ANEXO TECNICO OPERADOR LOGISTICO
ANEXO No. 1.
ANEXO TECNICO OPERADOR LOGISTICO
DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN CUYO OBJETO ES “PRESTAR SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES MISIONALES”
El presente Anexo establece las condiciones operativas, técnicas y administrativas que debe cumplir el CONTRATISTA durante la ejecución del contrato.
Las actividades operativas por desarrollar conllevan tareas relacionadas con la planeación, organización, operación, evaluación y legalización de eventos.
CONSIDERACIONES GENERALES
Todo evento que se lleve a cabo debe estar enmarcado en los planes, programas y proyectos de LA JEP, haciendo uso de la comunicación institucional.
La realización de todo evento debe efectuarse con el cumplimiento de las normas de austeridad dispuestas por el gobierno nacional y las normas internas que disponga LA JEP.
La planeación, organización y ejecución de los eventos, debe cumplir con las condiciones operativas, técnicas y administrativas establecidas en el presente Anexo Técnico. Las dependencias de LA JEP que originan los eventos para cumplir con los propósitos misionales deberán tener en cuenta:
a. Contribuir a organizar el evento acorde a la pertinencia y al impacto, bajo el acompañamiento de la Subdirección de Comunicaciones y/o la Subdirección de Planeación de LA JEP.
b. Respetar y promover el normal desarrollo de los eventos en cumplimiento de la misión y visión institucional.
c. Promover durante todo el evento una adecuada planificación, ejecución y evaluación, teniendo en cuenta el objetivo, alcance, interés y la oportunidad.
d. Promover el uso racional y adecuado de los recursos económicos, destinados para los eventos, teniendo en cuenta que las temporadas turísticas no generen mayores costos a los eventos.
Las dependencias de LA JEP que originan los eventos deberán designar un servidor de su área como el facilitador entre el operador del evento, el supervisor, la oficina Asesora de Comunicaciones y la Subdirección Administrativa, para el normal desempeño del evento requerido. De ser necesario el acompañamiento en el sitio del evento, designar a un servidor de la dependencia que origina el evento.
Las solicitudes de eventos deben tramitarse con el cumplimiento de los tiempos establecidos en el presente Anexo Técnico, a excepción de los eventos generados directamente por el despacho del Secretario Ejecutivo y la Presidencia de LA JEP cuyas solicitudes pueden generarse con una antelación menor a 24 horas.
La supervisión del contrato de la operación de eventos realizará el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del contrato.
1. ESPECIFICACIONES OPERATIVAS
1.2 SOLICITUDES DE SERVICIOS
LA JEP, a través del profesional de la dependencia que origina el evento, diligencia una solicitud de servicios, “Formato Solicitud de Eventos” con la información pertinente, tanto del evento como de los requerimientos técnicos que cubran las necesidades.
La solicitud debe contener la información completamente diligenciada junto con el presupuesto y debe estar firmada por el jefe de la dependencia que origina el evento.
El profesional de la dependencia que origina el evento envía el “Formato de Solicitud de Eventos” al SUPERVISOR, quien previa verificación y aprobación remite al CONTRATISTA.
La antelación con la cual se deben remitir las solicitudes de Eventos al CONTRATISTA es la siguiente:
con una antelación mínima de dos (2) días calendario para aquellos eventos que requieran convocatoria, movilización, alojamiento u otros servicios de hasta 25 personas.
con una antelación mínima de tres (3) días calendario para aquellos eventos que requieran convocatoria, movilización, alojamiento u otros servicios para una cantidad mayor de 25 personas.
con una antelación mínima de cinco (5) días calendario para aquellos eventos que requieran convocatoria, movilización, alojamiento u otros servicios para una cantidad superior a 200 personas.
Para aquellos eventos que no requieran convocatoria, alojamiento y movilización de asistentes, la antelación debe ser mínimo de dos (2) días calendario.
LA JEP se reserva el derecho de realizar modificaciones al evento programado, e informar al contratista la nueva fecha, de acuerdo con la necesidad. Igualmente, LA JEP comunicará con dos (2) días calendario de anterioridad a la realización del evento, las modificaciones de alguno (s) de los servicios o el cambio de nombre de participantes en un evento que lo requiera.
LA JEP podrá sugerir o solicitar de manera expresa al operador, la realización de un evento con productos y servicios en particular sin que esto afecte el cumplimiento de las obligaciones contractuales y deberá mantener el porcentaje de comisión propuesto durante toda la ejecución del contrato.
El CONTRATISTA debe contar con la capacidad de respuesta suficiente para desarrollar la actividad, sin que el tiempo de la solicitud se constituya en una causal para negarse a prestar el servicio, so pena de declaratoria de siniestro, en los siguientes casos.
1. Para los casos en los cuales la entidad no solicite el evento con un tiempo prudencial, y EL SUPERVISOR autorice la realización de este.
2. Para cambios provenientes de los Despachos y/o de la Oficina de Comunicaciones en donde las solicitudes de eventos pueden generarse con una antelación menor a 24 horas.
3. El CONTRATISTA deberá atender los eventos que no fueron establecidos dentro del cronograma, los cuales estarán sujetos a modificaciones, de acuerdo con las necesidades del servicio de las
dependencias de LA JEP.
2. COTIZACIONES
Una vez las dependencias expidan el “Formato de Solicitud de Evento”, el CONTRATISTA presentará al SUPERVISOR, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, contados a partir del recibo de la solicitud del servicio, tres (3) cotizaciones con el respectivo cuadro comparativo con el fin de mantenerse en un rango dentro de los precios de referencia indicados por la JEP en el Estudio Previo del proceso y. optimizar los tiempos de respuesta por parte del CONTRATISTA.
Las cotizaciones serán válidas por un término no superior a tres (3) meses, de acuerdo a los proveedores seleccionados por parte del CONTRATISTA.
Los proveedores que se requieran para solicitar cotizaciones y que sean aprobados por el SUPERVISOR del contrato, deben garantizar que su objeto social corresponda al bien o servicio requerido.
La cotización que sea aprobada por el SUPERVISOR y presentada a LA JEP, deberá ser la misma que proporcione el bien requerido y conforme a la misma se efectúe el cobro al contratista.
El CONTRATISTA debe dar a conocer AL SUPERVISOR y a LA JEP los compromisos de pago de cada uno de los proveedores que prestaron los servicios solicitados.
Existirán casos excepcionales en los cuales, se presentará el siguiente manejo en el tema de cotizaciones:
1. Para los casos en los
2. cuales la Entidad no solicite el evento en el marco de los tiempos establecidos en el numeral 1.2 “Solicitudes de servicio”; y EL SUPERVISOR autorice la realización de este, el CONTRATISTA estará obligado a presentar solo una (1) cotización, siempre y cuando haya informado al SUPERVISOR los costos de asumir la realización del evento y este último haya autorizado por escrito la ejecución del mismo.
2. Aquellas solicitudes de servicio que, por su naturaleza requieren la contratación específica de personal artístico, profesional o terceros determinados, de conformidad a la particularidad del servicio ofrecido, presentarán tan solo una cotización mediante la cual se especifique el valor de la propuesta de trabajo presentada o los servicios brindados, para el desarrollo del evento.
3. En caso de presentarse la ejecución de eventos por parte de las diferentes áreas de LA JEP de carácter repetitivo, esto es características y particularidades especiales, que presentan a la vista similitud en su desarrollo, se presentara una sola cotización.
Nota: LA JEP a través del SUPERVISOR, se reserva el derecho de constatar, directamente con los proveedores los precios ofertados en las cotizaciones y las condiciones comerciales del servicio, y/o de solicitar nuevas cotizaciones a las inicialmente presentadas por el contratista.
3. APROBACIONES Y SUPERVISIÓN
La cotización que aporte el CONTRATISTA para la prestación de los servicios debe ser aprobada por EL SUPERVISOR como máximo en dos (2) días hábiles. Por lo anterior, el CONTRATISTA no podrá adelantar ninguna clase de compromiso o gasto que no esté aprobado previamente por EL SUPERVISOR.
EL SUPERVISOR aprueba la cotización más conveniente sujeto a la disponibilidad presupuestal y al saldo que registre, y envía por correo electrónico la aprobación al CONTRATISTA, para iniciar las acciones pertinentes; a su vez envía la misma información al servidor de la dependencia que origina el evento para su información y control.
El CONTRATISTA elabora el presupuesto del evento consolidando los servicios con sus respectivos costos y proveedores y lo envía al SUPERVISOR para su firma. El presupuesto firmado y validado se envía al CONTRATISTA, a la dependencia que origina el evento y a la Subdirección Administrativa para su información y registro.
El SUPERVISOR vigilará y supervisará todas las actividades relacionadas con la prestación adecuada y oportuna de los servicios aprobados en los eventos a cargo del CONTRATISTA, con base en el contrato vigente y es el encargado de aprobar o no, los requerimientos adicionales que se generen durante la realización del evento con la persona encargada de la dependencia que se encuentre en el sitio.
4. GESTIÓN DE ACTIVIDADES LOGISTICAS
El CONTRATISTA deberá orientar, planear, organizar, administrar y legalizar de manera efectiva, los eventos con base en los requerimientos realizados por LA JEP y la aprobación del SUPERVISOR.
El CONTRATISTA es el responsable de garantizar que los requerimientos efectuados por LA JEP, relacionados con la ejecución de eventos programados se desarrollen en total normalidad, con los recursos físicos necesarios, la logística y el acompañamiento para culminar los mismos con éxito.
El CONTRATISTA mantendrá informados permanentemente, a LA JEP y al SUPERVISOR acerca de los avances y novedades relacionados con la prestación de todos los servicios: convocatoria, envío de correos electrónicos, encuestas, correos masivos (emailing), locaciones, transporte, alojamiento, alimentación, disposición de equipos, adquisición de materiales, evaluaciones y demás propias según el tipo de evento a realizar.
El personal a cargo del CONTRATISTA debe estar uniformado e identificado adecuadamente antes y durante el evento, de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa de todo el programa.
El personal del CONTRATISTA debe tener claro que en el desarrollo del evento ellos son parte de la imagen institucional de LA JEP y por tanto su presentación, maneras, actitudes y aptitudes deben responder con los más altos estándares de atención y calidad humana. LA JEP podrá sugerir la necesidad de una presentación especifica de acuerdo con el evento.
5. EVALUACIÓN DEL EVENTO
En el Formato de Solicitud de Evento en los casos que sea requerido por LA JEP, se debe disponer de la evaluación del evento con el objetivo de medir calidad de los servicios prestados por el operador y la satisfacción de los asistentes a los eventos. Se realizará la evaluación, una vez finalizadas las actividades de cada evento; Para ello, el CONTRATISTA solicitará a los participantes o al líder de la dependencia, el diligenciamiento del formato que corresponda. Una vez diligenciadas las evaluaciones, el operador las recoge y las entrega en medio físico al SUPERVISOR.
NOTA: En caso de realizar evaluación con los participantes, la muestra estimada mínima es el 20%, en caso de que no se pueda realizar la evaluación con los mismos, el operador debe solicitar al líder de la dependencia
el diligenciamiento de la evaluación de servicios.
El resultado de las evaluaciones será tabulado por el SUPERVISOR, con su respectivo análisis, observaciones y sugerencias y propuestas de acciones de mejora a las que haya lugar.
Se harán reuniones mensuales con el propósito de realizar el seguimiento y medir el grado de satisfacción de los servicios contratados, cualquier novedad se informará a los directivos de LA JEP.
Del seguimiento realizado se generarán las respectivas acciones de mejora, corrigiendo aquellos puntos donde se han presentado falencias.
6. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATISTA
Es necesario que el CONTRATISTA tenga sede localizada en Bogotá D.C., lugar de desarrollo de las mayores actividades programadas, y el personal con disponibilidad permanente y capacidad de decisión.
El CONTRATISTA establecerá un canal de información único y efectivo con LA JEP y la SUPERVISION, con el fin de garantizar la transmisión de información precisa, fiable y oportuna.
El CONTRATISTA debe gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, en los tiquetes, hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen en un evento y el tiempo disponible para la organización del mismo, las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del territorio donde deba desarrollarse la respectiva actividad.
NOTA: Todos los descuentos tarifas preferenciales, cortesías y demás beneficios que otorguen los proveedores como resultado de la realización de un evento, deben ser trasladados por el CONTRATISTA a LA JEP.
El CONTRATISTA se obliga a responder por los daños y perjuicios que se causaren a los participantes de los eventos, en el caso de intoxicaciones por causa de alimentos o accidentes causados por hechos generados por la prestación del servicio de logística.
EL CONTRATISTA para los eventos que organiza debe verificar las normas de seguridad y de acuerdo a la cantidad de asistentes deben ejecutar las acciones del Plan de Emergencia para los eventos masivos.
6.1 PRESENTACIÓN DE INFORMES
1) El CONTRATISTA debe entregar dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la finalización del Evento un informe que incluya aspectos técnicos, administrativos y financieros, el cual debe contener como mínimo lo siguiente:
• Registro final de participantes que asistieron al evento cuando se requiera por la dependencia.
• Registro base de datos con el listado de las personas que confirmaron con los requerimientos, transporte, alojamiento, y observaciones sobre los participantes.
• Informe de eventos con actividades realizadas y novedades reportadas durante la realización del evento.
• Un informe de ejecución, indicando la relación consolidada de gastos, el valor detallado de cada uno de los servicios y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto y el valor ejecutable.
• El cuadro comparativo aprobado junto con las cotizaciones soportes del mismo.
• Evaluaciones realizadas y tabuladas.
• Registro fotográfico.
2) El CONTRATISTA deberá presentar mensualmente un informe a LA JEP sobre la ejecución financiera, el cual debe contener como mínimo los siguiente:
• Cuadro de Ejecución financiera mensual consolidada, detallando el valor ejecutado y el saldo disponible.
• Eventos desarrollados durante el periodo.
• Soportes de los gastos reportados (factura o cuenta de cobro dependiendo el régimen tributario).
• Comprobante de pago a proveedores.
3) El CONTRATISTA deberá presentar a la fecha de finalización del contrato un Informe final de ejecución, junto con los soportes respectivos, en donde se presenten los resultados obtenidos y el consolidado de la ejecución financiera. El mismo deberá ser presentado en medio físico y magnético.
7. GESTION OPERATIVA DEL CONTRATISTA
El proponente seleccionado deberá disponer de todo el personal técnico, administrativo y de apoyo necesario para el desarrollo del contrato en general, con la experiencia y capacidad suficiente para adelantar la ejecución, lo cual no implica un valor adicional del contrato.
8. COSTOS DIRECTOS O REEMBOLSABLES.
Son los costos que corresponden a todos los insumos necesarios para el buen desarrollo de los eventos como lo son gastos de hoteles, gastos de transporte local, intermunicipal, nacional y/o internacional, alimentación, equipos o ayudas tecnológicas, salones, etc. que se requieran para desarrollar los eventos programados. A continuación, se relacionan las características de cada evento previsto y sus requerimientos logísticos y/o operativos, dando alcance a lo establecido en el punto de la Descripción de la Necesidad del documento de Estudios Previos:
a. Jornadas Itinerantes de difusión y pedagogía: se llevarán a cabo principalmente en ciudades capitales, intermedias y zonas rurales de los departamentos arriba señalados. Estas tendrán una duración de entre 1 y 2 días, estarán dirigidas a un promedio de 4.750 personas y para su realización se requerirá: Transporte terrestre y/o fluvial de participantes, alimentación, estación de agua y café, salones, sillas y mesas, ayudas audiovisuales, papelógrafo, tablero acrílico o pizarra, alojamientos, impresión de materiales pedagógicos diseñados por la Subdirección de Comunicaciones de la JEP. De igual manera, se requiere contar en estas actividades con materiales básicos de visibilidad de la entidad como pendones pequeños de fácil traslado.
b. Encuentros nacionales y jornadas regionales de dos (2) a cuatro (4) días de duración, que contarán con la participación de entre ochenta (80) y ciento cincuenta (150) personas cada uno y en los que se requiere de salón, alimentación, estación de agua y café, salones, sillas y mesas, ayudas audiovisuales, papelógrafo, tablero acrílico o pizarra, alojamientos, transporte terrestre y/o fluvial de participantes, alimentación, e impresión de materiales pedagógicos.
c. Asistencia material a víctimas en diligencias judiciales: se calcula que en lo que resta del 2018, entre 350 y 450 personas que requerirán asistencia material, de las cuales alrededor del 30 % necesitarán que se les provea transporte desde sus lugares de origen y alojamiento. Se contempla la asistencia material a víctimas en el exterior frente a su eventual intervención ante las Salas, en caso de ser convocadas por éstas. La asistencia material comprende: traslado y alojamiento a víctimas y acompañantes, interpretación y traducción en los casos de integrantes de comunidades étnicas que lo requieran, cuidado de menores de edad y adolescentes cuando se requieran, lugares de preparación previa para el acompañamiento
psicosocial o sociocultural, grupo de atención en crisis y servicio médico. Adicionalmente, comprenden la habilitación de espacios idóneos para la realización de las diligencias judiciales fuera de la sede principal de la JEP en Bogotá.
d. Solicitudes de verificación de TOAR: Los requerimientos logísticos y operativos incluyen: transporte local, intermunicipal (terrestre y/o fluvial), alimentación, lugares de reunión, mesas, sillas. Siempre que un TOAR involucre un territorio étnico y/o víctimas pertenecientes a pueblos indígenas o comunidades negras, o pueblo Rrom, se requerirá garantizar transporte fluvial y/o terrestre, materiales para rituales (por ejemplo, hierbas y velas para rituales de armonización) y alimentación en la modalidad tradicional de ollas comunitarias, atendiendo particularidades culturales y territoriales, así como la autonomía jurisdiccional de las autoridades tradicionales en su territorio. Se espera la participación de cerca de cincuenta (50) personas en el proceso de verificación de cada TOAR, para un total aproximado de cien (100) personas.
e. Encuentros formativos dirigidos a abogados que ejercerán la representación de víctimas o la defensa de comparecientes, pertenecientes al Sistema Autónomo de Asesoría y Defensa – SAAD, de un día y medio de duración a desarrollarse en capitales tipo A, con participación de aproximadamente treinta (30) personas por evento, para las que se requerirá garantizar transporte aéreo y/o terrestre, alojamiento, alimentación y material pedagógico impreso o audiovisual.
f. Encuentros regionales de articulación entre la JEP y la Jurisdicción Especial Indígena u otras justicias étnicas en ciudades tipo B, cada uno con una duración de cuatro (4) días y la participación de entre 30 y 50 personas, para un total de entre noventa (90) y ciento cincuenta (150) personas en los tres eventos. Estas actividades requerirán apoyo logístico y operativo para garantizar: transporte aéreo, fluvial y/o terrestre de las personas participantes, alojamiento, alimentación, computador, videobeam, tablero y/o papelógrafo, una persona que realice la relatoría de cada evento, interpretación y/o traducción para grupos étnicos y materiales culturales para la realización de rituales étnicos.
g. Un (1) Encuentro de la Sala de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad sobre violencia sexual y basada en género de un (1) día de duración, con participación de veinte (20) personas y que requiere de estación de café, refrigerios, almuerzos, cenas, papelería y traducción simultánea inglés – español.
h. Eventos de socialización del protocolo de la Unidad de Investigación y Acusación – UIA de comunicación efectiva con las víctimas: se realizarán en el mes de diciembre del 2018, en las ciudades de Bogotá, Bucaramanga y Popayán. Cada evento tendrá una duración de dos (2) días, contará con la participación de treinta (30 personas. Los requerimientos logísticos y operativos incluyen: hospedaje, alimentación, transporte aéreo y/o terrestre intermunicipal e intraurbanos., salones, mesas, sillas, estación de café, videobeam, sonido, computador portátil, mesas auxiliares y personal logístico.
Lo anterior de acuerdo con la siguiente propuesta de cronograma:
lugar | primera semana | segunda semana | tercera semana | cuarta semana | ||||||||
Bogotá | ||||||||||||
Antioquia | ||||||||||||
Chocó | ||||||||||||
Xxxxx | ||||||||||||
Xxxxxxxxxxxx | ||||||||||||
Cauca | ||||||||||||
Nariño | ||||||||||||
Putumayo | ||||||||||||
Huila / Tolima | ||||||||||||
Caquetá | ||||||||||||
Guaviare | ||||||||||||
Meta / Casanare | ||||||||||||
Arauca | ||||||||||||
Santander | ||||||||||||
Norte xx Xxxxxxxxx | ||||||||||||
Xxxxxxxxx Medio | ||||||||||||
Cesar | ||||||||||||
Atlántico / Bolívar | ||||||||||||
Córdoba / Sucre | ||||||||||||
Lugar por definir | ||||||||||||
Lugar por definir por las Salas | ||||||||||||
Lugar por definir | ||||||||||||
ACTIVIDAD | VALOR | |||||||||||
Encuentros formativos dirigidos a las y los abogados defensores registrados en el Sistema Autonomo de Asesoría y Defensa - SAAD en temas prioritarios para la JEP | $ 16.000.000 | |||||||||||
Encuentros formativos dirigidos a las y los abogados representantes de víctimas registrados en el Sistema Aútonomo de Asesoria y Defensa - SAAD en temas prioritarios para la JEP | $ 12.000.000 | |||||||||||
Encuentros nacionales y jornadas regionales con miras a la construcción e implementación de los lineamientos para la aplicación del enfoque territorial en la JEP, teniendo en cuenta los enfoques diferenciales y de los lineamientos de acompañamiento psicosocial para la JEP. | $ 295.403.201 | |||||||||||
Jornadas itinerantes de difusión y pedagogía dirigidos a víctimas y organizaciones sociales | $ 285.000.000 | |||||||||||
Jornadas itinerantes de difusión y pedagogía dirigidos a excombatientes | $ 46.638.889 | |||||||||||
Encuentros regionales de articulación entre la JEP y la Jurisdicción Especial Indígena u otras justicias étnicas | $ 60.000.000 | |||||||||||
Encuentro de la Sala de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad sobre violencia sexual y basada en género | $ 16.661.524 | |||||||||||
Asistencia material a víctimas para la participación en diligencias judiciales, teniendo en cuenta enfoques diferenciales | $ 84.000.000 | |||||||||||
Eventos nacional y regionales de socialización del protocolo de comunicación efectiva con las víctimas de la Unidad de Investigación y Acusación | $ 91.000.000 | |||||||||||
Operación logística de la verificación de actividades con contenido reparador, atendiendo enfoques diferenciales | $ 58.000.000 | |||||||||||
Total (incluye la comisión) | $ 964.703.614 | |||||||||||
9. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Para la organización integral de los eventos se deben tener en cuenta unos procedimientos específicos enmarcados en cada una de las etapas que conlleva el mismo de la siguiente manera: Pre-evento: Planeación y organización, Evento: Operación y Post evento: Evaluación, retroalimentación y legalización.
De acuerdo con este procedimiento, se tendrán en cuenta unas especificaciones técnicas de los servicios que exigen las solicitudes efectuadas por LA JEP, igualmente se debe tener en cuenta que cada una de ellas será solicitada en el “Formato Solicitud de Eventos” de acuerdo con las necesidades del área. Es importante a aclarar que todo servicio solicitado para desarrollar los diferentes eventos está reglamentado por el cumplimiento a cabalidad de las normas de austeridad del Gobierno Nacional.
• Actividades específicas para la etapa Pre-evento y Evento:
Las actividades técnicas a desarrollar según la clase de evento, conlleva tareas relacionadas con la organización y producción de eventos, convocatoria, suministro y/o reembolso de transporte local, regional, nacional y/o internacional, suministro y/o reembolso de alojamiento, suministro y/o reembolso de alimentación, alquiler de
espacios con áreas, e instalaciones técnicas y tecnológicas apropiadas; alquiler de equipos técnicos y de ayuda audiovisual (computadores, internet, equipos de proyección, grabación, sonido, entre otros), equipo para streaming, suministro y/o envío de materiales, publicidad, diseño e instalación de stands y piezas publicitarias; así como impresión, producción de piezas de comunicación y materiales que se requieran en los eventos y actividades de acuerdo a las especificaciones de LA JEP, previa autorización de la Oficina de Comunicaciones, cumpliendo las normas de austeridad; insumos de papelería necesaria para los eventos; pago de honorarios a conferencistas, elaboración de memorias, procesamiento de encuestas de satisfacción y elaboración de informes. La inclusión de cada una de estas tareas dependerá de las características del evento, que sean solicitadas y justificadas por las dependencias y aprobadas por el supervisor.
10. CONVOCATORIA - ASISTENTES
9.1 Base de datos de asistentes:
LA JEP indicará lo que espera del proceso de convocatoria y la manera como EL CONTRATISTA debe proceder para realizar el procedimiento en mención. Para lo cual LA JEP entregará al CONTRATISTA una base de datos teniendo en cuenta las personas a contactar, junto con el guion, en el cual contiene el procedimiento del protocolo que debe cumplir, ya que debe dirigirse a nombre de LA JEP, y la forma que se realizará el contacto, si solamente es de manera telefónica, o si se realizará el contacto de manera escrita por medio de correos electrónico, mailing, entre otros.
EL CONTRATISTA, al recibir la base de datos realizará el proceso solicitado por LA JEP, realizando la actualización de la base de datos, y de manera diaria emitirá el informe de avances de cada uno de los contactos de acuerdo con lo solicitado, con el fin que LA JEP pueda retroalimentar el proceso de convocatoria.
La base de datos actualizada debe ser entregada al concluir el evento en medio físico o magnético de acuerdo al requerimiento de LA JEP.
10.2 Confirmación:
El CONTRATISTA utilizando un medio efectivo de comunicación confirmará la asistencia de los convocados y reportará diariamente a LA JEP y al SUPERVISOR, el estado de la asistencia y los avances del proceso con los comentarios o sugerencias recibidas. En la medida en que se presenta la información periódica de los confirmados a los eventos, es necesario realizar los ajustes pertinentes de lo solicitado a través del “Formato Solicitud de Eventos”. En día del evento es necesario verificar la lista de los confirmados para hacer entrega a LA JEP la base de los confirmados y de los asistentes al evento.
10.3 Listados firmados de los asistentes:
Es necesario que en la mayoría de los eventos LA JEP, entregue los formatos oficiales para que sean firmados por los asistentes. El área que solicitó el mismo decide si son requeridos o no. Al finalizar el evento el CONTRATISTA, entrega copia de esta información a la dependencia solicitante. EL CONTRATISTA deberá garantizar la reserva sobre esta información y la empleará solo para los fines del contrato.
11. REGISTRO DE ASISTENTES
El CONTRATISTA efectuará el registro de los asistentes en el sitio del evento, mediante sistemas ágiles, dinámicos y eficientes, que permitan pleno seguimiento, generación de informes y bases de datos. Estos equipos deben estar instalados y probados con antelación al evento. El registro de asistentes podrá realizarse
de manera manual en el formato diseñado; o cuando se tenga información previa de los convocados, podrá realizarse en formato pre impreso de acuerdo a las necesidades de las dependencias; o en caso de eventos masivos podrá realizarse mediante registro sistematizado.
El CONTRATISTA organizará el sitio de recepción y registro, con las mesas, equipos y personal suficientes, para que esta labor sea rápida y no cause demoras en el inicio del evento. El registro incluirá, al menos, los siguientes datos: nombre del participante, documento de identificación, institución y/o entidad, teléfono, correo electrónico y firma. El producto de este registro debe ser entregado como soporte de legalización del evento en medio físico y/o magnético y al área cuando ésta lo requiera.
10.1 Identificación:
El CONTRATISTA elaborará las escarapelas según modelo e instrucciones que le suministre LA JEP, en todo caso estará a su cargo la marcación de estas, y las entregará a los asistentes en el momento del registro.
11.2 Certificados de asistencia:
Con base en la lista de registro el CONTRATISTA, elaborará y tramitará la firma de los certificados de asistencia al evento, según modelo que le suministre LA JEP, y dispondrá de los mismos para la entrega a los asistentes en la sesión final del evento. La presentación de este documento debe ser impecable en su presentación y contenido, sin errores ortográficos, tachaduras o enmendaduras, se deben realizar solamente los certificados de las personas que asistieron al evento.
12. TRANSPORTE
De acuerdo con la información emitida en el proceso de convocatoria, y la base de datos de personas asistentes al evento, se tendrán en cuenta los itinerarios de viaje, de la siguiente forma:
11.1 Itinerarios de viaje:
De acuerdo a la confirmación de asistencia (incluyendo invitados, conferencistas, talleristas y expositores), para todos aquellos que tengan su domicilio o residencia en lugar diferente al del evento, el CONTRATISTA coordinará el itinerario de viaje teniendo en cuenta las distancias, el tiempo de viaje, las rutas y horarios de los medios de transporte, propendiendo por la llegada oportuna de los asistentes al evento y procurar que regresen a sus lugares de origen a más tardar al día siguiente de la culminación o en el vuelo más cercano a la finalización del evento.
12.2 Tiquetes aéreos:
El CONTRATISTA con la información de asistentes confirmados (incluyendo invitados, conferencistas, talleristas y expositores), y con base en los itinerarios de viaje acordados, coordinará y efectuará las reservas, remisión y pago de tiquetes aéreos, para cada persona beneficiaria, en la ruta de ida y regreso, de la ciudad de residencia del beneficiario hasta la ciudad en la cual se va a llevar a cabo el evento Los tiquetes aéreos deben ser emitidos en clase económica, salvo expresa autorización de la supervisión. Los tiquetes son nacionales o Internacionales, de acuerdo con el “Formato de Solicitud de Evento”.
En caso de que el asistente haya efectuado el pago de su tiquete, el CONTRATISTA debe reembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, o cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete.
El CONTRATISTA debe establecer con las aerolíneas o agencias de viaje, el procedimiento para que los beneficios que se generen por compra de tiquetes sean asignados a los códigos de LA JEP.
El CONTRATISTA debe entregar por evento una relación de los tiquetes que no hayan sido utilizados y estén pendientes de revisar y/o solicitar el reembolso, al igual que realizar la gestión pertinente para hacer uso de los mismos. Para lo cual, el CONTRATISTA debe generar un banco de tiquetes NO UTILIZADOS, que sean comprados para los eventos de LA JEP, donde al requerirlos para un nuevo evento sea más económico.
En cuanto al tema de la penalidad es preciso que todo pago está sujeto a las aprobaciones de LA JEP y el SUPERVISOR de acuerdo con la dinámica del evento. El CONTRATISTA mantendrá informado al SUPERVISOR acerca de las políticas de cambios, revisados, reembolsos y penalidades de cada aerolínea.
12.3 Transporte terrestre:
Para los casos en los que los asistentes al evento se desplacen vía terrestre, el CONTRATISTA debe garantizar el reembolso del valor correspondiente al pasaje, previa presentación de la factura del tiquete del trayecto, en los casos que el asistente deba regresar utilizando la misma modalidad, se reintegrará el valor correspondiente al pasaje de regreso. De igual manera le corresponde indicarles a los asistentes que deben presentar el recibo o presentar recibo de pago, con el valor del transporte terrestre. El CONTRATISTA debe conocer los valores aproximados de estos costos de transportes intermunicipales.
De igual manera, se puede hacer el pago a los asistentes que deben costear otra vía de transporte, como es el fluvial.
NOTA: En caso de que la dependencia que origina el evento requiera un reembolso por sistema de transferencia electrónica con destino a los asistentes de los eventos, debe anexar en los siguientes datos:
• Nombre del Banco.
• Tipo de cuenta bancaria (Ahorros / Corriente).
• Número de la cuenta bancaria.
• Numero de cedula o documento de identidad.
El CONTRATISTA deberá solicitarle a la persona a la cual debe hacérsele el reembolso, enviar la solicitud con los datos anteriormente descritos.
Todo este procedimiento está sujeto a la aprobación del SUPERVISOR y la persona encargada del evento por parte de LA JEP.
12.4 Transporte local:
El CONTRATISTA dispondrá de acuerdo con el evento, los servicios de transporte local para trasladar al personal asistente, autorizados por el SUPERVISOR (incluyendo conferencistas, talleristas y expositores), en el trayecto aeropuerto – Hotel - aeropuerto.
También debe disponer del transporte de los asistentes, conferencistas e invitados, cuando el evento no se desarrolle en el mismo sitio de alojamiento, del Hotel al sitio del evento en ida y regreso, con itinerarios que sean publicitados con la debida antelación y en vehículos de modelos recientes y en condiciones adecuadas para la adecuada prestación del servicio, cómodos y con capacidad acorde con la cantidad de personas a transportar y con el cumplimiento de las condiciones técnico-mecánicas que establece la Ley.
Los transportes locales contratados deben ser colectivos y no expresos, salvo necesidad del servicio debidamente justificada.
NOTA: LA JEP, no reconoce reintegro de transporte de taxis urbanos, ni expresos; salvo casos excepcionales que deben ser debidamente avalados por el SUPERVISOR y LA JEP.
13. INFRAESTRUCTURA FISICA Y MOBILIARIO
12.1 Locaciones:
Cuando los eventos no puedan realizarse en las instalaciones de la JEP, el CONTRATISTA deberá gestionar el y/o los espacios físicos cómodos necesarios, de acuerdo con los requerimientos de LA JEP, considerando según el número de asistentes el tipo de montaje adecuado, con iluminación natural o artificial suficiente; ventilación incluyendo aire acondicionado, cuando sea necesario; aislamiento de ruidos exteriores; sonido básico, conectividad a Internet o canal dedicado de acuerdo al evento, teléfono con servicio de llamadas locales, y tomacorrientes, que permitan adelantar procesos de capacitación con la utilización de computadores y tabletas. Los espacios deben tener la señalización que permita facilitar la ubicación el acceso de los asistentes y deben contar con vigilancia que garantice la seguridad e integridad de los asistentes al evento, de su material y herramientas de trabajo, además debe tener salidas de emergencias, rutas de evacuación, extintores etc.
13.2 Cantidad de espacios:
En algunos casos el CONTRATISTA debe disponer de más de un espacio o salón dadas las características de la reunión, lo cual le será informado por LA JEP de acuerdo al requerimiento.
Carpas: En algunos casos EL CONTRATISTA deberá gestionar el alquiler de carpas cuando la locación lo requiera estos precios deben ser aprobados por el SUPERVISOR, de acuerdo con los precios de referencia.
13.3 Mobiliario:
El espacio para el evento debe disponer xx xxxxxx ergonómicamente confortables y apropiadas para extensas jornadas de trabajo. Cuando sea necesario también dispondrá de mesas con manteles y estaciones de café y/o agua. La organización del mobiliario será verificada por el SUPERVISOR y el personal del CONTRATISTA, con suficiente antelación a cada reunión.
Adicionalmente y cuando se requiera, el espacio debe disponer de papelógrafo, tablero acrílico o electrónico, marcadores, telón para proyecciones y dispositivos señaladores.
12.4 Horarios:
Los salones deben estar disponibles en horario de 6:00 a.m. a 10:00 p.m.
12.5 Alternativas:
En lugares en los cuales se cuente con suficientes opciones que cumplan los requerimientos para llevar a cabo el evento, el CONTRATISTA deberá presentar al SUPERVISOR mínimo tres (3) opciones comparables del salón para la realización del evento, con el fin de seleccionar la que la JEP considere más apropiada. En caso de disponerse de un único sitio que cumpla las condiciones para el evento, se entiende que no se requerirán las tres opciones solicitadas.
12.6 Costo de espacios físicos:
Se espera que el uso de los espacios físicos con las instalaciones básicas, ubicados en hoteles donde se ha contratado el servicio de alojamiento para los asistentes, sea gratuito, en todo caso el CONTRATISTA organizará y pagará el alquiler, de ser necesario, con cargo a los costos directos del contrato”.
13. ALOJAMIENTO
13.1 Clase de hoteles:
El CONTRATISTA debe disponer en las ciudades sedes de los eventos de hoteles clasificados de tres estrellas en adelante o que en ausencia de la clasificación de estrellas tenga los mismos servicios y calidad según la Resolución No. 657 xx xxxxx 8 de 2005 y la Resolución 320 del 21 de febrero de 2006 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
El servicio de alojamiento debe incluir algunos servicios conexos como Internet o wifi, o de acuerdo a la necesidad contratar canal dedicado, siempre y cuando las condiciones del lugar o zona geográfica así lo permitan; servicio de llamadas locales, agua en la habitación, y desayuno incluido en la tarifa; servicios de guarda equipajes y de confirmación de reservas aéreas.
Para cada evento se deberá presentar tres (3) alternativas de hotel con las mismas características, para ser comparados, salvo condiciones o características particulares de la región o sitio del evento, en donde la disponibilidad no ofrece alternativas de selección.
13.2 Acomodación:
El CONTRATISTA organizará la acomodación sencilla, twin, o triple, según instrucciones que imparta la JEP. En el caso de acomodación compartida, esta se hará con personas del mismo género, de acuerdo con la lista de confirmaciones y de ser necesario, la distribución de las personas será sometida a consideración de la JEP, con la debida anticipación al inicio del alojamiento. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario este dedicado al evento o hasta el día anterior a la fecha de su regreso.
13.3 Paquetes hoteleros:
El CONTRATISTA debe ofrecer a la JEP opciones de paquetes hoteleros para los asistentes provenientes de lugares diferentes al de la realización de los eventos, según los lugares nacionales y la programación que para el efecto le sean requeridos.
13.4 Contingencias en el alojamiento:
Si para la fecha prevista para la realización de un encuentro no hay cupo para la totalidad de asistentes prevista en un mismo hotel, por falta de gestión del CONTRATISTA, éste debe garantizar, el alojamiento en otros hoteles de características similares al aprobado inicialmente. EL CONTRATISTA deberá cubrir todos los costos de transporte y todos los gastos adicionales que generen por esta novedad. En estos casos, la JEP no asumirá ningún costo de alojamiento y alimentación adicional.
13.5 Manejo de No shows:
El CONTRATISTA deberá acordar desde el primer momento, con el Hotel seleccionado, el cobro de no shows para evitar penalidades en detrimento del patrimonio de la JEP. Si el hotel no accede a las condiciones establecidas, es decir que la variación pueda darse dentro de los dos (2) días anteriores al evento, El
CONTRATISTA debe buscar nuevas opciones de otros hoteles o estar dispuesto a asumir los costos que se ocasionen.
13.6 Servicios conexos al alojamiento no incluidos:
En ningún caso la JEP asumirá los gastos por concepto de: minibar, lavandería, llamadas telefónicas a celulares o larga distancia nacional o internacional, o alimentación diferente a la contratada no autorizada, por lo cual el CONTRATISTA al hacer la negociación, debe informar esta condición al hotel y a los asistentes del evento, en el momento de realizar el registro hotelero. En todos los eventos deberá dejar esta información en una carta de bienvenida en las habitaciones de los alojados.
14. ALIMENTACION
El CONTRATISTA organizará y pagará el suministro de alimentación (desayuno y cena), para los asistentes el evento, provenientes de fuera de la ciudad sede. De igual manera organizará y pagará el suministro de alimentación durante la reunión (refrigerios AM/PM, y almuerzo), y el suministro de bebidas durante la reunión (Estación de agua, café, aromáticas y té), cuando ello se requiera.
Igualmente, debe garantizar que se tomarán las medidas necesarias para el adecuado suministro y manejo, bajo estrictas normas y estándares de higiene y presentación, de alimentos que sean requeridos durante la realización de los eventos.
Las comidas tendrán las siguientes especificaciones de referencia:
14.1 Desayuno:
El CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre a los beneficiarios que indique la JEP a través del SUPERVISOR, en el sitio de alojamiento en los lugares donde el hotel cuente con restaurante, o en su defecto en un restaurante cercano al hotel, en lo posible debe estar incluido en la tarifa del hotel.
La estructura mínima requerida para el menú de desayuno deberá consistir en: Fruta: Porción de fruta o Jugo natural
Bebida Caliente: Café-chocolate-Té Proteína: Huevo- Queso- carne Cereal: Pan – Arepa – Galletas Mantequilla - Mermelada
Cuando se requiera realizar desayunos de trabajo estos tendrán las especificaciones anteriores o similares pero deben ser servidos en el sitio y para las personas que indique la JEP, aceptando el costo de las comidas, el servicio de meseros y el transporte de alimentos cuando haya lugar.
14.2 Almuerzo:
El CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre a los asistentes que indique la JEP en el espacio dispuesto como restaurante, y tendrá las siguientes especificaciones:
La estructura mínima requerida para el menú de almuerzo deberá consistir en: Entrada: Sopa o Porción de Fruta o Ensalada
Plato Fuerte: Proteína de origen animal, con su acompañamiento: arroz o papá o plátano y verdura caliente o fría.
Bebida no alcohólica: Jugo natural o Gaseosa. Postre
OPCION DOS
Entrada: Sopa o Porción de Fruta o Ensalada
Plato Fuerte: Proteína de origen vegetal, con su acompañamiento: arroz o papá o plátano y verdura caliente o fría.
Bebida no alcohólica: Jugo natural o Gaseosa. Postre
14.3Cena:
El CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre a los asistentes del evento que indique la JEP, en el sitio de alojamiento con cargo separado a la tarifa de alojamiento o que se incluya en el paquete seleccionado.
La estructura mínima requerida para el menú de cena deberá consistir en: Entrada: Sopa o Porción de Fruta o Ensalada.
Plato Fuerte: Proteína de origen vegetal, con su acompañamiento: arroz o papá o plátano y verdura
caliente o fría.
Bebida no alcohólica: Jugo natural o Gaseosa.
OPCION DOS
Entrada: Sopa o Porción de Fruta o Ensalada.
Plato Fuerte: Proteína de origen vegetal, con su acompañamiento: arroz o papá o plátano y verdura caliente o fría.
Bebida no alcohólica: Jugo natural o Gaseosa.
Nota: Los componentes enunciados y que integran la cena (entrada, plato fuerte y bebida) se constituyen en el máximo permitido. Sin embargo y en aras de propender por el buen aprovechamiento de los alimentos, esta composición puede variar según la cultura gastronómica de los asistentes al evento o las costumbres propias de la región. En estos casos la JEP identificará dichas características y las informará oportunamente al CONTRATISTA.
14.4Refrigerios (AM/PM):
El CONTRATISTA dispondrá que estos alimentos se suministren, en el espacio dispuesto o en el mismo salón del evento, si fuera necesario, y tendrá las siguientes especificaciones:
La estructura mínima requerida para el refrigerio deberá consistir en: Bebida no alcohólica: Jugo Natural o Gaseosa.
Solido: Alternativa de Sal o Dulce. Fruta: Porción de Fruta o Fruta entera.
14.5 Estación de bebidas:
El CONTRATISTA dispondrá cuando la JEP lo solicite, una estación de bebidas en sitio anexo al salón de reuniones que suministre agua, café, té y aromáticas para los asistentes.
14.6Alternativas:
Para el servicio de alimentos, El CONTRATISTA presentará opciones de menú por día para cada una de las comidas, con antelación a la fecha prevista para la realización del evento, con el fin de que la JEP seleccione la opción que considere más apropiada. La selección de la alternativa estará guiada por factores de calidad y precio, es decir la que cumpliendo con lo señalado en las especificaciones ofrezca el menor precio.
Buffet: Este servicio puede ser escogido por la JEP ya que los asistentes pueden tener restricciones de alimentación y esto permite que cada quién escoja la alimentación de su preferencia. El CONTRATISTA deberá incluir dentro de su propuesta un ítem que contemple el servicio de bufet de ser requerido por la JEP.
14.7Garantía en los consumos:
La JEP efectúa disminuciones en el consumo de alimentos y bebidas con una antelación de dos (2) días calendario de igual manera serán ajustadas al inicio del evento, de acuerdo con la confirmación de asistencia siempre y cuando las condiciones del lugar o zona geográfica así lo permitan.
14.8Servicios no incluidos:
En ningún caso la JEP asumirá los gastos no autorizados por concepto de propinas, licores o alimentación diferente a la contratada, por lo cual EL CONTRATISTA debe informar al hotel, al hacer la negociación, y a los asistentes del evento en el momento del registro.
15. EQUIPOS
El CONTRATISTA de acuerdo con el “Formato Solicitud de Eventos”, debe disponer de ayudas audiovisuales si así se requiere, de manera mínima debe disponer de:
1. Portátil
2. Proyector
3. Sonido
4. Micrófonos (inalámbricos y de mano)
Para eventos muy específicos, pero igualmente de acuerdo con lo solicitado en el “Formato Solicitud de Eventos”, debemos disponer de:
1. Equipos para streaming.
2. Servicio de traducción simultánea: incluyendo traductores, intérpretes, cabina para el traductor, al igual que los equipos receptores necesarios para los asistentes.
16. PAPELERIA
Teniendo en cuenta el “Formato Solicitud de Eventos” el CONTRATISTA, dispondrá de los artículos solicitados, como resmas de papel, cartulinas, papel periódico, marcadores, lápices, fotocopias e impresiones y USB.
Todo material solicitado debe estar ajustado por las normas de Austeridad del Gobierno Nacional y a su vez, aprobado por el SUPERVISOR.
17. IMPRESION DE MATERIAL Y PIEZAS COMUNICATIVAS
Es necesario realizar la impresión de material para los talleres, como infografías, documentos y portafolio de servicios, backing, pendones con soporte, folletos, diplomas, menciones de reconocimiento entre otros. Así como, la elaboración de video y audio que se requieran para el evento con la autorización previa por parte de la Oficina de Comunicaciones y cumpliendo con las normas de austeridad dictadas por el Gobierno Nacional.
El CONTRATISTA deberá realizar un presupuesto mínimo con los ítems enunciados y se tendrán en cuenta como precios de referencias de ser requeridos por la JEP.
NOTA: Seguros colectivos: EL CONTRATISTA deberá adelantar la gestión para la consecución de seguros colectivos para los eventos que la JEP determine, para los cuales los costos de las primas se incluirán dentro del evento solicitado por la JEP.
Bogotá D.C, 12 de Octubre de 2018