SERVICIO PARA EL MONTAJE DE EVENTOS PARA EL LANZAMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN - PANAMÁ
FPU.SR- 19.5
SOLICITUD DE PROPUESTAS No. 6
SERVICIO PARA EL MONTAJE DE EVENTOS PARA EL LANZAMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN - PANAMÁ
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN EL MONTAJE DE EVENTOS PARA EL LANZAMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN - PANAMÁ
Elaborado por:
1
OCTUBRE 2022
Misión: Panamá
WBS: RR.0130.PA10.Q2.05.051
Correo para envío de propuesta y preguntas: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx
La Organización Internacional para las Migraciones (en lo sucesivo OIM) pretende contratar un Proveedor de servicios para la Producción de Videos y Fotografía, para lo cual se expide esta Solicitud de propuesta (SdP).
La OIM invita ahora a los Proveedores de servicios a que aporten las Propuestas financieras y técnicas para el servicio antes mencionado y del cual se proporciona más información en la sección IV – Términos de Referencia.
El Proveedor de Servicios será seleccionado según los procesos de selección basados en coste- calidad descritos en esta SdP.
La SdP incluye los siguientes documentos:
Sección I. Instrucciones para los Proveedores de servicios Sección II. Propuesta técnica – Formularios estándares Sección III. Propuesta financiera – Formularios estándares Sección IV. Términos de referencia
Sección V. Modelo de contrato estándar
Las Propuestas deben enviarse al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx según cronograma. No se aceptará ninguna propuesta que llegue tarde.
La OIM se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier Propuesta y a cancelar el proceso de selección y rechazar todas las Propuestas, en cualquier momento antes de la adjudicación de este contrato, sin incurrir de ese modo en ninguna responsabilidad con los Proveedores de servicios.
Compras OIM
Índice
Sección I - Instrucciones para los Proveedores de servicios 5
Sección II – Propuesta técnica – Formularios estándares 13
Sección III. Propuesta financiera – Formularios estándares 19
Sección IV. Términos de referencia 21
Sección V – Modelo de contrato estándar 000
Xxxxxx:
Xxxxx 0: HOJA DE INFORMACIÓN DEL VENDEDOR
ACTIVIDAD | FECHA PROGRAMADA |
Apertura de solicitud de propuesta | 17 de noviembre del 2022 |
Periodo de preguntas por parte de los proponentes en relación con los términos de referencia. | 22 de noviembre del 2022 |
Respuesta a preguntas sobre los términos de referencia | 25 de noviembre del 2022 |
Cierre de solicitud de propuesta | 29 de noviembre del 2022 correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx hasta las 15:00 hora de Panamá |
Anexo 2: ESTÁNDARES DE CONDUCTA DE LA OIM CRONOGRAMA
Evaluación de propuestas | A partir del 30 de noviembre de 2022 |
Sección I - Instrucciones para los Proveedores de servicios
1. Introducción
1.1 Solamente los Proveedores de servicios que cumplan los requisitos pueden presentar una Propuesta técnica y financiera para los servicios requeridos. La propuesta será la base para las negociaciones y finalmente para la formalización del contrato con la Empresa de asesoría.
1.2 Los Proveedores de servicios deben familiarizarse con las condiciones locales y tenerlas en cuenta al preparar la propuesta.
1.3 Los costos de los Proveedores de servicios por preparar la propuesta y negociar el contrato, no son reembolsables como costo directo de la asignación.
1.4 No se contratará a ningún Proveedor de servicios para ninguna asignación que suponga un conflicto con sus obligaciones anteriores o actuales con otras entidades adquirientes, o que los sitúe en posición de no ser capaces de llevar a cabo la asignación en el mejor interés de la OIM.
1.5 La OIM no está obligada a aceptar cualquier propuesta y se reserva el derecho a cancelar el proceso de selección en cualquier momento antes de la adjudicación de este contrato, sin incurrir de ese modo en ninguna responsabilidad con los Proveedores de servicios.
2. Prácticas corruptas, fraudulentas y coercitivas
2.1 La OIM exige que todo el personal de la OIM, Oferente, fabricantes, proveedores o distribuidores, cumplan los estándares más altos de ética durante la adquisición y ejecución de todos los contratos. La OIM rechazará cualquier propuesta presentada por los oferentes, o cuando sea aplicable, terminará su contrato, si se determina que se han involucrado prácticas corruptas, fraudulentas, colusorias o coercitivas. En el cumplimiento de esta política, la OIM define para los propósitos de este párrafo los términos establecidos a continuación como sigue:
• Práctica corrupta significa el ofrecer, dar, recibir o solicitar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor para influir en la acción de la Entidad que adquiere/contrata en el proceso de adquisición o en la ejecución del contrato;
• Práctica fraudulenta es cualquier acto u omisión, incluida la tergiversación, que a sabiendas o imprudentemente engaña, o intenta engañar, a la Entidad que adquiere/contrata en el proceso de adquisición o la ejecución del contrato, para obtener un beneficio económico u otro beneficio para evitar una obligación;
• Práctica colusoria es un acuerdo no divulgado entre dos o más oferentes pensado para alterar artificialmente los resultados del proceso de licitación para obtener un beneficio económico o de otro tipo;
• Práctica coercitiva es el perjuicio o daño, o la amenaza de perjudicar o dañar, directa o indirectamente, a cualquier participante en el proceso de licitación para influir indebidamente en sus actividades en un proceso de adquisición, o afectar la ejecución de un contrato.
3. Conflicto de intereses
3.1 Todos los oferentes que se descubra que tienen conflicto de intereses serán inhabilitados para participar en la adquisición en proceso. Un Oferente puede considerarse que tenga conflicto de intereses en cualquiera de las circunstancias expuestas a continuación:
• Un Oferente tiene accionistas mayoritarios en común con otro Proveedor;
• Un Oferente recibe o ha recibido cualquier subvención directa o indirecta de otro Oferente;
• Un Oferente tiene el mismo representante que otro Proveedor a efectos de esta oferta;
• Un Oferente tiene una relación, directamente o a través de terceros, que los sitúa en una posición para tener acceso a información, o influir en la oferta de otro o influir en las decisiones de la Misión/Entidad que adquiere acerca de este proceso de licitación;
• Un Oferente presenta más de una oferta en este proceso de licitación;
• Un Oferente que participó como asesor en la preparación del diseño o especificaciones técnicas de los Bienes y servicios relacionados que son objeto de este proceso de licitación.
4. Aclaraciones y modificaciones a los documentos de la SdP
4.1 En cualquier momento antes de la presentación de las propuestas, la OIM puede modificar la SdP, por cualquier razón, ya sea por su propia iniciativa o en respuesta a una aclaración. Cualquier modificación hecha estará disponible para todos los Proveedores de servicios preseleccionados que hayan acusado recibo de la Carta de solicitud de Propuesta SdP.
4.2. Los Proveedores de servicios pueden pedir una aclaración o aclaraciones sobre cualquier parte del documento. La petición debe enviarse por escrito o por medios electrónicos normales y presentada a la OIM en la dirección indicada en la SdP
según cronograma, antes de la fecha límite establecida para la presentación y recepción de Propuestas. La OIM responderá por escrito o por los medios electrónicos normales a dicha petición y esta estará disponible para todos aquellos que haya acusado recibo de la Carta de SdP sin identificar la fuente de la consulta.
5. Preparación de la propuesta
5.1 La Propuesta de un Proveedor de servicios/Empresa de asesoría tendrá dos (2) componentes:
a) La Propuesta técnica, y
b) La Propuesta financiera.
5.2 La Propuesta, y toda la correspondencia relacionada intercambiada entre los Proveedores de servicios y la OIM, será en Español. Todos los informes preparados por el Proveedor de Servicios contratado serán en Español.
5.3 Se espera que los Proveedores de servicios examinen al detalle los documentos que constituyen esta Solicitud de propuesta (SdP). La deficiencia material al proporcionar la información solicitada puede resultar en un rechazo de la propuesta.
6. Propuesta técnica
6.1 Cuando preparen la Propuesta técnica, los Proveedores de servicios deben prestar especial atención a lo siguiente:
a) Para la asignación del personal, la propuesta se basará en el número de personal profesional por número de meses estimados por la empresa, no se propondrá profesional alternativo.
b) Es deseable que la mayoría del personal profesional clave propuesto sean empleados fijos de la empresa o que tengan una relación laboral extensa y estable.
c) El personal profesional propuesto debe, como mínimo, tener una experiencia en el campo de trabajo promedio de por lo menos 3 años preferiblemente trabajando en condiciones similares a aquellas predominantes en el país de la asignación.
6.2 La Propuesta técnica proporcionará la siguiente información usando los Formularios estándares de propuesta técnica de FPT 1 a FPT 6 (Sección II) adjuntos y de requerir incluir documentos no estándar adicionales también lo podrán incluir, siguiendo las especificaciones técnicas de los términos de referencia.
a) Una breve descripción de la organización de los Proveedores de servicios y un resumen de la experiencia reciente sobre asignaciones de naturaleza similar (FPT-2), si es una empresa conjunta, lo mismo para cada socio. Para cada
asignación, el resumen debería indicar los perfiles del personal propuesto, duración de la asignación, cantidad del contrato, y participación de la empresa.
b) Una propuesta técnica y plan de trabajo para realizar la asignación (FPT-3), que incluya: descripción de metodología que se utilizará en cada uno de los entregables indicados en los términos de referencia.
c) La lista del equipo de personal profesional propuesto por área de experiencia, el puesto actual y las tareas que serían asignadas a cada miembro del equipo de personal (FPT-4).
d) Portafolio de servicios y empresas a quienes han vendido los mismos, de preferencia si son agencias de Naciones Unidas (FPT-5).
e) Cronograma de entrega de productos, que muestre el tiempo propuesto para llevar a cabo las actividades y entregables indicados en el plan de trabajo (FPT- 6).
6.3 La propuesta técnica no incluirá ninguna información financiera.
7. Propuesta financiera
7.1 Al preparar la Propuesta financiera, se espera que los asesores tengan en cuenta los requisitos y condiciones resumidos en la SdP. La Propuesta financiera seguirá los Formularios estándares de la Propuesta financiera de FPF 1 y FPF 2 (Sección III).
La propuesta financiera deberá presentarse en dólares americanos, completa, detallada, (la OIM está exenta de ITBMS), el valor debe coincidir con el valor colocado en la FPF-1 (Formulario de presentación de propuesta financiera).
En caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el estipulado en la propuesta financiera detallada. El detalle de los precios o cotización lo deberán incluir en el formato FPF-2.
7.2 La Propuesta financiera será válida durante 60 días naturales. Durante este período, se espera que el Proveedor de servicios mantenga disponible al personal profesional para la asignación1. La OIM se esforzará al máximo para completar las negociaciones y determinar la adjudicación dentro del período de validez. Si la OIM desea ampliar el período de validez de las propuestas, el Proveedor de servicios tiene derecho a no ampliar la validez de las propuestas.
8. Presentación, recepción y aperturas de las propuestas
1 A estos efectos, la Misión puede tener la opción de pedir una garantía de propuesta los Asesores seleccionados.
8.1 Los Proveedores de servicios solamente pueden presentar una propuesta. Si un Proveedor de servicios presenta o participa en más de una propuesta, dicha propuesta será descalificada.
8.2 Los Proveedores de servicios deberán enviar al correo electrónico detallado en el cronograma inicial con la siguiente referencia:
SDP No 6 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN EL MONTAJE DE EVENTOS PARA EL LANZAMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN - PANAMÁ
Nota 1: En caso de recibir una sola propuesta, OIM se reserva el derecho de no contratar a la única empresa que se presente y, en su caso, extender el plazo para recibir propuestas o realizar una segunda solicitud de propuesta.
9. Evaluación de las Propuestas
9.1 Después de que las Propuestas han sido presentadas al Comité Evaluador (CE) y durante el período de evaluación, se prohíbe que los Proveedores de servicios que han presentado sus Propuestas establezcan ninguna clase de comunicación con cualquier miembro de CE, acerca de asuntos en relación con sus Propuestas. Cualquier esfuerzo por parte de los Proveedores de servicios para influir en la OIM en el examen, evaluación, clasificación de la Propuesta, y recomendación para la adjudicación del contrato puede resultar en el rechazo de los Proveedores de servicios Propuesta. La propuesta técnica se evaluará sobre 100 puntos al igual que la financiera y el peso será de 50 para lo técnico y 50 para lo financiero aplicando la proporcionalidad respectiva.
No | Criterio | Descripción | Puntaje máximo asignado |
1 | - Experiencia General y Específica. | Lo que tiene que ver con la experiencia del proponente en proyectos similares y con la población meta. | 15 |
2 | Propuesta Técnica, Plan de Trabajo y Cronograma de Entrega de Productos. | La forma en que se desarrollará el proyecto tomando en cuenta los requerimientos detallados en los términos de referencia; así como el plan de trabajo y cronograma de trabajo detallado para la entrega de los productos. | 85 |
3 | Propuesta Financiera | Lo relacionado con la propuesta financiera para la ejecución del contrato. | 100 |
10. Evaluación técnica
10.1 El comité evaluador evaluará las Propuestas en base a su adecuación a los Términos de referencia, cumplimiento de los requisitos de la SdP y aplicando unos criterios de evaluación, subcriterios y sistema de puntos2.
Cada propuesta apta recibirá una puntuación técnica. La propuesta con la puntuación o rango más alto se identificará como la Propuesta mejor clasificada/calificada.
10.2 Se rechazará una propuesta en esta fase si no responde a los aspectos importantes de los TdR o si no logra la puntación de calificación técnica mínima que es
_70 puntos.
10.3 Las Propuestas técnicas de los Proveedores de servicios serán evaluadas basándose en los criterios y subcriterios siguientes:
|(i) Experiencia general de los Proveedores de servicios relevantes para la asignación:
CRITERIO A EVALUAR | PUNTAJE |
Entre 3 a 5 años | 2 |
Entre 5 y 10 años | 3 |
Más de 10 años | 5 |
(ii) Experiencia específica de los Proveedores de servicios relevantes para la asignación:
El proveedor deberá presentar mínimo 2 y máximo 5 certificaciones o contratos o actas de liquidación o cualquier documento que evidencie experiencia de trabajos similares a los requeridos, donde se detallen claramente los siguientes criterios: duración del contrato o proyecto, evaluación o calificación (bueno, malo, regular, de preferencia) y el monto. En caso de que las certificaciones no cumplan con estos requisitos serán calificadas en forma proporcional a los requisitos presentados.
Total de puntos para el criterio (i):
CRITERIO A EVALUAR | PUNTAJE |
2 certificaciones válidas | 5 |
3 certificaciones válidas | 8 |
5 certificaciones válidas | 10 |
Se asignarán los puntajes utilizando proporcionalidad directa.
(iii) Adecuación de la propuesta técnica y cronograma de entrega de productos.
CRITERIO A EVALUAR | PUNTAJE |
Propuesta técnica | 55 |
Plan de trabajo y cronograma de entrega de productos | 30 |
TOTAL | 85 |
La puntuación técnica mínima necesaria para pasar es: 70 Puntos
10.4 La Propuesta técnica no se considerará para la evaluación en ninguno de los casos siguientes:
a) Presentación tarde, es decir, después de la fecha límite establecida en el cronograma del proceso.
b) No presentar cualquiera de los requisitos técnicos y disposiciones estipuladas según la Instrucción al Proveedor de servicios y Términos de referencia.
SUB CRITERIO A EVALUAR | PUNTAJE |
Propuesta técnica que plantee la metodología que se utilizará para el cumplimiento los Términos de Referencia. • Detalla Metodología de trabajo a utilizar durante el evento 5 pts • Detalla requerimientos de estructura y equipamiento 20 pts • Detalla los programas a utilizar para streaming 10 pts | 35 |
Equipo de trabajo, que incluya como mínimo: • 1 Coordinador del evento 10 pts • 1 Operador de Consola 5pts • 1 Operador xx Xxxxxx 5 pts * Debe presentar hojas de vida * Ver FPT – 4: Composición del equipo y asignaciones de tareas | 20 |
Cronograma de montaje y desmontaje del evento | 30 |
TOTAL | 85 |
11. Evaluación financiera
11.1 El CE determinará la integridad de la Propuesta financiera, si todos los formularios están presentes y lo que hacía valorar tiene precio.
11.2 El CE corregirá cualquier error computacional. En caso de una discrepancia entre una cantidad parcial y la cantidad total, o entre las palabras y los números, la primera prevalecerá. Además, las actividades y artículos descritos en la propuesta técnica, pero sin precio, se asumirá que está incluido en los precios de otras actividades o artículos.
11.3 El proponente deberá presentar un presupuesto detallado de los diferentes rubros en que deberá incurrir para cumplir con el objeto del contrato, que incluya valores unitarios, porcentaje de participación en el proyecto, valor total y un narrativo.
Se otorgará el mayor puntaje 100 puntos a la propuesta financiera de precios más baja, y los demás se les calificarán de manera proporcional, aplicando la siguiente fórmula:
Pi = Om x PMPE / Oi Dónde:
i = Propuesta
Pi = Puntaje de la propuesta económica i Oi = Propuesta Económica i
Om = Propuesta Económica de monto o precio más bajo PMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica
Aquellas propuestas que en su elaboración no refleje consistencia técnica, financiera y legal serán rechazadas por la OIM, no serán consideradas para el cálculo proporcional.
Nota: La empresa ganadora del concurso deberá enviar la información financiera que aplique, de los últimos 2 años cerrados, para realizar un análisis financiero que habilitará los porcentajes y entrega de anticipos.
También se realizará un análisis de la documentación legal lo que habilitará la firma o no del contrato.
12. Negociaciones
12.1 El propósito de la negociación es llegar a un acuerdo en todos los puntos y formalizar un contrato. La fecha y dirección esperadas para la negociación del contrato se definirá posteriormente de ser necesario.
12.2 Todo acuerdo en la negociación se incorporará entonces a la descripción de los servicios y formará parte del Contrato.
13. Adjudicación del Contrato
13.1 El contrato se adjudicará, mediante un aviso de adjudicación, siguiendo las evaluaciones y la posterior post-calificación al Proveedor de servicios con la Propuesta adecuada mejor clasificada. A partir de ahí, la OIM notificará en seguida a los otros Proveedores de servicios preseleccionados que no tuvieron éxito y les devolverá sus Propuestas financieras sin abrir. La notificación se enviará a aquellos Proveedores de servicios que no pasaron la evaluación técnica.
14. Confidencialidad
14.1.1 La información relativa a la evaluación de propuestas y recomendaciones acerca de las adjudicaciones no se divulgará al Proveedor de servicios que presentó la Propuesta o a otras personas no interesados oficialmente con el proceso. El uso indebido por parte de cualquier Proveedor de servicios de información confidencial relativa al proceso puede resultar en el rechazo de su Propuesta y puede estar sujeto a las disposiciones de la política de corrupción y antifraude de la OIM.
Sección II – Formularios estándares de propuesta técnica
FPT-1: Formulario de presentación de la propuesta técnica
Para: OIM Panamá Damas/Caballeros:
Nosotros, los abajo firmantes, nos ofrecemos a prestar los Servicios objeto de estos TDr de acuerdo con su Solicitud de Propuesta (SdP) fechada el [ver cronograma] y nuestra Propuesta y presentamos aquí nuestra Propuesta, que incluye esta Propuesta técnica, y una Propuesta financiera.
Si las negociaciones se celebran después del período de validez de la Propuesta, nos comprometemos a negociar en base al personal propuesto. Nuestra Propuesta es vinculante para nosotros y está sujeta a las modificaciones que resulten de las negociaciones del Contrato.
Reconocemos y admitimos el derecho de la OIM para inspeccionar y auditar todos los documentos relativos a nuestra Propuesta independientemente de si formalizamos un contrato con la OIM como resultado de esta propuesta o no.
Entendemos que no están obligados a aceptar cualquier Propuesta que reciban. Quedando a su disposición,
Le saluda atentamente,
Nombre del firmante: Cargo del firmante: Fecha:
FPT – 2: Organización de los Proveedores de servicios
Favor detallar una breve descripción de la organización de los Proveedores de servicios y un resumen de la experiencia reciente sobre asignaciones de naturaleza similar.
FPT – 3: Propuesta técnica y Plan de Trabajo
Favor detallar su propuesta técnica y plan de trabajo para los entregables requeridos en los términos de referencia.
FPT – 4: Composición del equipo y asignaciones de tareas
Favor detallar la lista del equipo de personal profesional propuesto por área de experiencia, el puesto actual en la empresa y las tareas que serían asignadas a cada miembro del equipo de personal.
Personal asignado al proyecto | ||||
Nombre | Cargo dentro del proyecto | Años de experiencia | Adjunta hoja de vida si/no | Funciones a desempeñar |
FPT – 5: Portafolio de servicios y empresas a quienes han vendido los mismos, de preferencia si son agencias de Naciones Unidas
FPT-6: Cronograma de Entrega
Cronograma de entrega de productos, que muestre el tiempo propuesto para llevar a cabo las actividades y entregables indicados en el plan de trabajo.
Sección III. - Formularios estándares de Propuesta financiera
FPF-1: Formulario de presentación de propuesta financiera
Para: OIM Panamá, Damas/Caballeros:
Nosotros, los abajo firmantes, nos ofrecemos a prestar los Servicios de PARA EL MONTAJE DE EVENTOS PARA EL LANZAMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN - PANAMÁ de
acuerdo con su Solicitud de Propuesta (RFP) fechada el [inserte Fecha] y nuestra Propuesta (Propuestas técnicas y financieras). Nuestra propuesta financiera es por la suma de [cantidad en letra y cifra] (favor tomar en cuenta que la OIM está exonerada de impuestos).
Nuestra propuesta financiera será vinculante sujeta a las modificaciones que resulten de las negociaciones del Contrato, hasta el vencimiento del período de validez 60 días naturales de la Propuesta.
Confirmamos que hemos leído, entendido y aceptamos los contenidos de las Instrucciones para los Proveedores, Términos de referencia (TdR), el borrador del Contrato, las provisiones relativas a la elegibilidad de los Proveedores de servicios, todos y cada de los boletines emitidos y otros adjuntos e inclusiones incluidos en la SdP que nos enviaron.
Entendemos que no están obligados a aceptar cualquier Propuesta que reciban. Quedando a su disposición,
Le saluda atentamente,
Nombre del firmante:
Cargo del firmante:
Fecha:
FPF– 2: Cotización o detalle de precios.
Favor detallar los costos unitarios de cada uno de los entregables incluídos en los términos de referencia.
Sección IV – Términos de Referencia
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN EL MONTAJE DE EVENTOS PARA EL LANZAMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN - PANAMÁ
CONTEXTO:
La OIM, creada en 1951, es la principal organización intergubernamental en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover una gestión ordenada y humana de la migración para beneficio de todos. Provee servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.
Con el objetivo de brindar una respuesta coordinada e integral, la OIM implementa un proyecto de desarrollo basado en la Estrategia de Integración en Comunidades de la OIM en Panamá a través del Proyecto de Respuestas Integrales sobre la Migración en Centroamérica (IRM) financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo (USAID), que identifica como prioridad contribuir a que las personas migrantes en situación de vulnerabilidad de distintas nacionalidades en tres municipios del país tengan mayor posibilidad de integrarse a las comunidades de acogida y generando intervenciones en y desde las comunidades que logren facilitar la inclusión a nivel individual, comunitario y estructural.
JUSTIFICACIÓN
La Organización Internacional para las Migraciones OIM, en esta ocasión desea realizar un lanzamiento de la Estrategia de Integración desde el proyecto IRM, con el fin de presentar ante actores claves tales como instituciones de estado, representantes de delegaciones diplomáticas, organizaciones de sociedad civil, medios de comunicación, entre otros, la metodología, logros del proyecto, los desafíos y las buenas prácticas en la implementación de la misma.
Bajo la premisa de lo anterior, se requiere de la contratación de una empresa especializada en montaje de eventos con experiencia en el diseño, supervisión de montajes, iluminación y que, además, se encargue de verificar y supervisar los procesos de instalación y uso de sistemas de sonorización, así como brindar el soporte técnico de acuerdo con la planificación de la actividad contemplada.
OBJETIVO GENERAL:
Contratar una empresa especializada en el montaje de eventos para el lanzamiento de la Estrategia de Integración– Panamá responsable de brindar la asistencia técnica, la coordinación y logística del evento.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y ACCIONES A DESARROLLAR:
La empresa deberá ejecutar acciones innovadoras y eficientes de gran impacto dirigidos a la población meta, actores locales, aliados, donantes y prensa nacional e/o internacional para desarrollar el evento de manera presencial en un hotel de la localidad.
A continuación, se detallan los servicios y productos generales y específicos que deben ser prestados por la empresa a contratar para los cuales deberá contar con los recursos humanos y equipos necesarios para su realización:
SERVICIOS PARA COTIZAR
Habilitación de espacios físicos en un hotel de la capital, con pantallas, iluminación y servicio de streaming a trasmitir por la cuenta de youtube y Facebook de la OIM Panamá durante el lanzamiento de la Estrategia de Integración el viernes 00 xx xxxxxxxxx xxx 0000, xx xx xxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx en un horario de 8:00 a.m. (hora de inicio del evento) a 2:30 p.m. (Hora de finalización del evento):
El montaje debe realizarse el día anterior y desmontaje el mismo día. Presentar el detalle dentro del cronograma de trabajo.
Estructura y equipamiento: |
SALON PRINCIPAL • Pantalla led de 7 mts x 3 mts • 26 Luces led para ambientar el salón • Podium digital con logo y micrófono de cuello de ganso • 3 cámaras HD para transmisión multicast vía video live, hacia youtube, Facebook, Instagram y página web de la campaña. • Servidor de transmisión streaming • Switcher / Interfaz para captura de audio. SALON SECUNDARIO • 2 pantallas con maqueta de 50 pulgadas para la proyección de imágenes y videos. • 16 atriles xx xxxxxx dimensiones aproximadas: 83cm x 65cm x 162 cm. 14 atriles para cuadros de 24x30 pulgadas y 2 atriles para cuadros de 30x40 pulgadas LOBBY DEL EVENTO • 1 pantalla con maqueta de 50 pulgadas para la proyección de imágenes y videos. |
La empresa debe contar con personal idóneo en todas las etapas del desarrollo, asegurando la calidad del evento, además del apoyo y soporte técnico entre los cuales |
debe contemplar: • Operador de consola; operadores de cámaras para transmisión streaming; • Personal responsable de montaje y desmontaje. |
Decoración: |
• Forrado de tarima en vinil color por definir. |
Consideraciones: • Empresa debe prestar el servicio de streaming, contar con sus laptops, extensiones o cualquier otro equipo/ herramientas y personal que sea requerido para el cumplimiento de lo requerido. • Personal debe procurar vestimenta formal o uniforme laborar para sus funciones durante la actividad. • Coordinar con personal técnico de OIM los aspectos relacionados al montaje del evento. |
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
1. Más de 3 años de experiencia en montaje de eventos y transmisión streaming de los mismos.
2. Experiencia previa con OIM (deseable).
3. Experiencia trabajando en montaje de eventos con organismos de naciones unidas.
PRESUPUESTO REFERENCIAL
El monto total de la contratación será de USD 10,000.00
Sección V – Contrato pro-forma o contrato en orden de compra
Se adjunta el Anexo con el modelo del contrato que como resultado de la presente SdP, se suscribirá; no obstante lo anterior la OIM se reserva el derecho a realizar modificaciones a dicho modelo una vez adjudicado el proceso cuando así lo considere pertinente.
No. de Ref. de la oficina de la OIM | |
Código de Proyecto de la OIM |
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
entre
la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) y
[Nombre del Proveedor de Servicios]
Relativo a [Tipo de Servicios]
El presente Contrato de prestación de servicios se establece entre, por un lado, la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), una organización que forma parte del sistema de las Naciones Unidas, Oficina de la OIM en [XXX], [dirección de la Oficina de la OIM], representada por [nombres y cargo del Jefe de Misión, etc.], en adelante denominada “OIM”, y, por otro, [nombre del Proveedor de servicios], [dirección], representado por [nombres y apellidos, cargo del representante del Proveedor de servicios], en adelante denominado “Proveedor de servicios”. La OIM y el Proveedor de servicios también se denominarán individualmente como una “Parte” y conjuntamente como las “Partes”.
1. Introducción y documentos constitutivos del Contrato
A tenor de lo dispuesto en el presente Contrato y sus anexos, si los hubiere, el Proveedor de servicios se compromete a prestar a la OIM [enuncie brevemente los servicios].
Los documentos que se enumeran a continuación forman parte de este Contrato: [añádanse o suprímanse, según convenga]
a) Anexo A - Oferta/formulario de oferta
b) Anexo B - Lista de precios
c) Anexo C - Plazos de ejecución y Términos de Referencia
d) Anexo D - Aviso de adjudicación aceptado
e) Anexo E - Términos y Condiciones para Contratos Tipo de Servicios Financiados por la Unión Europea
2. Servicios Prestados
2.1 El Proveedor de servicios se compromete a prestar a la OIM los siguientes servicios (en adelante los "Servicios"):
[Descripción de los servicios que serán prestados. Cuando proceda, señálese, entre otras cosas, la ubicación y la frecuencia en que deban prestarse los servicios. Enumérense todas las prestaciones que deban realizarse y su plazo de ejecución, si procede. La descripción deberá ser tan detallada como sea posible a fin de proporcionar una referencia fiable para medir el cumplimiento. Podría ser necesario adjuntar una descripción de los servicios a modo de anexo.]
2.2 El Proveedor de servicios empezará a prestar los Servicios a partir de [fecha], y deberá haber concluido de forma satisfactoria a más tardar el [fecha].
2.3 El Proveedor de servicios se compromete a prestar los Servicios requeridos en virtud del presente Contrato, de conformidad rigurosa con las especificaciones contenidas en la presente cláusula y en cualquiera de los anexos adjuntos.
[Opcional para acuerdos a largo plazo (elimínelo si no corresponde)]
2.4 Nada en este Contrato se interpretará como la creación de una relación exclusiva entre las Partes. La OIM no garantiza y no está obligada a solicitar una cantidad mínima de Servicios durante la vigencia de este Contrato.
[Opcional para “Piggybacking” con otras agencias de la Naciones Unidas (elimínelo si no corresponde)]
2.5 Si alguna entidad de las Naciones Unidas ("NNUU") desea hacer uso de servicios que son del mismo tipo que los Servicios a través de sus propios formatos de contratación, el Proveedor de servicios le brindará dichos servicios a precios y condiciones no menos favorables que los proporcionados en este Contrato para los Servicios. A tal efecto, la OIM tendrá derecho a divulgar información relacionada con este Contrato a cualquier otra entidad de las Naciones Unidas.
3. La Tarifa por los Servicios
3.1 En total consideración por el desempeño completo de los Servicios de acuerdo con los términos del Contrato, el precio total con todo incluido para los Servicios bajo este Contrato será [código de moneda] [monto en números] ([monto en palabras]) (la "Tarifa por los servicios").
3.2 El Proveedor de servicios presentará su factura a la OIM una vez finalizada la prestación de todos los Servicios. Dicha factura deberá incluir: [servicios prestados, tarifa por hora, número de horas facturadas, gastos de viaje y gastos corrientes reembolsables, (añádanse o suprímanse elementos, según corresponda)].
3.3 La Tarifa por los Servicios será exigible en [número de días en cifras] ([cifra en palabras]) días a partir de la recepción y aprobación de la factura por la OIM. El pago se realizará en [código de divisa] mediante transferencia bancaria a la siguiente cuenta bancaria:
Nombre del Banco:
Sucursal:
Nombre de la cuenta:
Número de la cuenta:
Código SWIFT:
Número IBAN:
3.4 El Proveedor de servicios se hará cargo del pago de todos los impuestos, derechos, tasas y demás gravámenes que le correspondan con relación al presente Contrato.
3.5 Sin perjuicio de ningún otro derecho o recurso que posea, la OIM podrá aplazar el pago parcial o integral de los Servicios prestados hasta que el Proveedor de servicios haya completado íntegramente y de forma satisfactoria para la OIM los servicios ligados al pago de dicha prestación.
4. Garantías
4.1 El Proveedor de servicios garantiza que:
a) Es una entidad financieramente sólida que cuenta con la autorización, recursos humanos, equipos, pericia y experiencia adecuados y con las capacidades y aptitudes necesarias para implementar, completa y satisfactoriamente, dentro del periodo estipulado, la prestación de Servicios en conformidad con el presente Contrato;
b) Se atendrá a todas las leyes, ordenanzas, normas y reglamentos vigentes al dar cumplimiento a sus obligaciones en el marco del presente Contrato;
c) Actuará en aras del interés superior de la OIM en cualesquiera circunstancias;
d) Xxxxxx funcionario de la OIM ni terceros han recibido o recibirán, por parte del Proveedor de servicios, beneficio directo o indirecto alguno que pudiere surgir del presente Contrato o de las asignaciones que de él dimanen, ni tampoco oferta alguna de dichos beneficios directos o indirectos;
e) No ha tergiversado, falseado u ocultado ningún hecho sustancial con miras al establecimiento del presente Contrato;
f) El Proveedor de servicios, su personal o asociados, no han sido previamente inhabilitados por la OIM para tomar parte en contratos de la OIM;
g) Ha contratado o contratará la cobertura de seguro apropiada para el periodo de prestación de Servicios en virtud del presente Contrato;
h) La Tarifa por los Servicios especificada en este Contrato constituirá la única remuneración en relación con este Contrato. El Proveedor de servicios no aceptará, para su propio beneficio, ninguna comisión comercial, descuento o pago similar en relación con las actividades estipuladas en el presente Contrato o en el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del mismo. El Proveedor de servicios se asegurará de que todos los subcontratistas, así como el personal y agentes de los mismos, no reciban remuneración alguna adicional de tal naturaleza.
i) Respetará el estatus legal, los privilegios y las inmunidades de la OIM como organización intergubernamental, como la inviolabilidad de los documentos y el archivo donde quiera que se encuentre, la exención de impuestos, la inmunidad frente a procesos legales o la jurisdicción nacional. En caso de que el Proveedor de servicios tenga conocimiento de cualquier situación en la que no se respeten plenamente el estatus legal y los privilegios o las inmunidades de la OIM, deberá informar inmediatamente a la OIM.
j) No está incluido en la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas más reciente ni está sujeto a sanciones u otras suspensiones temporales. El Proveedor de servicios informará a la OIM si queda sujeto a alguna sanción o suspensión temporal durante la vigencia de este Contrato.
k) No debe emplear, proporcionar recursos, apoyar, contratar o tratar de otra manera con ninguna persona, entidad u otro grupo asociado con el terrorismo según la última Lista consolidada de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y todas las demás leyes antiterrorismo aplicables. Si, durante la vigencia de este Contrato, el Proveedor de servicios determina que existen alegatos creíbles de que los fondos transferidos a él de conformidad con este Contrato se han utilizado para proporcionar apoyo o asistencia a personas o entidades asociadas con el terrorismo, informará a la OIM de inmediato quién, en consulta con los donantes, según corresponda, determinará una respuesta adecuada. El Proveedor de servicios asegurará que este requisito se incluya en todos los subcontratos.
4.2 El Proveedor de servicios garantiza que cumplirá con los más altos estándares éticos en la ejecución de este Contrato, lo que incluye no involucrarse en ninguna práctica fraudulenta, corrupta, discriminatoria o de explotación, o en otras prácticas que sean inconsistentes con los derechos establecidos en la Convención sobre el Derechos del niño. El Proveedor de servicios informará inmediatamente a la OIM de cualquier sospecha de que la siguiente práctica haya ocurrido o exista:
(a) una práctica corrupta, definida como la oferta, entrega, recepción o solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor para influir en la acción de la OIM en el proceso de adquisición o en la ejecución del Contrato;
(b) una práctica fraudulenta, definida como cualquier acto u omisión, incluida una tergiversación, que con conocimiento o imprudencia engaña o intenta inducir a error a la OIM en el proceso de adquisición o la ejecución de un contrato, para obtener una ganancia financiera u otro beneficio o para evitar una obligación;
(c) una práctica colusoria, definida como un acuerdo no divulgado entre dos o más postores diseñado para alterar artificialmente los resultados del proceso de licitación para obtener una ganancia financiera u otro beneficio;
(d) una práctica coercitiva, definida como perjudicar o dañar, o amenazar con perjudicar o dañar, directa o indirectamente, a cualquier participante en el proceso de licitación para influir indebidamente en sus actividades o afectar la ejecución de un contrato.
(e) una práctica obstructiva, definida como (i) deliberadamente destruir, falsificar, alterar u ocultar material probatorio a las investigaciones de la OIM, o hacer declaraciones falsas a los investigadores de la OIM para impedir materialmente una investigación debidamente autorizada sobre denuncias de fraude, corrupción, prácticas colusorias, coercitivas o no éticas; y / o amenazar, acosar o intimidar a cualquiera de las partes para que presente su conocimiento de asuntos relevantes para la investigación o para llevar a cabo la investigación; o (ii) actos destinados a impedir materialmente el ejercicio de los derechos contractuales de acceso de la OIM a la información.
(f) cualquier otra práctica no ética contraria a los principios de eficiencia y economía, igualdad de oportunidades y competencia abierta, transparencia en el proceso y documentación adecuada, normas éticas más estrictas en todas las actividades de adquisición.
4.3 El Proveedor de servicios garantiza asimismo que:
a) Adoptará todas las medidas pertinentes para prohibir y prevenir la explotación y el abuso sexuales, así como cualquier intento o amenaza de cometerlos, por parte de sus empleados o de cualquier otra persona contratada o bajo su supervisión para que lleve a cabo las actividades previstas en el marco del presente Contrato (“otro personal”). A efectos del presente Contrato, se entenderá que la explotación y el abuso sexuales comprenden:
1. La concesión de dinero, bienes, servicios, tratos preferenciales, oportunidades de empleo u otras ventajas a cambio de favores o actividades sexuales, incluidos los tratos humillantes o degradantes de naturaleza sexual; el abuso de una situación de vulnerabilidad, una relación de poder desigual o una relación de confianza con fines sexuales, y el contacto físico de carácter sexual impuesto por la fuerza o en condiciones de desigualdad o de coerción.
2. Toda actividad sexual mantenida con una persona menor de 18 años (“menor”), excepto en el caso de que el empleado o miembro de personal concernido esté casado legalmente con el menor, y este último tenga la mayoría de edad o la edad de libre consentimiento establecida tanto en su país de ciudadanía como en el país de ciudadanía del empleado o miembro del personal concernido.
b) Desaconsejará firmemente a sus empleados y demás miembros del personal cualquier relación sexual con los beneficiarios de la OIM.
c) Notificará oportunamente a la OIM las denuncias o sospechas de eventuales actos de explotación o abuso sexuales, e investigará y adoptará las medidas correctivas pertinentes, incluida la imposición de medidas disciplinarias a las personas responsables de los actos de explotación o abusos sexuales.
d) Garantizará la incorporación de las disposiciones relativas a los actos de explotación o abusos sexuales en todos los subcontratos.
e) Respetará los compromisos antedichos en todo momento.
4.4 El Proveedor de servicios reconoce y acepta expresamente que el incumplimiento por parte del Proveedor de servicios, o por cualquiera de los empleados, contratistas, subcontratistas o agentes del Proveedor de servicios, de cualquier disposición contenida en los Artículos 4.1, 4.2 o 4.3 de este Contrato constituye un
incumplimiento material de este Contrato y dará derecho a la OIM a rescindir este Contrato inmediatamente y sin responsabilidad mediante notificación por escrito. En el caso de que la OIM determine, ya sea a través de una investigación o de otra manera, que se ha producido tal incumplimiento, además de su derecho a rescindir el Contrato, la OIM tendrá derecho a recuperar del Proveedor de servicios todas las pérdidas sufridas por la OIM en relación con tal incumplimiento.
5. Cesión y subcontratación
5.1 El Proveedor de servicios no deberá ceder o subcontratar parcial o íntegramente las actividades previstas en el marco del presente Contrato, a menos que haya que haya obtenido la aprobación previa por escrito de la OIM. Cualquier subcontratación que emprenda el Proveedor de servicios sin la aprobación escrita de la OIM podrá ser motivo de rescisión o de suspensión del presente Contrato.
5.2 En determinados casos excepcionales, y tras la previa aprobación escrita de la OIM, ciertas tareas y porciones de actividades podrán ser asignadas a un subcontratista. A pesar de la aprobación escrita antedicha, el Proveedor de servicios no estará eximido de ninguna responsabilidad u obligación en el marco del presente Contrato ni creará relación contractual alguna entre el subcontratista y la OIM. El Proveedor de servicios incluirá en el acuerdo con el subcontratista todas las disposiciones de este Contrato que sean aplicables al subcontratista, incluyendo las Garantías y Disposiciones Especiales. El Proveedor de servicios seguirá estando vinculado y siendo responsable en virtud del presente Contrato y será directamente responsable ante la OIM de cualquier falta en el desempeño del subcontratista. Por ende, el subcontratista no tendrá fundamento alguno de demanda en contra de la OIM por cualquier incumplimiento del subcontrato.
6. Retrasos, Incumplimientos y Fuerza Mayor
6.1 El tiempo es fundamental para la ejecución de este Contrato. Si el Proveedor de servicios no proporciona los Servicios dentro de los plazos acordados en el Contrato, la OIM, sin perjuicio de otros recursos en virtud de este Contrato, tendrá derecho a deducir una indemnización por daños y perjuicios por demora. El monto de dicha indemnización por daños y perjuicios será del 0,1% del valor de la Tarifa por los servicios total por día o parte del mismo hasta un máximo del 10% de la Tarifa por los servicios. La OIM tendrá derecho a deducir dicho monto de las facturas pendientes del Proveedor de servicios, si las hubiera. Dicha indemnización por daños y perjuicios solo se aplicarán cuando el retraso sea causado únicamente por el incumplimiento del Proveedor de servicios. La aceptación de los Servicios entregados con retraso no se considerará una renuncia a los derechos de la OIM de responsabilizar al Proveedor de Servicios por cualquiera pérdida y/o daño resultante de los mismos, ni actuará como una modificación de la obligación del Proveedor de Servicios de prestar más Servicios de acuerdo con el Contrato.
6.2 En caso de que el Proveedor de Servicios no cumpla materialmente con los términos y condiciones de este Contrato, la OIM podrá, después de notificar por escrito al Proveedor de servicios con 30 días de anticipación para que cumpla, y sin perjuicio de cualquier otro derecho o recurso, rescindir sin responsabilidad el Contrato con efecto inmediato.
6.3 Ninguna de las Partes será responsable de cualquier retraso en el desempeño o incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en el marco del presente Contrato si dicho retraso o incumplimiento se debiere a motivos de fuerza mayor, a saber: un evento natural imprevisible e invencible, un acto xx xxxxxx (bien sea declarada o no), invasión, revolución, insurrección, terrorismo, bloqueo o embargo, huelga, restricciones gubernamentales o estatales, desastre natural, epidemia, crisis de salud pública, u otras circunstancias que no sean causadas por, o, que no pudiesen ser controladas por la Parte afectada.
Tan pronto como sea posible luego de la ocurrencia del evento de fuerza mayor que impacte la capacidad de la Parte afectada para cumplir sus obligaciones bajo el presente Contrato, la Parte afectada deberá notificar y proporcionar los detalles inmediatamente y por escrito a la otra Parte, de la existencia de dicho evento de fuerza mayor y de la probabilidad de que se produzca un retraso. Al recibir dicha notificación, la otra Parte deberá tomar medidas según lo que razonablemente considere apropiado o necesario bajo las circunstancias, incluyendo otorgar a la Parte afectada una extensión de tiempo razonable para que ésta cumpla con sus obligaciones. Durante dicho periodo de fuerza mayor, la Parte afectada deberá tomar acciones razonables para minimizar los daños y reanudar el desempeño.
La OIM tendrá el derecho, sin que le sea imputable responsabilidad alguna, de suspender o rescindir el presente Contrato si el Proveedor de servicios no está en capacidad de cumplir con sus obligaciones bajo el Contrato por causa de fuerza mayor. En caso de suspensión o rescisión aplicarán los términos de la cláusula 17 (Rescisión).
7. Contratista independiente
El Proveedor de servicios, sus empleados y otro personal, así como sus subcontratistas y su personal, si lo hubiera, realizarán todos los Servicios con arreglo al presente Contrato como contratista independiente y no en calidad de empleado o agente de la OIM.
8. Auditorías
El Proveedor de servicios se compromete a llevar registros contables y a conservar comprobantes, datos estadísticos o cualquier otro documento pertinente relativos a los Servicios, con arreglo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a fin de justificar adecuadamente todos los gastos directos e indirectos de cualquier índole, derivados de las transacciones relacionadas con los Servicios prestados, según lo dispuesto en el presente Contrato. El Proveedor de servicios pondrá a disposición de la OIM o del representante designado por ésta dichos registros y documentos en un tiempo prudencial durante un plazo de 7 (siete) años a partir de la fecha del último pago, con fines de inspección, auditoría o reproducción. Los empleados del Proveedor de servicios tendrán que estar a disposición para ser entrevistados previa petición.
9. Confidencialidad
9.1 Cualquier información, incluida aquélla de carácter personal, que esté en posesión o conocimiento del Proveedor de servicios con relación al presente Contrato o a la prestación de Servicios deberá ser tratada con estricta confidencialidad. El Proveedor de servicios no comunicará dicha información a terceros sin la previa autorización escrita de la OIM. El Proveedor de servicios se atendrá a los Principios de Protección de Datos de la OIM en caso de que reúna, reciba, utilice, transfiera o almacene cualquier dato personal en el cumplimiento del presente Contrato. Esta obligación subsistirá tras la expiración o rescisión del presente Contrato.
9.2 Sin perjuicio del párrafo precedente, la OIM podrá revelar información relacionada con el presente Contrato, como el nombre del Proveedor de Servicios, y el valor del Contrato, el título del contrato/proyecto, la naturaleza y el propósito del contrato/proyecto, el nombre y la localidad/domicilio del Proveedor de Servicios y el monto del contrato/proyecto, en toda la medida que sea requerida por los donantes de la OIM o en relación con cualquier obligación que tenga la OIM bajo el contexto de cualquier iniciativa en favor de la transparencia y la responsabilidad para con los fondos recibidos por la OIM, de conformidad con las políticas, instrucciones y regulaciones de la OIM.
10. Propiedad intelectual
Toda la propiedad intelectual u otros derechos de propiedad que incluyan pero no se limiten únicamente a patentes, derechos de autor, marcas registradas y propiedad de los datos, dimanantes de la prestación de Servicios deberán concederse a la OIM, con inclusión, y sin restricción alguna, de los derechos a utilizar, reproducir, adaptar, publicar y distribuir cualquier rubro o parte del mismo.
11. Notificaciones
Cualquier notificación efectuada en cumplimiento del presente Contrato será suficiente si es por escrito y recibida por la otra Parte en las siguientes direcciones:
Organización Internacional para las Migraciones (OIM)
A la atención de: [Nombres y apellidos de la persona de contacto de la OIM] [Dirección de la OIM]
Correo electrónico: [Correo electrónico de la OIM]
[nombre completo del Proveedor de servicios]
A la atención de: [Nombres y apellidos de la persona de contacto del Proveedor de servicios] [Dirección del Proveedor de servicios]
Correo electrónico: [Dirección del Proveedor de servicios]
12. Solución de conflictos
12.1 Todo conflicto, controversia o reclamación derivada del presente Contrato o relacionada con éste, así como el incumplimiento, rescisión o nulidad del mismo se resolverá de forma amistosa mediante negociación entre las Partes.
12.2 En el supuesto de que el conflicto, controversia o reclamación no se resuelva mediante negociación en los 3 (tres) meses siguientes a la recepción de la notificación enviada por
una de las Partes a fin de señalar la existencia del conflicto, controversia o reclamación, cualquiera de las Partes podrá solicitar la resolución del conflicto, controversia o reclamación mediante un proceso de conciliación dirigido por un conciliador, de conformidad con el Reglamento de Conciliación de 1980 de la CNUDMI. No es aplicable el Artículo 16 del Reglamento de Conciliación de la CNUDMI.
12.3 En el supuesto de que la conciliación fracasara, cualquiera de las Partes podrá someter el conflicto, controversia o reclamación a arbitraje, a más tardar 3 (tres) meses después de la fecha de conclusión del proceso de conciliación, de conformidad con el Artículo 15 del Reglamento de Conciliación de la CNUDMI. El arbitraje se realizará de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de 2010 de la CNUDMI, aprobado en 2013. Habrá únicamente un árbitro y el idioma del proceso de arbitraje será el inglés, a menos que las Partes acuerden lo contrario por escrito. El tribunal de arbitraje no tendrá autoridad para conceder indemnizaciones punitivas. El laudo arbitral será definitivo y obligatorio.
12.4 El presente Contrato, así como el acuerdo de arbitraje anterior, se regirán por los términos del presente Contrato, complementados por los principios generales del derecho aceptados internacionalmente para los asuntos que no estén cubiertos por el Contrato, con exclusión de cualquier sistema jurídico nacional individual que someta el Contrato a las leyes de una jurisdicción específica. Se considerará que los principios generales del derecho aceptados internacionalmente comprenden los Principios UNIDROIT sobre los Contratos Comerciales Internacionales. Ambas Partes mantendrán la confidencialidad en la solución de controversias. Esta Cláusula permanecerá vigente tras el vencimiento o la rescisión del presente Contrato.
13. Utilización del nombre de la OIM, Abreviatura y Emblema
El Proveedor de servicios no tendrá derecho a utilizar el nombre, la abreviatura o el emblema de la OIM sin la autorización previa por escrito de la OIM. El Proveedor de servicios reconoce que el uso del nombre, la abreviatura y el emblema de la OIM está estrictamente reservado para los fines oficiales de la OIM y está protegido contra el uso no autorizado por el Artículo 6ter del Convenio de París para la Protección de la Propiedad Industrial, revisado en Estocolmo en 1967 (828 UNTS 305 (1972)).
14. Estatus de la OIM
Nada de lo dispuesto en el presente Contrato, o que esté relacionado con él, se podrá considerar una renuncia explícita o implícita de cualquiera de los privilegios e inmunidades de la Organización Internacional para las Migraciones en su calidad de organización intergubernamental.
15. Garantía e indemnizaciones
15.1 El Proveedor de servicios garantizará cualquier trabajo realizado en virtud de este Contrato durante un periodo de 12 (doce) meses a partir de la realización del pago final por la OIM con arreglo al presente Contrato.
15.2 En todo momento, el Proveedor de servicios actuará en defensa de la OIM, en tanto que organización, y de sus funcionarios, empleados y agentes, eximiéndoles y exonerándoles
de toda responsabilidad con relación a cualesquiera pérdidas, costos, daños y gastos (incluidos gastos jurídicos y costas judiciales), reclamaciones, pleitos, procesos judiciales, peticiones y responsabilidades de toda índole o naturaleza, en la medida en que resulten o se deriven de los actos u omisiones del Proveedor de servicios o de sus empleados, directivos, agentes o subcontratistas, en la ejecución del presente Contrato. La OIM informará con prontitud al Proveedor de servicios acerca de cualquier reclamación, pérdida o petición tramitada por escrito de las que el Proveedor de servicios sea responsable en virtud de esta Cláusula. Esta exención de responsabilidad continuará vigente tras el vencimiento o la rescisión de este Contrato.
16. Exención de obligaciones
El hecho de que ninguna de las Partes insista en una o más instancias sobre el estricto cumplimiento de cualquiera de las disposiciones del presente Contrato no constituirá una exoneración o renuncia del derecho a aplicar las disposiciones del presente Contrato en futuras instancias, por ende este derecho continuará y seguirá estando en vigor y siendo plenamente efectivo.
17. Rescisión
17.1 La OIM podrá en cualquier momento suspender o rescindir este Contrato, en su totalidad o en parte, con efecto inmediato, mediante notificación por escrito al Proveedor de servicios, en cualquier caso en que el mandato de la OIM que sea aplicable a la ejecución del Contrato, o el financiamiento de la OIM aplicable al Contrato, sean reducidos o terminados. Además, la OIM puede suspender o rescindir el Contrato con treinta (30) días de notificación por escrito sin tener que proporcionar ninguna justificación.
17.2 En caso de rescisión de este Contrato, la OIM únicamente pagará por los Servicios ejecutados de conformidad con lo dispuesto en el Contrato, salvo que se convenga otra cosa entre las Partes. Cualquier otra cantidad que haya sido pagada con antelación será devuelta a la OIM en un plazo de 7 (siete) días a partir de la fecha de rescisión.
17.3 En caso de rescisión del Contrato, al recibir la notificación de rescisión, el Proveedor de servicios tomará medidas inmediatas para poner fin al cumplimiento de cualquier obligación en virtud del Contrato de manera rápida y ordenada y, al hacerlo, reducirá gastos al mínimo, no realizará más subcontratos u órdenes para materiales, servicios o instalaciones, y rescindirá todos los subcontratos u órdenes en la medida en que se relacionen con la parte del Contrato. Tras la rescisión, el Proveedor de servicios renunciará a cualquier reclamación por daños y perjuicios, incluida la pérdida de beneficios anticipados a cuenta de los mismos.
17.4 En caso de suspensión del presente Contrato, la OIM especificará por escrito el alcance de las actividades y/o entregas que se suspenderán. Todos los demás derechos y obligaciones del presente Contrato seguirán siendo aplicables durante el período de suspensión. La OIM notificará al Proveedor de servicios por escrito cuando se levante la suspensión y podrá modificar la fecha de terminación. El Proveedor de servicios no tendrá derecho a reclamar o
recibir ningún cargo por servicios o costos incurridos durante el período de suspensión de este Contrato.
18. Divisibilidad
Si cualquier parte del presente Contrato fuese inválida o inaplicable, dicha parte será excluida del mismo mientras que el resto del Contrato seguirá plenamente en vigor.
19. Indivisibilidad
El presente Contrato encarna la totalidad del contrato entre las Partes y reemplaza cualquier acuerdo o arreglo anterior que hubiere con relación al tema de que es objeto este Contrato.
20. Entrada en Vigor; Enmiendas
20.1 El presente Contrato entrará en vigor tras la firma por ambas Partes. El mismo permanecerá en vigor hasta que estas hayan cumplido con todas las obligaciones contraídas en virtud del mismo, a menos que sea rescindido conforme a lo dispuesto en la Cláusula 17.
20.2 Las Partes podrán efectuar enmiendas mediante acuerdo mutuo y por escrito. Las enmiendas a la Cláusula 2.2 (Fecha de inicio/finalización de los servicios) o a la Cláusula 3.1 (la Tarifa por los servicios) se realizarán por medio de enmiendas al presente Contrato firmadas por las Partes.
21. Disposiciones especiales (opcional)
A tenor de los requisitos establecidos por el Donante que financia el Proyecto, el Proveedor de servicios deberá acordar y aceptar las siguientes disposiciones:
[Enunciar los requisitos establecidos por el donante que deban transmitirse al Proveedor de servicios y los subcontratistas de la OIM. En caso de duda, póngase en contacto con XXXXxxxxxxxx@xxx.xxx]
Firmado por duplicado en español, en la fecha y lugar indicados abajo.
Por y en nombre de Organización Internacional para las Migraciones (OIM) | Por y en nombre de [nombre del Proveedor de servicios] |
Firma | Firma |
Nombre: Cargo: Fecha: Lugar: | _ Nombre: Cargo: Fecha: Lugar: |
ANEXO 1
HOJA DE INFORMACIÓN DEL VENDEDOR – PROPONENTES
INFORMACIÓN PARA PROPONENTES
Nombre de la empresa:
Tipo de propiedad:
Alquilada
Propia Área: Metros
Ciudad y dirección:
Ubicación de la Planta / Bodega (en caso de que aplique)
Alquilada Propia Área: Metros
Números de contacto:
Número de Teléfono Persona de contacto
Número de Fax
Dirección electrónica Sitio Web
Razón social Corporación Sociedad Negocio Propio
Licencia / NIT
Régimen simplificado
Régimen Común
Número de personal Regular Contratado / Casual
Naturaleza del negocio
Fabricante
Intermediario
Servicios de información
Mayorista
Minorista
Equipos de informática
Comerciante
Importador
Empresa de servicios
Construcción Consultor Otros
Experiencia en el mercado en tiempo: Años Meses
Relación Productos & Servicios:
Servicios Adicionales ofrecidos (si los hay):
Términos de venta:
Relaciones comerciales
No | Compañía | Persona Contacto | Número de Contacto | Correo Electrónico |
Referencias Bancarias
No | Banco | Persona Contacto | Número de Contacto |
Compañías con las que he trabajado en los últimos años con valor aproximado en pesos
No | Nombre empresa | Lugar | Fecha Inicio | Fecha Fin | Valor Contrato | Valor Ejecutad o | Persona Contacto |
Alguna vez ha vendido servicios o productos a alguna misión de OIM?
Si No
En caso afirmativo informe el departamento y nombre del funcionario a quien le ha vendido productos y/o servicios.
No | Área/Programa/Depto. | Persona Contacto | Misión | Producto/Servicio Vendido |
Tiene parientes que han trabajado con nosotros o actualmente son funcionarios de la Organización Internacional para las Migraciones? En caso afirmativo, por favor indique el nombre del funcionario y su parentesco. En caso de personas jurídicas indique si los Accionistas, Gerentes, Jefes de Compras tienen parientes con la OIM.
Sí No
No. | Funcionario | Parentesco |
LISTADO DE DOCUMENTOS REQUERIDOS
Por favor anexe los siguientes documentos junto con la hoja de información:
No. | Documento | Para uso exclusivo de OIM | |
si aplica | no aplica | ||
1 | Perfil de la empresa | ||
2 | Referencias bancarias /últimos estados financieros auditados | ||
3 | Aviso de operación y Registro público | ||
4 | Nombre y breve información de oficiales o representantes | ||
5 | Nombre de funcionarios principales | ||
Certifico que la información es cierta y correcta
Recibe:
Firma Firma
Nombre Nombre
Cargo Cargo
Nombre de la empresa:
Lugar y Fecha
Oferente o Representante Legal
ANEXO 2
ESTÁNDARES DE CONDUCTA DE LA OIM
La OIM se ha comprometido firmemente en la observación de los más altos estándares éticos en todas sus actividades. Como tal, este Código de Conducta para contratistas/proveedores de servicios profesionales ha sido preparado para proporcionar un resumen claro de la expectativa de la OIM en todo lo relacionado a la ejecución de las tareas asignadas a sus contratistas/proveedores de servicios para garantizar que la ética internacional sea reconocida y observada. La transparencia y rendición de cuentas deben ser escrupulosamente respetadas en todas las actividades.
La ética de la OIM se centra en el principio xx XXXX TOLERANCIA contra la corrupción, evitando cualquier conflicto de interés en sus actividades y la honestidad en la forma de actuar de los contratistas/proveedores de servicios profesionales. Se insta a todos los contratistas/proveedores de servicios profesionales a que se familiaricen con este Código de Conducta para garantizar el éxito de las relaciones contractuales con la OIM.
La OIM espera de todos sus contratistas/proveedores honestidad y cumplimiento de lo siguiente:
1. Todas las normas, reglamentos y requisitos legales relativos a la entrega de los productos/servicios a la OIM.
2. No deberá contratar o subcontratar o externalizar cualquier parte de los productos/servicios sin el consentimiento por escrito de la OIM.
3. Mantener los más altos estándares de integridad y calidad de las actividades en todo momento.
4. Respetar la imparcialidad e independencia de la OIM, por tanto, en el marco del contrato de consultoría no deberá solicitar ni aceptar instrucciones en el desempeño de sus funciones de ninguna autoridad externa a la Organización o de las contrapartes que forman parte del convenio para el cual están prestando sus servicios. Durante el periodo de servicio, los contratistas/proveedores de servicios profesionales evitarán cualquier conducta que pueda incidir negativamente en la OIM y no emprenderán ninguna actividad que no sea compatible con las aspiraciones y objetivos de la Organización.
5. Ejercer discreción en todas las actividades relacionadas con el desempeño de sus tareas. Salvo en caso de autorización explícita por parte de la OIM, los contratistas no podrán comunicar, en ningún momento, a los medios de comunicación, ni a ninguna institución, persona, gobierno o autoridad externa información que no haya sido dada a conocer y de la que tengan conocimiento gracias a su asociación con la OIM. Los contratistas/proveedores de servicios profesionales no podrán utilizar dicha información sin previa autorización escrita por parte de la Organización.
Política sobre la corrupción y conflictos de interés
La OIM espera que todos los contratistas/proveedores de servicios profesionales contratados lleven a cabo sus actividades de acuerdo con los más altos estándares éticos y cumplan estrictamente con todas las normas y reglamentos contra el soborno, la corrupción y eviten las prácticas inaceptables. Por lo tanto, los contratistas/proveedores de servicios profesionales deben observar lo siguiente:
1. No podrán, directa o indirectamente, ofrecer a cualquier personal de la OIM dinero, bienes o servicios como cuenta o en espera de una decisión favorable, información, opinión, recomendación, voto o cualquier otra forma de favoritismo o cualquier cosa que sea calificado como corrupción.
2. No podrán, directa o indirectamente, ofrecer, dar o estar de acuerdo o prometer dar a cualquier persona de la OIM ninguna gratificación para el beneficio propio o a solicitud de cualquier persona de la OIM.
3. Informar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento de la OIM en el caso de que cualquier persona de la OIM solicitare o hubiere obtenido o ha realizado un intento de obtener una gratificación, para sí mismo o para cualquier otra persona.
4. Declarar inmediatamente en el caso de que el contratista/proveedor de servicios profesionales tenga familiares vinculados contractualmente con OIM o con las entidades contrapartes que forman parte del convenio para el cual esta siendo contratado. Si no se realiza dicha declaración se interpretará como un conflicto de intereses en sus actividades y puede dar lugar a la exclusión del contratista/proveedor de servicios profesionales de las actividades presentes y futuras y/o cualquier otra acción legal que la OIM considere prudente.
5. Responder con prontitud las solicitudes razonables de los representantes de la OIM en relación a la aplicación de este Código de Conducta.
Canal de comunicación
La OIM ha establecido un canal de comunicación seguro para permitir a los contratistas/proveedores de servicios profesionales presentar sus preocupaciones de manera confidencial y con responsabilidad. Para preguntas sobre este Código de Conducta o informar de un comportamiento cuestionable o posible violación de este Código, por favor comunicarse con:
RMO
OIM Panamá
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xx. 000 Xxxxxx xxx Xxxxx
Teléfono: 00000000
La OIM no tolerará ningún castigo o represalia en contra de un contratista/proveedor de servicios profesionales que denuncie irregularidades o incumplimiento de este Código. OIM tomará las medidas disciplinarias incluyendo hasta la terminación del contrato de cualquier persona que amenace con una represalia, venganza u hostigamiento de la persona en cuestión. La identidad, información y quejas serán tratadas en estricta confidencialidad.
Sanciones
La violación de este Código de Conducta dará lugar a que la OIM tome acciones de índole contractual o legal. Las acciones aplicadas dependerán de la naturaleza y gravedad de la infracción y el grado de responsabilidad en el incumplimiento de sus obligaciones con relación al Código de Conducta.
Las acciones que se impongan incluyen pero no se limita a lo siguiente:
1. Advertencias formales - el continuo incumplimiento dará lugar a acciones más severas.
2. Divulgación de la naturaleza de la violación a todas las filiales, contrapartes, instituciones de control gubernamental competentes y oficinas que solicitan referencias.
3. Inmediata rescisión del contrato, sin recurso.
Por la presente me comprometo personalmente a observar y cumplir con lo establecido en este Código de Conducta y cumplir plenamente con todos sus principios.
FIRMA