GUIA DE CONTRATACIÓN PARA EL FONDO EMPRENDER
GUIA DE CONTRATACIÓN PARA EL FONDO EMPRENDER
INTRODUCCIÓN
El Fondo Emprender fue creado mediante el artículo 40 de la Ley 789 de 2002, el cual precisa que es una “(…) cuenta independiente y especial adscrita al Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, el cual será administrado por esa entidad y cuyo objeto exclusivo será financiar iniciativas empresariales, que provengan y sean desarrolladas por aprendices o asociaciones entre aprendices, practicantes universitarios o profesionales que su formación se esté desarrollando o se haya desarrollado en instituciones que para los efectos legales, sean reconocidas por el Estado de conformidad con las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 y demás que las complementen, modifiquen o adicionen. En el caso de las asociaciones estas tendrán que estar compuestas mayoritariamente por aprendices (…)”.
Su funcionamiento se encuentra sustentado jurídicamente en el Decreto 934 del 2003 y en lo respectivo el decreto 1072 de 2015, expedidos por el Ministerio del Trabajo, éste último especialmente respecto a los aspectos contractuales del artículo 2.2.6.4.6 el cual indica: “ (…) De acuerdo con lo dispuesto en la Ley y las directrices que imparta el Consejo de Administración del Fondo, el Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA, podrá contratar total o parcialmente el manejo de los recursos del Fondo, mediante encargo fiduciario, fondos fiduciarios, contratos xx xxxxxxx, contratos de administración de recursos y de proyectos, de mandato y los demás negocios jurídicos que sean necesarios, para la correcta administración de los recursos del Fondo (…)”
Conforme lo anterior, el artículo 2.2.6.4.8 respecto al régimen jurídico de los actos y contratos del Fondo Emprender, es precesio al señalar:
“(…) De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 40 de la ley 789 de 2002, los contratos que celebren para el funcionamiento y cumplimiento del objeto del Fondo Emprender se regirán por las reglas del derecho privado, sin perjuicio del deber de selección objetiva de los contratistas y del ejercicio del control porparte de las autoridades competentes y organismos de control.
Los recursos del Fondo Emprender -FE- no estarán sujetos a inversiones forzosas. Su portafolio será manejado atendiendo exclusivamente criterios de rentabilidad y seguridad de los recursos (…)”.
Por lo tanto, atendiendo al marco normativo y en aras de maximizar la eficiencia y eficacia de los procedimientos de carácter contractual, en el marco de la transparencia, la economía, la responsabilidad y el deber de selección objetiva se hace pertinente la construcción de la presente guía de contratación para el Fondo Emprender.
CAPITULO 1 - GENERALIDADES
1.1 Objetivo: La presente guía tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos y convenios del Fondo Emprender así como los roles y responsabilidades de los actores involucrados en el desarrollo de los mismos, las cuales están sustentadas en el derecho privado.
1.2 Ambito de aplicación: Las disposiciones del presente documento de contratación se aplicarán a todos los procedimientos de contratación que adelanten el Fondo Emprender en cumplimiento de las facultades legales otrogadas, así como sus actividades conexas y directamente relacionadas con éstas.
- Ley 789 de 2002
- Decreto 934 de 2003
- Decreto 1072 de 2015
- Código civil
- Código de Comercio
Nota 1: Por estar sometidos a disposiciones o reglas especiales, no se aplicarán las disposiciones del presente reglamento en todo lo relacionado con: a. Los contratos o acuerdos laborales. b. Los contratos de aprendizaje y convenios de práctica empresarial. c. Los de alianzas, contratos de colaboración empresarial o asociaciones empresariales de conformidad con las leyes que rijan la materia. d. Los de servicios públicos. e. los impuestos y contribuciones de carácter legal.
Nota 2: Alianzas de Cofinanciación de Iniciativas Empresariales: El Fondo Emprender tiene como principal fuente de financiación, con los recursos asignados por la monetización de la cuota de aprendizaje, establecida en el Artículo 34 de la Ley 789 de 2002, los cuales en un 80% se destinan por mandato legal, para financiar las iniciativas empresariales aprobadas previa convocatoria; sin embargo, cualquier entidad pública y privada puede convertirse en aliado aportando recursos al fondo emprender para cofinanciar convocatorias dirigida a su población o región de su interés bajo la metodología, formato y proceso establecido para este Fondo Emprender; mediante convenios de cofinanciación de iniciativas empresariales.
Para este caso, el procedimiento será según lo dispuesto en el Manual Financiero del Fondo Emprender
Nota 3: La presente guía es un lineamiento particular que se ciñe a lo establecido en el manual de contratación para temas generales y por tal motivo no les serán aplicables las disposiciones relativas a modalidades de contratación, supervisión y todas aquellas que contravengan las disposiciones especiales de la siguiente guía.
1.3 Alcance: Las disposiciones previstas se aplicarán a todos los procesos de selección, los contratos, y convenios con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o privada que tengan que ver con el manejo de los recursos del Fondo Emprender. En este sentido,
las reglas aquí dispuestas aplican a todos los procedimientos de contratación para el desarrollo de la administración, coordinación, articulación, focalización y ejecución de las diferentes fuentes de recursos para realizar las acciones necesarias para la implementación del Fondo, excepto los contratos de cooperación empresarial.
1.4 Acuerdos De Niveles De Servicio: Cuando se estime conveniente, se pactarán acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) con el Proveedor, los cuales incluirán aspectos como los siguientes: • Tipo de informes que deben ser presentados por el Proveedor y fechas de entrega. • Indicadores que permitan medir la calidad del servicio. • Cronograma para el desarrollo de actividades o del proyecto a ejecutar. • Disponibilidades asociadas a la prestación del servicio. Los anteriores aspectos deberán tener asociadas unas penalidades o descuentos en caso de incumplimiento, las cuales serán definidas según el análisis respectivo de cada proceso.
1.5 Capacidad para contratar: Podrán contratar, las personas naturales y jurídicas directamente o a través de cualquiera de las diferentes modalidades de asociación existentes, siempre que sean consideradas legalmente capaces para contratar de conformidad con las disposiciones vigentes y no se encuentren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad o en un conflicto de intereses, de acuerdo con lo establecido en la Constitución y la ley.
1.6. Convenios, acuerdos y contrataciones especiales. En virtud de lo dispuesto por el Artículo 8. del reglamento del Fondo Emprender, Acuerdo 10 del 2019, el Fondo Emprender se regirá por el derecho privado y podrá contar con recursos financieros de organismos de cooperación nacional e internacional, de la banca multilateral, de organismos internacionales, de fondos de pensiones y cesantías, fondos de inversión públicos y privados, rendimientos financieros generados por los recursos del Fondo Emprender, entre otros, para lo cual, es posible adelantar la modalidad de acuerdo de voluntad que se considere más idónea.
En caso tal y si el propósito es financiar planes de negocios viables, se podrán adelantar lineamientos específicos según la autorización e instrucción que para tal fin establezca el Director General xxx XXXX.
1.7 Equipo técnico interdisciplinario. Entedido como el equipo encargado de estructurar y recomendar el proceso de contratación a adelantarse, estará conformado por roles interdisciplinarios según el proceso adelantarse, designados para ello, por el Coordinador Nacional de Emprendimiento xxx XXXX, sin perjuicio de los apoyos requeridos de otras direcciones según sea el caso. Cada proceso contractual o convenio a desarrollar deberá contar con un equipo técnico interdisciplinario SENA encargado de su trámite en cumplimiento de actividades contractuales o funciones para el personal de planta, el cual se conformará para el inicio del proceso requerido y las modificaciones del caso, será el responsable de estructurar los estudios previos, analizar y evaluar las ofertas o cotizaciones presentadas y solicitudes de modificación desde las perspectivas jurídica, financiera, económica, administrativa y técnica.
Dichas personas, efectuarán la recomendación de realizar o no la contratación o modificación, previa revisión y acompañamiento de la Dirección Jurídica (revisión de estudios previos,
estructuración del proceso en plataforma Secop, revisión de la minuta que contiene cláusulas contractuales del proceso) y posterior aval del Coordinador Nacional de Emprendimiento y el Director de Empleo y Trabajo, o la dirección responsable del Fondo Emprender.
Los estudios previos y análisis xxx xxxxxxx y del sector que soporten el proceso de contratación o celebración de convenios, serán sustentados conforme al sistema de control y autocontrol de la Entidad, que para tales efectos tienen el SENA, y se completaran según las condiciones contractuales del Fondo Emprender. En caso de no aplicar algunos de los ítems de dichos formatos así deberá indicarse.
El equipo interdisciplinario, revisará el análisis preliminar, recomendará y emitirá concepto sobre la viabilidad de la contratación, en todas las modalidades aquí dispuestas.
El equipo se conformará por roles interdisciplinarios de profesionales y contratistas SENA según el proceso a adelantarse en apoyo al Coordinador de Emprendimiento, y si se requiere apoyo se requerirá apoyo de otras áreas.
1.8 Inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses: Se seguirán en todas las contrataciones las reglas sobre inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses señalados en la Constitución Nacional y en la ley que le sean aplicables.
Por lo tanto, no celebrará contratos con personas que se declaren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses o con aquellas que se nieguen a declarar al respecto.
El proveedor o contratista deberá declarar en las ofertas, cotizaciones, contratos y demás documentos del proceso no estar incurso en ninguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. En todos los contratos se incluirá una causal en la que se estipule que el contrato se dará por terminado de incurrirse en una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses no advertida inicialmente o sobreviniente. Excepcionalmente podrá autorizar la cesión del contrato, a fin de evitar incurrir en perjuicios económicos. Si la inhabilidad, incompatibilidad sobreviene o conflicto de interesesa uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, podrá aceptar que éste ceda su participación a un tercero, previa autorización por escrito dirigida al Director de Empleo y Trabajo o la dirección que tenga a cargo el Fondo Emprender y en segunda instancia será el Director General. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o la unión temporal.
Si el oferente presenta propuesta o celebra el contrato encontrándose incurso en cualquiera de las situaciones descritas, responderá por los daños y perjuicios que cause al Fondo Emprender y al SENA o a terceros por su conducta. En este evento procederá la terminación del contrato.
Nota: En caso de cesión de contrato, el cesionario deberá cumplir con las mismas o mejores calidades del cedente.
1.9 Políticas de Buen Gobierno: Todas las actuaciones y procedimientos de carácter contractual y todos los intervinientes se sujetarán y orientarán por las normas del Código de Comercio, Código Civil y, en general, las normas de derecho privado, sin perjuicio de la aplicación de las disposiciones legales vigentes enmarcadas para el Fondo Emprender y por los principios ya antes mencionados.
Se aplicarán políticas de transparencia a los cuales el SENA se encuentre sujeto que garanticen la divulgación de información oportuna y veraz sobre sus procedimientos de contratación, con reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad y el respeto por la equidad en las oportunidades de participación de sus proveedores.
1. 10 Planeación y Análisis Preliminar de la Contratación. Para el inicio de cualquier procedimiento de contratación y para la celebración de cualquier contrato, se deberá contar con la disponibilidad del recurso para la afectación del presupuesto para un contrato o convenio, según se requiera.
Para el desarrollo de las contrataciones se velará por el cumplimiento del principio de planeación, de acuerdo con el cual, todo trámite contractual deberá estar soportado en una estructuración previa técnica, jurídica y financiera, que determine la viabilidad de la contratación, y esta estructuración junto con los soportes, documentos y procedimientos de la contratación, deben atender a la satisfacción de las necesidades, prioridades de la Entidad y al interés general, teniendo como fundamento los principios que rigen la función administrativa.
La totalidad de los procesos de contratación que se adelanten para el Fondo Emprender deberán estar precedidos de actividades y estudios tendientes a garantizar el desarrollo de procesos de contratación mediante los cuales se logre la satisfacción de los objetivos y funciones del Fondo, que propendan por una administración eficaz y eficiente de los recursos buscando maximizar los beneficios colectivos perseguidos con el menor uso de recursos públicos en el marco de actuaciones administrativas ágiles, céleres, sencillas y sin obstáculos en desarrollo de los procesos de selección.
Nota: La Dirección Jurídica xxx XXXX, llevara los procesos contractuales del Fondo Emprender que se sometan a consideración del Comité de Contratación xxx XXXX, con el fin de verificar la coherencia de los documentos contractuales de un proceso en específico, lo anterior según lo dispuespo por el Artículo 2 del Acuerdo 10 del 2019, concordante con el artículo 16 del decreto 249 del 2004 y la Resolución 1901 de 2018 expedida por el Director General xxx XXXX o las norma que las modifique, derogue o subrogue.
1. 11 Principios: Se aplicarán los mandatos propios de los artículos 209 y 267 la Constitución Política, se aplicarán lo principios del reglamento del Fondo Emprender, el manual de integridad xxx XXXX y los principios de buena administración, como son la competitividad y productividad.
La estructuración del contrato deberá tener un sentido lógico y de orden en la ejecución, con el fin de lograr la eficiencia y eficacia en la utilización de recursos económicos, físicos y humanos.
Igualmente se deberá determinar las variables previsibles que puedan obstaculizar el objetivo del contrato, así como las posibles acciones para enfrentarlas. Además de los anteriores, se tendran en cuenta:
Principio de Efectividad: De cada contratación, determinando con claridad su objeto, finalidad y demás elementos pertinentes y establecerá los mecanismos de control adecuados para evaluar las propuestas, para hacer la selección de proveedores y contratistas y para evaluar los resultados y el cumplimiento del objeto contractual. Adicionalmente, en virtud de este principio, se verificará que los procedimientos utilizados agilicen la contratación y se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos para las partes.
Principio anticorrupción: El Fondo Emprender, el SENA, así como sus proveedores y contratistas deben trabajar en contra de la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno.
Principio de Confidencialidad: El equipo de personas que trabaja en Fondo Empreder, así como Contatistas y Funcionarios SENA que tengan alguna relación las acciones del Fondo, que en razón de sus funciones o de sus obligaciones contractuales o de colaboración, accedan a información reservada o confidencial, están obligados a abstenerse de divulgarlos o utilizarlos para intereses o fines diferentes a los del Fondo Emprender o personales.
1.12 Competencia y facultades: La competencia y las facultades para contratar en nombre y representación del Fondo Emprender, son las consignadas en el Decreto 934 de 2003 y el Decreto 1072 de 2015, el acuerdo 10 del 2019 y el manual financiero del Fondo Emprender.
1.13 Utilización de Medios Electrónicos. En todos los trámites y procedimientos en materia de contratación de Fondo Emprender, se preferirá utilizar medios electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley 527 de 1999 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.
1.14 Publicidad de los procesos contractuales del Fondo Emprender: Los diferentes procesos contractuales del Fondo Emprender, se publicaran en el sistema informativo del mismo o su página, sin perjuicio de las demás publicaciones que por ley se requieran.
Todas las comunicaciones relacionadas con el proceso de contratación, deberán remitirse a través del correo oficial del respectivo proceso contractual o al correo electrónico del Supervisor del Contrato.
Cualquier comunicación remitida a través de correos diferentes a los señalados, se entenderán como no válidos y se dejará constancia de ello.
CAPITULO 2 - PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL
2.1 Planeación. El concepto de planeación tiene plena aplicación en todas las etapas del proceso contractal pero en especial en la precontractual y se traduce en que las actividades de selección de contratistas o proveedores, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser producto de la improvisación.
Previo al inicio de todo procedimiento de contratación, el ordenador del gasto debe verificar la disponibilidad presupuestal para el respectivo gasto.
2.2 Estudios Previos: En concordancia con lo establecido en punto anterior, los estudios previos se pondrán a disposición de los interesados de manera pública en la página del Fondo Emprender y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:
a. La descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
b. Cumplimiento de las metas establecidas
c. El objeto a contratar.
d. Especificaciones del bien o servicio a contratar - Detalle de las especificaciones técnicas requeridas.
e. La identificación del tipo de contrato a celebrar.
f. La modalidad de selección del contratista según la presente guía
g. El valor estimado del contrato, luego de adelantar un referenciamiento xx xxxxxxx que permita calcular el presupuesto de la respectiva contratación, su monto y el de posibles costos asociados.
2.3 Estudio xxx Xxxxxxx o del sector: Para todo tipo de adquisición de bienes o servicios, se deberá verificar las condiciones xx xxxxxxx del bien o servicio a adquirir, con el objeto de determinar el presupuesto aplicable a la contratación y evitar la configuración de sobrecostos.
La solicitud de cotización no genera obligación de contratar por parte del Fondo Emprender.
El análisis del sector dede ofrecer herramientas para establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar riesgos, determinar los requisitos, forma de evaluar las ofertas, valor del proceso, entre otras.
Este debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos que el mismo pueda tener.
El valor del contrato, se puede optener: a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos especializadas. c. Análisis de consumos y precios históricos, por citar algunas fuentes, según los criterios que para tales efectos determine el Fondo Emprender.
2.4 Procedimientos de selección de los contratistas
Las modalidades de selección dispuestas en este capítulo estarán sujetas a los principios indicados en la presente Guía.
Las siguientes serán las modalidades de contratación:
1. Convocatoria Pública
2. Convocatoria Cerrada
3. Contratación Directa
Las condiciones de selección del contratista expresarán, en cada caso, los factores de verificación de cumplimiento y de ponderación. En todo caso, es indispensable demostrar su capacidad jurídica para contratar, su capacidad financiera y la experiencia técnica sobre la materia específica objeto del contrato, para lo cual se requerirán los documentos que a juicio del Fondo Emprender demuestren la idoneidad necesaria del futuro contratista.
2.4.1 Convocatoria pública
Definición: Modalidad de contratación competitiva en la que pueden presentar ofertas para la contratación de bienes o servicios que se requieran, todas las personas naturales o jurídicas que cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria. La oferta se seleccionará con base en factores objetivos definidos en el Análisis Preliminar de la Contratación.
Proceso: La modalidad de contratación por Convocatoria Pública se desarrollará conforme con el siguiente esquema procedimiento:
1. Publicación de solicitud a pre-cotizar para la estructuración del análisis y estudio xxx xxxxxxx y del sector, o la metodología que a criterio del Fondo Emprender se considere pertinente por parte del Director General xxx XXXX.
2. Estructuración de Estudios Previos y análisis xxx xxxxxxx y del sector.
3. Publicación del aviso de convocatoria, análisis preliminar, cronograma y sus anexos. En el cronograma se establecerá un plazo máximo para que los interesados formulen sus observaciones al análisis preliminar, en caso de requerirse, teniendo en cuenta el bien o servicio a contratar. El cronograma deberá indicar mínimo los plazos de: observaciones a a la convocatoria, respuesta a las observaciones, recepción de ofertas, revisión y ponderación de ofertas, publicación de resultados, observaciones al resultado y respuesta a las mismas.
4. Se determinará la fecha y hora para la recepción de oferta, para lo cual se levantará el acta correspondiente, dejando constancia del número de los oferentes, nombre, identificación, número de folios de las ofertas, y demás aspectos que se estimen relevantes.
5. El equipo interdisciplinario adelantará la revisión de las ofertas, de acuerdo con los criterios establecidos en el análisis preliminar, solicitará las subsanaciones a los requisitos habilitantes que sean procedentes, ponderará las ofertas estableciendo orden de elegibilidad, resultado del cual elaborará un informe consolidado de verificación, el cual será publicado en el término establecido en el cronograma.
6. Se correrá traslado del informe a los interesados, por el termino establecidos en el cronograma. Durante este término, los participantes podrán presentar sus observaciones.
7. El equipo interdisciplinario deberá justificar y dar respuesta a las observaciones recibidas, y si hay lugar a ello, ajustará el informe, el cual tendrá carácter definitivo y en el cual se recomendará la aceptación de la oferta o declaratoria de fallido según corresponda.
8. El informe definitivo tendrá el visto bueno de la Dirección Jurídica xxx XXXX, lo anterior según lo dispuesto por el Artículo 2 del Acuerdo 10 del 2019 o el que lo modifique o reemplace, concordante con el artículo 16 del Decreto 249 del 2004 o la norma que lo modifique y las normas que le sean aplicables a la Dirección Jurídica para dar cumplimiento
a las disposiciones del Fondo Emprender. En caso que la Dirección Jurídica no esté de acuerdo se procederá a realizar mesas técnicas con el equipo interdisciplinario.
2.4.2 Convocatoria cerrada.
Se trata de una modalidad de contratación en la cual se solicita oferta para la contratación de bienes o servicios que se requieran, para lo cual de acuerdo con el resultado del análisis xx xxxxxxx, se adelanta la invitación a mínimo tres (3) potenciales proponentes, de los cuales se podrá seleccionar a uno, si, el mismo cumple con los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y demás requisitos técnicos, jurídicos y financieros para la satisfacción de la necesidad específica establecidos en el análisis preliminar de la contratación y en los estudios previos.
La Contratación por Convocatoria Cerrada deberá ser justificada, bajo criterios objetivos y en función de la necesidad específica que se debe atender. Esta modalidad, deberá ser validada por parte del equipo Técnico Interdisciplinario, quien recomendará su aplicación al Coordinador Nacional de Emprendimiento y al Director Nacional de Empleo y Trabajo.
La mencionada modalidad de contratación opera cuando se trate de bienes que, por razones técnicas, tecnológicas, de seguridad o confidencialidad deban ser adquiridos o suministrados por un grupo limitado de empresas, firmas o personas determinadas, lo cual será justificado en el respectivo estudio previo y estudio del sector.
Proceso: La modalidad de Contratación por Convocatoria Cerrada se desarrollará conforme el mismo procedimiento de la convocatoria pública, no obstante, la publicidad de este se surtirá por invitación enviada vía correo electrónico a los posibles oferentes, previamente identificados. En el mencionado procedimiento, solo podrán participar los posibles oferentes invitados. Se invitará a mínimo tres (3) proponentes que estén en capacidad de ofrecer los bienes o servicios requeridos de acuerdo con los resultados del estudio xx xxxxxxx previo a la Contratación.
La invitación a presentar oferta deberá contener como mínimo:
a) El objeto del proceso de selección.
b) El plazo estimado del contrato.
c) El presupuesto estimado del contrato y la manifestación expresa de que el Fondo cuenta con la disponibilidad de recursos para atender la contratación respectiva.
d) El cronograma del proceso de selección
e) El lugar y forma de presentación de la oferta.
f) Fecha de aceptación de oferta o declaratoria de fallido del proceso.
g) La forma como los interesados pueden consultar los documentos del proceso.
Presentación de la oferta: Se deberá presentar una oferta escrita en la cual se acredite el cumplimiento técnico, económico, legal y de calidad del bien o servicio, junto con todos los documentos requeridos
2.4.3 Contratación Directa: Modalidad de contratación mediante la cual se adquiere un bien o servicio de manera directa sin necesidad de realizar una Convocatoria Pública o Cerrada.
Procedencia: La necesidad de recurrir a esta modalidad de contratación y a alguna de sus causales, deberá ser justificada en el análisis preliminar de la contratación y estudios previos.
Esta modalidad será procedente en cualquiera de los siguientes casos:
1. Cuando se trate de la celebración de contratos en consideración a las calidades especiales (conocimiento del sector, experiencia, reconocimiento) de la persona natural o jurídica que se debe contrata.
2. Los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías, procedimientos, entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial que se decida celebrar con los titulares de estos derechos.
3. Cuando se trate de la celebración de contratos que tengan por objeto una actividad complementaria o subsiguiente de otra previamente desarrollada, o cuando se trate de la bienes o servicios que garanticen la continuidad de uno ya existente, siempre que se tengan razones de orden técnicas y jurídicas que sustenten que debe continuar siendo cumplida, siempre que previamente la selección del contratista se haya adelantado por un proceso de convocatoria pública o invitación a una pluralidad determinada de interesados. Dichas razones deben estar identificadas y justificadas en el documento de Análisis Preliminar de la Contratación.
4. Cuando no exista en el mercado pluralidad de proponentes del bien o servicio a contratar, debidamente soportado.
5. Cuando se trate de la celebración de contratos para la prestación de servicios técnicos o profesionales cuando no exista personal suficiente o capacitado para la realización de las actividades requeridas para el desarrollo del Fondo Emprender.
6. Cuando se trate de la celebración de contratos de arrendamiento de bienes muebles.
7. Cuando se declare fallido alguno de los procedimientos de contratación adelantados bajo las modalidades de convocatoria pública o cerrada o no se pueda suscribir o continuar con el contrato, los cuales deben estar sustentados y justificados para poder acudir a la contratación directa, de esto se dejará constancia en el estudio previo que soporte el proceso de contratación
8. Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios con entidades de naturaleza pública del sector central o descentralizado.
9. Cuando se trate de una situación de urgencia extrema o manifiesta, que no permita llevar a cabo ninguno de los procedimientos de selección establecidos en el presente Manual, circunstancia que debe ser debidamente justificada.
Paso a Seguir:
1. En el análisis preliminar de la contratación se debe justificar de forma previa, la causal y razones de la Contratación Directa siguiendo lo consignado en el presente documento, lo cual deberá quedar consignado en el estudio previo y en el análisis xxx xxxxxxx y del sector, en cuyo caso y cuando aplique se deberá realizar las respectivas pre-cotizaciones.
2. El Equipo Técnico Interdisciplinario, revisará el análisis preliminar, recomendará y emitirá concepto sobre la viabilidad de la contratación.
3. Se deberá invitará a presentar oferta a aquella persona natural o jurídica que se encuentre en capacidad de responder a la necesidad de acuerdo con el Análisis Preliminar de la Contratación. La invitación a presentar oferta deberá ir acompañada del Análisis Preliminar de la Contratación. Dicha invitación deberá contener como mínimo: a. El objeto del contrato a celebrar. b. El plazo estimado del contrato. c. El valor del presupuesto y la manifestación expresa de que el Fondo cuenta con la disponibilidad de recursos para atender la contratación respectiva. d. Los Anexos del Análisis Preliminar.
4. Recibida la oferta, se estudiará y verificará el cumplimiento de los requisitos técnicos, financieros, jurídicos, económicos y de calidad requeridos.
5. Terminado lo anterior procedimiento, se suscribirá el contrato respectivo, previo cumplimiento de las obligaciones relacionadas con su suscripción de acuerdo con el Análisis Preliminar de la Contratación.
2.5 De la cotización, oferta o propuesta.
Dependiendo de la modalidad de selección y por consiguiente del documento utilizado para adelantar el respectivo proceso de selección del futuro proveedor o contratista, tales como: solicitud cotización o invitación a presentar oferta, se recibirán las ofertas técnicas y económicas que cumplan con las condiciones financieras, técnicas y jurídicas que haya establecido en la solicitud de cotización o en la invitación a presentar oferta. Las ofertas técnicas y económicas del proveedor o futuro contratista se recibirán por el medio indicado a través de una cotización, oferta o propuesta técnica y económica, documentos que deberán contener como mínimo: la unidad de medida, cantidad, precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales; sin perjuicio de los criterios específicos (técnicos, económicos y jurídicos) que para cada proceso de selección se establezca. Las cotización, oferta o propuesta técnica y económica que soporten la compra de bienes o contratación de servicios, deben tener una fecha máxima de vigencia de 90 días calendario, teniendo como referencia la fecha de apertura de proceso de selección, cuando aplique.
2.6 Derecho de retracto.
En caso de que, con posterioridad a la selección del contratista y en todo caso antes de la firma del respectivo contrato, el Fondo Emprender o cualquier persona interviniente en los procesos, detecte error o inconsistencia en la verificación que sirvió de fundamento para dicha selección, podrá retractarse de la misma, comunicando mediante una comunicación para la realización de un acto administrativo similar al de verificación esta decisión al Proponente seleccionado e indicándole las razones en que sustenta la decisión, caso en el cual, corregido el error o la inconsistencia, si a ello hay lugar, se continuará con la decisión que corresponda.
2.7 Tipologías contractuales y cláusulas pactadas.
El Fondo Emprender podrá celebrar cualquier tipología contractual prevista en la normatividad civil, comercial, y también contratos atípicos que requiere para el cumplimiento del objeto misional que le es propio. Para el efecto, incorporará las cláusulas que sean pertinentes para el mejor
cumplimiento de la finalidad institucional, siempre respetando la Constitución, la ley y el orden público.
2.8 Perfeccionamiento y ejecución del contrato.
Se entenderán perfeccionados por la suscripción de los mismos. En los contratos solemnes y reales, el acuerdo se entenderá perfeccionado con el cumplimiento de la formalidad correspondiente, según el caso.
Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y la expedición del registro presupuestal, en los casos que se haya exigido y suscripción del acta de inicio, según aplique. Se obtendrá en forma previa al proceso de contratación y en todo caso antes de la suscripción del contrato, el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal suficiente para atender las obligaciones que se asumirán
La oferta, los documentos estructurados en la etapa precontractual y las condiciones de contratación formarán parte integral del contrato que se celebre.
En ningún caso, se podrá adelantar contrataciones de tipo verbal, en consecuencia, no se recibirán bienes o servicios que no estén debidamente formalizados mediante un contrato o convenio.
Nota: La Dirección Jurídica xxx XXXX, revisará el contrato a suscribirse y las pólizas a aprobarse según lo dispuespo por el Artículo 2 del Acuerdo 10 del 2019, concordante con el artículo 16 del decreto 249 del 2004 o la norma que lo modifique.
2.9 Saneamiento del proceso de contratación. Si durante el proceso de contratación y hasta antes de la firma del contrato por el Representante Legal o alguna de las personas intervinientes en el proceso de contratación, encuentran que se ha omitido alguna disposición del presente documento, o se ha cumplido en forma deficiente, la Dirección de Empleo y Trabajo solicitará su cumplimiento
o corrección, siempre y cuando no se trate de falta total de capacidad, ausencia de consentimiento, objeto y causa ilícitos o cualquier otra que constituya causal de nulidad absoluta. Efectuada la enmienda se reanudará la correspondiente tramitación.
CAPITULO 3 SUPERVISIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS
3.1 Supervisión o Interventoría
El seguimiento y control de los contratos del Fondo Emprender deberá ser en los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico, respecto al cumplimiento del objeto, sus obligaciones y la ejecución de los los recursos
La vigilancia y control de los contratos del Fondo Emprender estará a cargo de un Supervisor o Interventor, según análisis de conveniencia y necesidad que realizada por el Fondo Emprender, quienes deberán cumplir las obligaciones fijadas en las Leyes establecidas al respecto, en las normas
internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos y las directrices impartidas por el SENA.
Según el análisis del caso, se podrán adelantar contrataciones para apoyar supervisión.
La supervisión de los contratos del Fondo Emprender deberá ser ejercida por funcionarios xxx XXXX. El SENA o Fondo Emprender podrá contratar personal de apoyo para la supervisión de los contratos. La supervisión de los contratos de apoyo a la supervisión deberán ser adelantados por funcionarios xxx XXXX.
La designación de la supervisión está en cabeza del Ordenador del Gasto, quien lo comunicará formalmente por medio de comunicación escrita.
La Interventoría consistirá en el seguimiento técnico, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimientos especializados en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Acorde a la naturaleza del contrato principal, se podrá contratar una interventoría integral. Podrá ser ejercido por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el Fondo Emprender
Los contratos de interventoría serán supervisados por funcionarios xxx XXXX.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría.
Se puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar de forma expresa las actividades a cargo del interventor y las demás que quedarán a cargo de la supervisión ( supervisión financiera y administrativa, jurídica o técnica).
Xxxxxxx, es viable designar varios supervisores en un mismo contrato, en cuyo caso se debe de indentificar de forma expresa el rol en la misma ( supervisión financiera y administrativa, jurídica o técnica)
Ningún contrato de Fondo Emprender podrá estar sin supervisión o interventoría, según el caso.
La designación del supervisor o el inicio de la supervisión deberá realizarse al momento de celebración del contrato teniendo en consideración las calidades personales de formación, experiencia e idoneidad y las características propias del objeto del contrato y sus obligaciones.
El supervisor designado, el interventor o el apoyo a la supervisión deberán indicar oportunamente y por escrito al ordenador del gasto cuando se presente un conflicto de intereses
3.1.1 Funciones
Los interventores o los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo y la ejecución contractual.
La interventoría o la supervisión deben de realizar seguimiento, control, verificación y cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos, en los siguientes componentes: El componente legal: cumplimiento de las normas legales y contractuales contenidas en el contrato/convenio o inherentes a este. El componente financiero y administrativo: uso de los recursos, costos e inversiones financieras y administrativas de acuerdo con la naturaleza y condiciones pactadas en el contrato o convenio, teniendo presente las normas legales y buenas prácticas administrativas. El componente técnico: cumplimiento de las normas de carácter técnico, especificaciones contenidas en las invitaciones, las ofertas del contratista y el contrato o convenio.
Los supervisores o los interventories deben mantener informados al ordenador del gasto, al director de empleo y trabajo y al coordinador de emprendimiento, de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente
3.1.1.1 Reuniones: para la correcta ejecución y seguimiento del contrato, se deberán antender las siguientes reuniones, de las cuales se debe dejar constancia con la respectiva acta.
Reunión de instalación del contrato: la cual se deberá realizar una vez suscrita el acta de inicio, se realizará la verficación de los documentos contractules, verificación de publicaciones respectivas, concertación de cronogramas, plan opertivo de ejecución del contrato y acuerdos de inicio contractual.
Reuniones de seguimiento: es obligatorio en todo contrato o convenio realizar periódicamente y dependiendo del tiempo de ejecución, reuniones con el contratista, el interventor y los involucrados en cada proyecto.
Podrá solicitar informes al contratista sobre la ejecución del contrato y sus obligaciones cuando lo requiera necesario.
Se dejará constancia del avance del contrato o convenio así como los compromisos adquiridos por las partes especificando fechas y actividades.
Reuniones de entregas y verificación: El acta de reunión también sirve para dar por recibido a satisfacción los bienes o servicios contractuales; en este caso se debe especificar de manera precisa cuales son los entregables que se están recibiendo a conformidad.
Reunión de cierre: Al término de contrato se debe de realizar una reunión de cierre y revisión de cumplimiento del objeto contractual, con verificación de los entregables.
3.1.1.2 Actas e informes. La ejecución contractual deberá estar soportada en actas o informes según sea el caso y serán elaboradas por el Supervisor o interventor según el caso.
Las actas que se deben de suscribir son: Acta de inicio, actas de reuniones, actas de avaces, acta de suspensión y de reinicio, acta de entrega o recibo de bien, actas de ejecución, entre otras. Los recibos parciales o totales del objeto contratado que se consideran realizados a satisfacción de lo entregado debrán constar en la respectiva acta.
Los informes a adelantar serán entre otros: Informes de inicio, avance y estado del contrato e informe final.
3.1.1.3. Publicaciones: Las informes de ejecución del contrato deberá estar publicados en la plataforma del Fondo Emprender, así mismo el acta de inicio y el acta de liquidación
3.1.2 Responabilidaes
Supervisores, interventores o el apoyo a la supervisión, responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, cuando corresponda, por los actos, hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio al Fondo Emprender.
3.1.3 Prohibiciones a los supervisores e interventores
a. Acordar con el contratista la modificación, adición y/o suspensión del contrato sin previa autorización del Ordenador del Gasto, o sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
b. Ordenar al contratista cualquier actividad no prevista en el contrato o fuera de los términos, plazos y condiciones estipulados en el mismo, o fuera de lo estipulado en la Ley.
c. Suscribir el acta de inicio del contrato antes de haberse cumplido con todos los requisitos necesarios para la legalización del mismo, conforme lo previsto en el contrato y la Ley.
d. Omitir, negar o retardar la expedición de los documentos necesarios para la correcta ejecución del contrato, así como de los asuntos a su cargo.
e. Ordenar el pago al contratista sin verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del contrato para el periodo certificado.
f. Efectuar la legalización de hechos cumplidos, atendiendo lo dispuesto en las normas de presupuesto
3.2 Mecanismo de control y desarrollo del contrato:
Junta administradora: Para fines del Contrato se entenderá como Junta Administradora, el cuerpo colegiado constituido por las partes, encargado de velar por el óptimo funcionamiento del proyecto y aprovechamiento de los recursos del mismo. La Junta Administradora se reunirá por voluntad de cualquiera de sus miembros y estará integrada de la siguiente manera:
a). El Director General xxx XXXX o su delegado.
b). El representante legal del operador o su delegado.
c). El Director de Empleo y Trabajo xxx XXXX o su delegado.
d). El Director Administrativo y Financiero xxx XXXX o su delegado.
e). El Gerente del proyecto por parte del operador contratado o su delegado.
f) . El supervisor o interventor del Contrato.
De lo ocurrido en cada reunión se levantarán las actas respectivas, por parte de la secretaría técnica de la Junta, la cual será ejercida por el SENA.
La Junta Administradora tendrá las siguientes funciones:
a) Regular la relación entre las dos Partes.
b) Analizar el funcionamiento operativo y administrativo de los recursos del Fondo Emprender.
c) Aprobar el plan operativo y los compromisos presupuestales que se deriven del mismo.
d) Solicitar las reuniones y gestiones que considere necesarias para que el objeto del Contrato se cumpla a cabalidad.
e) Reunirse una vez al mes o cuando se requiera. En todo caso se debe de realizar una reunión de inicio e instalación del contrato y uno al finalizar el mismo de evaluación, revisión de obligaciones, productos y compromisos
f) Las demás que se consideren pertinentes para el logro de los objetivos del Fondo Emprender.
Nota: Los miembros del operador tendrán voz pero no voto.
La designación de los miembros se realizará por comunicación escrita.
Comité técnico de mejoramiento: Para los efectos del Contrato se conformará un Comité Técnico de Mejoramiento.
Será funciones del mismo:
a) Elaborar y presentar para aprobación de la Junta Administradora las actualizaciones de los planes operativos que rigen la operación del Fondo Emprender.
b) Analizar el avance en las actividades realizadas para el cumplimiento del objeto contractual, a fin de realizar las recomendaciones correspondientes a la Junta Administradora.
c) Realizar, revisar y hacer seguimiento al Plan Operativo y los compromisos presupuestales que se deriven del mismo, para su presentación a la Junta Administradora.
d) Solicitar las reuniones necesarias para el seguimiento de la ejecución del contrato. En todo caso se debe de realizar una reunión de inicio e instalación del contrato y uno al finalizar el mismo de evaluación, revisión de obligaciones, productos y compromisos.
e).Realizar las recomendaciones a la Junta Administradora que se consideren necesarias para que el objeto del presente contrato se cumpla a cabalidad.
f) Diseñar y aprobar las estrategias, procesos y procedimientos a implementar en la ejecución del objeto contractual
g) Advertir los posibles incumplimientos por parte del contratista
h). Las demás que se consideren pertinentes para el logro de los objetivos del Fondo Emprender.
i) Las requeridas para la correcta ejecución del contrato, cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales.
El presente comité se reunirá ordinariamente cada mes y extraordinariamente cuando la ejecución del Contrato lo requiera.
Estará conformado por tres (3) delegados de la Dirección de Empleo y Trabajo xxx XXXX, entre ellos el supervisor, apoyo a la supervisión o interventor del contrato y dos (2) delegados del operador, la secretaria técnica de este será ejercida por el SENA.
Nota 1: Los miembros del operador tendrán voz pero no voto
Nota 2: El supervisor o interventor pueden hacer las reuniones y solicitudes, sin acudir comité técnico de mejoramiento, atendiendo a la facultades propias de seguimiento del contrato, sin embargo, deberá socializar éstas en dicho comité.
La designación de los miembros se realizará por comunicación escrita.
3.3 INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
La xxxx o el incumplmiento contractual se resolveran en principio, por el comité técnico de mejoramiento, para la cual se citará a reunión extraordinaría con ese único fin. En la citación se deberá indicar el motivo de la citación y la descripción de la situación presentada.
De dicha reunión, se deberá dejar constacia por medio de acta con un plan de mejoramiento, seguimiento y cronograma, si hay lugar a ello. El seguimiento de ese plan de mejoramiento será responsablidad del supervisor o interventor, del cual debe dejar constancia.
En las siguientes reuniones del comité técnico de mejoramiento, se deberá retomar el plan de mejoramiento y sus avances, el supervisor o interventor deberá rendir informe del mismo en dichas reuniones.
De no cumplirse el plan de mejoramiento, se deberá notificar al representante legal del contratista, en caso de tener alguna garantía se deberá hacer el aviso respectivo.
De sostenerse el incumplimiento o la xxxx, a criterio del comité técnico de mejoramiento y del supervisor o interventor del contrato, se llevará la situación ante la Junta Administradora. A esta reunión deberá asistir el Director Jurídico xxx XXXX o su delegado.
En la citación a la Junta Administradora para este único propósito, se deberá indicar el motivo de la citación y la descripción de la situación presentada, notificar al representante legal del contratista y en caso de tener alguna garantía se deberá hacer el aviso respectivo.
De esta reunión deberá surtir como resultado una de las rutas jurídicas viables en materia de incumplimiento contractual, la cual se comunicará al ordenador el gasto.
En caso de ser procedente el incumplimiento del contrato procederá lo señalado en el Manual interno de contratación que tenga fijado el SENA.
CAPITULO 4. MODIFICACIONES CONTRACTUALES
Los contratos pueden ser objeto de modificaciones en el marco del principio de la autonomía de la voluntad de las partes. Para el efecto, toda modificación debe estar presentada en la ficha técnica que deberá contener como mínimo objeto contractual, obligaciones, valor, duración, justificación de solicitud de modificación y se radicará ante el SENA - FONDO EMPRENDER.
Se entienden por modificaciones la adición, la prórroga, la modificación de cláusulas, la suspensión, entre otras; deberá realizarse por mutuo acuerdo entre las partes, y deberá realizarse durante el plazo de ejecución del respectivo contrato y contar con la justificación y recomendación escrita del supervisor y/o interventor del Contrato, la cual debe ser revisada previamente por Coordinador Nacional de Emprendimiento y el Director Nacional de Empleo y Trabajo. El contratista deberá ampliar o modificar las garantías exigidas en la forma establecida en la correspondiente modificación, suspensión, adición, prórroga.
El trámite requerido deberá adelantarse con mínimo ocho (8) días hábiles de antelación la elaboración de la modificación, adición, prórroga, cesión y/o suspensión respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio que el Fondo Emprender obtendrá.
Cesión del contarto: El contrato, ni los derechos y obligaciones que de él surjan, podrán ser cedidos por el contratista a ningún título a otra persona natural o jurídica sin el consentimiento previo, expreso y escrito del Director General xxx XXXX en calidad de administrador del Fondo Emprender.
CAPITULO 5. TERMINACIÓN, CIERRE Y LIQUIDACIONES
5.1 Cauales de terminación:
5.2 Recibo a satisfacción: Una vez terminados los contratos se procederá a recibir a satisfacción, el bien o servicio. En dicho documentos se dejara constancia de la fecha de termiación, causal de terminación y recibo del objeto y las obligaciones contractuales. Conforme a ello, se autorizará o no, por parte del supervisore, el último pago pendiente.
5.3 Liquidación de los contratos La liquidación del contrato procede una vez terminado el mismo, con el fin de efectuar una revisión total de las obligaciones ejecutadas, efectuando los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, para declararse x xxx y salvo, es decir, es un xxxxx xx xxxxxxx.
La liquidación del contrato, no libera al contratista de la obligación de responder por la calidad de los bienes o servicios contratados, por lo tanto, la Entidad deberá adelantar las acciones administrativas y/o legales a que hubiere lugar, cuando se presenten hechos posteriores a la Liquidación del Contrato, que se encuentren amparados en las garantías vigentes del mismo, de lo cual deberá dejarse constancia según aplique.
El plazo para la liquidación del mismo quederá en el contrato, en todo caso no podrá superar un año y medio posterior a la terminación del plazo contractual. El período anterior se fija en atención a la
acción civil en la cual se tiene un término de dos años, lo anterior con el fin de atender posibles reclamaciones que se puedan presentar.