MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA OFICINA DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA ESPECIAL A LOS CONTRATOS DERIVADOS DEL CONTRATO PRESTAMO 3594/OC-CO DE 2016

PROGRAMA PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL SECTOR MINERO ENERGÉTICO - CONTRATO SUSCRITO ENTRE EL GOBIERNO DE COLOMBIA Y EL BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO, A NOVIEMBRE DE 2018

Bogotá, D.C., 26 de Noviembre de 2018

OCI-INFORME–080-2018

TRD 15.73 Contrato 3594/OC-CO de 2016

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 5

2. ALCANCE 5

3. CLIENTES 6

4. EQUIPO DE TRABAJO 6

5. CRITERIO NORMATIVO 6

5.1 FUNCIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 6

5.2 APLICABLE AL TEMA AUDITADO 8

6. METODOLOGÍA 9

6.1 MEDICIÓN DEL RIESGO 9

6.2 MEDICIÓN DEL CONTROL 10

6.3 MEDICIÓN DE LA GESTIÓN 11

6.4 CONSIDERACIONES DE PREVENCIÓN 11

6.5 INICIO AUDITORÍA 12

7. ANTECEDENTES DEL CONTRATO PRÉSTAMO 12

8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 14

8.1 EL SUPERVISOR COMO EJE DE CONTROL 14

8.2 PRECISIONES PRESENTADAS POR LA OCI 16

8.3 DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR 23

8.3.1 CRITERIO NORMATIVO 23

8.3.2 SUPERVISORES DE LOS CONTRATOS 24

8.4 INFORMES DEL SUPERVISOR 25

8.4.1 CRITERIO NORMATIVO 25

8.4.2 ELABORACIÓN INFORME DE SUPERVISIÓN 29

8.5 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 36

8.5.1 CRITERIO NORMATIVO 36

8.5.2 PUBLICACIÓN INFORMACIÓN CONTRACTUAL EN SECOOP 42

8.5.3 CONTRATO GGC 324 DE 2016 50

8.5.4 CONTRATO GGC 325 DE 2016 52

8.5.5 CONTRATO GGC 326 DE 2016 54

8.5.6 CONTRATO GGC 327 DE 2016 57

8.5.7 CONTRATO GGC 346 DE 2016 59

8.5.8 CONTRATO GGC 388 DE 2016 61

8.5.9 CONTRATO GGC 389 DE 2016 64

8.5.10 CONTRATO GGC 050 DE 2017 66

8.5.11 CONTRATO GGC 051 DE 2017 68

8.5.12 CONTRATO GGC 052 DE 2017 71

8.5.13 CONTRATO GGC 053 DE 2017 73

8.5.14 CONTRATO GGC 054 DE 2017 76

8.5.15 CONTRATO GGC 064 DE 2017 78

8.5.16 CONTRATO GGC 176 DE 2017 80

8.5.17 CONTRATO GGC 222 DE 2017 83

8.5.18 CONTRATO GGC 235 DE 2017 85

8.5.19 CONTRATO GGC 249 DE 2017 88

8.5.20 CONTRATO GGC 290 DE 2017 90

8.5.21 CONTRATO GGC 293 DE 2017 92

8.5.22 CONTRATO GGC 294 DE 2017 95

8.5.23 CONTRATO GGC 318 DE 2017 97

8.5.24 CONTRATO GGC 319 DE 2017 99

8.5.25 CONTRATO GGC 320 DE 2017 102

8.5.26 CONTRATO GGC 321 DE 2017 104

8.5.27 CONTRATO GGC 322 DE 2017 106

8.5.28 CONTRATO GGC 393 DE 2017 108

8.5.29 CONTRATO GGC 403 DE 2017 111

8.5.30 CONTRATO GGC 456 DE 2017 113

8.5.31 CONTRATO GGC 528 DE 2017 115

8.5.32 CONTRATO GGC 548 DE 2017 117

8.5.33 CONTRATO GGC 011 DE 2018 119

8.5.34 CONTRATO GGC 030 DE 2018 121

8.5.35 CONTRATO GGC 037 DE 2018 124

8.5.36 CONTRATO GGC 038 DE 2018 126

8.5.37 CONTRATO GGC 039 DE 2018 128

8.5.38 CONTRATO GGC 088 DE 2018 130

8.5.39 CONTRATO GGC 299 DE 2018 132

8.5.40 CONTRATO GGC 300 DE 2018 134

8.5.41 CONTRATO GGC 169 DE 2018 136

8.5.42 CONTRATO GGC 298 DE 2018 139

8.5.43 CONTRATO GGC 326 DE 2018 141

8.5.44 CONTRATO GGC 297 DE 2018 143

8.5.45 CONTRATO GGC 325 DE 2018 145

8.5.46 CONTRATO GGC 359 DE 2018 147

8.5.47 CONTRATO GGC 335 DE 2018 150

8.6 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 152

8.7 CONTROL DE LEGALIDAD 153

8.7.1 CRITERIO NORMATIVO 153

8.7.2 REVISIÓN Y AVAL DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA 156

9. RESUMEN CALIFICACIÓN DE VARIABLES ANALIZADAS 159

10. FIRMAS 160

11. ANEXOS FORMATOS ACTUALES SIGME 161

AUDITORIA ESPECIAL A LOS CONTRATOS DERIVADOS DEL CONTRATO PRESTAMO 3594/OC-CO DE 2016

PROGRAMA PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL SECTOR MINERO ENERGÉTICO - CONTRATO SUSCRITO ENTRE EL GOBIERNO DE COLOMBIA Y EL BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO

1. OBJETIVO

Realizar Auditoria Especial a las obligaciones contractuales del Ministerio de Minas y Energía, a los contratos derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, programa para el fortalecimiento institucional del sector minero energético, suscrito entre la Republica de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo, determinando la efectividad de la gestión.

2. ALCANCE

La Auditoria Especial consideró los contratos celebrados entre enero de 2016 y julio de 2018, producto de los Contratos derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016 de 2016, analizando las siguientes variables a octubre de 2018:

1. Identificación de los aspectos de supervisión de los contratos derivados como producto de la ejecución del contrato marco.

2. Publicidad y Transparencia de la Información.

3. Avance Ejecución presupuestal de los Contratos derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

4. Legalidad Jurídica de los contratos derivados.

Anotación: Inicialmente se tenía programado efectuar “Visita en Campo a Proyectos de Inversión del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016 y sus derivaciones producto de la ejecución del mismo”, sin embargo, no fue necesario abordar este tema teniendo en cuenta que los proyectos de inversión que han programado desarrollar, aún no han iniciado, de acuerdo con lo informado por la Unidad Coordinadora del Programa.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “La UCP, reitera que el que el crédito en sí es un proyecto de inversión que ya inició y que su ejecución es dentro de las entidades del sector.”

3. CLIENTES

Los clientes de la Auditoria Especial son la Ministra de Minas y Energía, la Viceministra de Minas, el Secretario General, el Grupo de Gestión Contractual, los supervisores de los contratos derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, la Unidad Coordinadora del Programa, la Oficina Asesora Jurídica y la ciudadanía en general1.

4. EQUIPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo estuvo conformado por Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, Profesional Especializado con asignación de Funciones Jefe Oficina de Control Interno, quien supervisó la Auditoría, la auditoría realizada por Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, profesional de la misma Oficina.

5. CRITERIO NORMATIVO

5.1 FUNCIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

✓ Literal e) del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

“Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios”. (Subrayado fuera de texto)

✓ Literal e) del artículo 8 del Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.

Las Oficinas de Control Interno, “…verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización…”. (Subrayado fuera de texto)

✓ Componente 2.2 del MECI 2014, artículo 1 del Decreto 943 de 2014, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

1 Toda vez que el literal d) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, establece que se debe publicar de manera proactiva todos los informes de gestión, evaluación y auditorías del sujeto obligado.

La Oficina de Control Interno, “…es responsable de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.

✓ Artículo 5 del Decreto 2641 de 2012, por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

“El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos”.

✓ Programa de Auditoría Interna de Independiente de la Oficina de Control Interno, vigencia 2018.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, dentro del proceso de validación manifestó lo siguiente:

“Según el Reglamento Operativo Anexo 2, se detalla el marco legal así: Marco Legal: A continuación, se presenta una síntesis de los fundamentos normativos que permiten la aplicación de las políticas de adquisiciones del Banco Interamericano de Desarrollo – BID, dentro del Programa para el Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético Colombiano: Ley 1150 de 2007 “Artículo 20: De la contratación con organismos Internacionales: Aparte final Inciso 2º “…los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades” .

Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.2.4.4.1: Régimen aplicable a los contratos o convenios de cooperación Internacional. Inciso 5º“…Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, así como aquellos a los que se refiere el inciso 2 del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, se ejecutarán de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y complementarios, y en los convenios celebrados, o sus reglamentos, según sea caso, incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes vinculados a tales operaciones en dichos documentos, sin que a ellos le sea aplicable porcentaje señalado en el inciso primero del artículo la Ley 1150

de 2007”. Adicionalmente, es de resaltar que la Ley 1437 y 1474 de 2011 solo serán aplicables en virtud de los dispuesto en el Reglamento Operativo”.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que De conformidad con el Capítulo III, Cláusula 3.01ª del Contrato xx Xxxxxxxx, Condiciones Especiales Previas al Primer Desembolso, se requiere el cumplimiento de la siguiente condición, “(…) que el organismo ejecutor haya presentado al Banco el Reglamento Operativo del Programa (ROP) en los términos acordados con el Banco.”

En el Capítulo IV Ejecución del Programa, en particular la Cláusula 4.05 Otros documentos que rigen la ejecución del programa, señala que “las partes convienen en que la ejecución del programa será llevada a cabo, de acuerdo con las disposiciones del presente contrato, y lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa, al que se refiere la Cláusula 3.01A.” (Negrillas y Subrayado fuera de texto)

En tal sentido, la ejecución de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, se realiza conforme al Contrato xx Xxxxxxxx, normas BID, y al Reglamento Operativo.”

5.2 APLICABLE AL TEMA AUDITADO

✓ Mapa de Riesgos del Ministerio de Minas y Energía.

✓ Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

✓ Decreto 2641 de diciembre de 2012, por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

✓ Mapa de Riesgos del Ministerio de Minas y Energía, segundo trimestre 2018.

✓ Ley 80 del 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, dentro del proceso de validación manifestó lo siguiente: “Esta Ley no aplica para la ejecución del crédito dado que es un acuerdo internacional el cual se rige por la norma de contratación del BID”.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que la ejecución de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, se realiza conforme al Contrato xx Xxxxxxxx, normas BID, y al Reglamento Operativo”.

✓ Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, dentro del proceso de validación manifestó lo siguiente: “Esta Ley no aplica para la ejecución del crédito dado que es un acuerdo internacional el cual se rige por la norma de contratación del BID”.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que la ejecución de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, se realiza conforme al Contrato xx Xxxxxxxx, normas BID, y al Reglamento Operativo.”

✓ Decreto 1082 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional

✓ Ley 26 de 1989. Por medio de la cual se adiciona la ley 39 de 1987 y se dictan otras disposiciones sobra la distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo.

✓ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015.

6. METODOLOGÍA

La auditoría se realizó mediante reunión de inicio, solicitud de información, consultas a las bases de datos y página Web del Ministerio de Minas y Energía y verificación documental.

6.1 MEDICIÓN DEL RIESGO

Se procedió a determinar si la variable analizada cuenta con riesgo identificado en el Mapa de Riesgos. Cuando no se encontró documentado el riesgo, la Oficina de Control

Interno procedió a identificarlo con base en el criterio normativo aplicable, para posteriormente analizarlo, valorarlo y determinar su materialización.

El criterio aplicado para establecer la materialización del riesgo, de las variables analizadas, correspondió a los siguientes parámetros de valoración y medición del nivel del riesgo.

Nivel del Riesgo
Bajo
Mediano
Alto

Bajo: Se refiere a que el tópico analizado muestra un grado de desarrollo importante y aporta de manera sustancial al logro de los objetivos. De manera no significativa, presenta algunas dificultades, pero los resultados finales se obtienen sin mayor contratiempo. No presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido.

Mediano: Es cuando el tópico analizado muestra un grado de desarrollo. Su aporte al logro de los objetivos no es sustancial y presenta dificultades operativas que retrasan la ejecución de las metas previstas. Presenta algún grado de Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido.

Alto: Significa que el tópico muestra un desarrollo, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Si bien no impide el logro de los resultados, los retrasa de manera importante y sólo se obtienen de forma parcial. Presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido.

6.2 MEDICIÓN DEL CONTROL

Se procedió a determinar si la variable analizada cuenta con control identificado en el Mapa de Riesgos o en el procedimiento documentado. Cuando no se encontró documentado el control, la Oficina de Control Interno procedió a describirlo con base en el riesgo identificado, para posteriormente analizarlo y determinar su eficiencia.

El criterio aplicado para determinar la Eficiencia o Ineficiencia del control descrito de la variable evaluada, correspondió a los siguientes parámetros de medición del control.

Control Eficiente: Cuando el control establecido contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control se aplica o es apropiado.

Control Ineficiente: Cuando el control establecido no contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control no se aplica, es ineficaz o inapropiado.

6.3 MEDICIÓN DE LA GESTIÓN

Con base en el análisis e impacto del resultado alcanzado por el ejecutor de la variable analizada, la materialización del riesgo inherente y la eficiencia del control, procedió la Oficina de Control Interno a establecer la efectividad de la gestión.

El criterio aplicado para determina la Efectividad o No Efectividad de la gestión del ejecutor de la variable evaluada, correspondió a los siguientes parámetros.

Gestión Efectiva: Cuando la acción realizada condujo al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, a través del uso óptimo de los recursos utilizados2, la no materialización del riesgo inherente o la eficiencia del control.

Gestión No Efectiva: Cuando la acción realizada no condujo al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, viéndose afectada por la no utilización óptima de los recursos, la materialización del riesgo inherente o la ineficiencia del control.

6.4 CONSIDERACIONES DE PREVENCIÓN

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol de “Enfoque hacia la prevención”, presenta consideraciones como insumo para que las áreas organizacionales cumplan con la función que les compete, establecida en: (1) Numeral

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 20143; y (2) Numerales 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación y 10.3 Mejora Continua, NTC-ISO 9001:2015.

2 Desde el punto de vista de la Economía, definida como la ausencia de desperdicio en la obtención de un determinado resultado. Glosario DAFP, del 6 xx xxxxx de 2012.

3 Del Departamento Administrativo de la Función Pública. Adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 del Decreto 1083 de 2015, anterior Decreto 943 de 2014.

Las consideraciones no serán registradas por parte de la OCI en el Aplicativo SIGME, no obstante, su registro queda a criterio del área organizacional, pero sí genera un análisis y toma de decisión por parte del área responsable.

6.5 INICIO AUDITORÍA

La Oficina de Control Interno, a través de memorando 2018061134 del 13 xx xxxxxx de 2018, informó al Viceministro de Minas el inicio de la Auditoría Especial a los contratos derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016. La reunión de Inicio se llevó a cabo el 21 xx xxxxxx de 2018.

6.6 VALIDACIÓN

Se surte el proceso de validación con Unidad Coordinadora del Programa, mediante correo electrónico del 23 de octubre de 2018. La Unidad Coordinadora del Programa, atendieron el proceso de validación mediante correos electrónicos del 7 de noviembre de 2018, comentarios que fueron analizados e incluidos en el presente informe.

Se surte el segundo proceso de validación con los supervisores de los 45 Contrato derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, mediante correo electrónico del

27 de noviembre de 2018. Sin embargo ninguno de los supervisores contesto, no obstante la Unidad Coordinadora del Programa, atendió el proceso de validación mediante correos electrónicos del 3 de diciembre de 2018, comentarios que fueron analizados e incluidos en el presente informe.

7. ANTECEDENTES DEL CONTRATO PRÉSTAMO

En los últimos 15 años, el sector minero energético ha ganado una importancia creciente en Colombia. De acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, una de las locomotoras del crecimiento económico de Colombia es el sector minero energético, el cual representa la oportunidad que tiene el país de aprovechar de manera responsable la riqueza en recursos naturales para generar crecimiento sostenible y mayor equidad social, regional e intergeneracional. Las elevadas proyecciones de producción de petróleo y carbón, el alza de los precios internacionales de la canasta minero energética y la creciente actividad de exploración en el territorio nacional, muestran claramente el papel crucial que tendrá este sector en la economía colombiana en los próximos años.

El Ministerio de Minas y Energía (MME) ha delegado en la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH), creada en 2003, y la Agencia Nacional de Minería (ANM) de 2011, la administración de los recursos en materia de hidrocarburos y minería.

Problema y desafíos. El insuficiente conocimiento sobre el desempeño de la actividad minero-energética, sumado a los desafíos de coordinación inter-institucional, limita la capacidad de las autoridades responsables para formular políticas y fiscalizar la actividad del sector, e inhiben el ejercicio de rendición de cuentas en favor de la ciudadanía. Las causas del problema se resumen a continuación.

Información dispersa, inoportuna y de difícil acceso sobre el desempeño de la actividad minero-energética. Deficiencias en la gestión de información del sector minero- energético, destacando debilidades en la generación de flujos de información oportunos, claros y de fácil acceso.

La inexistencia de un sistema integrado de información, así como la falta de un censo minero actualizado, imposibilitan la trazabilidad de la información en las fases de exploración, explotación y uso de los recursos naturales. El último censo minero fue coordinado por el MME entre 2010 y 2011, tuvo un alcance regional parcial y no nacional, ya que tan sólo se incluyeron 23 de los 32 departamentos del país. Esto se traduce en: (i) información poco amigable para la toma de decisiones gerenciales por parte del MME; (ii) dispersión de la información geo-científica, de los proyectos de exploración y explotación minero-energética; (iii) limitada interoperabilidad entre los sistemas de información existentes; (iv) débiles canales de acceso y difusión de información a la ciudadanía; y (v) riesgos operacionales en la gestión del sector por la multiplicidad xx xxxxxxx y sistemas existentes para la recolección y suministro de información.

Limitada coordinación interinstitucional. Recientes cambios en el esquema de organización del sector presentan un mayor reto para lograr una coordinación efectiva y eficiente de cara a la toma de decisiones sectoriales, lo cual se explica por: (i) la existencia de procesos inadecuados para capturar y compartir información; y (ii) asimetrías de información tanto entre el nivel central y las entidades adscritas al sector minero-energético, como entre estas mismas.

Las deficiencias y debilidades en la gestión de información sumadas a la limitada coordinación interinstitucional inhiben la capacidad institucional para formular e implementar políticas y procesos de planificación, fiscalización y gestión de información minero-energéticas, problema central del que se ocupará el programa. Las autoridades competentes del sector no cuentan con un modelo integrado y sostenible que garantice la formulación de políticas minero-energéticas, con especial énfasis en la planificación y fiscalización minera de manera oportuna y eficaz en el largo plazo (tanto en la

exploración como en la explotación), lo cual eventualmente puede afectar la recaudación de regalías4

El Banco se fundó oficialmente en 1959, cuando la Organización de los Estados Americanos redactó el Convenio Constitutivo del Banco Interamericano de Desarrollo. A lo largo de los años, el BID ha agregado nuevos países miembros y ha aumentado su capital nueve veces.

El Banco canaliza un 35 por ciento del volumen de sus préstamos a los países del Grupo II, los de ingreso menor, que incluye x Xxxxxx, Bolivia, Colombia, Xxxxx Rica, Ecuador, El Xxxxxxxx, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana y Suriname5.

Este contrato xx xxxxxxxx, se celebra entre la República de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo

El Organismo Ejecutor del Programa será el Ministerio de Minas y Energía.

Los recursos xxx Xxxxxxxx sólo podrán ser utilizados para pagar gastos que cumplan con los siguientes requisitos: (i) que sean necesarios para el Programa y estén en concordancia con los objetivos del mismo; (ii) que sean efectuados de acuerdo con las disposiciones de este Contrato y las políticas del Banco; (iii) que sean adecuadamente registrados y sustentados en los sistemas del Prestatario u Organismo Ejecutor; y (iv) que sean efectuados con posterioridad al 25 de noviembre de 2015 y antes del vencimiento del Plazo Original de Desembolso o sus extensiones. Dichos gastos se denominan, en adelante, "Gastos Elegibles".

8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

8.1 EL SUPERVISOR COMO EJE DE CONTROL

La Administración Pública en el ejercicio de sus facultades y potestades articuladas al cumplimiento de los fines que le son señalados en la Carta Política, además de actuar

4xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/00000/000000/Xxx%X0%XXxxxxxXxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxx.xx

f/c7b3fcad-76da-41ca-8b11-2b82c0671320

xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx?xxxXXXXX0XxX00x0xXX000XXX&xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx d+&oq=origen+de+la+financiacion+del+bid+&gs_l=psy- ab.3..33i160k1.704385.721102.0.721324.49.35.0.2.2.0.298.3713.1j19j5.25.0....0...1c.1.64.psy- ab..22.26.3620...0j0i131k1j0i67k1j0i131i67k1j0i22i30k1j33i22i29i30k1.0.LSK9BrFp44A

unilateralmente, recurre a la configuración de acuerdos de voluntades mediante la celebración de contratos, tanto con ella misma personificada en entes públicos de todos los órdenes, como con los particulares interesados en colaborarle en el cumplimiento de su vocación orientada a satisfacer el interés general; concepto que según el uso común de las palabras6 se refiere a lo que afecta -en tanto que interesa- a una colectividad en su conjunto. Precisamente, desde la búsqueda del interés común resulta suficiente un primer acercamiento al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública7 para advertir que, por principios, los Contratos Estatales responden a una necesidad de la sociedad; de ahí que al celebrarlos, para la Administración sea una obligación ineludible el garantizar el logro de su ejecución total, con estándares claros de calidad en los bienes y los servicios que contrata8.

Es esta necesidad, de garantizar que las decisiones estatales se encuadren dentro de los principios constitucionales con miras a evitar el descrédito del sistema y cuerpo gubernativo, la que ha llevado al Legislador a expedir normativas para el aseguramiento de este fin, por ejemplo la Ley 80 de 19939 , mediante la cual se puede advertir que, al menos en lo que respecta al proceso de contratación estatal, el Legislador procuraba ser universal e imparcial en sus disposiciones jurídicas.

Sin embargo, pese a este gran esfuerzo generalizador para alcanzar la depuración de la actividad negociar de la Administración Pública, hasta antes de la elaboración de la reciente Ley 1474 de 2011, el Legislador no se había ocupado en consagrar precepto alguno que regulase la labor de la supervisión del contrato xxxxxxx00 ; factor que adquiere especial importancia cuando se entra a considerar el volumen de inconvenientes que se presentan en la etapa de ejecución del objeto contractual, originados, entre otras circunstancias, por la deficiencia en el seguimiento de los procesos que desarrolla el contratista –sea éste un particular o una entidad pública-.

Ahora bien, con lo anterior no se desconoce la existencia de sistemas de control para las fases de celebración y de liquidación de contratos, pero es evidente que se ha dejado en un limbo jurídico el campo de la ejecución contractual; lo cual, se reitera, ha

6 XXXXXXXX, Xxxxxxx. Tratado de Derecho Administrativo. Parte General. Biblioteca Jurídica Diké. Bogotá. 1998. Pág. I-3.

7 Ley 80 de 28 de octubre de 1993, modificada por la Ley 1150 de 16 de julio de 2007 y reglamentada por

los decretos nacionales 679 de 1994; 626 de 2001; 2170 de 2002; 3629 y 3740 de 2004; 959, 2434 y

4375 de 2006; y 2474 de 2008.

8 Son ejemplos de ello el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 4 de la Ley 80 de 1993.

9 XXXXXXXX XXXXX, Xxxxx. “Los sujetos privados del contrato”. Artículo en: “Comentarios al nuevo régimen de contratación administrativa”. Ediciones Rosaristas. 1° edición. Bogotá. 1994.

10 Lo hizo exiguamente en los artículos 4 y 14 de la Ley 80 de 1993 (sin aludir directamente a la supervisión ni a la interventoría), mientras que en el artículo 32 de la ley en mención, lo hizo únicamente con ocasión de los contratos de obra y consultoría.

propiciado que los parámetros de excelencia válidos en el momento de selección de los contratistas del Estado y las cualificaciones que se les han otorgado para futuros negocios jurídicos sean tenidos como deficientes, generando un ambiente de desconfianza en la transparencia de los procesos contractuales.

De esta situación, se debe observar que la regulación de la actividad de dirección, supervisión, seguimiento, control del desarrollo y consecución satisfactoria del objeto contractual de los negocios jurídicos estatales ha caído en el área de la discrecionalidad de cada entidad pública, al punto que en todos los niveles de la Administración comenzó a enraizarse el concepto de “la ética de lo público”11 para sobrellevar el vacío normativo y legitimar la desencadenada dispersión de los procedimientos y sus actuaciones con la invocación de parámetros xxxxxxx.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que la ejecución de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, se realiza conforme al Contrato xx Xxxxxxxx, normas BID, y al Reglamento Operativo.”

8.2 PRECISIONES PRESENTADAS POR LA OCI

En comunicación de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Minas y Energía con radicado 2017081095 del 1 de diciembre de 2017, se precisa lo siguiente: “En atención a su comunicación 2017062832 mediante la cual nos participa los resultados del informe parcial de auditoría de la firma Xxxxx & Young S.A.S., al crédito BID 3594/OC- CO de 2016, por el período agosto de 2016 x xxxx de 2017, es pertinente precisar lo siguiente:

1. El Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO de 2016, establece que el “Organismo Ejecutor del Programa será el Ministerio de Minas y Energía, quien llevará a cabo la coordinación general y supervisión de la ejecución de las actividades del programa como ente rector del sector encargado de la formulación y adopción de las políticas, planes generales, programas y proyectos del sector de minas y energía”. (Subrayado fuera de texto)

Así mismo, el Contrato establece que la responsabilidad del Ministerio de Minas y Energía incluirá, entre otras, “Contratar las consultorías necesarias para la realización de las auditorías del Programa y las evaluaciones previstas en el

11 XXXXXX, Xxxxxxxxx. “La captura del Estado: un reto en la lucha anticorrupción”. Programa Presidencial de la Lucha Contra la Corrupción. Informe presentado al Congreso de la República. Julio 2005.

Contrato xx Xxxxxxxx; y llevar a cabo el seguimiento y la supervisión de las actividades ejecutadas”. (Subrayado fuera de texto)

En ese orden, el Ministerio de Minas y Energía contratará las consultorías que considere necesarias para hacer las Auditorías del Programa, las evaluaciones previstas en el Contrato xx Xxxxxxxx, llevar a cabo el seguimiento y la supervisión de las actividades ejecutadas.

2. El Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO de 2016, determina que, para el cumplimiento de su rol y responsabilidades el Ministerio de Minas y Energía designará un coordinador del Programa, quien contará con el apoyo de un equipo técnico conformado para este fin.

3. El Contrato de Consultoría GGC 050 de 2017, suscrito con Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, tiene por objeto prestar los servicios profesionales independientes de Consultoría como Coordinadora de la Unidad Coordinadora del Programa de Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético Colombiano, el cual se financia con recursos del Contrato xx Xxxxxxxx BID 3594/OC-CO.

4. En virtud de los numerales anteriores (del 1 al 4), se concluye que el Coordinador de la Unidad Coordinadora del Programa de Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético Colombiano, designada por el Ministerio de Minas y Energía mediante contrato GGC-050-2017, tendrá la responsabilidad de hacer las auditorías y evaluaciones previstas en el Contrato xx Xxxxxxxx BID 3594/OC-CO, así como hacer seguimiento y supervisar las actividades ejecutadas.

De lo anterior se concluye que las actividades de verificación, seguimiento, medición, análisis y evaluación al Programa de Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético Colombiano12, fue contratado por el Ministerio de Minas y Energía13 con la Contratista Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx a través del Contrato de Consultoría GGC-050-2017, para el cumplimiento de lo establecido en el Numeral

0.3.2 Ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar, NTC-ISO 9001:2015, respecto de “Verificar”14, Numeral 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación, NTC- ISO 9001:2015 y el Numeral 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión del

12 En atención al Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO de 2016.

13 A través de la Subdirección Administrativa y Financiera.

14 Definido como “Realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados”.

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 201415.

Luego hacer autoevaluación, seguimiento, medición, análisis y evaluación al Programa no es competencia legal de la Oficina de Control Interno, y de hacerlo sería coadministrar, pues están estrictamente prohibido por la normatividad vigente, dado que estas actividades sólo corresponden y deben ser ejercidas por el responsable, dueño o líder del proceso.

5. La función legalmente establecida a la Oficina de Control Interno, de conformidad con la Ley 87 de1993, Decreto 1083 de 2015 y Decreto 648 de 2017, es la de hacer Auditoría Interna Independiente, bajo los criterios de independencia y objetividad señaladas en el Numeral 1100 de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna16 y cumpliendo el Programa de Auditoria Interna Independiente por vigencia, aprobado por el Ministro de Minas y Energía y los demás miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, conformado por el nivel directivo de la entidad.

Por competencia legal no es viable que las demás áreas organizacionales y/o contratistas asignen actividades y tareas a la Oficina de Control Interno, pues su participación es considerada en el proceso de planeación en la formulación del Programa de Auditoría Interna Independiente.

6. El Contrato de Consultoría GGC-050-2017 establece que la supervisión de las actividades del consultor está a cargo del Asesor Despacho del Viceministro de Minas designado por el Viceministro de Minas, a quien el consultor debe reportar sobre el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Lo anterior fue comunicado mediante memorando 2017003604 del 23 de enero de 2017, suscrito por el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.

Por lo anterior, la consultora debe presentar sus entregables, productos, informes, apreciaciones y conclusiones al supervisor del Contrato de Consultoría GGC-050- 2017, determinando así el canal formal de comunicación entre la Contratista y el Ministerio de Minas y Energía. Es decir que los resultados de la auditoria desarrollada por la firma Xxxxx & Young Audit S.A.S., deben ser medidos, analizados y evaluados17 por la contratista y presentados al supervisor del contrato, no a la OCI quien no tiene parte activa en los resultados de la auditoría y

15 Del Departamento Administrativo de la Función Pública. Adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 del Decreto 1083 de 2015, anterior Decreto 943 de 2014.

16 Emanadas por el Instituto de Auditores Internos de Colombia.

17 De conformidad con el numeral 9.1 de la NTC ISO 9005:2015.

en ningún momento hubo interlocución con el auditor, es decir estaba siendo auditada sin conocimiento sobre el tema.

7. Los términos de referencia para contratar los servicios independientes de consultoría como coordinadora del programa de fortalecimiento institucional del sector minero energético colombiano, establece que son obligaciones de la consultora, entre otras, las siguientes:

- Verificar el adecuado uso y manejo de los recursos que se desembolsen al programa.

- Hacer seguimiento permanente al avance de la ejecución del programa (…), además de formular las acciones tendientes a solucionar los inconvenientes presentados o las acciones de mitigación que se identifiquen.

- Elaborar los informes de seguimiento de ejecución del programa.

- Hacer seguimiento al desarrollo de los contratos del programa.

- Gestionar de forma adecuada y oportuna la auditoría del programa.

- Asegurar la oportuna realización de las evaluaciones previstas en el programa.

- Documentar el seguimiento o ajustes en la ejecución del programa.

8. La Auditoría Interna “Es una actividad Independiente y Objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad. Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinando para evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno”18.

El Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO de 2016, concibió desarrollar la auditoría al proceso y a las actividades que se derivan de la ejecución del contrato xx xxxxxxxx, a través de la firma Xxxxx & Young S.A.S., con el Contrato de Servicios de Auditoría GGC-293 del 25 xx xxxx de 2017. El contrato “… solicita al Auditor que efectúe una auditoría del proyecto de acuerdo con los requerimientos establecidos…”

De lo anterior se concluye que la actividad de auditoría al Programa de Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético Colombiano19, fue contratada por el Ministerio de Minas y Energía20 con la firma Xxxxx & Young

S.A.S. a través del Contrato de Servicios GGC-293-2017, para el cumplimiento de

18 Tomada del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, del Departamento Administrativo de la Función Pública.

19 En atención al Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO de 2016.

20 A través de la Subdirección Administrativa y Financiera.

lo establecido en el Numeral 9.2 Auditoría Interna, NTC-ISO 9001:2015 y el Numeral 1.6.7 del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 201421, luego hacer Auditoría Interna adicional al Programa por parte de la Oficina de Control Interno, sería duplicar esfuerzos y recursos de la nación, por demás escasos.

9. El Contrato de Servicios GGC-293-2017 no tiene por objeto ni es competente para auditar las actividades que realiza la Oficina de Control Interno como órgano independiente establecido por la Ley 87 de 1993, pues son otras instancias establecidas por la normatividad colombiana para evaluar su actuar.

10. En relación con la oportunidad de mejora "Ausencia de monitoreo y seguimiento al funcionamiento del contrato xx xxxxxxxx del BID con el Ministerio de Minas y Energía, y la inclusión en el plan anual de auditoría de la Unidad Coordinadora del Programa por parte de la oficina de control interno” y la aseveración de que “La oficina de control interno, no incluyó en el plan anual de auditoría del 2017 a la Unidad Coordinadora del Programa, y por desconocimiento de las políticas y manejo de los riesgos del Programa no realiza Monitoreo y Evaluación a la Unidad Coordinadora del Programa, ni a los profesionales que ejecutan los procesos dentro de esta; la oficina de control interno es la encargada de realizar seguimiento a las acciones para una efectiva administración del riesgo, así como de orientar y monitorear a la unidad con la matriz y sus controles con el fin de sugerir los correctivos y ajustes, de acuerdo a lo establecido en el Plan de Políticas de Administración del Riesgo establecido por la Entidad”, registradas en el Informe Parcial Auditoría Externa Crédito BID 3594/OC-CO, de la firma Xxxxx & Young S.A.S., es pertinente precisar lo siguiente:

- En caso de evidenciarse ausencia de monitoreo y seguimiento al funcionamiento del contrato, esta función corresponde única y exclusivamente al dueño del proceso o ejecutor del programa de acuerdo con los lineamientos del MECI y de la NTC ISO 9001:2015, explicado en el numeral 4 de la presente comunicación. Por lo tanto, le corresponde desarrollar las funciones en mención al Supervisor y/o Contratista, o a quien designe el responsable, coordinador o administrador del Programa de Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético Colombiano.

- La función de “realizar seguimiento a las acciones para una efectiva administración del riesgo”, es propia del dueño del proceso o ejecutor de los programas y no debe ser asumida por OCI, dado que esta función no está

21 Del Departamento Administrativo de la Función Pública. Adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 del Decreto 1083 de 2015, anterior Decreto 943 de 2014.

asignada en la Ley 87 del 93, Decreto 381 de 2012, Decreto 648 de 2017, y en ninguna norma colombiana conocida.

- La función de “orientar y monitorear a la unidad con la matriz y sus controles”, es una función que debe hacer quien ejecuta el programa, pues es una actividad netamente administrativa, la cual le está vedada a las Oficinas de Control Interno del sector público, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993.

- Afirmar que esta Oficina “no incluyó en el plan anual de auditoría del 2017 a la Unidad Coordinadora del Programa”, es totalmente cierto, pues esta dependencia denominada Unidad Coordinadora del Programa, no existe en la Estructura Organizacional del Ministerio de Minas y Energía, y no ha sido creada mediante acto administrativo. De igual forma, no se registra proceso o procedimiento alguno en el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Minas y Energía – SIGME de dicha Unidad.

- Respecto de la aseveración “por desconocimiento de las políticas y manejo de los riesgos del Programa no realiza Monitoreo y Evaluación a la Unidad Coordinadora del Programa”, se aclara que las funciones de monitoreo y evaluación no lo realiza la OCI por desconocimiento del programa, sino porque dichas funciones son competencia del ejecutor del programa, en virtud de lo señalado en el Numeral 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación, NTC-ISO 9001:2015, lo cual se aclaró en el punto 4 del presente documento.

- Al señalar que “ni a los profesionales que ejecutan los procesos dentro de esta”, se precisa que la Auditoria Interna Independiente que hace la OCI, de acuerdo con las las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, no debe ir dirigida a personas sino a procesos.

- Es pertinente recordar, que los servidores públicos son responsables por la extralimitación en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con el Artículo 6 de Constitución Política de Colombia.

- La firma Xxxxx & Young S.A.S. debe revisar y analizar las funciones y competencias legales de las Oficinas de Control Interno dentro del ámbito de lo público, por cuanto se denota desconocimiento de las mismas.

11. En relación con lo indicado “Recomendamos implementar y realizar Programas de monitoreo y evaluación de los controles con el tiempo que estime la Entidad, de igual forma socializar con la Unidad Coordinadora del Programa los resultados obtenidos con el fin de implementar los correctivos necesarios a fin de que los controles identificados con debilidades operen y mitiguen el riesgo de una forma adecuada y oportuna”, es adecuado recomendar al ejecutor del programa implementar o llevar a cabo actividades de monitoreo como dueño del proceso, así mismo, evaluar los controles aplicando el principio de Autoevaluación y el

Autocontrol por parte del dueño del proceso, en este caso del ejecutor del programa.

Lo anterior sin desconocer que la auditoría contratada con la firma Xxxxx & Young S.A.S., a través del Contrato de Servicios de Auditoría GGC-293 de 2017, debe analizar, evaluar y determinar la efectividad de los controles establecidos por el ejecutor del programa en su sistema de control interno.

Por lo anteriormente expuesto, de manera atenta se solicita eliminar lo observado a la Oficina de Control Interno de esta entidad, descrito en el Informe de Planeación de Recursos para la “Auditoría Externa de los Estados Financieros de Propósito Especial del Contrato de Crédito 3594/OC-CO, que Financia el Programa “Fortalecimiento Institucional del Sector Minero y Energético” Ejecutado por el Ministerio de Minas y Energía”, respecto de la evaluación inicial de control interno a 31 xx xxxx de 2017.

Para futuras ocasiones, se recomienda que estas situaciones y los resultados preliminares de la auditoría contratada, se expongan en mesa de trabajo con la Oficina de Control Interno22 antes de su publicación y divulgación, con el fin de aclarar, precisar y proponer las recomendaciones que contribuyan al mejoramiento continuo de la entidad”.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, dentro del proceso de validación manifestó lo siguiente: “La comunicación de OCI es la 201706832 y se respondieron todas las observaciones mediante comunicación que se envió desde la UCP a la OCI con el radicado 2017081095 del 1-12-2017. De este no se recibió observación alguno, por eso no se entiende porque hacen las mismas observaciones ya respondidas”.

Aclaración OCI: El informe parcial de auditoria de la firma Xxxxx & Young S.A.S, fue remitido a la Oficina de Control Interno por la Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante comunicación 2017062832 del 22 de septiembre de 2017, la cual fue atendida por la Oficina de Control Interno mediante comunicación 2017081095 del 1 de diciembre de 201723.

Es pertinente enunciar en este informe, las aclaraciones, conclusiones y recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno mediante comunicación 2017081095, teniendo en cuenta que las mismas no fueron atendidas

22 En virtud de nuestra función de asesorar y acompañar a las áreas organizacionales.

23 Cuyo asunto es “Respuesta comunicación 2017062832, Informe Parcial Auditoría Externa Crédito BID 3594/OC-CO”.

de acuerdo con los resultados que se registran en el presente informe, en especial el tema de la supervisión.

Es pertinente anotar, que la Coordinadora Programa BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante comunicación 2018001875 del 11 de enero de 2018, en atención a la comunicación de la Oficina de Control Interno, manifestó lo siguiente: “Dando respuesta a la comunicación del asunto del 1 de diciembre de 2017, informamos que no es posible eliminar del informe de avance a 31 xx xxxx de 2017 de la auditoría externa contratada con la firma E&Y SAS la observación frente a la Oficina de Control lnterno, sin embargo si enviaremos copia del memorando del asunto a la firma a fin de tener en cuenta sus comentarios en el informe final, adicionalmente se programarán reuniones previas a la presentación de informes de avance de auditoría con su Oficina con el propósito de estar coordinados en las aprobaciones de informes”.

8.3 DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR

8.3.1 Criterio Normativo

1. El Numeral 4.02 del Anexo Único del Contrato Préstamo, respecto de las responsabilidades del Ministerio de Minas y Energía, establece la obligación de llevar a cabo el seguimiento y la supervisión de las actividades ejecutadas.

2. El numeral 4.4.1 Asignación de la supervisión o interventoría de un contrato, de la Resolución 4 1194 de 201524, dispuso que para efectos adelantar la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas la entidad, por conducto del correspondiente ordenador del gasto, deberá designar el Supervisor o Interventor.

3. Las comunicaciones del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, mediante las cuales se designa al Supervisor del Contrato, establece lo siguiente: “(…) Finalmente, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 4, el numeral 1 del artículo 26 y el artículo 51 de la Ley 80 de 1993, los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, el supervisor responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual respectiva, en los términos señalados en la constitución y en la Ley”.

24 Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía.

Riesgo Identificado por la Oficina de Control Interno25: Que el Ordenador del Gasto del Ministerio de Minas y Energía, no designe el supervisor de los Contratos que se deriven del Contrato Préstamo.

8.3.2 Supervisores de los Contratos

Verificación: La Oficina de Control Interno verificó la publicación en el SECOP26 de los Documentos de los Procesos y los actos administrativos de los Contrato derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, suscrito por el Ministerio de Minas y Energía, evidenciando el contrato y la comunicación de asignación de la supervisión de cada contrato como se describe en el siguiente resumen:

No.

A continuación se muestra relación de los contratos derivados del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016 y sus respectivas comunicaciones de designación como supervisor así como los responsables de la supervisión por cada Contrato, entre las vigencias 2016 al 2018.

	CONTRATO	RADICADO	FECHA	SUPERVISOR
1	GGC-324-2016.	2016064690	27/09/2016	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
2	GGC-325-2016.	2016064696	27/09/2016	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
3	GGC-326-2016.	2016064700	27/09/2016	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
4	GGC-327-2016.	2016064702	27/09/2016	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
5	GGC-346-2016.	2016075234	08/11/2016	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
6	GGC-388-2016.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
7	GGC-389-2016.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
8	GGC 050- 2017.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
9	GGC 051- 2017.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
10	GGC 052-2017.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
11	GGC 053-2017.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
12	GGC 054-2017.	2017003622	23/01/2017	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
13	GGC 064-2017.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
14	GGC 176-2017.	2017012896	27/02/2017	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
15	GGC 222-2017.	2017019769	27/08/2017	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
16	GGC 235-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxx Xxxx
17	GGC 249-2017.	2017024077	17/04/2017	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
18	GGC 290-2017.	2017033451	24/05/2017	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
19	GGC 293-2017.	2017034801	31/05/2017	Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
20	GGC 294-2017.	2018034541	08/03/2018	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
21	GGC 318-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
22	GGC 319-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
23	GGC 320-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
24	GGC 321-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
25	GGC 322-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
26	GGC 393-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
27	GGC 403-2017.	CONTRAtO		Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
28	GGC 456-2017.	2017059695	11/09/2017	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
29	GGC 528-2017.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
30	GGC 548-2017.	2017079993	29/11/2017	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
31	GGC 011-2018.	CONTRATO		Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
32	GGC 030-2018.	2018001458	10/01/2018	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
33	GGC 037-2018.	2018001493	10/01/2018	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
34	GGC 038-2018.	2018004475	22/01/2017	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
35	GGC 039-2018.	2018004477	22/01/2018	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
36	GGC 088-2018.	2018004478	22/01/2015	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
37	GGC 299-2018.	2018007911	02/02/2018	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
38	GGC 300-2018.	2018007908	02/02/2018	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx
39	GGC 169-2018.	2018004479	22/01/2018	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
40	GGC 298-2018.	2018007903	02/02/2018	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
41	GGC 326-2018.	2018008764	07/02/2018	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
42	GGC 297-2018.	2018007942	02/02/2018	Xxxx Xxxxxx Xxxx
43	GGC 325-2018.	2018009624	09/02/2018	Xxxx Xxxxxx Xxxx
44	GGC 359-2018.	2018055331	24/07/2018	Xxxx Xxxxxx Xxxx
45	GGC 335-2018.	CONTRATO		Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

25 Con base en lo establecido en el numeral 4.02 del Anexo Único del Contrato Préstamo y del numeral

4.4.1 de la Resolución 4 1194 de 2015.

26 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: El Ordenador del Gasto del Ministerio de Minas y Energía, designó los supervisores de los 45 contratos que se derivan del Contrato Préstamo, para efectos adelantar la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas, atendiendo lo establecido en el numeral 4.02 del Anexo Único del Contrato Préstamo y del numeral

4.4.1 de la Resolución 4 1194 de 2015.

Los ocho (8) supervisores designados, son los siguientes:

1. Xxxxx Xxxxxx Xxxx, 1 Contrato, GGC 235-2017.

2. Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx, 15 Contratos: GGC 324-2016, GGC 325-2016, GGC 318-2017, GGC 319-2017, GGC 320-2017, GGC 321-2017, GGC 322-2017, GGC 393-2017, GGC 030-2018, GGC 037-2018, GGC 038-2018, GGC 039-2018, GGC 088-2018, GGC 299-2018, GGC 300-2018.

3. Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, 18 Contratos: GGC 222-2017, GGC 222-2017, GGC 326-2016, GGC 327-2016, GGC 346-2016, GGC 388-2016, GGC 389-2016, GGC 050-2017, GGC 051-2017, GGC 052-2017, GGC 053-2017, GGC 054-2017, GGC 064-2017, GGC 176-2017, GGC 249-2017, GGC 456-2017, GGC 011-2018, GGC 326-2018.

4. Xxxx Xxxxxx Xxxx, 3 Contratos: GGC 297-2018, GGC 325-2018, GGC 359-2018.

5. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, 1 Contrato: GGC 293-2017.

6. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, 4 Contratos: GGC 294-2017, GGC 528-2017, GGC 548- 2017, GGC 297-2018.

7. Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, 2 Contratos: GGC 169-2018, GGC 298-2018.

8. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, 1 Contrato: GGC 403-2017.

Lo anterior indica que el riesgo inherente de que “el Ordenador del Gasto del Ministerio de Minas y Energía no designe el supervisor de los Contratos que se deriven del Contrato Préstamo, de conformidad con el Manual de Contratación”, no se materializó en la vigencia 2016, 2017 y 2018 ubicándose en un nivel de riesgo Bajo, permitiendo determinar que el control establecido fue Eficiente y que la gestión fue Efectiva.

Es pertinente anotar que mediante comunicación con radicado 2017034801 de 31 xx xxxx de 2017, el señor Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx delegó la función de supervisión a Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx. Los contratos GGC 276-2017 y 14406-2017, no formaron parte de la muestra escogida por la Oficina de Control Interno en el proceso de auditoría.

8.4 INFORMES DEL SUPERVISOR

8.4.1 Criterio Normativo

1. El Artículo 6.01 de las Normas Generales del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, respecto del Sistemas de gestión financiera y control interno, establece: (a)

El Prestatario se compromete a mantener o, en su caso, a que el Organismo Ejecutor y la Agencia de Contrataciones, si la hubiere, mantengan controles internos tendientes a asegurar razonablemente, que: (i) los recursos del Proyecto sean utilizados para los propósitos de este Contrato, con especial atención a los principios de economía y eficiencia; (ii) los activos del Proyecto sean adecuadamente salvaguardados; (iii) las transacciones, decisiones y actividades del Proyecto sean debidamente autorizadas y ejecutadas de acuerdo con las disposiciones de este Contrato y de cualquier otro contrato relacionado con el Proyecto; y (iv) las transacciones sean apropiadamente documentadas y sean registradas de forma que puedan producirse informes y reportes oportunos y confiables.

2. La Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, en el 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación, establece lo siguiente:

9.1.1 Generalidades

La organización debe determinar:

a) Que necesita seguimiento y medición

b) Los métodos de seguimiento, medición, Análisis y evaluación necesarios para asegurar los resultados validos;

c) Cuando se debe llevar acabo el seguimiento y la medición;

d) Cuando se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición.

La organización debe evaluar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de los resultados.

9.1.3 Análisis y evaluación

La organización debe analizar y evaluar los datos y la información apropiados que surgen por el seguimiento y la medición.

Los resultados del análisis deben utilizarse para evaluar:

a) La conformación de los productos y servicios;

b) El grado de satisfacción del cliente;

c) El desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad:

d) Si lo planificado se ha implementado de forma eficaz;

e) La eficacia de la acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades;

f) El desempeño de los proveedores externos;

g) La necesidad de mejoras en el sistema de gestión de la calidad.

Nota: Los métodos para analizar los datos pueden incluir técnicas estadísticas.

3. Los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo, en el Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC), en la Cláusula 1.7, establecen que “En todo caso, el Contratante ha designado a (…), como supervisor del contrato, a quien el Consultor debe reportar sobre el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Para lo anterior el supervisor deberá cumplir con las siguientes funciones:

(1) Verificar la presentación y contenido de los informes escritos tal como se establece en el anexo B del presente contrato, la relación de pagos y saldos, aprobar y justificar la adición, prorroga, suspensión, sección o terminación anticipada del contrato, si a ello hubiera lugar, los cuales una vez suscritos deberán remitirse inmediatamente al Grupo de Gestión Contractual, con el fin de dar cumplimiento a los términos legales y de publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, el cual debe surtirse dentro de los tres (3) días siguientes.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que es necesario incluir el siguiente numeral, de la Cláusula Cláusula 1.7: (2) Tramitar los pagos del Contrato de acuerdo con lo establecido en numeral 6.4 de las CEC del presente contrato. Para lo anterior: i) Deberá expedir la respectiva certificación de recibo a satisfacción acompañada del informe de supervisión correspondiente en los formatos establecidos para tal fin.”

(4) Realizar seguimiento y control respecto de la ejecución del objeto contractual”.

4. La “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”, de Colombia Compra Eficiente, en el capítulo IV Ejercicio de la supervisión e Interventoría, establece que “Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución contractual del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el

desarrollo de la ejecución contractual27, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado. Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito28 y los requerimientos o informes que realice deben publicarse en el SECOP29.

5. La Resolución 4 1194 de 2015, por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, dispuso lo siguiente:

“Numeral 4.4. Supervisión y Seguimiento de la Ejecución de los Contratos. Independientemente de la obligación de contratar interventorías contractuales en los casos señalados por la ley, es una obligación del ordenador del gasto designar un supervisor para cada uno de los contratos celebrados, a efectos de ejercer el control de los mismos y verificar su adecuado cumplimiento. Las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal (…).

Numeral 4.4.3 Deberes Generales de Supervisores e Interventores: Corresponde a los supervisores e Interventores designados, cumplir los deberes generales que se enlistan a continuación, sin perjuicio de aquellos que sean definidos en el contrato o en la designación para el adecuado cumplimiento del objeto contractual:

Numeral 4.4.3.21 Remitir oportunamente los informes de supervisión y toda la documentación que refleje la ejecución del contrato al Grupo de Gestión Contractual para que repose en el expediente contractual”.

27 Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011.

28 Artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

29 Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: Dado que ni el Contrato de Préstamos, ni el Reglamento Operativo dispuesto para la ejecución del crédito, ni las minutas contractuales hacen referencia a la aplicación del manual mencionado, no habría lugar a su aplicabilidad. No obstante, teniendo en cuenta que los formatos actualmente dispuestos por el Ministerio para realizar el seguimiento y ejecución de la actividad contractual, hacen referencia a la aplicación del Manual de Contratación, así como a la Ley 80 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, se sugerirá a la Subdirección Administrativa y Financiera, la elaboración, formalización en SIGME, e implementación de un formato diseñado especialmente para realizar el seguimiento y supervisión de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO DE 2016, y demás créditos o convenios celebrados con organismos internacionales. Lo anterior, siempre que dichos formatos sean aprobados, para el presente caso, por el BID.”

Anotación OCI 3-Oct-2018: La OCI estará atenta de los instrumentos de seguimiento y control que se establezcan en el SIGME, de manera que permitan ejercer una supervisión integral al cumplimiento del objeto contractual.

Riesgo Identificado por la Oficina de Control Interno30: Que los supervisores de los contratos que se derivan del Contrato Préstamo, no realicen periódicamente los informes de seguimiento y control respecto de la ejecución del objeto contractual.

8.4.2 Elaboración Informe de Supervisión

Verificación OCI: La Oficina de Control Interno verificó la documentación relacionada con los 45 contratos tomados como muestra de la Auditoría, en el archivo físico que custodia el Grupo de Gestión Contractual, donde no reposan los informes emitidos por el supervisor que conceptúen sobre la ejecución del objeto contractual.

En los expedientes de los 45 Contratos, se encuentran diligenciados los formatos Informe Periódico de Supervisión para el Control de Pagos31, Informe Periódico de

30 Con base en lo establecido en el numeral 4, Cláusula 1.7, Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC), de los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo.

31 Registrado en SIGME con el Código GF-F-16, de fecha 26 xx xxxxx de 2015, versión V-1.

Supervisión y Recibo a Satisfacción Prestación de Servicios32, y Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Contratos/Convenios33, los cuales son instrumentos de control que manejan información financiera y datos básicos del contrato, diseñados por la entidad para efectos de soportar el pago.

No obstante, estos formatos no contienen campos para emitir concepto técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, así como campos para hacer seguimiento, medición, análisis y evaluación a la ejecución del objeto contractual.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Teniendo en cuenta que conforme a la Cláusula 1.7 del Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC), se estableció que es función del supervisor, “(…) expedir la respectiva certificación de recibo a satisfacción acompañada del informe de supervisión correspondiente en los formatos establecidos para tal fin”, con el objetivo de identificar los componentes jurídico, financiero y contable, administrativo, y técnico dentro del ejercicio de supervisión y en mesa de trabajo entre la OCI y la UCP se revisaron los formatos dispuestos por la Entidad para recibo a satisfacción por parte del supervisor, evidenciándose que los mismos, contienen aquellos componentes, que dan cuenta del control ejercido. Lo anterior conforme a las siguientes imágenes”.

Validación: La Supervisora del Contrato 403 de 2017, Xxxxxx Xxxxxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “El Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, suscrito por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Ministerio de Minas y Energía, es un acuerdo internacional, que se rige por lo establecido en el mismo Contrato, las normas del BID (incluido su reglamento operativo) y lo dispuesto también en cada uno de los contratos derivados del Contrato Préstamo, que para el caso que nos ocupa nos referimos al Contrato de Consultoría GGC 403 de 2017, a saber: Numeral 3 de la parte I: “Para el presente Contrato, aplicarán las cláusulas del BID, por ser este el Organismo que financia el proyecto para el Fortalecimiento Institucional del Sector Minero Energético – Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO”. Numeral 1.2 de la parte II: “Este Contrato, su significado e interpretación, y la relación que crea entre las Partes se regirán por las cláusulas del presente contrato, y de manera supletoria por la ley Colombiana aplicable.

32 Registrado en SIGME con el Código GF-F-19, de fecha 4 xx xxxxxx de 2017, versión V-1.

33 Registrado en SIGME con el Código GF-F-20, de fecha 4 xx xxxxxx de 2017, versión V-1.

Ahora bien, respecto al informe sobre la ejecución del objeto contractual, adicional o complementario a los formatos diseñados para efectos de pago, que propone elaborar la OCI como Oportunidad de Mejoramiento, es importante destacar que en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales (CEC) del Contrato de Consultoría GGC 403 de 2017, específicamente en el literal (i) del numeral 2, se establece que el Supervisor “(…) Deberá expedir la respectiva certificación de recibo a satisfacción acompañada del informe de supervisión correspondiente en los formatos establecidos para tal fin”.

Así las cosas, los informes periódicos de supervisión se expiden en cada una de las aprobaciones de los productos, conforme a los pagos establecidos en el contrato, en los cuales se evidencia la ejecución y cumplimiento del objeto contractual, así como los conceptos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Dichos informes se diligenciaron en los formatos que para la época de vigencia del contrato había aprobado el Ministerio de Minas y Energía dentro Sistema Integrado de Gestión (SIGME)”.

Anotación 5-Dic-2018: La Oficina de Control Interno hará seguimiento, de conformidad con lo establecido en el Programa de Auditoría Interna Independiente vigencia 2019, a las gestiones que efectúen los Supervisores.

SEGUIMIENTO			MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA FORMATO DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA AUTORIZACIÓN DE PAGO
									CÓDIGO FECHA : 2015-03-26	: GF-F-17 VERSIÓN : V-1
ADMINISTRATIVO	MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REGALIAS
	Nonbre/Razon Social							Fecha
	No. de Identificación	Cédula		Nit		Número		Contrato/convenio /otros
	Correo electrónico
	Objeto
	Nombre Supervisor
	Dependencia
	Pago No.		de
	No. Teléfono/Extensión
	Tipo de Informe		Final		Avance		Valor del Pago
JURIDICO
	FIRMA DEL SUPERVISOR

PRESUPUESTO NACIONAL

REGALÍAS

FECHA

PAGO No.

DEPENDENCIA

Periodo a pagar

INFORMACIÓN BÁSICA DEL CONTRATO

Nombre/Razon Social

No. Identificaciòn:

Cèdula

Nit X

Inicio

Correo Electrónico

Clase de Riesgo

Terminación

Contrato No.

RP No.

Rubro Presupuestal

Sub Unidad Ejecutora

INFORMACIÓN FINANCIERA DEL CONTRATO / CONVENIO

VALOR CONTRATO / CONVENIO

TOTAL PAGOS

Inicial

Modificación

Total

Acumulado

Saldo

Porcentaje Ejecutado

PAGOS POR PERIODOS

No.1

No.2

No.3

No.4

No.5

No.6

No.7

No.8

No.9

No.10

No.11

No.12

AVANCE DEL CONTRATO / CONVENIO

Observaciones del supervisor a los trabajos ejecutados

AUTORIZACIÓN DE PAGO

Nombre Supervisor

CC:

Cargo:

FIRMA DEL SUPERVISOR

JURIDICO

SE ANEXA RADICADO DEL INFORME DEL SEGUNDO PAGO

TECNICO

FINANCIERO y CONTABLE

FORMA DE PAGO

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO y CONTABLE

Objeto

Plazo ejecuciòn del contrato

ADMINISTRATIVO

FECHA : 2017-08-04 VERSIÓN : V-1

CÓDIGO : GF-F-20

FORMATO INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISIÓN Y RECIBIDO A SATISFACCIÓN CONTRATOS / CONVENIOS

SEGUIMIENTO

Anotación OCI 3-Dic-2018: Lo afirmado anteriormente por la Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, de que el documento denominado “Formato Informa Periódico de Supervisión para Control de Pagos”, Código GF-F-16, con fecha 26 xx xxxxx de 2015, Versión 1, registrado en el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Minas y Energía – SIGME, de que contiene los campos administrativo, técnico, financiero y contable, no corresponde al formato general, una vez consultado el SIGME por la Oficina de Control Interno el 3 de diciembre de 2018, pues los formatos allí registrados son los que se Anexan al presente informe.

Teniendo en cuenta que es obligatorio para el Supervisor entregar sus órdenes por escrito y los requerimientos o informes que realice34, es procedente tener en cuenta en los formatos y en los informes de los Supervisores, la definición de los componentes de (1) Actividades Generales, (2) Seguimiento Administrativo, (3) Seguimiento Técnico, (4) Seguimiento Financiero y Contable, y (5) Seguimiento Jurídica, descrita en la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”35.

34 Los cuales deben ser publicados en el SECOP.

35 Capítulo IV Ejercicio de la Supervisión e Interventoría. Colombia Compra Eficiente.

Revisados los 45 expedientes de los Contratos se encontró lo siguiente, respecto del seguimiento y control a la ejecución del objeto contractual, con relación a la emisión de concepto técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico:

No.	CONTRATO	SUPERVISOR		CO	MPONENTES
No.	CONTRATO	SUPERVISOR	TECNICO	ADMINISTRATIVO	FINANCIERO	CONTABLE	JURIDICO
1	GGC 235-2017.	Xxxxx Xxxxxx Xxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
2	GGC 222-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
3	GGC 290-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
4	GGC 318-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
5	GGC 319-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
6	GGC 320-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
7	GGC 321-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
8	GGC 322-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
9	GGC 393-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
10	GGC 030-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
11	GGC 037-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
12	GGC 038-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
13	GGC 039-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
14	GGC 088-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
15	GGC 299-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
16	GGC 300-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Cuenta Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
17	GGC-324-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
18	GGC-325-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
19	GGC-326-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
20	GGC-327-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
21	GGC-346-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
22	GGC-388-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
23	GGC-389-2016.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
24	GGC 050- 2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
25	GGC 051- 2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
26	GGC 052-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
27	GGC 053-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
28	GGC 054-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
29	GGC 064-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
30	GGC 176-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
31	GGC 249-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
32	GGC 456-2017.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
33	GGC 011-2018.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
34	GGC 326-2018.	Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
35	GGC 297-2018.	Xxxx Xxxxxx Xxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
36	GGC 325-2018.	Xxxx Xxxxxx Xxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
37	GGC 359-2018.	Xxxx Xxxxxx Xxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
38	GGC 293-2017.	Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
39	GGC 294-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
40	GGC 528-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
41	GGC 548-2017.	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
42	GGC 335-2018.	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
43	GGC 169-2018.	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
44	GGC 298-2018.	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO
45	GGC 403-2017.	Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO	NO EVIDENCIO

Fuente: Secop octubre 2018

Oportunidad de Mejoramiento: Los ocho (8) Supervisores de los Contratos que se derivan del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, deben elaborar informe donde se conceptúe sobre la ejecución del objeto contractual, adicional o complementario a los formatos diseñados para efectos de pago36, con el fin de dar seguridad al Ministerio de Minas y Energía de que los contratistas cumplieron a cabalidad con las obligaciones pactadas y la debida utilización de los recursos asignados, y así atender lo establecido en el numeral 4, Cláusula 1.7, Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC)37 y lo requerido en Numeral 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación, Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015.

36 Informe Periódico de Supervisión para el Control de Pagos; Informe Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Prestación de Servicios; Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Contratos/Convenios, del Sistema de Gestión Integral del Ministerio de Minas y Energía – SIGME.

37 De los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo.

Con el objetivo de dar cumplimiento a lo anterior, al momento de elaborar los informes los Supervisores pueden tomar como referente lo establecido en el capítulo IV Ejercicio de la Supervisión e Interventoría, “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”38, así como lo señalado en el Numeral 4.4. Supervisión y Seguimiento de la Ejecución de los Contratos, Resolución 4 1194 de 201539.

Lo anterior, considerando el riesgo que existe de responder por las acciones y omisiones en la actuación contractual, dado que el Supervisor responde disciplinaria, civil y penalmente por el incumplimiento de sus funciones, en los términos que señale la Constitución y la Ley, y teniendo en cuenta que el riesgo inherente de “que los supervisores de los contratos que se derivan del Contrato Préstamo, no realicen periódicamente los informes de seguimiento y control respecto de la ejecución del objeto contractual”, se materializó en la vigencia 2016, 2017 y 2018 ubicándose en un nivel de riesgo Alto, permitiendo determinar que el control establecido fue ineficiente y que la gestión fue no efectiva.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Teniendo en cuenta que conforme a la Cláusula 1.7 del Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC), se estableció que es función del supervisor, “(…) expedir la respectiva certificación de recibo a satisfacción acompañada del informe de supervisión correspondiente en los formatos establecidos para tal fin.”, y que en compañía de la UCP se revisaron los formatos dispuestos por la Entidad para recibo a satisfacción por parte del supervisor, evidenciándose que los mismos, contienen los componentes administrativo, financiero y contable, técnico y jurídico, que dan cuenta del control ejercido.

Sin embargo, se sugiere a los ocho (8) Supervisores de los Contratos que se derivan del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, y luego de que se elabore, formalice en SIGME, e implemente un formato diseñado especialmente para realizar el seguimiento y supervisión de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx 3594/OC-CO DE 2016, siempre que dichos formatos sean aprobados por el BID, hagan uso del mismo donde se conceptúe sobre la ejecución del objeto contractual, adicional o complementario a los formatos diseñados para efectos de

38 De Colombia Compra Eficiente.

39 Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía.

pago40, con el fin de dar seguridad al Ministerio de Minas y Energía de que los contratistas cumplieron a cabalidad con las obligaciones pactadas y la debida utilización de los recursos asignados, y así atender lo establecido en el numeral 4, Cláusula 1.7, Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC)41 y lo requerido en Numeral 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación, Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015.

Así mismo se sugiere el uso de la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”42 luego de una futura modificación al Reglamento Operativo, siempre que sea aprobado por el BID.

Con el objetivo de dar cumplimiento a lo anterior, al momento de elaborar los informes los Supervisores pueden tomar como referente lo establecido en el capítulo IV Ejercicio de la Supervisión e Interventoría, “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”43.

Lo anterior, considerando el riesgo que existe de responder por las acciones y omisiones en la actuación contractual, dado que el Supervisor responde disciplinaria, civil y penalmente por el incumplimiento de sus funciones, en los términos que señale la Constitución y la Ley, y teniendo en cuenta el riesgo de “los supervisores de los contratos que se derivan del Contrato Préstamo, no realicen periódicamente los informes de seguimiento y control respecto de la ejecución del objeto contractual”.

Sin embargo, hechas las anteriores precisiones, se evidencia que dicho riesgo no se materializó en la vigencia 2016, 2017 y 2018 ubicándose en un nivel de riesgo Bajo, permitiendo determinar que el control establecido fue eficiente y que la gestión fue efectiva”.

Anotación OCI 3-Dic-2018: Es función de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Minas y Energía verificar la efectividad del sistema de control interno, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la

40 Informe Periódico de Supervisión para el Control de Pagos; Informe Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Prestación de Servicios; Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Contratos/Convenios, del Sistema de Gestión Integral del Ministerio de Minas y Energía – SIGME.

41 De los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo.

42 De Colombia Compra Eficiente.

43 De Colombia Compra Eficiente.

organización44, incluido los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía derivados del Contrato Préstamo, indistintamente del origen de los recursos, luego lo que se quiere dejar claro es que el principal control establecido por la entidad para determinar el cumplimiento contractual, es decir los Supervisores, no ha sido efectivo y debe proceder a mejorarse.

8.5 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

8.5.1 Criterio Normativo

1. La Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC), de los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo, establecen que “(…) Para lo anterior el supervisor deberá cumplir con las siguientes funciones: (1) Verificar la presentación y contenido de los informes escritos tal como se establece en el anexo B del presente contrato, la relación de pagos y saldos, aprobar y justificar la adición, prorroga, suspensión, sección o terminación anticipada del contrato, si a ello hubiera lugar, los cuales una vez suscritos deberán remitirse inmediatamente al Grupo de Gestión Contractual, con el fin de dar cumplimiento a los términos legales y de publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, el cual debe surtirse dentro de los tres (3) días siguientes. (Negrilla fuera de texto)

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “La UCP aclara que conforme a lo señalado en la Cláusula Contractual, la obligación de publicidad se refiere a la adición, prorroga, suspensión, sección o terminación anticipada del contrato, si a ello hubiera lugar, los cuales una vez suscritos deberían remitirse al Grupo de Gestión Contractual.”

2. Constitución Política de Colombia de 1991. Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Artículo 209. “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones (…)”.

44 De conformidad con lo establecido en el Literal e) del artículo 8 del Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.

3. Ley 80 de 1993. Artículo 23. De los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. “Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

Artículo 24. Numeral 2. En los procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones”.

4. Ley 1150 de 2007. Artículo 3. De la contratación pública electrónica. “De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual: (…) b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía; c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través xx xxxxxxx electrónicos y (…)”.

5. Directiva 007 del 13 xx xxxxx de 2011, de la Procuraduría General de la Nación. “El Procurador General de la Nación: 1. Advierte a los representantes legales de las entidades estatales definidas en el artículo 2° de la Ley 80 de 1993 y a los ordenadores del gasto, sobre su obligación constitucional y legal de dar publicidad a los procesos contractuales de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008”.

6. Ley 1437 de 2011. Artículo 3. Principios. “8. En virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal. 9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma”.

7. Circular Externa N°1 de 21 xx xxxxx de 2013. Colombia Compra Eficiente. Publicación de la actividad contractual en el SECOP. “La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento de su objetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública, recuerda a todas las entidades del Estado la obligación de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP-”.

8. Ley 1712 de 2014 Literal e), Artículo 9. Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. “Su respectivo plan de compras anual, así como las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de la ley 1474 de 2011. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas (…)”.

Artículo 10. Publicidad de la contratación “En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9 literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción”.

9. El Decreto 103 de 2015 Artículo 7. Publicación de la información contractual. “De conformidad con el literal (c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a

recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP.

Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione.

Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP”.

Artículo 8. Publicación de la ejecución de contratos. “Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato”.

10. Decreto 1082 de 2015. Artículo 2.2.1.1.1.3.1. Definiciones. “Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria;

(c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

Proceso de Contratación: conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”.

Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP”.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, dentro del proceso de validación manifestó lo siguiente:

“Es un acuerdo internacional, no aplica esta normatividad, sin embargo el reglamento operativo si establece la publicación de un mínimo de documentos precontractuales, como la invitación, contrato y pagos. APLICA PARA TODA LA CONTRATACIÓN DEL CRÉDITO BID: Los informes de supervisión se remiten en cada una de las aprobaciones de productos, las cuales están asociadas a los pagos de los contratos del crédito BID. Para este proceso, la entidad (Ministerio de Minas y Energía) definió dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIGME) el estándar para los informes periódicos de supervisión.

A continuación, se referencian los formatos establecidos para tal fin, los cuales se remiten oportunamente a la subdirección administrativa y financiera del Ministerio: Formatos vigentes desde el 26 xx xxxxx de 2015 al 03 xx xxxxxx de 2017: “Formato informe periódico de supervisión para control de pagos“ Código: GF-F-16 “Formato de recibo a satisfacción para autorización de pago” Código: GF-F- 17Formatos vigentes desde 04 xx xxxxxx de 2017 a la fecha: “Formato informe periódico de supervisión y recibido a satisfacción contratos / convenios” Código: GF-F-20 “Formato informe periódico de supervisión y recibido a satisfacción prestación de servicios” Código: GF-F-19.

Los anteriores formatos registran la ejecución y el cumplimiento del objetivo contractual, así como el estado de los componentes técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Referente a las publicaciones en SECOP, el reglamento operativo del crédito solo establece que las publicaciones de los procesos se realizarán en el UNDB (según corresponda y de acuerdo con las políticas de adquisiciones del Banco), y en el portal único de contratación SECOP bajo el régimen especial, para la etapa precontractual. Los informes de supervisión se realizan con el cumplimiento de los productos, no necesariamente cada tres meses, depende de cada contrato”.

Aclaración OCI: Los comentarios al respecto de la Oficina de Control Interno, se encuentran incorporados en el siguiente numeral 8.5.2. No obstante lo anterior, es pertinente recordar lo dispuesto en el artículo 3, Ley 1437 de 2011, la cual establece que en virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal, y el Decreto 103 de 2015, determina que se debe publicar la información de su gestión contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, lo cual no es discrecional y se constituye en un deber para la entidad.

Riesgo Identificado por la OCI45: Que toda la información contractual de los Contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía que se derivan del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, no se encuentre publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que la ejecución de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, se realiza conforme al Contrato xx Xxxxxxxx, normas BID, y al Reglamento Operativo. Referente a las publicaciones en SECOP, el reglamento operativo del crédito solo establece que las publicaciones de los procesos se realizarán en el UNDB (según corresponda y de acuerdo con las políticas de adquisiciones del Banco), y en el portal único de contratación SECOP bajo el régimen especial, para la etapa precontractual, sin referirse a la etapa pos contractual. En tal sentido la publicación de los informes de supervisión los cuales no necesariamente deben realizarse cada tres meses sino dependiendo de cada contrato, y pagos, no es de carácter obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD´s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

Lo anterior con el ánimo de que los informes de supervisión y los soportes de pago, reposen en cada uno de los expedientes contractuales y de que dicha información continúe siendo ingresada en el futuro, por parte del Grupo de Gestión Contractual.”

45 De conformidad con lo establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC), de los contratos derivados del Contrato Préstamo; el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, Artículo 7. Publicación de la información contractual Artículo y 8. Publicación de la ejecución de contratos, Decreto 103 de 2015, entre otras normas.

la Unidad Ejecutora BID, que permitan establecer si se acogieron las observaciones y adoptaron las oportunidades de mejoramiento46.

8.5.2 Publicación Información Contractual en SECOOP

Verificación OCI: La Oficina de Control Interno verificó la documentación relacionada con los 45 contratos, en el archivo físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y lo publicado en el SECOP, donde no reposan los informes emitidos por el supervisor, de conformidad con lo registrado en el siguiente cuadro de verificación.

Así mismo, en relación con los 45 expedientes revisados, existe información contractual adicional que no se encuentra en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP47, lo cual se describe en los siguientes numerales.

Oportunidad de Mejoramiento: Los ocho (8) Supervisores de los cuarenta y cinco (45) Contratos suscritos que se derivan del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, deben enviar al Grupo de Gestión Contractual toda la información contractual para su archivo en el expediente respectivo y su posterior publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, con el fin de conservar la trazabilidad de la información y dejar evidencia de la gestión en la ejecución, y certeza de que el Ministerio de Minas y Energía cumplió con lo pactado, en el sentido de dar seguridad al Ministerio de Minas y Energía de que los contratistas cumplieron a cabalidad con las obligaciones pactadas y la debida utilización de los recursos asignados, y así atender lo establecido en el numeral 4, Cláusula 1.7, Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC)48 y lo requerido en Numeral 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación, Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 7 de noviembre de 2018, dentro del proceso de validación manifestó lo siguiente: “El Crédito 3594 tiene un reglamento operativo que rige la ejecución del crédito. Al estar por fuera del manual de contratación del MME, no se obliga al cumplimiento de este. Sin embargo, para cada pago, el supervisor firma un documento FORMATO DE INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISION Y RECIBO A SATISFACCION SIGME GF-F-19

46 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

47 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

48 De los contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo.

DEL 04/08/2017, donde este formato recoge la revisión técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica con el cumplimiento de los productos”.

…”Xxxxx revisar la copia de los pagos donde se encuentra el formato SIGME GF- F-19 que corresponde a los informes de supervisión y soporta cada uno de los pagos de los contratistas”...

…”Los informes de supervisión se remiten en cada una de las aprobaciones de productos, las cuales están asociadas a los pagos de los contratos del crédito BID.

Para este proceso, la entidad (Ministerio de Minas y Energía) definió dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIGME) el estándar para los informes periódicos de supervisión. A continuación, se referencian los formatos establecidos para tal fin, los cuales se remiten oportunamente a la subdirección administrativa y financiera del Ministerio:

Formatos vigentes desde el 26 xx xxxxx de 2015 al 03 xx xxxxxx de 2017: “Formato informe periódico de supervisión para control de pagos “Código: GF-F-16 “Formato de recibo a satisfacción para autorización de pago” Código: GF-F-17 Formatos vigentes desde 04 xx xxxxxx de 2017 a la fecha:

“Formato informe periódico de supervisión y recibido a satisfacción contratos / convenios” Código: GF-F-20

“Formato informe periódico de supervisión y recibido a satisfacción prestación de servicios” Código: GF-F-19

Los anteriores formatos registran la ejecución y el cumplimiento del objetivo contractual, así como el estado de los componentes técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico.

Aclaración OCI: La Oficina de Control Interno mantiene su calificación del riesgo y la Acción de Mejoramiento propuestas, de conformidad con los siguientes Criterios:

1. Las Normas Generales del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, en el artículo 6.01 Sistemas de Gestión Financiera y Control Interno, del Capítulo VI Ejecución del Proyecto, establece que “(a) El Prestatario se compromete a mantener o, en su caso, a que el Organismo Ejecutor y la Agencia de Contrataciones, si la hubiere, mantengan controles internos tendientes a asegurar razonablemente, que: (i) los recursos del Proyecto sean utilizados para los propósitos de este Contrato, con especial atención a los principios de economía y eficiencia; (ii) los activos del Proyecto sean adecuadamente salvaguardados; (iii) las transacciones, decisiones y actividades del Proyecto sean debidamente autorizadas y ejecutadas de acuerdo con las disposiciones de este Contrato y de cualquier otro contrato relacionado con el Proyecto; y (iv) las transacciones sean apropiadamente documentadas y sean registradas de forma que puedan producirse informes y reportes oportunos y confiables”. (Xxxxxxxx y subrayado por fuera del texto)

De lo anterior se concluye que el Ministerio de Minas y Energía se compromete a mantener controles internos tendientes a asegurar que los recursos del Contrato Préstamo y de los contratos que de éste se derivan, sean utilizados para el cumplimiento del objeto contractual, lo cual debe quedar registrado en los informes oportunos y confiables que presente el supervisor, los cuales no fueron enviados al Grupo de Gestión Contractual del Ministerio de Minas y Energía, para su respectiva publicación.

2. El Anexo Único del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, en el numeral 4.02, del Título IV Ejecución, establece que “Las responsabilidades del MME incluirán, entre otras, las siguientes: (…) y (vi) llevar a cabo el seguimiento y la supervisión de las actividades ejecutadas. (Negrilla fuera del texto)

De lo anterior se concluye que el Ministerio de Minas y Energía tiene la responsabilidad de llevar a cabo seguimiento y supervisión de la ejecución de los contratos que se derivan del Contrato Préstamo, luego la supervisión se establece en el Contrato Préstamo como control que asegura el debido cumplimiento contractual, razón por la cual no es potestativa su presentación.

3. Los 45 contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, derivados del Contrato Préstamo, en el Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC), en la Cláusula 1.7, establecen que “En todo caso, el Contratante ha designado a (…), como supervisor del contrato, a quien el Consultor debe reportar sobre el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Para lo anterior el supervisor deberá cumplir con las siguientes funciones:

(1) Verificar la presentación y contenido de los informes escritos tal como se establece en el anexo B del presente contrato, la relación de pagos y saldos, aprobar y justificar la adición, prorroga, suspensión, sección o terminación anticipada del contrato, si a ello hubiera lugar, los cuales una vez suscritos deberán remitirse inmediatamente al Grupo de Gestión Contractual, con el fin de dar cumplimiento a los términos legales y de publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, el cual debe surtirse dentro de los tres (3) días siguientes.

(4) Realizar seguimiento y control respecto de la ejecución del objeto contractual.

(...) Finalmente, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 4, el numeral 1 del artículo 26 y el artículo 51 de la ley 80 de 1993, los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, el Supervisor responderá disciplinariamente, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual respectiva en los términos que señalados en la Constitución y la Ley”. (Negrilla fuera del texto).

De lo anterior se concluye que el Supervisor debe: (1) Reportar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, (2) verificar la prestación de lo contratado, (3) verificar el contenido de los informes que le son presentados en virtud del contrato, (4) remitir los informes que produce al competente para su publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP49, (5) pronunciarse sobre el cumplimiento del objeto contractual, en virtud del seguimiento y control que efectúa, y (6) responder por las acciones y omisiones en la actuación contractual, es decir, que el Supervisor responderá disciplinaria, civil y penalmente por el incumplimiento de sus funciones, en los términos que señalados en la Constitución y la Ley.

Adicionalmente, el clausulado de los 45 contratos que se derivan del Contrato Préstamo solicita que se cumplan apartes de lo establecido en la Ley 80 de 1993, lo cual debe atender el Supervisor por cuanto se obliga contractualmente, luego lo acordado en el contrato es ley para las partes.

4. El Ministerio de Minas y Energía en materia de contratación estatal se rige por: La Constitución Política; Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás disposiciones normativas vigentes sobre la

49 Con el fin de dar cumplimiento a los términos legales y de publicación, el cual debe surtirse dentro de los tres (3) días siguientes.

materia; el Código Único Disciplinario en la parte pertinente; el Decreto – Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas sobre supresión de trámites innecesarios; Ley 1450 de 2010; y Ley 1474 de 2011, y todas aquellas normas que las modifiquen y/o complementen, a su vez el Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de 1996, y las normas de austeridad del gasto, así como a los principios que rigen las actuaciones administrativas y la contratación estatal, compilado en el Manual de Contratación registrado en SIGME.

5. El Formato de Recibo a Satisfacción para Autorización de Pago50, diligenciado y suscrito por los cuarenta y cinco (45) supervisores de los contratos que se derivan del Contrato Préstamo, certifican “que la supervisión se llevó a cabo conforme a lo establecido Ley 80 de 1993. Ley 1474 de 2011 y el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía y/o las normas que las modifiquen o sustituyan”.

De lo anterior se concluye que los cuarenta y cinco (45) supervisores certifican que atienden lo establecido en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, normas que se encuentran incorporadas en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, luego afirmar que los supervisores no deben atender lo contenido en el Manual de Contratación de la entidad, es inconsistente de acuerdo con lo suscrito por los mismos supervisores. Luego los supervisores estarían incurriendo en un presunto incumplimiento de las disposiciones legales y contractuales.

No obstante, que los supervisores afirman cumplir con las normas señaladas anteriormente, se evidencia que no presentaron los correspondientes informes que determinen la ejecución y el cumplimiento del objetivo contractual donde se describa el estado de los componentes técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, solicitados en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía y en los contratos suscritos que se derivan del Contrato Préstamo.

6. Los Formatos (1) Informe Periódico de Supervisión para el Control de Pagos51, (2) Informe Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Prestación de Servicios52, y (3) Periódico de Supervisión y Recibo a Satisfacción Contratos/Convenios53, son instrumentos de control que

50 Código GF-F-17, registrado en SIGME, con fecha 26 xx xxxxx de 2015, versión 1.

51 Registrado en SIGME con el Código GF-F-16, de fecha 26 xx xxxxx de 2015, versión V-1. 52 Registrado en SIGME con el Código GF-F-19, de fecha 4 xx xxxxxx de 2017, versión V-1. 53 Registrado en SIGME con el Código GF-F-20, de fecha 4 xx xxxxxx de 2017, versión V-1.

manejan información financiera y datos básicos del contrato, diseñados por la entidad para efectos de soportar el pago.

Estos formatos no contienen campos para emitir concepto técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, así como campos para hacer seguimiento, medición, análisis y evaluación.

De lo anterior se concluye que los formatos actuales del SIGME, no cuentan con campos para registrar los conceptos que debe emitir el supervisor en relación con los componentes de seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, requeridos en la el numeral 4.4. Supervisión y Seguimiento de la Ejecución de los Contratos, Resolución 4 1194 de 201554, así mismo, el formato tampoco fue diseñado para hacer seguimiento, medición, análisis y evaluación55, requeridos en el numeral 9.1 de la NTC ISO 9001:2015.

Consideración OCI: El Ministerio de Minas y Energía debe analizar la viabilidad de ajustar el diseño de los formatos registrados en el Sistema Integrado de Gestión - SIGME, que debe suscribir el supervisor de los contratos y convenios, de manera que permitan conceptuar sobre aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico56, así mismo que facilite el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación, con el fin de cumplir con las disposiciones normativas vigentes.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: “Dando alcance a la validación anterior, la UCP aclara que la ejecución de los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, se realiza conforme al Contrato xx Xxxxxxxx, normas BID, y al Reglamento Operativo.

Teniendo en cuenta que conforme a la Cláusula 1.7 del Capítulo III Condiciones Especiales del Contrato (CEC), se estableció que es función del supervisor, “(…) expedir la respectiva certificación de recibo a satisfacción acompañada del informe de supervisión correspondiente en los formatos establecidos para tal fin.”, en mesa de trabajo realizada el día 30 de noviembre de 2018, entre la OCI y la UCP se revisaron los formatos dispuestos por la Entidad para recibo a satisfacción por

54 Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía.

55 De conformidad con el numeral 9.1 de la NTC ISO 9001:2015.

56 De conformidad con el numeral 4.4. Supervisión y Seguimiento de la Ejecución de los Contratos, Resolución 4 1194 de 2015.

parte del supervisor, evidenciándose que los mismos, contienen los componentes administrativo, financiero y contable, técnico y jurídico, que dan cuenta del control ejercido.

Referente a las publicaciones en SECOP, el reglamento operativo del crédito solo establece que las publicaciones de los procesos se realizarán en el UNDB (según corresponda y de acuerdo con las políticas de adquisiciones del Banco), y en el portal único de contratación SECOP bajo el régimen especial, para la etapa precontractual, sin referirse a la etapa pos contractual. En tal sentido la publicación de los informes de supervisión los cuales no necesariamente deben realizarse cada tres meses sino dependiendo de cada contrato, y pagos, no es de carácter obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

La publicación de los contratos, puede evidenciarse en cada uno de los portales (SECOP I, SECOP II, TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO), conforme

a los siguientes criterios:

LISTADO DE CONTRATO BID 2016 - 2018
CONTRATO RELACIONADOS POR OCI	CONSULTOR / CONTRATISTA	PUBLICADO EN SECOP (SI/NO)	NUMERO CON EL CUAL SE ENCUENTRA EN SECOP	PUBLICACIÓN
GGC-324-2016	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx	SI	CONTRATO-324-2016	SECOP I
GGC-325-2016	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx	SI	CONTRATO-325-2016	SECOP I
GGC-326-2016	Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx	SI	CONTRATO-326-2016	SECOP I
GGC-327-2016	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	SI	CONTRATO-327-2016	SECOP I
GGC-346-2016	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	SI	CONTRATO 346-2016	SECOP I
GGC-388-2016	Institucional Star Services Ltda	SI	CONTRATO-388-2016	SECOP I
GGC-389-2016	SOS Soluciones de Oficina y Suministros SAS	SI	CONTRATO-389-2016	SECOP I
GGC-050-2017	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx	SI	CONTRATO GGC-050-2017	SECOP I
GGC-051-2017'	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx	SI	CONTRATO GGC-051-2017	SECOP I
GGC-052-2017	Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx	SI	CONTRATO GGC-052-2017	SECOP I
GGC-053-2017	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	SI	CONTRATO GGC-053-2017	SECOP I
GGC-054-2017	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	SI	CONTRATO GGC-054-2017	SECOP I
GGC-064-2017'	Xxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx	SI	CONTRATO GGC-064-2017	SECOP I
GGC-176-2017	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx	SI	CONTRATO GGC-176-2017	SECOP I
GGC-222-2017	Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx	SI	CONTRATO GGC-222-2017	SECOP I
GGC-235-2017	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx	SI	CONTRATO GGC-235-2017	SECOP I
GGC-249-2017	Xxxxx&Xxxxx SAS	SI	SP-1.5	SECOP I
GGC-290-2017	Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx	SI	CONTRATO GGC-290-2017	SECOP I
GGC-293-2017	Ernst&Young Audit SAS	SI	CONTRATO GGC-293-2017	SECOP I
GGC-294-2017	Eloquentem SAS	SI	SP - 2.3	SECOP I
GGC-318-2017	Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx	SI	1,10	SECOP II
GGC-319-2017	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxx	SI	1.11	SECOP II
GGC-320-2017	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx	SI	1.11-2	SECOP II
GGC-321-2017	Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx	SI	1.11-3	SECOP II
GGC-322-2017	Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx	SI	1,12	SECOP II
GGC-393-2017	Asociación IDLINK - FEAC INSTITUTE	SI	SP 2.5 ARQUITECTURA EMPRESA	SECOP I
GGC-403-2017	M&L Portex S.A.S	SI	SP - 2.2	SECOP I
GGC-456-2017	SOS Soluciones de Oficina y Suministros SAS	TIENDA VIRTU	N.A	N.A
GGC-528-2017	Procalculo Prosis SAS	SI	REBID-3.1A-2017	SECOP II
GGC-548-2017	Ernst&Young SAS	SI	REBID3.2-2017	SECOP II
GGC-011-2018	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx	SI	CD-011-2018	SECOP II
GGC-030-2018	Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx	SI	CD-030-2018	SECOP II
GGC-037-2018	Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx	SI	CD-037-2018	SECOP II
GGC-038-2018	Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx	SI	CD-038-2018	SECOP II
GGC-039-2018	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx	SI	CD-039-2018	SECOP II
GGC-088-2018	Pulido Sierra Xxxx Xxxxxxxx	SI	CD-088-2018	SECOP II
GGC-299-2018	Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	SI	CD-299-2018	SECOP II
GGC-300-2018	Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	SI	CD-300-2018	SECOP II
GGC-169-2018	Pubblica SAS	SI	CD-169-2018	SECOP II
GGC-298-2018	Subatours S.A.S	SI	CD-298-2018	SECOP II
GGC-326-2018	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx	SI	CD-326-2018	SECOP II
GGC-297-2018	SCHLUMBERGER SURENCO SA	SI	CD-297-2018	SECOP II
GGC-325-2018	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx	SI	CD-325-2018	SECOP II
GGC-359-2018	SIMIAN S A S	SI	RE-359-2018	SECOP II
GGC-335-2018	Xxxxx&Xxxxx SAS	SI	CRE-001-2018	SECOP II

Anotación OCI 3-Dic-2018: La Oficina de Control Interno hará seguimiento, de conformidad con lo establecido en el Programa de Auditoría Interna Independiente vigencia 2019, a las gestiones que efectúen los Supervisores y la Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, que permitan establecer si se acogieron las observaciones y adoptaron las oportunidades de mejoramiento57.

8.5.3 Contrato GGC 324 de 2016

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP58, del Contrato GGC 324 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-324-2016
CONTRATISTA	XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	SEP-OCT-NOV-DIC
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 324 de 201659, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Lo anterior indica que el riesgo inherente de “Que toda la información contractual de los Contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, que se derivan del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016, no se encuentre publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP”, se materializó en la vigencia 2016, ubicándose en

57 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

58 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

59 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

un nivel de riesgo Mediano, permitiendo determinar que el control establecido es ineficiente y que la gestión no fue Efectiva.

Verificación OCI 26-Nov-2018: Revisado el SECOP el 26 de noviembre de 2018, se establece que con posterioridad a lo observado por la Oficina de Control Interno el 1 de octubre de 2018, no se publicó información adicional a lo reportado en la observación, pues el último documento registrado en SECOP tiene fecha del 19- Sep-2018.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.4 Contrato GGC 325 de 2016

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP61, del Contrato GGC 325 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-325-2016
CONTRATISTA	XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	SEP-OCT-NOV-DIC
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

60 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

61 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: La información contractual del Contrato GGC 325 de 201662, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

62 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

de trabajo realizada el día 30 de noviembre de 2018, entre la OCI y la UCP se revisaron los formatos dispuestos por la Entidad para recibo a satisfacción por parte del supervisor, evidenciándose que los mismos, contienen los componentes administrativo, financiero y contable, técnico y jurídico, que dan cuenta del control ejercido.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.5 Contrato GGC 326 de 2016

63 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP64, del Contrato GGC 326 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-326-2016
CONTRATISTA	XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	SEP-OCT-NOV-DIC
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 326 de 201665, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

64 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

65 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

observación, pues el último documento registrado en SECOP tiene fecha del 19- Sep-2018.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

Lo anterior con el ánimo de que los informes de supervisión y los soportes de pago, reposen en cada uno de los expedientes contractuales y de que dicha

información continúe siendo ingresada en el futuro, por parte del Grupo de Gestión Contractual.”

8.5.6 Contrato GGC 327 de 2016

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP67, del Contrato GGC 327 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-327-2016
CONTRATISTA	XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	SEP-OCT-NOV-DIC
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 327 de 201668, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

66 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

67 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

68 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

de Contratación Pública – SECOP”, se materializó en la vigencia 2016, ubicándose en un nivel de riesgo Mediano, permitiendo determinar que el control establecido es ineficiente y que la gestión no fue Efectiva.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.7 Contrato GGC 346 de 2016

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP70, del Contrato GGC 346 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-346-2016
CONTRATISTA	XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	1 2 3
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

69 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

70 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: La información contractual del Contrato GGC 346 de 201671, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

71 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.8 Contrato GGC 388 de 2016

72 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP73, del Contrato GGC 388 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas e Institucional Star Services Ltda, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-388-2016
CONTRATISTA	INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 388 de 201674, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

73 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

74 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.9 Contrato GGC 389 de 2016

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP76, del Contrato GGC 389 de 2016, suscrito entre el Ministerio de Minas y S.O.S Soluciones de Oficina & Suministros SAS, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-389-2016
CONTRATISTA	S.O.S SOLUCIONES DE OFICINA & SUMINISTROS SAS.
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 389 de 201677, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Lo anterior indica que el riesgo inherente de “Que toda la información contractual de los Contratos suscritos por el Ministerio de Minas y Energía, que se derivan del Contrato

75 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

76 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

77 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Préstamo 3594/OC-CO de 2016, no se encuentre publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP”, se materializó en la vigencia 2016, ubicándose en un nivel de riesgo Mediano, permitiendo determinar que el control establecido es ineficiente y que la gestión no fue Efectiva.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.10 Contrato GGC 050 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP79, del Contrato GGC 050 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-050-2017
CONTRATISTA	XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	EN EL CONTRATO
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO AL DIECINUEVE
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

78 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

79 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: La información contractual del Contrato GGC 050 de 201780, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

80 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

de supervisión correspondiente en los formatos establecidos para tal fin.”, en mesa de trabajo realizada el día 30 de noviembre de 2018, entre la OCI y la UCP se revisaron los formatos dispuestos por la Entidad para recibo a satisfacción por parte del supervisor, evidenciándose que los mismos, contienen los componentes administrativo, financiero y contable, técnico y jurídico, que dan cuenta del control ejercido.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.11 Contrato GGC 051 de 2017

81 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP82, del Contrato GGC 051 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-051-2017
CONTRATISTA	XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO AL DIECINUEVE
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 051 de 201783, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Verificación OCI 26-Nov-2018: Revisado el SECOP el 26 de noviembre de 2018, se establece que con posterioridad a lo observado por la Oficina de Control Interno el 1

82 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

83 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

de octubre de 2018, no se publicó información adicional a lo reportado en la observación, pues el último documento registrado en SECOP tiene fecha del 19- Sep-2018.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.12 Contrato GGC 052 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP85, del Contrato GGC 052 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-052-2017
CONTRATISTA	XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO AL DIECINUEVE
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 052 de 201786, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el

84 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

85 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

86 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.13 Contrato GGC 053 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP88, del Contrato GGC 053 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, encontrando lo siguiente:

87 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

88 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

CONTRATO	GGC-053-2017
CONTRATISTA	XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO AL DIECINUEVE
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 053 de 201789, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

89 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

la Unidad Ejecutora BID, que permitan establecer si se acogieron las observaciones y adoptaron las oportunidades de mejoramiento90.

8.5.14 Contrato GGC 054 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP91, del Contrato GGC 054 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-054-2017
CONTRATISTA	XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO AL DOCE
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 054 de 201792, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

90 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

91 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

92 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.15 Contrato GGC 064 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP94, del Contrato GGC 064 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-064-2017
CONTRATISTA	XXXXXXX XXXX XXXXX XXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO AL DOCE
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

93 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

94 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: La información contractual del Contrato GGC 064 de 201795, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

95 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Referente a las publicaciones en SECOP, el reglamento operativo del crédito solo establece que las publicaciones de los procesos se realizarán en el UNDB (según corresponda y de acuerdo con las políticas de adquisiciones del Banco), y en el portal único de contratación SECOP bajo el régimen especial, para la etapa precontractual, sin referirse a la etapa pos contractual. En tal sentido la publicación de los informes de supervisión los cuales no necesariamente deben realizarse cada tres meses sino dependiendo de cada contrato, y pagos, no es de carácter obligatorio, sin embargo, se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.16 Contrato GGC 176 de 2017

96 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP97, del Contrato GGC 176 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-176-2017
CONTRATISTA	XXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 176 de 201798, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

97 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

98 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

observación, pues el último documento registrado en SECOP tiene fecha del 19- Sep-2018.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Referente a las publicaciones en SECOP, el reglamento operativo del crédito solo establece que las publicaciones de los procesos se realizarán en el UNDB (según corresponda y de acuerdo con las políticas de adquisiciones del Banco), y en el portal único de contratación SECOP bajo el régimen especial, para la etapa precontractual, sin referirse a la etapa pos contractual. En tal sentido la publicación de los informes de supervisión los cuales no necesariamente deben realizarse cada tres meses sino dependiendo de cada contrato, y pagos, no es de carácter obligatorio, sin embargo, se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

Lo anterior con el ánimo de que los informes de supervisión y los soportes de pago, reposen en cada uno de los expedientes contractuales y de que dicha

información continúe siendo ingresada en el futuro, por parte del Grupo de Gestión Contractual.”

8.5.17 Contrato GGC 222 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP100, del Contrato GGC 222 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-222-2017
CONTRATISTA	XXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	UNO
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 222 de 2017101, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

99 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

100 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

101 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

de los informes de supervisión los cuales no necesariamente deben realizarse cada tres meses sino dependiendo de cada contrato, y pagos, no es de carácter obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.18 Contrato GGC 235 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP103, del Contrato GGC 235 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, encontrando lo siguiente:

102 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

103 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

CONTRATO	GGC-235-2017
CONTRATISTA	XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	DOS
ACTA DE LIQUIDACION	SI
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 235 de 2017104, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

104 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.19 Contrato GGC 249 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP106, del Contrato GGC 249 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx & Young SAS, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-249-2017
CONTRATISTA	XXXXX & YOUNG SAS
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	DOS
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 249 de 2017107, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

105 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

106 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

107 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

de Contratación Pública – SECOP”, se materializó en la vigencia 2017, ubicándose en un nivel de riesgo Mediano, permitiendo determinar que el control establecido es ineficiente y que la gestión no fue Efectiva.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.20 Contrato GGC 290 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP109, del Contrato GGC 290 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-290-2017
CONTRATISTA	XXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	SI
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	SIETE
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

108 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

109 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: La información contractual del Contrato GGC 290 de 2017110, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

110 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

precontractual, sin referirse a la etapa pos contractual. En tal sentido la publicación de los informes de supervisión los cuales no necesariamente deben realizarse cada tres meses sino dependiendo de cada contrato, y pagos, no es de carácter obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.21 Contrato GGC 293 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP112, del Contrato GGC 293 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxxx & Young Audit SAS, encontrando lo siguiente:

111 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

112 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

CONTRATO	GGC-293-2017
CONTRATISTA	XXXXX & YOUNG AUDIT SAS
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	DOS
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 293 de 2017113, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del

113 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

la Unidad Ejecutora BID, que permitan establecer si se acogieron las observaciones y adoptaron las oportunidades de mejoramiento114.

8.5.22 Contrato GGC 294 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP115, del Contrato GGC 294 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Eloquentem SAS, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-294-2017
CONTRATISTA	ELOQUENTEM SAS
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	CINCO
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-0-0000000

Observación: La información contractual del Contrato GGC 294 de 2017116, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

114 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

115 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

116 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

un nivel de riesgo Mediano, permitiendo determinar que el control establecido es ineficiente y que la gestión no fue Efectiva.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

obligatorio, sin embargo se ha procurado su publicación por parte del Grupo de Gestión Contractual.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.23 Contrato GGC 318 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP118, del Contrato GGC 318 de 2017, suscrito entre el Ministerio de Minas y Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, encontrando lo siguiente:

CONTRATO	GGC-318-2017
CONTRATISTA	XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX
ESTUDIOS PREVIOS	NO
CONTRATO	SI
POLIZAS	NO
DESIGNACION DE SUPERVISOR	XX
ACTO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA	NO
CDP	SI
RP	SI
FORMATO DE PAGO	SEIS
ACTA DE LIQUIDACION	NO
INFORMES DE SUPERVISION	NO
LINK	xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxx/Xxxxxxxxx/XxxxxxxxXxxxxxXxxxxxxxxx/Xxxxx?xxxx entLanguage=es-CO&Page=login&Country=CO&SkinName=CCE

117 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

118 Página consultada el 1 de octubre de 2018.

Observación: La información contractual del Contrato GGC 318 de 2017119, como los estudios previos, las pólizas, el acto de justificación de contratación directa y los informes de supervisión, no se encuentra publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, a 1 de octubre de 2018, de conformidad con el establecido en la Cláusula 1.7, Capítulo III. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) del mismo contrato, en el Literal e) del Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Decreto 1082 de 2015; y el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

Validación: La Coordinadora de la Unidad Ejecutora BID, Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx, mediante correo electrónico del 3 de diciembre de 2018, dentro del proceso de la segunda validación manifestó lo siguiente: De acuerdo con la normatividad aplicable a los contratos derivados del Contrato xx Xxxxxxxx, para ellos, no se hacen exigibles estudios previos y el acto de justificación de contratación directa. En cuanto a las pólizas, estas solo son requeridas en algunos de los contratos, como es el caso del GGC-393-2017 y GGC-528-2017 las cuales se encuentran en cada uno de los expedientes contractuales.

119 Derivado del Contrato Préstamo 3594/OC-CO de 2016.

revisaron los formatos dispuestos por la Entidad para recibo a satisfacción por parte del supervisor, evidenciándose que los mismos, contienen los componentes administrativo, financiero y contable, técnico y jurídico, que dan cuenta del control ejercido.

Así mismo, es pertinente mencionar que mediante el memorando radicado con el No. 2018091613 de fecha 03 de diciembre de 2018, fueron remitidos al Grupo de Gestión Contractual, un total de cuarenta y cinco (45) CD`s regrabables, los cuales contenían los informes de supervisión y soportes de pagos realizados en relación con los contratos objetos de la auditoría, correspondientes a las vigencias 2016, 2017 y hasta el día 31-07-2018.

8.5.24 Contrato GGC 319 de 2017

Verificación OCI: Se revisó la información contractual en el expediente físico que reposa en el Grupo de Gestión Contractual y la publicada en el Sistema Electrónico de

120 De conformidad con su rol establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, adoptado mediante el Artículo 2.2.21.6.1 Objeto, Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

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MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA OFICINA DE CONTROL INTERNO

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