CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MINIMACUANTIA

(Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015)

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, se anexa el estudio previo para contratar cien (100) buzones de correo electrónico para uso de los funcionarios de la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

1. DESCRIPCIÓN SUCINTA DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Para su funcionamiento, la Dirección Nacional de Derecho de Autor es el órgano rector que se encarga del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos.

Tiene como misión, el fortalecimiento de la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos, contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a los mismos, por lo que inculca la noción de derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, respondiendo a los retos impuestos por los avances tecnológicos.

En la actualidad la entidad requiere contratar el servicio la suscripción de cien (100) buzones de correo electrónico durante doce (12) meses para cuentas de correo corporativo para permitir la comunicación electrónica de los funcionarios, dependencias y personal de apoyo (contratistas, judicantes, pasantes) y procesos con que cuenta la DNDA, tales como Atención al Ciudadano, Notificaciones Judiciales, Datos Personales, etc., para poder atender los requerimientos de los usuarios de la Entidad en cumplimiento de las labores misionales.

Las anteriores consideraciones evidencian la necesidad de la DNDA de contratar la suscripción de los correos corporativos adelantando un proceso de contratación en la modalidad de mínima cuantía.

2. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR

2.1. ASPECTOS GENERALES XXX XXXXXXX

En Colombia el sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, al que pertenece el del alojamiento de datos, ha tenido un crecimiento apoyado en las políticas gubernamentales que buscan aumentar su participación en el PIB. Desde el año 2008, Colombia cuenta con un Plan Estratégico del Sector del Software a 25 años el cual integra una serie de estrategias para aumentar su peso en la economía del país.

En el documento ANALISIS DEL SECTOR TIC EN COLOMBIA: EVOLUCION Y

DESAFIO, publicado por la Comisión de Regulación de las Comunicaciones - República de Colombia, 1 las perspectivas xxx xxxxxxx con base en los índices NRI – Networked Readiness Index, CSC Connectivity ScoreCard - y DOI – Digital Opportunity Index), se observa que Colombia ha mejorado en las características que miden la apropiación de las TIC se requiere avanzar en cuanto al desarrollo de la infraestructura asociada a su

1 xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xx/ ?idcategoria=56571#

provisión. El 75% de los ingresos del sector provienen del sector de telecomunicaciones tradicionales (voz fija y móvil). El crecimiento de estos servicios se ha desacelerado fuertemente y por el contrario el desarrollo de servicios de datos y acceso a Internet han tenido un crecimiento bastante importante, no obstante lo cual los servicios de alojamiento se siguen tercerizando mayoritariamente con empresas cuyos centros de datos se encuentran en otros países, debido a que ya cuentan con la infraestructura instalada y ello les permite minimizar los costos. Ello también ha generado un negocio de intermediación mediante el cual el oferente con quien se realiza la contratación aloja el servicio contratado con un tercero; la tecnología permite que ello no afecte los servicios contratados, pues de hecho cuando se alojan servicios en un centro de datos no se permite acceder a la sede física el ingreso de personal diferente a los operadores del mismo.

2.2. ASPECTOS ECONÓMICOS

Las condiciones y requerimientos del alojamiento de las cuentas de correo electrónico de la DNDA se asemejan por su tamaño a los necesarios en general para la pequeña y mediana empresa (PYME); para realizar el análisis económico del proceso contractual de contratación del alojamiento o Hosting se tomó como base su dimensionamiento, tomando para ello las siguientes consideraciones necesarias para cuantificar el costo del mismo:

Los parámetros para el dimensionamiento se delimitaron en torno a recursos de infraestructura de servidor, disco duro, memoria RAM y procesador.

Entre los principales recursos de infraestructura que componen el hardware de un servicio shared web hosting (servidor web compartido) se encuentran el servidor, el disco duro, la memoria RAM, el procesador y la red con sus componentes como repetidores, switches, bridges, routers y firewalls. En un Centro de Datos éstos recursos de infraestructura, son administrados mediante el cálculo de los elementos relacionados a continuación:

• Redundancia: Aumentar o duplicar el número de componentes de hardware de la infraestructura.

• Monitoreo de los niveles de servicio: Medición de los niveles a través de indicadores y señales de alerta que establecen reactivamente necesidades de ampliación o reducción de capacidad.

• Arquitectura de múltiples capas: Infraestructura en la que los requerimientos hechos por estaciones de trabajo, son transmitidos a servidores que se ocupan del desarrollo de una actividad específica correspondiente a cada una de las capas del modelo. Esquema de failover y clúster: Instalación de servidores duplicados funcionando como pares redundantes, que actúan automáticamente en caso xx xxxxx de los principales.

• El cálculo de estas variables a nivel global incide a su vez en los costos de operación de cada oferente de hosting, y por consiguiente en el valor que debe cobrar para recuperar su inversión.

No obstante lo anterior es necesario anotar que existen bastantes proveedores de alojamiento gratuito, mayoritariamente para servicios específicos, como blogs, avisos clasificados, etc. El alojar los servicios en dichos sitios es una opción válida para pequeñas empresas que no requieren alojar una cantidad de espacio grande, pues les permite publicar páginas de poco peso en tamaño para divulgar sus noticias, servicios o productos sin ningún costo, pero deben normalmente aceptar algún tipo de publicidad, por lo cual esta opción no es conveniente para empresas de tamaño mediano, o de aquellas que requieren ser reconocidas por su dominio e imagen institucional.

El mercado de Hosting es altamente competitivo, debido a que, una vez montada la infraestructura, los costos de operación son relativamente bajos. La automatización permite que una mínima cantidad de operadores que ni siquiera deben permanecer en el Data Center pueda atender simultáneamente una gran cantidad de servidores, sin afectar

la calidad del servicio. Ello por supuesto depende del alcance del servicio contratado, es decir, siempre y cuando ello no incluya el mantenimiento de aplicaciones, sino únicamente el soporte y operación de las que ya se encuentran instaladas. Por ello, la internacionalización de la economía, la ampliación de los anchos xx xxxxx y el menor valor de compra por unidad de almacenamiento, han generado en la práctica una minimización de los costos por unidad alojada si se mira en retrospectiva en relación con años anteriores. No obstante, también han aumentado así mismo la cantidad de datos que una empresa requiere alojar, debido a la posibilidad de incorporar en los sitios web servicios que incluyen archivos de gran tamaño como videos o sonidos, entre otros. Xxxx hace que el costo por unidad de almacenamiento baje, pero ello se compense con necesidades de almacenamiento mucho más altas que lo que se necesitaba en años anteriores.

La oferta de los servicios de hosting se encuentra, como todo el mercado en general, relacionada directamente con el costo de los insumos, así como de la demanda. El costo de los insumos se puede analizar conforme lo muestra el siguiente cuadro (Tomado del Portal xxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/0000000.xxx)

Como se observa en dicha gráfica, con base en los parámetros de la demanda que se espere asumir, expresados en la columna de la derecha en términos de alojamiento y tráfico, se calcula las unidades de procesamiento y alojamiento que es necesario implementar para atender dicha demanda, relacionadas en la columna central (Proceso), lo cual determina a su vez la salida del proceso, es decir, el costo de alojar la cantidad de páginas que se espera.

Cdisjk = [ KBjk * P * 1 ( 1-uj ) - gjk ]

KBjk = Número máximo de kilobytes que puede procesar el recurso de infraestructura tipo j, con el estándar de tamaño tipo k.

P = Porcentaje de solicitudes aceptadas por el servidor.

gjk = Consumo normal del recurso tipo j con el estándar tipo k (en kilobytes), que reduce la capacidad disponible como resultado de la operación normal del sistema operativo y de la ejecución de tareas básicas del procesador.

uj: Porcentaje de tiempo necesario para mantenimiento preventivo del recurso de infraestructura tipo j.

j = 1, 2, 3, 4 (Tipo de recurso de infraestructura: 1. Disco duro, 2. Memoria RAM, 3.

Procesador, 4. Servidor).

k = 1, 2, 3. 4,.. s (Tamaño del recurso en unidades de kilobytes).

De estas variables se han tomado como base las que corresponden a la publicación de los buzones de correo corporativo de la Dirección Nacional de Derecho de Autor que se desea contratar en la cantidad (100), y espacio de almacenamiento mínimo por cada buzón (1Gb).

2.3. PANORAMA INTERNACIONAL DE LA OFERTA DE CORREO ELECTRÓNICO

Como se explicó en el punto anterior, en la medida en que los costos de soporte de la infraestructura son estables y tienden a la baja una vez ha sido implementada, el valor que puede cobrar un proveedor ya establecido es mucho más bajo del que puede ofrec er uno nuevo. Ello ha generado que se haya estabilizado la relación de los principales proveedores del servicio, dentro de los cuales se encuentran los siguientes, de acuerdo a lo publicado en el portal http:// xxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxx00xx.xxxx?xxx_xxxxxxxxxxxxx&xxx_xxxxxxxxxxxxxxx earch&gclid=CJ3v8PPM0M8CFcNahgod5FYJPA , las 10 principales empresas en servicios de hosting a 2015 eran las siguientes:

No.	Empresa
1	Bluehost
2	XXxxx.xxx
3	Hostclear
4	Ideahost
5	Ipage
6	Host Gator
7	A small orange
8	SiteBuilder
9	Website
10	Fastcow

Como es lógico, el país que tiene la mejor oferta es Estados Unidos, lo cual tiene directa relación con la gran demanda de este tipo de servicios, así como a todos los elementos que se interrelacionan con este mercado, como es el contar con una infraestructura a nivel de comunicación de datos acorde con las necesidades gigantescas xxx xxxxxxx por proveedores de servicios para la realización de negocios a través de Internet.

Es necesario también aquí recalcar que en la medida en que el mercado se ha vuelto más y más competitivo, la oferta se ha ampliado así como las facilidades para el usuario, medida en términos de ancho xx xxxxx más amplio, menores o inexistentes cláusulas de permanencia (incluso con devolución del dinero) por menor costo, sin afectar la calidad de la oferta, es decir, sin que el usuario final que consulta las páginas alojadas por estos servicios perciba una menor calidad en los servicios.

2.4. ASPECTOS LEGALES

La puesta a disposición de la información de las entidades del Estado Colombiano, como lo es la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, de su información y servicios institucionales a través de Internet se reglamenta a partir del Decreto Ley 2150 de 1995 en el cual se hacía referencia al uso de medios electrónicos en la prestación de servicios y en la realización de trámites. A su vez el Documento CONPES 3072 de 2000 consolida los estudios desarrollados hasta la fecha y establece la “Agenda de Conectividad” como una Política de Estado que busca “masificar el uso de las tecnologías de información y las comunicaciones y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información”.

Una de las seis estrategias que conforman la Agenda de Conectividad es la de Gobierno en Línea, la cual busca promover la oferta de información y de servicios del Estado a través de Internet, facilitando la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoyando su función de servicio al ciudadano, dando paso al concepto de gestión gubernamental por medios electrónicos y de atención al ciudadano por medios no

presenciales. Para dar cumplimiento a lo anterior, se diseñó un plan de acción, el cual quedó definido por medio de la Directiva Presidencial 02 del 2000, donde se hizo presencia en internet de un gobierno que tenía que empezar a mostrar su acercamiento al ciudadano y la cual fue la primera instrucción directa de un Presidente de la República sobre el tema específico de Gobierno electrónico.

Entre el 2002 y el 2007 la Estrategia de Gobierno en línea fue recogida e impulsada por diferentes instrumentos normativos dentro de los cuales se resaltan algunos como la Ley 790 de 2002, la cual le da impulso a la Estrategia a través de la creación del Programa de Renovación de la Administración Pública, la Ley 962 de 2005 sobre racionalización y automatización de trámites, así como las leyes 812 de 2003 y 1151 de 2007 por las cuales se expidieron los Planes Nacionales de Desarrollo.

En el 2008 se expidió el Decreto 1151, el cual se conformó como un gran hito, ya que definió los lineamientos generales de la Estrategia aportando elementos de unificación de criterios a través del desarrollo de cinco fases. En 2010, el CONPES 3650 le dio importancia clave a la implementación de la Estrategia tanto en el orden nacional como en el territorial, hecho que quedó soportado en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo (Ley 1450 de 2011) en su artículo 230. Desde esta perspectiva, Gobierno en línea juega un papel preponderante, pues se convierte en un instrumento transversal que facilita el Buen Gobierno en términos de modernización, eficiencia y eficacia administrativa y posiciona y reconoce el trabajo que se ha venido adelantando en los últimos años.

Para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1151, las entidades públicas cuentan con el manual para la implementación de la Estrategia, el cual traza a las entidades la hoja xx xxxx a seguir.

De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo hace énfasis en el uso de medios electrónicos tanto en la relación de las entidades con los ciudadanos como en su funcionamiento interno. Por último el Decreto 019 de 2012 también conocido como Ley Anti Trámites, dicta las normas bajo las cuales se suprimen o reforman las regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios que existen en la administración pública.

2.5. ANÁLISIS DE LA DEMANDA

Antes de entrar en un análisis detallado de costo entre las alternativas de correo electrónico en el lugar y con base en la nube, debemos explicar primero las diferentes arquitecturas del correo electrónico y los beneficios de un servicio con base en la nube. Se pueden gestionar los servicios de correo electrónico en cualquiera de las cuatro arquitecturas de servicio (vea la Figura 2):

1. Correo electrónico en el lugar: Todos los servicios de correo electrónico se hallan en el centro de datos corporativo. La mayoría de las organizaciones xx xxxxxxx y gran tamaño gestionan sus sistemas propios de correo electrónico, lo que incluye los servidores de correo electrónico, pasarelas, servidores de acceso de clientes, servidores internos de enrutamiento, carpetas públicas, filtros del correo electrónico, almacenamiento de los buzones y archivo cuando es necesario. Microsoft e IBM son los proveedores dominantes en la actualidad, aunque Novell tiene una larga historia y una fuerte presencia en la pequeña y la mediana empresa y Sun, Oracle y otros están presentes. Muchas compañías utilizan versiones antiguas y sistemas de correo electrónico provenientes de múltiples proveedores.

2. Correo electrónico alojado: Todos los servicios de correo electrónico se hallan en un proveedor de servicios de correo electrónico con base en la xxxx x xxxxxxx. Dos cosas definen el correo electrónico con base en la nube: Alguien más lo gestiona y la gestión se hace en el centro de datos de alguien más. Esta categoría incluye por lo tanto algunos subcontratistas tradicionales, proveedores alojados de Microsoft Exchange tales como

Xxxxxxxxxx.xxx, Rackspace y AT&T Hosting & Application Services, así como la nueva generación de proveedores que alojan a múltiples empresas, como la propia Microsoft, IBM y Google. Mientras que el correo electrónico con base en la nube ha sido atractivo históricamente para las empresas muy pequeñas, los costos y molestias del correo electrónico en el lugar y las crecientes capacidades de estos proveedores significa que su punto óptimo está creciendo para clientes con 10 000 o inclusive 15 000 buzones.

3. Servicios alojados de apoyo (híbridos): Algunos de los servicios del correo electrónico se gestionan en la nube. En este caso, usted mantiene los buzones en el lugar mientras migra el filtrado, archivo o quizás la continuidad y gestión del correo electrónico hacia un proveedor con base en la nube. Por ejemplo, Azaleos maneja el monitoreo de Microsoft Exchange de manera remota, Yahoo Zimbra y Iron Mountain ofrecen servicio de archivo de la mensajería en la nube, y Google Postini y Symantec Message Labs ofrecen el filtrado del correo electrónico con base en la nube.

4. Dominio compartido del correo electrónico (híbrido): Algunos usuarios se gestionan en el lugar, otros en la nube. En esta situación, usted puede mantener sus ejecutivos y trabajadores de la información móviles en un sistema de correo electrónico en el lugar y alojar a sus usuarios ocasionales en un proveedor con base en la nube. En esta situación híbrida, cada empleado tiene el mismo nombre de dominio (la misma dirección “.com”, por ejemplo) y un enrutador de correo electrónico divide al dominio. Cualquier proveedor con base en la nube puede respaldar esta arquitectura.

Un análisis de la demanda de hosting realizado por la empresa Freedom Dynamics con base en las cargas de trabajo muestra los siguientes resultados2:

1. Ligeras (lightweight workloads): aplicaciones con necesidades de recursos ocasionales y/o ligeros.

2. Predecibles (predictable workloads): aplicaciones con requerimientos de recursos predecibles. Ej: ERP.

2 (xxxx://xxxx.x xxxxxxxxxxxx.xx/0000/00/00/xxxxxxxx-xxxx icios-alojamiento-aplicaciones-basado-cargas-trabajo/):

3. Periódicas (periodic workloads): aplicaciones que periódicamente necesitan requerimientos significativos de recursos, pero en otras situaciones no necesitan tantos recursos. Ej: Procesos de facturación.

4. Intensivas en computación (compute-intensive workloads): aplicaciones con altos requerimientos de recursos, en ocasiones periódicos. Ej: Sistemas transaccionales.

5. Picos de intensidad (bursty workloads): aplicaciones con fluctuantes picos de alta intensidad y otros de baja de demanda. Ej: Servicios de Call Center.

Teniendo en cuenta esta clasificación, el servicio de correo para cien (100) buzones institucionales que requiere la Dirección Nacional de Derecho de Autor está clasificado en el primer grupo (ligeras), y la configuración es de un modelo híbrido.

2.6. ADQUISICIONES PREVIAS:

La Dirección Nacional de Derecho de Autor en la vigencia 2015 adelantó el proceso de contratación de 100 buzones por un tiempo de ocho (8) meses, y en el mes xx xxxxx del presente año realizó un proceso por un tiempo de seis (6) meses para mantener un servicio similar, como se detalla a continuación:

Proceso	Descripción	Modalidad	Presupuesto
DNDA 012-2016	Contratar la prestación del servicio de 100 buzones de correo electrónico bajo su dominio institucional xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, con una capacidad mínima de 1 Gb para cada una de las cuentas	Mínima cuantía	$1.500.000
DNDA 013-2015	Contratar la prestación del servicio de 100 buzones de correo electrónico bajo su dominio institucional xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, con una capacidad mínima de 1 Gb para cada una de las cuentas	Mínima cuantía	$1.696.000

2.7. ANÁLISIS DE LA OFERTA

El mercado de hosting ofrece básicamente las siguientes modalidades de contratación del servicio:

• Cloud VPS (Servidor Virtual Privado en la nube)

Básicamente el Cloud VPS es similar a tener un servidor privado virtual (VPS – Virtual Private Server) en entorno Cloud, es decir en la nube, con ventajas de flexibilidad, disponibilidad y escalabilidad. Flexibilidad porque permite aumentar en la medida en que se requiera los recursos de la máquina (procesamiento, memoria, espacio en disco, etc.) La disponibilidad por estar alojado en un centro de datos que cuenta con los elementos de infraestructura necesarios para garantizar su funcionamiento 7x24x365; escalabilidad, porque se pueden mejorar las condiciones en la medida en que la tecnología permite mejores posibilidades, a través de la aplicación de parches y actualizaciones.

• Cloud Datacenter (Centro de datos en la nube)

El Cloud Datacenter o Centro de Datos en la nube permite contratar un grupo de recursos (CPU, RAM, direcciones IP, espacio en disco, etc.) con los que luego se pueden implementar los servicios que se requieran.

Para los requerimientos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, teniendo en cuenta que el único servicio que se desea alojar es el de servidor de correo y por lo tanto no se requiere contratar un Datacenter Cloud, cuyos costos son más altos pues está diseñado para implementar varios servicios con diferentes plataformas y carac terísticas, lo pertinente es contratar un servidor privado en la nube.

Puntualmente, en lo pertinente a buzones de correo electrónico de correo corporativo, se ha presentado una fuerte oferta por parte de empresas gigantescas en el mercado de servicios de tecnología, tales como Amazon, Google, Microsoft, Yahoo, las cuales han bajado considerablemente los precios xx xxxxxxx; sin embargo dichas empresas normalmente no se presentan a procesos de contratación sino que en su modelo de negocios sus servicios pueden ser adquiridos directamente y pagados a través de tarjeta crédito o Paypal, por lo cual dichos costos no son relevantes, pues no es previsible que estas empresas presenten propuestas económicas que puedan ser valoradas en los procesos de contratación estatales pues, por su modelo de negocio, no es probable que se presenten.

3. OBJETO A CONTRATAR

Suscripción de 100 buzones de correo electrónico bajo su dominio institucional xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, con una capacidad mínima de 1 Gb para cada una de las cuentas de acuerdo con las especificaciones técnicas descritas en el estudio previo e invitación pública.

3.1. CLASIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR EN EL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS:

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, se especifica la descripción del objeto a contratar identificado con el Cuarto Nivel del Clasificador de Bienes y servicios:

Segmentos	Familia	Clase	Producto	Nombre
43000000	43230000	43233500	43233501	Software de correo electrònico

3.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS

Cuentas de correo	Configurar y entregar el acceso al panel de control para la administración de 100 cuentas de correo electrónico bajo el dominio xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Capacidad	Cada una de las cuentas debe tener una capacidad mínima de 1Gb
Backup	Se debe contar con la posibilidad de backups mensuales programados de la información.
Webmail	Los usuarios deben poder contar con la posibilidad de ver su email, calendarios, lista de tareas, contactos y demás herramientas e información a través de un explorador de Internet.
Antispam:	Debe incluir Antispam que elimine todos los correos spam o con virus. Esta herramienta debe retirar xxx xxxxx, esta herramienta contiene los filtros y listas continuamente actualizados con los correos considerados spam a nivel mundial.
Término del servicio	Doce (12) meses contados a partir de la fecha que inicie el funcionamiento de las 100 cuentas de correo, previa comunicación de aceptación de la oferta y expedición del Registro Presupuestal.

3.3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO ACELEBRAR

El contrato que se suscriba en desarrollo del presente proceso de contratación será un contrato de prestación de servicios.

3.4. FORMA DE PAGO

Una vez el contratista instale, realice la configuración y entrega del panel de control de los buzones para el manejo de los cien (100) correos bajo el dominio xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y ponga en funcionamiento el servicio a entera satisfacción del supervisor, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, cancelará la totalidad del servicio por mensualidades vencidas, realizando los giros dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la radicación en la Oficina de Atención al Ciudadano de la DNDA de la factura comercial, acompañada de la certificación que sobre el cumplimiento del contrato expida el funcionario designado por la Entidad para ejercer la supervisión del contrato y de la certificación donde se verifique el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA).

Sin embargo, es de aclarar que este pago queda sujeto a la aprobación del PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El pago se realizará a través de la cuenta de ahorros y/o corriente que disponga el contratista, acorde con la certificación expedida por la entidad financiera aportada por el contratista en su oferta.

3.5. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del presente contrato será de doce (12) meses contados a partir de la puesta en funcionamiento de las 100 cuentas de correo, previa comunicación de aceptación de la oferta y expedición del Registro Presupuestal.

3.6. LUGAR DE EJECUCIÓN

El lugar de ejecución del presente contrato será en la sede de la DNDA ubicada en la xxxxx 00 # 00X-00 xxxx 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx D.C. Debe entregarse constancia escrita de la habilitación de los buzones adquiridos en el presente proceso al supervisor del contrato.

3.7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Además de las condiciones técnicas establecidas en los presentes estudios sobre el alcance del objeto, de lo establecido en las especificaciones técnicas, el CONTRATISTA deberá cumplir a cabalidad y en forma oportuna las siguientes obligaciones:

3.7.1. GENERALES

a. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.

b. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.

c. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.

d. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.

e. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.

f. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.

g. Asumir a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.

h. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.

i. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.

j. Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditará en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato.

k. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.

3.7.2. ESPECIFICAS:

a. Cumplir con todas las especificaciones establecidas en el objeto, especificaciones técnicas mínimas y la propuesta presentada.

b. Cumplir con las condiciones de calidad y las especificaciones señaladas para el funcionamiento de los buzones de correo

c. Asumir los gastos de seguros, riesgos derivados y otros que se requieran para la entrega y funcionamiento a satisfacción del objeto del contrato.

d. Informar oportunamente al supervisor del Contrato sobre los obstáculos, problemas o sugerencias que se encuentre en el desarrollo del mismo.

e. Atender las recomendaciones que haga el supervisor.

f. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento el contrato y las que por su naturaleza le sean atribuibles conforme al objeto y alcance del mismo.

3.8. OBLIGACIONES DE LADIRECCIÓN.

a. Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato.

b. Verificar que los bienes y/o servicios recibidos por el contratista se ajusten a las condiciones técnicas exigidas.

c. Pagar el valor del contrato en los términos estipulados.

d. Adelantar las acciones necesarias para la eficiente ejecución del contrato.

e. Señalar en forma clara y expresa las pautas que debe seguir el contratista en sus actuaciones y los objetivos que debe perseguir.

f. Dar respuesta oportuna a las solicitudes del contratista, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.

g. Cumplir con las demás obligaciones previstas en la Ley aplicables a este tipo de contratos.

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN

Con base en los fundamentos jurídicos, como el presente proceso no sobrepasa al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, debe ceñirse a la modalidad de SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA de conformidad con el literal b) del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, el cual determina la menor y la mínima cuantía de una entidad estatal.

4.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el diez (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, corresponderá al procedimiento denominado de “MINIMA CUANTIA”, el cual aplica al objeto y la cuantía del presente proceso.

En el presente caso se pretende adquirir bienes, cuya cuantía no supera el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del presupuesto asignado a la DNDA en la vigencia 2016, debiéndose seguir el procedimiento señalado en el Decreto 1082 de 2015.

Los conflictos que surgieren entre LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR y los proponentes con ocasión del presente proceso de selección, serán resueltos de conformidad con la legislación colombiana.

4.2. NORMATIVIDAD APLICABLE

x. XXX 80 DE 1993

x. XXX 1150 DE 2007

x. XXX 1474 DE 2011

x. XXX 1508 DE 2012

e. DECRETO 19 DE 2012

f. DECRETO 1082 DE 2015

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO

5.1. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

De acuerdo con el estudio xx xxxxxxx, el valor estimado del presente contrato es la suma de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000,oo) incluido IVA, para recibir los servicios requeridos por el termino de doce (12) meses.

5.2. VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL VALOR DEL PRESUPUESTO.

Teniendo en cuenta las consideraciones del objeto a contratar, se realizó un estudio xx xxxxxxx obteniendo los siguientes resultados:

Empresa	Valor total incluido IVA por un año
Cotización 1	$2.400.000

Cotización 2	$3,062.400
Cotización 3	$3.540.000
Promedio	$3.000.800

• El análisis que soporta el valor estimado del contrato se realizó teniendo en cuenta la cantidad de los buzones requeridos, así como el estudio xx xxxxxxx realizado con base en los requerimientos de la entidad.

• Lugar de ejecución.

• Costos indirectos: Los que tengan relación con el objeto del contrato los tendrá en cuenta el contratista dentro de su propuesta.

• Impuestos como IVA, ICA, RETEFUENTE y otros considerados acorde con el objeto contractual.

5.3. PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial disponible para el presente proceso es la suma de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000,oo) incluido I.V.A, para recibir el servicio por el término de doce (12) meses, el cual se ha estimado en la siguiente suma para cada vigencia:

a. VIGENCIA 2016. La suma de SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($750.000,oo) M/Cte incluido I.V.A., respaldados con el CDP 6316 del 07 xx xxxxx de 2016 para cubrir el servicio que se reciba a partir del perfeccionamiento del contrato que se suscriba y el 31 de diciembre de 2016.

b. VIGENCIA 2017. Autorización de vigencia futura con número de radicación 2-2016- 020408 del 07 xx xxxxx de 2016 por valor DOS MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($2’250.000,oo) incluido IVA, para cubrir los costos de los servicios prestados a partir del 01 de enero de 2017 y hasta la fecha que se completen los doce meses de servicios objeto del contrato.

6. MONTO DE LOS COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA LEGALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO

6.1. COSTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE SELECCIÓN

Todos los costos asociados a la presentación de la propuesta estarán a cargo del oferente.

El análisis, evaluación de la oferta, visitas a las instalaciones del oferente y adjudicación, estarán a cargo del contratante.

6.2. COSTOS ASOCIADOS A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como la supervisión y exigencia en el cumplimiento del mismo estarán a cargo del Contratante.

Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como los costos que se generen por visitas de verificación y supervisión del personal a cargo del contratista y las demás que estén vinculadas con el cumplimiento del objeto contractual estarán a cargo del Contratista.

7. SUPERVISOR DESIGNADO

La vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA será ejercida por el Coordinador de la Unidad de Sistemas, quien se encargará de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento del mismo durante su ejecución.

Esta obligación debe acreditarse expidiendo un certificado a satisfacción del bien y/o servicio recibido, acorde con el objeto del presente proceso contractual.

Adicionalmente, el supervisor debe verificar que el contratista cumpla con el pago de salud, pensión y parafiscales, tal y como lo exige la normatividad vigente.

8. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

8.1 INVITACIÓN PÚBLICA

Los documentos del proceso serán publicados en el SECOP II y la página web de la Entidad, la DNDA convoca a la ciudadanía en general para que conozca y participe dentro del presente proceso de selección mediante Invitación Pública.

8.2 CORRESPONDENCIA

Los proponentes deberán hacerlo a través de SECOP II ingresando al proceso objeto de la presente contratación.

8.3 PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS

La propuesta deberá ser presentadas a través del SECOP ll ingresando al proceso objeto de la presente contratación.

Los proponentes deben estar registrados en el SECOP II para poder participar en el proceso de selección.

La propuesta debe venir suscrita por el oferente o representante legal del oferente o apoderado, según corresponda, en caso contrario la oferta NO será evaluada y quedará incursa en causal de rechazo, y debidamente foliadas (sin importar su contenido o materia), en estricto orden numérico consecutivo ascendente (no se podrán utilizar letras), incluyendo los documentos y requisitos exigidos en la invitación a ofertar.

El idioma del proceso de selección es el castellano, y por tanto, se solicita que todos los documentos y certificaciones a los que se refiere la invitación a ofertar emitidos en idioma diferente al xxxxxxxxxx, xxxx presentados en su idioma original y en traducción simple al castellano.

No se aceptarán propuestas enviadas en físico por correo o fax, tampoco serán tenidas en cuenta las que lleguen después de la hora prevista para el cierre del proceso de selección.

Todos los documentos de la oferta en los cuales se requiere la firma de la persona que los expide, deben venir suscritos, en caso de firma digital se allegara para el efecto la certificación de la entidad certificadora correspondiente de la firma digital.

Si el oferente no presenta con su oferta la documentación de verificación requerida en debida forma, la DNDA requerirá al proponente a fin de que la aporte o subsane lo pertinente dentro del plazo que le señale para el efecto.

8.4 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CIERRE DEL PROCESO:

El plazo para la presentación de las propuestas empezará a correr a partir de la publicación de la invitación, estudios previos y documentos del proceso en el SECOP II y

terminará en la fecha y hora establecidas para el cierre, la cual se señala en el Cronograma del proceso contenido en la plataforma del SECOP II.

8.5 OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO. DECRETO 1082 DE 2015. ART. 2.2.1.1.2.2.4.

Si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad Estatal en su deber de análisis de que trata el Artículo 2.2.1.2.4.2.1. del Decreto 1082 de 2015, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Entidad debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el Artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015, o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.

Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Entidad tuvo dudas sobre su valor, responde a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si este es adjudicado a tal oferta, la Entidad Estatal debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación de ofertas.

8.6. ADJUDICAR EL CONTRATO CUANDO SÓLO SE HAYA PRESENTADO UNA OFERTA

De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.6. del Decreto 1082 de 2015, la entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

9. FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

La oferta más favorable para la entidad en esta modalidad de selección será aquella que oferte el menor precio, incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones y aportes que se causen con el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

La verificación de la documentación e información se llevará a cabo de la siguiente forma:

CRITERIO	CUMPLE/ NO CUMPLE
Requisitos habilitantes	Cumple / No Cumple
Especificaciones técnicas	Cumple / No Cumple
Experiencia	Cumple/No cumple
Precio de la oferta	El precio más bajo

9.1 EVALUAR OFERTAS Y VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS (DEC 1082 de 2015 ART. 2.2.1.1.2.2.3. y 2.2.1.2.1.5.2 NUMERAL 7)

En caso de empate a menor precio, la entidad seleccionará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. (Decreto 1082 de 2015 Art. 2.2.1.2.1.5.2. Numeral 7)

El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de la oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta.

La DNDA a través del Comité de contratos revisará las ofertas económicas y verificará que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación y el cumplimiento de los requisitos documentales solicitados en la invitación a cotizar, y si estos no se encuentran completos, se solicita subsanar inconsistencias o errores siempre y cuando

la corrección de las inconsistencias o lo errores no representen una reformulación de la oferta.

En caso de que no se subsane, se procederá a la verificación de requisitos del oferente ubicado en segundo lugar con el menor precio y así sucesivamente.

9.2 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES

La verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente que oferte el precio más bajo conforme lo establecido en el numeral 6 del Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. En caso de que éste no cumpla con los mismos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. No hay lugar a puntajes para evaluar las ofertas sobre las características del objeto a contratar, su calidad o condiciones. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

9.2.1 REQUISITOS HABILITANTES JURÍDICOS (CUMPLE / NO CUMPLE)

Podrán participar en este proceso todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras, individual o conjuntamente bajo las formas de asociación previstas en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993, esto es bajo las figuras de consorcios o en uniones temporales o promesas de asociación futura, consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales colombianas y que no se encuentren inhabilitadas para contratar con el estado y estén registrados en el SECOP II.

Los criterios descritos a continuación serán objeto de verificación (cumple /no cumple) y no otorgarán puntaje:

CRITERIO

Carta de presentación de la propuesta. ANEXO No. 1. Diligenciar en su totalidad

Certificado de no encontrarse inhabilitado para contratar. ANEXO No. 2.

Certificación donde se indique bajo la gravedad de juramento y firmada por el representante legal, que el proponente no se encuentra incurso en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 xx Xxx 80 de 1993 y que adicionalmente no ha sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones, de conformidad con los dispuesto en el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás

disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.

Certificado de Existencia y Representación Legal

El proponente debe acreditar su existencia y representación legal mediante la presentación con la oferta del certificado correspondiente, cuya fecha de expedición no deberá ser anterior a los treinta (30) días previos a la fecha de cierre del presente proceso de selección, adicionalmente se deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

I. Para contratar, la persona jurídica oferente deberá demostrar que la duración de la sociedad sea mínima el termino de ejecución del contrato y un (1) año más, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.

II. Autorización del órgano social competente, si el representante legal tiene limitadas las facultades para comprometer al oferente.

III. Objeto social conforme al objeto del contrato.

Objeto social o actividad comercial del oferente.

Las personas jurídicas deberán contar con capacidad jurídica suficiente para el desarrollo del objeto del contrato a celebrar, es decir que dentro de su objeto social se contemplen las actividades o servicios materia del presente proceso.

En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes (personas jurídicas) deberá cumplir individualmente con esta regla.

Cédula de Ciudadanía Representante Legal

Fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien es el representante legal o quien suscribirá el contrato.

Boletín de Responsables Fiscales.

No podrán participar en este proceso de selección, las personas que se encuentren dentro del Boletín de Responsables Fiscales. Ley 610 de 2000.

Con el fin de acreditar el cumplimiento de la anterior obligación, la DNDA, verificará en el último

boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el

proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio o una unión temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho Boletín.

Antecedentes Disciplinarios

Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

Certificado de Antecedentes de la Policía o Judiciales

De conformidad con lo previsto en el artículo 94 del Decreto-Ley 0019 de 2012 y con el fin de verificar los antecedentes judiciales del oferente (persona natural o representante legal de persona jurídica), la DNDA realizará e imprimirá la consulta de los antecedentes judiciales a través del mecanismo en línea creado por el Gobierno Nacional para el efecto. En caso que el proponente persona natural o representante legal de la persona jurídica o del consorcio o unión temporal, según el caso registre antecedentes judiciales consistentes en sentencia judicial

condenatoria con pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas, el proponente será rechazado.

9.2.2. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN ECONÓMICA (CUMPLE / NO CUMPLE)

CRITERIO

Constancia de pago seguridad social y parafiscales (Ver anexos 3 Persona Jurídica y

Anexo 4 persona natural)

Para cumplir lo previsto en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, que modificó el inciso segundo y el parágrafo 1º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 0723 de 2013, el oferente probará el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, pensión, y Riesgos Laborales) y las de carácter parafiscal (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) así:

a. Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el revisor fiscal o representante legal, según corresponda. Dicho documento deberá certificar que se ha realizado el pago de los aportes correspondientes a los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.

b. Las personas naturales empleadoras lo harán mediante certificación expedida por el revisor fiscal o en su defecto por el oferente. Dicho documento deberá certificar que se ha realizado el pago de los aportes correspondientes a los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.

c. Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales cada uno de sus integrantes deberá aportar la certificación aquí exigida.

d. La obligación de presentar la certificación de cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo en el caso en el que participen como sucursales legalmente constituidas en Colombia, caso en el que deberán presentar la certificación de que trata el literal A del presente numeral.

e. Cuando se trate de persona natural no empleadora deberá acreditar el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

.

Registro Único Tributario Actualizado.

Aportar el Registro Único Tributario expedido por la DIAN conforme el artículo 555-2 del estatuto

tributario. El RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y

no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas

por la DIAN, respecto a los cuales esta requiera su inscripción.

Información SIIF (Ver anexo 5) (Este anexo con la certificación bancaria no son requisitos habilitantes)

El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el formato de Información de Proveedores o Contratistas al Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta a máquina o en computador.

Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria en donde el número de cuenta bancaria reportado debe coincidir con el número de cédula de ciudadanía o NIT reportado. (Fecha de

expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección).

9.2.3 REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS: NO APLICA

De conformidad con el numeral 2) del Artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015, la DNDA no exigirá como requisito habilitante la capacidad financiera de los proponentes, en razón a la naturaleza del contrato y la forma de pago el cuál se realizará contra entrega, ya que se trata de un contrato cuyo pago depende de los bienes y /o servicios suministrados a satisfacción de la Entidad y no requiere anticipo.

9.2.4 REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES (CUMPLE/ NO CUMPLE)

Las propuestas serán evaluadas en primer término en sus aspectos técnicos detallados en el objeto, producto del cual se determinará cuáles cumplen con las exigencias de la entidad consignadas en el estudio previo e invitación pública.

CRITERIO

Especificaciones Técnicas Mínimas de los bienes y servicios requeridos (Ver anexo

técnico 6)

El proponente acreditará el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos a través del cumplimiento de lo definido en las obligaciones específicas del presente estudio previo y la no presentación y/o modificación del mismo dará lugar al rechazo de la oferta.

En todo caso el proponente acreditará el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos a través del cumplimiento de lo definido en el objeto y alcance del proceso, así como de las obligaciones específicas del presente estudio previo y la no presentación y/o modificación del mismo dará lugar al rechazo de la oferta.

En caso de que el proponente desee ofrecer una especificación técnica superior o adicional a la exigida por la DNDA, deberá ofertarlo en su propuesta en documento separado al cuadro de “Especificaciones Técnicas Exigidas”, sin costo alguno para la DNDA.

Los bienes y/o servicios a contratar a través del presente proceso de selección deberán cumplir con las especificaciones técnicas mínimas, las cuales deberá ADJUNTARSE CON LA OFERTA.

ANEXO No. 6.

(El proponente debe diligenciar la columna en cada una de las actividades manifestando que está enterado, cumple, garantiza y se compromete).

9.2.5 CONDICIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE. (CUMPLE/ NO CUMPLE)

CRITERIO

Certificaciones de Experiencia específica del Proponente.

El proponente deberá presentar mínimo 1 y máximo 2 certificaciones de contratos que hayan sido ejecutados y terminados en Colombia dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, cuyo objeto y/o actividades relacionadas sean iguales o similares al del presente proceso y cuya sumatoria sea igual o superior al presupuesto oficial del presente proceso.

La certificación o certificaciones deberán ser expedidas por el funcionario o autoridad competente en la respectiva entidad pública o privada y cumplir con los siguientes requisitos:

a) Nombre o razón social de la entidad o firma contratante. (Solo se aceptan certificaciones expedidas por personas jurídicas)

b) Nombre del contratista.

c) El objeto del Contrato debe corresponder a actividades iguales o similares al objeto de esta convocatoria.

d) Plazo de ejecución.

e) Valor total ejecutado del contrato, expresado en pesos colombianos.

La suma de las certificaciones debe ser Mayor o igual a $ 3.000.000.

9.2.6 PROPUESTA ECONÓMICA INCLUIDO IVA E IMPUESTOS.

CRITERIO

Propuesta Económica incluido IVA e impuestos. (En formato del proponente)

Propuesta económica incluido IVA. Una vez la entidad reciba la propuesta, esta no podrá ser modificada por el oferente y se mantendrá el precio hasta la entrega de los bienes y servicios en caso de ser adjudicada.

Indicar término de ejecución, especificaciones técnicas ofertadas, vigencia de la oferta, valor del servicio en pesos colombianos sin decimales, domicilio del oferente y demás condiciones consideradas por el oferente.

Además el oferente debe anexar y presentar junto con la propuesta el ANEXO No. 6 “Especificaciones Técnicas Mínimas” , manifestando que conoce y acepta dichas condiciones .

10 CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA

La propuesta será rechazada cuando se presente alguna de las siguientes causales:

a. El objeto social del proponente o de los miembros del proponente si acuden bajo cualquiera de las figuras asociativas autorizadas por la ley 80 de 1993, debe ser acorde con el objeto de la presente convocatoria.

b. Las personas jurídicas deben acreditar que su duración es, como mínimo, igual a la del contrato y un (1) años más.

c. El representante legal del proponente debe estar autorizado para presentar la propuesta.

d. Se recibe propuesta por personas jurídicas constituidas legalmente.

e. Los proponentes no deben estar reportados en el boletín de responsables fiscales de la Controlaría General de la República, de acuerdo con lo previsto en la Ley 610 de 2000.

f. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la legislación Nacional.

g. La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona o la participación de una misma persona en más de una propuesta.

h. Cuando en la propuesta se omita o se presente sin la respectiva firma de la persona jurídica o del representante legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio.

i. Cuando el Representante Legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio, no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.

j. Cuando falte el documento de integración del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado.

k. Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.

l. Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad.

m. Cuando la propuesta se presente en forma parcial o extemporánea, se envíe por correo, fax ó correo electrónico ó se deje en un lugar distinto al indicado en este pliego.

n. Cuando cotice parcialmente el servicio requerido.

o. Cuando el (los) proponente(s) no cumpla(n) con las Especificaciones Técnicas Mínimas (Anexo Técnico) requeridas de acuerdo con lo establecido en el presente proceso.

p. Cuando sobrepase el presupuesto oficial, acorde con el presupuesto disponible.

q. Cuando la propuesta se presente en forma parcial o extemporánea, se envíe por correo, fax o correo electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado por la entidad.

r. Cuando condicione su propuesta.

s. Cuando a través del Comité de Contratos se autorice un funcionario para realizar una visita a los sitios donde el proponente ha informado el domicilio de las agencias o sucursales, y las mismas se evidencie que no funciona negocio alguno que se dedique a desarrollar actividades relacionadas con el objeto a contratar.

t. Cuando el proponente NO SUBSANE LA INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA ENTIDAD, EN LA ETAPA EVALUATIVA, EN EL TÉRMINO PERENTORIO PREVISTO Y DADO EN IGUALDAD DE CONDICIONES PARA TODOS LOS PROPONENTES.

u. Cuando el proponente interesado haya presentado información no veraz como certificaciones de experiencia y otros documentos que no corresponden a la realidad en otros procesos de selección con la Dirección Nacional de Derecho de Autor generando desgastes administrativos.

v. Cuando el proponente no aporte con su propuesta económica los valores incluido el I.V. A. y el valor total del servicio requerido acorde con el objeto del contrato.

11 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION. (Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015)

El Comité de Contratos de la entidad hará la evaluación objetiva de las ofertas presentadas que cumplan con los requerimientos técnicos, ceñidos para ello a las

condiciones estipuladas exclusivamente en los estudios previos e invitación pública, seleccionando la propuesta que presente el precio más bajo y verificar si esta cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, se escogerá el segundo con el precio más bajo que cumpla con los requisitos habilitantes, y así sucesivamente acorde con las reglas que para tal efecto se establecen en el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015

En caso de empate a menor precio, la entidad aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

11.1 REGLAS DE SUBSANABILIDAD

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento a través de SECOP II y deberán ser respondidas únicamente a través de este mismo medio.

En ningún caso se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.

11.2 DECLARATORIA DESIERTA

La DNDA, podrá declarar desierto el presente proceso de mínima cuantía, únicamente por motivos que impidan la escogencia objetiva, del contratista, tales como:

⮚ Ausencia de ofertas.

⮚ Cuando ninguna de las ofertas se ajuste a la invitación pública.

La declaratoria de desierto del proceso, se hará mediante acto motivado conforme lo establecido en el artículo 25 numeral 18 de la Ley 80 de 1993, el cual se notificará a todos los proponentes y se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP ll. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición, salvo que la declaratoria obedezca a la no recepción de ofertas, en cuyo caso el Acto Administrativo únicamente se publicará en eI SECOP ll.

11.3 PLAZO PARA FORMULAR OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN

De conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, luego de haber sido publicada la verificación de los requisitos habilitantes y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación las cuales deberán ser dirigidas a través del SECOP II.

Las respuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP II simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

11.4 CRITERIOS DE DESEMPATE.

Se entenderá que hay empate entre dos propuestas, cuando presenten un número idéntico en el precio ciento por ciento, con un número entero y dos decimales. En el caso en que dos o más propuestas bajo el criterio anterior, hubieran arrojado un mismo resultado, y de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, la Entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

12. ADJUDICACIÓN

12.1 COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

En la fecha establecida en la invitación pública, en el “Cronograma del Proceso” la Entidad procederá a publicar la comunicación de aceptación de la oferta simultáneamente con la respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a los informes de evaluación a través de SECOP II.

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el correspondiente registro presupuestal conforme a la articulo 94 literal d) de la ley 1474 de 2011.

Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, o de declaratoria de desierta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del Supervisor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación a través de SECOP II, el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse la adjudicación, la Entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que será publicada en el SECOP II y en la página de la Entidad. Si hubiere proponentes el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto que declaró desierto el proceso.

13 RIESGOS

13.1 TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN (Ver matriz de riesgos anexa)

En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 1 y numeral 9 del artículo 12 del Decreto–Ley 4170 de 2011, el Documento CONPES 3714, el

artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 y la ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso licitatorio se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.

Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.

Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.

En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron en cuenta las indicaciones establecidas en el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en

los procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente y se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos:

1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA.

2. Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de compra venta así:

• Clase: General y específico

• Fuente: Interno y Externo

• Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución

• Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza entre otros.

3. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.

Esta evaluación asignó a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.

4. Asignar y tratar los riesgos: se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias.

5. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.

6. Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprende a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir.

14 GARANTÍA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía, tal como lo establece el Artículo 2.2.1.2.1.5.4. Del Decreto 1082 de 2015 y teniendo en cuenta el análisis de Xxxxxx que se incluye en el acápite anterior, no se exige la constitución de ninguna garantía a cargo del contratista.

15 INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN ACUERDO DE LIBRE COMERCIO

De conformidad con lo establecido en el Título II “Estructura y documentos del Proceso de Contratación”, parte final del Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del Decreto 1082 de 2015, el presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima cuantía, razón por la cual no se procedió a verificar el portal Único de Contratación ni en la página del Ministerio de Comercio Industria y Turismo para corroborar que los bienes y servicios a contratar tienen una regulación especial derivada de tratados de libre comercio vigentes.

16. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN

Perfeccionamiento: La propuesta del contratista y la aceptación de la oferta por parte de la DNDA constituyen el contrato celebrado, el cual será publicado en el SECOP ll.

Ejecución: Se requiere de la expedición del registro presupuestal. Para este caso específico no se exigió Garantía Única.

17. INDEMNIDAD

El futuro contratista, se obliga a mantener indemne a la DNDA de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato.

El presente documento se firma por el solicitante del servicio en la ciudad de Bogotá, D.C. a los once (11) días del mes de octubre de 2016.

DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR EL SUSCRITO

XXXXXXX XXXXX XXXXXX

Coordinador Unidad de Sistemas

Anexo:

Cotizaciones del estudio xx xxxxxxx Matriz de riesgos

CDP 6316 del 07 xx xxxxx de 2016

Vigencia Futura radicación 0-0000-000000 xx Xxxxx 7 de 2016