Contract
PROCEDIMIENTO: MANEJO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES CONTRACTUALES PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN | Versión: 6.0 | |
Fecha:16/11/2017 | ||
Código: GCT-P-09 |
1. OBJETIVO:
Salvaguardar y custodiar los expedientes contractuales, que surgen como consecuencia de la actividad contractual del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y FONVIVIENDA.
2. ALCANCE:
Inicia con la entrega de los expedientes, por parte de los abogados del Grupo de Contratos al personal encargado del archivo de gestión del Grupo y termina con el envío de los expedientes al archivo central.
3. RESPONSABLES:
• Coordinador Grupo de Contratos
• Profesionales Grupo de contratos
• Personal de archivo Grupo de Contratos
• Dependencias interesadas
4. DEFINICIONES:
• Contratista: Contraparte de la relación contractual que está obligada a dar, hacer o entregar.
• Contrato: Acuerdo de Voluntades entre dos (2) o más personas jurídicas o naturales en el que una de ellas se obliga a dar, hacer o entregar una cosa y la otra a pagar un precio por ello.
• Garantía: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley para amparar los riesgos.
• Minuta: Borrador o extracto de un contrato que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción final
• Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx).
• Profesional Asignado: Funcionario de planta o contratista del grupo de Contratos, a quien se le asignan las tareas de trámite y seguimiento.
Adicionalmente se tendrá en cuenta la Subsección 3 del Decreto 1082 de 2015, el cual incluye un catálogo de definiciones (artículo 2.2.1.1.1.3.1°)
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
• Toda carpeta de contrato deberá contener los documentos requeridos para iniciar un proceso de contratación, relacionados en el formato Lista de chequeo solicitudes contractuales y Hoja de inventario documental contratos y convenios
• Todas las personas que laboren o presten sus servicios en el archivo del Grupo de contratos, deben conocer a fondo el funcionamiento del mismo.
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• Los expedientes no deben salir de la dependencia solo en caso de autorización del Coordinador del Grupo de Contratos.
• La custodia de los expedientes es responsabilidad del Grupo de Contratos
• Al área de archivo de expedientes solo puede ingresar personal del Grupo de contratos, salvo autorización.
• Los formatos de consulta deben estar debidamente diligenciados
• Por cada persona solo se prestan máximo cinco (5) expedientes.
• Los expedientes se prestan máximo por cinco (5) días hábiles
6. CONTENIDO:
N° | DESCRIPCIÓN | / DEPENDENCIA | EVIDENCIA | OBSERVACIONES |
1 | Recibe el o los expedientes contractuales de parte del profesional encargado de su trámite. | Formato Inventario Documental | ||
2 | Revisa que se encuentre la documentación completa conforme con la lista de chequeo de solicitudes contractuales y Hoja de inventario documental 2a Si la documentación está completa pasa a la actividad 3 2b En caso que la documentación esté incompleta se devuelve al profesional que entregó el expediente para que la complete e inicia desde la actividad 1 | Lista de chequeo Hoja de Inventario Documental | Actividad diaria, área de Archivo de gestión. | |
3 | Ingresa la información correspondiente al Formato Inventario Documental | Formato Inventario Documental | El Formato Inventario Documental está en Excel, no se tiene en medio físico. | |
4 | Folia los documentos y rotula las cajas y carpetas | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Archivo de gestión físico | Área Archivo de gestión |
N° | DESCRIPCIÓN | / | EVIDENCIA | OBSERVACIONES |
DEPENDENCIA | ||||
5 | Recibe documentación de gestión del contrato y/o convenio, folia y archiva | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Archivo de gestión físico | Todos los documentos que se reciben relacionados con los contratos y/o convenios, bien sean informes o correspondencia en general, se archivan en la carpeta correspondiente. |
6 | Transfiere los documentos al archivo central cuando se haya cumplido el tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención del Ministerio. | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Archivo de gestión físico | Archivo Central Físico |
CONSULTA DE DOCUMENTOS | ||||
7 | Recibe la solicitud de consulta a través de los diferentes canales establecidos por la entidad. | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Archivo de Gestión físico | La solicitud se puede realizar por escrito, verbalmente presencial o telefónica, mediante correo electrónico a cualquiera de los encargados del archivo del grupo especificando número de contrato y/o convenio, año de la vigencia y contratista. |
8 | Ubica el expediente 8a Si ubica el expediente objeto de consulta va a la actividad 3 8b Si no ubica el expediente orienta al usuario sobre las posibles fuentes donde puede consultar la información solicitada. Fin del procedimiento | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Formato Inventario Documental | Para la búsqueda de los expedientes consulta el Formato Inventario Documental o Consulta de documentos |
9 | Retira el expediente de la caja correspondiente realizando su respectiva anotación en el formato Consulta de documentos | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Formato Consulta de Documentos | Se diligencia el formato y se hace firmar por el solicitante. El formato de consulta de documentos corresponde al Proceso de Gestión Documental. |
10 | Ingresa la consulta en el Formato de consulta de documentos, para llevar un control del trámite | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Formato Consulta de Documentos | Archivo Apoyo Formato Consulta de documentos |
N° | DESCRIPCIÓN | / | EVIDENCIA | OBSERVACIONES |
DEPENDENCIA | ||||
11 | Devuelve expediente | Solicitante | Archivo de Gestión físico | Cuando se realiza la devolución, se registra la anotación correspondiente en el Formato de consulta de documentos |
12 | Recibe y revisa los documentos para organizarlos nuevamente en la carpeta y en el lugar de archivo correspondiente | Encargado del archivo / Grupo de contratos | Formato Consulta de Documentos | Se realizan las anotaciones pertinentes |
FIN DEL PROCEDIMIENTO | ||||
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA | VERSIÓN DEL DOCUMENTO QUE MODIFICA | ||
27/10/2014 | 1.0 | 2.0 | Se modifica el nombre del formato por Consulta de expedientes contractuales |
20/03/2015 | 2.0 | 3.0 | Actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices de Presidencia de la República y el Manual de Identidad Visual de entidades del gobierno |
26/08/2015 | 3.0 | 4.0 | Actualización normativa de acuerdo al decreto 1082 de 2015 |
12/02/2016 | 4.0 | 5.0 | Se actualiza formatos y responsables dentro del desarrollo de las actividades del procedimiento |
16/11/2017 | 5.0 | 6.0 | Actualización del procedimiento en el nuevo formato establecido por el SIG, políticas de operación y contenido del procedimiento |
8. FLUJOGRAMA (OPCIONAL)
No aplica
9. ELABORÓ, XXXXXX Y APROBÓ
Elaboró: Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx | Xxxxxx: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Aprobó: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx |
Cargo: Profesional Especializado | Cargo: Coordinador Grupo de Contratos | Cargo: Subdirector de Servicios Administrativos |
Firma: | Firma: | Firma: |
Fecha:02/10/2017 | Fecha: 06/10/2017 | Fecha: 16/11/2017 |