VERSIÓN EN ESPAÑOL PARA CANDIDATOS COLOMBIANOS, ECUATORIANOS Y PERUANOS
VERSIÓN EN ESPAÑOL PARA CANDIDATOS COLOMBIANOS, ECUATORIANOS Y PERUANOS
Término de Referencia para la Contratación de Persona Jurídica
1. OBJETO
Contratación de una persona jurídica para servicios técnicos especializados de asistencia en la gestión del proyecto AmazonBeEco por la unidad de Conexsus en los Estados Unidos.
2. REQUISITO
Vacante exclusiva para personas originarias y residentes en Colombia, Ecuador, Guyana, Surinam o Perú.
3. CONTEXTO
1. Conexsus Estados Unidos (razón social Institute for Sustainable Connections
– ISC) es una entidad sin ánimo de lucro con sede en los Estados Unidos de América, constituida bajo la Sección 501(c)(3) del Internal Revenue Service
- IRS.
2. Conexsus Estados Unidos es una organización autónoma asociada del Instituto Conexões Sustentáveis - Conexsus, una organización de la sociedad civil con sede en Brasil. Su misión es activar el ecosistema de negocios comunitarios de impacto socioambiental, aumentando su contribución a la generación de ingresos en áreas rurales y de conservación de bosques y biomas. Estos negocios incluyen cooperativas y asociaciones productivas en las cadenas de alimentación saludable y sostenible, agroforestal, sociobiodiversidad, extracción sostenible, pesca artesanal y manejo forestal comunitario.
3. Estas organizaciones generan beneficios ambientales significativos al contribuir a la conservación de bosques y biomas, la resiliencia territorial y la mitigación y adaptación al cambio climático. Desde el punto de vista social y económico, generan ingresos en áreas rurales y forestales, a menudo como la única alternativa al uso depredador de recursos naturales. Además, fortalecen las comunidades y permiten la preservación de modos de vida diferentes, como los de las poblaciones extractivistas, quilombolas, indígenas y agricultores familiares. Conexsus desarrolla sus iniciativas enfocadas en tres ejes principales:
A. Mejora de los Modelos de Negocios Comunitarios de Impacto Socioambiental;
B. Acceso a mercados a través de nuevas asociaciones más equitativas;
C. Desarrollo de instrumentos financieros adecuados para estas organizaciones y su base productiva, en sus diferentes etapas de madurez.
4. En el contexto de los países amazónicos, durante décadas, el desarrollo de la región conocida como Pan-Amazonía ha sido sinónimo de expansión de infraestructura, prácticas extensivas de uso de la tierra y extracción de recursos naturales. El pensamiento económico predominante ha subestimado el valor de los bosques en pie y consideró a sus poblaciones como grupos rezagados que debían ser asimilados por la economía moderna mediante la conversión de los bosques en otros usos de la tierra. Esto ha resultado en tasas devastadoras de deforestación y pérdida de biodiversidad, causando un aumento significativo en las emisiones de gases de efecto invernadero y llevando al bioma amazónico peligrosamente cerca de su punto de inflexión.
5. Ante este contexto regional y la experiencia en Brasil, Conexsus como organismo ejecutor principal y Conexsus Estados Unidos como co-ejecutor, han establecido una asociación con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Fondo Verde para el Clima (GCF) para la realización del Proyecto AmazonBeEco: Impulsar una Bioeconomía Incluyente en la Pan-Amazonía.
6. El proyecto AmazonBeEco tiene como objetivo aumentar los ingresos de los negocios comunitarios en la región Pan-amazónica de los seis países mencionados y generar oportunidades de ingresos para las familias involucradas en estos negocios, mediante la creación de redes, esfuerzos de capacitación y desarrollo de soluciones financieras y comerciales innovadoras. Después de que Conexsus ha desarrollado un amplio entendimiento y actuación en el ecosistema de negocios comunitarios en la Amazonía brasileña, el proyecto AmazonBeEco representa la primera acción de la organización en los otros países amazónicos.
7. La operacionalización del proyecto en los cinco países además de Brasil se llevará a cabo mediante asociaciones de Conexsus Estados Unidos con entidades asociadas locales de cada país. Por lo tanto, considerando que el proyecto involucrará transacciones y otras operaciones en diferentes monedas y sistemas normativos, Conexsus Estados Unidos jugará un papel fundamental en la operacionalización de la asignación de fondos en dólares estadounidenses para los otros países participantes de la Amazonía, así como en la operación financiera general del proyecto. También corresponderá a la unidad estadounidense la coordinación de la ejecución de las actividades en estos países, para la correcta aplicación de los recursos, así como la gestión del conocimiento, el monitoreo, la rendición de cuentas y la elaboración de informes del proyecto.
● Las principales funciones asignadas a la unidad de Conexsus en los Estados Unidos son: Gestión del contrato con los asociados de implementación locales de los 5 países y seguimiento de la ejecución; Facilitación de la asignación de fondos para los 5 países; Operaciones financieras y contables; Gestión del conocimiento; Monitoreo; Rendición de cuentas y Reporte del proyecto para los socios inversionistas
Para alcanzar estos objetivos, las actividades a realizar en la prestación de los servicios son:
5. ACTIVIDADES
a. Gestión del contrato con los asociados e implementación locales en los cinco
países, incluyendo la comunicación regular, el soporte técnico y la resolución de cuestiones operativas;
b. Apoyo en la elaboración e implementación de planes de acción para la ejecución de las actividades planificadas en los cinco países;
c. Apoyo en el seguimiento de la implementación de las actividades planificadas, garantizando el cumplimiento de los plazos y los estándares de calidad;
d. Monitoreo continuo del progreso del proyecto e identificación proactiva de desvíos o problemas, proponiendo soluciones efectivas;
e. Orientación y supervisión de la actuación de los profesionales encargados de las actividades de gestión de proyectos en los cinco países, trabajando en estrecha cooperación con ellos;
f. Organización de reuniones regulares del equipo de la UGP con los países, facilitando el alineamiento, la comunicación eficiente y la colaboración entre los miembros;
g. Comunicación constante con el equipo técnico de monitoreo y reporte del socio inversionista (BID) para asegurar una adecuada rendición de cuentas y reportes periódicos sobre el progreso del proyecto en todos los países;
h. Elaboración de informes de progreso detallados según lo requerido por los socios inversionistas, así como informes internos;
i. Monitoreo del presupuesto del proyecto, identificando variaciones y proponiendo al equipo financiero los ajustes necesarios para asegurar el uso eficiente de los recursos, así como el cumplimiento del Plan de Desembolsos acordado con el socio inversionista;
4. OBJETIVOS
4.1. El objetivo de la presente consultoría es proporcionar asistencia en gestión de proyectos a la Unidad de Gestión de Proyecto (UGP) del Proyecto AmazonBeEco.
4.2. Como contratado de la unidad de Conexsus en los Estados Unidos, la consultoría se enfocará en garantizar que las funciones asignadas a los Estados Unidos se realicen de acuerdo con lo acordado con los socios inversionistas, así como en atender las posibles necesidades de gestión de proyectos de la unidad.
j. Implementación de herramientas de gestión del conocimiento y aprendizaje cruzado para capturar, compartir y difundir las lecciones aprendidas y mejores prácticas del proyecto y fortalecer las capacidades de los equipos locales;
k. Organización de misiones de monitoreo del proyecto en campo, eventos de divulgación de información y representación del proyecto a nivel regional e internacional, y participar cuando sea necesario;
l. Organización, en estrecha cooperación con el equipo de Comunicación de Conexsus y del socio inversionista, de la correcta implementación del Plan de Comunicación del proyecto en los países;
m. Actualización de los documentos del proyecto como el Plan Operacional, el Plan de Compras y Contrataciones, el Plan de Desembolsos, la Matriz de Riesgos y la Matriz de Resultados;
n. Elaboración de documentos del proyecto como Término de Referencia, Contrato, Acuerdo, Memorando, Solicitud de Propuestas; Informe Ejecutivo de Progreso e Informes generales;
o. Elaboración e implementación de herramientas de gestión de proyectos como las ceremonias de Scrum (reuniones de planificación, diarias, de revisión y de retrospectiva), tableros Kanban (Xxxxxx), cronogramas, gráficos, matrices y road maps;
p. Apoyo en la secretaría de las reuniones del Comité de Proyecto y del Comité Directivo organizando la reunión, elaborando el acta y siguiendo y documentando el cumplimiento de los acuerdos;
q. Apoyo en la articulación y mantenimiento de relaciones interinstitucionales del proyecto con los socios de los países, incluidos los gobiernos y otros actores de la región Pan-Amazónica;
r. Asegurar que la ejecución se realice de acuerdo con las reglas acordadas entre Conexsus (Brasil y Estados Unidos) y sus socios inversionistas (BID y GCF), actuando como guardián del Acuerdo de Cooperación, Memorando del Donante y otros documentos del proyecto;
s. Garantizar la organización de los documentos del proyecto de manera sistematizada dentro de los estándares que apoyen la gestión de la información;
t. Mantenimiento del software en línea de gestión de proyectos de Conexsus y del socio inversionista con toda la información del proyecto actualizada;
u. Realización de tareas adicionales según demanda de la coordinación del proyecto, así como posibles demandas de gestión de proyectos de la unidad de Conexsus en los Estados Unidos.
6. PRODUCTOS Y PLAZOS
6.1. A continuación se detallan los productos a entregar, los plazos respectivos y el valor de pago por cada producto, en términos de porcentaje sobre el valor total de la propuesta financiera presentada y aprobada:
Productos | Plazos | |
Informe Técnico mensual con detalle de las actividades realizadas en el período, incluyendo otros productos y/o informes necesarios para la implementación del proyecto. | El día 25 de cada mes durante 6 meses. | |
7. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS 7.1. El contrato tendrá una duración de 182 días (6 meses) a partir de la firma, pudiendo ser prorrogado por acuerdo de ambas partes mientras dure el proyecto. 7.2. Los pagos se realizarán mediante la presentación y aprobación de los productos mencionados anteriormente, dentro de los plazos establecidos en el plan de trabajo del proyecto. Es necesario esperar la aprobación y autorización para la emisión de la factura. 7.3. Los productos deberán ser entregados en formato digital, por correo electrónico, a la dirección que se informará posteriormente. 8. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Las personas interesadas deben enviar por correo electrónico: | ||
I. Propuesta financiera detallando el valor total o mensual que le gustaría recibir para la realización de los servicios, incluyendo impuestos y honorarios adicionales. La propuesta debe contener los principales datos de registro de la empresa (de acuerdo con la legislación del país).
II. Currículum.
III. Portafolio, fotos o documentos adicionales que comprueben las calificaciones requeridas en el ítem 10.
IV. Completar el Cuestionario de Cumplimiento a través del enlace: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.
Las propuestas deben enviarse antes del 25/08/2024 a la siguiente dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx .
9. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN
9.1. El trabajo se realizará en formato “home office”, utilizando exclusivamente medios, equipos, materiales e instalaciones del/la contratado/a. Sin embargo, el consultor podrá
ser requerido para participar en misiones o reuniones presenciales en la región amazónica de su país o en los demás países del proyecto.
9.2. Se establecerá un contrato de prestación de servicios, siendo necesario contar con la siguiente documentación:
9.2.1. Documento que acredite la constitución y funcionamiento de la empresa (o equivalente en su país).
9.2.2. Documento que acredite el propósito y las actividades realizadas por la empresa (o equivalente en su país).
9.2.3. Documento de los representantes legales de la empresa.
9.2.4. Declaración o certificados que demuestren que no hay pendientes con las autoridades legales.
9.2.5. Datos bancarios a nombre de la empresa para la realización de los pagos.
10. CUALIFICACIONES TÉCNICAS Y COMPETENCIAS
10.1. Requisitos Obligatorios:
a. Graduado en áreas relacionadas con el alcance del proyecto y formación complementaria en gestión de proyectos;
b. Experiencia mínima de 3 años como profesional en gestión de proyectos;
c. Español nativo;
x. Xxxxxx avanzado (escrito y hablado);
e. Conocimiento avanzado en metodologías de gestión de proyectos (PMP, Scrum, Kanban u otras metodologías tradicionales o ágiles);
f. Conocimiento intermedio en Excel;
g. Conocimiento intermedio en Gestión de Contratos;
h. Conocimiento intermedio en Monitoreo y Evaluación;
i. Conocimiento intermedio en Gestión del Conocimiento y Aprendizaje;
j. Experiencia en la elaboración de Términos de Referencia, Contratos, Acuerdos, Memorandos, Cartas de Invitación, Informes, etc.;
k. Experiencia en proyectos de cooperación técnica internacional;
l. Experiencia en la región Pan-Amazónica.
10.2. Requisitos Deseables:
a. Experiencia en proyectos socioambientales;
b. Experiencia en organizaciones sin fines de lucro;
c. Experiencia en proyectos del BID o financiados por él;
d. Conocimiento en herramientas de BI para la generación de gráficos e informes;
e. Portugués avanzado (escrito y hablado).
11. CRITÉRIOS DE SELECCIÓN
Las propuestas serán evaluadas con base en la cualificación técnica del/la proponente, en relación con los servicios descritos y la propuesta financiera.
ENGLISH VERSION FOR SURINAMESE AND GUYANESE CANDIDATES
Terms of Reference for Hiring a Legal Entity (consultant)
1. OBJECT
Hiring a legal entity for specialized technical services (consulting) to assist in the project management of the AmazonBeEco project by the Conexsus unit in the United States.
2. REQUIREMENT
Position exclusively for individuals who are natives and residents of Colombia, Ecuador, Guyana, Suriname, or Peru.
3. CONTEXT
Conexsus United States (officially known as Institute for Sustainable Connections – ISC) is a non-profit organization based in the United States of America, established under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Service - IRS.
Conexsus United States, also known as Conexsus US, is an autonomous branch and partner of Instituto Conexões Sustentáveis - Conexsus, a public interest civil society organization (OSCIP) based in Brazil. Its mission is to activate the ecosystem of community businesses with socio-environmental impact, enhancing their contribution to income generation in rural areas and the conservation of forests and biomes. These businesses include cooperatives and productive associations working in the chains of healthy and sustainable food, agroforestry, socio-biodiversity, artisanal sustainable fishing, and community forest management.
These organizations provide environmental benefits by contributing to the conservation of forests and biomes, territorial resilience, and climate change mitigation and adaptation. Socially and economically, these organizations generate income in rural and forest areas, often as the only alternative to the predatory use of natural resources. Additionally, community organization strengthens communities and maintains diverse ways of life, such as those of extractivist and quilombola populations, indigenous peoples, and family farmers. Conexsus focuses its initiatives on three main axes:
A. Improvement of Socio-Environmental Impact Community Business Models;
B. Market access through more equitable partnerships;
C. Development of financial instruments suited to the reality of these organizations and their productive base, at different stages of maturity.
In the context of Amazonian countries (Brazil, Colombia, Ecuador, Guyana, Peru, and Suriname), for decades, the development of the Pan-Amazon region has been synonymous with infrastructure expansion, extensive land use practices, and natural resource extraction. The predominant economic thinking disregarded the value of standing forests and considered their populations as backward groups to be assimilated into the modern economy through the conversion of forests to other land uses. This resulted in devastating deforestation and biodiversity loss rates, causing a significant increase in greenhouse gas emissions and pushing the Amazon biome dangerously close to its tipping point.
In response to this regional context and experience in Brazil, Instituto Conexões Sustentáveis (Conexsus) as the executor, and Conexsus United States - Institute for Sustainable Connections (ISC) as the co-executor, have partnered with the Inter-American Development Bank (IDB) and the Xxxxx Climate Fund (GCF) to implement the AmazonBeEco Project: Unlocking an Inclusive Bioeconomy in the Pan-Amazon.
The AmazonBeEco project aims to increase the revenue of community businesses in the Pan-Amazon region across the six mentioned countries and generate income opportunities for families involved in these businesses through network creation, capacity-building efforts, and the development of innovative financial and commercial solutions. After Conexsus has developed extensive knowledge and operations in the community business ecosystem in the Brazilian Amazon, the AmazonBeEco project represents the organization's first venture into other Amazonian countries.
The implementation of the project in the five countries beyond Brazil will be carried out through Conexsus United States’ partnerships with local executing partner entities in each country. Therefore, considering that the project will involve transactions and other operations in different currencies and regulatory systems, Conexsus United States will play a crucial role in the operationalization of the allocation of funds in U.S. dollars for the other Amazonian countries, as well as in the overall financial operation of the project. The U.S. unit will also be responsible for coordinating the execution of activities in these countries, ensuring the proper allocation of resources, as well as managing knowledge, monitoring, accountability, and reporting of the project.
4. OBJECTIVES
1. The objective of this consultancy is to provide project management assistance to the Project Management Unit (PMU) of the AmazonBeEco Project.
2. As a contractor for Conexsus's unit in the United States, the consultancy will focus on ensuring that the functions assigned to the United States are performed
in accordance with what was agreed with the investing partners, as well as addressing any project management needs of the unit.
4.2.1. The main functions assigned to Conexsus's unit in the United States are Management of contracts with local implementing entities in the 5 countries and overseeing their execution; Facilitating the allocation of funds for the 5 countries; Financial and accounting operations; Knowledge management; Monitoring; Accountability; and Project reporting to the investing partners.
5. ACTIVITIES
To achieve these objectives, the activities to be carried out in the provision of services are:
a. Management of the contract with the local implementation partner in the five countries, including regular communication, technical support, and resolution of operational issues;
b. Support in the development and implementation of action plans for executing the planned activities in the five countries;
c. Support in monitoring the implementation of planned activities, ensuring compliance with deadlines and quality standards;
d. Continuous monitoring of project progress and proactive identification of deviations or issues, proposing effective solutions;
e. Guidance and supervision of the professionals responsible for project management activities in the five countries, working in close cooperation with them;
f. Organization of regular meetings of the PMU team with the countries, facilitating alignment, efficient communication, and collaboration among members;
g. Constant communication with the monitoring and reporting technical team of the investing partner (IDB) to ensure proper accountability and periodic reports on the project's progress in all countries;
h. Preparation of detailed progress reports as required by the investing partners, as well as internal reports;
i. Monitoring of the project budget, identifying variations and proposing necessary adjustments to the financial team to ensure efficient use of resources, as well as compliance with the Disbursement Plan agreed with the investing partner;
j. Implementation of knowledge management and cross-learning tools to capture, share, and disseminate lessons learned and best practices of the project and to strengthen the capabilities of local teams;
k. Organization of field monitoring missions, information dissemination events, and regional and international project representation, and participation when necessary;
l. Organization, in close cooperation with the Conexsus Communication team and the investing partner, of the correct implementation of the project Communication Plan in the countries;
m. Updating project documents such as the Operational Plan, Procurement and Contracting Plan, Disbursement Plan, Risk Matrix, and Results Matrix;
n. Preparation of project documents such as Terms of Reference, Contract, Agreement, Memorandum, Invitation Letter; Executive Progress Report and general reports;
o. Development and implementation of project management tools such as Scrum ceremonies (planning meetings, daily stand-ups, review meetings, and retrospectives), Kanban boards (Xxxxxx), timelines, charts, matrices, and roadmaps;
p. Support in the secretariat of Project Committee and Steering Committee meetings by organizing the meeting, preparing minutes, and tracking and documenting the fulfillment of agreements;
q. Support in articulating and maintaining inter-institutional relationships of the project with partners in the countries, including governments and other actors in the Pan-Amazon region;
r. Ensuring that execution is carried out in accordance with the rules agreed between Conexsus (Brazil and the United States) and its investing partners (IDB and GCF), acting as a guardian of the Cooperation Agreement, Donor Memorandum, and other project documents;
s. Ensuring that project documents are systematically organized within standards that support information management;
t. Maintenance of Conexsus and investing partner online project management software with all project information up-to-date;
u. Performing additional tasks as requested by project coordination, as well as any potential project management demands of the Conexsus unit in the United States.
6. DELIVERABLES
The following details the deliverables, respective deadlines, and payment value for each deliverable, expressed as a percentage of the total value of the submitted and approved financial proposal:
Deliverables | Deadlines | |
Monthly Technical Report detailing the activities carried out during the period, including other necessary products and/or reports for the implementation of the project. | On the 25th of each month for 6 months | |
7. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS 7.1. The contract will have a duration of 182 days (6 months) from the date of signing and may be extended by mutual agreement of both parties. | ||
7.2. Payments will be made upon the submission and approval of the deliverables, within the deadlines established in the project work plan. Approval and authorization are required before issuing an invoice.
7.3. Deliverables must be submitted in digital format via email to the address that will be provided later.
8. SUBMISSION OF PROPOSALS
Interested candidates must submit via email:
I. A financial proposal detailing the annual or monthly amount they would like
to receive for the services, including taxes and additional fees. The proposal must include the company’s registration details (in accordance with the country’s legislation).
II. Resume.
III. Portfolio, photos, or additional documents proving the qualifications required in item 10.
IV. Complete the Compliance Questionnaire via the link: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx
9. CONTRACTING CONDITIONS
9.1. The work will be conducted on a "home office" basis, using exclusively the contractor’s own means, equipment, materials, and facilities. However, the consultant may be required to participate in field missions or in-person meetings in the Amazon region of their country or other countries involved in the project.
9.2. A service contract will be established, requiring the following documentation:
9.2.1. Document proving the incorporation and operation of the company (or equivalent in your country).
9.2.2. Document proving the purpose and activities carried out by the company (or equivalent in your country).
9.2.3. Document of the company’s legal representatives.
9.2.4. Statement or certificates showing that there are no pending issues with legal authorities.
9.2.5. Bank details in the name of the company for making payments.
10. TECHNICAL QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES
10.1. Mandatory Requirements:
a. Degree in areas related to the project’s scope and additional training in project management.
b. 3 (three) years of work experience in project management.
c. Native English speaker (Guyanese individuals) or fluency (Surinamese individuals).
d. Advanced Spanish.
e. Advanced knowledge of project management methodologies (PMP, Scrum, Kanban, or other traditional or agile methodologies).
f. Intermediate knowledge of Excel.
g. Intermediate knowledge of Contract Management.
h. Intermediate knowledge of Monitoring and Evaluation.
i. Intermediate knowledge of Knowledge Management and Learning.
j. Experience in preparing Terms of Reference, Contracts, Agreements, Memoranda, Invitation Letters, Reports, etc.
k. Experience in international technical cooperation projects.
l. Experience in the Pan-Amazon region.
10.2. Desirable Requirements:
a. Experience in socio-environmental projects.
b. Experience in non-profit organizations.
c. Experience in BID projects or those funded by BID.
d. Knowledge of BI tools for generating charts and reports.
e. Advanced Portuguese (written and spoken).
11. SELECTION CRITERIA
Proposals will be evaluated based on the technical qualifications of the proposer in relation to the described services and the financial proposal.