Documentos: Directrices y Guías 4
2022 ITTF CAMPEONATO PANAMERICANO MASTER| CONTRATO GENERAL – DIRECTRICES PARA ORGANIZADORES
1. TERMINOS GENERALES 4
Documentos: Directrices y Guías 4
Enmiendas 4
LOC (comité Organizador) 5
Cantidad de días del evento 5
Cantidad de días de etapa preliminar 5
Premio económico 5
Seguros del evento 5
Otros eventos 5
Cancelación del evento 5
Incumplimiento del Contrato / Directivas Generales 6
2. INFORMACIÓN DEPORTIVA ESPECÍFICA 6
Eventos (categorías, modalidad Individual y Equipos. 6
Sistema de Juego 7
Clasificación 7
Sorteo 7
Calendario General 7
Inspección 7
Horarios específicos en el calendario de competencia 8
3. PROSPECTO/INSCRIPCIONES 8
Prospecto 8
Formulario de inscripción 8
Plazos 8
Acreditación y valor de inscripciones 9
Cancelación 9
Cambios en las inscripciones 9
4. INSTALACIONES DE JUEGO/EQUIPAMIENTO 9
Instalaciones para el evento principal 9
Instalaciones de practica / Equipamiento 10
Equipamiento – marca y color 10
Mesa de control técnico / operativo 10
5. OTRAS FACILIDADES 11
Instalaciones de prensa 11
Sala de Jugadores 11
Instalaciones VIP 11
Vestidores 11
6. HOSPITALIDAD 11
Opciones de Hospitalidad 11
Hoteles 11
Comidas 12
7. TRANSPORTACION 12
Servicio de llegada 12
Servicios de partidas 12
Servicio de transporte (Hoteles / Pabellón) 13
Servicio de Transporte Publico 13
8. PERSONAL 13
Oficiales ITTF 13
Hospitalidad para los Oficiales ITTF 14
Cuota de entrada 14
El LOC debe pagar a la ITTF-Américas el 50 % de la tarifa recibida por las inscripciones internacionales, hasta $7500 USD 14
El LOC puede decidir cobrar o no la cuota de inscripción a los jugadores locales. 14
Director del Torneo 14
Anunciador (MC) 15
Oficial de prensa 15
Fotógrafo 15
Oficiales de Partido 15
Personal y Voluntarios 16
Ball Boys 16
Separadores electrónicos 16
9. FUNCIONES / SERVICIOS 16
Control de Raquetas 16
Área de llamadas 16
Servicios Médicos 17
Servicio de resultados 17
10. OTRAS OBLIGACIONES DE LOS JUGADORES 18
11. PRODUCCION DE TV/TRANSMISION EN VIVO (LIVE STREAMING) 18
12. MEDIA / PROMOCION 18
13. PRESENTACION DEPORTIVA 18
13.1. Ceremonias 18
14. IMPLEMENTACION DE LOS AUSPICIANTES 19
14.1. Marca 19
15. NOMBRES Y NÚMEROS DE CONTACTO 19
1. TERMINOS GENERALES
Este documento forma parte del acuerdo entre la Federación Internacional de Tenis xx Xxxx (ITTF), Confederación Panamericana de Tenis xx Xxxx (ITTF-AMERICAS) y el Comité́ Organizador (LOC) del evento (Asociación Nacional (NA) o cualquier otro organismo asignado a la organización del evento por la (NA). La ITTF-Americas es responsable de los aspectos de marketing.
El LOC tiene el deber de tomar todas las medidas que considere necesarias para el éxito del evento. Sin embargo, dichas medidas estarán sujetas a la aprobación de la ITTF e ITTF - Americas. Además, el LOC debe trabajar estrecha y eficientemente con el personal de la ITTF e ITTF-Americas para seguir el progreso en la organización del evento, proporcionando todos los planes y pruebas de la implementación de todos los requisitos.
La ITTF-Americas, ITTF y el LOC acuerdan que los siguientes términos y condiciones se apliquen al evento.
Las partes acuerdan que se aplicarán los siguientes términos y condiciones para el 2022 ITTF Campeonato Master:
Documentos: Directrices y Guías
a. La ITTF publica varias "Directivas" y "Guías", que son la base de los estándares organizacionales básicos que deben cumplir los eventos Panamericanos:
• Directivas para el Campeonato Panamericano Master
• Guías de implementación de los patrocinadores (Mapa de las áreas de Juegos)
• Guías para la producción de Televisión & Graficas de TV
• Guía de Medios
• Política del Ranking predeterminada por la no presentación
• Manual de la ITTF
• Requerimientos del Control de Raqueta
• Servicios de los Jugadores
• Protocolos COVID-19
La ITTF-Americas es responsable de:
• Pedirle al LOC que firme un formulario de declaración, confirmando el acceso a las ultimas versiones de todos los documentos que forman las “Directivas del evento”, todas marcadas con “Versión_AÑO_MM_DD”.
Enmiendas
El documento “Pautas para eventos” constituye una parte integral del “Acuerdo contractual de eventos” y puede modificarse periódicamente según sea necesario.
Enmiendas:
• Puede ocurrir durante o después de cada inspección del sitio de la ITTF e ITTF-Americas.
• Puede ocurrir dependiendo los cambios debido al COVID-19.
• No tendrá́ lugar sin que la ITTF e ITTF-Americas lo discuta con el LOC.
• Se comunicará por escrito y la versión modificada del archivo incluirá todos los márgenes para una referencia más fácil.
• Será confirmado entre las dos partes y la ITTF e ITTF-Americas enviará una versión limpia del documento modificado para que ambas partes lo confirmen y lo firmen.
LOC (comité Organizador)
La Asociación Nacional y las autoridades locales forman colectivamente el COL.
Sin embargo, la Asociación Nacional es en última instancia responsable ante la ITTF e ITTF- Américas, por todos los asuntos relacionados con el evento.
El LOC es responsable de:
• Contratar la cantidad adecuada de empleados (incluidos, entre otros, Gerente de medios, Gerente técnico, Gerente de resultados, Gerente de operaciones de la sede, Gerente de logística, Gerente de transporte, Seguridad Gerente, Gerente de Acreditación, etc.)
• Involucrar a un número suficiente de voluntarios para una preparación e implementación sin problemas del evento, como se detalla en estas pautas.
• Seguir los protocolos COVID-19 con los profesionales adecuados.
Cantidad de días del evento
Total de días: 5 días
Cantidad de días de etapa preliminar
Días de la etapa preliminar por evento: 2 días de equipos y 1 día de individuales
Premio económico
El ITTF Campeonato Panamericano Master no cuenta con premio económico
Seguros del evento
El LOC será́ responsable de la compra de un seguro durante el periodo del evento (incluidos los días de calificación y la llave principal) para cubrir cualquier emergencia de sus empleados, participantes y voluntarios; sin embargo, el COL no se hará́ responsable en absoluto de los gastos de las delegaciones participantes debido a COVID-19 si se presenta algún caso.
Todas las delegaciones participantes deben proporcionar un seguro de viaje que incluya COVID- 19 antes de llegar al país anfitrión.
Otros eventos
a. El Comité Organizador no puede realizar eventos adicionales, en paralelo con el Campeonato Panamericano Master.
Cancelación del evento
En caso de que el evento no sea desarrollado o cancelado, por la razón que sea (excepto una situación natural como huracán, terremoto, tsunami, terrorismo, pandemia, etc.), la asociación anfitriona será responsable de todas las consecuencias, incluidas, entre otras, las pérdidas financieras y logísticas realizadas por la (s) AN (s) participante (s) y la ITTF.
Si el evento es cancelado:
a. En cualquier momento antes de la fecha de inicio del evento, la asociación anfitriona no recibirá eventos Panamericanos por 3 años.
b. Dentro de 3 meses antes de la fecha de inicio del evento, la asociación anfitriona recibirá una multa económica de US$5.000, más cualquier pérdida de patrocinio sufrida por la ITTF e ITTF-Americas o costos incurridos por la ITTF, ITTF-Americas o AN (s), además la asociación anfitriona no recibirá eventos Panamericanos por 3 años.
Incumplimiento del Contrato / Directivas Generales
La Asociación Nacional como organizador (COL) del ITTF Campeonato Panamericano Master, mencionado en el acuerdo específico firmado, se compromete a cumplir con las siguientes directivas. Cualquier incumplimiento de los requisitos y de los puntos del contrato / directivas generales podría tener consecuencias financieras, en forma de deducción de la contribución de la ITTF.
2. INFORMACIÓN DEPORTIVA ESPECÍFICA
Eventos (categorías, modalidad Individual y Equipos.
a. Individual Obligatorio:
• Categoría 35-39 años Individual Femenino y Xxxxxxxxx (nacidos entre 1987-1983 )
– Obligatorio
• Categoría 40-44 años Individual Femenino y Masculino (nacidos entre 1982-1978) –
Obligatorio
• Categoría 45-49 años Individual Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx (nacidos entre 1977-1973) –
Obligatorio
• Categoría 50-54 años (Individual Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx (nacidos entre 1972-1968)
– Obligatorio
• Categoría 55-59 años Individual Femenino y Xxxxxxxxx (nacidos entre 1967-1963)
– Obligatorio
• Categoría 60-64 años Individual Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx (nacidos entre 1962-1958) –
Obligatorio
• Categoría 65-69 años Individual Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx (nacidos entre 1957-1953) –
Obligatorio
• Categoría 70-74 años Individual Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx (nacidos entre 1952-1948) -
Obligatorio
• Categoría 75-79 años Individual Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx (nacidos entre 1947-1943) -
Obligatorio
• Categoría 80+ años Individual Femenino y Masculino (nacidos antes o en 1942)
• Obligatorio
b. Equipos Obligatorio:
• Categoría 35-44 años Equipos Femenino y Masculino (Nacidos entre 1987-1978)
Obligatorio
• Categoría 45-54 años Equipos Femenino y Masculino (Nacidos entre 1977-1968)
Obligatorio
• Categoría 55-64 años Equipos Femenino y Masculino (Nacidos entre 1967-1958)
Obligatorio
• Categoría 65-74 años Equipos Femenino y Masculino (Nacidos entre 1957-1948)
Obligatorio
• Categoría 75+ años Equipos Femenino y Masculino (Nacidos antes o en 1947)
Obligatorio
Sistema de Juego
a. Equipos Masculino & Femenino:
El evento de equipos se realizara con el sistema xx Xxxxxxxxxx.
El evento de equipos se jugará en 2 etapas:
- Primera Etapa - Grupos mínimo 3 y máximo 4 “Sistema de todos contra todos”,
- Segunda Etapa - Simple Eliminación.
Todos los partidos se jugarán al mejor de 5 juegos, en todas las etapas de esta competencia.
b. Individual Masculino y Femenino:
El evento de equipos se jugará en 2 etapas:
- Primera etapa - Grupos “Todos contra todos” se jugará en grupos de 3 y 4 la primera etapa,
- Segunda etapa – Simple Eliminación.
Todos los partidos se jugarán al mejor de 5 juegos.
Clasificación
El Campeonato Panamericano Master no es un evento clasificatorio.
Sorteo
a. El sorteo oficial para la primera etapa de individuales se llevará a cabo 2 días antes del primer día de competencia, 12:00 hora local por sistema de serpiente.
b. El sorteo del evento de equipos se realizará un día antes de empezar la competencia, no más tarde de las 18:00 horas.
c. El sorteo será conducido por el Juez General XXXX y asistido por el ITTF Competition Manager.
d. La siembra se realizará con el último Ranking Mundial de Equipos de la categoria, y el Ranking Mundial de Individuales con separación por asociación antes de la competencia.
Calendario General
a. Obligatorio: 5 días
• Días 1, 2, 3 para el evento de Individual
• Días 3, 4, 5, para el evento de equipos
b. Para opciones del calendario de clasificación, por favor póngase en contacto con el ITTF Competition Manager de Pan América para más detalles. El ITTF Competition Manager ayudará a proporcionar el calendario.
Inspección
Los eventos Panamericanos tendrán una inspección previa antes del evento con un mínimo de 2 días y un máximo de 4 días, El Competition Manager ITTF de Pan América coordinará con el Comité Organizador las posibles fechas.
Las responsabilidades de la ITTF y el Comité Organizador para esta inspección son:
a. La ITTF cubrirá los gastos de vuelo del representante de ITTF Pan América en Marketing y Competición.
b. El Comité Organizador cubrirá la hospitalidad que incluye (transporte, comidas, acomodación) durante la inspección.
Horarios específicos en el calendario de competencia
a. El horario más temprano para empezar los partidos será a las 09:00 am durante todos los días.
b. Todo el cronograma del evento será preparado por el ITTF Competition Manager, en función de las necesidades de la TV y las condiciones locales que se coordinarán con el COL si es necesario.
c. El calendario de competencia será aprobado por el ITTF Competition Manager:
• Horarios: 30 días de anterioridad después del cierre de inscripción.
d. El calendario del evento debe ser aprobado entre el CO y el ITTF Competition Manager del evento o el Director de Competencia de la ITTF.
3. PROSPECTO/INSCRIPCIONES Prospecto
El “Prospecto” es un documento “invitación” para todas las AN(s), invitadas que desean participar en el evento. El Prospecto:
a. Contiene información específica relacionada con el evento, ej. Fechas, ubicación, tarifa de alojamiento por personas acompañantes, fechas límite para las inscripciones, obligación de los jugadores, etc.
b. Proporcionado por la ITTF, en una plantilla común para todos los Campeonatos Panamericanos Master
c. Debe ser completado por el COL y devuelto al ITTF Pan Am Competition Manager o al Director de Competencia de la ITTF para su aprobación final.
d. Será confirmado a su debido tiempo y publicado con al menos 2 meses antes del evento en la página del evento.
Formulario de inscripción
El formulario de inscripción deberá ser:
a. Preparado por ITTF- Americas, (se usará el sistema de inscripción Online o archivo Excel).
b. Al menos 4 meses antes de la competencia, el LOC debe crear y habilitar un acceso en línea con toda la información del evento y que permita el pago con tarjeta de crédito y con la opción de cargar una copia del pasaporte o residencia para la validación de elegibilidad.
c. Una plantilla común para todos los campeonatos Panamericanos de Veteranos para alojamiento y detalles de viaje
d. Publicado en la página del evento junto al prospecto.
e. Completado por las AN (s) que participan en el Evento y enviado a la ITTF- Americas y al COL.
Plazos
a. Fecha límite de inscripciones finales: 30 días antes de la fecha de inicio del evento.
No se aceptarán inscripciones tardías.
b. Fecha límite para cancelaciones de inscripciones: 3 días antes de la fecha de inicio del evento a las 12:00 hora local. Después de este plazo, se aplicará la multa por la política de no presentación.
c. Fecha límite para la cancelación de la habitación: será mínimo 5 días antes de la fecha de inicio del evento.
d. Tiempo límite de pago: se acordará 2 días antes de la fecha de inicio del evento. Si una asociación desea realizar el pago mediante transferencia bancaria o pago con tarjeta de crédito, el OC debe recibir el dinero en su cuenta bancaria antes de la fecha límite indicada en el punto "Plazos" del Prospecto. Si el monto no se transfiere para esta fecha, el OC puede solicitar el pago en efectivo en el sitio, de modo que la delegación participante tenga derecho a recibir sus acreditaciones.
e. Fecha límite para todos los jugadores: 10 días antes de la fecha de inicio del evento.
Acreditación y valor de inscripciones
• La delegación oficial puede tomar el paquete oficial ofrecido por el LOC, el LOC debe proporcionar acreditación obligatoria para los jugadores, entrenadores, delegados, oficiales de la ITTF. Autoridades, personal panamericano de la ITTF, personal local.
Cancelación
a. Cancelaciones después de la fecha límite:
Los jugadores que cancelen su participación después de la fecha final, serán pasibles acreedores de severas sanciones económicas
Esta penalidad se obviará presentando un certificado médico, certificado por un doctor profesional y calificado.
• Se aplicará un cargo de cancelación de US $ 50 por cada jugador cancelado después de la fecha límite final de inscripción. Se cobrará también una tarifa de cancelación para todos los entrenadores, médicos, acompañantes, delegados que también hayan reservado el paquete oficial del hotel y cancelen su participación.
b. Valor por cancelación de Hotel:
• Además de la tarifa de cancelación, habrá un cargo adicional por el costo de una noche (paquete de hospitalidad oficial en una habitación doble).
• Si la cancelación de la habitación se realiza 5 días antes de comenzar la competencia, habrá un cargo de todas las noches (paquete de hospitalidad oficial).
• Es responsabilidad del COL informar al Competition Manager del torneo antes del final del evento sobre los pagos pendientes de valores de cancelación. Si no se recibe la información, la ITTF no considerará las solicitudes tardías y el COL deberá resolver los pagos pendientes directamente con las AN (s) en cuestión.
• AN(s) con pagos pendientes de valor (s) de cancelación, no se podrán inscribir a ningún evento ITTF, hasta que el pago no se cumpla.
NOTA: Sin algún miembro de una delegación es detectado con una prueba de COVID positiva
3 o 2 días antes de la competición, esta obligación puede ser desestimada. La AN deberá presentar las pruebas correspondientes firmada por una autoridad oficial.
Cambios en las inscripciones
Cambios en las inscripciones individuales después de las fechas límites, están permitidas de la siguiente manera:
a. Los cambios, después de la fecha límite de inscripción final, están permitidos, pero la AN no puede incluir más jugadores después de la fecha límite, este cambio debe solicitarse y debe ser aceptado por el Gerente de Competencia o el Coordinador del Programa de Veteranos.
4. INSTALACIONES DE JUEGO/EQUIPAMIENTO Instalaciones para el evento principal
Los eventos principales son el “show” de nuestro deporte.
Siguiendo las Reglas & Regulaciones para los eventos principales en los ITTF Campeonatos Panamericanos, además de las reglas y regulaciones del Manual ITTF:
a. La instalación de un área de TV (show-courts) es obligatorio desde el inicio.
b. El tamaño para una área de TV es estándar: 7 m x 14 m y el área de juego está definida por 25 vallas pirámides y 4 esquinas. Mínimo un (1) área deberá tener estas dimensiones y otros pequeños ajustes en el tamaño de las otras siete (9) áreas, las cuales deberán ser acordadas con antelación, en caso de que las dimensiones del lugar no permitan tener más que esta configuración.
c. Todos los costos relacionados con las catorce (14) áreas correrán a cargo de COL.
d. Las mesas principales de exhibición y las otras mesas serán enviadas por COL.
e. Para la mesa(s) de competencia el Comité Organizador contará con mesas de árbitros especiales.
f. El color de todas las marcas publicitarias impresas (A-boards) alrededor de la cancha de TV
/ Show Court deben ser uniformes. El color usado deberá ser cool Gray # 2C.
g. El uso de pisos deportivos aprobados por la ITTF es obligatorio.
h. Cada mesa debe tener las condiciones de iluminación establecida para competencias de Panamericano Master, la cual es de 800 lux uniforme sobre la mesa.
i. La temperatura en cualquier escenario NO PUEDE ser menor a 16°C y mayor a 25°C. si el clima en la ciudad en donde se realizará el evento está por debajo de los 16°C o por encima de los 25°C, el escenario deberá tener Calefacción o Aire Acondicionado.
j. Normalmente, la arena está en preparación y los organizadores deberán dar a los participantes la oportunidad de practicar por lo menos un día antes que empiece la competencia. La sala principal debe estar disponible desde las 10:00 a.m. hasta las 10:00
p.m. para que los jugadores practiquen.
k. Una vez que comience la competencia, la práctica en el pabellón de competencia solo es posible antes del inicio de la primera jornada, a menos que el Competition Manager del evento prepare un horario de práctica para otro (s) período (s), en caso de circunstancias especiales.
l. El escenario debe estar abierto al menos 2 horas antes del primer partido programado, en cada día de competencia
m. La altura del sitio de competición debe ser de al menos 8 metros desde piso hasta las las luminarias
Instalaciones de practica / Equipamiento
Se debe preparar una sala de práctica separada para el evento, y debe:
a. Ser idealmente a poca distancia del pabellón principal, preferiblemente dentro del mismo edificio.
b. Tener SIMILARES condiciones de juego como en el torneo.
c. Tener el mismo equipamiento (marca, tipo y color) que el equipamiento utilizado en la competencia.
d. Tener las condiciones de juego lo más parecido posible a las condiciones de juego de la competencia (xxxx, xxx, temperatura, etc.)
e. Para el evento, se deben instalar al menos 10 mesas de práctica para 8 mesas de Competición.
f. El área de entrenamiento debe estar lista mínimo 2 días antes de la competencia.
Equipamiento – marca y color
a. Mesas: Será provisto por COL y debe ser aprobado por la ITTF.
b. Bolas: Bolas TBD, será provisto por TBD para el evento
x. Xxxxxx: A-Boards (color azul en el interior - color rojo en el exterior). Los anuncios deben ser aprobados por la ITTF. Cualquier otra fila adicional xx xxxxxx debe estar en blanco o impresa con los logotipos del Show Court y el mismo porcentaje.
d. Tipos de Equipamientos: En todas las instalaciones, las mesas deben tener la misma marca y color. Es muy importante que todas las mesas tengan exactamente la misma madera (incluyendo grosor, material, etc.).
Mesa de control técnico / operativo
Se debe instalar una mesa de control con los siguientes requisitos básicos:
• Fuera del Área de Juego, pero muy cerca con acceso directo y vista limpia.
• Suficiente número de escritorios y sillas de trabajo para ~8 personas (8 asientos para reservar para la ITTF, 3 para oficiales de partido y asientos adicionales según sea necesario para el personal y personal del LOC), siguiendo los protocolos COVID-19.
• Número suficiente xx xxxxx de corriente y puertos ethernet, internet por cable.
• Si es necesario, debe haber un PVC de marca adicional u otro material de ~ 20 cm de altura, para cubrir todos los materiales en los escritorios de trabajo.
• Espacio mínimo de 60 cm detrás de las sillas (en posición sentada) para que la gente pueda caminar.
5. OTRAS FACILIDADES
Instalaciones de prensa
Acorde al evento
Sala de Jugadores
La sala de jugadores es obligatoria por todos los 5 días y lo siguiente debe ofrecerse:
• Acceso para jugadores y entrenadores solo con acreditación.
• Snacks, sanduches y frutas en buenas condiciones.
• Refrescos y agua sin cargo.
• Sillas (sofás and sillas confortables) y mesas deberán estar disponibles.
Instalaciones VIP
a. La Sala VIP es obligatorio por los 5 días de competencia y lo siguiente deberá ofrecerse:
• Por lo menos servicio de refrigerios y refrigerios para patrocinadores, invitados, autoridades.
• Los finalistas del evento deben tener acceso a la sala VIP en el día de la competencia final.
Vestidores
Vestidores para hombres y mujeres por separado deberá estar habilitado con duchas y baños.
6. HOSPITALIDAD
Opciones de Hospitalidad
La siguiente opción deberá ofrecerse y presentarse en el prospecto: a.
• Opción 1: Alojamiento en un hotel categoría nivel mínimo 3 estrellas.
• Esta opción incluye la acreditación y hospitalidad completa (Desayuno, almuerzo, cena, transporte Gimnasio- Hotel y Viceversa ). Los paquetes deben ser a precios razonables y el nivel debe de ser uno de los mejores de la ciudad.
b. La hospitalidad deberá pagarse en USD.
Hoteles
a. El prospecto debe incluir el nombre, teléfono y página web del hotel sugerido, a ser utilizado durante la competencia. La categoría del hotel también debe estar indicada.
b. El hotel no se puede cambiar después de que se publique el prospecto. Solo en situaciones que estén fuera del control del CO, se puede acordar un cambio, pero solo con la aprobación previa del ITTF Pan Am Competition Manager. Si se aprueba dicho cambio, todas las ANs deben ser informadas individualmente por el CO para el cambio.
c. El hotel oficial sugerido no debe estar a más de 90 minutos en autobús desde un aeropuerto internacional.
d. La distancia entre el Hotel Oficial y el pabellón de competencia será máximo 30 minutos
en autobús.
e. Los participantes de diferentes AN(s) no pueden compartir dormitorio con excepción que ambas asociaciones soliciten esta opción al CO.
f. Los paquetes de hospitalidad completos deben estar disponibles a partir de 2 días antes de que comience el evento. Los participantes que lleguen antes de los 2 días deben comunicarse directamente con el CO para hacer arreglos especiales.
Comidas
a. Las comidas deben estar disponibles durante el mayor tiempo posible, pero definitivamente durante el tiempo que el horario obligue a los jugadores a jugar. Se recomiendan los siguientes horarios de comidas y servicios para los jugadores que aceptan la hospitalidad que ofrece el LOC. Es posible que sea necesario realizar ajustes para adaptarse al horario de juego.
• Desayuno: de 06:30 a 09:30
• Almuerzo: 11.30 - 15.30
• Cena: 19.00 - 23.00 (o 30 minutos después de que termine el último partido)
B. Si el hotel está a más de 20 minutos del lugar de celebración, el almuerzo debe proporcionarse en el lugar de celebración.
b.
c. Importante: Verifique los protocolos COVID-19
7. TRANSPORTACION
Servicio de llegada
a. El servicio de llegada solo se proporcionará a las delegaciones / personas que soliciten el paquete oficial de hospitalidad y los funcionarios de la ITTF, ITTF-Americas / personal / invitados, Oficiales de partido.
b. El Prospecto debe especificar el tipo de servicio "Llegada y salida", el nombre y el estándar del hotel, el tipo de alojamiento, el servicio de comidas y el transporte que proporcionará a los participantes durante su evento. Para evitar malentendidos, se espera lo siguiente.
c. Los equipos serán encontrados, recibidos, y recogidos en el aeropuerto internacional más cercano, estación de tren o estación de buses que será especificado en el prospecto
d. El “Formulación de inscripción” publicado con el prospecto, debe ser completado por cada AN especificando la fecha y hora de llegada, número de vuelo, línea aérea, etc. para que el COL sepa exactamente cuándo llega cada NA (o jugadores individuales).
e. Si la AN (s) no proporciona al COL la información a tiempo, perderá inmediatamente su derecho al servicio de llegada.
f. Idealmente el CO debería tener mini vans (o buses) para recoger delegaciones o personas individuales con el fin de proporcionar un servicio de llegada sin inconvenientes para cada delegación. Este servicio es gratis.
g. Es importante minimizar el tiempo de espera para las delegaciones a su llegada. Idealmente, cada NA se recogerá por separado y se llevará directamente a su hotel.
h. Uso de autos de cortesía para invitados especiales.
Servicios de partidas
a. El servicio de partidas solo se proporcionará a las delegaciones / personas que soliciten el paquete oficial de hospitalidad y los funcionarios de la ITTF, ITTF-Americas / personal / invitados, Oficiales de partido.
b. Este servicio se proporciona sin cargo de manera similar al servicio de llegada. El “formulario de inscripción” tiene que ser llenado por cada AN durante el evento indicando las horas de salida, los números de vuelo, el aeropuerto, estación de tren o buses, etc. Si esta información ya fue provista por adelantado, el OC debe reconfirmar en caso de cambios tardíos.
c. El COL tiene que prever un servicio de salida que no sea el día posterior a la conclusión del evento. Se recomendará proporcionar un servicio de salida durante el evento para aquellos jugadores o delegaciones que puedan haber sido eliminados antes en la competencia.
Servicio de transporte (Hoteles / Pabellón)
a. El servicio de transporte solo se proporcionara a las delegaciones / personas que soliciten los paquetes de hospitalidad oficial.
b. Si la distancia entre los hoteles y el lugar requiere transporte, esto debe proporcionarse con la mayor frecuencia posible, para servir mejor a los participantes.
c. Siguiendo las reglas & regulaciones sobre los requisitos de transportes: Desde el hotel un servicio de transporte (no paradas – servicio directo), tiene que ser proporcionado en el pabellón.
d. Un mínimo de un (1) transporte por cada 2 horas a y desde el hotel y pabellón son requeridos. Un bus (transporte) tiene que salir del hotel cada 120 minutos y salir del pabellón cada 60 minutos.
e. El primer transporte del día al pabellón debe ser calendado para que salga del hotel 2 horas antes del primer partido calendado en la programación del día.
f. El último servicio de transporte deberá salir inmediatamente después que la competición haya terminado cada día. Se debe esperar una gran cantidad de jugadores para el primer y último transporte del día. El OC debe planificar el número de vehículos en consecuencia.
g. El servicio de transporte tendrá diferentes demandas durante diferentes horas durante el día. Horas “Pico” serán en la mañana, cuando muchos jugadores irán al lugar para prepararse para sus partidos o para practicar. En la Tarde, cuando el mismo patrón comenzará de nuevo, con muchos jugadores preparándose para la sesión de la tarde y algunos para la práctica.
h. Si la "flota de transporte" consta de automóviles, minibuses y autobuses, el CO puede planificar el número de vehículos y la frecuencia, de acuerdo con el cronograma de los partidos.
i. El cronograma de transporte propuesto debe enviarse por adelantado al Competition Manager para su aprobación siguiendo los protocolos COVID-19.
Servicio de Transporte Publico
Habrá servicio de transporte público
8. PERSONAL
Oficiales ITTF
La ITTF tiene un Competition Manager de tiempo completo, cuya responsabilidad principal es implementar las Directivas para eventos Panamericanos ITTF. En particular, el ITTF Competition Manager:
a. Es el representante oficial del Comité Ejecutivo de la ITTF, la ITTF-Americas y tiene la autoridad final en todos los asuntos relacionados con el acuerdo. En casos de disputa, el Director de Competición puede estar por encima del Juez General / o al Director del Torneo. Sin embargos en materia sobre la interpretación de las reglas y resultado del control de raqueta ola decisión final será del Juez General. El Competition Manager no tiene autoridad por encima del Juez General en asuntos de reglas tales como interpretación de la regla, descalificación de un jugador etc. El Juez General también tiene toda la autoridad en situaciones con árbitros y personal auxiliar.
b. Trabajará estrechamente con el Juez General en el torneo, en todos los asuntos "técnicos" del evento, tales como:
• Inscripciones, siembras y sorteos.
• Calendario (en ambos – estructura y detalles).
• Asignación de número de mesas para cada ronda.
• Implementación de los patrocinios en coordinación con el personal de ITTF Pan América y la ITTF.
• Producción de la TV y la coordinación de los mejores partidos para el mismo.
c. Preparará un informe de evaluación del evento. Este informe será la base para la decisión de ser incluido en futuros eventos Panamericanos y será la base del porcentaje de la Contribución de la ITTF. El Director de Marketing de la ITTF finalmente decidirá, junto con el Director Ejecutivo de la ITTF, el Director de Competencia de la ITTF que se pagará al CO después de la conclusión del evento.
Hospitalidad para los Oficiales ITTF
El CO tiene que proveer:
a. Hospitalidad libre en un Hotel de al menos 4 estrellas (alojamiento completo incluyendo transporte y 3 comidas) al ITTF Pan América Competition Manager (o al oficial designado), quien llegará (3) días antes del evento, (full internet libre en el hotel). El acceso a Internet se debe proporcionar de forma gratuita tanto en el pabellón como en el hotel al ITTF Competition Manager
b. Hospitalidad libre en un Hotel de al menos 4 estrellas (alojamiento completo incluyendo transporte y 3 comidas) desde un día antes hasta la finalización del evento al presidente ITTF o su designado, presidente de ITTF-Americas o su designado durante todo el evento. Autoridades deben confirmar su participación con al menos 15 días de anticipación al evento.
c. Hospitalidad libre en un Hotel de al menos 4 estrellas (alojamiento completo incluyendo transporte y 3 comidas) desde dos días antes hasta la finalización del evento al Staff ITTF y Staff ITTF Panamericano que asistan al evento, hasta un máximo de 4 personas.
d. Hospitalidad libre en un Hotel de al menos 4 estrellas a los Oficiales ITTF que asistan al evento (Jueces Generales y Árbitros).
e. ITTF- Americas cualquier número adicional de habitaciones, debe ser solicitad, en el hotel oficial de la ITTF- Americas u otros hoteles oficiales del evento, deben tener una tarifa con descuento de un máximo del 75% de la (s) tarifa (s) de hospitalidad oficial.
x.Xxxxxxxx y auspiciantes que asistan al evento recibirán acomodación en habitaciones dobles, los otros funcionarios serán asignados a habitaciones individuales.
El anfitrión debe pagar la tarifa aérea económica razonable de menor costo al presidente de la ITTF-Américas, al gerente de competencia y al equipo de árbitros.
Cuota de entrada
El LOC debe pagar a la ITTF-Américas el 50 % de la tarifa recibida por las inscripciones internacionales, hasta $7500 USD.
El LOC puede decidir cobrar o no la cuota de inscripción a los jugadores locales.
Director del Torneo
El OC debe designar un Director de Torneo para el evento, para ser el enlace entre el Departamento de Competencia de la ITTF, el ITTF Pan Am Competition Manager y el COL, para todos los asuntos relacionados con su evento. En particular, el Director del Torneo debe mantener contacto con:
a. El Departamento de Competencia de la ITTF a través del ITTF Pan América Competition Manager y el Competition Manager de turno, para la implementación del evento en el sitio y todos los asuntos relacionados con sorteos, siembra, horarios y cualquier asunto relacionado con el «campo de juego» dentro del pabellón. El cronograma final del Campeonato Panamericano Master necesita la aprobación del Director de Competiciones de la ITTF o del ITTF Pan American Competition Manager antes de que pueda ser publicado.
b. El “Comité de Árbitros y Jueces Generales” de la ITTF aprobará al Juez General y Jueces Generales Adjuntos y abrirá una invitación para árbitros extranjeros.
c. El personal de la ITTF Pan América y la ITTF implementaran los patrocinios.
Anunciador (MC)
La COL designará un anunciador profesional (MC), para trabajar de acuerdo a las “Pautas de presentación deportiva”.
Oficial de prensa
Un Oficial de prensa deberá ser designado para:
• Cuidar todo lo relacionado a los medios y comunicaciones.
• Coordinar los procedimientos de Acreditaciones de Prensa, desde la solicitud hasta la acreditación
• Comunicarse con la prensa internacional.
• Mantener una relación de trabajo con el Director de Promociones de Pan América de la ITTF y el Editor de Publicaciones de la ITTF.
• Comunicarse con la ITTF con respecto a las instalaciones de los medios.
• Implementar los requerimientos detallados en el documento “ITTF Media Guidelines”.
El nombre y el contacto del Oficial de Prensa deben ser comunicados a la ITTF- Americas 3 meses antes del evento.
Fotógrafo
El CO deberá designar a un fotógrafo profesional, que deberá trabajar de acuerdo con
“Requisitos de fotografía de eventos de la ITTF ".
• Los derechos de estas fotos serán propiedad de la ITTF y las fotos podrán ser utilizadas por la ITTF de forma gratuita para cualquier otro acuerdo entre la ITTF y otras agencias (por ejemplo, Reuters).
• Además, se proporciona un conjunto de fotos de alta resolución (mínimo 300 ppp) de forma gratuita a la ITTF diariamente, al menos 300 fotos.
Oficiales de Partido
a. Equipo de Jueces Generales debe consistir en:
1.- (1) Juez General Internacional
2.- (1) Juez General Adjunto International
3.- (1) Juez General Local
Nombramiento del equipo de Jueces Generales:
• Mínimo uno de los tres debe ser extranjero.
• Pan Am propondrá la nomina del Juez General y los Jueces Generales Adjuntos, de acuerdo con las Directivas de la ITTF para oficiales de partido (Manual de la ITTF), al Comité de Árbitros y Árbitros de la ITTF para su aprobación.
• La Asociación Anfitriona tiene que pagar el pasaje aéreo de menor costo del Juez General y los Jueces Generales Adjuntos de acuerdo con el “Directives for Match Officials” (ITTF Handbook).
La Asociación anfitriona debe brindar hospitalidad gratuita en habitación individual a cada miembro del Equipo de Jueces Generales.
Lea atentamente las nuevas reglamentaciones para Eventos de la ITTF en las últimas Directivas para Oficiales de partidos (Directives for Match Officials) - ITTF Handbook. La Asociación Anfitriona tiene que pagar el pasaje aéreo de menor costo del Juez General y los Jueces Generales Adjuntos, uno de los cuales actuará como coordinador de pruebas de raquetas.
b. Árbitros
• Se debe abrir una invitación para árbitros según el ITTF Directives for Match Officials.
• El número suficiente de árbitros debe estar disponible según la cantidad de mesas utilizadas. Número de mesas X 2.5 + 4.
• Todos los partidos deben ser arbitrados por al menos un árbitro internacional, y desde el comienzo de los cuadros principales, cada partido debe ser arbitrado por 2 árbitros de los cuales al menos uno es árbitro internacional.
• Al menos el 25% de los árbitros serán árbitros internacionales de Asociaciones extranjeras.
• La Asociación anfitriona debe brindar hospitalidad gratuita a todos los árbitros y árbitros extranjeros invitados y recibirán una asignación diaria de acuerdo con el “Directives for Match Officials” (ITTF Handbook).
Personal y Voluntarios
El COL debe emplear el número correcto de empleados e involucrar a un número suficiente de voluntarios para una preparación e implementación sin problemas del evento.
Ball Boys
No es necesario implementar ball boys
Separadores electrónicos
No será obligatorio implementar en un lado de la mesa principal (show court) los separadores electrónicos (pantallas led), en el caso de implementarlo, el tamaño será de 0 xxxxxx xx xxxxx xxx 0 xxxxx xx xxxx.
9. FUNCIONES / SERVICIOS Control de Raquetas
a. El COL acuerda proporcionar las instalaciones y facilitar la realización de los controles de raquetas (incluidas las pruebas de VOC) durante el evento Panamericano de acuerdo con el documento de requisitos de control de raquetas de la ITTF.
b. Prueba de VOC, planidad y espesor debe hacerse con el equipo proporcionado y entregado por la ITTF. Si la ITTF no planifica el control oficial de raquetas, el CO no debería realizarlo.
c. La coordinación y organización de los controles de raqueta es delegada por el Juez General, preferiblemente a uno de los Jueces Generales Xxxxxxxx, quien también llegará dos (2) días antes del comienzo del evento.
Para mas información:
xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XX_Xxxxxxxxxxxx.xxx
Área de llamadas
Tamaño de la habitación y equipamiento:
• Mínimo 130 m2 para un torneo con un máximo de 8 mesas de competencia.
• Bien iluminado
• Tomacorriente de 230V
• Casillero de aproximadamente 0.25m2 con llave
• Conexión a Internet
• mesas de 120 x 80 cm por 10 mesas de competición
• 1 mesa de tenis xx xxxx por 10 mesas de competición para la selección de pelotas
• Dependiendo del sistema:
- Uso de una bola de juego: cajas para 3 bolas: 3 por mesa de competición
- Sistema de bolas múltiples: cestas para 30 bolas: 2 por mesa de competición
• 1 casillero para raquetas, que ha sido probado y que los jugadores recogerán más tarde.
• 3 tablas por mesa de competición
• Material de oficina (por ejemplo, bolígrafos, papel, resaltador, etc.)
• 2 cestas grandes
Importante: Verifique los protocolos COVID-19
Servicios Médicos
Un servicio médico debe estar disponible para jugadores, oficiales y espectadores en el lugar durante la duración del evento siguiendo los Protocolos COVID-9, que incluye:
• Automóvil en caso de emergencia: siempre debe estar disponible un automóvil o camioneta adicional en casos de emergencia (hospitalización, recogidas o entregas de última hora, contacto de emergencia entre el hotel y el lugar, etc.)
• Ambulancia, que debe estar disponible durante los días de entrenamiento y competencia con todo el equipo y personal de emergencia necesarios.
• Médico/s, que deben estar en el sitio en todo momento con todo el equipo necesario.
• Personal de primeros auxilios (emergencia), para incidentes de emergencia.
• 1 fisioterapeuta, que debería estar disponible para todos los jugadores
• AED (arrancador cardíaco electrónico)
• Jefe médico (encargado de la implementación de las guías de Higiene)
El personal médico deber ser debidamente calificado. Cooperación entre el personal médico designado por el Comité Organizador y el personal médico de las delegaciones.
El COL debe designar un jefe de servicios médicos (a cargo de la implementación de las pautas de higiene), Protocolos COVID19
Servicio de resultados
9.4.1. Internet
El COL es responsable de garantizar lo siguiente:
• La conexión a Internet este disponible en todos los lugares, de acuerdo con las especificaciones proporcionadas por la ITTF.
• Se proporciona conexión a Internet en áreas públicas para que los espectadores, expositores y otros públicos puedan acceder fácilmente si es posible.
• Se proporcionarán un mínimo de 6 líneas de Internet dedicadas, con un ancho xx xxxxx total de 50 Mbps.
Se deben proporcionar las siguientes líneas de internet dedicadas:
• ITTF RMS (mesa de control principal): cable
• Equipo de competencia de la ITTF (toda la mesa de control): cable + wi-fi
• ITTF Live Streaming (todos los excenarios): cable
• Participantes (todas las áreas): wi-fi
• Oficiales “Árbitros y Jueces Generales” (todas las áreas relacionadas): wi-fi
• Mínimo 3 otras líneas, en caso de lugar (s) adicional (es).
• Todas las conexiones wi-fi están protegidas con diferentes contraseñas.
• Confirmar con la ITTF cada ancho xx xxxxx dedicado de línea de Internet (Mbps) y el número final de cables por línea.
9.4.2. Servicios al personal panamericano de la ITTF
• Para garantizar la exposición antes mencionada, el Gerente de Competición y el responsable del Servicio de Resultados deben tener una ubicación en el polideportivo que les permita seguir cómodamente todas las tablas y si no es posible al menos las “pistas centrales”.
• Dos computadoras y una impresora láser deben estar listas en ese lugar para uso tanto del Gerente de Competencia como del Servicio de Resultados.
• Se dispondrá de un data-show (xxxxxx/proyector LCD) o TV de 60” para la presentación de los sorteos. El Director del Torneo y el Responsable de la Competición acordarán la ubicación idónea para realizar los sorteos.
10. OTRAS OBLIGACIONES DE LOS JUGADORES
a. Los jugadores o equipos que terminen entre los primeros cuatro (4) primeros puestos tienen la obligación de asistir a la ceremonia de premiación en indumentaria deportiva (chaqueta y pantalón largo), incluidos los zapatos deportivos. El equipo que no cumpla con esta obligación perderá posición obtenida y la medalla en el evento.
Todos los jugadores deben tener sus nombres impresos en la parte posterior de sus camisetas desde el principio del Torneo. Los jugadores o equipos que no cumplan con esta obligación serán descalificados. No hay una advertencia o sanción impuesta por tema de vestimenta. En los eventos de equipo, los jugadores no pueden usar camisas y pantalones cortos de diferentes marcas, diseños y colores, sin embargo, y solo si un organizador ha asegurado un patrocinador para este fin, los números anteriores se pueden utilizar desde el comienzo del evento hasta que comience la producción de TV. Tan pronto como comienza la producción de TV, ya no se permiten números en la espalda.
11. PRODUCCION DE TV/TRANSMISION EN VIVO (LIVE STREAMING)
El CO es responsable de coordinar para:
a. Producción TV (No es obligatorio) en el ITTF Campeonato Panamericano U11 & U13
b. Live Streaming para todos los días (obligatorio) en el ITTF Campeonato Panamericano U11 & U13
c. Se pueden encontrar más detalles sobre la producción de TV y la transmisión de YouTube en el documento “TV/itTV Production Guidelines & TV Graphics”.
• Una línea SDSL dedicada de 4 megabits para cargar los partidos al canal de YouTube de ITTF (carga de al menos 10 MB y descarga de al menos 10 Mb) si así lo solicita la ITTF.
12. MEDIA / PROMOCION
La implementación de los medios debe implementarse de acuerdo con el documento “ITTF Media Guidelines”.
Los jugadores entienden las necesidades de los medios y las necesidades de promoción y cooperarán lo más posible con el personal de ITTF / CO cuando se les solicita participar en actividades promocionales o de medios.
13. PRESENTACION DEPORTIVA
La presentación deportiva debe implementarse de acuerdo con el documento “ITTF Pan América – Sports Presentation”.
13.1. Ceremonias
El CO es responsable de organizar las siguientes ceremonias:
• Ceremonia de apertura (opcional),
• Ceremonia de clausura (opcional).
• Ceremonias de entrega de premios (obligatorio)
• Iniciar una discusión con la ITTF sobre el horario y el contenido de cada ceremonia.
14. IMPLEMENTACION DE LOS AUSPICIANTES
La implementación de los auspiciantes debe implementarse de acuerdo con el documento “Sponsorships Implementation”.
14.1. Marca
El CO es responsable de:
• Tener un plan de marca claro y penetrante, con la aprobación previa de la ITTF e ITTF- Americas.
• Asegurar que la identidad gráfica del evento sea única y memorable.
• Implemente la marca con los elementos gráficos decididos en todos los lugares, lugares de capacitación, áreas públicas, centro de prensa y medios, etc., así como en fondos, carteles, carteles, anuncios y programas de recuerdos.
• Crear un logotipo para el evento.
15. NOMBRES Y NÚMEROS DE CONTACTO
International Table Tennis Federation Pan American Table Tennis Confederation | |
Mr. Xxxxx Xxxxxxx Member Relations ITTF Americas T: x000 00000000 | E: xxxxxxxx@xx.xxxx.xxx | Mr. Xxxx Xxxx Technical Director |
Mr. Xxxxxx Xxxxxxxxxx ITTF PANAM Competition Manager T: x000 0 0000 0000 | E: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxx | |