MANUAL DE CONTRATACION

MANUAL DE CONTRATACION

MAQUISERVIT E.I.C.E

AÑO 2016

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO	Pág. 2-4
PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN	5
CAPITULO I	6
ASPECTOS GENERALES	6
NATURALEZA Y REGULACION JURIDICA	6-7
OBJETIVO	7
FINES DE LA CONTRATACION	7-8
XXXXX ETICO	8
VALORES	8
PRINICIPIOS RECTORES	8-12
ALCANCE	12
XXXXX LEGAL O REGIMEN JURIDICO APLICABLE	12-13
COMPETENCIA Y DELEACION DE COMPETENCIAS	13
DE LOS DEBERES Y DERECHOS DE LA EMPRESA	13-14
DE LOS DEBERES Y DERECHOS DEL CONTRATISTA	14-15
DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATATAR	15
CAPITULO II	15
REGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES	15-17
CAPITULO III	19
PLANEACION DE LA CONTRATACION	18
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES	18-19
PLAN DE ACCION	19
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS	19-20
POLITICA DE MANEJO DE RIESGOS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS	20-21
COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACION	21
COMITÉ ASESOR Y DE EVALUACION	21
ASESORES EXTERNOS EN CONTRATACION	21
CAPITULO IV	21
ETAPAS DE LA CONTRATACION Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION	21
PRIMERA ETAPA:ETAPA PREPARATORIA	22
SEGUNDA ETAPA:PRECOAPTRACTUAL	22
TERCERA ETAPA:ETAPA CONTRACTUAL	22

CUARTA ETAPA: ETAPA POSCONTRACTUAL	22
ETAPA PREPARATORIA	22-27
ETAPA PRECONTRACTUAL	27-30
ETAPA POSCONTRACTUAL	31-33
CAPITULO V	33
CUANTIAS Y MODALIDADES DE SELECCION	33
CUANTIAS	33
MODALIDADES DE CONTRATACION	34
CONTRATACION DIRECTA	34-36
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DIRECTA	36-38
INVITACION PRIVADA	38
PROCEDIMIENTO PARA LA INVITACION PRIVADA	38-39
INIVTACION PUBLICA	39
PROCEDIMIENTO PARA LA INVITACION PUBLICA	39-40
ACOMPAÑAMIENTO DE EXPERTOS TECNICOS	40
ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DE SELECCION	41
TERMINOS	41
REGLAS GENERALES A LAS INVITACIONES	41-43
NEGOCIACION	43
ADJUDICACION	44
GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA	44
DECLARATORIA DESIERTA	44
CAPITULO VI	45
TIPOS DE CONTRATOS	45
CONTENIDOS DE LOS CONTRATOS	45-46
REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS	46-47
SUPERVISION DE LOS CONTRATOS	47
OBLIGACIONES DE LAS PARTES	47-48
CAPITULO VII	48
LAS GARANTIAS	48-52
EFECTIVIDAD DE LAS GARANTIAS	52-53
EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA	53
APROBACION DE LA GARANTIA	53
CAPITULO VIII	53
SOLUCION DE CONTROVERSIAS	53-54
CAPITULO IX	54
DISPOSICIONES FINALES	54
FACULTADES	54
VIGENCIA DEL MANUAL	54

MODIFICACION DEL MANUAL Y REFORMA	54
PUBLICACION DEL MANUAL DE CONTRATACION	55
TERMINOS Y DEFINICIONES	00-00
XXXXXX	00
XXXXX 0: ESTRUCTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN CONTRATACION XXXXXXX	00
XXXXX 0: ESTRUCTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN XXXXXXX	00
,XXXXX 0: ESTRUCTURA DEL PROCESO SELECCIÓN INVITACION PUBLICA	00
XXXXX 0: PRINCIPALES ASPECTOS DE CADA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION	68
ANEXO 5.POLIZAS Y GARANTIAS MINIMAS PARA LOS PROCESOS DE MENOR Y MAYOR CUANTIA	69

PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

Consecuente con el compromiso de promover la cultura de la legalidad, MAQUISERVIT E.I.C.E. adopta un nuevo Manual de Contratación, propendiendo porque las actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la contratación estatal se desarrollen de acuerdo con los postulados que rigen la función administrativa.

A través de este Manual se pretende establecer directrices y parámetros claros y coherentes que sirvan de guía para el desarrollo de la gestión contractual y de cada una de las etapas de los procesos de selección adelantados por la empresa, dentro del marco normativo que la rige, focalizando la transparencia como valor esencial en la contratación estatal y en el uso de los recursos públicos.

El proceso de contratación es integral ya que abarca aspectos técnicos, financieros, económicos y jurídicos, desde la etapa preparatoria hasta la etapa de liquidación. Un resultado satisfactorio del proceso, sólo se obtiene con el trabajo coordinado de todos los actores y áreas en todas las etapas, de tal manera que cada uno responda por las funciones y competencias respectivas.

El presente Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permitirá conocer los aspectos más relevantes en materia de contratación de MAQUISERVIT E.I.C.E, y se constituirá en una herramienta que servirá de apoyo y orientación para el logro de la meta propuesta por esta administración, al mismo tiempo se espera que contribuya de manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los fines de la empresa.

El Manual de Contratación debe ser fuente de consulta y actualización permanente para todos los actores que participan en la contratación de la empresa, siempre de cara a la comunidad y a todas las veedurías ciudadanas, que están llamadas a participar en todos los asuntos que involucran los intereses generales, a fin de garantizar el ejercicio de vigilancia y control ciudadano sobre la gestión pública contractual

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

1.1 NATURALEZA Y REGIMEN JURÍDICO

La Empresa Industrial y Comercial del Estado MAQUISERVIT –E.I.C.E, es una persona jurídica del orden municipal, dotada de autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio. Sus actuaciones se sujetaran a las reglamentaciones establecidas en la ley y en sus estatutos. Es en consecuencia, sujeto de los derechos y obligaciones inherentes a la personalidad jurídica, de conformidad con las normas generales para este tipo de actividades le sean aplicables.

El artículo 14 de la ley 1150 de 2007, reformado por el artículo 93 de la ley 1474 de 2011, exceptúa del Estatuto General de Contratación Estatal a …“Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta ( 50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Publica, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio en lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes”…

La Empresa Industrial y Comercial del Estado Maquinas y Servicios Viales de Tibú MAQUISERVIT E.I.C.E, se encuentra dentro de las excepciones establecidas en el artículo 93 de la ley 1474 de 2011, siéndole aplicable en consecuencia las normas legales y reglamentarias de carácter privado que regulan su actividad económica y comercial.

Por lo anterior la entidad al tener la calidad descrita en disposición legal, puede contar con un régimen excepcional al Estatuto General de la Contratación Pública y de acuerdo al artículo 13 de la ley 1150 de 2007 establece “ Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Las modalidades de selección que se consagren en este Manual , deben dirigirse a selección del ofrecimiento más favorable, observándose los principios de la función administrativa, el control fiscal, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de manera que mediante la ejecución exitosa del contrato se contribuya al efectivo cumplimiento de los fines que atañe a la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E

1.2 OBJETIVO

El objetivo de este Manual es establecer las directrices generales, normas, principios y procedimientos que regirán los procesos de contratación que se adelanten en MAQUISERVIT- E.I.C.E., como instrumento útil, ágil y fácilmente aplicable; para la adquisición de bienes y servicios, dentro del marco de las normas legales de las Empresas Industriales y Comerciales que se encuentran exceptuadas del régimen de contratación estatal y nos permita asegurar la transparencia en la selección del contratista, garantizando el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la correcta ejecución de los contratos.

1.3 FINES DE LA CONTRATACION

Con la contratación la empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E., busca el cumplimiento de las funciones encomendadas para la continua y eficiente realización de sus objetivos. MAQUISERVIT –E.I.C.E, reconocerá en forma oportuna el precio o valor de los contratos, exigirá del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, las garantías necesarias que cubran los riesgos inherentes a cada

contrato, que la calidad de los bienes y servicios contratados se ajusten a las normas técnicas que imponga la empresa y vigilará en forma directa o a través de los supervisores o interventores la ejecución de los contratos.

1.4 MARCO ÉTICO.

En los procesos de contratación que se adelanten bajo el régimen de este Manual, prevalecerán los compromisos éticos al interior de la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E., y la interacción de terceros.

Con la expedición de este Manual los funcionarios encargados de la actividad contractual en la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E., asumen un compromiso ético en sus actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa.

1.5 VALORES:

Los valores que se enuncian, regulan la gestión de todos los servidores públicos que por virtud de sus funciones participan en los procesos de selección de contratistas.

 Calidad

 Compromiso

 Transparencia

 Talento y desarrollo del personal

 Ética

 Economía

 Efectividad

 Respeto

 Honestidad

 Competitividad

1.6 PRINCIPIOS RECTORES: La gestión contractual de MAQUISERVIT E.I.C.E y la actuación de los funcionarios que intervengan en la misma, así como de quienes presten sus servicios a la empresa, se regirán por los principios de la FUNCION ADMINISTRATIVA de que trata el artículo 209 de la Constitución Política y los definidos para la GESTION FISCAL en el artículo 267 de la Constitución a saber:

1.6.1 Debido Proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento.

1.6.2 Buena Fe. El derecho que se busca garantizar con la presunción de buena fe es el derecho de las personas a que los demás crean en su palabra, lo cual se inscribe en la dignidad humana, al tenor del artículo primero de la Carta. (…) La buena fe se afianza gracias a disposiciones de derecho positivo que se inspiran en ese postulado y así logran crear un cauce y un marco seguro a la actividad estatal y particular. (…)".

1.6.3Transparencia. En virtud de este principio en los procesos contractuales se concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así lo requieran, la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir por parte del Comité Evaluador de Ofertas durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carácter de reservados.

1.6.4 Planeación Previo a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, la Empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E, elaborará los estudios de conveniencia, prefactibilidad o factibilidad, diseños, proyectos requeridos, salvo aquellos que requieran ser elaborados por persona especializada en un tema específico.

1.6.5 Economía. En los procesos de selección de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la selección de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y se dará el impulso oficioso y necesario a las actuaciones.

No se iniciará procedimiento de selección alguno, sin que previamente se cuente por lo menos con los estudios de conveniencia, prefactibilidad o factibilidad, diseños, proyectos requeridos, y sin que existan las respectivas disponibilidades presupuestales. Con este principio se busca evitar interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos.

1.6.6 Responsabilidad. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E., del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas. Por su parte los contratistas, responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.

1.6.7 Calidad. Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con las competencias a ellos asignadas, controlarán la calidad de los procesos y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos. Para tal efecto, exigirán que los bienes, obras y servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas de carácter nacional o aquellas expresamente establecidas por la empresa MAQUISERVIT -E.I.C.E.

En aquellos casos en que lo requiera la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E., el contratista indicará los planes o programas de aseguramiento de la calidad con el cual respalde los bienes, obras o servicios que ofrece.

1.6.8 Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en sus procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades.

1.6.9 Selección Objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por ello, ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta factores tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condiciones objetivas previstas en las condiciones de contratación x xxxxxx de condiciones. En este sentido, la Empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E., efectuará las comparaciones del caso teniendo en cuenta, adicionalmente, los precios o condiciones xx xxxxxxx y los estudios propios de la entidad.

1.6.10 Moralidad. Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garante de la efectividad del principio, se podrán adoptar pactos de integridad o compromisos éticos, los cuales se suscribirán tanto por los servidores públicos, como por los interesados en presentar propuestas a la Empresa MAQUISERVITE.I.C.E., y demás dependencias a quienes se aplique este manual.

1.6.8 Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que generan restricción de acceso. Así mismo, deberá ser publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, la actividad contractual, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición.

1.6.9 Eficacia. La empresa MAQUSIERVIT E.I.C.E conseguirá sus objetivos mediante la correcta asignación y utilización de los recursos disponibles.

1.6.10 Celeridad. Las normas y procedimientos establecidos en este documento deben ser utilizados como un medio para agilizar las decisiones y para que los tramites de la contratación se cumplan, sin dilaciones y sin tramites adicionales a los legalmente establecidos. Los funcionarios y contratistas que presten sus servicios a la empresa, efectuaran el impulso oficioso de los procedimientos suprimiendo los trámites innecesarios.

1.6.11 Imparcialidad. Las actuaciones de los servidores públicos y de quienes presten sus servicios a la empresa se regirán por la Constitución y la ley, asegurando y garantizando sus derechos de todas las personas sin ningún tipo de discriminación, aplicando en las modalidades de selección igualdad de condiciones, a fin de brindar la confianza legítima en su actuar, sin inclinaciones personales o prejuicios hacia los individuos.

1.6.12 Contradicción. Los interesados tendrán la oportunidad de conocer y de controvertir las decisiones adoptadas por la empresa tanto en los desarrollos de los procesos de selección como de la ejecución contractual.

1.6.13 Eficiencia. En virtud de este principio se garantiza que en los procedimientos y contratos el manejo y gestión de los recursos, serán racionales, razonables y adecuados, buscando el máximo rendimiento con los menores costos en logro de los objetivos y en el desarrollo de los asuntos propios del objeto social.

1.6.14 Equidad. Como principio general del derecho se tiene que la equidad habrá de ponderarse en la aplicación de las normas jurídicas, y las decisiones que se adopten.

1.6.15 Valoración de los Costos Ambientales. La empresa MAQUISERVIT E.I.

C.E en la gestión contractual, tendrán como principio la protección de los recursos naturales, y del medio ambiente, la cuantificación y mitigación del impacto por el uso o deterioro de los recurso naturales y del medio ambiente.

1.7 ALCANCE

En el presente manual se establecen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, en cada una de las etapas del proceso contractual y los principios que deben regir la contratación en la empresa MAQUISERVIT-E.I.C.E

Para el efecto serán responsables de su aplicación, los funcionarios que en razón de sus cargos y de las funciones asignadas o delegadas, deban asumir la gestión contractual en sus diferentes etapas de planeación, manejo presupuestal, actividad precontractual, evaluación, adjudicación, ejecución y liquidación, en que deben regir la contratación la empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E.

1.8 MARCO LEGAL O REGIMEN JURIDICO APLICABLE.

El marco legal aplicable a los procesos contractuales de la empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E., está determinado a partir de su naturaleza jurídica y de la actividad económica comercial e industrial que desarrolla de la siguiente manera:

Los contratos que celebre la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E, se sujetaran as las disposiciones del derecho privado previstas en el Código Civil y Código Comercio, respetando los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y de la Gestión Fiscal de que trata el artículo 267 de la Constitución. La actividad contractual estará sometida en todo caso al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la Contratación Estatal.

Dicho régimen de derecho privado será aplicable para el desarrollo de su actividad comercial e industrial como son, entre otros, la compraventa, permuta, obra fiducia o encargos fiduciarios, consultorías, suministros, arrendamientos de los bienes y

servicios que constituyen su objeto, así como los insumos, materias primas, bienes y servicios intermedios para la obtención de los mismos, los materiales y equipos que se empleen directamente para la producción de bienes o para la prestación de servicios y los relativos al mercadeo de sus bienes y servicios. Igualmente están comprendidos los contratos de colaboración empresarial celebrados para el desarrollo de su objeto social. También se aplica el derecho privado para aquellos contratos conexos, sin los cuales la actividad económica de la empresa MAQUIERVIT E.I.C.E no se podría desarrollar.

1.9 COMPETENCIA Y DELEGACION DE COMPETENCIAS.

La facultad para ordenar y dirigir los procesos contractuales está asignada al representante legal, en este caso en la Gerencia de la Empresa sin perjuicio de la facultad que la ley le otorga para delegar total o parcialmente la ordenación del gasto y la capacidad de contratación.

1.10 DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LA EMPRESA MAQUISERVIT

E.I.C.E. Para la consecución de los derechos y deberes de la empresa se tendrán en cuenta los siguientes:

1.10.1 Exigirá del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrá hacer al garante.

1.10.2 Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

1.10.3 Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

1.10.4 Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

1.10.5 Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetir contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual.

1.10.6 Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer. Para ello utilizará los mecanismos de

ajuste y revisión de precios, acudirá a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactará intereses moratorios. Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado.

1.10.7 Actuar de tal modo que por causas a ella imputable, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirá los desajustes que pudieren presentarse y acordará los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

1.11 DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS CONTRATISTAS. Para la Consecución de los derechos y deberes de los contratistas:

1.11.1 Tendrán derecho a recibir oportunamente el valor pactado y a que el monto intrínseco de la misma no se altere o modifique durante la vigencia del contrato. En consecuencia tendrán derecho, previa solicitud escrita, a que la empresa MAQUISERVIT -E.I.C.E., les restablezca el equilibrio de la ecuación económica del contrato a un punto de no pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a los contratistas. Si dicho equilibrio se rompe por incumplimiento de la empresa, tendrá que restablecerse la ecuación surgida al momento del nacimiento del contrato.

1.11.2 Colaborarán con la empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E., en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatarán las órdenes que durante el desarrollo del contrato ella le imparta y, de manera general, obrarán con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones que pudieran presentarse.

1.11.3 Podrán acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren. Las autoridades no podrán condicionar la participación en los procesos de selección ni la adjudicación, adición o modificación de contratos, como tampoco la cancelación de las sumas adeudadas al contratista, a la renuncia, desistimiento o abandono de peticiones, acciones, demandas y reclamaciones por parte de éste.

1.11.4 Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello.

1.11.5 No accederán a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera del presente Reglamento o de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho.

Cuando se presenten tales peticiones o amenazas, los contratistas deberán informar inmediatamente de su ocurrencia a la entidad contratante y a las demás autoridades competentes para que ellas adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. El incumplimiento de esta obligación y la celebración de los pactos o acuerdos prohibidos, dará lugar a la declaratoria de caducidad del contrato.

1.12 DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR.

Pueden celebrar contratos con la empresa MAQUISERVIT - E.I.C.E., las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes.

También podrán celebrar contratos con la empresa, los consorcios y uniones temporales.

CAPITULO II

RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES

2.1 DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR.

Las inhabilidades y las incompatibilidades recogen una relación de circunstancias vinculada con la persona misma del contratista y cuya presencia impide la celebración del contrato, so pena de verse afectado de nulidad, y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar. De acuerdo con lo anterior, no podrán celebrar contratos con la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E, quienes se encuentren en curso con las causales que para tal efecto prevé la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación Ley 80 de 1993, modificada por la ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011, ley 1778 de 2016, el Código Disciplinario ley 734 de 2002 y/o las normas que la modifican, aclaren o adicionen.

Tampoco, salvo en lo dispuesto por la ley, podrá el representante legal, o funcionarios delegados para contratar en la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E celebrar contratos que impliquen uso indebido de información privilegiada, conflicto de intereses, o acto de competencia con la entidad. Tampoco podrán participar en procesos de contratación ni en la celebración y ejecución de contratos los funcionarios de la empresa que sean conyugues, compañeros permanentes, o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, en relación con los proponentes y proveedores de la entidad, ni cuando se encuentren en las referidas condiciones de parentesco con alguno de los socios de personas jurídicas con las que se pretenda contratar, salvo si se trata de sociedades anónimas abiertas.

En las ofertas el proveedor deberá pronunciarse expresamente sobre sus relaciones comerciales o de parentesco con los trabajadores de la empresa. A su vez los funcionarios en esta condición deberán declararse impedidos informando sus relaciones comerciales o de parentesco con los proponentes o proveedores.

Si dentro del plazo comprendido entre el inicio del proceso de selección y la suscripción del correspondiente contrato sobreviene en cabeza del proponente una inhabilidad o incompatibilidad, la entidad podrá optar por no suscribir el contrato o por hacerlo con el proponente calificado en segundo lugar si su propuesta satisface los requerimientos y necesidades de la empresa.

Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecución del contrato cuyo contratista es un consorcio o unión temporal, debe haber cesión de la participación del miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorización de la Entidad, estableciéndose como prohibición la imposibilidad de ceder dicha participación a los miembros del mismo consorcio o unión temporal.

Tratándose de procesos contractuales esta verificación deberá hacerse de cada uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna, previa adjudicación y expedición del registro o compromiso presupuestal.

2.2 CONFLICTO DE INTERESES.

El conflicto de intereses se presenta cuando existe un “interés”, que puede generar conflicto entre el servidor público, la entidad y el proponente que acude al proceso de selección, este “interés” debe poseer la potencialidad de afectar el efecto de la decisión, de forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso de selección, de su cónyuge, de un pariente suyo en los grados

señalados por la ley o de sus socios de derecho o de hecho; generándose el conflicto de intereses por no manifestar el impedimento por esa situación personal o familiar en el trámite del asunto. Lo anterior dado que esta figura jurídica atiende a la moralización del ejercicio de la función pública y a los aspectos éticos que impiden que una determinada persona se relacione con la administración pública.

Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas, deberán:

 Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el proceso contractual a su cargo.

 Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.

 Poner en conocimiento del superior jerárquico los hechos constitutivos de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.

 Si existe duda sobre la existencia de alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses, se deberá elevar la correspondiente consulta a la Dirección Jurídica de la empresa.

2.3 PROCEDIMIENTO EN CASO DE CONFLICTO DE INTERESES

1. El Servidor Público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitución o en la Ley, deberá declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones, señale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.

1. Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) días siguientes a su conocimiento, la actuación con escrito motivado al Gerente General de la Entidad.

2. El Gerente General, remitirá en el término de la distancia las diligencias a la Dirección Jurídica para el respectivo estudio.

3. Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo, el Gerente General procederá a decidir de plano.

4. Si lo acepta indicará a quien corresponde el conocimiento de las diligencias y ordenará la entrega del expediente.

CAPITULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

3. INSTRUMENTOS PARA LA PLANEACION. Todo trámite contractual que se adelante deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al cumplimiento de la misión y al logro de los fines de la empresa, para lo cual se utilizaran diferentes instrumentos de planeación y programación contractual.

Los instrumentos de planeación y de programación contractual de la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E, para la adquisición de bienes y servicios que requiera para su normal funcionamiento o para garantizar la ejecución de las actividades propia de gestión económica o comercial que constituyen su objeto social son:

1. Plan de Adquisición Anual o de Compras.

2. Plan de Acción.

3. Estudios y documentos previos.

3.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

.

El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras es una herramienta para facilitar a la empresa identificar registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web de la empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año.

Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones se adopta el formato establecido por Colombia Compra Eficiente, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la empresa debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el

Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la empresa pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la empresa iniciará el Proceso de Contratación.

La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan Estratégico del cuatrienio, el PAO (Plan Anual Operativo), pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.

3.2 PLAN DE ACCIÓN.

Es la presentación resumida de las tareas que deben realizarse por los funcionarios de la empresa, en un plazo de tiempos específicos, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuándo y con quien se realizaran las acciones. Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos.

3.3. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos que determinan la necesidad, conveniencia y oportunidad de realizar la contratación, su viabilidad técnica, jurídica, financiera y los soportes para la elaboración de las bases de cada contratación, de manera que los elementos del negocio a realizar se encuentren reflejados en los mismos.

3.3.1PRECIOS.

Los funcionarios responsables de la elaboración de los estudios previos podrán acudir a los registros de las Cámaras de Comercio, listados o guías de proveedores, catálogos de precios, hacer cotizaciones verbales o telefónicas, precalificar proponentes o acudir a cualquier entidad pública o instituciones gremiales reconocidas en el mercado.

Los catálogos de precios son los que se ofrecen al público en general (públicamente), a través de medios idóneos, documentos que deben ser aprobados por la entidad, en ellos se consignan valores unitarios de cada uno de los ítem (unidades de recurso, obras, trabajos, bienes) relacionados con una

actividad y que aplican durante un periodo determinado. Las listas o Catálogos de Precios Unitarios se desarrollaran a través de solicitudes de compras y/o servicios las cuales realizara la entidad, teniendo en cuenta las necesidades para el desarrollo de su objeto social.

3.3.2 POLITICA DE MANEJO DE RIESGOS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS.

En los estudios previos se señalará además qué tipo de garantía o mecanismo de cobertura del riesgo se podrá utilizar para amparar la seriedad de los ofrecimientos y la ejecución de los contratos. En relación con las vigencias, las mismas deberán tener en cuenta las condiciones xxx xxxxxxx asegurador y por lo mismo se podrá contemplar la posibilidad de admitir una vigencia inicial con prorrogas o renovaciones.

Los amparos, riegos y porcentajes de cobertura serán señalados en los estudios previos de cada proceso, en los casos en los que se requiera garantía.

Según las particularidades y naturaleza de cada contrato, los estudios previos establecerán los mecanismos para la mitigación del impacto de los riesgos previsibles y de su cobertura, así como su asignación entre las partes del contrato, identificando las principales variables que afectan o pueden llegar a afectar la ejecución de las obligaciones convenidas.

Es obligación de los interesados previa presentación de las ofertas, revisar la asignación de los riesgos previsibles contenidos en los documentos soportes de las invitaciones que la empresa le formule para participar en los procesos.

Criterios para la distribución de los riesgos previsibles: Para la distribución de los riesgos previsibles y su regulación en los respectivos contratos, la empresa aplicará los siguientes criterios:

a) Capacidad de las partes para evaluarlos, controlarlos y administrarlos.

b) Capacidad para acceder a los instrumentos de protección, mitigación y/o diversificación.

Cuando el contrato se vea afectado por el acaecimiento de riesgos imprevistos o imprevisibles se dará aplicación al artículo 868 del Código Comercio.

3.4. ORGANISMOS, FUNCIONARIOS Y ASESORES.

Podrán participar en la actividad contractual de la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E, el Comité de Compra y Contratación, el Comité Asesor y de Evaluación, los funcionarios responsables de la contratación y los asesores externos que sean contratados para tal fin.

3.5 EL COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN.

Es un órgano interno de asesoría y consulta para los procesos contractuales que adelanta la empresa, que tiene como fin garantizar una gestión contractual acordes con los principios rectores de la contratación establecidos.

3.6 COMITE ASESOR Y DE EVALUACION.

Para la evaluación de las propuestas se presentan con ocasión a los procesos de selección sea crea el Comité Asesor y de Evaluación, conformados por servidores públicos adscritos a la entidad: El Gerente, Secretaria General y Profesional contratado para el área financiera, a quienes les corresponde decidir sobre los resultados de los procesos de selección a que se refiere el presente manual, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual gozan de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenida en el pliego de condiciones, ejercicio del cual se levantara el acta respectiva.

El carácter de asesor del comité no lo exime de responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

3.7 ASESORES EXTERNOS EN CONTRATACIÓN.

Podrán vincularse profesionales a la empresa mediante contrato de prestación de servicios profesionales para el apoyo y asesoría en tema relacionados con la contratación de la empresa, quienes responderán por su actuaciones y su conducta será disciplinable a la ley 734 de 2002 y sus normas reglamentarias.

CAPÍTULO IV

4. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION

4.1 EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN:

El procedimiento de contratación se desarrollará en cuatro (4) etapas a saber: Preparatoria, precontractual, de celebración y perfeccionamiento del contrato, y post contractual.

4.1.1 PRIMERA ETAPA: ETAPA PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la empresa y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demanden, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratista y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista.

4.1.2 SEGUNDA ETAPA: ETAPA PRE-CONTRACTUAL

Define los trámites que debe realizar la empresa, dependiendo de la clase de contrato a realizar, de conformidad con los procesos de selección señalados en el presente manual.

4.1.3 TERCERA ETAPA: ETAPA CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización, ejecución y supervisión de los contratos.

4.1.4 CUARTA ETAPA: ETAPA POST CONTRACTUAL: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación.

PRIMERA ETAPA PREPARATORIA

La empresa MAQUISERVIT-E.I.C.E realizará la planeación del contrato que se centra en la programación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación y debe materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, por cuanto constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista que se debe adelantar para cualquier clase de contrato.

En esta etapa, se origina la necesidad de contratar y se procede a elaborar los estudios previos, los cuales deberán estar ajustados al Plan de Adquisiciones de Bienes y Servicios para cada anualidad.

Los Estudios previos, es un documento que debe obrar en la carpeta contractual y en el cual se deberán consignar los siguientes aspectos:

1. La necesidad que la empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E, pretende satisfacer con la contratación: La necesidad de la contratación son las razones que sustentan la celebración del contrato. Hace referencia a las causas que determinan la contratación del bien o servicio; en ella se debe indicar la utilidad o provecho que le reporta a la empresa el objeto contratado.

2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. Se describirá en forma clara, detallada y precisa los bienes o servicios que requiere la empresa, definiendo un objeto con características técnicas y de calidad que permita individualizar el bien o servicio con el cual se satisfacen las necesidades de la empresa. El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible.

3. El análisis del Sector Económico y de los oferentes.

Este estudio debe incluir, seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, así como las condiciones de pago, especificaciones y en general, todos aquellos factores económicos que afecten el precio del bien o servicio a contratar.

4. De acuerdo con el objeto a contratar debe describirse el tipo o naturaleza del contrato a celebrar. Las características y especificaciones del bien o servicio, de acuerdo con la necesidad anteriormente señalada.

5. Lugar de Ejecución. Se debe determinar el lugar donde se desarrollarán las actividades necesarias para la ejecución del contrato señalando, si el contratista debe ejecutar sus actividades en las instalaciones de la empresa MAQUISERVIT-

E.I.C.E o fuera de ella y si debe desplazarse a otras ciudades.

6. Obligaciones del contratista: Se establecen las obligaciones contractuales que debe cumplir el contratista, los servicios o productos que debe entregar a la empresa MAQUISERVIT –E.I.C.E.

7. Obligaciones de MAQUISERVTI -E.I.C.E. Precisa las obligaciones correlativas que nacen para la empresa, con la suscripción del contrato, tales como realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales, etc.

8. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Existe la obligación por parte de la empresa, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos.

9. Forma de pago. Se establecerá la modalidad de pago teniendo en cuenta los plazos de entrega de los bienes o servicios adquiridos.

10. Plazo y vigencia. Es la determinación del tiempo necesario para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones contractuales. Este debe ser razonable y posible de cumplir.

11. Descripción del perfil objetivo del contratista. Se determinará el perfil del contratista según la necesidad de la contratación e incluirá capacitación y experiencia.

12. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su selección. Se deben precisar las normas y los fundamentos legales en que soportan la modalidad de selección.

13. El análisis que soporta el valor estimado del contrato. Se indicarán las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos adicionales al mismo y los que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato, tales como: honorarios; viáticos; variaciones de tasa de cambio; inflación; impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del orden Nacional, Municipal o General; costos de importación o exportación; seguros y garantías; costos de transporte y de instalación; utilidades, administración e imprevistos y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales así como los soportes técnicos y económicos.

En el evento que la contratación sea a precios unitarios, se soportarán los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

14. La justificación de los factores de Selección que permitan identificar la oferta más favorable. Los factores de selección son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista.

15. Asignación y análisis de Riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos.. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

La empresa MAQUIERVIT E.I.C.E., deberá evaluar los riesgos que le pueda generar la posible contratación que adelante para las adquisiciones de bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de su misión. En consecuencia se debe en cada caso analizar desde el punto de vista técnico administrativo y contractual, qué riesgos correría la empresa y definir las acciones o decisiones que deban tomarse dentro del proceso de contratación para trasladar este nivel de riesgo al contratista y prevenir cualquier acción que llegare a lesionar sus intereses.

En cada uno de los estudios de factibilidad, xx xxxxxxx, financiero y jurídico se analizarán individualmente los riesgos posibles desde cada punto de vista, con la actuación que deba seguirse para disminuirlo, eliminarse y si no es posible trasladarlo al contratista.

Para este efecto en el en el momento en que la empresa hace el requerimiento debe analizar los riesgos contingentes que pueden entorpecer dificultar o impedir la adecuada ejecución del contrato destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos. Estos riesgos van desde la calidad, las garantías, las posibles responsabilidades civiles - extracontractuales, dependiendo del tipo de contrato que se celebre, hasta las de cumplimiento del contrato, así como el cumplimiento de la empresa MAQUISERVIT -E.I.C.E. en el pago o atención de sus obligaciones, la estabilidad de las obras.

Efectuados cada uno de los análisis correspondientes, los riesgos se dejarán claros, expresos y concretos en el estudio previo de conveniencia y serán los riesgos que se ampararán para el cumplimiento de las obligaciones de que tratan las normas legales vigentes en materia de aseguramiento de riesgos.

16. Garantías. Análisis que sustente la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.

17. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.

Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.

18. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC:

Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.

Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.

Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos.

De acuerdo con la Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por

Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.

19. Comité Asesor y Evaluador. El número del acto administrativo que designa el Comité y sus integrantes deberá relacionarse en los estudios previos.

20 .Tipo De Supervisión y/o Interventoría. Se deberá indicar el tipo de interventoría y su justificación.

21. Estudios técnicos y diseños. Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad., licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.

Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.

Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.

El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el encargado del proceso.

SEGUNDA ETAPA: ETAPA PRE-CONTRACTUAL

Comprende las siguientes actividades, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de contratación:

ACTVIDAD	RESPONSABLE
Elaboración del Proyecto de pliegos de condiciones o invitación pública, según sea el caso	Gerente Secretaria General o Profesional Contrato

Publicación a través de la página de la empresa y al SECOP de los documentos del proceso, Proyecto de Pliegos, Estudios Previos y demás documentos y actos administrativos que formen parte integral del proceso	Gerente Secretaria General o Profesional contratado
Respuesta a Observaciones Realizadas al proyecto de pliegos de condiciones o invitación pública.	Gerente Secretaria General o Profesional contratado.
Consolidación xxx xxxxxx de condiciones definitivo	Gerente Secretaria General o Profesional contratado
Publicación en Colombia Compra Eficiente a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx SECOP de las respuesta a Observaciones realizadas al proyecto de pliegos de condiciones y de los Pliegos de condiciones definitivos	Gerente Secretaria General o Profesional contratado.
Recepción de Ofertas	Secretaria General
Designación del comité evaluador	Gerente
Verificación y evaluación de las ofertas	Comité Evaluador
Publicación de informe de evaluación en Colombia Compra Eficiente a través de www.colombiacompra.gov.co- SECOP	Gerente Secretaria General
Recepción de observaciones al informe de evaluación	A través del correo electrónico de la entidad:xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Análisis de observaciones realizadas al informe de evaluación	Comité Evaluador
Adjudicación	Gerente

TERCERA ETAPA: ETAPA - CONTRACTUAL

Esta etapa comprende las siguientes actividades:

ACTIVIDAD	RESPONSABLE
:Elaboración de la minuta del contrato	Gerente Secretaria General o Profesional Contratado
Suscripción y Legalización del contrato	Contratista
Registro Presupuestal	Secretaria General o Profesional contratado
Designación de Supervisor o Interventor	Gerente

CELEBRACIÓN DEL CONTRATO.

Se procede entonces a elaborar la minuta del Contrato y tramitar su firma por parte del Gerente y el proponente seleccionado una vez se cuente con toda la documentación requerida según la modalidad del contrato.

Una vez suscrito el contrato, el contratista deberá legalizarlo, es decir la constitución de las garantías y la aprobación de las mismas (si es del caso), y el pago de los derechos de publicación (de ser del caso). Se procede a realizar el correspondiente Registro Presupuestal.

Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E. indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

Acreditar pago de aportes parafiscales y seguridad social. El contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. De igual manera, este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral incurrirá en causal

de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

Una vez surtidos todos trámites descritos anteriormente y suscrito el respectivo Contrato, la existencia del Registro presupuestal y la aprobación de la póliza de garantía si es del caso debe iniciar la ejecución del mismo.

Se da inicio a la Ejecución del Contrato, con la remisión del contrato al interventor y/o supervisor, dicho documento representa el acto que define con exactitud el momento en que empiezan a desarrollarse las obligaciones consagradas en el Contrato.

Si se ha pactado en el Contrato un anticipo o un pago anticipado, es necesario recordar que su valor en ningún caso podrá exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo Contrato.

PROCEDIMIENTO PARA ADICIÓN, PRÓRROGA O MODIFICACIÓN DEL CONTRATO.

Cuando en la Ejecución del Contrato se requiera Adición del Valor, Modificación o Prórroga del Plazo, el Interventor o Supervisor a cuyo cargo se encuentra la Ejecución del Contrato, debe enviar al Gerente General, la respectiva solicitud debidamente justificada con las razones en virtud de las cuales debe modificarse, adicionarse o prorrogarse el Contrato, acompañada de la solicitud que para tal fin formule el Contratista; el Gerente General se pronunciará sobre la conveniencia o no de la misma y si es del caso se procede a la elaboración de los Adicionales u Otro sí correspondientes.

MANEJO DEL ANTICIPO.

Se podrán otorgar anticipos hasta por el cincuenta (50%) del valor del contrato, siempre se debe solicitar una garantía para el buen manejo del mismo, se anexar dentro del estudio de conveniencia la correspondiente justificación para su aplicación y el interventor o supervisor deberá hacer seguimiento al gasto del mismo.

Para el manejo de los anticipos se deberá dar apertura por parte del contratista de una cuenta separada, la cual será vigilada por parte del interventor del contrato respectivo. Los rendimientos financieros de los dineros consignados en la misma deberán ser reintegrados a la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E.

CUARTA ETAPA: ETAPA POSCONTRACTUAL

Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidación del mismo.

1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.

El periodo de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas, con el fin de que las partes se puedan declarar x xxx y salvo. No todos los contratos deben ser liquidados. Se liquidan aquellos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo o aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran.

La liquidación del contrato no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados. En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la Entidad, ésta deberá adelantar las correspondientes acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada caso.

De igual forma la liquidación también ofrece la posibilidad de ampliar el término de las garantías que avalan el cumplimiento de las obligaciones contraídas, según el objeto contractual.

2. El Acta de Liquidación debe contener:

a. La relación histórica de la ejecución del Contrato.

b. Descripción de las cantidades de ejecución de la obra o servicio contratado, las prestaciones y obligaciones cumplidas e incumplidas, su equivalencia, las sanciones establecidas y las multas debidas o canceladas, así como la verificación del cumplimiento de las obligaciones en materia de Seguridad Social.

c. Reconocimientos y compensaciones.

En el acta se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, de igual forma se consagrarán los acuerdos logrados para poner fin a las divergencias entre las partes.

3. FORMAS DE LLEVAR A CABO LA LIQUIDACIÓN

3.1 Por mutuo acuerdo de las partes.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, la empresa MAQUISERVI- E.I.C.E. liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse x xxx y salvo.

3.2. Unilateralmente por la Entidad

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Gerente tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato en forma bilateral.

Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los recursos que dispongan las normas vigentes aplicables.

Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este período, antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deberá exigir al contratista la ampliación de la garantía.

En el evento de resultar sumas de dinero a favor de la empresa MAQUISERVIT

E.I.C.E. y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) prestará mérito ejecutivo.

3.3 Liquidación Judicial

El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la Entidad no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

3.4 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos.

Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos

(2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los numerales anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

CAPITULO V

CUANTIAS Y MODALIDADES DE SELECCION

5.1 CUANTIAS.

Las siguientes serán las cuantías que determinaran las modalidades de contratación en la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E

5.1.1 MINIMA CUANTIA: Se considera contrato de mínima cuantía cuando esta no sobrepase de Cien (100) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes y será una orden de suministro o de servicios cuando excede los cuatro (4) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes y no sobre pase de Veintiocho (28) SMMLV.

5.1.2 MENOR CUANTIA: Se considera contrato de menor cuantía cuando este oscile entre los cien (100) SMMLV y los doscientos (200) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.

5.1.3 MAYOR CUANTIA: Se considera contrato de mayor cuantía cuando este excede de los doscientos (200) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.

5.2 MODALIDADES DE CONTRATACION: Las modalidades de contratación que utilizara la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E Serán las siguientes:

CONTRATACION DIRECTA: Para los casos establecidos en el numeral 5.2.1 INVITACION PRIVADA: Contratación de Menor Cuantía

INVITACION PÚBLICA. Contratación de Mayor Cuantía

5.2.1 CONTRATACION DIRECTA: La empresa MAQUISERVIT E.I.C.E podrá requerir la presentación de una única oferta de bienes o servicios para celebrar un contrato: Por la cuantía del contrato, por la naturaleza del bien o servicio a adquirir, por la clase del contrato a suscribir o por razones técnicas o jurídicas que así lo aconsejen, en estos casos:

5.2.1.1 POR LA CUANTIA DEL CONTRATO A CELEBRAR.

5.2.1.1.1 Cuando el contrato sea de mínima cuantía es decir igual o inferior a cien

(100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

5.2.1.1.2 En los casos de los contratos sin formalidades plenas llamados órdenes (de suministro, de servicio, compra, obra), cuyo valor no exceda de 28 SMLMV.

5.2.1.2 POR EL BIEN O SERVICIO A ADQUIRIR

5.2.1.2.1 Cuando el proveedor sea único o exclusivo del bien y/o servicio a adquirir.

5.2.1.2.2 Cuando tenga por objeto adquirir nuevas tecnologías (know-how), por transferencia o desarrollo de las mismas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.

5.2.1.2.3 Cuando en el mercado local, haya un número inferior de proveedores al requerido para agotar el procedimiento de la invitación privada.

5.2.1.3 POR LA CLASE DE CONTRATO A SUCRIBIR.

5.2.1.3.1 Cuando se trate de los contratos que se celebren en consideración a las calidades especiales (conocimiento, experiencia, reconocimiento, seguridad, confianza) de la persona a contratar (contratos de intuito personae), lo cual

incluye, sin limitarse, los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías, procedimientos, entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial, que se decida celebrar con el titular de estos derechos.

5.2.1.3.2 Convenios o contratos interadministrativos, de asociación de cooperación para la ejecución de proyectos objeto de la actividad comercial de la empresa.

5.2.1.3.3 Contratos de venta de servicios de alquiler de maquinaria y equipo de la empresa.

5.2.1.3.4 Contratos de seguros.

5.2.1.3.5 Contratos de ampliación, actualización, modificación y soporte técnico de software ya instalados.

5.2.1.3.6 Contratos de adquisición o permuta de inmuebles, o cuando estos se tomen a titulo no traslaticio de dominio.

5.2.1.3.7 Contratos de publicidad.

5.2.1.3.8 De servidumbre, arrendamiento, comodato o adquisición de inmuebles.

5.2.1.3.9 Contratos de Empréstitos.

5.2.1.4 POR RAZONES TECNICAS O JURIDICAS.

5.2.1.4.1 Los contratos que tengan por objeto una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada, que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por el mismo contratista.

5.2.1.4.2 Habiéndose adelantado un proceso de contratación, no se haya presentado ningún oferente o las ofertas presentadas no hayan resultado hábiles o según concepto jurídico existan razones de conveniencia para no suscribir el contrato y consecuencia de esto se haya declarado desierto en varias oportunidades, el proceso de selección.

5.2.1.4.3 Cuando agotado el proceso de selección no exista pluralidad de oferentes.

5.2.1.5. POR RAZONES DE EMERGENCIA O URGENCIA MANIFIESTA.

Es aquella modalidad a la que se acude cuando sobreviene un suceso que impide contratar de acuerdo con los procedimientos de selección previstos en este manual y su reglamentación. Para tales contratos se requerirá la resolución de declaratoria de urgencia manifiesta previa en la que se determine con toda precisión la situación y los efectos que tendría que soportar la entidad de no atenderla mediante el trámite excepcional, lo que servirá de justificación.

Se presenta en las siguientes hipótesis:

5.2.1.5.1Por circunstancias que puedan poner en riesgo la continuidad de un determinado servicio.

5.2.1.5.2 Por la necesidad de contribuir al restablecimiento de la normalidad cuando haya tenido que declararse uno cualquiera de los estados de excepción.

5.2.1.5.3 Po la ocurrencia de situaciones excepcionales de calamidad, fuerza mayor o desastre que por su naturaleza requieran actuación inmediata por parte de las autoridades.

5.2.1.5.4 Cuando e requiera contratar el suministro de servicios públicos domiciliarios, esenciales para el funcionamiento de la empresa.

5.2.1.6. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DIRECTA

En lo pertinente se observaran las etapas previstas en este manual, además de lo siguiente:

1. Verificación de registro en el Plan Anual de Adquisiciones o de Compra, se debe verificar que los bienes y/o servicios requeridos estén incluidos en el plan. En el evento que no estén incorporados se deberá justificar para efectos de los ajustes que corresponda.

2. Expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal, cuya solicitud será suscrita por el gerente de la empresa.

3. Los estudios previos de conveniencia y necesidad elaborados de acuerdo a lo establecido en este manual.

4. Invitar a ofertar: El contratista se seleccionará mediante la solicitud de una oferta, solicitud que irá firmada por la Gerente de la empresa, a personas naturales o jurídicas, quienes deberán ser certificadas por MAQUISERVIT y harán parte de la base de proveedores. Teniendo en cuenta que la contratación se realiza con base en una sola oferta, deberá garantizarse el cumplimiento de los requisitos técnicos, financieros, de experiencia, capacidad organizacional etc, que apliquen según la naturaleza de la contratación. De todas maneras la evaluación de la oferta deberá consignarse en el formato de calificación vigente.

5. El proveedor o contratista invitado a presentar la oferta tendrá un día hábil para entregar la propuesta contados a partir de la notificación.

6. Suscripción del contrato: Seleccionada la oferta favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar, se procederá a suscribir el contrato, la orden de compra, la aceptación de oferta u orden de servicio.

5.2.1.7 PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DE EMERGENCIA.

En estos casos se podrá iniciar la ejecución antes de que se haya suscrito el contrato y constituido y otorgado las garantías que ampare sus riesgos inherentes, pero la orden al proveedor o contratista deberá constar por escrito y en ella se indicará, por lo menos el precio o la forma de determinarlo, la forma de pago, el plazo y el objeto contractual. La suscripción del contrato y el otorgamiento de las garantías deberán surtirse dentro de los 15 días siguientes a la orden escrita. Cuando el plazo de ejecución sea menor al término citado, la orden escrita hará las veces de contrato.

5.2.1.8 NO OBLIGATORIEDAD DE GARANTÍAS.

Las garantías no serán obligatorias en los contratos en modalidad de contratación directa a que se refiere el 5.2.1 y subsiguientes. En el evento en el cual la Entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007. En las modalidades de contratación privada y pública serán obligatorias.

5.2.1.9 NO EXIGIBILIDAD DEL RUP. Para la contratación en la modalidad de contratación directa a que se refiere el numeral 5.2.1 y subsiguientes, no se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo

221 del Decreto-ley 019 de 2012. En las modalidades de contratación privada y pública será obligatoria la presentación de este documento.

5.2.1.10 INVITACION PRIVADA.

Los procesos de contratación se adelantarán bajo la modalidad de invitación privada, salvo en lo dispuesto en el numeral 5.2.1.7 o cuando por razón de la cuantía se deba realizar una invitación pública.

Este procedimiento se realizara cuando la cuantía del contrato a celebrar oscile entre 100 SMLMV y 200 SMLMV.

Con el fin de garantizar el principio de libre concurrencia, este proceso se desarrollara con el mínimo de tres proveedores o contratistas salvo que no exista tal pluralidad de oferentes.

5.2.1.10.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION INVITACION PRIVADA

En lo pertinente se observaran las etapas previstas en este manual, además de lo siguiente:

1. Verificación de registro en el Plan Anual de Adquisiciones o de Compra, se debe verificar que los bienes y/o servicios requeridos estén incluidos en el plan. En el evento que no estén incorporados se deberá justificar para efectos de los ajustes que corresponda.

2. Expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal, cuya solicitud será suscrita por el gerente de la empresa.

3. Los estudios previos de conveniencia y necesidad elaborados de acuerdo a lo establecido en este manual.

4. Invitar a ofertar: El contratista se seleccionará mediante la solicitud mínima de tres ofertas, solicitud que irá firmada por la Gerente de la empresa, a personas naturales o jurídicas, quienes deberán ser certificadas por MAQUISERVIT y harán parte de la base de proveedores. Teniendo en cuenta que la contratación se realiza con base en tres ofertas, deberá garantizarse el cumplimiento de los requisitos técnicos, financieros, de experiencia, capacidad organizacional etc, que apliquen según la

naturaleza de la contratación. De todas maneras la evaluación de la oferta deberá consignarse en el formato de calificación vigente.

5. La publicación de la invitación privada no debe ser inferior a un (1) día hábil.

6. Los proveedores o contratistas invitados a presentar la oferta tendrán un

(1) día hábil para entregar la propuesta contados a partir de la notificación.

7. El Comité Evaluador tendrá un (1) hábil para evaluar la propuesta y entregar el informe.

8. Publicación del informe de evaluación. Traslado por el término de un (1) día hábil.

9. Recepción de observaciones al informe de evaluación. Un (1) día hábil.

10. Suscripción del contrato: Seleccionada la oferta favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar, se procederá a suscribir el contrato.

5.2.1.11 INVITACION PÚBLICA.

Es el procedimiento mediante el cual se invita a un número indeterminado de personas para que presente ofertas que cumplan con los requisitos requeridos por la empresa. La invitación se hará con un plazo de antelación razonable que definirá el gerente, una vez estén disponibles los términos de referencia o pliegos de condiciones, a través de la página WEB de la entidad y en el SECOP.

Este procedimiento será obligatorio cuando el contrato a celebrar supere los 200 SMLVM, o cuando lo disponga la gerencia, basado en criterios como la complejidad técnica o su interés de garantizar la participación del mayor numero posibles de oferentes.

Así las cosas, se realizará una convocatoria dirigida a personas naturales y/o jurídicas, para que con base en las exigencias consignadas en los pliegos de condiciones elaborados por la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E se presenten ofertas elegibles. No generará declaratoria de desierto, el hecho que algunos de los invitados declinen en el proceso a menos que sean todos.

5.2.1.11.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION INVITACION PÚBLICA

En lo pertinente se observaran las etapas previstas en este manual, además de lo siguiente:

1. Verificación de registro en el Plan Anual de Adquisiciones o de Compra, se debe verificar que los bienes y/o servicios requeridos estén incluidos en el plan. En el evento que no estén incorporados se deberá justificar para efectos de los ajustes que corresponda.

2. Expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal, cuya solicitud será suscrita por el gerente de la empresa.

3. Los estudios previos de conveniencia y necesidad elaborados de acuerdo a lo establecido en este manual.

4. Elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia.

5. Publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, estudios previos y demás documentos y actos administrativos que integran el proceso.

6. Simultáneamente se publica el Aviso de Convocatoria. Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. Cinco (5) días hábiles.

7. Publicación de las respuestas a las observaciones.

8. Publicación del acto de apertura, pliegos definitivos.

9. Presentación de ofertas se tendrá un día (1) hábil Se realiza una audiencia de cierre del proceso y apertura de propuestas.

10. Evaluación y verificación de las propuestas.

11. Publicación del informe de evaluación. Traslado por el término de tres (3) días hábiles.

12. Recepción de observaciones al informe de evaluación. Tres (3) días hábiles.

13. Adjudicación.

5.2.1.12 ACOMPAÑAMIENTOS DE EXPERTOS TECNICOS.

Por razones de complejidad del objeto contractual o a juicio del Gerente, podrá preverse el acompañamiento de expertos técnicos para la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones, el asesoramiento general de cualquier etapa o actividad del proceso o la asesoría al Comité Evaluador.

5.2.1.13 ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN.

Los procesos de contratación por invitación pública o privada, se conformarán de la siguiente manera:

 Estudios y documentos previos.

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal

 Proyecto de Pliegos de Condiciones

 Invitación Pública o Privada y acta de apertura del proceso.

 Publicación de los pre pliegos en la página de la empresa y en el SECOP

 Respuestas a las observaciones (si las hubiere) de los pre pliegos de condiciones.

 Publicación de los pliegos definitivos

 Adendas o Modificaciones a los pliegos de condiciones.

 Recepcion de propuestas.

 Informe del Comité Evaluador.

 Publicación del informe.

 Observaciones al informe.

 Acto de adjudicación.

5.2.1.14 TERMINOS.

La gerencia o el área responsable del proceso para la contratación realizarán el respectivo estudio de conveniencia con la verificación jurídica, técnica y económica que implica. Dentro del estudio de conveniencia debe ser consignada la modalidad de selección, en virtud que este es el documento base para la elaboración y seguimiento de las demás etapas del proceso, según corresponda, igualmente se deberá consignar en el mismo, el cronograma con los términos del proceso de acuerdo a la complejidad del contrato a celebrar.

5.2.1.15 REGLAS GENERALES A LAS INVITACIONES.

a) Las invitaciones se publicaran en la página web de la entidad x.x.x.xxxxxxxxxxx.xxx y en el SECOP

b) El acto de apertura del proceso deberá contener:

- El Objeto a contratar.

- La modalidad (invitación abierta o cerrada)

- El cronograma del proceso.

- El lugar físico o electrónico, donde se puedan consultar los pliegos.

- Número de la disponibilidad presupuestal.

c) Los pre pliegos y pliego de condiciones deberán contener, mínimo los siguientes elementos:

- Descripción técnica y completa del objeto a contratar, estableciendo la naturaleza jurídica del contrato.

- Personas que pueden participar y numero mínimo para no declarar desierto.

- Requisitos de los proponentes.

- Cronograma del proceso.

- Lugar de presentación de las propuestas, su contenido y sus anexos.

- Contenido de las ofertas y documentos anexos.

- Procedimiento para aclaraciones de los pliegos de condiciones.

- Causales de rechazo de las propuestas.

- Especificaciones técnicas del servicio o bien.

- Parámetros de calificación.

- Factores de desempate.

- Validez de las propuestas.

- Análisis de riesgos.

- Garantias.

- Presupuesto oficial estimado.

- Forma de pago.

- Plazo del contrato.

d) Las observaciones podrán ser hechas en medios físicos o electrónicos (fax, correos electrónicos).

e) La modificación al pliego de condiciones se realizará mediante adendas, modificación que deberá ser notificada a los participantes vía email o en la página web de la empresa.

f) Las propuestas deberán constar por escrito, así sean enviadas por otro medio.

g) La recepción de las propuestas se realizarán en el lugar, fecha y hora indicada en el pliego de condiciones para contratar, en el Formato de Recibo de Ofertas de la fecha, señalando la hora exacta de la entrega, indicando de manera clara y precisa el nombre o razón social del proponente y ser firmado por quien entrega. Se levantara un acta de apertura de sobres.

h) El informe de evaluación deberá contener, mínimo los siguientes elementos:

- El grupo de funcionarios que conforman el comité evaluador designado por el gerente para tal fin, y el nombre de las personas que actúan como invitadas al mismo.

- Verificación jurídica para determinar si cumple con los requisitos legales y documentos necesarios para ser elegidas.

- Verificación financiera que es el análisis de liquidez, nivel de endeudamiento y patrimonio total del oferente (de haber solicitados documentos para analizar la capacidad financiera.

- Análisis de las condiciones de Experiencia del Proponente, que dependiendo xxx xxxxxx de condiciones puede otorgar o no puntaje. La evaluación Técnica y Económica, según lo definido en el pliego de condiciones.

- Recomendación del Comité Evaluador.

- Durante el tiempo establecido para la interposición y respuesta las observaciones al informe de evaluación, los proponentes no podrán completar, adicionar, ni modificar sus propuestas.

i) Mediante acta de adjudicación la Gerencia podrá tomar la recomendación consignada en el informe de evaluación y adjudicar el contrato al oferente calificado en primer lugar. De no considerar viable la adjudicación la Gerencia motivara su decisión y se repetirá el proceso de selección.

j) Se procederá a adjudicar el contrato al oferente calificado en el segundo lugar si el oferente elegido decide no celebrar el contrato, o dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato no se presenta, a suscribirlo, sin perjuicio de la efectividad de las garantías y las multas a que esto diere lugar.

k) Durante el periodo de selección y hasta antes de publicar la evaluación, e podrán solicitar documentos, certificados y demás aclaraciones para subsanar aquellos requisitos que sean necesarios para continuar con el proceso. Todas estas solicitudes se comunicarán por adendas.

5.2.1.16 NEGOCIACION

Salvo prohibición expresa de la ley y una vez se haya realizado la evaluación técnica, jurídica y financiera, de las ofertas, el Gerente podrá surtir una etapa de negociación con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas

En los procesos en que haya pluralidad de oferentes calificados, la gerencia podrá hacer uso del sistema de conformación dinámica de la oferta, que se realizará de manera presencial o por medios electrónicos. En dicha audiencia los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas, presentarán una oferta inicial que podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada para cada variable dentro del lapso de la audiencia. En todo caso, se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar posturas.

La negociación deberá atender el principio de economía. El resultado de la negociación deberá constar en acta suscrita por quienes intervengan.

Las variables dinámicas podrán ser técnicas o financieras. Las técnicas refieren la posibilidad del oferente de modificar especificaciones que no constituyan requerimientos mínimos obligatorios, siempre y cuando dicha modificación esté prevista en los términos de referencia. Y las financieras atienden aquellos aspectos que impactan económicamente la oferta.

5.2.1.17 ADJUDICACION

La adjudicación del contrato se hará teniendo en cuenta los criterios expuestos en los términos de referencia o pliegos. Esta información será publicada en la página de la empresa y en el SECOP.

De no suscribirse con el proveedor seleccionado, el contrato podrá celebrarse con el siguiente mejor calificado, o en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente.

5.2.1.18 GARANTIA DE SERIEDAD DE PROPUESTA.

En los procesos de contratación por la modalidad de invitación pública y privada, se exigirá garantía de seriedad de la oferta, por un valor que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas, o del presupuesto oficial estimado y con una vigencia de treinta días (30), contados a partir de la fecha de cierre de la respectiva convocatoria.

La suficiencia de esta garantía será verificada por el Comité Evaluador al momento de la evaluación de las propuestas. La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de la misma.

5.2.1.19 DECLARATORIA DESIERTA.

La declaratoria desierta únicamente procederá por motivo o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará mediante acto administrativo motivado, en el que se indicarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.

La declaratoria desierta también tendrá lugar cuando:

 No se presente ninguna oferta en el desarrollo del proceso.

 Cuando ninguno de los proponentes cumplan con las condiciones exigidas por la empresa.

CAPITULO VI

DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

6.1TIPOS DE CONTRATOS.

El Gerente de la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E podrá celebrar todo tipo de contrato sin limitación diferente a las establecidas en los estatutos de la entidad para solicitud de autorizaciones. Para estos efectos se entiende por contrato todo acto jurídico generador de obligaciones.

6.2 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS.

Corresponde a la Gerencia establecer modelos de minutas para las clases de contratos que más comúnmente celebre la entidad, las cuales se sujetarán a las normas civiles, comerciales y especiales que correspondan a la esencia y naturaleza del respectivo contrato y que deberá contener como mínimo las siguientes clausulas:

- Objeto del Contrato: Se determinará claramente la naturaleza del contrato y el objeto de las prestaciones a cargo del contratista.

- Alcance del Contrato: Que corresponda a toda las actividades que deben adelantarse para la ejecución del objeto del contrato, dichas actividades son muy diferentes a los objetivos o finalidades que se buscan con la celebración del contrato.

- Obligaciones de las partes: Se relacionarán las obligaciones y alcance del objeto a cargo de las mismas y el plazo para su cumplimiento.

- Plazo de ejecución del contrato: Se describirá el término en días hábiles o calendario, meses o años, dentro del cual el contratista deberá cumplir con las obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto del contrato. Dicho plazo de ejecución se contabilizará a partir del día hábil siguiente a la suscripción del acta de inicio por el interventor y el contratista.

- Valor total del contrato: Es la contraprestación que la entidad pagará al contratista, por el costo de los bienes, obras o servicios, incluido el valor correspondiente al IVA, cuando se cause, en cuyo caso se desagregara.

- Forma de pago: Se pactará la forma en que se pagara el bien o servicio al contratista determinándose expresa y claramente el trámite que deberá adelantar el contratista para su reconocimiento. En el evento que se parte el anticipo, se establecerá la forma de amortización.

- Mecanismo de cobertura de riesgos: Se pactarán en el contrato, las garantías necesarias, para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, las que consistirán en pólizas expedidas por compañía de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, garantías bancarias y en general los demás mecanismos de cobertura de riesgo establecidos en normas legales a solicitud de los oferentes o contratistas.

- Exclusión de la relación laboral: En los contrato en los cuales el contratista deba destinar para su ejecución personal dependiente, se pactará que no existirá vínculo laboral alguno entre estos y la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E

- Documento del contrato: Se pactará una clausula en la que se indique: “Que hacen parte integral del presente contrato, todos los documentos soportes que acreditan los requisitos exigidos en el manual de contratación de la empresa.

- Imputación presupuestal: Se indicará el rubro que se afectará con la celebración del contrato.

- Inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones legales: El contratista manifestará bajo la gravedad del juramento, que no se halla en causal de inhabilidad o incompatibilidad o prohibición o legal alguna para celebrar contratos con MAQUISERVIT E.I.C.E.

- Cláusula de indemnidad: En todos los contratos se deberá la cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerlas indemne de cualquier reclamación provenientes de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

6.3 REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Par la ejecución del contrato se requiere de:

a) Aprobación de la garantía única de cumplimiento de los contratos por parte de la gerencia, previa verificación de su suficiencia.

b) Expedición del Registro presupuestal.

c) Pago de los aportes parafiscales y los relativos al sistema de seguridad social integral: El contratista deberá acreditar a la firma del acta de inicio, que se encuentra afiliado a los sistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales y aportar los comprobantes de pago, y las personas jurídicas acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes relativos al sistema de seguridad social integral, así como los xxx XXXX, ICBF, y las Cajas de compensación Familiar, cuando corresponda.

d) Suscripción del acta de inicio por parte del contratista y el supervisor asignado por la entidad, el control de la actividad contractual o la vigilancia sobre la ejecución de los mismos será de la gerencia y del supervisor o del interventor designado para tal fin, de conformidad con las reglas contenidas en el manual de interventoría.

6.4 SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS.

Para la vigilancia y control de los contratos se designara como supervisor o interventor del contrato a un funcionario de la empresa que tenga relación funcional con el objeto del contrato.

El supervisor o interventor será responsable de ejercer una adecuada, oportuna, eficaz y eficiente vigilancia del cumplimiento del contrato asignado, vigilancia que tendrá por objeto, asegurar que el contratista, se ciña a los plazos, términos calidades y condiciones previstas en el contrato. Los supervisores serán responsables del cumplimiento de las funciones que se les señala dentro del marco de funciones o en las que se expidan con posterioridad que la modifiquen o la complementen.

El supervisor o interventor al culminar la ejecución del contrato, deberá elaborar el informe final, en el que conste el cabal cumplimiento del mismo, igualmente elaborara y suscribirá la respectiva acta de liquidación cuando a ello haya lugar.

6.5 OBLIGACIONES DE LAS PARTES.

Durante la ejecución del contrato, las partes cumplirán con las siguientes obligaciones:

1. DEL CONTRATISTA.

a) Ejecutar el contrato oportuna y eficazmente.

b) Cumplir con el objeto y las demás obligaciones inherentes a él.

c) Colaborar con la entidad con el cumplimiento de los fines de la contratación.

d) Las demás obligaciones que se consignen en el pliego de condiciones o en la minuta del contrato.

2. DE LA ENTIDAD CONTRATANTE.

a) Pagar el valor del contrato en la forma y bajo las condiciones previstas en el pliego de condiciones o en la minuta del contrato.

b) Ejercer la supervisión general del contrato

c) Formular las sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime convenientes en el desarrollo del contrato.

d) Velar por cumplimiento de la finalidad de la contratación de la entidad.

CAPÍTULO VII GARANTIAS

7.1 LAS GARANTÍAS

Deben ser constituidas de conformidad con las normas vigentes, con el fin de garantizar el oportuno cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato o convenio. En consecuencia, el valor de la misma debe ser asumido en su totalidad por el contratista.

Los amparos de la garantía serán exigidos de conformidad con la naturaleza del contrato o convenio y el análisis de riesgos realizado en el estudio previo por la Entidad.

7.2 Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación:

El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la empresa con ocasión de:

1. La presentación de las ofertas;

2. Los contratos y su liquidación; y

3. Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley.

7.3 CLASES DE GARANTÍAS

En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

1. Contrato de seguro contenido en una póliza.

2. Patrimonio autónomo.

3. Garantía Bancaria.

7.5 ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA SOBRE LAS GARANTÍAS:

- Indivisibilidad de la garantía. La garantía de cobertura del Riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los Riesgos de la Etapa del Contrato o del Periodo Contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato.

En consecuencia, la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E en los pliegos de condiciones para la Contratación indicará las garantías.

-Garantía del oferente plural. Cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión Temporal, Consorcio o promesa de sociedad futura, la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes.

- Cobertura del Riesgo de Responsabilidad Civil Extracontractual: La responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solamente puede ser amparada con un contrato de seguro.

- Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

- Garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento del contrato debe cubrir:

1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E con ocasión de:

(i) La no inversión del anticipo; (ii) El uso indebido del anticipo; y (iii) La apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo.

2. Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

3. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E de los perjuicios derivados de:

a) El incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;

b) El cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;

c) Los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y

d) El pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.

4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este amparo debe cubrir a la empresa MAQUISERVIT E.I.CE de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.

La empresa MAQUISERVIT E.I.C.E no exigirá una garantía para cubrir este Riesgo en los contratos que se ejecuten fuera del territorio nacional con personal contratado bajo un régimen jurídico distinto al colombiano.

5. Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la Empresa de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción.

6. Calidad del servicio. Este amparo cubre a la empresa por los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio prestado.

7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la empresa en cumplimiento de un contrato.

8. Los demás incumplimientos de obligaciones que la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.

- Cubrimiento de la responsabilidad civil extracontractual.

La Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E exigirá en los contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los Riesgos del contrato, el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de eventuales reclamaciones de terceros derivadas

de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.

La Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E exigirá que la póliza de responsabilidad extracontractual cubra también los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro propio con el mismo objeto y que la Entidad Estatal sea el asegurado.

- Suficiencia de la garantía de seriedad de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y treinta (30) días más y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%)..

.

- Suficiencia de la Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo: La Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la Empresa MAQUISERVIT en los pliegos de condiciones o el contrato. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo, ya sea este en dinero o en especie, por el termino del contrato y cuatro (4) meses más.

- Suficiencia de la Garantía de Pago Anticipado. La garantía de pago anticipado debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Empresa en los pliegos de condiciones o el contrato. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie, por el termino del contrato y cuatro (4) meses más.

- Suficiencia de la Garantía de Cumplimiento: La garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el termino de duración del contrato y cuatro (4) meses más.

-Suficiencia de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Esta garantía debe estar vigente por el

plazo del contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.

- Suficiencia de la garantía de estabilidad y calidad de la obra. Esta garantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la empresa MAQUISERVIT E.IC.E recibe a satisfacción la obra. Equivalente al 15% del valor total del contrato. La Empresa determinará el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato.

La Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.

- Suficiencia de la garantía de calidad del servicio. Equivalente al diez (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de este y seis (6) meses más.

- Suficiencia de la garantía de calidad de bienes. . Equivalente al diez (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de este y seis (6) meses más.

- Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual. Por el diez (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y 30 días más.

- Restablecimiento o ampliación de la garantía. Cuando con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E, el valor de la garantía se reduce, la Empresa solicitará al contratista restablecer el valor inicial de la garantía.

Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Empresa debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

La empresa debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación, el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

7.6EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS.

La empresa MAQUISERVIT E.I.C.E debe hacer efectivas las garantías previstas en este capítulo así:

1. Por medio del acto administrativo en el cual la Empresa declare la caducidad del contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la cláusula penal o de los perjuicios que ha cuantificado. El acto administrativo de caducidad constituye el siniestro.

2. Por medio del acto administrativo en el cual la Empresa impone multas, debe ordenar el pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente constituye el siniestro.

3. Por medio del acto administrativo en el cual la Empresa declare el incumplimiento, puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato, y ordenar su pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente es la reclamación para la compañía de seguros.

7.6 EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los ínter administrativos, en los de seguro y en los contratos de contratación directa y mínima cuantía, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento”.

La empresa MAQUISERVIT- E.I.C.E. determinará la necesidad de exigir póliza o no, atendiendo las circunstancias particulares de cada contrato, tales como naturaleza, objeto y forma de pago, lo cual será consignado en los estudios previos.

7.7 APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

La empresa MAQUISERVIT-E.I.C.E. aprobara la garantía siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso, mediante una resolución.

CAPITULO VIII SOLUCION DE CONTROVERSIAS

8.1 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Sin perjuicio de que la empresa acuda ante el juez competente, se podrán pactar que las diferencias surgidas con ocasión del proceso contractual sean objeto de

solución directa, o través de transacción, conciliación o amigable composición, para lo cual se acudirá a las disposiciones legales que rigen la materia, previo concepto del Comité de Conciliación o su equivalente. De la misma manera se podrán solucionar las controversias ante los procuradores delegados correspondientes ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

CLAUSULA COMPROMISORIA. En los contratos se señalara según el caso el uso de la cláusula compromisoria con las siguientes reglas: Si surgieren controversias con ocasión de la celebración, ejecución y terminación del contrato las partes podrán acudir a un tribunal de arbitramento ante el centro de arbitraje y conciliación aprobado por la ley, conformados por dos árbitros, los que serán escogidos por las dos partes de común acuerdo, de las listas de árbitros del correspondiente centro de arbitraje y conciliación y en el evento de no llegar al acuerdo de escogencia de los árbitros, estos o este, serán directamente escogido por el centro de arbitraje y conciliación determinado en el contrato. Este arbitramento, se adelantará de conformidad al Manual del Centro de Arbitraje y Conciliación, el cual fallará en derecho y la decisión adoptada por este tribunal será definitiva y obligatoria para las partes.

CAPITULO IX DISPOSICIONES FINALES

FACULTADES: Se faculta al Gerente de la empresa para extender las garantías necesarias para adquirir las pólizas que sean solicitadas cuando MAQUISERVIT

E.I.C.E actúe como CONTRATISTA. Así mismo, se faculta al Gerente para adoptar formatos, minutas y dictar las disposiciones complementarias para la adecuada aplicación del presente manual.

VIGENCIA DEL MANUAL.

La vigencia del manual de contratación de la Empresa MAQUISERVIT E.I.C.E. será a partir de su publicación. El mismo será adoptado mediante Resolución suscrita por la Gerente General.

MODIFICACION AL MANUAL Y REFORMAS

El presente manual podrá modificarse o adicionarse por parte de la Junta Directiva de la empresa MAQUISERVIT E.I.C.E

PUBLICACION DEL MANUAL DE CONTRATACION.

La publicidad del manual de contratación y sus modificaciones se realizará a través de la página web de la entidad xxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xx, así como de su divulgación a través de los medios internos.

TERMINOS Y DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la fecha de iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si así se pactó en el contrato.

ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo.

ACTA DE REINICIACIÓN: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el contratante y el contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única.

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones

ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIÓN: Es el

Acto Administrativo por el cual la Entidad manifiesta su voluntad de adjudicar o declarar desierto un proceso de selección.

ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones.

ADICIÓN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato.

ADJUDICAR: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo Motivado que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el menor precio.

El Acto Administrativo de Adjudicación se constituye en un acto definitivo y no admite recursos, de manera que solo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa.

Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública.

ANTICIPO: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversión aprobado, bajo la supervisión y vigilancia del interventor o supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato. El monto entregado como anticipo no puede ser superior al 50% del valor del contrato, de acuerdo con el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993.

Para los contratos de obra, concesión, salud cuyo monto sea superior a la menor cuantía de la entidad contratante, y para los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo en los términos previstos en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, según se opte por una u otra figura en el contrato.

AMPLIACIÓN: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo del plazo establecido para la ejecución de una etapa del proceso.

AUDIENCIA PÚBLICA: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos y adjudicación de un proceso licitatorio.

AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad, una persona jurídica o natural, para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE

COMÚN UTILIZACIÓN: Bienes y Servicios de características homogéneas que pueden utilizarse por las diferentes dependencias, independiente de la misión de cada una de ellas. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

CESIÓN DEL CONTRATO: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita de la Entidad.

CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): Es el documento

por el cual se separa de un determinado rubro del presupuesto de la Entidad

pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un proceso determinado, y cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.

CLÁUSULA: Estipulación contractual que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado.

CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.

En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.

COMODATO: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.

CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.

COMPETENTE CONTRACTUAL: Es el funcionario Público que por delegación del Director del Departamento Administrativo tiene la facultad de comprometer los recursos de la entidad

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la más favorable para los fines que busca la Entidad.

CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN: Formato en el cual se encuentran los términos o plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación; desde la fase preparatoria hasta la contractual.

DECLARACIÓN DE DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN:

Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso.

Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

DEROGAR: Xxxxxx, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.

EJECUTAR EL CONTRATO: Es cuando se desarrollan las actividades del contrato; en el inicio de la ejecución es precisa la aprobación de la garantía por la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del respectivo contrato y la existencia de disponibilidad presupuestal.

ESTUDIO XX XXXXXXX: Es la evaluación general que debe realizar la entidad previa contratación, en el cual se debe analizar la oferta y la demanda y hacer una comparación de estas para generar una idea sobre la viabilidad de la contratación del bien, obra o servicio.

ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, invitación pública o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.

FONDOS: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.

GARANTÍAS: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.

GESTIÓN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.

GESTIÓN ESTRATÉGICA: Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que cada Entidad Estatal debe llevar a cabo conforme con su Objetivo Misional.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la Entidad.

INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta a la Entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Sus informes están destinados a servir de medios de prueba sobre el cumplimiento del contrato, o bien, para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante.

INTERVENTOR O SUPERVISOR: Se entiende como el agente que controla, vigila, xxxxxxxxx o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

Como regla general para lograr una adecuada Interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad tendrá en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen, o cuando la ley lo exija.

Por otro lado, el supervisor es el servidor público o contratista responsable de la vigilancia técnica, administrativa, financiera y legal que se realiza sobre el cumplimiento del objeto contratado por la Entidad en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados, cuando no se requieran de conocimientos especializados.

INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Consiste en la labor de inspección, vigilancia y control, con el fin de velar que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados.

LIQUIDACIÓN: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las

obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.

LIQUIDACIÓN UNILATERAL: Es el procedimiento efectuado por la Entidad para liquidar unilateralmente un contrato mediante acto administrativo motivado, cuando no se posible lograr la liquidación bilateral, previo agotamiento de los requisitos legales establecidos.

MANUAL DE CONTRATACIÓN: Documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual.

MANEJO DE ANTICIPO: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y ese anticipo, que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente, es vigilado por el interventor del respectivo contrato. El anticipo puede ser destinado para la apropiación presupuestal, es decir para el pago del personal, compra de materiales entre otros.

MINUTA: Extracto o borrador de un contrato, anotando las cláusulas o partes esenciales, para después extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.

MULTA: Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enérgico llamado de atención, con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado, cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato.

OBJETIVO MISIONAL: Son los objetivos y las funciones de cada Entidad Estatal, de acuerdo con las normas o disposiciones que regulan su actividad.

PAC: Es el Plan Anualizado de Caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Herramienta que facilita a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes,

obras y servicios; y el diseño de estrategias de contratación que permiten incrementar la eficiencia del proceso de contratación.1

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo específico en el que se han de realizar las actividades previstas en el contrato, fuera del cual ello ya no será posible; en todo caso, el plazo de ejecución empezará a contarse desde la fecha en que el competente contractual imparta aprobación a la “garantía” que se obliga a constituir el contratita, o desde la fecha en que se suscriba el “acta de inicio”, para el efecto, el contrato correspondiente señalará la condición para iniciar la ejecución contractual.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento que contiene la descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio requerida por la Entidad a través de un proceso de selección, los requisitos objetivos de participación de oferentes, los criterios de selección, las condiciones de costo y calidad, el cronograma y la información del contrato a celebrar.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que aspira celebrar contratos o cualquier acuerdo de voluntades con la Entidad y presenta de manera formal una propuesta a la Entidad.

PRÓRROGA: Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecución de un contrato.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del contrato.

REQUERIMIENTO: Es el documento (ya sea físico o mediante correo electrónico) mediante el cual la Entidad le solicita al proponente aclaración sobre el contenido de su propuesta o sobre los requisitos habilitantes, con el fin de realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de las propuestas. La existencia de esta solicitud no admite de manera alguna, la posibilidad de que el proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

RESOLUCIÓN DE APERTURA: Es un acto administrativo de trámite que señala el término del proceso de selección, proferido por el Representante Legal de la Entidad o su delegado, en el cual se incluirán las exigencias previas de un proceso de selección; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.

RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto de la Entidad que se afecta específicamente para el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los términos dispuesto por la Ley Orgánica de Presupuesto.

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.

SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: El artículo 1º de la Ley 1562

de 2012, el “Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (…)”. De igual forma establece el artículo 2º ibídem, que en forma obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

USUARIO: Es quien requiere la contratación xx xxxxx, servicios u obras.

VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas

conforme la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y la documentación pertinente que no aparezca publicada en la página Web de la Entidad.

ANEXOS