GUÍA ADMINISTRATIVA AEA
Guías Administrativas para Manejo de Proyectos AEA
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Directora Administrativa AEA
San Xxxxxxxx, 21 xx xxxxx de 2012
GUÍA ADMINISTRATIVA AEA
I. Contrato del Proyecto
II. Tipo de Cambio para los Fondos
III. Cuenta Bancaria
IV. Desembolsos de Fondos
V. Documentos Requeridos para Respaldar los Pagos
VI. Auditoría del Proyecto
VII. Otros Aspectos Importantes
I. Contrato del Proyecto
• Elaboración del Contrato (3 originales) y firma del Desarrollador y AEA con sellos.
• Empresas o instituciones con personería jurídica. Enviar copia de los documentos legales, debidamente inscritos en el Registro Público del país:
• Acta de Constitución de la empresa y sus modificaciones
• Credencial del Representante Legal
• Adicionalmente copia del Pasaporte del Representante Legal que firma el contrato.
• Hacer entrega de Informe Final y Liquidación Financiera 1 mes antes del vencimiento del contrato.
• Posible elaboración de Apéndice de Extensión del período del contrato si es justificable.
II. Tipo de Cambio
Para los proyectos cuyos gastos se realicen en moneda diferente al USD, el desarrollador deberá utilizar el tipo de cambio al que se recibieron los fondos para elaborar la respectiva liquidación, debiendo indicar el tipo de cambio utilizado. Esto aplica para cada uno de los desembolsos.
III. Cuenta Bancaria
•El Desarrollador debe aperturar una cuenta bancaria a su nombre para manejar separadamente los fondos donados por la AEA.
•Enviar la información de la cuenta bancaria para realizar los desembolsos. Anexo 1.
IV. Desembolso de Fondos
• Primer Desembolso: Recibo Provisional del Desarrollador en original “SG- SICA/Alianza Energía y Ambiente”.
• Liquidación del desembolso con facturas originales. Revisión financiera, ejecución presupuestaria y aprobación de Avance Técnico por el Gerente de Proyectos AEA. Anexo 2 Cuadro.
• Trámite del segundo desembolso, con un Recibo Provisional del Desarrollador en original.
• Revisión de la liquidación del segundo desembolso, con documentos originales, así como de la documentación original para realizar el tercer y último desembolso (autofinanciado).
• Informe de Auditoría del Proyecto en original.
• Revisión del resultado técnico por el Gerente de Proyectos AEA. Envío de sus observaciones al Desarrollador, si aplica.
• Carta de aceptación o acta de recepción del beneficiario (si aplica).
• Acta de finalización por parte del Gerente de Proyectos AEA, con visto bueno del Coordinador Regional.
• Trámite del tercer desembolso con un Recibo Provisional del Desarrollador en original.
• Acta de Donación de Equipos, si aplica y cierre del proyecto.
V. Documentos Requeridos
- Recibos Provisionales firmados y sellados en original para cada desembolso. No sustituye facturas.
- Facturas a nombre de: “SG-SICA/Alianza Energía y Ambiente con Centroamérica”. Fechas dentro del período del contrato.
- Comprobantes a nombre del Desarrollador SOLAMENTE en casos excepcionales, previa autorización AEA. Enviar copias autenticadas por Xxxxxxx y con sello de “Pagado con fondos del Proyecto SG-SICA/AEA”
- Contabilidad formal del Desarrollador.
- Cuadro de Liquidación (Anexo 2), ordenado y firmado, presentando un resumen de los comprobantes, incluyendo números de facturas, nombre del proveedor, cantidad (USD y moneda local), así como el rubro presupuestario al que corresponde cada uno de los gastos reportados.
- Comprobantes ordenados, de acuerdo al cuadro de liquidación, pegados en papel bond con xxxx xx xxxxxxx.
XXXXX 0: CUADRO DE LIQUIDACIÓN DE GASTOS PROYECTO
No. | No. de Comprobante | Fecha del Gasto | Nombre del Proveedor y Descripción del Gasto | Valor Moneda Local * | Tipo de Cambio Utilizado * | Valor US$ | Rubro Presupuestario (de acuerdo al Presupuesto) |
TOTAL | |||||||
Fecha: Firma: Sello:
* Las columnas de moneda local y tipo de cambio utilizado aplica para todos los casos en los cuales los gastos se han realizado en una moneda diferente a US dólar.
- Informe Técnico de Avance. Anexo 3.
- Informe Técnico Final (Anexo 4) y Acta de Finalización AEA.
- Facturas formales y originales, registradas de acuerdo a los requisitos fiscales del país.
Recibos originales, cuando aplica para montos menores, firmados y respaldados por copia de DUI, sólo casos excepcionales.
- Compras en Internet con factura formal.
- Informe Técnico Final del Desarrollador, listo para publicarse en el sitio web (FOTOS).
VI. Auditoría del Proyecto
• Al finalizar el proyecto cada Desarrollador presentará un informe de Auditoría del mismo.
• Objetivo: verificación por un externo del buen uso de los fondos de la AEA durante la ejecución del proyecto.
• El costo de la Auditoría puede incluirse en el presupuesto del proyecto. NOTA: Presentar Presupuesto en Excel a AEA.
• Excepción para Proveedores.
VII. Otros Aspectos Importantes
• Todos los gastos deben estar incluidos en el presupuesto del proyecto.
• Siempre incluir el código y nombre del proyecto.
• Proyectos demostrativos instalarán un rótulo indicando el apoyo de la AEA y los donantes. Anexo 5.
• Documentos y publicaciones de los proyecto deben incluir el crédito a la AEA, SG-SICA, CCAD y los xxxxxxxx. Xxxxx 0.
• Contrataciones mayores $10,000 con 3 cotizaciones e informe de selección. Enviar copia del contrato en liquidación.
•Fianza de cumplimiento (evaluar).
• Acta de recepción de beneficiarios. Anexo 7.
•Si a un Desarrollador se le aprueban 2 ó más proyectos simultáneamente debe finalizar uno para iniciar el siguiente.