Contract
Plec de prescripcions tècniques que han de regir el contracte de servei d’impressió, manipulació i distribució de documents de diferents formats i del servei d’alertes al ciutadà consistents en l’enviament de missatges SMS o via correu electrònic per compte de BASE-Gestió d’Ingressos.
1. Definicions 2
2. Objecte del contracte 2
3. Durada del contracte i possibles pròrrogues 3
4. Formats de les comunicacions 3
5. Obligacions i mitjans de l’adjudicatari per a la prestació del servei 4
6. Intercanvi de dades i lliurament de les trameses 6
7. Terminis de execució 7
8. Incompliment 7
9. Facturació 8
10. Termini de garantia 8
11. Criteris d’admissió 8
12. Criteris de valoració 9
13. Volums i preus 10
1. Definicions
Als efectes exclusius d’aquest contracte, es procedeix a definir els següents conceptes:
1.1 Notificació. Document generat per BASE-Gestió d’Ingressos que conté la informació necessària per donar resposta als escrits presentats pels ciutadans i empreses. Les notificacions s’envien sempre amb prova d’entrega electrònica. Alguns formats de notificació incorporen també una franja de pagament, amb la informació necessària perquè els deutors puguin abonar l’import corresponent.
1.2 Carta ordinària. Document informatiu adreçat als ciutadans, empreses o ajuntaments, sense justificant de recepció o prova d’entrega electrònica.
1.3 Remesa o tramesa. Cada un dels lliuraments de documents que realitza BASE–Gestió d’Ingressos. Una remesa pot està formada per un o diversos fitxers. Els fitxers de cada remesa seran del mateix format independentment de quin sigui el canal d’enviament (SMS o correu electrònic o impressió).
1.4 Edició de documents. Confecció d’un document segons el disseny aprovat per BASE- Gestió d’Ingressos que conté els elements identificadors d’un deute tributari, que un cop personalitzat i plegat es pot trametre per correu o lliurar en mà a un subjecte passiu per tal que aquest pugui adreçar-se a una entitat col·laboradora per efectuar l’ingrés del deute reclamant.
2. Objecte del contracte
Constitueix l’objecte d’aquest contracte, la prestació de la totalitat del servei d’impressió, manipulació (plegat, auto segellat o ensobrat) així com la classificació i distribució de la totalitat dels enviaments de cartes i notificacions realitzades per BASE- Gestió d’Ingressos. S’inclou el subministrament de paper i sobres d’acord amb les característiques que s’especifiquen en aquest plec.
BASE-Gestió d’Ingressos utilitza una sèrie de documents personalitzats per a la tramitació d’expedients creats amb la finalitat de notificar, informar o donar resposta a les al·legacions i recursos interposats pels ciutadans o empreses.
També és objecte del present plec la contractació d’un servei d’alertes al ciutadà consistent en l’enviament de missatges via SMS o via correu electrònic quan determinades actuacions tributàries ho facin convenient, informant del motiu de les devolucions per adreça electrònica o número de mòbil incorrecte.
3. Durada del contracte i possibles pròrrogues
El contracte s’iniciarà a partir de la data de la seva formalització i, un cop formalitzat, tindrà una durada de 4 anys i admetrà dues pròrrogues d’un any fins arribar al màxim total de 6 anys (4 + 1 + 1).
4. Característiques del Servei:
En aquest apartat es defineixen les característiques tècniques que s’han de complir tant en els formats de les comunicacions com en el paper i sobres a utilitzar en les cartes i notificacions a enviar per part de BASE-Gestió d’ingressos com a conseqüència de l’execució d’aquest contracte.
a) Format A4 plegat o auto plegat
▪ Format obert: 210 mm x 297 mm (DIN A4).
▪ Format plegat: 210 mm x 99 mm, amb 3 pales.
▪ Sense trepats.
▪ Impressió: làser full color, fulls a doble cara.
▪ 52 gotejos anuals (1 enviament setmanal, aproximadament).
▪ Qualitat mínima exigida: resolució mínima de 600 x 600 dpi.
▪ Els documents s’enviaran en format PDF o TXT. (A4 Plegat) o en XML O PDF (A4 Auto plegat)
▪ Acabat: Plegat en tríptic ensobrat ( plegat) o encolat ( auto plegat).
▪ Paper: Offset de 80 grams o superior, blanc.
El resultat de la impressió i acabat de producció generarà la informació de l’albarà de lliurament a l’operador postal, amb distinció dels següents tipus d’enviaments que es desglossaran per tipologia de destinacions dins l’Estat espanyol (Local, D1, D2) o bé internacional (Europa o resta de països).
b) Sobre:
▪ Amb finestreta a la dreta.
▪ Personalitzat amb logotip de BASE.
▪ Amb certificació FSC o PEFC impresa.
▪ Personalitzat amb prova d’entrega electrònica (PEE) quan escaigui.
▪ Ecològic. 1+1 tintes.
▪ Sobre americà. Mida 115mm x 225 mm.
▪ Sobre C4 personalitzat amb A4 format obert en funció del número de fulls sense doblegar (més de sis fulls per sobre). Mida 324mm x 229 mm.
El sistema d’ensobrat ha de ser intel·ligent, amb marques tipus OMR o similar, per garantir que dins de cada sobre hi van els fulls del PDF que corresponen. Serà responsabilitat de l’impressor posar les marques que calgui per fer l’ensobrat intel·ligent.
El sobre s’ha d’ajustar a les mides màximes especificades anteriorment, als requeriments de l’operador postal universal i al reglament postal en vigor en tot moment. També ha de donar totes les garanties de confidencialitat i protecció de dades.
c) SMS
Les trameses d’enviaments mitjançant SMS s’enviaran en format XML amb les dades següents:
1. Número de mòbil del destinatari.
2. Text que ha de contenir l’SMS.
3. Opcionalment BASE-Gestió d’Ingressos podrà enviar un document XML segons plantilla i disponible a través de la URL del proveïdor, referenciada en l’SMS.
d) Correu electrònic
Les trameses d’enviaments mitjançant adreça electrònica s’enviaran amb les dades següents
1. Adreça electrònica del destinatari.
2. Text que ha de contenir el missatge a enviar via correu electrònic.
3. Document en XML segons plantilla que s’adjuntarà al missatge en PDF.
5. Obligacions i mitjans de l’adjudicatari per a la prestació del servei
L’empresa adjudicatària haurà de responsabilitzar-se de les tasques següents:
• Disseny i confecció dels models amb l’associació de dades variables per a la creació del document final.
• Remetre les proves dels fitxers enviats via FTP per correu electrònic.
• Manipulació, ensobrat i classificació de les trameses emeses per BASE-Gestió d’Ingressos en format electrònic, segons especificacions de BASE-Gestió d’Ingressos. La manipulació dels documents una vegada impresos serà la de plegat i auto segellat amb coles o ensobrat segons els formats de les comunicacions especificades. En tots els casos, s’assegurarà que cap informació de dades personals o confidencial pugui ser llegida amb l’enviament acabat i tancat, tret del caixetí de dades del destinatari de l’enviament.
• Impressió dels documents amb els controls necessaris (impressió completa, sense errades ni duplicats i amb correspondència de dors-anvers).
• Classificació postal dels enviaments, confecció d’albarans i dipòsit a l’oficina encarregada de la seva distribució. En l’albarà, s’hi farà constar tant el numero de capses com el pes brut i net d’aquestes.
• Control dels estocs de material necessaris per a la realització de les tasques.
• Comunicarà a BASE-Gestió d’Ingressos una persona responsable de tot el procés de disseny, preparació, proves i producció. Aquesta persona estarà localitzable telefònicament i per correu electrònic i farà el seguiment continuat del servei.
• Caldrà vetllar pel compliment de la normativa sobre protecció de dades, evitant la seva difusió. L’adjudicatari es compromet a adoptar les mesures necessàries, tant de caràcter tècnic com organitzatives, que garanteixin la seguretat de les dades que li siguin facilitades.
• L’empresa adjudicatària no subcontractarà cap empresa externa en cap de les fases del procés de producció.
• L’empresa adjudicatària ha de disposar d’un canal de comunicació web perquè BASE-Gestió d’Ingressos pugui efectuar, en qualsevol moment, el seguiment la verificació i la facturació de les comandes.
• L’adjudicatària haurà de fer controls de qualitat durant el procés d’impressió per evitar faltes de registre i altres defectes d’impressió i assegurar que el contingut del document sigui correcte i que la qualitat de la impressió sigui uniforme en tots els documents de l’enviament.
BASE-Gestió d’Ingressos es reserva la possibilitat de modificació dels dissenys dels registres, si com a conseqüència de modificacions legals o tecnològiques produïdes en el transcurs del període de vigència del contracte hi ha la necessitat d’incorporar nova informació en els mateixos. La modificació no comportarà variació en els imports oferts pels licitadors.
La propietat intel·lectual del disseny dels documents i formats d’intercanvi pertany a BASE-Gestió d’Ingressos i no se n’autoritza la seva difusió.
6. Intercanvi de dades i lliurament de les trameses
Intercanvi de dades
L’empresa adjudicatària rebrà les trameses a imprimir o enviar via FTP. La informació a tractar serà enviada per BASE-Gestió d’Ingressos a través de mitjans informàtics encriptats.
Cada tramesa contindrà un o diversos documents amb el mateix tipus de format. No obstant això, BASE- Gestió d’Ingressos es reserva la possibilitat de modificar tant el suport com el format de lliurament previ avís.
BASE-Gestió d’Xxxxxxxxx enviarà un correu electrònic a l’impressor per comunicar l’existència d’una comanda i l’impressor serà l’encarregat de recollir els fitxers corresponents del servidor FTP.
Les parts implicades acordaran també una determinada nomenclatura pel que fa al nom de les remeses. En el nom de les trameses, s’inclourà alguna dada que permeti conèixer el tipus de format de les comunicacions objectes del contracte que tenen els documents inclosos.
Juntament amb cada tramesa, s’enviarà un fitxer guia que contindrà una relació dels fitxers inclosos i seguirà una estructura prèviament acordada.
BASE-Gestió d’Ingressos entregarà a l’adjudicatari, en 10 plantilles personalitzades, els models en un fitxer en format PDF o XML.
Abans de començar la impressió i en el termini de 48 hores des del lliurament, s’envia al responsable de BASE-Gestió d’Ingressos, mitjançant correu electrònic, una mostra de les comunicacions generades, perquè els validi o bé rectifiqui. Aquestes mostres han de correspondre al que seran les comunicacions reals i no seran facturades.
Un cop BASE-Gestió d’Ingressos doni la seva conformitat, es procedirà a efectuar la impressió o enviament de les comunicacions, i demés manipulacions, fins a la confecció del producte final.
Pel que fa referència a l’impediment d’entrega de SMS i/o correus electrònics, l’empresa adjudicatària haurà de detallar les causes concretes que motiven el resultat negatiu de la comunicació, ja sigui per número de telèfon o adreça de correu electrònic incorrecte.
L’empresa adjudicatària gestionarà informàticament la devolució de les comunicacions amb detall del motiu i prèvia confecció de fitxers quinzenals per al seu tractament.
Lliurament de trameses
L’adjudicatari agruparà els documents impresos per remeses i els lliurarà en embalatges, juntament amb els corresponents albarans d’entrega, a l’empresa encarregada de distribuir els documents, prèviament designada per BASE-Gestió d’Ingressos.
Pel que fa als documents enviats en formats TXT per a la creació final del document, l’empresa adjudicatària farà entrega d’un arxiu ZIP, amb tants arxius PDF com documents hagin requerit de disseny i confecció per a la creació final del document de cada tramesa. Aquest arxiu serà lliurat a BASE-Gestió d’Ingressos, via FTP, un cop s’hagin validat les proves d’impressió presentades i els documents impresos es lliuraran al centre d’admissió assignat de l’empresa encarregada de la distribució dels documents. Cadascun dels arxius PDF tindrà tantes pàgines com el contingut físic de l’enviament.
En l’albarà d’entrega, s’hi farà constar: la data i hora d’entrega, el número de la remesa, el número de capses que s’entreguen amb la descripció del pes brut i net de cada una d’aquestes i el nombre de documents impresos que s’entreguen per cada tipus de document.
Cada embalatge haurà d’incloure una relació dels documents que conté un fitxer guia, conservant el mateix ordre de la impressió.
Una vegada fet el lliurament, s’enviarà còpia de l’albarà per correu electrònic a BASE- Gestió d’Ingressos, el mateix dia o com a màxim el següent, o bé BASE-Gestió d’Ingressos el podrà obtenir per algun sistema informàtic consultable per xarxa.
7. Terminis d’execució
El termini d’execució del servei serà com a màxim de 5 dies hàbils, a comptar des del dia següent a l’enviament de les remeses per part de BASE-Gestió d’Ingressos a l’empresa adjudicatària o des de la conformitat per part de BASE de la prova d’impressió i fins que aquesta les diposita a l’oficina encarregada de la seva distribució. Totes les trameses s’hauran de lliurar amb el 100% dels documents inclosos en la mateixa.
8. Incompliment i penalitats
La imposició de penalitats per l’incompliment del contracte es realitzarà d’acord amb el tràmit establert en l’article 212 del Text refós de la Llei de contractes del sector públic.
Les penalitats a imposar seran les següents:
• Per incompliment o demora del termini d’execució de la prestació del servei assenyalat en el punt anterior, produït per causa imputable a l’adjudicatari, s’imposarà una sanció de 300 euros per cada dia de demora.
• Per pèrdua o incompliment d’entrega amb el 100% dels documents inclosos en la tramesa es podrà imposar una sanció de 300 euros juntament amb l’obligació per part del contractista de re-imprimir tota la tramesa sense càrrec per BASE- Gestió d’Ingressos en un màxim de 24 hores des de la notificació de la incidència.
• Per defectes d’impressió i/o duplicats dels documents impresos BASE-Gestió d’Ingressos podrà imposar al contractista la penalització de 300 euros per tramesa afectada.
Aquestes quantitats es descomptaran de l’import de la factura mensual immediatament posterior a la resolució de la incidència. La reiteració en els incompliments pot comportar la resolució del contracte.
9. Facturació
L’empresa adjudicatària facturarà mensualment els serveis prestats d’acord amb els consums i els preus d’adjudicació. En la factura es detallarà el numero de tramesa especificant el número de documents impresos, SMS i correus electrònics enviats.
Les factures s’emetran necessàriament en suport electrònic a través de la plataforma
facturae.
10. Termini de garantia
S’estableix un termini de garantia que coincidirà amb la durada del contracte.
11. Criteris d’admissió
Per poder participar en la licitació, s’estableix com a criteri d’admissió estar en possessió de les certificacions vàlides següents:
✓ Certificació ISO 14001 de Sistemes de Gestió Ambiental.
✓ Certificació ISO 27001 de Sistemes de Gestió de la Seguretat de la Informació.
✓ Certificació ISO 9001 de Sistemes de Gestió de la Qualitat.
✓ Certificació PEFC de Cadena de Custodia de Productes Forestals
✓ Certificació FSC de Cadena de Custodia.
Les empreses licitadores podran acreditar la qualitat per qualsevol altre mitjà admès en dret i hauran d’aportar còpia de la certificació que acrediti els esmentats criteris.
12. Criteris de valoració
Els criteris de valoració mesurables per fórmules matemàtiques i valors directes (SOBRE B) són els següents (màxim 100 punts):
1. Valoració econòmica fins a 70 punts
Es valorarà aplicant la fórmula següent:
Oferta més econòmica
Puntuació oferta = x puntuació màxima
Oferta que es puntua
2. Sistema de consulta online de l’estat de les impressions i lliuraments al centre de distribució fins a 15 punts
Es valorarà aplicant la distribució de punts següent:
Cap sistema de consulta 0 punts
Via aplicació en l’escriptori 5 punts
Via web 15 punts
3. Sistema de seguretat en la transmissió de dades via SFTP fins a 15 punts
Es valorarà aplicant la distribució de punts següent:
Cap sistema de seguretat 0 punts
Sistema de seguretat FTP 5 punts
Sistema de seguretat SFTP 15 punts
13. Volums i preus
Els preus unitaris màxims ofertats, expressats en euros, ho seran amb cinc decimals. Qualsevol oferta amb preus unitaris amb més de cinc decimals veurà menyspreats els decimals més enllà d’aquests. Als efectes de la puntuació assignada a l’oferta de cada preu unitari, aquesta s’arrodonirà a l’alça al segon decimal.
Quedarà exclosa qualsevol oferta que superi el valor màxim unitari així com la que no oferti preu o oferti preu 0 per algun concepte.
Els preus unitaris màxims de licitació expressats a continuació són preus finals i sense IVA.
Els volums i preus anuals estimatius per al càlcul del cost del servei d’impressió o comunicació són els següents:
Format | Volum Anual | Preu |
A4 plegat | 500.000 pàgines/any | 0,03150 €/pàgina |
A4 auto plegat* | 1.100.000 pàgines/any | 0,06300 €/pàgina |
*Inclou manipulació.
Sobres | Volum Anual | Preu |
Americà finestra | 115.000 sobres/any | 0,01995 €/sobre |
Americà finestra PEE | 280.000 sobres/any | 0,02100 €/sobre |
C4 | 2.000 sobres/any | 0,16485 €/sobre |
Volum Anual | Preu | |
Manipulació ensobrat | 397.000 Manipulacions | 0,03150€/Manipulacions |
Volum Anual | Preu | |
SMS | 100.000 SMS/any | 0,10500 €/SMS |
Correu electrònic | 150.000 Mail/any | 0,05250 €/Mail |
El pressupost màxim de licitació és de 497.737,80 € pels quatre anys.
Això no obstant, el valor estimat del contracte, això es, el preu de la durada inicial, que és el que ha d’ésser ofert pels licitadors, més el preu de les potencials pròrrogues, no inclòs a l’oferta a presentar, és de 746.606,70 €.
Dins del preu s’entén inclosa qualsevol despesa necessària per a la seva execució.
Tarragona, 19 de juliol de 2017 Xxxxxx Xxxxx Xxxxx
Cap del Departament de Serveis Informàtics
DILIGÈNCIA: Per fer constar que el present plec de prescripcions tècniques que ha de regir la contractació del servei d’impressió, manipulació i distribució de documents diferents formats i del servei d’alertes al ciutadà consistents en l’enviament de missatges SMS o via correu electrònic per compte de BASE-Gestió d’Ingressos, es va aprovar per decret de la Presidència en data 10 de novembre de 2017.
El secretari p.d.
CPISR-1
Signat digitalment per CPISR-1 Xxxxx
Xxxxx Xxxxx Jardi Xxxxxxx
Xxxxxxx
Data: 2017.11.13
10:15:58 +01'00'
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx
Contra aquests plecs es podrà interposar recurs de reposició potestatiu davant del President de BASE-Gestió d’Ingressos en el termini d’un mes o bé directament impugnar- los davant dels jutjats del contenciós de Tarragona en el termini de dos mesos. En ambdós supòsits el termini d’impugnació es comença a computar des de l’endemà de la publicació dels plecs al Perfil del Contractant de l’Organisme.