CONTENIDO
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CONTENIDO
CARTA INVITACIÓN ………………………………………………………….. PLANO EXPOSICIÓN COMERCIAL………………………………………… | Pag. 3 Pag. 5 |
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE STANDS …………………………... | Pag. 6 |
Pag. 8 | |
TIPOS DE PATROCINIOS…………………………………………………….. | Pag. 9 |
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE PATROCINIOS………………….... | Pag. 10 |
CARTA/CONTRATO DE PATROCINIOS …………………………………... | Pag. 11 |
CONTACTO …………………………………………………………………….. | Pag. 12 |
REGLAMENTO EXPOSICIÓN COMERCIAL ………………………………. | Pag. 12 |
Apreciables amigos de la Industria:
A nombre de la Sociedad Mexicana de Oftalmología, es para mí un gusto saludarlos y compartirles que el XXXV Congreso Mexicano de Oftalmología se llevará a cabo en la Ciudad de Acapulco Guerrero del 6 al 10 xx xxxxx del 2020, teniendo como recinto el Centro de Convenciones Mundo Imperial. Se ha preparado un vasto programa académico en el que participarán todos los grupos de subespecialidad, además de mesas redondas y conferencias magistrales con líderes de opinión ampliamente reconocidos asegurándose una importante asistencia de la comunidad oftalmológica.
La infraestructura hotelera garantiza más de 1500 habitaciones en la zona diamante de Acapulco entre el Hotel Mundo Imperial, el Hotel Xxxxxx Xxxxxxx y el Hotel Princess todos enmarcados por el hermoso paisaje de Acapulco.
Se ha planeado un área comercial con espacios, instalaciones y servicios suficientes que les permita tener una interacción directa con los asistentes y mostrar la amplia gama de productos y tecnologías que año con año se generan en la industria oftalmológica.
Tendremos espacios para actividades académicas como los desayunos científicos y simposios en los que podrán participar y compartir sus avances en investigación, tecnologías y terapias.
¡¡Sean parte del éxito de este xxxxx evento!!
Nos vemos en Acapulco
Dra. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Presidente de la Sociedad Mexicana de Oftalmología 2020
En este evento participarán más de 3,000 médicos especialistas a nivel nacional e internacional.
El comité científico de este evento ha preparado un programa con temas de gran actualidad con la participación de profesores nacionales e internacionales que son expertos en los temas a tratar.
TARIFAS DEL ÁREA COMERCIAL
PLANO DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL
Los stands incluyen:
Paredes divisorias de acuerdo a los m2 contratados
Un antepecho con el nombre de la empresa o marca
Un contacto doble polarizado a 110 volts
Una mesa con mantel y dos sillas
3 gafetes de expositor por cada 9 m2 contratados
Nos reservamos el derecho de realizar cambios en la ubicación del stand, si el Comité Organizador del congreso lo considerara necesario. De ser así, se respetará el total de metros cuadrados del área contratada.
El límite de altura es de 2.50m en stands continuos y no está permitido instalar muebles o equipo de cualquier tipo que exceda la altura permitida
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE STANDS
B.P. Servimed deberá recibir la carta contrato firmada por un representante autorizado de la empresa por el espacio comercial requerido en el cual debe señalar el tipo de equipo o productos que se exhibirán durante el evento. EN NINGÚN CASO SE AUTORIZARÁ LA PROMOCIÓN DE EQUIPO USADO. En caso de hacerlo se hará acreedor a la expulsión del evento sin derecho a devolución de la cantidad pagada.
CONDICIONES DE PAGO DE STANDS
Se considera el stand como reservado una vez que se ha recibido el 50% de anticipo y el contrato firmado por un representante autorizado de la empresa.
Descuentos Aplicables
* | Si paga el 100 % del stand antes del 6 de febrero del 2020 tendrá un descuento del 10%. |
* | Si paga el 50 % del stand antes del 6 de febrero del 2020 y el segundo pago antes del 6 xx xxxxx de 2020 tendrá un descuento del 5% aplicable en el segundo pago. |
Por ningún motivo se autorizará la instalación de un stand si éste no se encuentra liquidado en su totalidad.
El stand deberá ser liquidado en su totalidad al menos 30 días antes de la fecha del inicio del evento.
CANCELACIONES DE STANDS
Las cancelaciones del espacio comercial hasta 60 días antes del evento causarán un cargo del 10% del total del stand por el concepto de gastos administrativos.
Las cancelaciones del espacio comercial entre 59 y 30 días antes del evento causarán un cargo del 20% del total del stand por el concepto de gastos administrativos.
Cancelaciones 29 días antes del evento no ameritarán devolución alguna
CONTRATISTAS
La casa comercial deberá informar a B.P. Servimed tres meses antes de que inicie el evento el nombre de la empresa responsable del montaje de su stand y/o de los servicios que le brindará durante la exposición comercial. Esta empresa deberá contar un seguro de responsabilidad civil contra daños a terceros durante los días de montaje, los días de exposición comercial y los días de desmontaje.
CARTA/CONTRATO PARA ESPACIO DE EXPOSICIÓN
Fecha de llenado de esta forma:
Empresa:
Dirección:
Xxxxx Xx Xxx. Xx. Xxx. Xxxxxxx Xxx. Xxxxxx
Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx
Teléfono Celular
DATOS DE FACTURACIÓN
Razón Social:
RFC:
Cuenta Bancaria (4 últimos dígitos): Método de Pago:
Domicilio Fiscal:
Nombre del Representante:
Cargo: Teléfono/celular donde localizarlo
Productos/Servicios que serán expuestos:
(Este contrato debe acompañarse de catálogos de los equipos, productos o servicios que se promocionarán)
Stand No. (s) / / 1ª opción 2ª opción 3ª opción
Requerimientos especiales:
Pago anexo por la cantidad de $..............................
Notas importantes:
1. Esta solicitud sólo se procesará al recibirse un depósito del 50% del valor del stand.
2. El expositor acepta todos los términos y condiciones del reglamento de la exposición comercial del CONGRESO el cual es parte integral de este contrato.
3. La persona que firma el presente cuenta con los poderes necesarios otorgados por la compañía que representa.
4. No aceptamos el envío de este contrato por fax. Sólo recibiremos contratos originales.
Firma del representante autorizado Firma del representante de B.P. Servimed, S.A. de C.V.
TIPOS DE PATROCINIOS
Estos son los tipos participación y patrocinios con los cuales puede participar en el evento:
Apoyos Académicos
Apoyo a ponente
Beca de hospedaje
Beca de inscripción
Equipo audiovisual
Servicio de café
Traducción simultánea
Eventos Sociales
Cóctel de bienvenida
Cena de profesores
Cena de clausura
Participación Académica
Desayunos científicos
Impresión de programa científico
Simposios satélite
Talleres
Presencia de Marca
Blocks con plumas
Carpetas
Porta gafetes con agujetas
Portafolios
Señalización
App Movil
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE PATROCINIOS
B.P. Servimed deberá recibir la carta contrato para participación y patrocinios firmado por un representante autorizado de la empresa por la participación o patrocinio requeridos llenando completamente la solicitud que se encuentra en la siguiente hoja.
CONDICIONES DE PAGO DE PATROCINIOS
Se considera el patrocinio como reservado una vez que se ha recibido el 50% de anticipo y el contrato debidamente completado y firmado por un representante autorizado de la empresa. No existirá otra forma de reservación.
Todas las participaciones o patrocinios deberán ser pagados en su totalidad al menos 30 días antes de la fecha del inicio del evento.
CANCELACIONES DE PATROCINIOS
Las Cancelaciones de la participación y patrocinio hasta 60 días antes del evento causarán un cargo del 10% por gastos administrativos. Cancelaciones entre 59 y 30 días antes del evento causarán un cargo del 20%. Cancelaciones posteriores a esa fecha no ameritarán devolución alguna.
CARTA/CONTRATO PARA PATROCINIOS
Fecha de llenado de esta forma:
Empresa:
Dirección: | |||||
Xxxxx | Xx Xxx. | Xx. Xxx. | Xxxxxxx | Xxx. Xxxxxx | |
Xxxxxx | Xxxxxx | Xxxx | |||
Teléfono | Celular | ||||
RFC de la Empresa | |||||
Nombre del Representante:
Cargo: Teléfono/celular donde localizarlo
Tipos participación y patrocinios que desea contratar:
Apoyo a ponente | Desayunos científicos |
Beca de hospedaje | Impresión programa científico |
Beca de Inscripción | Simposios satélite |
Equipo Audiovisual | Talleres |
Servicio de café | |
Traducción simultanea | |
Coctel de bienvenida | Blocks con plumas |
Cena profesores | Carpetas |
Cena de clausura | Porta gafetes con agujetas |
Portafolios | |
Señalización APP Movil |
Requerimientos especiales Notas importantes:
1. Este contrato sólo se procesará al recibirse un depósito del 50% del valor del participación o patrocinio
2. El expositor acepta todos los términos y condiciones del reglamento de la exposición comercial del CURSO el cual es parte integral de este contrato.
3. La persona que firma el presente cuenta con los poderes necesarios otorgados por la compañía que representa.
4. No aceptamos el envío de este contrato por fax. Sólo recibiremos contratos originales.
Firma del representante autorizado Firma del representante de B.P. Servimed
CONTACTO
Si usted requiere mayor información, sírvase de ponerse en contacto a:
xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx Tel. x00 (00) 0000 0000
REGLAMENTO EXPOSICIÓN COMERCIAL
B.P. Servimed, S.A. de C.V. tiene dentro de sus objetivos el organizar congresos y reuniones de actualización para Médicos que deseen asistir a ellos. Asociada a dichos eventos, se cuenta con una exposición técnica, en la misma sede del curso o congreso, en la cual, las compañías que comercializan equipo médico, medicamentos y consumibles, pueden exhibir y vender bajo las siguientes:
REGLAS
1. CONVOCATORIA
B.P. Servimed emitirá una convocatoria antes de cada curso o congreso en la que se dará a conocer el plano de la exposición, el costo de cada stand, las fechas en que debe ser liquidado y demás detalles relativos a cada exposición en particular.
2. ELECCIÓN DE ESPACIO
La casa comercial elegirá el stand de su preferencia, el cual quedará reservado mediante el pago de cuando menos el 50% de su valor, debiendo liquidar el resto a más tardar un mes antes de iniciarse el congreso o curso, de lo contrario el área podrá ser asignada a otra compañía
3. PAGOS
Por ningún motivo se autorizará la instalación de un stand si éste no se encuentra liquidado en su totalidad
4. CONTRATO
B.P. Servimed, S.A. de C.V. deberá recibir la carta contrato correspondiente por el espacio comercial y/o patrocinios requeridos en el que se señale el tipo de equipo o productos que se exhibirán durante el evento. EN NINGÚN CASO SE AUTORIZARÁ LA PROMOCIÓN DE EQUIPO USADO
5. CANCELACIONES
Cancelaciones del espacio comercial hasta 60 días antes del evento causarán un cargo del 10% por gastos administrativos. Cancelaciones entre 59 y 30 días antes del evento causarán un cargo del 20%. Cancelaciones posteriores a esa fecha no ameritarán devolución alguna
6. GAFETES
Sólo tendrán acceso al área de exposición, las personas previamente registradas y que cuenten con el gafete correspondiente, para lo cual el expositor deberá entregar 15 días
antes del evento el listado de personas que atenderán su stand, de acuerdo con el número de gafetes que le correspondan. En caso de que durante el evento el expositor solicite más gafetes, éstos le serán cobrados de acuerdo con la cuota que determine el Comité Organizador para cada caso. Sólo se expedirán gafetes a personas que acrediten, mediante credencial vigente, su relación laboral con la empresa expositora, o mediante carta solicitud firmada por el representante de la empresa. El gafete es personal e intransferible. El mal uso de él o el préstamo a personas no autorizadas ocasionará la cancelación del mismo. El expositor se abstendrá de solicitar gafetes para sus clientes que no estén inscritos en el Congreso, quienes para tener acceso a la exposición deberán adquirir el “Pase por un día” a la exhibición comercial. Se otorgará 1 gafete por cada 3m2 contratados.
7. EDECANES Y MODELOS
El expositor podrá contratar edecanes o modelos de la agencia oficial del evento que haya contratado el comité organizador. No se permitirá el acceso a otro tipo de personal.
8. INSTALACIÓN DE STAND
El montaje del stand se hará precisamente en la fecha indicada por el Comité Organizador y sólo en el sitio que el Coordinador de la Exposición le haya señalado para lo cual deberán observarse las siguientes disposiciones:
8.1 Será responsabilidad del expositor el que sus empleados se abstengan de ingerir bebidas alcohólicas durante el evento en el área de exposición, a menos que sea un evento oficial organizado por el Comité Organizador.
8.2 Todos los empleados de montaje deberán contar con una identificación expedida por el expositor.
8.3 Todos los equipos y materiales que se introduzcan al área de exhibición deberán ir acompañados de una relación, misma que deberá entregarse al personal de seguridad al acceder al área de exposición
9. ÁREA DE EXPOSICIÓN
El área de exposición deberá corresponder estrictamente a la contratada y en ningún caso el expositor podrá invadir un área ajena.
9.1 Queda estrictamente prohibido servir bebidas alcohólicas en el área de la exposición comercial.
9.2 Los expositores deberán ajustarse al horario de montaje y desmontaje determinado por el Comité Organizador.
10. VÍAS DE ACCESO DE EQUIPOS
La introducción de equipo y materiales para el stand se hará únicamente por vías de acceso autorizadas por la sede y bajo la responsabilidad del Expositor
11. DISEÑO DE STAND
El Expositor tiene la libertad para diseñar su stand a su mejor conveniencia respetando las siguientes reglas:
11.1. Todos los materiales, mano de obra y montajes quedan a cargo del expositor.
11.2. En algunos casos, la sede facilitará sin costo algunos materiales como sillería, mesas, paños y plantas xx xxxxxx. Cualquier requerimiento adicional deberá ser contratado directamente por el expositor.
11.3. En el límite de colindancia con un stand vecino no está permitido instalar división de ningún tipo ni muebles o equipos que excedan de 2.50 mts. de altura.
11.4. EI expositor no utilizará materiales que causen daño a las instalaciones de la sede ni alterará las condiciones físicas del salón incluyendo muros, pisos y puertas.
11.5. AI recibir el área que le corresponde el expositor deberá revisar el estado en que se encuentra y en caso de existir algún daño hacerlo constar en ese momento
ante el Coordinador de la exposición y el representante de la sede.
11.6. Cualquier daño que sufra la sede por causa del expositor, será de la única responsabilidad de este último, quién procederá a los arreglos e indemnizaciones correspondientes.
12. UBICACIÓN DE STANDS
El Comité Organizador se reserva el derecho de hacer cambios de ubicación, respetando el área contratada.
13. DURACIÓN DE LA EXPOSICIÓN
El Expositor mantendrá instalado su stand durante el tiempo que dure el evento y lo retirará precisamente en la fecha y hora que el Coordinador de la exposición le indique. No se permiten salidas anticipadas de la sede del evento
14. SITIO DE EXHIBICIÓN
El Expositor presentará todos sus equipos y materiales audiovisuales únicamente en el área designada oficialmente para la exposición técnica. Queda expresamente prohibido realizar cualquier acto de propaganda o comercialización fuera del stand o de las áreas autorizadas por el Coordinador. El expositor podrá instalar una habitación de hospitalidad para atender a sus clientes socialmente siempre y cuando acate las siguientes normas:
14.1 Solicitarlo por escrito al Coordinador.
14.2 Ponerla en servicio únicamente entre las 20 y 24 hrs.
14.3 En ningún caso podrá presentar, exponer ni demostrar equipos médicos o materiales audiovisuales en esta área conforme a lo estipulado en la Regla No. 11.
15. FOLLETOS E IMPRESOS
El expositor podrá utilizar y distribuir folletos, impresos, artículos de propaganda en su stand siempre y cuando estos sean previamente presentados al Coordinador y aprobados por éste. El logotipo de B.P. Servimed o del evento no podrá ser utilizado en ningún impreso sin la autorización por escrito del Comité Organizador.
16. RIFAS
El Expositor podrá hacer rifas y regalos sujetándose a la aprobación del Coordinador para cada objeto. Las rifas se harán exclusivamente en el sitio y hora que determine el coordinador de la exposición comercial.
17. ENCUESTAS
El expositor se abstendrá de realizar todo tipo de encuestas que involucren datos de compañías competidoras o de preferencias para eventos futuros sin el previo consentimiento del Comité Organizador.
18. SIMPOSIOS SATELITE
El expositor podrá organizar simposio satélite y cocteles promocionales siempre y cuando haya pactado el programa, profesorado, y demás detalles relativos al mismo con el Comité Organizador. Dichos eventos podrán ser anunciados únicamente cuando exista autorización.
19. PROMOCIÓN DE OTROS EVENTOS
El expositor se abstendrá de distribuir posters y folletos de cursos o congresos de otras organizaciones sin el consentimiento del Comité Organizador.
20. SEGURIDAD
La seguridad particular de los objetos que se exhiben en cada stand es responsabilidad del expositor. El Comité Organizador proporcionará servicio de seguridad para el área en general durante las horas en que permanezca cerrada la exposición.
21. OTRAS SITUACIONES
Cualquier situación no considerada en el presente reglamento será analizada por el Comité Organizador quienes en su caso ofrecerán soluciones a los problemas que se presenten. El presente reglamento puede ser modificado en cualquier momento por el Comité Organizador.
NOMBRE Y FIRMA DE ACEPTACIÓN DEL REPRESENTANTE DE LA EMPRESA
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