DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL INSTRUCTIVO DE CARGUE DE INFORMACIÓN CONTRACTUAL EN SIDEAP
Instructivo para Cargue de Información Contractual en
SIDEAP
Bogotá, D.C., Versión. 1.0
Enero de 2019
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE INFORMACIÓN CONTRACTUAL EN SIDEAP
Bogotá, D.C., Versión 1.0, enero de 2019
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL INSTRUCTIVO DE CARGUE DE INFORMACIÓN CONTRACTUAL EN SIDEAP
CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL
En el marco que la normatividad da al departamento, en cuanto recopilar, registrar, almacenar, administrar, analizar y suministrar información en temas de organización y gestión institucional, empleo público y contratos de prestación de servicios profesionales en el Distrito Capital, SIDEAP en el momento cuenta con una funcionalidad que permite cargar la información que reportan las entidades a través, de un archivo de Excel, que es copia del cargado en SIVICOF de la Contraloría de Bogotá, actividad que se generó a raíz de la expedición de las Circulares 003 y 006 de 2018 del DASCD.
Dicha información, la generan las entidades con cortes mensuales y se deben cargar a SIVICOF a más tardar el séptimo día hábil del mes siguiente al reportado, por lo cual este Departamento no podrá contar con toda la información antes de esta fecha.
La información que se requiere tiene que ver con tres componentes básicos: Contrato, Contratista y Novedades contractuales.
1.1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento de incorporación de la información de contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión, eliminando reprocesos en las áreas de contratación y optimizando la interacción con SIDEAP, con periodicidad mensual y responsabilidad directa del cargue de la información en cada entidad.
Adicionalmente se tienen los siguientes objetivos específicos:
a. Recalcar la obligación normativa que tienen las entidades para reportar la información de OPS
b. Dar a conocer los parámetros a tener en cuenta para cargar la información de OPS.
c. Establecer los canales de comunicación que se tendrán para resolver dudas del proceso de cargue de información.
1.2. ALCANCE
El instructivo se realiza para que las entidades públicas Distritales del Sector Central, Descentralizado, Concejo de Bogotá, órganos de control y Sector localidades, puedan efectuar el reporte de los contratos de prestación de servicios – OPS con personas naturales a que los
obligan la Ley 909 de 20041 y Ley 190 de 19952 relacionando la información de celebración, finalización y eventuales modificaciones contractuales, contratistas, montos y plazos de ejecución.
1.3. RESPONSABLE
El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, acorde con lo dispuesto en el Decreto 367 de 20143 es el administrador del Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP, por consiguiente es el responsable de mantener disponible la aplicación, dando el soporte técnico y conceptual requerido, las entidades son las responsables de la información, su calidad y la oportunidad de su reporte.
1.4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En atención a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995, todo aspirante a celebrar un contrato con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato único de hojas de vida debidamente diligenciado en el cual consignará la información completa que en ella se solicita
El reporte de la información de contratos de prestación de servicios con personas naturales se debe efectuar con periodicidad mensual, a más tardar el séptimo día hábil de del mes siguiente, por ejemplo para reportar la información del mes de enero se podrá efectuar hasta el séptimo día hábil del mes de febrero.
El reporte de la información se efectuara con el mismo archivo de Excel que se carga la información contractual a la Contraloría de Bogotá a través del SIVICOF, por lo cual debe cumplir con los siguientes criterios:
o Que los archivos tengan el nombre de acuerdo con la estructura establecida por la contraloría:
1 Artículo 18 de la Ley 909, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones (Congreso de la República 23 de septiembre de 2004).
2 Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones
con el fin de erradicar la corrupción administrativa (Congreso de la República 6 xx xxxxx de 1995).
3 Decreto 367 de 2014, por el cual se actualiza el Manual General de Requisitos para los empleos públicos correspondientes a los Organismos pertenecientes al Sector Central de la Administración Distrital de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones. (Alcaldía Mayor de Bogotá septiembre 5 de 2014).
Gráfica 1. Captura de pantalla del explorador de archivos, que muestra la estructura del nombre del archivo a cargar.
Fuente: Explorador de archivos de windows.
50_0000000125_20190531 que corresponde a:
50_000000 Prefijo que no debe variar en ninguna entidad
125 Código asignado en la dirección Distrital de Presupuesto es único por cada entidad. En el caso del Fondo Financiero de Salud el código es 201 y el de FONDIGER el código es 903
_ Separador
2019 Vigencia del reporte cambia año a año 05 Mes de reporte, cambia cada mes.
31 Último día del mes del reporte, que se constituye en la fecha xx xxxxx, cambia cada mes.
o El archivo debe mantener la siguiente estructura y nombre de las hojas:
Gráfica 2. Captura de pantalla de las pestañas con la estructura del archivo a cargar.
Fuente: Archivo modelo de excel.
CB-0011 CONTRATISTAS CB-0012 CONTRACTUAL CB-0013 LOCALIZACION
CB-0015 MODIFICACION CONTRA... CB-0016 NOVEDADES CONTRACTU... CB-0017 PAGOS
CB-0018 CONTROVERSIAS CONTR...
CB-0019 INTERVENTORIA
o Toda la información de cada una de las hojas precitadas debe iniciar en la fila 11, luego del último registro no debe contener líneas con información parcial.
Gráfica 3. Captura de pantalla del encabezado de una hoja del archivo de cargue en Excel, donde se señala dónde deben iniciar los registros.
Fuente: Archivo modelo de excel.
o De la hoja CB-0011 CONTRATISTAS, no se deben tener campos vacíos para los registros las columnas C D E F G H I J que en su orden corresponden a:
Tabla 1. Listado xx xxxxxx de la hoja CB-0011 CONTRATISTAS, con sus características.
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS |
24 ID CONTRATISTA | Que debe tener formato número |
28 DIGITO VERIFICACION | |
32 NOMBRE CONTRATISTA | |
36 TIPO PERSONA | Solo debe contener los valores: 1 1. Natural 2 2. Jurídica |
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS |
40 TIPO CONFIGURACION | 1 1-Unión Temporal 2 2-Consorcio 3 3-Administradora Pública Cooperativa 4 4-Otras Entidades de Economía Solidaria 5 5-Sociedad Anónima 6 6-Sociedad Ltda. 7 7-Sociedad Comandita Simple 8 8-Sociedad Comandita por Acciones 9 9-Fundación sin ánimo de lucro 10 10-Corporación sin ánimo de lucro, Organización no Gubernamental -ONG- 11 11-Entidad Estatal 12 12-Universidad Pública 13 13-Universidad Privada 14 14-Institución de Investigación Científica 15 15-Organismo Multilateral 16 16-Institución Aseguradora 17 17-Institución Financiera 18 18-Empresa Social del Estado - E.S.E. 19 19-Empresa de Servicios Públicos - E.S.P. 20 20-Institución Prestadora de Servicios - I.P.S. 21 21-Empresa Promotora de Salud - E.P.S. 22 22-Administradora de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx - A.R.S 23 23-Empresa Unipersonal 24 24-Otro 25 25-Sociedad por Acciones Simplificadas – SAS 26 26-Persona Natural |
48 DOMICILIO CONTRATISTA | |
52 CLASE CONTRATISTA | Solo debe contener los valores: 1 1. Unión Temporal o Consorcio 2 2. Integrante Unión Temporal o Consorcio 3 3. Único Contratista |
Fuente: Archivo modelo de excel.
5. De la hoja CB-0012 CONTRACTUAL, no se deben tener campos vacíos para los registros las columnas C D E F G K M N V W X Y AE AF que en su orden corresponden a:
Tabla 2. Listado xx xxxxxx de la hoja CB-0012 CONTRACTUAL, con sus características.
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS |
4 CODIGO DE LA ENTIDAD | |
8 VIGENCIA EN QUE SE SUSCRIBIO EL CONTRATO | |
12 NUMERO DEL COMPROMISO |
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS | ||||
16 TIPO DE COMPROMISO | Solo debe contener 1 1. Convenio 2 2. Contrato 3 3. Orden | los | valores: | ||
20 TIPOLOGIA ESPECIFICA | |||||
36 REGIMEN DE CONTRATACION | Solo debe contener los valores: 1 1. 2 2. Privado 3 3. Convenios Ley 489 4 4. CP Art. 355 privadas sin ánimo de lucro. | Ley | 80 | ||
40 TIPO DE GASTO | Solo debe contener los valores: 2 2. Funcionamiento 3 3. Servicio de la deuda 4 4. Otro | 1 | 1. | Inversión | |
72 OBJETO DEL CONTRATO | Formato de texto abierto | ||||
76 FECHA SUSCRIPCIÓN | Formato de fecha | ||||
80 UNIDAD PLAZO DE EJECUCIÓN | Solo debe contener los valores: 1 1. Días 2 2. Meses 3 3. Años 4 4. Indeterminado | ||||
84 | PLAZO EJECUCION | Formato numérico | |||
108 VALOR DEL CONTRATO EN PESOS | Formato Moneda | ||||
112 ID CONTRATISTA | Formato General | ||||
Fuente: Archivo modelo de excel.
6. De la hoja CB-0015 MODIFICACION CONTRA..., no se deben tener campos vacíos para los registros las columnas X X X X X X X X X X Q que en su orden corresponden a:
Tabla 3. Listado xx xxxxxx de la hoja CB-0015 MODIFICACION CONTRA…, con sus características.
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS |
4 CODIGO DE LA ENTIDAD | |
8 VIGENCIA EN QUE SE SUSCRIBIO EL CONTRATO | |
12 NUMERO DEL COMPROMISO | |
16 TIPO DE COMPROMISO | Solo debe contener los valores: 1 1. Convenio 2 2. Contrato 3 3. Orden |
20 TIPOLOGIA ESPECIFICA |
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS |
24 TIPO DE MODIFICACION | Solo debe contener los valores: 1 1. Cesión 2 2. Adición 3 3. Prorroga 4 4. Adición / Prórroga 5 5. Anulación 6 6. Renegociación por menor valor |
28 FECHA SUSCRIPCION - MODIFICACION AL PRINCIPAL | En formato de Fecha |
32 ID CONTRATISTA QUE ACEPTO CESION | |
47 VALOR DE LA ADICIÓN | Formato Moneda |
48 VALOR FINAL DEL CONTRATO | Formato Moneda |
52 DIAS PRORROGADOS | Formato numérico |
Fuente: Archivo modelo de excel.
7. De la hoja CB-0016 NOVEDADES CONTRACTU..., no se deben tener campos vacíos para los registros las columnas C D E F G H I O que en su orden corresponden a:
Tabla 4. Listado xx xxxxxx de la hoja CB-0016 NOVEDADES CONTRA…, con sus características.
CAMPO SIVICOF | CARACTERÍSTICAS |
4 CODIGO DE LA ENTIDAD | |
8 VIGENCIA EN QUE SE SUSCRIBIO EL CONTRATO | |
12 NUMERO DEL COMPROMISO | |
16 TIPO DE COMPROMISO | Solo debe permitir los valores: 1 1. Convenio 2. Contrato 3 3. Orden |
20 TIPOLOGIA ESPECIFICA | |
24 NOVEDAD DE EJECUCION | Solo debe permitir los valores: 0 0. Activo 1 1. Suspensión 2 2. Reanudación 3 3. Terminación anticipada 4 4. Terminación unilateral 5 5. Liquidación unilateral 6 6. Inicio 7 7. Liquidación de común acuerdo 8 8. Suscrito sin iniciar 9 9. Anulado 10 10. Terminado |
28 FECHA DE LA NOVEDAD | En formato de Fecha |
Fuente: Archivo modelo de excel.
Las entidades deberán seguir remitiendo la certificación de contratación en el mismo plazo del cargue de la información, en el formato que se ha estado enviando.
CARGUE DE INFORMACIÓN CONTRACTUAL
Se debe autorizar por cuenta del directivo o jefe de oficina asesora encargado de Contratación de los servidores o contratistas responsables de cargar la información, lo cual se puede efectuar a través de un correo electrónico a xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, adjuntando el correspondiente acuerdo de confidencialidad firmado tanto por el que autoriza como por el autorizado. Pueden ser tantos autorizados como la entidad estime convenientes.
Previo al cargue de la información se debe alistar el archivo que contiene la información, el cual es el mismo archivo de Excel con el que se carga la información contractual en SIVICOF, archivo que diseño la contraloría para el reporte del total de la información contractual de cada entidad.
Se debe ajustar el nombre de los archivos acorde con lo descrito en las políticas de operación de este documento; no se deben incluir caracteres adicionales.
Los registros deben mantener los datos mínimos de identidad del contrato y contratista para que el aplicativo procese el archivo, en caso contrario el aplicativo emitirá una alerta indicando que el archivo no pudo ser procesado.
2. CARGUE DE INFORMACIÓN
2.1. Procesamiento del archivo
Se inicia ingresando al aplicativo a través de: xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/
Gráfica 4. Captura de pantalla del inicio de sesión en SIDEAP.
Fuente: SIDEAP
Donde se podrá ingresar con el usuario y clave con el que usualmente se ingresa a SIDEAP, donde de la pantalla de inicio se podrá seleccionar en el menú la funcionalidad que desplegará las siguientes opciones:
Gráfica 5. Captura de pantalla del módulo de contratación.
Fuente: SIDEAP
De las cuales se deberá seleccionar , a lo cual se desplegará la siguiente pantalla:
Gráfica 6. Captura de pantalla de La funcionalidad de cargue de información contractual en SIDEAP.
Fuente: SIDEAP
Donde se tienen los siguientes ítems:
Entidad: Señala por defecto la entidad del usuario a cargar, para el caso del reporte de la Secretaría Distrital de Salud se habilita la posibilidad de cargar el archivo del Fondo Financiero de Salud con el código 201 y en el caso de IDIGER se habilita la posibilidad de cargar el archivo del FONDIGER con el código 903.
Fecha carga: se debe seleccionar el mes y el año de la información, la cual debe coincidir con la información del nombre del archivo o el aplicativo no cargara la información.
Elegir archivo carga masiva: Se debe dar clic al icono, a lo cual se abrirá una ventana emergente que permite seleccionar el archivo en las diferentes carpetas del equipo de donde se está efectuando la carga.
Intentos realizados: Permite la visualización de los cargues e intentos de cargue de información destacando la fecha, el nombre del archivo, el periodo a cargar, los registros procesados, el estado de la carga, así como permite descargar copia del archivo procesado y archivo que indica las inconsistencias que no permiten la carga del archivo.
Una vez seleccionado el periodo y el archivo el aplicativo hace una validación del nombre del archivo y la estructura, sí no cumple con esto se genera el aviso:
Gráfica 7. Captura de pantalla de La funcionalidad de cargue de información contractual en SIDEAP.
Fuente: SIDEAP
De cumplirse con lo establecido, valida que los registros estén completos. Esto quiere decir que, a partir de la línea once (11) de cada hoja del archivo se debe contar con los toda la información, sí se encuentra en algún registro algún campo sin diligenciar, no se permite el cargue, generando un registro de cargue fallido y un archivo con las inconsistencias.
Si el aplicativo encuentra que la información puede ser procesada, carga el archivo y deja el registro de carga correcta, con los registros cargados y posibilitando en el futuro consultar el archivo cargado.
3. CONSULTA DE INFORMACIÓN
Para consultar la información de la vigencia se debe seleccionar la funcionalidad del módulo Contratación, a lo cual se despliega la siguiente pantalla:
Gráfica 8. Captura de pantalla de La funcionalidad de Vinculación del módulo Contratación en SIDEAP.
Fuente: SIDEAP
Donde se muestra:
Fecha xx xxxxx: Fecha en la que se genera el listado Entidad: Entidad que se consulta
Mostrar Contratos Terminados: Opción de incluir al listado los contratos de la vigencia que ya se ejecutaron
Mostrar Contratos Sin Iniciar: Opción de incluir al listado los contratos de la vigencia a los que aún no se les ha reportado la novedad de inicio.
Mostrar Contratos Anulados: Opción de incluir al listado los contratos de la vigencia a los que se les reporta como anulados.
Contratos: Muestra el listados de contratos vigentes, identificando número de contrato, fecha de inicio de ejecución, la eventual fecha de fin de ejecución, documento, nombres y apellidos del contratista que ejecuta el contrato, fecha de la última actualización de la Hoja de Vida del Contratista, adicionalmente puede visualizarse el seguimiento a la ejecución del contrato dando clic en el ícono correspondiente al registro.
Con lo cual se podrá visualizar las modificaciones o novedades del contrato
Gráfica 9. Captura de pantalla de La funcionalidad ver contrato del módulo Contratación en SIDEAP.
Fuente: SIDEAP
Visualizando el detalle del contrato, incluyendo objeto contractual, duración, valor, adiciones, prórrogas, cesiones y terminaciones.
Por último en la parte inferior del listado de contratos se tiene el icono que permite exportar el listado de los contratos listados en pantalla.
CONTROL DE CAMBIOS:
VERSIÓN No. | FECHA | DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN |
1.0 | 09/01/2019 | Versión inicial |
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:
ETAPA | NOMBRE Y CARGO |
Elaboró / Actualizó | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx / Profesional especializado |
Revisó | Xxxxxxx Xxxxx / Profesional |
Aprobó | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx / Jefe Oficina Asesora de Planeación |
Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales. | |