÓN
✓ El JRS, con recursos del proyecto proveerá de fondos hasta un tope límite, para gastos de transporte y alimentación en terreno en virtud del desarrollo de las actividades directamente ligadas al mismo. Estos deberán ser legalizados según los procedimientos administrativos establecidos.
INDICACIONES PARA POSTULARSE
PLAZO PARA POSTULACIÓN: Domingo 21 de enero de 2024
Para formalizar su postulación por favor seguir las siguientes instrucciones:
→ Enviar un único correo electrónico hasta la fecha indicada al E-Mail: xxx.xx@xxx.xxx con el asunto, ÚNICAMENTE: “VDC 004-24”.
→ Diligenciar y adjuntar el formato de hoja de vida estandarizado para los procesos de selección del Servicio Jesuita a Refugiados Colombia (JRS/COL). No se tendrá en cuenta otro tipo de documento(s). Para acceder al formato hacer clic en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/xxxxx/00/0000/00/Xxxxxxx-Xxxx-xx- vida-JRS-COL.pdf
→ Por favor marque el documento con su nombre completo.
PERSONAS QUE NO CUMPLAN CON EL PERFIL SOLICITADO, FAVOR ABSTENERSE DE POSTURLASE. SE VALORA PERSONAS QUE VIVAN EN LAS CIUDADES DE LA CONVOCATORIA.
SOLO LAS PERSONAS PRESELECCIONADAS SERÁN CONTACTADAS.
Fecha de expedición: 4/01/2024