MANUAL DE CONTRATACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÓN
CÁMARA DE COMERCIO DE TUMACO
MANUAL DE CONTRATACIÓN
ELABORACION:
PRESIDENTE EJECUTIVA
JEFE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA JEFE JURIDICO Y DE REGISTROS PUBLICOS
CONTADOR
REVISADO POR: ASESOR FINANCIERO
SAN XXXXXX DE TUMACO, 06 XX XXXXXX DE 2018
MANUAL DE CONTRATACIÓN
PRESENTACIÓN
Manual define las políticas y procedimientos para llevar a cabo los procesos internos de la Cámara de Comercio de Tumaco, la definición y asignación de responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen en las diferentes etapas de cada proceso.
La colaboración eficiente y oportuna en el cumplimiento de los lineamientos de éste manual, se traducirá en el logro de una mejor satisfacción de los clientes.
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CAPITULO I
OBJETIVO GENERAL:
Establecer los mecanismos normativos para la funcionalidad del proceso contractual de la Cámara de Comercio de Tumaco, en las distintas modalidades de Contratación; en armonía con los principios de buena fe, transparencia, igualdad, moralidad, eficacia, imparcialidad, publicidad, economía, responsabilidad y la celeridad; estableciendo las pautas, criterios y pasos requeridos al interior de la organización para contratar y determinar su fin hacia los intereses generales de la comunidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Asegurar la eficiente y eficaz planeación y el fomento de mejores prácticas en la gestión contractual para garantizar el suministro de bienes y servicios de manera responsable, sostenible y efectiva en función de la calidad, el costo, la oportunidad y la minimización del riesgo
Unificar y controlar el cumplimiento de los procesos funcionales establecidos en cada área de trabajo y evitar alteraciones.
Simplificar la responsabilidad por fallas o errores. Facilitar las labores de auditoría internas.
Regular las relaciones contractuales por medio de normas y procedimientos claros
Proporcionar una herramienta para la evaluación del control interno y su vigilancia.
Conocer de primera mano si el trabajo que se está realizando se ejecuta correctamente.
Reducir los riesgos en los procesos de contratación.
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ALCANCE
El presente Manual deberá ser acatado por todos los grupos de interés internos y externos que participen en los diferentes procesos de Contratación de la Cámara de Comercio de Tumaco, desde la necesidad de creación, modificación o anulación de los registros hasta el proceso de control de documentos.
Las unidades operativas que intervienen en los procedimientos son: Jefe Administrativa y Financiera
Jefe de Promoción y Desarrollo Empresarial Jefe Jurídica y de Registros Públicos
Jefe de Planeación
Jefe de Sistemas y Comunicación
RESPONSABLES
Presidencia Ejecutiva
Dirección Administrativa y Financiera
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1. COMITÉ DE COMPRAS
Para el análisis y adjudicación de compras y contratación de servicios, cuyo valor supere lo equivalente a Cien (100) SMMLV, será necesario someterlas a consideración del Comité de Compras, el cual tendrá el carácter de asesor con la función de analizar y recomendar la mejor opción. De esta reunión se levantará acta en la que se exprese el resultado del análisis de las diferentes propuestas, cual es la oferta favorecida y las razones para tomar tal determinación. Esta acta debe estar firmada por todos los integrantes del comité, que estará integrado de la siguiente forma: Presidente Ejecutivo, Jefe Administrativo y Financiero de carácter obligatorio, El contador, El Jefe Jurídico y de los Registros Públicos y Jefe de Promoción y Desarrollo cuando la necesidad de compra tenga origen en su respectiva área y sea convocado por el coordinador del comité de Compras que en este caso es el Jefe Administrativo y Financiero de la Cámara de Comercio de Tumaco. Cuando se trate de compras de equipos de cómputo y comunicación o bienes relacionados con estos, dentro del comité debe formar parte también al Jefe del área de sistemas.
Sí la compra o contrato supera el valor de más de (100) SMMLV será la Junta quien lo autorice en su respetiva reunión convocada para ello.
Los Tipos de Contrato que utilizará la Cámara de Comercio serán: Contrato Laboral, de Arrendamiento, Prestación de Servicios, Obra, Suministros de bienes y servicios.
Para los contratos inferiores a veinte (20) SMMLV, se estipulará una sanción pecuniaria por incumplimiento equivalente al 20% del valor del contrato
Para los Contratos se exigirá Pólizas cuando éste no sea contra-entrega.
Cuando el contrato se realice por Prestación de Servicios Profesionales, superiores a (20) SMMLV se exigirá póliza.
2. CONCEPTO.
CONTRATOS: Son contratos todos los actos jurídicos generados de obligaciones, que celebren personas naturales y jurídicas, previsto en derecho privado, típico o atípico y los derivados, en general, de la autonomía de la voluntad privada establecida.
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De acuerdo al artículo 1495 del Código Civil, se entenderá por contrato o convención todo acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa y en el cual cada parte puede ser de una o de muchas personas.
Todo acto jurídico generador de obligaciones celebrados por la entidad y surgido de un acuerdo de voluntades, deberá someterse a las normas en la legislación colombiana y de la autonomía de la voluntad privada.
Todo acto será generador de derechos y obligaciones.
3. SUJETOS
En el contrato son partes el contratante y el contratista.
EL CONTRATANTE: El contratante será la Cámara de Comercio de Tumaco, quien para el cumplimiento de sus funciones requiere de la colaboración de los particulares.
De acuerdo con el Código de Comercio, “Las Cámaras de Comercio son instituciones de orden legal, gremial y de naturaleza privada, con personería jurídica, creadas por el gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dicha entidades serán representadas por sus respectivos Presidentes Ejecutivos. “(Artículo 78 Co. Co y Ley 1727 de 2014).
EL CONTRATISTA: Serán las personas Naturales y Jurídicas que pueden celebrar contratos con la Cámara de Comercio de Tumaco, las personas consideradas capaces en el cumplimiento de las disposiciones vigentes. Entiéndase por esta capacidad la persona natural, jurídica, según el esquema o necesidad que a bien tenga en presentar el contratista, con miras a la debida ejecución del contrato.
3.1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3.1.1. Adquisición de bienes y contratación de servicios
La adquisición de bienes y la contratación de servicios se efectuarán buscando obtener las condiciones más favorables en materia de calidad, oportunidad, garantías, soporte y precios para la Cámara.
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Toda compra deberá realizarse a comerciantes y empresarios dentro del territorio de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Tumaco, dando oportunidad de participación a los diferentes municipios. En los casos en que esto no sea posible se hará directamente con un fabricante o distribuidor autorizado en el país, o cuando las condiciones del negocio con intermediarios, sea favorable económicamente y por servicios a la Cámara, aspectos que deben quedar plenamente documentados en los soportes de la compra.
La compra de todo bien o servicio debe estar siempre soportada en una factura de venta o documento equivalente que cumpla con los requisitos que establece el estatuto tributario o norma vigente, así se haga mediante orden de compra, orden de trabajo, orden de arrendamiento, oferta aceptada o contrato legalizado de acuerdo con los términos y normas que se van a establecer.
La Cámara incluirá en el presupuesto de cada vigencia los recursos con los cuales atenderá la adquisición y contratación de bienes y servicios.
El Plan de compra tiene como objeto planear las adquisiciones a efectuarse durante el año e incluirá todos los bienes que requiere la institución para su funcionamiento y organización y servirá de base para efectuar compras programadas de acuerdo a la disponibilidad de recursos.
La Administración de la Cámara con el área respectiva, definirá los bienes de consumo que se han de adquirir de tal manera que cubran las necesidades para su normal funcionamiento previa evaluación y justificación.
3.1.2.1. MARCO LEGAL
Tipo y Número Artículo Tema Origen
Externo Interno | |||
Código Mercantil | Art. 86 | Funciones de la Cámara de Comercio | X |
Ley 80 de 1993 | Art. 52 | Estatuto general de Contratación pública De la Responsabilidad de los contratistas | X |
Ley 80 de 1993 | Art. 58 | Estatuto general de | |
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Contratación pública
de las Sanciones. X
Ley 267 de 2000 Art. 43 Funciones Oficina Jurídica X Ley 1150 de 2007 Art. 13 Principios generales de la
actividad contractual para entidades no sometidas al Estado General de Contratación de la
Administración Pública. X
Constitución
Política Art. 209 Funciones Administrativas X Constitución
Política Art. 2 Fines esenciales del
Estado “Principios” X
Código Civil
Libro Cuarto De las obligaciones
en general y de los contratos X
LA CÁMARA DE COMERCIO DE TUMACO por ser una persona jurídica de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, que ejerce funciones públicas delegadas por el Estado. Las normas que rigen la contratación de la Cámara de Comercio de Tumaco son las del Código de Comercio y el Decreto 898 de 2002, y las demás que lo aclaren, adicionen, modifiquen o reglamenten. En este sentido toda contratación que realice la Entidad es realizada en el marco del derecho privado.
3.1.2.2. Relativas a las Pólizas
Toda compra de un bien o servicio con valor igual o superior al equivalente a veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes, deberá tener las pólizas que la respalden. Las compañías de seguros deberán expedirlas a favor de la Cámara de Comercio de Tumaco, en formularios para contratos entre particulares.
3.1.2.3. Relativo a los Anticipos de contratos u orden de servicios
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Los anticipos de bienes y servicios se podrán hacer hasta del 50% del valor del contrato. Si se necesita de anticipo superior, se requerirá la expresa autorización por escrito del Presidente Ejecutivo de la Cámara
3.1.2.4. Relativo a las Prórrogas de Contratos.
Toda prórroga de un contrato, orden de compra, orden de arrendamiento y oferta aceptada cuyo monto total (valor inicial más prórrogas) supere el nivel de atribuciones del ordenador del gasto que haya firmado el contrato inicial, deberá ser aprobada por el órgano que tenga el nivel de autorización.
3.1.2.5. Relativo de Reporte de Información en cumplimiento de la normatividad vigente.
Se pública la información de las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico, tratándose de personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico.
En efecto reportamos: necesidad, contrato, orden o factura, liquidación o satisfacción del servicio
3.1.2.6. Relativo a la presentación de Cotizaciones para la formalización de contratación:
3.1.2.6.1. Condiciones o requerimientos para presentar las cotizaciones:
Nombre del proveedor
Estar debidamente matriculado o registrado en el registro mercantil y tenerla vigente
No encontrarse inmerso en cualquiera de las causales de Inhabilidad e Incompatibilidad establecidas por la Ley Colombiana; y en especial, las descritas en el numeral 6.2 del presente Manual
Ciudad y fecha
Descripción del bien a adquirir, la actividad o servicio a desarrollar
Forma de realizar la actividad o servicio o entrega del bien
Duración o fecha de entrega
Valor de la oferta y forma de pago
Si el valor incluye o no el IVA
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Tipo de régimen tributario a que pertenece el proveedor (común o simplificado)
Condiciones para el pago
Domicilio contractual
Firma del oferente y número del documento de identidad si se trata de persona natural o NIT cuando se trate de persona jurídica.
Los demás aspectos que se estime necesarios cuando las características del bien lo requieran, deberá solicitarse que junto con la cotización se adjunte una muestra de los bienes ofrecidos.
3.2. EXCEPCIONES DE COTIZACIÓN
No se requerirá la obtención previa del número de cotizaciones previstas en este Manual, en los siguientes casos:
Cuando se trate de contratos que se celebran en consideración a las calidades personales del contratista;
cuando el requerimiento sea menor a 5 SMMLV, o
cuando en el mercado solamente exista un único productor o distribuidor del bien o servicio a contratar. En estos casos, se dejará la respectiva constancia.
4. DE LAS CLASES DE CONTRATOS
4.1. CONTRATOS DE COMPRAVENTA:
En términos del artículo 1849 del Código Civil, la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a recibir, sellando este proceso a través de un pago en dinero efectivo, dinero cheque, dinero transferencia bancaria denominado precio.
La adquisición de bienes y servicios puede ser con cargo al presupuesto de Gastos- funcionamiento, imprevistos y plan de compra, establecidos y justificados en el plan anual de trabajo definido en la entidad.
Los requisitos serán los definidos en el presente manual con base en la contratación. En la celebración de esta clase de contratos se exigirá las Garantías establecida en este manual.
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Para la compra de bienes inmuebles sin importar la cuantía se realizará con una sola propuesta y se soportará con avalúo comercial del bien, realizado por un perito acreditado o por el instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx, certificado xx xxxxxxx y tradición expedido por la oficina de instrumentos Públicos, cuya expedición no podrá ser superior a diez días hábiles y se cerrara con la compra con contrato de compra y venta, la cual será elevada a escritura pública.
Para la venta de bienes muebles e inmuebles, debe ser autorizados de acuerdo a los montos definidos en el presente manual y su precio será fijado de acuerdo al avalúo comercial, el pago se realizará de acuerdo a las condiciones establecidas en el documento de compra y venta justificado con el documento soporte como son actas de baja, actas de la comisión de la Mesa, o Comité de Compra, reconocido, avalado y firmado por el Revisor Fiscal y la Comisión de la Mesa.
4.2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Es aquel por medio del cual una persona natural o jurídica, presta su capacidad o fuerza de trabajo a otra, de manera temporal, sin que esto implique la existencia de una relación laboral ni la configuración de sus tres elementos esenciales.
La Cámara podrá celebrar este tipo de contratos con formalidades cuando las labores o actividades a realizar surjan de la necesidad eminente del uso del servicio estén o no asignadas a un funcionario de planta, o cuando esta es insuficiente para cubrir dicho servicio, o se requiera de conocimiento especializados inexistente en la entidad.
Para efectos del pago, el contratista deberá presentar ante el supervisor del Contrato, informe mensual de actividades correspondiente a cerca del objeto contractual los cuales deben ser previamente aprobados por el respectivo supervisor con un documento o certificado de satisfacción de la actividad antes de que realicen el pago.
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4.3. CONTRATO DE OBRA
Este es el contrato cuya duración es proporcional a la tarea encomendada. Además de los requisitos generales descritos anteriormente para esta clase de contratos se requiere:
a) Si el contratista es persona natural, deberá presentar la correspondiente matricula de ingeniero o arquitecto, o maestro de obra certificado teniendo en cuenta la cuantía y tipo de obra a realizar.
b) Presentar propuesta en la que especifique la obra a ejecutar, valor de la obra, de los costos por administración, imprevistos y utilidades que puedan derivarse de la ejecución del contrato.
c) Presentar un cronograma de la ejecución de obra, el cual debe ser aprobado por la entidad.
d) Presentar certificado de experiencia y calidad de obras realizadas por más de cinco (5) años.
e) Presentar certificado de inscripción al Registro Único de Proponentes – RUP, con menos de quince (15) de expedición.
f) Presentar el listado de las personas que contratara en la obra con su correspondiente planilla de inscripción a riegos laborales y seguridad industrial. QUITAR
4.4. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
De conformidad con el artículo 1973, del Código Civil “el arrendamiento es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa y la otra a pagar por este goce o servicio un precio determinado.
Para las personas Naturales: Fotocopia del Registro Único Tributario
Fotocopia de Cedula
Dos Codeudores con certificaciones Bancarias Certificado de las cuentas Bancarias del Arrendador.
Definición del Canon de arrendamiento.
Vigencia y tiempo del contrato de arrendamiento. Estudios de antecedentes judiciales, penales
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Para las personas jurídicas: Fotocopia del Registro Único Tributario
Fotocopia del Nit.
Dos Codeudores con certificaciones Bancarias Certificados de las cuentas Bancarias Certificado de Matricula Mercantil
Estudios de antecedentes judiciales (lista Xxxxxxx).
Valor del canon de arrendamiento
Vigencia y tiempo del contrato de arrendamiento.
4.5. CONTRATO DE SEGUROS
Los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de la entidad y de los bienes pertenecientes a ella, o de los cuales sea legítimamente responsables se contrataran con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país. Con el fin de determinar la cuantía, y por ende el procedimiento a seguir para las selección del contratista, se debe tomar en cuenta las condiciones y el valor de las propuestas en cuanto a riesgos asegurable, el valor de las primas a pagar por la entidad.
4.6. CONTRATO DE CONSULTARÍA
La consultoría es un servicio profesional prestado por empresas, o por profesionales en forma individual−conocidas como consultoras o consultores respectivamente− con experiencia o conocimiento específico en un área, esto se celebraran para realizar: Estudios necesarios para la ejecución de `proyectos de inversión, de diagnósticos, factibilidad para programas o proyectos específicos.
Interventoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos.
El consultor deberá presentar a la entidad la propuesta y un programa con su respectivo cronograma definido de trabajo que incluya todas las actividades a las que se ha comprometido de acuerdo con los términos de referencia o la invitación. Durante la ejecución del contrato, el consultor deberá presentar a la entidad los informes que se sean solicitados.
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4.7. CONTRATO DE SUMINISTROS.
Es el contrato por el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestación a cumplir a favor de esta en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de bienes o servicios.
En relación con los procedimientos y requisitos que debe observarse para la escogencia del contratista en la celebración de este tipo de contratos, se da aplicación los procesos ya explicados referentes al contrato de compraventa.
4.8. ORDEN DE SERVICIOS.
Es el contrato sin formalidad por el cual una parte se obliga entregar un bien o servicio y la otra a recibir a través de una contraprestación que no debe ser inferior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legal vigentes y se legaliza a través de un formato diseñado para este tipo de contratación, avalado con su firma por el Presidente Ejecutivo como ordenador del gasto y el proveedor del bien o servicio.
5. CONTENIDO GENERAL DEL CONTRATO
CLÀUSULA COMUNES: Todos los contratos deben tener las siguientes cláusulas comunes:
IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES: En la parte inicial del contrato han de identificarse plenamente las partes que lo celebran, Con relación a la entidad contratante, se debe precisar el nombre, el número de documento de identificación, cargo y normas que facultan al funcionario que en su representación suscribe el contrato.
El contratista deberá identificarse por su nombre, numero de documento de identidad, determinándose si actúa en su nombre o en representación de una persona jurídica, de ser así irá también el número de identificación tributaria.
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OBJETO: El objeto del contrato lo constituye la finalidad directa que la Cámara se propone alcanzar.
El objeto debe ser determinado se debe expresar con toda claridad las especificaciones, de los bienes o servicios, en cuanto a su descripción, cantidad, calidad y demás características que eviten cualquier tipo de confusión durante su ejecución.
VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato lo constituye el precio pactado a favor del contratista, como contraprestación al cumplimiento de sus obligaciones, e incluye los ajustes a que haya lugar y los impuesto que estén a cargo del contratista.
En el contrato se pueden pactar anticipos, que en todo caso no excederán al valor del cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato; cuando a juicio de la entidad contratante lo amerite y lo autorice. El anticipo es para sufragar gastos inherentes al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Los contratos que se pacten con anticipos, constituyen ejecución del mismo y como requisitos previo a la ejecución del Contrato, el perfeccionamiento y la constitución de póliza que ampare el buen manejo del mismo, siempre y cuando supere los cinco (05) SMLMV.
Cuando el valor de la contratación sea inferior a un (01) SMLMV, el pago se efectuará con la factura suscrita por parte del responsable del Proceso donde se haya dejado en bien o el servicio.
DURACIÓN O PLAZO DEL CONTRATO: El plazo del contrato es el término dentro del cual el contratista debe cumplir con la realización del objeto contractual. Este plazo puede iniciar a partir del perfeccionamiento, desde la aprobación de la garantía o desde el pago del anticipo.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El contratista debe cumplir con la entidad en lo que sea necesario para que el objeto del contrato se cumpla y sea de mejor calidad, en consecuencia debe garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados; cumplirá con las directrices, sugerencias y requerimientos que la entidad imparta
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durante el desarrollo del contrato y, en general debe obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: Es el responsable del seguimiento del respectivo contrato designado por la dependencia usuaria
GARANTÍAS:
GARANTIA ÚNICA. Tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a la Cámara de Comercio, por razón de la celebración, ejecución, cumplimiento y liquidación de sus contratos.
Las garantías consiste en póliza expedida por compañías de seguros legalmente autorizadas o en garantías bancarias. Estas deben cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento por parte del contratista.
RIESGOS AMPARADOS VALOR VIGENCIA:
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DE ANTICIPO O PAGO
ANTICIPADO: el valor de este amparo debe ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba en calidad de anticipo, la vigencia de este amparo debe cubrir el término de contrato y tres meses más.
CUMPLIMIENTO: Valor xxx xxxxxx de cumplimiento no será inferior al del veinte (20%) por ciento del contrato y debe ser vigente por el término del contrato y seis (06) meses más.
SALARIO, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Este riesgo
ampara el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista emplee para la ejecución del contrato, en un porcentaje del veinte (20%) por ciento del valor total del contrato y debe estar vigente por el término del contrato y tres (03) años más.
CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO Y PROVISIÓN DE REPUESTOS Y
ACCESORIOS: el valor de estos amparos se determinan en cada caso teniendo en cuenta los términos, el objeto y valor del contrato y su vigencia debe cubrir cuando menos el lapso en que, de acuerdo con el contrato, el contratista debe responder por
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la garantía mínima presunta, por vicios ocultos y por el funcionamiento de los bienes, en un porcentaje no inferior al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.
CALIDAD DE LOS MATERIALES: el cual ampara contra los perjuicios imputables al contratista por la deficiente calidad de los elementos o bienes suministrados en la ejecución de la obra, por mínimo el 20% del valor del Contrato con una vigencia igual a la duración del contrato y 1 año más.
GARANTÍA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: La Cámara
de Comercio de Tumaco, exigirá en los contratos que lo considere conveniente, adicionalmente a la garantía única, una póliza de responsabilidad civil por daños y perjuicios que pueda producir a terceros el desarrollo del contrato. Que garantice el resarcimiento de los hechos. Esta póliza será por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el término del mismo y por un año más.
ESTABILIDAD DE LA OBRA: para contratos de obra, que hayan de celebrarse, se constituirá en el momento de la entrega de la obra y previo al pago final una póliza que garantice la estabilidad de la obra objeto del contrato, en una cuantía del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia de cinco (5) años.
APROBACIÓN: toda garantía deberá ser aprobada por el Jefe Administrativo y Financiero de la Cámara de Comercio de Tumaco, siempre y cuando reúna las condiciones xx xxxxxx, vigencia y valores estipulados en el contrato y en caso de contrato de obra, debe ser avalada por el interventor de la obra.
LA EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA: se hará por medio de la declaratoria motivada del incumplimiento de las obligaciones del contratista a través de un acto interno, mediante el cual se hará la correspondiente reclamación ante el asegurador.
CAPITULO II GENERALIDADES DE LA CONTRATACION
6. CAPACIDAD Y COMPETENCIA
6.1. CAPACIDAD Y COMPETENCIA
6.1.1 CAPACIDAD
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Se entiende por capacidad legal facultad que tiene toda persona para ejercer derechos y contraer obligaciones frente a otras personas es decir, para que sus actos posean relevancia jurídica, el artículo 1503 del código Civil establece como presunción de capacidad que toda persona es legalmente capaz, excepto aquella que la Ley declara incapaces debido a la carencia de una voluntad reflexiva idónea para obligarse y comprometer sus bienes o negociar con ellos.
La capacidad también se encuentra referida a las personas jurídicas Nacionales y Extranjeras, quienes como sujetos contractuales deben acreditar su existencia y que su duración no sea inferior a la del plazo contrato y un año más.
6.1.2 COMPETENCIA
la competencia para celebrar contratos se encuentra en cabeza del presidente ejecutivo y representante legal de la Cámara de Comercio de Tumaco, en tal virtud es el funcionario competente para suscribir los actos y contratos necesario para el adecuado funcionamiento de la entidad, teniendo en cuenta lo siguiente:
Celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro de las funciones y objetivos de la Cámara de Comercio o que se relaciones directamente con su existencia y funcionamiento cuya cuantía no supere los 100 SMMLV. Cuando la cuantía supere el monto equivalente a 100 SMMLV deberá contar con autorización por parte de la junta directiva.
Cuando la cuantía del contrato sea inferior a dos (02) SMMLV, la competencia para celebrarlo estará en cabeza del Jefe Administrativo y Financiero de la entidad.
6.2 REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Son impedimentos o circunstancia que afecten la capacidad de una persona natural o jurídica, que pretenda contratar con la Cámara establecidos en los estatutos de la entidad.
La Cámara de Comercio de Tumaco se basará en las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades definidas en su Código de Ética y buen gobierno para realizar todas sus contrataciones. El Código de Ética constituye las normas internas de conducta para los colaboradores de la entidad y para los terceros interesados en celebrar contratos con la Cámara de Comercio de Tumaco.
La Cámara de Comercio de Tumaco se reserva el derecho de consultar en cualquier caso y tiempo, cualquier base de datos nacional o internacional que le
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permita verificar el origen lícito de los recursos que se destinan al cumplimiento del contrato y la capacidad de los proponentes para contratar.
En todos los contratos se incluirá una cláusula en la que se estipule que el contrato se dará por terminado de forma unilateral por parte de la Cámara de Comercio de Tumaco si se incurre en una inhabilidad o incompatibilidad no advertida o sobreviniente.
INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD los miembros de Junta Directiva No podrán celebrar contratos con la Cámara de Comercio o suministrarle bienes o servicios, directamente o por interpuesta persona; los miembros de la junta directiva de la Cámara de Comercio y los representantes legales de las personas jurídicas que integran las juntas directivas estarán sometidos a las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la ley 1727 2014. Sin perjuicio de las inhabilidades especiales establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011, el régimen de conflictos de interés previsto para los particulares que ejerzan funciones públicas en los artículos 37, 38 y 54 de la ley 734 de 2.002 (C.D.U) y en las normas que los modifiquen o complementen, así como a las previstas en la Constitución, la ley y decretos, referidas a la funciones públicas que ejerzan los particulares. Los miembros de la Junta Directiva no podrán, hasta un (1) año después de su retiro, contratar con la Cámara. No constituirá una incompatibilidad, inhabilidad o prohibición, la contratación que realice la Cámara de Comercio con una sociedad de la cual un miembro de su Junta Directiva sea su representante legal, socio o accionista, y que por condiciones xx xxxxxxx sea el único proveedor de determinados productos o servicios en el área de jurisdicción de la Cámara de Comercio de Tumaco. No podrán ingresar como empleados de la Entidad, las personas naturales quienes tengan parentesco con los miembros de la Junta Directiva hasta un (1) año después de su retiro.
Son inhábiles para participar en licitaciones, concursos, celebrar contratos, convenios o de cualquier otra manera suministrar bienes o servicios con la Entidad, directamente o por interpuesta persona: a) Los miembros de la Junta Directiva, los funcionarios de la Entidad y las personas que tengan vínculos de parentesco, o sociedad regular o de hecho, civil o comercial, de oficina o de negocios, con tales miembros y funcionarios. Tratándose de los miembros de Junta Directiva hasta un (1) año después de su retiro.
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Cuando en el presente manual se utilice la expresión “parentesco” o “parientes”, se entenderá que hace referencia a las personas comprendidas hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil. 5. No podrá ser representante legal de la Cámara de Comercio: a) Quien hubiera sido condenado por delitos sancionados con pena privativa de la libertad, excepto cuando se trate de delitos culposos. b) El que se halle en interdicción judicial, inhabilitado por una sanción disciplinaria grave o penal, suspendido en el ejercicio de su profesión o excluido de ésta. c) Quien en virtud del artículo 16 del Código de Comercio esté inhabilitado para ejercer el comercio. d) Quienes sean miembros de Juntas directivas de otras Cámaras de Comercio. e) Los miembros que tengan la calidad de servidores públicos.
6.3 REQUISITOS GENERALES PARA LA CONTRATACIÒN
La Cámara de Comercio de Tumaco, por ser una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter gremial y corporativo, su forma de contratación será directa; dependiendo de su cuantía tendrá formalidades así,
a) CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES: se entiende actos sin formalidades, aquellos que consten por escrito y se celebren en cuantías inferiores a cinco (5) SMLMV. Para la celebración de estos actos se requerirá:
Desde 0 hasta menos de un (01) SMLMV
Necesidad del servicio
Disponibilidad presupuestal, y
Factura de venta o Documento equivalente
Desde Un (01) SMLMV hasta menos de cinco (05) SMLMV
Inscripción del proveedor en el escritorio interno de proveedores
Necesidad del servicio o compra por parte del responsable de área
Obtención previa de una oferta o cotización donde se incluya las condiciones de contratación (forma de pago, entrega etc.)
Disponibilidad de presupuesto
Orden de servicio o de compra
Cláusula penal pecuniaria equivalente el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, cuando se presente incumplimiento.
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b) CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES: Se aplica para aquellos contratos que consten por escrito y cuya cuantía sea igual o superior a los cinco (5) SMLMV. Para estos contratos se requiere:
Inscripción del proveedor en el escritorio interno de proveedores.
Necesidad del servicio o compra por parte del responsable de área
Obtención previa de mínimo tres (03) ofertas o cotizaciones donde se incluya las condiciones de contratación (forma de pago, entrega etc.)
Disponibilidad de presupuesto
Contrato con las cláusulas comunes mencionadas en este Manual.
Garantías a que haya lugar.
Parágrafo primero: En el evento de no encontrarse tres propuestas se contratará con la propuesta que se presentare o sin son dos con la más favorable.
Parágrafo segundo: En los actos cuya cuantía sea inferior a cinco (5) SMLMV, el mismo se dará por terminado con el recibido a satisfacción por parte del supervisor del proceso y cuando sea igual o superior a cinco (05) SMLMV, certificación de liquidación del Contrato. Para actos inferiores a un (01) SMLMV, la certificación del servicio se realizara mediante la imposición de sello o documento avalado por responsable del proceso de contratación del bien-servicio.
Parágrafo Tercero: Para efectos del presente se prohíbe el fraccionamiento de la adquisición de bienes y /o servicios
REQUISITOS ESPECÍFICOS PERSONAS NATURALES:
a) Solicitud del jefe de cada area, donde se vaya a prestar el servicio, quien debe hacer constar que no existe personal de planta, o es insuficiente o se requiere persona con conocimiento especiales.
b) Hoja de vida del contratista ( Por solicitud de la entidad)
c) Propuesta técnica y económica ( Por solicitud de la entidad)
d) pago de Salud, Pensión y ARL según aplique
e) Elaborar orden o contrato correspondiente según las cuantías definidas en el presente manual.
f) Constituir garantía única de cumplimiento en el evento que aplique.
REQUISITOS ESPECÍFICOS PERSONAS JURÍDICAS:
a) Solicitud del jefe de cada área, donde se vaya a prestar el servicio, quien debe hacer constar que no existe personal de planta, o es insuficiente o se requiere persona con conocimiento especiales.
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b) Presentación de oferta o propuesta del contratista para prestar el servicio.
c) El oferente domiciliado por fuera del área de jurisdicción de la Cámara de Comercio de Tumaco, deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a diez (10) días, donde se verificará que la duración de la persona jurídica nacional o extranjera no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. En caso de cumplir con la segunda condición la persona jurídica deberá acreditarlo a través de una certificación suscrita por el Representante Legal de la misma.
d) En los eventos de servicio de vigilancia y seguridad privada, el contratista deberá tener licencia de funcionamiento para desarrollar tal actividad, expedida por la entidad competente y vigente por el término de la orden y tres años más.
d) De acuerdo con la naturaleza del servicio, la calidad del contratista y el monto del contrato, el contratista seleccionado para la ejecución de un contrato deberá constituir garantía única a favor de la Cámara de Comercio de Tumaco, dentro de los cuatro (04) días siguientes a la fecha de la suscripción, la cual cubrirá los amparos establecidos en el presente manual.
6.4. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
EL contrato se perfeccionará cuando existe acuerdo sobre el objeto del mismo, la contraprestación, se suscribe por las partes y los requisitos a que haya lugar.
En la previsión del gasto se deberá tener en cuenta:
La disponibilidad del presupuesto
El programa anual de trabajo
El plan de inversiones de la vigencia, Requisitos para la ejecución y legalización
El contrato que no se encuentre perfeccionando no puede ser ejecutado, y para la ejecución y legalización se exigen los siguientes requisitos:
En caso de que así se estipule en el contrato la garantía única otorgada por el contratista deberá estar debidamente aprobada por la entidad.
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La aprobación de la garantía podrá realizarse mediante la imposición de un sello en el cuerpo de la misma con la firma del funcionario competente para la celebración del contrato y la indicación de la fecha en que se realizó la aprobación, o bien a través de cualquier otro medio o indicación que permita a la entidad y al contratista conocer la fecha en la cual es aprobada la garantía.
6.5. CONTRATOS ADICIONALES
Las adiciones al contrato pueden constituir en aclaraciones, modificaciones o adiciones propiamente dichas, en prorrogas de tiempo de contrato o incremento del valor inicialmente señalado.
La adición de contrato debe ser autorizada por la dependencia o persona competente para ello en la entidad, previo al estudio de las razones o motivos que justifican la adición, efectuadas por los funcionarios encargados del seguimiento del contrato. Es de anotar que al adicionarse el contrato principal suscrito entre las partes se deben conservar sus condiciones.
Cualesquiera que sean las adiciones que se realicen, es decir, en tiempo o de valor la entidad debe:
Hacer constar el hecho por escrito, es decir, suscripción del contrato adicional, que forma parte del contrato principal y que se numerará en forma cronológica comenzando modificación, adición o aclaración No. 1 al contrato N y así sucesivamente.
Si la adición se refiere a incremento de valor, debe tenerse en cuenta, además los siguiente:
Incremento proporcional del valor de la garantía única si hubiera lugar a ello.
Si se trata de ampliación de plazo de ejecución del contrato:
Este tipo de adición no tiene límite legal alguno, pero en caso de comportar adición en el valor, esta última fijará el limite a la adición en plazo.
De la prórroga de la garantía única en el tiempo en que aquel se adicione, si a ello hubiere lugar.
Cumplidos estos requisitos y una vez suscritos por las parte el respectivo modificatorio, aclaratorio o adición, quedará perfeccionado.
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Las pólizas debidamente ampliadas deben ser aprobadas por el funcionario que haya aprobado las pólizas principales la adición de plazo o valor requerirá, además, del cumplimiento de los requisitos observados para el contrato principal.
6.6. SUSPENSIÒN
Los plazos de vigencia y ejecución de un contrato pueden suspenderse por la ocurrencia de hechos ajenos a las parte, por motivo de:
Caso fortuito o fuerza mayor Mutuo acuerdo de las parte.
Cuando este tipo de hechos se presente, la entidad debe evaluar su real ocurrencia y magnitud, para decidir si procede o no a suspender el contrato, para lo cual deberá buscar el acuerdo del contratista.
la suspensión puede provenir también del mutuo acuerdo de las partes contratantes, verificando que en efecto se esté ante la presencia de hechos o circunstancias que impiden la continuidad en la ejecución del contrato o bien resulte conveniente para las partes y fundamentalmente para el servicio prestado por la entidad.
En cualquiera de los casos anteriormente descritos la entidad debe:
a) Dejar constancia de lo ocurrido en acta que suscribirán las partes.
b) En el evento de que la suspensión del contrato implique cambio de vigencia, el valor pendiente por ejecutar debe incorporarse en el presupuesto de la vigencia siguiente.
c) Determinar el tiempo que durará la suspensión y la fecha de reiniciación del término del contrato, si ello fuere posible, o bien determinar que una vez cesen los hechos o circunstancias que dieron lugar a la suspensión, se suscriba un acta de reiniciación de ejecución del contrato.
d) Ordenar que el contratista prorrogue la garantía única por un término igual al tiempo que dure la suspensión del contrato.
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6.7. CESIÒN DE LOS CONTRATANTES
Los contratos se celebran en consideración a la capacidad, cualidades y habilidades del contratista. Es lo que comúnmente se denomina, en consideración a la persona y no a otra. Por ello el acto de ceder o entregar la ejecución del contrato a una persona diferente a la que celebro el contrato, requiere de una previa valoración, evaluación y autorización escrita de la entidad.
La cesión también opera para los casos en los cuales sobrevenga una inhabilidad y/o incompatibilidad al contratista, durante el periodo de ejecución del contrato. En este caso el contratista, de ser ello posible, debe ceder el contrato con previa autorización escrita de la entidad.
En cualquier caso, la cesión se hará constar por escrito, precisando que los deberes y obligaciones, así como los derechos del contratista original, pasan íntegramente al cesionario, salvo que en el acuerdo existente entre cedente y cesionario se produzcan las reservas de derechos a favor de aquel que no afecten los intereses de la entidad.
6.8. RESPONSABILIDAD
Los perjuicios que se causen en desarrollo del contrato, por incumplimiento de los requisitos y procedimientos exigidos para la celebración de todos los tipos de contratación, serán con cargo al funcionario que ordene la ejecución del contrato.
Si se observa por parte de las personas responsables de la contratación actuaciones de funcionarios que pueden conllevar a la responsabilidad (funcionarios, interventores, o contratistas), estará obligado a hacerlo conocer de los representantes de la entidad para que se tomen las medidas a que haya lugar, fundamentalmente encaminadas a efectuar las denuncias penales y demandas civiles correspondientes.
6.8.1. RESPONSABILIDAD CIVIL
En caso de incumplimiento contractual por parte del contratista, y en el evento de causarse perjuicios a la entidad, el supervisor del Contrato realizará la
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evaluación respectiva e informará por escrito a quien suscribió el contrato, para que se adelante las acciones pertinentes y deberá anexar el informe evaluativo.
En caso de demandas en contra de la entidad, sus apoderados estarán obligados a hacer los llamamientos en garantías o denuncias de pleito a que haya lugar, con miras a determinar los posibles responsables de la actuación administrativa que originó el daño o perjuicio o en su defecto iniciar un proceso de declaratoria de incumplimiento de acuerdo a lo contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2014.
6.9. CONTROL DE LA EJECUCIÒN DEL CONTRATO
Para la debida ejecución y seguimiento del contrato la entidad contará con los siguientes elementos:
6.9.1. Coordinador o Supervisor
Para el seguimiento del contrato y en los eventos donde no se haya asignado interventoría, de la dependencia usuaria se asignará a una persona responsable del seguimiento del respectivo contrato, a quién se le denominara Coordinador o Supervisor, el cual debe cumplir con las siguientes actividades.:
a) proyectar la correspondencia que resulte conveniente, habida consideración a los requerimientos del servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones del contratista.
b) recibir la correspondencia del contratista y hacer las observaciones que estimare al funcionario que haya suscrito el cumplimiento de las obligaciones del contratista.
c) estudiar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones del plazo, cuantía y de contrato.
En caso de que su concepto sea afirmativo en relación con dichas peticiones, solicitará la designación de los técnicos o expertos que estimare pertinentes para realizar los estudios conducentes a solucionar o conciliar las sustentadas peticiones del contratista. Siempre que el punto en discusión sea técnico y
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desborde sus capacidades sobre el tema, el coordinador o interventor interno deberá solicitar el concepto o visto bueno de un técnico calificado en la materia.
d) Elaborar los informes y evaluaciones que permitan a la Presidencia Ejecutiva, tener suficientes elementos de juicio para imponer requerimientos, conminaciones al contratista. A dichas evaluaciones deberá anexar los documentos y escritos que sirvan de sustento para la toma de decisión.
6.9.2. INTERVENTORÌA
Cuando se trate de contratos que, en razón a la complejidad, y la falta de personal para realizar esta labor, se contratará el servicio de interventoría con una persona natural o jurídica, idónea en el campo e independiente.
La interventoría además de las obligaciones mencionadas en el numeral anterior estará obligada:
a) Estudiar las solicitudes del contratista
b) Impartir por escrito las recomendaciones al contratista para la debida ejecución del contrato y que sirvan de base probatoria para demostrar el posible incumplimiento de estas y del contrato, si ello fuere el caso.
c) Sugerir y proyectar las determinaciones que deba asumir la entidad como contratante, para la debida ejecución del contrato.
d) Responder las peticiones del contratista
e) Efectuar los estudio técnicos que sean necesario en relación con las solicitudes de reconocimientos realizados por el contratista y hacer a la entidad las recomendaciones que tiendan a proteger sus intereses y evitar un eventual litigio.
El interventor en todo caso, consultará las decisiones de controversia jurídica con el Jefe Administrativo y Financiero y efectuará las reuniones de discusión que sean necesarias para lograr posiciones de consenso sobre la actividad contractual.
Presentará informes sobre la ejecución y el cumplimiento del contrato al contratista.
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7. EL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
7.1. EFECTIVIDAD DE LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Y/O GARANTÍA
En el evento de incumplirse el respectivo contrato por parte del contratista, la entidad estará obligada a realizar las siguientes actividades:
El coordinador o interventor del contrato, requerirá por una sola vez, al contratista, para que en el término fijado dé cumplimiento a los requerimientos.
De no atender los requerimientos la entidad deberá, declarar la terminación del contrato y hacerle exigible la cláusula penal pecuniaria y/o garantía, para lo cual la entidad, estará obligado a presentar las acciones o demandas a que haya lugar en forma inmediata.
En caso de perjuicios causados a la entidad, la misma debe presentar las demandas de incumplimiento y resarcimiento de perjuicios a favor de la entidad.
8. TERMINACIÒN DEL CONTRATO
8.1. TERMINACIÓN NORMAL
El contrato terminara en forma normal por cumplimiento del objeto contractual y las obligaciones pactadas, o por vencimiento del término.
8.2. Terminación anormal
El contrato terminará de forma anormal por las siguientes circunstancias.
Imposibilidad de cumplimiento: siempre que ocurran circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que imposibiliten la ejecución o culminación del contrato, este se dará por terminado de mutuo acuerdo entre las partes, mediante un acta que servirá de liquidación del contrato, en donde se expliquen las causales, se resuman los valores debidos por las partes y se deje constancia de estar paz y salvo.
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Terminación de mutuo acuerdo: cuando resultare conveniente para las partes la terminación del contrato, procederá a darse por terminado y a liquidarse en el mismo acto, en donde se precisarán las causas de su terminación y la xxxxxxxxxx xx xxx y salvo entre las mismas.
9. LIQUIDACIÒN O CERTIFICACIÓN FINAL
La liquidación es un procedimiento que verifica el estado de contrato, implica la revisión de circunstancias, tales como en qué medida se cumplieron las obligaciones contractuales, quien le debe a quien, cuanto se debe, etc. En general, es un xxxxx xx xxxxxxx que hacen las partes contratantes para determinar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Es el procedimiento que debe realizar la entidad al término de todo contrato cuya cuantía sea igual o superior a los cinco (05) SMMLV y un plazo máximo de tres (03) meses.
9.1. LIQUIDACIÓN UNILATERAL
Se aplica en los contratos que se terminen de forma anormal cuando el contrato es declarado nulo por una de las partes o por el vencimiento del plazo antes del cumplimiento del Objeto convenido.
9.2. LIQUIDACIÓN BILATERAL
Una vez finalizado el contrato normalmente o de forma anticipada las partes se deben reunir para revisar la ejecución total del contrato y determinar los montos a favor de uno y otro. La entidad lo hará a través del Coordinador o Supervisor del Contrato y el Jefe Administrativo y Financiero de la entidad.
En la liquidación se debe constatar lo ejecutado con lo acordado en el contrato, si realmente se cumplió en términos de calidad y cantidad y si lo realizado esta dentro de las condiciones acordadas. Esto permite que la entidad pueda exigirle al contratista la modificación o arreglo de aquello que no se ajusta a lo convenido en el contrato.
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10. PUBLICIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Para efectos de dar publicidad a la Contratación con cargo a recursos públicos, la dependencia de contabilidad de esta entidad, publicará todos los documentos que se generen en cada una de las contrataciones con formalidades efectuadas.
11. PUBLICACION Y VIGENCIA
El presente Manual iniciará a regir a partir de la fecha de su aprobación por parte de los miembros de Junta Directiva.
El Presente Manual de Contratación fue elaborado por:
Presidente Ejecutiva
Jefe Administrativa y Financiera
Jefe Jurídica y de los Registros Públicos Contador
Con la Revisión del Asesor Financiero
Aprobado en San Xxxxxx de Tumaco a los seis (06) días del mes xx xxxxxx de Dos Mil Dieciocho (2018), en reunión extraordinaria de Junta Directiva, según Acta 010 de 2018.
XXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXXXX
Presidente Ejecutiva
Cámara de Comercio de Tumaco