Contract
I. INTRODUCCIÓN
De conformidad con el Capítulo X de las atribuciones de la Dirección Administrativa, Artículo 41, Fracción VIII del Reglamento Interior de Servicios de Salud de Chihuahua le corresponde a la Subdirección de Recursos Materiales, por conducto del Departamento de Contratos la Formalización de contratos con proveedores adjudicados en las Sesiones de Comité de Adquisiciones y Obra Pública de Servicios de Salud de Chihuahua de acuerdo con los requerimientos, programas y recursos autorizados así como dar seguimiento a su validación por la Dirección Jurídica.
Este documento será evaluado y autorizado por la Junta Directiva de Servicios de Salud de Chihuahua la cual tomará en cuenta las observaciones y sugerencias que le formulen por escrito otras unidades administrativas y el Comité de Adquisiciones , o en su caso cuando se requiera por las reformas a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y xx Xxx de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua.
II. OBJETIVO
Elaborar los Contratos derivados de Procedimientos de Licitación en su modalidad pública o restringida (está en sus modalidades de Invitación a Cuando Menos Tres Proveedores o Adjudicación Directa), con la finalidad de formalizar las adquisiciones autorizadas por el Comité de Adquisiciones y Obra Pública de Servicios de Salud de Chihuahua, en estricto apego a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua, según sea el origen del Recurso.
III. MISIÓN
Formalizar los Contratos y Convenios en el tiempo establecido por la Legislación Aplicable dentro del término señalado para ese efecto.
Elaborar el contrato, recabar la firma del Proveedor Adjudicado y de los Funcionarios que integran el Comité de Adquisiciones y Obra Pública de Servicios de Salud de Chihuahua.
Director Administrativo
C.P. XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX
Soporte de Contrato de Prestación de Servicios y Arrendamientos A y B
Soporte de Contrato de Bienes A y B
IV. ORGANIGRAMA
Jefe del Departamento de Contratos
C.P. XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Subdirector de Recursos Materiales
LIC. XXXXX XXXX XXXXX Y XXXXX
V. FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES DEPARTAMENTO DE CONTRATOS |
JEFE DE DEPARTAMENTO CONTRATOS |
1. AUTORIDAD INMEDIATA SUPERIOR
Subdirector de Recursos Materiales.
2. AUTORIDAD INMEDIATA INFERIOR
Soporte de Contratos “A” y “B” de Bienes y Soporte de Contratos “A” y “B” Prestación de Servicios y Arrendamientos.
3. REQUERIMIENTOS DE PUESTO
• ESCOLARIDAD:
Contaduría Pública o Relaciones Industriales, Lic. En derecho,
Licenciatura en Administración de Empresas.
• EXPERIENCIA:
Mínima de 1 a 2 años en áreas de compras o de relaciones con
proveedores.
• CONOCIMIENTOS:
Amplio dominio de la legislación vigente de adquisiciones para organismos
públicos.
En procesos licitatorios. Elaboración de planes de trabajo.
Dominio de paquetes informáticos básicos
• HABILIDADES:
Orientado hacia la confianza de sus clientes internos y externos.
Tener relaciones externas efectivas. Manejo efectivo del estrés.
Liderazgo.
Solución de problemas.
Capacidad de conformar equipos de trabajo y coordinar sus labores. Fluidez Verbal.
4. FUNCIONES GENERALES
Supervisar la correcta elaboración de los contratos que celebren Servicios de Salud de Chihuahua con particulares aprobados en las sesiones de comité del organismo o fallos través de la S.H.C.P.
5. FUNCIONES ESPECÍFICAS
Integrar el correcto fundamento en los contratos de La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua y La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en los contratos elaborados.
• Turnar a los soportes “A” que elaboran los contratos de bienes, servicios, arrendamiento, arrendamiento de espacio y de ampliación: actas de comité y acta de fallo de adjudicación, que envía el Departamento de Adquisiciones.
• Revisar los contratos de bienes, servicios, arrendamiento, arrendamiento de espacio y contratos de ampliación para enviarlos a la Dirección Jurídica de los Servicios de Salud de Chihuahua para su validación.
• Elaboración de los contratos de medicamento anual y contratos de equipo en comodato, así como la revisión de las bases de licitación y fallo para integrar al contrato (la copia de bases y fallos correspondientes los envía el Departamento de Adquisiciones.
• Comprobar que se tenga la copia de la garantía de los contratos de bienes, servicios y ampliaciones de los proveedores, a la firma del contrato por el Subdirector de Recursos Materiales, turnada por el departamento de
Adquisiciones.
• Verificar diariamente el correcto registro de los contratos elaborados.
• Asesorar a los administradores de las diferentes jurisdicciones, hospitales y unidades asistenciales, que celebran contratos de bienes, servicios, arrendamiento, arrendamiento de espacio y contratos de ampliación.
• En conjunto con la Subdirección de Tecnologías de la Información se participa en la actualización del sistema para la actualización de los formatos de contratos.
• Asistir a reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
• Asistir a las sesiones de Comité de Adquisiciones.
• Analizar, firmar y distribuir correspondencia de entrada y salida.
• Atender personal o telefónicamente al público.
• Entregar relación del estado en que se encuentran cada uno de los contratos a la Subdirección de programación y presupuesto.
• Revisar la relación de los proveedores que estén boletinados en el D.O.F. que envía la Dirección Jurídica.
6. COMUNICACIÓN INTERNA Subdirector de Recursos Materiales. Jefe Adquisiciones.
Jefe Servicios Generales.
Soportes de Contratos de Bienes y Prestación de Servicios. Dirección Jurídica.
7. COMUNICACIÓN EXTERNA
Proveedores.
MANUAL DE FUNCIONES DEPARTAMENTO DE CONTRATOS |
SOPORTE DE CONTRATOS DE BIENES “A” Y “B” |
1. AUTORIDAD INMEDIATA SUPERIOR
Responsable Departamento de Contratos.
2. AUTORIDAD INMEDIATA INFERIOR
Ninguna.
3. REQUERIMIENTOS DE PUESTO
• ESCOLARIDAD:
Bachillerato técnico en administración o contable.
• EXPERIENCIA:
Mínima de 1 año en áreas de compras o de relaciones con proveedores.
• CONOCIMIENTOS:
Uso de la legislación vigente de adquisiciones para organismos públicos. Dominio de paquetes informáticos básicos.
• HABILIDADES:
Orientado hacia la confianza de sus clientes internos y externos. Tener relaciones externas efectivas.
Manejo efectivo del estrés. Liderazgo.
Solución de problemas. Capacidad de trabajar en equipo. Fluidez Verbal.
4. FUNCIONES GENERALES
• Elaborar los documentos de compromiso que se celebren entre los proveedores de Salud de Chihuahua, así como de aplicar la Legislación correspondiente a los mismos.
5. FUNCIONES ESPECÍFICAS
SOPORTE DE CONTRATOS “A” DE BIENES.
• Elaborar los contratos de bienes y convenios de ampliación, generados en el sistema, mismos que tiene que estar autorizados en el Acta de Comité de Adquisiciones, que le entrega el jefe del Departamento de Adquisiciones.
• Solicitar a los nuevos proveedores la documentación legal para darlos de alta en el sistema.
• Dar de alta en el sistema xx xxxxxx a los nuevo proveedores conforme a su documentación legal.
• Solicitar al Departamento de adquisiciones las requisiciones para incluir el recurso con el que se pagará el contrato y tramitar las firmas de los funcionarios que solicitaron dicha requisición en los contratos correspondientes.
• Atender personal o telefónicamente al público.
• Enviar al proveedor que lo solicite, el contrato a formalizar por correo electrónica para la revisión del contrato y tramite de fianza, previa autorización del jefe
inmediato.
• Turnar al jefe inmediato el contrato para su revisión.
• Entregar al SOPORTE “B” de bienes el contrato revisado por el jefe inmediato impreso en 4 tantos.
SOPORTE DE CONTRATOS “B” DE BIENES.
• Registrar los contratos de bienes y convenios de ampliación turnados por el SOPORTE “A” elaborando el registro de la siguiente manera: número de contrato,
nombre del proveedor, número de licitación, presupuesto, partida, número de acta en que se autorizó, importe con I.V.A. y sin I.V.A., descripción del bien, vigencias, situación actual y tiempo en cada una de las áreas involucradas de cada uno de los contratos de bienes y convenios de ampliación así como su número de fianza y si cumple con la opinión del SAT del artículo 32 del SAT.
• Anexar copia de la garantía del 10% a los contratos de bienes, otorgada por el departamento de Adquisiciones.
• Generar oficio a la Dirección Jurídica para la validación de los contratos, cuando el departamento de adquisiciones entregue la copia del acta de comité de adquisiciones arrendamientos contratación de servicios y obra pública del Estado
de Chihuahua firmada por los funcionarios asistentes.
• Una vez validados los contratos por la Dirección Jurídica se deberá citar o enviar a los proveedores el contrato y convenios para su firma, para posteriormente encargarse de la firma de las áreas involucradas en el proceso y gestionar la firma
del Director General de Servicios de Salud de Chihuahua y distribuirlo a los proveedores, en forma directa a los locales y a los foráneos enviárselos por correo, así como turnar original a la Dirección jurídica y al Departamento de adquisiciones, así como enviar copias de los contratos a la Subdirección de Presupuesto y a los diferentes jurisdicciones, hospitales y unidades asistenciales que aparezcan en el anexo del contrato.
• Vigilar la guarda de los contratos y convenios elaborados en el expediente correspondiente y llevar una relación de proveedores, para reportar diariamente al
jefe inmediato.
• Orientar a los administradores de las diferentes jurisdicciones, hospitales y unidades asistenciales, que celebran Contratos de bienes.
• Archivar la correspondencia de salida como de entrada en sus expedientes de acuerdo al asunto de que se trate.
• Archivar los contratos formalizados.
6. COMUNICACIÓN INTERNA
Responsable Departamento de Contratos.
7. COMUNICACIÓN EXTERNA
Proveedores.
MANUAL DE FUNCIONES DEPARTAMENTO CONTRATOS |
SOPORTE DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y ARRENDAMIENTO “A” Y “ B” |
1. AUTORIDAD INMEDIATA SUPERIOR
Responsable Departamento de Contratos
2. AUTORIDAD INMEDIATA INFERIOR
Ninguna
3. REQUERIMIENTOS DE PUESTO
• ESCOLARIDAD:
Bachillerato técnico en administración o contable
• EXPERIENCIA:
Mínima de 1 año en áreas de compras o de relaciones con proveedores
• CONOCIMIENTOS:
Uso de la legislación vigente de adquisiciones para organismos públicos Dominio de paquetes informáticos básicos
• HABILIDADES:
Orientado hacia la confianza de sus clientes internos y externos Tener relaciones externas efectivas
Manejo efectivo del estrés. Liderazgo
Capacidad de trabajar en equipo Fluidez Verbal
4. FUNCIONES GENERALES
• Elaborar los documentos de compromiso que se celebren entre los prestadores o arrendadores y los Servicios de Salud de Chihuahua, así como de aplicar la Legislación correspondiente a los mismos.
• Elaborar contratos de Arrendamiento
• Elaborar Contratos de Ampliación
• Elaborar contratos de prestación de servicios
• Elaborar el informe diario de elaboración de contratos.
• Coadyuvar en las tareas del departamento y las que le sean asignadas por su superior inmediato.
5. FUNCIONES ESPECÍFICAS SOPORTE “A Y B” SOPORTE “A” DE CONTRATOS DE SERVICIOS.
• Elaborar contratos de servicios, arrendamiento, arrendamiento de espacio y contratos de ampliación en base al Acta de Comité de adquisiciones, que entrega
el Departamento de Adquisiciones.
• Solicitar a los nuevos proveedores la documentación legal para la elaboración del contrato.
• Solicitar al jefe de Departamento de Servicios Generales los anexos de los contratos de servicios, arrendamiento y arrendamiento de espacio.
• Solicitar al jefe de Departamento de Mantenimiento en la Subdirección de Obras y Conservación los anexos de los contratos por los servicios de mantenimiento.
• Turnar al jefe inmediato contratos para su revisión.
• Solicitar a los proveedores que fueron adjudicados por la Ley Federal la opinión del SAT.
• Elaborar relación y archivar las opiniones del SAT.
• Señalar al jefe inmediato las opiniones negativas de los proveedores para informar a los departamentos involucrados.
• Elaborar y archivar relación de los proveedores que estén boletinados en el D.O.F.
• Atender personal o telefónicamente al público.
• Enviar al proveedor que lo solicite, el contrato a formalizar por correo electrónico para la revisión del contrato y tramite de fianza, previa autorización del jefe
inmediato.
• Entregar al SOPORTE “B” de servicios el contrato revisado por el jefe inmediato, impreso en 4 tantos.
SOPORTE “B” DE CONTRATOS DE SERVICIOS.
• Registrar los contratos de servicios, arrendamiento, arrendamiento de espacio y contratos de ampliación turnados por el SOPORTE “A” de la siguiente manera: número de contrato, nombre del proveedor, número de licitación, presupuesto,
partida, número de acta en que se autorizó, importe con I.V.A. y sin I.V.A., descripción del bien, vigencias, estado y tiempo en que se encuentra cada uno de los contratos y contratos de ampliación así como su número de fianza.
• Anexar copia de la garantía del 10% a los contratos, otorgada por el departamento
de Adquisiciones.
• Generar oficio a la Dirección Jurídica para la validación de los contratos, cuando el departamento de adquisiciones entregue la copia del acta de comité de adquisiciones arrendamientos contratación de servicios y obra pública del Estado
de Chihuahua firmada por los funcionarios asistentes
• Una vez validados los contratos por la Dirección Jurídica se deberá citar o enviar a los proveedores el contrato para su firma, y posteriormente encargarse de la firma
de las áreas involucradas en el proceso, gestionar la firma del Director General de Servicios de Salud de Chihuahua y una vez formalizado, entregarlo a los proveedores, en forma directa a los locales y a los foráneos enviárselos por paquetería, así como turnar original a la Dirección jurídica, y a la unidad requirente, así como enviar copias de los contratos de servicios, arrendamiento y arrendamiento de espacio a la Subdirección de Presupuesto y a las diferentes jurisdicciones, hospitales y unidades asistenciales que aparezcan en el anexo del contrato y sea solicitado mediante escrito de los titulares.
• Orientar a los administradores de las diferentes jurisdicciones, hospitales y unidades asistenciales, que celebran Contratos de servicios, arrendamiento, arrendamiento de espacio y contratos de ampliación.
• Elaboración, seguimiento y archivo de las requisiciones de las necesidades del departamento.
• Elaboración y archivo de los oficios del archivo histórico.
• Elaboración de las altas y bajas del activo fijo.
• Archivar la correspondencia de salida como de entrada en sus expedientes de acuerdo al asunto de que se trate.
• Archivar los contratos formalizados.
6. COMUNICACIÓN INTERNA
Responsable Departamento de Contratos
7. COMUNICACIÓN EXTERNA
Arrendadores y Prestadores de Servicios
VI. PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTRATOS |
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONTRATOS BIENES |
OBJETIVO:
Formalizar las operaciones de Adquisición Bienes e Insumos realizados por “SSCH”, aplicando la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua y la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
ALCANCE:
Dirección Jurídica.
Dirección General.
Departamento de Adquisiciones. Departamento de Contratos.
Proveedores.
RESPONSABILIDAD:
De los Soportes de Elaboración de Contratos A y B, identificar, estipular, citar, anotar, modificar y turnar.
Del Jefe del Departamento de Contratos, revisar. Del Director Xxxxxxxx, revisar y validar.
DEFINICIONES:
JDC.- Jefe del Departamento de Contratos. SEC.- Soporte de Elaboración de Contratos. DJ.- Dirección Jurídica
Legajo.- Conjunto de documentos que se genera en el proceso de licitación necesarios durante el procedimiento.
⋅ Bases de licitación.
⋅ Fallo de licitación.
⋅ Memorándum de notificación del Fallo
⋅ Cuadro comparativo.
⋅ Documentos legales de la empresa o Persona Física, adjudicado como proveedor.
Los cuales son:
· Persona Moral.- Registro Federal de Contribuyentes, Registro ante la SHCP, Acta Constitutiva y Poder Notarial del Representante Legal
· Persona Física.- Acta de nacimiento, Xxxxxxxxx Xxxxxx, R.F.C. e identificación oficial.
Formato Modelo.- Modelo preliminar de contrato que se apega a los requerimientos legales establecidos por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua y a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. En él se hacen todos los movimientos
necesarios para obtener un contrato final de acuerdo a las necesidades de la adquisición que se haya realizado.
Declaraciones del Titular.- Debido a que el Formato Modelo es preestablecido, éstas no requieren ser modificadas en cada contrato que se realice. A menos que las condiciones de las mismas hayan cambiado desde la elaboración de un contrato a otro. Por ejemplo: Cambios de Titular, residencia fiscal del Organismo, etc.
DEPTO. RESPONSABLE | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
Departamento de Adquisiciones | 1. Turnar legajo al Departamento de Contratos. | Variable | Memorándum y legajo |
JDC | 2. Recibir legajo. | Memorándum firmado de Recibido | |
3. Turnar legajo a SEC. | Documentos | ||
SEC | 4. Identificar concepto de la adquisición realizada Referencia 1 y anexo 1. | Formato modelo modificado | |
5. Estipular las Declaraciones del Titular de la dependencia. | |||
6. Citar el número, tipo y modalidad de licitación, tipo de Reunión del Comité en que fue autorizado el Fallo, fecha en que se celebra y Fecha del Fallo que da origen al contrato. | |||
7. Anotar la Ley en la que se sustenta el contrato. | |||
8. Citar las declaraciones del Proveedor según los documentos legales aplicables. | |||
9. Referir datos del representante legal del Proveedor. | |||
10. Modificar campos de las cláusulas del contrato. | Contrato terminado. |
DEPTO. RESPONSABLE | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
SEC | Revisar la totalidad del contrato, su apego al legajo presentado, edición y ortografía. 11. No: Corregir anomalías. Si: Pasar a JDC. | Variable | Contrato validado |
JDC | Analizar redacción del documento. 12. No: solicitar corrección a SEC pasar a actividad 11. Si: Autorizar y turnar a SEC. | Contrato antefirmado. | |
SEC | 13. Facilitar alta en Archivo de Control de Contratos y Libro el número de contrato a celebrar y los datos que se requieran. Anexo 2. | Libro de contratos y Archivo marcados en elaboración | |
14. Turnar contrato a Dirección Jurídica. | Archivo marcado en revisión y Fecha de envío. | ||
DJ | Revisar la totalidad del contrato y su apego a las normas legales. 15. No: Turnar a SEC solicitando aclaraciones y correcciones. Pasar a actividad 11. Si: Autorizar y turnar a SEC. | Memorándum y contrato autorizado ó devolución para corrección | |
SEC | 16. Recibir contrato y turnar a firma de Proveedor. | Archivo marcado en proveedor. Oficio. | |
Proveedor | Analizar contrato. 17. No: Solicitar correcciones por escrito. Si: firma de conformidad y turnar a SEC | Oficio y contrato firmado Escrito | |
SEC | Recibir contrato e identificar si el contrato está firmado por el proveedor. 18. Si: Pasar a actividad 20. No: Continuar procedimiento. | Libro marcado en archivado. |
DEPTO. RESPONSABLE | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
SEC | Decretar si la corrección solicitada es de índole legal. 19. Si: Solicitar asesoría de la Dirección Jurídica. No: Consultar bases de licitación correspondiente, documentos de adjudicación directa y con la unidad solicitante del servicio. En ambos casos pasar a actividad 11. | Variable | Ninguno. |
20. Recibir contrato y enviar a DJ para que se tramite la firma del Director General. | Archivo marcado en dirección y fecha de envío Relación de contratos. Referencia 2. | ||
DJ | 21. Adoptar contratos. | Relación de contratos firmada de recibido. | |
22. Gestionar firma del Director General. | Contrato firmado. | ||
23. Enviar contrato firmado a SEC. | Memorando y contrato firmado | ||
SEC | 24. Recibir contrato. | Registro en Sistema marcado Archivado | |
25. Distribuir tantos a: ⋅ Proveedor. ⋅ Archivo del Departamento. ⋅ Departamentos involucrados | Relación de entrega. |
REFERENCIAS:
Referencia 1.- Tomar como base el último contrato con el concepto similar para la adecuación de los datos.
Referencia 2.- La relación debe indicar: Fecha de envío, prestador, número de licitación, monto y número de contrato.
Anexo 1.
Anexo 2.
RESGUARDO:
Los Contratos generados en el Departamento se resguardan durante un año y al siguiente año se envía al Archivo Histórico de SSCH durante cinco años.
Anexo 1
Formato General del Contrato de Bienes e Insumos
1. Encabezado del Contrato.
2. Declaraciones de ambos.
3. Cláusulas. (Las comúnmente aplicables).
Según el tipo de bien que se adquiere las cláusulas permanecen según el modelo de contrato que se utiliza, los tipos de bienes se agrupan de la siguiente manera:
Grupo 1
· Medicamentos
· Materiales de Curación
· Sustancias Químicas
· Sustancias químicas con equipo en comodato Grupo 2
· Ropería
· Material de Oficina
· Material de Cómputo
· Mobiliario
· Material de Laboratorio
· Equipo Médico
· Equipo de Cómputo
Anexo 2
Control de Contratos.- Archivo en Sistema para el control de los contratos elaborados; el cual contiene la siguiente información: Número de Licitación, Autorización, mes de elaboración, fecha de fallo, fecha de contrato, vigencia inicial, vigencia final, No. de pedido, No. de contrato, Nombre de proveedor, No. xx xxxxxxx, Concepto, cargo presupuestal, Montos de acuerdo al a institución sin I.V.A y con I.V.A, proceso de firma, fecha del proceso, observaciones y fecha de archivo del contrato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTRATOS |
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS |
OBJETIVO:
Formalizar las operaciones de Adquisición de Prestación de Servicios realizados por el Organismo, aplicando la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua y La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
ALCANCE:
Subdirección de Recursos Materiales. Dirección General.
Dirección Jurídica.
Dirección Administrativa.
RESPONSABILIDAD:
De los Soportes de Elaboración de Contratos A y B, crear, agregar y obtener. Del Jefe del Departamento de Contratos, revisar.
Del Director Xxxxxxxx, revisar y validar.
DEFINICIONES:
JDC.- Jefe del Departamento de Contratos.
SEC.- Soporte de Elaboración de Contratos.
Legajo.- Conjunto de documentos necesarios durante el procedimiento.
⋅ Fallo de licitación.
⋅ Bases de licitación.
⋅ Cuadro comparativo.
⋅ Documentos legales de la empresa o Persona Física, adjudicado como prestador de servicios. Los cuales son: Registro Federal de Contribuyentes, Registro ante la
SHCP, comprobante de domicilio en ambos casos, y acta de nacimiento en caso de ser Persona Física y; Acta Constitutiva y Poder Notarial del Representante Legal en el caso de que sea Persona Moral.
⋅
Formato Modelo.- Modelo preliminar de contrato que se apega a los requerimientos
legales establecidos por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua. En él se hacen todos los movimientos necesarios para obtener un contrato final de acuerdo a las necesidades de la adquisición que se haya realizado.
Declaraciones del Titular.- Debido a que el Formato Modelo es preestablecido, éstas no requieren ser modificadas en cada contrato que se realice.
DJ.- Dirección Jurídica.
DEPTO. RESPONSABL E | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
Departamento de Adquisiciones | Turnar legajo al Departamento de Contratos. | Variable | Oficio |
JDC | Recibir legajo. | Oficio sellado | |
Turnar legajo a CEP | Documentos | ||
SEC | Definir concepto de la adquisición realizada. | Formato modelo modificado | |
Estipular las Declaraciones del Titular de la dependencia. | |||
Cifrar el número, tipo y modalidad de licitación que da origen al contrato. | |||
Establecer el número y fecha de la reunión del Comité de Adquisiciones en que se dio el Fallo de Licitación. | |||
Anotar la Ley en la que se sustenta el contrato. | |||
Cifrar las declaraciones del prestador de servicios según los documentos legales aplicables. | |||
Definir datos del representante legal del prestador de servicios. | |||
Establecer las cláusulas del contrato las cuales son quince. Anexo 1. | Contrato terminado. | ||
Revisar la totalidad del contrato, su apego al legajo presentado, edición y ortografía. Si: Pasar a JDC. No: Corregir anomalías. | Contrato validado |
JDC | Revisar redacción del documento. Si: Autorizar y turnar a SEC. No: solicitar corrección a SEC. | Contrato certificado | |
SEC | Dar de alta en libros el número de contrato a celebrar y los datos que se requieran. | Variable | Libro de contratos |
Turnar contrato a Dirección Jurídica | Libro marcado en revisión | ||
DJ | Revisar la totalidad del contrato y su apego a las normas legales. Si: Autorizar y turnar a SEC. No: Turnar a SEC solicitando aclaraciones y correcciones. | Oficio y contrato autorizado | |
SEC | Recibir contrato y turnar a firma de prestador de servicios. | Libro marcado en prestador | |
PRESTADOR DE SERVICIOS | Recibe y analiza contrato. Si: firma de conformidad y turnar a SEC No: Solicitar correcciones. | Oficio y contrato firmado | |
SEC | Recibir contrato y obtener firma de Director General. | Libro marcado en archivado Contrato firmado | |
Distribuir tantos a: ⋅ Departamento de Servicios Generales. ⋅ Prestador de Servicios. ⋅ Archivo del Departamento. | Oficios y relación de entrega. |
REFERENCIAS:
Anexo 1.
RESGUARDO:
Los Contratos generados en el Departamento se resguardan durante un año y al siguiente año se envía al Archivo Histórico de SSCH durante cinco años.
Anexo 1
Cláusulas de Contrato de Prestación de Servicios
Primera.-: Objeto del Contrato contiene el nombre del Servicio que se Adjudicó, se especifica claramente el objeto del contrato, ubicación en la que se otorga.
Segunda: Monto Anual y Mensual sin I.V.A., se anota el monto del contrato con número y letra, describiendo detalladamente el tipo de servicio, en que unidades se va a prestar el servicio y montos por unidad, No de elementos, días, costo mensual, costo total de la propuesta por unidad anual.
Tercera: Precios: en la cual el prestador se compromete a respetar el mismo precio durante la vigencia del mismo y cualquier adición.
Cuarta. Se anota el porcentaje que se puede modificar en el contrato si es bajo la Ley Estatal se puede modificar hasta en un 30%, y si es bajo la Ley Federal es hasta un 20% y que no exceda el 5% del precio pactado.
Quinta: Forma de Pago, se menciona el tiempo en que se realizara el pago ya sea dentro de los 30 o 20 días, según la Legislación aplicable, a partir de la prestación del Servicio y que el proveedor presenta la factura con firma y sello de recibido de conformidad, una vez que se hayan cubierto lodos los requisitos exigidos para la firma del contrato.
Sexta: Vigencia, contiene la vigencia del contrato que es por un año.
Séptima: Recursos Humanos; el prestador reconoce ser el único responsable de sus empleados así mismo contar con equipo, material e instrumentos propios para la ejecución de los servicios contratados.
Octava: Relaciones del prestador con su personal, el prestador conviene en responder de todas las reclamaciones que sus trabajadores llegaren a presentar durante la vigencia del contrato.
Novena: Supervisión, el Prestador contará con un supervisor para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en el contrato y la Institución ante cualquier irregularidad podrá girar instrucciones que estime convenientes para su correcta ejecución.
Décima: Penas Convencionales, se anota que la garantía 10% de cumplimiento se hará efectiva cuando: no sostenga los precios pactados, cuando no cumpla con el servicio en el tiempo pactado y se calculara a razón de 0.5% por cada día natural de atraso; cuando el cobro sea en moneda extranjera, cuando no se entreguen las garantías y documentos
solicitados en el contrato en las fechas convenidas, la rescisión del contrato procederá una vez aplicadas las penas.
Décimo Primera: Garantías, Se anota que el proveedor debe garantizar mediante una fianza del 10% el cumplimiento del contrato de conformidad con lo dispuesto en la legislación aplicable, se anota la redacción que debe contener una fianza Precios, se anota que el prestador se compromete a mantener los precios cotizados de los Servicios hasta la total ejecución de los mismos motivo del contrato.
Décimo Segunda Poderes que deberán acreditarse, el prestador deberá exhibir la documentación legal y entregar copia simple de los mismos.
Décima Tercera: Rescisión Administrativa, esto en conformidad con el Artículo 41 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua el incumplimiento de las obligaciones que asume el prestador en virtud del contrato, faculta a los SSCH para dar por rescindido sin ninguna responsabilidad y por lo tanto faculta a exigir la ejecución de la fianza de garantía de cumplimiento si incurre en algunos de los siguientes casos: si no ejecuta los Servicios en los términos previstos, si suspende injustificadamente la ejecución de los Servicios, si cede, traspasa o subcontrata la totalidad o parte de los Servicios contratados, si es declarado en estado de quiebra o suspensión de pagos por autoridades competentes, si incumple en cualquiera de las obligaciones en materia de Adquisiciones de Servicios.
Décima Cuarta: Legislación, se anota que para el cumplimiento y ejecución de las obligaciones del contrato las partes se obligan a sujetarse estrictamente a los lineamientos, procedimientos y requisitos que estipula la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua.
Décima Quinta: Jurisdicción, las partes se someten a la Jurisdicción de los Tribunales Locales de la Ciudad de Chihuahua, el proveedor renuncia al fuero presente o futuro que por razón de su domicilio pudiera tener; se anota la fecha en que fue elaborado el contrato, contiene al calce los nombres del titular de los SSCH y del representante legal de la negociación, se firma el contrato en cuatro ejemplares.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTRATOS |
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO |
OBJETIVO:
Formalizar las operaciones de Arrendamiento de bienes inmuebles realizados por el Organismo, aplicando la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua.
ALCANCE:
Subdirección de Recursos Materiales. Dirección General.
Dirección Jurídica.
Dirección Administrativa.
RESPONSABILIDAD:
De los Soportes de Elaboración de Contratos, crear, agregar y obtener. Del Jefe del Departamento de Contratos, revisar.
Del Director Xxxxxxxx, revisar y validar.
DEFINICIONES:
JDC.- Jefe del Departamento de Contratos.
SEC.- Soporte de Elaboración de Contratos.
Legajo.- Conjunto de documentos necesarios durante el procedimiento.
⋅ Fallo de licitación.
⋅ Bases de licitación.
⋅ Cuadro comparativo.
⋅ Dictamen de arrendamiento.
⋅ Documentos legales de la empresa o Persona Física, adjudicado como prestador de servicios. Los cuales son: Registro Federal de Contribuyentes, Registro ante la
SHCP; en ambos casos y acta de nacimiento en caso de ser Persona Física y; Acta Constitutiva y Poder Notarial del Representante Legal en el caso de que sea Persona Moral.
Formato Modelo.- Modelo preliminar de contrato que se apega a los requerimientos legales establecidos por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua. En él se hacen todos los movimientos necesarios para obtener un contrato final de acuerdo a las necesidades de la adquisición que se haya realizado.
Declaraciones del Titular.- Debido a que el Formato Modelo es preestablecido, éstas no requieren ser modificadas en cada contrato que se realice.
DJ.- Dirección Jurídica.
DEPTO. RESPONSABLE | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES | Turnar legajo al Departamento de Contratos. | Variable | Oficio |
JDC | Recibir legajo. | Oficio sellado | |
Turnar legajo a CEP | Documentos | ||
SEC | Definir concepto de la adquisición realizada. | Formato modelo modificado | |
Establecer consecutivo de contrato. | |||
Estipular las Declaraciones del Titular de la dependencia. | |||
Cifrar el número, tipo y modalidad de licitación que da origen al contrato. | |||
Establecer el número y fecha de la reunión del Comité de Adquisiciones en que se dio el Fallo de Licitación. | |||
Anotar la Ley en la que se sustenta el contrato. | |||
Cifrar las declaraciones del prestador de servicios según los documentos legales aplicables. | |||
Definir datos del representante legal del prestador de servicios. | |||
Establecer las cláusulas del contrato. Anexo 1. | Contrato terminado. | ||
Revisar la totalidad del contrato, su apego al legajo presentado, edición y ortografía. Si: Pasar a JDC. No: Corregir anomalías. | Contrato validado |
JDC | Revisar redacción del documento. Si: Autorizar y turnar a SEC. No: solicitar corrección a SEC. | Contrato certificado | |
SEC | Dar de alta en libros el número de contrato a celebrar y los datos que se requieran. | Variable | Libro de contratos |
Turnar contrato a Dirección Jurídica | Libro marcado en revisión | ||
DJ | Revisar la totalidad del contrato y su apego a las normas legales. Si: Autorizar y turnar a SEC. No: Turnar a SEC solicitando aclaraciones y correcciones. | Oficio y contrato autorizado | |
SEC | Recibir contrato y turnar a firma de prestador de servicios. | Libro marcado en prestador | |
PRESTADOR DE SERVICIOS | Recibe y analiza contrato. Si: firma de conformidad y turnar a SEC No: Solicitar correcciones. | Oficio y contrato firmado | |
SEC | Recibir contrato y obtener firma de Director General. | Libro marcado en archivado Contrato firmado | |
Distribuir tantos a: ⋅ Departamento de Servicios Generales. ⋅ Prestador de Servicios. ⋅ Archivo del Departamento. | Oficios y relación de entrega. |
REFERENCIAS:
Anexo 1.
RESGUARDO:
Los Contratos generados en el Departamento se resguardan durante un año y al siguiente año se envía al Archivo Histórico de SSCH durante cinco años.
Anexo 1
Cláusulas de Contrato de Arrendamiento
Primera: Se especifica las características del objeto del Arrendamiento: que superficie, la ubicación y medidas.
Segunda: Monto de la Renta Anual y Mensual sin I.V.A., se anota el monto del contrato con número y letra, así mismo si existen otros pagos extras que tienen obligación de pagarse como el consumo de energía, agua etc. se describe con número y letra la cantidad mensual.
Tercera: Describir el uso que se le dará al bien inmueble arrendado.
Cuarta: Vigencia, se regula con la fecha del Dictamen ó de la Reunión en que fue autorizada
Quinta: Obligaciones del Arrendador.
Sexta: Obligaciones del Arrendatario.
Séptima: Convienen en que si el Arrendatario cambiara su denominación el arrendamiento subsistirá en los términos del contrato.
Octava: Las adaptaciones e instalaciones especiales que se realicen serán propiedad de el Arrendatario.
Novena: Indica que el arrendatario no será responsable de daños y perjuicios que provengan de accidentes.
Décima: Rescisión.
Décimo Primera: En todo lo no establecido en el contrato se estará a disposición de los ordenamientos legales aplicables.
Décimo Segunda: Domicilios del Arrendador y del Arrendatario
Décimo Tercera: Jurisdicción, las partes se someten a la Jurisdicción de los Tribunales Locales de la Ciudad de Chihuahua, el Arrendador renuncia al fuero presente o futuro que por razón de su domicilio pudiera tener.
Se anota la fecha en que fue elaborado el contrato, contiene al calce los nombres del titular de los SSCH y del representante legal de la negociación o Propietario del Bien Inmueble, se firma el contrato en cuatro ejemplares.
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONVENIOS DE MODIFICACIÓN DE CONTRATO DE BIENES Y PRESTACIÓN SERVICIOS
OBJETIVO:
Dar formalidad a los convenios de ampliación derivados de contratos de adquisición de bienes o de servicios aplicando la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua y a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
ALCANCE:
Dirección General Dirección Jurídica.
Departamento de Adquisiciones. Departamento de Contratos.
RESPONSABILIDAD:
De los Soportes de Elaboración de Contratos A y B, crear, agregar y obtener. Del Jefe del Departamento de Contratos, revisar.
Del Director Xxxxxxxx, revisar y validar. Del Proveedor, revisar.
DEFINICIONES:
JDC.- Jefe Departamento de Contratos. SEC.- Soporte de Elaboración de Contratos. DJ.- Dirección Jurídica.
Formato Modelo.- Modelo preliminar de convenio que se apega a los requerimientos legales establecidos por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua. En él se hacen todos los movimientos necesarios para obtener un convenio final de acuerdo a las necesidades de ampliación o reducción de la adquisición que se haya realizado.
Documentación de modificación.- Se requiere de los siguientes documentos para realizar el procedimiento, y para cada caso son: Ampliación: Pedido de bien o insumo; Reducción: Oficio de cancelación.
DEPTO. RESPONSABLE | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
Departamento de Adquisiciones | 1. Turnar documentación de modificación de adquisición de bienes e insumos. | Variable | Oficio o pedido |
JDC | 2. Recibir documentación de modificación de contrato con proveedor. | Variable | Oficio o pedido sellado |
3. Turnar documentos a SEC. | Documentos | ||
SEC | 4. Realizar de acuerdo a la documentación recibida: Pedido: Convenio de ampliación. Oficio de Cancelación: Convenio de reducción. | Formato modelo | |
5. Definir contrato del cual procede el convenio a realizar. | Copia de contrato, fallo o dictamen | ||
Acordar si las claves a modificar coinciden con las establecidas en el contrato origen 6. No: verificar claves con departamento de Adquisiciones. Si: continuar procedimiento. | Claves validadas | ||
7. Citar datos del proveedor y los de su representante legal. | Formato modelo modificado | ||
8. Establecer el número y fecha de la reunión del Comité de Adquisiciones en que se dio el Fallo de Licitación del contrato original. | |||
9. Formar las características de la modificación solicitada. | |||
10. Modificar campos de las cláusulas del convenio. Anexo 1. | Convenio terminado |
RESPONSABLE | ACTIVIDAD | TIEMPO | REGISTROS |
SEC | Revisar la totalidad del convenio, su apego al legajo presentado, edición y ortografía. 11. Si: Pasar a JDC. No: Corregir anomalías. | Variable | Convenio validado |
JDC | Analizar redacción del documento. 12. No: solicitar corrección a SEC. Si: Autorizar y turnar a SEC. | Convenio antefirmado | |
SEC | 13. Facilitar alta en libros el número de convenio a celebrar y los datos que se requieran, al igual que en el Control de Contratos. Anexo2. | Libro de convenios | |
14. Turnar convenio a Dirección Jurídica. | Libro marcado en revisión | ||
DJ | Revisar la totalidad del convenio y su apego a las normas legales. 15. Si: Autorizar y turnar a SEC. No: Turnar a SEC solicitando aclaraciones y correcciones. Pasar a actividad 11. | Oficio y convenio autorizado | |
SEC | 16. Recibir convenio y turnar a firma de proveedor. | Libro marcado en proveedor | |
Proveedor | Adoptar y analizar convenio. 17. No: Solicitar correcciones. Si: firmar de conformidad y turnar a SEC | Oficio y convenio firmado | |
SEC | 18. Recibir convenio e identificar si el convenio está firmado por el proveedor. Si: Pasar a actividad 20. No: Continuar procedimiento. | Libro marcado en archivado. | |
SEC | Decretar si la corrección solicitada es de índole legal. 19. Si: Solicitar asesoría de la Dirección Jurídica. | Variable | Ninguno |
No: Consultar contrato original o documento de modificación. En ambos casos pasar a actividad 11. | |||
20. Xxxxx convenio y enviar a DJ para que se tramite la firma del Director General. | Archivo marcado en dirección y fecha de envío Relación de convenio. | ||
DJ | 21. Recibir convenio. | Relación de convenio firmada de recibido. | |
22. Gestionar firma del Director General. | Convenio firmado. | ||
23. Enviar convenio firmado a SEC. | Memorando y convenio firmado | ||
SEC | 24. Recibir convenio. | Registro en Sistema marcado Archivado | |
25. Distribuir tantos a: ⋅ Proveedor. ⋅ Archivo del Departamento. ⋅ Departamento de Adquisiciones | Relación de entrega. |
REFERENCIAS:
Anexo 1.
Anexo 2.
RESGUARDO:
Los Contratos generados en el Departamento se resguardan durante un año y al siguiente año se envía al Archivo Histórico de SSCH durante cinco años.
Anexo 1
Formato General del Convenio de Ampliación de Bienes y/o Servicios
1. Encabezado del Contrato.
2. Declaraciones (referencia de contrato a modificar)
3. Cláusulas. (Las aplicables según modificación de contrato).
Anexo 2
Control de Contratos.- Archivo en Sistema para el control de los contratos elaborados; el cual contiene la siguiente información: Número de Licitación, Autorización, mes de elaboración, fecha de fallo, fecha de contrato, vigencia inicial, vigencia final, No. de pedido, No. de contrato, Nombre de proveedor, No. xx xxxxxxx, Concepto, cargo presupuestal, Montos de acuerdo al a institución sin I.V.A y con I.V.A, proceso de firma, fecha del proceso, observaciones y fecha de archivo del contrato.
VII. XXXXX XXXXX Y NORMATIVO
MARCO LEGAL Y NORMATIVO
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua.
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
• Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua.
• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua.
• Ley de Ingresos del Estado de Chihuahua
• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua
• Ley Orgánica del Organismo Público Descentralizado “Servicios de Salud de Chihuahua.
• Ley Federal de Instituciones de Fianzas
• Clasificador por Objeto del Gasto
• Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente
• Reglamento de la Ley del Equilibrio Ecológico y la Protección al ambiente
• Norma Oficial Mexicana NOM 087 ECOL SSA1 2002
• Cuadro Básico y Catálogo de Medicamentos.
• Cuadro Básico y Catálogo de Material de Curación y Prótesis del Sector Salud
• Cuadro Básico y Catálogo de Sustancias Químicas
• Cuadro Básico y Catálogo de Instrumental y Equipo Médico.