Contract
NSTRUCTIVO APROBACION DE POLIZAS | Código:IN-220-08 | |||
Versión: 01 | Fecha de Aprobación: 18 de diciembre de 2017 | |||
COPIA CONTROLADA | ||||
1. OBJETIVO: | ||||
Pretende guiar a los servidores públicos en el tramite para la constitución de la garantía y aprobación de las polizas por parte de la Oficina Asesora Juridica en el cumplimiento del requisito de Contratación Estatal. | ||||
2. ALCANCE: | ||||
Inicia desde la suscripción del contrato y el acuerdo entre las partes de cubrir el objeto con las garantias, la recepcion de la póliza por parte de la Oficina Asesora Juridica, la revisión y aprobación de la misma, así como la elaboración del acto administrativo por el cual se aprueba. | ||||
3. DESARROLLO: | ||||
GLOSARIO: Póliza: Es un documento que menciona en forma pormenorizada los derechos y obligaciones, de la empresa aseguradora y del asegurado, así como los terceros o beneficiarios en su caso, incluyendo el monto y vigencia de la garantía, de acuerdo con el objeto del contrato de seguro, contra el pago regular de las primas establecidas. Garantía: Son aquellas condiciones accesorias que se expiden para la garantia de una obligación, pueden ser reales como la prenda y la hipoteca, personales como la fianza y cláusula penal, bancaria y de compañías de seguro. La garantía de cumplimiento de las obligaciones contractuales cubrirá los riesgos derivados del incumplimiento del contratista así: Buen manejo y correcta inversión del anticipo: El cual cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal con ocasión de la no inversión del Anticipo, el uso indebido del anticipo y la aprobación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo. La garantía debe cubrir el 100% del valor dispuesto como anticipo y debe tener una cobertura desde el acta de inicio hasta la liquidación del contrato o la amortización del mismo. La devolución del pago anticipado: el cual cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a titulo de pago anticipado. La garantía debe cubrir el 100% del valor del pago anticipado y debe tener una cobertura hasta la liquidación del contrato o hasta el cumplimiento total de las actividades relacionadas con el pago anticipado. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato: incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pactadas. La garantía debe cubrir como mínimo el 10% del valor del contrato y con una cobertura hasta la liquidación del contrato. Cuando el valor del contrato supere los 1000 smlmv, la Entidad deberá tener en cuenta lo siguiente: 0.Xx el valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) SMMLV y hasta cinco millones (5.000.000) SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato. 2. Si valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) SMMLV y hasta diez millones (10.000.000) de SMML V, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos uno por ciento (1 %) del valor del contrato. 3. si el valor del contrato es superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales derivadas de la contratación del personal a cargo del contratista: El valor de la garantía no puede ser inferior al 5% del valor del contrato y debe tener una cobertura por el plazo del contrato y hasta la ejecución. Estabilidad y calidad de la obra: Cubre a la Entidad Estatal por los perjuicios ocasionados por cualquier daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción. El valor de esta garantía se determina de acuerdo con la cuanta, el plazo, la naturaleza, el objeto y las obligaciones pactadas en el contrato y su cobertura es por un tiempo no inferior a cinco (5) años a partir de la terminación del contrato de obra. Solo con una justificación técnica de un experto en la materia se podrá admitir una cobertura inferior a cinco (5) años Calidad y correcto funcionamiento de los bienes: La Entidad Estatal debe determinar el valor y el plazo la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos. Calidad del servicio: La entidad Estatal determinará el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, la naturaleza y las obligaciones del contrato. Cuando se trate de contratos de Interventoría, la vigencia de la garantía deberá ser igual a la de la Estabilidad del contrato principal. Responsabilidad extracontractual: En adición a las coberturas a que se ha hecho referencia, el otorgamiento de pólizas de seguros por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de actuaciones, hechos u omisiones del contratista. El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a: 1. Doscientos (200) SMMLV para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) SMMLV. 2. Trescientos (300) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) SMMLV e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) SMML V. 3. Cuatrocientos (400) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) SMMLV e inferior o a cinco mil (5.000) SMMLV. Quinientos (500) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) SMMLV e inferior o igual a diez mil (10.000) SMMLV. 5. cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000) SMMLV, caso en el cual el valor asegurado será máximo de setenta y cinco mil (75.000) SMML V. la vigencia de garantía deberá ser igual al período de ejecución contrato. |
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | RESPONSABLE | DOCUMENTO O REGISTRO SOPORTE | |||||||||||
Verificación de garantías en la etapa precontractual. Dentro de los estudios previos o pliegos de condiciones el tecnico administrativo o profesional universitario de la Oficina Asesora Jurídica quien revisa el contrato, dejará constancia en el formato F-220-018 Registro de Aprobación de Póliza, de los contratos que requieren la garantía, detallando el tipo cubrimiento a constituir, la suficiencia respecto a la vigencia y valor conforme a la fecha de suscripción del contrato. | tecnico Administrativo o Profesional Universitario de la Oficina Asesora Jurídica. | F-220-018 Registro de Aprobación de Póliza | |||||||||||
Recepción de xxxxxxxxxx.Xx recibe la póliza original y la copia del contrato con todas sus firmas , en caso de tratarse de un modificatorio se debe anexar la copia en papel reciclable de las garantías establecidas en el primer contrato realizado. | |||||||||||||
Se radica el ingreso del documento en el formato F-220-01 Registro de Recepción de Actos Administrativos. Nota: La oficina Asesora Juridica podrá abstenerse de aprobar garantias que se suscriban con posterioridad al acta de inicio y que superen el plazo establecido para surtir el tramite. será responsabilidad del Secretario de Despacho y del supervisor la ocurrencia de cualquier siniestro. | Auxiliar Administrativo de la Oficina Asesora Jurídica. Secretario de Despacho | F-220-01, Registro de Actos Administrativos, Póliza de cumplimiento, Contrato. | |||||||||||
Análisis y Verificación. Se debe verificar que las garantías cumplan con lo especificado en el contrato, su objeto, valor, duración, tipo de garantía, el porcentaje de las mismas y los valores asegurados. Para esto es necesario tener en cuenta los artículos 2.2.1.2.3.1.9. al 2.2.1.2.3.1.19. del Decreto 1082 de 2015, en lo referente a la suficiencia de la garantía para cada tipo de contrato. | Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Auxiliar Administrativo | Póliza de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual del contrato | |||||||||||
Asignación del consecutivo. Luego de realizar la verificación del | |||||||||||||
cumplimiento de los requisitos , la Oficina Asesora Jurídica asigna un | |||||||||||||
número al Acto Administrativo el cual es registrado en el formato F220 | |||||||||||||
18 Registro de Aprobación de Póliza. Se debe llevar el control de los actos administrativos por orden de registro, fecha y cumplimiento de los requisitos. | Auxiliar Administrativo de la Oficina Asesora Jurídica | F-220-18 Registro de Aprobación de Póliza. | |||||||||||
En | caso | de | no | cumplir | con | todos | los | requisitos | el | auxiliar | |||
administrativo de la Oficina Asesora Jurídica devolverá los | |||||||||||||
documentos con las respectivas observaciones para su corrección. | |||||||||||||
Elaboración y aprobación del Acto Administrativo. El Auxiliar Administrativo elabora el Acto Administrativo de aprobación de póliza y lo remite al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para la firma de dos resoluciones originales. | Auxiliar Administrativo y Jefe de la Oficina Asesora Jurídica | Acto Administrativo de aprobación de póliza F-220- 02. Acto Administrativo 220- 059- | |||||||||||
Entrega del documento. Posteriormente se remite una de las | Acto Administrativo de | ||||||||||||
resoluciones a la secretaria donde se adelanta el proceso de contratación, dejándola radicada en el formato F-240-40 Entrega de Correspondencia y la otra con sus respectivos anexos reposa en el | Auxiliar Administrativo de la Oficina Asesora Jurídica | aprobación de póliza F-220-02. Acto Administrativo 220- 059- Formato F-240-40 Entrega de | |||||||||||
archivo de la Oficina Asesora Jurídica. | Correspondencia | ||||||||||||
Elaboración | Revisión | Aprobación | |||||||||||
Cargo: | Oficina Asesora Jurídica | Profesional Universitario | Jefe Oficina Asesora Jurídica | ||||||||||
Revisión de Plantilla, versión, fecha de aprobación y publicación.C oordinación SIGI | |||||||||||||
4. LISTA DE VERSIONES | |||||||||||||
Versión | Descripción del Cambio | Fecha | |||||||||||
1 | Elaboración del documento | 18-dic-17 |
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