CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI PARA LA VIGENCIA 2011
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI PARA LA VIGENCIA 2011
ESTUDIOS PREVIOS
ESTUDIOS DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
Debido a las altas temperaturas que se presentan de manera constante en la ciudad de Cali, la Contraloría General de Santiago de Cali, cuenta con veintiún (21) equipos de aire acondicionado, ubicados en los pisos quinto, sexto y séptimo del edificio Xxxxxx xx Xxxxxxxxx, en el piso décimo sexto de la torre de Emcali y en el piso séptimo de la Torre Alcaldía en el CAM, donde funcionan sus diferentes dependencias, los cuales mantienen la temperatura interna de estas oficinas en condiciones adecuadas, permitiendo conservar un ambiente laboral agradable, óptimo, proporcionando condiciones de confort y salubridad a los funcionarios y garantizando el cumplimiento de los postulados de salud ocupacional.
Estos equipos por su frecuente uso, requieren el mantenimiento permanente para su buen funcionamiento y prevenir así su deterioro y pérdida definitiva. Igualmente, algunos de ellos por su antigüedad, presentan inconvenientes que requieren reparaciones.
El mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de aire acondicionado de la Contraloría General de Santiago de Cali, resulta de vital importancia para el correcto desarrollo de las labores de los servidores públicos que conforman la estructura de la entidad y por ende la carencia de los mismos genera malestar en el ambiente laboral, además que ésta no es una actividad propia de nuestra misión constitucional, por lo tanto se hace necesario contratar los servicios de una firma especializada en el tema.
Esta contratación se encuentra prevista en el Plan de Compras para la vigencia 2011.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
OBJETO: Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de aire acondicionado de la Contraloría General de Santiago de Cali, para la vigencia 2011.
CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO.
El servicio a prestar debe consistir como mínimo en:
Mantenimiento preventivo:
• Limpieza general (serpentín, unidad condensadora, evaporadores, motor compresor, aspas, filtros, componentes eléctricos, etc.)
• Aplicación de líquido desincrustante, desengrasante y anticorrosivo
• Lubricación de partes móviles
• Revisión y ajuste de controles
• Revisión de condiciones de operación
• Temperatura
• Presión alta y baja
• Amperaje y voltaje
• Niveles de aceite
• Ruidos y vibraciones
• Informe de observaciones generales
• Cotizaciones de reparaciones o modificaciones Mantenimiento correctivo:
Éste se realizará cuando se presenten fallas en el funcionamiento normal de los equipos, el cual deberá cumplirse con el servicio técnico especializado necesario.
SERVICIO TÉCNICO. El contratista proveerá la mano de obra necesaria e idónea para el mantenimiento preventivo y correctivo con un tiempo de respuesta que permita el funcionamiento continuo de los equipos de aire acondicionado.
El contratista deberá presentar el diagnóstico y los informes requeridos por el supervisor, para lo cual se fijará un cronograma de trabajo entre ambas partes.
Para el mantenimiento correctivo, cada vez que se presente la necesidad, el contratista debe entregar cotización de las reparaciones, discriminado el costo de los repuestos, el IVA y el valor de la mano de obra.
La firma contratada deberá presentar soluciones integrales, que permitan el correcto y continuo funcionamiento de los equipos de aire acondicionado, para lo cual deberá presentar garantía.
RELACION DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO
AREA | EQUIPO | CAPACIDAD |
EQUIPOS CAM PISO 7 TORRE ALCALDIA | ||
OFICINA DESPACHO CONTRALORA | MINISPLIT | 2,0 TR |
OFICINA ASESORA JURÍDICA | MINISPLIT | 0,75 XX |
XXXXXXX XXXXXXXXXXXX | XXXXXXXXX | 0,0 XX |
XXXXXXX XXXX XX XXXXXX | MINISPLIT | 1,5 TR |
OFICINA SALON DE CONTRALORES | MINISPLIT | 2,0 TR |
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | MINISPLIT | 1,0 TR |
VENTANA | 1,5 TR | |
MINISPLIT | 1,5 TR | |
INFORMATICA Y UPS | CENTRAL | 4,0 XX |
XXXXXXXXXX XXXXXXX | XXXXXXXXX | 0.0 XX |
XXXXX XXXXXX XXXX 00 | ||
DIRECCION TECNICA ANTE EMCALI | VENTANA | 1,5 TR |
CENTRAL | 5.0 TR | |
DIRECCION TECNICA ANTE ADMÓN CENTRAL | CENTRAL | 5,0 XX |
XXXXXX XXXXXXXXX XXXX 0 | ||
XXXXXXX XXXXXX XXXXX | XXXXXXX | 4,0 TR |
CENTRAL | 4,0 XX | |
XXXXXXX | 0,0 XX | |
XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX | XXXXXXX | 4,0 TR |
CENTRAL | 4,0 XX | |
XXXXXX XXXXXXXXX XXXX 0 | ||
XXXXXXXXXX | XXXXXXX | 0,0 XX |
XXXXXX XXXXXXXXX XXXX 0 | ||
SECTOR FISICO | CENTRAL | 5,0 TR |
RECURSOS NATURALES | CENTRAL | 5,0 TR |
El contratista estará en la capacidad de prestar el servicio de mantenimiento preventivo y de reparación de los equipos en caso de que la entidad lo requiera previo diagnóstico y cotización.
CÓDIGO CUBS: 2.24.1 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
La contratación para la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la los equipos de aire acondicionado de la Contraloría General de Santiago de Cali, se adelantará por el proceso de Selección Abreviada con Subasta Inversa, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 16 al 25 del Decreto 2474 de 2008.
Lo anterior, teniendo en cuenta que el servicio a adquirir es generalmente el requerido por las diferentes entidades estatales para su normal funcionamiento y, ofrecido en el mercado, en condiciones equivalentes para quien lo solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.
Igualmente, se tendrá en cuenta lo establecido por el Decreto 3806 de 2009, por el cual se expiden disposiciones sobre la promoción del desarrollo a las Mipymes y de la industria nacional en la contratación estatal.
4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Valor cancelado 2010 por mantenimiento y reparación de equipos de airea acondicionado
Valor del contrato de mantenimiento preventivo | 5.424.400.oo |
Valor reparaciones varias | 17.378.431.oo |
Total pagos por mantenimiento preventivo y correctivo | 22.802.831.oo |
Con el fin de determinar el valor del presente contrato, se obtuvieron las siguientes cotizaciones así:
COSTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO
EQUIPO | CAPACIDAD | CANTIDAD | COTIZACION 1 | TOTAL | COTIZACION 2 | TOTAL |
MINISPLIT | 0,75 TR | 1 | $ 76.890 | $ 76.890 | $ 16.748 | $ 16.748 |
MINISPLIT | 1,0 TR | 3 | $ 76.890 | $ 230.670 | $ 22.330 | $ 66.990 |
MINISPLIT | 1,5 TR | 4 | $ 76.890 | $ 307.560 | $ 33.495 | $ 133.980 |
MINISPLIT | 2,0 TR | 2 | $ 76.890 | $ 153.780 | $ 44.660 | $ 89.320 |
CENTRAL | 4,0 TR | 7 | $ 114.840 | $ 803.880 | $ 89.320 | $ 625.240 |
CENTRAL | 5,0 TR | 4 | $ 114.840 | $ 459.360 | $ 111.650 | $ 446.600 |
TOTAL | 21 | $ 2.032.140 | $ 1.378.878 | |||
COSTO ESTIMADO MANTENIMIENTO PREVENTIVO
EQUIPO | CAPACIDAD | CANTIDAD | PRECIO UNITARIO | TOTAL | No. Mtos. | Total |
MINISPLIT | 0,75 TR | 1 | 50.000,00 | $ 50.000 | 6 | $ 300.000 |
MINISPLIT | 1,0 TR | 3 | 70.000,00 | $ 210.000 | 6 | $ 1.260.000 |
MINISPLIT | 1,5 TR | 4 | 70.000,00 | $ 280.000 | 6 | $ 1.680.000 |
MINISPLIT | 2,0 TR | 2 | 70.000,00 | $ 140.000 | 6 | $ 840.000 |
CENTRAL | 4,0 TR | 7 | 100.000,00 | $ 700.000 | 6 | $ 4.200.000 |
CENTRAL | 5,0 TR | 4 | 100.000,00 | $ 400.000 | 6 | $ 2.400.000 |
TOTAL | 21 | $ 1.780.000 | $ 10.680.000 | |||
Se tiene previsto para la presente vigencia, la realización de seis (6) mantenimientos preventivos de todos los equipos, con costo estimado xx XXXX MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($10.680.000), el valor resultante de la diferencia de los mantenimientos preventivos y el total del presupuesto asignado para el presente contrato, se destinaría a mantenimiento.
Teniendo en cuenta lo anterior se apropia la suma de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS ($25.000.000.oo) MCTE, incluido IVA, según Disponibilidad Presupuestal No: 20110027 de febrero 21 de 2011
5. JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICACIÓN DE LA OFERTA MÁS FAVORABLE
De conformidad con el numeral 1 del Artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, en la Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio.
En concordancia con el artículo 5º, numeral 3 , de la ley 1150 de 2007 de la selección objetiva ”…en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido ”.
Por consiguiente el factor único de selección para la identificación de la oferta más favorable será el menor precio ofrecido, consistente en la sumatoria de TODOS LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS AIRES ACONDICIONADOS DE LA ENTIDAD, por una vez.
6. TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES
Cumpliendo con lo expresado en el numeral 6° del Artículo 3 del Decreto reglamentario 2474 del 2008, y con base en el desarrollo legal, jurisprudencial y doctrinal existente sobre el principio de ecuación contractual (Art. 27 y 28 de la Ley 80 de 1993) o del equilibrio económico, los riesgos previsibles que puedan afectar la equivalencia económica del contrato que llegare a adjudicarse para la prestación del mantenimiento correctivo y preventivo de los aires acondicionados, obedecen a riesgos empresariales, inherentes al funcionamiento de una organización empresarial, que se imputan exclusivamente al contratista afectado y no a la Entidad.
Estos riesgos pueden ser catalogados así:
Riesgos normales que corresponden al giro ordinario de la empresa (contratista) y que deben ser previstos por el contratista al momento de presentar la oferta, estos son:
Incremento de los precios de los insumos utilizados en el mantenimiento preventivo de los equipos de aire acondicionado, en cuyo caso el contratista no podrá modificar el precio.
Cuando se presenten daños en los equipos por causa de la manipulación de los equipos por los técnicos de la firma contratada
Daño o deterioro en el proceso de transporte e instalación de los equipos reparados o en proceso de reparación.
Daños causados al sistema eléctrico de la entidad o a otras entidades del complejo CAM o sede Versalles, por causa del mantenimiento y desmonte o montaje de los equipos de aire acondicionado.
Daños causados a la infraestructura física del complejo CAM o Versalles por causa del mantenimiento, desmonte o montaje de los equipos de aire acondicionado.
7. ANÁLISIS QUE SUSTENTAN LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LA OBLIGACIÓN.
7.1. RIESGO POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO
TIPIFICACIÓN: Cuando el contratista incumpla las obligaciones suscritas en el contrato.
ASIGNACIÓN: Será responsabilidad total del contratista cumplir con las obligaciones a su cargo suscritas por él en el contrato, con excepción de situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito o en todas aquellas donde el contratista demuestre que no tuvo responsabilidad.
GARANTÍA: El contratista otorgará una garantía amparando el cumplimiento del contrato por cuantía del veinte (20%) por ciento del valor del contrato, por un lapso igual al término de su vigencia y cuatro (4) meses más.
7.2. RIESGO POR LA CALIDAD DEL SERVICIO:
TIPIFICACIÓN: Cuando el servicio prestado sea de mala calidad.
ASIGNACIÓN: El contratista es total y absolutamente responsable de la calidad del servicio ofertado y aceptado por la contraloría.
GARANTÍA: El contratista otorgará una garantía amparando la calidad del servicio por cuantía xxx xxxx por ciento (10%) del valor del contrato, por un lapso igual al término de su vigencia y cuatro (4) meses más.
7.3. RIESGOS POR EL NO PAGO DE LOS DERECHOS LABORALES DE LOS TRABAJADORES.
TIPIFICACIÓN: El contratista se allana a satisfacer los derechos laborales del personal que emplee en la ejecución del contrato.
ASIGNACIÓN: Será responsabilidad del contratista pagar a sus trabajadores en los términos xx xxx, los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y aportes parafiscales.
GARANTÍA: El contratista suscribirá póliza amparando el pago de salarios, prestaciones sociales, e indemnizaciones del personal que utilice en la ejecución del contrato equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y cubrirá el término de su vigencia y tres (3) años más.
7.4 RIESGOS POR LA CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS.
TIPIFICACIÓN: Cuando la calidad y funcionamiento de los bienes suministrados en el mantenimiento correctivo sean de mala calidad.
ASIGNACIÓN: el contratista es el único responsable de la calidad y el funcionamiento de los bienes suministrados.
GARANTÍA: El contratista otorgará una garantía amparando la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados por cuantía xxx xxxx (10%) por ciento del valor del contrato, por un lapso igual al término de su vigencia y cuatro (4) meses más.
SOLO PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN:
7.5. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA.
El proponente deberá tomar a su nombre una garantía de seriedad de la propuesta expedida por una Compañía de Seguros debidamente acreditada en Colombia y emitida a favor de la Contraloría General de Santiago de Cali.
Esta garantía debe ser emitida por el diez por ciento 10% (Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 1 del Decreto 2493 de 2009) del valor total del contrato y tener una vigencia mínima entre la presentación de la oferta, hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
Tanto la garantía como la constancia de pago de la prima se adjuntarán a la carta de presentación de la propuesta.
En el evento que se generase una prórroga en los plazos inicialmente establecidos para la realización del Proceso de Contratación, la garantía de seriedad de la propuesta deberá prorrogarse de conformidad con las reglas anteriormente señaladas.
8. LUGAR DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
El servicio se prestará en el piso 7 Torre alcaldía, Edificio CAM; piso 5, 6, 7 del Xxxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx x xxxx 00 Torre EMCALI.
9. PLAZO DEL CONTRATO:
El contrato se iniciará a partir de la firma del contrato y hasta el 31 de diciembre de 2011 o hasta agotar el presupuesto del mismo.
10. FORMA DE PAGO:
La contraloría General de Santiago de Cali, pagará el valor del presente contrato a la presentación de la factura u orden de servicio, con la certificación de prestación del
servicio del Supervisor del contrato, junto con la certificación del pago de aportes a la seguridad social de sus empleados.
11. SUPERVISION EL CONTRATO:
La supervisión del contrato que se suscriba será realizada por el Subdirector Administrativo de la Entidad.
FICHA TECNICA
Mantenimiento preventivo:
• Limpieza general (serpentín, unidad condensadora, evaporadores, motor compresor, aspas, filtros, componentes eléctricos, etc.)
• Aplicación de líquido desincrustante, desengrasante y anticorrosivo
• Lubricación de partes móviles
• Revisión y ajuste de controles
• Revisión de condiciones de operación
• Temperatura
• Presión alta y baja
• Amperaje y voltaje
• Niveles de aceite
• Ruidos y vibraciones
• Informe de observaciones generales
• Cotizaciones de reparaciones o modificaciones Mantenimiento correctivo:
Éste se realizará cuando se presenten fallas en el funcionamiento normal de los equipos, el cual deberá cumplirse con el servicio técnico especializado necesario.
SERVICIO TÉCNICO. El contratista proveerá la mano de obra necesaria e idónea para el mantenimiento preventivo y correctivo con un tiempo de respuesta que permita el funcionamiento continuo de los equipos de aire acondicionado.
El contratista deberá presentar el diagnóstico y los informes requeridos por el supervisor, para lo cual se fijará un cronograma de trabajo entre ambas partes.
Para el mantenimiento correctivo, cada vez que se presente la necesidad, el contratista debe entregar cotización de las reparaciones, discriminado el costo de los repuestos, el IVA y el valor de la mano de obra.
La firma contratada deberá presentar soluciones integrales, que permitan el correcto y
continuo funcionamiento de los equipos de aire acondicionado, para lo cual deberá presentar garantía.
Elaboró
XXXXXXXXX XXXXXX XXXXX
Subdirector Administrativo