SELECCIÓN PÚBLICA DE CONTRATISTAS No 001-2015 DOCUMENTO DE RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIO

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1. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR AON RISK SERVICES COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 04 DE FEBRERO DE 2015 A LAS 11:02 A.M.

1.1 NUMERAL 5.9.1.14 CERTIFICACION BANCARIA

Al respecto solicitamos eliminar el mencionado requisito, toda vez que el mismo se exija para realizar los pagos al contratista dentro de le ejecución contractual, sin embargo este contrato no genera erogación alguna y por tanto no hay pagos que realizar por este objeto.

Respuesta del Icetex: No se acoge esta observación, dado que en nuestros Procesos y Procedimientos de la Entidad exige unos requisitos mínimos para las personas jurídicas donde este es uno de ellos adicionalmente se aclara al interesado que para crear el tercero en el sistema del ICETEX como contratista independiente de que se generen o no pagos debe existir este documento.

1.2. NUMERAL 6.3.3. EXPERIENCIA DEL PERSONAL DE ENLACE- EJECUTIVO DE CUENTA 300 PUNTOS

Exige el proyecto xx xxxxxx de condiciones:

“EXPERIENCIA DEL PERSONAL DE ENLACE -EJECUTIVO DE CUENTA- (300 PUNTOS)

Experiencia en intermediación de seguros y en la asesoría a empresas del sector público en los temas requeridos por el ICETEX, superior a cinco (5) años. (Años cumplidos), obtendrá el siguiente puntaje, así:

EXPERIENCIA	PUNTAJE
De 15 años o más	300
De 10 años a 14 años	200
De 6 años a 9 años	100 (…)”

1.3. Frente a los años de experiencia solicitamos a la entidad precisar que los cinco años de experiencia mínimos se encuentra incluidos, para contabilizar los años de experiencia de xxxxxxx, es decir que un perfil, para cumplir el requisito mínimo y obtener el máximo puntaje debe acreditar más de quince años de experiencia profesional.

Respuesta del Icetex: Se acoge la observación presentada junto con la respuesta dada a otros observantes frente al mismo numeral y se incluye dentro de los requisitos de contenido de la (s) certificación (es) a presentar la calificación dada al servicio prestado por PERSONAL DE ENLACE – EJECUTIVO DE CUENTA ofrecido, la cual deberá ser como mínimo buena. Así las cosas, se incluirá dentro xxx xxxxxx de condiciones definitivo lo relativo a esta materia, quedando así:

“6.3.3. EXPERIENCIA DEL PERSONAL DE ENLACE -EJECUTIVO DE CUENTA- (300 PUNTOS)

El proponente que ofrezca un (1) Profesional en áreas de economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería, con especialización en Administración de Riesgos y Seguros y/o Gerencia de Riesgos y Seguros y/o Derecho de los Seguros, y con los siguientes años de experiencia, obtendrá el siguiente puntaje, así:

EXPERIENCIA	PUNTAJE
De 15 años o más	300
De 10 años a 14 años	200
De 6 años a 9 años	100

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Para la obtención de este puntaje, el proponente deberá allegar la hoja de vida del personal ofrecido, así como los soportes de los títulos académicos, tarjeta profesional (en caso de que la Ley así lo tenga establecido), y certificaciones laborales.

Las certificaciones deberán contener al menos: 1) Nombre o razón social de la entidad que certifica, 2) funciones, 3) tiempo de experiencia (fecha de inicio – fecha finalización), 4) nombre y firma del funcionario competente, 5) dirección y teléfono de la entidad que certifica, 6) Calificación del servicio prestado, la cual deberá ser como mínimo buena”.

1.2. Solicitamos precisar a la entidad cual es el alcance de la expresión “en la asesoría a empresas del sector público en los temas requeridos por el ICETEX”, lo anterior con el fin de determinar que requisito va a evaluar la entidad y evitar errores en las ofertas de los oferentes

Respuesta del Icetex: Se refiere a la asesoría en intermediación en seguros a Entidades Públicas.

1.4. Anexo 10 COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MINIMO REQUERIDO

Solicita el numeral en comento:

Denominación	Cantidad	Perfil requerido		Disponibilidad
		Formación Académica	Experiencia
Auxiliar	Doce (12)	Tecnólogo en administración de seguros.	Con experiencia mínima de un año en temas relacionados con seguros.	32 horas mes

2.1. Frente a la cantidad exigida en el anexo No 10, del auxiliar, entendemos que es un error mecanográfico, pues en los demás apartes xxx xxxxxx solamente se solicita una persona, por lo cual, solicitamos ajustar al respecto el citado anexo precisando que solamente es una persona a acreditar con este perfil.

Respuesta del Icetex: Se acoge la observación planteada por AON, así como que se definen las obligaciones que debe cumplir el personal mínimo requerido y se amplía las especializaciones del perfil de personal de enlace. Por otro lado, en el pliego de condiciones definitivo se modificará el número del anexo del COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO, dado que corresponde al número 10 y no al número 9.

Todo lo anterior se incluirá dentro xxx xxxxxx de condiciones definitivo y quedará así:

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“ANEXO No. 10

COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

El suscrito represente legal del proponente bajo la gravedad de juramento me comprometo a suministrar el Personal Mínimo requerido que se describe a continuación al momento de suscribir el acta de inicio del contrato que resulte del presente proceso de selección pública del contratista, el cual cumplirá con lo descrito en el presente formato, así:

Denominación	Cantidad	Perfil requerido		Disponibilidad
		Formación Académica	Experiencia
Asesor Jurídico	Dos (2)	Título profesional en Derecho, con especialización en Seguros. Obligaciones: Atenderá y asesorará jurídicamente al ICETEX durante el desarrollo del contrato. Atenderá y asesorará directamente al ICETEX en la elaboración de los pliegos de condiciones para la contratación de los seguros que requiera la entidad; igualmente, prestará asesoría en los eventos de ocurrencia de siniestros, con el fin de adelantar las actuaciones pertinentes ante la aseguradora para obtener la oportuna indemnización, y en general, en todos los aspectos relacionados en el área de seguros, y en especial los contratados por el ICETEX.	Experiencia específica: Mínimo cinco (5) años de experiencia en seguros.	32 horas/mes
Personal de Enlace (Ejecutivo de Cuenta)	Uno (1)	Título profesional en cualquiera de las siguientes áreas: economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería, con especialización en Administración de Riesgos y Seguros y/o Gerencia de Riesgos y Seguros y/o Derecho de los Seguros. Obligaciones: a. Tendrá a su cargo el manejo del programa de seguros y la atención del ICETEX en forma permanente. b. Tendrá a su cargo responder por las gestiones que se le encomienden al contratista, revisar y certificar la correcta expedición de las pólizas y anexos por parte de las aseguradoras y servir de enlace permanente entre el ICETEX y el Corredor.	Con experiencia mínima de 5 años en intermediación de seguros y en la asesoría de empresas del sector público, en los temas requeridos por la Entidad	96 horas/mes

		c. Conocer en detalle la parte técnica y operativa del contrato para coordinar todos los aspectos relacionados con la correcta ejecución del mismo para la administración del programa de seguros del ICETEX. d. Desarrollar las actividades operativas tanto internas como externas de la administración del programa de seguros y hacer seguimiento permanente a cada uno de los siniestros, utilizando como único canal de comunicación con la entidad al supervisor del contrato, a quien deberá tener permanentemente informado sobre el estado de cada una de las reclamaciones. e. Conceptuar directamente al área interesada de la Entidad con respecto a la identificación de los amparos contractuales manteniendo informado al supervisor del contrato. f. Elaborar las actas que se levanten de las reuniones que se lleven a cabo entre el Icetex y el Corredor de Seguros. g. En general todas las actividades relacionadas con el objeto contractual. Así mismo debe indicarse el cargo que el director propuesto desempeña en la compañía, número de teléfono.
Auxiliar	Uno (1)	Tecnólogo en administración de seguros. Será el encargados de: a. Conocer perfectamente la parte técnica y operativa del contrato para coordinar todos los aspectos relacionados con la correcta ejecución del mismo. b. Mantener contacto permanente con el funcionario que ejerza el control de ejecución del contrato c. Las demás funciones asignadas por el contratista para la correcta prestación del servicio.	Con experiencia mínima de un año en temas relacionados con seguros.	32 horas mes

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Atentamente,

Firma del Representante Legal

C.C. de

Nombres y apellidos del representante legal.”

1.5 OTROS ASPECTOS PARA INCLUIR EN EL PLIEGO DE CONDICIONES.

Al respecto amablemente sugerimos incluir los siguientes requisitos en el pliego de condiciones definitivo, así:

 CERTIFICACION SOBRE DEMANDAS LABORALES

Teniendo en cuenta que la Entidad debe contar con oferentes que se encuentren al día con todas sus obligaciones laborales, de lo contrario implicaría un riesgo para Entidad en la Ejecución del contrato, pues si el contratista es sujeto de este tipo de demandas, puede verse inmersa la Entidad, o afectar la póliza de cumplimiento de salarios y prestaciones sociales, lo cual implica un grave riesgo para cualquier Entidad Pública y ende la necesidad de incluir el siguiente criterio con disminución de puntaje, criterio que ha sido comprendido en procesos del mismo objeto como Colegio de Boyacá y el Ministerio de Defensa, disminuyendo así el riesgo de contar con un corredor que exponga sin necesidad alguna a la Entidad en la ejecución del contrato.

“Del total del puntaje, se restarán treinta (30) puntos al oferente que tenga fallos de un juez de la república en su contra por concepto de demandas laborales en los últimos tres (3) años”

Respuesta del Icetex: No se acoge la observación, ya que el ICETEX no genera vinculación alguna laboral entre los empleados del CONTRATISTA y por tal razón no tendría incidencia en la ejecución del contrato a celebrar.

 VERIFICACION DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Con el fin de verificar si Aon Colombia S.A Correderos de Seguros, se encuentra incurso en algunas de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los artículos 77 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 8 de la Ley 80 de 1993, comedidamente solicitamos que con anterioridad a la fecha de presentación de la oferta, se sirvan informarnos el nombre completo (nombre y dos apellidos) de los siguientes funcionarios:

 Servidores públicos en los niveles directivo, asesor y ejecutivo

 Miembros de Junta o Consejo Directivo

 Administradores

 Empleados que participen en la adjudicación de los contratos de seguros

 Funcionarios que ejerzan el control interno y fiscal de la Entidad

Respuesta del Icetex: De manera atenta le solicito consultar la página web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx .

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2. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR XXXX CORREDORES DE SEGUROS, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 09 DE FEBRERO DE 2015 - 03:58 p.m.

2.1. Numeral 1.2. – Alcance del Objeto…

El numeral 1.2.25 contenido en el título Alcance del Objeto señala:

“Alcance del Objeto (…) 1.2.25 Prestar asesoría en materia de avalúos para los bienes muebles e inmuebles del ICETEX, con el objeto de mantener las coberturas adecuadas de protección de sus bienes (…)”

Solicitamos al Instituto omitir dentro del alcance del objeto de contrato la citada obligación en tanto que la realización y asesoría en materia de avalúos escapa a la esencia y naturaleza del contrato de intermediación de seguros.

Tanto la labor xxx xxxxxxxx de seguros como la del avaluador requieren un alto conocimiento técnico y especializado, que debe ser adelantado por profesionales con perfiles muy específicos, pero la materia sobre la que versa cada una de estas actividades es sustancialmente distinta.

Si bien la estimación del valor de bienes es una actividad de suma importancia para el adecuado aseguramiento, esta actividad no es materia del conocimiento y experticia del intermediario de seguros por disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Respuesta del Icetex: No se acoge la observación planteada por Xxxx Xxxxxxxxxx de Seguros. El cumplimiento de esta obligación NO implica que el proponente adjudicatario deba realizar los avalúos de los bienes de propiedad del ICETEX y/o actualización de los avalúos; la obligación está dada en términos de “ASESORÍA”, lo cual implica (i) acompañamiento en procesos de contratación de avaluadores de activos (planteamiento de obligaciones, objeto, alcance del objeto, etc.); (ii) actualización de metodologías; (iii) hacer seguimiento a la periodicidad con que la Entidad realiza avalúos y/o actualización de avalúos de sus activos, con el ánimo de que el valor asegurado o por asegurar de los bienes de propiedad del Icetex sea acorde con el objeto garantizado en las pólizas respectivas, y no se originen situaciones de infraseguro o sobreseguro; (iv) y demás actividades relacionadas con el concepto de asesoría en asuntos similares a los acá enunciados.

Adicionalmente, en los contratos que ha suscrito el Icetex en oportunidades anteriores siempre se ha incluido esta obligación y ha sido efectivamente prestada por nuestros corredores de seguros; así mismo, es importante precisar que esta asesoría es fundamental para el proceso de contratación del programa de seguros de la Entidad.

2.2. Numeral 3.3.3. Literal d)

El numeral 3.3.3., literal d) señala:

“Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de participación)

(…) En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas naturales y/o jurídicas que acrediten los requisitos establecidos en el presente pliego de condiciones y, además cumplir

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con todos los requisitos generales que para dichas formas de participación conjunta se señalan en el presente pliego de condiciones:

(…)

d) Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal y capacidad jurídica de las personas jurídicas consorciadas, en unión temporal o asociada y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio, unión temporal o sociedad, así como para la presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del contrato.

(…)” (Subrayado fuera del texto)

Solicitamos a la Entidad aclarar que no existiendo limitación expresa, se entiende que el representante legal tiene la capacidad para constituir consorcios, uniones temporales o sociedades.

Lo anterior por cuanto (sic) cuando el Certificado de Existencia y Representación Legal da expresa facultad al representante legal para celebrar contratos, debe entenderse comprendida en ella la autorización para conformar Uniones Temporales y Consorcios, por ser estos un tipo de contratos de asociación.

Respuesta del Icetex: Se reitera lo dispuesto en el Numeral 3.3.3. Literal d) del proyecto xxx xxxxxx de condiciones del proceso de Selección Pública No. 01 de 2015, en el cual se exige que en caso de presentación de propuestas conjuntas, el oferente deberá acreditar la capacidad legal, a través de los certificados de existencia y representación legal expedidos por la Cámara de Comercio de cada uno de los miembros que conforman el consorcio o unión temporal. Por consiguiente, el proponente debe adjuntar a su propuesta, el documento de conformación de consorcio o unión temporal, que debe contener:

a) Nombres y domicilio de los constituyentes.

b) Acreditar la existencia del consorcio, de la unión temporal o cualquier otra modalidad de asociación legal, y específicamente la circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera expresa en el acuerdo de asociación correspondiente, señalando las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos, los términos, actividades, condiciones y participación porcentual de los miembros del consorcio o de la unión temporal en la propuesta y en la ejecución de las obligaciones atribuidas al contratista por el contrato ofrecido.

c) Los integrantes de los consorcios o uniones temporales o cualquier otra modalidad de asociación legal, también deberán permanecer en consorcio, unidos temporalmente o asociados, durante el término de vigencia del contrato y un (1) año más. Por tanto, deberá indicarse en la propuesta que durante este término no será disuelta ni liquidada ninguna de estas formas de asociación, ni habrá cesión del contrato entre quienes integran el Consorcio o la Unión Temporal o la sociedad.

d) Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal, y capacidad jurídica de las personas jurídicas consorciadas, en unión temporal o asociada y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio, unión temporal o sociedad, así como para la presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del contrato.

e) Acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes, tenga actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar.

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2.3 Numeral 5.9.1.3. – Documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal

El numeral 5.9.1.3., del Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones señala:

“(…) En atención a lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago, en relación con la facturación deben manifestar: (…)” (Subrayado fuera del texto)

Requerimos a la Entidad omitir este requisito del documento de conformación de consorcios o uniones temporales en tanto que el contrato de intermediación de seguros no representa erogación alguna para la Entidad, por lo que esta estipulación carece de efecto (Artículo 1341 del Código de Comercio).

Respuesta del Icetex: Se acepta la observación y se modificará en lo pertinente en el Pliego de Condiciones Definitivo.

2.4 Numeral 6.3.3. – Experiencia del personal de enlace - Ejecutivo de Cuenta (300 puntos)

El numeral 6.3.3., del Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones señala:

“Experiencia en intermediación de seguros y en la asesoría a empresas el sector público en los temas requeridos por el ICETEX, superior a cinco (5) años. (Años cumplidos), obtendrá el siguiente puntaje así:

EXPERIENCIA	PUNTAJE
De 15 años o más	300
De 10 años o 14 años	200
De 6 años a 9 años	100

Para la obtención de este puntaje, el proponente deberá allegar la hoja de vida del personal ofrecido, así como los soportes de los títulos académicos, tarjeta profesional (en caso de que la Ley así lo tenga establecido), y certificaciones laborales. (…)”

Solicitamos a ICETEX aclarar, en el aparte citado, cual es el personal de enlace y quienes ejercerán funciones de ejecutivo (s) de cuenta, del equipo de trabajo enunciado en el numeral 4.6.

Respuesta del Icetex: De conformidad con el numeral 6.3. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS, el PERSONAL DE ENLACE es el mismo EJECUTIVO DE CUENTA, quien de acuerdo con el numeral 4.6. del proyecto xx xxxxxx de condiciones, será aquel profesional en áreas de economía y/o administración de empresas y/o contaduría y/o ingeniería, con especialización en Administración de Riesgos y Seguros y/o Gerencia de Riesgos y Seguros y/o Derecho de los Seguros, con experiencia mínimo cinco (5) años de experiencia en intermediación de seguros y en la asesoría de empresas del sector público, en los temas requeridos por la Entidad; con disposición permanente para atender al ICETEX de 96 horas/mes.

No obstante lo anterior, en la respuesta dada a AON Risk en el numeral 2.1 se aclara las obligaciones del personal requerido por el Icetex, la cual formará parte xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

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2.5. Numeral 6.3.4. - Tipo de vínculo del personal de enlace con el proponente (200 puntos)

En cuanto al tipo de vínculo del personal de enlace, el numeral 6.3.4., señala:

“El tipo de vínculo con el INTERMEDIARIO DE SEGUROS del personal ofrecido para el cumplimiento del numeral 2.3 de los requisitos mínimos de Capacidad de Orden Técnico, obtendrán el siguiente puntaje, así:

(…)

Para la obtención de este puntaje, el proponente deberá allegar copia del contrato suscrito entre el PERSONAL DE ENLACE – EJECUTIVO DE CUENTA y el intermediario de seguros.”

Solicitamos a ICETEX aclarar, en el aparte citado, cual es el personal de enlace y quienes ejercerán funciones de ejecutivo (s) de cuenta, del equipo de trabajo enunciado en el numeral 4.6.

Respuesta del ICETEX: A esta observación se dio respuesta en las observaciones presentadas por AON RISK y en el numeral 4 de las observaciones presentadas por Xxxx Corredores de Seguros.

2.6.Numeral 6.3.6. – Criterios de desempate

Se establece por la Entidad, en cuanto a los criterios de desempate:

“En caso de presentarse un empate en la calificación de dos (2) o más PROPONENTES, el ICETEX seleccionará al PROPONENTE que obtenga:

1) Mayor puntaje establecido en el criterio de calificación de “EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE EN ASESORÍA DE ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES”; en caso de persistir el empate,

2) Mayor xxxxxxx en el criterio de calificación de “EXPERIENCIA DEL PERSONAL DE ENLACE (EJECUTIVO DE CUENTA)”; en caso de mantenerse el empate,

4) Se preferirá a aquel proponente que no haya sido objeto de reducción de puntaje; en caso de persistir el empate,

5) Se preferirá a aquel proponente que tenga dentro de su nómina personal discapacitado;

6) Se preferirá a aquel proponente cuyo origen sea nacional; en caso de persistir el empate,

7) El ICETEX acudirá al mecanismo de sorteo por balotas.”

Conforme al parágrafo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, los establecimientos de crédito de carácter estatal no se someterán al régimen de contratación estatal y se regirán por sus propios reglamentos.

Así las cosas, al presente proceso no le es aplicable el artículo 33 del Decreto 1510 de 2013 y una vez verificado el Acuerdo 30 del 17 de septiembre de 2013 “Por medio del cual se adopta el Manual de Contratación del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx” – ICETEX”, no se encuentra establecido los mencionados factores de desempate.

Por lo anterior, solicitamos muy respetuosamente a ICETEX tener en consideración otros factores que se encuentren en relación directa con el objeto del contrato que se pretende celebrar y que reporte un beneficio directo a la Entidad y no se funden en aspectos irrelevantes para el cumplimiento de los fines de la contratación como el relativo a contar dentro de su nómina con personal en situación de discapacidad, criterio que solamente favorecería a su Corredor actual.

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Respuesta del Icetex: No se acepta esta observación ya que la Entidad mantiene las directrices adoptadas por el comité de contratación y/o de evaluación de la Entidad, en cuanto a criterios de desempate tan como lo contempló en el proyecto xx xxxxxx de condiciones y como se ha establecido en varios procesos de selección pública del contratista en varias oportunidades en la Entidad tal y como lo puede evidenciar en la página web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx y en la página www.colombia xxxxxx.xxx.xx.

3. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JLT VALENCIA & XXXXXXXX, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 09

DE FEBRERO DE 2015 - 04:17 p.m.

3.1. Numeral 1.2 Alcance del Objeto

 Respecto del alcance 1.2.6 “Prestar asesoría al ICETEX sobre la estimación de pérdidas máximas en valores asegurables de reposición o reemplazo a nuevo”.

Solicitamos indicar el alcance de la misma así como las pólizas y riesgos específicos en los cuales debe el contratista prestar asesoría en el cálculo de PML.

Respuesta del ICETEX: Esta obligación está alineada a la contenida en el numeral 1.2.25 del título ALCANCE DEL OBJETO, según la cual el corredor de seguros debe asegurarse de informar en la debida forma y oportunidad a la Entidad de la necesidad de mantener avalúos actualizados (técnicos, contables y de seguros), con el ánimo de que el valor asegurado o por asegurar de los bienes de propiedad del Icetex sean acorde con el objeto garantizado en las pólizas respectivas, y no se originen situaciones de infraseguro o sobreseguro.

Así mismo, aplica todo lo referente al alcance de la obligación contenida en el numeral 1.2.25 del proyecto xx xxxxxx de condiciones, y que se determina en el numeral 3 de la respuesta a la observación planteada por Xxxx Corredores de Seguros, junto con todo aquello que conlleve esta obligación.

 De otra parte indica la actividad No. 1.2.14 que el corredor de seguros debe nombrar ajustadores altamente calificados y reconocidos en el mercado.

Sobre el particular nos permitimos aclarar y solicitar se ajuste dicha obligación en cuanto a que la realización de esta labor le corresponde a la compañía de seguros previo acuerdo con el asegurado, en consecuencia, el corredor de seguros solo prestará asesoría a la Entidad para que se nombre al ajustador que brinde calidad, experiencia y transparencia al momento de realizar su labor.

Respuesta del Icetex: Se acoge la observación planteada y por tal razón, se incluirá en el pliego de condiciones definitivo, la cual quedará así:

“8.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

Con el fin de buscar la adecuada y oportuna prestación del servicio, el contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones:

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(…)

17. Asesorar a la Entidad en la selección de ajustadores altamente calificados y reconocidos en el mercado de ser necesario, con el fin de que realicen los análisis correspondientes y se promuevan las mejores condiciones para el pago de las indemnizaciones.

(…)”

 Con relación a la actividad 1.2.16 “Asesorar a la entidad sobre la exigencia de la garantía única a contratistas y proveedores, dentro de sus distintos procesos contractuales, sus amparos, montos, control de vencimientos y diseño de programas de control así como la asesoría y gestión para hacerlas efectivas cuando a ellos hubiere lugar”

Respetuosamente solicitamos se limite la asesoría en materia de reclamaciones derivadas de estas garantías y programas de control, a aquellas suscritas con la intermediación xxx xxxxxxxx seleccionado, teniendo en cuenta que en contrario constituiría una actividad que no hace parte del contrato de corretaje de seguros a suscribir, cuyo objeto comprende exclusivamente la intermediación de pólizas que cubren los riesgos a que está expuesto el ICETEX y que hacen parte de su programa de seguros.

Respuesta del Icetex: No se acoge la observación planteada, ya que esta obligación se deriva directamente de la contenida en el numeral 3 del numeral 8.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA del proyecto xx xxxxxx de condiciones que reza: “Asesorar en la identificación, evaluación y clasificación de los riesgos a que están expuestos el patrimonio y bienes de la entidad así como de aquellos por los que en virtud de disposición legal, convencional o contractual estuviere obligada a asegurar”.

Ahora bien, el alcance de esta obligación está dado en términos de que en caso de que la Entidad requiera que el corredor de seguros determine las garantías a que haya lugar dentro de un proceso de contratación, éste deberá presentar el análisis que sustenta la exigencia de dichas garantías destinadas a amparar los perjuicios de acuerdo con la naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato respectivo, dentro del marco del artículo 29° del Acuerdo No. 030 de 2013 modificado por el Acuerdo No. 019 de 2014 y/o demás normas contractuales de la Entidad.

 Respecto de la obligación 1.2.21 y 1.2.25 solicitamos se precise que labor que realizará el proponente seleccionado solo se limitará a una asesoría acerca de la metodología que se utilizará para llevar a cabo la actualización de los valores o el avalúo de los bienes, previo suministro por parte de la Entidad del más reciente, teniendo en cuenta que: 1) el Código de Comercio dispone que la determinación de los valores asegurados es un acuerdo entre asegurado y asegurador 2) la realización de avalúos excede el objeto social de los corredores de seguros y 3) de conformidad con lo establecido en el Decreto 4865 de 2011. Reglamentado por la Circular Externa 011 de 2013 de la Superintendencia Financiera, el asegurado es quien debe realizar el avalúo de sus bienes.

Respuesta del ICETEX: A esta observación se dio respuesta en el numeral 3 de la observación planteada por Xxxx Corredores de Seguros.

 Finalmente agradecemos modificar el subnumeral 1.2.27 lo correspondiente a que en caso de sustitución de algún miembro del equipo de trabajo ofrecido en la propuesta deberá “reemplazarlo por persona de las mismas condiciones presentadas en la misma” (subrayado fuera de texto), estableciendo que los funcionarios sustitutos deberá acreditar iguales o superiores calidades a los exigidos en el pliego para el perfil correspondiente.

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Lo anterior teniendo en cuenta que en caso de un reemplazo encontrar profesionales de idénticas condiciones tiene un alto grado de complejidad y resulta subjetivo, pues todas las personas pueden tener diferentes calidades de formación y años de experiencia, siendo lo importante que en caso de sustitución se demuestre lo mismo que se exigió en el pliego tanto en nivel de formación como en años de experiencia, por lo que se obtuvo puntaje y la respectiva adjudicación.

Respuesta del ICETEX: Se acoge la observación, y se incluirá en el subnumeral 1.2.27 del numeral 1 ALCANCE DEL OBJETO xxx xxxxxx de condiciones definitivo, el cual quedará así:

“1. (…)

1.2.27.Garantizar la idoneidad del personal ofrecido en la propuesta presentada para la prestación del servicio y remplazarlo por personal de iguales o superiores calidades a los exigidos en el pliego para el perfil correspondiente, previa solicitud o autorización escrita por parte del ICETEX, evento en el cual el Intermediario se obliga a remplazarlo.”

3.2. Numeral 4.3. Programa de prevención y control de pérdidas

Solicitamos a la Entidad precisar que la labor xxx xxxxxxxx de seguros para la segunda actividad se circunscribirá exclusivamente a brindar asesoría sobre los parámetros que debe utilizar el ICETEX para la estimación de valores asegurados de Pérdidas Máximas Probables, y a dar acompañamiento en esta labor, mas no la realización de dichos estudios (PML), puesto que generaría un costo muy alto para el posible adjudicatario hacer realizar los mismos para todos los riesgos a que se encuentra expuesta la Entidad, incluidos los catastróficos, los cuales normalmente se realizan a través de firmas especializadas, de forma tal, que se perdería la posibilidad de una ganancia justa para el corredor, y se rompería el equilibrio contractual.

Respuesta del Icetex: El proyecto xx xxxxxx de condiciones claramente determina el contenido mínimo del programa de prevención y control de pérdidas, entendiendo éste como las actividades y recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por cada una de las pólizas que conforman el programa de seguros de la Entidad.

No obstante, en lo relativo al estudio de pérdidas máximas probables se debe remitir a lo expuesto por la Entidad en el numeral 6 de la respuesta dada a JLT Valencia & Xxxxxxxx.

3.3. Numeral 4.4 Programa de seguridad industrial para la prevención de riesgos

Respetuosamente solicitamos eliminar este numeral teniendo en cuenta que constituye una actividad accesoria que no hace parte del contrato de corretaje de seguros a suscribir, cuyo objeto comprende exclusivamente la intermediación de pólizas que cubren los riesgos a que está expuesto el ICETEX y que hacen parte de su programa de seguros, más no en lo que respecta a enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles a sus empleados con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan en la Entidad, asunto de competencia exclusiva de las ARL.

Respuesta del ICETEX: No se acoge la petición elevada por XXX Xxxxxxxx & Xxxxxxxx. Adicionalmente, en los contratos que ha suscrito el Icetex en oportunidades anteriores siempre se ha incluido esta obligación y ha sido efectivamente prestada por nuestros corredores de seguros.

No obstante y con el fin de dar mayor claridad a los futuros proponentes, se señala que este programa está dado en términos de acompañamiento a la Entidad, asesoría y control en: (i) estándares de trabajo seguro, (ii) investigación de accidentes

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profesionales, (iii) demarcación y señalización, (iv) actualización del plan de emergencia, (v) inspecciones preventivas – correctivas, (vi) intervención sobre las condiciones de trabajo, (vii) actualización panorama de riesgos, (viii) manejo de materiales,

(viii) evacuación de edificaciones, (ix) prevención y control de riesgos ocupacionales, (x) planeación estratégica en salud ocupacional, (xi) entre otros.

3.4. Numeral 4.6. Equipo de trabajo y tiempo de dedicación

13.1. Solicitamos se precise el alcance de la experiencia exigida en “temas requeridos por la Entidad” para el rol de personal de enlace”.

Respuesta del ICETEX: A esta observación se dio respuesta en el numeral 4 de la observación planteada por Xxxx Corredores de Seguros.

13.2. En lo que concierne a la presentación del “Anexo No. 9 Compromiso para el ofrecimiento del personal mínimo” respetuosamente solicitamos eliminar esta condición y en su defecto establecer que el personal integrante del equipo de trabajo a ofrecer al ICETEX debe estar vinculado laboralmente mediante contrato de trabajo a término indefinido con el proponente con por lo menos un año de antigüedad a la fecha de cierre establecida para la entrega de propuestas, y no se aceptarán cartas de compromiso de vinculación, con lo cual se garantiza que el empleador está ofreciendo profesionales de quienes ya puede dar fe de sus capacidades, experiencia y conocimiento en el desarrollo de las funciones para las cuales fue contratado así como para la ejecución de las actividades del contrato a suscribir entre el corredor y la Entidad, en caso de salir seleccionado.

Respuesta del ICETEX: No se acoge la observación planteada. Tal y como consta en el proyecto xx xxxxxx de condiciones, el ICETEX acepta cualquier forma de vinculación del personal con el proponente.

 De otra parte, solicitamos se precise que la experiencia se contabilizará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior y/o a partir de la fecha de obtención del título, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 229 de la Ley 019 de 2012, y para los profesionales en ingeniería se contará a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional o del certificado de inscripción profesional de acuerdo al artículo 12 de la Ley 842 de 2003.

Respuesta del Icetex: Se acoge la observación planteada por JTL Valencia & Xxxxxxxx, así como que la Entidad considera necesario que (i) las certificaciones presentadas contengan la calificación del servicio prestado por el personal ofertado y (ii) se amplía las especializaciones por medio de las cuales da lugar al cumplimiento del perfil de especialización del profesional en áreas de economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería; lo cual quedará incluido dentro xxx xxxxxx de condiciones definitivo. Por este motivo, el numeral 4.6. EQUIPO DE TRABAJO Y TIEMPO DE DEDICACIÓN quedará así:

“4.6. EQUIPO DE TRABAJO Y TIEMPO DE DEDICACIÓN

El personal que conforma el equipo de trabajo exigido por ICETEX estará conformado por mínimo cuatro (4) personas así:

 Dos (2) Profesionales: Abogados especializados en seguros con disposición permanente para atender al ICETEX de 64 horas/mes y experiencia mínima de 5 años en seguros.

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Obligaciones: Atenderá y asesorará jurídicamente al ICETEX durante el desarrollo del contrato. Atenderá y asesorará directamente al ICETEX en la elaboración de los pliegos de condiciones para la contratación de los seguros que requiera la entidad; igualmente, prestará asesoría en los eventos de ocurrencia de siniestros, con el fin de adelantar las actuaciones pertinentes ante la aseguradora para obtener la oportuna indemnización, y en general, en todos los aspectos relacionados en el área de seguros, y en especial los contratados por el ICETEX.

 Un (1) profesional en áreas de economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería, con especialización en Administración de Riesgos y Seguros y/o Gerencia de Riesgos y Seguros y/o Derecho de los Seguros, con experiencia mínimo cinco (5) años de experiencia en intermediación de seguros y en la asesoría de empresas del sector público, en los temas requeridos por la Entidad; con disposición permanente para atender al ICETEX de 96 horas/mes, quien ejercerá el rol de PERSONAL DE ENLACE (EJECUTIVO DE CUENTA).

Obligaciones:

a. Tendrá a su cargo el manejo del programa de seguros y la atención del ICETEX en forma permanente.

b. Tendrá a su cargo responder por las gestiones que se le encomienden al contratista, revisar y certificar la correcta expedición de las pólizas y anexos por parte de las aseguradoras y servir de enlace permanente entre el ICETEX y el Corredor.

c. Conocer en detalle la parte técnica y operativa del contrato para coordinar todos los aspectos relacionados con la correcta ejecución del mismo para la administración del programa de seguros del ICETEX.

d. Desarrollar las actividades operativas tanto internas como externas de la administración del programa de seguros y hacer seguimiento permanente a cada uno de los siniestros, utilizando como único canal de comunicación con la entidad al supervisor del contrato, a quien deberá tener permanentemente informado sobre el estado de cada una de las reclamaciones.

e. Conceptuar directamente al área interesada de la Entidad con respecto a la identificación de los amparos contractuales manteniendo informado al supervisor del contrato.

f. Elaborar las actas que se levanten de las reuniones que se lleven a cabo entre el Icetex y el Corredor de Seguros.

g. En general todas las actividades relacionadas con el objeto contractual.

 Un (1) Tecnólogo en administración de seguros con experiencia mínima de 1 año en temas relacionados con seguros, y disposición permanente para atender al ICETEX de 64 horas/mes, quien ejercerá el rol de AUXILIAR DE SEGUROS.

Será el encargado de:

a. Conocer perfectamente la parte técnica y operativa del contrato para coordinar todos los aspectos relacionados con la correcta ejecución del mismo.

b. Mantener contacto permanente con el funcionario que ejerza el control de ejecución del contrato

c. Las demás funciones asignadas por el contratista para la correcta prestación del servicio.

NOTA: La experiencia del personal ofrecido será contabilizada de conformidad con las disposiciones que sobre la materia dispuso el artículo 229 de la Ley 019 de 20112 y el artículo 12 de la Ley 842 de 2003.

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El proponente mediante el ANEXO 10- COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

debidamente diligenciado y firmado por el representante legal deberá certificar que en caso de ser adjudicatario del contrato presentará dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha del acta de inicio, las hojas de vida y los documentos que soporten el nivel de escolaridad, tarjeta profesional (en los casos exigidos por Ley) y experiencia laboral, de cada una de las personas que conformarán el equipo de trabajo en la cual se deberán reflejar las responsabilidades asignadas a cada uno de ellos para la intermediación y administración del programa de seguros de la Entidad.

Las certificaciones laborales que deben aportar, una vez adjudicado el contrato, deben contener como mínimo lo siguiente:

- Nombre o razón social de la entidad que certifica.

- Funciones

- Nombre y firma del funcionario competente, quien expide la certificación.

- Dirección y teléfono de la entidad que certifica.

- Calificación del servicio prestado en ejecución de sus las funciones.”

3.5. Numeral 4.7. Certificaciones de experiencia en corretaje de seguros.

 Respetuosamente solicitamos se permita aportar certificaciones de contratos en el manejo de programas de seguros con vigencias iguales o superiores a una anualidad, como quiera que estos en razón del presupuesto pueden contratarse por períodos mayores y consecuentemente los clientes certifican las vigencias y primas totales contratadas, o en su defecto, permitir aportar estas certificaciones y en el cuadro resumen de experiencia presentado por el proponente, se indique el valor de la prima anual a prorrata.

Respuesta del ICETEX: Se acoge la observación, así mismo se dará alcance a la expresión “primas anuales generadas” y se aclarará el tiempo mínimo de experiencia como corredor de seguros; lo anterior se incluirá dentro xxx xxxxxx de condiciones definitivo y quedará así:

“4.7. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA EN CORRETAJE DE SEGUROS

El oferente deberá presentar tres (3) certificaciones en las cuales haya actuado como intermediario de seguros. La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes.

Las certificaciones que debe anexar el proponente, deberán cumplir con los siguientes parámetros:

 Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información: Nombre del cliente; xxxxx asegurados; período durante el cual proponente ejerció el rol de intermediario de seguros (fecha inicio – fecha fin); primas de pólizas con vigencias iguales o superiores a una anualidad anuales generadas, en el entendido xx xxxxxx facturadas, primas causadas, primas vigencias, primas pagadas, primas con IVA, primas totales, y demás expresiones similares; calidad del servicio; objeto de la contratación; y demás información que considere pertinente.

 Las tres (3) certificaciones de contratos en los que haya intervenido como intermediario, deberán señalar que la actividad de intermediación se realizó para la contratación de al menos seis (6) de los siguientes xxxxx:

CLASES DE SEGURO

TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES

TRANSPORTE DE VALORES / TRANSPORTE DE MERCANCIAS

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PUBLICOS

MANEJO GLOBAL PARA ENTIDADES OFICIALES

AUTOMOVILES

INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS

PÓLIZA DE SALUD – BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE RECIPROCIDAD PARA EXTRANJEROS EN COLOMBIA

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 La sumatoria de los períodos certificados deberán sumar por lo menos 10 años de experiencia del proponente en corretaje de seguros.

 Cada certificación tendrá por lo menos dos pólizas de las anunciadas, es decir, que la sumatoria de las tres (3) certificaciones debe incluir al menos seis (6) xxxxx de los ocho (8) previstos.

 En el evento en que la Compañía Aseguradora denomine la Póliza de Todo Riesgo Daño Material de manera distinta la certificación deberá indicar los riesgos que esta amparó, mínimo los siguientes: (i) Sustracción con o sin violencia, (ii) Rotura de Maquinaria, (iii) Equipos Eléctrico y Electrónico, (iv) Incendio, (v) Daños por agua.

 Estas certificaciones deberán ser expedidas por entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras, excepto la póliza de Manejo Global que debe ser expedida por Entidades públicas, a las cuales se les haya prestado el servicio.

De igual manera deberá presentar un resumen de la experiencia como intermediario de seguros en el cual se deberá indicar: ramo (s) en las que ejerció su actividad de intermediación y tiempo durante el cual actuó o actúa como intermediario, para lo cual deberá utilizar el ANEXO 11.”

 Frente a la expresión “primas anuales generadas” del numeral 4.7, por favor aclarar que se entenderá cumplida esta condición, cuando en el documento aportado se consignen expresiones similares, entendidas estas como primas facturadas, primas causadas, primas vigencias, primas pagadas, primas con IVA, primas totales, etc. Lo anterior con el fin de evitar interpretaciones subjetivas de los proponentes y observaciones en el término de traslado de los informes de evaluación, considerando la prevalencia que debe darse a lo sustancias vs, lo formal.

Por último, respetuosamente sugerimos ajustar este requisito exigiendo que los proponentes deberán acreditar experiencia mínima xx xxxx (10) años en la prestación de los servicios de intermediación de seguros, y no durante uno o varios años contenido en dicho período, con el fin de verificar que los proponentes tienen vasta experiencia en los servicios a cotnratar.

Respuesta del ICETEX: Se dio respuesta a la observación planteada en el numeral 14.1 de JLT Valencia & Xxxxxxxx.

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3.6.Numeral 5.1 Preparación de las propuestas y Numeral 5.9.1.14 Certificación Bancaria

Dado que el proceso no genera erogación alguna para el ICETEX, solicitamos respetuosamente eliminar el aporte de la Certificación Bancaria y lo correspondiente a oferta económica del numeral 5.1

Respuesta del ICETEX: Se acepta parcialmente esta observación y se eliminara el formato de oferta económica en el pliego de condiciones definitivo, La certificación Bancaria dado que en nuestros Procesos y Procedimientos de la Entidad exige unos requisitos mínimos para las personas jurídicas donde este es uno de ellos adicionalmente se aclara al interesado que para crear el tercero en el sistema del ICETEX como contratista independiente de que se generen o no pagos debe existir este documento.

3.7 Numeral 6.3.2 Experiencia específica del proponente en asesoría de estructuración de procesos contractuales (300 puntos)

Solicitamos sean tenidas en cuenta procesos de selección adjudicados por vigencias de programas de seguros iguales o superiores a un año, dado que es común en los procesos de selección de aseguradora que se contraten vigencias superiores a un año hasta el monto del presupuesto asignado para las pólizas.

Respuesta del ICETEX: Se acepta la observación, así como que se equipara la sumatoria de los montos de los programas de seguros estructurados por el proponente, al valor del programa de seguros del Icetex, de conformidad con el estudio xx xxxxxxx realizado por el actual corredor de seguros. Lo anterior se incluye en el pliego definitivo, y el numeral 6.3.2 quedara así:

“6.3.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE EN ASESORÍA DE ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES (300 PUNTOS)

Se tendrán en cuenta máximo tres (3) certificaciones expedidas por diferentes clientes estatales a quienes haya prestado asesoría en la contratación de sus programas de seguros bajo régimen de la Ley 80 y Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

Para la certificación de la experiencia, el proponente deberá tener en cuenta que la adjudicación de los procesos debió haberse dado con posterioridad al 01 de Enero de 2010;

La sumatoria de los montos de los programas de seguros que estructuró el proponente deberá ser igual o superior al valor del programa de seguros contratado, el cual no podrá ser inferior a DOS MIL NOVENTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS CATORCE MIL NOVECIENTOS CUATROPESOS M/CTE ($2.098.514.904) en la vigencia técnica certificada, la cual no podrá ser inferior a un (1) año, y contar con mínimo seis (6) de los xxxxx actualmente contratados por la Entidad.

Las Certificaciones deberán incluir el nombre de la empresa estatal que certifica, teléfono y calificación del servicio, el cual debe ser como mínimo Bueno.

Para el otorgamiento del puntaje se tendrá en cuenta la siguiente tabla:

CANTIDAD DE CERTIFICACIONES QUE CUMPLEN CON LOS REQUISITOS	PUNTAJE
Tres (3) certificaciones	300
Dos (2) certificaciones	200
Una (1) certificación	100

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Para su verificación se deberá diligenciar el Anexo 13 RESUMEN EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE EN ASESORÍA PARA ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES.”

El valor definido como monto igual o superior para el otorgamiento de este puntaje fue determinado con base en el estudio xx xxxxxxx realizado por el actual corredor de seguros de la Entidad, el cual consta dentro del estudio previo.”

 Con relación al monto exigido para cada certificación de experiencia en programas de seguros contratados, esto es mínimo $181.084.544, respetuosamente solicitamos incrementar a mínimo $1.000.000.000, siendo de vital importancia que el corredor demuestre experiencia en asesoría de estructuración de contrato de seguros iguales o similares al que se suscribirá el ICETEX, y no se el monto aproximado de las comisiones estimadas que recibirá por dicha asesoría, pues no sería una mediación equitativa que no es igual brindar asesoría en la contratación de programas de seguros de

$100 millones a uno de $1.000 millones considerando que los bienes e intereses asegurables son totalmente diferentes.

Lo anterior en razón a que en dicho tiempo los corredores acreditar su experiencia y conocimientos actuales en contratación, administración de programas de seguros y prevención de pérdidas.

Respuesta del ICETEX: Se dio respuesta en la observación planteada por JLT Valencia & Xxxxxxxx.

3.7.Numeral 6.3.1. Experiencia del proponente en el manejo de reclamaciones por siniestros.

Dadas las discrepancias encontradas en el numeral en cita respecto al número de reclamaciones a acreditar, siendo esto cinco certificaciones de siniestros en por lo menos seis de los xxxxx del programa de seguros que maneja el ICETEX, respetuosamente solicitamos se precise que se deben aportar máximo 5 certificaciones cada una con un siniestro diferente xx xxxx del programa de seguros de la Entidad.

De otra parte, agradecemos se precise que en las certificaciones de siniestros no debe discriminarse el valor indemnizado “bruto sin IVA o sin IVA”, ya que los activos del asegurado en especial los de las Entidades Estatales, se encuentran asegurados por el valor de reconstrucción y/o reemplazo y/o comercial según corresponda incluido IVA, razón por la cual la compañía se seguros en caso de siniestro indemniza incluido este impuesto ya que hace parte del valor del bien asegurado, y en consecuencia los clientes certifican los siniestros por el valor total pagado sin discriminar este impuesto.

Adicionalmente, teniendo en cuenta que el ramo de Servidores Públicos dada la investidura de estos últimos se configura en un riesgo de una importante sensibilidad y afectación frecuente en las pólizas contratadas por las entidades estatales, sugerimos solicitar certificaciones de por lo menos tres siniestros de dicho ramo, que acrediten un valor indemnizado superior a 200.000.000.00 en sumatoria durante los últimos CINCO (5) años anteriores al cierre.

Respuesta del ICETEX: Se acoge parcialmente las observaciones planteadas, y adicionalmente se incrementará el valor total de las sumatoria de las reclamaciones, se incluirá dentro xxx xxxxxx de condiciones definitivo y en consecuencia el numeral 6.3.1 quedará así:

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“6.3.1. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EN EL MANEJO DE RECLAMACIÓN POR SINIESTROS. (100 PUNTOS)

El proponente deberá acreditar mediante máximo cinco (5) certificaciones los siguientes ítems:

 Asesoría en reclamaciones de siniestros que haya manejado con diferentes clientes reclamantes, los cuales debieron haber afectado por lo menos seis (6) de los xxxxx del programa de seguros que maneja actualmente ICETEX, siendo obligatorio el ramo de infidelidad y riesgos financieros, y manejo global de entidades públicas; y

 Haber sido pagados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre de presentación de la propuesta;

 Los valores por primas y siniestros.

 Indicar la calificación del servicio prestado por el proponente en el trámite de reclamación.

 La sumatoria de las reclamaciones debe ser igual o superior a $2.000.000.000.00

La información de las reclamaciones deberá incluirse en el Anexo 12. En caso que el proponente presente más de cinco certificaciones, sólo se tendrán en cuenta los cinco primeros relacionados en el Anexo 12. Las Certificaciones deberán incluir el Nombre del cliente, teléfono de la empresa que certifica, número de reclamaciones efectuadas durante la vigencia, valor de las reclamaciones, valor indemnizado, numero de póliza afectada y la calificación del servicio, el cual debe ser como mínimo Bueno, para ser considerada.

Quien presente las certificaciones que cumplan con todas las especificaciones acá requeridas obtendrá CIEN (100) PUNTOS, los demás, obtendrán CERO (0) PUNTOS.

NOTA: En caso de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura solo se tendrá en cuenta el porcentaje de participación del integrante del consorcio o Unión temporal”

 Así mismo, respetuosamente sugerimos aumentar la sumatoria de las cinco (5) indemnizaciones a mínimo

$4.000.000.000, lo anterior considerando que no obstante el ICETEX no ha presentado siniestros de gran magnitud, ello no implica que no se genere tan circunstancia en una vigencia futura, razón por la cual consideramos necesario que se evalúe la experiencia xxx xxxxxxxx en la atención de este tipo de siniestros de alto impacto.

Respuesta del ICETEX: Se dio respuesta en el numeral 3.7 anterior.

3.8 Anexos 7- Resumen del balance general a 31 de diciembre de 2013, Anexo 7.1 – Resumen del estado de resultados a 31 de diciembre de 2013, Anexo No. 7.2 – Resumen del balance general a 31 de diciembre de 2012 y Anexo No. 7.3 – Resumen del estado de resultados a 31 de diciembre de 2012.

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 y el Pronunciamiento No. 8 Consejo Técnico de la Contaduría Pública, el Revisor Fiscal no emite certificaciones bajo la gravedad de juramento de ninguna naturaleza, pues con la sola firma de los mismos se presume su veracidad que están ajustados a las normas legales y que corresponden a testimonios que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad, salvo que exista prueba de lo contrario; razón por la cual solicitamos se elimine de los anexos en cita el texto “firmamos bajo la gravedad de juramento”

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Respuesta del ICETEX: Se acepta la observación, se eliminará el texto “firmamos bajo la gravedad de juramento”.

3.9 Anexo No. 15 – Personal en estado de discapacidad

Entendiendo que el citado anexo hace referencia al personal que estará a disposición del Icetex, “ en el Icetex” y sin desconocer o descalificar las capacidades y conocimientos de las personas con limitaciones cognoscitivas, sensoriales, físicas etc, respetuosamente solicitamos eliminar el citado anexo y en subsidio de el permitir la presentación de una carta del Representante Legal indicando que dentro de su nómina cuenta con personal en estado de discapacidad al servicio de esta, lo anterior en razón a la complejidad de encontrar en el mercado laboral o en la nómina de los corredores de seguros personal discapacitado que cuente con la preparación y la experiencia requerida para los perfiles del equipo de trabajo exigidos por el ICETEX y con los cuales de desarrollará el contrato.

Respuesta del ICETEX: Se acepta la observación y se modifica el formato del proyecto xx xxxxxx de condiciones en el mismo sentido.

3.10 Medición de riesgos según circular emitida por Colombia Compra Eficiente

De acuerdo con el Articulo 4 de la Ley 1150 de 2007 y lo establecido en la Ley 1150 de 2013, Colombia Compra Eficiente expidió el “Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación” que en su literal B. Estructura en la Administración de Riesgos y en forma específica en el Numeral 2. Identificar y clasificar los Riesgos, estipula:

En consecuencia, agradecemos se sirvan informar el área de la Entidad que realizará en forma conjunta con el intermediario de seguros la identificación y clasificación de los riesgos, para el proceso de contratación de aseguradoras.

Respuesta del ICETEX: Para esta Selección Publica No. 01 de 2015, la matriz de riesgos la estableció el Grupo de Recursos Fisicos del ICETEX. Por consiguiente para el proceso de aseguradoras se adelantará con el contratista adjudicatario de dicho proceso.

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3.11 OTROS ASPECTOS A INCLUIR EN EL PLIEGO DE CONDICIONES

 Capacidad financiera – Capital de Trabajo

Con el ánimo de coadyuvar a la Entidad en el desarrollo del proceso que garantice la escogencia de un corredor de seguros idóneo para prestar el servicio especializado requerido, respetuosamente sugerimos se incluya como indicador financiero la acreditación de un Capital de Trabajo a 31 de Diciembre de 2013 por un valor superior a $5.000.000.000 como mínimo, lo cual en caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes debe acreditarlo de manera independiente.

Lo anterior teniendo en cuenta que, tanto los ingresos como el capital de trabajo de las sociedades corredoras de seguros, representan los recursos indispensables para su operación y son herramientas importantes para el análisis de un contratista, ya que tienen una relación muy estrecha con las operaciones diarias del negocio. En este sentido exigir el valor importante para este indicador permite verificar el capital con que realmente cuentan los proponentes para operar, esto es para cumplir con sus obligaciones no solo frente al ICETEX sino de los demás contratos que tengan ejecución, máxime cuando el corredor seleccionado debe prestar servicios especiales como: programas de prevención de perdidas u administración de riesgos, asesoría en avalúos de bienes muebles e inmuebles, realizar visitas de inspecciones periódicas a cada una de las sedes y lugares en donde realiza actividades de la Entidad, contar con una infraestructura adecuada en sistemas, personal calificado y todo lo demás que implica la atención de un contrato de intermediación en seguros.

En consecuencia, respetuosamente solicitamos se incluya en las condiciones financieras lo sugerido, lo cual además constituye un mecanismo para minimizar los riesgos previsibles del contrato, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

Respuesta del ICETEX: Se mantienen los indicadores financieros de liquidez, endeudamiento y rentabilidad, los cuales se determinaron con base en las necesidades financieras del proceso y teniendo en cuenta que el presupuesto es para efectos fiscales.

 CERTIFICACION DE FALLOS EN CONTRA POR DEMANDAS LABORALES

Con el fin de que el ICETEX cuente con oferentes idóneos en el cumplimiento de todas las obligaciones, incluso laborales y parafiscales, lo cual además ofrece seguridad a la Entidad en la permanencia de personal idóneo de su equipo de trabajo, que para el presente proceso es factor de ponderación y además garantiza que la ejecución del contrato adjudicado sea sólida y confiable, solicitamos se requiera a los proponentes presentar certificación expedida por el Represente Legal del proponente donde declare bajo la gravedad del juramento que no ha sido sujeto de fallos en contra por un Juez de la Republica por demandas laborales, lo cual en el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes debe acreditarlo de manera independiente, so pena de descuento de puntos en la calificación final.

Este requisito permite evaluar más amplia e integralmente la idoneidad de los proponentes, teniendo en cuenta que en un concurso de méritos en el que esencialmente se califica el equipo de trabajo, es fundamental que también se valore el comportamiento xxx xxxxxxxx como empleador en cumplimiento de sus obligaciones patronales, lo cual le garantiza a la Entidad que está seleccionando un contratista que cumple a cabalidad con las mismas y no le dejará expuesto a una posible solidaridad por cuenta de demandas de los empleados xxx xxxxxxxx puestos al servicio del ICETEX, con la consecuente afectación de las garantías de salarios y prestaciones sociales; como lo establece el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo que reza:

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“ARTICULO 34. CONTRATISTAS INDEPENDIENTES.

1º) Son contratistas independientes y, por tanto verdaderos patronos y no representantes ni intermediarios, las personas naturales o jurídicas que contraten la ejecución de una o varias obras o la prestación de servicios en beneficios de terceros, por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con sus propios medios y con la libertad y autonomía técnica y directiva. Pero el beneficiario del trabajo o dueño de la obra, a menos que se trate de labores extrañas a las actividades normales de su empresa o negocio, será solidariamente responsable con el contratista por el valor de los salarios y de las prestaciones e indemnizaciones a que tengan derecho los trabajadores, solidaridad que no obsta para que el beneficiario estipule con el contratista las garantías del caso para que repita contra el lo pagado a esos trabajadores”.

Respuesta del ICETEX: No se acoge la observación, nuestro Manual de Contratación según el Acuerdo 30 de Septiembre de 2013, en el Artículo 37 contempla que la contratación de los intermediarios de seguros corresponde a la Selección Pública del Contratista, por consiguiente el Icetex no tiene ningún vínculo laboral con las personas dependientes del Contratista.

 Equipo de trabajo.

Sugerimos respetuosamente se incluya en el pliego de condiciones que no será tenido en cuenta personal que acredite la calidad de Representante Legal, pues dadas las responsabilidades de su cargo, tiene que dedicar su tiempo y actividad a la realización del ejercicio de la representación permanente de la respectiva sociedad proponente y/o la toma de las decisiones propias de la administración del ente corporativo que regenta, lo cual se opone a la vocación de permanencia y disponibilidad exigida al personal concreto que prestaría el servicio para la Entidad e incumpliendo de eta forma con el perfil ofrecido en la propuesta por el cual se obtuvo el máximo puntaje y adjudicación, razón por la cual ratificamos nuestra respetuosa petición.

Respuesta ICETEX: No se acoge la observación planteada ya que el numeral 4.6 EQUIPO DE TRABAJO Y TIEMPO DE DEDICACIÓN determina con claridad la cantidad de horas/mes que debe dedicar cada uno de los perfiles exigidos por la Entidad.

4. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR XXXXX S.A., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 04 DE FEBRERO DE

2015 A LAS 04:30 p.m.

4.1. Numeral 1.1. – Objeto de la Selección Pública:

Solicitamos al ICETEX incluir dentro del numeral 1.1. – Objeto de la Selección Pública, que el intermediario de seguros seleccionado deberá desarrollar además, las actividades relacionadas con el Seguro de Riesgos Laborales dentro de los xxxxx objeto del proceso de contratación, lo que le permitirá a la Entidad garantizar la integralidad en el control eficiente de los riesgos que pueden adectar en un momento determinado los bienes patrimonilaes y de integridad de sus trabajadores y contratistass, además de optimizar recursos en la identificación, valoración e intervención de los riesgos objeto del Programa de Seguros a contratar.

Respuesta del ICETEX: No se acoge la observación, por cuanto de conformidad con el artículo 81 Decreto 1295 de 1994, reglamentado por el Decreto Nacional 1771 de 1994 y el inciso 2° de su artículo 5° del Decreto Nacional 1530 de 1996, en caso de que el empleador tramite la selección de la ARL a través de intermediario de seguros, será el empleador quien debe asumir la comisión u honorarios que genere por dicha gestión.

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4.2. NUMERAL 3.1 – QUIENES PUEDEN PARTICIPAR:

Consideramos indispensablemente para la atención del Programa de Seguros a contratar por parte del ICETEX, exigir al proponente la acreditación de su domicilio principal o sucursal en la ciudad de Bogotá D.C., con una constitución de por lo menos cinco (5) años , contados a partir de la fecha de cierre del proceso, con lo cual se garantiza un acompañamiento permanente y la inmediatez que se requiere durante la ejecución del Contrato de Intermediación de Xxxxxxx.

Al respecto debemos llamar la atención de la Entidad en este sentido, pues el Corredor de Seguros debe estar en la capacidad de atender y resolver de forma presencial, todos los requerimientos y necesidades del ICETEX, lo que justifica ampliamente que los oferentes cuenten con dicha oficina.

Respuesta del ICETEX: Se mantiene lo establecido en el proyecto xx xxxxxx de condiciones frente a este numeral.

4.3. Numeral 4 – Especificaciones Técnicas mínimas del servicio:

Se indica en el numeral 4) que “el proponente debe comprometerse con su oferta a cumplir con los siguientes servicios básicos excluyentes los cuales deben ser un compromiso suscrito por el representante legal del proponente en los que se incluyan los siguientes, así:

4.1. Propuesta metodológica plan administración de riesgos (…)

4.2. Propuesta de coberturas y condiciones (…)

4.3. Programa de prevención y control de pérdidas (…)

4.4. Programa de seguridad industrial para la prevención de riesgos (…)” (subrayas fuera de texto)

En cuanto a los servicios básicos contenidos en los numerales 4.1, 4.2 y 4.3 es claro que los oferentes deben comprometerse a que en el evento de adjudicación del contrato presentarán los documentos que contengan y desarrollen cada una de las propuestas y programas mencionados.

Sin embargo, en cuanto al Programa de Seguridad Industrial para la Prevención de Riesgos, el numeral 4.4 dispone lo siguiente:

4.4. PROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGOS

El proponente deberá describir el plan de servicios que ofrece sobre seguridad industrial para la prevención y disminución de riesgos. Para el efecto debe presentar y describir las actividades a desarrollar durante el tiempo de la contratación, junto con el respectivo cronograma.

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Dicho programa deberá elaborarse con base en las actividades que desarrolla el ICETEX y en conjunto con la dependencia de la Entidad correspondiente. Para el efecto deberá indicar en forma clara y precisa:

 Objetivos.

 Actividades a desarrollar.

Señalar las ventajas que representa para la entidad cada una de las actividades propuestas.

El proponente deberá ofrecer y desarrollar durante su contratación, un programa de seguridad industrial que atienda los riegos potenciales de las instalaciones y personal de la entidad. Para este efecto se deberá presentar un cronograma de actividades o plan de acción para su aplicación, que deberá contener como mínimo cuatro (4) capacitaciones relativas a

Higiene y Seguridad Industrial, durante el término de ejecución del contrato, asesorías respecto a situaciones generales o particulares que requiere el ICETEX, visitas técnicas para inspeccionar las redes e instalaciones eléctricas locativas, de maquinaria, equipos y herramientas, para controlar los riesgos de electrocución y los peligros de incendio.”

Al respecto, solicitamos a la Entidad aclarar que el programa de Seguridad Industrial para la Prevención de Riesgos debe ser presentado igualmente por el adjudicatario del proceso y NO por los oferentes, toda vez que el mismo requiere, tal y como consigna en el proyecto xx xxxxxx de condiciones, elaborarse con base en las actividades que desarrolla el ICETEX y en conjunto con la dependencia de la Entidad correspondiente, lo que a todas luces significa que solo puede ser realizado por el contratista resultante del presente proceso de selección.

Respuesta del ICETEX: No se acoge la observación, el proponente deberá presentar dentro de su propuesta el programa de seguridad industrial, el cual servirá para que la Entidad revise las condiciones ofertadas, lo cual no es óbice para que una vez adjudicado el contrato, dicho programa sea revisado por las áreas y/o funcionarios responsables al interior del ICETEX, quienes harán efectuarán los ajustes que sean necesarios para que sea aplicable a las necesidades de la Entidad.

4.4 NUMERAL 4.5. – INFRAESTRUCTURA MÍNIMA DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES:

Dentro de las condiciones establecidas por la Entidad, se exige la acreditación de un Centro de Cómputo que cumpla con las normas internacionales sobre seguridad física y lógica.

Al respecto debemos manifestar al ICETEX que las normas internacionales a las que hace referencia no pueden ser aplicadas al cien por ciento (100%) en Bogotá, teniendo en cuenta que en esta ciudad, por ejemplo, NO hay dos proveedores de energía eléctrica, siendo ésta una de las condiciones requeridas internacionalmente.

Adicionalmente, los Corredores de Seguros contamos con una adecuada infraestructura en Sistemas que cumple con los requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad que nos vigila.

Por ello solicitamos que el centro de cómputo que debemos acreditar cumpla con adecuadas condiciones de seguridad física y lógica, sin que éstas sean las normas internacionales.

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Respuesta del ICETEX: De conformidad con el concepto dado por el ingeniero Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx, Director de Tecnología del Icetex, y que se anexa al presente documento, se acoge la observación, se incluirá en el pliego de condiciones definitivo, y el numeral 4.5 quedará así:

“4.5. INFRAESTRUCTURA MÍNIMA DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES

El proponente deberá presentar para el cumplimiento de este requisito la siguiente información:

a) Descripción de la Estructura Organizacional, Operativa y Técnica: el proponente deberá presentar su estructura a través de un organigrama, plan de trabajo, atención y descripción de funciones que ofrece para la prestación del servicio.

En caso de ofertas presentadas bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, el plan de trabajo deberá estar ajustado a lo descrito en el documento de asociación y al personal propuesto.

b) Infraestructura en materia de Sistemas: El proponente deberá acreditar mediante certificación firmada por su representante legal y una breve descripción de la infraestructura en materia de software especializado para el manejo y administración del programa de seguros del ICETEX.

Para el efecto el oferente deberá entregar las especificaciones técnicas y administrativas que le permitan al ICETEX establecer las ventajas comparativas respecto de los programas tradicionales.

El ICETEX se reserva el derecho de verificar en las instalaciones de la Entidad y del proponente la funcionalidad y conectividad del programa ofrecido, para lo cual, el día del cierre del presente proceso, indicará la fecha y hora de realización de la demostración correspondiente.

NOTA: Para estos efectos se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

 Conectividad y/o comunicación (Internet, ADSL, RDSI, Otros)Performance de la Base de Datos (SQL, Oracle, Sysbase, Exclusivamente) Seguridad

 Facilidad de Consulta

 Información Centralizada

 Recursos Informáticos suministrados por el oferte para el manejo de la información; servidores; medios de comunicación; dispositivos de seguridad; entre otros.

 Políticas de Backup de la Información.

La descripción de estos elementos deberá estar debidamente descrita y detallada en su propuesta para permitir al ICETEX la verificación y evaluación de la misma.

a) Manejo del Programa de Seguros Pólizas Generales:

Descripción del software para manejo integral de las pólizas del ICETEX, el cual deberá contar con los siguientes módulos de manejo de información y reportes:

 Resúmenes de seguros,

 Control de Vencimientos

 Control de Cartera (primas pagadas, pendientes y CDP´s)

 Control de Siniestros

 Otros relacionados exclusivamente con el manejo y administración de programas de seguros

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b) Infraestructura en Materia de Comunicaciones

El proponente deberá describir la infraestructura en materia de comunicaciones que coloca al servicio del ICETEX para garantizar una adecuada comunicación entre los funcionarios de la Entidad y el personal propuesto.

4.5 NUMERAL 4.6 – EQUIPO DE TRABAJO Y TIEMPO DE DEDICACION:

 La entidad exige el siguiente Equipo de Trabajo:

El personal que conforma el equipo de trabajo exigido por ICETEX estará conformado por mínimo cuatro (4) personas así:

 Dos (2) Profesionales: Abogados especializados en seguros con disposición permanente para atender al ICETEX de 64 horas/mes y experiencia mínima de 5 años en seguros.

 Un (1) profesional en áreas de economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería, con especialización en Administración de Riesgos y Seguros y/o Gerencia de Riesgos y Seguros y/o Derecho de los Seguros con experiencia mínimo cinco (5) años de experiencia en intermediación de seguros y en la asesoría de empresas del sector público, en los temas requeridos por la Entidad; con disposición permanente para atender al ICETEX de 96 horas/mes, quien ejercerá el rol de PERSONAL DE ENLACE.

 Un (1) Tecnólogo en administración de seguros con experiencia mínima de 1 año en temas relacionados con seguros, y disposición permanente para atender al ICETEX de 64 horas/mes

En relación con el profesional en áreas de economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería, nos permitimos solicitarle a la Entidad, aceptar que este profesional acredite cualquier formación profesional, siempre y cuando demuestre la experiencia en intermediación de seguros y en asesoría de empresa del sector público, teniendo en cuenta que los Corredores de Seguros cuentan dentro de su nómina con perfiles que si bien no coinciden con los pregrados requeridos, si cuentan con amplísima experiencia en asesoría e intermediación de seguros de Entidades del Sector estatal.

Igualmente resulta necesario que el ICETEX amplíe la especialización del citado profesional, teniendo en cuenta que la de “Administración de Riesgos y Seguros” se constituye en una formación académica limitante y excluyente, toda vez que solo al Universidad de San Xxxxxxxxxxxx de Cali y la EAFIT cuentan con esta especialización. Por ello requerimos que la Entidad amplíe dicha formación académica a RIESGOS Y/O SEGUROS, porque la mayoría de las universidades que dictan posgrados en seguros, incluyen dentro de su pensum, materias referentes a la administración de riesgos y prevención de pérdidas.

Respuesta del ICETEX: Se mantienen los perfiles exigidos en el proyecto xx xxxxxx de condiciones; no obstante, en lo relativo a la ampliación de la especialización del profesional en áreas de economía y/o administración y/o contaduría y/o ingeniería, la Entidad dio alcance las especializaciones en la respuesta a la observación planteada de AON Risk y en la respuesta a la observación planteada por Valencia & Xxxxxxxx.

 Por otra parte, el numeral 4.6 estableció:

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“El proponente mediante el ANEXO 9- COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

debidamente diligenciado y firmado por el representante legal deberá certificar que en caso de ser adjudicatario del contrato presentará dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha del acta de inicio, las hojas de vida y los documentos que soporten el nivel de escolaridad, tarjeta profesional (en los casos exigidos por Ley) y experiencia laboral, de cada una de las personas que conformarán el equipo de trabajo en la cual se deberán reflejar las responsabilidades asignadas a cada uno de ellos para la intermediación y administración del programa de seguros de la Entidad.

Las certificaciones laborales que deben aportar, una vez adjudicado el contrato, deben contener como mínimo lo siguiente:

- Nombre o razón social de la entidad que certifica.

- Funciones

- Nombre y firma del funcionario competente, quien expide la certificación.

- Dirección y teléfono de la entidad que certifica.”

De la lectura del citado párrafo, consideramos necesario que la Entidad confirme que los proponentes NO deben presentar con su oferta ni las hojas de vida, ni los documentos que soporten el nivel de escolaridad, tarjeta profesional (en los casos exigidos por Xxx) y experiencia laboral de cada una de las personal que conforman el Equipo de Trabajo, toda vez que éstos solo deben ser aportados una vez adjudicado el contrato por parte del contratista seleccionado.

Respuesta del ICETEX: Se aclara que para el cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes el proponente solo deberá diligenciar y firmar el Anexo No. 10 - COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO, no obstante si el proponente aspira a obtener la puntuación establecida en numeral EXPERIENCIA DEL PERSONAL DE ENLACE - EJECUTIVO DE CUENTA- (300 PUNTOS), deberá allegar la hoja de vida del personal ofrecido, así como los soportes de los títulos académicos, tarjeta profesional (en caso de que la Ley así lo tenga establecido), y certificaciones laborales. Así como que las certificaciones deberán contener al menos: 1) Nombre o razón social de la entidad que certifica, 2) funciones, 3) tiempo de experiencia (fecha de inicio – fecha finalización), 4) nombre y firma del funcionario competente, 5) dirección y teléfono de la entidad que certifica.

4.6 NUMERAL 5.1 – PREPARACION DE LAS PROPUESTAS:

Teniendo en cuenta que en este proceso, los oferentes no presentan oferta económica, sugerimos al ICETEX, revisar el citado numeral y suprimir todas las menciones que se hacen de la misma.

Respuesta del ICETEX: Se acepta observación y se eliminara el formato de oferta económica en el pliego de condiciones definitivo.

4.7 NUMERAL 5.9.1.8 – GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

El numeral 5.9.1.8 exige la presentación de una Garantía de Seriedad de la Oferta en las siguientes condiciones: “El proponente para presentar su propuesta deberá constituir una garantía a favor de entidades estatales expedida en “FORMATO PARA ENTIDADES PUBLICAS” a favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TECNICOS EN EL

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EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX – NIT 899.999.035-7 con una compañía de seguros o entidad bancaria, establecida en el país y cuya póliza matriz este aprobada por la Superintendencia Financiera, GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA por el DIEZ POR CIENTO (10%) del valor del presupuesto del presente proceso, por un término de validez de tres (3) MESES, contados a partir del cierre del plazo para la presentación de las propuestas. Este documento deberá presentarse en original y estar debidamente firmado por el proponente”.

Al respecto se hace necesario que el ICETEX modifique dicha exigencia, de tal manera que la cuantía de la Garantía de Seriedad de la Oferta corresponda al diez por ciento (10%) de las comisiones que recibirá el Corredor de Seguros seleccionado, las cuales, por regla general, equivalen al diez por ciento (10) del Programa de Seguros a contratar por la Entidad Contratante.

Exigir una cuantía xxx xxxx por ciento (10%) del presupuesto del presente proceso significa que el proponente debe asegurar el ciento por ciento (100%) de sus comisiones, es decir, el cien por ciento (100%) de lo que equivaldría al “valor de su contrato”.

Respuesta del ICETEX: La garantía deberá constituirse por el 10% del presupuesto oficial para la contratación del programa de seguros. El valor aproximado del programa de seguros con vigencia 2 años es la suma de DOS MIL NOVENTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS CATORCE MIL NOVECIENTOS CINCO PESOS $ 2.098.514.905.

4.8. El numeral 5.9.1.9 dispuso:

5.9.1.9 Seguro de Responsabilidad Civil Profesional

“Seguro de Responsabilidad Civil Profesional: El corredor de seguros deberá acreditar la existencia de un seguro de responsabilidad civil profesional para cubrirse de errores y omisiones en la prestación de servicios de este contrato de seguros, con un valor asegurado no inferior a CIENTO VEINTITRÉS MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MCTE ($123.200.000,oo) y adjuntando copia del mismo, éste debe estar vigente a la fecha de presentación de la oferta. El oferente se obliga a mantenerlo vigente durante el término de la duración del contrato, si éste llegare a resultarle adjudicado. En caso de consorcios y uniones temporales, cada participante deberá acreditar por separado, la existencia de la póliza, en virtud de las solidaridad que les liga y vincula con la entidad.”

En relación con la póliza de responsabilidad civil profesional (errores y omisiones), la cual se encuentra diseñada para indemnizar a terceros a consecuencia de errores y omisiones cometidos por el asegurado y/o empleados en el desempeño de sus funciones profesionales, consideramos importante que el ICETEX exija que dicha póliza no incluya ningún condicionamiento de agotar cobertura primaria con pólizas del Grupo Económico del proponente contratada en el exterior, ya que la póliza contratada en estas condiciones no prestaría mérito ejecutivo, y estaría sujeta, en primera instancia a hacer efectiva una póliza contratada en el exterior la cual carece de jurisdicción y por lo tanto no está sujeta a la legislación colombiana.

Para tales efectos sugerimos incluir en este numeral la siguiente aclaración: El seguro de responsabilidad civil profesional (errores y omisiones) deberá ser autónomo y su cobertura no podrá estar condicionada a la afectación de otros seguros.

Respuesta del ICETEX: Se acoge la observación planteada, se incluirá en el pliego de condiciones definitivo, y en consecuencia el numeral 5.9.1.9 quedará así:

“5.9.1.9. Seguro de Responsabilidad Civil Profesional

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Seguro de Responsabilidad Civil Profesional: El corredor de seguros deberá acreditar la existencia de un seguro de responsabilidad civil profesional para cubrirse de errores y omisiones en la prestación de servicios de este contrato de seguros, con un valor asegurado no inferior a CIENTO VEINTITRÉS MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MCTE ($123.200.000,oo) y adjuntando copia del mismo, éste debe estar vigente a la fecha de presentación de la oferta. El oferente se obliga a mantenerlo vigente durante el término de la duración del contrato, si éste llegare a resultarle adjudicado. En caso de consorcios y uniones temporales, cada participante deberá acreditar por separado, la existencia de la póliza, en virtud de las solidaridad que les liga y vincula con la entidad.

El seguro de responsabilidad civil profesional (errores y omisiones) deberá ser autónomo y su cobertura no podrá estar condicionada a la afectación de otros seguros.”

4.8. NUMERAL 5.9.1.14 – CERTIFICACION BANCARIA:

Toda vez que en este proceso de contratación, los oferentes no presentan oferta económica, sugerimos a la Entidad, suprimir la exigencia de aportar Certificación Bancaria en la que se establezca la cuenta bancaria para la realización de los recursos, de acuerdo con el valor y la forma de pago establecido en el contrato.

Respuesta del ICETEX: No se acoge esta observación, dado que en nuestros Procesos y Procedimientos de la Entidad exige unos requisitos mínimos para las personas jurídicas donde este es uno de ellos adicionalmente se aclara al interesado que para crear el tercero en el sistema del ICETEX como contratista independiente de que se generen o no pagos debe existir este documento.

4.9 NUMERAL 5.9.3.2. – PERSONAL MÍNIMO DEL SERVICIO:

Sugerimos a la Entidad Aclarar que el Anexo correspondiente al Personal mínimo Requerido que debe ser diligenciado es el No. 10 y no el No. 13, toda vez que éste hace referencia a la experiencia específica del proponente en asesoría para estructuración de procesos contractuales.

Respuesta del ICETEX: Se acoge la observación y se incluirá en el pliego de condiciones definitivo, el cual quedará así: “5.9.3.2. PERSONAL MÍNIMO DEL SERVICIO (DILIGENCIAR ANEXO No. 10)

El ICETEX requiere para el desarrollo del objeto del presente proceso, un Personal Mínimo, el cual se encuentra incluido dentro del recurso humano exigido en las especificaciones técnicas del proceso de selección, Anexo No. 10 del presente pliego de condiciones.

El proponente deberá presentar debidamente diligenciada y suscrita por el representante legal y bajo la gravedad del juramento una manifestación expresa con la cual se compromete a suministrar el personal requerido de acuerdo con el perfil, formación y experiencia establecida en el Anexo No. 10 (Diligenciar Formato)

Esta manifestación del compromiso adquirido por el proponente servirá de base al supervisor del contrato designado, para que al inicio del contrato y durante su ejecución, verifique el cumplimiento por parte del contratista el perfil, formación académica y experiencia solicitando los soportes para ello (hojas de vida, certificaciones de experiencia, actas de grado, etc.) al momento de la suscripción del acta de inicio del contrato.”

4.10 NUMERAL 6.3.6 – CRITERIOS DE DESEMPATE:

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Se estipula en este numeral:

En caso de presentarse un empate en la calificación de dos (2) o más PROPONENTES, el ICETEX seleccionará al PROPONENTE que obtenga:

1) Mayor puntaje establecido en el criterio de calificación de “EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE EN ASESORIA DE ESTRUCTURACION DE PROCESOS CONTRACTUALES”, en caso de persistir el empate,

2) Mayor xxxxxxx en el criterio de calificación de “EXPERIENCIA DEL PERSONAL DE ENLACE (EJECUTIVO DE CUENTA)”, en caso de mantenerse el empate,

4) Se preferirá a aquel proponente que no haya sido objeto de reducción de puntaje; en caso de persistir el empate,

5) Se preferirá a aquel proponente que tenga dentro de su nómina personal discapacitado;

6) Se preferirá a aquel proponente cuyo origen sea nacional; en caso de persistir empate,

7) EL ICETEX acudirá al mecanismo de sorteo por balotas” (negrillas fuera de texto).

En cuanto al factor de desempate contenido en el numeral 5) citado, requerimos que el ICETEX de estricto cumplimiento a lo establecido en el literal a) del artículo 24 de la Ley 361 de 1997, el cual preceptúa:

“Los particulares empleadores que vinculen laboralmente personas con limitación tendrán las siguientes garantías:

a) A que sean preferidos en igualdad de condiciones en los procesos de licitación, adjudicación y celebración de contratos. Sean estos públicos o privados si estos tienen en sus nóminas por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la presente ley debidamente certificadas por la Oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad a un año; igualmente deberán mantenerse por un lapso igual al de la contratación”; (negrillas fuera de texto).

Es decir y tal como lo ha reconocido la Corte Constitucional en Sentencia T-684 A del 14 de septiembre de 2011 “el marco constitucional esbozado hasta el momento marca pues el camino que debe seguir el intérprete y el aplicador de la normativa contenida en la Ley 361 de 1997, y que dispone que en todo proceso “licitación, adjudicación y celebración de contratos, sean estos públicos o privados” 41 deberá implementarse la acción afirmativa consistente en la preferencia, en caso de empate, de aquellos proponentes que hubieren incluido en sus nóminas al menos el 10% de trabajadores en condición de discapacidad.

De acuerdo a lo anterior, debe reiterarse que este articulo contiene un criterio de desempate universal, y aplicable en cualquier ámbito relacionado con el proceso de contratación, en virtud del cual deberá preferirse a aquel proponente, cuando dos o más obtengan la misma calificación, que cumpla la hipótesis normativa de contar en su nómina con por lo menos el 10% de empleados en condición de discapacidad, situación que debe ser certificada por la oficina de trabajo respectiva, Eta disposición resulta ser un incentivo para que las empresas que participan en procesos de adjudicación tendiente a que se amplíe la oferta de puestos de trabajo disponibles para personas en situación de discapacidad, facilitando con ello su integración al mercado laboral. Siendo esto así, resulta claro la primera dimensión protegida por la norma se encamina a ofrecer una medida afirmativa en favor de la población en situación de discapacidad que busca su integración efectiva al mercado laboral, y con ello, mitigar la discriminación histórica que han sufrido las personas con discapacidad en aspectos relacionados con el derecho al trabajo” (negrillas y subrayas fuera de texto).

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En conclusión, no basta que los proponentes acrediten que tienen dentro de su nómina personal discapacitado, sino que debe darse estricto cumplimiento a lo establecido en el literal a) del artículo 24 de la Ley 361 de 1997.

Respuesta del ICETEX: No se acepta esta observación ya que la Entidad mantiene las directrices adoptadas por el comité de contratación y/o de evaluación de la Entidad, en cuanto a criterios de desempate tan como lo contempló en el proyecto xx xxxxxx de condiciones y como se ha establecido en varios procesos de selección pública del contratista en varias oportunidad en la Entidad tal y como lo puede evidenciar en la página web del ICETEX y en el SECOP.

Respuestas revisadas y validadas por el Comité de Contratación en sesión del 17/02/2015.

Bogotá, 18 de Febrero de 2014