INVITACIÓN PÙBLICA PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE RESMAS DE PAPEL Y RESMAS DE RECIBOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE TODAS LAS SEDES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ– 3000000400
INVITACIÓN PÙBLICA PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE RESMAS DE PAPEL Y RESMAS DE RECIBOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE TODAS LAS SEDES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ– 3000000400
TABLA DE CONTENIDO
FECHA DE APERTURA DE LA INVITACIÓN 3
1. SECCIÓN 1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD Y DE LA INVITACIÓN 3
1.1 NATURALEZA, FUNCIONES E INGRESOS: DE LA CCB. 3
1.2 RÉGIMEN LEGAL APLICABLE Y NATURALEZA DE LA PRESENTE INVITACION 3
1.4 NATURALEZA DEL ORIGEN DE LOS RECURSOS 4
1.5 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER 4
1.6 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN. 4
1.9 EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL 5
1.10 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN 5
1.12 XXXXX XX XXXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX 0
1.13 ESTRUCTURA Y ETAPAS DEL PROCESO 6
1.15 ANEXOS DE LA INVITACIÓN 7
1.16 CONDICIONES DEL CONTRATO EVENTUAL 7
2. SECCIÓN 2 CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTAR LA OFERTA 8
2.2 OFRECIMIENTOS ADICIONALES 8
2.4 ANEXOS DE LA INVITACIÓN A PROPONER 8
2.5 INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL PROPONENTE 8
2.6 SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA 8
2.7 ACEPTACIÓN DE CONDICIONES 8
2.10 PROPONENTES QUE NO PODRÁN PRESENTAR OFERTAS 9
2.11 DOCUMENTOS DE LA OFERTA 9
2.12 PRESENTACIÒN DE LA OFERTA 9
2.14 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR 11
3. SECCIÓN 3. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES 11
3.1 REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA 11
3.1.3 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 13
3.1.5 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES 13
3.1.6 PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA 13
3.2 REQUISITOS FIANCIEROS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA 15
3.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA 16
3.3.1 ACEPTACIÓN DEL ANEXO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 16
3.3.2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 17
4. SECCIÓN 4. PROPUESTA ECONÓMICA 18
5.4. SEGUNDA FASE DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 23
INVITACIÓN PÙBLICA PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE RESMAS DE PAPEL Y RESMAS DE RECIBOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE TODAS LAS SEDES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ– 3000000400
OBJETO: Contratar el suministro y distribución de resmas de papel y resmas de recibos en todas las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
FECHA DE APERTURA DE LA INVITACIÓN: 5 xx xxxxx de 2017
AUDIENCIA DE ACLARACIONES: 9 xx xxxxx de 2017 a las 9:00 a.m. en la sala 0 xxx xxxx 0x xxxx xxx Xxxxxx Empresarial Salitre ubicado Xxxxxxx Xxxxxxxx 00 X - 00 xx Xxxxxx. Atenderá la audiencia Xxxx Xxxxxxx Xxxxx
FECHA LÍMITE PARA PRESENTAR OBSERVACIONES: 12 xx xxxxx de 2017, hasta las
5:00 p.m. Se recibirán mediante correo electrónico, deberán enviarse a Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, al e-mail: xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx
FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN: 20 xx xxxxx de 2017, hasta las 4:00 pm. (Para el recibo de las propuestas se tomará la fecha y hora de constancia de recibido expedido por la oficina de correspondencia de la CCB)
Para las propuestas que se remitan a través de correo electrónico se tomará la fecha y hora de recepción del correo.
ÁREA RESPONSABLE: POR LA CCB: Vicepresidencia Administrativa y Financiera - Activos fijos, Almacén y seguros
COLABORADOR CON QUIEN PUEDE ESTABLECERSE CONTACTO: CCB: Xxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxx, teléfono: 5941000 ext. 2579, correo electrónico: xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx
1. SECCIÓN 1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD Y DE LA INVITACIÓN
1.1 NATURALEZA, FUNCIONES E INGRESOS: DE LA CCB. La Cámara de Comercio de Bogotá – CCB-, es una persona jurídica sin ánimo de lucro, corporativa, gremial y privada, que cumple las funciones señaladas en los artículos 86 del Código de Comercio y 4 del Decreto Reglamentario 2042 de 2014 “Por medio del cual se reglamenta la Ley 1727 de 2014, el Titulo VI del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones”.
1.2 RÉGIMEN LEGAL APLICABLE Y NATURALEZA DE LA PRESENTE INVITACION. El derecho aplicable a esta invitación a proponer y al contrato que llegaré a suscribirse será el consagrado en el ordenamiento jurídico colombiano. Se sujetará por lo tanto a las disposiciones del derecho privado, el Estatuto de Contratación y el Manual de
Procedimientos de Contratación de la CCB, salvo las excepciones expresamente consagradas en la ley”.
1.3 PACTO DE PROBIDAD. Tanto los colaboradores que intervengan en el proceso de selección, como lo interesados en participar en la presente convocatoria darán estricto cumplimiento al régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades y todas las disposiciones contenidas en el Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo de la Cámara de Comercio de Bogotá. Además, se abstendrán de realizar cualquier conducta o acto que afecte la transparencia y probidad del proceso. El proponente acepta que conocen y entienden los términos de la presente invitación, así como como reglas establecidas para la misma y reconocen que las mismas son equitativas y no conllevan al favorecimiento de un proponente en particular. La participación en esta invitación a proponer la harán con estricto cumplimiento de las normas jurídicas y éticas propias de este tipo de procedimientos contractuales, y conforme al principio de la buena fe, transparencia y economía.
1.4 NATURALEZA DEL ORIGEN DE LOS RECURSOS. DE LA CCB: Los recursos con los que la CCB pagará las obligaciones a su cargo, como consecuencia de la ejecución y cumplimiento del contrato objeto de esta invitación serán de origen público y privado.
La CCB se reservan el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual se le informará a los proponentes o al contratista seleccionado, según el caso, pero no requerirán su aprobación.
1.5 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER. Este documento contiene exclusivamente una invitación a presentar ofertas a la CCB y en ningún caso podrá considerarse como una oferta mercantil. La CCB no estarán obligadas a contratar con ninguno de los proponentes que presenten propuestas en virtud de esta invitación a proponer.
La CCB podrán suspender o terminar en cualquier momento el presente proceso de contratación, pero informará de ello por el mismo medio en que publicó esta invitación a proponer o el mecanismo que considere más idóneo a los posibles proponentes.
1.6 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN. La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación y por ende está deberá ser tenida en cuenta en su integridad para la presentación de la oferta.
1.7 DOCUMENTOS Y PRELACIÓN. Son documentos de la invitación a proponer todos sus anexos (si los hubiere) y todas las adendas que la CCB expidan con posterioridad a la fecha de publicación del presente documento.
En caso de existir contradicciones entre los documentos mencionados se seguirán las siguientes reglas:
a. Si existe contradicción entre un anexo y los términos de la invitación, prevalecerá lo establecido en la invitación.
b. Siempre prevalecerá la última adenda publicada sobre cualquier otro documento.
c. La CCB realizará una interpretación integral de la presente invitación en caso de vacío, falta de claridad y/o contradicción de acuerdo a la necesidad de la entidad.
Nota: El índice de esta invitación a proponer es meramente informativo y organizativo de la invitación, por lo tanto, no establece orden para la interpretación de la información contenida en la presente invitación.
1.8 ADENDAS. La CCB podrá modificar o aclarar los términos de la invitación a través de adendas que publicará en la página web xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx.
1.9 EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL. La CCB no será responsable por ningún daño o perjuicio causado a los posibles proponentes durante la etapa precontractual en caso de que decida no continuar con la invitación o suspender la misma. Por tal motivo no asumirá reconocimiento alguno por los costos o gastos en los que hubiera podido incurrir los proponentes para la elaboración de sus ofertas, dado que los proponentes conocen y aceptan que la CCB puede o no continuar con la invitación o suspender la misma, cuando lo consideren conveniente.
1.10 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Los proponentes deberán destinar la información que conozcan en virtud del presente proceso de contratación única y exclusivamente para la presentación de la oferta. Se considera información confidencial:
a. Toda la información relacionada con la prestación de los servicios y el desarrollo de los fines de la CCB.
b. Las características y especificaciones de los productos, servicios y programas de la CCB que no sean de público conocimiento.
c. Todos los secretos empresariales que posea la CCB de conformidad con la legislación vigente.
d. Todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y de economía de empresa que le permiten a la CCB a realizar sus actividades productivas, desarrollar su objeto social y actividades de organización y administración, usualmente conocidas como know how.
e. Toda la información sobre políticas de ventas, precios, planes de distribución, métodos operativos y de trabajo, desarrollo de productos, políticas y prácticas comerciales.
f. Toda la información de datos personales que conozca en virtud de la presente invitación y el contrato eventual.
g. Toda la información sobre los clientes y potenciales clientes de la CCB, incluyendo pero sin limitarse a los datos personales de los mismos.
h. Toda la información financiera de la CCB.
i. Toda la documentación y demás información sobre el hardware y el software que utiliza la CCB.
j. Toda la información que conozca en virtud o con ocasión de la presente invitación.
Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información que se describe a continuación:
a. Aquella que sea desarrollada independientemente por los proponentes o que sea recibida legalmente de otra fuente, libre de cualquier restricción.
b. Aquella que esté disponible generalmente al público o sea de público conocimiento.
Cuando para la preparación de las propuestas la CCB suministren información considerada confidencial, el interesado diligenciará previamente el respectivo acuerdo de confidencialidad, el cual adjuntará a su propuesta o en el momento de entregar la información y hará parte integral de la misma.
El incumplimiento de dicho acuerdo dará lugar al inicio de las acciones legales que correspondan para el cobro de los perjuicios que pudieran producirse a la CCB, por la divulgación de información considerada confidencial o por el incumplimiento de dicho acuerdo, según lo establecido en el mismo.
1.11 CAMBIO DE REGULACIÓN: La normatividad aplicable a esta invitación será la que se encuentra vigente a la fecha de publicación de la invitación, incluso si entre la fecha de la invitación y el plazo máximo señalado para recibir las ofertas se modifica o deroga alguna disposición normativa aplicable. Sólo se exceptúa de lo anterior aquello que por expresa e imperativa disposición de la ley nueva deba ser aplicado a las invitaciones en curso al momento de la entrada en vigencia de la nueva disposición. La Ley aplicable al contrato será la vigente al momento de su suscripción.
1.12 LUGAR DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Bogotá D.C., y la jurisdicción de la CCB. (Art. 8° Decreto 622 de 2000)
1.13 ESTRUCTURA Y ETAPAS DEL PROCESO. El texto de esta invitación a proponer y de todas sus adendas está disponible en las páginas Web xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx. Dentro del proceso se cumplirán las siguientes etapas:
1.13.1. Apertura: Es el acto a través del cual se da a conocer los términos de la invitación a los posibles proponentes.
1.13.2. Audiencia de aclaraciones: La CCB realizará una audiencia aclaratoria del contenido de la invitación a proponer. Es facultad de los proponentes asistir. Como resultado de la audiencia y cuando procedan podrán expedirse adendas a la invitación. (Cuando aplique)
1.13.3. Etapa de observaciones: Desde la fecha de apertura y hasta la fecha establecida en la invitación podrán los interesados formular preguntas por escrito a la CCB sobre esta invitación a proponer. La CCB darán respuesta antes del cierre por escrito y publicará las preguntas y respuestas en las páginas Web antes mencionadas, a las observaciones que sean presentadas en tiempo.
1.13.4. Cierre: Momento límite de presentar propuesta.
1.13.5. Evaluación de propuestas: Es la etapa en la que la CCB verificara el cumplimiento de los requisitos habilitantes o mínimos establecidos en la invitación y realiza la etapa de evaluación de los criterios calificables para aquellos proponentes que resultaron habilitados. En esta etapa se otorga el puntaje de cada propuesta y se establece el orden de elegibilidad.
1.13.6. Adjudicación/Declaratoria desierta. La adjudicación será según se especifique en la presente invitación. La CCB podrá declarar desierto el proceso con lo cual no adjudicará a ningún proponente.
1.14 NEGOCIACÍON. Si lo consideran conveniente, la CCB, podrá realizar una etapa de negociación con el proponente seleccionado o con los proponentes que hayan cumplido los requisitos mínimos exigidos en la presente invitación, con el fin de obtener las condiciones más favorables para la entidad. Se entenderá que es definitiva la última oferta que incorpore las condiciones más favorables para la CCB, en caso de no presentarse alguna contraoferta se entenderá como oferta la última presenta por el proponente.
En caso en que la CCB decida realizar la etapa de negociación, informará a los proponentes el procedimiento establecido para tal fin.
1.15 ANEXOS DE LA INVITACIÓN:
• ANEXO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
• ANEXO 2: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
• ANEXO 3: CONTACTOS DE ENTREGA Y CENTROS DE COSTOS
• ANEXO 4: EXPERIENCIA
• ANEXO 5: PROPUESTA ECONÓMICA
• ANEXO 6: PROYECTO DE CONTRATO
1.16 CONDICIONES DEL CONTRATO EVENTUAL
Las observaciones y/o aclaraciones que tengan los proponentes sobre el contrato eventual que va a suscribirse (ANEXO 6) deberán presentarse en la etapa de observaciones señalada en la invitación a proponer. Si no se presentan observaciones se entenderá que el documento ha sido aceptado en su integridad.
Con la carta de presentación de la oferta y la oferta se entiende de manera expresa que el proponente acepta todas las condiciones establecidas en el proyecto de contrato (ANEXO 6). Sin embargo, la CCB se reserva el derecho de hacer las modificaciones al proyecto del contrato que considere pertinentes, según la naturaleza de la contratación.
Adjudicada la presente invitación, se procederá a la suscripción de contratos individuales con la CCB. Por tanto, la ejecución de cada contrato se realizará de forma independiente, pero en concordancia con todas las especificaciones y demás aspectos solicitados en esta invitación.
2. SECCIÓN 2 CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTAR LA OFERTA
2.1 VIGENCIA DE LA OFERTA. Todas las ofertas deberán tener una vigencia mínima de 120 días contados a partir de la fecha de presentación.
2.2 OFRECIMIENTOS ADICIONALES. Sólo se tendrán en cuenta las variables técnicas indicadas en la presente invitación para la evaluación de las ofertas. Sin embargo, si se ofrecen otras ventajas técnicas del servicio o del bien y se suscribe contrato con el proponente respectivo, éste quedará obligado a cumplir con TODO lo ofrecido, sin que esto implique un mayor costo en cada contrato. Estos ofrecimientos adicionales no supondrán una modificación o alteración a los parámetros esenciales establecidos en la invitación a proponer y, principalmente, a los factores de ponderación y escogencia.
2.3 OFERTAS CONDICIONADAS. No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en esta invitación a proponer. En caso de que la propuesta formule condiciones diferentes a las establecidas, no serán tenidas en cuenta.
2.4 ANEXOS DE LA INVITACIÓN A PROPONER. Los proponentes deberán presentar los anexos establecidos en la invitación a proponer sin modificación y/o aclaración alguna, deberán diligenciarse con la información solicitada y presentarse firmados por el representante legal de la persona jurídica.
2.5 INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL PROPONENTE. La CCB queda autorizadas expresamente por el proponente para revisar, verificar y considerar toda la información recibida. El proponente acepta que la información que entregue a la CCB podrá ser conocida por sus colaboradores, por los asesores que se contraten en relación con este proceso o por las autoridades judiciales o administrativas que la requieran. Los proponentes serán responsables de advertir que alguna de la información presentada en las ofertas contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento.
2.6 SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA. El proponente declara que ha recibido toda la información necesaria y suficiente para elaborar su oferta y que asume las consecuencias negativas que puedan seguirse de no haber solicitado información complementaria a la CCB en las oportunidades señaladas en esta invitación. Esta declaración se entiende hecha por el solo hecho de presentar la respectiva oferta.
2.7 ACEPTACIÓN DE CONDICIONES. Todos los proponentes deberán declarar que aceptan sin reservas y sin condicionamientos de ninguna naturaleza todas las condiciones de esta invitación y las del contrato eventual. Esta manifestación se entenderá presentada bajo la gravedad de juramento con la presentación de la propuesta.
2.8 POLÍTICAS DE LA CCB. El proponente con la presentación de su propuesta declara que conoce y dará aplicación a las políticas de seguridad de la información, manejo de datos personales, manual de seguridad industrial, que se encuentra publicado en xxx.xxx.xxx.xx.
2.9 REVOCACIÓN DE LA OFERTA. Los proponentes podrán retirar sus propuestas cuando lo consideren conveniente antes de la fecha de cierre establecida en la presente invitación o sus adendas. Con posterioridad a la fecha de cierre deberán presentar solicitud escrita de retiro o de no tener en cuenta la propuesta, está se entenderá como revocación de la propuesta situación que convertirá al proponente en deudor de la CCB de una suma equivalente al 10% del valor de la oferta presentada. La suma adeudada deberá ser cancelada dentro de los 3 días hábiles siguientes a la solicitud de retiro de la propuesta. La carta de revocación de la oferta y la carta de presentación de la oferta se constituirán en el título ejecutivo. Lo mismo sucederá ante la negativa injustificada para suscribir el contrato en caso que le fuera adjudicado, se constituirá en título ejecutivo la carta de presentación de oferta, los cuales deberán ser consignados a la CCB en la cuenta bancaria informada por ellas al proponente.
2.10 PROPONENTES QUE NO PODRÁN PRESENTAR OFERTAS. No podrán presentar ofertas quienes se encuentren en cualquiera de las hipótesis señaladas en el ‘Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo’ o en cualquier otra hipótesis legal que determine la configuración de una inhabilidad, incompatibilidad o de un conflicto de interés para contratar con la CCB, se encuentren reportados en listas restrictivas, y los proponentes que hayan suscrito contratos con la CCB y en la reevaluación de proveedores hayan tenido como calificación menos de 60 puntos.
2.11 DOCUMENTOS DE LA OFERTA. Los documentos que serán tenidos en cuenta para la evaluación de las ofertas serán únicamente los que se encuentren en la propuesta original, por ende no se tendrán en cuenta documentos que sean necesarios para la habilitación y/o evaluación y se encuentren en las copias.
2.12 PRESENTACIÒN DE LA OFERTA: Para presentar oferta no es necesario haber retirado formalmente esta invitación de ninguna dependencia o haber cancelado suma alguna para obtener este documento.
Los proponentes deberán radicar por separado la oferta técnica y la oferta económica de la presente invitación, en sobre cerrado, los valores deben ser expresados en pesos colombianos. Adicionalmente, la oferta deberá presentarse foliada, en original y copia y podrá radicarse por cualquiera de los dos (2) siguientes medios:
a. Por escrito: Los proponentes deberán radicar en físico y en digital, por separado la oferta técnica y la oferta económica de la presente invitación y deberá dirigirse a la Dirección de Contratos. La oferta deberá presentarse en original en sobre cerrado, marcado así:
NOMBRE DEL PROPONENTE ORIGINAL Y COPIA
INVITACIÓN PÙBLICA PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE RESMAS DE PAPEL Y RESMAS DE RECIBOS PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE TODAS LAS SEDES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ. – 3000000400
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx - Comprador
La oferta deberá ser presentada en la ventanilla de correspondencia del Edificio Salitre, en la Xxxxxxx Xxxxxxxx 00X-00 xxxx 0, xxxxxxx xxxxxxxx. Se tendrá como fecha y hora de presentación de la propuesta la que figure en el stiker de radicado.
El proponente debe tener en cuenta que la propuesta es una sola y la hora de radicado xxx xxxxxx de cada uno de los sobres debe ser máximo en la hora prevista para el cierre.
b. Por correo electrónico: Los proponentes deberán enviar de forma separada la oferta técnica y la oferta económica de la presente invitación y deberá ser enviada vía correo electrónico a la dirección xxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx en formato .pdf con la seguridad necesaria que impida manipulación o alteración del contenido. Para que el proponente pueda hacer uso de este medio de entrega de la propuesta, deberá cumplir con las siguientes especificaciones para el envío, so pena de que la propuesta no sea tenida en cuenta:
(a) En ningún caso se aceptarán archivos enviados en formatos distintos de .pdf.
(b) El correo enviado deberá contener la propuesta (técnica y económica) con todos y cada uno de los documentos exigidos en esta carta de carta de invitación, sus anexos y soportes.
(c) El conjunto de archivos enviados por este medio que comprenden la totalidad de propuesta deberán tener un tamaño total no mayor de 15 MB, para permitir su recepción de acuerdo con la capacidad xxx xxxxx destinado para ello.
(d) Deberá iniciarse el envío de la propuesta con una antelación no menor de 1 hora a aquélla señalada para el cierre de la invitación, con el fin de prevenir y solucionar posibles fallas técnicas que dificulten, retrasen o impidan su recepción por parte de la CCB.
(e) Se entenderá que la propuesta fue entregada cuando se hayan recibido todos los archivos requeridos en la presente invitación, entendiendo que la fecha y hora de recibo corresponderá al recibo del último documento, lo cual será validado en el sistema.
(f) El proponente deberá confirmar a la CCB la entrega de la propuesta por este medio, sin perjuicio de que la CCB confirme su recepción de manera simultánea o posterior a este aviso.
(g) Los archivos adjuntos no deben tener dentro del nombre del archivo doble extensión y no deben contener caracteres ASCII o caracteres especiales tales como (.,*_-/+)
Nota: Las propuestas presentadas fuera de término no serán tenidas en cuenta y se entenderán como no presentadas, en este caso para las propuestas radicadas el proponente podrá recogerlas dentro de los tres (3) días siguientes en la oficina de correspondencia de la CCB ubicada en Xxxxxxx Xxxxxxxx 00X-00 xxxx 0, Dirección de Contratos. Si no se acercan a recogerlas dentro del término señalado para tal fin se procederá con la destrucción de las mismas.
2.13 IDIOMA: Se entiende que el idioma oficial para presentar oferta y suscribir el negocio jurídico que resultase de la presente invitación es el español, por lo tanto, la oferta y sus anexos, así como los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los proponentes para efectos del desarrollo de la presente invitación que estén en idioma extranjero, deben ser otorgados en idioma español y deberán presentarse junto con su original otorgado en idioma extranjero.
2.14 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Si se presentan documentos públicos extranjeros, ellos deberán venir apostillados o legalizados según el caso de conformidad con la Resolución 7144 de 2014 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores y demás disposiciones que la reglamenten, adicionen o reformen.
Si el documento legalizado o apostillado está en idioma distinto al castellano, deberá presentarse acompañado de una traducción oficial al castellano.
Si se presentan documentos privados extranjeros, se entenderán por privados aquellos que no ostentan el carácter de públicos, deberán aportarse en original junto con la respectiva traducción.
3. SECCIÓN 3. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES
3.1 REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA.
Además de los documentos que se mencionen en otros numerales de esta invitación y que se refieren a diferentes aspectos de la oferta o de la persona proponente, los interesados deberán anexar los siguientes documentos:
3.1.1 CAPACIDAD PARA PRESENTAR OFERTAS
3.1.1.1. PERSONAS QUE PUEDEN PARTICIPAR. En la presente invitación a proponer pueden participar personas jurídicas, nacionales o extranjeras, cuyo objeto social esté directamente relacionado con el objeto del contrato a celebrarse.
Para las personas jurídicas la duración debe ser por lo menos por la vigencia del contrato y un año más.
La CCB consultará en listas restrictivas que los proponentes no se hallen incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflictos de interés para celebrar o ejecutar el contrato que pudiere derivarse de la presente invitación, verificará entre otros el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, antecedentes disciplinarios
de la Procuraduría General de la República y Antecedentes Judiciales. Los proponentes que se encuentren incursos en alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar con la CCB, su oferta no será tenida en cuenta.
No podrán presentar ofertas aquellos proponentes que hayan celebrado y ejecutado contratos con la CCB y su calificación en la “reevaluación de proveedores” haya sido inferior a 60 puntos. En caso de presentarse algún proponente que tenga esta condición, su oferta se entenderá como no presentada.
La CCB se reserva el derecho de contratar o no, con proveedores con los que esté llevando controversias judiciales o extrajudiciales, y aquellos que se encuentren en proceso de reorganización bajo el marco de la Ley 1116 de 2006 y demás disposiciones que lo reglamenten, adicionen o reformen.
Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio con expedición no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la oferta, en el cual conste su existencia, fecha de constitución, objeto, duración, nombre del representante legal, o nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometerla jurídicamente, y sus facultades, señalando expresamente que el representante no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano directo que lo faculta.
Si se presentan documentos públicos extranjeros, ellos deberán venir apostillados o legalizados según el caso de conformidad con la Resolución 7144 de 2014 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores y demás disposiciones que la reglamenten, adicionen o reformen.
Si el documento legalizado o apostillado está en idioma distinto al castellano, deberá presentarse acompañado de una traducción oficial al castellano.
Si es persona jurídica sin domicilio o sucursal en Colombia, deberá constituir apoderado con domicilio en Colombia y aportar el respectivo poder con las formalidades legales.
Cuando los proponentes presenten sus propuestas a través de apoderado se deberán anexar con la propuesta un poder expedido y autenticado de acuerdo con la xxx xxx xxxxx de su otorgamiento y, cuando sea del caso, deberá anexarse la prueba de la existencia y representación legal de la persona poderdante.
3.1.2 MATRICULA MERCANTIL: Estar matriculados en la cámara de comercio del domicilio principal y estar al día con las renovaciones de sus matrículas mercantiles, cuando esté obligado legalmente a ello. A la oferta deberán anexar el certificado de existencia y representación legal y la constancia de renovación de la matricula mercantil, únicamente cuando el registro mercantil corresponda a una jurisdicción distinta de la Cámara de Comercio de Bogotá.
3.1.3 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: Carta de presentación de la oferta (ANEXO 1), diligenciada y suscrita por el representante legal de la persona jurídica o su apoderado, en la que deberá constar inequívocamente la aceptación del Código de Ética y Buen Gobierno de la CCB, la aceptación de todas las condiciones de la invitación y de las coberturas y cláusulas obligatorias que se señalan en el ANEXO 1. Esta carta de presentación de la oferta constituirá el título ejecutivo en los casos señalados en los numerales 2.9 de la presente invitación.
3.1.4 RUT: Fotocopia del certificado actualizado del RUT del proponente.
NOTA: Si este documento ha sido remitido a la CCB durante el último año y no han cambiado su condición tributaria, absténgase de remitirlo nuevamente.
3.1.5 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES: Para la presente invitación No Se Acepta la presentación de ofertas bajo la modalidad de Consorcios y/o Uniones Temporales.
3.1.6 PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: Por el hecho de presentar oferta y de vencerse el plazo del cierre sin que la misma haya sido retirada, se entenderá que la propuesta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes todas las condiciones originales de su oferta durante todo el tiempo que dure la invitación a proponer, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse de acuerdo con estas bases:
El proponente debe constituir garantía de seriedad de la oferta con el fin de amparar la seriedad y validez de la oferta presentada, en los siguientes términos:
a. Objeto: Amparar la seriedad y validez de la oferta presentada.
b. Asegurados y beneficiarios: CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA
c. Tomador
d. Valor Asegurado: $ 76.000.000
e. Vigencia de la Garantía: Por el término de ciento veinte (120) días, contados a partir del CIERRE de la presente invitación. En todo caso, la garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente hasta el perfeccionamiento y legalización del contrato resultante de la presente invitación.
La garantía de seriedad de la oferta podrá ser:
I. Garantía Bancaria. En cuyo caso deberá tener la siguiente leyenda. “La presente garantía será pagada por el garante dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del documento que declare el incumplimiento del PROPONENTE”.
II. Póliza. La póliza deberá adjuntarse con la caratula y clausulado, deberá estar acompañada del recibo o constancia del pago de la prima o constancia de que la póliza no expirará por falta de su pago o por revocación unilateral. La garantía deberá
ser expedida por una entidad financiera o aseguradora, vigiladas por la Superintendencia Financiera.
III. Fiducia Mercantil en Garantía. Con la finalidad de servir de garantía como mecanismo de cobertura aceptable por la CCB para cubrir los riesgos derivados de la seriedad del ofrecimiento o del cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato o de su liquidación. Los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer a la CCB un respaldo idóneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad fiduciaria, en desarrollo del contrato xx xxxxxxx en garantía, deberá expedir el respectivo certificado de garantía o el documento que haga sus veces, en el que conste: 1. El nombre de la entidad beneficiaria de la garantía (CCB). 2. La duración del contrato xx xxxxxxx. 3. El valor de la garantía. 4. La vigencia de la garantía, la cual deberá adecuarse a lo previsto en la invitación, para cada una de las coberturas. 5. El valor de los bienes y derechos fideicomitidos que conste en el último de los estados financieros actualizados del fideicomiso y una descripción detallada de los mismos. 6. El procedimiento a surtirse en caso de hacerse exigible la garantía, el cual no podrá imponer a la CCB en condiciones más gravosas a las contenidas en la invitación. 7. Los riesgos garantizados. 8. La prelación que tiene la CCB para el pago. 9. Los mecanismos por los cuales la fiduciaria contará con los recursos para hacer efectiva la garantía, los cuales no podrán afectar la suficiencia de esta. Parágrafo. La fiduciaria no podrá proponer la excepción de contrato no cumplido frente a la CCB.
IV. Constitución y aprobación de la Fiducia Mercantil. Para la aprobación de la garantía por parte de la CCB, los oferentes o contratistas deberán acreditar la constitución de la garantía a través de la copia del respectivo contrato y entregar el certificado de garantía expedido por la sociedad fiduciaria. El contrato xx xxxxxxx mercantil debe contener al menos los siguientes requisitos sin los cuales no podrá ser aceptado como garantía por parte de la CCB: 1. Las partes del contrato fiduciario. i) el constituyente - que puede ser el oferente o contratista o una persona jurídica autorizada por sus estatutos para garantizar obligaciones de terceros - y (ii) la fiduciaria. 2. Beneficiario. En el contrato xx xxxxxxx se debe estipular que el beneficiario es la CCB ante la cual el constituyente va a presentar una oferta o tiene celebrado el contrato. 3. Conservación de los bienes. En el contrato xx xxxxxxx se debe estipular que es obligación del fiduciario realizar todos los actos necesarios para la conservación de los bienes fideicomitidos o adoptar las medidas necesarias para que quien los tenga garantice dicha conservación. 4. Idoneidad de la garantía. El contrato deberá contener la obligación del fiduciario de efectuar periódicamente valoraciones y avalúos sobre los bienes que constituyen el patrimonio autónomo a precios xx xxxxxxx o técnica y suficientemente atendiendo el valor de realización de los mismos, con el objeto de velar por la idoneidad de la garantía. Adicionalmente, deberá incluirse la obligación para el fiduciario de avisar a la CCB, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que conoció que los bienes no resultan suficientes para el pago de las obligaciones garantizadas por disminución de su precio en términos de valor xx xxxxxxx, con el fin de que se proceda a su reposición o ampliación, según el caso. 5. Reposición y ampliación de la garantía. En el contrato xx xxxxxxx debe quedar pactada la obligación a cargo del oferente o contratista de reemplazar o aumentar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al requerimiento del fiduciario los bienes cuyo valor se disminuya por aplicación de las normas de valoración a precios xx
xxxxxxx, o de entregar otros adicionales de las especies y características indicadas.
6. Procedimiento en caso de incumplimiento. Sin perjuicio de lo previsto en la invitación, y sin que pueda hacerse más gravosa la actuación de la CCB. En todo caso, cuando exista incumplimiento se pondrá en conocimiento de la sociedad fiduciaria el documento que declara el incumplimiento y ésta adelantará los trámites del caso para hacer efectiva la garantía. A la fiduciaria no le será admisible discutir la responsabilidad del contratista.
V. Garantía bancaria a primer requerimiento. Pueden ser utilizadas como mecanismo de cobertura aceptable por la CCB para cubrir los riesgos derivados de la seriedad del ofrecimiento o del cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y de su liquidación. A través de una garantía bancaria, una institución financiera nacional o extranjera, asume el compromiso firme, irrevocable, autónomo, independiente e incondicional de pagar directamente a la CCB, a primer requerimiento, hasta el monto garantizado, una suma de dinero equivalente al valor del perjuicio sufrido por la CCB como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones asumidas por el proponente o contratista, ante la presentación del documento que así lo declara. La garantía deberá constar en documento privado en el cual el establecimiento de crédito asuma en forma expresa, autónoma e irrevocable en favor de la CCB el compromiso de honrar las obligaciones a cargo del solicitante, en caso de incumplimiento por parte de éste. La garantía deberá ser efectiva a primer requerimiento cuando el acto administrativo en firme que declara el incumplimiento de las obligaciones contractuales o cualquiera de los eventos constitutivos de incumplimiento de la seriedad de los ofrecimientos hechos, se ponga en conocimiento del establecimiento de crédito. El contratista u oferente deberá acreditar la constitución de la garantía, mediante la entrega del documento contentivo de la misma, suscrito por el representante legal del establecimiento de crédito o por su apoderado y en ella deberá constar: (i) el nombre de la CCB como beneficiarias de la garantía; (ii) los riesgos garantizados; (iii) la forma de hacer exigible la garantía, en la cual no se podrá imponer a la CCB condiciones más gravosas a las contenidas en LA INVITACIÓN; (iv) el valor de la garantía y, (v) la vigencia de la garantía la cual deberá adecuarse a lo previsto en la invitación, para cada una de las coberturas. Serán admisibles, las siguientes garantías bancarias a primer requerimiento: El contrato de garantía bancaria, La carta de crédito stand by.
VI. Depósito de dinero en garantía. Será admisible como garantía el depósito de dinero en garantía de conformidad con lo previsto en el artículo 1173 del Código de Comercio. Esta garantía será constituida ante una institución financiera vigilada por la Superintendencia Financiera y deberá otorgarse a favor de la CCB, por el monto exigido por esta última, respetando como mínimo los límites establecidos en la invitación.
3.2 REQUISITOS FIANCIEROS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA
Los proponentes deberán presentar con su oferta los estados financieros con corte fiscal del año inmediatamente anterior, de interés general o particular, que permitan la fácil consulta o determinación de las variables a tener en cuenta. Sólo se considerarán estados financieros certificados o dictaminados con corte al 31 de diciembre de 2016
Para las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia o en caso de sociedades extranjeras con sucursal en Colombia que presenten propuesta a nombre de la Casa Matriz, se tendrá en cuenta la última fecha xx xxxxx financiero que según su normatividad aplique.
La capacidad financiera exigida es la siguiente:
Índice | Mínimo requerido | Puntos |
Capital de trabajo | >=190.000.000 | 20 |
Razón corriente | 1,2 | 20 |
Endeudamiento | <=70% | 20 |
Patrimonio | >= 760.000.000 | 20 |
Utilidad Neta | Positiva | 20 |
Total | 100 | |
Se considerará que cumple con la capacidad financiera requerida para asumir el contrato el proponente que obtenga mínimo 80 puntos de los 100 puntos discriminados en el cuadro antes citado.
Nota 1: La CCB podrá verificar la coherencia de la información financiera de los proponentes que se encuentren matriculados o inscritos en el registro mercantil de la CCB.
Nota 2: La CCB verificará que el proponente no se encuentre en liquidación o bajo condiciones financieras o de cualquier otra índole que pudieran implicar un riesgo no admisible para la CCB. Así mismo la oferta que no cumpla con la totalidad de las condiciones financieras exigidas no será considerada.
3.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA
Las condiciones enunciadas en el presente numeral son las mínimas necesarias para satisfacer los requerimientos de la CCB. El cumplimiento de estas condiciones mínimas no mejorará la calificación de la oferta y su incumplimiento impedirá tener en cuenta la oferta para evaluación.
3.3.1 ACEPTACIÓN DEL ANEXO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El proponente deberá allegar en su propuesta el (ANEXO 2) debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la persona jurídica o su apoderado o persona natural, mediante el cual acepta y garantiza el cumplimiento de todas las características técnicas descritas en éste en caso de que llegue a adjudicársele el contrato respectivo.
Las condiciones enunciadas en el (ANEXO 2) son las mínimas necesarias para satisfacer los requerimientos de la CCB. Por tal motivo las mismas no podrán ser modificadas o condicionadas. El cumplimiento de estas condiciones mínimas no mejorará la calificación
de la oferta y su incumplimiento o modificación impedirá tomar en cuenta la propuesta para evaluación.
3.3.2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
El proponente deberá acreditar experiencia mediante la presentación de hasta 5 certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución a partir de enero de 2013, cuyo objeto sea el suministro y distribución de Resmas de Papel, cuya sumatoria sea igual o superior a
$532.000.000 antes de IVA.
Para certificar la experiencia de los contratos en ejecución se requiere que el monto ejecutado sea como mínimo el 50% del valor total del contrato a la fecha de presentación de la propuesta.
Para los contratos ejecutados podrá acreditarse con la certificación o copia del contrato con la respectiva acta de liquidación, los cuales deben cumplir los siguientes requisitos:
• Expedida por la persona o entidad contratante y firmada por persona competente.
• Nombre de la persona o entidad contratante.
• Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes año)
• Objeto del contrato.
• Valor del contrato.
• Xxxxx ejecutado a la fecha:
• Porcentaje de ejecución.
• Porcentaje de participación en caso de consorcios o uniones temporales.
• Datos del contacto: nombre, cargo, teléfono y celular de la persona de contacto.
NOTA 1: La experiencia deberá relacionarse en el Anexo No 4 Experiencia del contratista.
NOTA 2: La certificación puede ser reemplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de recibo y/o acta de liquidación, debidamente suscrita por el interventor y/o la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos en este literal; de lo contrario no será tenida en cuenta.
NOTA 3: La CCB se reservan el derecho de validar la información suministrada por el proponente.
NOTA 4: Si el proponente ha suscrito contratos con la CCB cuyo objeto y condiciones cumplan con lo solicitado en la presente invitación, deberá informarlo a la CCB en su propuesta indicando el número y fecha del contrato. Dicha experiencia será tenida en cuenta dentro del presente proceso de selección, en este caso el proponente no tendrá que allegar la certificación de los contratos, pero en todo caso para que sea válido deberá manifestarlo.
NOTA 5: Si la certificación viene liquidada en dólares (U$) o en otra moneda extranjera, el proponente deberá presentar su conversión a pesos colombianos ($), tomando como base la TRM (tasa representativa xxx xxxxxxx) reportada por el Banco de la República a la fecha de terminación del respectivo contrato. La CCB podrá verificar la información correspondiente. Esta conversión deberá ser firmada por el respectivo revisor fiscal o contador público.
NOTA 6: Cuando la experiencia se obtuvo siendo integrante de un consorcio o unión temporal o cualquiera de las formas de proponente plural, debe indicarse el porcentaje de participación, el cual se empleará para determinar la experiencia que le corresponde a dicho integrante. Lo anterior deberá acreditarse mediante la certificación expedida por el tercero contratante o a través del documento de conformación del consorcio o unión temporal.
Nota 7: No se admitirán autocertificaciones.
4. SECCIÓN 4. PROPUESTA ECONÓMICA
Los proponentes indicarán cuál es la remuneración total que exigirán por la ejecución de todos los servicios ofrecidos e indicados en la presente invitación.
La oferta económica (ANEXO 5) corresponderá a los valores de todos los servicios ofrecidos. La oferta deberá incluir LA TOTALIDAD DE COSTOS directos o indirectos en los cuales incurre el proponente, así como el valor del respectivo IVA, cuando haya lugar a ello. Si el contrato es de tracto sucesivo, indicarán cuál es el valor de cada una de las prestaciones periódicas, siempre que ellas sean homogéneas, o indicarán el modo de determinar el valor total de cada una de las prestaciones, si ellas no son homogéneas. La expresión de la remuneración se hará en pesos (COLOMBIANOS), salvo que la CCB solicite que se exprese en monera extranjera.
El ANEXO 5 deberá ser presentado sin tachones o enmendaduras, no podrá ser modificado, y deberá contener la totalidad de la información solicitada.
El riesgo cambiario de la moneda extranjera lo asume el contratista. Así mismo el valor del cambio que pueda llegar a tener la importación de los bienes ofertados; es por cuenta y riesgo del proveedor, por lo que no se aceptaran solicitudes de reajustes del valor del contrato por estos conceptos.
La CCB podrá en caso de error realizará las correcciones aritméticas de la propuesta económica a que haya lugar. El proponente está obligado a cumplir el valor ofertado en la propuesta económica luego de realizadas las correcciones.
Los valores deben presentarse en pesos, sin decimales, en caso de decimales se deberá aproximar al entero más cercano. Si la oferta no se encuentra aproximada la CCB queda facultada para realizar esta aproximación y el proponente acepta los valores finales que resulten de la oferta luego de las aproximaciones.
5. SECCIÓN 5. EVALUACIÓN
Los criterios expresados en esta sección son indicativos de cuáles son los aspectos que la CCB considerarán en las ofertas que reciba, del modo como realizará esa valoración y de los diversos niveles de importancia que concede a distintas materias.
5.1 ACLARACIÓN Y SUBSANABILIDAD DE LA OFERTA. Los proponentes podrán modificar o aclarar su oferta como lo consideren pertinente en cualquier momento antes del cierre. Luego de vencido el plazo para presentar propuestas, la CCB podrán pedir a los proponentes aclaraciones y/o documentos relativos a la propuesta, sin que con ello el proponente pueda modificar el alcance inicial de la misma, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. En el documento de solicitud de aclaraciones la CCB informarán a cada proponente el plazo para subsanar lo solicitado. En caso de que el proponente no presente la aclaración en el plazo establecido (lugar y hora), la CCB podrá descartar su propuesta y no tenerla en cuenta para ser evaluada.
5.2. PRIMERA FASE DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en la invitación. En la primera fase de la evaluación la CCB verificarán que la oferta cumpla con todas las exigencias mínimas contenidas en esta invitación a proponer.
5.3. SUBASTA.
Con los proponentes habilitados, se realizará el procedimiento de subasta inversa electrónica, de conformidad con las disposiciones contenidas en esta invitación y atendiendo a las habilitaciones legales desarrolladas en la ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. En consecuencia, se establece como mecanismo de seguridad jurídica y técnica de las comunicaciones electrónicas emitidas dentro del proceso de invitación a proponer, las soluciones de certificación digital ofrecidas por entidades de certificación abiertas.
Para la realización de la subasta inversa electrónica, se requerirá la existencia de dos (2) o más oferentes habilitados. Para la subasta, la CCB contará con los servicios de CERTICAMARA S.A., entidad que a través de la herramienta tecnológica que garantiza una solución tecnológica para el adecuado desarrollo del evento de subasta y un sólido valor jurídico y eficacia probatoria al trámite de selección en entornos electrónicos, mediante el uso de certificación digital de firma, estampado cronológico certificado y correo electrónico certificado, garantizando los acuses de envío y recibo en cada comunicación efectuada a través de correo electrónico.
A continuación, se señalan las condiciones aplicables al proceso de subasta:
a. Comunicaciones por medios electrónicos
El correo electrónico señalado por el representante legal o apoderado de cada proponente para participar en la subasta electrónica, surtirá las veces de dirección electrónica para comunicaciones o notificaciones dentro del proceso de Subasta y dicha dirección electrónica será la reconocida para la recepción oficial de todas las comunicaciones que emita la CCB hacia el proponente participante en relación con la subasta.
Todas las comunicaciones efectuadas a través de correo electrónico se efectuarán usando el servicio de correo electrónico certificado provisto por CERTICAMARA S.A. garantizando la validez jurídica y probatoria en medios electrónicos con las siguientes características:
✓ Prueba de envío y entrega de los correos electrónicos
✓ Prueba del contenido del correo electrónico
✓ Sello de hora oficial de envío y entrega del correo electrónico.
Las claves de acceso y el procedimiento de activación de las mismas para el evento de subasta, serán notificadas a los proponentes participantes a través de dicho correo electrónico. Los proponentes participantes serán los únicos que recibirán la clave de acceso a la subasta electrónica. Si dos horas antes a que se lleve a cabo el simulacro del evento subasta electrónica el proponente no ha recibido dicho correo electrónico deberá comunicarse a las líneas de soporte técnico de CERTICAMARA S.A. para que el mismo sea reenviado.
El oferente acepta, con el hecho de presentar su oferta, que cualquier notificación o requerimiento relacionado con el evento subasta se le podrá hacer por correo electrónico. En consecuencia, en la carta de presentación de la propuesta se deberá indicar claramente una dirección de correo electrónico para tal fin.
b. Notificación de proveedores preseleccionados y adquisición del certificado digital:
Una vez cumplida la primera fase de evaluación, es decir, la verificación de los requisitos mínimos de la invitación, se determinarán los proponentes preseleccionados que participarán en la subasta electrónica.
Cumplido lo anterior, CERTICAMARA a nombre de la CCB enviará notificación vía fax y/o correo electrónico a cada uno de los proponentes que resultaron habilitados y participaran en la subasta informando fecha, lugar y hora de realización de la subasta. Dicha notificación se realizará con mínimo un (1) día hábil de anticipación. Con el envío al correo electrónico indicado o al fax señalado por el proponente participante, se entenderá surtida la notificación.
Al margen de la notificación antes mencionada, el mismo día y antes de las 8:00 p.m., hora legal colombiana, CERTICAMARA S.A. enviará al correo electrónico suministrado como contacto en las ofertas, los requerimientos necesarios para participar en el evento de subasta electrónica, indicando que cuentan hasta las 2:00 p.m., hora legal colombiana, del día hábil siguiente, para adquirir el certificado digital y las condiciones para ello.
El certificado digital de Representación Legal o apoderado deberá estar vigente, no revocado y ser emitido por CERTICAMARA S.A.
La responsabilidad de contar con certificado digital es de cada proponente presentado a esta invitación.
c. Capacitación sobre la herramienta de subasta electrónica
CERTICAMARA S.A. realizará una capacitación de uso de la herramienta a la cual podrá asistir el Representante Legal o apoderado o persona natural del proponente preseleccionado, con el fin de garantizar el adecuado uso de la herramienta de Subasta Electrónica. En todo caso será responsabilidad del proponente el manejo de la herramienta, y en el evento de no hacerlo no podrá excusarse en la falta de conocimiento de la misma.
d. Simulacro de subasta electrónica
Los proponentes que participarán en el simulacro del evento de subasta electrónica deberán acceder al mismo a través de sus propios recursos. La CCB, no proveerá ni garantizará ninguna conexión desde sus instalaciones para este simulacro. En todo caso será responsabilidad del proponente el manejo de la herramienta, y en el evento de no hacerlo no podrá excusarse en la falta de conocimiento de la misma.
e. Subasta electrónica
Antes de comenzar el evento de subasta, los proponentes participantes deben ingresar a la herramienta tecnológica y autenticarse con la clave enviada para el efecto. Es importante aclarar que los proponentes deberán garantizar su ingreso a la misma.
En todo caso si el proponente participante no realiza el procedimiento de autenticación con las claves enviadas al correo electrónico por este suministrado, o se desconecta durante el evento, se entenderá que ha desistido de participar en la subasta, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento, entendiendo que su propuesta está constituida por la presentación de la oferta inicial de precio dentro del proceso de selección o por el último lance válido mientras estuviera conectado con la plataforma tecnológica de subasta.
El hecho que el proponente haya aceptado y decidido participar en la subasta exime a la CCB de cualquier responsabilidad en relación con la misma y asume los costos y gastos en que incurra para poder participar en la subasta, sin que pueda repetir contra la CCB el reintegro de los mismos. Los proponentes participantes aceptan que no podrán participar en la subasta en los siguientes casos:
a. El proponente no obtiene el certificado digital en los términos y condiciones que indique CERTICAMARA S.A.
b. El proponente no realiza el proceso de autenticación de las claves enviadas por CERTICAMARA S.A. al correo electrónico que dispuso para estos efectos.
c. Se encuentre desconectado de la plataforma al momento de cierre del evento de subasta.
El evento de subasta electrónica para el presente proceso se desarrollará bajo la modalidad de precio invisible, en donde el precio de la mejor oferta no es conocido por los demás proponentes. Los proponentes preseleccionados realizarán sus lances y solo conocen la posición en la que se encuentran.
La subasta dará inicio en la fecha y hora que se informará a los proponentes con mínimo un día hábil de anticipación y tendrá una duración de 30 minutos, salvo de existir autoextensión.
El precio de arranque de la subasta será el correspondiente al de la oferta económica más baja antes de IVA presentada por el proponente participante que haya resultado habilitado. Cada proponente podrá hacer los lances que estime convenientes, teniendo en cuenta que el porcentaje mínimo de mejora de cada lance será del 2%
Los proponentes participantes presentarán sus posturas de precio durante el evento de subasta electrónicamente, usando las firmas digitales provistas por CERTICAMARA S.A. de certificación digital abierta, recordando que la firma digital es personal e intransferible y está emitida a nombre del representante legal o un apoderado debidamente constituido del oferente. Se entiende que es el representante legal u apoderado el propietario de la firma digital y en consecuencia, los únicos habilitados para el uso de la misma.
Si en el curso de la subasta electrónica dos o más proponentes presentan una postura del mismo valor, la herramienta tendrá la capacidad para establecer el proponente que envió cronológicamente primero dicha postura; para determinar esto, la herramienta utiliza el Estampado Cronológico Certificado que es un servicio prestado por CERTICAMARA S.A., de certificación digital abierta, que se encuentra debidamente autorizado por la Superintendencia de Industria y Comercio y que da certeza inequívoca de la fecha y hora, minuto, segundo y milésima de segundo exacto en que se recibió la postura en el sistema de subasta electrónica. De igual manera, si dos o más oferentes resultaran en la posición número 1 con lances exactamente iguales se aplicará el criterio de desempate con el Estampado Cronológico Certificado. Si por el contrario, dos o más proponentes ostentaran por la plataforma la misma posición por llegar al mismo tiempo pero sus lances fueran diferentes el criterio de desempate será el precio.
Conforme avanza la Subasta Electrónica los proponentes serán informados por parte del Sistema la recepción de su Postura y la confirmación de su valor, así como sobre si su oferta se ubica en primer lugar o, de no ser así, del orden en que se encuentra, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá. Todo lo anterior a menos que por falla técnica la plataforma emita un reporte que permita determinar el nuevo precio xx xxxxxxx para la reprogramación de la subasta y la trazabilidad del evento de subasta fallido.
Si se realiza una Postura por cualquiera de los proponentes participantes en los últimos dos (2) minutos de duración del Evento, la subasta se extenderá cinco (5) minutos más. Lo anterior se ejecutará de forma sucesiva y automática hasta que no haya Posturas en los últimos dos (2) minutos. Será importante establecer que por restricciones técnicas de los sistemas electrónicos, la autoextensión se realiza de manera automática siempre y cuando medien 5 segundos entre el momento xxx xxxxx que da origen a la autoextensión y el momento en que culmina dicha autoextensión o el término establecido para la finalización del evento.
Por lo anterior, de ocurrir fallas técnicas en el evento de subasta atribuibles a la autoextensión - hecho que solo puede verificarse al culminar el cierre del evento-, la CCB realizará posteriormente la reapertura del evento de subasta, enviando para ello a través de CERTICAMARA S.A., las nuevas claves de acceso al mismo. El precio xx xxxxxxx será
el último mejor lance válido registrado por la plataforma en el respectivo reporte. La duración será de 10 minutos con autoextensión bajo las demás condiciones establecidas en el presente documento. Todo lo anterior, con el propósito de permitir la autoextensión (contraofertas) que no se pudieron realizar por la falla técnica, garantizando así la transparencia del proceso de subasta.
Si en el curso de la subasta electrónica se presentan fallas de la plataforma tecnológica, que impidan continuar con el curso normal de la misma, la subasta se cancelará y se dará reinicio al evento subasta en las condiciones y fechas que establezca la CCB y que serán comunicadas a los proponentes participantes con la antelación debida.
La CCB a través de CERTICAMARA S.A. cuenta con una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.
En ningún caso la plataforma tecnológica determinará precios artificialmente bajos.
Para establecer el valor final, una vez terminada la puja, la CCB determinará en primer lugar el porcentaje de descuento entre la oferta inicial más económica y la oferta ganadora, que serán los valores unitarios finales a establecer en el contrato.
Terminado el acto de subasta, la CCB surtirá la segunda fase de evaluación relacionada con la asignación del puntaje correspondiente al precio de acuerdo con la postura de cada proponente y el menor valor resultado del evento de subasta. Para tal efecto, la CCB enviará comunicación por escrito a los proponentes participantes sobre el resultado de la invitación y le notificará al proponente seleccionado ganador la adjudicación del contrato.
Si revisadas las posturas dadas por los proponentes participantes y de conformidad con la información establecida por la CCB ésta estima que la Postura Ganadora durante el evento de Subasta resulta artificialmente baja y en consecuencia, no se garantizarían los estándares de calidad exigidos, la CCB requerirá al proponente para que explique las razones que avalan el valor ofertado. Oídas las explicaciones, la CCB decidirá sobre la asignación del puntaje o el rechazo de la propuesta. En caso de rechazo, se asignará el puntaje al proponente que haya ofrecido el segundo menor precio dentro de una postura válida tal y como se haya reportado en la plataforma durante el evento. Todo lo anterior sin perjuicio que la CCB tendrá siempre la posibilidad de declarar desierto el proceso de invitación.
5.4. SEGUNDA FASE DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: Se verificarán los criterios que otorgan puntaje para aquellas ofertas que quedaron habilitadas en el término de la primera fase. Para el efecto, se ha establecido un total de 100 puntos para la evaluación, de conformidad con las siguientes reglas:
Criterio | Descripción | Puntaje |
Precio | Evalúa la parte económica de la oferta para lo cual debe considerarse el precio. Obtendrá mayor puntaje la oferta que ofrezca un menor precio como resultado de la sumatoria de los ítems ofertados. Las demás propuestas obtendrán el puntaje de manera proporcional. | 87 |
Certificado de Calidad | Corresponde a la tenencia por parte del proveedor de los siguientes certificados que deben ser presentados con su propuesta: Certificado de Calidad ISO 9001 versión 2008 vigente: 2 puntos Certificado de Calidad ISO 14001:2004 vigente: 3 puntos | 5 |
Certificaciones de manejo ambiental | Corresponde a la tenencia por parte del productor del papel o del proponente de los siguientes certificados que deben ser presentados con su propuesta: Certificación FSC o PEFC que avala al proponente como cumplidor de la cadena de producción por una gestión forestal sostenible, y/o el Sello Ambiental Colombiano – SAC otorgado por una institución independiente denominada "organismo de certificación" (debidamente acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación -ONAC y autorizado por la Autoridad de Licencias Ambientales- ANLA) | 5 |
Afiliado a la CCB | Corresponde a la condición de pertenecer al Círculo de Afiliados de la CCB al momento de presentar la propuesta. | 3 |
TOTAL | 100 | |
5.5. Empate. Si después de aplicar los criterios de evaluación a las ofertas recibidas, se tiene que dos o más de ellas obtienen el mismo puntaje, la CCB podrán convocar a los
proponentes empatados a una etapa de negociación de la oferta, en tal caso la CCB informarán previamente a los proponentes el procedimiento establecido para esta etapa.
Si la etapa de negociación de las ofertas no es convocada o no se presentan contraofertas, prevalecerá entre las ofertas empatadas aquella que haya ofrecido el menor precio. Si el empate persiste, la CCB informarán a los proponentes el procedimiento a seguir.
6. ADJUDICACIÓN
La adjudicación se realizará a un solo proponente de manera global, el cual haya obtenido el mayor puntaje, previo cumplimiento de los requisitos mínimos de evaluación, de conformidad con los criterios establecidos en la presente invitación.