1. OBJETIVO
PROCESO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS | CÓDIGO: PRCBS-PC-06 | |
FECHA: 19/12/2023 | ||
VERSIÓN: 1 |
1. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades, responsables y registros para adelantar las modificaciones a las que haya lugar a un contrato y/o convenio en ejecución, cualquiera que sea su tipo.
2. DEFINICIONES
Modificación contractual: Cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el contrato y que puede versar sobre el valor, el plazo o especificaciones adicionales.
Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Es un acuerdo que celebran las partes para aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos y son: i) Prórroga del plazo y adición del valor. ii) Prórroga del plazo sin adición en valor. iii) Cesión iv) Cesión de derechos patrimoniales. v) Suspensión. vi) Terminaciones Anticipadas de mutuo acuerdo
Modificaciones Unilaterales: Las que son necesarias durante la ejecución del contrato con el fin de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con el contrato, cuando previamente no se pudo llegar a acuerdos con el contratista y son: i) Modificación Unilateral.
ii) Terminación Unilateral.
Aceptación: Manifestación de voluntad o conducta mediante la cual se demuestra conformidad con determinado asunto.
Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, el cual sólo procederá previa aprobación escrita del ordenador del gasto.
Prórroga: consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado entre la EGAT y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones.
3. GENERALIDADES
Para adelantar las modificaciones contractuales, se deberá tener en cuenta:
i) No podrá modificarse el objeto contractual.
ii) La justificación de prorrogar el plazo del contrato no puede estar fundada en la demora del contratista por motivos de su propia culpa o negligencia para la entrega del bien, obra o servicio contratado.
iii) Para tramitar una modificación contractual, el supervisor deberá radicar solicitud correspondiente, en la cual determine los argumentos en la cuales sustenta la misma.
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iv) Implicarán, tratándose de modificaciones en tiempo o en valor, la modificación de la garantía única del contrato, ajustándola a las nuevas condiciones contractuales.
v) En caso de cesión, el cesionario deberá cumplir con las mismas o superiores condiciones de formación y experiencia definidas en el contrato que se pretende ceder.
vi) Para realizar la modificación de un contrato o convenio estos deben encontrarse vigentes.
vii) Para dar trámite a la cesión, es necesario que el supervisor y/o interventor certifique el recibo a satisfacción de los servicios realmente prestados por el cedente. En este evento el supervisor del contrato deberá solicitar la cesión del contrato anexando la comunicación en que el contratista manifieste las razones por las cuales no puede seguir ejecutando el contrato, así como el balance financiero y la documentación soporte del cesionario, con el fin de verificar el cumplimiento del perfil.
viii) Los documentos de modificación deberán tener publicidad en el SECOP en la fecha de su suscripción o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su celebración.
Suspensión del contrato:
La suspensión del contrato es una medida excepcional que se utiliza ante la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito, de interés público o situaciones que impiden la ejecución temporal del contrato y deberá ser suscrita física o electrónicamente por quienes suscribieron el contrato o quien tenga la competencia para ello, según la delegación de funciones vigente en la EGAT.
La suspensión del contrato siempre será por un término definido o por lo menos definible, sujeto a una condición, según quede estipulado en la respectiva acta. En el acta de suspensión deberán quedar claras las consecuencias económicas de la misma, así como las obligaciones que asumen las partes respecto de la administración del contrato y sus consecuencias financieras, con el ánimo de mitigar la reclamación de desequilibrio financiero.
Vencido el término previsto o superadas las condiciones que la motivaron, se debe suscribir la solicitud de reinicio de la ejecución del contrato. En todo caso, el contratista debe ajustar la vigencia de las garantías por el término de la suspensión, si a ello hubiere lugar (dicho ajuste debe ser evidenciado también en SECOP ll).
Tratándose de contratos cuyo plazo sea una fecha cierta, el acta de suspensión podrá constituir una modificación de dicho plazo, caso en el cual, mediante el acta de reinicio se fijará la nueva fecha en que terminará el contrato, de lo contrario, el supervisor del contrato deberá justificar la no modificación del plazo contractual ante el ordenador de gasto mediante el formato respectivo. Es posible que haya eventos en que dicha ampliación del plazo no sea requerida por razones asociadas a la ejecución del contrato; adicionalmente el supervisor o interventor deberá prever si la suspensión del contrato implicaría que su ejecución supere la vigencia en que se celebró.
Cumplido el término establecido para la suspensión, a través del SECOP II, se dará reinicio al contrato por parte de área de contratación.
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Cesión del contrato
Cuando al contratista le sobrevenga una inhabilidad que le impida continuar con la ejecución del contrato o cuando se presenten circunstancias externas que no le permitan continuar con la ejecución, éste, podrá proponer a la entidad la cesión del contrato a un tercero.
Para analizar una solicitud de cesión, el interventor o supervisor, según corresponda, entregará la documentación al jefe del área, oficina o dependencia que requirió la contratación para analizar y verificar que el cesionario cumple con el perfil con el cual se contrató al cedente. Una vez estudiada y aprobada la documentación por el respectivo jefe, el interventor o supervisor junto con el área de contratación se analizará la situación del candidato a cesionario para establecer la viabilidad de la cesión. Si la encuentra viable, se dará inicio al trámite respectivo conforme a lo señalado en el presente documento. El cesionario deberá presentar las garantías exigidas en el contrato, donde aparezca como tomador, para aprobación de la entidad.
Cesión de derechos económicos.
La figura de la "cesión de un contrato" es distinta a la "cesión de derechos económicos", esta última consiste en la celebración de un acuerdo entre el contratista y un tercero a quien le transfiere la totalidad o parte del valor del contrato en las condiciones que al efecto determinen, dentro del marco normativo vigente.
Teniendo en cuenta que solamente se transmiten derechos económicos, más no la calidad de contratista, la ejecución del respectivo objeto contractual continúa a cargo de quien fue seleccionado por la entidad.
El trámite de la "cesión de derechos económicos" estará a cargo de la interventoría y/o supervisión, en coordinación con la dirección jurídica y contractual - para la verificación del cumplimiento del marco normativo vigente y de la documentación que soporte la actuación.
Terminación anticipada por mutuo acuerdo
Esta terminación se presenta cuando las partes, de manera conjunta, solicitan tramitar la finalización del contrato previo al cumplimiento del plazo y/o las obligaciones señaladas en el mismo.
Es de anotar que el contratista en ningún momento puede terminar el contrato unilateralmente. La terminación anticipada se presenta cuando las partes, de manera conjunta, solicitan tramitar la finalización del contrato previo al cumplimiento del plazo y/o las obligaciones señaladas en el mismo.
Para tal efecto el Contratista deberá solicitar al Supervisor y/o interventor el trámite de la Terminación Anticipada, para que este adelante el procedimiento respectivo. La solicitud presentada por el Contratista deberá indicar la fecha a partir de la cual surtirá efectos la terminación. En el oficio remitido por el Supervisor, además de acompañar la solicitud del Contratista, deberá indicar que dicha terminación no causa perjuicio a la Entidad y que el Contratista ha cumplido con sus obligaciones contractuales hasta el momento de la terminación.
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Modificación del contrato (otrosí)
Este tipo específico de modificación es lo que se conoce como otrosí y hace relación a la necesidad de modificar alguna cláusula del contrato, como, por ejemplo: adicionar, modificar o eliminar una obligación pactada, corregir algún yerro mecanográfico, etc., que impida la debida ejecución del contrato y/o pueda generar a futuro dificultades en la interpretación del mismo por parte de la Entidad o del contratista.
De igual manera podrán hacerse modificaciones contractuales cuando las partes desde el contrato inicial han pactado actualización de precios basados en ajustes al SMLMV y/o índice de Precios al Consumidor.
El documento de solicitud debe señalar el tipo de modificación, una valoración detallada de las razones que justifican la modificación solicitada y las nuevas condiciones contractuales, el análisis de determinar si dicho ajuste afecta el valor (tanto aumentando, disminuyendo o manteniendo el valor contractual), como por ejemplo en los casos que se aumenta un producto o se intercambia un producto por otro, el impacto financiero del mismo, un informe detallado del porcentaje de ejecución del contrato, un análisis de la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles de acuerdo a la nueva realidad contractual para que haga parte de las nuevas condiciones acordadas, y la constancia de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social.
Modificación unilateral
De forma previa a la modificación unilateral se deberá convocar al contratista con el fin de llegar a un acuerdo sobre los puntos propuestos, de lo cual se dejará constancia en acta suscrita por los intervinientes en la reunión.
Si las partes estuviesen de acuerdo, se procederá a suscribir el documento modificatorio del contrato por mutuo acuerdo, previo el cumplimiento de los trámites previstos para tales efectos, observando siempre la equidad en las cargas contractuales. Si discutidas las condiciones de la modificación necesaria, el contratista no se allana a suscribir la modificación, la Dirección Financiera y el área de contratación proyectará la resolución sustentada y motivada para la firma del ordenador del gasto, quien lo modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios.
Este acto administrativo será notificado personalmente al contratista como lo dispone el código de procedimiento y de lo contencioso administrativo y contra él solo procede el recurso el recurso de reposición. Si las modificaciones propuestas alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento, se ordenará la liquidación del contrato y la entidad adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto de este.
Terminación unilateral
Cuando se presente una de las situaciones que se describen a continuación, la EGAT dará por terminado unilateral y anticipadamente el contrato:
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• Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.
• Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista. En este caso la EGAT podrá continuar la ejecución del contrato por el garante.
• En el evento de incapacidad física permanente procederá la terminación siempre y cuando la incapacidad impida de manera absoluta el cumplimiento de las obligaciones contractuales por depender de las habilidades físicas del contratista.
• Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista. En este caso la EGAT podrá continuar la ejecución del contrato con el garante.
• Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SUSPENSIÓN DE CONTRATO
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CONTRATISTA
SUPERVISOR DEL CONTRATO JEFE DE CONTRATACIÓN JURÍDICO ASIGNADO
GERENTE
FORMATOS O DOCUMENTO
INICIO
1. Recibir y revisar la solicitud de suspensión del contrato.
2. Remitir solicitud.
3. ¿Existen NO
observaciones
a la solicitud?
SI
4. Remitir al supervisor del contrato
1 para ajustes correspondientes.
5. Proyectar acta de suspensión de contrato y remitir.
5. Formato modificaciones contractuales
6. ¿Se NO
aprueba el
acta de
suspensión?
SI
7. Publicar modificación de suspensión en la plataforma de Secop
II.
8. ¿Se NO
aprueba
modificación en Secop II?
NO
SI
9. ¿Se aprueba
modificación en Secop II?
10. Firmarsuspensión en Secop II.
SI
11. Aplicarsuspensión en Secop II.
12. Reactivar el contrato una vez termine el plazo de suspensión.
13. ¿Se NO
aprueba
reactivación en Secop II?
NO
SI
14. ¿Se aprueba
reactivación en Secop II?
15. Firmarreactivación en Secop II.
SI
16. Aplicar reactivación en Secop II.
17. Actualizary modificarla póliza en Secop II cuando haya lugar.
18. Aprobación de modificaciónde póliza en Secop II cuando haya
FIN
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CESIÓN CONTRATO
INICIO
SI
1
3. ¿Existen
observaciones a la solicitud?
NO
6. ¿Se aprueba
la minuta de cesión?
NO
SI
8. ¿Se aprueba
cesión en Secop II?
NO
NO
SI
9. ¿Se aprueba
cesión en Secop II?
SI
FIN
4. Formato modificaciones contractuales
FORMATOS O DOCUMENTO
GERENTE
CONTRATISTA CESIONARIO
DIRECCIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
JURÍDICO ASIGNADO
JEFE DE CONTRATACIÓN
CONTRATISTA CEDENTE
15. Aprobación de la modificación de póliza.
14. Cargue de póliza en Secop II.
13. Solicitarmodificación de la póliza.
12. Aplicar la cesión en Secop II.
11. Firmarcesión en Secop II.
10. Enviar a firmaal cesionario en Secop II.
7. Publicar la cesión en la plataforma de Secop II con los documentos
correspondientes.
5. Proyectar minuta de cesión del contrato y remitir.
4. Revisar de solicitud con la documentación correspondiente.
2. Remitir solicitud.
1. Recibir y revisar la solicitud de cesión del contrato.
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VERSIÓN: 1 |
MODIFICACIÓN, ADICIÓN Y PRORROGA
SUPERVISOR DEL CONTRATO CONTRATISTA JEFE DE CONTRATACIÓN
JURÍDICO ASIGNADO
DIRECCIÓN FINANCIERA Y CONTABLE GERENTE
FORMATOS O DOCUMENTO
INICIO
1. Solicitar lamodificación, adición y/o prorroga del contrato.
2. Remitir solicitud.
SI 3. ¿Existen
observaciones a la solicitud?
NO
4. Proyectar minuta de modificación, adición y/o prórroga del contrato y
remitir.
4. Formato modificaciones contractuales
5. ¿Se aprueba
la minuta de NO
modificación, adición y/o prórroga?
SI
6. Publicar la modificación, adición y/o prórroga en la plataforma de Secop II.
NO
7. ¿Se aprueba
modificación, adición y/o prórroga en
Secop II?
NO
SI
8. ¿Se aprueba
modificación, adición y/o
prórroga en Secop
II?
9. Firmar modificación, adición y/o prórroga en Secop II.
SI
10. Aplicar modificación, adición y/o prórroga en Secop II.
11. Solicitar registro presupuestal cuando a ello hubiere lugar.
12. Expedirel registro presupuestal cuando a ello hubiere lugar y remitir.
13. Publicar registro presupuestal cuando a ello hubiere lugar en
plataforma de Secop II.
14. Solicitar la modificación de póliza cuando a ello hubiere lugar .
15. Actualización y modificación de póliza cuando a ello hubiere lugar .
16. Aprobación de modificación de póliza cuando a ello hubiere lugar .
FIN
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FECHA: 19/12/2023 | ||
VERSIÓN: 1 |
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
PRTH-FR-33 Formato solicitud de adición prorroga modificación del contrato PRFC-FR-17 Formato de requerimiento y solicitud de disponibilidad
PRJU-FR-11 Minuta modificación - Adición - Prorroga de contrato
6. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO | ||
VERSION | FECHA | DESCRIPCION DE LA MODIFICACION |
Versión 1 | 19/12/2023 | Primer documento. |
Elaboró: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Jefe de Contratación Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxx – Profesional de Planeacion y Calidad Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx – Técnica de Apoyo Administrativo
Revisó: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Jefe de Contratación