SOLICITUD DE PROPUESTAS: RFP REQ 24 008 OCO BG TÉRMINOS DE REFERENCIA (“TdR”)

Oxfam Colombia es una organización colombiana, feminista, comprometida con la vida y la convivencia sostenible con el ambiente. Contribuye a la construcción de la paz en Colombia desde los territorios, con el liderazgo de las mujeres y de organizaciones de la sociedad civil para superar las desigualdades y garantizar la justicia social, de género y climática en el país.

Las mujeres son el eje central de nuestro trabajo. Nuestro compromiso es con las víctimas del conflicto armado, con las mujeres populares, diversas, migrantes, rurales y urbanas (jóvenes, campesinas, indígenas y afrodescendientes), y con las organizaciones de mujeres feministas, mixtas y de derechos humanos que trabajan sin descanso por el ejercicio de su ciudadanía plena. Trabajamos conjuntamente con ellas con una agenda de influencia que busca cambiar los imaginarios sociales y la consolidación de políticas públicas efectivas para combatir las desigualdades que afectan a la sociedad. Contribuimos a una Colombia más equitativa y con justicia social, fortaleciendo la construcción xx xxx en los territorios, la participación de las mujeres y sus organizaciones en espacios democráticos reivindicando los derechos de las víctimas, de las mujeres migrantes, urbanas y rurales.

En el marco de nuestro trabajo, desde las comunicaciones, buscamos posicionar a Oxfam Colombia ante diferentes públicos identificados en nuestra estrategia como una organización clave y fuente primaria de información sobre la construcción xx xxx, análisis de desigualdades y la situación de los derechos de las mujeres en diferentes plataformas digitales, espacios y públicos (con organizaciones aliadas, comunidades y medios de comunicación tradicionales, digitales, alternativos y comunitarios).

En este sentido, y de acuerdo a lo establecido en los proyectos, junto a las organizaciones aliadas con las que trabajamos le apostamos a generar un aumento en la producción y socialización de piezas comunicativas asegurando calidad, impacto y asequibilidad, buscando maneras innovadoras de conectar con los públicos de Oxfam Colombia, con lo anterior se fortalecería la presencia de la organización en escenarios virtuales y presenciales.

Además, buscamos posicionar narrativas que contribuyan al desarrollo de la agenda de influencia de Oxfam Colombia y sus aliadas, explorando otros modelos/productos comunicativos y xx xxxxxxx pública para fortalecer el posicionamiento y reconocimiento de nuestro trabajo y organizaciones.

2 DEFINICIÓN DEL SERVICIO

2.1 Objetivo y alcance:

Contratación marco para el diseño piezas de comunicación y publicidad en diferentes formatos (gráficas, gifs, videos, videos animados, ilustraciones, stickers, pendones, etc.) que cumpla con las necesidades plantadas en los proyectos que Oxfam Colombia realiza en el país y al contexto del mismo.

• Diseñar piezas comunicativas y publicitarias para entornos online y offline siguiendo el manual de marca de la organización.

• Aumentar la presencia comunicativa de Oxfam Colombia en redes sociales y espacios físicos.

• Fortalecer la estrategia de comunicación y compromiso público de Oxfam Colombia.

• Generar alianzas estratégicas que nos permitan amplificar el trabajo de Oxfam Colombia.

2.2 Entregables:

La solicitud y desarrollo de las piezas comunicativas y publicitarias se harán conforme sea necesario en el desarrollo de las actividades de proyectos que se realicen o de acuerdo a alguna situación de contexto.

De acuerdo a los tiempos establecidos por Oxfam Colombia en sus proyectos y actividades se trabajará en un cronograma para cada pieza que permita cumplir con las etapas de aprobación y posterior publicación y/o impresión..

3 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PROPUESTA

3.1 Procedimiento:

El procedimiento consiste en evaluar las ofertas recibidas, así como la documentación de cada proveedor para realizar un análisis de ofertas y finalmente seleccionar al proveedor con mayor puntuación y realizar la adjudicación del respectivo contrato (en adelante el “Contrato”).

En este procedimiento se solicita a los proveedores preseleccionados que realicen una oferta basada en los criterios administrativos de selección y de adjudicación que se describen en los apartados 3.3 y 3.9 del presente documento. Las cotizaciones recibidas se evalúan en función de su cumplimiento con los criterios anteriores, la calidad del servicio y el precio. En principio, el Contrato se adjudicará a la organización con la oferta más favorable para Oxfam teniendo en cuenta todos los criterios de adjudicación y el precio establecido en la cotización.

Oxfam se reserva el derecho de realizar entrevistas con uno o más proveedores potenciales antes de tomar una decisión de adjudicación.

La recepción de la propuesta por parte de Oxfam, o la preselección de cualquier proveedor, no constituyen para Oxfam una promesa de celebrar un Contrato, antes de ello, podrá desistir o declarar desierto el proceso de selección, aun sin expresar razón alguna y sin que haya lugar a indemnización o compensación alguna a favor de cualquier proponente.

3.2 Fechas límites:

• Envío de propuestas: las ofertas se deben presentar antes de las 18:00 de la zona horaria de Colombia del día 30/01/2024, enviar sus propuestas al correo xxxxxxXXX@xxxxx.xxx

• Preguntas o solicitudes: enviar a xxxxxxXXX@xxxxx.xxx, antes de las 13:00 de la zona horaria de Colombia del día 26/01/2023

• Respuesta a preguntas o solicitudes: se responderán las preguntas a las 18:00 de la zona horaria de Colombia del día 29/01/2024

3.3 Requisitos administrativos:

Deberán remitirse al correo electrónico xxxxxxXXX@xxxxx.xxx, los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal (si el proveedor es persona jurídica), con una expedición no mayor a treinta (30) días calendario, o un documento equivalente a la identificación legal del proveedor como comerciante.

2. Copia del RUT (Registro Único Tributario) vigente del proveedor o documento equivalente a la identificación tributaria del mismo.

3. Copia de cédula de representante legal (persona jurídica) o copia de de consultores si son persona natural.

3.4 Contenido de las ofertas:

En las ofertas se debe incluir lo siguiente:

a. Adjuntar todos los documentos establecidos en los Requisitos administrativos. (ver apartado No. 3.3)

b. Currículum vitae de todos los/las consultore/a(s) propuestos para la prestación de los servicios requeridos por Xxxxx, junto a los debidos soportes documentales que demuestren la trayectoria académica y la experiencia laboral de cada colaborador del proveedor.

c. Documento de presentación de la persona natural o agencia, portafolio de presentación o cualquier otro documento que demuestre una experiencia y conocimientos técnicos y temáticos similares en la realización de piezas de comunicación en diferentes formatos y en el trabajo con organizaciones sociales.

d. Carta de interés en hacer parte del proceso (máximo dos páginas).

e. Lista estimada de precios de referencia de los formatos de piezas de comunicación y publicidad más utilizados (gráficas para redes sociales, ilustraciones, postales, afiches, diseño de folletos, diagramación de documentos de 10/20/50/80 páginas), gifs, videos animados 2D valor minuto, día de toma de fotografías, días de grabación de video, stickers, infografías, carnets, pendones, diseño de agendas argolladas, backings, desarrollo de páginas web, free press) Proponentes tienen la libertad de añadir más formatos con sus respectivos precios de referencia.

Esta lista estimada de precios permitirá tener un monto de referencia al momento de realizar el contrato marco, estos precios sin embargo son susceptibles de ajustarse por factores externos como inflación, cambio de año, etc., en cualquier caso, los precios serán negociados de común acuerdo según aplique.

La lista de precios de referencia debe aparecer en COP, con y sin IVA (especificar el tipo de IVA si aplica)

f. Mínimo dos certificados de experiencia o contratos de trabajos previos realizados por el proveedor, los cuales sean comparables en temática, contenido, duración y precio.

Para el contrato, se solicitarán las siguientes pólizas:

a. Póliza de cumplimiento: por un valor asegurado igual al veinti cinco por ciento (25%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato y tres (3) meses más.

b. Póliza de salarios y prestaciones sociales: que cubra el cumplimiento y pago de todas las obligaciones laborales contraídas o que contraiga el proveedor contratado con los empleados o dependientes que éste asigne a la prestación de los servicios, por un valor asegurado igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato, todas sus prórrogas y tres (3) años más.

c. Póliza de buen manejo de anticipo: por un valor asegurado igual al cien por ciento (100%) del valor del anticipo, con una vigencia igual a la duración del presente contrato y tres (3) meses más.

d. Responsabilidad civil extracontractual: por un valor asegurado igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato y tres (3) meses más.

e. Póliza de estabilidad y calidad de la obra: por un valor asegurado igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato y tres (6) meses más.

3.5 Instrucciones para la presentación de ofertas:

Las ofertas se deben remitir únicamente por correo electrónico a: xxxxxxXXX@xxxxx.xxx El asunto del mensaje de correo electrónico debe ser:

Número de referencia de la RFP – Presentación de propuesta + [Nombre del proveedor]

Nota: Quedará descalificado todo proveedor que agregue otra dirección de correo electrónico de Oxfam en su propuesta de RFP; unicamente se tendrán en consideración las ofertas enviadas al correo dispuesto para ello.

3.6 Validez de las ofertas:

▪ Las propuestas / ofertas deben ser válidas durante noventa (90) días a partir de la fecha de vencimiento de la solicitud de propuesta (en adelante “RFP”). Si esto no es factible, el proveedor puede proponer otro plazo y quedará a consideración de Oxfam otorgarlo.

▪ La oferta / propuesta incluirá, entre otros, metodología, precios, condiciones, niveles de servicio y cualquier otra información requerida para cada proyecto. Si el proveedor obtiene el Contrato, toda la información de la RFP y su oferta serán legalmente vinculantes.Por tanto, dichos documentos serán anexos que formarán parte integral del Contrato.

3.7 Confirmación de intención de participar:

Se solicita a los proveedores que, tras recibir la RFP por parte de Oxfam, confirmen por escrito a través de correo electrónico su intención de participar.

3.8 Criterios de adjudicación:

La evaluación de las ofertas se basará en el criterio de la mejor relación calidad- precio,siempre y cuando la propuesta cumpla con los requisitos minímos de calidad técnica para llevar a cabo el servicio y haya dado estricto cumplimiento a todos los requisitos, consideraciones e indicaciones establecidas en el presente documento. En especial se tendrá en cuenta el currículum del equipo propuesto por el proveedor, la metodología de evaluación de la información, la experiencia y el precio de la oferta.

Criterios evaluadores:

1) Comprensión de los términos de referencia.

2) Planificación realista del tiempo en función de los requisitos.

3) Experiencia previa en diseño y gestión de medios

4) Interés por temas sociales y de DDHH

3.8.1 Evaluación de los Currículums Vitaes (CVs):

Las siguientes competencias deben quedar claramente desarrolladas en los CV proporcionados y serán tenidas en cuenta como criterios evaluadores:

Requerido:

• Amplia experiencia en el diseño y ejecución de piezas comunicativas o propuestas para generar sensibilización e identificación alrededor de temas sociales (concientización social), especialmente en relación a los derechos de las mujeres y ayuda humanitaria;

• Conocimiento de medios digitales, tradicionales y alternativos;

• >3 años de experiencia en diseño de campañas de free press con otras (I) ONG nacionales y/o internacionales]

• Experiencia demostrada en la producción de piezas tipo reels y en el diseño y diagramación de ilustraciones en alta calidad

• Capacidad para presentar los productos de esta consultoría en los tiempos y forma establecidos en los presentes términos de referencia;

• Personas responsables y proactivas, con alta capacidad de escucha, trabajo en equipo y en contextos multiculturales.

3.8.2 Evaluación de las ofertas financieras:

El proveedor tendrá que hacer provisiones para cubrir todos los gastos relacionados a la realización del servicio. Esto incluye, pero no se limita a, lo siguiente:

• [Investigación, desarrollo de instrumentos, recopilación y análisis de datos, redacción de informes y gastos de edición].

• [Se considera que los gastos de secretaría/oficina que pueden incluir comunicaciones (teléfono, fax, telecomunicaciones, correo, fotocopias, mensajería, etc.), producción de informes y servicios de secretaría tanto en la sede del proveedor y/o la oficina del consultor como en el lugar de realización del servicio están incluidos en la oferta financiera del proveedor. No se podrán imputar gastos adicionales de esta naturaleza. Oxfam o las ONG copartes no proporcionarán servicios de oficina, secretaría o comunicación].

• [El proveedor/consultor se encargará de los arreglos de secretaría y logística para todas las consultas con las partes interesadas].

La remuneración se realiza conforme lo establecido en el capítulo 2.3.

3.9 Selección y evaluación:

La evaluación de las ofertas empezará con una validación de los requisitos administrativos mencionados en los apartados 3.3 y 3.4 del presente documento. El incumplimiento de ellos o de alguno de ellos podrá generar el rechazo de la oferta.

Los criterios de adjudicación se evalúan de acuerdo con la siguiente asignación de puntos.

Criterios		OK / Max. Point
Criterios administrativos
Oferta recibida dentro del plazo		OK
[Mínimo dos certificados de experiencia o contratos de servicios relevantes realizados previamente por el proveedor que sean comparables en temática, contenido, duración y precio].		OK
[Documentación legal del proveedor]		OK
[Una oferta técnica y metodológica incluyendo una planificación de tiempo basada en este TdR]		OK
[CV(s) del consultor(es) propuesto(s) con los respectivos soportes documentales que demuestren la trayectoria académica y la experiencia laboral de cada colaborador.		OK
Criterios de adjudicación
Criterios técnicos	Currículum y portafolio	40 de 100
	Experiencia (certificados)	30 de 100
Precios estimados		30 de 100

4 OTRAS CONDICIONES DEL PROCESO

• La emisión de esta RFP no constituye compromiso alguno por parte de Oxfam, ni lo obliga a pagar al proveedor por los costos en que haya incurrido para la preparación y presentación de la oferta. Oxfam unicamente quedará vinculado a la oferta cuando suscriba el Contrato.

• Oxfam puede contactar en cualquier momento con los proveedores para confirmar sus datos de contacto, domicilio, importe de la oferta o cualquier información referida a la presentación de la oferta en este proceso. Dicha comunicación en ningún momento se entenderá como selección o vinculación a la oferta por parte de Oxfam.

• Cualquier información de carácter confidencial que sea conocida por el proveedor, en virtud de la presente licitación o por cualquier medio, deberá ser tratada con extrema reserva y unicamente utilizada para los fines del desarrollo de la oferta, incluyendo, pero sin limitarse a, estos términos de referencia y cualquier información suministrada por Oxfam. El proveedor se obliga a no entregar, divulgar o comunicar la información confidencial a ningún tercero y se responsabilizará de que el carácter de reserva lo mantengan sus trabajadores y

contratistas que a su cargo hayan conocido de la información. Garantizará que dicho personal haya asumido, previa y expresamente, el compromiso de mantener la confidencialidad, reserva y secreto de la información confidencial. En todo caso el proveedor se compromete a tomar las medidas necesarias y razonables para mantener en secreto, reserva y confidencialidad la información confidencial que reciba y una vez la licitación haya culminado se obliga a destruir/devolver cualquier información de esta indole que haya quedado a su disposición.

4.1 Declaraciones falsas en la oferta:

Durante todo el desarrollo de la licitación, los proveedores deben proporcionar información veraz, completa y precisa. En caso de que en las ofertas o documentacción allegada por el proveedor figuren declaraciones falsas, cualquier acuerdo con el proveedor quedará anulado con efectos inmediatos, sin perjuicio de las demas acciones legales que sean aplicables al caso.

Oxfam ha asumido un compromiso con la prevención del fraude, las declaraciones falsas, la falsificación, la manipulación o alteración de hechos y/o documentos y aplica una política xx xxxx tolerancia a tales conductas.

4.2 Divulgación de conflicto de intereses:

Los proveedores deben proporcionar divulgaciones de cualquier relación pasada, presente o futura con cualesquier partes vinculadas con la emisión, revisión o gestión de esta solicitud y concesión anticipada. Si no se divulgan plenamente los hechos pertinentes, Oxfam puede verse obligada a volver a evaluar la selección de otro posible proveedor.

4.3 Derecho de seleccionar/rechazar:

Oxfam se reserva el derecho de seleccionar con total discreción los proveedores con los cuales desea negociar los términos y condiciones de las ofertas; lo que en ningún momento se considerará aceptación de la oferta ni generará vinculo u obligación alguna de Oxfam con el proveedor. Asimismo, Oxfam se reserva el derecho de rechazar cualquiera oferta recibida sin dar explicación alguna al proveedor.

4.4 Derechos reservados:

Todas las respuestas a la RFP serán de propiedad de Oxfam, quien se reserva el derecho, a su total discreción, de:

▪ Descalificar cualquier propuesta sobre la base de que el proveedor no siguió las instrucciones de la solicitud.

▪ Ampliar el plazo para la presentación de todas las respuestas a esta RFP, previa notificación por escrito a todos los proveedores.

▪ Poner fin o modificar el proceso de RFP en cualquier momento y volver a enviar la RFP a los proveedores que Oxfam considere conveniente.

▪ Efectuar la concesión del Contrato sobre la base de una evaluación inicial de ofertas sin discusión

5 CÓDIGO DE CONDUCTA

Fundación Oxfam Colombia está comprometida a desarrollar sus actividades con los más altos estandares de conducta ética y transparencia. En el marco de este compromiso, para Oxfam es fundamental cumplir con todas las leyes y normas aplicables a la prestación de cada servicio y garantizar de tal manera una sana y xxxx competencia.

El Código de conducta OCO Proveedores (Apéndice A) y el Código de Conducta – Colaboradores Externos (Apéndice B) expresan las expectativas que tenemos de todos los proveedores de Fundación Oxfam Colombia, quienes están obligados a firmar y remitir el Código de conducta. El proveedor selecionado deberá cumplir con lo dispuesto en los anteriores códigos y cooperar con Oxfam en su monitoreo y cumplimiento.

6 CÓMO INFORMAR EN CASO DE FRAUDE O CONDUCTA INADECUADA

Para informar acerca de algún caso de fraude, abuso o conducta que falte a la ética, transparencia y veracidad, Oxfam dispone el siguiente correo electrónico: xxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx para tramitar el asunto.

7 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Cada proveedor se obliga a cumplir con la regulación aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo, pero sin limitarse a, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En este sentido, el proveedor declara contar con la autorizaciones previas, expresas y comprobables de los titulares cuyos datos personales vaya a compartir a Oxfam, de tal manera que Oxfam pueda desarrollar el objeto de estos términos de referencia.

El tratamiendo de datos personales suministrado por cada proveedor a Oxfam unicamente tendrá como finalidad la evaluación de las ofertas presentadas con base en la adecuación de las mismas al proceso de licitación presentado por Oxfam; salvo el proveedor sea seleccionado para la adjudicación del Contrato, caso en el cual el tratamiento de datos personales se extenderá a los fines de la ejecución del servicio contratado, para lo cual, el proveedor garantizará contar con las autorizaciones previas, expresas y comprobables de los titulares, manteniendo indemne a Oxfam frente a todos los perjuicios que sufra como consecuencia de cualquier violación, reclamación o procedimiento de cualquier naturaleza que sea iniciado en contra de Oxfam como consecuencia de cualquier acto u omisión imputable al proveedor, sus trabajadores y/o contratistas.

En virtud de lo expuesto en el apartado anterior, setendrá en cuenta lo siguiente:

a) Al momento de cada proveedor presentar la oferta de servicios conforme la presente RFT, declara que autoriza a Oxfam para que trate los datos personales con los cuales entre en contacto en el desarrollo del objeto de la presente licitación. Se entenderán como datos personales, entre otros, nombre, dirección, información de contacto, impuestos e información de pago.

b) En relación con lo anterior, cada proveedor se obliga a contar con los medios técnicos, humanos, administrativos y tecnológicos que sean necesarios para otorgar seguridad y confidencialidad a los datos que trate.

c) Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos de FUNDACIÓN OXFAM COLOMBIA son:

Datos DPO de FUNDACIÓN OXFAM COLOMBIA

▪ E-mail: xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx

▪ Dirección postal: Xxxxxxx 0 Xx. 00X-00 xx Xxxxxx X.X.,Xxxxxxxx.

d) Los datos personales suministrados por cada proveedor serán conservados por Oxfam durante el proceso de licitación al que se haya presentado y durante el tiempo adicional razonable que permita cumplir con las obligaciones legales aplicables y el objeto de estos términos de referencia.

e) Oxfam podrá transferir y/o transmitir los datos de carácter personal y los datos de contacto de los proveedores, y todos los demás que suministren, a otras entidades afiliadas a OXFAM INTERNACIONAL y/o terceros, aún cuando dichos terceros estén ubicados en países que ofrezcan niveles de protección de datos personales diferentes a aquellos exigidos por la legislación colombiana.

f) Los titulares de los datos personales tienen derecho a acceder a ellos, rectificar los datos inexactos, solicitar su supresión, solicitar la oposición o limitación del tratamiento de los mismos, o revocar la autorización otorgada, a menos que dichos datos personales sean necesarios para cumplir con un mandato legal o con obligaciones contractuales.Para ejercitar dichos derechos pueden enviar un mensaje al Delegado de Protección, en la dirección postal o dirección de correo electrónico indicadas anteriormente.

g) Si considera que el tratamiento de los datos personales vulnera la normativa puede, el titular puede presentar una reclamación al Delegado de Protección de Datos referenciado en el apartado 7c.

OXFAM

Oxfam es una confederación internacional que hace parte de un movimiento global que tiene como fin generar un cambio social para construir un futuro sin injusticias ni pobreza. Actualmente Oxfam está integrado por veintiun (21) organizaciones que trabajan conjuntamente en setenta (70) países, desde diferentes áreas de trabajo para combatir la desigualdad; dichas áreas son: “Desigualdad extrema y servicios sociales básicos”,“Alimentación, crisis climática y recursos naturales”,”Justicia de género y derecho de las mujeres”, “Conflictos y desastres” y “Agua y servicios de saneamiento”.

Para obtener mayor información sobre Oxfam no dude en visitar nuestra página web: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx

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