Capítulo 1: Contratación de Consultores

CONTENIDO

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PARTE I ASPECTOS GENERALES 1

Sección 1.01 Introducción 1

Sección 1.02 Necesidad de la Contratación de los Consultores 2

Sección 1.03 Responsabilidad del Prestatario en la Selección de los Consultores 2

Sección 1.04 Archivos de los Consultores en el BANCO 2

PARTE II SERVICIOS DE CONSULTORIA 3

Sección 2.01 Tipos de Servicios 3

Sección 2.02 Responsabilidad de los Consultores 5

Sección 2.03 Competencia de los Consultores 7

Sección 2.04 Imparcialidad de los Consultores 8

Sección 2.05 Tipos de Consultores 9

Sección 2.06 Elegibilidad 12

Sección 2.07 Monitoreo por parte del BANCO 13

PARTE III PROCEDIMIENTOS DE SELECCION. 14

Sección 3.01 Aspectos Generales 14

Sección 3.02 Adquisición Ilícita 16

Sección 3.03 Preparación de los Términos de Referencia 17

Sección 3.04 Preparación de la Lista Corta de Consultores 19

Sección 3.05 Preparación de la Carta de Invitación 21

Sección 3.06 Envío de la Carta de Invitación a los Consultores 23

Sección 3.07 Evaluación de Propuestas 24

Sección 3.08 Negociación del Contrato 26

Sección 3.09 Notificación a Consultores No Seleccionados 27

PARTE IV CONTRATO 28

Sección 4.01 Aspectos Generales 28

Sección 4.02 Alcance del Proyecto y de los Servicios de Consultoría 29

Sección 4.03 Duración del Contrato 29

Sección 4.04 Condiciones relacionadas a la Validez del Contrato 30

Sección 4.05 Responsabilidades de las Partes 31

Sección 4.06 Monto del Contrato 32

Sección 4.07 Descripción de Costos y Honorarios del Consultor 33

Sección 4.08 Moneda en la cual deben indicarse los Costos y Honorarios 34

Sección 4.09 Condiciones y Métodos de Pago 35

Sección 4.10 Propiedad y Enajenación de Equipos 36

Sección 4.11 Servicios a ser brindados por el Prestatario 36

Sección 4.12 Privilegios e Inmunidades del Consultor 36

Sección 4.13 Impedimentos Graves 37

Sección 4.14 Informes 38

Sección 4.15 Derechos de Autor 38

Sección 4.16 Modificaciones 39

Sección 4.17 Fuerza Mayor 40

Sección 4.18 Terminación 41

Sección 4.19 Arreglo de Disputas 42

Sección 4.20 Leyes Aplicables 43

Sección 4.21 Idioma 43

ANEXO I TERMINOS DE REFERENCIA 44

1. Información del Proyecto 44

2. Otras Informaciones Pertinentes 44

3. Términos de Referencia Generales 44

4. Términos de Referencia Específicos. 45

5. Servicios e Instalaciones a ser proporcionados por el Prestatario 45

ANEXO II LISTA CORTA DE CONSULTORES 46

ANEXO III CARTA DE INVITACIÓN (MODELO) 47

ANEXO IV HORA DE EVALUACIÓN RESUMIDA (MODELO) 51

Capítulo 1: Contratación de Consultores

Parte I ASPECTOS GENERALES

Sección 1.01 Introducción

(1) “Las Normas para la Contratación de Consultores bajo Préstamos de AOD del JBIC” son aplicables a los préstamos de AOD otorgados por el BANCO DE COOPERACION INTERNACIONAL DEL JAPON (de aquí en adelante denominado el “BANCO”), de acuerdo a la Sección (1), Párrafo 2, Artículo 23 de la LEY DEL BANCO DE COOPERACION INTERNACIONAL DEL JAPON.

(2) Para una eficiente y adecuada preparación y ejecución de los proyectos financiados total o parcialmente por Préstamos de AOD del BANCO, la mayoría de los Prestatarios requiere la asistencia de consultores. (En estas Normas, el término “Prestatario” también se refiere al Organismo Ejecutor del proyecto y el término “consultor(es)” significa “firma(s) consultora(s)”, excluyéndose consultores individuales, a no ser que se indique expresamente lo contrario.

(3) El objetivo de las presentes Normas es indicar los puntos de vista del BANCO con respecto a la selección y contratación apropiadas de consultores y a la cabal utilización de la experiencia de los mismos, así como asegurar su imparcialidad y establecer reglas generales a las cuales los Prestatarios tendrán que atenerse en la contratación de consultores. El modo en el cual estas Normas deben aplicarse a cada proyecto particular financiado por Préstamos de AOD del BANCO se estipulará en el Convenio xx Xxxxxxxx entre el BANCO y el Prestatario.

<Notas>

1. Párrafo (1) :

Este párrafo define el término “Prestamos de AOD del JBIC” y afirma que estas Normas se aplican a los Préstamos de AOD del JBIC.

Sección 1.02 Necesidad de la Contratación de Consultores

En la mayoría de los casos, la necesidad de contratar consultores se establecerá de manera conjunta entre el Prestatario y el BANCO, y los Términos de Referencia para sus servicios se redactarán antes o durante las negociaciones referentes al préstamo de AOD del BANCO. Al mismo tiempo, ambas partes acordarán el monto aproximado de fondos requeridos para tales servicios.

Sección 1.03 Responsabilidades del Prestatario en la Selección de Consultores

La selección de consultores para un proyecto financiado por un Préstamo de AOD del BANCO es responsabilidad del Prestatario.

Sección 1.04 Archivos de los Consultores en el BANCO

(1) El BANCO mantiene archivos con informaciones provistas por varios consultores con relación a su capacidad y experiencia.

(2) Las informaciones de tales archivos están a disposición de aquellos Prestatarios que deseen revisar y evaluar la experiencia y las calificaciones de los consultores que consideren contratar para sus proyectos. Sin embargo, las informaciones disponibles en los archivos de referencia del BANCO son limitadas, y frecuentemente es necesario que el BANCO o los Prestatarios soliciten informaciones adicionales detalladas de un consultor en particular a fin de juzgar su capacidad para llevar a cabo una tarea específica.

(3) El hecho que el BANCO haya recibido informaciones sobre un consultor, no otorga a ese consultor el derecho a algún contrato financiado por los Préstamos de AOD del BANCO. Esto tampoco significa que el BANCO garantiza las calificaciones del consultor en general, ni que aceptará su nombramiento para algún proyecto específico. El BANCO no dispone de una lista de consultores “aprobados” .

Parte II SERVICIOS DE CONSULTORIA

Sección 2.01 Tipos de Servicios

(1) En general, los servicios de consultores pueden ser agrupados en las siguientes cuatro amplias categorías :

(a) Estudios de Pre-inversión, que incluyen :

i) determinación de la prioridad relativa que se le va a otorgar a un proyecto ;

ii) formulación y comparación de alternativas, y recomendaciones sobre la mejor ;

iii) elaboración de un plan general de ingeniería y diseño preliminar de las estructuras principales ;

iv) estimaciones de costos, beneficios y período de construcción ;

v) evaluación de la solvencia económica y competencia técnica, factibilidad financiera y comercial, conveniencia de los arreglos organizacionales y administrativos e impacto social y ambiental ;

vi) recomendaciones y/o ejecución relacionadas con temas ambientales y sociales, incluyendo la ejecución/revisión de estudios de impacto ambiental ; y

vii) otras recomendaciones con relación a la ejecución del proyecto.

(b) Servicios de preparación, que incluyen :

i) investigaciones detalladas y revisión de los estudios de pre-inversión ;

ii) preparación de diseños detallados, especificaciones y documentos del contrato ;

iii) pre-calificación de contratistas, proveedores o fabricantes (de aquí en adelante denominados en forma colectiva como “Contratista(s)” ;

iv) evaluación de ofertas y recomendaciones con relación a la adjudicación del contrato; y

v) recomendaciones y/o ejecución relacionadas con temas ambientales y sociales, incluyendo la ejecución/revisión de estudios de impacto ambiental.

i) supervisión de las obras de construcción ;

ii) servicios técnicos y administrativos para la ejecución y la gestión administrativa del proyecto ; y

iii) recomendaciones y/o ejecución relacionadas con temas ambientales y sociales, incluyendo gestión, monitoreo y auditoría ambiental.

(d) Otros servicios necesarios para el proyecto, que incluyen :

i) asistencia en la activación y operación de las instalaciones durante un período inicial;

ii) servicios de asesoría referentes, por ejemplo, a planeamiento sectorial y del desarrollo, y estructuración institucional ;

iii) asistencia en la implementación de recomendaciones, post-evaluación y estudios de

impacto del proyecto ; y

iv) otros servicios de apoyo al Prestatario

(2) Considerando las ventajas de la continuidad del enfoque técnico básico, es recomendable que las funciones (b), (c) y (d) sean realizadas por un mismo consultor. En el caso que un consultor haya cumplido satisfactoriamente con la función (a), generalmente existen ventajas considerables en nombrar a ese mismo consultor para realizar las funciones (b), (c) y (d).

< Notas >

1. Párrafo (1) :

(01) Todos estos estudios, comprendidos entre i) y vi) se denominan “estudios de factibilidad.”

(02) “Los servicios técnicos y administrativos para la ejecución y la gestión administrativa del proyecto” en el ítem ii) del punto (c) se refieren a la operación y mantenimiento posteriores a la culminación del proyecto, a operaciones organizativas generales, financiamiento, gestión administrativa de la producción, investigación xx xxxxxxx (mercadeo), ventas, manejo de informaciones y manejo laboral.

(03) El punto i) de (d) se refiere a las instrucciones y capacitación técnica relacionadas a la ejecución del proyecto.

2. Párrafo (2) :

(01) Entre los servicios enumerados en el punto iii) de (d), la post-evaluación (que incluye la evaluación de los servicios del consultor) debe ser realizada por un consultor que no sea el mismo mencionado en (b) o (c).

(02) Con relación a la segunda frase, referirse a las notas suplementarias en el párrafo (2) de la Sección 3.01.

Sección 2.02 Responsabilidades de los Consultores

(1) Los consultores deben emplear en todo momento su máxima habilidad, cuidado y diligencia al cumplir con sus obligaciones. Los consultores son responsables de la exactitud y perfección de su trabajo.

(2) En todos los asuntos profesionales, el consultor debe actuar como fiel asesor del Prestatario. Sin embargo, el Prestatario podrá, en el caso de supervisión de obras y/o aspectos administrativos, delegar a un consultor mayor o menor autoridad para que éste actúe en su representación, desde la total responsabilidad de tomar decisiones finales como un ingeniero independiente, hasta la responsabilidad de asesorar al cliente con poca autoridad decisoria. La naturaleza y los límites de esta delegación de autoridad en el consultor, así como el alcance y la naturaleza de las responsabilidades que debe asumir, deberán ser claramente definidos en los Términos de Referencia y en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

(3) En caso de diferencias de opinión entre el Prestatario y el consultor sobre cualquier asunto importante que implique juicios profesionales que puedan afectar la evaluación o la ejecución adecuada del proyecto, el Prestatario deberá permitir que el Consultor le presente oportunamente un informe escrito, y que al mismo tiempo entregue una copia al BANCO. El Prestatario deberá enviar el informe al BANCO con sus comentarios con tiempo suficiente para permitir que el BANCO lo analice y se comunique con el Prestatario antes que se tomen pasos irreversibles sobre el tema. En caso de urgencia, el consultor tendrá el derecho de solicitar al Prestatario y/o al BANCO que el asunto sea puesto inmediatamente en discusión entre el Prestatario y el BANCO. Esta disposición deberá estar indicada en los Términos de Referencia y en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

< Notas >

1. Párrafo (2) :

(01) En este contexto, la autoridad delegada al consultor de actuar en representación del Prestatario se ejerce principalmente sobre los contratistas, fabricantes y proveedores, y en algunos casos, el personal del Prestatario (personal de la contraparte). Sin embargo, considerando la probabilidad que eso tenga como resultado fricciones en algunos aspectos, la autoridad del consultor debe estar claramente establecida en el contrato. Para que el proyecto progrese sin inconvenientes, es importante aclarar la autoridad del consultor en la supervisión/monitoreo – por ejemplo - para aprobar cambios en el alcance del trabajo de los contratistas.

(02) En esta provisión se afirma que los derechos y las obligaciones de los consultores en la fase de ejecución, especialmente en la etapa de la supervisión de las obras, pueden ser delegados a un consultor, así como la autoridad de actuar como el “Ingeniero”. El “Ingeniero” no es un firmante ni una de las partes del contrato, pero su nombre está especificado en el contrato y él asume derechos y responsabilidades que requieren un conocimiento específico de diseño técnico y gestión administrativa. En tal caso, se considera al ingeniero como una persona autorizada a impartir instrucciones, dirigir, ejercitar opciones que considere apropiadas y expresar sus puntos de vista. Sin embargo, en ningún caso el Ingeniero deberá ser autorizado a cambiar el contrato entre el contratante y los contratistas. El Ingeniero sólo podrá estar autorizado a requerir que el contrato se lleve a cabo de acuerdo a los términos y condiciones aceptados por el contratante y los contratistas.

2. Párrafo (3) :

En este párrafo se expresa el punto de vista que “el BANCO debe tener conocimiento de los asuntos importantes en forma oportuna a fin de mejorar su capacidad de monitoreo de proyectos”. En caso de diferencias de opinión entre el Prestatario y el consultor, el BANCO, con el debido respeto por las opiniones del Prestatario y el consultor, puede jugar un rol catalizador con mucho cuidado para consolidar las opiniones de ambas partes a fin de asegurar la viabilidad del proyecto. Este asunto debe estar especificado en los Términos de Referencia (TDR) y en el contrato.

Sección 2.03 Competencia de los Consultores

Con la finalidad de asegurar la ejecución eficiente y apropiada del proyecto, según lo específicamente requerido en el Convenio xx Xxxxxxxx, es esencial que los consultores contratados para proyectos financiados por Préstamos de AOD del BANCO indudablemente posean la competencia necesaria.

Sección 2.04 Imparcialidad de los Consultores

A fin de no solamente asegurar que los bienes y servicios utilizados para los proyectos financiados por Préstamos de AOD del BANCO sean adecuados y tengan un costo razonable, sino también que los diseños y las especificaciones no limiten de manera alguna los requisitos del BANCO con respecto a las licitaciones, es esencial poder demostrar la imparcialidad de los consultores contratados para los proyectos financiados por Préstamos de AOD del BANCO.

< Notas >

1. “Los requisitos del BANCO con respecto a las licitaciones” son economía, eficiencia, no-discriminación y transparencia en el proceso de adquisición.

2. Con relación al punto referente a la imparcialidad, es necesario prestar debida atención a las disposiciones de la Sección 2.05 (2) y (3).

Sección 2.05 Tipos de Consultores

(1) Por lo general, las firmas consultoras están incluidas en una o más de las siguientes categorías :

(a) Firmas consultoras independientes ;

(b) Organizaciones de carácter público (incluyendo corporaciones y fundaciones públicas) que también ofrecen servicios de consultoría ;

(c) Firmas que combinan las funciones de consultores con las de contratistas, o que están asociadas, afiliadas, o son propiedad de contratistas ;

(d) Firmas que combinan las funciones de consultores con las de fabricantes, o que están asociadas, afiliadas, o son propiedad de fabricantes.

(2) De acuerdo a lo indicado en la Sección 2.04, las firmas consultoras que pertenecen a todas las categorías mencionadas en el párrafo (1) de esta Sección, que son contratadas por el Prestatario para brindar servicios de consultoría para la preparación relacionada con adquisiciones para un proyecto, o con su ejecución, y cualquiera de sus asociados/afiliados (incluyendo las firmas matrices), deberán ser descalificados para ejercer cualquier otra función en el mismo proyecto (incluyendo la participación en licitaciones relacionadas a bienes y servicios para cualquier parte del proyecto), salvo que sea una continuación de los servicios de consultoría que la firma venía prestando, como se describe en el párrafo (2) de la Sección 3.01. Sólo en casos especiales y con justificaciones claras, y después de considerar todos los aspectos y las circunstancias, el BANCO y el Prestatario pueden acordar la autorización para que una firma y sus asociados/afiliados (incluyendo las firmas matrices) sean invitados a la licitación de un proyecto financiado por Préstamos de AOD del BANCO como Contratistas, si se encuentran contratadas en el mismo proyecto como consultoras.

(3) Las disposiciones del párrafo (2) de esta Sección también se aplicarán a Contratistas que faciliten o transfieran temporalmente su personal a firmas u organizaciones que se encuentren prestando servicios de consultoría para la preparación relacionada con adquisiciones para un proyecto, o con su ejecución, si dicho personal estuviera involucrado en cualquier función en el mismo proyecto.

< Notas >

1. Párrafo (1)

Para asegurar la imparcialidad del consultor, los términos “asociados/afiliados” y “firmas que son propiedad de contratistas/fabricantes” deben interpretarse en sentido amplio. Generalmente se consideran asociados a aquellos con no menos del 20% de las acciones suscritas o del capital total que mantiene la firma consultora, y 50% en el caso de afiliados.

2. Párrafo (2)

(01) “La estipulación sobre conflicto de intereses” en este documento debe ser incorporada en la Carta de Invitación a ser enviada a consultores.

(02) La segunda frase se limita a los casos en que es absolutamente necesario contratar a un consultor en particular a fin de utilizar sus conocimientos específicos. Aún en tales casos, si un asociado/afiliado del consultor participa en la licitación, es necesario involucrar a un consultor distinto para la evaluación de las propuestas, no permitiendo al primer consultor involucrarse en la evaluación. En cualquier caso, se otorgará el permiso sólo bajo circunstancias extraordinarias.

3. Párrafo (3)

Favor referirse a la siguiente interpretación en relación con los términos “prestar o temporalmente asignar”.

(01) En el caso que un contratista o fabricante preste o asigne temporalmente a su personal a un consultor, dicho contratista/fabricante será descalificado únicamente si el personal está a cargo del proyecto al cual está relacionado el contratista/fabricante.

(02) El personal que es prestado o temporalmente asignado es definido como personal que no ha renunciado a su trabajo con el contratista/fabricante. Se define “Renuncia” cuando el personal ya no pertenece a la compañía, ha recibido su liquidación de beneficios y ya no recibe beneficio económico alguno del contratista/fabricante. En tal caso, después de la renuncia, dicho personal ya no es considerado como prestado o temporalmente asignado.

(03) Se define “estar a cargo del proyecto” como lo que está especificado en el contrato de servicios de consultoría en relación a la participación del personal en la labor, ya sea en la oficina principal o en el lugar del proyecto. Por otro lado, en aquellos casos cuando el personal prestado o temporalmente asignado no está a cargo del proyecto en cuestión, no existirá problema en relación a la imparcialidad del contratista/fabricante.

(04) La imparcialidad de los consultores para el contrato se requiere no sólo en la etapa de adquisiciones sino también en las etapas del diseño detallado, preparación de la documentación para la licitación y supervisión de las obras. En resumen, todo el personal del consultor que participa en las etapas arriba mencionadas debe mantener estricta imparcialidad en relación a los postores.

4. Si se determina que una compañía está violando lo establecido de esta Sección, dicha compañía (asociados/afiliados de un consultor) será descalificada para la licitación. Sin embargo, aún cuando no exista falta por parte del Prestatario (ejemplo: cuando la relación con los contratistas no haya sido aclarada en el historial de

consultores del contrato de consultoría, y la compañía en cuestión haya participado en la licitación obteniendo la “oferta evaluada más baja”, mientras el Prestatario no reconozca la relación), el Prestatario puede encontrarse en desventaja. Por lo tanto, se tendrán en cuenta los intereses del Prestatario, prestando debida atención a las operaciones y a la política del BANCO en general.

Sección 2.06 Elegibilidad

(1) Una firma consultora contratada por el Prestatario para un proyecto financiado con Préstamos de AOD del BANCO deberá cumplir con los siguientes requisitos :

(a) La mayoría de las acciones suscritas deberán ser de propiedad de ciudadanos de países de origen elegible ;

(b) La mayoría de los directores a tiempo completo deberán ser ciudadanos de países de origen elegible ;

(2) Los servicios de consultoría prestados en parte por firmas consultoras que no satisfacen los requisitos expuestos en la sección (1) precedente, pueden ser elegibles para el financiamiento, si el total de los hombre-meses proporcionados por tales firmas constituyen menos del 50% del total del hombre-mes requeridos para los servicios de consultoría. Sin embargo, tales firmas consultoras no pueden ser contratadas por el Prestatario, sino que pueden ser subcontratadas por las firmas consultoras que satisfagan las tres condiciones mencionadas en el punto (1).

< Notas >

1. Párrafo (2) :

Las reglas para limitar el número de hombre-meses proporcionado por firmas consultoras de países de origen no elegible a menos del 50% del total de hombre- meses, han sido estipuladas en el Convenio xx Xxxxxxxx. Además, se ha interpretado que tales firmas pueden participar como sub-contratistas, pero no como consultores principales, incluyendo a los miembros de una sociedad (joint venture).

Sección 2.07 Monitoreo por parte del BANCO

El Prestatario es responsable de la supervisión del desempeño del consultor y de asegurar que el consultor cumpla sus tareas de acuerdo con el contrato. Sin asumir las responsabilidades del Prestatario o del consultor, el BANCO puede monitorear los trabajos en la medida en que lo crea pertinente para asegurarse de que se lleven a cabo conforme a estándares apropiados y estén basados en datos aceptables. Como es pertinente, el BANCO puede tomar parte en las discusiones entre el Prestatario y el consultor. Sin embargo, el BANCO no será responsable de ninguna manera por la ejecución del proyecto en razón de dicho monitoreo o participación en las conversaciones. Ni el Prestatario ni el consultor dejarán de tener responsabilidad sobre el Proyecto en razón del monitoreo del BANCO o su participación en discusiones. Esta disposición deberá especificarse claramente en el acuerdo que firmen el Prestatario y el consultor.

< Notas >

1. Esta disposición especifica claramente que el BANCO puede supervisar el desempeño de un consultor, lo cual juega un papel importante en la ejecución del proyecto. Está contemplado que el mismo BANCO preste atención al desempeño del consultor, visto que la participación del BANCO en discusiones entre el Prestatario y el consultor contribuirá a mejorar la comunicación a través del intercambio de informaciones.

2. En caso de que surja un problema entre el Prestatario y el consultor, se deberá, en primer lugar, intentar resolverlo mediante esfuerzos de ambas partes. La segunda mitad de esta sección fue insertada para evitar que el BANCO sea responsable debido a su participación en discusiones referentes a asuntos de este tipo.

3. Esta sección (incluyendo la segunda mitad) deberá ser especificada en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

Parte III PROCEDIMIENTOS DE SELECCION

Sección 3.01 Aspectos Generales

(1) El BANCO requiere por lo general que los Prestatarios adopten los siguientes procedimientos para la selección y la contratación de consultores.

(a) Preparación de Términos de Referencia y estimaciones de costos ;

(b) Preparación de una Lista Corta de Consultores ;

(d) Evaluación de las propuestas ; y

(e) Negociación de un contrato

Las propuestas de servicios de los consultores deberán evaluarse sólo sobre la base de las calificaciones de las firmas y del personal de las mismas para las tareas, así como por la calidad de las propuestas en cuanto a enfoque y metodología. Las discusiones relacionadas con los costos y otros aspectos financieros, por lo tanto, deberán llevarse a cabo únicamente con consultores que hayan sido seleccionados para ser invitados a participar en las negociaciones del contrato.

(2) El BANCO podrá, no obstante, aceptar que el Prestatario contrate un consultor específico en los siguientes casos :

(a) cuando el consultor haya previamente efectuado de manera satisfactoria servicios para el proyecto en cuestión, tales como la preparación de un estudio de preinversión ;

(b) cuando el consultor haya previamente llevado a cabo en modo satisfactorio servicios en un proyecto estrechamente vinculado y/o similar al proyecto en cuestión ;

(d) cuando el consultor sea considerado el mejor para los servicios requeridos por otros motivos valederos.

(3) En caso que dos o más consultores presenten conjuntamente una propuesta para servicios de consultoría, se seguirán los mismos procedimientos que los indicados en esta Parte.

(4) Si el Prestatario desee contratar un consultor individual, el Prestatario debe consultar con el BANCO acerca de los procedimientos de selección a ser adoptados.

(5) Todos los documentos relacionados con la selección y la contratación de los consultores deben estar en idioma inglés. Si se utiliza otro idioma para dichos documentos, debe incorporarse a los mismos una versión completa en idioma inglés y debe especificarse cuál es la versión que prevalece.

< Notas >

1. Los consultores tienen un rol muy importante en el apoyo a la ejecución exitosa de proyectos y en maximizar los beneficios de los proyectos y sus efectos. Para tales objetivos, los consultores deben contar con la capacidad necesaria, cuidado y diligencia para brindar servicios de alta calidad. Por lo tanto, los consultores deben ser seleccionados tomando como base únicamente su calidad. De acuerdo a las Normas, el precio no debe ser un factor en la evaluación de propuestas.

2. Para que un Contrato Directo con un consultor específico sea aceptable, el consultor debe satisfacer las siguientes condiciones :

(a) El consultor debe satisfacer los requisitos de la Lista Corta (referirse a las notas suplementarias en la Sección 3.04) ;

(b) El Prestatario debe desear establecer un contrato directo con el consultor ;

(c) Considerada la importancia de la continuidad en los servicios de consultoría, el consultor, en opinión tanto del Prestatario con del BANCO, debe haber llevado a cabo en forma satisfactoria servicios previos al y/o relacionados con el proyecto.

Esto puede involucrar los siguientes dos casos :

1) Cuando el consultor que haya efectuado el diseño detallado deba también proveer servicios de monitoreo y supervisión ;

2) Si el proyecto está dividido en fases, cuando el consultor que estaba a cargo de la fase precedente debe también asumir responsabilidad por las fases subsiguientes.

Si el consultor que llevó a cabo el estudio de factibilidad, etc., debe ejecutar tareas subsiguientes, tal como el diseño detallado, la calidad de su estudio de factibilidad debe, en primer lugar, ser juzgada satisfactoria por el BANCO y el Prestatario. Además, se deben considerar otros factores claves como: si el mismo Prestatario realmente desea contratar al mismo consultor, si el estudio de factibilidad fue realizado de acuerdo al programa, y si es importante, por la implementación del proyecto contratar a un consultor en el menor tiempo posible. No obstante lo expresado precedentemente, un contrato directo sería posible en los casos en los cuales sólo un consultor sea capaz de proveer los servicios en cuestión, si el Prestatario desee seleccionar a ese determinado consultor.

3. La evaluación de las propuestas deberá realizarse exclusivamente con el propósito de comparar los contenidos de las propuestas. Es inapropiado adoptar criterios diferentes para evaluar las propuestas presentadas por firmas individuales y aquellas presentadas por sociedades (joint ventures).

Sección 3.02 Adquisición ilícita

El BANCO no financia gastos por servicios provistos por consultores quienes, en su opinión, no han sido seleccionados de acuerdo a los procedimientos del Convenio xx Xxxxxxxx, y cancelará la porción xxx Xxxxxxxx asignada a los servicios proporcionados por consultores que no han sido apropiadamente seleccionados. Además, El BANCO podrá ejercer otras soluciones contempladas en el Convenio xx Xxxxxxxx. La política del BANCO requiere que tanto los consultores como los Prestatarios, bajo contratos financiados con Préstamos de AOD del BANCO y otras AOD japonesas, observen los más altos estándares de ética durante la adquisición y ejecución de tales contratos. De acuerdo a esta política, el BANCO :

(a) rechazará una evaluación de propuestas si determina que el consultor considerado como el mejor calificado se haya involucrado en prácticas corruptas o fraudulentas al competir por el contrato en cuestión ;

(b) considerará a un consultor como inelegible, por un período determinado por el BANCO mismo, para obtener un contrato financiado con Préstamos de AOD del BANCO, si determina en algún momento que el consultor se haya involucrado en prácticas corruptas o fraudulentas al competir por, o al ejecutar otro contrato financiado con préstamos de AOD del BANCO u otra AOD japonesa.

< Notas >

1. Esta sección ha sido introducida para adecuarse al consenso internacional emergente sobre la anticorrupción (la “Convención sobre la Lucha contra Soborno de Funcionarios Públicos Extranjeros en Instituciones Financieras Internacionales” de la Organización para la Cooperación Económica y Desarrollo (OECD) ha entrado en vigor y las cláusulas anti-corrupción han sido incorporadas a las Normas para Adquisiciones y Contratación de Consultores bajo préstamos del Banco Mundial y el Banco Asiático de Desarrollo ADB).

2. Las “Reglas de Implementación de Sanciones contra Partes involucradas en Prácticas Corruptas y Fraudulentas bajo un Contrato financiado con Préstamos de AOD del JBIC”, que están disponibles al público en la página web de JBIC (xxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxxx/xxx/xxxxx/xxxxx/xxxxx.xxx), detallan medidas concretas a tomarse en contra de una parte involucrada en prácticas corruptas y fraudulentas de acuerdo a esta sección.

Sección 3.03 Preparación de los Términos de Referencia

(1) El primer paso para la contratación de un consultor es el acuerdo entre el BANCO y el Prestatario acerca de la necesidad del uso de un consultor, de los Términos de Referencia para sus servicios, del tipo de consultor a contratar y del monto aproximado de los fondos requeridos para los servicios de consultoría.

(2) Los Términos de Referencia deben describir el alcance de los servicios de consultoría de la manera más detallada posible, especialmente en lo que se refiere a soluciones alternativas que el consultor debe analizar en el curso de su trabajo y en cuanto a la autoridad a ser delegada al consultor para que actúe en representación del Prestatario. Además los Términos de Referencia deberán proporcionar informaciones sobre los antecedentes del proyecto, la disponibilidad de datos básicos pertinentes*, las normas nacionales y/u otras normas, y especificaciones a utilizarse para el diseño del proyecto, y las condiciones bajo las cuales se llevarán a cabo los trabajos. (Véase Anexo I).

(3) En el caso de proyectos clasificados como de Categoría A o Categoría B según las Normas Ambientales de JBIC para Préstamos de AOD** , serán incluidos en el alcance los servicios de consultoría relacionados con las consideraciones ambientales, tales como aquellas señaladas en la Sección 2.01 (Véase Anexo I).

* La cobertura, escala y exactitud de los mapas y fotografías aéreas disponibles, datos de clima, hidrología y subsuelo, instalaciones disponibles (espacio para oficina, alojamiento, transporte, contrapartes), etc.

** Véase Sección I.2 de las Normas Ambientales de JBIC para Préstamos de AOD (“Clasificación de Proyectos”) y Adjunto (“Criterio para Clasificación de Proyectos”).

< Notas >

1. Párrafo (1) :

(01) La necesidad de contratar a un consultor y los Términos de Referencia para los servicios serán discutidos en detalle durante el proceso de evaluación realizado por el BANCO.

(02) Referirse a la Sección 4.07 para los detalles de costos.

1 Desde el 1 de Octubre, 2003, se han implementado nuevos “Normas de JBIC para la Confirmación de Consideraciones Ambientales y Sociales”.

2. Párrafo (2) :

De ser necesario, la capacitación y la transferencia de tecnología deberán estar explícitamente señaladas en los Términos de Referencia.

3. Párrafo (3) :

En los proyectos financiados con Préstamos de AOD del BANCO que requieran consideraciones ambientales, es necesario promover ulteriormente la contratación de consultores con la finalidad de asegurar la total aplicación de las Normas Ambientales de JBIC. De acuerdo con esta política, se requiere un mejor estudio ambiental mediante la contratación de consultores para proyectos clasificados en la Categoría A y Categoría B en las Normas Ambientales de JBIC. Por lo tanto, para asegurar que el “estudio ambiental sea incluido en los servicios de los consultores en todos los proyectos de Categorías A y B”, tal declaración está incluida en esta Sección (Véase

(1) (a)-vi), (b)-v), (c)-iii) de la Sección 2.01).

Sección 3.04 Preparación de la Lista Corta de Consultores

(1) Una vez que el BANCO y el Prestatario hayan convenido los Términos de Referencia para los servicios de consultoría requeridos, según se describe en el Párrafo (2) de la Sección 3.03, el Prestatario preparará una Lista Corta de Consultores que serán invitados a presentar propuestas, tomando en cuenta los factores mencionados en las Partes I y II. (Ver Anexo II).

(2) Dicha Lista Corta normalmente debe contener no menos de tres y no más de cinco consultores. Por lo general, existen pocas ventajas en invitar más de cinco consultores a presentar propuestas, ya que si el número de propuestas es mayor, algunos consultores pueden perder interés y la calidad de las propuestas obtenidas puede verse afectada.

(3) En el caso que el Prestatario encontrara dificultad en elaborar una Lista Corta de consultores calificados satisfactoria sobre la base de la información a su disposición, sus experiencias anteriores y otras fuentes, el BANCO, a solicitud del Prestatario, pondrá a disposición informaciones concernientes a consultores, a partir de las cuales el Prestatario podrá elaborar su propia Lista Corta.

< Notas >

1. En principio, los consultores deberán satisfacer las siguientes tres condiciones, para poder ser incluidos en la Lista Corta :

(01) Los consultores deben tener suficiente experiencia en el extranjero en servicios de consultoría (por ejemplo: diseño detallado, supervisión) concernientes al sector en cuestión (por ejemplo, puertos que no sean pesqueros, riego). Sin embargo, si el consultor proviene de un país en desarrollo y proveerá sus servicios en su mismo país, es posible que no cuente con experiencia de trabajo en el extranjero en el área de los servicios de consultoría en cuestión.

(02) Los consultores deben tener experiencia en países en desarrollo.

(03) El número de consultores para una Lista Corta es de 3 a 5.

2. Las razones por las cuales el número de candidatos a ser aprobado normalmente debe ser de 3 a 5, son :

- Alentar a las firmas a dedicar mayores esfuerzos (innovación, ideas) en sus propuestas ;

- Aumentar la posibilidad de que una firma altamente calificada sea seleccionada ;

- Permitir una intensa y significativa evaluación de propuestas ;

- Reducir la oportunidad de influencia externa ;

- Reducir el costo total de los servicios de consultoría a largo plazo.

3. Cualquier firma que no provenga de un país de origen elegible no deberá ser incluida en la Lista Corta, ni como participante individual ni como miembro de una sociedad (joint venture).

4. Los consultores que figuran en una Lista Corta pueden comprometerse a realizar trabajos en sociedad con otros consultores listados o no listados en la Lista Corta, siempre que los consultores en la Lista Corta ejecuten una parte importante de los servicios requeridos.

5. Basado en el principio de “Una Propuesta por Postor”, lo cual asegura libre competencia, se deben seguir las siguientes reglas para la asociación/joint venture de consultores en general :

(01) La(s) firma(s) consultora(s) que es (o son) “responsable(s) conjunta y solidariamente” por el cumplimiento del contrato, no podrá(n) participar en más de una propuesta en cualquier función incluyendo subcontratos o asociaciones.

(02) Un consultor, que actúa como subcontratista o en asociación y no es responsable del cumplimiento total del contrato, puede participar en más de una propuesta en dicha función.

(ej. 1)

A B X

(ej. 2)

A B X

(ej. 3)

: No Permitido

C D X

C D

: No Permitido

A B

C D

Responsable sólo o conjunta y solidariamente por

el total del contrato

Miembro subcontratista o en asociación (no responsable

del total del contrato)

Sección 3.05 Preparación de la Carta de Invitación

(1) La Carta de Invitación (véase Xxxxx XXX) deberá solicitar a los consultores que cubran al menos los puntos específicamente mencionados en los Términos de Referencia y deberá indicar claramente que la selección del primer consultor a ser invitado a negociar el contrato, será realizada únicamente sobre la base de la calificación de las propuestas evaluadas con respecto a las calificaciones de las firmas y de su personal para los trabajos, así como la calidad de las propuestas en relación al enfoque y metodología, y que por lo tanto los consultores no deberán incluir en sus propuestas ninguna información sobre los costos estimados o los términos financieros de sus servicios.

La Carta de Invitación deberá también estipular los detalles de procedimiento de selección a seguirse, incluyendo las categorías de evaluación técnica y una indicación de la importancia a darse a cada una.

(2) Es aconsejable que los consultores invitados a presentar sus propuestas puedan tener la oportunidad de visitar el país y el área del proyecto antes de presentar sus propuestas, por lo cual, como regla, la invitación deberá permitir un período de 45-60 días desde la fecha del envío de la Carta de Invitación hasta la fecha límite de presentación de las propuestas.

(3) La Carta de Invitación deberá asimismo solicitar que los consultores notifiquen por cable al Prestatario dentro de un período especificado si tienen o no intención de presentar propuestas.

< Notas >

1. Párrafo (1) :

(01) La obligación a asociarse con un consultor local no deberá ser incluida, visto que esto impide al consultor principal incluido en la Lista Corta realizar una libre elección. La relación consultores extranjeros/consultores locales deberá ser declarada por el contratante en la propuesta, y no deberá ser especificada por el Prestatario con anticipación.

(02) Por ejemplo, se confiere importancia a la Sección 3.07 (1) (a), (b) y (c), y (3) (a),

(b) y (c) (referirse al Anexo IV de las Normas).

2. Párrafo (2) :

Se deberán considerar como mínimo de 15 a 20 días para intercambiar correspondencia y de 25 a 30 días adicionales para visitas al área del proyecto y preparación de propuestas.

3. Párrafo (3) :

En relación al término “por cable”, el Prestatario puede agregar otros métodos

adecuados de comunicación tales como fax, correo electrónico, etc., de acuerdo a su conveniencia. Se deberán estipular claramente los métodos adoptados en la Carta de Invitación.

4. Los consultores incluidos en la Lista Corta, en principio, están permitidos presentar sus mejores propuestas en cualquier forma de sociedad (joint venture) elegida por ellos mismos, con tal que cada miembro de dicha sociedad provenga de un país de origen elegible y que los miembros que van a ejecutar la parte más importante del trabajo sean aquellos incluidos en la Lista Corta. El Prestatario podrá rechazar la formación de tal asociación solamente si dicha acción probablemente resulte ser un serio impedimento para la libre competencia o si tal acción está prohibida por una Ley Antimonopolio, etc. En ningún caso el Prestatario podrá forzar a los consultores a que formen cierta composición de asociación.

Sección 3.06 Envío de la Carta de Invitación a los Consultores

Después de preparar la Lista Corta, la Carta de Invitación y los Términos de Referencia de acuerdo a las disposiciones de las secciones anteriores, el Prestatario invitará a todos los consultores que figuran en la Lista Corta para que presenten propuestas, enviándoles la Carta de Invitación (adjuntando los Términos de Referencia).

< Notas >

1. En principio, se considera que se ha realizado un concurso aún cuando sólo una firma consultora haya presentado una propuesta, visto que en el momento de la presentación, dicha firma no tenía conocimiento de ser la única en presentar la oferta. Por lo tanto, el Prestatario puede proceder a evaluar la propuesta y, si ésta es satisfactoria, iniciar las negociaciones del contrato. Sin embargo, cuando todas las firmas que figuran en la Lista Corta forman una sociedad (joint venture) y se presenta sólo una propuesta, es evidente que no existió competencia. En tal caso, el Prestatario debería consultar con el JBIC sobre los procedimientos a seguir.

Sección 3.07 Evaluación de Propuestas

(1) Las propuestas recibidas por el Prestatario en respuesta a la invitación deben evaluarse de acuerdo con los criterios estipulados en la Carta de Invitación. Tales criterios normalmente incluyen :

(a) la experiencia general del consultor y sus antecedentes en el campo referido en los Términos de Referencia ;

(b) la idoneidad del enfoque propuesto, la metodología y el plan de trabajo; y

(2) La importancia relativa a los tres factores arriba mencionados varía según el tipo de servicios de consultoría que se realizarán, aunque en la evaluación general de las propuestas normalmente debe darse mayor importancia ya sea a las calificaciones del personal a ser asignado al proyecto o al enfoque y a la metodología, antes que a la fama o reputación de la firma.

(3) Para evaluar las calificaciones del personal que será asignado al proyecto, se analizarán sus currículos sobre la base de los siguientes tres criterios :

(a) Calificaciones generales: (educación, tiempo de experiencia, tipos de cargos desempeñados, duración de servicio en la firma, etc.) ;

(b) Idoneidad para el proyecto (experiencia en la ejecución de las funciones que se les asignarán en el proyecto); y

(c) Familiaridad con el idioma y las condiciones del país en el cual se llevarán a cabo los trabajos o experiencia en ambientes similares.

(4) Para la evaluación de las propuestas, el Prestatario deberá utilizar calificaciones numéricas y preparar un informe de evaluación incluyendo una hoja de evaluación resumida (según modelo del Anexo IV) a la mayor brevedad posible. Dicho informe de evaluación normalmente debe contener informaciones detalladas sobre los siguientes puntos, complementando la hoja de evaluación resumida :

(a) Comité de Selección u otra organización similar, en caso de que exista, responsable de la evaluación, así como las leyes, ordenanzas y reglas nacionales que rigen el establecimiento y/o funcionamiento del Comité u otra institución similar ;

(b) Criterios de selección y distribución relativa de la importancia, con razones por las cuales se adopta cada criterio y la base sobre la cual se decide la asignación de importancia ;

< Notas >

1. Párrafo (1) :

(01) Ya que la experiencia del consultor y sus antecedentes tienen que haber sido previamente juzgados satisfactorios en la fase de preparación de la Lista Corta, su experiencia en el campo especifico/critico relacionado con el proyecto tendría que ser enfatizada en la fase de evaluación.

(02) El término “enfoque” se refiere a la políticas general y técnica adoptada para la ejecución de los servicios, dependiendo de los Términos de Referencia en cuestión; “metodología” indica el sistema de servicio, el flujo de servicios y los métodos técnicos para consolidar el “enfoque”; el “plan de trabajo” incluye un plan específico de las funciones del personal, aunque las líneas de demarcación que las separan no sean necesariamente claras. Por ejemplo, el enfoque general y su metodología incluyen: la cooperación con el organismo que ejecuta el proyecto; el establecimiento de una oficina para la implementación del proyecto; y la utilización de consultores locales. Por otro lado, el enfoque técnico y su metodología incluyen: el método de actualización de datos; la implementación de estudios adicionales y la formulación de planes; la selección/preparación de diseños estándares así como fórmulas de diseño; la presentación de planes alternativos; transferencia de tecnología; el tipo, el método y la frecuencia de inspecciones de calidad; y el uso de computadoras y modelos de simulación.

2. Párrafo (3) :

Dado que el director del proyecto representa un factor determinante para el éxito de los servicios de consultoría, sus capacidades deben ser de máximo nivel. (Referirse al Anexo IV de las Normas).

Sección 3.08 Negociación del Contrato

(1) Después de completar la evaluación de propuestas, el Prestatario deberá invitar al consultor mejor calificado para comenzar las negociaciones referentes a las condiciones (incluyendo costos y términos financieros) del contrato entre ambas partes.

(2) Si ambas partes no logran llegar a un acuerdo con respecto al contrato dentro de un período de tiempo razonable, el Prestatario dará por terminadas las negociaciones con el primer consultor y procederá a invitar al consultor evaluado como segundo para comenzar las negociaciones. El Prestatario deberá consultar con el BANCO antes de adoptar esta medida. Tal procedimiento se seguirá hasta que se llegue a un acuerdo con un consultor.

(3) Aunque se prevea una cierta flexibilidad en los planes de trabajo, la asignación de personal y las principales contribuciones laborales que precedentemente hayan sido convenidas como apropiadas para la asignación no deberán modificarse materialmente para cumplir con el presupuesto.

< Notas >

1. Las discusiones sobre el programa de trabajo, el plan de asignación de personal y los servicios a ser proveerse por el Prestatario deberán terminar antes de iniciar las negociaciones referentes a costos.

2. Párrafo (2)

Las negociaciones contractuales con el consultor calificado como el segundo requieren una consulta previa con el BANCO.

3. Las negociaciones financieras deben estar razonablemente basadas en tarifas xxx xxxxxxx con la finalidad de mantener consistencia entre la calidad y el precio de los servicios.

4. Antes o después del contrato, cualquier cambio en el personal propuesto no deberá afectar la calidad de los servicios ni restar efectividad a los procedimientos de selección. Por lo tanto, si es necesario realizar un cambio de personal, éste debe ser examinado en forma discreta. En caso que tal cambio sea razonablemente sustentado, el personal a ser asignado debe ser calificado al mismo o más alto nivel como lo requieren los criterios de evaluación.

Sección 3.09 Notificación a Consultores No Seleccionados

Inmediatamente después de completar las negociaciones con el consultor seleccionado, el Prestatario deberá notificar rápidamente a los demás consultores que figuran en la Lista Corta que no fueron seleccionados.

Parte IV CONTRATO

Sección 4.01 Aspectos Generales

El contrato entre el Prestatario y el consultor deberá prepararse en tal detalle que permita proteger adecuadamente los intereses de ambas partes firmantes. Como regla general, el contrato deberá contener, entre otras, las cláusulas indicadas a continuación.

< Notas >

Generalmente la propuesta del consultor es excluida del contrato. Sin embargo, los Términos de Referencia revisados a la luz de la propuesta, sí deben incluirse.

Sección 4.02 Alcance del Proyecto y de los Servicios de Consultoría

El contrato deberá describir en detalle el alcance y duración del proyecto y de los servicios que serán prestados por el consultor.

Sección 4.03 Duración del Contrato

El contrato deberá especificar las fechas de inicio y de finalización de los servicios de consultoría.

< Notas >

Normalmente se utiliza un histograma para el cronograma.

Sección 4.04 Condiciones relacionadas a la Validez del Contrato

El contrato deberá incluir una cláusula que especifique las condiciones bajo las cuales éste será válido.

< Notas >

En caso que se requiera la no-objeción del BANCO para el contrato de acuerdo a lo establecido en el Convenio xx Xxxxxxxx, tal no-objeción constituirá una condición para la validez del contrato.

Sección 4.05 Responsabilidades de las Partes

(1) El contrato deberá describir claramente las responsabilidades del Prestatario y del consultor, así como la relación entre ambos.

(2) En el caso que el consultor sea una sociedad (joint venture) u otra forma de asociación de firmas, el contrato deberá especificar con claridad si ambos/todos serán “conjunta y solidariamente” responsables por el desempeño de las obligaciones contractuales, o bien si una firma será la “única” responsable; además deberá indicar cuál de las firmas actuará en representación de la sociedad (joint venture) (u otro tipo de asociación de firmas) en todas sus relaciones y comunicaciones con el Prestatario.

< Notas >

1. Párrafo (2) :

(01) Los términos “joint venture”, “operación conjunta”, “asociación”, etc., se utilizan para describir formas de asociación entre firmas, teniendo en cuenta que sus definiciones varían de país a país. Dado que las definiciones no son internacionalmente uniformes, las responsabilidades/obligaciones de las partes se deberán indicar claramente en el contrato.

(02) “Conjunta y solidariamente” significa que, en el caso que una de las partes incumpla el contrato, la otra parte deberá estar capacitada para cumplir con las obligaciones y asumir las relativas responsabilidades.

Sección 4.06 Monto del Contrato

El contrato deberá indicar claramente el monto total, o “el tope”, de los honorarios que serán pagados al consultor.

< Notas >

1. En la mayoría de los casos, la forma de pago indicada en el contrato para los servicios de consultoría se basa en el tiempo requerido para la ejecución del proyecto, y el JBIC recomienda la adopción de tal método de pago basado en el período de trabajo. Otras formas de pago mencionadas en el contrato son suma alzada o costo-más-honorario-determinado. En general, se establecen topes distintos para los montos en moneda nacional y extranjera.

2. Se recomienda un método de pago basado en el período de trabajo para los contratos en los que la duración y cantidad de los servicios dependen de variables que están fuera del control de los consultores tales como trabajo de supervisión, o resultados de los Términos de Referencia que no pueden ser establecidos/evaluados con suficiente precisión tales como gestión administrativa, capacitación, etc.

Sección 4.07 Descripción de Costos y Honorarios del Consultor

(1) Los costos de personal y los honorarios requeridos para el cumplimiento de las obligaciones del contrato generalmente deben expresarse en términos de “tarifas hombre- mes” fijas para cada experto que proveerá el consultor. Tal “tarifa hombre-mes” incluirá el salario básico del miembro del personal, los gastos generales de la firma (incluyendo beneficios financieros, de seguridad social u otros pagaderos a, o por el miembro del personal, tales como pago por vacaciones, pago durante permiso por enfermedad, seguros, etc.) y los honorarios de la firma.

(2) Para períodos prolongados de servicios de campo en el país en cuestión, el contrato puede prever asignaciones en el extranjero, además de la “tarifa hombre-mes” mencionada en el párrafo (1) de esta sección.

(3) El contrato deberá estipular claramente el número de días hábiles o calendarios de vacaciones y permiso por enfermedad a que tendrá derecho cada miembro del personal.

(4) Además de los costos de personal descritos en el párrafo (1) de esta sección, el contrato deberá normalmente prever el reembolso al costo real o a un “costo unitario”, acordado, para viajes, equipos y otros ítems necesarios para los servicios de consultoría cubiertos por el contrato.

(5) El contrato normalmente deberá incluir una suma separada para contingencias, tales como trabajos no previstos o aumento en los costos, que el consultor no podrá utilizar, sin embargo, sin autorización escrita del Prestatario.

< Notas >

1. Párrafo (4) :

Los costos directos incluyen boletos aéreos, costos de comunicación/transporte, asignaciones diarias, costo del alojamiento, de vehículos y suministros de oficina, renta de la oficina, costos relacionados a la preparación de informes, costos de investigación ulterior, costos de procesamiento de datos, costos de envío de equipos, así como costos para contratar personal local.

2. Párrafo (5) :

Las contingencias físicas constituyen normalmente del 5 al 10% del monto del contrato. Para contratos de duración superior a 18 meses, se puede agregar una Cláusula de Ajuste de Precio.

Sección 4.08 Moneda en la cual deben indicarse los Costos y Honorarios

Los préstamos de AOD del Banco están expresados en Yenes Japoneses y los costos y honorarios deben ser normalmente expresados en Yenes Japoneses. Sin embargo, cuando sea necesario, también puede utilizarse otra moneda de intercambio internacional. Además, cualquier porción que el consultor estime gastar en el país del Prestatario puede ser expresada en la moneda de dicho país.

< Notas >

Es admisible expresar el precio en dólares americanos u otras monedas importantes, cuando se considere necesario. El término “moneda de intercambio internacional” se refiere a las monedas denominadas “monedas duras”, tales como el dólar americano y el euro.

Sección 4.09 Condiciones y Métodos de Pago

(1) El contrato deberá especificar las condiciones y métodos de pago, la moneda o las monedas en las cuales se efectuarán los pagos, y la tasa de cambio para cualquier conversión de moneda.

(2) Los pagos al consultor deberán ser programados de manera que cubran aproximadamente sus gastos (es decir, el consultor no deberá recibir pagos considerablemente adelantados a sus gastos reales por sus servicios ni tampoco deberá esperar por largo tiempo los pagos por servicios ya prestados). De acuerdo con este concepto, el contrato puede, cuando sea apropiado, prever lo siguiente :

(a) un pago adelantado al consultor en el momento en que se efectiviza el contrato que cubrirá aproximadamente sus gastos iniciales reembolsables ;

(b) retención del pago final hasta que todos los servicios cubiertos por el contrato hayan sido completados o se hayan emitido ciertas garantías de desempeño.

En el caso (b), sin embargo, el pago final deberá efectuarse dentro del período de desembolso estipulado en el Convenio xx Xxxxxxxx.

< Notas >

1. Párrafo (2) :

Se efectúan pagos parciales sobre una base trimestral o bimensual para una implementación sin inconvenientes de los servicios.

2. Párrafo (2) (a) :

Los costos iniciales que están particularmente sujetos a acumulación incluyen boletos aéreos, costos de transporte, costos de envío de equipos y renta. Normalmente el pago adelantado es menor al 15% del monto del contrato.

3. Párrafo (2) (b) :

Normalmente, el pago final constituye del 5 al 10% del monto del contrato. Las garantías de desempeño se dan sólo en el caso que el producto final pueda calcularse fácilmente (por ejemplo: volumen de producción de fertilizante, cantidad de electricidad generada).

Sección 4.10 Propiedad y Enajenación de Equipos

El Contrato deberá estipular la propiedad de los equipos a ser adquiridos, y la forma de enajenación de los equipos remanentes después de finalizados los servicios.

< Notas >

Los equipos se entregan normalmente al Prestatario.

Sección 4.11 Servicios a ser brindados por el Prestatario

El contrato deberá especificar claramente los servicios e instalaciones a ser provistos por el Prestatario, tales como personal de contraparte, mapas, fotografías aéreas, datos y estadísticas, espacio para oficinas, alojamiento, vehículos y equipos.

< Notas >

Los servicios e instalaciones que el Prestatario debe proveer según el contrato, deben ser ofrecidos a firme para que el consultor pueda comenzar y prestar sus servicios de una manera coordinada y eficiente.

Sección 4.12 Privilegios e Inmunidades del Consultor

El contrato deberá indicar claramente los límites de los privilegios e inmunidades otorgados al consultor, en especial con relación a visas y permisos laborales, impuestos sobre la renta personal y sobre las sociedades y otros tributos, aranceles de aduana, etc.

< Notas >

1. Se debe indicar explícitamente en el contrato el alcance de la cláusula de exención de impuestos.

2. Se deberá prestar debida atención al pago de impuestos cuando el consultor no esté eximido, ya que el pago de impuestos no está contemplado según los términos xxx xxxxxxxx. La situación puede cambiar, dependiendo de si existe un tratado de prevención xx xxxxx tasación con el país en cuestión.

Sección 4.13 Impedimentos Graves

El contrato deberá requerir que el Consultor informe* al Prestatario y al BANCO oportunamente sobre cualquier evento o condición que pudiera retrasar o impedir la finalización de una parte importante del proyecto según el programa acordado e indicar los pasos a seguir para hacer frente a dicha situación.

* Cuando el Prestatario reciba dicho informe del consultor, el Prestatario deberá enviar inmediatamente una copia al BANCO, adjuntando sus comentarios sobre el informe y un resumen de los pasos que el informe propone.

Sección 4.14 Informes

El contrato deberá especificar el alcance, número, tipo y frecuencia de los informes que el consultor deberá presentar al Prestatario.

< Notas >

Ejemplos de tales informes incluyen el Informe de Progreso Mensual y el Informe Final que se debe presentar al terminar los servicios. En el caso de Estudios de Factibilidad, se recurre también a Informes Iniciales, Informes Interinos y Borrador del Informe Final.

Sección 4.15 Derechos de Autor

El contrato deberá especificar si los derechos de autor de los documentos preparados por el consultor según el contrato serán retenidos por el consultor o por el Prestatario.

< Notas >

Los derechos de autor normalmente pertenecen al Prestatario. Por lo tanto, el consultor no puede utilizar ningún documento sin el consentimiento del Prestatario para propósitos no relacionados con los servicios en cuestión.

Sección 4.16 Modificaciones

El contrato deberá estipular que sólo podrá ser modificado por acuerdo escrito entre ambas partes.

< Notas >

1. Esto incluye cambios en el personal. En otras palabras, el Prestatario tiene el derecho de exigir cambios en el personal cuando considere que el personal no es satisfactorio o apropiado, y el consultor deberá asumir los gastos resultantes de dichos cambios. Se necesita el consentimiento del Prestatario para que el consultor cambie/sustituya cualquier miembro del personal debido a enfermedad, etc., a cargo del consultor.

2. En relación a los cambios de personal, favor referirse a la Nota 4 de la Sección 3.08.

Sección 4.17 Fuerza Mayor

El contrato deberá establecer claramente :

(1) las condiciones de fuerza mayor que liberarían consultor, ya sea temporal o definitivamente, de todas o de una parte de sus obligaciones contractuales ;

(2) los procedimientos que el consultor debe seguir en relación a la notificación y determinación de cualquiera de tales condiciones; y

(3) los derechos y las obligaciones del Prestatario y el consultor (por ejemplo, en cuanto a pagos posteriores a la terminación, incluyendo, si fuere apropiado, reembolsos de gastos de movilización) en situaciones de fuerza mayor.

Sección 4.18 Terminación

El contrato deberá incluir una cláusula especificando en detalle las condiciones bajo las cuales cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato y una cláusula que estipule los procedimientos a seguir por la parte que desea dar por terminado el contrato. El contrato deberá indicar claramente los derechos y obligaciones de ambas partes en el caso de terminación del mismo.

< Notas >

1. Por ejemplo, el Prestatario puede dar por terminado el contrato por razones tales como incumplimiento del consultor en la provisión de servicios satisfactorios. Por otro lado, el consultor puede dar por terminado el contrato por razones tales como el incumplimiento del Prestatario en efectuar el pago.

2. Se deberán establecer cláusulas referentes a la notificación necesaria y al aviso adelantado (por ejemplo, de 30 a 60 días antes de la terminación) a la otra parte.

3. Se deberá garantizar al consultor el pago hasta la terminación y los gastos de desmovilización.

Sección 4.19 Arreglo de Disputas

(1) El contrato deberá establecer los procedimientos a seguir en caso de surgir disputas entre el Prestatario y el consultor en relación con el contrato.

(2) Para el arreglo de tales disputas, el BANCO recomienda recurrir a instituciones imparciales que se especializan en tales asuntos, como la Cámara Internacional de Comercio.

(3) En caso que las leyes del país del Prestatario prohíban recurrir a tales instituciones especializadas en arbitraje, el contrato deberá incluir cláusulas alternativas para el arreglo de disputas entre el Prestatario y el consultor.

Sección 4.20 Leyes Aplicables

El contrato deberá estipular las leyes que deberán regular la interpretación y el cumplimiento del mismo.

Sección 4.21 Idioma

El contrato deberá elaborarse en idioma inglés. En caso de utilizarse otro idioma en el contrato, deberá anexarse al mismo una versión completa en inglés, y estipularse la versión que prevalecerá.

Anexo I TERMINOS DE REFERENCIA

(Los Términos de Referencia deberán incluir los puntos indicados a continuación. La pertinencia de cada ítem dependerá de la naturaleza del proyecto).

1. Información del Proyecto

(1) Antecedentes – historia de la evolución del proyecto y razón(es) de la necesidad de implementar el proyecto.

(2) Ubicación del proyecto e información sobre el área circundante.

(3) Estado alcanzado en la preparación del proyecto y resumen de los resultados de estudios previos.

(4) Organismo Ejecutor.

(5) Detalles de las áreas problemáticas principales.

2. Otras Informaciones Pertinentes

(1) Informaciones técnicas – disponibilidad de datos básicos pertinentes, normas técnicas o especificaciones que se aplicarán, etc.;

(2) Leyes y reglamentos pertinentes.

(3) Proyectos relacionados.

3. Términos de Referencia Generales

(1) Objetivos;

(2) Alcance de los servicios de consultoría – categorías de los servicios de consultoría a proveerse, naturaleza del trabajo de consultoría (este último en detalle, incluyendo equipos y materiales que serán provistos por el consultor). En el caso de proyectos clasificados como de Categoría A o B de conformidad con las Normas Ambientales del JBIC para Préstamos de AOD*, se deberán incluir los servicios de consultoría relacionados con consideraciones ambientales, tales como los descritos en la Sección 2.01.

(3) Naturaleza y límites de las responsabilidades que debe asumir el consultor.

(4) Tiempo estimado requerido para completar a) el proyecto, b) el trabajo de consultoría; número y calificaciones de los expertos; hombre-mes estimados según el presupuesto del Prestatario.

*Ver Sección 1.2 de las Normas Ambientales del JBIC para Préstamos de AOD (“Clasificación de Proyectos”) y Anexo (“Criterios para la Clasificación de Proyectos”).

(5) Alcance, número, tipo y frecuencia de los informes a ser presentados por el consultor.

(6) Otras disposiciones necesarias relacionadas con las obligaciones entre el Prestatario y el consultor que están estipuladas en las Normas para la Contratación de Consultores bajo Préstamos de AOD del JBIC (ejemplo: Sección 2.02 (3), Sección 2.07).

4. Términos de Referencia Específicos

(1) Detalles metodológicos relacionados con los servicios de consultoría arriba mencionados.

(2) Descripción para la revisión de estudios previos y para probables estudios adicionales.

5. Servicios e Instalaciones a ser proporcionados por el Prestatario.

< Notas >

1. Xxxxxxx 0 (5) :

Los detalles de los problemas principales relacionados con el proyecto.

2. Xxxxxxx 0 (2) :

Para las clasificaciones, referirse a la Sección 2.01 (1) de las Normas.

3. Xxxxxxx 0 (4) :

Esto permitirá al consultor entender fácilmente lo que el Prestatario requiere. Además, facilitará al Prestatario la comparación entre varias propuestas y su evaluación en términos concretos.

4. Xxxxxxx 0 :

Esto se indicará si es necesario.

5. Nota al pie * :

La versión correspondiente de las Normas Ambientales puede variar debido a su revisión.

Anexo II LISTA CORTA DE CONSULTORES

Nombres

País de Registro

Dirección

Nombre del Presidente del Directorio (o equivalente)

Principales Proyectos realizados (países)

Clientes

Anexo III CARTA DE INVITACION (MODELO)

Fecha:

Referencia No:

A: (Nombre y dirección de la firma consultora)

Proyecto:

Señores:

1. (nombre del Prestatario/Organismo Ejecutor) (de aquí en adelante denominado “el Gobierno”*) está planeando (breve descripción del proyecto), en (nombre del área del proyecto). El Gobierno tiene la intención de contratar a una firma consultora que provea los servicios para (categorías de los servicios de consultoría) del proyecto.

2. (Una parte considerable de) el costo de los servicios de consultoría será financiado con recursos provenientes de un préstamo de AOD otorgado para dicho proyecto por el BANCO DE COOPERACION INTERNACIONAL DEL JAPON (denominado de aquí en adelante “el BANCO”), y la firma consultora que se contratará será seleccionada de acuerdo a las Normas para la Contratación de Consultores bajo Préstamos de AOD del JBIC.

3. Su firma es una de las (número de consultores invitados) que han sido invitadas a presentar una propuesta para servicios de consultoría. Para informaciones más detalladas al respecto de los servicios, remítanse a los Términos de Referencia adjuntos a la presente.

4. Su firma podrá emprender el trabajo en asociación con otros consultores (no necesariamente seleccionados entre los invitados a presentar una propuesta). En tal caso, la propuesta deberá indicar claramente si los asociados serán “conjunta y solidariamente” responsables por el desempeño bajo el contrato para los servicios de

consultoría, o bien si uno de los asociados será el “único” responsable, indicando además cuál de los asociados actuará en representación de la asociación en todas sus relaciones y comunicaciones con el Gobierno.

5. Su propuesta deberá cubrir en detalle los siguientes puntos :

(1) Los antecedentes y la experiencia de la firma (y, dado el caso, de las firmas asociadas), incluyendo una lista de trabajos anteriores y actuales de naturaleza similar a la de este proyecto en los últimos cinco años.

(2) El enfoque general y la metodología que ustedes proponen para llevar a cabo los servicios indicados en los Términos de Referencia, incluyendo todas las informaciones detalladas que juzguen pertinentes, junto con :

(a) Un programa de trabajo general detallado y un histograma que indique la duración y la programación de las asignaciones de cada experto u otro miembro del personal asignado al proyecto.

(b) Una estimación del número total de hombre-meses requerido, y

(c) Una descripción clara de las responsabilidades de cada experto miembro del personal dentro del programa de trabajo general.

(3) El nombre, los antecedentes y la experiencia profesional de cada experto asignado al proyecto, con referencia particular a su experiencia en trabajos de naturaleza similar a la asignación propuesta. Se requiere que cubran como mínimo los puntos específicamente mencionados en los Términos de Referencia y en la presente

6. La selección de la primera firma consultora a ser invitada a la negociación de un contrato será efectuada únicamente sobre la base de la clasificación de las propuestas evaluadas con respecto a las calificaciones de las firmas consultoras y de los expertos a ser asignados al trabajo, así como a la calidad de las propuestas en relación al enfoque y metodología. Por lo tanto, no deberán incluir en su propuesta informaciones sobre los costos estimados o los términos financieros de sus servicios. Los detalles del procedimiento de selección a seguirse, incluyendo las categorías de evaluación técnica y una indicación de la importancia a atribuirse a cada una, se indican en la hoja adjunta.

7. Tengan presente que si combinan las funciones de consultor con las de contratista y/o fabricante, deberán incluir en la propuesta todas las informaciones pertinentes referentes a tal relación, junto con el compromiso de limitar su papel a ser consultores e inhabilitando a ustedes mismos, sus asociados/afiliados y/o firmas matrices para trabajar en cualquier otra función en este proyecto que no sea la de consultoría. Además se requiere que declaren en la propuesta que asegurarán que las

especificaciones y los diseños recomendados por ustedes sean imparciales y que no limiten de manera alguna la licitación competitiva.

En caso tuvieran la intención de pedir prestado, o emplear temporalmente, personal de contratistas y/o fabricantes, en conexión con la ejecución de los servicios de consultoría, deberán incluir en su propuesta todas las informaciones pertinentes acerca de dicho personal. En tal caso, serán juzgados aceptables sólo si dichos contratistas y/o fabricantes se inhabilitan para funciones en el ámbito del proyecto diferentes a la de consultores.

8. El BANCO requiere que las firmas consultoras, así como el Gobierno, bajo contratos financiados con préstamos de AOD del BANCO u otras AOD japonesas, observen los más altos estándares éticos durante las adquisiciones y la ejecución de tales contratos. En conformidad con esta política, el BANCO :

(a) rechazará una evaluación de propuestas si determina que el consultor considerado como el mejor clasificado se haya involucrado en prácticas corruptas o fraudulentas al competir por el contrato en cuestión ;

(b) considerará a un consultor inelegible, por un período determinado por el BANCO mismo, para obtener un contrato financiado con Préstamos de AOD del BANCO, si determina en algún momento que el consultor se haya involucrado en prácticas corruptas o fraudulentas al competir por, o al ejecutar otro contrato financiado con Préstamos de AOD del BANCO u otra AOD japonesa.

9. Les agradeceremos notificarnos por cable a más tardar el ( ), si tienen la intención de presentar una propuesta o no. Su cablegrama deberá estar dirigido a

( ).

10. Se requiere que envíen ( ) copias de su propuesta a ( )

a más tardar el ( ).

11. Después de la evaluación de todas las propuestas, la firma consultora que haya presentado la propuesta calificada como primera**, será invitada a discutir los términos financieros y de otro tipo para la negociación del contrato.

12. En caso requieran informaciones adicionales, haremos cuanto esté en nuestro poder para proveérselas. Las solicitudes de información adicional, o cualquier demora en el cumplimiento de tales solicitudes, no afectará, sin embargo, de manera alguna las obligaciones de las firmas invitadas a presentar sus propuestas completas dentro de la fecha límite indicada anteriormente.

Atentamente,

(Nombre del Gobierno)

(Firma Autorizada)

Adjunto : Términos de Referencia

* En la mayoría de los casos es equivalente al Prestatario en estas Normas. Cuando el Prestatario es representado por una organización que no sea un Gobierno, la fraseología diferirá conformemente.

** La expresión “con el consentimiento/aprobación del BANCO” será insertada donde se considere apropiado.

< Notas >

1. Xxxxxxx 0 :

Ninguna propuesta deberá ser aceptada si no asigna total responsabilidad a uno de los consultores que figuran en Lista Corta, y delega parte de la responsabilidad a cualquier consultor no mencionado en la Lista Corta. (En otras palabras, no son aceptables propuestas que impongan responsabilidades “solidarias” en lugar de “únicas” o “conjuntas y solidarias”.).

2. Xxxxxxx 0 :

La Carta de Invitación deberá incluir la Sección 3.02 a fin de informar a los consultores que figuran en la Lista Corta que las firmas que hayan resultado involucradas en prácticas corruptas o fraudulentas en contratos financiados con Préstamos de AOD del BANCO u otras AOD japonesas no serán consideradas elegibles para la participación en contratos financiados con Préstamos de AOD del BANCO por un período determinado por el BANCO.

Anexo IV HOJA DE EVALUACIÓN RESUMIDA (MODELO)

Nombre de la firma4)			A		B		C		D		E
Criterio de Selección 2)(Ver Sección 3.077 de Las Normas)		Peso 3)(w)	Puntaje (r)	Ponderación (w) (r)	(r)	(w) (r)	(r)	(w) (r)	(r)	(w) (r)	(r)	(w) (r)
I	Experiencia de la firma	18		7.2		11.7		9.9		13.5		15.3
	1.Experiencia en proyectos internacionales de tamaño y complejidad comparables y especialidad técnica	9	0.5	4.5	0.8	7.2	0.6	5.4	0.8	7.2	0.9	8.1
	2.Experiencia en países en desarrollo en condiciones similares	9	0.3	2.7	0.5	4.5	0.5	4.5	0.7	6.3	0.8	7.2
II	Propuesta	32		16.0		27.2		19.2		19.2		24.0
	1. Enfoque y metodología	16	0.5	8.0	0.9	14.4	0.6	9.6	0.6	9.6	0.8	12.8
	2. Plan de Trabajo (incluyendo el programa de empleo de personal)	16	0.5	8.0	0.8	12.8	0.6	9.6	0.6	9.6	0.7	11.2
III	Personal	50		28.6		40.0		30.8		34.2		39.4
	1. Director del Proyecto	15	0.6	9.0	0.9	13.5	0.7	10.5	0.6	9.0	0.9	13.5
	2.Ingenieros	28		16.8		21.6		16.8		19.6		19.6
	(i) Ingenieros de diseño	(4)	0.6	(2.4)	0.8	(3.2)	0.6	(2.4)	0.8	(3.2)	0.8	(3.2)
	(ii) Ingenieros de investigación	(4)	0.5	(2.0)	0.7	(2.8)	0.6	(2.4)	0.6	(2.4)	0.7	(2.8)
	(iii)Ingenieros Estructurales	(4)	0.8	(3.2)	0.9	(3.6)	0.8	(3.2)	0.7	(2.8)	0.7	(2.8)
	(iv) Ingenieros Civiles	(4)	0.7	(2.8)	0.6	(2.4)	0.5	(2.0)	0.7	(2.8)	0.9	(3.6)
	(v) Ingenieros Mecánicos	(4)	0.6	(2.4)	0.9	(3.6)	0.6	(2.4)	0.8	(3.2)	0.7	(2.8)
	(vi) Análisis Económico	(4)	0.5	(2.0)	0.8	(3.2)	0.5	(2.0)	0.7	(2.8)	0.6	(2.4)
	(vii)Análisis Financiero	(4)	0.5	(2.0)	0.7	(2.8)	0.6	(2.4)	0.6	(2.4)	0.5	(2.0)
	3. Apoyo de la oficina principal	7	0.4	2.8	0.7	4.9	0.5	3.5	0.8	5.6	0.9	6.3
	Total	100		51.8		78.9		59.9		66.9		78.7
	Clasificación 1)		5		1		4		3		2

Notas :1) La firma con el mayor número de puntos serán considerada la primera, si los otros factores son iguales.

2) Se pueden utilizar ítems adicionales y los criterios incluidos arriba pueden ser eliminados, como sea apropiado.

3) La distribución de peso dependerá del tipo y naturaleza del proyecto.

4) Se evaluarán las sociedades (joint ventures) en la misma manera, ya que funcionará como una unidad.

5) Las categorías de puntaje serán: Excelente 0.9 - 1.0, Bueno 0.8 - 0.89, Promedio 0.6 - 0.79, Inferior al Promedio 0.4 - 0.59, Insuficiente 0.0 - 0.39.

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Capítulo 1: Contratación de Consultores

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