División de Contratación Administrativa
División de Contratación Administrativa
Al contestar refiérase al oficio No. 17244
04 de noviembre, 0000
XXX-0000
Señora
Dra. Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Directora General
HOSPITAL XX. XXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Asunto: Se otorga autorización al Hospital Xx. Xxx Xxxxxxx para modificar el contrato suscrito con el Consorcio conformado por las empresas Grupo Corporativo de Seguridad Alfa, S.A., y el Consorcio de Seguridad Alfa, S.A., para el “Servicio de seguridad y vigilancia de los edificios del Hospital Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Clínica Xxxxxxx Xxxxx y edificios periféricos arrendados”, producto de la Licitación Pública No. 2015LN-000004-2306, de acuerdo con el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Nos referimos a su oficio No. HMP–DG–2315-2021 del 08 de octubre de 2021, y remitido a esta Contraloría General de la República el 11 de octubre, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto.
Asimismo mediante oficio No. HMP-AGBS-SACA-0250-2021 remite nuevamente su gestión con la respectiva firma digital en atención a nuestro oficio de prevención No. 16359 (DCA-4101) del 25 de octubre de 2021.
I. Antecedentes y justificación de la solicitud.
Como razones dadas para justificar la presente solicitud, esa Administración manifiesta lo siguiente:
1. Que el Hospital Xx. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, tramitó la Licitación Pública No. 2015LN-000004-2306 para la contratación de servicios profesionales de seguridad y vigilancia, de la cual resultó adjudicado en año 2017, el Consorcio conformado por las empresas Grupo Corporativo de Seguridad Alfa, S.A., y Consorcio de Seguridad Alfa, S.A., a fin de poder solventar de manera eficiente y oportuna los servicios de Seguridad y Vigilancia, para los edificios del Hospital Xx. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Clínica Xxxxxxx Xxxxx y edificios periféricos arrendados, por medio de la contratación de un total de 53 ½ oficiales de seguridad, por un monto de ¢400.167.236,69 anuales.
2. Que dicha contratación se encuentra en su última prórroga, la cual vence el día 09 de noviembre de 2021, por lo que el pasado 20 de noviembre del 2020 (un año antes del vencimiento de la última prórroga) mediante oficio No. HMP-DG-DAF-0718-2020 la
Dirección General y Administrativa Financiera solicitó el visto bueno a la Comisión del Control del Gasto en Contratación para iniciar un nuevo proceso de compra.
3. Que mediante oficio No. GF-6006-2020 del 23 de noviembre de 2020 la Comisión del Gasto solicita a la Dirección de Servicios Institucionales que realice una revaloración del estudio técnico ITS-012-01-2020 tomando en cuenta la situación económica actual de la institución y del país, de manera que se contrate únicamente el personal mínimo que requiere el centro hospitalario.
4. Que el día 25 de febrero de 2021, mediante correo electrónico remitido por parte del Área de Investigación y Seguridad Institucional se recibe el oficio Xx. XXX-XXXX-0000- 0000, con el asunto “Remisión de criterio técnico ajustado para la reducción de la nueva contratación de servicios de seguridad en el Hospital Xx. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx”, por medio del cual se presenta la propuesta de cantidad de oficiales, horarios y puestos de control, aplicando la reducción de un 15% para la nueva contratación de servicios, la cual cuenta con la cantidad de 91 oficiales de seguridad.
5. Que posteriormente se procede a realizar el estudio xx xxxxxxx con la nueva propuesta de 91 oficiales de seguridad con las casas comerciales que brindan el servicio requerido.
6. Que mediante correo electrónico de fecha 09 xx xxxxx de 2021, se remite resultado de estudio xx xxxxxxx a la Dirección Administrativa Financiera, con el fin de que se continúe con el trámite de solicitud de visto bueno ante la Comisión Control del Gasto en Contratación.
7. Que el día 03 de setiembre del 2021, la Sub Área de Contratación Administrativa realiza la publicación del cartel correspondiente a la Licitación Pública Nacional 2021LN-000003-0001102306 por Servicios Profesionales de Seguridad y Vigilancia.
8. Que el día 07 de setiembre de 2021 a las 10 horas, se procede con la visita al sitio por parte del Servicio de Seguridad y Vigilancia.
9. Que actualmente, la Licitación Pública Nacional 2021LN-000003-0001102306 por Servicios Profesionales de Seguridad y Vigilancia, se encontraba en etapa de atención de recursos de objeción en contra del cartel ante la Contraloría General de la República, así mismo la apertura de ofertas se realizó el 22 de octubre del 2021 a las 10:00 a.m.
10. Que según cronograma se espera que el nuevo contrato entre a regir en el mes xx xxxx de 2022.
I. Criterio de la División
1. Sobre el análisis de los supuestos previstos en el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la competencia de la Contraloría General para conceder la autorización solicitada.
El artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA) establece lo siguiente:
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“Artículo 208. Modificación unilateral del contrato.
La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas:
a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto.
b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares.
c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda.
d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto.
e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público.
f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado.
En contratos de prestación continua se podrá modificar tanto el objeto como el plazo. En este último supuesto el 50% aplicará sobre el plazo originalmente contratado, sin contemplar las prórrogas.
Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre cada una de ellas y no sobre el monto general del contrato.
El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya incurrido para atender la ejecución total del contrato.
En casos de contratos de obra, podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes.
Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentariamente el procedimiento aplicable para lo previsto en este artículo.
La Administración deberá revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente.”
Conforme al escenario descrito, es preciso señalar que una de las características que se identifican en los contratos administrativos, es la posibilidad de modificación unilateral del contrato. Esta potestad, se constituye como una de las características típicas del contrato administrativo, en el tanto posibilita a la Administración a variar las cláusulas del contrato, para asegurar la satisfacción del fin público que pretende alcanzar.
Ahora bien, es claro que la facultad para modificar unilateralmente el contrato, tiene ciertos límites definidos en el ordenamiento jurídico, dentro de los cuales se destaca la imperiosa necesidad de que la modificación no implique un cambio en la naturaleza del objeto contractual, ni le impida cumplir con el fin inicialmente propuesto. Bajo esa tesitura, con el objeto de procurar mayor seguridad, se establecieron en el artículo 208 mencionado las condiciones para la aplicación de esta potestad administrativa.
Así las cosas, en el referido numeral se establecieron las condiciones que debe atender la Administración en ejercicio de su facultad para modificar unilateralmente el contrato. En tales supuestos, es la misma Administración la que en uso de su facultad de modificación unilateral, puede llevar a cabo directamente y sin autorización de ninguna otra entidad, los ajustes respectivos en el contrato que se trate. Sin embargo, pueden darse situaciones, en las que uno o varios de los supuestos comentados no se encuentran presentes y aun así la modificación contractual resulta importante para los intereses de la Administración. Para estos casos, el mismo artículo 208 del RLCA ha dispuesto la solución correspondiente, señalando en su penúltimo párrafo en lo que interesa, lo siguiente:
“Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público.”
En el caso bajo análisis, se presenta la situación de que la contratación actualmente vigente para la prestación del servicio de seguridad y vigilancia está próxima a vencer, y a pesar de que según se indica un año antes de dicho vencimiento se iniciaron las gestiones para promover un nuevo procedimiento licitatorio de compra, se presentaron varios inconvenientes que generaron atrasos en el trámite, con lo cual estiman necesario modificar el contrato a efectos de prorrogar el plazo mientras termina la tramitación del referido concurso.
Bajo esa tesitura, se solicita autorización para modificar el plazo a efectos de que se extienda su vigencia por seis meses adicionales, dado que según se indica, de acuerdo con el cronograma del procedimiento licitatorio actualmente en curso, el contrato estaría listo para ejecutar en el mes xx xxxx de 2022.
Procede la Administración a analizar los supuestos establecidos en los incisos a) al f) del referido artículo 208, exponiendo al respecto lo siguiente:
1. En cuanto al inciso a), menciona que con la modificación propuesta no cambia su naturaleza, no impide cumplir con su funcionalidad ni el fin inicialmente propuesto, ya que, con la ampliación al contrato se pretende mantener la continuidad del servicio durante las jornadas para el resguardo de los usuarios internos y externos, y así salvaguardar las instalaciones hospitalarias.
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2. Con respecto al inciso b) manifiesta que también se cumple lo previsto en ese supuesto por cuanto la modificación al contrato no incurre en aumento en la cantidad sino en el plazo con el fin de mantener la continuidad del mismo servicio, esto para brindar resguardo y seguridad a los usuarios internos y externos y velar por el patrimonio institucional.
3. En cuanto al inciso c), se señala que la modificación del contrato solicitada no excede el 50% del monto original, incluyendo reajustes o revisiones. Señala que el costo mensual corresponde a ¢36.930.799.04 y por el periodo de seis meses se estima un monto de
¢221.584.794.24 aproximadamente.
4. En lo que atañe al inciso d) se señala que no se cumple por cuanto no se trata de situaciones imprevisibles, ya que según menciona, pese a que los trámites para realizar la licitación pública fueron iniciados con suficiente anticipación, previendo los tiempos que conlleva llevar a cabo una licitación pública, en el transcurso del proceso se han dado diferentes situaciones que han provocado una dilación en el proceso; los que indica que aun y cuando no se encuentran en manos de esa Administración, tampoco se pueden considerar como imprevisibles, de conformidad con los criterios emanados de la misma Contraloría, siendo esto lo que motiva que se eleve esta solicitud, al no cumplir con el criterio de imprevisibilidad.
5. Con respecto al inciso e) menciona que es de vital importancia contar con la continuidad del servicio contratado para brindar un buen servicio a los usuarios internos y externos, ya que prima salvaguardar la vida ante situaciones de riesgo. Además, destaca que como deber constitucional se debe resguardar el patrimonio institucional.
En ese mismo sentido, manifiesta que al contar con el recurso humano necesario no se incurre en pago de tiempo extraordinario a nivel institucional, lo cual minimiza el gasto, ya que prevalece el cumplimiento de la Política para la Racionalización del Recurso Financiero.
Finalmente, en cuanto al inciso f) indica que se cumple, por cuanto la presente modificación contractual refiere a la realización de un procedimiento de licitación pública.
2. Procedencia de la autorización en el caso en concreto.
Coincide este órgano contralor con el planteamiento expuesto por la Administración, por lo que la competencia para analizar la modificación propuesta surge del inciso d) dado que la modificación del plazo que se requiere para no interrumpir la continuidad del servicio no se origina en causas imprevisibles, por lo que correspondía solicitar la autorización de este órgano contralor. Se tiene entonces por configurado el supuesto a partir del cual surge la competencia de esta Contraloría General para autorizar la modificación propuesta.
Ahora bien, en ejercicio de la referida competencia le corresponde a esta Contraloría General analizar dicha solicitud de autorización tomando en cuenta entre otras cosas la naturaleza de dicha modificación, el estado de la ejecución y el interés público.
De conformidad con lo expuesto, este órgano contralor es del criterio de que la modificación propuesta resulta procedente, a efectos de que ese Hospital pueda seguir contando con el servicio de seguridad y vigilancia de sus edificios y de esa forma se resguarde la seguridad de los usuarios, del personal y de su patrimonio. No obstante, tomando en cuenta que de conformidad con el cronograma aportado como anexo a su solicitud, se establece que la fecha prevista para adjudicar el respectivo procedimiento licitatorio es 1° febrero de 2022, se concede la autorización para modificar el plazo del contrato a efectos de ampliarlo por tres meses máximo, ya que a pesar de que se solicita el plazo de seis meses no se justifica de acuerdo con el referido cronograma.
De conformidad con todo lo expuesto, esta División está anuente a otorgar la autorización solicitada, de acuerdo con los términos que se definen seguidamente.
III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización.
La autorización se otorga sujeta al cumplimiento de las siguientes condiciones:
1. Se otorga autorización al Hospital Xx. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx para modificar el contrato suscrito con el Consorcio conformado por las empresas Grupo Corporativo de Seguridad Alfa, S.A., y el Consorcio de Seguridad Alfa, S.A., para el “Servicio de seguridad y vigilancia de los edificios del Hospital Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Clínica Xxxxxxx Xxxxx y edificios periféricos arrendados”, producto de la Licitación Pública No. 2015LN-000004-2306 a efectos de aumentar la vigencia por el plazo máximo de tres meses.
2. La autorización se otorga exclusivamente para modificar el contrato en los términos indicados, debiendo mantenerse incólume en todo lo demás.
3. La Administración deberá fiscalizar la correcta ejecución del contrato en los términos acordados en la modificación que mediante este oficio se autoriza.
4. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados, así como sobre la validez de toda la documentación remitida que sustenta las justificaciones brindadas.
5. Es responsabilidad absoluta de la Administración, mantener los recursos presupuestarios suficientes para el cumplimiento de las erogaciones previstas en virtud de la modificación que por el presente oficio se autoriza. De igual manera queda bajo su responsabilidad, la disponibilidad y procedencia de la partida respectiva, para la ejecución contractual.
6. La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración.
7. Las partes deberán suscribir un adenda al contrato, por medio de la cual se establezca la modificación aquí autorizada. La Administración deberá verificar que el contrato se encuentre vigente al momento de suscribir la adenda correspondiente. Dicha adenda deberá contar con el refrendo interno según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
8. La Administración deberá solicitarle al contratista que adecúe la garantía de cumplimiento acorde con la modificación autorizada y que cancele las especies fiscales correspondientes.
9. Deberá quedar constancia en el expediente administrativo correspondiente, de todas las actuaciones relacionadas con la presente modificación contractual, ello para efectos de control posterior.
00.Xx deber de la Administración verificar que el contratista se encuentra al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
11. De igual manera, se deja bajo la responsabilidad de la Administración verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662 en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 00.Xx presente autorización surte sus efectos a partir de la fecha de comunicación del presente oficio.
Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el presente oficio es responsabilidad de la señora Dra. Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx, en su calidad de Directora General del Hospital Xx. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx o quien ejerza este cargo. En caso que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos aquí indicados.
Atentamente,
Firmado digitalmente por XXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Xxxxx: 2021-11-04 10:32
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX Xxxxx: 2021-11-04 10:21
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Gerente Asociado Fiscalizadora
APV/chc
CI: Archivo central NI: 29555, 31336