Guía sobre costos reembolsables y sobre la ejecución financiera en el marco de los contratos de ejecución de cooperaciones de desarrollo con el sector privado (EPW, por sus siglas en alemán) y de cooperaciones de desarrollo integradas con el sector...
Guía sobre costos reembolsables y sobre la ejecución financiera en el marco de los contratos de ejecución de cooperaciones de desarrollo con el sector privado (EPW, por sus siglas en alemán) y de cooperaciones de desarrollo integradas con el sector privado (iEPW, por sus siglas en alemán)
Costos reembolsables
Solo son reembolsables los costos propios1, como máximo hasta el porcentaje acordado contractualmente del 50 % de los costos totales, con un límite máximo de 200 000 EUR. No se reembolsarán los costos que excedan dicho porcentaje de los costos totales o el límite máximo. El porcentaje es aplicable a todas las partidas de costos. Por regla general, solo se reembolsarán costos correspondientes a actividades que hayan tenido lugar dentro del período de vigencia del contrato.
Tampoco son reembolsables los siguientes conceptos:
• los costos de distribución, incluidos los costos de publicidad;
• el impuesto sobre actividades económicas;
• los costos de investigación y desarrollo libres;
• los costos por riesgos individuales;
• el beneficio calculatorio;
• la cuota de intereses de las dotaciones de las provisiones para pensiones.
Determinación de los costos reembolsables
En el punto 3 de las Condiciones Contractuales Complementarias (EPW-EVB, por sus siglas en alemán), se regulan los costos reembolsables y las clases de costos. Estos se reflejan también en la especificación de precios (Preisblatt) de la cooperación de desarrollo con el sector privado, que sirve de base para la elaboración de la oferta.
Únicamente se reconocerán los costos directos en los que efectivamente se incurra en el marco del proyecto, sin porcentajes de ganancias. No serán reembolsables los recargos por costos generales ni otros montos globales, costos calculatorios, amortizaciones, dotaciones de provisiones, así como tampoco los márgenes de beneficios u otros porcentajes de ganancias.
De conformidad con el punto 3 de las EPW-EVB, en la especificación de precios deberán consignarse las siguientes clases de costos:
3.4.1 Remuneración de los colaboradores y colaboradoras propios de la EMPRESA PRIVADA
3.4.2 Honorarios de expertos y expertas externos
3.4.3 Gastos de viaje y de vuelo
3.4.4 Costos de equipos y materiales
3.4.5 Costos de bienes de inversión
3.4.6 Otros costos
1 Los costos propios se determinarán con arreglo a las Directrices para la determinación de los precios sobre la base de los costes propios (Leitsätze für die Preisermittlung auf Xxxxx von Selbstkosten – LSP), anexo al Reglamento PR 30/53, de 21 de noviembre de 1953, en su respectiva versión vigente.
Todas las partidas consignadas en la especificación de precios constituyen valores máximos (“valores de hasta X euros” = contra presentación de justificantes; los comprobantes deben estar disponibles en la EMPRESA PRIVADA para posibles auditorías).
A continuación, se explican en detalle las particularidades de las clases de costos.
Costos de personal
Los costos de personal abarcan los costos directos derivados del personal directamente contratado para el proyecto financiado, incluidos los costos adicionales no salariales prescritos por la ley.
3.4.1 Remuneración de los colaboradores y colaboradoras propios de la EMPRESA PRIVADA
Bajo esta clase de costos han de indicarse las tarifas diarias de los colaboradores y colaboradoras propios de la EMPRESA PRIVADA. Deberán calcularse tarifas diarias estimadas que se correspondan exclusivamente con los costos propios. Para ello, se utilizará la siguiente fórmula:
((Costo bruto del empleado para el empleador1 + contribuciones sociales, como las contribuciones del empleador a la seguridad social y al plan de pensiones de la empresa) * (número de pagas mensuales por año + en su caso, paga de
vacaciones / paga xx Xxxxxxx)) / 220 días de trabajo
1 Deben tenerse en cuenta los posibles aumentos salariales / aumentos en virtud del convenio colectivo.
Los importes calculados mediante la fórmula durante la preparación de la especificación de precios no podrán ajustarse posteriormente debido a un aumento salarial.
En la posterior liquidación de los costos, se consignará el valor real confirmado por el auditor o la auditora.
Todos los colaboradores y colaboradoras de la EMPRESA PRIVADA asignados a la medida deberán consignarse con su nombre y su cargo. Los currículos deben presentarse a la GIZ para su aprobación antes de la celebración del contrato. En los currículos han de tenerse en cuenta los siguientes requisitos:
• Los currículos deben estar redactados en el idioma del contrato.
• La información debe estar actualizada y ser de suficiente valor informativo.
• La antigüedad en la empresa ha de ser fácilmente reconocible.
• La aptitud técnica ha de ser clara.
Si la EMPRESA PRIVADA aún no ha elegido al colaborador adecuado o a la colaboradora adecuada en el momento en que se inicia la medida, en la especificación de precios deberá describirse el cargo de todos modos (como partida “Sin nombrar”). Posteriormente, la EMPRESA PRIVADA deberá presentar el nombre y el currículo al encargado o a la encargada de la gestión del proyecto en la GIZ. En el proceso de aprobación por parte del encargado o de la encargada de la gestión del proyecto en la GIZ, se llevará a cabo la respectiva modificación del contrato, de ser necesario con el correspondiente ajuste de la tarifa diaria.
3.4.2 Honorarios de expertos y expertas externos
Bajo esta clase de costos han de calcularse los honorarios estimados para expertos y expertas externos (por ejemplo, los correspondientes a la contratación de un perito o una perita, de un
moderador o una moderadora, de un formador interno o una formadora interna o de un o una intérprete). Posteriormente se liquidarán los importes facturados y pagados.
Atención: No pueden incluirse aquí servicios subcontratados a empresas (véase 3.4.6 Otros costos).
Los expertos y expertas pueden consignarse individualmente o agregados en un contingente. Deberán indicarse los perfiles de cualificaciones. Los procedimientos de adjudicación deberán documentarse.
3.4.3 Gastos de viaje y de vuelo
En el caso de consignarse viáticos y gastos de alojamiento, podrán reembolsarse las tarifas máximas con arreglo a las normas tributarias de los montos globales de manutención y de alojamiento (que estipula la Ley federal de gastos de viaje en la versión vigente en el momento de celebrarse el contrato).
Los gastos de viaje y/o de transporte deberán calcularse en consecuencia como valores máximos (“valores hasta X euros”, contra presentación de justificantes) para el período de vigencia del contrato.
Como gastos de vuelo únicamente podrán contabilizarse los correspondientes a la clase económica (no a la económica premium).
3.4.4 y 3.4.5 Costos de equipos y materiales y de bienes de inversión
Los costos de equipos y materiales y de bienes de inversión han de guardar una relación adecuada con el presupuesto total del proyecto. En principio, los costos de equipos y materiales y de bienes de inversión no deben exceder el 30 % de los costos totales (valor orientativo). Siempre que resulte razonable por motivos de política de desarrollo, los proyectos podrán decidir, en casos puntuales, desviarse de este valor orientativo.
En relación con los equipos y materiales y los bienes de inversión, la GIZ puede asumir parte de los precios de compra o participar en los costos de amortización siempre que esto proceda en el contexto del proyecto. En este sentido, deberá observarse lo siguiente:
• Precios de compra reembolsables
Los precios de compra de equipos y materiales y de bienes de inversión serán reembolsables siempre que estos equipos, materiales y bienes se entreguen a una organización pública o de utilidad pública una vez finalizado el proyecto (partida “Equipos y materiales”).
• Valores de amortización (véase 3.4.6 Otros costos)
En el caso de los bienes de inversión que sigan a disposición de la EMPRESA PRIVADA para su explotación económica una vez finalizado el período de vigencia del contrato, únicamente serán reembolsables las amortizaciones contabilizadas durante el período de vigencia del contrato. Además, únicamente será reembolsable la parte de los bienes de inversión o la parte proporcional de la vida útil considerada a efectos de amortización que esté directamente relacionada con la ejecución del proyecto (p. ej., la parte contractual privada utiliza los equipos y materiales adquiridos como sigue: en un 50 % en la actividad principal de la empresa y en un 50 % para cursos de capacitación para la ejecución del proyecto. En este caso, será reembolsable el 50 % del valor de amortización). Para las amortizaciones, se toma como base una vida útil media de 5 años o más (por lo tanto, cuotas anuales de un 20 % como máximo).
Constituyen una excepción los costos de hardware informático, que se amortizarán a lo largo de 3 años (por lo tanto, cuotas anuales del 33 %) de forma unificada para todas las medidas de cooperación de desarrollo con el sector privado. La duración de la amortización del software estándar deberá basarse, por regla general, en la del hardware; es decir, el software se amortizará a lo largo de una vida útil habitual de 3 años. Para el cálculo de los valores de amortización, son importantes las disposiciones al respecto en el país de la misión, que se reflejan en la contabilidad de la EMPRESA PRIVADA (partida “Otros costos”).
• Equipos y materiales y bienes de inversión de producción propia
En el caso de los equipos y materiales de producción propia, solo podrán considerarse los costos propios (sin recargos y sin costos de desarrollo).
• Máquinas de segunda mano
Cuando se adquieran máquinas de segunda mano, se considerarán únicamente los importes facturados a la EMPRESA PRIVADA y pagados por esta.
De incorporarse máquinas de segunda mano pertenecientes a las existencias de la EMPRESA PRIVADA, solo podrá considerarse el valor contable acreditado.
Atención: Los costos operativos relacionados con el proyecto no constituyen bienes de equipo, sino que deben de consignarse bajo 3.4.6 Otros costos.
Nota: Deberán observarse las normas especiales relativas a la adquisición de pesticidas y de productos farmacéuticos.
• Cuando se pretenda adquirir productos fitosanitarios y plaguicidas (pesticidas y biocidas) u otros productos agroquímicos, la EMPRESA PRIVADA deberá presentar al encargado o a la encargada de la gestión del proyecto en la GIZ todos los detalles relativos al uso de dichos productos agroquímicos antes de la celebración del contrato.
• Cuando se pretenda adquirir productos farmacéuticos, la EMPRESA PRIVADA deberá presentar igualmente los respectivos detalles al encargado o a la encargada de la gestión del proyecto en la GIZ.
3.4.6 Otros costos
Bajo esta clase de costos se incluyen todos los contratos adjudicados a subcontratistas o empresas externas. Ejemplos:
• Costos de talleres (incluidos todos los servicios relevantes para los talleres), seminarios y cursos de formación y capacitación realizados externamente.
• Elaboración e impresión de materiales didácticos e informativos.
• Elaboración de estudios.
• Costos de transporte y logística.
Además:
• Inversiones en infraestructuras (por ejemplo, edificios administrativos, industriales o de almacenaje, espacios para actividades de demostración o formación, etc.), siempre que se deriven de necesidades específicas del proyecto y se realicen en una organización contraparte pública o de utilidad pública.
• Valores de amortización aplicados a los bienes de inversión de forma proporcional al período del proyecto (de conformidad con la legislación vigente en el país).
• Costos operativos relacionados con el proyecto:
o Cuando se necesite una nueva oficina de proyecto, los costos operativos serán reembolsables.
o Si ya se dispone de una oficina, únicamente se tendrá en cuenta la parte proporcional de los costos operativos correspondiente al proyecto (parte proporcional del alquiler de la oficina, de la comunicación, del equipamiento de oficina, etc.), que deberá indicarse junto con la base de cálculo, para, en su caso, poder determinar un importe de alquiler o de amortización.
o Costos de talleres, seminarios, cursos de formación y capacitación realizados internamente, como, por ejemplo, los costos de alquileres, materiales, etc.
o No se reembolsarán los siguientes costos operativos relacionados con el proyecto:
▪ Costos de transferencias internacionales.
▪ Gastos internos de atención a huéspedes. De estos se hará cargo la EMPRESA PRIVADA.
• Costos de la auditoría de la medida de cooperación de desarrollo con el sector privado por parte de un auditor o una auditora: el límite máximo para cada auditoría es de 3500 EUR.
Como regla general, no se reembolsarán montos globales. Constituyen una excepción (además de los viáticos) el software de producción propia y las licencias propias. En estos casos se indicará un precio de catálogo reducido, que se consignará como monto global en la especificación de precios. La justificación se efectuará mediante comprobantes propios y las licencias o los códigos fuente, al igual que los equipos y materiales o los bienes de inversión, se entregarán a la organización contraparte una vez finalizado el proyecto.
Solo para EMPRESAS PRIVADAS que estén domiciliadas en Alemania:
El impuesto sobre el valor añadido (IVA) alemán que la EMPRESA PRIVADA pague a sus proveedores u otros contratistas no se contabilizará en la unidad de producción separada, ya que la EMPRESA PRIVADA tiene derecho a deducir el IVA soportado ante la agencia tributaria alemana en virtud del artículo 15 de la Ley del IVA (UStG, por sus siglas en alemán).
Atención: El IVA alemán sobre los servicios prestados por la EMPRESA PRIVADA no se consignará en la especificación de precios.
Aquellas clases de gastos en las que se incurra en el transcurso del proyecto pero que no se hayan previsto en la especificación de precios original solo se admitirán previo consentimiento por escrito de la GIZ y se incorporarán mediante un complemento al contrato.
Por norma general, estarán permitidas las compensaciones entre partidas siempre que no se superen los 2500 EUR o bien el 10 % de la correspondiente línea presupuestaria de la especificación de precios contractualmente acordada. Las desviaciones que excedan tales límites requerirán una concertación previa con la GIZ.
Ejecución financiera
Creación de la cuenta del proyecto y de la unidad de producción
Al principio del proyecto, la EMPRESA PRIVADA creará una cuenta del proyecto propia (una unidad de producción separada y una unidad de costos propia). Las partidas individuales de la cuenta del proyecto deberán reproducir las partidas de costos de la especificación de precios. En esta cuenta se contabilizarán todos los costos totales relacionados con la ejecución del proyecto en los que se incurra. Esto es, tanto las partes de los costos que cubre la EMPRESA PRIVADA (aporte privado) como las partes de los costos que la GIZ reembolsa (aporte público)
son perfectamente imputables a través de esta cuenta. Los pagos entrantes de la GIZ también se contabilizarán en esta cuenta del proyecto.
Partidas de la retribución
Todos los datos relevantes en términos de retribución están reflejados en la especificación de precios. El cálculo de costos que se incluya en el concepto no tendrá ninguna relevancia.
Pago anticipado
Para el primer pago anticipado, debe presentarse el formulario de pago anticipado que se adjunta a los documentos contractuales.
Atención: La GIZ se reserva el derecho de exigir la constitución de garantías sobre los pagos anticipados. Por norma general, las garantías deben presentarse en forma de fianza bancaria. Para ello, debe utilizarse el modelo de la GIZ (disponible en xxx.xxx.xx, • Auftraggeber • Beschaffungen und Finanzierungen, Verträge über Dienst- und Bauleistungen sowie Entwicklungspartnerschaften (Comitentes • Adquisiciones y financiamientos, Contratos de servicios y obras, así como cooperaciones de desarrollo)). Como alternativa, puede prescindirse de los pagos anticipados, reembolsándose los costos tras la presentación de las opiniones emitidas por el auditor o la auditora.
Otros pagos
Para todos los demás pagos en las fechas contractualmente acordadas (punto 8 del contrato) sin informe de auditoría, ha de presentarse, además del formulario de pago anticipado, una relación de costos para la liquidación intermedia (anexo al contrato, que se remitirá previamente como versión digital a la EMPRESA PRIVADA). La relación de costos para la liquidación intermedia debe tener la misma estructura que la especificación de precios. En la relación de costos se deberán consignar todos los costos reales del proyecto. En el caso de que se incurra en costos en moneda extranjera, se procederá al reembolso sobre la base del convertidor de divisas de la UE (xxx.xxx.xx • Auftraggeber • Beschaffungen und Finanzierungen, Verträge über Dienst- und Bauleistungen sowie Entwicklungspartnerschaften • Abrechnungen (Comitentes • Adquisiciones y financiamientos, Contratos de servicios y obras, así como cooperaciones de desarrollo • Liquidaciones)). En caso de haberse acordado en un contrato individual el reembolso de gastos en moneda extranjera, deberá adjuntarse a la liquidación el comprobante de compra de la moneda correspondiente.
Hasta la presentación del respectivo informe de auditoría, los pagos se considerarán pagos anticipados.
Atención: Todos los demás pagos estarán vinculados a la presentación y aceptación de un informe de avance contractualmente acordado.
Liquidación intermedia o final e informe de auditoría
En las fechas contractualmente acordadas con informe de auditoría, ha de presentarse la liquidación intermedia o la liquidación final. Estas liquidaciones deberán contener la siguiente información:
Nombre y dirección de la empresa Nombre y dirección de la GIZ Número de factura correlativo
Número de identificación fiscal o número de identificación del IVA, en el caso de empresas alemanas
Fecha de emisión
N.º del contrato / del proyecto / de la medida Período de los servicios liquidados
Importe de los costos totales actuales
(= aporte de la GIZ, incluido el aporte propio de la EMPRESA PRIVADA): EUR de acuerdo con el informe de auditoría
De los cuales, aporte público en un porcentaje del X%: EUR
Más el IVA, en su caso (indicación del tipo en %): EUR
Subtotal EUR
Menos pago anticipado ya recibido: EUR
Menos el IVA sobre el pago anticipado, en su caso
(indicación del tipo en %): EUR
Total: EUR
Las desviaciones que puedan haberse producido en la liquidación intermedia se ajustarán en la liquidación final.
Informe de auditoría de un auditor o una auditora
Además, un auditor acreditado o una auditora acreditada deberá emitir una opinión sobre los costos del proyecto en los que realmente se haya incurrido y elaborar un informe de auditoría. Los informes de auditoría deben reflejar la suma de los costos totales actuales (aporte de la GIZ y aporte de la EMPRESA PRIVADA) y han de presentarse en las correspondientes fechas acordadas (punto 8 del contrato). Constituyen un requisito para todos los pagos restantes, o bien para el pago final. Con la aceptación de los informes de auditoría, se confirma la prestación de los servicios contractualmente acordados y, con ello, el total de los costos en los que ya se haya incurrido y de los pagos efectuados. Sobre la base de estos informes de auditoría, pueden realizarse ajustes en los pagos anticipados restantes o, en su caso, solicitarse una devolución de los importes pagados en exceso.
Con su firma, la EMPRESA PRIVADA confirma de manera jurídicamente vinculante que la liquidación se ha elaborado con la debida diligencia comercial. Los documentos de liquidación deberán conservarse durante 10 años y su consulta deberá estar garantizada en casos de procedimientos de auditoría. La EMPRESA PRIVADA concede al Tribunal Federal de Cuentas alemán y sus instancias de inspección, así como al Ministerio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo (BMZ) de Alemania, derechos de auditoría sobre la liquidación y la contabilidad del proyecto.
Para la elaboración del informe de auditoría, es obligatorio utilizar los Términos de referencia para la contratación de un auditor o una auditora (Leistungsbeschreibung für die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers), que se adjuntan como anexo al contrato.
Con el informe final debe presentarse, además de la liquidación final, una copia de la factura del auditor o la auditora.
Impuesto sobre el valor añadido
Si la EMPRESA PRIVADA está sujeta al pago del IVA por el proyecto en cuestión, a la GIZ deberá facturarle los importes netos. De conformidad con la Ley del IVA alemana del 1.1.2004, el IVA correspondiente al servicio prestado debe consignarse, es decir, deberá indicarse de
forma separada (tipo e importe) y añadirse al servicio prestado (importe neto). Lo mismo es aplicable al pago anticipado: también en este, deberá indicarse el IVA de forma separada. Envío de facturas mediante correo separado
Los formularios de liquidación, con todos los anexos y comprobantes necesarios, deberán enviarse íntegramente cumplimentados, firmados y separados de cualquier otro correo a la dirección que figura más abajo. En ningún caso remita la factura a colaboradores o colaboradoras de la GIZ.
En los casos de contratos celebrados en Alemania, envíe las facturas a la siguiente dirección:
Deutsche Gesellschaft für
Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Xxx-Xxxxxxxxxxxx-Weg 1-5
D-65760 Eschborn
En los casos de contratos celebrados en las agencias de la GIZ en los países, envíe las facturas a la siguiente dirección:
Dirección de la correspondiente agencia de la GIZ en el país