MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
.-MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, la CAM se obliga a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.
La finalidad de la supervisión e interventoría es verificar que las partes cumplan a cabalidad con los términos del contrato o convenio e intermediar entre la CAM y el contratista para que el objeto contractual se ejecute de manera eficiente y acorde con los fines perseguidos por la CAM.
Por lo anterior, el presente Manual de Supervisión e Interventoría (en adelante, el Manual), se establece de conformidad con lo previsto en la normativa vigente y en los lineamentos emitidos por Colombia Compra Eficiente; así como con lo previsto en el Manual de Contratación de la CAM; y se regirá por los principios constitucionales de la función administrativa, los generales del derecho, y los principios legales de la contratación estatal.
1. OBJETO
El presente Manual contiene los parámetros y directrices que orientan la gestión contractual en las diferentes etapas del proceso de adquisición de bienes y servicios requeridos por la Corporación Autónoma Regional del Alto Xxxxxxxxx -CAM, para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.
2. ALCANCE
La CAM, en desarrollo de las funciones establecidas en la ley 99 de 1993 y demás normas que la rigen, debe adelantar las etapas propias de cada proceso contractual, cumpliendo con la normatividad que la regula, descrita en el presente documento, que es un instrumento facilitador para el cumplimiento de la ejecución de los procedimientos contractuales.
Por lo anterior, la aplicación del presente manual inicia con la comunicación al supervisor o interventor del perfeccionamiento del contrato o la suscripción del acta de inicio de ejecución contractual cuando aplique, incluyendo la etapa de su liquidación y hasta el archivo del expediente contractual de acuerdo con la tipología del contrato, sin embargo, si dentro de los procesos de auditoria se requiere del acompañamiento del supervisor o interventor, la CAM lo requerirá para lo de su competencia. Las labores de supervisión deberán ser ejercidas en aplicación de los principios, normas y procedimientos dispuestos en el presente manual y la observancia de las disposiciones legales vigentes, será autónoma e independiente con criterios éticos ajustados a la función pública.
3. MARCO NORMATIVO
La CAM garantizará el cumplimiento integral de los principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la Función Pública y de la Contratación Estatal, consagrados en la Constitución Política y la ley, por lo que se aplicarán las siguientes normas: Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 2160 de 2021; Decreto 019 de
2012, Decreto 222 de 1983, Decreto 1082 de 2015, Decreto 092 de 2007; Decretos 680 de 2021, Decreto 248
de 2021, Decreto 310 de 2021, Decreto 392 de 2018 y demás normas concordantes en materia de contratación estatal.
Todas las demás normas que modifiquen o adicionen el ordenamiento jurídico relacionado con los procesos contractuales del Estado.
4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, se contará con la figura de supervisión o interventor según corresponda, a fin de vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado.
La finalidad de la supervisión e interventoría es verificar que las partes cumplan a cabalidad con los términos del contrato o convenio e intermediar entre la CAM y el contratista para que el objeto contractual se ejecute de manera eficiente y acorde con los fines perseguidos por la CAM.
4.1 Definiciones:
Supervisión: La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma CAM cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la CAM podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
La interventoría: consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la CAM, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión de este lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
La CAM podrá contratar una interventoría externa, cuando la complejidad del objeto del contrato lo amerite.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría.
Cuando el Jefe de la dependencia donde surgió la necesidad o alguno de los responsables del proceso de contratación actúe como ordenador del gasto, no podrá ejercer las funciones de Supervisor, en este caso el Director General designará al funcionario que deba ejercer dichas funciones, sin que por ello se entiendan exonerados el Ordenador delegado y el Representante legal, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
4.2 Principios que rigen la supervisión e interventoría
La labor del supervisor debe ejercerse con base en los principios constitucionales y los consagrados en la ley de contratación, en este orden de ideas, la supervisión de los contratos a cargo de la CAM, se rigen por los principios de eficiencia, transparencia, economía, eficacia e imparcialidad. En desarrollo de los cuales el
supervisor o interventor deberá colaborar con la CAM y el contratista en el logro de los objetivos y fines perseguidos con la respectiva contratación, así como responder por los resultados de su gestión y de las decisiones técnicas, administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.
4.3 Contratos que requieren designación de un interventor o de un supervisor
En los siguientes casos se debe contratar a un interventor a) Por expresa disposición legal, es decir, para los contratos de obra que surjan como consecuencia de una licitación pública. b) Cuando el seguimiento del contrato requiera de conocimientos especializado en la materia. c) Cuando la complejidad o la extensión del contrato objeto de control y vigilancia lo justifiquen. Los demás contratos y convenios requieren la designación de un supervisor.
4.4 Perfil del supervisor e interventor:
A. Perfil del supervisor El supervisor no requiere un perfil predeterminado, pero es recomendable que el supervisor pueda actuar como par del contratista supervisado. Para la designación del servidor público llamado a ejercer las labores de control y vigilancia se tendrá en cuenta que el funcionario cuente con un perfil de competencias y conocimientos que le permitan hacer un seguimiento adecuado acerca del cumplimiento del objeto del contrato a supervisar. No podrá ser supervisor el servidor público que se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses, respecto del contratista y o de la Entidad.
B. Perfil del interventor. Los requisitos habilitantes y ponderables de selección del interventor serán los establecidos en el concurso de méritos adelantado para tal fin, conforme a las indicaciones de la dependencia solicitante.
4.5 Designación de los supervisores e interventores
Las obligaciones y deberes derivadas de la supervisión deben cumplirse desde la fecha de comunicación de la designación de supervisión.
Las obligaciones y deberes derivadas de la interventoría deben cumplirse desde el inicio del contrato de interventoría. La interventoría se extenderá hasta la etapa pos-contractual del contrato, cuando haya lugar a ello.
La función del supervisor termina:
A. Al vencimiento del plazo de ejecución del contrato o convenio.
B. A la firma del acta de liquidación cuando aplique.
A la expedición de la constancia de cierre del expediente, cuando venzan los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento de los contratos de obra o bienes.
4.5.1 Designación inicial del supervisor: Al realizar la designación del supervisor, el Ordenador de Xxxxx tendrá en cuenta la recomendación que realiza el líder del proceso institucional que suscribe el estudio previo. Una vez se suscriba el contrato se podrá comunicar la designación de la supervisión. La designación de los supervisores de los contratos y convenios podrá ser comunicada por el ordenador de gasto o por la Oficina de Contratación a través de la plataforma de SECOP, o por correo electrónico o mediante oficio suscrito por el mismo.
Para la designación de particulares llamados a ejercer actividades de control y vigilancia en calidad de interventores se adelantarán los trámites legal y reglamentariamente previstos para la celebración de contratos de consultoría.
4.5.1.1 Cambio del supervisor o designación temporal: En el evento de presentarse ausencia del supervisor, por cualquiera de las siguientes situaciones: disfrute de vacaciones, permiso, comisión, encargo separándose del empleo del cual es titular, suspensión, licencia, incapacidad o retiro de la entidad; si no se ha designado un nuevo supervisor el jefe de área asumirá la supervisión del contrato o convenio y avisará a la Oficina de Contratación para que se realice el cambio que se requiera en el SECOP. El cambio de supervisión será realizado por el Ordenador de Gasto y podrá ser comunicado por la Oficina de Contratación por correo electrónico o comunicación. En el evento de presentarse ausencia del supervisor, pero se realice el encargo o delegación del cargo o de las funciones, o cuando se nombre al titular de dicho cargo, bastará el acto administrativo, para que el funcionario entrante asuma la supervisión. En este caso no es necesario que el Ordenador de gasto realice una designación.
4.6 Funciones y prohibiciones de los supervisores e interventores: Los supervisores e interventores están llamados a ejercer las funciones que se enuncian a continuación. Sin perjuicio de lo anterior, cuando el objeto contractual lo amerite, conforme a lo reglado en el artículo 2.2.1. 1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, se podrán prever en los pliegos de condiciones o sus equivalentes funciones adicionales a las acá señaladas para efectuar el control y vigilancia del contrato estatal correspondiente.
Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito y los requerimientos o informes que realice deben publicarse en el SECOP.
Funciones del supervisor o interventor según corresponda:
4.6.1 Técnico: Obedece a la revisión del cumplimiento de las especificaciones y normas técnicas aplicables en el contrato, razón por la cual el Interventor es el encargado de verificar principalmente:
✓ Verificar el cumplimiento de los perfiles del personal del contratista y exigir el reemplazo en los casos que no se cumplan con las condiciones acreditadas en el proceso.
✓ Validar las solicitudes de ajustes y cambios presentadas por el contratista y recomendar a la CAM la procedencia o no de las mismas.
✓ Apoyar en las decisiones de revisión de condiciones de los insumos para garantizar la correcta ejecución del objeto.
✓ Elaborar los informes y disponer de los soportes en caso de que la entidad requiera hacer efectivas las garantías del contrato.
4.6.2 Administrativo: Consiste en la verificación fiscal, tributaria y de administración xxx xxxxxxx humano del contrato, razón por la cual dentro de las principales actividades están:
✓ Verificar y requerir que el expediente contractual esté íntegro y completo, conforme a la normativa aplicable.
✓ Revisar e indicar a la CAM su estado de cumplimiento del principio de publicidad de los documentos del proceso.
✓ Promover la revisión y aprobación por parte de la entidad en los términos oportunos de las garantías del contrato.
✓ Revisar los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales en cabeza del contratista.
✓ Elaborar y entregar los informes de seguimiento contractual y los que sean solicitados por los entes de control.
✓ Verificar que el contratista cumpla con las obligaciones ante el sistema general de seguridad social, salud ocupacional, normas ambientales, planes de contingencia, entre otros, que sean procedentes conforme al objeto del contrato.
4.6.3 Financiera y contable: Consiste en la verificación de las actuaciones del contratista con relación a los términos presupuestales, contables y financieros de la siguiente manera:
• Llevar trazabilidad de las gestiones desde la emisión del registro presupuestal, planeación de pagos y disponibilidad de caja.
• Verificar el cumplimiento del desembolso del anticipo y la adecuada amortización. - Revisar el cumplimiento de las condiciones para la aprobación de las facturas.
• Documentar los pagos, descuentos, ajustes presupuestales, de tal manera que se tenga control de los pagos y la validación para la liquidación del contrato.
• Verificar el cumplimiento de condiciones técnicas, presupuestales y jurídicas que dan lugar a las adiciones presupuestales.
4.6.4 Jurídico: Atendiendo a que la CAM determinó el marco normativo aplicable al proceso de contratación y que el contrato es el marco de obligaciones bajo el cual se rigen las partes, es deber del interventor verificar que el contratista mantenga las condiciones habilitantes del sector, no esté inmerso en causales de inhabilidad o incompatibilidad sobrevinientes y que se rija a los parámetros establecidos en el contrato celebrado.
En los casos de contratos de obra o de consultoría que por ley o por necesidad de la entidad requieran interventoría, se establece que esta será técnico, administrativa, financiera- contable y jurídica, relevándose al funcionario de la Corporación de ejercer dichas funciones sobre el contrato de obra o de consultoría, según el caso.
Estos contratos de interventoría tendrán a su vez una supervisión por parte de funcionario de la Corporación, cuyas funciones son las mencionadas anteriormente y están relacionadas con los aspectos técnico, administrativa, financiera- contable y jurídico.
El supervisor del contrato de interventoría, sobre el contrato de obra o consultoría (según aplique), tendrá como funciones las destinadas a revisar que se hayan radicado los informes a la interventoría, que la solicitud de desembolso sea remitida conforme a lo señalado por la interventoría y llevará un detallado de los pagos autorizados.
No obstante, es deber del supervisor advertir o reportar cualquier anomalía que evidencie en la ejecución de los contratos.
4.6.5 Prohibiciones: Corresponde al supervisor o interventor designado declararse impedido cuando concurran circunstancias que lo enfrenten a un posible conflicto de interés, que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de su gestión de seguimiento y control.
La CAM se abstendrá de designar al supervisor o contratar a un interventor que se encuentre en situación de conflicto de interés o que esté incurso en cualquiera de las causales prevista en las normas legales vigentes. Además de las prohibiciones consagradas en la Constitución y la Ley para los servidores públicos, y, especialmente aquellas consignadas en el Código Disciplinario aplicable, los supervisores e interventores tienen prohibido:
A. Adoptar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto la modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
B. Ordenar cualquier clase de actividad no prevista en el contrato o convenio, fuera de los términos, plazos y condiciones estipulados en el mismo.
C. Suscribir el acta de inicio del contrato antes de haberse cumplido todos los requisitos necesarios para su ejecución, según lo previsto en el contrato y en la ley.
D. Retardar injustificadamente la suscripción del acta de inicio del contrato
E. Autorizar la realización de actividades a cargo del contratista sin haberse suscrito la correspondiente acta de inicio, cuando ésta fuere procedente.
F. Retardar injustificadamente la suscripción del certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción, así como la autorización de pago al contratista u ordenar el pago sin verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del contrato o convenio, durante el periodo certificado.
G. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
H. Suscribir o avalar actas de suspensión contractual sin que cumplan con los criterios técnico jurídicos propios de su fin, es decir deben producirse por razones de fuerza mayor o caso fortuito, o, en procura de la satisfacción del interés público y de la continuidad normal en la ejecución de lo contratado. (Consejo de Estado- Sala Civil y Servicio Civil. C. P. Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx. Número Unico 1100-03-06-000-2016-00001-00)
I. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
J. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.
K. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
L. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales.
M. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.
N. Transar o conciliar divergencias entre el contratista supervisado y la entidad.
4.7 Responsabilidades de la supervisión e interventoría: Los servidores públicos, los contratistas, y los interventores, responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, por sus actuaciones u omisiones dentro de la actividad contractual. La descripción que a continuación se presenta acerca de cada escenario de la responsabilidad, corresponde a una presentación general y sin fines exhaustivos, que pretende ilustrar acerca de las principales características y efectos que se pueden derivar de un inadecuado ejercicio de las labores de supervisión e interventoría.
4.7.1 Civil: La responsabilidad civil hace referencia a la obligación que surge para una persona de reparar el daño que ha causado a otro normalmente mediante el pago de una indemnización de perjuicios.
En el caso de los supervisores e interventores, la responsabilidad civil establecida en la Ley 80 de 1993, se materializa a través de la acción de repetición o el llamamiento en garantía, que debe ejercerse por parte de la CAM cuando la misma resulta condenada a causa de daños generados por el incumplimiento, por acción u omisión, de su función de control y vigilancia sobre determinado contrato estatal.
Así mismo, el interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a la CAM del posible incumplimiento parcial o total de alguna de las obligaciones a cargo del contratista del contrato vigilado o principal será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento.
Es importante precisar, que, para efectos del ejercicio de las mencionadas acciones, el contratista que apoya las labores de supervisión y el interventor son considerados por la Ley como particulares que ejerce funciones públicas en lo que tiene que ver con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos celebrados por las Entidades Estatales.
Para que exista responsabilidad civil y por tanto pueda ejercerse cualquiera de las acciones antes mencionadas, es necesario que la actuación del supervisor o interventor hubiera sido dolosa o gravemente culposa.
4.7.2 Fiscal: La responsabilidad fiscal es aquella imputable a los servidores públicos y/o a los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado. La responsabilidad fiscal tiene como finalidad o propósito específico la protección y garantía del patrimonio del Estado, buscando la
reparación de los daños que éste haya podido sufrir como consecuencia de la gestión irregular de quienes tienen a su cargo el manejo de dineros o bienes públicos1.
Para efectos de la responsabilidad fiscal la gestión fiscal debe entenderse como el conjunto de actividades económico-jurídicas relacionadas con la adquisición, conservación, explotación, enajenación, consumo, disposición de los bienes del Estado, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines de éste, y realizadas por los órganos o entidades de naturaleza jurídica pública o por personas naturales o jurídicas de carácter privado2.
Esta clase de responsabilidad tiene las siguientes características: i) es meramente resarcitoria, ii) es de carácter patrimonial pues el gestor fiscal responde con su patrimonio y iii) es personal porque quien responde es la persona que maneja o administra los recursos públicos que en este caso es el supervisor o interventor.
Como consecuencia de lo anterior, son responsables fiscales los supervisores o interventores cuando por el incumplimiento de sus funciones de control y vigilancia sobre determinado contrato estatal se ocasiona un detrimento patrimonial para la CAM.
Además, en su calidad de gestores fiscales se presume que los supervisores o interventores de los contratos incurren en responsabilidad fiscal: i) a título de dolo fiscal cuando por los mismos hechos haya sido condenados penalmente o sancionados disciplinariamente por la comisión de un delito o una falta disciplinaria imputados a ese título y ii) a título de culpa grave cuando se omite el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoría o de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas y cuando se incumpla la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos.
4.7.3 Disciplinaria: La responsabilidad disciplinaria se configura cuando un servidor público o particular que ejerce funciones públicas incurre en alguna de las faltas estipuladas en el Código Disciplinario Único que implique el incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento3.
Para el caso específico de los supervisores e interventores, la responsabilidad disciplinaria se configura cuando: i) no se exigen la calidad de los bienes y servicios contratados acordada en el contrato vigilado o exigida por las normas técnicas obligatorias, ii) se certifica como recibida a
1 Sentencia C-619/02 M.P Xx. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx y Xx. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxx
2 Consejo De Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Consulta 848 del 31 de julio de 1996, C.P. Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx.
3 Ley 734 de 2002 artículo23
satisfacción una obra que no ha sido ejecutada a cabalidad y iii) se omite el deber de informar a la CAM contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
En todo caso y de manera general, los supervisores e interventores son responsables disciplinariamente por el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la violación al régimen de prohibiciones, impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses consagrados en la Constitución o en la ley.
4.7.4 Penal: La responsabilidad penal es aquella derivada de actuaciones que transgreden, sin justificación legítima, los bienes jurídicos tutelados por el ordenamiento penal4.
En el caso particular de los supervisores e interventores que para este tipo de responsabilidad también son considerados particulares que ejercen funciones públicas, la responsabilidad penal se configura cuando cualquiera de ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como delitos contra la admiración pública, es decir, peculado, concusión, cohecho, celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y prevaricato.
Es importante precisar que dentro del proceso que se adelante por responsabilidad penal en las condiciones descritas, también puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.
4.8 Puntos a tener en cuenta para el interventor:
4.8.1 El Interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento parcial o total del contrato vigilado, o de alguna de las obligaciones a cargo del Contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento y de los daños que le sean imputables al contratista.
4.9 Obligaciones generales del supervisor e interventor: La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento y exigencia del cumplimiento obligacional por parte de La CAM sobre las obligaciones a cargo del Contratista.
1. Están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.
2. Son responsables por mantener informada a La CAM de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como: conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
3. El supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, su función sólo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le
4 Sentencia T-440/1992. Corte Constitucional
ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes (cuando haya lugar a suscribir este documento).
4. Será considerado como falta gravísima del Supervisor o del Interventor, la no exigencia de la calidad de los bienes y servicios adquiridos por La CAM, según las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, o la obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
También será falta gravísima omitir el deber de informar a La CAM los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, cuando se presente el incumplimiento de este.
4.10 Obligaciones especiales del supervisor: El ejercicio de la función de Supervisión comprende entre otras funciones, las siguientes:
1. Todas las actividades que debe llegar a cabo siempre deberán constar por escrito, y anexarse a la carpeta digital del contrato y ser publicadas en el SECOP.
2. Vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente (prorrogas), y su función sólo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación (si a ello hay lugar).
3. Revisará los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de cada parte (CAM y Contratista) y, en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico (multas, amonestaciones y/o clausula penal).
4. Revisará mensualmente el pago de aportes por parte del Contratista, a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales), indicando que éste se haga dentro de los plazos previstos en el Decreto 670 de 2007 o, norma que lo modifique.
5. Realizará la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar a La CAM que las obligaciones contractuales se han cumplido y que puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.
6. Elaborará y suscribirá todas las actas necesarias dentro de la ejecución del objeto contratado.
7. Elaborará y suscribirá el acta de liquidación de los contratos, si hay lugar a ello, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.
8. Entregará debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos y las obligaciones a cargo de La CAM y del Contratista, así como de encontrarse x xxx y salvo en el pago de aportes para fiscales y al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensión).
9. Informará por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que amenacen el cumplimiento o paralización del contrato al ordenador del gasto, y al Jefe de la Dependencia para la cual se ha contratado el bien, obra o servicio, para que éstos inicien las acciones correspondientes.
10. Acatará las observaciones y decisiones que adopte el ordenador del gasto, en los eventos de irregularidades, incumplimientos y demás dificultades que se presenten en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del ordenador del gasto para ello.
11. Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de ejecución, valor o cualquier otra modificación del contrato debe ser previamente autorizada por el ordenador del gasto y deberá estar sustentado con el estudio de conveniencia y oportunidad respectivo realizado por el supervisor.
12. Resolverá todas las consultas presentadas por el contratista y hará las observaciones que estime conveniente.
13. Verificará que las garantías que amparan el contrato se encuentren vigentes e informará en su oportunidad a La CAM sobre los inconvenientes presentados.
En caso de adición y/o prórroga del contrato, verificará que el Contratista realice la modificación a las pólizas de acuerdo con la modificación a que haya lugar, para lo cual podrá requerir al contratista el cumplimiento de este requisito. (tiempo, montos asegurados, entre otras).
14. Formulará todos sus reparos por escrito cuando esté en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en el contrato, o con la forma de actos, documentos o circunstancias examinadas. Toda observación deberá ser motivada con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y deberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.
15. Dará cuenta a la dependencia directamente interesada en el contrato y a la Oficina de Contratación de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes y oportunas para la normal ejecución del contrato.
16. Exigirá buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y se abstendrá de dar el respectivo cumplido si éstos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas, para lo cual deberá mantener control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato.
17. Exigirá el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y sólo podrá recomendar su modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.
18. Constatará a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución de este no podrá expedir el acta de recibo final, hasta tanto no se haga claridad sobre el particular.
19. Verificará antes de recibir el objeto contratado que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad que puede procederse a su respectivo pago final.
20. El acta de liquidación debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Deberá cargar en la plataforma del SECOP el acta para su respectiva publicidad y archivo.
4.11 Actividades Transversales en Desarrollo de la Labor de Seguimiento y Vigilancia
Conocer los términos y condiciones
Administr
ar y dirimir las controver sias entre las Partes
Aprobar o rechazar el recibo a satisfacció n
Suscribir las actas generadas en la ejecución, acuerdos, controversias, avances, de recibo entre otras.
Advertir
los riesgos y tomar medidas para mitigarlos
Mantener relación y comunica ción con el Contratist a
Hacer
seguimien to al plazo y los cronogra mas
Identificar
las necesidad es de cambios y ajustes
Revisar el cumplimie nto del objeto en los términos del contrato
Informar los posibles incumplim ientos y elaborar y presentar los soportes
Denunciar a las autoridad es cualquier acto contra la moralidad
Solicitar informes y convocar a reuniones