HOSPITAL SAN V ICENTE DE PAUL
HOSPITAL SAN V XXXXXX XX XXXX
Santuario - Risaralda
RESOLUCION No. -095-
(30 xx Xxxxxx de 2014)
POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXX DE SANTUARIO RISARALDA
La Gerente de la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxx de Santuario Risaralda, en ejercicio de las facultades legales en especial las conferidas por el Artículo 37 del Acuerdo Nro. 003 de 2014, expedido por la Junta Directiva de la E.S.E.
CONSIDERANDO:
Que por mandato Constitucional la función administrativa de las Instituciones Públicas debe estar al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad.
Que la EMPRESA SOCIAL XXX XXXXXX XXXXXXXX XXX XXXXXXX XX XXXX XX
XXXXXXXXX XXXXXXXXX, como Institución Pública de categoría especial, cuenta con autonomía administrativa para que la Gerencia adopte su propio manual de contratación como herramienta administrativa que regule las diferentes etapas y procedimientos contractuales para la obtención de bienes y servicios que garanticen el cumplimiento de su objeto social.
Que en virtud de la Ley 100 de 1993, en su artículo 195, determina que las EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, en materia contractual se regirán por las normas del derecho privado y en concordancia con esta disposición especial han de someterse sus actos a lo dispuesto en el Código del Comercio y Código Civil, pero se podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto general de contratación de la administración pública, y dar cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1150 de 2007.
Que la Junta Directiva de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXX DE SANTUARIO RISARALDA, en cumplimiento de sus funciones legales Expidió el Acuerdo Nro. 003 del 31 xx xxxx de 2014, mediante el cual se modificó el Estatuto de Contratación de la E.S.E Hospital San Xxxxxxx xx Xxxx de Santuario Risaralda, a fin de garantizar la racionalidad en el uso de los recursos, eficiencia en la atención de sus responsabilidades y transparencia y objetividad en sus actuaciones contractuales, y en cumplimiento de la resolución No.5185 de 2013, la cual fija los lineamientos para la adopción del estatuto de contratación de las E.S.E.
Que el Artículo 37 del Acuerdo Nro. 003 de 2014, expedido por la Junta Directiva de la
E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxx de Santuario Risaralda, establece que la Gerencia de la Empresa Social del Estado expedirá el manual de contratación mediante el cual se
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determinan los temas administrativos del manejo de la contratación, los procesos y procedimientos, así como las áreas o personas que intervienen en las distintas fases de la contratación y en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, así como los responsables de atender las dudas sobre la aplicación del estatuto y el manual de contratación de la entidad; dentro de los tres (3) meses siguientes a la adopción del Estatuto de Contratación..
Que el Estatuto de Contratación de la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxx de Santuario Risaralda, se expidió el 31 xx xxxx de 2014.
En virtud de las anteriores consideraciones,
RESUELVE
Artículo Primero – Creación: Adóptese un Manual de Contratación, propio de LA E.S.E. HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXX DE SANTUARIO RISARALDA, NIVEL I, el cual se
encuentra definido en la presente Resolución a partir de la atribución establecida por el artículo 37 del Acuerdo 003 de 2014, expedido por la Junta Directiva de la E.S.E
Artículo Segundo – Estructura: De acuerdo al presente documento, el Manual de Contratación de la E.S.E. HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXX DE SANTUARIO
RISARALDA -I NIVEL , se estructura de la siguiente manera:
CAPÍTULO I – MARCO LEGAL
CAPÍTULO II – ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN CAPÍTULO III – MODALIDADES DE SELECCIÓN CAPÍTULO IV – LOS CONTRATOS
CAPÍTULO V – GARANTÍAS
CAPÍTULO VI – LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO CAPÍTULO VII – SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CAPÍTULO VIII – DISPOSICIÓN VARIAS
Sin perjuicio de las exigencias dispuestas en normas jurídicas de superior jerarquía relativas a la selección de los contratistas, en los procesos de contratación que adelante la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx xxxx de Santuario Risaralda, se observarán las siguientes reglas:
CAPÍTULO I MARCO LEGAL
ARTÍCULO 1. OBJETO: La presente Resolución tiene por objeto reglamentar la contratación de la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxx de Santuario Risaralda, adoptando reglas y procedimientos de obligatorio cumplimiento por parte de los servidores públicos de la ESE., los contratistas y demás sujetos que participen en la contratación de esta, estableciendo las reglas y los principios a partir de los cuales deberán someterse todos
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los procesos de selección de contratistas que adelante el Hospital para el cabal desarrollo y cumplimiento de sus funciones y competencias legales.
ARTÍCULO 2. FUNDAMENTO DEL MARCO LEGAL: El contenido del presente Manual de Contratación de la X.XX. Hospital se fundamenta en las disposiciones del derecho privado de conformidad con el artículo 195 numeral 6° de la Ley 100 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.
Los procedimientos que se adelanten en virtud del presente Manual, atenderán los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo y especialmente los principios orientadores para la Contratación Pública de transparencia, economía, eficiencia, eficacia, publicidad y objetividad.
También se entenderán incorporadas las demás normas que siendo de superior jerarquía, resulten aplicables o de obligatorio cumplimiento, en especial las emanadas de los órganos rectores de la actividad prestadora de la salud.
Los contratos que suscriba la ESE, quedan sujetas a regulación del presente Manual y a ellos se les aplica las leyes nacionales. Esta cláusula debe ser expresa y será parte integral de los mismos.
El Manual de Contratación será aplicado por todas las dependencias del Hospital cuyo Representante Legal será el Gerente del Hospital San Xxxxxxx xx xxxx de Santuario Risaralda.
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS: En el desarrollo de la etapa precontractual, de ejecución y post contractual, los servidores públicos tendrán en cuenta la inmediata aplicación de los principios constitucionales que consagra el artículo 209 de la Constitución Política y demás normas concordantes, así como también deberán observarse los principios de la función administrativa, los principios generales del Sistema General de Seguridad Social, las normas que se ocupan del comportamiento de los servidores públicos, así como las reglas de interpretación de los contratos previstas en el derecho privado y los principios generales del derecho. En todas las actuaciones contractuales se presume la buena fe de los intervinientes de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Nacional.
En especial, son principios que orientan las actuaciones contractuales los siguientes: Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, publicidad, eficiencia, buena fe, responsabilidad, planeación, transparencia, y selección objetiva previstos en la Constitución Nacional, Estatuto de Contratación Estatal y Código Contencioso Administrativo conforme lo orienta este Manual.
1. IGUALDAD: En todas las actuaciones contractuales, deberá prevalecer el principio de igualdad, por tanto se buscara que todas las personas se encuentren en un marco que suponga la igualdad de oportunidades, tratamientos, sin vicio alguno de discriminación.
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2. MORALIDAD: Todas las actuaciones contractuales deberán tener en cuenta los intereses propios de la entidad y de la comunidad, el principio de la buena fe y una verdadera ética que encuentre identidad con la función pública.
3. EFICACIA: Las actuaciones contractuales deberán buscar el cumplimiento de los objetivos y fines de la entidad, evitando los obstáculos puramente formales para el cabal cumplimiento de los fines de la entidad.
4. ECONOMÍA: Los procesos de contratación se adelantarán seleccionando la propuesta que mejor convenga a los intereses del Hospital, haciendo la mejor inversión de los recursos técnicos económicos y humanos, administrándolos con sano criterio de austeridad, exigiendo los documentos estrictamente requeridos en la ley, con la menor inversión de recursos, sin desmedro de la calidad en la prestación del servicio de salud.
5. CELERIDAD: Las normas y procedimientos establecidos en éste estatuto se aplicarán y adelantarán de oficio, como mecanismo para agilizar las decisiones, que se cumplan en el menor tiempo posible y suprimiendo trámites innecesarios.
6. PUBLICIDAD: La entidad dará a conocer la información de las actuaciones contractuales. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir en los procesos de evaluación y en la documentación que por su naturaleza tiene carácter reservado.
7. EFICIENCIA: La entidad en sus actuaciones contractuales buscará la satisfacción de las necesidades y el logro de sus fines, a través de la correcta asignación y utilización de sus recursos de tal forma que garantice un razonable costo económico con mayores resultados.
8. BUENA FE: Las actuaciones que se surtan con ocasión de la actividad contractual deberán ceñirse a conductas honestas, de lealtad, acorde con los fines que la entidad persigue, la cual se presumirá en todas las sus actuaciones.
9. RESPONSABILIDAD: Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación del contrato, están obligados a proteger el interés general y los fines de la entidad, del contratista, y de terceras personas que puedan verse afectadas por la actividad contractual; por tal razón responderán por sus acciones y omisiones antijurídicas e indemnizarán los daños que causen con ocasión de las mismas.
10. PLANEACIÓN: Los procedimientos contractuales deben estar precedidos por una idónea planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales, verificando su adecuación a los planes, proyectos y programas, así como al Plan de necesidades, Plan Anual de Compras y al Presupuesto. En virtud de este principio no podrá iniciarse ningún proceso contractual sin la existencia previa de disponibilidad presupuestal y registró presupuestal, sin los estudios técnicos de conveniencia, oportunidad, necesidad y de factibilidad de acuerdo a cada caso en particular.
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Para el efecto se establecerán siempre al inicio de cada proceso contractual, las condiciones, los riesgos, plazos y valor, la forma de seguimiento y control de la actividad contractual y la determinación de los bienes y servicios contratados, los cuales no podrán ejecutarse como producto de la improvisación, salvo casos de fuerza mayor y caso fortuito.
11. TRANSPARENCIA: En las actuaciones contractuales se deberán observar reglas objetivas, justas y claras las cuales deben ser conocidas con anterioridad por los interesados, para que aseguren la escogencia de los mejores ofrecimientos a fin de proteger el interés general y los fines de la entidad.
El funcionario competente dispondrá lo necesario para que en el proceso de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.
12. SELECCIÓN OBJETIVA: La escogencia en materia contractual debe hacerse en razón de las circunstancias y aspectos más favorables para la entidad y los fines que ella busca, sin que medien factores eminentemente subjetivos que abran campo a la corrupción.
PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando la selección del contratista se haga en forma conjunta con otras Empresas Sociales del Estado y/o Secretaria Departamental de Salud, conforme a los convenios suscritos por la Empresa, no se aplicarán en materia de cuantías; formalidades y requisitos previos de contratación; las disposiciones del presente reglamento y la empresa se acogerá a los criterios que sobre selección objetiva del contratista se determinen por los participantes en la negociación.
CAPACIDAD PARA CONTRATAR
ARTÍCULO 4. CAPACIDAD PARA CONTRATAR. Solamente podrá celebrar contratos en representación de la E.S.E. HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXX DE SANTUARIO RISARALDA, el Gerente del Hospital y los funcionarios a quienes él mismo delegue mediante acto administrativo con fundamento en el artículo 211 de la Constitución Nacional.
Para celebrar contratos con el Hospital, están habilitadas las personas naturales y las personas jurídicas consideradas legalmente capaces, incluidos los consorcios y las uniones temporales señaladas en el artículo sexto (6) de la Ley 80 de 1993 y las personas jurídicas extranjeras que acrediten que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.
Aquellas personas jurídicas que pretendan adelantar un proceso de contratación con el HOSPITAL, deberán presentar de exigirse de acuerdo con la normatividad que regula la materia, el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio o por la autoridad competente, con una antelación no superior a más de treinta (30) días calendario respecto de la fecha de la celebración del contrato.
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ARTÍCULO 5. VEEDURÍAS: De acuerdo a lo establecido en la Ley 850 de 2003, las veedurías ciudadanas legalmente reconocidas, tienen la facultad de hacerse presentes y ejercer control social durante todas las etapas contractuales conforme a los términos y procedimientos establecidos.
ARTÍCULO 6. FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO. Serán facultades que le corresponden al Gerente como ordenador del gasto según lo establece el estatuto básico de la E.S.E. según acuerdo 98-01 de febrero de 1998, entre otras, respecto a la contratación del Hospital: La apertura del proceso de selección, la evaluación de las propuestas, la selección del contratista, la adjudicación, la celebración del contrato, las prórrogas, las adiciones presupuestales, las modificaciones, la terminación unilateral del contrato, la terminación anticipada de común acuerdo, la imposición de sanciones, la liquidación del contrato y, en general, los demás actos precontractuales, contractuales y postcontractuales que se presenten.
En desarrollo de estas actividades el ordenador del gasto podrá, a través de resolución debidamente motivada, delegar total o parcialmente en el comité de contratación y/o oficina jurídica, el adelantamiento de cualquiera de las etapas previstas en el párrafo anterior.
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA: El Gerente como
Representante Legal, en ejercicio de las atribuciones establecidas para el efecto en el artículo 9 numeral 9.2 del Acuerdo 003 de 2014, podrá comprometer a la entidad mediante la celebración de contratos, convenios u otros acuerdos de carácter bilateral para adquirir bienes y servicios en cuantía de hasta ciento sesenta y tres (163) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV).
Esta autorización no aplica para contratos de prestación de servicios de salud que requiera la E.S.E. para prestación de los servicios como médicos, enfermeras, auxiliares de salud y personal de carácter asistencial, así mismo la contratación de compra y venta de servicios de salud, es decir aquellos realizados con EPS, EPS-S, Departamento y Municipio. El Gerente tendrá plena autonomía para firmar estos contratos sin previa autorización de la Junta y sin importar el monto de los mismos.
Para los siguientes eventos, el Representante Legal requerirá de autorización expresa de la Junta Directiva:
1. La contratación diferente a la descrita en el artículo 9 numeral 3 del Acuerdo 003 de 2014, y la que supere la cuantía de 163 SMMLV.
2. Enajenación de bienes inmuebles (compra y venta)
3. Empréstitos
4. Compra de títulos de valor
5. Contratos de sociedad
6. Contratos de riesgo compartido
7. Arrendamientos de bienes
8. Comodato
9. Contratos de encargo fiduciario y fiducia
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00. Contratos de Leasing
Parágrafo 1: La aprobación a que se refiere este artículo se dará previamente a la celebración de la contratación, por lo tanto el Gerente realizará con oportunidad las acciones y citaciones correspondientes a la Junta Directiva.
Parágrafo 2: Para la contratación de insumos para la prestación de servicios de salud como: medicamentos, material médico quirúrgico, material de laboratorio, material de odontología, y material de RX; deberá contar con la aprobación previa de la Junta Directiva, siempre y cuando el valor de dichos contratos superen el monto establecido en el numeral 9.2 del acuerdo 003 de 2014. (163 SMMLV).
Parágrafo 3. La escogencia del contratista que habrá de ejecutar los contratos aprobados por la Junta Directiva así como la verificación de los requisitos precontractuales, conforme a la Ley y Reglamento y la vigilancia misma de la ejecución de dichos contratos, dependerá única y exclusivamente del representante legal de la ESE o a quién este delegue.
Parágrafo 4. La Empresa, siempre que así lo determine la Junta Directiva, podrá contemplar la posibilidad de constituir comités de evaluación de propuestas, comités de compras, y en general, todo organismo que pueda apoyar al Gerente y a sus delegatarios en los procesos contractuales de forma que se mantengan los principios y fines que se consagran en este Manual y demás normas respectivas.
Los conceptos emitidos por estos organismos no limitan la órbita de discrecionalidad que tiene el Gerente, quien conservará para todos los casos la potestad decisoria.
ARTÍCULO 8. DELEGACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN: Nada obsta, aunque quien tiene la competencia para decidir y dirigir los procesos de contratación es el Gerente, que éste, mediante la figura de la delegación pueda descongestionar y delegar parcial o totalmente en los servidores públicos que desempeñen cargos de nivel directivo, asesor, o ejecutivo la realización de los procesos que suponga cada operación contractual. Los actos expedidos por el delegatario estarán sometidos a los mismos requisitos establecidos para su expedición por el Gerente de la empresa.
El acto de delegación, como requisito de validez, se deberá hacer mediante resolución motivada en donde se deberá detallar o determinar al delegatario las funciones que se le transfieren. La delegación exime de responsabilidad al delegante, y desde el momento mismo en que se realiza se traslada la misma exclusivamente al delegatario, sin perjuicio de que en virtud de lo consignado en el artículo 211 de la Constitución Política, el delegante pueda reasumir la competencia y ejercer control mediante la vigilancia sobre los actos expedidos por el delegatario. En todo caso, el acto de la firma expresamente delegada, no exime de la responsabilidad legal civil y penal al Gerente de la empresa.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para los efectos del presente Manual, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el Gerente de la empresa, sin que ello implique autonomía administrativa para su ejercicio. En
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consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso.
CAPÍTULO II
ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN
ARTÍCULO 9. FINES DE LA CONTRATACIÓN: Los servidores públicos tendrán siempre en consideración, que al momento de establecer las diferentes relaciones jurídicas, la entidad busca siempre cumplir con los objetivos para la cual ha sido creada, a saber; una excelente prestación del servicio de salud y garantizar los intereses de los administrados que colaboran con ella en el logro de esos fines.
ARTÍCULO 10. DERECHOS Y DEBERES DEL CONTRATANTE: Para la consecución
de los fines de la ESE este deberá:
1. Exigir la ejecución idónea y oportuna del contrato.
2. Desplegar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias impuestas y garantías a que haya lugar.
3. Revisar periódicamente las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas.
4. Promover las acciones de responsabilidad contra los contratistas y sus garantes cuando las condiciones del bien o servicio no cumplan con las condiciones contratadas. Las revisiones deben hacerse durante el término de vigencias de las garantías.
5. Ordenar y aplicar las multas y sanciones pactadas en el contrato cuando se evidencie cualquier clase de incumplimiento imputable al contratista durante la ejecución del de este.
6. Exigir que los bienes y servicios adquiridos por la Empresa se ajusten a los requisitos previstos en las normas técnicas obligatorias y/o en los términos de referencia.
7. Repetir contra los funcionarios, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso por las indemnizaciones que deben pagar como consecuencia de la actividad contractual.
8. Adoptar medidas para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de presentar la oferta y/o propuesta.
9. Actuar de tal modo que por causas imputables al Hospital, no sobrevengan una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
10. Corregir los desajustes que se puedan presentar, y acordar mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
11. Hacer efectivas las clausulas exorbitantes aplicables a los contratos cuando a ello hubiere lugar.
12. Realizar control sobre el pago de los parafiscales exigidos por la Ley.
13. Sus actuaciones se ajustarán al principio de la buena fe
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14. Buscar soluciones a las demás circunstancias que se presenten en desarrollo de la contratación que realice el Hospital.
ARTÍCULO 11. DERECHOS Y DEBERES DEL CONTRATISTA: Para la consecución de
los fines de la empresa los contratistas deberán:
1. Aceptar y recibir en el momento acordado la remuneración pactada y a que el valor pactado no sufra alteración o modificación durante la vigencia del contrato
2. Colaborar con la Empresa Social del Estado en lo necesario para que el objeto contratado se cumpla de manera satisfactoria y eficiente.
3. Obedecer y acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato se les impartan.
4. Asumir con lealtad y obrar de buena fe en las etapas contractuales, evitando cualquier tipo de entorpecimiento que pueda darse.
5. Acercarse a las autoridades competentes con el fin de que se le reconozcan y se le protejan los derechos que emanan de la actividad contractual y que se le reproche a quien los desconozca o trasgreda.
6. Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados y responder por ello.
7. Abstenerse de aceptar cualquier tipo de petición o amenaza que esté encaminada a lograr provecho ilícito o a entorpecer la ejecución contractual, a su vez, de presentarse este evento, el contratista deberá notificar a las autoridades competentes so pena de incurrir en omisión que amerita que la Empresa Social del Estado declare el incumplimiento del contrato
ARTÍCULO 12. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Todo proceso de contratación debe ir precedido siempre de la disponibilidad presupuestal correspondiente, expedida por el área responsable. Cuando se trate de adicionar el valor de los contratos también resulta necesario para la operación contractual.
ARTÍCULO 13. SUJECIÓN A LAS LEYES COLOMBIANAS: Los contratos que suscriba la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxx de Santuario Risaralda, estarán sometidos a las leyes nacionales, y en todo caso los contratos deberán poseer una cláusula en donde se deje claro que la misma hace parte integrante de estos. La ignorancia o desconocimiento de las Leyes Colombianas no se aceptan como causales de reclamo o justificación de incumplimiento.
El desconocimiento de las Leyes Nacionales no se podrá invocar como causal de reclamo justificación de incumplimiento. Es un hecho notorio que quien pretenda ofertar y contratar con la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx xxxx de Santuario da, conoce y se somete a lo establecido en este reglamento y lo acepta, sin objeción alguna.
ARTÍCULO 14. DE LA APLICACIÓN DE LAS CLAUSULAS EXCEPCIONALES: En los
contratos celebrados por la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx xxxx de Santuario Risaralda, las cláusulas excepcionales contempladas en el Estatuto Contractual Estatal, serán obligatorias o facultativas.
Serán obligatorias en todos los contratos de tracto sucesivo cuyo objeto involucre directamente la razón o el sentir empresarial del Hospital.
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Serán facultativas, toda vez que se trate de contratos de ejecución instantánea que tengan o no relación directa con el objeto social de la ESE, en los de prestación de servicios administrativos, así como también en los de suministro de bienes y servicios que no involucren el cumplimiento del objeto social.
Las cláusulas excepcionales de interpretación, modificación, terminación y caducidad, se establecerán de manera obligatoria en los contratos de mayor cuantía, involucren o no directamente el objeto social de la entidad.
Tratándose de un contrato de menor cuantía se presumirán y serán obligatorias siempre que el objeto contractual tenga relación con el objeto de la ESE. En los demás eventos serán facultativas.
PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de incumplimiento grave que dé lugar a la paralización del objeto contractual, en los contratos cuyas cláusulas excepcionales son facultativas y las partes deciden no pactarlas, la entidad podrá declarar por acto administrativo el incumplimiento del contrato haciendo efectivas las garantías exigidas.
La competencia para la aplicación de las clausulas excepcionales reside en el Gerente de la entidad, en todo contrato que haya suscrito. De igual forma el Subdirector Administrativo goza de competencia para aquellos contratos que haya firmado bajo la modalidad de la delegación total.
ARTÍCULO 15. DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Conforme al
artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, las Empresas Sociales del Estado en materia de contratación estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la ley que regula la Contratación Estatal, No podrán celebrar contratos con el HOSPITAL, por sí o por interpuesta persona, quienes se hallen incursos en las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitución, la Ley o los Reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8°,9° y 10 de la Ley 80 de 1993, el artículo 5 de la ley 828 de 2003, y las adicionadas por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007. Por el Código Civil: Inhabilidad para celebrar contrato de compraventa. Las establecidas para todos los funcionarios públicos en los artículos 16 a 40 del CDU Ley 734 de 2002.
Las establecidas en las normas sobre responsabilidad fiscal, para las personas incluidas en los boletines en la ley 610 de 2000.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para asegurar la aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades vigente, el HOSPITAL solicitará y/o exigirá a los contratistas que al momento de la suscripción de los contratos, manifiesten expresamente y por escrito, bajo la gravedad del juramento, que no se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad o de incompatibilidad, de aquellas consagradas en la Constitución o en la ley.
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ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES
ARTÍCULO 16. Fases del procedimiento contractual: Son fases del procedimiento contractual:
- Fase pre contractual.
- Fase contractual.
- Fase post contractual.
Fase precontractual: Comprende esta etapa todos los actos previos y preparatorios a la celebración de los contratos. Esta fase tiene inicio con la misma identificación de la necesidad que se habrá de satisfacer con la celebración del contrato y se extiende hasta el momento de la adjudicación o celebración del mismo, según el caso. Durante esta etapa, la dependencia a la que internamente le corresponda impulsar el proceso, adelantará las siguientes actuaciones, de acuerdo el procedimiento contractual de que se trate, en tanto lo requiera:
1. Elaboración del plan general de compras.
2. Cuando se trate de inversión de recursos, verificación de su correspondencia con las metas de desarrollo, cubrimiento y crecimiento de la empresa.
3. Obtención de las autorizaciones, permisos y aprobaciones a que haya lugar.
4. Elaboración de los estudios previos en donde se identifiquen las necesidades que se habrán de satisfacer con la celebración del contrato en concreto, las obras, trabajos, servicios o bienes a suministrar, de modo que del contenido de los mismos se desprenda la necesidad de celebración del contrato. Estos estudios deberán constar por escrito y contendrán como mínimo la siguiente información:
a. La definición y justificación de la necesidad que la empresa pretende satisfacer con la contratación.
b. Las obligaciones técnicas o productos esperados mediante los cuales la entidad pueda cubrir éste requerimiento, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre diseño.
c. Las condiciones del contrato a celebrar.
d. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato, estructurado de conformidad con un estudio xxx xxxxxxx que permita aproximar de modo confiable el valor de la futura contratación.
e. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia, el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.
f. La designación del responsable técnico respecto de la necesidad que se pretende satisfacer.
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5. Valoración económica de la necesidad concreta, en donde se indique el presupuesto estimativo por el que se habrá de contratar, incluyendo los costos directos e indirectos.
6. Apertura del proceso de contratación, según el caso.
7. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.
8. Elaboración de los términos de referencia o invitación a contratar, en donde se consignarán los elementos básicos con base en los cuales se invitará o se solicitarán ofertas a los interesados en la contratación.
9. Elaboración y comunicación de las invitaciones o publicación de las mismas, según el caso.
10. Recepción de propuestas y ofertas.
11. Estudio técnico, jurídico, económico y de conveniencia de las propuestas para efectos de la selección objetiva.
12. Selección del contratista y adjudicación del contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO: A partir de esta misma fase, se propenderá porque cada proceso de selección que culmine con la adjudicación de un contrato, cuente con un expediente propio en donde se consignen todas las actuaciones contractuales que respecto de él se adelanten.
Fase contractual: Se entiende por fase contractual aquella que comprende todas las actuaciones surtidas a partir del mismo momento del perfeccionamiento del contrato y que culmina con su liquidación. Durante esta fase, la dependencia a la que internamente le corresponda impulsar el proceso, adelantará las siguientes actuaciones, según el procedimiento contractual de que se trate, en tanto lo requiera:
1. Firma y perfeccionamiento del contrato.
2. Registro presupuestal de las obligaciones patrimoniales que surgen del contrato.
3. Otorgamiento de las garantías exigidas a cargo del contratista y verificación de su suficiencia por parte de la empresa.
4. Pago de impuestos y gravámenes a que esté sujeto el contrato o la actividad a desarrollar, en los eventos en que sea indispensable.
5. Designación del interventor y/o supervisor cuando sea indispensable, siempre que dentro del mismo contrato no se haya hecho.
6. Inicio de la ejecución del objeto contratado.
7. Seguimiento y vigilancia técnica, administrativa y jurídica respecto del cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas.
8. Ejercicio de las facultades excepcionales en cabeza de la empresa, imposición de multas y aplicación de sanciones.
9. Terminación del contrato y recibo a satisfacción de las obras, servicios, bienes, prestaciones o trabajos contratados.
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10. Liquidación del contrato y determinación de las erogaciones pendientes a cargo de cada parte contratante.
Fase postcontractual: Se entiende por esta etapa, aquella que comprende todos los actos posteriores a la liquidación del contrato y que tienen como finalidad hacer efectivas las reclamaciones y erogaciones a que haya lugar, a favor y en contra de cada una de las partes, por cuenta de las obligaciones pendientes una vez realizados los ajustes y compensaciones por la ejecución contractual. Durante esta fase, la dependencia a la que internamente le corresponda impulsar el proceso, adelantará las siguientes actuaciones, según el procedimiento contractual de que se trate, en tanto lo requiera:
1. Evaluación de las obligaciones pendientes y a cargo de cada interviniente luego de la liquidación del acuerdo.
2. Solución de las controversias surgidas en la liquidación del contrato a través de los medios dispuestos en él.
3. Acciones pertinentes a favor de cada una de las partes.
ARTÍCULO 17. COMITÉ DE CONTRATACIÓN: El comité de contratación, intervendrá en los procesos de selección cuya cuantía sea superior a 82 SMLMV, recomendando al representante legal de la entidad, la suscripción del contrato con el oferente cuya propuesta resulte ser la más conveniente y favorable para los intereses del Hospital. El comité de contratación estará conformado así:
- El Gerente o su delegado, quien lo presidirá.
- El Coordinador Asistencial o quien ejerza sus funciones.
- El Profesional Universitario del Área Financiera o su delegado.
- El Asesor Jurídico o su delegado.
PARÁGRAFO PRIMERO: El Asesor de la Oficina de Control Interno será invitado permanente al Comité de Contratación y serán escuchados en el mismo pero no tendrán derecho al voto.
CAPÍTULO III MODALIDADES DE SELECCIÓN
ARTÍCULO 18. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN: De acuerdo a la normatividad vigente, los montos patrimoniales de la contratación, la naturaleza de los procesos y las exigencias específicas del caso, la Empresa adoptará los siguientes procesos de selección de contratistas, en aras de la selección objetiva y garantía para la libre concurrencia de los participantes:
1. Contratación sin formalidades plenas.
2. Contratación directa.
3. Invitación pública.
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ARTÍCULO 19. CONTRATACIÓN SIN FORMALIDADES PLENAS: Se acudirá a este
proceso cuando el valor del contrato sea inferior al 10% de ciento sesenta y tres (163) SMMLV a la fecha de su celebración.
Parágrafo 1: aquellas adquisiciones, actividades o servicios, que terceros presten a la entidad inferiores a 10 SMMLV, de duración inferior hasta 60 días, sometidos a condición de pago 100% al final, previa la entrega del producto o prestación del servicio, no se someterán a ningún procedimiento o formalismo. Estos constarán en un documento firmado por las partes el cual debe contener como mínimo las siguientes cláusulas: Fecha, lugar, proveedor, objeto, valor, plazo o término de duración y las garantías en caso de que el gerente así lo considere.
Parágrafo 2: aquellas adquisiciones, actividades o servicios que terceros presten a la entidad superiores a 10 SMMLV e inferiores al 10% de la menor cuantía, podrán celebrarse bajo la condición de órdenes de prestación de servicios y/o órdenes de suministro, sometiéndose en la etapa precontractual o invitación privada, conforme a los términos de su cuantía y de acuerdo a lo indicado al respecto.
Parágrafo 3: la entidad podrá también adquirir sus productos, materiales, equipos y elementos para su funcionamiento bajo la figura de gran almacén, comprando en almacenes xx xxxxxx, para lo cual bastará con la factura de compra o venta que estos expidan.
Parágrafo 4: Los contratos fruto de este proceso de selección se podrán hacer constar, previo ofrecimiento escrito para contratar, en órdenes de suministro o de compra, de prestación de servicios o ejecución de obras, las cuales deberán precisar cuando menos el objeto del acuerdo, el valor, el plazo y término de duración, así como los elementos necesarios para proceder a la imputación de los gastos que se genere (si a ello hay lugar), y podrán contener las demás estipulaciones que se consideren necesarias de conformidad con la normatividad vigente.
Parágrafo 5: Para el inicio de ejecución de éstos contratos no será indispensable el otorgamiento de garantía única salvo que se trate de contratos de obra.
Los pagos de derechos de publicación y otros gravámenes se sujetarán a lo fijado en los respectivos actos administrativos que expidan las autoridades competentes.
ARTÍCULO 20. CONTRATACIÓN DIRECTA: A este proceso de selección se acudirá cuando la cuantía del contrato sea igual o inferior al 10% de ciento sesenta y tres (163) SMMLV a la fecha de su celebración. Para tal fin, la empresa elevará invitación escrita y directa en la que consten las condiciones básicas del objeto a contratar, a un número no menor de dos (2) potenciales oferentes, quienes de igual forma, presentarán, en los términos y oportunidad que se indique en el llamado, su propuesta para contratar. Cuando la complejidad del objeto a contratar así lo amerite, la solicitud de oferta deberá indicar los requisitos objetivos necesarios para proponer, así como los supuestos para participar en la adjudicación tales como documentación necesaria para intervenir, criterios de evaluación, exigencias sobre las condiciones jurídicas, técnicas y financieras de los
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oferentes, cláusulas de común utilización en los procesos de contratación que adelante la empresa, causales de rechazo, plazo de entrega de propuestas, así como las condiciones básicas del contrato, se definirán las exigencias de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato.
Recepcionadas las ofertas, la empresa las analizará, evaluará y ponderará motivadamente, de acuerdo con los criterios previamente establecidos, en un plazo máximo de cuatro (4) días hábiles, para finalmente proceder a su adjudicación.
También se contratará acudiendo a este proceso de selección, en los siguientes eventos:
1. Por razón del objeto de los contratos: Cualquiera sea su cuantía, la empresa recurrirá al procedimiento previsto en éste artículo cuando se trata de celebrar los siguientes contratos:
a. Mutuo;
b. Prestación de servicios profesionales o técnicos o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas por las calidades especiales del contratista;
c. Para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, en los términos regulados normativamente;
d. Para la adquisición de bienes que solamente un proveedor pueda suministrar;
e. Arrendamiento o adquisición de inmuebles;
f. Los contratos que se celebren con recursos provenientes de organismos internacionales o los que se celebren en el marco de convenios internacionales, caso en el cual el respectivo contrato se someterá a la legislación que corresponda, de conformidad con lo establecido en las normas que regulan la contratación de las entidades públicas;
g. Contratos o convenios interadministrativos, de cooperación o de docencia-servicio;
h. Cuando se declare desierta la invitación pública;
i. Contratos para la prestación de servicios de apoyo a la gestión de la empresa, esto es, aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad, así como la contratación de empresas de servicios temporales, cuando se requiera.
2. Por razón a las circunstancias en las que ha de celebrarse el contrato: Es decir, en aquellos eventos de urgencia manifiesta. En todo caso, los contratos celebrados en virtud de esta circunstancia no podrán tener plazo de ejecución superior a seis (6) meses.
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3. Por razón a las condiciones xx xxxxxxx o del proceso de contratación: Cuando no se ha recibido ninguna manifestación de interés en contratar o propuesta alguna, o ninguna se ajuste a los pliegos de condiciones o términos de referencia, o en general, cuando no existe pluralidad de oferentes.
PARÁGRAFO PRIMERO: No será indispensable la solicitud de oferta a varios oferentes en los casos previstos en los numerales 1º, 2º y 3º del presente artículo, no obstante lo cual, el texto contentivo del estudio previo de cada uno de los contratos que en estos casos se celebre, deberá expresar de forma motivada, las razones que justifican el acudir a este procedimiento de selección.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La empresa podrá dar en venta los bienes muebles e inmuebles que no requiera para su servicio o no hagan parte del giro ordinario de sus actividades, a través del sistema de remate o del procedimiento que a tal efecto se determine por la gerencia, previo visto bueno de la Junta Directiva.
PARÁGRAFO TERCERO: Cuando la entidad, como fruto de los eventos previstos en los numerales 1º, 2º y 3º de este artículo reciba recursos para su inversión, todos los procesos de contratación y contratos que con ellos deba celebrar, se someterán íntegramente a las reglas de los procesos de selección de contratistas previstos en este estatuto.
ARTÍCULO 21. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA: Todo contrato
que se pretenda suscribir mediante la modalidad de contratación directa deberá contener, por lo menos, la siguiente información:
1. Estudios previos que justifiquen la necesidad a contratar, en donde se describa detalladamente el objeto, el precio, el plazo, obligaciones especiales o productos esperados y demás condiciones que se consideren necesarias para la celebración del contrato.
2. Cuadro comparativo de las ofertas, en los casos en los que aplique.
3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
El proceso de selección del contratista comprenderá su evaluación técnica, económica y jurídica de acuerdo con las necesidades del Hospital, así como también la exigencia de las garantías que la administración considere que sean necesarias para cada caso, de acuerdo con el objeto del contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando mediante contratación directa se pretendan suscribir contratos de personal de carácter asistencial o administrativo, en lugar de las dos (2) cotizaciones exigidas, se tendrá en cuenta únicamente la propuesta presentada por el contratista, la cual deberá cumplir con los requisitos exigidos por el área que presenta la necesidad.
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ARTÍCULO 22. CONTRATACIÓN POR INVITACIÓN PÚBLICA: Sin perjuicio de las
disposiciones establecidas en este mismo estatuto, a este proceso de selección se acudirá cuando la cuantía del contrato sea igual o superior ciento sesenta y tres (163) SMMLV a la época de apertura del proceso.
Para tal fin, la empresa, junto a los estudios previos, se deberá elaborar el pliego de condiciones o términos de referencia, los cuales deberán contener como mínimo:
a. Los requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección.
b. Las reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan ofrecimientos concretos y aseguren una escogencia objetiva del contratista, tales como requisitos de participación, las reglas para la adjudicación del contrato y criterios de evaluación de las ofertas, las exigencias sobre las condiciones jurídicas, técnicas y financieras de los oferentes, las cláusulas de común utilización en los procesos de contratación que adelante la empresa, causales de rechazo de ofrecimiento, cronograma del proceso indicando plazos para apertura, cierre, audiencias, entrega de propuestas, así como las condiciones generales y especiales del contrato.
c. Se definirán con precisión las exigencias de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato
d. Se definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad
e. Se definirá el plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía.
Con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita a los potenciales interesados, enterarse de la existencia de estos procesos, la empresa deberá publicar en su página web institucional, el contenido xxx xxxxxx de condiciones o términos de referencia. Dicha publicación se hará durante los diez (10) días hábiles anteriores a la época en que tendrá inicio el proceso de selección.
ARTÍCULO 23. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN POR INVITACIÓN PÚBLICA:
1. El hospital publicará en su página Web en el link contratación, los términos de referencia o invitación, por los menos durante diez (10) días, en los cuales el proponente encontrará las condiciones y el objeto a contratar.
2. En los términos de referencia o invitación se fijará la fecha y hora de entrega de las propuestas.
3. Entre la fecha de solicitud y la fecha de presentación de los ofrecimientos deberá existir
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un tiempo prudente para la formulación de la propuesta o cotización. Este tiempo estará determinado dentro de los términos mismos.
4. Las propuestas deben radicarse en la oficina de correspondencia del hospital y deberán ir en sobre cerrado y sellado o por correo electrónico a la dirección registrada en la invitación o convocatoria. En los casos en que la cuantía supere los ciento sesenta y tres
(163) SMMLV la propuesta deberá estar acompañada de la póliza de seriedad de oferta.
5. Las propuestas que hayan reunido todos los requisitos legales y formales, así como también todas las condiciones financieras previstas en los términos de referencia, serán objeto de estudio, evaluación y calificación técnica, y por último obtener la calificación económica.
6. Luego de concluir el proceso de evaluación se procederá a la selección de la propuesta que se considere más favorable para el hospital y se establecerá el orden de prelación de los demás oferentes evaluados. Única y exclusivamente se podrá contratar cuando una de las ofertas se ajuste a todos los requisitos establecidos en los términos de referencia y al estudio de necesidad previa a la contratación.
7. La decisión se comunicará al oferente selecto y a los no favorecidos, devolviéndoles a estos últimos la póliza de seriedad de la oferta, cuando se hubiere exigido.
PARÁGRAFO PRIMERO: El Gerente podrá prorrogar el plazo para la firma del contrato una vez termine o cierre la convocatoria antes del vencimiento, y por un término no mayor a la mitad del inicialmente señalado, siempre que la necesidad del hospital lo demande.
Se suscribirá el contrato en el término que se haya previsto en la solicitud de cotización con el sujeto seleccionado, o de igual manera, dentro del plazo que se haya establecido en la prórroga a que se refiere el inciso primero de este parágrafo.
De presentarse el caso en que el proponente seleccionado no suscriba el contrato en el término indicado o en los estudios previos o en el cuerpo mismo del acuerdo, podrá el Hospital celebrar el contrato con el segundo preseleccionado o con los siguientes, según el orden de prelación que se haya establecido y se le hará efectiva la garantía de seriedad en la oferta.
PARÁGRAFO SEGUNDO: De llegarse a presentar ofertas o cotizaciones de manera conjunta, mediante la figura del consorcio o unión temporal, se precisará en los términos de referencia o invitación sobre las implicaciones que estas suponen, es decir, que todos ellos se obligarán a responder de manera solidaria por la totalidad de la propuesta y del contrato que se les asigne.
PARÁGRAFO TERCERO: Cuando la cuantía del contrato que se pretenda celebrar mediante invitación pública y esta sea superior a los ciento sesenta y tres (163) SMMLV, se requerirá de autorización previa de la Junta Directiva del HOSPITAL, seguida del procedimiento establecido en el presente artículo.
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ARTÍCULO 24. SELECCIÓN OBJETIVA: Cuando deban de hacerse necesarias comparaciones a diferentes propuestas y cotizaciones para la selección de las mismas, éstas se realizarán en aras de la mera objetividad, mediante la evaluación técnica, financiera y jurídica encaminada a salvaguardar el principio de igualdad que impera en este manual de contratación. Por tanto, deberá escogerse siempre la propuesta más favorable para el Hospital, la cual deberá contener en sí misma, los valores de la transparencia y del compromiso frente a la comunidad.
Adicionalmente, la propuesta debe reunir todos los requisitos formales y legales, los criterios de selección, la calidad en los bienes y servicios, la experiencia del oferente, los bienes necesarios para la ejecución del servicio, entre otros.
ARTÍCULO 25. CONTRATACIÓN SIN NECESIDAD DE SOLICITUD DE OFERTA Y
COTIZACIÓN: Podrá desistirse del proceso de solicitud de cotización y de oferta, cuando el contrato conserve las características de un contrato intuito personae, cuando se trate de contratos interadministrativos, de cooperación y/o docencia–servicio, cuando la necesidad o la emergencia así lo dispongan y cuando no se hubiere presentando las invitaciones públicas a cotizar.
ARTÍCULO 26. CONTRATACIÓN POR URGENCIA O EMERGENCIA: El Gerente del
Hospital al presentarse un evento de urgencia o emergencia y que para conjurarlo se requiera de la celebración de un contrato, podrá hacerlo mediante acto administrativo motivado, bajo la modalidad de contratación directa sin necesidad de invitación formal a proponer o de la invitación pública a cotizar.
Igualmente, y con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la contratación de urgencia o emergencia, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro de la entidad.
PARÁGRAFO PRIMERO: De acuerdo al presente artículo, en caso de contratación por urgencia o emergencia, el objeto y la cuantía siempre tienen que guardar los parámetros de proporcionalidad frente a la situación que se pretende atender.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Para declarar la urgencia manifiesta siempre deberá presentarse a la Junta Directiva del Hospital un informe en donde se manifiesten los hechos que dieron origen al acto que declaró la contratación por urgencia o emergencia.
ARTÍCULO 27. DE LAS CUANTÍAS: El HOSPITAL suscribirá contratos de mínima, menor y mayor cuantía.
1. Los contratos de mínima cuantía o sin formalidades plenas serán aquellos que se suscriban por un valor menor o igual al 10% de (163) SMMLV.
2. De menor cuantía serán los contratos que sean superiores al 10% de (163) SMMLV e inferiores a 163) SMLMV.
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3. De mayor cuantía serán los contratos que superen los ciento sesenta y tres (163) SMMLV.
PARÁGRAFO PRIMERO: La suscripción de los contratos cuya cuantía sea superior a ciento sesenta y tres (163) SMMLV requerirá autorización expresa de la Junta Directiva.
En estos eventos la suscripción del contrato la hará directamente el Gerente pero podrá delegar la etapa precontractual en el Subdirector Administrativo.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Se requerirá autorización de la Junta Directiva, cuando la relación contractual verse sobre la cesión, concesión, arrendamiento, comodato o cualquier otro tipo de contrato que suponga el uso o enajenación de bienes inmuebles o equipos de propiedad del hospital; en los contratos de asociación, empréstito y financiación cualquiera sea su forma.
CAPÍTULO IV LOS CONTRATOS
ARTÍCULO 28. CLASES: El Hospital podrá celebrar los siguientes contratos:
Contratos de Prestación de Servicios: Con miras a garantizar el servicio de manera oportuna, eficiente y eficaz en sus respectivas áreas. Estos podrán celebrarse con personas naturales o jurídicas y consorcios o uniones temporales. No obstante lo anterior, se deberán celebrar contratos con personas naturales únicamente, cuando la naturaleza de la actividad así lo establezca, por tratarse de un actividad que no pueda desarrollarla un miembro del personal de planta o cuando se requiera de un conocimiento especializado.
Contratos de Compraventa de Bienes Muebles: Se caracteriza por ser de ejecución instantánea y supone que una persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal se obliga con el HOSPITAL a entregar título de venta una cosa o bien mueble y el HOSPITAL a pagar en dinero el valor de la misma.
Contratos de Compraventa de Servicios de Salud: Se refiere a contratos que celebra el Hospital, con personas naturales o jurídicas, consorcios o uniones temporales para comprar o vender servicios de atención ambulatoria y/o Hospitalaria, en las fases de educación, información y fomento de la salud, prevención diagnostica, tratamiento y rehabilitación de la disminución o enfermedad, que hacen parte de los planes de Beneficios consagrados en la Ley 100 de 1993 y decretos reglamentarios.
Contratos de Suministros de Bienes y Servicios: El contrato de suministro de bienes y servicios se celebrará entre el Hospital y una persona, sea esta natural o jurídica, consorcio o unión temporal, para que esta cumpla en favor de aquella las obligaciones periódicas, continuadas o tracto sucesivas tendientes a la adquisición de bienes y servicios.
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Contratos de Compraventa de Bienes Inmuebles: Supone este contrato, la adquisición por parte del Hospital de bienes inmuebles (lotes, construcciones o edificaciones) para garantizar su normal y fiel funcionamiento. Todo contrato de adquisición de inmuebles debe regirse por este estatuto y por las normas que consagran formalidades al respecto.
Contratos de Comodato: Se refiere a que el Hospital, entregue o reciba gratuitamente una especie mueble o inmueble para hacer uso de ella, con la obligación de restituirla o la carga de pedir su reintegro, de acuerdo al tiempo que se ha estipulado este, a saber, cuando se trate de bienes inmuebles será de cinco (5) años, renovables, de acuerdo a lo establecido en la Ley 9 de 1989 y, cuando se trate de bienes muebles, será hasta por tres
(3) años.
Contratos de Permuta de Bienes Muebles: El contrato de permuta consiste en que las partes se obligan mutuamente a dar y/o recibir una especie o cuerpo cierto por otro.
Contratos de Obra Pública: Se refiere a la construcción, montaje, instalación, mantenimiento, y en general, a la realización de cualquier otra labor sobre un bien inmueble que deba realizar el Hospital, independientemente de cuál sea la modalidad en la ejecución y en el pago.
En los contratos de obra que se hayan celebrado como resultado de un proceso de invitación a cotizar, la interventoría deberá contratarse con una persona que no posea vínculo con el Hospital ni el contratista. Esta persona responderá por los hechos y omisiones que le fueren reprochables.
Contratos de Arrendamiento: El arrendamiento supone que una de las partes se obliga para con la otra a proporcionarle el uso y goce de una cosa durante un tiempo y la otra a pagar el precio pactado. El valor del arrendamiento se determina de acuerdo al monto total, resultado del plazo de ejecución pactado.
El Hospital podrá arrendar parte de sus instalaciones, en tanto se traten de prestación de servicios conexos, anexos y complementarios.
Contrato de Cesión de Derechos Económicos: El hospital podrá suscribir este tipo de contrato, a fin de aplicar pagos en calidad de deudor a cualquiera de sus acreedores, previo el consentimiento de la contraparte. Asimismo, podrá aceptar pagos de sus deudores mediante el contrato de cesión de derechos económicos.
Convenios Interadministrativos: El Hospital podrá suscribir convenios con otras entidades públicas, mediante relaciones interadministrativas tendientes a coordinar, colaborar, cooperar o distribuir competencias para el desarrollo de funciones administrativas de interés común.
Convenios de Cooperación: El Hospital podrá suscribir convenios de cooperación con una persona jurídica con o sin ánimo de lucro, podrán ser de carácter nacional o internacional, dependiendo del origen de las partes.
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Convenios de Docencia- Servicios: El Hospital podrá suscribir convenios de Docencia- servicios con las Universidades, institutos técnicos o tecnológicos de carácter nacional o internacional, buscando la capacitación de los profesionales y coadyuvando al desarrollo del objeto social de la Empresa.
De los demás Contratos: El Hospital podrá celebrar toda clase de contratos previstos en el derecho privado, en disposiciones especiales o derivados del ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad y que sean necesarios para cumplir los fines misionales y sociales del Hospital.
ARTÍCULO 29. CONTENIDO DE LOS CONTRATOS: En los contratos se abarcarán las estipulaciones pertinentes de acuerdo a la esencia y naturaleza de cada uno como lo son:
El objeto, las actividades u obligaciones de cada una de las partes, el plazo, la duración, la indemnidad, el régimen aplicable, la apropiación presupuestal, etc. Asimismo, podrán estipularse cláusulas que estén dirigidas a imponer multas o sanciones u otras que hagan las veces de una estimación anticipada de perjuicios (clausulas penales pecuniarias).
Conforme lo prevé el numeral 6º del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993, podrán estipularse de manera discrecional las cláusulas excepcionales previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública.
ARTÍCULO 30. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Sin excepción, todos los contratos que suscriba el Hospital San Xxxxxxx xx xxxx de Santuario Risaralda, se perfeccionan cuando las partes hayan manifestado por escrito su consentimiento respecto del objeto y las contraprestaciones, y se cuente con la expedición del registro presupuestal.
PARÁGRAFO PRIMERO: Tanto el proponente como el contratista deberán acreditar como requisito para la suscripción del contrato, que se encuentran al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar cuando corresponda.
ARTÍCULO 31. EJECUCIÓN DEL CONTRATO: En los contratos de Bienes y Servicios que suscriba el hospital, deberá acreditarse la aprobación de la garantía exigida mediante la expedición del certificado de legalización, el cual garantizará la existencia de una relación jurídica contractual.
El término en el que se ha de ejecutar el contrato será el período que suponga la necesidad o el obligatorio cumplimiento del objeto contractual. Este período se empezará a contar según la fecha en que se expida el certificado de legalización o certificado de registro presupuestal, y el acta de inicio. En los contratos de mínima cuantía o sin formalidades plenas se requerirá el Certificado de Registro Presupuestal el cual reemplazará el acta de inicio.
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PARÁGRAFO PRIMERO: Entiéndase por contratos Bienes y Servicios, aquellos diferentes a la contratación de personal asistencial y/o administrativo de carácter profesional o técnico.
ARTÍCULO 32. DURACIÓN DEL CONTRATO: En los contratos de Bienes y Servicios se tendrá en cuenta para calcular la duración o plazo del contrato, el tiempo que se estima desde la expedición del certificado de legalización hasta la liquidación del mismo.
Cuando se trate de contratos de personal asistencial y/o administrativo de carácter profesional o técnico, la duración del contrato empezará a contarse desde su perfeccionamiento.
ARTÍCULO 33. LEGALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS: Sin perjuicio del plazo de ejecución pactado, cuando se suscriban contactos de Xxxxxx y Servicios el contratista contará con un término máximo de cinco (5) días hábiles, luego de comunicarse la adjudicación del contrato, para acercarse a gestionar la legalización y acreditar ante el hospital los requisitos indispensables para dar inicio a su ejecución. No obstante, y de acuerdo con la especialidad de cada contrato, se podrá ampliar este término de acuerdo a las necesidades.
ARTÍCULO 34. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA: El Asesor Jurídico de la Empresa o quien el gerente delegue aprobará, mediante un certificado de legalización y previo al inicio de ejecución del contrato, las garantías exigidas con sujeción a lo dispuesto en el clausulado del mismo.
NOVEDADES CONTRACTUALES
ARTÍCULO 35. MODIFICACIONES: Cuando sea necesario y prudente, se podrán celebrar las modificaciones pertinentes con el fin de reformar o aclarar las cláusulas del contrato. En ningún caso, so pretexto de aclarar o modificar el alcance de una cláusula, se podrá variar el objeto del contrato.
ARTÍCULO 36. ADICIONES: Cuando se presente el evento en que resulte improcedente adelantar el proceso de selección, ya sea porque la entidad requiere el objeto contratado urgentemente o porque económicamente se hace necesario mantener los costos iníciales estipulados en un contrato, el supervisor del mismo, mediante estudios previos en que el que se evidencie la necesidad y consten el visto bueno del Subgerente Administrativo y el Gerente, podrá solicitar la suscripción de una adición al contrato hasta por el cien por ciento (100%) de su cuantía inicial, también pudiendo suponer la ampliación del término o del plazo.
La referida adición deberá contar con la disponibilidad presupuestal para financiar y sostener la solicitud pretendida.
De llegarse a ampliar el plazo contractual o a adicionar el valor, el contratista tiene el deber de ampliar la vigencia de las pólizas que acompañan la relación contractual respectiva.
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PARÁGRAFO PRIMERO: No se podrá adicionar un contrato que se encuentre vencido.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En los eventos en que haya sido necesaria la aprobación por parte de la Junta Directiva del hospital en aras de suscribir un contrato, la competencia en materia de adiciones le competerá a la misma, caso en el cual deberá darse una aprobación previa por parte de ella.
ARTÍCULO 37. PRÓRROGAS: Previa solicitud por parte del supervisor, mediante estudios previos en que el que se evidencie la necesidad y consten el visto bueno del Gerente, se podrá ampliar el término de ejecución del contrato siempre que el hospital requiera verdaderamente del servicio y se justifique la necesidad del mismo.
PARÁGRAFO PRIMERO: No se podrá prorrogar un contrato que se encuentre vencido o cuándo se evidencie que el plazo fue factor determinante para la escogencia de la oferta, salvo que el contrato esté sujeto al agotamiento de su cuantía o cuando se presenten casos de fuerza mayor o caso fortuito.
ARTÍCULO 38. SOLICITUD DE MODIFICACIÓN, ADICIÓN O PRÓROGA: Cuando se
haga necesaria la suscripción de una modificación, adición o prórroga a un contrato, la solicitud misma deberá ser presentada a la oficina de contratación dentro de un término no inferior a ocho (8) días hábiles junto con los soportes que la motivan.
ARTÍCULO 39. CESIÓN DE CONTRATO: Para que opere la cesión de un contrato se requerirá siempre de la autorización expresa y escrita del Representante legal del hospital, con tal que al contratista se le permita ceder el contrato o subcontratar total o parcialmente.
ARTÍCULO 40. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: En los casos en que se requiera suspender la ejecución de un contrato, se suscribirá un acta de suspensión por parte del Gerente, delegatario o supervisor junto con el contratista, quien deberá motivar las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que hagan inviable o entorpezcan la inmediata o continua ejecución del contrato.
El acta deberá reunir todas las causas y motivos de la suspensión, el tiempo que se pretende suspender y, cuando sea necesario, el avance del contrato, estado de la obra, bien o servicios contratados.
Cuando se permita continuar con la ejecución contractual y las causas y motivos hayan sido superadas, las partes suscribirán un acta de reinicio en donde se señalará la fecha y forma en la cual se reanudará la ejecución del contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO: La suspensión del contrato no podrá ser superior al cincuenta
(50) por ciento del plazo inicialmente estipulado. De llegar a ser superior este término se procederá a la liquidación del contrato.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Al momento de reiniciar el contrato el contratista deberá actualizar la vigencia de las pólizas.
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ARTÍCULO 41. SANCIONES CONTRACTUALES Y PROCESO SANCIONATORIO: El
trámite administrativo sancionatorio que se adelante en razón de alguna circunstancia que entorpezca o sea óbice para el sano desarrollo de alguna etapa contractual, le corresponderá al Gerente reglamentarlo. En cada contrato se impondrán las sanciones por el incumplimiento del contratista.
PARÁGRAFO PRIMERO: No habrá imposición de multas cuando la xxxx o el incumplimiento parcial sean ocasionados en virtud de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados y en concordancia con las normas legales vigentes.
ARTÍCULO 42. CLÁUSULA PENAL: En caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento parcial o total de las obligaciones contraídas con ocasión del presente contrato la entidad exigirá directamente al contratista a título de cláusula penal una suma de treinta por ciento (30%) del valor total del contrato que se considerará como pago parcial de los perjuicios que al hospital se le causen. El pago de la pena no extingue el cumplimiento de la obligación principal. Esta suma será descontada de los saldos que por cualquier concepto la entidad le adeude al contratista y solo si ello no fuere posible se hará efectiva la garantía constituida para el cumplimiento contractual. Si esto no fuere posible se cobrará por jurisdicción coactiva.
ARTÍCULO 43. APLICACIÓN DE LAS MULTAS Y LA CLÁUSULA PENAL: Los valores
de las multas y de la cláusula penal, no son excluyentes y podrán ser cobrados directamente por la entidad. Dichos valores podrán ser tomados del saldo a favor del contratista, de la garantía constituida o por la vía de la jurisdicción coactiva. En la aplicación de las multas y la cláusula penal se respetará el derecho al debido proceso.
CAPÍTULO V GARANTÍAS
ARTÍCULO 44. ESTIPULACIÓN DE GARANTÍAS: Cuando el HOSPITAL considere
convenientes, de acuerdo a lo establecido en el presente manual y por recomendación de la oficina jurídica, podrá pactarse de manera expresa que el contratista se obliga a constituir, a favor de la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx xxxx de Santuario Risaralda, las pólizas de garantías, garantías bancarias o amparos por entidades bancaria y compañías de seguro debidamente autorizadas por la legislación nacional.
ARTÍCULO 45. CUBRIMIENTO DE LA GARANTÍAS: Entre las garantías que pueda solicitar el HOSPITAL para dar inicio a la ejecución contractual se encontrarán las siguientes:
- De cumplimiento contractual: Para el pago de los perjuicios producto del incumplimiento contractual, su cuantía no será menor al diez (10) por ciento del contrato y su vigencia será igual a la del plazo contractual acordado más cuatro (6) meses.
- Calidad y buen funcionamiento de los bienes: Para evitar que en uno o varios bienes de los contratados falte las propiedades y calidades exigidas para la contratación o que resulten inviables para lograr el fin que justificaba su adquisición, sea por sus vicios en la
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fabricación o la calidad de los materiales que lo componen. Su cuantía no será menor al treinta (30) por ciento del contrato y su vigencia será como mínimo de un (1) año contado a partir de su aceptación final.
- Responsabilidad civil extracontractual: De forma que el HOSPITAL asegure los eventuales o posibles daños que el contratista causa a terceros se solicitará la suscripción de esta póliza y su cuantía no será inferior al diez (10) por ciento del contrato y su vigencia será igual a la del plazo contractual y seis (6) meses más.
- Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Para el pago de los que el contratista incumpla con sus obligaciones laborales frente a los trabajadores que este tiene para la ejecución del contrato. Su cuantía no será inferior al diez (10) por ciento del contrato y su vigencia será igual a la del plazo contractual acordado y tres (3) años más.
-Manejo en la inversión del anticipo: Para evitar la apropiación o destinación indebida de los dineros que se le entreguen al contratista como anticipo del contrato. Su cuantía será del cien (100) por ciento de la suma pagada como anticipo y su vigencia corresponde al tiempo que demande su total amortización. Su aprobación será requisito previo para el desembolso del anticipo al contratista.
-De estabilidad de la obra: para garantizar que durante el período acordado la obra contratada, en condiciones normales de uso, no sufrirá deterioros imputables al contratista, su cuantía no será inferior al treinta (30) por ciento del valor del contrato y su vigencia será de cinco (05) años a partir de la aceptación final de la obra.
-Seriedad en la oferta: Si el oferente seleccionado no está dispuesto o no se allane a cumplir con la prestación debida. La cuantía se circunscribe a la que en cada caso se determine en la necesidad previa a la contratación la cual no será inferior al diez (10) por ciento del monto propuesto y una vigencia o duración igual a la del plazo máximo previsto para la aceptación o adjudicación, y tres (3) meses adicionales.
CAPÍTULO VI LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
ARTÍCULO 46. DE LA LIQUIDACIÓN: Con excepción de los contratos de compraventa, y de prestación de servicios personales todos los contratos que celebre el Hospital, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes, en el término que se haya fijado en el contrato, si no se fija tal plazo, se tomará el término legal establecido en el Estatuto de Contratación Pública.
Si las partes no llegan a ningún acuerdo, o si el contratista, no comparece a la liquidación; en el expediente se dejarán las constancias de ello, y el Hospital, procederá a su liquidación unilateral, mediante acto administrativo motivado contra el cual procede el recurso de reposición; de acuerdo con lo consagrado en la ley 1150 de 2007 artículo 11 esta liquidación unilateral, debe efectuarse en los dos meses siguientes al vencimiento del plazo señalado de común acuerdo, o del plazo de 4 meses aludido en el artículo anterior.
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El funcionario competente para liquidar los contratos, es el Gerente del Hospital o su delegado; él o los funcionarios designados para ejercer la vigilancia y control, es decir los supervisores e interventores deben preparar las correspondientes actas de liquidación de los contratos.
El acta de liquidación de un contrato, es un balance general de lo acontecido durante su ejecución, por tal razón en ella, se debe dejar constancia de las conciliaciones, u otros acuerdos con los que finalicen las diferencias que hayan surgido entre las partes y les permita declararse x xxx y salvo en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, en el evento de que no se logre tal paz y salvo, se debe dejar xxxxx xxxxxxxxxx en el acta de los compromisos pendientes de una y otra parte.
ARTÍCULO 47. TERMINACIÓN UNILATERAL: El hospital podrá disponer la terminación anticipada del contrato, por muerte o incapacidad física permanente del contratista de ser persona natural o por la disolución de la persona jurídica, cuando se le declare interdicción judicial o declarando proceso de liquidación al contratista, cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga y por la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten gravemente el cumplimiento de las prestaciones debidas.
CAPÍTULO VII SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
ARTÍCULO 48. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Sin perjuicio de
acudir a la respectiva jurisdicción y ante el juez competente, en los contratos que celebre la entidad se estipulará que la solución debe operar en forma ágil y directa respecto de las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, para lo cual se podrá acudir a la amigable composición, arbitramento, conciliación o cualquier mecanismo de solución de conflictos previstos en la Ley.
PARÁGRAFO PRIMERO: El conocimiento de los contratos, actos o controversias, por regla general, corresponde a la jurisdicción contencioso administrativa, tal como quedó previsto en el artículo 1 de la Ley 1107 de 2006, salvo que se trate de litigios derivados del Sistema General Integral de Seguridad Social, en cuyo caso serán de competencia de la jurisdicción ordinaria, según la regla procesal contenida en el numeral 4 del artículo 2º de la Ley 712 de 2001, norma cuya vigencia rescató la misma Ley 1107 de 2006.
CAPÍTULO VIII DISPOSICIONES VARIAS
ARTÍCULO 49. SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Todo
trámite, acuerdo o contrato que comprometa económicamente a la entidad, y que no posea la apropiación presupuestal correspondiente o que no haya pasado por el proceso establecido, será inválido o nulo de pleno derecho. Antes de adelantar cualquier proceso que suponga la creación de una relación contractual deberá haberse obtenido el certificado de disponibilidad presupuestal.
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Cuando se trate de contratación con recursos de vigencias futuras, se aplicará lo dispuesto en la ley orgánica de presupuesto y las normas que lo regulen.
ARTÍCULO 50. FUENTES DE INFORMACIÓN DE PROPONENTES: Para la selección de
los futuros contratistas y oferentes se acudirá a la información contenida en el registro único de proponentes, el registro único comercial, los directorios o guías de proveedores especializados, la información de agremiaciones comerciales y cualquier otra base de datos existente en el mercado que permita adecuarse al perfil y características de idoneidad que exija el objeto que se desea suplir con las contrataciones según lo determinado en la etapa precontractual.
ARTÍCULO 51. CUMPLIMIENTO XXX XXXX: Es obligación del contratista hacer uso eficiente de los recursos, ya sea el de energía o agua, que requiera para el desarrollo de su función y deberá contribuir con la entidad para establecer una buena gestión ambiental y evitar cualquier tipo de sobreexplotación de recursos y contaminación.
ARTÍCULO 52. REQUISITOS DE CALIDAD PARA LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA E.S.E. HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXX DE SANTUARIO
RISARALDA: La calidad que deben manejar los proveedores se circunscribe a los parámetros que el hospital considere necesarios para una excelente prestación del servicio: Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Sistema de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo y los demás que el Ministerio de Salud y la Protección Social establezca.
ARTÍCULO 53. VIGENCIA.- La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Santuario Risaralda, a los treinta (30) días del mes xx xxxxxx de 2014.
XXXXX XXXXXX XXXXXXX
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