PLIEGO TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO, TRANSPORTE, PRODUCCIÓN Y MONTAJE DE LA DECORACIÓN Y OTROS SERVICIOS EN PRUEBAS DEPORTIVAS CO-ORGANIZADAS POR LA FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE DEPORTES DE MONTAÑA Y...
PLIEGO TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO, TRANSPORTE, PRODUCCIÓN Y MONTAJE DE LA DECORACIÓN Y OTROS SERVICIOS EN PRUEBAS DEPORTIVAS CO-ORGANIZADAS POR LA FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE DEPORTES DE MONTAÑA Y ESCALADA (FEDME).
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1. OBJETO DEL CONTRATO DE SERVICIOS.
Tiene por objeto el presente pliego de condiciones técnicas determinar las actuaciones que se habrán de llevar a cabo por el contratista adjudicatario del procedimiento para la prestación de los servicios de co-organización de pruebas deportivas competencia de la FEDME, así como describir los medios necesarios para conseguir que los servicios objeto de este contrato se presten con mayor eficacia y eficiencia durante la vigencia del mismo.
2. VALOR ECONÓMICO DEL CONTRATO
El presupuesto base de la presente licitación es de 1.900 euros (IVA incluido) por evento en el montaje y decoración de los eventos de esquí de montaña, carreras por montaña, snowrunning, raquetas de nieve y marcha nórdica especificados en el apartado 5. Se revisará que los precios propuestos para los trabajos objeto de la presente licitación, sean acordes a las condiciones vigentes donde se ejecutarán los trabajos, individualmente o conformando la propuesta total.
3. MISIÓN Y OBJETIVOS
La misión es acudir a los eventos deportivos que indique la FEDME y desplegar la decoración adecuada, en los momentos adecuados, en los lugares indicados, siguiendo básicamente un plano técnico oficial facilitado por la FEDME a la organización local y a la empresa contratada. Los objetivos son:
- Asegurar la presencia, y el mantenimiento correcto, de la imagen oficial de la FEDME siguiendo básicamente el plano técnico oficial facilitado, desde su montaje hasta su desmontaje, y en todo lugar (con viento, lluvia, impactos...) en cualquier evento deportivo FEDME al que se desplacen.
- Conservar una buena relación profesional con la organización local, con el equipo FEDME (Delegado/a, árbitros/as…) y con el resto de empresas participantes.
- Proponer ideas de mejora a la FEDME.
4. FUNCIONAMIENTO DEL CONTRATO.
4.1.- El órgano de contratación.
El órgano de contratación será la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada, y el supervisor de este contrato de servicios será la Gerencia, que delega el día a día en la Oficina Técnica de Eventos Deportivos (OTE).
Podrán optar a la adjudicación del presente contrato las personas naturales o jurídicas, españolas o extranjeras, a título individual o en unión temporal de empresarios, que tengan aptitud para contratar. En los casos de fusión de empresas en los que participe la sociedad contratista, continuará el contrato vigente con la entidad absorbente o con la resultante de la fusión, que quedará subrogada en todos los derechos y obligaciones dimanantes del mismo. Igualmente, en los supuestos de escisión, aportación o transmisión de empresas o ramas de actividad de las mismas, continuará el contrato con la entidad a la que se atribuya el contrato, que quedará subrogada en los derechos y obligaciones dimanantes del mismo, siempre que
reúna las condiciones de capacidad, ausencia de prohibición de contratar, y la solvencia exigida al acordarse la adjudicación o que las diversas sociedades beneficiarias de las mencionadas operaciones y, en caso de subsistir, la sociedad de la que provengan el patrimonio, empresas o ramas segregadas, se responsabilicen solidariamente con aquellas de la ejecución del contrato. Si no pudiese producirse la subrogación por no reunir la entidad a la que se atribuya el contrato las condiciones de solvencia necesarias se resolverá el contrato, considerándose a todos los efectos como un supuesto de resolución por culpa del adjudicatario. A los efectos anteriores la empresa deberá comunicar al órgano de contratación la circunstancia que se hubiere producido. Las personas jurídicas sólo podrán ser adjudicatarias de contratos cuyas prestaciones estén comprendidas dentro de los fines, objeto o ámbito de actividad que, a tenor de sus estatutos o reglas fundacionales, les sean propios. Los contratistas deberán contar asimismo con la habilitación empresarial o profesional que, en su caso, sea exigible para la realización de la actividad o prestación que constituya el objeto del contrato.
4.2.- Responsable del contrato de la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria deberá designar a un responsable del contrato que actuará como Director/a Deportivo. Los licitadores aportarán una estructura organizativa para el desarrollo del evento que será el máximo responsable de la producción durante la prueba y las actividades paralelas (tales como entrega de dorsales, charla técnica, desfiles, ceremonias de apertura y clausura, etc.). Será el encargado de velar por el estricto cumplimiento de lo exigido en este contrato e interlocutor válido entre la empresa adjudicataria y la FEDME.
Deberá asistir cuando sea convocado a las reuniones por la FEDME con la periodicidad que estimen las partes para informar sobre el desarrollo de los trabajos.
Junto al Director/a Deportivo y, cuando sea necesario, podrán acompañarle los distintos responsables de la organización del evento.
Dentro de las competencias que le corresponden, el Director/a Deportivo deberá:
- Diseñar, elaborar y presentar a la empresa Adjudicataria un “Plan de organización y producción del evento”.
- Dirigir y coordinar todos los equipos y recursos humanos implicados en el desarrollo deportivo y de las actividades paralelas de acuerdo con las disposiciones vigentes.
- Presentar propuestas de mejora para las siguientes ediciones ante la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada.
- Velar por cumplimiento de la gestión económica de las partidas presupuestarias relacionadas con la dimensión deportiva de la prueba.
- Suscribir el acuerdo de confidencialidad, no divulgación y derechos de imagen ante la información confidencial que la empresa adjudicataria tendrá a partir de la firma del contrato.
4.3.- Coordinación, supervisión y desarrollo del contrato
En todo momento, la empresa adjudicataria trabajará bajo la coordinación de la Oficina Técnica de Eventos Deportivos de la FEDME (OTE), dependiente de la Gerencia, que podrá delegar determinados trabajos en otras estructuras internas o externas de la propia FEDME.
La empresa adjudicataria servirá como apoyo de organización del evento de la FEDME a través de la Oficina Técnica de Eventos. Ambas partes se apoyarán con el objetivo de alcanzar el éxito de todas y cada una de las pruebas.
En el propio evento deportivo, en caso de que no acuda ninguna persona por parte de la OTE de la FEDME, será el Delegado/a de la FEDME, formalmente nombrado/a, la persona física de referencia para resolver cualquier duda o controversia referente a la prestación del servicio a realizar por la empresa contratada, es decir, sobre el montaje y decoración del evento.
Durante el tiempo en los eventos deportivos la empresa adjudicataria compartirá espacio y tiempo con otras empresas o entidades de cronometraje, seguridad, decoración, protocolo, comunicación, servicios médicos..., por lo que tenemos que garantizar, con mucha anticipación al momento de la salida, la perfecta coordinación necesaria con la dirección de la prueba deportiva para garantizar los accesos.
5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Este contrato de prestación de servicios exige poder garantizar por la empresa adjudicataria los siguientes planes de servicios:
5.1. Servicio de producción del evento.
5.2. Servicio de almacenamiento y mantenimiento del material limpio y cuidado
5.3. Servicio de transporte a los eventos deportivos.
5.4. Servicio de envíos y recepción.
5.5. Servicio de alquiler de infraestructura para el decorado.
5.6. Servicio de coordinación de material (junto con la FEDME) en caso de coincidencia de pruebas deportivas.
Estos se concretan en las siguientes obligaciones para la empresa adjudicataria:
1. Equipamiento de todo el personal de la empresa en los eventos.
2. La equipación facilitada por la FEDME se llevará limpia, sin arrugas y visible en todo momento profesional (mientras se esté montando, desmontando, y haciendo acto de presencia en los eventos deportivos).
3. La empresa adjudicataria tendrá que guardar e incluir en el montaje de la prueba todo el material extra derivado de los compromisos que la FEDME tenga con sus patrocinadores: carpas, banderolas, lonas, etc. Así como el material que la FEDME le envíe durante la temporada para utilizar en próximos eventos (medallas…). La FEDME podrá enviar el material a un punto cercano, acordado con la empresa adjudicataria, para que esta lo recoge y lo lleve hasta el evento.
4. La empresa adjudicataria deberá incluir material extra en caso de que el principal falle (fallo en el motor del arco de salida y meta, pared de pódium, altavoces, micrófono…).
5. La empresa adjudicataria colocará el material FEDME de acuerdo a lo pactado con el/la responsable de la OTE, y a lo que el personal de la OTE o, en su defecto, el/la delegado/a FEDME en cada evento le pueda solicitar . En el supuesto de que la empresa adjudicataria quisiera incluir branding o publicidad de su empresa deberá consensuar el tipo de material (banderolas, lonas de PVC…) y el lugar exacto dentro del montaje del evento.
6. La empresa adjudicataria guardará el material de branding propio de la FEDME y/o patrocinadores adheridos a la Federación comprometiéndose a mantenerlo en las mejores condiciones xx xxxxxx, secado y enrollado para los eventos deportivos. La empresa adjudicataria se compromete además a llevar todo el material proporcionado por la FEDME (acreditaciones, lanyards, medallas…) a las pruebas deportivas necesarias y, en caso de olvido y/o extravío, enviar a la persona indicada por la FEDME en un plazo máximo de 72h haciéndose cargo de los portes.
7. La empresa adjudicataria aportará el material necesario para montar el branding FEDME. En el caso concreto de esquí de montaña, raquetas de nieve o snowrunning, la empresa adjudicataria aportará el soporte necesario (vallas y/o material, auto portantes y con montaje xx xxxx microperforada perimetral), aportada por la FEDME que puedan conformar la línea de cierre de la salida y/o llegada. La zona que se cubrirá serán de 20 metros lineales que se ubicarán a ambos lados.
8. La empresa adjudicataria deberá aportar el equipo de sonido con la potencia suficiente para retransmitir el evento. Deberá incluir un presupuesto con el material detallado que aportará.
En las pruebas de esquí de montaña la empresa adjudicataria incluirá un speaker en cada evento para retransmitir en castellano la carrera supeditado a las mismas condiciones legales (en material de seguros de Responsabilidad Civil) que el resto de los operadores de montaje. Será el encargado de informar acerca de las instrucciones necesarias que le indique el equipo arbitral, el delegado XXXXX y/o la Organización Local desde el inicio del montaje hasta la ceremonia de premiación. El valor económico del contrato ascenderá a 2.300€ por evento (IVA incluido). (el número de pruebas y fechas se comunicará a la empresa contratante en cuanto se aprueben cada año)
En estas pruebas, la empresa de montaje aportará, a través del speaker, una playlist que se escuchará durante todo el evento (montaje, prueba deportiva y ceremonia de premiación) a través del equipo de sonido de la presente licitación.
Previo a la prueba, la OTE, la empresa de cronometraje y/o la Organización Local enviarán al speaker el listado de participantes junto con el ranking. El speaker deberá conocer a los/as deportistas de élite con el objetivo de hacer una buena retransmisión. Tras la prueba y antes de que dé comienzo la ceremonia de premiación, el/la responsable de eventos o el/la Delegado FEDME le informarán acerca de las autoridades presentes (nombre y cargo) para presentarlas.
En el caso en el que la ORGL aportará un segundo speaker, la OTE les pondrá en contacto para coordinar la comunicación.
9. La empresa adjudicataria prestará el servicio de producción y montaje de los eventos deportivos FEDME desde la entrega de dorsales (la tarde anterior a la celebración del evento) hasta que finalice la ceremonia de premiación. Dicho servicio podrá realizarse
de lunes x xxxxxxx, sin que exista un horario predeterminado. Con el fin de establecer un orden cronológico, se entregará el calendario general de eventos de la temporada a principio de temporada, pudiendo este cambiar, lo cual se comunicará en cuanto suceda a la empresa.
10. Todo el personal que acuda por parte de la empresa adjudicataria tendrá que cumplir la normativa aplicable en temas laborales, de riesgos laborales, de seguridad social, fiscales, protección de datos; todos/as contarán siempre con el certificado negativo de delitos de naturaleza sexual, y también con el carnet de conducir de automóviles en vigor. A cada prueba acudirán un mínimo de 2 personas, y una de ellas realizará las labores de coordinación.
El personal adscrito por la empresa adjudicataria a la prestación objeto del contrato no tendrá, bajo ningún concepto, relación laboral con la FEDME y dependerá únicamente de la empresa adjudicataria, la cual tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de entidad empresarial respecto de la misma.
En el momento de la contratación, la FEDME le hará entrega de 2 petos azules de “ORG” (Organización) que tendrán que llevar puesto durante todo el evento como distintivo. En el caso en el que la empresa adjudicataria aporte más de dos montadores a los eventos, la FEDME le hará entrega de tantas camisetas como personal de montaje acuda al evento. Dicho material, tendrá que ser devuelto una vez finalice la relación contractual entre la FEDME y la empresa adjudicataria. La no devolución de estos materiales conllevará una penalización por parte de la FEDME.
11. El idioma oficial de la FEDME siempre será el español, aunque se podrá comunicar en los idiomas oficiales en el territorio de cada una de ellas, siempre y cuando se dirijan en ese otro idioma al personal. Ninguna persona contratada, desde su llegada inicial y hasta su partida final del evento deportivo, podrá fumar públicamente ni consumir el alcohol que pueda suponer en cualquier momento hasta un xxxxxx xxx xxxxx de la tasa permitida por la Dirección General de Tráfico para la conducción de un vehículo (excepto en la conducción de un vehículo, que será sólo el normativo). Los horarios del personal se cumplirán escrupulosamente y serán pactados directamente o con el Delegado/a FEDME o con la OTE. En caso de cualquier desajuste, este será comunicado inmediatamente a la persona de referencia de la FEDME.
12. La empresa adjudicataria tendrá que tener, durante todo el tiempo del contrato, un seguro de Responsabilidad Civil en vigor por un importe mínimo de 600.000€ por siniestro para cubrir los riesgos ocasionados por la labor contratada.
13. Los deportes que la FEDME organiza y sobre los que la empresa adjudicataria tendrá que trabajar directamente son las Copas y Campeonatos de España xx xxxxxxxx por montaña, esquí de montaña y marcha nórdica, aunque también podrá dar algún soporte de producción y decoración a otros eventos deportivos de la FEDME como escalada deportiva, rallyes xx xxxxxxxx, barranquismo, senderismo… En los eventos en los que trabaje directamente tendrá que desplazarse con el material y personal para realizar autónomamente el montaje del decorado FEDME, mientras que en los otros eventos tendrá que hacer llegar el material de publicidad para que lo
monte/desmonte la organización local y que lo envíe x xxxxxx debidos; posteriormente de su recepción, lo tendrá que almacenar correctamente. En todos los casos tendrá que informar a la OTE sobre cualquier problema en el estado de mantenimiento del material de publicidad que usó la propia empresa o que le ha sido devuelto desde cualquier evento FEDME.
14. Fechas de los eventos deportivos y número total de eventos.
Las fechas exactas de los eventos deportivos se definirán en el cuarto trimestre del año anterior
El número total de eventos FEDME serán en torno a 30 y 35 en la “temporada 25” que discurrirán desde el 01 de diciembre de este año hasta el 31 de diciembre del año siguiente:
Dicho calendario se llevará a cabo en la medida en que se pueda organizar, siempre y cuando, haya Organizaciones Locales dispuestas a coorganizar la prueba junto con la FEDME. Asimismo, la FEDME admitirá otro tipo de propuestas deportivas por parte de las ORG-L, tales como Copa de España Ultra, Copa de España de Raquetas de Nieve, etc., que se tendrá en consideración atendiendo a su viabilidad.
A mayores, la FEDME podrá solicitar a la empresa adjudicataria la producción de una serie de servicios ajenos al calendario deportivo FEDME 2025.
Todos los eventos serán de ámbito nacional, peninsular y Andorra. La empresa adjudicataria incluirá en la factura de servicios los gastos que se deriven del transporte de los elementos para cada acto que se celebre. La FEDME abonará dicho coste a un máximo de 0,26€ el kilometraje. El coste del peaje será asumido por la empresa adjudicataria.
15. Horario de montaje y producción de las pruebas deportivas FEDME.
La empresa adjudicataria tendrá que estar en la prueba desde el día previo al evento y hará el montaje de acuerdo con lo acordado en la reunión de coordinación convocada por la FEDME dos semanas antes de la prueba. En caso de necesidad, se consultará y seguirá las instrucciones del personal de eventos FEDME y/o, en su defecto, del/la Delegado/a FEDME.
Las pruebas FEDME (Copas y Campeonatos de España) coinciden, de manera simultánea, en la mayoría de las ocasiones, con pruebas OPEN organizadas por la ORGL. La empresa adjudicataria y la ORGL coordinarán el montaje del evento incluyendo los elementos FEDME (coordinados por la empresa de montaje) y los elementos propios de la prueba (coordinados por la Organización). En este montaje deberá prevalecer siempre, la imagen FEDME.
El material de la Federación no se desmontará hasta el fin de la prueba OPEN
La empresa adjudicataria tendrá que cumplir el protocolo de montaje FEDME que se anexa.
16. El vehículo de transporte de la empresa deberá tener una presencia estética impecable, haber pasado las ITV correspondientes (de ser necesarias) y toda la documentación en vigor para dar cobertura al vehículo, su carga y sus pasajeros/as. Se valorará la posibilidad de que la empresa contratada pueda elaborar una decoración imantada o vinilada para colocar en el vehículo al acudir a las pruebas FEDME.
17. La empresa adjudicataria contactará con un tiempo mínimo de dos meses antes de la prueba con la Organización Local del evento presentándose y explicando su cometido durante el mismo. Ambas deberán coordinar el montaje de la prueba (espacio, conexiones, material aportado…). En un plazo mínimo de una semana antes del evento, les enviará un dossier / cronograma de actuación con todas las características del montaje (desde la llegada a la entrega de dorsales hasta la ceremonia de premiación, alojamiento de la empresa licitadora, contacto de los/as responsables de montaje) a las dos empresas coorganizadoras del evento (ORGL y FEDME).
Asimismo, la empresa adjudicataria deberá coordinarse durante los meses de organización con la ORGL y/o con las empresas indicadas por la OTE (patrocinadores, cronometraje, speaker…) para gestionar el montaje del evento.
18. La empresa adjudicataria deberá aportar la documentación justificativa de la integridad estructural de los elementos decorativos, así como de su instalación, en caso de ser solicitados por las Administraciones competentes.
19. FEDME será responsable de comunicar a La EMPRESA cualquier suspensión o aplazamiento del evento.
Para el caso de que, por cualquier motivo ajeno a la EMPRESA, el evento se tenga que suspender, la EMPRESA se reserva el derecho de:
● Facturar el 20% del servicio ofertado siempre que la suspensión se le haya comunicado a la EMPRESA con una antelación comprendida entre las 6 semanas y 3 semanas previo a la celebración del evento.
● Facturar el 40% del servicio ofertado siempre que la suspensión se le haya comunicado a la EMPRESA con una antelación comprendida entre las 3 semanas y 1 semana previo a la celebración del evento.
● Facturar el 60% del servicio ofertado siempre que la suspensión se le haya comunicado a la EMPRESA dentro de la última semana previo a la celebración del evento.
20. Como anexo al contrato, se adjuntará un documento en el que se haga constar el tipo y número de elementos y bienes de los que se hace la entrega para ser almacenados. Con periodicidad trimestral se actualizará el anterior inventario, indicando el posible deterioro de los elementos para su posible sustitución o arreglo.
21. Memoria final de la empresa adjudicataria: La empresa contratista elaborará un dossier con propuestas de mejora por cada una de las disciplinas (esquí de montaña,
carreras por montaña, snowrunning, raquetas de nieve y marcha nórdica) basándose en la organización de los eventos deportivos de la temporada.
6. OBLIGACIONES DE LA FEDME
- La FEDME deberá abonar mensualmente la cantidad consensuada entre ambas partes en el contrato de servicios.
- La FEDME deberá facilitarle la información necesaria a la empresa adjudicataria para la producción de eventos deportivos (calendarios, datos de las ORG-L…).
- La FEDME atenderá a la empresa adjudicataria, coordinará cualquier aspecto de la producción de los eventos y servirá como mediadora y punto de referencia entre la Organización Local y la empresa adjudicataria.
- La FEDME supervisará la organización del evento, adoptará las decisiones y dictará las instrucciones necesarias entre los diferentes interlocutores del evento con el fin de asegurar la correcta ejecución de la prestación pactada.
- La FEDME apoyará in situ la producción, montaje y decoración de los eventos.
7. FACTURACIÓN
La empresa adjudicataria facturará el último día del mes incluyendo los servicios efectivamente prestados durante esa mensualidad. La FEDME efectuará el pago en el plazo de 30 días tras la recepción de la factura
En el caso en el que la empresa contratada no cumpla con los servicios acordados durante la celebración del evento, la empresa contratante, a través de la OTE, descontará de la factura el coste de los servicios incumplidos.
El alojamiento y manutención, en el propio lugar del evento, correrá a cargo de la empresa adjudicataria.
La FEDME podrá añadir y/o suprimir servicios de montaje y producción hasta 48 horas antes del evento sin que esto conlleve penalización alguna por parte de la empresa adjudicataria. La supresión de dichos servicios se llevará a cabo de acuerdo al presupuesto que la Federación tenga asignado para cada una de las pruebas deportivas. La OTE informará lo antes posible de los posibles cambios.
8. DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración de 12 meses desde la fecha de firma del contrato, aunque podrá ser renovado expresamente (por acuerdo de ambas partes) un año más.
9. SUBCONTRATACIÓN
En el caso de problemas sobrevenidos que imposibiliten a la empresa adjudicataria prestar temporalmente los servicios que se espera de ella, esta podrá subcontratar los servicios necesarios, siempre contando con la previa autorización de la FEDME.
Dicha autorización operará de forma automática en caso de coincidencia de dos o más eventos objeto de este contrato durante el mismo día o días, no así en cualquier otra circunstancia, no pudiendo subcontratar el servicio más de 2 veces por temporada por causas ajenas al calendario deportivo FEDME.
En cualquier caso, la cesión del contrato está expresamente prohibida, siendo la empresa adjudicataria en todo momento la responsable del cumplimiento del contrato en los términos pactados.
10. PUBLICIDAD
El anuncio de licitación del contrato únicamente precisará de publicación en la web y redes sociales de la FEDME. Los/as interesados/as en el procedimiento de licitación podrán solicitar información adicional por correo electrónico en xxxxxxx@xxxxx.xx
11. PRESENTACIÓN DE PROPOSICIONES
Se presentará sólo por correo-e en xxxxxxx@xxxxx.xx con el asunto “Concurso Eventos FEDME 25” antes del día 24 de octubre del 2024 a las 23:59h, y tendrá que presentarse en un archivo PDF siguiendo el siguiente índice
- Datos completos incluyendo teléfono y correo electrónico.
- Presupuesto detallado y memoria para un evento modelo en Carreras por Xxxxxxx y Esquí de Montaña y Xxxxxx Xxxxxxx
Teléfono: 000 000 000 o 000 000 000
La adjudicación se notificará al correo electrónico designado por cada licitador en su oferta, sean o no favorecidos por la adjudicación y, simultáneamente, se publicará en la sección de noticias de la página web de la FEDME. La adjudicación deberá realizarse en todo caso dentro del plazo máximo de un mes, a contar desde la fecha de finalización de la presentación de solicitudes. De no dictarse el acuerdo de adjudicación dentro de dicho plazo los licitadores tendrán derecho a retirar su proposición.
La FEDME requerirá a la empresa adjudicataria para que formalice el contrato en plazo no superior a quince días naturales contados desde el siguiente a aquel en que hubiera recibido notificación de requerimiento al correo electrónico.
12. EXTINCIÓN DEL CONTRATO
Además de por su cumplimiento, el contrato podrá extinguirse consecuencia de su resolución. Podrán motivar la resolución del contrato las causas siguientes:
1) El incumplimiento grave de alguna de las obligaciones establecidas en el presente pliego
2) Las reiteradas deficiencias en la ejecución del contrato o la interrupción de la ejecución misma, así como la imposibilidad técnica por parte del adjudicatario para realizar el servicio.
3) Incumplimiento del compromiso de confidencialidad y de las obligaciones relativas a la protección de datos de carácter personal.
4) Por acuerdo de las partes
5) Por aprobación por parte de FEDME de un calendario deportivo con un número de pruebas un 50% inferior al de 2024.
6) Cesión del contrato por parte de la empresa adjudicataria.
13. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se adjudicará de entre los licitantes, a aquél cuya propuesta resulte solvente porque reúne, conforme a los criterios de adjudicación establecidos en las bases de licitación, las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por la FEDME, y garantice satisfactoriamente el cumplimiento de las respectivas obligaciones.
Se valorará con un 30% la puntuación obtenida en la oferta económica, y con un 70% la puntuación obtenida en relación a los criterios técnicos.
En el caso de que dos o más proposiciones se encuentren igualadas como las más ventajosas desde el punto de vista de los criterios que sirven de base para la adjudicación, tendrán preferencia las empresas que obtengan una mayor puntuación en el criterio de adjudicación de la Proposición Económica.
14.BAREMO DE PUNTUACIÓN
14.1. Oferta económica
La oferta se valorará con un máximo de 30 puntos de acuerdo a la siguiente escala:
Presupuesto base licitación | 0 puntos |
95% PBL | 5 puntos |
90% PBL | 10 puntos |
85% PBL | 15 puntos |
80% PBL | 20 puntos |
75% PBL | 25 puntos |
70% PBL | 30 puntos |
14.2. Oferta técnica.
La valoración de la oferta de medios técnicos, materiales y personales se realizará sobre un total de 70 puntos que servirán para la selección de la empresa.
Criterio 1. - Solvencia profesional. El licitador deberá acreditar y demostrar el equipo humano con el que cuenta para llevar a cabo el montaje del evento o de los eventos en el caso en el que coincidan las fechas. Debe contar con un equipo humano adecuado y suficiente para ejecutar los trabajos descritos en el apartado 5. de esta licitación, siendo necesario especificar el número de personas y su cometido en el montaje de cada evento y su formación adaptada a cada disciplinas (imprescindible documentar poder moverse con seguridad en los terrenos en los que se realizan las pruebas). Máximo 15 puntos valoración del equipo.
Se valorará tanto la solvencia del equipo como la del Director Técnico y responsable del contrato, en el cual se valorará el nivel de experiencia profesional demostrable y actualización en la materia como coordinador/a y técnico/a en la prestación de servicios de montaje, desmontaje y decoración en eventos deportivos especialmente en las disciplinas concernientes a la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada (esquí de montaña, carreras por montaña, snowrunning, raquetas de nieve y marcha nórdica) con un máximo de 10 puntos.
Criterio 2. - Solvencia técnica: Montaje. El licitador deberá acreditar y demostrar el equipo técnico (arcos de meta, pared de pódium…), con los que cuenta para llevar a cabo el montaje del evento o de los eventos en el caso en el que coincidan las fechas. Se deberán especificar el material, las dimensiones, los enganches y la posibilidad de incluir material publicitario o de branding en él. La empresa licitadora coordinará con la FEDME, a través de la OTE, el envío de material de branding que se requiera para los eventos de la entidad. La empresa contratista y el/la licitador/a acordarán un horario de recogida y devolución en el que la empresa de transportes pueda hacerse con el material almacenado. Máximo 15 puntos.
Criterio 3. - Solvencia técnica: Sonido. El licitador deberá acreditar y demostrar el/los equipo/s técnico/s de sonido (altavoces, micrófonos, mesas de sonido), con los que cuenta para llevar a cabo el montaje del evento o de los eventos en el caso en el que coincidan las fechas. Se deberán especificar las características técnicas de este material (dimensiones, enganches, potencia…). La propuesta de la Federación Española de Deportes de Montaña y Escalada es la contenida en el Anexo 2. El licitador deberá acreditar además la presencia de un spekaer al evento. Máximo 15 puntos.
Criterio 4. - Solvencia técnica extra. El licitador está en disposición de aportar equipos técnicos extra por si fallase la opción principal en el evento. Especificar el número de equipos que puede aportar. Se sumará puntuación extra con un máximo de 5 puntos.
Criterio 5.- Mejora. El licitador está en disposición de mejorar algunos requisitos exigidos en el contrato. Máximo 10 puntos.
Criterio 1. Solvencia profesional | 15 puntos valoración del equipo 10 puntos valoración experiencia del director o responsable del contrato |
Criterio 2. Solvencia técnica: Montaje | 15 puntos |
Criterio 3. Solvencia técnica: Sonido | 15 puntos |
Criterio 4. Solvencia técnica extra | 5 puntos |
Criterio 5. Mejora de los mínimos contractuales | 10 puntos |
TOTAL | 70 PUNTOS |
15. REVISIÓN DE PRECIOS
La empresa contratante podrá solicitar una revisión de precios al alza, al término de cada año de contrato, en función de la variación del IPC.
ANEXO 1: PROPUESTA DEL EQUIPO DE SONIDO DE LA FEDME
XXXXX TÉCNICO – Equipo de SONIDO Básico para carreras.
Unidades | Equipo | Descripción |
4 | Altavoces auto amplificados XXXXXX THUMP 15 | Altavoces auto amplificados de 1.000 W de potencia (total 4.000 W) |
1 | Subgrave auto amplificado XXXXXX THUMP 18 | Subgrave auto amplificado de 1500W de potencia |
4 | Trípodes soporte altavoces. | Trípodes para elevar y colocar los altavoces en la posición adecuada para su uso. |
1 | Mesa de sonido 8 – 12 Canales | Mesa de sonido con suficientes canales para sonorizar los micrófonos y fuentes sonoras (ordenador para reproducir músicas) que sean necesarios. |
1 | Ordenador portátil | Ordenador portátil para reproducir música. |
1 | Tarjeta de Sonido profesional | Tarjeta de sonido para conectar el ordenador a la mesa de sonido. |
2 | Micrófono de mano inalámbrico | Micrófonos de mano para los Speakers (por cada speaker hay que disponer 2 micros, el principal para locutar y el de Back Up) |
2 | Antenas de largo alcance para los micros. | Antenas de largo alcance para que los Speakers tengan cobertura en toda la zona por donde se han de mover. |
Cableado XLR (canon) y Jack para conectar todos los equipos | Cableado variado para interconectar todos los equipos entre si. |
ANEXO 2:
PROTOCOLO MONTAJE Y DESMONTAJE PRUEBAS DEPORTIVAS FEDME
Para un correcto montaje y desmontaje de una prueba federativa, tanto el Organizador de la prueba como la FEDME trabajarán de manera conjunta y coordinada para conseguir un evento de calidad mostrando una imagen positiva de XXXXX y organizador.
Existirá la figura del Delegado/a FEDME (que podrá ser una persona de la vocalía competente o del comité arbitral) y Delegado/a de la organización (que podrá ser cualquier persona designada por la entidad organizadora para esa función) y personal de la oficina de eventos (o que haya delegado esa función) para hacer seguimiento de que el montaje se hace acuerdo con el protocolo marcado y pactado con anterioridad.
Estas personas serán las responsables de hacer cumplir el protocolo de montaje y desmontaje de pruebas deportivas y estarán en todo momento en contacto. Así mismo, estarán en contacto directo con la empresa de montaje, el cronometrador, el speaker para cumplir con los plazos y los tiempos necesarios y que la prueba esté preparada y pueda celebrarse con todas las garantías.
Entre 10-15 días antes de la prueba se realizará una reunión de coordinación entre:
· Oficina de Eventos FEDME
· Responsable del Área
· Delegado FEDME en la prueba
· Organizador/es
· Empresa montadora
· Responsable arbitral
· Comunicación
· Empresa de cronometraje
· (otras personas que se entienda de relevancia para el buen funcionamiento de la prueba)
En esta reunión se coordinará la organización, quedando claras las funciones de cada uno, los horarios, lugar de montaje salida y llegada, entrega de dorsales y briefing, y revisión de todo el material necesario que aporta el organizador, y todas los temas relevantes para la buena realización de la prueba.
Si hiera falta se realización reuniones ´más específicas para tratar temas más concretos o técnicos de la prueba.
Los horarios de montaje y producción de las pruebas deportivas son los siguientes:
PREVIO A LA PRUEBA
ENTREGA DE DORSALES Y BREIFING
Previo contacto con organizador y montadores para el montaje de la decoración de la entrega de dorsales y briefing, con tiempo suficiente para que:
45 minutos antes esté finalizada la colocación de decorado de la entrega de dorsales y el briefing.
Decorado compuesto por el material FEDME: banderolas, roll-ups, microperforada y/o lonas de PVC FEDME, de la disciplina concreta (esquí de montaña, carreras por montaña, marcha nórdica…) en vallas, a poder ser triangulares.
Se añadirá también el branding de los patrocinadores concretos del evento en caso de que los hubiera y de las federaciones autonómicas si se realiza simultáneamente pruebas autonómicas. Siendo la imagen de FEDME siempre la predominante.
30 minutos antes. Entrega de petos organización y acreditaciones - lanyards (VOL, VIP, MMCC y TECN.) al/la delegado/a FEDME y/o coordinador local de la prueba.
Fin de entrega de dorsales y Briefing. Recogida del material
Desfile de selecciones
En caso de que el evento tenga desfile de selecciones o cualquier otra acción concreta de difusión de la prueba. Se explicará con tiempo suficiente a la empresa montadora para poder vestir el acto siguiendo las premisas anteriores: La imagen de FEDME será la predominante, pudiendo acompañarla de patrocinadores y federaciones autonómicas.
DÍA DE LA PRUEBA
MONTAJE SALIDA/META
2:30 horas antes de la prueba: Inicio del montaje en la zona Salida/Llegada (según lo acordado con la organización en la reunión de coordinación del evento).
Montaje de las banderolas, carpas y lonas FEDME en las vallas de los organizadores. En la zona de salida/llegada, siempre y cuando el terreno lo permita, se montará:
· 10 metros de branding FEDME por cada lado del arco.
· Montaje del equipo de sonido. En el caso que haya dos equipos (FEDME y organización) hay que coordinar previamente la ubicación de cada equipo en el evento.
·
Subida del arco y montaje de cronometraje tras el montaje del arco.
· En las pruebas xx Xxxxxxxx por montaña y Xxxxxx Xxxxxxx se colocará una mesa con cuatro sillas (aportadas por la organización) al lado de la zona de meta y alejado del equipo de sonido para que el equipo arbitral revise las clasificaciones tras la llegada de los/as marchadores previo a la entrega de premios. Y disponer de un tablón oficial para colgar las clasificaciones tras la prueba.
· Los últimos 100m. del recorrido deberán estar balizados con cinta de balizaje fácilmente identificable, con el fin de evitar el cruce de personas de esta zona.
· Corralito: Además, debe haber un espacio para registrar y controlar el acceso a las zonas previa al arco de salida/ llegada y zonas restringidas, acatando las indicaciones realizadas por el equipo arbitral.
· Carpas: Se montarán carpas para equipo arbitral, o en su defecto se colocará una mesa con cuatro sillas (aportadas por la organización) al lado de la zona de meta y alejado del equipo de sonido para que el equipo arbitral revise las clasificaciones tras la llegada de los/as marchadores previo a la entrega de premios. También debe disponer de un tablón oficial para colgar las clasificaciones tras la prueba.
· Cronometrador y speaker también podrán montar sus propias carpas y se situarán en uno de los laterales del arco de salida/meta principal y lo más cerca posible de la toma de corriente eléctrica para sus respectivos equipos.
· En la línea de meta se utilizará la cinta oficial de FEDME como elemento de recepción para los primeros clasificados de categoría femenina y masculina.
· IMPORTANTE: Acotar el acceso a la zona de meta. La zona de meta debe estar cerrada con vallas o cintas que impidan el paso a quien no tenga acreditación.
o En la línea de meta solo puede haber, además del equipo arbitral y personal de la organización, solo fotógrafos o cámaras de video acreditados. Será necesario que una persona de la organización (un voluntario) se encargue de dar paso o no a quien esté correctamente acreditado.
· Zona de prensa.
1 hora antes del comienzo de la prueba. Fin del montaje de la carrera.
ARCOS DE META:
· El arco de meta principal siempre debe ser el de FEDME y será el que tenga el cronometro. Tendrá que estar situado en un lugar amplio en el que se pueda sujetar correctamente y que no implique un problema de seguridad para los corredores, los espectadores o el personal de la organización (árbitros, cronometrador, speaker).
· Se puede montar otros arcos de meta, pero siempre dando prioridad a la imagen de XXXXX, según este orden de prioridad:
BRANDING:
o Arco FEDME: Arco principal con cronómetro. Línea de Salida y Meta debajo de este arco.
o Arco de federación autonómica (si coexiste competición nacional y autonómica). Se situará 100 metros después del arco de salida o 100 metros antes del de llegada.
o Arco patrocinadores oficiales de FEDME. Se situará a 150 metros después del arco de salida o 150 metros antes del arco de llegada
o Arco patrocinadores oficiales de federación autonómica. Estos arcos se podrán situar en cualquier punto del recorrido pero nunca entre los 200 metros posteriores a la línea de salida o anteriores a la línea de llegada.
x Xxxxx de patrocinadores locales/club. En la entrada del corralito o en cualquier otro punto del recorrido. En el caso de no haber arco de la federación autonómica o arco de patrocinadores oficiales FEDME se podrán ubicar en los espacios libres que dejen estos arcos.
La zona de salida/meta y premiación tendrá la siguiente distribución de las pancartas, banderolas y publicidad por orden de prioridad de igual forma que con los arcos:
1.- Branding FEDME
2.- Branding federación autonómica 3.- Patrocinadores FEDME
3.- Patrocinadores federación autonómica
4.- Entidad organizadora y sus patrocinadores
ZONA DE PRENSA
Acotar una zona de prensa al lado de la zona de meta. Ubicar al personal de prensa en esta zona, con la acreditación de XX.XX.
aglomeraciones perjudicar el trabajo del personal de prensa haciendo fotos y grabando. La persona de comunicación de la prueba debe estar pendiente de estos temas.
MONTAJE CEREMONIA DE PREMIACIÓN
1 hora antes de la entrega de premios: Inicio del montaje de la ceremonia de premiación: preparar:
· Trasera de pódium, está siempre debe ser FEDME
· Mesa de premiación.
· Pódium (lo facilita el organizador)
· Banderolas FEDME (y patrocinios), lonas PVC y/o malla perforada.
o Las banderolas FEDME deben ser las más cercanas al podio de segundo y tercer premiado.
o A continuación, se colocarán las banderolas de las federaciones autonómicas
o Posteriormente las banderolas de los patrocinadores oficiales FEDME.
o A continuación, las banderolas de los patrocinadores de la federación autonómica, locales o de la competición.
· Desplazará el equipo de sonido a la ceremonia de premiación, en caso de que fuese necesario.
· Delimitar una zona de prensa, para que puedan grabar o hacer las fotografías necesarias (y evitar entrar en conflicto con los aficionados y público que asiste a la entrega de premios).
· El branding principal del acto será el propio de la FEDME y se complementará por orden de prioridad según se ha indicado anteriormente.
Fin de la carrera. Desmontaje salida/llegada, cronometraje (antes que el arco, en coordinación con la empresa de cronometraje) y finalmente el arco.
Fin de la ceremonia de premiación. Recogida de petos de la organización. Una vez acabada la prueba, la zona de montaje debe quedar en perfectas condiciones.
MATERIAL QUE DEBE APORTAR EL ORGANIZADOR:
Vallas para el correcto montaje de la zona de salida /meta.
Punto de luz y corriente eléctrica. Sino habrá que tener previsto un generador.
Branding de su entidad y de sus patrocinadores y su colocación según las indicaciones de la empresa montadora. (dicho con tiempo a la empresa montadora para que diseñen su colocación)
Mesa y sillas para el equipo arbitral.
Tablón oficial para colgar las clasificaciones tras la prueba. Pódium