Pilar II - Marco Institucional y Capacidad de Gestión

Evaluación del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas de Panamá

2016

Xxxxx XX - Marco Institucional y Capacidad de Gestión

El Xxxxx II analiza el modo en que el sistema de adquisiciones tal como se define en el marco legal y regulatorio de un país funciona en la práctica a través de las instituciones y de los sistemas de gestión que son parte de la gobernabilidad del sector público de un país.

Indicador 3. El sistema de contrataciones públicas se encuentra bien integrado y es parte del sistema de gobernabilidad del sector público.

Este indicador analiza el sistema de adquisiciones a fin de determinar: a) su idoneidad para cumplir con las obligaciones estipuladas por ley sin vacíos ni superposiciones; b) si existen los vínculos necesarios con otros sectores gubernamentales que afectan el rubro de las adquisiciones; c) si las operaciones de compras están limitadas por otros factores institucionales externos; y d) si la capacidad técnica y de gestión del sistema resulta adecuada para realizar compras sin costos o demoras innecesarias.

Este indicador se refiere al grado de integración del sistema de adquisiciones con otras partes del gobierno y especialmente con el sistema de gestión financiera en vistas de la interacción entre ambos, desde la preparación del presupuesto y la planificación hasta las operaciones de tesorería para efectuar pagos. Bajo el indicador 3 debe asignarse un puntaje a cuatro subindicadores (a-d).

La mayoría de los planes de adquisiciones se preparan sobre la base de planes operativos anuales presupuestarios y se revisan para cumplir con las estimaciones del presupuesto en cuanto a asignaciones por sector o dependencia antes de que se incurra en los gastos y adicionalmente las operaciones de compras no están limitadas por factores institucionales externos porque las compras se generan en base a lo presupuestado y a las necesidades gestoras y la capacidad técnica de gestión del sistema para realizar las compras son realizadas a través de convenios xxxxxx.

Subindicador 3 (a) – La planificación de las adquisiciones y los gastos asociados son parte del proceso de formulación del presupuesto y contribuyen a una planificación plurianual.

a) Sí Cumple. La planificación de las adquisiciones se realiza de manera anual en base a los gastos y proyecciones que cada Institución tiene proyectados. Sin embargo, la planificación plurianual, solo se da en proyectos de gran magnitud para el estado.

En Panamá, mantenemos la Dirección Nacional de Presupuesto adscrita al Ministerio de Economía y Finanzas, la cual tiene entre sus funciones la preparación o formulación del Presupuesto General del Estado para que sea considerado y aprobado por el Consejo de Gabinete.

Las dependencias del Estado deben preparar sus respectivos anteproyectos de presupuesto anualmente, los cuales deben ser presentados a la Dirección de Presupuesto de la Nación a más tardar el 30 xx xxxxx de cada año.

Criterios de Calificación Puntaje

Existe un ejercicio de planificación periódico instituido por las leyes o sus reglamentaciones que:  Se inicia con la preparación de planes plurianuales para las dependencias de gobierno, de donde se derivan los planes operativos anuales;  A lo que siguen los planes de adquisiciones anuales y la estimación de los gastos relacionados;  Y culmina en la formulación del presupuesto anual. Se preparan los planes de adquisiciones como soporte del proceso de planificación y formulación presupuestaria.	3
La mayoría de los planes de adquisiciones se preparan sobre la base de planes operativos anuales y plurianuales sin referencia clara a la asignación presupuestaria, pero se revisan para cumplir con las estimaciones del presupuesto en cuanto a asignaciones por sector o dependencia antes de que se incurra en los gastos.	2
En general, los planes de adquisiciones se preparan sobre la base de los planes operativos anuales y plurianuales. Son débiles los vínculos con la planificación del presupuesto y no se exige que los planes se correspondan con la asignación presupuestaria disponible antes de comprometerse los gastos.	1
No hay integración alguna entre la planificación presupuestaria y de adquisiciones. Los planes de adquisiciones se arman sin una conexión obvia y directa con el ejercicio de planificación presupuestaria y no existe exigencia alguna de correspondencia entre los planes de adquisiciones y la disponibilidad de fondos antes de comprometerse los gastos.	0

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente: Puntaje asignado: 2

Comentarios Subindicador 3(a): Aunque actualmente las Instituciones públicas no tienen la obligatoriedad de confeccionar y dar seguimiento a un Plan de Adquisiciones, para la nueva versión del portal de PanamaCompra se tiene contemplado incluir este módulo.

En Panamá, se realiza anualmente un prespuesto basado en los requerimientos planificados institucionales, de esta manera, se planea a mediados del año en curso las compras del año siguiente.

Aunque, en Panamá no existe la obligatoriedad de desarrollar un Plan de Adquisiciones anual, ni un Plan Operativo, se proyecta a futuro establecer una capacitación masiva, y desarrollar un modulo especial, para ingresar los Planes de cada institución.

Subindicador 3 (b) – La ley presupuestaria y los procedimientos financieros brindan soporte a la adquisición, ejecución del contrato y su pago en tiempo y forma.

Este subindicador evalúa el grado en que la ley presupuestaria y los procedimientos de gestión financiera satisfacen las necesidades de adquisiciones. Los procesos existentes no deben restringir el procesamiento oportuno de las adquisiciones ni la ejecución de los contratos. Los sistemas de adquisiciones, presupuesto y gestión financiera deben interactuar

de tal manera que una vez tomadas las decisiones sobre adquisiciones se desencadenen las acciones correspondientes en los aspectos presupuestario y financiero.

a) Sí Cumple. Los procedimientos financieros y las asignaciones de presupuestos, comprometen los documentos contractuales y las adquisiciones dentro de cada institución. Esto genera, un mayor control de las adquisiciones contra lo presupuestado anual.

Los pagos se autorizan de la siguiente manera:

1. El contratista presenta la factura;

2. Luego lleva un proceso de firmas y aceptación por parte de la entidad contratante para posterior pago aproximadamente dentro de las dos (2) a cuatro (4) semanas.

La Ley 22 del 28 xx xxxxx de 2006, señala en su artículo 19 que “La autoridad respectiva constituirá la reserva y el compromiso presupuestario requerido, tomando como base el valor de las prestaciones al momento de celebrar el contrato. Los ajustes que resulten necesarios se registrarán de acuerdo con lo establecido por la ley vigente y la disponibilidad presupuestaria., adicional, el artículo 24, establece que se acreditará en el expediente la partida presupuestaria o una certificación de que dispondrá de los montos requeridos por el contrato

b) Sí Cumple. Existen estándares de servicio ya publicados para que las dependencias de gobierno procesen las facturas para cumplir con sus obligaciones de pago en tiempo y forma según lo establecido en el contrato.

Dentro del Ministerio de Economía y Finanzas, existe la Dirección de Tesorería la cual tiene como objetivo velar por la agilización de la recepción de los fondos fiscales y el pago oportuno de las obligaciones del Gobierno Central. Asegurar el óptimo rendimiento de los recursos financieros del Gobierno Central; y Proveer información confiable y oportuna sobre los ingresos y pagos del Gobierno Central., esto está debidamente señalado en el DECRETO EJECUTIVO N° 58 del De 18 xx xxxx de 1998. Son ellos los que nos indican que debe contener una gestión de cobros.

Adicional, a esta información el Articulo 85 de La Ley de Contrataciones Públicas señala lo siguiente: “…Antes de expedir la orden de proceder, la entidad contratante verificará la regularidad de todas las situaciones existentes, desde el punto de vista legal, presupuestario, técnico y físico del sitio en el cual se realizarán las obras contratadas, que permitan la ejecución ininterrumpida de la obra”.

c) Sí Cumple. Los pagos se autorizan dentro de las cuatro semanas luego de la aprobación de las facturas o de los certificados mensuales para pagos sobre la base del progreso logrado

En referencia a la práctica, dentro de los Departamentos de Tesorería de cada una de las instituciones Públicas, los pagos se realizan aproximadamente ente los 15 a 30 días posteriores a la aceptación de la factura con su documentación. Para presentar la factura se requiere: paz y salvos vigentes, factura original, el recibido conforme por parte de la institución receptora y el acta de aceptación de ser obra, de la Contraloría General de la República.

Sobre el atraso en los pagos, el artículo 79 de la Ley de Contrataciones Públicas señala: “Las entidades contratantes deberán efectuar los pagos correspondientes dentro del término previsto en el pliego de cargos y en el contrato respectivo. Si dichos pagos los realiza la entidad contratante en fecha posterior a la acordada, por causa no imputable al contratista, este tendrá derecho al pago de los intereses moratorios con base en lo preceptuado en el artículo 1072-A del Código Fiscal. Esto también aplica en caso de que un contratista no pueda ejecutar la obra en el término pactado debido al incumplimiento de las responsabilidades de la entidad estipuladas en el contrato respectivo.”.

Según la investigación realizada en base a una encuesta, se determinó que alrededor del 75% de los encuestados afirma que el estado panameño paga a tiempo a sus proveedores casi siempre, y algunas veces, con mayor tendencia hacia esta última categoría (51,95%). Un 23,83% afirmó que nunca se paga a tiempo. En términos generales se puede observar una calificación balanceada (Ver en sección Error! Reference source not found.: Indicador 51)

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
Los procedimientos presupuestarios y financieros existentes cumplen con los requisitos de (a) a (c) inclusive.	3
Los procedimientos presupuestarios y financieros existentes cumplen con los requisitos de (a) sin embargo no existen estándares de negocios publicados. La autorización de pagos es generalmente dispendiosa	2
Los procedimientos existentes llevan más tiempo que lo exigido en (a) y no se cumplen, en general, las condiciones de (b) y (c).	1
Los procedimientos existentes no cumplen sustancialmente con los requisitos anotados arriba	0

Puntaje asignado: 3

Subindicador 3 (c) – No se inician las acciones de contratación sin las asignaciones presupuestarias pertinentes

Este indicador evalúa si existen salvaguardas en el sistema que impidan la iniciación de acciones de compra salvo que se hayan asignado los fondos para la contratación en cuestión. Para ello deben cumplirse los siguientes requisitos:

a) Sí Cumple. La ley exige la certificación sobre disponibilidad de fondos antes de realizarse el llamado a licitación.

Antes de realizar cualquier tipo de contratación se debe contar con la asignación presupuestaría, por medio de una certificación del departamento de Presupuesto. La Ley 22 de Contrataciones Públicas, numeral 6 artículo 19, señala que: “La autoridad respectiva constituirá la reserva y el compromiso presupuestario requerido, tomando como base el valor de las prestaciones al momento de celebrar el contrato. Los ajustes que resulten necesarios se registrarán de acuerdo con lo establecido por la ley vigente y la disponibilidad presupuestaria”. Este requerimiento es amparado por la Ley de Presupuesto.

b) Sí Cumple. Existe un sistema (por ejemplo, una interface en papel o en forma electrónica entre los sistemas de gestión financiera y el de adquisiciones) que asegure la aplicación de la ley.

Existe un sistema que realiza una interface entre la gestión financiera y el sistema de adquisiciones llamado Sistema de Administración Financiera Panameño (SIAFPA), el cual es la herramienta del estado que se utiliza en el Departamento de Finanzas, contabilidad y presupuesto (DGCP) para la administración Financiera, reservas presupuestaría, tramites de órdenes de compra y contratos ,, pero a su vez busca la actualización de las gestiones contables y financieras en una sola herramienta de apoyo que brinda al estado un mayor control de sus transacciones.

A su vez esta herramienta dará mayor transparencia a la gestión pública, se verá la ejecución del presupuesto del estado en las instituciones y en qué inversiones se ha ejecutado el dinero del estado.

Con la información generada del SIAFPA se elaboran los informes de ejecución asegura la aplicación de la ley.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
El sistema cumple con los requisitos (a) y (b) mencionados arriba.	3
El sistema cumple con el requisito establecido en (a), pero el requisito de (b) no se aplica plenamente debido a las debilidades del sistema.	2
El sistema solamente cumple con el requisito de (a).	1
El sistema no cumple con los requisitos de (a) y (b).	0

Puntaje asignado: 3

Subindicador 3 (d) – Se preparan informes de cumplimiento en forma sistemática para certificar la ejecución del presupuesto y conciliar dicha ejecución con la programación presupuestaria.

Este subindicador es una medición del mecanismo de retroalimentación necesario para asegurar que la información sobre los contratos que involucran gastos presupuestarios importantes sea provista al sistema presupuestario y de gestión financiera en tiempo y forma para respaldar el sistema de gestión financiera pública.

En cumplimiento de las normas de administración presupuestaria se preparan los siguientes informes de cumplimiento: se preparan informes mensuales, los cuales son remitidos a la Dirección Nacional de Presupuestos de la Nación, y la Contraloría General y Asamblea de Diputados para su respectivo seguimiento y evaluación para asegurar que los avances cumplan con lo programado anual.

Actualmente la Dirección de Presupuesto, lleva a cabo un sistema que integra la principal información entre las Instituciones Públicas que ejecutan el presupuesto nacional.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
El sistema de adquisiciones se encuentra suficientemente integrado con los sistemas de gestión financiera y el presupuestario para proporcionar información sobre el cumplimiento de los principales contratos.	3
La información sobre el cumplimiento de la mayoría de los grandes contratos se presenta tal como se describe más arriba.	2
La información sobre el cumplimiento de los contratos es esporádica o se presenta normalmente con una demora considerable luego de finalizado el ejercicio fiscal.	1
El sistema de aduisiciones en general no proporciona esta información.	0

Puntaje asignado: 3

El sistema de adquisiciones se encuentra suficientemente integrado con los sistemas de gestión financiera y presupuestaria, pero se recomienda que solo una entidad sea la encargada de su verificación, aceptación y seguridad para evitar largos plazos de espera. Ver en sección indicadores de desempeño: Error! Reference source not found..

Indicador 4. El país cuenta con un ente normativo/regulatorio funcional.

Aunque este indicador se refiere al ente normativo/regulador, lo que más importa no es la existencia de un ente, sino la existencia de las funciones dentro del sector público, así como su cumplimiento y coordinación (es decir, una dependencia puede ser la responsable de las políticas mientras otra puede encargarse de la capacitación del personal y otra puede ocuparse de las estadísticas). Cuando los criterios enumerados más abajo se refieren al “ente regulador” debe interpretarse como la “función reguladora”, si resultase aplicable a la evaluación en cuestión. La evaluación de este indicador se concentrará en la existencia de las funciones, la independencia de la función reguladora, la efectividad del cumplimiento y el grado de coordinación entre las organizaciones responsables. Hay cuatro subindicadores (a-

d) a ser calificados.

Subindicador 4 (a) – El marco legislativo y regulatorio incluye las condiciones y la base para el ente normativo/regulatorio.

El marco legal establece el ente en un nivel jerárquico suficientemente alto y con el poder necesario y define sus responsabilidades funcionales de modo que permita su funcionamiento eficaz. De modo alternativo, el marco legal y regulatorio pueden asignar las funciones clave descritas en el subindicador b) a diferentes agencias sobre bases claramente definidas.

En Panamá existe un ente normativo en materia de Contrataciones Públicas, como se establece en el artículo 9 de la Ley 22 del 28 xx Xxxxx de 2006, donde señala que: “Se crea la Dirección General de Contrataciones Públicas como entidad autónoma, con patrimonio propio, personería jurídica, autonomía en su régimen interno e independencia en el ejercicio de sus funciones, que tendrá facultad para regular, interpretar, fiscalizar y asesorar en los procedimientos de selección de contratista que realicen las instituciones estatales, sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de la República y a las políticas del Órgano Ejecutivo, para lo cual el enlace será el Ministerio de Economía y Finanzas.”

Esto indica que las funciones y el marco regulatorio están claramente asignadas a varias unidades dentro del gobierno, lo que se encuentra especificado en la Ley 22 del 27 xx xxxxx de 2006, que regula la contratación pública en forma precisa sin vacíos o superposiciones.

Adicionalmente se evidencia, en el artículo 11, que los departamentos o las direcciones de Compras Institucionales se constituyen en enlaces entre la Dirección General de Contrataciones Públicas y las dependencias de la institución y serán responsables por el cumplimiento de las políticas, los lineamientos y las directrices que sean establecidos por esta Dirección y la ejecución de todos los procesos de contratación pública objetos de esta Ley.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
Existe un ente normativo o regulatorio o las funciones están claramente asignadas a varias unidades dentro del gobierno, lo que se especifica en el marco legal y regulatorio en forma precisa sin vacíos o superposiciones.	3
Existe un ente regulatorio o una designación funcional de varias unidades dentro del gobierno, pero esto no se encuentra establecido como parte del marco legal y existen vacíos o superposiciones de responsabilidades reguladoras.	2
Solamente parte de las responsabilidades funcionales de un ente regulatorio se encuentran asignadas dentro del gobierno y partes importantes del trabajo quedan sin asignar.	1
No se reconocen responsabilidades funcionales por separado para regir el sistema de adquisiciones como parte del marco legal y regulatorio y no se cumplen de un modo efectivo.	0

Puntaje asignado: 3

Subindicador 4 (b) – El ente tiene un conjunto definido de responsabilidades que incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:

1. Brindar asesoramiento a las entidades contratantes.

2. Redactar enmiendas al marco legislativo y a los reglamentos e implementar las reglamentaciones.

3. Monitorear el sistema y las contrataciones públicas.

4. Brindar información sobre adquisiciones.

5. Manejar bases de datos estadísticos.

6. Informar sobre adquisiciones a otras partes del gobierno.

7. Desarrollar y apoyar la implementación de iniciativas para introducir mejoras en el sistema de compras públicas.

8. Proporcionar herramientas de implementación y documentos para apoyar la capacitación y el desarrollo de las capacidades del personal encargado de la implementación.

El artículo 10 De la Ley 22 de 27 xx xxxxx de 2006, que regula la contratación pública en Panamá, señala específicamente las funciones que mantiene la Dirección como el ente regulador:

1. Absolver las consultas en materia de implementación y aplicación de la presente Ley.

2. Dictar actos administrativos que garanticen la aplicación de esta Ley y su reglamento y que posibiliten el funcionamiento de la Dirección y su interrelación con los demás organismos.

3. Asesorar a las entidades públicas en la planificación y gestión de sus procesos de contrataciones.

4. Implementar y establecer las condiciones de funcionamiento y de organización del registro de proponentes para contrataciones electrónicas, del registro de contratos y del registro de contratistas inhabilitados y sancionados.

5. Estandarizar los aspectos generales de los pliegos de cargos de cada tipo de acto público y de cada modo de contratación, incluyendo los formularios e instructivos de PanamaCompra, en coordinación con la Secretaría de la Presidencia para la Innovación Gubernamental.

6. Confeccionar, estructurar y administrar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios.

7. Promover la máxima competencia posible en los actos de contratación de la administración, desarrollando iniciativas para incorporar la mayor cantidad de oferentes.

8. Ejercer una labor de difusión hacia los proveedores potenciales de la Administración, sobre las normativas, los procedimientos y las tecnologías utilizados por ésta.

9. Resolver, en única instancia, las acciones de reclamo que se presenten en los procesos de selección de contratista efectuados en las entidades públicas.

10. Ordenar la realización de trámites fijados por los distintos procedimientos de selección de contratista que hayan sido omitidos, así como la corrección o suspensión de aquellos realizados en contravención a esta Ley o su reglamento, de oficio o a petición de cualquiera de los participantes en tales procedimientos.

11. Ejercer las demás atribuciones que le sean conferidas por esta Ley y el reglamento.

12. Corresponde a la Dirección General de Contrataciones Públicas el desarrollo, la organización, la operación, el control de los procesos y recursos, la evaluación permanente, la fiscalización y lo relativo a la administración eficaz del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
Las ocho funciones enumeradas en el subindicador se encuentran claramente asignadas a una o varias dependencias sin crear vacíos o superposiciones de las responsabilidades.	3
Al menos cinco funciones se encuentran asignadas a la/s dependencia/s apropiada/s y no existe una superposición o un conflicto de responsabilidades.	2
Cuatro o menos funciones se encuentran asignadas a los entes apropiados y existen superposiciones y conflicto de responsabilidades.	1
Las funciones no se encuentran claramente asignadas y/o las asignaciones a menudo entran en conflicto con otras responsabilidades de la dependencia.	0

Puntaje asignado: 3

Subindicador 4 (c) – La organización, el financiamiento, el personal y el nivel de independencia y autoridad (poderes formales) del ente deben ser adecuados y concordantes con las responsabilidades.

El ente regulatorio debe tener una jerarquía elevada y tener peso dentro del Gobierno a fin de que sea efectivo, lo que incluye un grado de independencia para permitirle llevar a cabo sus responsabilidades sin interferencia alguna. Se necesita un financiamiento adecuado para asegurar el personal y los recursos apropiados para mantener los servicios en el nivel de calidad requerido.

El Director del ente regulatorio debe tener el nivel suficiente dentro de la estructura de gobernabilidad para permitirle al ente ejercer su autoridad y responsabilidades.

Sí Cumple. el Artículo 9 de la Ley 22 del 27 xx xxxxx de 2006, que regula la contratación pública en Panamá, señala que la Dirección General de Contrataciones Públicas fue creada como entidad autónoma, con patrimonio propio, personería jurídica, autonomía en su régimen interno e independencia en el ejercicio de sus funciones que tendrá la facultad para regular, interpretar, fiscalizar y asesorar en los procedimientos de selección de contratista que realicen las instituciones estatales, se encuentra sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de la República y a las políticas del Órgano Ejecutivo, para lo cual el enlace será el Ministerio de Economía y Finanzas. La Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) es la encargada de administrar El Sistema Electrónico PanamaCompra.

La Dirección General de Contrataciones Públicas tiene la misión de articular el Sistema Nacional de Compras del Estado respecto de los instrumentos, procesos y procedimientos de compras públicas de Panamá. Su misión se desarrolla mediante el diseño normativo, orientación, diseminación y capacitación, así como la fiscalización y verificación, en todas sus etapas, de los actos de compras y contrataciones de las entidades públicas, basado en tecnologías de información y comunicación.

Además, debe ser un centro de excelencia y un referente en las compras y contrataciones del Estado. Su labor será notoria, comprensible y reconocible por la ciudadanía, basada en indicadores conocidos, identificados y validados por los actores relevantes. Sus acciones agregarán valor y elementos de juicio a la ciudadanía y usuarios, respecto de la calidad, eficiencia, eficacia y transparencia de la gestión de las compras y contrataciones públicas.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
El ente regulatorio (o la asignación de responsabilidades para la función reguladora si no existiese un ente) se encuentra en un nivel jerárquico adecuado del Gobierno y su financiamiento está asegurado por el marco legal/regulatorio.	3
El ente se encuentra en un nivel jerárquico adecuado, pero su financiamiento queda sujeto a decisiones administrativas y puede cambiarse fácilmente.	2
La jerarquía del ente es demasiado baja o el financiamiento es inadecuado para que pueda cumplir adecuadamente con sus responsabilidades.	1

La jerarquía del ente es baja, su financiamiento inadecuado y el ente tiene poca independencia o ninguna para cumplir con sus obligaciones. 0

Puntaje asignado: 3

Subindicador 4 (d) – Las responsabilidades también deben considerar la independencia y la claridad para evitar el conflicto de intereses y la participación directa en la implementación de las adquisiciones.

El ente no tiene responsabilidad por las compras directas y está libre de otros posibles conflictos (por ejemplo, ser integrante de comisiones de evaluación, etc.). Debido a la naturaleza de este subindicador, el puntaje será de 3 ó 0.

Según la investigación realizada en base a una encuesta, el 38.67% de los encuestados considera que el sistema es justo y equilibrado con el Estado y con los proponentes, mientras que un 33% piensa que hay favoritismo hacia el Estado. Solo un 13% manifiesta que se favorece a los proponentes en perjuicio del Estado. En resumen, una mayoría considera que el sistema es justo. (Ver en sección Error! Reference source not found.: Indicador 66)

La Dirección General de Contrataciones Públicas tiene entre sus responsabilidades fiscalizar los procesos de selección de contratista que celebren las entidades públicas, en consecuencia, estará facultada para imponer multas, xxx xxxxxxx bruto que devenguen los servidores públicos que violen los principios y las normas de contratación pública previstos en esta Ley. También tiene entre sus funciones asesorar a las entidades públicas en la planificación y gestión de sus procesos de contrataciones. El Artículo 20 de la Ley de Contrataciones Públicas, también señala que será responsabilidad de cada entidad la dirección, el manejo del proceso de selección y la actividad contractual, será responsabilidad del jefe o representante de la entidad licitante, quien podrá delegarlas en otros servidores de la entidad, sin perjuicio de las funciones de fiscalización y control que le corresponden a la Dirección General de Contrataciones Públicas.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
El ente cumple con este requisito	3
NA
NA
El ente no cumple con este requisito.	0

Puntaje asignado: 3

Indicador 5. Existencia de capacidades para el desarrollo institucional.

El objetivo de este indicador es evaluar la medida en la que el país o la dependencia cuentan con sistemas para apoyar y monitorear el desempeño del sistema en su totalidad, y para formular e implementar los planes de mejora. Entre otras cosas, esto requiere la disponibilidad de sistemas de información, la capacidad de análisis, mecanismos de retroalimentación y la capacidad de planificación para implementar mejoras. Es muy importante que las responsabilidades estén claramente asignadas y se cumplan. Este indicador está compuesto por cuatro subindicadores (a-d) a ser calificados.

Subindicador 5 (a) – El país cuenta con un sistema para recolectar y difundir información sobre adquisiciones, lo que incluye invitaciones a licitar, solicitudes de propuestas e información sobre adjudicación de contratos.

El objetivo de este indicador es determinar: a) la existencia y capacidad del sistema de información sobre adquisiciones del país; b) la accesibilidad del sistema de información; c) la cobertura del sistema de información; y d) si el sistema posee una ventanilla única (en la medida de lo posible) donde aquellos interesados pueden encontrar información sobre las oportunidades de adquisiciones y sus resultados. El sistema debe incluir planes de adquisiciones anuales o plurianuales, anuncios o notificaciones específicos sobre las oportunidades de adquisiciones, adjudicación de contratos, los vínculos con las reglas y reglamentaciones y otra información relevante para promover la competencia y la transparencia. Para el propósito de aplicaciones prácticas, la recolección y diseminación de información debe enfocarse en adquisiciones bajo procedimientos competitivo. Dependiendo del país, los sistemas de información podrán estar enfocados en adquisiciones financiados por el presupuesto nacional.

a) Sí Cumple. La existencia y capacidad del sistema de información sobre adquisiciones del país.

El sistema lleva el registro de adquisición en base al artículo 61 de la Ley 22. Toda adquisición o disposición de bienes, por las entidades públicas, deberá ser comunicada, para efecto de su registro, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República, a los cinco días hábiles, contados a partir del recibo.

El sistema electrónico de PanamaCompra también permite realizar transacciones en línea para beneficio de sus usuarios. A través de él, se automatizan los procesos de las compras gubernamentales reduciendo tiempo, costos administrativos y gastos de operación para el Estado y sus proveedores. PanamaCompra opera desde el mes de diciembre de 2006 y recibe al mes más de un millón de visitantes al portal electrónico y cuenta con un aproximado de más de 80,000 proveedores suscritos.

b) Sí Cumple. La accesibilidad del sistema de información.

El sistema PanamaCompra se encuentra disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. El acceso a esta Plataforma no posee ningún tipo de restricción por ser un portal público, con acceso para visitantes de todo el mundo. Agregado a esto, las especificaciones

del equipo necesario para poder acceder al sitio de PanamaCompra son sumamente benevolentes, ya que se puede acceder desde un ordenador de hasta más de 10 años de uso o desde un ordenador actual, al igual que desde cualquier tipo de Smartphone. El ancho xx xxxxx requerido para realizar transacciones es inferior a cualquier conexión de data brindada por proveedores locales.

El índice de penetración de internet nacional es de aproximadamente 44.9 personas por cada 100, lo que indica la amplia cobertura que brinda el portal PanamaCompra.

La solución del datacenter central donde está el sistema de PanamaCompra se encuentra basada en una plataforma switching multicapa de alto rendimiento, soportada por equipamiento redundante. Con el fin de brindar conectividad y alta disponibilidad a la plataforma, la topología incluye arreglos de content switching redundantes, permitiendo el balanceo del tráfico sobre los sitios publicados.

Los requerimientos del ordenador o Pc son las siguientes:

 1 GB RAM como mínimo (en adelante).

 Procesador 1 core, 1.3 GHz.

 Sistema Operativo Windows XP o Superior y Mac.

 Windows Vista, Windows 7 en adelante.

 Recomendable Utilizar plataforma Internet Explorer 8 con Vista de Compatibilidad y Firefox hasta versión 2.0.

 Disco Duro 5GB en adelante.

 Conexión a Internet de 512 kbps.

c) Sí Cumple. La cobertura del sistema de información.

La cobertura es a nivel nacional e internacional para todas las entidades del gobierno. Para proveedores (internos o externos) que deseen participar. A futuro, el nuevo sitio web “Versión 3” funcionará en dispositivos móviles (smarthphone y tablets).

Señalado en el artículo 141 de la Ley 22 del 28 xx Xxxxx de 2006, en Panamá existe un Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas, por medio de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), que se denomina PanamaCompra, como una herramienta de apoyo a los procesos de contrataciones pública y se encuentra disponible en todo momento. El acceso es de forma gratuita para toda la sociedad civil. El Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra es de uso obligatorio para todas las instituciones públicas.

Las entidades públicas deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra toda la información que se genere en las contrataciones menores, en los procedimientos de selección de contratista, en los procedimientos excepcionales de contratación y en la etapa contractual, conforme se disponga en los procedimientos, sin diferencias ni excepciones.

Para todos los efectos legales, las actuaciones publicadas en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra por las entidades públicas, en virtud de sus atribuciones, producirán los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos públicos, y, en consecuencia, tendrán valor vinculante y probatorio.

d) Sí Cumple. El sistema posee una ventanilla única donde aquellos interesados pueden encontrar información sobre las oportunidades de adquisiciones y sus resultados.

El sistema debe incluir planes de adquisiciones anuales o plurianuales, anuncios o notificaciones específicos sobre las oportunidades de adquisiciones, adjudicación de contratos, los vínculos con las reglas y reglamentaciones y otra información relevante para promover la competencia y la transparencia. Para el propósito de aplicaciones prácticas, la recolección y diseminación de información debe enfocarse en adquisiciones bajo procedimientos competitivos. Dependiendo del país, los sistemas de información podrán estar enfocados en adquisiciones financiados por el presupuesto nacional. Adicionalmente, el sistema incluye adjudicación de contratos o contratación por mérito.

Dentro del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra existe una ventana de búsqueda que ayuda a encontrar la información necesaria.

Aunque actualmente no cuenta con un sistema de Plan de Adquisiciones Plurianuales, si cuenta con anuncios específicos sobre las oportunidades de adquisiciones y oportunidades de negocios, adjudicación de contratos, los vínculos con las reglas y reglamentaciones.

El artículo 142 de la Ley de Contrataciones Públicas señala que entre las funcionalidades del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas de la Dirección General de Contrataciones Públicas se podrá incorporar nuevas funcionalidades en el Sistema PanamaCompra, conforme se vayan implementando. Dichas autorizaciones se irán otorgando por etapas o completando el ciclo de la contratación a cada una de las instituciones gubernamentales que se incorporen.

Las personas naturales o jurídicas, o los consorcios o las asociaciones accidentales, nacionales o extranjeros, que aspiren a participar en un acto de selección de contratista y que se celebre a través del sistema de Contrataciones Públicas, así como los proponentes a los cuales se les adjudique un acto de selección de contratista y con quienes se firme un contrato, deberán registrarse por medio de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) o de manera manual en el Registro de Proponentes que administrará la Dirección General de Contrataciones Públicas; esto lo señala el artículo 143, sobre Registro de Proponentes de la Ley de Contrataciones Públicas de Panamá.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
Existe un sistema de información integrado que proporciona al menos la información actualizada según se describe más arriba y es fácilmente accesible para todas las partes interesadas a un costo mínimo o en forma gratuita. La responsabilidad de su gestión y operación se encuentra claramente definida.	3
Existe un sistema integrado con las características que se describen, que proporciona información actualizada para la mayoría de contratos a nivel de gobierno central, pero con acceso limitado.	2
Existe un sistema, pero solamente proporciona información sobre algunos contratos, y accesibilidad del sistema es limitada.	1
No existe un sistema de información sobre las adquisiciones salvo algunos sistemas propios de determinadas dependencias. Las entidades mantienen la información sobre adjudicación de contratos y alguna información estadística.	0

Puntaje asignado: 3

Subindicador 5 (b) – El país tiene sistemas y procedimientos para recabar y monitorear las estadísticas nacionales sobre adquisiciones.

La información estadística sobre adquisiciones resulta esencial para evaluar las políticas y el funcionamiento del sistema. Las estadísticas también son un vehículo para monitorear el desempeño y determinar si el dato estadístico demuestra cumplimiento con otros aspectos del sistema que se definen en el marco legal y regulatorio. La información estadística también puede ser una herramienta para la planificación de las adquisiciones y para el análisis xx xxxxxxx. Este subindicador se enfoca en la disponibilidad de estadísticas sobre adquisiciones que utilicen fondos del presupuesto central.

a) Sí Cumple. Hay un sistema en funcionamiento para recolectar datos.

Existen dos sistemas en funcionamiento para recolectar datos; el principal sistema es el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas cuya finalidad es promover la transparencia. Éste fue creado por medio de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) y se denomina PanamaCompra. Sirve como una herramienta de apoyo a los procesos de contrataciones públicas (Ver artículo 141) y su finalidad es generar toda la información de las contrataciones menores, de los procedimientos de selección de contratista, de los procedimientos excepcionales de contratación y de la etapa contractual, conforme se disponga en el reglamento. Adicionalmente, se utiliza, en el departamento de Finanzas (DGCP), el sistema ISTMO, el cual controla y contabiliza la ejecución del presupuesto del Eestado en las instituciones.

b) Sí Cumple. El sistema reúne datos sobre adquisiciones por procedimiento utilizado, duración de las diferentes etapas del ciclo de adquisiciones, adjudicación de contratos, precios unitarios para los bienes y servicios más comunes y otro tipo de información que permita el análisis de las tendencias, los niveles de participación, la eficiencia y la economía en las compras y el cumplimiento de los requisitos.

El sistema ISTMO recopila datos, presenta inversiones de ejecución, registra los ingresos por cobrar, presenta la columna de devengado donde se registra el monto de la factura y permite escanear documentos y guardarlos en expedientes. Para poder acceder al sistema habrá que responder a ciertos estándares y trazabilidad.

Por otro lado, el sistema Electrónico de PanamaCompra reúne datos o información que se genera en los procedimientos de selección de contratistas, en las contrataciones directas y en la etapa contractual. De esta forma, PanamaCompra ofrece a todas las empresas panameñas, grandes, medianas y pequeñas; un mecanismo fácil y sencillo para encontrar diariamente oportunidades de negocio, activando así, el comercio en Panamá. Este sistema también permite realizar transacciones en línea para beneficio de sus usuarios, brindando a los compradores y proveedores, el acceso a una oficina virtual con un escritorio personalizado.

c) Cumple Parcialmente. La información es muy confiable (verificada a través de auditorías).

Aunque en la Legislación existe la obligatorieda de Públicación, dependemos de la información del captador de datos, y el registro confiable, puesto que se debe seguir un proceso, no solo de captura de información por parte de las entidades, sino también de control interno en la Dirección General de Contrataciones Públicas mediante funcionarios asignados,

llamados agentes de control internos. Aun así, existe una debilidad la cual es la falta de control mediante auditorías internas.

d) Cumple Parcialmente. El análisis de la información se realiza en forma rutinaria, se publica y se ingresa en el sistema (estadística).

Actualmente, el Ministerio de Economía y Finanzas mantiene dos sistemas financieros. El primero es SIAFPA (Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá) que es la herramienta del Eestado para la administración financiera de Panamá. SIAFPA sirve para brindar información oportuna, confiable, transparente y completa sobre la disponibilidad, gestión y uso de los recursos financieros de la administración del Sector Público panameño. Es la herramienta informática diseñada y desarrollada para apoyar el manejo de la Administración Financiera del sector público panameño, de acuerdo a la normativa y procedimientos legales vigentes. A su vez, esta herramienta da mayor transparencia a la gestión pública, pues permite observar la ejecución del presupuesto del estado en las instituciones y en qué inversiones se ha ejecutado.

Solamente un funcionario autorizado con su código de usuario y contraseña podrá tener acceso al sistema. Cada opción y transacción seleccionada queda registrada inmediatamente en una bitácora, lo que permite dejar pistas de auditoría.

El segundo sistema es ISTMO (Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa), el cual reemplaza al sistema SIAFPA. El Gobierno Nacional logrará mayor eficiencia y no le restará autonomía a las instituciones para gestionar sus

procesos que estarán integrados en una unidad tecnológica que conectará a la Cuenta Única xxx Xxxxxx, la Dirección General de Ingresos y el Sistema Integrado de Gestión de la Deuda.

El nuevo sistema registra los ingresos por cobrar como lo establecen las normas internacionales de contabilidad y presenta la columna de devengado donde se registra el monto de la factura que presenta el proveedor/contratista dependiendo del avance del contrato.

En una revisión efectuada sobre la base de datos accesible en un informe publicado en la sección de estadísticas del portal Web de la DGCP, se establece que la edad promedio de la información es de 5 meses, lo que significa información actualizada y útil. (Ver en sección Error! Reference source not found.: Indicador 74)

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
El país cuenta con un sistema que cumple con los cuatro requisitos enumerados arriba de (a) a (d).	3
El país cuenta con un sistema que cumple con lo establecido en (a) más dos de las condiciones restantes.	2
El sistema existente cumple con lo estipulado en (a) más una de las condiciones restantes.	1
No existe un sistema de recolección de datos estadísticos.	0

Puntaje asignado: 2

Subindicador 5 (c) – Existe una estrategia sostenible, así como capacidad de entrenamiento para capacitar, asesorar y prestar asistencia en el desarrollo de las capacidades de los participantes en el gobierno y en el sector privado para que comprendan las reglas y reglamentaciones y cómo deben implementarlas.

El propósito de este subindicador es verificar la existencia de programas permanentes y relevantes de capacitación para personal nuevo y existente encargado de las compras públicas en el gobierno. Estos programas son esenciales a fin de mantener la oferta de personal calificado en adquisiciones dentro de los sectores público y privado.

Otro objetivo es evaluar la existencia y la calidad de los servicios de asesoramiento sobre temas relacionados con las adquisiciones tanto para las dependencias de gobierno como para el público en general.

El evaluador debe analizar los planes de estudio de los programas existentes y juzgar su relevancia, naturaleza, alcance y sostenibilidad. Un sistema que funciona bien debe contener disposiciones sobre la evaluación del programa y el monitoreo del avance en el desarrollo de capacidad. La evaluación debe incluir la verificación de los servicios de asesoría o mesas de ayuda tanto para el sector público como privado donde pueden obtener asesoramiento sobre la aplicación e interpretación de las normas y política.

Sí Cumple. Sí existe una estrategia sostenible de capacitación y asesoramiento, donde se presta asistencia en el desarrollo de capacidades para el gobierno y el sector privado. Se brinda capacitación para personal nuevo y existente (internos y externos).

La Ley de Contrataciones Públicas entre sus funciones detalladas en el artículo 10, numeral 10 señala que es función de la Dirección General de Contrataciones Públicas, ejercer una labor de difusión hacia los proveedores potenciales de la Administración, de las normativas, los procedimientos y las tecnologías utilizados por esta.

En la actualidad, se brindan aproximadamente 435 capacitaciones no solo para personal externo sino para el personal interno donde se les incluye programas de capacitación técnica y constante para entidades y proveedores e inclusive se prepara a los capacitadores o formadores para que mejoren su habilidad de formadores lo cual les permitirá facilitar el proceso de formadores y brindar mejores estrategias para lograrlo.

Los tipos de capacitación son los siguientes:

Personal Interno

Diplomados o Cursos para desarrollar habilidad en:

 Planificación.

 Gestión en la Acción Formativa.

 Competencias Pedagógicas.

 Posibilidad de incorporar los conocimientos adquiridos en sus próximos proyectos.

 Atención al cliente vía Call Center.

 Resolución de problemas comunes con los clientes.

 Manejo del sistema interno de PanamaCompras.

 Manejo del sistema en Convenio Marco. Ej. (ingreso de renglones etc.)

 Conocimiento Ley 22 a todo personal.

Personal Externo:

Entidades

Cursos para desarrollar habilidad en:

 Uso del Portal

 Elaboración de un pliego de cargo.

 Llenado de la plantilla.

 Introducción o inicio de la página del portal.

 Ley 22 y aspectos relevantes.

 Como se compra

 Solicitud de Bienes.

 Reclamos. Etc.

Proveedores

Cursos para desarrollar habilidad en:

 Todas las anteriores de Entidades.

 Ingreso de propuestas.

 Modificación del precio de convenio marco en caso que esté inscrito en el convenio.

El Decreto Ejecutivo Nº 85 del 16 xx xxxxx de 2007, “Que aprueba la estructura organizacional de la Dirección General de Contrataciones Públicas” gaceta oficial 25773 creó la Dirección de Servicio al Cliente, con el objetivo de promover en los usuarios públicos y privados el uso adecuado del Sistema de Contrataciones Públicas, entre las funciones de esta dirección están: diseñar e implementar y dar seguimiento a los planes de capacitación para el uso del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra, dirigido a los usuarios de compras gubernamentales, funcionarios y proveedores del Estado, elaborar y ejecutar las estrategias de certificaciones de funcionarios en materia de compras públicas, administrar el registro de proponentes, diseñar e implementar los programas electrónicos para la atención a clientes vía mesas de ayuda; Estandarizar los aspectos generales de los pliegos de cargos de cada tipo de acto público y de cada modo de contratación, incluyendo los formularios e instructivos.

Adicionalmente, en la Dirección General de Contrataciones Públicas, existentes servicios de asesoría para atención al cliente tanta atención personal o vía Call Center, donde el objetivo general es promover en los usuarios públicos y privados el uso adecuado del sistema de contrataciones públicas.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
Existe una estrategia de capacitación y de desarrollo de las capacidades que incluye: (a) Programas de capacitación sustantivos y permanentes con una calidad y un contenido que se ajustan a las necesidades del sistema. (b) Una evaluación y un ajuste periódico sobre la base de la retroalimentación y las necesidades. (c) Servicios de asesoramiento o mesa de ayuda para resolver cuestiones planteadas por entidades adquirentes, proveedores, contratistas y el público.	3
Existe una estrategia de capacitación y desarrollo de las capacidades que incluye lo establecido en a) arriba.	2
El programa existente es de una calidad deficiente y no cumple con las necesidades del sistema; además no existe una mesa de ayuda o servicios de asesoramiento sobre adquisiciones.	1
No existe capacitación formal alguna ni mesa de ayuda.	0

Puntaje asignado: 2

Subindicador 5 (d) – Se difunden las normas de control de calidad y se utilizan para evaluar el desempeño del personal y abordar los temas relacionados con el desarrollo de capacidad.

El propósito de este subindicador es verificar la existencia, relevancia y el carácter abarcador del aseguramiento de la calidad y los estándares para procesar las acciones sobre adquisiciones y asegurar su aplicación sistemática para poder realizar el monitoreo del desempeño. Algunos ejemplos de estas normas son los tiempos de respuesta a solicitudes o el tiempo para preparar los documentos de la licitación.

a) Cumple Parcialmente. Proveer normas de aseguramiento de la calidad y un sistema de monitoreo para los procesos de adquisiciones y productos.

b) No Cumple. Proveer la evaluación del desempeño del personal sobre la base de los resultados y la conducta profesional.

c) Cumple Parcialmente. Asegurar auditorías operativas en forma periódica a fin de monitorear el cumplimiento con las normas de aseguramiento de la calidad.

d) Cumple Parcialmente. Los tiempos de respuestas para preparar los documentos de cada solicitud depende en la actualidad del tipo de licitación y se evalúan manualmente según el monitoreo de desempeño y su debido ingreso en el sistema.

El Decreto Ejecutivo Nº 85 del 16 xx xxxxx de 2007, “Que aprueba la estructura organizacional de la Dirección General de Contrataciones Públicas” gaceta oficial 25773 creó una Dirección de Fiscalización que se encarga de: Fiscalizar los procedimientos de selección de contratista que celebren las entidades del sector público y el uso eficaz del sistema electrónico de contrataciones públicas PanamaCompra por parte de las mismas, ordenar la realización de trámites fijados por los distintos procedimientos de selección de contratista que hayan sido omitidos, así como la corrección o suspensión de aquellos

realizados en contravención a la Ley 22 de 2006, de oficio o a petición de cualquiera de los participantes en tales procedimientos.

También se encarga de resolver los reclamos interpuestos por los interesados o proponentes durante la celebración de los procedimientos de selección de contratistas, suspender el procedimiento y/o adoptar las medidas correctivas pertinentes, en caso de que se hayan cometido acciones u omisiones ilegales o arbitrarias o, en caso contrario, confirmar lo actuado por la entidad, atender los reclamos que presentan los participantes en los procedimientos de selección de contratistas por el rechazo de plano de las propuestas presentadas, representar a la Dirección General, en calidad de observador, en los procedimientos de selección de contratistas que lleven cabo las instituciones públicas, suspender y/o cancelar el procedimiento de selección de contratista en caso que se determine la violación al principio de división de materia, o confirmar lo actuado por la entidad.

La puntuación asignada a este subindicador es la siguiente:

Criterios de Calificación	Puntaje
El sistema de adquisiciones cumple con lo estipulado en (a), (b) y (c) arriba.	3
El sistema de adquisiciones cumple con lo establecido en (a) y (b), pero no existe una auditoría periódica para monitorear el cumplimiento.	2
El sistema de adquisiciones cuenta con normas de calidad, pero no monitorea ni usa las normas para evaluar el desempeño del personal.	1
El sistema no cuenta con aseguramiento de la calidad ni con sistemas de evaluación del desempeño.	0

Puntaje asignado: 2

Comentarios Subindicador 5 d: Este subindicador cumple parcialmente, ya que aunque no provee normas de aseguramiento de la calidad y un sistema de monitoreo para los procesos de adquisiciones y productos mediante el sistema, y tampoco cuenta con evaluaciones de desempeño del personal sobre los resultados y la conducta profesional en Contrataciones Públicas y adquisiciones, la Dirección General de Contrataciones Públicas mantiene una Dirección de Fiscalización que se encarga de fiscalizar el procedimiento Fiscalizar los procedimientos de selección de contratista que celebren las entidades del sector público y el uso eficaz del sistema electrónico de contrataciones públicas PanamaCompra por parte de las mismas, ordenar la realización de trámites fijados por los distintos procedimientos de selección de contratista que hayan sido omitidos, así como la corrección o suspensión de aquellos realizados en contravención a la Ley 22 de 2006.