CONTENIDO
GUÍA DE CONDICIONES GENERALES PARA CONTRATOS PRIVADOS DE CONSTRUCCIÓN DE EDIFICACIONES
GUÍA PARA EL CONTRATISTA
CAMARA COSTARRICENSE DE LA CONSTRUCCIÓN (CCC)
Guía de Condiciones Generales para Contratos Privados de Construcción de Edificaciones.
CONTENIDO
PÁGINA
I. INTRODUCCIÓN 3
1. FORMALIZACION DEL CONTRATO 4
1.1. Aspectos Legales Previos 4
1.2. Contenido del Contrato 5-6
Encabezado
Antecedentes y alcance
Estipulaciones y clausulado
Documentos anexos al contrato
2. CLAUSULAS GENERALES DEL CONTRATO 7
2.1. Objeto del contrato. 7
2.2. Descripción del terreno para construir. 7
2.3. Plazo de ejecución de la obra. 8
2.4. Plazos para recepciones provisionales y definitivas. 8
2.5. Aspectos financieros. 8
2.6. Pago de servicios públicos básicos de la obra. 9
2.7. Obtención de permisos y cumplimiento de trámites. 9
2.8. Estudios (Impacto Ambiental, Suelos y Otros). 9
2.9. Obligaciones de las partes. 10
2.10. Garantías. 10
2.11. Seguros. 11
2.12. Responsabilidad general del contratista. 12
2.13. Cesión del contrato. 14
2.14. Causas de terminación e incumplimiento contractual. 14
2.15. Resolución alterna de conflictos. 15
3. ASPECTOS FINANCIEROS 16
3.1. Tabla de pagos. 16
3.2. Adelantos. 17
3.3. Fórmulas. 17
3.4. Pagos retenidos. 17
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3.5. Equilibrio económico-financiero. 17
3.6. Cobro de órdenes de cambio. 18
4. EJECUCIÓN DE LA OBRA 18
4.1. Programa de trabajo 18
4.2. Planos del taller. 18
4.3. Multas y bonificaciones. 18
4.4. Planos actualizados de la obra. 19
4.5. Cláusula de “O Similar Aprobado (O.S.A.)”. 19
4.6. Ensayos de materiales. 20
4.7. Equipo de construcción. 20
4.8. Seguridad en la construcción. 20
4.9. Responsabilidad profesional del contratista. 21
4.10. Bitácora de obras. 22
4.11. Limpieza del sitio y obra. 22
5. TERMINACIÓN Y RECIBO DE LA OBRA 22
5.1. Recepción provisional. 22
5.2. Recepción definitiva. 23
5.3. Finiquito. 23
5.4. Garantías sobre las obras. 23
Guía de Condiciones Generales para Contratos Privados de Construcción de Edificaciones.
I. INTRODUCCIÓN:
La presente “Guía de Condiciones Generales para Contratos Privados de Construcción de Edificaciones” ha sido elaborada basada en la valiosa y amplia experiencia de profesionales colaboradores de la Cámara Costarricense de la Construcción (CCC).
Esta Guía constituye un documento de referencia para que las empresas contratistas que estén interesadas en suscribir un contrato de construcción, puedan tener a mano recomendaciones básicas y útiles para la revisión y redacción de las estipulaciones o cláusulas de su contrato.
La CCC recomienda a las empresas y sus representantes que siempre se asesoren técnica y legalmente con un profesional, para la elaboración, redacción y/o revisión de cualquier contrato de esta u otra naturaleza.
Como complemento de la revisión legal del contrato, a continuación se plantean aspectos importantes que los contratistas deben tomar en cuenta en las negociaciones, con el fin de que los mismos puedan visualizar ciertas situaciones que se presentan comúnmente en la construcción de obras, para así establecer disposiciones contractuales que les permitan prevenir futuras contingencias para sus empresas.
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1. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO
Un contrato debe contener todos los detalles necesarios para que las partes sepan qué responsabilidades, términos y condiciones deben cumplir. Debe quedar claro qué se espera del constructor y redactar las disposiciones contractuales necesarias para plasmar la voluntad de las mismas.
La buena estructura, el contenido y los detalles del contrato, son cruciales para que las partes logren una excelente relación, sepan a qué atenerse y encuentren soluciones a sus interrogantes, durante y después de la ejecución de la obra.
Es esencial que las partes comprendan por completo y estén debidamente informadas sobre los alcances del contrato y obligaciones a cumplir, de previo a comprometerse y adquirir responsabilidades a partir de la suscripción del mismo.
Algunos aspectos legales básicos que deben observarse cuando se procede a revisar un contrato1, son:
1.1. Aspectos Legales Previos:
Verificar la capacidad legal y jurídica de las partes contratantes.
Realizar los estudios legales de verificación y vigencia de las personerías jurídicas de las partes.
Verificar los datos del propietario o sociedad contratante. Por ejemplo, se recomienda constatar que quien dice ser el propietario, es realmente el dueño registral del bien inmueble donde se realizarán las obras, o que la contratante posee activos en el país; entre otros aspectos para corroborar su formalidad y capacidad de afrontar un reclamo derivado del incumplimiento del contrato.
Realizar un estudio registral y catastral del terreno donde se llevará a cabo la obra. (Verificación de: naturaleza, linderos, medida, situación, plano, propietario, anotaciones, gravámenes, servidumbres, limitaciones, historial; entre otros).
1 El análisis de los aspectos legales debe estar siempre encargado a un profesional en Derecho. Las características especiales de la contratación y negociación entre las partes, pueden conllevar a la verificación y análisis de otros puntos importantes, adicionales a los aquí citados, a la hora de elaborar o revisar el contrato.
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En caso de la participación en una licitación privada, debe incluirse la realización de los estudios legales y técnicos correspondientes del cartel, la recopilación y presentación de documentación, y el cumplimiento de los requisitos necesarios para participar como oferente.
El contrato deberá ser suscrito por el Contratante (dueño del proyecto, propietario o desarrollador) y el Contratista.
1.2. Contenido del Contrato:
Encabezado:
Título del contrato.
Detalle de la razón social (denominación) de las empresas contratantes, número de cédula de persona jurídica, domicilio social, citas de inscripción en el Registro Nacional.
Nombre completo y calidades de las personas físicas contratantes y/o representantes legales de las empresas contratantes, así como indicación del cargo y facultades que ostentan. (El mismo detalle se requiere en caso de que el Contrato sea suscrito por apoderados u autorizados).
Indicación expresa de que ambas partes han acordado suscribir el contrato y que éste se regirá por las leyes costarricenses, u otra normativa que las partes convengan, y por las cláusulas y estipulaciones que se detallarán en el mismo.
Antecedentes y Alcance:
Al inicio del contrato, antes de detallar las cláusulas específicas, puede incluirse un apartado de “antecedentes”, donde se describa cómo nace el proyecto, qué incluye la obra, su ubicación, cuáles y qué clase de documentos se anexan o son importantes para la contratación; así como será recomendable detallar y ser específicos describiendo cuál es el alcance del proyecto. El Alcance del proyecto es un apartado del contrato que debe quedar muy bien redactado, para mayor seguridad de las partes y evitar malas interpretaciones.
También puede incluirse la referencia al proceso de licitación privada, si es del caso, con el
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detalle del número de licitación y cualquier otro aspecto que desee hacerse constar sobre la historia y alcances de la contratación.
Estipulaciones y clausulado:
En el desarrollo del contrato, deberán incluirse todas las cláusulas que sean necesarias para completar de la mejor forma el documento, de manera clara y concisa. Las cláusulas deben enumerarse e identificarse ordenadamente, resaltándolas dentro del texto o destacándolas con subtítulos, para ubicarlas mejor y facilitar la lectura del documento entre las partes y terceros.
Las cláusulas del contrato deben ser elaboradas o revisadas por el asesor legal de la empresa, en coordinación con el contratista, de forma tal que pueda recibir los aportes técnicos e insumos de este último, para aclarar o desarrollar los alcances del documento, o para hacerle observaciones a la contraparte.
La presente Guía desarrolla recomendaciones de aspectos básicos que pueden convertirse en estipulaciones o cláusulas contractuales, dándoles la debida redacción legal, que permita a las partes contar con un contrato lo más completo posible.
Documentos anexos al Contrato:
Al contrato pueden anexársele varios documentos, tantos como las partes lo prefieran o requieran, los cuales lo completan y forman parte integral de éste; siendo que la regla general es que las partes se obligan a cumplir tanto lo que indica el texto del Contrato, como lo dispuesto por estos documentos adicionales o adjuntos que lo complementan.
Se recomienda poner especial atención en aspectos como los siguientes:
En ocasiones, cuando se presenta algún conflicto relacionado o derivado de la ejecución del contrato, uno de los documentos más importantes es el programa de trabajo; entregado generalmente al momento de la firma del contrato. Este programa es la base sobre la que preparó la propuesta el contratista. Por lo tanto, debe ponerse especial atención en este documento.
Frecuentemente se presentan contratiempos cuando existe duplicidad, o confusión, por la presencia de diferentes juegos de planos base con alcances distintos. Por lo que se
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recomienda que las partes formalicen, o logren identificar bien el plano base para evitar conflictos. Incluso, se recomienda adoptar la sana costumbre de tener planos firmados por ambas partes.
Algunos ejemplos de documentos que pueden presentarse como anexos o adicionales al contrato, son:
Addendums, o documentos adicionales que modifican, adicionan, o eliminan cláusulas o estipulaciones del contrato.
Aclaraciones y modificaciones que agreguen las partes a los documentos de
licitación, antes de firmar el contrato.
Cartel de licitación, si es del caso.
Condiciones específicas.
Condiciones generales.
Especificaciones técnicas especiales.
Especificaciones técnicas generales.
Planos.
2. CLÁUSULAS GENERALES DEL CONTRATO:
El Contratista debe verificar que el contrato al menos comprenda disposiciones sobre los siguientes aspectos:
2.1. Objeto del Contrato:
Descripción clara del objeto del contrato y la descripción del trabajo encargado al Contratista; indicando expresamente quién es el Contratante, dueño o propietario del proyecto y quién es el Contratista o encargado de la ejecución de las obras de construcción.
2.2. Descripción del terreno:
Indicación del número de folio real de la propiedad o terreno donde se construirán las obras; detalle de la naturaleza, situación, ubicación (provincia, cantón, distrito), linderos, medida, plano catastral, nombre o razón social del propietario, gravámenes, anotaciones, limitaciones,
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servidumbres; y otras anotaciones que posea la propiedad.
2.3. Plazo de ejecución de la obra:
Deben incluirse estipulaciones que definan, claramente, el plazo de inicio de la obra; que concuerde con un documento de orden de inicio y se recomienda indicarlo claramente en la Bitácora de la obra. Así como incluir el plazo de entrega final de la obra. Sobre este plazo, se recomienda incluir disposiciones que consideren posible prorrogarlo, por cambios o aumentos en el alcance de la construcción.
2.4. Plazos para recepciones provisionales y definitivas.
Deben incluirse estipulaciones que definan plazos para recepciones provisionales y definitivas de las etapas de la obra. Se recomienda incluir una descripción de los alcances de la recepción provisional, para que las partes tengan claro que cuando ocurre ésta, la obra puede ser ocupada y/o utilizada, aún faltando de concluirse algunos detalles pendientes (o menores), que deberán constar en una lista que los especifique.
2.5. Aspectos Financieros:
Deben incluirse disposiciones que regulen con detalle el pago de los servicios de construcción.
Se recomienda incluir la tabla de pagos, fórmulas a aplicar, disposiciones sobre pagos retenidos, cobro de órdenes de cambio; así como pactar, expresamente, los mecanismos de reajustes de precios o metodologías para lograr el equilibrio económico-financiero del contrato, entre otros.
Es conveniente añadir disposiciones sobre la presentación de las órdenes de cambio, para realizarla lo más pronto posible y que sean aprobadas con prontitud; sobre todo si son parte de la “ruta crítica”.
Por ser un tema de gran importancia dentro del contrato, más adelante se profundizará sobre los Aspectos Financieros, en el apartado 3.
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2.6. Pago de servicios públicos básicos de la obra:
Deben incluirse disposiciones sobre a quién corresponde el pago de servicios públicos básicos y temporales de la obra. También pueden incluirse previsiones sobre el pago de estos servicios en períodos de pre-entregas y pruebas.
2.7. Obtención de permisos y cumplimiento de trámites:
Debe verificarse la existencia de una cláusula que indique que el contratante, propietario o desarrollador, gestionará, obtendrá y proporcionará al contratista, los permisos aprobados que la legislación vigente requiere y exige para la construcción de la obra. Lo anterior, debe ser revisado con el fin de ahorrarse inconvenientes y contingencias por omisión de la gestión de los trámites técnicos y legales necesarios.
Si las partes lo acuerdan y deciden disponer que algunos de los trámites necesarios para ejecutar la obra tuvieran que ser gestionados por el contratista, éste deberá verificar los alcances de dicha obligación, estipulando por ejemplo: el plazo para obtener los permisos o realizar los trámites, el modo y forma, y demás requerimientos que deseen establecerse. En este caso, el contratista debe asegurarse que se indique que el contratante, o propietario, estará obligado a colaborar en todo lo necesario para que el primero pueda cumplir.
Debe tomarse en cuenta que el plazo de construcción estipulado en el contrato no se vea afectado por el tiempo que tomará gestionar el trámite de permiso de construcción, u otros trámites, aunque éstos hayan sido encomendados al contratista.
2.8. Estudios (Impacto Ambiental, Suelos y Otros):
Debe establecerse la obligación y responsabilidad del contratante de entregar al contratista todos los documentos válidos y vigentes, relacionados con los estudios y recomendaciones de impacto ambiental del proyecto, los cuales el contratista deberá implementar durante la ejecución de la obra.
Asimismo, el contratante deberá suministrar al contratista un estudio de suelos, para que este evalúe las condiciones del terreno donde se llevará a cabo la obra. Como buena práctica constructiva, se recomienda asegurarse de que exista un estudio de suelo adecuado y con un alcance bien determinado de la zona donde se va a construir.
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Se recomienda disponer que el contratante (ya sea el propietario o por medio de un Inspector, si es del caso) ubiquen cuidadosamente un nivel y puntos de referencia topográficos en la propiedad.
2.9. Obligaciones de las partes:
Es recomendable enlistar de forma clara y detallada, todas las obligaciones y responsabilidades del contratante y contratista, según lo que las partes han pactado. Así se tendrá claro el panorama de lo que deben realizar para cumplir el contrato a cabalidad.
2.10. Garantías:
En el contrato deben establecerse el tipo de garantías que se exigirán al contratista para efectos de respaldar la ejecución de su trabajo.
Si se dispone el rendimiento de garantías, se sugiere que se excluyan las retenciones.
El contratante puede solicitar retenciones, o la rendición de una garantía de cumplimiento, o garantía de participación, por parte del contratista; por lo que este último debe estar atento a la expectativa que posee el primero en cuanto a este tema. Deben determinarse los montos, plazos y vigencias que desean exigirse para estas garantías.
Es importante recordar que todos estos aspectos pueden ser negociados entre las partes contratantes hasta balancear el contrato y acordar una propuesta que satisfaga a ambos, de acuerdo con sus posibilidades e intereses.
En el caso de la garantía de cumplimiento en licitaciones privadas, el contratista podrá entregar al contratante una garantía de este tipo al momento de la firma del contrato; usualmente equivalente a un porcentaje del monto adjudicado, previamente establecido en las condiciones específicas de la licitación.
La garantía de cumplimiento tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución de la obra y, en general, sustituye cualquier tipo de retención, ya que lo ideal es que el contratante requiera una cosa o la otra. Porque ambas, desde el punto de vista práctico, cumplen la misma función. El contratista puede negociar este aspecto con su contraparte.
Si durante el proceso constructivo se produjeran extensiones en el plazo de ejecución, deben establecerse cláusulas que indiquen que la fecha de la vigencia de la garantía deberá extenderla
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el contratista por ese mismo plazo, y disponer cuál de las partes debe asumir el costo de las actualizaciones de la garantía, según sea el responsable de dichas extensiones.
La garantía tiene por objeto asegurar la ejecución y terminación del trabajo durante el término del contrato y cualquier prórroga del mismo, y también asegura el trabajo correctivo que, eventualmente, deba hacer el contratista durante el período de vigencia de la misma.
También se deberá establecer que dicha garantía será devuelta al contratista una vez vencido el plazo establecido y cumplido con el alcance del contrato. Será una obligación del contratista mantener vigente la garantía mientras no se haya entregado el objeto del contrato, siendo deber del contratante velar porque esto se cumpla.
Se puede disponer que la garantía no cubrirá los trabajos especificados como NEC y los equipos y materiales suplidos por el propietario u otro contratista. Se recomienda verificar que el contrato autorice que, en caso de que el propietario atrase los pagos al contratista, éste segundo tendrá la potestad de reducir el ritmo de trabajo.
La reducción de ritmo de trabajo por motivo de incumplimiento del contrato por parte del contratante, no le otorga derecho a éste último a ejecutar la garantía de cumplimiento. Las partes podrán regular esta disposición en lo que consideren pertinente, con el fin de procurar el mayor beneficio y menor afectación a los intereses de ambas.
2.11. Seguros:
En materia de seguros, se sugiere verificar las opciones que se tienen en el mercado para cubrir los posibles riesgos de la obra por construir. Se recomienda a los contratistas buscar asesoría con expertos, ya sea abogados especialistas, corredores, agentes o aseguradoras, sobre los alcances, exclusiones, plazos, obligaciones, y demás detalles y estipulaciones de sus pólizas; para evitar contratiempos.
Lo más común en proyectos de construcción es adquirir pólizas de Responsabilidad Civil y
Todo Riesgo de Construcción.
Pueden establecerse cláusulas contractuales que indiquen al contratista cuáles pólizas de seguro deberá obtener y mantener efectivas durante la vigencia del contrato y hasta la recepción definitiva de las obras. Como por ejemplo: una póliza de responsabilidad civil o una póliza de riesgo en la construcción por el valor del monto de la obra, siempre que sea posible; según corresponda, la póliza podrá cubrir riesgos de incendio, terremoto, deslizamientos, impericia de construcción y todos los riesgos derivados del proceso constructivo.
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Cualquier obligación entre las partes o requerimiento en materia de seguros, deberá ser indicada en el contrato. El contratista podrá comprometerse a presentar al contratante la debida certificación de la entidad aseguradora, de las pólizas de seguro que cubren su proyecto y las referentes a sus subcontratistas; pudiendo indicar que las mismas serán presentadas durante un plazo razonable luego de la firma del contrato.
En los casos donde el contratante o propietario, haya decidido segmentar la obra en diferentes subcontratos dentro de la misma área de trabajo, se sugiere verificar que estos otros contratistas cuenten con sus pólizas respectivas. Lo anterior a efectos de salvar la responsabilidad del contratista en caso de conflicto.
Asimismo, en materia de seguros es muy importante estar atentos a las modificaciones o adiciones de las pólizas, a sus plazos de vigencia y obligaciones que conlleven para el titular de la misma. También debe estarse muy atento a las notificaciones de la entidad aseguradora.
A modo de ejemplo, existen disposiciones que obligan al asegurado a presentar el cronograma de trabajo aprobado entre las partes, cuando existan desviaciones en el mismo. De lo contrario, y de incumplirse con las disposiciones de la entidad aseguradora, podría no aplicar la póliza para hechos acontecidos fuera del cronograma.
2.12. Responsabilidad General del Contratista:
En el contrato pueden incluirse algunas disposiciones que traten sobre las responsabilidades que asume el contratista como patrono único del personal que está en su planilla y a su cargo, y que intervenga en el proceso constructivo de la obra.
Deberá verificarse que ninguna cláusula del contrato vaya a crear una relación laboral, o responsabilidad con otros trabajadores fuera del alcance del contratista, o con trabajadores de subcontratistas que contrate directamente el contratante.
Derivado de lo anterior, como parte de los aspectos previos al suscribir el contrato, debe revisarse y consultarse si en la obra participarán subcontratistas que sean contratados directamente por el contratante. Podrá establecerse, expresamente, que el contratista será únicamente responsable de cumplir con sus obligaciones para con sus trabajadores.
El contratista deberá cumplir con las obligaciones que exigen las leyes costarricenses para
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proteger a su personal a cargo. Entre otros, podrán encontrarse disposiciones contractuales que le exigen al contratista pagar las cuotas obrero- patronales del Seguro Social, así como cumplir con el aseguramiento mediante la póliza de Riesgos del Trabajo.
En caso de que el contratista o contratante definan que estarán presentes otros subcontratistas en el proyecto, deberá verificarse y constatar que estos cuenten con sus propias pólizas de seguros y que todo su personal esté debidamente inscrito en la CCSS. Todo esto de conformidad de las exigencias de las leyes vigentes.
Se recomienda revisar si el contrato dispone la presentación de la lista de subcontratistas que participarán en la ejecución de la obra, por parte del contratista ante el Inspector, para su debida aprobación. Deberá observarse muy bien que el contrato no cause confusión y no establezca responsabilidades legales del contratista para con los trabajadores de sus subcontratistas; más bien debe procurarse que cada uno vele por el cumplimiento de sus obligaciones como patrono con sus respectivos trabajadores.
Puede tomarse en cuenta que en algunas licitaciones privadas se define que el contratante escogerá una lista de subcontratistas aprobados. Sin embargo, durante el proceso de licitación se puede establecer que el contratista sugiera la aprobación de otros subcontratistas.
En el caso de que en la obra exista la participación de más empresas contratistas, el contratista deberá verificar que el alcance de sus responsabilidades este bien delimitada en el contrato y prever las implicaciones que le podrían acarrear la presencia de estos otros contratistas.
Generalmente, los plazos estipulados no contemplan los atrasos en el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratante. Las partes deben acordar que cualquier incumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratante en el contrato, otorgará derecho al contratista para obtener la prórroga del plazo y ser compensado de todos los costos que se deriven de la extensión del mismo.
Cuando en la obra existan terceros contratistas ejecutando labores directamente para el contratante o propietario, y estos ocasionaran atrasos en la obra, se le concederá al contratista el plazo adicional que corresponda; para lo cual el contrato debe tener estipulaciones que prevean cómo proceder en estos casos.
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2.13. Cesión del contrato:
Se puede introducir alguna disposición contractual para que las partes definan la posibilidad de ceder el contrato, con el consentimiento previo de la otra parte. Si las partes lo desean, pueden establecer la prohibición total de cesión, o un procedimiento a seguir en caso de que la cesión sea permitida, parcial o totalmente.
En caso de que el contratante se reserve el derecho de celebrar otros contratos relacionados con la obra durante el proceso de ejecución, el número y alcance general de esos contratos deberá ser del conocimiento del contratista, previamente a la presentación de su oferta, en el caso de licitaciones privadas. De permitirse la ejecución de otros contratos paralelos a los trabajos del contratista, que afecten en alguna forma el desarrollo de las labores de éste, debe incluirse disposición al respecto en el contrato.
2.14. Causas de terminación e incumplimiento contractual:
Todo contrato contendrá las causales específicas que provocan su terminación, como el vencimiento del plazo de ejecución de la obra o plazo contractual; o los diferentes hechos, acciones o condiciones, que una vez ocurridos podrían implicar la finalización de una etapa prevista.
Se recomienda enlistar las causales específicas de terminación por incumplimiento, que conllevan la finalización anticipada del contrato y facultan a las partes para solicitar ya sea la ejecución forzosa de lo pactado, o la resolución de la relación contractual, con el derecho que esto conlleva de reclamo correspondiente de daños y perjuicios a favor de la parte no incumpliente.
Adicionalmente, es importante incluir disposiciones que definan cuándo tiene derecho el contratista para suspender la ejecución de la obra, por causas que no le son imputables, o por eventos de caso fortuito o fuerza mayor. El contratista bien puede elegir no suspender los trabajos, sino simplemente disminuir el ritmo de ejecución de los mismos, en la forma que lo considere oportuno; por ejemplo en casos de no pago, según lo acordado.
Deben existir previsiones contractuales con respecto al resarcimiento económico y/o exención de responsabilidad de contratista por el surgimiento de casos como los siguientes:
Problemas con la capacidad soportante del suelo en los niveles de fundaciones indicadas
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en planos;
Elementos no contemplados, cambios, o falta de aclaraciones en las especificaciones técnicas y/o planos del proyecto, que debieron considerarse de antemano, con base en la normativa vigente.
Situaciones imprevisibles en los suelos, como: contaminación, aparición de estratos rocosos, antiguas tuberías enterradas, objetos arqueológicos o similares encontrados; etc.
Problemas surgidos por errores de diseño en los planos cotizados dentro del alcance del
contrato, cuando este diseño ha sido realizado por un tercero ajeno al contratista.
Modificaciones o ampliaciones al alcance general de la obra, solicitados y exigidos por el propietario.
Pueden ser necesarias estipulaciones en el contrato, para el caso de que se presenten
otros imprevistos en materia de incremento de costos, precios de los productos o insumos de la construcción.
Situaciones acaecidas por caso fortuito o fuerza mayor, u otras causales de exoneración de responsabilidad según la normativa vigente.
2.15. Resolución alterna de conflictos:
Puede establecerse una cláusula de resolución alterna de conflictos, o una cláusula arbitral, en caso de que las partes desean acudir ante un centro de resolución de conflictos en lugar de los tribunales judiciales comunes, para resolver sus diferencias en materia patrimonial, derivadas del contrato.
La cláusula arbitral es necesario acordarla expresamente, de mutuo acuerdo entre las partes.
Actualmente, existen diversos centros de resolución alterna de conflictos, donde se administran procesos de mediación, conciliación y arbitraje. El asesor legal de la empresa, podrá recomendar cuál es la mejor opción para el caso concreto, basado en los antecedentes, alcances de la relación contractual y voluntad de la partes.
En la cláusula arbitral, ambas partes pueden acordar someter su conflicto ante un tribunal arbitral, de derecho (conformado por profesionales de esta rama) o de equidad (conformado por profesionales de otras carreras). Se debe definir ante cuál centro se estaría presentando la eventual controversia, acordando cumplir con los reglamentos internos del centro elegido.
Se pueden determinar las pautas generales para la conformación del tribunal, el tipo de arbitraje y cómo asumirán las partes el pago de los costos administrativos y honorarios del proceso; así
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como cualquier otra disposición que consideren necesario prever.
Debe recordarse que es mejor dejar este apartado previsto en el contrato, de previo al surgimiento de un conflicto, pues cuando se encuentra en una etapa difícil dentro de la relación contractual, es más complicado que las partes logren ponerse de acuerdo sobre estos puntos y eso podría entrabar el proceso de resolución de sus diferencias.
Se debe verificar que el contrato no contenga disposiciones abusivas, que obliguen a continuar las obras durante un proceso de litigio, conciliación o arbitraje, en perjuicio del contratista. Otro aspecto que es válido cuidar es que no se permita que el contratante retenga sumas por pagar al contratista, durante un proceso judicial o de resolución alterna, salvo que éstas sumas sean las causas del proceso o arbitraje.
3. ASPECTOS FINANCIEROS:
En todo contrato deberán indicarse, claramente, al menos: la forma y plazos de pago, las especificaciones sobre adelantos, modo de facturación, facturaciones por equipos en sitio o en almacén fiscal, disposiciones sobre retenciones (si aplican), y la forma y plazos para la devolución de garantías.
3.1. Tabla de pagos:
En las disposiciones contractuales sobre la Tabla de Pagos, se recomienda:
Verificar que la tabla de pagos prevista sea razonable y congruente con el cronograma financiero y de trabajo del proyecto.
Verificar que la inspección y/ o propietario tengan un plazo máximo para la revisión de las facturas de pago.
Verificar que el contrato contenga la disposición de un plazo máximo y razonable para que el propietario proceda a cancelar al contratista, una vez que los avances sean aprobados por la inspección y/o propietario.
Las partes pueden acordar establecer disposiciones que protejan al contratista en caso de que el propietario o contratante se atrase en el pago de las facturas. Esto puede incluir la capacidad o derecho del contratista para reducir el ritmo de trabajo, sin que esto sea motivo de ejecución de la
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garantía de cumplimiento. Cuando se revisa el contrato debe tratarse de negociar este aspecto.
3.2. Adelantos:
Se recomienda asegurarse de que el contrato incorpore al menos un adelanto, que puede estar entre el 5% y el 15%, dependiendo del tipo de materiales que contenga la obra, la magnitud y las condiciones que generen desembolsos iniciales elevados, sobre el monto para asegurar.
El adelanto será garantizado por una garantía bancaria. (Esto para poder hacer frente a compras de materiales sujetos a cambio de precio en corto plazo, como xxxxx xx xxxxxxxx, cobre, concreto, materiales de importación, equipos electromecánicos, entre otros).
Xxxx tomarse en cuenta que los adelantos no sustituyen la disposición de una herramienta (como el reajuste de precios) para lograr el equilibrio económico-financiero del contrato; sino que simplemente se brindan para que el contratista tenga recursos para las compras iniciales de materiales y la negociación de subcontratos para el arranque de la obra.
3.3. Fórmulas:
Si se estipularan fórmulas para reconocer intereses sobre pagos atrasados, debe verificarse que éstas realmente se ajusten, o compensen de la mejor forma el impacto de dicho atraso.
Debe tenerse presente que generalmente los atrasos en los compromisos de plazos de pagos, deberán ser indemnizados cancelando un interés adicional; que usualmente se calcula utilizando la tasa básica pasiva. Deberán considerarse plazos máximos de atrasos en los pagos, que no afecten el equilibrio financiero del contrato.
3.4. Pagos retenidos:
En caso de que se decida pactar este aspecto, en el contrato debe verificarse que haya un procedimiento y causales claras, justificadas técnicamente, en caso de que exista la facultad del propietario de retener un pago. Las reglas para proceder con las retenciones deben estar bien determinadas.
3.5. Equilibrio económico y financiero del contrato:
En las contrataciones privadas, deberá verificarse que el contrato contenga disposiciones expresas que aseguren o garanticen el derecho al reequilibrio económico-financiero del mismo, durante todo el plazo de construcción.
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En el ámbito privado, los mecanismos de reequilibrio deben ser dispuestos expresamente por las partes en el contrato. Uno de los mecanismos puede ser la utilización de las fórmulas de “reajuste de precios”. Al efecto, las partes pueden indicar que se atenderán las reglas del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento Decreto N. 33114-MEIC y sus reformas.
De acuerdo a la legislación vigente al momento de la firma del contrato y la voluntad de las partes, las mismas podrán disponer otras fórmulas de reajuste del precio, considerando la moneda base del contrato y analizando la proporción de los principales componentes del mismo, especialmente si éstos pueden ser sujetos de incrementos y variaciones considerables en el corto o mediano plazo.
3.6. Cobro de órdenes de cambio:
Se debe verificar que en el contrato esté claro un procedimiento para el manejo y cobro de trabajos adicionales o disminuciones al alcance original del contrato, que contemple todos los costos en que incurrirá el contratista para la ejecución de los mismos; como entre otros, pero no exclusivamente: costos directos (materiales, mano de obra, equipo, subcontratos), costos indirectos, costos financieros, obligaciones obrero-patronales, costos por administración y utilidad.
Además, debe tenerse presente que la órdenes de cambio que aumenten el alcance del proyecto requerirán que el contratista solicite un plazo adicional al propietario.
4. EJECUCIÓN DE LA OBRA:
4.1. Programa de trabajo:
El contratista deberá entregar un programa de trabajo detallado y claro al Inspector, indicando claramente las rutas críticas del proyecto; ya que este será la base para cualquier reclamo futuro o posterior debido a un cambio en el cronograma de la ejecución de la obra.
4.2. Planos de taller:
En caso de que el contratista entregue planos de taller de algunos elementos del alcance del
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proyecto, estos planos serán aprobados por la inspección y será de acatamiento obligatorio para ambas partes, ya que serán la base de discusión para cualquier cambio posterior a su aprobación.
4.3. Multas y bonificaciones:
Es conveniente revisar las causales de multa o sanción, su monto, consecuencias, y forma de rebajo.
Es necesario que se establezca el plazo para la cancelación de las multas, en caso de ser estipuladas; generalmente se tiene la opción de proceder a su pago al momento del cierre o final del contrato.
Como opción del contratante, éste podrá ofrecer en el contrato una bonificación por adelanto en la entrega de la obra. En caso de acordar esto entre las partes, conviene establecerlo por escrito, expresamente en el contrato.
4.4. Planos actualizados de la obra:
El Contratista será responsable de entregar, en un tiempo prudencial luego de la recepción de la obra, un juego de planos donde se indiquen - normalmente resaltado con líneas xxxxx - los principales cambios que hubo durante la ejecución del proyecto.
4.5. Cláusula de “O Similar Aprobado" (O.S.A.):
Cuando se indique en planos o especificaciones la disposición "o similar aprobado" (O.S.A.) en algunos procedimientos, tipos de equipo o clases de materiales por medio de marcas de fábrica, números de catálogo o nombre del fabricante, esto no significa imponer procedimiento, tipo de equipo o clase de material, sino simplemente pretende exponer un medio para establecer un modelo de comparación.
Cualquier otro procedimiento, tipo de equipo o clase de material hecho por otro fabricante o distribuidor, que llene completamente los fines de las especificaciones y que el Inspector apruebe por escrito, deberían ser aceptables por el contratante, a menos que se indique expresamente que solo se aceptará el material especificado.
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4.6. Ensayos de materiales:
Se deberán dar las facilidades al contratante para que ejecute las pruebas de los materiales que el Inspector requiera. El costo de los mismos será definido por las partes. En el caso que una prueba realizada por el propietario no brinde los resultados requeridos, el contratista podrá hacer pruebas por su cuenta para verificar la condición real de los elementos.
Los costos de las pruebas de laboratorio, los estudios, rediseños, reposiciones o trabajos adicionales en este aspecto, generalmente son cubiertos o definidos de común acuerdo, entre las partes.
4.7. Equipo de Construcción:
Es importante que en caso de que el contratista deba suministrar los equipos y herramientas que requiera la obra, los mantenga en buen estado, cumpliendo con las regulaciones del país. Para efectos internos de control de la empresa contratista, se recomienda que en el proceso de planeación de la obra, realice un programa de utilización del equipo a lo largo del plazo del contrato.
En caso de que el propietario suministre algún equipo, deberá dejarse bien estipulado todo lo necesario sobre su manejo y cómo se asumirán los costos por las partes en caso de mantenimiento, reparaciones o fallas de éste.
4.8. Seguridad en la Construcción:
Se recomienda al contratista tomar todas las precauciones necesarias para la seguridad de sus empleados en el trabajo y cumplir con las buenas prácticas aplicables para evitar accidentes o daños a las personas que se encuentran en el centro de trabajo y/o lugar donde se ejecutan las obras. El contratista deberá cumplir con todas las disposiciones de salud ocupacional e higiene en la construcción, contenidas en la normativa vigente en la materia.
Debe tenerse presente al firmar el contrato, que este aspecto significa un costo económico importante, dependiendo de las exigencias y condiciones del contratante. Incluso, debe estarse atento a las multas y sanciones que podrían contemplarse en el contrato por omisiones o incumplimientos en estos aspectos.
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Se recomienda tener presente dentro de los costos de la obra, el rubro de Salud Ocupacional. La inversión en este aspecto, trae múltiples beneficios, pues la prevención y reducción de accidentes laborales conlleva una disminución de grandes costos no previstos, así como puede acarrear incentivos por parte de las aseguradoras, y un buen historial o record por baja siniestralidad.
4.9. Responsabilidad Profesional del Contratista:
El contratista colocará al frente de los trabajos a un profesional en Ingeniería Civil o Arquitectura como responsable de la ejecución de la obra, con experiencia en construcción de obras similares, incorporado al Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos xx Xxxxx Rica (CFIA). También designará un Maestro de Obras idóneo.
El profesional responsable, en caso de asumir la dirección técnica de la obra, tendrá las obligaciones y potestades que le otorgarán los reglamentos que rigen la responsabilidad profesional, vigentes en el CFIA.
Debe estarse atento a las responsabilidades que comprende el asumir la dirección técnica de la obra. Si el propietario de la obra nombra un tercero como inspector, independiente del director técnico, es necesario aclarar las facultades, autoridad y funciones de cada uno, con el fin de cada quien asuma su responsabilidad y tenga plena capacidad para tomar decisiones según su función.
El inspector puede ser el mismo diseñador u otro profesional seleccionado por el cliente. El contrato deberá establecer expresamente las facultades y funciones que tendrá el inspector a la hora de girar órdenes al director técnico en caso de que este sea el contratista. Lo anterior, deberá ir en concordancia con lo que exija la normativa vigente sobre ejercicio profesional del CFIA.
Para evitar conflictos entre las partes, deben introducirse estipulaciones que claramente den una solución sobre quién debe asumir la responsabilidad según su especialidad, dentro del contrato.
El diseño de los planos en todas sus especialidades es responsabilidad de sus diseñadores, el contratista no debe ser el responsable de verificar posibles defectos o errores en estos; más allá de lo que le corresponde por ley. Puede establecerse en el contrato, que cualquier costo de reparación o revisión por motivo de los diseños, debe ser cubierto por el propietario o contratante.
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4.10. Bitácora de obras:
El uso del Libro de Bitácora es obligatorio y está reglamentado por el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos (CFIA). El contratista es el único responsable de su custodia y no podrá ser utilizado por terceros. La bitácora deberá estar en un lugar seguro y adecuado para mantenerla en la construcción.
4.11. Limpieza del sitio y de la obra:
El contratista, de acuerdo al trabajo realizado, mantendrá en todo momento libre de acumulación de desperdicios o basuras la propiedad donde se ejecuta la obra y sus alrededores, públicos o privados.
Al finalizar la obra deberá retirar de la propiedad privada y pública toda estructura temporal, escombros y material de desecho resultantes de sus operaciones. Acorde con su finalidad, la obra deberá quedar en un estado de limpieza satisfactorio.
5. TERMINACION Y RECIBO DE LA OBRA:
5.1. Recepción provisional de la obra:
Cuando el contratista considere que la obra ha sido terminada o concluida, deberá comunicarlo por escrito al Inspector y solicitar una inspección general para que éste determine si puede o no emitir el "certificado de terminación básica de la obra".
Por terminación "básica" se entiende que la obra ha sido concluida en todos sus elementos principales y que el contratante puede tomar posesión de ella y usarla para el destino de su construcción. En ese momento pueden quedar elementos secundarios por concluir o corregir, que no impliquen limitación o interferencia para el normal aprovechamiento y funcionamiento de la obra y sus instalaciones.
Luego de la recepción provisional de la obra, es importante que el contrato establezca que el contratista tendrá un tiempo prudencial para efectuar la corrección de los detalles pendientes sin que esto afecte el plazo original pactado de ejecución de la obra.
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5.2. Recepción definitiva de la obra:
Cuando el contratista haya terminado los trabajos enlistados en el certificado de terminación básica, se recomienda comunicarlo por escrito al Inspector, solicitando una inspección final y recepción final de la obra; adjuntando las facturas o solicitudes de pago pendientes.
5.3. Finiquito:
Es importante que, en caso de que se establezca un finiquito del contrato, una vez recibida la obra, el propietario cancele al contratista sin condiciones, los saldos pendientes de las órdenes de cambio aprobadas por el contratante y/o el Inspector, y ejecutadas; así como el monto de la retención pactada.
5.4. Garantías sobre la obra:
El contratista garantizará la calidad de la mano de obra, materiales y equipo que formen parte de la obra, durante un periodo definido entre las partes, después de la recepción definitiva de ella, sin perjuicio de lo establecido en la ley vigente.
Si durante el período de garantía se encuentra algún defecto en la construcción o en los materiales, inmediatamente después de recibir la notificación del contratante, el contratistas procederá a reponerlo o repararlo por su cuenta, si fuere procedente, junto con cualquier daño ocurrido a los acabados, equipo o mobiliario, por causa imputable a éste; de ser así previsto por las partes en el contrato.
Lo anterior, siempre y cuando el daño no haya sido producido por un uso inadecuado de las obras o por la falta de mantenimiento de las mismas, o por causas no imputables al contratista. El contrato debe contener disposiciones al respecto de estos temas, para saber cómo proceder cuando surgen reclamos por daños en las obras durante el periodo de garantía o ejecución de las obras.
CÁMARA COSTARRICENSE DE LA CONSTRUCCIÓN
Febrero, 2014.