Contract
1. OBJETIVO
Adelantar la gestión a las solicitudes de prórroga de los contratos de cooperación empresarial, cuando el emprendedor por situaciones ajenas a su voluntad no logra evidenciar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
2. ALCANCE
El procedimiento aplicará para los contratos de cooperación empresarial en donde sean partes además del emprendedor, el SENA y el Operador de los recursos. Desde la solicitud de prórroga por parte del emprendedor hasta el cargue del documento de otrosí en la Plataforma del Fondo Emprender.
3. DEFINICIONES
Contrato de cooperación empresarial: Acuerdo suscrito entre el emprendedor, el SENA y el Operador, mediante el cual se decide financiar la iniciativa empresarial contenida en los Planes de Negocio aprobados por el Consejo Directivo Nacional xxx XXXX en los términos y condiciones en los cuales fueron evaluados y viabilizados por el administrador de los recursos.
Día hábil: Se considera día laboral los días no feriados de lunes a viernes entre 08:00 am a las 05:00 pm.
Emprendedor/a: Para efectos del Fondo Emprender entiéndase por emprendedor, los ciudadanos colombianos, mayores de edad, que desarrollen una iniciativa empresarial y que estén contemplados como beneficiarios en el Acuerdo 0010 de 2019, en la Ley 789 de 2002 o norma que la remplace o modifique.
Indicadores de Gestión: Se consideran indicadores de gestión y resultados aquellos que están al alcance de ejecución del Emprendedor, con base en los recursos asignados. El nivel de cumplimiento de los indicadores de gestión y resultados permitirá determinar al Consejo Directivo Nacional xxx XXXX (CDN) si solicita o no el reintegro de los recursos. (Manual Financiero).
Interventoría: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. (Manual Operativo).
Interventor: Es la persona natural o jurídica, que tiene relación con la entidad por medio de un contrato de consultoría para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por el Fondo Emprender. (Manual Operativo).
Operador: Institución de carácter público o privado que se encarga de operar los recursos del Fondo Emprender, en virtud de lo contemplado en el artículo 2.2.6.4.6 del Decreto número 1072
de 2015, el cual faculta al Director General xxx XXXX para contratar total o parcialmente el manejo de los recursos del Fondo Emprender.
Profesional SENA Regional: Son miembros de la Unidad de Emprendimiento que de manera gratuita y bajo los preceptos de un servicio de calidad, pertinencia y oportunidad, orientan y asesoran a los emprendedores en la formulación y ejecución de los planes de negocios bajo los parámetros y la metodología del Fondo Emprender. Su responsabilidad se limita al proceso de consultoría y asesoría empresarial. (Manual operativo).
Prórroga: Modificación del contrato de cooperación empresarial que implica una ampliación del plazo contractual pactado inicialmente. Las modificaciones al contrato de cooperación empresarial sólo se podrán realizar con previa solicitud del emprendedor al menos 45 días calendario, antes de la fecha de vencimiento del contrato de cooperación empresarial.
Plan de negocio: Documento donde el emprendedor plasma la estructura técnica, organizacional y financiera de la empresa que desea crear. Es el documento que se evalúa para determinar si su idea de negocio es técnica, jurídica y financieramente viable.
4. NORMATIVIDAD
● Código Civil y Código de Comercio
● Normatividad vigente del Fondo Emprender publicada en el sitio web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.
● Contratos de cooperación empresarial suscritos entre los emprendedores, el Operador de los recursos y el SENA.
● Contratos interadministrativos vigentes suscritos entre el SENA y el Operador de los Recursos.
● Contrato de interventoría, suscrito entre el Operador de los Recursos y la persona jurídica encargada de la Interventoría.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. Algunas de las causas posibles para la solicitud de prórroga, comprenden:
● Atraso en la contratación u homologación de los empleos propuestos en el plan de negocio inicial.
● Atraso en la ejecución de los recursos asignados por el Fondo Emprender.
● Demoras de otras entidades en la entrega de registros o certificados como el INVIMA, Certificados del ICA, licencias de funcionamiento, bomberos, higiénico sanitarias, etc.
● Incumplimiento de terceros por condiciones económicas, sociales, políticas, de orden público que afectan planes de trabajo y/o cronogramas del Plan de Negocio.
● Y las demás causales que justifiquen la solicitud de prórroga.
5.2. Se advierte que, para solicitar una prórroga, el emprendedor deberá estar al día con la información en el aplicativo del Fondo Emprender y no deber compromisos pactados mediante actas de visitas de seguimiento y agendas especiales que sean imputables al
emprendedor. Además, es importante recalcar que la solicitud de prórroga debe realizarse con al menos 45 días de anticipación.
5.3. Los participantes del proceso de prórroga son:
● Emprendedor/a.
Por parte xxx XXXX:
● Profesional SENA Regional y/o Subdirector de Centro.
Por parte de la Interventoría:
● Interventor/a.
● Coordinación de Interventoría.
Por parte del Operador:
● Supervisor de Interventoría.
● Profesional de interventoría.
5.4. Para la solicitud de prórroga por parte del emprendedor, la Interventoría le sugiere al emprendedor mediante una guía de diligenciamiento, los aspectos mínimos de dicha solicitud, que incluyen:
● ID, nombre del plan de negocio y nombre de la empresa.
● Unidad de Emprendimiento.
● Identificación del solicitante: Nombres y apellidos del emprendedor/a, con su No. de documento de identidad.
● No. contrato de cooperación empresarial.
● Fecha de inicio.
● Tiempo de prórroga solicitado: En todos los casos el período de prórroga solicitado no puede superar cuatro (4) meses, y debe permitir que el contrato de cooperación empresarial se ejecute en el marco de la vigencia del contrato interadministrativo suscrito entre el SENA y el Operador de recursos.
● Correo electrónico registrado en la plataforma Fondo Emprender, donde se recibirá la minuta.
● Razones y/o argumentos de la solicitud (incluir soportes si aplica).
● Número de meses de prórroga.
● Anexos de soporte.
6. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
No. | Actividad | Descripción | Tiempo | Responsable |
1 | Solicitar la Prórroga junto con la comunicación de la Unidad de Emprendimiento | El emprendedor solicita al Operador a través de una comunicación (ver consideraciones generales), la solicitud de prórroga, junto con la Comunicación suscrita por el Profesional SENA Regional y/o Subdirector de Centro, donde se señale un análisis de la justificación expuesta por el emprendedor y se avale la solicitud del emprendedor junto con los anexos referenciados en la plantilla de solicitud de prórroga. La comunicación y sus anexos deben ser registrados en el sistema de información del Fondo Emprender (“Actividad 99 - Documentos Legales”) y remitidos al correo del Operador. | Hasta Cuarenta y cinco (45) días calendario antes de finalizar el contrato de cooperación empresarial | Emprendedor Unidad de Emprendimiento |
2 | Solicitar el Concepto Técnico de Prórroga | El Operador solicita a la Interventoría el informe correspondiente al concepto técnico de solicitud de prórroga realizada por el emprendedor. | Un (1) día hábil después de la actividad 1 | Operador |
3 | Remitir el Concepto Técnico de Prórroga | La Interventoría remite al Operador el concepto técnico dando un concepto favorable o desfavorable sobre la solicitud de prórroga realizada por el emprendedor. | Hasta cinco (5) días hábiles después de la actividad 2 | Interventoría |
4 | Solicitar mesa de trabajo en caso de observaciones o dudas | En caso de dudas y/u observaciones acerca de la información aportada, el Operador podrá solicitar una mesa de trabajo con el SENA Regional y la Interventoría, para ampliar el análisis conjunto y luego informar si se aprueba o no la solicitud de prórroga. | Hasta cinco (5) días hábiles después de la actividad 3 | Operador |
5 | Notificar decisión final | Remitir al emprendedor un oficio informando la aprobación o no aprobación de su solicitud de prórroga, para lo cual el Operador decidirá, con base en el Concepto Técnico definitivo emitido por la Interventoría. En caso de no aprobación de la solicitud de prórroga, el proceso termina con la notificación al emprendedor. En caso de aprobación, pasar a la actividad 6 | Un (1) día hábil después de la actividad 3 | Operador |
6 | Proyectar e informar el Otrosí al SENA | El Operador diligenciará el formato de prórroga (autorizado por SENA) y lo remitirá x XXXX para revisión mediante comunicación oficial | Hasta un (1) día hábil después de la notificación final | Operador |
7 | Revisar y aprobar el Otrosí | SENA únicamente revisará el modelo de cada Otrosí. Excepcionalmente se realiza mediante documentos físicos. | Hasta un (1) día hábil | SENA |
8 | Formalizar el Otrosí por parte del Emprendedor | Realizar la firma ya sea digital o física del Otrosí por parte del Emprendedor | Hasta dos (2) días hábiles | Emprendedor |
9 | Formalizar el Otrosí por parte del Operador | Realizar la firma ya sea digital o física del Otrosí por parte del Operador | Hasta tres (3) días hábiles | Operador |
10 | Formalizar el Otrosí por parte xxx XXXX | Realizar la firma ya sea digital o física del Otrosí por parte xxx XXXX | Hasta ocho (8) días hábiles | SENA |
11 | Cargar el Otrosí | Realizar el cargue del documento de prórroga firmado en la plataforma Fondo Emprender | Un (1) día hábil después de la actividad 10 | Operador |
12 | Adicionar los meses de prórroga en la Plataforma Fondo Emprender | Para que los emprendedores puedan seguir cargando información y solicitando pagos, en la plataforma se actualizan los meses de prórroga |