CARÁTULA
CARÁTULA
CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DEL SERVICIO DE SECRETARÍA TÉCNICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA CONFERENCIA EUROMAR 2020
1.- Definición del objeto del contrato
El presente contrato tiene por objeto la contratación del servicio de secretaría técnica para la organización de la Conferencia EUROMAR 2020, que se celebrará en Bilbao del 4 al 9 de julio de 2020 y para la que se estima una asistencia de aproximadamente 800 personas, de conformidad con las condiciones que se recogen en el Pliego de Prescripciones Técnicas.
a) CPV:
79950000-8 Servicios de organización de exposiciones, ferias y congresos
b) División por lotes:
No procede, puesto que dificultaría la correcta ejecución del contrato desde el punto de vista técnico, al implicar la necesidad de coordinar la ejecución de diferentes prestaciones, cuestión que podría verse imposibilitada por su división en lotes y ejecución por una pluralidad de contratistas.
c) Expediente Nº:
2018/05/SERV. Servicio de secretaría técnica para la organización de la Conferencia EUROMAR 2020
2.- Dirección del Órgano contratante
Asociación Centro de Investigación Cooperativa en Biociencias - CIC bioGUNE Xxxxxx Xxxxxxxxxx x Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxx, Xxxxxxxx 000X Xxxxxx 0x
00000 Xxxxx (Xxxxxxx)
Contacto: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
3.- Valor estimado del contrato. Presupuesto base de licitación y Precio del contrato.
3.1. El valor estimado del contrato, incluidas las posibles modificaciones que, en su caso, pudieran realizarse, hasta el 20% del precio inicial del contrato, conforme al artículo 101 de la LCSP, es de 79.680,00 euros (IVA excluido).
La cuantía indicada constituye una estimación del gasto de CIC bioGUNE, no equivalente al gasto final que efectivamente realice ya que dependerá de las necesidades del servicio a lo largo de la vigencia del contrato.
3.2. El presupuesto máximo o base de licitación es de 66.400,00 euros (IVA excluido) y comprende los siguientes conceptos:
3.3. Los honorarios por la secretaría técnica se calcularán en base a los siguientes precios unitarios máximos (Service fee):
GASTOS DE SECRETARÍA TÉCNICA (i) | PRECIO UNITARIO MÁXIMO (IVA EXLUIDO) |
Service fee/inscripción | 10€ |
Service fee/póster presentado | 10€ |
GASTOS DE GESTIÓN (ii) | PORCENTAJE MÁXIMO |
Service fee sobre ingresos de registro y patrocinios | 12% |
(i) Los gastos de secretaría técnica comprenderán aquéllos generados por cada inscripción y cada póster, estimándose un número aproximado de 800 inscritos y 500 pósters.
(ii) Se calcularán en base a un porcentaje de los ingresos obtenidos con las inscripciones de los participantes a la Conferencia, exposiciones y patrocinios, estimándose unos ingresos de aproximadamente 295.000,00 euros en inscripciones y 150.000,00 euros en patrocinios.
Aquellas propuestas económicas que contengan service fee superiores a los indicados en este apartado no serán admitidas.
3.4. El precio del contrato será el que resulte de la adjudicación del mismo, e incluirá, como partida independiente, el IVA.
En dicho importe se incluyen todos los factores de valoración y gastos que para la correcta y total ejecución del contrato deben tenerse en cuenta, excluido el IVA.
4.- Contrato sujeto a regulación armonizada: No
5.- Procedimiento de adjudicación
El procedimiento de adjudicación se realizará mediante tramitación ordinaria por procedimiento abierto y mediante la aplicación de los criterios de adjudicación establecidos en el apartado 8 de esta Carátula.
6.- Solvencia económica y financiera y técnica o profesional
A) Solvencia Económica y Financiera
- Volumen anual de negocios, referido al mejor ejercicio dentro de los tres (3) últimos disponibles, en función de las fechas de constitución o de inicio de actividades del empresario y de presentación de las ofertas, que deberá ser de, al menos, una vez y media el valor estimado del contrato (119.520,00 €).
El volumen anual de negocios del licitador o candidato se acreditará por medio de sus cuentas anuales aprobadas y depositadas en el Registro Mercantil, si el empresario estuviera inscrito en dicho registro, y en caso contrario por las depositadas en el registro oficial en que deba estar inscrito. Los empresarios individuales no inscritos en el Registro Mercantil acreditarán su volumen anual de negocios mediante sus libros de inventarios y cuentas anuales legalizados por el Registro Mercantil.
- Justificante de la existencia de un seguro de responsabilidad civil profesional, o de explotación de, al menos, el valor estimado del contrato.
- Acreditación que asegure la capacidad del contratista de aportar los fondos necesarios para la prefinanciación íntegra del evento y la responsabilidad financiera por los riesgos asumidos, en su totalidad por el licitador, e inherentes a la prestación del servicio.
B) Solvencia Técnica o Profesional
- Relación de los principales servicios realizados de igual o similar naturaleza que los que constituyen el objeto del contrato de los últimos 3 años, acreditado mediante certificados expedidos o visados por el órgano competente cuando el destinatario sea una entidad del sector público, o cuando el destinatario sea una
entidad del sector privado, mediante un certificado expedido por éste o, a falta de este certificado, mediante una declaración del empresario.
Se exige que el importe anual acumulado, sin incluir impuestos, en el año de mayor ejecución sea igual o superior al valor estimado del contrato o de su anualidad media si esta es inferior al valor estimado del contrato, es decir, igual o superior a 79.680,00 €.
- Declaración sobre la plantilla media anual de la empresa durante los tres últimos años.
* En todo caso, la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas de las Administraciones Públicas acreditará frente a todos los órganos de contratación del sector público, a tenor de lo en él reflejado y salvo prueba en contrario, las condiciones de solvencia económica y financiera y técnica o profesional del empresario, sin perjuicio de la Acreditación que asegure la capacidad del contratista de aportar los fondos necesarios para la prefinanciación íntegra del evento y la Declaración sobre la plantilla media anual de la empresa, que deberán ser aportadas en todo caso.
7.- Documentación técnica a presentar en relación con los criterios de adjudicación del contrato
Sobre Nº 2 “DOCUMENTACIÓN TÉCNICA”
La estructura de la propuesta técnica dará respuesta a los requerimientos previstos en el PCAP y en el apartado 2.2 del PPT.
* En ningún caso en el Sobre Nº 2 se incluirá documentación sobre la oferta económica o sobre los criterios de valoración evaluables de forma automática correspondientes al Sobre Nº 3, ni referencia alguna a los mismos, siendo esto causa de exclusión del procedimiento.
Sobre Nº 3 “PROPUESTA ECONÓMICA Y DOCUMENTACIÓN TÉCNICA RELATIVA A CRITERIOS EVALUABLES DE FORMA AUTOMÁTICA”
Conforme al Modelo de Proposición Económica.
8.- Criterios de adjudicación
8.1. Criterios no evaluables de forma automática (SOBRE 2):
Criterio de adjudicación | Puntuación máxima |
A. Calidad de la oferta técnica | 30 puntos |
B. Equipo de trabajo | 10 puntos |
C. Política de ahorro | 5 puntos |
A. Calidad de la oferta técnica: de 0 a 30 puntos
Se valorará la calidad de la oferta técnica presenta de acuerdo con el contenido presentado en el Sobre Nº 2 “Documentación técnica”, con hasta un máximo de 30 puntos.
B. Equipo de trabajo: de 0 a 10 puntos
Se valorará hasta 10 puntos, en relación al personal adscrito a la prestación del servicio:
- El Currículum Vitae
- El dominio del habla inglesa
- El número de trabajadores asignados a la prestación del servicio
- Los años experiencia en la organización de reuniones nacionales e internacionales de carácter científico
C. Política de ahorro: de 0 a 5 puntos
Se valorará hasta 5 puntos la capacidad de negociación de la empresa con sus proveedores, tanto en la contratación de los servicios necesarios para la celebración del evento, como en la gestión de posibles anulaciones y cancelaciones.
Conforme al artículo 146.3, el licitador que no supere el 50% de la puntuación en el conjunto de los criterios no evaluables de forma automática, esto es, 22,5 puntos de valoración, será excluido del procedimiento y, por tanto, no se procederá a cuantificar sus criterios evaluables de forma automática o mediante fórmula.
8.2. Criterios evaluables de forma automática o mediante fórmula (SOBRE 3):
Criterio de adjudicación | Puntuación máxima |
D. Oferta económica | 35 puntos |
E. Experiencia a nivel internacional | 10 puntos |
F. Número y volumen de asistencia de eventos ya celebrados | 10 puntos |
C. Oferta económica: de 0 a 35 puntos
Aquel licitador que, conforme al Modelo de proposición económica y criterios evaluables de forma automática, ofrezca un mejor precio, que no se considere desproporcionado, obtendrá la puntuación máxima de 35 puntos. Al resto se les asignará una puntuación proporcional, según la siguiente fórmula matemática:
FÓRMULA: (Om/Ov) x 35
Siendo:
Ov: la oferta del licitador a valorar
Om: la oferta presentada más económica
35: el coeficiente para la ponderación de la valoración
D. Experiencia a nivel internacional: de 0 a 10 Puntos
Se otorgarán hasta 10 puntos según la experiencia en la organización de eventos a nivel internacional en los últimos 2 años:
Hasta 3 eventos internacionales: 0 puntos
Hasta 6 eventos internacionales: 5 puntos Más de 6 eventos internacionales: 10 puntos
E. Número y volumen de asistencia de eventos ya celebrados: de 0 a 10 puntos
Se otorgarán hasta 10 puntos según el número y volumen de asistencia de los eventos ya celebrados en los últimos 2 años:
Hasta 3 eventos de más de 800 asistentes: 0 puntos Hasta 6 eventos de más de 800 asistentes: 5 puntos Más de 6 eventos de más de 800 asistentes: 10 puntos
9.- Plazo de vigencia
El contrato entrará en vigor en la fecha de la firma del mismo y estará vigente hasta la liquidación total de las cuentas, a la finalización del evento.
No cabe la posibilidad de prórroga debido a la especificidad del objeto del contrato.
10.- Incumplimientos y penalidades
10.1. Incumplimientos
Los incumplimientos contractuales por parte del contratista se calificarán como leves, graves y muy graves.
Incumplimientos muy graves:
- La falta de prestación del servicio de diseño, organización técnica y logística de la Conferencia, en las condiciones señaladas en el Pliego de Prescripciones Técnicas, salvo causa de fuerza mayor.
- La reiteración en la comisión xx xxxxxx graves.
Incumplimientos graves:
- El no asignar en el equipo de trabajo el número de trabajadores a que el adjudicatario se hubiera comprometido o la asignación de trabajadores con menor experiencia que la señalada en su oferta.
- La no prestación del servicio de manera diligente por parte del adjudicatario.
- La reiteración en la comisión xx xxxxxx leves.
Incumplimientos leves:
- Lo no previsto anteriormente, y que de algún modo signifiquen detrimento de las condiciones establecidas en este Pliego o en el Pliego de prescripciones técnicas, con perjuicio no grave en la actividad de CIC bioGUNE.
10.2. Penalidades
La cuantía para las infracciones leves será del 1% del importe de adjudicación, IVA excluido.
Si motivadamente, el órgano de contratación estima que el incumplimiento es grave o muy grave, la penalidad podrá alcanzar el 5%, o hasta el máximo legal del 10%, del importe de adjudicación, IVA excluido, respectivamente.
Cada vez que las penalidades alcancen un múltiplo del 5 por 100 del precio del contrato, IVA excluido, el órgano de contratación estará facultado para proceder a la resolución del mismo o acordar la continuidad de su ejecución con imposición de nuevas penalidades.
11.- Cesión y subcontratación
11.1. Cesión
Posibilidad de cesión del contrato: No procede
11.2. Subcontratación
Posibilidad de subcontratación: Sí
A tal efecto, deberán cumplirse los requisitos establecidos en los artículos 215 a 217 de la LCSP.
Las empresas licitadoras deberán indicar en la oferta (apartado 5 de Anexos al PCAP), la parte del contrato que tengan previsto subcontratar, señalando su importe o porcentaje y el nombre o perfil empresarial.
12- Ingresos, gastos, régimen de pagos y facturación
12.1. Ingresos
El contratista será el responsable de la Conferencia y, como tal, dispondrá de los medios de pago adecuados, recibiendo directamente los ingresos de los asistentes, participantes y patrocinadores (cuota de inscripción y póster y patrocinios).
12.2. Gastos
El contratista deberá financiar, íntegramente y bajo su cuenta y riesgo, todas las actuaciones necesarias para el diseño, organización y desarrollo del evento, abonando todos los gastos ocasionados, entre ellos (i) los gastos de los ponentes en concepto de viajes y alojamiento, (ii) la imprenta y documentación promocional, (iii) el alquiler de la Sala y los medios audiovisuales necesarios (iv) la página web, (v) los servicios de restauración (pausa-café, cena de clausura…) y (vi) cualquier otro concepto no recogido en los apartados anteriores que haya sido aprobado previamente por CIC bioGUNE.
12.3. Liquidación de gastos, xxxxxxxxx xx xxxxxxx y honorarios
A la finalización de la Conferencia, el contratista presentará a CIC bioGUNE la xxxxxxxxx
xx xxxxxxx (ingresos y gastos) y procederá a la emisión de la factura que por secretaría técnica y gastos de gestión corresponda, con los siguientes límites:
- Si la diferencia entre los ingresos y gastos generados, excluidos los honorarios por secretaría técnica y gastos de gestión, arrojase un saldo positivo superior al importe de dichos honorarios, el superávit será entregado a CIC bioGUNE mediante transferencia bancaria (contra factura emitida previamente por CIC bioGUNE) y el contratista emitirá la factura completa.
- Si la diferencia entre los ingresos y gastos generados, excluidos los honorarios por secretaría técnica y gastos de gestión, arrojase un saldo positivo inferior al importe de dichos honorarios, el contratista emitirá la factura por el importe del saldo positivo de la Conferencia, y sin que en ningún caso pueda suponer un desembolso adicional para CIC bioGUNE.
- En el supuesto de que el saldo anteriormente descrito fuera negativo, las pérdidas serán asumidas íntegramente por el contratista, siendo éste el único responsable financiero por los riesgos inherentes a la Conferencia y no se devengará honorario alguno para el contratista.
12.4 Pago y facturación
El abono, en su caso, se realizará por medio de transferencia bancaria en el plazo máximo de 60 días naturales siguientes a la recepción de la factura, siendo los días de pago el 10 y 26 de cada mes.
La factura se emitirá a nombre de CIC bioGUNE y será remitida a través de alguna de las siguientes vías:
Correo postal:
Asociación Centro de Investigación Cooperativa en Biociencias - CIC bioGUNE Xxxxxx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxx, Xxxxxxxx 000 X, 0x Xxxxxx
00000 Xxxxx (Xxxxxxx) CIF: X00000000
Dirección de correo electrónico: xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Y contendrá el número de pedido remitido por CIC bioGUNE.
En todo caso, las facturas tienen que respetar la normativa vigente recogida en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
13.- Revisión de precios
Atendidas las características del contrato, y de conformidad con lo establecido en el artículo 103 LCSP, no se contempla la revisión de precios.
14.- Deber de confidencialidad y protección de datos de carácter personal
El contratista queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, siendo responsable de los daños y perjuicios que derivaren del incumplimiento de esta obligación. El plazo durante el cual deberá mantener el deber de respetar el carácter confidencial de la información será de 5 años.
Asimismo, queda obligado a no copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este documento datos de carácter personal, así como a no ceder a otros dichos datos, ni siquiera a efectos de conservación.
15.- Garantía definitiva
Garantía definitiva: Sí, el 5% del importe de adjudicación.
15.1. El licitador que haya presentado la mejor oferta está obligado a acreditar, en un plazo xxxxxx xx xxxx días hábiles a contar desde el siguiente a aquél en que hubiera recibido el requerimiento, una garantía definitiva del 5% del importe de adjudicación, excluido el IVA y podrá prestarse en efectivo o en valores (que en todo caso serán de Deuda Pública), mediante aval o mediante contrato de seguro de caución, según lo establecido en el artículo 108 de la LCSP.
15.2. Cuando, a consecuencia de la modificación del contrato, experimente variación el valor del mismo, se reajustará la garantía en el plazo de 15 días naturales, contados desde la fecha en que se notifique al contratista la resolución de modificación del contrato.
15.3. El plazo de garantía será de un año desde la celebración del contrato y será devuelta o cancelada cuando se produzca el vencimiento de dicho plazo y se haya cumplido satisfactoriamente el contrato o se resuelva éste sin culpa del contratista, y siempre que no resultaren responsabilidades que hubieran de ejecutarse sobre la garantía, de conformidad con el artículo 111 LCSP.
16.- Modificación del contrato
Para poder hacer frente al gasto, debidamente justificado, derivado de la realización de un mayor número de servicios, suministros o actividades, podrá modificarse el contrato hasta un máximo del 20% del precio inicial, por lo que el importe, IVA excluido, previsto para modificaciones será de 13.280,00 euros durante la vigencia del contrato.
También podrán producirse modificaciones en el contrato cuando sean consecuencia de causas imprevistas, justificándolo debidamente en el expediente, si bien estas modificaciones no podrán afectar a las condiciones esenciales del contrato.
17.- Extinción del contrato
Causas específicas de resolución del contrato: las indicadas en la LCSP en sus artículos 211 a 213.