Contract
ACTA No. 001 AUDITORIA AL CONTRATO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO No. 519 DEL 2015 | |
FECHA: | Xxxxxxxxx, 00 xx xxxxx xxx 0000 |
XXXXXXX: | OFICINA DE CONTROL INTERNO |
EQUIPO DE TRABAJO | XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX, Jefe Oficina de Control Interno y XXXXXXX XXXXX XXXXXXX, Profesional Universitario |
OBJETIVO: | Constatar la información suministrada por el Equipo de Apoyo a la Supervisión mediante oficio del 6 xx xxxxx del 2017, radicado interno No. 004116 del 6 xx xxxxx del 2017 y del Xx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, Director Ejecutivo RED ADELCO mediante oficio OFC-06042017-113 con radicado interno 004228 del 17 xx xxxxx del 2017, sobre algunas novedades que se vienen presentando del contrato de administración del Proyecto BPIN 2013000100269 “Implementación de estrategias de innovación para contribuir al mejoramiento de la soberanía y la seguridad alimentaria y nutricional, en los municipios xx Xxxxxxxxx y Paujil del departamento del Caquetá”, con el fin de emitir al Representante Legal de la Entidad las alertas respectivas. |
ALCANCE: Verificar la información registrada en el Proyecto BPIN 2013000100269 “IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS DE INNOVACION PARA CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO DE LA SOBERANIA Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL, EN LOS MUNICIPIOS XX XXXXXXXXX Y PAUJIL DEL DEPARTAMENTO DEL CAQUETA”, y demás, contratos y/o convenios suscritos con el objetivo de cumplir con las actividades propias del proyecto. JUSTIFICACIÓN: Dar aplicación a lo expuesto por la ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y demás normas vigentes que rigen el Control Interno, teniendo en cuenta la información suministrada por el Equipo de Apoyo a la Supervisión mediante oficio del 6 xx xxxxx del 2017, radicado interno No. 004116 del 6 xx xxxxx del 2017 y del Xx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, Director Ejecutivo RED ADELCO mediante oficio OFC-06042017-113 con radicado interno 004228 del 17 xx xxxxx del 2017, sobre algunas novedades que se vienen presentando en el contrato No. 519 conforme a los objetivos y tiempos pactados, por lo anterior, se hace necesarios por medio de una “Auditoria Extra” emitir las sugerencias a que haya lugar y que servirá de insumo para la toma de decisiones por parte de la alta dirección. | |
FUENTES DE INFORMACIÓN:
Oficio SP-30 del 25 xx xxxxx del 2017, en el cual se relaciona el préstamo de 9 carpetas verdes totalmente identificadas y foliadas, suscrita por la contratista de apoyo a la Supervisión, Xxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx, y
AZ suministrado por el Xx. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, sin foliar.
BASES LEGALES:
Ley 80 de 1993, Ley 87 de 1993 y demás normas que rigen el Control Interno en nuestro país, Ley 1530 del 2012 “Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías”.
HECHOS:
Verificar la información suministrada por los involucrados en la ejecución del Proyecto “IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS DE INNOVACION PARA CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO DE LA SOBERANIA Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL, EN LOS MUNICIPIOS XX XXXXXXXXX Y PAUJIL DEL
DEPARTAMENTO DEL CAQUETA” novedades que han sido dadas a conocer por el equipo de Apoyo a la Supervisión mediante oficio de fecha 6 xx xxxxx del 2017 con radicado interno No. 004116 del 6 xx xxxxx del 2017 y del Xx. XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX, Director Ejecutivo – RED – ADELCO mediante oficio OFC- 06042017-113 con radicado interno 004228 del 17 xx xxxxx del 2017, en su condición de Representante Legal del contrato de Administración No. 519 de fecha 23 xx xxxxx del 2015.
GENERALIDADES DEL PROYECTO.
Este proyecto nace con el Acuerdo Número 025 del 30-05-2014: “Por el cual se viabiliza, se ordena el registro, se aprueban proyectos a ser financiados con recursos del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación del Sistema General de Regalías, se designa su ejecutor y se adoptan otras decisiones”, por medio del cual el Órgano Colegiado de Administración y Decisión del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación del Sistema General de Regalías, designa a la Gobernación de Caquetá como ejecutor del Proyecto, conforme lo estipula el “Artículo 2º. Viabilizar, ordenar el registro y aprobar la financiación de los siguientes proyectos con cargo a los recursos disponibles en el Fondo de Ciencia y Tecnología e Innovación del Sistema General de Regalías en las cuantías señaladas, designando el respectivo ejecutor”, según cuadro de proyectos aprobados en el presente acuerdo, que a continuación se detalla:
BPIN | NOMBRE | EJECUT OR | SOLICITADO FCTel | COFINANCIA CÓN | VALOR TOTAL | |||
BIENIO 2013-2014 | BIENIO 2015- 2016 | |||||||
2013000 100269 | Implementación de estrategias de innovación para contribuir al mejoramiento al mejoramiento de la soberanía y la seguridad alimentaria y nutricional, en los municipios xx Xxxxxxxxx y Paujil del departamento del Caquetá | Departa mento del Caquetá | 6.900.000.000 | 0 | 1.890.899.626 | 8.790.899.626 | ||
Dicha aprobación fue notificada al Ente Territorial, Gobernación de Caquetá, mediante comunicación de fecha 30 de 05 del 2014, con radicado de ventanilla Única de la ente ejecutor No. 0006632 de fecha 16 xx xxxxx del 2014. Valor del proyecto: El valor Total del Proyecto es de OCHO MIL SETECIENTOS NOVENTA MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS VEINTISÉIS PESOS ($8.790.899.626) M/CTE, discriminados en la Cláusula 6 numeral 6.1 del Contrato de Administración de Proyectos No. 519 de 23 xx xxxxx de 2015, de la siguiente manera: Duración del proyecto: Este Proyecto está programado para desarrollar las actividades en 36 meses a partir de su ejecución. De acuerdo a lo anterior es de aclarar que la contratación para el desarrollo del proyecto se realiza con un plazo de 36 meses contados a partir de la suscripción de las actas de inicio; para lo cual, el con contrato de Administración No. 519, se suscribe acta de inicio el 03 de diciembre de 2015, iniciando el plazo concordante en la Cláusula 11 – Plazo de Ejecución del mismo. Igualmente, se suscribe acta de inicio a los Contratos de Supervisión Nos. 535, 536, 537, 538 y 539, el día 07 de diciembre de 2015, iniciando el plazo concordante con la Cláusula 7 – Plazo de Ejecución de cada uno de los contratos de apoyo a la supervisión. Fuentes de financiación del proyecto: El proyecto, es radicado en el Banco de Proyectos del Departamento del Caquetá con código BPIN 2013000100269, por un valor total de Ocho mil Setecientos Noventa Millones Ochocientos Noventa y Nueve Mil Seiscientos Veintiséis pesos | ||||||||
PROYECTO | VALOR |
Administración | 786.616.492 |
Ejecución de Actividades | 5.546.458.000 |
Aportes en especies | 1.890.899.626 |
Supervisión | 566.925.508 |
$ 8.790.899.626 |
($8.790.899.626) M/CTE.
Las Fuentes de financiación, son los recursos del Sistema General de Regalías y recursos de particulares que intervienen en el proyecto como Cooperantes, que a continuación se detalla:
FUENTES DE FINANCIACIÓN BPIN 2013000100269 | |||
Fuente de Financiación | Descripción | Total | |
Sistema General de Regalías | Administración de Proyecto | $786.616.492 | $6.900.000.000 |
Ejecución de Actividades Componentes 1, 2, 3 y 4 | $5.546.458.000 | ||
Supervisión | $566.925.508 | ||
Cooperantes | Asociación De Víctimas Del Caquetá Nuevo Amanecer | $483.074.726 | $1.890.899.626 |
Asociación Del Adulto Mayor Por Siempre Amigos | $358.855.511 | ||
Asociación Departamental De Mujeres Con Visión De Progreso Amigas Del Caquetá | $448.569.389 | ||
CONFEGAN | $231.200.000 | ||
MJVM-SAS | $101.200.000 | ||
Corporación Nuevo Arco Iris | $248.000.000 | ||
UNAD | $20.000.000 | ||
TOTAL PROYECTO | $ 8.790.899.626 | ||
Definiciones de intervención en el proyecto:
PERSONA NATURAL O JURÍDICA QUE INTERVIENE | |||||
Ejecutor Proyecto | del | o Gobernación del Caquetá | |||
Cooperantes del Proyecto | o Asociación De Víctimas Del Caquetá Nuevo Amanecer o Asociación Del Adulto Mayor Por Siempre Amigos o Asociación Departamental de Mujeres con Visión Caquetá o CONFEGAN o MJVM-SAS o Corporación Nuevo Arco Iris o UNAD | de | Progreso | Amigas | del |
Administrador del Proyecto | o Red Nacional de Agencias de Desarrollo Local en Colombia – RED ADELCO. | ||||
Supervisor del Contrato de Administración de Proyectos | o Xx. Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx, Secretario de Planeación Departamental y de las TICs, Supervisor del Proyecto. (Fue delegado el Secretario de Planeación quien para el momento ungía el Xx. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, por medio del memorando interno de fecha 24 xx xxxxx del 2015, firmado por la Dra. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx, quien ejercía en su momento como ordenadora del gasto, además de estar inmerso en el mismo contrato en la “Clausula 17 – Supervisor”). | ||||
Apoyo a la Supervisión del Contrato de Administración de Proyectos | x XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX con C.C. XX.XXX.080 o XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX con C.C. X.XXX.XXX.474 o XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX con C.C. X.XXX.907 o XXX XXXXXX XXXXXXX XXXX con C.C. XX.XXX.225 o XXXXX XXXXXXXX XXXXX con C.C. XX.XXX.916 | ||||
Contratación del BPIN 2013000100269:
El ente territorial, como ejecutor del proyecto, realiza la contratación con los recursos cuya fuente de financiación corresponden al Sistema General de Regalías, sobre la
disponibilidad existente hasta el monto de SEIS MIL NOVECIENTOS MILLONES DE PESOS ($6.900.000.000) M/CTE. como se muestra a continuación:
CONTRATACIÓN BPIN 2013000100269 | |||||
Fuente de Financiación | Descripción | Total | Valor Contratado | Saldo A Contratar | |
SGR | Administración de Proyecto | $786.616.492 | $6.900.000.000 | $6.333.074.492 | $- |
Ejecución de Actividades | $ 5.546.458.000 | ||||
Supervisión | $566.925.508 | $522.000.000 | $44.925.508 | ||
COOPERANTES | Aportes en Especie de particulares | $1.890.899.626 | $1.890.899.626 | $- | $1.890.899.626 |
TOTAL PROYECTO | $8.790.899.626 | $6.855.074.492 | $1.935.825.134 | ||
Es de anotar que el Proyecto está en ejecución y se han realizado diversos pagos por parte de la administración departamental (Ver Anexo 01, Cuadro Detallado de la Contratación y Ejecución Presupuestal fuente financiación SGR BPIN 2013000100269).
Contratación de la Administración del Proyecto:
El ente ejecutor realiza la respectiva contratación de la administración del proyecto a través de la modalidad de Contratación Directa con la tipología de Contrato de Administración de Proyectos, No. 519 el 23 xx xxxxx de 2015, registrándolo entre la Gobernación de Caquetá y la Red Nacional de Agencias de Desarrollo Local en Colombia (RED ADELCO), cuyo objeto es: “Contratar la Administración del Proyecto “IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS DE INNOVACIÓN PARA CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO DE LA SOBERANÍA Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL, EN LOS MUNICIPIOS XX XXXXXXXXX Y PAUJIL DEL
DEPARTAMENTO DEL CAQUETÁ”, financiado con recursos del Sistema General de Regalías (SGR) fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación, para la ejecución y desarrollo de las actividades contempladas en el mismo, programadas para ser realizadas durante el periodo de treinta y seis (36) meses”, suscribiendo Acta de Inicio el día 03 de diciembre de 2015.
De acuerdo a la Cláusula 6 del Contrato de Administración de Proyectos No. 519 de 2015, Numeral 6.4.-Valor total del presente Contrato de Administración de Proyectos: “El valor total del presente Contrato de Administración de Proyectos, de acuerdo a la naturaleza del contrato, es la sumatoria del valor de la administración y el valor de los recursos a administrar, valor que asciende a SEIS MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES SETENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS
PESOS M/TCE ($6.333.074.492).”, el Contrato de Administración de Proyectos contiene dos clases de recursos :
1. Los recursos que se pagarán por concepto propio de la Administración, es la Suma de SETECIENTOS OCHENTA Y SEIS MILLONES SEISCIENTOS DIESCISEIS MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS ($786.616.492) PESOS
M/CTE (Clausula 6, Numeral 6.2, Ct 519/2015).
2. Los recursos correspondientes a la ejecución de las actividades de los componentes 1, 2, 3 y 4 del proyecto BPIN 2013000100269, equivale a la suma de CINCO MIL QUINIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES CUATROCINETOS CINCUENTA Y OCHO MIL ($5.546.458.000) PESOS MC/TE. (Clausula 6, Numeral 6.3, Ct 519/2015).
Para un total de SEIS MIL TRECIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES SETENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS ($6.333.074.492) PESOS M/CTE
(Clausula 6, Numeral 6.4, Ct 519/2015).
La administración departamental Gobernación de Caquetá, ha desembolsado en cumplimiento de la Cláusula 7- Forma de Pago de la Administración del proyecto (establece 04 pagos: 40%, 30%, 25%, 5%) y la cláusula 8 “Forma de desembolsos del
valor a administrar (establece 03 pagos: 20%, 40%, 40%) del contrato de Administración de Proyectos, el valor de MIL CUATROCIENTOS VEINTE TRES MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO MIL CIENTO NOVENTA Y SIETE PESOS
($1.423.938.197) M/Cte. Como se puede observar a continuación:
CONTRATO DE ADMINISTRACIÓN DE PORYECTOS | |||||||||||
CT | CONTRATISTA | FU EN T | PL AZ O (me ses ) | VALOR TOTAL | FORMA DE PAGO SEGÚN CONTRA TO | V/R DESEMBOLSO | CANT PAGOS REALIZ ADOS | TOTAL PAGADO | DESCUENT OS REALIZADO S | GIROS REALIZADOS | SALDO POR PAGAR |
519 | RED ADELCO - RECURSOS POR ADMINISTRACI ÓN DE PROYECTOS | SG R | 36 | $786.616.492 | 40% | $314.646.597 | 1 | $314.646.597 | $18.683.000 | $295.963.597 | $471.969.895,20 |
30% | $235.984.947,6 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||
25% | $196.654.123 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||
5% | $39.330.824,60 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||
RED ADELCO - RECURSOS ADMINISTRAR. | SG R | 36 | $5.546.458.000 | 20% | $1.109.291.600 | 1 | $1.109.291.600 | $273.825.00 0 | $835.466.600 | $4.437.166.400 | |
40% | $2.218.583.200 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||
40% | $2.218.583.200 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||
TOTAL CONTRATADO | $6.333.074.492 | TOTALES | 2 | $1.423.938.197 | $292.508.00 0 | $1.131.430.197 | $4.909.136.295, 20 | ||||
Con base en lo anterior se define que aún falta por desembolsar la suma de CUATRO MIL NOVECIENTOS NUEVE MILLONES CIENTO TREINTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO PESOS CON VEINTE CENTAVOS ($4.909.136.295,20) M/CTE,
dicha Información se puede constatar a través del análisis de:
1. ACTA DE ANTICIPO O PAGO ANTICIPADO CONTRATO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO No. 519 de 2015 de fecha 28 de Diciembre de 2015, autorizaba el pago del 40% ($314.646.597) inicial de los recursos por Administración de Proyectos, haciéndose efectivo el pago con el giro de tesorería departamental, el día 01 xx Xxxxx de 2016 por un valor de ($295.963.597) con unos descuentos equivalentes a ($18.683.000)
2. Información suministrada a través de Memorando No.000154 de fecha 18 xx Xxxx de 2017, donde constata que la tesorería departamental giró a RED ADELCO equivalente al 20% de los $5.546.458.000, equivalentes a
$1.109.291.600, por concepto de anticipo de los recursos a administrar, con unos
descuentos de $273.825.000; por lo tanto el valor girado a RED ADELCO fue por la suma de $835.466.600.
Es de anotar que el contrato de Administración de Proyectos ha sufrido hasta la fecha cinco modificaciones a través de Actas Aclaratorias y Modificatorias, estas se pueden observar en la url: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-00-0000000, que en esencia las han realizado para la salvaguarda del recurso y el éxito en la ejecución del Proyecto: pero sin éxito alguno, puesto que aún se evidencia, la no ejecución de las actividades en los componentes 1, 2, 3 y 4, diferentes a administración y supervisión.
Contratación de la Supervisión del Proyecto:
El ente ejecutor realiza la respectiva contratación de la supervisión a través de la modalidad de contratación Directa con la tipología de Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, cuyos objetos contractuales se basaban en el apoyo al supervisor del contrato de Administración de Proyectos No. 519 de 2015, en diferentes áreas de supervisión, suscribiendo Acta de Inicio el día 07 de diciembre de 2015, con las siguientes especificaciones:
CONTRATOS DE APOYO A LA SUPERVISION | |||||
No. | NOMBRE DEL PROFESIONAL | PERFIL PROFESIONAL | ÁREA DE APOYO A LA SUPERVISIÓN | PLAZO (meses) | VALOR |
535 | XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX | Ingeniero de Alimentos, Magister en Nutrición y Dietética Aplicada, Especialista en Tecnología de Alimentos. | Técnica Investigativa | 36 | $108.000.000 |
536 | XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX | Abogada | Jurídica | 36 | $108.000.000 |
537 | XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX | Ingeniera de Alimentos | Técnica Operativa | 36 | $90.000.000 |
538 | XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX | Contador Público Especialista Revisoría Fiscal, Auditoria Externa, Gerencia Tributaria | Contable y Financiera | 36 | $108.000.000 |
539 | XXX XXXXXX XXXXXXX XXXX | Administradora Pública | Administrativa | 36 | $108.000.000 |
TOTAL CONTRATADO | $ 522.000.000 | ||||
Con base en los contratos 535, 536, 537, 538 y 539 xx xxxxx de 2015, se define que se pagarán los 4 pagos iniciales por valor diferente a los 32 pagos restantes como se puede observar a continuación:
APOYO A LA SUPERVISIÓN DEL CT 519/2015 | |||||||||||
CT | CONTRATISTA | FUENT | PLAZO (meses) | VALOR TOTAL | FORMA PAGO | V/R DESEM | PAGOS REALIZADOS | TOTAL PAGADO | DESCUENTOS REALIZADOS | GIROS REALIZADOS | SALDO POR PAGAR |
538 | XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX | SGR | 36 | $108.000.000 | 4 | $4.500.000 | 4 | $29.250.000 | $10.664.500 | $18.585.500 | $78.750.000 |
32 | $2.812.500 | 4 | |||||||||
000 | XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX | XXX | 36 | $108.000.000 | 4 | $4.500.000 | 4 | $26.437.500 | $11.096.625 | $15.340.875 | $81.562.500 |
32 | $2.812.500 | 3 | |||||||||
535 | XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX | SGR | 36 | $108.000.000 | 4 | $4.500.000 | 4 | $29.250.000 | $10.702.750 | $18.547.250 | $78.750.000 |
32 | $2.812.500 | 4 | |||||||||
539 | XXX XXXXXX XXXXXXX XXXX | SGR | 36 | $108.000.000 | 4 | $4.500.000 | 4 | $23.625.000 | $10.487.000 | $13.138.000 | $84.375.000 |
32 | $2.812.500 | 2 | |||||||||
000 | XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX | XXX | 36 | $90.000.000 | 4 | $3.600.000 | 4 | $23.850.000 | $8.881.000 | $14.969.000 | $66.150.000 |
32 | $2.362.500 | 4 | |||||||||
TO | TAL CONT | RATADO | $522.000.000 | TOTALES | $132.412.500 | $51.831.875 | $80.580.625 | $389.587.500 | |||
Concluyendo que de los $522.000.000 contratados hasta la fecha, se han pagado
$132.412.500, descontando por el ente territorial el valor de $51.831.875, haciéndose efectivo los giros de tesorería departamental por valor de $80.580.625 y aún falta por pagar la suma de $389.587.500, dicha Información se puede constatar a través del análisis de:
1. La consulta de los procesos contractuales publicados en el portal del SECOP: 535/2015,
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-00- 4295073,
536/2015 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00- 00-0000000
537/2015 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00- 00-0000000
538/2015 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00- 00-0000000
539/2015 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00- 00-0000000
2. Información suministrada a través de Memorando No.000154 de fecha 18 xx Xxxx de 2017, donde se evidencia los giros realizados por el departamento, equivalentes a $80.580.625 denotando que los últimos pagos a los profesionales fueron realizados en las fechas 18, 23 y 26 xx xxxxxx de 2016.
3. Información contenida en las carpetas entregadas de manera física y en medio magnético.
OBSERVACIONES:
Durante la ejecución del proyecto a través del Contrato de Administración de Proyectos No. 519 de 2015, se evidencia que solo después de 04 meses de suscribir acta de inicio, la Gobernación de Caquetá desembolsa el recurso por concepto de administración (Abril de 2016), es decir, que inicia la administración de manera tardía, cabe resaltar que sin evidenciar ejecución de actividades de los componentes 1, 2, 3 y 4 del proyecto objeto de auditoria; un año después en el mes xx xxxxx de 2017 y luego de múltiples modificaciones al contrato, se desembolsan los recursos para la ejecución de actividades, las cuales a la fecha aún no han iniciado su ejecución; de acuerdo a lo anterior se concluye que el tiempo para la ejecución de las actividades que estaban programadas para un lapso de 36 meses, ahora se realizarán en menos de 18 meses.
Con base en los giros realizados por tesorería departamental se evidencia que los descuentos por estampillas se han excedido, por cuanto han tomado como base para realizar el descuento, el total del proyecto ($8.790.899.626) incluyendo los aportes de los cooperantes y los recursos destinados a supervisión (los cuales a cada contratista se les descontó en los primeros 4 pagos realizados); lo que significa que están cobrando las estampillas doble en cuanto a los recursos de supervisión, y cobrando estampillas por unos aportes de particulares los cuales son en Especie.
Se evidencia falta de cumplimiento al principio de planeación por parte de la administración departamental, con respecto a la tipología del Contrato de Administración de Proyectos, puesto que se han realizado modificaciones como se evidencia en el acta No. 003 xx xxxxx de 2016, donde se desnaturaliza el negocio jurídico entre la Gobernación y RED ADELCO, suprimiendo a este último la facultad de contratar personas naturales o jurídicas y administrar los recursos para la ejecución de actividades y otorgándoselas de nuevo al ente territorial.
Es de anotar que en visita realizada por la Subdirección de Monitoreo, Seguimiento Control y Evaluación SMSCE-SGR, el 28 xx xxxxx del 2016, cumpliendo la Ley 1530 del 2012, se realiza el monitoreo, seguimiento, control y evaluación a la ejecución de los recursos del Sistema General de Regalías (SGR) dejando como resultado un Plan de Mejoramiento.
Luego de 3 actas aclaratorias y modificatorias, la Subdirección de SMSCE-SGR, en respuesta al Proceso Preventivo PAP-1319-16, Mediante Resolución 4124 del 0 xx xxxxxxxxx xxx 0000, xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxx xxxxx al proyecto BPIN 2013000100269. En diciembre de 2016 una vez subsanados los correctivos plasmados en el Plan de Mejoramiento, es levantada dicha medida preventiva de giros con la Resolución No. 0519 del 00 xx xxxxxxx xxx 0000 x xx xxxxxxx xx informada de esta medida el 7 xx xxxxx del mismo año, por parte de la Subdirectora de Control de la Dirección de Vigilancia de las Regalías, situación que evidentemente ha sumado al retraso en la ejecución de las actividades de los componentes 1, 2, 3 y 4 del proyecto objeto de auditoria.
Las modificaciones se han justificado para la salvaguarda del recurso, notándose ello en las actas aclaratorias y modificatorias No. 004 (diciembre de 2016) y No. 005 (mayo de 2017) incluyendo obligaciones específicas de suscribir contrato xx xxxxxxx (Cláusula 3- Obligaciones del Contratista, numeral 3.2.- Obligaciones Específicas, literal f) y literal g)), para el trámite del giro de los recursos establecidos en la Cláusula 8-Forma de desembolsos del valor a administrar, literales A, B y C; pero aún se evidencia la no ejecución de las actividades (componentes 1, 2, 3 y 4) diferentes a administración y supervisión, es decir, que desde el inicio (diciembre/2015) solo se han concentrado los esfuerzos en temas congruentes a la planeación ejecutando recursos de administración y supervisión sin el cumplimiento del objetivo para lo cual fue formulado y aprobado el proyecto BPIN 2013000100269.
RECOMENDACIONES:
Aunar esfuerzos con los involucrados en el proyecto denominado “IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS DE INNOVACIÓN PARA CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO DE LA SOBERANÍA Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA EN LOS MUNICIPIOS XX XXXXXXXXX
Y PAUJIL DEL DEPARTAMENTO DE CAQUETÁ”, identificado con el BPIN 2013000100269, con el fin de realizar el objeto contractual para el cual fue diseñado.
Coordinar con el Equipo de Apoyo a la Supervisión y el Administrador del Proyecto, quienes han manifestado su inconformismo, por ende han presentado sugerencias en procura de una ejecución adecuada con relación al objeto del proyecto, basados en principios de calidad, eficiencia y oportunidad con el ánimo de que los beneficios investigativos y productivos generen impacto social.
Ajustar las actividades al Marco lógico versión marzo, si tenemos que allí se encuentran detalladas las actividades en tiempo modo y lugar, así como como los entregables y demás actividades que se deben cumplir conforme al objeto general del proyecto.
Entregar este tipo de proyectos a la dependencia idónea, Secretaria de Agricultura, para que sea ejecutado y supervisado por el grupo de conocedores en los temas objeto a contratar, por cuanto esta dependencia considera que la falta de profesionales en el área agropecuaria ha sido una de las falencias que ha hecho que este tipo de proyectos no se ejecuten eficazmente.
Hacer la correspondiente ejecución de los recursos asignados por el Sistema General de Regalías para que el departamento no incurra en sanciones futuras conforme al Acto Legislativo 05 del 18 de julio del 2011, Ley 1530 del 00 xx xxxx xxx 0000, Xxxxxxxx xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxxx General de la Nación y el Departamento Nacional de Planeación No. 005 del 30 xx xxxxx del 2014 entre otras