INFORME DE SUPERVISION No. 01 CONTRATO 26 DE 2023
INFORME DE SUPERVISION No. 01 CONTRATO 26 DE 2023
ORDEN DE COMPRA No. 105391 IAD SOFTWARE POR CATÁLOGO
1. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO
Contratista | BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC |
Identificación | 000.000.000-3 |
Fecha de suscripción del Contrato | 24/02/23 |
Objeto | Adquirir el servicio de MICROSOFT UNIFIED ENTERPRISE SUPPORT para la plataforma Microsoft de la Superintendencia Nacional de Salud. |
Plazo de Ejecución | El plazo de ejecución del contrato será desde la firma del acta de inicio y hasta el 24 xx xxxxxx de 2023 |
Fecha de Iniciación | 28/02/2023 |
Fecha de Finalización | 24/08/2023 |
2. ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO
Valor total del Contrato | $678.000.000,00 |
Valor Honorarios mensuales | Único pago |
Valor ejecutado | $678.000.000,00 |
Valor faltante por ejecutar / Valor pendiente por pagar | $678.000.000,00 |
Porcentaje de Ejecución | 100% - Presupuestal |
Porcentaje por Ejecutar | 0% - Presupuestal |
Estado de la Garantía | Vigente |
Matriz de Riesgos del Contrato | Sin afectación. En monitoreo y revisión por parte de la supervisión. |
3. INFORMACION SOBRE AVANCE DEL CONTRATO
3.1 SERVICIOS Y/O PRODUCTOS RECIBIDOS A SATISFACCIÓN CORRESPONDIENTES DE FEBRERO A MARZO DE 2023
Las actividades desarrolladas por el contratista en el periodo descrito anteriormente, relacionadas con cada una de las obligaciones específicas establecidas en los estudios previos de la contratación se desagregan a continuación y así mismo se detallan las
evidencias o soportes, con lo cual se verifica el cumplimiento a satisfacción de la obligación establecida:
OBLIGACIONES.
De acuerdo con las obligaciones de los proveedores establecidas en la cláusula No. 12 del Instrumento de agregación por Demanda para software por catálogo CCE-139-IAD-2020 celebrado entre Colombia Compra Eficiente y BRANCH OF MICOSOFT COLOMBIA INC, a continuación, se detallan el desarrollo de cada una de ellas:
Obligación No. 12.1: Entregar a Colombia Compra Eficiente en la oportunidad que esta señale, la información necesaria para incluir en el Catálogo y para la operación de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Esta obligación aplica directamente para Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con los proveedores para la mantener actualizado el catálogo.
Obligación No. 12.2: Operar el portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en los términos definidos en las guías de la Tienda Virtual.
Esta obligación aplica directamente para Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con los proveedores para la mantener actualizado el catálogo.
Obligación No. 12.3: Cumplir con los procesos definidos en la guía de Proveedores para el Instrumento de Agregación de Demanda.
Esta obligación aplica directamente para Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con los proveedores para la mantener actualizado el catálogo.
Obligación No. 12.4: Responder en las condiciones dentro del término previsto en los Documentos del Proceso las Solicitudes de Cotización de las Entidades Compradoras.
Detalle de las actividades realizadas | ||
Actividad | Evidencias o Soportes | Fecha |
El contratista realizó la entrega de la cotización en los tiempos establecidos en el evento de publicación. | xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxx xxxxxx.xxx/XXX/XxxxXx q/V_2023/S_Premier/P re%20%20Contractual/ | Febrero de 2023 |
Obligación No. 12.5: Informar a Colombia Compra Eficiente cualquier cambio en su condición como Proveedor, bien sea cambios de nombre, ser parte de fusiones o adquisiciones o reorganizaciones empresariales.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista para operar el portal en los términos definidos.
Obligación No. 12.6: Informar de inmediato a Colombia Compra Eficiente si conoce de posibles hechos de colusión, corrupción o cualquier hecho delictivo que pueda presentarse entre los Proveedores del Instrumento de Agregación de Demanda, o entre estos y terceros.
Durante la ejecución de la orden de compra en el periodo comprendido no se han presentado eventos de este tipo.
Obligación No. 12.7: Informar de inmediato a Colombia Compra Eficiente cuando se abstenga de cotizar o suspenda la entrega del Software o la prestación de servicios adicionales por xxxx de la Entidad Compradora.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista y realiza el seguimiento al cumplimiento de los procesos definidos.
Obligación No. 12.8: Entregar el Software y los Servicios Profesionales de acuerdo con las condiciones de los Documentos del Proceso. Particularmente de conformidad con lo descrito en el numeral 2 de los Estudios previos “Lugar de Entrega del Software por Catálogo”
Detalle de las actividades realizadas | ||||
Actividad | Evidencias o Soportes | Fecha | ||
El contratista realizo la entrega de la activación del servicio, mediante la remisión de la carta a la Superintendencia. Las horas contratadas en el servicio unified son: | .xxxxxxxxxx.xxx/ OTI/GestAdq/V_2 023/S_Premier/P re%20%20Contra ctual/Forms/AllIte ms.aspx | Marzo de 2023 | ||
SERVICIO | HORAS | |||
Paquete base unified enterprise support | 1 paquete 24x7 | |||
Designated support engineer for azure iaas | 260 | |||
Créditos proactivos | 361 | |||
Adicionalmente se realizó el consumo de las siguientes horas: | ||||
ACTIVIDAD | FEBRERO | MARZO | SUBTOTAL | TOTAL HORAS DISPONIBLES |
DESIGNATED SUPPORT ENGINEER FOR AZURE IAAS 260 HORAS | 9 | 17 | 26 | 234 |
TOTAL | 9 | 17 | 26 | 234 |
ACTIVIDAD | FEBRERO | MARZO | SUBTOTAL | TOTAL HORAS DISPONIBLES |
CREDITOS PROACTIVOS 361 HORAS | 35 | 35 | 326 | |
TOTAL | 0 | 35 | 35 | 326 |
Lo anterior se evidencia en el informe entregado por el contratista.
Obligación No. 12.9: Cumplir con los plazos establecidos en el Instrumento de Agregación de Demanda.
Detalle de las actividades realizadas | ||
Actividad | Evidencias o Soportes | Fecha |
El contratista realizo la entrega de la activación del servicio, mediante la remisión de la carta a la Superintendencia | xxxxx://xxxxxxxxxx.x xxxxxxxxx.xxx/XXX/ GestAdq/V_2023/S_ Premier/Pre%20%2 0Contractual/Forms/ | Marzo de 2023 |
Obligación No. 12.10: Abstenerse de cotizar precios por encima de los precios máximos permitidos calculados con el procedimiento de la Cláusula 8 y abstenerse de cotizar en días de reciprocidad por encima de los establecidos en el Catálogo. Los precios cotizados por encima de los máximos permitidos se entenderán como cotizados en las condiciones del Catálogo.
Para el presente periodo, la cotización presentada se presentó dentro de los precios establecidos en el catálogo de precios.
Obligación No. 12.11: Abstenerse de modificar o alterar la información y las fórmulas de cálculo de la Solicitud de Cotización y de los formatos disponibles en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Esta obligación no aplica ya que los simuladores no permiten efectuar cambios en la estructuración del mismo.
Obligación No. 12.12: Garantizar que ninguna de las condiciones y especificaciones técnicas establecidas en el Instrumento de Agregación de Demanda y en los documentos del proceso generan costos adicionales a las Entidades Compradoras o a Colombia Compra Eficiente.
Los servicios adquiridos por la Entidad no presentan costos adicionales dado que se realiza único pago que conforma todo el paquete de servicio.
Obligación No. 12.13: Abstenerse de utilizar la información entregada por la Entidad Compradora para cualquier fin distinto a la ejecución de la Orden de Compra.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista
Obligación No. 12.14: Responder ante la Entidad Compradora y ante terceros por la divulgación indebida o el manejo inadecuado de la información entregada por la Entidad Compradora para el desarrollo de las actividades contratadas
Durante el presente periodo no se han presentado eventos asociados con esta obligación
Obligación No. 12.15: Mantener la debida confidencialidad de la información que pueda llegar a conocer durante la ejecución de la Orden de Compra.
Durante el presente periodo no se han presentado eventos asociados con esta obligación
Obligación No. 12.16: Remitir a la Entidad Compradora los soportes que certifiquen que se encuentra al día con las obligaciones de pago de los aportes al sistema de seguridad social y de salud (Cuando aplique).
Detalle de las actividades realizadas | ||
Actividad | Evidencias o Soportes | Fecha |
Se remitió la planilla del mes xx xxxxx de 2023 y la certificación de parafiscales. | xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx xxxxxxx.xxx/XXX/Xxxx Adq/V_2023/S_Premi | Marzo de 2023 |
ctual/Forms/AllItems. aspx |
Obligación No. 12.17: Remitir a Colombia Compra Eficiente las certificaciones de Socio Activo con las que fue habilitado y vinculado al Instrumento de Agregación de Demanda cuando estas hayan tenido fecha de vencimiento inferior al término de vigencia del Instrumento
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.18: Remitir a Colombia Compra Eficiente las certificaciones de Distribuidor autorizado con las que fue habilitado y vinculado al Instrumento de Agregación de Demanda cuando estas hayan tenido fecha de vencimiento inferior al término de vigencia del Instrumento
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.19: Responder a los reclamos, consultas y/o solicitudes de Colombia Compra Eficiente o las Entidades Compradoras eficaz y oportunamente, de acuerdo con lo establecido en el presente documento.
Durante el presente periodo no se han presentado eventos asociados con esta obligación.
Obligación No. 12.20: Mantener actualizada la información requerida por el SIIF La informacion se encuentra publicada de acuerdo con la especificación del SIIF.
Obligación No. 12.21: Entregar la información requerida por las Entidades Compradoras para registrar al Proveedor en sus sistemas de pago.
El proveedor ya fue creado en el sistema de la Superintendencia Nacional de Salud.
Obligación No. 12.22: Entregar a Colombia Compra Eficiente un reporte de las ventas generadas al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda, con los inconvenientes recurrentes cada año durante la vigencia del mismo, el último debe ser presentado diez (10) días hábiles después del vencimiento del plazo del Instrumento de Agregación de Demanda.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.23: Informar a Colombia Compra Eficiente 30 días después del vencimiento de la Orden de Compra que venza más tarde en el tiempo, si existen Entidades Compradoras con obligaciones de pago pendientes.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.24: Informar a Colombia Compra Eficiente cualquier cambio en la representación legal del Proveedor en la administración y ejecución del Instrumento de Agregación de Xxxxxxx, a quien deben dirigirse las comunicaciones y notificaciones de acuerdo con lo establecido en la Cláusula 31
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.25: Mantener la calidad de Socio Activo del Fabricante o Distribuidor Exclusivo del Software durante toda la vigencia del Instrumento.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.26: Cumplir con el Código de Ética de Colombia Compra Eficiente.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.27: Cumplir con los Términos y Condiciones de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Esta obligación aplica directamente con Colombia Compra Eficiente, quien adelanta lo pertinente con el contratista.
Obligación No. 12.28: Mantener actualizada la garantía de cumplimiento según lo establecido en la Cláusula 19.
Detalle de las actividades realizadas
Actividad | Evidencias o Soportes | Fecha |
El contratista remitió la póliza del contrato que cuenta con la garantía de cumplimiento para la ejecución del contrato. | xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx xxxxxxx.xxx/XXX/Xxxx Adq/V_2023/S_Premi er/Pre%20%20Contra ctual/Forms/AllItems. | Marzo de 2023 |
Obligación No. 12.29: Notificar por escrito cualquier solicitud de modificación del Instrumento de Agregación de Demanda al asegurador que expida la garantía de cumplimiento.
Durante el presente periodo no se han presentado modificaciones al IAD que requieran ajuste en la póliza.
Obligación No. 12.30: Entregar a Colombia Compra Eficiente el documento que acredite la adecuada notificación de la modificación al asegurador, en la fecha prevista para la firma de la modificación del Instrumento de Agregación de Demanda.
Durante el presente periodo no se han presentado modificaciones que requieran ajuste en la póliza, que amerite comunicación a la aseguradora.
Obligación No. 12.31: Cumplir con las disposiciones del Instrumento de Agregación de Demanda durante la vigencia de todas las Órdenes de Compra, aun cuando estas excedan la vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda.
Durante el presente periodo se ha presentado cumplimiento de las disposiciones que indica el IAD.
Obligación No. 12.32: Publicar las cuentas de cobro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
El contratista ha publicado la respectiva cuenta de cobro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Obligación No. 12.33: Cumplir con la guía para Cotizar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
El contratista cumplió con la guía para cotizar en el evento de cotización realizado para el proceso precontractual.
Obligación No. 12.34: Informar a la Entidad Compradora y a Colombia Compra Eficiente, en el plazo establecido para responder la Solicitud de Cotización la existencia de posibles conflictos de interés con una Entidad Compradora en los términos de la Cláusula 22
Para el proceso de cotización no se presentaron conflicto de interés que hayan sido reportados por el contratista.
Obligación No. 12.35: Abstenerse de responder al evento de cotización en el evento de configurarse conflicto de interés con una Entidad Compradora en los términos de la Cláusula 22
Para el proceso de cotización no se presentaron conflicto de interés que hayan sido reportados por el contratista.
NOTA: El informe de ejecución del contratista junto con los soportes del caso se pueden verificar en la plataforma SECOP II, proceso de contratación Orden de compra No. 105391
– Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxx; así mismo, los documentos físicos hacen parte del expediente contractual correspondiente y los documentos digitales se encuentran alojados en la carpeta del Sharepoint del proceso, al igual que se remitieron los documentos para ser cargados al expediente contractual en Superargo.
3.2 ESTADO Y AVANCE DEL CONTRATO
Orden de compra No. 105391 – Acuerdo Marco de Precio - Contrato No. 26 de 2023, se encuentra EN EJECUCIÓN, con un porcentaje de AVANCE del 100% (Ejecución Presupuestal) teniendo en cuenta que el valor total del contrato se paga una única vez se entrega el documento de activación de los servicios de Soporte Unified:
Porcentaje de Ejecución presupuestal | 100% |
Porcentaje por Ejecutar | 0% - Presupuestal |
Porcentaje de ejecución de horas DESIGNATED SUPPORT ENGINEER | 11.11% |
Porcentaje de ejecución de horas CREDITOS PROACTIVOS | 11.04% |
Porcentaje por Ejecutar de horas DESIGNATED SUPPORT ENGINEER | 88.89% |
Porcentaje de ejecución de horas CREDITOS PROACTIVOS | 88.96% |
Porcentaje por ejecutar horas | 88.92,5% |
4. NOVEDADES O SITUACIONES ANORMALES PRESENTADAS DURANTE EL DESARROLLO DEL CONTRATO
A continuación, se detallan las siguientes novedades:
• Durante el presente período no se han presentado novedades o situaciones anormales que afecten el desarrollo del contrato.
• Para el presente periodo, se prestaron los servicios contratados, acorde con lo establecido en la orden de compra No. 105391 – Contrato No. 26 de 2023; para lo anterior se adjunta informe de seguimiento mensual presentado por el contratista, donde se evidencia el estado y ejecución de las horas contratadas.
• Los porcentajes de ejecución y por ejecutar correctos del mes de enero de 2023 son:
Porcentaje de Ejecución | 11% |
Porcentaje por Ejecutar | 88.92,5% - de horas |
• En cumplimiento con la circular externa No. 007 de 11 de septiembre de 2018, se consultó en el siguiente link para verificar que la factura de venta No. MSFC96, la cual se encuentran registradas en la plataforma de la DIAN, respectivamente.
xxxxx://xxxxxxxx-xxxx.xxxx.xxx.xx/Xxxx/XxxxxxXxxxxxxx
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5. RESUMEN DE ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORIA
a) Seguimiento financiero y presupuestal del contrato.
b) Conformación, actualización y seguimiento del expediente con la documentación relacionada con la ejecución del contrato.
c) Verificación de la ejecución de las actividades específicas del contrato y seguimiento a la matriz de riesgos.
d) Verificación del pago al Sistema de Seguridad Social Integral y de los aportes parafiscales realizados por el contratista, de conformidad con la normatividad vigente.
e) Verificación de la vigencia de la garantía exigida en el contrato (Colombia Compra Eficiente).
f) Verificación y aprobación de los soportes necesarios para el pago.
g) Expedición de la certificación del recibo a satisfacción correspondiente al periodo descrito, de conformidad al servicio recibido.
h) Trámite de reconocimiento y pago de honorarios (del valor correspondiente al mes objeto del presente informe) ante la Subdirección Financiera.
6. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RELACIONADAS CON EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y APORTES
PARAFISCALES (Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Leyes 828 de 2003, 1122 de 2007, 1150 de 2007 y 1562
de 2012, Decretos 1072 de 2015 y 1273 de 2018 y demás normas concordantes).
Se verificó el cumplimiento de las obligaciones del contratista con los sistemas de Seguridad Social Integral en salud, pensiones y riesgos laborales, así como con los aportes parafiscales, información que se puede constatar en la planilla o certificación de pago correspondiente al periodo aquí relacionado.
7. ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO Y MONITOREO A LA MATRIZ DE RIESGO DEL CONTRATO
Se ha realizado el monitoreo por parte de la supervisión, de acuerdo con el tratamiento y/o control de los riesgos establecido en la matriz de los estudios previos del contrato, evidenciándose que, para el presente periodo, no hay materialización de riesgo. Lo anterior, se verifica a través del informe mensual de actividades del contratista de acuerdo con las obligaciones específicas pactadas, las cuales han tenido satisfactorio cumplimiento a la fecha.
8. UBICACIÓN DE SOPORTES
Los soportes de la ejecución del contrato, así como sus entregables se encuentran ubicados en la siguiente ruta del sharepoint de la Subdirección de tecnologías de la Información : xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/XXX/XxxxXxx/X_0000/X_Xxxxxxx/XxxxXxxxx/Xxxx.xxxx
El presente informe se firma en Bogotá D.C., a los dieciséis (16) días del mes xx xxxx de 2023.
Atentamente,
Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx (May 23, 2023 14:37 CDT)
XXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX
Superintendencia Nacional de Xxxxx Xxxxxx of Microsoft Colombia Inc
Supervisor del Contrato No. 26 de 2023 Representante Legal
Informe de supervisión No. 01
Firma Informe supervision 1 unified_signed - 23 may 2023
Final Audit Report 2023-05-23
"Firma Informe supervision 1 unified_signed - 23 may 2023" Hist ory
Document created by Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx (x-xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx)
2023-05-23 - 7:28:00 PM GMT
Document emailed to Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx (Xxxxx.Xxxx@xxxxxxxxx.xxx) for signature
2023-05-23 - 7:28:35 PM GMT
Email viewed by Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx (Xxxxx.Xxxx@xxxxxxxxx.xxx)
2023-05-23 - 7:37:37 PM GMT
Document e-signed by Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx (Xxxxx.Xxxx@xxxxxxxxx.xxx)
Signature Date: 2023-05-23 - 7:37:51 PM GMT - Time Source: server
Agreement completed.
2023-05-23 - 7:37:51 PM GMT
Created:
By: Status:
2023-05-23
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx (x-xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx) Signed
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CBJCHBCAABAAEztyF26w4xz7qJGeP71RMPlcpH04nk6m