PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
PROCEDIMIENTO ABIERTO PARA EL SERVICIO DE ALQUILER DE MOBILIARIO DE DISEÑO Y MOVIMIENTO DE MOBILIARIO XX XXXXX FIJAS PARA FIRA DE BARCELONA Y ALQUILER DE MOBILIARIO PARA FIRA CCIB
ÍNDICE
COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD PRESENTACIÓN DE FIRA BARCELONA PRESENTACIÓN DE FIRA CCIB
Cláusula 1. OBJETO
1.1. Objeto
1.2. Objetivos Generales del Procedimiento.
1.3. División en Lotes.
1.4. Sistema de Adjudicación
1.5. Lugar de prestación del servicio
1.6. Exclusividad
1.6.1. Lote 1 Servicios para Organizador
1.6.1.1. Para Eventos organizados por FIRA DE BARCELONA
1.6.1.2. Para Eventos organizados por un tercero organizador en FIRA DE BARCELONA
1.6.2. Lote 2 Servicios para Expositor, Movimiento de mobiliario y alquiler de mobiliario salas fijas
1.6.3. Lote 3: Servicios para FIRACCIB Cláusula 2. DURACIÓN
Cláusula 3. INICIO DEL SERVICIO
3.1. Fechas y Efectos
Cláusula 4. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
4.1. LOTE 1 – Prestación de los servicios para Organizador
4.1.1. LOTE 1 – Operativa y planificación
4.1.1.1. LOTE 1 – Catálogo y propuesta de mobiliario
4.1.1.2. LOTE 1 – Proceso de solicitud de servicio
4.1.1.3. LOTE 1 – Stock
4.1.1.4. LOTE 1 – Entrega/retirada del mobiliario.
4.2. LOTE 2 – Prestación de los servicios para Expositor, Movimiento de Mobiliario y Alquiler de mobiliario para Salas Fijas.
4.2.1. LOTE 2 Bloque 1 – Operativa y planificación
4.2.1.1. LOTE 2 Bloque 1 - Catálogo y propuesta de mobiliario
4.2.1.2. LOTE 2 Bloque 1 – Proceso de solicitud del servicio
4.2.1.3. LOTE 2 Bloque 1 – Stock
4.2.1.4. LOTE 2 Bloque 1 – Entrega/Retirada del Mobiliario
4.2.2. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Operativa y planificación
4.2.2.1. XXXX 0 Xxxxxx 0 x 0 - Xxxxxxxx y Stock.
4.2.2.2. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Proceso de petición.
4.2.2.3. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Formatos xx xxxxx aprobados y nuevos formatos.
4.2.2.4. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Devolución de las salas y comunicación de incidencias.
4.2.2.5. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Sinergias en la prestación de los servicios.
4.2.2.6. LOTE 2 Bloque 2 – Protección del mobiliario, reporte de incidencias y otros.
4.2.2.7. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Medios Materiales y Personal
4.3. LOTE 3 – Prestación de los servicios para FIRA CCIB
4.3.1. LOTE 3 – Operativa y planificación
4.3.1.1. LOTE 3 – Catálogo
4.3.1.2. LOTE 3 – Stock
4.3.1.3. LOTE 3 - Proceso de petición
4.3.1.4. LOTE 3 – Entrega /retirada del mobiliario Cláusula 5. DEL PERSONAL (Común para todos los lotes)
5.1. Idoneidad y suficiencia.
5.2. Responsable del Servicio. Designación de interlocutores.
5.3. Uniformidad
5.4. Normas de conducta
5.5. Formación
5.6. Tarjetas identificativas
Cláusula 6. CALIDAD EN EL SERVICIO
6.1. Control de calidad y planes de auditoría.
6.1.1. Evaluación anual.
6.1.2. Auditoría.
Cláusula 7. NIVELES DE SERVICIO (SLA’s) Y PENALIZACIONES
Cláusula 8. GESTIÓN DE INCIDENCIAS Y PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN
Cláusula 9. MEJORAS A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES
Cláusula 10. SOSTENIBILIDAD
Cláusula 11. CONTENIDO DEL SOBRE DIGITAL B (Oferta técnica)
COMPROMISO CONFIDENCIALIDAD
La información contenida en este pliego, así como en los Anexos adjuntos, es confidencial y solo podrá ser utilizada por las empresas oferentes a efecto de la convocatoria de este procedimiento.
Una vez las empresas accedan a la Plataforma Digital de la licitación deberá aceptarse el compromiso de confidencialidad al objeto de poder acceder al contenido de la misma (dada la confidencialidad de los Anexos contenidos en los Pliegos de Condiciones).
En el supuesto de presentar oferta, deberá asimismo presentarse el compromiso de confidencialidad que se encuentra adjunto al Pliego de Condiciones Administrativas junto con el resto de documentación solicitada en los Pliegos de Condiciones.
Asimismo, FIRA DE BARCELONA se compromete a tratar de forma confidencial toda clase de documentos, procedimientos, datos, etc. aportados por las empresas oferentes a efecto de participar en este procedimiento, excepto aquellos que por la misma naturaleza del procedimiento puedan hacer públicos.
Una vez aceptada, se le dará acceso a la plataforma digital en la que podrán descargarse toda la documentación complementaria necesaria para la preparación de la oferta a presentar, la cual estará disponible en dicha plataforma.
PRESENTACIÓN DE FIRA BARCELONA
FIRA DE BARCELONA es líder en salones industriales y profesionales celebrados en España y ocupa un lugar destacado en el xxxxxxx xxxxxx europeo. Tiene una cartera de más de 70 salones de periodicidad diversa, además de acoger otros congresos y actividades, que reúnen 30.000 empresas directas y representadas, y reciben 2,5 millones de visitantes, procedentes de más de 200 países. 15 de sus certámenes son referentes internacionales.
La institución cuenta con cerca de 400.000 m2 brutos de superficie expositiva, una de las mayores de Europa, distribuida en dos recintos: Montjuïc y Gran Vía. Su aportación a la economía de la ciudad y su entorno se estima en 2.500 millones de euros y su prestigio internacional va estrechamente ligado a la marca Barcelona, ciudad creativa con más de un siglo de tradición ferial.
Organización interna de FIRA DE BARCELONA.
La organización interna de FIRA DE BARCELONA se articula en torno a diez áreas organizativas. Dos de ellas se corresponden con las líneas de negocio de FIRA DE BARCELONA: Área comercial y Área de Negocio Internacional, que abordan situaciones xx xxxxxxx, prioridades y necesidades diferentes.
El Área Comercial comprende los siguientes departamentos:
Cuatro (4) Business Units (BU Industrial, BU Cities and Society, BU Público y Festivales y BU Alimentación y Hosteleria) que basan su estrategia en la conceptualización y diseño de salones que luego comercializan, proporcionando asimismo aquellos servicios y operaciones necesarias para celebrar el salón en sus recintos.
El Área Comercial, en parte, que centra su actividad en la captación y celebración de grandes congresos y eventos internacionales, conceptualizados y comercializados por un organizador distinto a FIRA DE BARCELONA. Ésta última proporciona las instalaciones, los servicios y el soporte de operaciones necesario (integrado en la propia Área) para hacer posible la celebración del evento.
Servifira, es el departamento encargado de la comercialización de productos y servicios para los Salones/Eventos y Congresos que se celebran en las instalaciones de FIRA DE BARCELONA (tanto para aquellos organizados por FIRA DE BARCELONA como por Organizadores Externos). Para ello, se dispone de catálogo de servicios, así como de un e-commerce, y un departamento específico para la venta de proyectos de stands de diseño.
BuildUP, es el departamento encargado de la prestación de servicios especializados en diseño y construcción de stands a medida para clientes de FIRA DE BARCELONA.
Área de Negocio Internacional centra su actividad en salones internacionales.
El esquema organizativo de FIRA DE BARCELONA lo completan otras ocho (8) áreas: Finanzas y Administración; Personas y Organización; Relaciones Institucionales y Protocolo; Comunicación y Proyectos Estratégicos; Servicios xx Xxxxxxx; Asesoría Jurídica Corporativa y Compliance Corporativo; Corporativa y Área TI, las cuales apoyan a las diferentes líneas de negocio y al conjunto de la institución.
PRESENTACIÓN DE FIRA CCIB
El CCIB (Centro de Convenciones Internacional de Barcelona) está ubicado en la Xxxxx xx Xxxxx Xxxxxx 00- 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxxxxx y comprende un total de dos edificios comunicados mediante una rambla de conexión
subterránea. Puntualmente se podrán solicitar la realización de trabajos fuera de los edificios en los espacios exteriores colindantes o para eventos especiales en otros recintos.
Cabe citar que, en la actualidad, la explotación del Edificio Fórum esta compartida entre el MUSEU DE CIÈNCIES NATURALS (Museu Blau) del Ayuntamiento de Barcelona y FIRA CCIB quien explota la parte del Edificio Fórum correspondiente al Auditorio y zonas adyacentes.
Puesto en marcha en 2004, el CCIB ha complementado la oferta de negocios y se ha convertido en un emblema del Turismo de Negocios en la Ciudad Condal.
Con una singular arquitectura, da solución y acogida de eventos de tipología y magnitud diversa, contando, para ello, con el espacio, la ubicación, la oferta global de servicios y la experiencia de su equipo profesional especializado: una suma de sinergias que le han posicionado como un referente europeo.
El recinto está formado por dos edificios de gran valor arquitectónico: el Centro de Convenciones, diseñado por el arquitecto Xxxx Xxxx Xxxxx, y el Auditorio FORUM, obra de los arquitectos Xxxxxx & DeMeuron.
Las instalaciones contemplan:
• Capacidad para eventos de hasta 15.000 delegados
• Área de exposiciones de 11.340 m2
• Vestíbulo de 3.760 m2
• 35 salas diáfanas de diversos tamaños, de 34 a los 2.584 m2
• Auditorio con capacidad para 3.096 plazas
• Platea con 2.341 butacas y 12 espacios para xxxxxx xx xxxxxx
• Anfiteatro con 743 butacas
• 420 m2 de escenario
• Foyer de 1.890 m2
Cláusula 1. OBJETO
1.1. Objeto.
El objeto del presente procedimiento consiste, en términos generales y sin perjuicio de la descripción detallada que se realiza a continuación, en la adjudicación del servicio de suministro de mobiliario de diseño en régimen de alquiler de conformidad con lo establecido en el presente Pliego de Condiciones, así como en los Pliegos de Condiciones Administrativas y Económicas a prestar para:
(i) Salones, congresos y certámenes celebrados en los recintos feriales de Montjuïc y Gran Vía de FIRA DE BARCELONA,
(ii) El servicio de movimiento de mobiliario xx xxxxx fijas y alquiler de mobiliario de las mismas de FIRA DE BARCELONA,
(iii) Eventos, congresos y certámenes celebrados en el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona de FIRA CCIB.
La prestación de los servicios objeto del presente procedimiento se realizará bajo petición expresa tanto de FIRA DE BARCELONA como de FIRA CCIB, tanto para aquellos eventos que sean organizados por éstas como para eventos organizados por un tercero, siempre que estos tengan lugar en sus instalaciones, sin perjuicio de lo establecido en la cláusula 1.6. sobre la exclusividad en el servicio.
1.2. Objetivos Generales del Procedimiento.
Los objetivos generales perseguidos por FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB mediante el presente procedimiento, consisten en:
1. Garantizar un alto nivel de servicio por parte de los ADJUDICATARIOS del presente concurso, cubriendo todas las necesidades y requerimientos del servicio presentados en el presente pliego de condiciones.
2. Garantizar un alto nivel de relación calidad/precio para el material ofertado.
3. Asegurar suficiente capacidad de suministro para cubrir las puntas de demanda de FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB debido a la estacionalidad xxx xxxxxxx y a las necesidades de calendario.
4. Garantizar un alto nivel de flexibilidad y adaptación a los tiempos y organización de FIRA BARCELONA y/o de los Organizadores Externos por parte de los ADJUDICATARIOS.
5. Buena colaboración y entendimiento entre los ADJUDICATARIOS de los diferentes lotes con el fin de garantizar un servicio fluido y excelente en aquellos eventos en los que presten servicio ambos ADJUDICATARIOS.
1.3. División en Lotes.
A efectos de su adjudicación, y en función de las necesidades de los servicios que se pretenden cubrir, éstos se han distribuido en los lotes que a continuación se relacionan:
• Lote 1 – Servicios para Organizador:
Suministro de mobiliario de diseño gestionado por el Departamento de Operaciones y requerido por FIRA DE BARCELONA para dar respuesta tanto a los organizadores externos como internos (nacionales e internacionales) en:
(i) Eventos Organizados por un Organizador Externo (nacional o internacional) en FIRA DE BARCELONA.
(ii) Eventos organizados por FIRA DE BARCELONA.
• Lote 2 – Servicios para Expositor y Movimiento de mobiliario y Alquiler de mobiliario para Salas fijas:
Los servicios relativos al Lote 2, se desglosan en los siguientes tres (3) bloques de servicios: Bloque 1:
(i) Suministro de mobiliario de diseño solicitado por los Expositores participantes
en eventos celebrados en FIRA DE BARCELONA y comercializado por FIRA DE BARCELONA, a través del Departamento de Servifira.
(ii) Suministro de packs de mobiliario de diseño que componen los stand-packs modulares que se comercializan a Organizadores y Expositores, cuando así sea requerido por FIRA DE BARCELONA, tanto si las solicitudes se realizan por el Departamento de Operaciones como por el Departamento de Servifira.
Bloque 2: Movimiento del mobiliario existente en las salas fijas de FIRA DE BARCELONA.
Bloque 3: Suministro de mobiliario de diseño para las salas fijas de FIRA DE BARCELONA.
• Lote 3 – Servicios para FIRA CCIB: Suministro de mobiliario de diseño para los eventos celebrados en FIRA CCIB para:
(i) Cliente Organizador.
(ii) Zona de Exposición “Stands”.
1.4. Sistema de Adjudicación.
A efectos de adjudicación, los servicios disgregados en los lotes señalados se adjudicarán del siguiente modo:
• Lote 1: será adjudicado a un único proveedor.
• Lote 2: será adjudicado a un único proveedor.
• Lote 3: será adjudicado a un único proveedor.
La adjudicación se realizará atendiendo a las siguientes consideraciones:
• Se adjudicará el servicio al licitador que presente la mejor oferta relación calidad/precio, siendo considerada la mejor oferta aquella que obtenga mayor puntuación de entre las propuestas que superen los mínimos de puntuación establecidos en el Pliego de Condiciones Administrativas y de conformidad con los criterios establecidos en el Anexo I del referido pliego.
• Los licitadores podrán presentar oferta para uno, varios, o todos los lotes, si bien únicamente podrán resultar adjudicatarios de varios lotes según lo dispuesto a continuación:
o Xxxx 0 x Xxxx 0 xx xxxxx conjunta.
o Lote 2 y Lote 3 de forma conjunta.
Por lo anterior, ningún licitador podrá resultar adjudicatario de los lotes 1 y 2 de forma conjunta, de forma individual o constituidos en UTE.
• A tal efecto, los licitadores deberán indicar su orden de preferencia en la adjudicación de los Lotes 1 y 2, en el supuesto de presentar oferta para ambos lotes. Dicha preferencia deberá ser indicada en el Sobre Administrativo (Sobre Digital A), mediante el Anexo IX xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas.
• Consecuentemente, prevalecerá siempre el orden de preferencia, de forma qué si un licitador ha obtenido la mayor puntuación en más de un lote, resultará adjudicatario del lote que haya seleccionado e indicado como preferente en su oferta.
Lote de preferencia1 | |
Lote 1 | |
Lote 2 | |
1Los licitadores deberán indicar con una X su preferencia en uno de los dos lotes.
1.5. Lugar de prestación del servicio.
1.5.1. Xxxx 0 x Xxxx 0.
Xxx XXXXXXXXXXXXXX prestarán el servicio en los recintos feriales de FIRA DE BARCELONA:
• Recinto de Montjuïc, sito en Xx. Xxxxx Xxxxxxxx, x/x, xx Xxxxxxxxx.
• Recinto de Gran Vía, sito en Xxxxx Xxxx Xxxxxx X xx 00-00 xx x’Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx.
Adicionalmente se deberán prestar los servicios en otros recintos y/o espacios utilizados por FIRA DE BARCELONA en la realización de su actividad, tales como el Port Vell y el Xxxx de la Fusta, entre otros.
En el caso de ampliación de las instalaciones existentes a la fecha del presente procedimiento, los ADJUDICATARIOS también deberán cubrir la prestación de dicho servicio.
Dado que en los próximos años se prevé una restructuración de algunos espacios de FIRA DE BARCELONA, es posible que haya espacios que se dejen de utilizar y otros que se constituyan nuevos durante la vigencia del contrato. En dichos casos, FIRA DE BARCELONA lo comunicará al ADJUDICATARIO con la mayor antelación posible con el fin de que éste pueda planificar los servicios que se deriven.
1.5.3. Lote 3.
El ADJUDICATARIO prestará el servicio en el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona de FIRA CCIB, sitas en la Plaça de Xxxxx Xxxxx 11-14, de Barcelona.
Adicionalmente, se podrán prestar servicios en otros espacios utilizados por FIRA CCIB, como hoteles y sedes de actos sociales de la ciudad de Barcelona y alrededores, donde FIRA CCIB preste servicios a sus clientes organizadores.
1.6. Exclusividad.
Los ADJUDICATARIOS aceptarán todos los servicios que puedan asumir, con las garantías de calidad exigidas en los Pliegos de Condiciones.
En el momento en que los ADJUDICATARIOS prevean que el volumen de servicios les pueda provocar una saturación a nivel operativo, de conformidad con los Niveles de Calidad y Servicio establecidos en la cláusula 7 del presente Pliego de Condiciones, deberán comunicarlo de inmediato al Departamento de Compras de FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB (dependiendo del Lote adjudicado), así como a la persona responsable del evento, para que éstos puedan encargar a otras empresas la ejecución de tales servicios.
Por tanto, las exclusividades previstas no actuarán en caso de que los ADJUDICATARIOS no puedan cubrir las necesidades planteadas por FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB de acuerdo con los niveles de calidad y servicio establecidos en las cláusulas 7 del presente Pliego. En este caso FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB quedará habilitada para contratar con otras empresas.
Asimismo, la exclusividad no operará cuando los ADJUDICATARIOS no puedan prestar el servicio por no disponer de la tipología de mobiliario requerido.
En ningún caso dicha exclusividad supondrá compromiso de clase alguna para FIRA DE BARCELONA en cuanto al volumen mínimo de servicios a solicitar.
La exclusividad operará en cada uno de los lotes de la siguiente forma:
1.6.1. LOTE 1 - Servicios para Organizador.
1.6.1.1. Para Eventos organizados por FIRA DE BARCELONA.
El ADJUDICATARIO tendrá la condición de proveedor en exclusiva para FIRA DE BARCELONA, de manera que los servicios que FIRA DE BARCELONA precise para sí y que tengan relación con el objeto del presente procedimiento serán solicitados al ADJUDICATARIO.
1.6.1.2. Para Eventos organizados por un Organizador Externo en FIRA DE BARCELONA.
Para eventos organizados por un Organizador Externo en FIRA DE BARCELONA, la exclusividad operará del siguiente modo:
(i) En el supuesto de que un Organizador Externo o sus agencias soliciten los servicios objeto del presente procedimiento a FIRA DE BARCELONA, la prestación de la totalidad de éstos será encomendada al ADJUDICATARIO. Dicho servicio será siempre solicitado a través de FIRA DE BARCELONA, es decir, el ADJUDICATARIO no podrá prestar servicios directamente a los Organizadores Externos en los recintos de FIRA DE BARCELONA.
En el caso de que el ADJUDICATARIO tenga ya servicios confirmados con anterioridad a la presente licitación por un Organizador Externo o sus agencias para algún evento que tendrá lugar en los recintos de FIRA DE BARCELONA, deberá comunicarlo a FIRA BARCELONA una vez resuelta la adjudicación.
(ii) El ADJUDICATARIO no podrá prestar los referidos servicios al Organizador Externo o sus agencias cuándo éste se los solicite directamente salvo previa autorización expresa de FIRA DE BARCELONA y todo ello de conformidad con las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones Económicas.
Excepciones a la exclusividad:
El ADJUDICATARIO no tendrá la condición de proveedor en exclusividad en los servicios que sean requeridos por el Departamento de Gastrofira de FIRA DE BARCELONA, debiendo prestar el servicio únicamente cuando sea requerido expresamente por parte del referido departamento.
1.6.2. LOTE 2 - Servicios para Expositor, Movimiento de mobiliario y alquiler de mobiliario salas fijas.
(i) Bloque 1. En relación con los servicios para Expositor:
El ADJUDICATARIO tendrá la condición de proveedor en exclusiva para FIRA DE BARCELONA, de manera que los servicios que sean requeridos a FIRA DE BARCELONA por parte de los Expositores y que tengan relación con el objeto del presente procedimiento serán solicitados al ADJUDICATARIO.
El ADJUDICATARIO no podrá prestar servicios directamente a Expositores o a Agencias que gestionen las necesidades del Expositor para los eventos que se celebren en las instalaciones de FIRA DE BARCELONA, sin acuerdo previo y expreso de FIRA DE BARCELONA.
En el supuesto de que, con anterioridad a la adjudicación del presente procedimiento, el ADJUDICATARIO tuviese servicios ya confirmados con Agencias y/o Expositores para algún evento que se celebre en FIRA DE BARCELONA, deberá ponerlo en conocimiento de FIRA DE BARCELONA una vez resuelta la adjudicación.
En el caso de que los Expositores contacten directamente al ADJUDICATARIO para la prestación de servicios en cualquiera de los eventos organizados por FIRA DE BARCELONA, éste deberá derivarlos al Departamento de Servifira de FIRA DE BARCELONA a través de su herramienta Fira Store.
Excepciones a la exclusividad:
Queda excluido del presente bloque los servicios requeridos por los Expositores para los salones Barcelona Bridal Fashion Week y Barcelona Wine Week, puesto que el mobiliario se comercializa de forma conjunta con el stand cuyos servicios se encuentran incluidos en una licitación distinta de la presente.
(ii) Bloque 2. En relación con los servicios de movimiento de mobiliario existente en salas fijas:
El ADJUDICATARIO tendrá la condición de proveedor en exclusiva para los servicios que FIRA DE BARCELONA precise para sí o aquellos que el Organizador Externo, Expositor o sus agencias le haya solicitado a FIRA DE BARCELONA en las instalaciones de Gran Vía, que tengan relación con el objeto del presente procedimiento e independientemente de si son solicitados por el Departamento de Operaciones o el Departamento de Servifira.
Por ello, en el supuesto de que un Organizador Externo, Expositor o sus agencias solicite los servicios relativos al movimiento de mobiliario existente en salas fijas xxx xxxxxxx de Gran Vía, la prestación de la totalidad de éstos será encomendada al ADJUDICATARIO. Dicho servicio será siempre solicitado a través de FIRA DE BARCELONA, es decir, el ADJUDICATARIO no podrá prestar servicios directamente a los Organizadores Externos, Expositores o sus agencias en las salas fijas de FIRA DE BARCELONA.
Excepciones a la exclusividad:
El ADJUDICATARIO no tendrá la exclusividad en cuanto al servicio de movimiento de mobiliario en las instalaciones de Montjuic. FIRA DE BARCELONA, a su entera discrecionalidad, podrá decidir entre solicitar al ADJUDICATARIO que lleve a cabo la prestación del servicio o solicitar la prestación a un tercer proveedor
De forma excepcional, y en los casos en que, por la necesidad de inmediatez en el servicio y en el caso de que el ADJUDICATARIO no pueda cumplir con los tiempos requeridos y, por tanto, sea más conveniente para la efectiva prestación del servicio solicitarlo a otro proveedor, FIRA DE BARCELONA quedará facultada para contratar los referidos servicios a un proveedor distinto al ADJUDICATARIO para el
movimiento de mobiliario de las salas fijas de Gran Vía sin que el ADJUDICATARIO tenga derecho a reclamación alguna.
(iii) Bloque 3. Servicios de suministro de mobiliario para salas fijas de FIRA DE BARCELONA:
El ADJUDICATARIO tendrá la condición de proveedor en exclusiva para los servicios que FIRA DE BARCELONA precise para sí o aquellos que el Organizador Externo, Expositor o sus Agencias haya solicitado a FIRA DE BARCELONA en las salas fijas de las instalaciones de Gran Vía y Montjuic, que tengan relación con el objeto del presente procedimiento e independientemente de si son solicitados por el Departamento de Operaciones o el Departamento de Servifira.
El ADJUDICATARIO no podrá prestar servicios directamente a Organizadores, Expositores o a Agencias que gestionen las necesidades de estos para los eventos que se celebren en las instalaciones de FIRA DE BARCELONA, sin acuerdo previo y expreso de FIRA DE BARCELONA
1.6.3. LOTE 3 -Servicios para FIRA CCIB.
El ADJUDICATARIO tendrá la condición de proveedor en exclusiva para FIRA CCIB, de manera que los servicios que FIRA CCIB precise para sí o que le hayan sido solicitados por el Organizador o Expositor y que tengan relación con el objeto del presente procedimiento serán solicitados al ADJUDICATARIO.
En relación con los servicios que se requieran por parte de un Organizador/Expositor la exclusividad en los servicios para FIRA CCIB operará del siguiente modo
(i) En el supuesto de que un Organizador/Expositor o sus agencias soliciten los servicios objeto del presente procedimiento a FIRA CCIB, la prestación de la totalidad de éstos será encomendada al ADJUDICATARIO. Dicho servicio será siempre solicitado a través de FIRA CCIB, es decir, el ADJUDICATARIO no podrá prestar servicios directamente a los Organizadores/Expositores en el recinto de FIRA CCIB.
En el caso de que el ADJUDICATARIO tenga ya servicios confirmados con anterioridad a la presente licitación por un Organizador/Expositor o sus agencias para algún evento que tendrá lugar en los recintos de FIRA CCIB, deberá comunicarlo a FIRA CCIB una vez resuelta la adjudicación.
(ii) El ADJUDICATARIO no podrá prestar los referidos servicios al Organizador Externo
/Expositor o sus agencias cuándo éste se los solicite directamente salvo previa autorización expresa de FIRA DE BARCELONA y todo ello de conformidad con las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones Económicas.
En el caso de que el ADJUDICATARIO tenga ya servicios confirmados por un Organizador/Expositor o sus agencias para algún evento que tendrá lugar en los recintos de FIRA CCIB, deberá comunicarlo a FIRA CCIB una vez resuelta la adjudicación.
En ningún caso dicha exclusividad supondrá compromiso de clase alguna para FIRA CCIB en cuanto al volumen mínimo de servicios a solicitar.
Cláusula 2. DURACIÓN
El contrato tendrá una vigencia de TRES (3) AÑOS a contar desde el día 24 de octubre de 2024 y finalizando por todo el día 23 de octubre de 2027.
Ello, no obstante, FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB tendrán derecho a prorrogar el contrato por DOS (2) AÑOS, por anualidades, es decir, 23 de octubre de 2028 o de 2029, de manera que éste quedará automáticamente prorrogado siempre y cuando FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB no haya comunicado lo contrario en los seis (6) meses anteriores a la fecha de finalización del contrato o de cada una de las prórrogas. En tal caso el ADJUDICATARIO vendrá obligado a dicha prórroga.
Alcanzada la fecha de finalización del contrato de acuerdo con las anteriores previsiones, éste quedará cancelado y sin efecto alguno entre las partes.
Cláusula 3. INICIO DEL SERVICIO
3.1. Fechas y efectos.
Dada la continua actividad de FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB y al objeto de planificar los servicios de una forma correcta, los ADJUDICATARIOS iniciarán el servicio en las siguientes fechas:
o LOTE 1 – Servicios para Organizador: inicio del servicio en fecha 1 de enero de 2025.
o LOTE 2 – Servicios para Expositor y mobiliario y movimiento de mobiliario para salas fijas: inicio del servicio en fecha 6 xx xxxxx de 2025.
o LOTE 3 – Servicios para FIRA CCIB: inicio del servicio en fecha 1 de enero de 2025.
No obstante, todos aquellos servicios que hayan sido confirmados con anterioridad a la adjudicación del presente procedimiento serán ejecutados por parte de los actuales proveedores.
Los ADJUDICATARIOS deberán disponer de las licencias de actividad y resto de permisos pertinentes para poder prestar el servicio objeto de la presente licitación a partir del momento de la adjudicación, y mantenerlos vigentes durante la vigencia del contrato.
Cláusula 4. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Los servicios objeto del presente procedimiento de licitación serán prestados de forma totalmente diligente y asegurando una alta calidad de servicio a fin de garantizar una óptima organización y celebración de los eventos, salones y congresos que se celebran en las instalaciones tanto de FIRA DE BARCELONA como de FIRA CCIB.
En este sentido, es requisito indispensable que el ADJUDICATARIO preste el servicio velando siempre por la buena imagen de ambas instituciones, cuidando especialmente la atención y el trato a todos los asistentes, organizadores, expositores, congresistas y cuantas personas acudan a las instalaciones feriales y congresuales.
Atendiendo a las características y necesidades del servicio, y a los efectos de obtener una óptima prestación del servicio, FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB recomienda al ADJUDICATARIO que disponga de instalaciones cercanas a los recintos feriales de FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB que permitan dar cumplimiento a los estándares del servicio requeridos.
Se entenderá por “cercanas”, aquellas instalaciones que, por su ubicación, permitan prestar el servicio garantizando el cumplimiento de los tiempos de respuesta y los niveles de servicio que se exigen a lo largo del presente Pliego de Condiciones y muy particularmente que permita dar inmediata respuesta a las peticiones de servicio de última hora (aquellas que tengan lugar justo antes del inicio del evento o durante su celebración) así como permitan la resolución de las incidencias que puedan surgir.
A modo orientativo, se acompaña como ANEXO I, los volúmenes de facturación relativos al ejercicio 2023 y como ANEXO II, las unidades solicitadas por salón en el ejercicio 2023 y primer trimestre de 2024, en relación con cada uno de los lotes.
En ningún caso, los importes y/o cantidades mostradas supondrán compromiso de clase alguna para FIRA DE BARCELONA en cuanto al volumen de servicios a solicitar.
4.1. LOTE 1 – Prestación de los Servicios para Organizador:
El presente lote incluye el suministro de mobiliario de diseño que sea requerido por FIRA DE BARCELONA para dar respuesta a las necesidades tanto de los organizadores externos como internos (nacionales e internacionales) en:
(i) Eventos Organizados por un Organizador Externo (nacional o internacional) en FIRA DE BARCELONA, siempre que el Organizador lo haya solicitado.
(ii) Eventos organizados por FIRA DE BARCELONA.
4.1.1. LOTE 1 - Operativa y planificación.
En cuanto a las solicitudes de servicio correspondientes al Lote 1, de forma general, vendrán efectuadas por parte del Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA, encargado de la coordinación de los distintos salones y eventos que se organizan en las instalaciones de FIRA DE BARCELONA.
No obstante lo anterior, en ocasiones, las solicitudes de servicio relativas al presente lote serán efectuadas a través del Departamento de Gastrofira de FIRA DE BARCELONA, debiendo el ADJUDICATARIO prestar de igual forma los servicios solicitados. Sin embargo, y de conformidad con lo regulado en la cláusula relativa a la exclusividad, el ADJUDICATARIO no tendrá la condición de proveedor en exclusiva en relación con las solicitudes que provengan del Departamento de Gastrofira de FIRA DE BARCELONA, pudiendo el Departamento de Gastrofira solicitar los servicios al ADJUDICATARIO o a un tercer proveedor, a su entera discrecionalidad.
Para la correcta planificación y la programación de los servicios a ejecutar por parte del ADJUDICATARIO, FIRA DE BARCELONA pondrá a su disposición la siguiente información con suficiente antelación:
- Halls/xxxxxxxx ocupados,
- Planos de los halls/xxxxxxxx,
- Fechas,
- Horarios,
- Accesos disponibles,
- Nombres y teléfonos del personal encargado de FIRA DE BARCELONA/FIRACCIB para este servicio.
Una vez realizada la planificación del servicio, el ADJUDICATARIO deberá realizar la programación de los servicios a prestar e informar a la persona responsable del planning de montaje que se encuentre on-site en el Recinto Ferial.
4.1.1.1. LOTE 1 – Catálogo y propuesta de mobiliario.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de un catálogo que contenga la totalidad de los elementos de mobiliario que conforman la prestación de servicios para el presente Lote, y que incluya, como mínimo, su descripción, especificaciones técnicas y su imagen.
El ADJUDICATARIO deberá mantener el catálogo con el mobiliario indicado en el presente pliego debidamente actualizado, por lo que el ADJUDICATARIO deberá ampliar y renovar el mismo con el mobiliario que sea necesario a fin de cubrir los distintos requerimientos y necesidades de FIRA DE BARCELONA que vayan surgiendo a lo largo de la vigencia del contrato a suscribir. Dicho catálogo deberá incluir, como mínimo:
(i) Los códigos SAP asignados para cada producto por parte de FIRA DE BARCELONA.
(ii) Descripción clara e inequívoca del producto en español, catalán e inglés.
(iii) Imagen en alta calidad del producto.
(iv) Precio resultante del concurso.
(v) Formato Excel.
A fin de valorar la propuesta de mobiliario, que debe ser incluida como parte de la oferta técnica a presentar, los licitadores deberán aportar:
(i) Presentación de una propuesta de mobiliario del catálogo general (de conformidad con el Excel que se adjunta como XXXXX XXX):
a. Los elementos propuestos deben ser equivalentes a los que figuran en el catálogo general de productos.
b. Los licitadores, siguiendo el formato de Excel antes señalado, deberán indicar el nombre de producto, su imagen, así como la descripción del producto que proponen por cada uno de los distintos elementos.
c. Asimismo, los licitadores deberán aportar las fichas técnicas de cada uno de los elementos, así como cualquier otra documentación, certificados o información relacionada con los mismos.
(ii) Presentación de una propuesta de mobiliario adicional desglosado en las categorías de mobiliario de diseño, red line y exterior de conformidad con el Excel que se adjunta como ANEXO IV.
a. Los elementos propuestos deben ser similares a los propuestos en la pestaña de ejemplos incluida en el ANEXO IV Propuesta de mobiliario adicional.
b. Los licitadores, siguiendo el formato de Excel antes señalado, deberán indicar la descripción del producto y la imagen del producto propuesto.
c. Asimismo, los licitadores deberán aportar las fichas técnicas de cada uno de los elementos, así como cualquier otra documentación, certificados o información relacionada con los mismos.
d. Los licitadores deberán presentar dos propuestas distintas para cada uno de los elementos listados.
En cualquier caso, ya sea el elemento propuesto idéntico al solicitado o bien se proponga un modelo equivalente, los licitadores deberán adjuntar la ficha técnica completa (foto, medidas y tipo de material) en su oferta técnica. En los casos en los que el licitador proponga un modelo diferente al solicitado se deberá indicar esta circunstancia expresamente en su oferta técnica.
El ADJUDICATARIO deberá garantizar el suministro del mobiliario indicado en el presente pliego, así como el ofertado por su parte durante la totalidad de la vigencia del contrato.
En caso de que, durante la prestación del servicio, alguno de los elementos de mobiliario ofertados sea descatalogado y deba dejarse de suministrar, el ADJUDICATARIO deberá informar previamente al Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA y acordar, conjuntamente, el mobiliario de sustitución más adecuado, atendiendo a sus características técnicas y económicas.
En caso de que FIRA DE BARCELONA necesitara el suministro de nuevos productos distintos a los ofertados, el ADJUDICATARIO deberá proporcionar los mismos, en la medida de lo posible.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de un plan de mantenimiento y un plan de inversión en nuevo mobiliario a fin de poder garantizar que el mobiliario se encuentra en perfecto estado y que este se va renovando de forma periódica introduciendo nuevos productos.
4.1.1.2. LOTE 1 - Proceso de solicitud de servicio.
Cuando desde el Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA, a través del PMO (Project Manager Operaciones), requiera de los servicios del ADJUDICATARIO, se pondrá en contacto vía telefónica o correo electrónico con la persona de contacto designada por el ADJUDICATARIO quien, tras la descripción de la necesidad, enviará el presupuesto correspondiente a la persona solicitante del Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA para que, en su caso, confirme el pedido vía correo electrónico.
Una vez confirmado el pedido, el ADJUDICATARIO deberá enviar la plantilla PxQ cumplimentada según el presupuesto acordado en un plazo máximo de 24 horas.
Se adjunta como ANEXO V un modelo ejemplificativo de PxQ.
El Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA introducirá la solicitud del servicio en SAP mediante la plantilla PxQ y el ADJUDICATARIO recibirá un pedido en formato .pdf vía correo electrónico.
El ADJUDICATARIO, preferiblemente, deberá realizar su propuesta de servicio utilizando el catálogo creado si bien, en el supuesto de que los productos del catálogo no se ajustaran a la necesidad específica del Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA, el ADJUDICATARIO deberá proponer elementos alternativos.
Asimismo, el ADJUDICATARIO deberá presentar renders y planos DWG con el mobiliario propuesto para los espacios determinados cuando así se lo solicite el Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA.
Cualquier eventualidad y/o problema en relación con la solicitud de servicio o la prestación del servicio que pudiera surgir se tratará con la persona solicitante de FIRA DE BARCELONA.
4.1.1.3. LOTE 1 - Stock.
El ADJUDICATARIO deberá cubrir la totalidad de las necesidades de FIRA DE BARCELONA.
Atendiendo a los datos de consumo relativos al ejercicio 2023 (vid. ANEXO I y II), el ADJUDICATARIO deberá indicar el stock que tiene en disposición (stock disponible) para cada uno de los elementos que aparecen en el listado de los productos a ofertar para el Lote 1 (ANEXO III y IV) con expresa indicación del número de unidades en stock de cada uno de los elementos.
Se entenderá por stock disponible aquel mobiliario del que dispone el ADJUDICATARIO de forma general, sin necesidad de que deba ser reservado para su utilización exclusiva en el servicio a FIRA DE BARCELONA.
El stock disponible indicado por el ADJUDICATARIO será valorado de conformidad con los criterios de valoración indicados en el Anexo X xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas.
4.1.1.4. LOTE 1 - Entrega/retirada del mobiliario.
El ADJUDICATARIO deberá trasladar todo el mobiliario solicitado al espacio indicado y en las fechas establecidas y retirar el mismo el día indicado por el Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA.
La entrega del mobiliario deberá hacerse siguiendo las indicaciones e instrucciones del Departamento de Operaciones en cuanto a lo relativo a accesos, descarga, entre otros.
El ADJUDICATARIO entregará el mobiliario en el lugar y fecha indicada por el Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA limpio y en perfecto estado. Será responsabilidad del ADJUDICATARIO garantizar que el mobiliario se encuentra limpio y en óptimo estado el día antes de la inauguración del salón.
Si dada la actividad de FIRA DE BARCELONA y los procesos de montaje de los diferentes salones, se entrega el mobiliario cubierto para asegurar su protección y limpieza, el ADJUDICATARIO será responsable de retirar la protección del mobiliario para dejarlo preparado para su uso.
Es requisito indispensable para la correcta prestación del servicio que el mobiliario se entregue limpio y en óptimo estado por lo que el ADJUDICATARIO deberá disponer y ejecutar un plan que garantice la limpieza y el correcto estado de los productos en el momento de entrega de los mismos.
El ADJUDICATARIO deberá mantener en el salón (tanto durante el montaje como durante el salón) personal suficiente para dar respuesta a las nuevas peticiones que puedan surgir, así como, a las diferentes incidencias que se den derivadas del mobiliario puesto a disposición por su parte, según los SLA detallados en la Cláusula 7 y en atención al modo de gestión de incidencias establecido en la Cláusula 8 del presente pliego.
El ADJUDICATARIO deberá cumplir con los plazos de respuesta indicados en la cláusula 7 (Niveles de Servicio – SLA’s), prestando especial atención al cumplimiento de los tiempos y plazos indicados para las fases de montaje y celebración del evento.
FIRA DE BARCELONA no se hace responsable en caso de pérdida, extravío, deterioro, hurto o robo de cualquier mobiliario responsabilidad del ADJUDICATARIO. Por ello, será responsabilidad del ADJUDICATARIO implementar cualquier medida concreta para la protección de sus bienes.
Particularmente, todo el mobiliario deberá ir marcado en una zona no visible del mismo para permitir al ADJUDICATARIO la diferenciación de su mobiliario del de otros proveedores.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de maquinaria y de los diferentes elementos necesarios para mover el mobiliario. Esta maquinaria deberá constar xx xxxxxx de goma para evitar el daño en suelos interiores y exteriores y superficies de FIRA BARCELONA. Asimismo, se requiere que las ruedas de las transpaletas y carros sean de goma para no dañar ninguna de las superficies interiores o exteriores del Recinto de FIRA BARCELONA.
4.2. LOTE 2 – Prestación de los Servicios para Expositor y Movimiento mobiliario y Alquiler de mobiliario para Salas fijas:
Los servicios incluidos en el Lote 2 se desglosan en los siguientes tres (3) bloques de servicio diferenciados: Bloque 1: Los servicios incluidos dentro del Bloque 1 son los siguientes:
(i) Suministro de mobiliario de diseño solicitado por los Expositores participantes en eventos celebrados en FIRA DE BARCELONA y comercializado FIRA DE BARCELONA, a través del Departamento de Servifira.
(ii) Suministro de packs de mobiliario de diseño para stand-packs modulares que FIRA DE BARCELONA comercializa a Organizadores y Expositores, cuando así sea requerido por FIRA DE BARCELONA, tanto si estos han sido gestionados por el Departamento de Operaciones como por el Departamento de Servifira.
Bloque 2: Movimiento del mobiliario existente en salas fijas:
Consiste en el movimiento del mobiliario existente y que se encuentra ubicado en las diferentes salas fijas ubicadas en los recintos de FIRA DE BARCEONA a fin de dar respuesta a las diferentes necesidades de los clientes.
Bloque 3: Suministro del mobiliario de diseño para las salas fijas de FIRA DE BARCELONA.
Consiste en el suministro de mobiliario de diseño para las salas fijas que se encuentran en los recintos de FIRA DE BARCELONA a fin de dar respuesta a las diferentes necesidades de los clientes.
4.2.1. LOTE 2 Bloque 1 - Operativa y planificación.
El Departamento de Servifira de FIRA DE BARCELONA ofrece el servicio de alquiler de mobiliario a los Expositores, generalmente, a través de un catálogo contenido en su herramienta de E-commerce, (también denominada “Fira Store”, indistintamente) pudiendo los Expositores contratar el distinto mobiliario ofertado según sus necesidades.
Asimismo, se encuentran incluidos en el presente lote, los packs de mobiliario solicitados tanto a través del Departamento de Operaciones como del Departamento de Servifira.
En ocasiones, para la comercialización de los elementos además de la información contenida en el catálogo, se requerirá al ADJUDICATARIO que preste a ciertos clientes una atención más específica que requerirá orientación y asesoramiento sobre la decoración y mobiliario para un espacio concreto y que necesitará por parte del ADJUDICATARIO de la presentación de renders y planos. En estos supuestos, se permitirá como máximo una (1) modificación de render/plano para adecuarlo a las necesidades de los Expositores.
A modo orientativo, la solicitud de este servicio personalizado asciende a la cantidad de, aproximadamente, ochenta (80) renders anuales solicitados por el Departamento de Servifira (con inclusión de los renders confeccionados para las salas fijas).
A fin de que el ADJUDICATARIO pueda planificar y realizar la programación de los servicios a ejecutar, FIRA DE BARCELONA pondrá a su disposición la siguiente información con suficiente antelación:
- Halls/xxxxxxxx ocupados,
- Planos de los halls/xxxxxxxx,
- Fechas,
- Horarios,
- Accesos disponibles,
- Nombres y teléfonos del personal encargado de FIRA DE BARCELONA/FIRACCIB para este servicio.
Una vez realizada la planificación, el ADJUDICATARIO deberá informar a la persona responsable on site acerca del planning de montaje previsto.
4.2.1.1. LOTE 2 Bloque 1 – Catálogo y propuesta de mobiliario.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de un catálogo que contenga la totalidad de los elementos de mobiliario que conforman la prestación de servicios para el presente Lote, y que deberá incluir, como mínimo: (i) su descripción, (ii) especificaciones técnicas y (iii) su imagen.
Asimismo, para la creación del catálogo de productos que incluye la herramienta Fira Store, el ADJUDICATARIO deberá aportar una vez adjudicado el servicio, para todos los elementos y en los idiomas español, catalán e inglés, los siguientes:
(i) Una ficha técnica completa (foto, medidas y tipo de material). Las referidas fichas técnicas no serán necesarias en tres idiomas pudiéndolas presentar en español, catalán o inglés.
(ii) Imágenes del producto en alta calidad (1 imagen del producto, 1 imagen del producto con sus medidas y 1 imagen del producto en contexto) de tamaño 1920x1920 píxeles y con peso inferior a 2mb.
(iii) Descriptivo/nombre inequívoco del producto, material, color y modelo.
(iv) Imagen en 3D del producto (no vectorial, pueden ser dwg en 3D o archivos en formatos 3DS (3D Max) o MA (Maya).
(v) Descriptivo corto: Ejemplo: “Dimensiones: altura 76 cm, anchura 45 cm, longitud 52 cm”.
(vi) Descriptivo largo: Descripción producto, recomendación de uso. Dimensiones.
(vii) Condiciones/Requerimientos especiales: cualquier observación que sea importante de cara a las limitaciones, condiciones de entrega/recogida del producto de cara al expositor.
El ADJUDICATARIO deberá mantener un catálogo actualizado con el mobiliario indicado en el presente pliego. Este catálogo se ampliará y actualizará por parte del ADJUDICATARIO con el mobiliario que sea necesario a fin de cubrir las necesidades y requerimientos de FIRA DE BARCELONA que puedan ir surgiendo a lo largo de la vigencia del contrato a suscribir. Dicho catálogo deberá incluir:
(i) Los códigos SAP asignados para cada producto por parte de FIRA DE BARCELONA.
(ii) Descripción clara e inequívoca del producto en español, catalán e inglés.
(iii) Imagen en alta calidad del producto.
(iv) Precio resultante del concurso.
(v) Formato Excel.
A fin de valorar la propuesta de mobiliario, que debe ser incluida como parte de la oferta técnica a presentar, los licitadores deberán aportar:
(i) Presentación de una propuesta de mobiliario del catálogo general (de conformidad con el Excel que se adjunta como XXXXX XXX):
a. Los elementos propuestos deben ser equivalentes a los que figuran en el catálogo general de productos.
b. Los licitadores, siguiendo el formato de Excel antes señalado, deberán indicar el nombre de producto, su imagen, así como la descripción del producto que proponen por cada uno de los distintos elementos.
c. Asimismo, los licitadores deberán aportar las fichas técnicas de cada uno de los elementos, así como cualquier otra documentación, certificados o información relacionada con los mismos.
(ii) Presentación de una propuesta de mobiliario adicional desglosado en las categorías de mobiliario de diseño, red line, exterior y otros de conformidad con el Excel que se adjunta como ANEXO IV.
a. Los licitadores, siguiendo el formato de Excel, deberán indicar la descripción del producto y la imagen del producto propuesto.
b. Asimismo, los licitadores deberán aportar las fichas técnicas de cada uno de los elementos así como cualquier otra documentación, certificados o información relacionada con los mismos.
c. Los licitadores deberán presentar dos propuestas distintas para cada uno de los elementos listados.
d. Los elementos propuestos deben ser similares a los propuestos en la pestaña de ejemplos incluida en el ANEXO IV.
En caso de que los elementos propuestos varíen con respecto a los que aparecen en el listado, los licitadores deberán detallar en su oferta las principales diferencias y las características del producto presentado.
EL ADJUDICATARIO deberá garantizar la utilización del material requerido en el presente pliego así como en la oferta técnica presentada, durante toda la vigencia del contrato.
En caso de que existan materiales que se descataloguen y se cese en su uso, deberá informarse previamente al Departamento de Servifira y acordar conjuntamente el material de sustitución más adecuado, dado su precio y calidad. En caso de que FIRA DE BARCELONA, necesitara de nuevos productos, dicho catálogo deberá actualizarse.
En ambos casos, el ADJUDICATARIO deberá proveer, antes de la descatalogación del producto inicial, de las imágenes e información anteriormente descritas para que el producto se pueda crear en Fira Store.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de un plan de mantenimiento y un plan de inversión en nuevo mobiliario a fin de poder garantizar que el mobiliario se encuentra en perfecto estado y que este se va renovando de forma periódica introduciendo nuevos productos.
4.2.1.2. LOTE 2 Bloque 1 - Proceso de solicitud de servicio.
Las solicitudes de servicio por parte de los Expositores se trasladarán al ADJUDICATARIO a través de la herramienta Fira Order en la que podrá visualizar tanto las cantidades y productos solicitados, como el salón/evento al que pertenecen, el stand o lugar donde deberán ubicarse.
El ADJUDICATARIO deberá confirmar la petición o, si fuera el caso, indicar la disconformidad que corresponda para que pueda ser tratada por el solicitante.
El ADJUDICATARIO deberá revisar la coherencia de las peticiones y comunicar al Departamento de Servifira cuando éstas no sean ajustadas con el espacio (siempre que el plano esté disponible) o cuando haya incongruencias entre los diferentes elementos de mobiliario, como por ejemplo, un elevado número xx xxxxxx para un espacio pequeño, peticiones de mesas altas con sillas bajas, así como cualquier otro.
Será responsabilidad del ADJUDICATARIO acceder a la herramienta Fira Order con la finalidad de mantener actualizado los pedidos, modificaciones y anulaciones que puedan surgir en relación con los servicios.
En el caso de nuevas peticiones de mobiliario, el ADJUDICATARIO recibirá los pedidos vía la herramienta Fira Order.
Asimismo, cualquier eventualidad y/o problema en relación con el servicio se gestionará de igual forma, desde la plataforma indicada.
El ADJUDICATARIO deberá cumplir con los plazos de respuesta indicados en las cláusulas 7 (Niveles de Servicio – SLA’s), prestando especial atención al cumplimiento de los tiempos y plazos indicados.
4.2.1.3. LOTE 2 Bloque 1 - Stock.
El ADJUDICATARIO deberá cubrir la totalidad de las necesidades de FIRA DE BARCELONA.
Atendiendo lo anterior, y a fin de garantizar la continua disponibilidad del servicio, el ADJUDICATARIO deberá disponer de los stocks mínimos garantizados requeridos en el ANEXO III en relación con el catálogo general.
Se entiende por stock mínimo garantizado aquél que el ADJUDICATARIO debe mantener disponible y en exclusividad para el Departamento de Servifira a fin de que el ADJUDICATARIO esté siempre en disposición de cubrir las necesidades previstas. En caso de que se prevea el solapamiento en el tiempo de varios salones, el Departamento de Servifira y el ADJUDICATARIO deberán acordar un stock superior que cubra las necesidades de FIRA DE BARCELONA.
Además de lo anterior, se valorará como mejora aquellas ofertas que presenten una propuesta de ampliación de stock sobre el stock mínimo garantizado indicado por FIRA DE BARCELONA en el ANEXO III.
En caso de resultar adjudicatario, la propuesta de ampliación del stock mínimo garantizado se añadirá al stock mínimo garantizado del presente lote.
En el caso de que el ADJUDICATARIO no pudiera garantizar los stocks mínimos se consideraría infracción grave según se especifica en la cláusula 7.
En el caso de que, por cualquier motivo, el ADJUDICATARIO no tuviera disponibles los productos incluidos en el catálogo del Departamento de Servifira, deberá informar de forma inmediata y proactiva a FIRA DE BARCELONA para evitar que haya pedidos de cliente que no se puedan tramitar.
En los casos en que no exista disponibilidad del mobiliario por falta de stock o porque las necesidades o requerimientos de FIRA DE BARCELONA superaran las de los stocks mínimos establecidos, y el ADJUDICATARIO no fuera capaz de suministrar el producto en las condiciones acordadas, el ADJUDICATARIO deberá informar al Departamento de Servifira a la mayor celeridad posible y ofrecer una alternativa de mobiliario de la misma tipología y precio. FIRA DE BARCELONA, se reserva el derecho a buscar un proveedor alternativo cuando el producto no sea el mismo o su precio varíe.
El ADJUDICATARIO deberá hacer un seguimiento periódico de los stocks mínimos garantizados y avisar cuando, teniendo en cuenta las necesidades recibidas por parte de FIRA DE BARCELONA de los diferentes productos, éste esté próximo a agotarse, a fin de que puedan implementarse las acciones necesarias para suplir la falta de stock.
Si el Departamento de Servifira detectara que alguno de los productos se encuentra próximo a agotar su stock, el ADJUDICATARIO deberá dar respuesta a su ampliación (en la herramienta Fira Store) según lo indicado en el apartado relativo a los Niveles de Servicio (SLAs).
Si la falta de stock es debida a un incumplimiento por parte del ADJUDICATARIO de las cantidades mínimas aseguradas, la diferencia de precio entre el material en stock y la alternativa ofertada será a cargo del ADJUDICATARIO.
Se valorará como mejora a los pliegos de condiciones, según indicado en el presente Xxxxxx, la presentación de herramientas informáticas que permitan el seguimiento del stock mínimo garantizado por parte del ADJUDICATARIO (así como la explicación de su funcionamiento), con el fin de mantener el producto en stock (o el sustitutivo acordado en caso de falta del original) siempre activo en la herramienta Fira Store.
Asimismo, el ADJUDICATARIO deberá indicar el stock disponible garantizado que tiene en disposición (stock disponible garantizado) para cada uno de los elementos que aparecen en el listado de los productos a ofertar para el Lote 2 (ANEXO IV) en relación con el mobiliario adicional de diseño, red line, exterior y otros, con expresa indicación del número de unidades en stock de cada uno de los elementos.
Se entenderá por stock disponible garantizado aquel mobiliario del que dispone el ADJUDICATARIO y que será reservado para su utilización exclusiva en el servicio a FIRA DE BARCELONA.
El stock disponible indicado por el ADJUDICATARIO en relación con el mobiliario adicional de diseño, red line, exterior y otros será valorado de conformidad con los criterios de valoración indicados en el Anexo X xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas.
4.2.1.4. LOTE 2 Bloque 1 - Entrega/retirada del mobiliario.
El ADJUDICATARIO deberá trasladar todo el mobiliario solicitado al (i) Stand del Expositor o (ii) al espacio indicado y en las fechas establecidas, retirándolo el día que sea indicado por el Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA. El ADJUDICATARIO deberá dar cumplimiento las directrices de operativa que el Departamento de Operaciones de FIRA DE BARCELONA efectúe en cuanto a accesos, zonas de descarga y cuantos otros se estimen convenientes para la prestación del servicio.
En el caso de que, a través de la herramienta Fira Order, se haya proporcionado un plano del Stand, el mobiliario deberá colocarse según indicado en el mismo. En caso de no existir plano, el mobiliario deberá colocarse de forma lógica dentro del stand (no deberá dejarse el mobiliario apilado en un rincón).
El ADJUDICATARIO deberá asimismo comprobar que el mobiliario que esté siendo colocado en un mismo stand tenga coherencia entre sí, es decir, que no se esté entregando, por ejemplo, mesas altas con sillas bajas o que cuando sean solicitadas varias unidades del mismo modelo de mobiliario a suministrar en un mismo espacio, éstas sean idénticas, evitando que tenga, diferentes tipos de tonos, detalles diferentes, entre otros.
En el caso de mobiliario pesado y de difícil manejo por parte del Expositor como, por ejemplo, vitrinas o frigoríficos, el Departamento de Servifira deberá entregar el plano correspondiente. Si éste no estuviera disponible en la herramienta Fira Order, el ADJUDICATARIO deberá solicitarlo.
El ADJUDICATARIO entregará el mobiliario limpio y en perfecto estado en el lugar y fecha indicada por el Departamento de Servifira de FIRA DE BARCELONA. Será responsabilidad del ADJUDICATARIO garantizar que el mobiliario se encuentra limpio y en óptimo estado de uso el día antes de la inauguración del salón. el ADJUDICATARIO deberá disponer y ejecutar un plan que garantice la limpieza y el correcto estado de los productos en el momento de entrega de los mismos.
Si se procede a la entrega del mobiliario protegido (para asegurar su protección y limpieza), el ADJUDICATARIO será responsable de retirar la protección del mobiliario y dejarlo preparado para su uso.
El ADJUDICATARIO deberá mantener en el salón (tanto durante el montaje como durante el salón) personal suficiente para dar respuesta a las posibles nuevas peticiones que puedan surgir, así como, a las diferentes incidencias que se den derivadas del mobiliario puesto a disposición por su parte. Según los SLA’s detallados en la Cláusula 7 del presente pliego y en atención al modo de gestión de incidencias establecido en la Cláusula 8.
Los tiempos de respuesta durante montaje y salón son los indicados en la cláusula 7, según los Niveles de Servicio (SLA’S) en el mismo indicados.
FIRA DE BARCELONA, no se hace responsable en caso de pérdida, extravío, deterioro, hurto o robo de cualquier mobiliario responsabilidad del ADJUDICATARIO. Por ello, será responsabilidad del ADJUDICATARIO implementar cualquier medida concreta para la protección de sus bienes.
Particularmente, todo el mobiliario deberá ir marcado en una zona no visible del mismo para permitir al ADJUDICATARIO la diferenciación de su mobiliario del de otros proveedores.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de maquinaria y de los diferentes elementos necesarios para mover el mobiliario. Esta maquinaria deberá constar xx xxxxxx de goma para evitar el daño en suelos interiores y exteriores y superficies de FIRA BARCELONA. Asimismo, se requiere que las ruedas de las transpaletas y carros sean de goma para no dañar ninguna de las superficies interiores o exteriores del Recinto de FIRA BARCELONA
4.2.2 LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Operativa y planificación
FIRA DE BARCELONA, dispone xx xxxxx fijas que alquila a Organizadores y/o Expositores con mobiliario propio sobre las que el Organizador/Expositor puede solicitar el movimiento de mobiliario existente para conseguir una nueva configuración del espacio (Bloque 2) y/o bien el Organizador/Expositor puede solicitar el suministro de nuevo mobiliario a fin de complementar el ya existente (Bloque 3)
Las salas fijas se encuentran tanto en las instalaciones de Gran Vía como de Montjuïc:
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El mobiliario existente en la actualidad en las referidas salas fijas se relaciona en el ANEXO VI.
Estos espacios se alquilan a clientes en lo que se considera la configuración inicial del espacio y que es consultable en: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/
(i) En relación con el movimiento de mobiliario ya existente en las salas fijas (Bloque 2) y, en función de sus necesidades, los Organizadores/Expositores pueden solicitar a FIRA DE BARCELONA cambios en la distribución del mobiliario de las diferentes salas, también denominados formatos xx xxxx.
En ningún caso los Organizadores/Expositores pueden hacer cambios de mobiliario sin la autorización e intervención de FIRA DE BARCELONA.
El listado de los diferentes formatos xx xxxx autorizados para cada una de las salas/espacios, se puede encontrar en la web de GuestEvents de FIRA DE BARCELONA, en el siguiente enlace:
xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/
Así, el movimiento del mobiliario existente en las salas fijas que cambien su formato inicial puede implicar:
- Reubicar mobiliario dentro de la misma sala.
- Reubicar mobiliario de la sala a otros espacios (ya sea en el mismo CC (Centro de Conferencias) como a otros pabellones y, en ocasiones, a otros recintos).
- Añadir mobiliario de otras salas al espacio en cuestión (generalmente del mismo CC o pabellón, más puntualmente entre recintos).
- Retirar mobiliario existente para añadir mobiliario de alquiler a las salas.
El ADJUDICATARIO deberá realizar los movimientos con sus medios y, estos, deberán ser los estrictamente necesarios y adecuados al servicio solicitado.
Generalmente el mobiliario a desplazar se solicitará dentro del mismo CC (Centro de Conferencias) sin embargo en ocasiones, por razón del espacio puede surgir la necesidad de que los movimientos de mobiliario se realicen a otras ubicaciones para su almacenaje.
Una vez llevado a cabo el servicio solicitado, y finalizada la duración del acto para el que se llevó a cabo, el ADJUDICATARIO debe devolver la sala a su formato inicial en la fecha que se le haya solicitado.
(ii) En relación con el suministro de mobiliario adicional al existente en las salas fijas (Bloque 3) y, en función de sus necesidades, los Organizadores/Expositores pueden solicitar a FIRA DE BARCELONA el suministro de mobiliario en las salas fijas que complemente o sustituya el ya existente.
Para la prestación de este servicio, el ADJUDICATARIO deberá suministrar los elementos que le sean requeridos y que deberán ser los detallados en el ANEXO III para el servicio del Bloque 1.
En ocasiones, FIRA DE BARCELONA podrá solicitar al ADJUDICATARIO propuestas de mobiliario especiales para las salas fijas a fin de prestar a ciertos Organizadores/Expositores una atención más personalizada que requerirá de orientación y asesoramiento sobre decoración y mobiliario para un espacio concreto y que puede requerir de la presentación de renders y planos.
El ADJUDICATARIO deberá hacer estas propuestas y presentar planos y/o renders en formato CAD/DWG y pdf. Únicamente se permitirá como máximo una (1) modificación de render o plano.
Si los productos del catálogo predeterminado no se ajustaran a las necesidades del Organizador/Expositor del solicitante, el ADJUDICATARIO deberá proponer una alternativa de acuerdo con la necesidad trasladada por parte FIRA DE BARCELONA.
En el caso de ampliación de las instalaciones existentes a la fecha del presente procedimiento, el ADJUDICATARIO deberá poder cubrir la prestación de dicho servicio, si así es requerido por FIRA DE BARCELONA.
4.2.2.1. LOTE 2 Bloque 2 y 3 – Catálogo y stock.
En cuanto al alquiler de mobiliario para las salas fijas de FIRA DE BARCELONA, el catálogo lo conformaran los elementos propuestos en el ANEXO III para el servicio del Bloque 1.
No obstante lo anterior, el ADJUDICATARIO no podrá destinar el stock garantizado y determinado para el servicio del Bloque 1 para cubrir el servicio de mobiliario xx xxxxx fijas del presente Bloque 3 cuando dicho hecho pueda ocasionar la rotura de stock o la ocasión de incidencias en el servicio del Bloque 1.
4.2.2.2. LOTE 2 Bloque 2 y 3 - Proceso de petición.
(i) En cuanto al bloque 2, movimiento de mobiliario:
Para cumplir con las necesidades de los diferentes clientes, la persona encargada de FIRA DE BARCELONA enviará un correo al ADJUDICATARIO del servicio en el que solicita:
(i) El/los movimientos a realizar.
(ii) La fecha máxima en que debe ser realizado.
(iii) Fecha en que debe estar lista la devolución de la sala a la posición inicial.
(iv) Espacio donde almacenar el mobiliario sobrante de las salas en caso de necesitar retirar alguna parte o la totalidad del mobiliario propio de las salas.
El correo electrónico deberá enviarse al ADJUDICATARIO en copia a: Recinto (Grupo supervisores recinto).
El solicitante ya habrá acordado con servicios de recinto de FIRA DE BARCELONA el lugar de reubicación temporal del mobiliario de la sala cuando sea necesario.
El ADJUDICATARIO deberá enviar el presupuesto correspondiente al solicitante y llevar a cabo el movimiento de mobiliario que corresponda si finalmente es confirmado. El presupuesto debe siempre contemplar todos los movimientos derivados como, por ejemplo: retirada de mobiliario existente en la sala cuando corresponda y devolución de la sala al formato original).
La confirmación del pedido se hará vía correo electrónico y el ADJUDICATARIO deberá haber presentado la plantilla PxQ tanto para el movimiento de mobiliario como para el alquiler de mobiliario xx xxxxx fijas (ANEXO V).
El ADJUDICATARIO recibirá más adelante el pedido correspondiente en pdf también vía mail (en el caso de las peticiones hechas por parte de Servifira se habrá recibido la petición también por Fira Order antes).
Una vez hecho el movimiento solicitado, el ADJUDICATARIO deberá confirmar vía mail al solicitante que el servicio se ha prestado, tanto del cambio al formato solicitado, primero, como de la devolución al formato original, después, manteniendo en copia a servicios de Recinto de FIRA DE BARCELONA.
El solicitante, ya sea el Departamento de Operaciones o de Servifira, deberá revisar que efectivamente, el servicio se ha prestado como confirmado.
(ii) En cuanto al bloque 3, alquiler de mobiliario para salas fijas:
Cuando desde FIRA DE BARCELONA se requiera de los servicios del ADJUDICATARIO, se pondrá en contacto vía telefónica o correo electrónico con la persona de contacto designada por el ADJUDICATARIO quien, tras la descripción de la necesidad, enviará el presupuesto correspondiente a la persona solicitante de FIRA DE BARCELONA para que, en su caso, confirme el pedido vía correo electrónico.
Una vez confirmado el pedido, el ADJUDICATARIO deberá enviar la plantilla PxQ cumplimentada según el presupuesto acordado en un plazo máximo de 24 horas.
Se adjunta como ANEXO V un modelo ejemplificativo de PxQ.
Servifira introducirá la solicitud del servicio en SAP mediante la plantilla PxQ y el ADJUDICATARIO recibirá un pedido en formato .pdf vía correo electrónico.
4.2.2.3. LOTE 2 Bloque 2 y 3 - Formatos xx xxxxx aprobados y nuevos formatos.
Los movimientos de mobiliario se realizarán siempre de acuerdo con los formatos relacionados en la web de GuestEvents de FIRA DE BARCELONA dado que estos son los determinados por FIRA DE BARCELONA y verificados en cuanto a aforos, distancias de seguridad y otros aspectos, independientemente de si se trata de mobiliario propio o de mobiliario alquilado (bloque 3).
El ADJUDICATARIO deberá presentar planos con nuevos formatos xx xxxx cuando así se le solicite. El ADJUDICATARIO deberá presentarlos en formato CAD/DWG y pdf y respetando la normativa técnica de FIRA DE BARCELONA
4.2.2.4. LOTE 2 Bloque 2 y 3 - Devolución de las salas y comunicación de incidencias.
Una vez llevado a cabo el servicio solicitado y finalizada la duración del acto para el que se llevó a cabo, el ADJUDICATARIO debe devolver la sala a su posición inicial en la fecha que se le haya solicitado.
El ADJUDICATARIO deberá:
(i) Comunicar la finalización del servicio vía correo electrónico al solicitante y a la persona responsable xx xxxxxxx.
(ii) Recontar el mobiliario inicial en la sala antes del movimiento y tras el movimiento, para comunicar inmediatamente cualquier diferencia a recinto (Grup Supervisors Recinte) y al solicitante.
(iii) Comunicar inmediatamente cualquier desperfecto identificado en el mobiliario a Recinto (Grup Supervisors Recinte) vía el envío de correo electrónico y foto correspondiente a recinto junto con una descripción de la incidencia y una explicación de la causa en caso de que esta se conozca. Recinto, por su parte, indicará si:
- el mobiliario debe tirarse: en este caso el ADJUDICATARIO deberá llevarlo al punto verde.
- el mobiliario es reutilizable: en este el ADJUDICATARIO deberá dejar el mobiliario donde se le indique.
Los supervisores de Recinto de FIRA DE BARCELONA revisarán que las salas han sido devueltas al formato original
4.2.2.5. LOTE 2 Bloque 2 y 3 - Sinergias en la prestación de los servicios.
Dado que, de forma habitual, los diferentes salones que se organizan en FIRA DE BARCELONA, se suceden unos a otros, se generan sinergias entre los mismos a fin de evitar movimientos innecesarios de mobiliario (sin pasar por la posición inicial).
El responsable del Departamento de Operaciones asignado a cada salón deberá coordinarse con el responsable del salón siguiente a fin de acordar internamente cómo actuar para hacer de forma más eficiente el movimiento de mobiliario previsto.
4.2.2.6. LOTE 2 Bloque 2 - Protección del mobiliario, reporte de incidencias y otros.
Para evitar que se ensucie el mobiliario en los casos en los que el espacio de almacenaje sea reducido o la duración del mismo se prevea larga, será responsabilidad del ADJUDICATARIO protegerlo con sus
propios medios para asegurar que el mobiliario se encuentra en el mismo estado que se encontraba con carácter previo a su movimiento y almacenaje.
En caso de que el movimiento de mobiliario suponga el movimiento de otros elementos como, por ejemplo, el material Audiovisual instalado sobre el mobiliario, el ADJUDICATARIO deberá indicarlo al solicitante de FIRA DE BARCELONA a fin de realizar las actuaciones que se consideren necesarias.
4.2.2.7. LOTE 2 Bloque 2 y 3 - Medios materiales y personal.
El ADJUDICATARIO deberá prestar el servicio aquí descrito por sus propios medios y con personal debidamente formado a tal efecto.
El ADJUDICATARIO deberá designar un responsable del servicio de movimiento de mobiliario xx xxxxx fijas y alquiler de mobiliario para salas fijas que será el principal interlocutor con FIRA DE BARCELONA.
FIRA DE BARCELONA, para facilitar la prestación del servicio por parte del ADJUDICATARIO, cederá un espacio que el responsable del presente servicio podrá ocupar en el recinto de Gran Vía.
Además de lo anterior durante montaje y celebración, cuando el volumen de servicios solicitados así lo requiera, el ADJUDICATARIO deberá designar, además del responsable del servicio, una persona que coordine y verifique que el servicio de movimiento de mobiliario y de alquiler de mobiliario para salas fijas se realiza correctamente.
FIRA DE BARCELONA está actualmente desarrollando una herramienta en la que mantener el tracking de su mobiliario. Una vez finalizado el desarrollo de la herramienta, FIRA DE BARCELONA dará acceso al ADJUDICATARIO para:
- contar el mobiliario en los espacios, antes de realizar los movimientos, y confirmar el nuevo formato,
- indicar la ubicación del mobiliario que se haya movido,
- indicar la nueva disposición de la sala cuando se haya realizado la devolución (retorno a la posición inicial de la sala).
El ADJUDICATARIO deberá disponer de maquinaria y de los diferentes elementos necesarios para mover el mobiliario. Esta maquinaria deberá constar xx xxxxxx de goma para evitar el daño en suelos interiores y exteriores y superficies de FIRA DE BARCELONA. Asimismo, se requiere que las ruedas de las transpaletas y carros sean de goma para no dañar ninguna de las superficies interiores o exteriores del Recinto de FIRA BARCELONA
4.3. LOTE 3 – Prestación de los Servicios para FIRA CCIB:
La prestación de los servicios para FIRA CCIB consiste en el suministro de mobiliario de diseño para los eventos celebrados en el recinto de Convenciones de FIRA CCIB (Centro de Convenciones Internacional de Barcelona).
Existen dos modalidades de servicio en cuanto al suministro de mobiliario para FIRA CCIB:
(i) Servicios para cliente organizador,
(ii) Servicios para zonas de exposición “Stands”
4.3.1. LOTE 3 - Operativa y planificación.
El Departamento de Proyectos de FIRA CCIB es el encargado de la coordinación de todos los eventos.
Las peticiones de alquiler de mobiliario se realizarán para los eventos organizados en las instalaciones de FIRA CCIB, quien ofrecerá el mobiliario del ADJUDICATARIO al usuario final.
4.3.1.1. LOTE 3 - Catálogo.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de un catálogo que contenga la totalidad de los elementos de mobiliario que conforman la prestación de servicios para el presente Lote, y que incluya, como mínimo,
(i) su descripción, (ii) especificaciones técnicas y (iii) su imagen.
El ADJUDICATARIO deberá mantener el catálogo con el mobiliario indicado en el presente pliego debidamente actualizado, por lo que el ADJUDICATARIO deberá ampliar y renovar el mismo a fin de cubrir los distintos requerimientos y necesidades de FIRA CCIB que vayan surgiendo a lo largo de la vigencia del contrato a suscribir. Dicho catálogo deberá incluir, como mínimo:
(i) Los códigos asignados para cada producto por parte de FIRA CCIB.
(ii) Descripción clara e inequívoca del producto en español, catalán e inglés.
(iii) Imagen en alta calidad del producto.
(iv) Precio resultante del concurso.
(v) Listado productos en formato Excel.
A fin de valorar la propuesta de mobiliario, que debe ser incluida como parte de la oferta técnica, los licitadores deberán aportar:
(i) Presentación de una propuesta de mobiliario del catálogo general de conformidad con el Excel que se adjunta como XXXXX XXX:
a. Los licitadores, siguiendo el formato de Excel, deberán indicar el nombre de producto, su imagen, así como la descripción del producto que proponen por cada uno de los distintos elementos.
b. Asimismo, los licitadores deberán aportar las fichas técnicas de cada uno de los elementos así como cualquier otra documentación, certificados o información relacionada con los mismos.
c. Los elementos propuestos deben ser equivalentes a los que figuran en el catálogo general de productos (ANEXO III).
(ii) Presentación de una propuesta de mobiliario adicional desglosado en las categorías de mobiliario de diseño de conformidad con el Excel que se adjunta como ANEXO IV.
a. Los licitadores, siguiendo el formato de Excel, deberán indicar la descripción del producto y la imagen del producto propuesto.
b. Asimismo, los licitadores deberán aportar las fichas técnicas de cada uno de los elementos así como cualquier otra documentación, certificados o información relacionada con los mismos.
c. Los licitadores deberán presentar dos propuestas distintas para cada uno de los elementos listados.
d. Los elementos propuestos deben ser similares a los propuestos en la pestaña de ejemplos incluida en el ANEXO IV Propuesta de mobiliario adicional.
El ADJUDICATARIO deberá garantizar la utilización del material exigido en el presente Pliego así como en la oferta presentada por el ADJUDICATARIO durante la totalidad de la prestación del servicio.
En caso de que existan materiales que se descataloguen y se cese en su uso, deberá informarse previamente al departamento de Proyectos y acordar conjuntamente el material de sustitución más adecuado, dado su precio y calidad. En caso de que FIRA CCIB, necesitara de nuevos productos, dicho catálogo deberá actualizarse por parte del ADJUDICATARIO.
4.3.1.2. LOTE 3 - Stock.
El ADJUDICATARIO deberá cubrir la totalidad de las necesidades de FIRA CCIB.
Atendiendo a los datos de consumo relativos al ejercicio 2023 (vid. ANEXO I y II), el ADJUDICATARIO deberá indicar el stock disponible que tiene para cada uno de los elementos que aparecen en el listado de los productos a ofertar para el Lote 3 (ANEXO III) con expresa indicación del número de unidades en stock de cada uno de los elementos.
Se entenderá por stock disponible aquel mobiliario del que dispone el ADJUDICATARIO de forma general, sin necesidad de que deba ser reservado para su utilización exclusiva en el servicio a FIRA CCIB.
El stock disponible indicado por el ADJUDICATARIO será valorado de conformidad con los criterios de valoración indicados en el Anexo X xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas.
4.3.1.3. LOTE 3 - Proceso de petición.
(i) Servicio que deba ofrecerse a cliente organizador/evento en general:
Las solicitudes se realizarán por parte del Departamento de Proyectos de FIRA CCIB.
Así, cuando el Departamento de Proyectos de FIRA CCIB requiera de los servicios del ADJUDICATARIO, se pondrá en contacto vía telefónica o correo electrónico con la persona de contacto designada por el ADJUDICATARIO quien, tras la descripción de la necesidad (indicando nombre del evento, espacios, elementos de mobiliario y fechas de montaje, evento y desmontaje), enviará el presupuesto correspondiente a la persona solicitante del Departamento de Proyectos.
En el caso de que, por la dimensión o complejidad del proyecto de mobiliario o evento, así se requiera, el Departamento de Proyectos solicitará al ADJUDICATARIO un render de cada espacio donde deba servirse el mobiliario, a fin de que ayude en la venta del servicio y ofrezca asesoramiento al cliente organizador. Asimismo, el Departamento de Proyectos podrá solicitar asistencia presencial del ADJUDICATARIO en visitas de inspección con clientes o el montaje puntual de showroom de elementos para facilitar la venta y definición del proyecto.
Este proceso podrá realizarse meses, semanas o 15 días antes del evento; y pueden trabajarse diferentes versiones de propuestas, renders y presupuestos durante ese tiempo.
Una vez confirmado por el Organizador/Expositor y validado por parte del Departamento de Proyectos el presupuesto, el ADJUDICATARIO recibirá la confirmación vía correo electrónico por parte del Departamento de Proyectos de FIRA CCIB. En ese momento, el ADJUDICATARIO deberá confirmar la petición o, si fuera el caso, indicar la disconformidad que corresponda para que pueda ser gestionada.
Cuando ambas partes acuerden los extremos de la petición final, el Departamento de Proyectos de FIRA CCIB enviará al ADJUDICATARIO, el pedido (orden de compra) vía correo electrónico en el que el ADJUDICATARIO podrá ver las cantidades y productos solicitados, así como el evento al que pertenecen y fechas.
El ADJUDICATARIO, cuando así le sea solicitado, deberá entregar renders del espacio con la propuesta. Si los productos del catálogo no se ajustaran a las necesidades del cliente o del solicitante, el ADJUDICATARIO deberá proponer una alternativa de acuerdo con la necesidad trasladada por parte del Departamento de Proyectos. Una vez acordado, el proceso para la petición será el mismo descrito anteriormente.
El Departamento de Proyectos (Project o Event Manager) informará al ADJUDICATARIO de los detalles para la entrega y recogida del material a suministrar:
(i) fechas y horarios de las fases de montaje, fase de celebración del evento y fase de desmontaje,
(ii) zonas de carga y descarga,
(iii) cualquier otro detalle necesario para la instalación de elementos complejos o con una necesidad especial de instalación u electrificación.
A continuación, el ADJUDICATARIO deberá confirmar la correcta recepción de la información y comunicará al Departamento de Proyectos el nombre y número de contracto del Coordinador del montaje y desmontaje. También se anticiparán, si los hubiera, cambios de montaje.
(ii) Servicio que deba ofrecerse en zonas de exposición: Stands.
Las solicitudes se realizarán por el Área de Expo del Departamento de Proyectos y se gestionarán las mismas del siguiente modo:
o Stands pack. Tratándose de un stand pack que ya haya sido comercializado con un set de mobiliario incluido, el Departamento de Expo podrá anticipar o solicitar (3 meses antes del inicio del evento) los modelos y unidades aproximadas de mobiliario a entregar por el ADJUDICATARIO. Del mismo modo se facilitará el nombre del evento, fechas de montaje, inicio del evento y desmontaje, así como los espacios asignados.
• Durante el plazo de quince (15) días previos al inicio de montaje: se ajustarán las unidades a suministrar y,
• En el plazo de tres (3) días previos al inicio del montaje: se enviará el listado final de elementos de mobiliario a suministrar.
Junto con el listado indicado, se facilitará al ADJUDICATARIO la siguiente información:
(i) El/los día/s días de montaje y desmontaje,
(ii) horarios,
(iii) zonas de carga y descarga,
(iv) cualquier otro detalle específico que deba considerarse necesario para el suministro de material, como por ejemplo: ubicaciones, existencia de elementos singulares y/o elementos con necesidad de conexión eléctrica.
o Stands libres. El Departamento de Expo podrá anticipar o solicitar quince (15) días antes del inicio del evento los modelos y unidades aproximadas de mobiliario a entregar. Del mismo modo se facilitará el nombre del evento, fechas de montaje, inicio y desmontaje, así como los espacios.
• En el plazo de tres (3) días previos al inicio del montaje se enviará el listado final de elementos mobiliario al ADJUDICATARIO.
Junto con el listado indicado, se facilitará al ADJUDICATARIO la siguiente información:
• El/los día/s días de montaje y desmontaje,
• horarios,
• zonas de carga y descarga,
• cualquier otro detalle específico que deba considerarse necesario para el suministro de material, como, por ejemplo: ubicaciones, existencia de elementos singulares y/o elementos complejos o con necesidad especial de instalación o conexión eléctrica
A continuación, el ADJUDICATARIO deberá confirmar la correcta recepción de la información y comunicará al Departamento de Expo el nombre y número de contacto del Coordinador del montaje y desmontaje. También se anticiparán, cambios de montaje o movimientos de mobiliario que deban llevarse a cabo durante el transcurso del evento.
Una vez concluido el evento, con inclusión todas las peticiones nuevas que hayan surgido de mobiliario durante el montaje y evento, FIRA CCIB enviará una orden de compra al ADJUDICATARIO, como confirmación de todos los elementos servidos en el evento.
4.3.1.4. LOTE 3 - Entrega/retirada del mobiliario.
El ADJUDICATARIO deberá trasladar en las fechas preestablecidas todo el mobiliario solicitado (i) al Stand del Expositor o (ii) al espacio de FIRA CCIB indicado y proceder a su retirada el día que haya sido indicado por el Departamento de Proyectos.
Los tiempos de respuesta durante montaje y eventos son los indicados en la cláusula 7, según los SLA’S (Service Level Agreement) en el mismo indicados.
El ADJUDICATARIO también deberá contar con un Coordinador que lidere a sus equipos de trabajo y que vele por el buen desarrollo del trabajo e indique los espacios y supervise las entregas en todos los montajes
La entrega del mobiliario deberá realizarse siguiendo las indicaciones en cuanto accesos, descarga, así como cualquier otro dato que FIRA CCIB estime conveniente.
El Coordinador del ADJUDICATARIO será el responsable de entregar el albarán de la entrega del mobiliario realizado al responsable de FIRA CCIB, indicando por separado:
(i) pedidos Zona Exposición: Stands,
(ii) pedidos Evento cliente Organizador.
El ADJUDICATARIO entregará el mobiliario limpio y en perfecto estado en el lugar y fecha indicada por el Departamento de Proyectos de FIRA CCIB. Será responsabilidad del ADJUDICATARIO garantizar que el mobiliario se encuentra limpio y en óptimo estado de uso el día antes de la inauguración del salón. el ADJUDICATARIO deberá disponer y ejecutar un plan que garantice la limpieza y el correcto estado de los productos en el momento de entrega de los mismos.
Si se procede a la entrega del mobiliario protegido (para asegurar su protección y limpieza), el ADJUDICATARIO será responsable de retirar la protección del mobiliario y dejarlo preparado para su uso. Asimismo, el mobiliario deberá disponer xx xxxxx o protectores en las bases o patas.
El ADJUDICATARIO deberá disponer de maquinaria y de los diferentes elementos necesarios para mover el mobiliario. Esta maquinaria deberá constar xx xxxxxx de goma para evitar el daño en suelos interiores y exteriores y superficies de FIRA CCIB. Asimismo, se requiere que las ruedas de las transpaletas y carros sean de goma para no dañar ninguna de las superficies interiores o exteriores del Recinto de FIRA CCIB
El ADJUDICATARIO, contará con una persona responsable para coordinar los posibles cambios y peticiones durante el periodo de “on-site”: 4 horas (dos (2) horas antes del inicio del evento y las dos (2) horas siguientes al inicio del mismo).
El ADJUDICATARIO deberá contar con personal suficiente (uniformado y con conocimientos xx xxxxxx para dar respuesta a las posibles nuevas peticiones que puedan surgir, así como, a las diferentes incidencias que se den derivadas del mobiliario puesto a disposición por su parte) tanto durante la fase de montaje como durante la fase de celebración del evento
FIRA CCIB, no se hace responsable en caso de pérdida, extravío, deterioro, hurto o robo de cualquier mobiliario responsabilidad del ADJUDICATARIO. Por ello, será responsabilidad del ADJUDICATARIO implementar cualquier medida concreta para la protección de sus bienes.
Particularmente todo el mobiliario deberá ir marcado en una zona no visible del mismo para permitir al ADJUDICATARIO la diferenciación de su mobiliario de la de otros proveedores.
No se habilitará ningún espacio en parking/muelle de carga como lugar de almacenamiento. El ADJUDICATARIO deberá retirar el mobiliario según los plazos acordados con FIRA CCIB.
Cláusula 5. DEL PERSONAL (Común para todos los lotes).
5.1. Idoneidad y suficiencia.
El servicio será atendido por personal idóneo y suficiente que dependerá, laboral y orgánicamente del ADJUDICATARIO, y su relación con dicha empresa se regirá por las condiciones laborales, convenio o normativa que regule las actividades de esta.
Se entiende por personal idóneo y suficiente aquél que tenga práctica propia en la prestación de los servicios objeto de adjudicación y por suficiente se entiende el personal necesario en número para atender con diligencia las necesidades que requiera el servicio en cada momento, debiendo estar afiliados al Régimen General de la Seguridad Social.
El personal que designe el ADJUDICATARIO para la prestación del servicio dependerá a todos los efectos, incluidos los laborales, de la misma, siendo ésta la única responsable del cumplimiento de las obligaciones de Trabajo y Seguridad Social frente al personal contratado a su servicio así como frente a los organismos que corresponda, quedando FIRA DE BARCELONA / FICA CCIB completamente exonerada de cualquier responsabilidad al respecto.
EL ADJUDICATARIO deberá disponer de personal cualificado con dominio del idioma catalán y/x xxxxxxxxxx e inglés para tratar, en su caso, con el personal que gestiona los eventos internacionales.
5.2. Responsable del Servicio. Designación de interlocutores.
(i) En cuanto a todos los lotes, responsable del servicio:
El ADJUDICATARIO de cada uno de los lotes deberá nombrar un responsable, que estará al frente del servicio, con dedicación y experiencia suficientes.
El responsable del servicio podrá ser el mismo en el caso de que dos (2) de los tres (3) lotes sean adjudicados a un único ADJUDICATARIO siempre que el volumen de trabajo lo permita, sin perjuicio de lo previsto la cláusula relativa al sistema de adjudicación de lotes.
El responsable actuará como interlocutor ante el homónimo de FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB, en relación con los aspectos propios del servicio, y realizará las funciones de coordinación de los servicios que preste el ADJUDICATARIO en los emplazamientos xxx xxxxxxx ferial, asegurándose del buen cumplimiento de estos. FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB se reservan el derecho de solicitar al ADJUDICATARIO el cambio de Responsable, de acuerdo con causas que, a juicio de FIRA DE BARCELONA /FIRA CCIB así lo requieran.
El Responsable del servicio deberá estar localizable en todo momento, en los periodos de actividad ferial (montaje, celebración y desmontaje) y además deberá estar presente en el recinto cuando FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB lo considere oportuno. Dicho responsable deberá hablar español y/o catalán e inglés dado que cabe la posibilidad de que deba tener interlocución directa con Organizadores o Expositores en función del lote.
Con una periodicidad de como mínimo cada seis (6) meses, se realizarán reuniones de seguimiento y de coordinación de la prestación del servicio a las que el Responsable del servicio o cualquier otra persona implicada en la prestación del servicio y que se considere relevante a tal efecto por parte de ADJUDICATARIO deberán asistir.
(i) En cuanto al lote 1 y 2, con el fin de asegurar la correcta prestación del servicio, el ADJUDICATARIO deberá disponer del siguiente personal:
- Un responsable in-situ, con dominio del idioma inglés, además del idioma español y/o catalán, para el periodo de montaje y celebración con una atención durante dicho periodo de montaje en el mismo horario que CIS (Centro Atención al Cliente). Dicho responsable deberá velar también por la correcta prestación del servicio (revisión calidad, coherencia, limpieza de los productos entregados, etc).
- Dimensionamiento adecuado de equipos y de elementos de mobiliario suficientes para poder dar respuesta a incidencias y nuevas peticiones (tanto de alquiler de mobiliario como de movimiento de mobiliario).
- Un responsable in-situ del servicio de movimiento de mobiliario y alquiler de mobiliario para salas fijas que coordine y verifique que el servicio de movimiento de mobiliario y de alquiler de mobiliario para salas fijas se realiza correctamente durante montaje y celebración, cuando el volumen de servicios solicitados así lo requiera
(ii) En cuanto al lote 3, con el fin de asegurar la correcta prestación del servicio, el ADJUDICATARIO deberá disponer del siguiente personal:
- Coordinador que, con dominio del idioma inglés, lidere a sus equipos de trabajo y que vele por el buen desarrollo del trabajo e indique los espacios y supervise las entregas y que atienda las solicitudes de última hora e in situ así como, a las diferentes incidencias que se den derivadas del mobiliario puesto a disposición por su parte
- Dimensionamiento adecuado de equipos y de elementos de mobiliario suficientes para poder dar respuesta a incidencias y nuevas peticiones.
5.3. Uniformidad.
El personal deberá ir en todo momento debidamente uniformado. En dicho uniforme no podrá figurar ningún distintivo de FIRA DE BARCELONA, salvo las tarjetas identificativas que la propia FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB proporcionará a los ADJUDICATARIOS, quien responderá asimismo del buen uso de dichas tarjetas por parte de los mismos.
5.4. Normas de conducta.
Queda expresamente prohibida la adquisición por el personal del ADJUDICATARIO que preste los servicios contratados, de cualquier artículo, producto o servicio expuesto en los certámenes profesionales, congresos o cualquier otra actividad celebrados en cualquier de los recintos de FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB, así como la visita a los mismos durante la prestación del servicio. Fuera del horario de prestación de servicio, tampoco estarán permitidas las visitas con el uniforme.
5.5. Formación.
Los ADJUDICATARIOS serán responsables de seleccionar, formar al personal que emplee para la prestación del servicio, y, en base a esto, asignarle funciones.
A criterio de FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB se desarrollará una sesión informativa de carácter presencial con los responsables de los ADJUDICATARIOS, a efectos de mejorar la calidad en el servicio.
Se valorará la presentación del plan de formación del personal que garantice la calidad en la prestación del servicio y que responda a las necesidades de las diferentes partes del proceso en las que el personal esté implicado.
5.6. Tarjetas identificativas.
El personal de los ADJUDICATARIOS deberá colocarse las tarjetas de identificación que a tal fin les proporcione la organización del evento.
Cláusula 6. CALIDAD EN EL SERVICIO
Los servicios se prestarán con la diligencia y calidad de conformidad a los niveles de servicio (SLA’s) definidos en la cláusula 7 del presente Pliego de Condiciones, comprometiéndose los ADJUDICATARIOS a observar las indicaciones y/o correcciones que, en su caso, señale FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB para obtener una mejora del servicio.
El personal de los ADJUDICATARIOS deberá observar, con carácter general, las siguientes pautas de calidad en la prestación del servicio:
• Asegurar el nivel de calidad de todos los servicios de acuerdo con los niveles de servicio definidos en la cláusula 7.
• Cumplimiento de los tiempos de entrega y ejecución definidos.
• Facilitar la identificación y la implantación de todo tipo de mejoras.
• Planificar las actividades y prevenir cualquier tipo de incidencias que pueda perjudicar la realización de dicha planificación.
FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB podrán realizar controles de la calidad del servicio en cualquier momento.
En caso de detectarse alguna anomalía en la prestación del servicio FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB la pondrá en conocimiento del ADJUDICATARIO, debiendo éstos implementar las medidas correctoras necesarias para evitar la repetición los errores detectados, informando a FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB de dichas acciones de mejora y sus plazos de implantación.
A su vez, FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB se reserva el derecho de auditar periódicamente las instalaciones y equipos del ADJUDICATARIO. En caso de que la evaluación no sea satisfactoria, se definirán conjuntamente las medidas correctoras pertinentes.
6.1. Control de calidad y planes de auditoría.
El objetivo básico del Plan de Auditoría es garantizar la calidad en la prestación del servicio. Este objetivo se llevará a cabo mediante:
• Obtención de indicadores relativos a la calidad del servicio.
• Establecimiento de acciones correctivas y de mejora desarrolladas por el adjudicatario.
Con carácter anual y durante la vigencia del contrato a suscribir con el ADJUDICATARIO, FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB podrá solicitar información contractual y financiera que acredite los costes derivados de la prestación del servicio objeto del presente procedimiento.
6.1.1. Evaluación anual.
Anualmente FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB procederán a realizar una evaluación del servicio prestado por el ADJUDICATARIO, siempre debidamente justificado.
La valoración del servicio se realizará en base a un cuestionario elaborado por FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB el cual contiene todos los extremos que serán evaluados y ponderados en base a parámetros cualitativos, técnicos de servicio, así como de organización de los recursos disponibles y planificación.
Esta evaluación será rellenada por personal clave asociado al servicio de forma permanente de FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB; contando con la capacidad y conocimientos suficientes para proceder a la evaluación del servicio prestado por el ADJUDICATARIO. La evaluación se realizará de forma anual.
El cuestionario de evaluación se confeccionará sobre un máximo de 100 puntos, siendo 75 puntos el mínimo necesario para que la evaluación sea aceptada. En caso de la obtención de menos de 75 puntos en dicho cuestionario, se solicitará de un plan de acción específico y de ejecución inmediata (no más allá de los 3 meses posteriores), para revertir los aspectos negativos del servicio y que hayan dado paso a una evaluación deficiente.
6.1.2. Auditoría.
FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB podrá realizar controles de la calidad del servicio. En caso de detectarse alguna anomalía en la prestación del servicio, FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB la pondrá en conocimiento del ADJUDICATARIO, debiendo éste implantar las medidas correctoras necesarias para evitar la repetición de la referida anomalía, informando a FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB de la implementación de estas medidas correctoras y de sus plazos de implantación.
FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB podrá realizar auditorías externas al servicio para verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y la fiabilidad de la información facilitada por el ADJUDICATARIO.
El ADJUDICATARIO proporcionará su total cooperación en la realización de estas auditorías. Incluye la entrega de documentación y acceso físico a las instalaciones del ADJUDICATARIO.
No será necesario preavisar sobre la realización de las tareas de control y de auditoría donde no se requiera la colaboración activa del personal del ADJUDICATARIO. En los casos que FIRA DE BARCELONA / FIRA CCIB solicite la colaboración activa del personal del ADJUDICATARIO, se dará aviso con una antelación de dos (2) semanas.
Cláusula 7. NIVELES DE SERVICIO (SLA’s) Y PENALIZACIONES
Se establecen los niveles de servicio definidos en el ANEXO VII.
Constituirán infracciones al contrato los incumplimientos de los niveles de servicio fijados en el referido anexo.
Así, el incumplimiento de dichos parámetros conllevará la aplicación de las penalizaciones descritas en el mencionado Anexo.
Los mencionados controles de calidad serán causa bastante para la imposición de las penalizaciones y demás consecuencias señaladas, a cuyo fin se considerarán aquellos retrasos y/o deficiencias en el servicio que estén documentados por FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB.
Cláusula 8. GESTIÓN DE INCIDENCIAS Y PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN
Común para los tres (3) lotes:
Se entenderá por incidencia: cualquier aspecto relacionado con el servicio que, afectando a la calidad del mismo, pueda derivar en una posterior reclamación por parte del Organizador, Expositor o por FIRA BARCELONA/FIRA CCIB.
LOS ADJUDICATARIOS se comprometen a comunicar diariamente al interlocutor designado por FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB, durante los periodos de prestación del servicio, cualquier incidencia que pueda producirse en relación con los servicios a prestar.
LOS ADJUDICATARIOS deberán trasladar a FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB la incidencia, junto con la solución propuesta, aceptando en todo caso la solución que finalmente adopte FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB.
El ADJUDICATARIO deberá informar a FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB, acerca de la solución finalmente adoptada y del grado de satisfacción del cliente:
- Informe por escrito, en caso de no haber todavía incidencia por parte del Expositor o tratarse de una incidencia del Organizador.
- Fresh Desk, en caso de que la incidencia se haya recibido por esta vía.
En cualquier caso, en lo referente a los servicios a Expositor gestionados vía la herramienta de Fira Store (lote 2), FIRA BARCELONA pondrá a disposición del ADJUDICATARIO la herramienta Fresh Desk donde el ADJUDICATARIO podrá ver las incidencias/peticiones y a las que deberá dar respuesta según los SLA establecidos en Cláusula 7. En lo referente al resto de servicios (lote 1 y 3), la comunicación se realizará generalmente vía mail o teléfono.
En cualquier caso, EL ADJUDICATARIO deberá tramitar las incidencias según el procedimiento que FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB determine. FIRA DE BARCELONA/FIRA CCIB comunicarán al ADJUDICATARIO (con la suficiente antelación) cualquier cambio de procedimiento y operativa en la tramitación y gestión de incidencias, comprometiéndose el ADJUDICATARIO a seguir la operativa que a tal fin se le indique.
Cláusula 9. MEJORAS A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES
Serán considerados como mejoras a los pliegos los siguientes puntos, los cuales serán valorados de conformidad a lo establecido en el Pliego de Condiciones Administrativas:
(I) LOTE 1 Organizador
• Sistemas de gestión informática que redunden en una mejor prestación del servicio:
Se valorará descripción de cómo los sistemas de gestión informática intervienen en las diferentes partes del proceso, garantizando el control y la calidad en la prestación del servicio, con especial incidencia en su impacto en la presentación de los PxQ
(II) LOTE 2 Expositor + Movimiento de mobiliario y alquiler de mobiliario salas fijas
• Sistemas de gestión informática que redunden en una mejor prestación del servicio y en especial que redunden en una mejor capacidad de seguimiento del stock mínimo garantizado.
Se valorará descripción de cómo los sistemas de gestión informática intervienen en las diferentes partes del proceso para garantizar la correcta prestación del servicio y en especial que supongan una mejor capacidad de seguimiento del stock mínimo garantizado.
(III) LOTE 3 FIRA CCIB
• Sistemas de gestión informática que redunden en una mejor prestación del servicio.
Se valorará descripción de cómo los sistemas de gestión informática intervienen en las diferentes partes del proceso para garantizar la correcta prestación del servicio garantizando el control y la calidad en la prestación del servicio.
Cláusula 10. SOSTENIBILIDAD
La sostenibilidad es uno de los ejes en los cuales FIRA DE BARCELONA/FIRACCIB están prestando especial atención y para ello, se han definido los siguientes criterios sostenibles en la gestión empresarial, de buen gobierno, en la gestión de personas y en la gestión ambiental:
Deberá aportarse documentación relativa a los siguientes extremos, la cual será valorada de conformidad con lo establecido en el Anexo X xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas (Criterios de valoración):
• Dispone de un Sistema de gestión ambiental certificado de acuerdo con los estándares ISO 14.0001; Sistemas de gestión medioambiental, EMAS o equivalente.
• Certificación de seguridad y salud en el trabajo (según la Norma ISO 45001 o equivalente).
• Presentación de alternativas ecosostenibles en el embalaje del mobiliario y declaración jurada de la utilización de dichas alternativas ecosostenibles en el embalaje del mobiliario objeto de la prestación del servicio.
• Compra de electricidad de origen renovable: se valorará la presentación de contrato actual o certificación que lo acredite.
• Disponer de un distintivo xx xxxxx de vehículos respetuosa con el medioambiente.
Además de lo anterior, FIRA DE BARCELONA y el ADJUDICATARIO trabajaran de forma conjunta a fin de reducir las emisiones de carbono que tengan su origen en la prestación del servicio, debiendo el ADJUDICATARIO poner sus mejores esfuerzos en reducir su huella de carbono.
Cláusula 11. CONTENIDO DEL SOBRE DIGITAL B (Oferta técnica)
Concretamente incluirá toda la documentación que deba ser objeto de valoración según los criterios definidos en el ANEXO X xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas.
Para facilitar la evaluación, los licitadores proporcionarán su propuesta en el formato, orden y condiciones generales que se describen a continuación.
Quedarán exclusivas aquellas ofertas que incorporen concreciones relativas a su oferta económica en el sobre correspondiente a la oferta técnica.
Los licitadores deberán presentar su propuesta técnica con una extensión máxima de 80 páginas por lote, interlineado sencillo y Arial 10. No se computarán a efectos del límite de 80 páginas por lote las fichas técnicas, ni imágenes de los productos propuestos.
LOTE 1
Prestación del servicio
• Organigrama de la empresa en el que se detalle su estructura y sus funciones.
• Instalaciones de la empresa.
• Organización y recursos que se asignarán a la prestación concreta del servicio.
• Aportación del Currículo vitae del responsable del servicio.
• Presentación de una propuesta de mobiliario de catálogo general.
• Presentación de una propuesta de mobiliario adicional de diseño y red line.
• Presentación de una propuesta de mobiliario de exterior.
• Política de inversión general de la empresa, descripción de las inversiones realizadas y las previstas en nuevo mobiliario y renovación del existente.
• Disponer de un Sistema de Gestión de Calidad implantado y certificado según la Norma ISO 9001.
• Organización interna para garantizar la calidad en la prestación del servicio.
• Plan para garantizar la limpieza y el correcto estado de los productos en la prestación del servicio.
• Plan de mantenimiento.
• Plan de formación del personal que garantice la calidad en la prestación del servicio y que responda a las necesidades de las diferentes partes del proceso en las que el personal esté implicado.
• Indicación del Stock disponible Catálogo General.
• Indicación del Stock disponible Mobiliario Adicional de Diseño y Red Line.
• Indicación del Stock disponible Mobiliario Adicional de Exterior.
Mejoras
• Sistemas de gestión informática que redunden en una mejor prestación del servicio.
Plan de Sostenibilidad
• Disponer de un Sistema de gestión ambiental certificado de acuerdo con los estándares ISO 14.0001; Sistemas de gestión medioambiental, EMAS o equivalente.
• Certificación de seguridad y salud en el trabajo (según la Norma ISO 45001 o equivalente).
• Presentación de alternativas ecosostenibles en el embalaje del mobiliario.
• Compra de electricidad de origen renovable.
• Disponer de un distintivo xx xxxxx de vehículos respetuosa con el medioambiente.
LOTE 2
Prestación del servicio
• Organigrama de la empresa en el que se detalle su estructura y funciones.
• Instalaciones de la empresa.
• Organización y recursos que se asignarán a la prestación del servicio en cuanto al suministro de mobiliario.
• Organización y recursos que se asignarán a la prestación del servicio en cuanto al movimiento de mobiliario y alquiler de mobiliario para salas fijas.
• Aportación del Currículo vitae del responsable del servicio.
• Presentación de una propuesta de mobiliario de catálogo general.
• Presentación de una propuesta de mobiliario adicional de diseño y red line.
• Presentación de una propuesta de mobiliario de exterior y otros.
• Política de inversión general de la empresa, descripción de las inversiones realizadas y las previstas en nuevo mobiliario y renovación del existente.
• Disponer de un Sistema de Gestión de Calidad implantado y certificado según la Norma ISO 9001.
• Organización interna para garantizar la calidad en la prestación del servicio de movimiento de mobiliario.
• Organización interna para garantizar la calidad en la prestación del servicio de alquiler de mobiliario.
• Plan para garantizar la limpieza y el correcto estado de los productos en la prestación del servicio.
• Plan de mantenimiento.
• Plan de formación del personal que garantice la calidad en la prestación del servicio y que responda a las necesidades de las diferentes partes del proceso en las que el personal esté implicado.
• Propuesta de ampliación del Stock mínimo garantizado Catálogo General.
• Indicación de Stock garantizado Mobiliario Adicional de Diseño y Red Line.
• Indicación de Stock Garantizado Mobiliario Adicional de Exterior y Otros.
• Sistemas de gestión informática que redunden en una mejor prestación del servicio y en especial que redunden en una mejor capacidad de seguimiento del stock mínimo garantizado.
Plan de Sostenibilidad
• Disponer de un Sistema de gestión ambiental certificado de acuerdo con los estándares ISO 14.0001; Sistemas de gestión medioambiental, EMAS o equivalente.
• Certificación de seguridad y salud en el trabajo (según la Norma ISO 45001 o equivalente).
• Presentación de alternativas ecosostenibles en el embalaje del mobiliario
• Compra de electricidad de origen renovable: se valorará la presentación de contrato actual o certificación que lo acredite
• Disponer de un distintivo xx xxxxx de vehículos respetuosa con el medioambiente
LOTE 3
Prestación del servicio
• Organigrama de la empresa en el que se detalle su estructura y funciones.
• Instalaciones de la empresa.
• Organización y recursos que se asignarán a la prestación concreta del servicio.
• Aportación del Currículo vitae del responsable del servicio.
• Presentación de propuesta de mobiliario de catálogo general.
• Presentación de una propuesta de mobiliario adicional de diseño.
• Política de inversión general de la empresa, descripción de las inversiones realizadas y las previstas en nuevo mobiliario y renovación del existente.
• Disponer de un Sistema de Gestión de Calidad implantado y certificado según la Norma ISO 9001.
• Organización interna para garantizar la calidad en la prestación del servicio.
• Plan para garantizar la limpieza y el correcto estado de los productos en la prestación del servicio.
• Plan de mantenimiento.
• Plan de formación del personal que garantice la calidad en la prestación del servicio y que responda a las necesidades de las diferentes partes del proceso en las que el personal esté implicado.
• Indicación de Stock disponible del Catálogo General.
• Indicación de Stock disponible Mobiliario Adicional de Diseño.
Mejoras
• Sistemas de gestión informática que redunden en una mejor prestación del servicio.
Plan de Sostenibilidad
• Disponer de un Sistema de gestión ambiental certificado de acuerdo con los estándares ISO 14.0001; Sistemas de gestión medioambiental, EMAS o equivalente
• Certificación de seguridad y salud en el trabajo (según la Norma ISO 45001 o equivalente).
• Presentación de alternativas ecosostenibles en el embalaje del mobiliario
• Compra de electricidad de origen renovable: se valorará la presentación de contrato actual o certificación que lo acredite
• Disponer de un distintivo xx xxxxx de vehículos respetuosa con el medioambiente